Modul Praktek Administrasi Logistik

MODUL PRAKTEK ADMINISTRASI LOGISTIK

Modul ajar ini dibiayai dengan Dana DIPA

Nomor: .................................. tanggal 9 Desember 2015

Politeknik Negeri Malang

Oleh: Drs. Pudji Herijanto, M.AB NIP. 19611218 198910 1 001

POLITEKNIK NEGERI MALANG 2016

HALAMAN PENGESAHAN

MODUL PRAKTEK

Jumlah Anggota Tim Penulis : -

Direktur

Ir. Tundung Subali Patma, MT

Drs. Pudji Herijanto, M.AB NIP 19611218 198910 1 001

Mengetahui,

Malang, 24 Januari 2017 Menyetujui, Ketua Jurusan Penulis Utama, Heru Utomo, SE, MElecComm NIP 19641208 199003 1 003

Sumber Dana : Modul ajar ini dibiayai dengan dana DIPA

Nomor: ................................................. tanggal 9 Desember 2015 Politeknik Negeri Malang

5 .

Bidang Ilmu : Administrasi Perkantoran

4 .

2. Nama Anggota 2 : -

1. Nama Anggota 1 : -

3 .

1 .

6. Jurusan : Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang

5. Program Studi : D3 Administrasi Bisnis

4. Jabatan : Staf Pengajar

3. Pangkat/Golongan : Pembina Tk 1/IV B

2. NIP : 196112181989101001

1. Nama Lengkap : Drs. Pudji Herijanto, M.AB

Penulis Utama

2 .

Digunakan Pada Matakuliah : Administrasi Logistik Semester : 3 (Tiga)

Judul Modul Ajar : MODUL PRAKTEK ADMINISTRASI LOGISTIK

NIP 19590424 198803 1 002

DAFTAR ISI HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................... ii DAFTAR ISI ................................................................................... ................... iii BAB I. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL............................................

4 2.5 Penilaian Hasil Praktek ..........................................................

8 BAB 4 Praktek: Menyajikan Bagan Alur Prosedur Administrasi Pengadaan Barang, Sub Aktivitas Persiapan Pengadaan

8 3.5 Penilaian Hasil Praktek ..........................................................

3.4 Langkah Kerja . .................................................................

7 3.3 Alat dan bahan yang digunakan ...............................................

7 3.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi ..........................................

7 3.1 LO ...................................................................................

4 BAB 3 Praktek: Menerapkan Konsep Logistik Kantor ..............................

2.4 Langkah Kerja . .................................................................

1 1.1 Pentingnya Mata Kuliah Praktik ...............................................

3 2.3 Alat dan bahan yang digunakan ...............................................

3 2.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi ..........................................

3 2.1 LO ...................................................................................

2 BAB II. Praktek: Menerapkan Konsep Administrasi Dalam Arti Sempit pada Suatu Aktivitas Kantor .....................................................................

1 1.5 Hasil yang Diharapkan ............................................................

1 1.4 Strategi dalam Mempelajari Modul Praktik ............................

1 1.3 Hasil yang diharapkan ............................................................

1 1.2 Kompetensi Mata Kuliah Praktik ............................................

4.1 LO ...................................................................................

6.3 Alat dan bahan yang digunakan ............................................... 21

27 8.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi ..........................................

27 8.1 LO ...................................................................................

25 BAB 8 Praktek Simulasi Prosedur Administrasi Pengadaan Barang, Sub Aktivitas Pelaksanaan Pengadaan

24 7.4 Penilaian Hasil Praktek ..........................................................

7.3 Langkah Kerja . .................................................................

24 7.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi ..........................................

24 7.1 LO ...................................................................................

22 BAB 7 Praktek Simulasi Prosedur Administrasi Pengadaan Barang, Sub Aktivitas Penganggaran Pengadaan

21 6.5 Penilaian Hasil Praktek ..........................................................

6.4 Langkah Kerja . .................................................................

11 4.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi ..........................................

20 6.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi ..........................................

20 6.1 LO ...................................................................................

18 BAB 6 Praktek: Menyajikan Bagan Alur Prosedur Administrasi Pengadaan Barang, Sub Aktivitas Penganggaran Pengadaan

17 5.4 Penilaian Hasil Praktek ..........................................................

5.3 Langkah Kerja . .................................................................

5.2 Alat dan bahan yang digunakan ............................................... 17

17 5.1 LO ...................................................................................

13 BAB 5 Praktek Simulasi Administrasi Persiapan Pengadaan Barang

12 4.5 Penilaian Hasil Praktek ..........................................................

4.4 Langkah Kerja . .................................................................

4.3 Alat dan bahan yang digunakan ............................................... 12

8.3 Alat dan bahan yang digunakan ............................................... 28

8.4

28 Langkah Kerja . .................................................................

8.5 Penilaian Hasil Praktek ..........................................................

30 BAB 9 Praktek Prosedur Administrasi Penerimaan Barang, Sub Aktivitas Pelaksanaan Pengadaan

32 9.1 LO ...................................................................................

32 9.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi ..........................................

9.3 Alat dan bahan yang digunakan ............................................... 32

9.4

33 Langkah Kerja . .................................................................

9.5 Penilaian Hasil Praktek ..........................................................

33 BAB 10 Praktek Simulasi Prosedur Administrasi Pengadaan Barang, Sub Aktivitas Pelaksanaan Pengadaan

35 10.1 LO ...................................................................................

35 10.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi ..........................................

10.3 Alat dan bahan yang digunakan ............................................... 36

36 10.4 Langkah Kerja . .................................................................

10.5 Penilaian Hasil Praktek ..........................................................

38 BAB 11 Praktek Simulasi Prosedur Administrasi Pengadaan Barang, Sub Aktivitas Pelaksanaan Pengadaan

40 11.1 LO ...................................................................................

40 11.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi ..........................................

40 .................................................................

40 11.3 Langkah Kerja .

11.4 Penilaian Hasil Praktek ..........................................................

42 DAFTAR PUSTAKA

BAB I PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL 1.1 Pentingnya Mata Kuliah Praktik. Mata kuliah ini membahas tentang administrasi logistik. Pembahasan mencakup

aspek teori dan juga praktek. Praktek yang dilakukan masuk topik per topik. Jadi dalam setiap topik bahasan akan selalu ada latihan yang merupakan aplikasi dari teori yang dibahas pada topik yang bersangkutan. (GBPP MATA KULIAH ADMINISTRASI LOGISTIK)

1.2 Kompetensi Mata Kuliah Praktik

Setelah mengikuti mata kuliah ini diharapkan mahasiswa akan dapat memahami prosedur penanganan dan administrasi logistik kantor, minimal dalam suatu simulasi. (GBPP MATA KULIAH ADMINISTRASI LOGISTIK)

1.3 Hasil yang Diharapkan

Mahasiswa memiliki salah satu kompetensi utama Lulusan D3 Administrasi Bisnis yaitu terampil dalam melaksanakan prosedur penanganan dan administrasi logistik kantor. Selain itu juga merupakan keterampilan utama yang menunjang Kompetensi Utama 1 pada Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia Level 5 Bidang Administrasi Bisnis sebagai berikut:

KU-1 : Mampu menyelesaikan pekerjaan administrasi bisnis yang berlingkup luas

dan memilih metode yang tepat dari berbagai pilihan, baik yang baku maupun belum

baku dengan melakukan analisa data serta menunjukkan kinerja yang memuaskan.

1.4 Strategi dalam Mempelajari Modul Praktik

Untuk mencapai sasaran pembelajaran mata kuliah ini, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut: a. Memahami konsep dasar administrasi dalam arti sempit! b. Memahami konsep dasar logiatik kantor.

c. Menyajikan dan mendeskripsikan prosedur dan administrasi pengadaan logistik, yang meliputi persiapan, penganggaran, dan pelaksanaan pengadaan.

d. Mensimulasikan prosedur dan administrasi pengadaan logistik, yang meliputi persiapan, penganggaran, dan pelaksanaan pengadaan. e. Menyajikan dan mendeskripsikan prosedur dan administrasi penerimaan logistik.

f. Mensimulasikan prosedur dan administrasi penerimaan logistik.

g. Menyajikan dan mendeskripsikan prosedur dan administrasi penyimpanan dan penggunaan logistik.

h. Mensimulasikan prosedur dan administrasi dan penggunaan logistik.

Selanjutnya setelah menyelesaikan perkuliahan ini, diharapkan pada saat Praktek Kerja Lapangan (PKL), mahasiswa mempraktekan di tempat PKL.

1.5 Manfaat Mempelajari Modul Praktik

Manfaat yang diperoleh jika dapat menyelesaikan modul ini dengan baik adalah akan dapat:  menguasai konsep teoritis bidang pengetahuan dan keterampilan prosedur dan administrasi logistik secara umum.  Menyelesaikan prosedur dan administrasi logistik, dengan memilih metode yang sesuai di antara berbagai metode.

BAB II Praktek: Menerapkan Konsep Administrasi Dalam Arti Sempit pada Suatu Aktivitas

Kantor

2.1 LO:

Mahasiswa akan dapat menerapkan konsep administrasi dalam arti sempit dalam suatu

aktivitas kantor yang meliputi: [1].Mahasiswa dapat menyajikan bagan alur prosedur administrasi suatu aktivitas kantor.

[2].Menyajikan contoh Dokumen Pendukung yang akan digunakan dalam prosedur tersebut. [3].Menyajikan Formulir Pendukung yang akan digunakan dalam dalam prosedur tersebut.

2.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi.

Bagan alur prosedur administrasi menyajikan informasi tentang :

1. Nama kegiatan operasional, (pilih salah satu Aktivitas Kantor yang Saudara pahami, misalnya “Pendistribusian Surat Masuk”).

2. Uraian tahapan pelaksanaan kegiatan “Pendistribusian Surat Masuk” secara rinci.

Uraian ini menguraikan langkah pencapaian tujuan , sehingga di akhir uraian harus tersaji tujauan dari “Pendistribusian Surat Masuk”, yaitu tersaji informasi bahwa

surat telah terdistribusikan sesuai alamat tujuan.

3. Aktivitas pokok administrasi (6 M) pada setiap tahapan pelaksanaan kegiatan “Pendistribusian Surat Masuk”.

4. Pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan dan administrasi “Pendistribusian Surat Masuk”, baik internal maupun eksternal .

5. Alur dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan “Pendistribusian Surat Masuk”.

6. Waktu Standar yang dibutuhkan untuk pelaksanaan setiap tahapan pelaksanaan aktivitas dan waktu secara keseluruhan.

7. Bagan tersebut disajikan dengan menggunakan format sebagai berikut:

2.3 Alat dan bahan yang digunakan

Peralatan yang digunakan terdiri dari:

1. Komputer/laptop

2. Printer Sedangkan bahan-bahan yang diperlukan adalah:

1. Format 1

2. Kertas HVS dengan ukuran yang sesuai dengan formulir untuk pelaksanaan administrasi aktivitas kantor.

3. Kertas HVS A3, untuk mencetak Bagan Alur Prosedur Administrasi aktivitas kantor.

2.4 Langkah Kerja 1. Buatlah Format Bagan Alur Prosedur seperti pada Format 1.

2. Tuliskan nama aktivitas (mencerminkan What).

3. Uraian prosedur secara rinci (mencerminkan How), dimana pada akhir prosedur menggambarkan tujuan atau target akhir yang harus diwujudkan dari aktivitas terkait (mencerminkan Why). Uraian ini dilakukan pada kolom Uraian Aktivitas.

4. Berdasarkan urain aktivitas, identifikasi kegiatan administrasi (6M) yang harus dilakukan, termasuk dokumen yang menyertai (yang akan diterima) dan atau formulir yang dibutuhkan untuk diterbitkan.

5. Identifikasi pihak-pihak yang terlibat (Who) dan di unit kerja mana mereka berada (Where), dalam pelaksanaan aktivitas. Mereka adalah pihak yang akan menerima dokumen dan atau harus menerbitkan formulir pendukung. Berilah kode gambar dokumen pada kolom Alur Dokumen pada sub kolom unit/bagian organisasi dan sub- sub kolom Pihak yang Terlibat.

6. Hitunglah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap sub aktivitas (When) dalam satuan menit. Tuliskan hasilnya pada kolom Standar Waktu. Tuliskan nama-nama dokumen dan atau formulir pendukung aktivitas di kolom Dok &/ Form Pendukung, sesuai dengan urutan pelaksanaannya. Berilah keterangan D untuk dokumen dan F untuk formulir, dibelakang nama. Contoh: Daftar Usulan Kebutuhan Barang (F).

2.5 Penilaian Hasil Praktek

Penilaian hasil praktek mengikuti rubrik berikut:

Bagan Alur Formulir Pendukung No Nama Rata-rata FP&/

6M AD SW DP

5 IP Isi UK TF

1 Adi Lina Sekar Arum

N Kod Arti o e

1 UA Uraian Aktivitas, diuraikan secara rinci sesuai proses penyelesaian aktivitas dan diakhiri dengan perwujudan tujuan akrivitas (mencerminkan How & Why)

6 M Pelaksanaan aktivitas pokok administrasi (6 M = Mengumpulkan, Mencatat, Mengolah, Menggandakan, Mendistribusikan, dan Menyimpan) untuk menunjang peleksanaan uraian aktivitas opersional

3 AD Alur Dokumen, menggambarkan pergerakan dokumen pendukung aktivitas operasional dan sesuai dengan aktivitas administrasi yang diperlukan

4 SW Standar Waktu yang digunakan untuk menyelesaikan aktivitas opersional dan administrasi

5 FP Formulir Pendukung yang harus diterbitkan dan atau DP = Dokumen Pendukung yang akan diterima guna menunjang aktivitas operasional dan aktivitas administrasi.

5 IP Identitas Pokok Arsip/Dokumen tercantum secara lengkap

7 Isi Isi dokumen pada formulir sesuai /merekam semua uraian aktivitas operasional

8 UJK Ukuran & Jenis Kertas menggunakan ukuran kertas standar yang disesuaikan dengan isi dokumen

9 TF Tampilan Fisik formulir baik tata-letak maupun penggunaan huruf baik . Format 1: Format Bagan Alur Prosedur

KOP PROSEDUR: PENGADAAN BARANG Sub Aktivitas: Persiapan Pengadaan Alur Dokumen/Pihak Yang Terlibat

Dok &/ Standar Aktivitas Bagian Umum Bagian Bagian Bagian Form Waktu

Uraian Administrasi Penduku A B C

(Menit) N Aktivitas ng o. (Opersio

M M M M M M Kab Kasub Kasub Kab Kasub Kasub Kab Kasub Kasub Kabag Kasub Kasu nal)

5 6 ag bag bag ag bag bag ag bag bag A bag b Umu Keuan Umum A A.1 A.2 A A.1 A.2 A.1 bag m gan

A.2

1 Keterangan: M1 =  M4 = Menggandakan  Mengumpulkan M2 = Mendistribusikan

 M2 = M3 = Menyimpan 

 Mencatat M3 =  Mengolah

BAB III Praktek: Menerapkan Konsep Logistik Kantor

3.1. LO:

Mahasiswa akan dapat menerapkan konsep logistik kantor yang meliputi: [1].Dapat mengidentifikasi berbagai jenis logistik kantor. [2].Dapat mengidentifikasi mata-rantai pasokan logistik kantor. [3].Dapat menyajikan Daftar Logistik Kantor yang umum digunakan pada sebuah kantor.

3.2. Bagan Alur Prosedur Administrasi.

Logistik Kantor adalah melibatkan proses pengelolaan kegiatan pengadaan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan penghapusan barang & jasayang diperlukan di kantor, dan informasi terkait dari asal ke titik konsumsi dengan tujuan memenuhi kebutuhan karyawan kantor dan atau sekretaris guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi. Supply Chain (Rantai Pasokan) adalah: Merupakan arus material dan jasa dari pemasok sampai pengguna akhir/ konsumen. Tujuan dalam rantai suplai ialah memastikan material terus mengalir dari sumber ke konsumen akhir. Perpindahan/arus material dan jasa dari pemasok sampai pengguna akhir/ konsumen melibatkan PESERTA RANTAI PASOKAN. PESERTA UTAMA: bertugas mengelola hasil produksi dan memasarkan produk. Mereka adalah:

 Produsen: Pihak utama yaitu perusahaan manufaktur yang mengelola hasil produksi dan memasarkan produk.  Distributor: Pihak-pihak yang membeli produk dalam jumlah besar untuk dijadikan persediaan dalam jumlah banyak dari produsen dan dipasarkan kepada pihak lain dalam satu paket dengan produk lain yang bisa saja merupakan produk dari produsen yang berbeda.

 Pengecer: Pihak yang membeli produk baik membelinya langsung dari produsen atau melalui distributor dalam jumlah yang kecil yang kedian dijual kepada pelanggan  Pelanggan/Konsumen: semua pihak yang membeli baik langsung ke distributor ataupun ke pengecer dalam jumlah kecil yang akan dibunakan untuk kepentingan pribadi dan tidak untuk dijual kembali. PESERTA PENDUKUNG: Tidak mengelola hasil produksi dan memasarkan produk, tetapi menyediaakan jasa pendukungnya. Penyedia Jasa Logistik: Pihak yang memberikan jasa kepada para konsumen dengan cara memberikan nilai tambah dari suatu produk dengan menambahkan pelayanan di dalamnya, dan biasanya pihak ini hanya mengandalkan pelayanan jasa sedangkan produk didapatkan dari rekanan bukan hasil produksi perusahaan sendiri.

3.3. Alat dan bahan yang digunakan dalam mengetik huruf besar terdiri dari:

Peralatan yang digunakan terdiri dari:

1. Komputer/laptop

2. Flashdisk

3. Printer

3.4. Langkah Kerja 1. Buatlah kelompok yang terdiri dari 3 orang.

2. Lakukan observasi untuk mengidentifikasi logistik kantor. Observasi bisa dilakukan di kantor, atau toko stasionary dan peralatan kantor.

3. Logistik yang harus diperoleh datanya adalah berupa Barang (terdiri dari mesin-5 macam, peralatan- 15, BHP-30, perabot-5) dan Jasa -5 macam. Selain nama logistik, yang harus diperolah adalah spesifikasi, harga pasar, dan rantai pasokan yang terlibat. Akan lebih baik lagi jika ditambah data dukung, seperti brosur, atau alamat tautan yang bisa dihubungi.

4. Susunlah hasil observasi kelompok menjadi Daftar Logistik Kantor, yang minimal terdiri dari Kode Barang, Nama, Spesifikasi, Perkiraan Harga, Rantai Pasokan, dan Data Dukung. Daftar dibuat dengan MS Excell.

5. Share Daftar Logistik Kantor kelompok Saudara dengan kelompok lain.

6. Gabungkan Daftar Logistik Kantor kelompok Saudara dengan Daftar dari kelompok lain, sehingga minimal Daftar Logistik Kantor kelompok Saudara menjadi 5 kali dari sebelum digabung.

3.5. Penilaian hasil praktek

Penilaian hasil praktek mengikuti rubrik berikut:

N Kelompok Poin Penilaian Rata-rata

Nama Jumla o Codin Baran Spesifikas Data h Total g g i SC Dukung Item

1 Adi Lina Sekar Arum

N Kode Arti o

1 Coding Sistem pengkodean logistik baik, yaitu bisa membedakan kelompok logistik dan membedakan tiap-tiap item logistik

2 Nama Nama barang (logistik) menggunakan nama yang formal di lingkungan Barang kantor

3 Spesifikasi Menunjukkan jenis dan kualitas logistik yang dibutuhkan kantor

4 SC Menunjukkan rantai pasokan yang paling efektif dan efisien

5 Data Data dukung melengkapi data yang sudah ada Dukung

6 Jumlah Jumlah total item logistik yang berhasil dilaporkan Total Item Administrasi Pengadaan Barang Manajemen Operasional: Logistik Administrasi

Fungsi: Fungsi: Fungsi: Output: Perencanaan Perencanaa

 Pengadaan: Pengorganisasi n  Persiapan an Pelaksanaa  Penganggaran Pelaksanaan n  Pelaksanaan D 

Pengecekan Pengecekan Pengadaan okumen

Tindak  Penerimaan

6 M &/ Lanjut

 Penyimpanan Fo  rmulir  Pemakaian  Pengendalian  Harian  Periodik

Jasa/Pelayanan Data &/Informasi

BAB 4 Praktek: Menyajikan Bagan Alur Prosedur Administrasi Pengadaan Barang, Sub Aktivitas Persiapan Pengadaan Sumber: http://www.anwariz.com/2015/03/5

4.1. LO:

[1].Mahasiswa dapat menyajikan bagan alur prosedur administrasi persipan pengadaan barang [2].Menyajikan contoh Dokumen Pendukung yang akan lahir dalam proses perencanaan pengadaan barang dan jasa (dokumen yang diterima dari pihak lain). [3].Menyajikan Formulir Pendukung yang akan digunakan dalam proses perencanaan pengadaan barang dan jasa.

4.2. Bagan Alur Prosedur Administrasi Persiapan Pengadaan Barang

Bagan alur prosedur administrasi persiapan pengadaan barang menyajikan informasi tentang :

1. Nama kegiatan operasional, yaitu Persiapan Pengadaan Barang yang merupakan

sub-kegiatan Pengadaan Barang. Jadi bagan alur ini merupakan bagian dari Bagan Alur Prosedur Administrasi Pengadaan Barang.

2. Uraian tahapan pelaksanaan kegiatan Persiapan Pengadaan Barang secara rinci.

Uraian ini menguraikan langkah pencapaian tujuan , sehingga di akhir uraian harus tersaji tujauan dari persiapan pengadaan barang, yaitu tersaji informasi barang

dan jasa yang dibutuhkan organisasi untuk tahun depan.

3. Aktivitas pokok administrasi (6 M) pada setiap tahapan pelaksanaan kegiatan Persiapan Pengadaan Barang.

4. Pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan Persiapan Pengadaan Barang, baik internal maupun eksternal .

5. Alur dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan Persiapan Pengadaan Barang.

6. Waktu Standar yang dibutuhkan untuk pelaksanaan setiap tahapan pelaksanaan aktivitas dan waktu secara keseluruhan.

7. Dokumen yang lahir (diterima) dan atau Formulir yang harus diterbitkan untuk pelaksanaan administrasi Persiapan Pengadaan Barang.

Pengadaan Barang

c. Semua kasubag menindaklanjuti intruksi kabag dengan cara menginvertarisir kebutuhan barang yang dibutuhakan d. Berdasarkan usulan dari kasubbag, kabag menyusun kebutuhan barang untuk departmennya.

b. Kabag Operasional menginstruksikan kepada para kasubbagnya untuk menindaklanjuti instruksi Kabag Umum di masing - masing Sub Bagiannya.

4. Uraian sub prosedur secara rinci (mencerminkan How), dimana pada akhir prosedur menggambarkan tujuan atau target akhir yang harus diwujudkan dari sub aktivitas terkait (mencerminkan Why). Uraian ini dilakukan pada kolom Uraian Aktivitas. Adapun uraian detail dari aktivitas persiapan pengadaan barang adalah sebagai berikut: a. Kabag umum menginformasikan kepada kabag lain untuk menyusun kebutuhan barang tahunan tahun yang akan datang.

3. Sub Prosedur: Persiapan Pengadaan.

2. Tuliskan nama aktivitas (mencerminkan What): Pengadaan Barang, pada kolom PROSEDUR.

1. Mengacu pada Gambar 1, buatlah Format Bagan Alur Prosedur seperti pada Format 1.

4.4. Langkah Kerja

4. Kertas HVS A3, untuk mencetak Bagan Alur Prosedur Administrasi Persiapan

8. Lampiran Formulir yang harus diterbitkan untuk pelaksanaan administrasi Persiapan Pengadaan Barang.

3. Kertas HVS dengan ukuran yang sesuai dengan formulir untuk pelaksanaan administrasi Persiapan Pengadaan Barang.

2. Format 1

1. Gambar 1

2. Printer Sedangkan bahan-bahan yang diperlukan adalah:

1. Komputer/laptop

Peralatan yang digunakan terdiri dari:

4.3. Alat dan bahan yang digunakan terdiri dari:

e. Kabag menyerahkan / mengirim kebutuhan ke kabag umum.

5. Berdasarkan urain aktivitas, identifikasi kegiatan administrasi (6M) yang harus dilakukan, termasuk dokumen yang menyertai (yang akan diterima) dan atau formulir yang dibutuhkan untuk diterbitkan.

6. Identifikasi pihak-pihak yang terlibat (Who) dan di unit kerja mana mereka berada (Where), dalam pelaksanaan tiap sub aktivitas. Mereka adalah pihak yang akan menerima dokumen dan atau harus menerbitkan formulir pendukung. Berilah kode gambar dokumen pada kolom Alur Dokumen pada sub kolom unit/bagian organisasi dan sub-sub kolom Pihak yang Terlibat.

7. Hitunglah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap sub aktivitas (When) dalam satuan menit. Tuliskan hasilnya pada kolom Standar Waktu.

8. Tuliskan nama-nama dokumen dan atau formulir pendukung aktivitas di kolom Dok &/ Form Pendukung, sesuai dengan urutan pelaksanaannya. Berilah keterangan D untuk dokumen dan F untuk formulir, dibelakang nama. Contoh: Daftar Usulan Kebutuhan Barang (F).

4.5. Penilaian Hasil Praktik

Penilaian hasil praktek mengikuti rubrik berikut: Rata-

N Bagan Alur Formulir Pendukung rata Nama o U

6 A FP&/ A M D SW DP

5 IP Isi UK TF

1 Adi Lina Sekar Arum

N Kod Arti o e

1 UA Uraian Aktivitas, diuraikan secara rinci sesuai proses penyelesaian aktivitas dan diakhiri dengan perwujudan tujuan akrivitas (mencerminkan How & Why)

6 M Pelaksanaan aktivitas pokok administrasi (6 M = Mengumpulkan, Mencatat, Mengolah, Menggandakan, Mendistribusikan, dan Menyimpan) untuk menunjang peleksanaan uraian aktivitas opersional

3 AD Alur Dokumen, menggambarkan pergerakan dokumen pendukung aktivitas operasional dan sesuai dengan aktivitas administrasi yang diperlukan

4 SW Standar Waktu yang digunakan untuk menyelesaikan aktivitas opersional dan administrasi

5 FP Formulir Pendukung yang harus diterbitkan dan atau DP = Dokumen Pendukung yang akan diterima guna menunjang aktivitas operasional dan aktivitas administrasi.

5 IP Identitas Pokok Arsip/Dokumen tercantum secara lengkap

7 Isi Isi dokumen pada formulir sesuai /merekam semua uraian aktivitas operasional

8 UJK Ukuran & Jenis Kertas menggunakan ukuran kertas standar yang disesuaikan dengan isi dokumen

9 TF Tampilan Fisik formulir baik tata-letak maupun penggunaan huruf baik . Format 1: Format Bagan Alur Prosedur

KOP PROSEDUR: PENGADAAN BARANG Sub Aktivitas: Persiapan Pengadaan

Alur Dokumen Dok &/ Standar

Aktivitas Bagian Umum Bagian Bagian Bagian Form Waktu Uraian Administrasi

Penduku A B C (Menit) N Aktivitas ng o. (Opersio

M M M M M M Kab Kasub Kasub Kab Kasub Kasub Kab Kasub Kasub Kabag Kasub Kasu nal)

5 6 ag bag bag ag bag bag ag bag bag A bag b Umu Keuan Umum A A.1 A.2 A A.1 A.2 A.1 bag m gan

A.2

1 Keterangan:

 M1 = M4 = Menggandakan  Mengumpulkan M2 = Mendistribusikan  M2 = Mencatat  M3 = Menyimpan  M3 = Mengolah 

15 Gambar 1: Struktur Organisasi

B B a a g g i i a n a n U m u P m e r s o n a l i a

BAB 5 Praktek Simulasi Administrasi Persiapan Pengadaan Barang

4. Tempat penyimpanan arsip 5. Kertas untuk membuat guide/penunjuk pada pemberkasan/penyimpanan arsip.

3.2. Kabag Umum menginformasikan kepada kabag lain untuk menyusun kebutuhan barang tahunan tahun yang akan datang, dengan menerbitkan surat yang dikirimkan kepada semua Kabag Operasional (Gunakan form surat yang

Jika anggota tidak mencukupi satu orang boleh merangkap lebih dari satu peran.

3.1. Bagilah anggota kelompok Saudara untuk berperan sebagai Kabag Umum, Administrasi Personalia, Administrasi Pemasaran, dan Administrasi Produksi.

3. Selanjutnya ikuti bagan alur prosedur administrasi persiapan pengadaan barang, sebagai berikut:

2. Untuk melengkapi data spesifikasi barang dan harga pasar dapat menggunakan hasil praktek Menerapkan Konsep Logistik Kantor atau mengunduh dari internet, sehingga bisa memperolah data yang terbaru.

1. Simulasikan prosedur yang telah disusun untuk persiapan pengadaan logistik kantor yang meliputi bahan habis pakai (masing-masing sub-bagian kerja 10 item), peralatan kantor (masing-masing sub-bagian 6 item), mesin kantor (masing-masing sub-bagian kerja 2 item). Masing-masing item logistik pada tiap unit kerja boleh ada yang sama.

5.3. Langkah Kerja

5.1. LO:

[1].Mahasiswa dapat mempraktekkan simulasi administrasi persiapan pengadaan barang sesuai bagan alur prosedur administrasi persipan pengadaan barang yang telah dibuat.

1. Gambar 1 2. Softcopy Format dokumen pendukung hasil praktek sebelumnya.

Sedangkan bahan-bahan yang diperlukan adalah:

4. Peralatan kearsipan.

2. Printer 3. Peralan Surat-menyurat seperti stempel dan yang lainnya.

1. Komputer/laptop

Peralatan yang digunakan terdiri dari:

5.2. Alat dan bahan yang digunakan terdiri dari:

3. Kertas HVS dengan ukuran yang sesuai dengan formulir untuk pelaksanaan administrasi Persiapan Pengadaan Barang.

sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat).

3.3. Kabag operasional menginstruksikan kepada para kasubbagnya untuk menindaklanjuti instruksi kabag umum di masing - masing sub bagiannya, dengan menerbitkan Disposisi yang dilampiri copy surat dari Kabag Umum. Penerbitan disposisi dilakukan oleh administrasi masing-masing bagian. (Gunakan form Disposisi yang sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan

sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat. Jangan lupa untuk meng-copy surat dari Kabag Umum sesuai jumlah disposisi yang diberikan kepada semua Kasubbag).

3.4. Semua kasubag menindaklanjuti intruksi kabag dengan cara menginvertarisir kebutuhan barang yang dibutuhakan, hasilnya dicatat pada formulir kebutuhan barang. (Gunakan form Kebutuhan Barang Sub Bagian yang sudah dibuat pada

Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.) Hasilnya yang asli diserahkan kepada Kabag dan tembusannya diarsip

oleh Kasubbag.

3.5. Berdasarkan usulan dari kasubbag, dengan dibantu oleh administrasi bagian, kabag menyusun kebutuhan barang untuk departmentnya. (Gunakan form

Kebutuhan Barang Bagian yang sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.)

3.6. Kabag menyerahkan / mengirim daftar kebutuhan asli ke Kabag Umum dan tembusannya diarsip oleh administrasi bagian.

3.7. Tembusan Daftar ini diarsip bersamaan dengan Daftar Kebutuhan Barang Sub Bagian yang ada, Surat dari Kabag Umum, dan disposisi yang diberikan ke semua kasubag. Kumpulan arsip ini diberi nama Berkas Pengadaan Tahun Berjalan (tulis tahun sesuai tahun pengadaan barang). Berkas ini disimpan sesuai dengan kronologis pelaksanaan aktivitas operasional. Buatkan guide (penuntun) berdasarkan nama arsip/berkas tiap tahapan aktivita operasional sehingga bisa membantu mempermudah pengelolaan berkas tersebut.

5.4. Penilaian Hasil Praktik

Penilaian hasil praktek mengikuti rubrik berikut: Urain 6 M Dokumen Pendukung

N Rata-

Nama M o rata

2 M3 M4 M5 M6

5 IP Isi UK TF

1 Adi Lina S A

N Kod Arti o e

1 M1 Uraian aktivitas pengumpulan data uraian aktivias operasional

2 M2 Uraian aktivitas pencatatan data hasil pengumpulan data

3 M3 Uraian aktivitas pengolahan data yang mendukung proses pengambilan keputusan terkanit pencapaian tujuan aktivitas operasional

4 M4 Uraian aktivitas penyimpanan dokumen hasil pencatatan dan atau pengolahan data

5 M5 Uraian aktivitas penggandaan dokumen hasil pencatatan dan atau pengolahan data sesuai dengan kebutuhan pengiriman/pendistribusian dokumen

6 M6 Uraian aktivitas pendistribusian dokumen hasil pencatatan dan atau pengolahan data

5 IP Identitas Pokok Arsip/Dokumen tercantum secara lengkap

8 Isi Isi dokumen pada formulir sesuai data aktivitas operasional

9 UJK Ukuran & Jenis Kertas menggunakan ukuran kertas standar yang disesuaikan dengan isi dokumen

10 TD Tampilan Fisik dokumen baik tata-letak maupun penggunaan huruf baik .

BAB 6

Praktek: Menyajikan Bagan Alur Prosedur Administrasi Pengadaan Barang, Sub Aktivitas Penganggaran Pengadaan Sumber: http://www.anwariz.com/2015/03/5

6.1. LO:

1. Mahasiswa dapat menyajikan bagan alur prosedur administrasi penganggaran pengadaan barang

2. Menyajikan contoh Dokumen Pendukung yang akan muncul dalam proses penganggaran pengadaan barang dan jasa.

3. Menyajikan Formulir Pendukung yang akan digunakan dalam proses penganggaran pengadaan barang dan jasa.

6.2. Bagan Alur Prosedur Administrasi Penganggaran Pengadaan Barang

Bagan alur prosedur administrasi persiapan pengadaan barang menyajikan informasi tentang :

1. Nama kegiatan operasional, yaitu Penganggaran Pengadaan Barang yang merupakan sub-kegiatan Pengadaan Barang. Jadi bagan alur ini merupakan bagian dari Bagan Alur Prosedur Administrasi Pengadaan Barang.

2. Uraian tahapan pelaksanaan kegiatan Penganggaran Pengadaan Barang secara rinci. Uraian ini menguraikan langkah pencapaian tujuan , sehingga di akhir uraian harus tersaji tujauan dari penganggaran pengadaan barang, yaitu tersajinya

anggaran pengadaan barang jasa yang dibutuhkan organisasi untuk tahun

depan.

3. Aktivitas pokok administrasi (6 M) pada setiap tahapan pelaksanaan kegiatan Penganggaran Pengadaan Barang.

4. Pihak-pihak yang terlibat dalam Penganggaran Pengadaan Barang, baik internal maupun eksternal .

5. Alur dokumen yang digunakan dalam Penganggaran Pengadaan Barang.

4. Kertas HVS A3, untuk mencetak Bagan Alur Prosedur Administrasi

b. Kabag Umum mengistruksikan Kasubbag Logistik untuk merangkum kebutuhan logitik semua bagian menjadi Kebutuhan Logistik Perusahaan untuk tahun yang akan datang dalam bentuk Draft Daftar Kebutuhan Logistik Perusahaan untuk tahun yang akan datang.

4. Uraian sub prosedur secara rinci (mencerminkan How), dimana pada akhir prosedur menggambarkan tujuan atau target akhir yang harus diwujudkan dari sub aktivitas terkait (mencerminkan Why). Uraian ini dilakukan pada kolom Uraian Aktivitas. Adapun uraian detail dari aktivitas Penganggaran pengadaan barang adalah sebagai berikut: a. Kabag umum menerima Daftar Kebutuhan logistik tahun yang akan datang dari semua Bagian Operasional.

3. Sub Prosedur: Penganggaran Pengadaan.

2. Tuliskan nama aktivitas (mencerminkan What): Pengadaan Barang, pada kolom PROSEDUR.

1. Mengacu pada Gambar 1, buatlah Format Bagan Alur Prosedur seperti pada Format 1.

6.4. Langkah Kerja

Penganggaran Pengadaan Barang

3. Kertas HVS dengan ukuran yang sesuai dengan formulir untuk pelaksanaan administrasi Penganggaran Pengadaan Barang.

6. Waktu Standar yang dibutuhkan untuk pelaksanaan setiap tahapan pelaksanaan aktivitas dan waktu secara keseluruhan.

2. Format 1

1. Gambar 1

2. Printer Sedangkan bahan-bahan yang diperlukan adalah:

1. Komputer/laptop

Peralatan yang digunakan terdiri dari:

6.3. Alat dan bahan yang digunakan

8. Lampiran Formulir yang harus diterbitkan untuk pelaksanaan administrasi Penganggaran Pengadaan Barang.

7. Dokumen yang lahir (diterima) dan atau Formulir yang harus diterbitkan untuk pelaksanaan administrasi Penganggaran Pengadaan Barang.

c. Kasubbag Logistik menyerahkan Draft Daftar Kebutuhan Logistik Perusahaan untuk diperiksa dan disahkan menjadi Daftar Kebutuhan Logistik Perusahaan. d. Kabag Umum menginstruksikan Kasubbag Keuangan untuk menyusun anggaran kebutuhan logistik organisasi untuk tahun yang akan datang, berdasarkan Daftar Kebutuhan logistik/barang yang telah disusun oleh Kasubbag Logistik.

e. Kasubag Keuangan Menyusun draf Datar harga perolehan sendiri (HPS) Setiap Barang Yang dibutuhkan.

f. Kasubag Keuangan Mengusulkan draf Daftar harga perolehan sendiri (HPS) kepada Kabag umum untuk mengesahkannya.

g. Setelah mendapatkan pengesahan dari Kabag Umum, Kasubag Keuangan menyusun Rancangan Anggaran Pengadaan Barang.

h. Setelah Rancangan Anggaran Pengadaan Barang tersusun, diserahkan kepada Kabag Umum untuk disahkan. i. Setelah disahkan oleh Kabag Umum menjadi Anggaran Pengadaan Barang, diinformasikan kepada Kasubag Keuangan untuk dasar penyiapan anggaran pengadaan. Selain itu juga diinformasikan kepada Kasubag Logistik sebagai dasar pelaksanaan pengadaan barang.

5. Berdasarkan urain aktivitas, identifikasi kegiatan administrasi (6M) yang harus dilakukan, termasuk dokumen yang menyertai (yang akan diterima) dan atau formulir yang dibutuhkan untuk diterbitkan.

7. Hitunglah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap sub aktivitas (When) dalam satuan menit. Tuliskan hasilnya pada kolom Standar Waktu.

6.5. Penilaian Hasil Praktik

Penilaian hasil praktek mengikuti rubrik berikut: N o

Nama Bagan Alur Formulir Pendukung

Rata- rata U A

6 M A D SW FP&/

5 IP Isi UK TF

1 Adi Lina Sekar Arum

N Kod Arti o e

1 UA Uraian Aktivitas, diuraikan secara rinci sesuai proses penyelesaian aktivitas dan diakhiri dengan perwujudan tujuan akrivitas (mencerminkan How & Why)

6 M Pelaksanaan aktivitas pokok administrasi (6 M = Mengumpulkan, Mencatat, Mengolah, Menggandakan, Mendistribusikan, dan Menyimpan) untuk menunjang peleksanaan uraian aktivitas opersional

3 AD Alur Dokumen, menggambarkan pergerakan dokumen pendukung aktivitas operasional dan sesuai dengan aktivitas administrasi yang diperlukan

4 SW Standar Waktu yang digunakan untuk menyelesaikan aktivitas opersional dan administrasi

5 FP Formulir Pendukung yang harus diterbitkan dan atau DP = Dokumen Pendukung yang akan diterima guna menunjang aktivitas operasional dan aktivitas administrasi.

5 IP Identitas Pokok Arsip/Dokumen tercantum secara lengkap

7 Isi Isi dokumen pada formulir sesuai /merekam semua uraian aktivitas operasional

8 UJK Ukuran & Jenis Kertas menggunakan ukuran kertas standar yang disesuaikan dengan isi dokumen

9 TF Tampilan Fisik formulir baik tata-letak maupun penggunaan huruf baik .

BAB 7 Praktek Simulasi Prosedur Administrasi Pengadaan Barang, Sub Aktivitas Penganggaran Pengadaan

7.1. LO

[1].Mahasiswa dapat mempraktekkan simulasi administrasi penganggaran pengadaan barang sesuai bagan alur prosedur administrasi persipan pengadaan barang yang telah dibuat.

7.2. Alat dan bahan yang digunakan terdiri dari:

Peralatan yang digunakan terdiri dari:

1. Komputer/laptop

2. Printer 3. Peralan Surat-menyurat seperti stempel dan yang lainnya.

4. Peralatan kearsipan.

Sedangkan bahan-bahan yang diperlukan adalah:

1. Gambar 1 2. Softcopy Format dokumen pendukung hasil praktek sebelumnya.

3. Kertas HVS dengan ukuran yang sesuai dengan formulir untuk pelaksanaan administrasi Penganggaran Pengadaan Barang.

4. Tempat penyimpanan arsip 5. Kertas untuk membuat guide/penunjuk pada pemberkasan/penyimpanan arsip.

7.3. Langkah Kerja

1. Simulasikan prosedur yang telah disusun untuk penganggaran pengadaan logistik kantor.

2. Ikuti bagan alur prosedur administrasi penganggaran pengadaan barang, sebagai berikut:

2.1 Bagilah anggota kelompok Saudara untuk berperan sebagai Kabag Umum, Sub

Bag Logistik, Sub Bag Keuangan, Sub Bag Umum. Jika anggota tidak mencukupi satu orang boleh merangkap lebih dari satu peran.

2.2 Kabag umum menerima Daftar Kebutuhan logistik tahun yang akan datang dari semua Bagian Operasional.

2.3 Kabag Umum mengistruksikan Kasubbag Logistik untuk merangkum kebutuhan logitik semua bagian menjadi Kebutuhan Logistik Perusahaan untuk tahun yang akan datang dalam bentuk Draft Daftar Kebutuhan Logistik Perusahaan untuk tahun yang akan datang. (Gunakan form Daftar Kebutuhan Logistik Perusahaan

yang sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur

prosedur administrasi yang telah dibuat.)

2.4 Kasubbag Logistik menyerahkan Draft Daftar Kebutuhan Logistik Perusahaan untuk diperiksa dan disahkan menjadi Daftar Kebutuhan Logistik Perusahaan.

2.5 Kabag Umum menginstruksikan Kasubbag Keuangan untuk menyusun anggaran kebutuhan logistik organisasi untuk tahun yang akan datang, berdasarkan Daftar Kebutuhan logistik/barang yang teah disusun oleh Kasubbag Logistik.

2.6 Kasubag Keuangan Menyusun draf Datar harga perolehan sendiri (HPS) Setiap Barang Yang dibutuhkan. . (Gunakan form Daftar HPS yang sudah dibuat pada

Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.)

2.7 Kasubag Keuangan Mengusulkan draf Daftar harga perolehan sendiri (HPS) kepada Kabag umum untuk mengesahkannya.

2.8 Setelah mendapatkan pengesahan dari Kabag Umum, Kasubag Keuangan menyusun Rancangan Anggaran Pengadaan Barang. (Gunakan form Rancangan

Anggaran Pengadaan Barang yang sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.)

2.9 Setelah Rancangan Anggaran Pengadaan Barang tersusun, diserahkan kepada Kabag Umum untuk disahkan.

2.10 Setelah disahkan oleh Kabag Umum menjadi Anggaran Pengadaan Barang, diinformasikan kepada Kasubag Keuangan untuk dasar penyiapan anggaran pengadaan. Selain itu juga diinformasikan kepada Kasubag Logistik sebagai dasar pelaksanaan pengadaan barang.

7.4. Penilaian Hasil Praktek

Penilaian hasil praktek mengikuti rubrik berikut: Urain 6 M Dokumen Pendukung

N Rata-

Nama M o rata

2 M3 M4 M5 M6

5 IP Isi UK TF

1 Adi Lina S A

N Kod Arti o e

1 M1 Uraian aktivitas pengumpulan data uraian aktivias operasional

2 M2 Uraian aktivitas pencatatan data hasil pengumpulan data

Modul Praktek Administrasi Logistik