Otomatisasi Pengolahan Data dan Perancangan Dashboard di PT. X | Tanudiharjo | Jurnal Titra 5998 11298 1 SM
Tanudiharjo / Otomatisasi Pengolahan Data dan Perancangan Dashboard di PT. X / Jurnal Titra Vol 5 No 2 Juli th 2017 pp. 173-180
Otomatisasi Pengolahan Data dan Perancangan Dashboard
di PT. X
Rio Kharisma Tanudiharjo1
Abstract: The problem faced by XYZ Department in PT. X is related to data processing of XYZ
Program. Time to execute six processes, such as lookup data and data adjustment are 160,41
minutes or about 2,5 hours. Rate of data validation that should use historical default are still low
where the data in the 19th week which used as samples, there are more than 5000 data or about
5% of the anomalous data. The root cause of these two problems are the absence of automation
program for data processing and no historical default for certain mechanisms. XYZ Department
also requires a dashboard that can display the entire data, from national level to store. Automation
program and dashboard are created to accomplish problems and needs of the company. Time needs
to do the six processes with the automation program becomes 9.2 minutes. The effort from the
operator who processes the data is also reduced because they just copy data on the template that
has been provided, enter the week to be processed, and click the required button. Anomalous data
on mechanisms that should use historical defaults have also been facilitated with Adjustment
buttons where there is no anomalous data after this process is executed. Dashboard can also
facilitate in analyzing data about the achievement or performance of the existing mechanisms and
see whether there is an enhancement in the percentage of business grow in accordance with the
company objectives.
Keywords: Automation program, dashboard, mechanism
Pendahuluan
Divisi penjualan memegang peranan penting dalam
menjaga dan bahkan meningkatkan penjualan produk di suatu perusahaan. Divisi ini terkadang membuat suatu strategi yang berbeda dengan kompetitor
guna dapat meningkatkan penjualan produk. Divisi
penjualan atau commercial di PT. X, sebuah perusahaan yang berlokasi di Surabaya, memiliki platform
bernama XYZ. XYZ adalah platform tertinggi dari
toko-toko kelontong atau general trade yang bekerjasama dengan PT. X. Toko yang menjadi XYZ telah
diuji dan dinilai pada platform sebelumnya karena
toko tersebut diharapkan dapat menjadi representasi
dari PT. X, memiliki citra yang baik, dan dapat
terjalin hubungan kerjasama jangka panjang. Platform XYZ dibentuk karena pemasaran produk seperti produk PT. X memiliki kecenderungan akan
dibatasi kedepannya dimana hal ini telah berlaku di
Australia. Metode pemasaran yang dapat dilakukan
kedepannya adalah melalui personal approach dan
penawaran secara lisan yang dilakukan oleh penjaga
toko kepada pembeli. Metode tersebut umumnya
dapat dilakukan oleh toko-toko kelontong atau
general trade.
1Fakultas
Teknologi Industri, Program Studi Teknik Industri,
Universitas Kristen Petra. Jl. Siwalankerto 121-131, Surabaya
60236. Email: riok58@gmail.com
untuk membuat tampilan toko menjadi lebih baik
Konsumen cenderung lebih tertarik berbelanja di
toko dengan tampilan yang baik. Salah satu cara
adalah melalui mekanisme-mekanisme yang dikemas dalam sebuah program bernama XYZ Program,
yang dikelola oleh Departemen XYZ. Program ini
berupa pembinaan, pengarahan, serta perlombaan
dimana akan ada reward bagi toko-toko terbaik.
Salesman akan melakukan penilaian ke masingmasing toko setiap minggu.
Permasalahan yang dihadapi oleh PT. X adalah pada
pengolahan data berkaitan dengan XYZ Program
yang membutuhkan usaha yang besar dan waktu
yang lama. Cara untuk melakukan pengolahan data
pada kondisi saat ini pun masih menggunakan cara
semi manual, yaitu menggunakan rumus lookup
data yang dimasukkan satu per satu ke tiap kolom
yang diperlukan. Input data yang dilakukan oleh
salesman memiliki tingkat validasi yang tergolong
rendah. Departemen XYZ membutuhkan suatu program otomatisasi yang mampu melakukan pengolahan data secara otomatis dengan waktu yang lebih
singkat, dan dapat memudahkan proses validasi
data. Departemen XYZ juga membutuhkan suatu
dashboard untuk menampilkan summary report,
baik berupa data numerik maupun berupa grafik.
Dashboard tersebut berfungsi untuk menampilkan
informasi performance tiap toko dari minggu ke
minggu untuk kemudian dianalisa dan dievaluasi.
173
Tanudiharjo / Otomatisasi Pengolahan Data dan Perancangan Dashboard di PT. X / Jurnal Titra Vol 5 No 2 Juli th 2017 pp. 173-180
satu layar dan informasi tersebut dapat ditangkap
dalam satu kali lihat. Dashboard lebih menekankan
pada informasi di grafik dengan tambahan beberapa
teks. Pembuatan dashboard harus memperhatikan
beberapa prinsip diantaranya: Dashboard hanya
menampilkan informasi yang penting dan dibutuhkan. Tampilan dashboard sebaiknya padat dan jelas.
Dashboard menampilkan informasi secara ringkas
maupun perkecualian (Few [4]).
DMAIC
Gambar 1. Tahapan dalam proses data mining
Metode Penelitian
Pada bagian ini akan dibahas metode-metode yang
digunakan dalam menyelesaikan permasalahan
dalam penelitian ini.
Data Mining
Data mining sebagai proses menggunakan data
mentah untuk menarik kesimpulan tentang hubungan bisnis yang penting (Marakas [1]). Data mining
adalah proses mengambil informasi-informasi yang
berguna dari sekumpulan data yang besar. Proses
data mining dibagi kedalam beberapa tahapan.
Tahap pertama adalah data cleaning dan data integration (lihat Gambar 1). Data-data yang tidak sesuai
atau noise dipisahkan. Tahap berikutnya adalah
seleksi. Seleksi adalah proses memilih data sesuai
dengan kriteria yang ditetapkan. Preprocessing
adalah proses mempersiapkan data. Proses ini terdiri
dari proses menghilangkan data-data yang tidak
diperlukan dan penyeragaman format data yang
digunakan. Transformation merupakan transformasi data menjadi bentuk yang dapat digunakan
dengan cara menambahkan informasi maupun field
yang diperlukan. Data mining merupakan proses
ekstraksi data dan mendapatkan pola/tren data.
Interpretation atau Evaluation adalah proses penerjemahan hasil data mining ke dalam bentuk yang
lebih mudah dipahami dalam rangka analisa dan
pengambilan keputusan, contoh: grafik (Han dan
Kamber [2]).
Visualisasi Data
Visualisasi data adalah penyajian data dalam bentuk
gambar atau bentuk grafis. Otak manusia lebih
mampu untuk mengamati pola, tren, dan hubungan
yang ada di dalam data apabila data tersebut disajikan dalam bentuk grafis daripada dalam bentuk
spreadsheet (Stair dan Reynolds [3]). Dashboard
adalah alat untuk menampilkan informasi-informasi
yang penting dan dibutuhkan oleh perusahaan dalam bentuk visual. Prinsip umum dari sebuah dashboard adalah sebuah informasi ditampilkan dalam
174
DMAIC adalah prosedur untuk melakukan penyelesaian masalah secara terstruktur. DMAIC merupakan akronim dari lima proses, yaitu Define, Measure,
Analyze, Improve, dan Control. Proses pertama dari
DMAIC adalah define. Tujuan dari proses ini adalah
untuk menentukan opportunity dari permasalahan
dan kebutuhan suatu perusahaan. Sebuah proyek
yang dikerjakan harus memiliki hasil yang penting
bagi customer dan/atau bagi perusahaan. Proses
kedua adalah measure. Tujuan dari proses ini adalah
memahami kondisi dan situasi saat ini. Penentuan
data-data yang akan diukur juga dilakukan pada
proses ini. Proses ketiga adalah analyze. Tujuan dari
proses ini adalah menganalisa data yang telah dikumpulkan dan mencari tahu akar penyebab terjadinya suatu permasalahan. Proses keempat adalah
improve. Proses untuk melakukan perbaikan-perbaikan pada proses dan mencari solusi potensial
terhadap permasalahan yang ada dilakukan pada
tahap ini. Proses terakhir adalah control. Tujuan utama dari proses ini adalah memastikan hasil yang
didapatkan dapat membantu dan memberikan
dampak pada proses. Standarisasi dan monitor perbaikan proses dilakukan pada tahap ini (Montgomery
[5]).
Hasil dan Pembahasan
Departemen XYZ di PT. X membutuhkan 15 output
berupa performance report mulai dari skala nasional
hingga toko. Performance report yang dibutuhkan
adalah berupa dashboard yang dapat menampilkan
tren/pola data dari minggu ke minggu dalam bentuk
grafik. Lama waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan report tersebut adalah sekitar dua hingga
tiga hari kerja untuk kondisi sebelum dilakukan
improvement. Lama waktu tersebut merupakan
waktu mulai dari mengambil data dari sistem,
mengolah data hingga menjadi report. Cara untuk
melakukan pengolahan data masih menggunakan
cara semi manual, yaitu menggunakan rumus lookup
data. Kondisi ini memerlukan waktu yang lama,
effort yang tinggi, dan error dapat terjadi apabila
salah memasukkan kriteria pada rumus. Data
adjustment juga dibutuhkan untuk melakukan
validasi terhadap input data dari salesman.
Tanudiharjo / Otomatisasi Pengolahan Data dan Perancangan Dashboard di PT. X / Jurnal Titra Vol 5 No 2 Juli th 2017 pp. 173-180
Tabel 1. Pengukuran waktu proses sebelum improvement
Proses DMAIC
Proses-proses DMAIC (Define, Measure, Analyze,
Improve, dan Control) dilakukan pada penelitian ini.
Proses diawali dengan identifikasi permasalahan dan
kebutuhan dari Departemen XYZ di PT. X. Proses
DMAIC yang dijelaskan adalah proses pada program
otomatisasi pengolahan data.
Proses
Lookup Status Toko
Stock Flag dan Visit
Lookup Form
Adjustment
Lookup Compile
Total
Total Waktu dalam menit
Waktu (detik)
162,18
290,44
3049,97
2497,23
3624,92
9624,74
160,41
Define
Permasalahan yang ada saat ini berkaitan dengan
waktu untuk mengolah data, effort yang tinggi, dan
tingkat validasi data yang rendah.
Measure
Pengukuran waktu dengan menggunakan stopwatch
pada enam proses utama yang masih menggunakan
rumus lookup dan memasukkan rumus tersebut
pada tiap kolom yang dibutuhkan. Data pengukuran
waktu sebelum dilakukan improvement dapat dilihat
pada Tabel 1.
Effort tidak dapat diukur secara kuantitatif namun
dapat dilihat secara visual dan membutuhkan
ketelitian dari operator. Tingkat validasi diukur pada
data yang seharusnya menggunakan historical
default, yaitu mekanisme yang sifatnya dilakukan
hanya sekali dalam periode program berjalan.
Tingkat validasi diukur dengan cara melihat jumlah
data anomali yang seharusnya sudah dilakukan
adjustment pada data tersebut. Data yang digunakan
sebagai sampel adalah data murni dari penilaian
salesman pada minggu ke-19. Pengukuran data
anomali dilakukan dengan dua satuan, yaitu dengan
menggunakan satuan jumlah toko dan jumlah data
atau cell. Jumlah toko yang perlu diverifikasi ulang
oleh tim area adalah sekitar 50% dari total toko aktif.
Jumlah data atau cell anomali pada mekanisme yang
seharusnya menggunakan historical default adalah
lebih dari 5000 data atau sekitar 5% dari total data
atau cell. Total data atau cell pada minggu ke-19
adalah jumlah toko dikalikan dengan jumlah
mekanisme yang ada.
Analyze
Waktu proses yang lama antara lain dapat
disebabkan oleh belum adanya program otomatisasi,
kondisi fisik dan psikis operator kurang optimal, dan
spesifikasi komputer kurang memadai.
Tingkat validasi data yang rendah dapat disebabkan
oleh perbedaan cara pandang terhadap suatu
mekanisme penilaian, sistem belum dapat mengakomodasi historical default secara otomatis, kurangnya sosialisasi secara langsung kepada salesman,
dan kondisi fisik dan psikis salesman kurang optimal
saat melakukan penilaian.
175
Gambar 2. Interface program otomatisasi
Improve
Improve dilakukan dengan membuat program
otomatisasi pengolahan data dan dashboard.
Improvement
dilakukan
untuk
menjawab
permasalahan dan kebutuhan Departemen XYZ.
Control
Control dilakukan dengan cara membuat cara
penggunaan program yang telah dibuat sebagai
standarisasi proses perbaikan. Tujuan dibuatkannya
cara penggunaan program adalah agar user dapat
memahami langkah-langkah yang harus dilakukan
saat menjalankan program otomatisasi. Setting
parameter juga telah dibuat agar program
otomatisasi dapat berfungsi kembali pada program
yang baru dimana ada kemungkinan posisi data dan
mekanisme-mekanisme yang digunakan mengalami
perubahan.
Program Otomatisasi Pengolahan Data
Proses pengolahan data yang lebih cepat, akurat, dan
mengurangi proses manual maupun semi manual
dapat diwujudkan dengan cara otomatisasi program.
Tujuh buah tombol telah dibuat untuk menjawab
kebutuhan Departemen XYZ. Interface program
otomatisasi dapat dilihat pada Gambar 2.
Fungsi dari tombol-tombol pada Gambar 2 adalah:
Status Toko
Tombol Status Toko memiliki fungsi untuk lookup
status masing-masing toko secara otomatis. Status
menunjukkan apakah toko tersebut aktif atau
inactive. Status aktif adalah apabila toko tersebut
masih menjadi XYZ sedangkan status inactive
Tanudiharjo / Otomatisasi Pengolahan Data dan Perancangan Dashboard di PT. X / Jurnal Titra Vol 5 No 2 Juli th 2017 pp. 173-180
adalah apabila toko tersebut sudah tidak menjadi
XYZ.
untuk seterusnya nilai pada mekanisme tersebut
adalah tetap 1.
Stock Flag dan Visit
Tombol Stock Flag dan Visit memiliki fungsi untuk
lookup data stock flag, plan visit, dan actual visit dari
masing-masing toko. Data stock flag menunjukkan
apakah suatu toko mengalami out of stock produk PT.
X atau tidak di suatu minggu.
Revise
Tombol Revise memiliki fungsi untuk memberikan
warna yang berbeda pada data-data anomali. Data
anomali adalah data yang dianggap aneh atau tidak
sesuai sehingga data-data tersebut perlu dicek ulang
oleh tim area. Kriteria data anomali ditentukan oleh
perusahaan. Data anomali tersebut dapat disebabkan oleh kesalahan salesman dalam melakukan
input data form pada device yang digunakan. Tim
area akan melakukan revisi apabila data-data
anomali tersebut memang salah atau tidak sesuai
kenyataan, namun apabila data tersebut telah benar,
maka tim area tidak perlu melakukan revisi. Tombol
Revise mampu memberikan warna yang berbeda
pada data-data anomali sehingga tim area mudah
untuk melakukan pengecekan dan verifikasi.
Lookup Form
Tombol ini berfungsi untuk melakukan lookup data
hasil penilaian semua mekanisme untuk semua toko
yang dikunjungi oleh salesman pada minggu tersebut. Tiap salesman memasukkan data penilaian
semua toko yang dikunjungi pada minggu tersebut
ke dalam form yang terdapat pada device yang digunakan. Data penilaian yang dimasukan oleh
semua salesman akan dijadikan satu oleh sistem
menjadi sebuah file. Karyawan Departemen XYZ
akan mengambil file yang dibuat oleh sistem tersebut
untuk dimasukan ke dalam master data atau file
tracking program tiap awal minggu. File tracking
program berisikan data penilaian tiap toko dari
minggu ke minggu. User cukup klik tombol Lookup
Form maka data akan dimasukkan ke file tracking
program secara otomatis. Proses ini memiliki
requirement jika data penilaian suatu toko pada
minggu tersebut tidak ada di data form, maka nilai
pada masing-masing mekanisme akan merujuk pada
nilai-nilai di minggu sebelumnya. Contohnya, apabila
nilai pada mekanisme A untuk Toko X pada minggu
sebelumnya adalah 1, maka nilai mekanisme A pada
minggu ini juga akan terisi nilai 1. Nilai 1 memiliki
arti bahwa suatu toko memenuhi kriteria pada suatu
mekanisme. Nilai 0 memiliki arti bahwa suatu toko
tidak memenuhi kriteria penilaian pada suatu
mekanisme.
Adjustment
Tombol adjustment memiliki fungsi untuk melakukan adjustment terhadap data-data yang telah
dimasukkan pada proses sebelumnya. Adjustment
pertama adalah jika status toko pada minggu
tersebut adalah “0” atau inactive, maka nilai semua
mekanisme toko tersebut pada minggu tersebut
adalah “0”. Adjustment kedua adalah jika nilai mekanisme suatu toko pada data form adalah lebih dari 1
(berlaku pada mekanisme yang memiliki rentang
nilai 0 atau 1), maka nilai tersebut diganti menjadi 1.
Adjustment ketiga adalah pada beberapa mekanisme
yang ditentukan oleh perusahaan, apabila sudah
pernah terisi dengan nilai 1, seterusnya akan memiliki nilai 1 selama status toko tersebut adalah “1” atau
aktif. Mekanisme tersebut seharusnya menggunakan historical default pada sistem sehingga ketika
salesman sudah pernah mengisi nilai 1, seharusnya
176
Lookup Compile
Tombol ini memiliki fungsi untuk memasukkan data
hasil revisi dari masing-masing area yang telah
dimasukkan ke dalam satu file ke dalam file tracking
program. Tombol ini menggantikan fungsi rumus
lookup yang harus dilakukan satu per satu. Template
revisi untuk area dibuat sama dengan template file
tracking program. Requirement khusus pada tombol
ini adalah apabila area melakukan revisi, maka data
nilai yang digunakan adalah data revisi dari area
sedangkan apabila area tidak melakukan revisi,
maka tetap menggunakan data awal.
Update Dashboard
Tombol terakhir adalah Update Dashboard. Fungsi
tombol ini adalah memperbarui source data pada
dashboard sesuai dengan data pada file tracking
program. Update source data dilakukan secara
otomatis dengan satu kali klik tombol.
Dashboard XYZ Program
Dashboard dibuat dengan tujuan menampilkan
summary performance dari skala nasional hingga
toko. Dashboard yang dibuat menampilkan data
dalam dua bentuk, yaitu dalam bentuk tabel dan
grafik. Data pada tabel merujuk pada performance
minggu terakhir data tersebut terisi. Data pada
grafik menunjukkan pergerakan dan pola data
dari minggu ke minggu. Data tersebut akan
digunakan sebagai bahan evaluasi. Combobox
dibuat untuk memasukkan area atau toko yang
akan ditampilkan pada dashboard. Dashboard
XYZ Program dapat dilihat pada Gambar 3.
Uji Verifikasi dan Validasi
Uji verifikasi dan validasi dilakukan pada program
Tanudiharjo / Otomatisasi Pengolahan Data dan Perancangan Dashboard di PT. X / Jurnal Titra Vol 5 No 2 Juli th 2017 pp. 173-180
Gambar 3. Dashboard XYZ program
Tabel 2. Perbandingan lama proses pengolahan data
Sebelum
Sesudah
(detik)
(detik)
Proses
Lookup Status Toko
162,18
99,45
Stock Flag dan Visit
290,44
92,77
Lookup Form
3049,97
101,03
Adjustment
2497,23
27,17
Lookup Compile
3624,92
231,42
Total
9624,74
551,84
Total Waktu (menit)
160,41
9,20
otomatisasi dan dashboard dengan cara yang serupa.
Program otomatisasi dan dashboard terverifikasi jika
tidak mengalami error yang disebabkan oleh
kesalahan coding yang ditandai dengan munculnya
error message box. Uji validasi dilakukan dengan cara
membandingkan secara visual antara data yang
dihasilkan atau ditampilkan pada program dan
dashboard dengan data yang terdapat pada source
data. Program otomatisasi dan dashboard telah
terverifikasi dan tervalidasi karena telah memenuhi
kriteria-kriteria tersebut.
Dampak Penggunaan Program dan Dashboard
Tujuan dibuatkan program otomatisasi adalah untuk
mengurangi waktu pengolahan data, mengurangi
effort dari operator, dan memperbaiki tingkat validasi
data. Kesalahan input rumus seperti salah memasukkan column number juga mungkin terjadi. Tabel 2
menampilkan perbandingan lama proses pengolahan
data sebelum dan sesudah menggunakan program
otomatisasi.
Waktu yang dibutuhkan untuk pengolahan data
enam proses tersebut berkurang sekitar 151,21
menit. Pengukuran waktu diukur dengan kondisi
komputer yang menggunakan RAM 4 GB dan
Windows 64 bit saat sedang tidak terkoneksi dengan
internet. Data tersebut menunjukkan kebutuhan
177
perusahaan agar terjadi pengurangan waktu telah
terpenuhi. Operator juga hanya perlu copy data ke
template dan klik tombol sehingga effort dari operator
berkurang dengan adanya otomatisasi. Kebutuhan
perusahaan akan tools untuk memudahkan validasi
data telah terpenuhi dengan adanya tombol
Adjustment dan Revise. Tombol Adjustment telah
dapat melakukan validasi data pada mekanisme
yang seharusnya menggunakan historical default
secara otomatis sehingga data mekanisme tersebut
telah valid dan masuk akal. Jumlah toko yang perlu
diverifikasi ulang oleh tim area juga berkurang.
Jumlah toko yang perlu diverifikasi ulang oleh tim
area adalah sekitar 50% dari total toko aktif sebelum
dilakukan adjustment. Jumlah toko yang perlu
diverifikasi ulang oleh tim area berkurang menjadi
sekitar 30% dari total toko aktif setelah dilakukan
adjustment. Jumlah data atau cell yang anomali pada
mekanisme yang seharusnya menggunakan historical default juga berkurang dari sekitar 5000 data
atau sekitar 5% dari total data menjadi 0 setelah
dilakukan adjustment. Salah satu mekanisme yang
dilakukan adjustment adalah renovasi toko dimana
apabila suatu toko telah melakukan renovasi, maka
pada minggu-minggu berikutnya tidak perlu melakukan renovasi kembali dan nilai pada mekanisme
tersebut akan tetap 1. Dashboard juga memudahkan
dalam melihat dan menganalisa performance dari
minggu ke minggu dan melakukan evaluasi.
Mekanisme Penilaian XYZ Program
PT. X pernah mengadakan survey bekerjasama
dengan sebuah lembaga penelitian. Hasil survey
menunjukkan bahwa apabila toko ditata dengan
baik, dari segi penataan toko maupun pengelolaan
bisnis, maka jumlah pembeli yang berbelanja di toko
tersebut akan meningkat. Hasil survey tersebut juga
dialami oleh pemilik toko XYZ yang merasakan
adanya peningkatan pendapatan toko setelah
menjadi XYZ. Salah satu pemilik toko mengakui
adanya peningkatan pendapatan toko hingga 10 kali
lipat setelah tokonya menjadi XYZ. Toko tersebut
ditata dengan baik dan rapi. Karakteristik toko yang
diarahkan oleh Departemen XYZ adalah toko yang
rapi dan bersih dengan tingkat pencahayaan yang
cukup. Konsumen cenderung lebih menyukai toko
yang rapi dan bersih sehingga konsumen lebih
leluasa dan nyaman dalam memilih barang yang
akan dibeli. Karakteristik sebuah toko yang bagus
berdasarkan hasil survey meliputi pengaturan dan
penataan barang dagangan, kerapian, identitas,
pencahayaan, renovasi toko, dan pelebaran usaha.
Karakteristik-karakteristik tersebut yang dijadikan
landasan dalam penentuan mekanisme-mekanisme
yang dikemas dalam XYZ Program.
Tanudiharjo / Otomatisasi Pengolahan Data dan Perancangan Dashboard di PT. X / Jurnal Titra Vol 5 No 2 Juli th 2017 pp. 173-180
Tabel 3. Hasil uji independensi
Mekanisme
FS
OCD
LP
DM
Lain-lain
Gambar 4. Grafik performance nasional
Analisa Performance Mekanisme XYZ Program
Data performance mekanisme secara nasional
digunakan sebagai feedback oleh Departemen XYZ
mengenai program yang dibuat. Departemen XYZ
menggunakan data performance nasional untuk
melihat mekanisme mana yang masih rendah secara
pencapaian dan mengukur persentase pertumbuhan
bisnis dari toko-toko XYZ yang merupakan tujuan
akhir dari program ini. Data performance nasional
juga dapat dijadikan sebagai acuan dalam penerapan
program kedepannya.
Performance dari tiga mekanisme utama yang
terdapat pada Gambar 4 cenderung mengalami peningkatan dari minggu ke minggu. Kondisi tersebut
menunjukkan bahwa toko-toko XYZ sudah semakin
paham dan mampu memenuhi persyaratanpersyaratan dari semua mekanisme yang ada pada
XYZ Program. Sosialisasi dari mayoritas salesman
secara nasional dapat dikatakan berhasil apabila
melihat data performance tersebut.
Mekanisme dengan performance terbaik pada mekanisme pokok adalah pemajangan produk. Penyebabnya adalah mekanisme ini telah disosialisasikan
dan dilakukan sejak sebelum suatu toko bergabung
dengan XYZ. Mekanisme dengan performance terendah adalah pengaturan stok. Penyebabnya adalah
untuk memenuhi mekanisme ini, suatu toko harus
memenuhi dua persyaratan, yaitu suatu toko tidak
boleh mengalami out of stock dan stok produk PT. X
minimal sama dengan target stok yang harus ada di
sebuah toko XYZ. Mayoritas penyebab pengaturan
stok belum maksimal adalah stok produk PT. X di
toko-toko XYZ yang masih dibawah target stok yang
ditetapkan. Penyebab suatu toko XYZ tidak dapat
mencapai target stok produk yang ditetapkan dapat
disebabkan oleh faktor keterbatasan finansial atau
modal dari pemilik toko.
Mekanisme dengan performance terbaik pada
pengembangan toko adalah penataan barang dagangan. Performance dari mekanisme ini dapat tinggi karena mekanisme ini memiliki keterkaitan
dengan mekanisme pengelompokan produk. Mekanisme dengan performance terendah adalah renovasi
toko. Penyebabnya adalah mekanisme ini
178
P-value
0,14
0,35
0,04
0,86
0,44
Hasil
Independen
Independen
Dependen
Independen
Independen
membutuhkan modal yang tidak sedikit dan waktu
untuk melakukan renovasi.
Mekanisme dengan performance terbaik pada
pelebaran usaha adalah mekanisme lain-lain karena
terdapat opsi-opsi yang dapat dipilih oleh pemilik
toko dalam rangka diversifikasi bisnis. Mekanisme
dengan performance terendah pada pelebaran usaha
adalah customer loyalty. Toko XYZ harus memiliki
toko-toko kecil yang berbelanja grosir dengan frekuensi belanja yang tetap.
Analisa selanjutnya adalah mengukur dan melihat
apakah ada keterkaitan antara penerapan mekanisme-mekanisme pada pelebaran usaha dengan
pendapatan toko. Mekanisme yang diuji adalah
mekanisme FS, OCD, LP, DM, dan lain-lain. Hipotesa awal (H0) dalam analisa ini adalah tidak ada
keterkaitan antara penerapan mekanisme (FS/OCD/
LP/DM/lain-lain) dengan pendapatan toko. Hipotesa
alternatif (H1) dalam analisa ini adalah ada keterkaitan antara penerapan mekanisme (FS/OCD/LP/
DM/lain-lain) dengan pendapatan toko.
Simpulan
Store profile yang ditata dengan baik dengan
pencahayaan yang cukup memiliki kecenderungan
bahwa omzet toko tersebut akan naik. Salah satu
cara untuk membuat tampilan toko menjadi lebih
baik adalah melalui mekanisme-mekanisme yang
dikemas oleh Departemen XYZ dalam sebuah program bernama XYZ Program. Pemilihan mekanisme-mekanisme pada XYZ Program didasari oleh
beberapa karakteristik, diantaranya pengaturan dan
penataan barang dagangan, kerapian, identitas, pencahayaan, renovasi toko, dan pelebaran usaha.
Program otomatisasi pengolahan data dibuat untuk
menjawab kebutuhan perusahaan untuk mengurangi waktu proses, effort dari operator ketika
mengolah data, dan memperbaiki tingkat validasi
data. Dashboard XYZ Program telah dibuat dan
dapat menampilkan data performance mulai tingkat
nasional hingga ke masing-masing toko. Dashboard
juga memudahkan analis dalam melihat apakah
terjadi peningkatan persentase pertumbuhan bisnis
sesuai dengan tujuan perusahaan.
Tanudiharjo / Otomatisasi Pengolahan Data dan Perancangan Dashboard di PT. X / Jurnal Titra Vol 5 No 2 Juli th 2017 pp. 173-180
Daftar Pustaka
1. Marakas, G. M., Modern Data Warehousing,
Mining, and Visualization: Core Concepts,
Prentice-Hall, New Jersey, 2003.
2. Han, J., and Kamber, M., Data Mining: Concepts
and Techniques, Simon Fraser University, San
Fransisco, 2000.
179
3. Stair, R., and Reynolds, G., Fundamentals of
Information Systems 9th Edition, Cengage
Learning, Boston, 2017.
4. Few, S., Information Dashboard Design: The
Effective Visual Communication of Data, O’Reilly
Media, 2006.
5. Montgomery, D.C., Introduction to Statistical
Quality Control 6th Edition, John Wiley & Sons,
Jefferson City, 2009.
Tanudiharjo / Otomatisasi Pengolahan Data dan Perancangan Dashboard di PT. X / Jurnal Titra Vol 5 No 2 Juli th 2017 pp. 173-180
180
Otomatisasi Pengolahan Data dan Perancangan Dashboard
di PT. X
Rio Kharisma Tanudiharjo1
Abstract: The problem faced by XYZ Department in PT. X is related to data processing of XYZ
Program. Time to execute six processes, such as lookup data and data adjustment are 160,41
minutes or about 2,5 hours. Rate of data validation that should use historical default are still low
where the data in the 19th week which used as samples, there are more than 5000 data or about
5% of the anomalous data. The root cause of these two problems are the absence of automation
program for data processing and no historical default for certain mechanisms. XYZ Department
also requires a dashboard that can display the entire data, from national level to store. Automation
program and dashboard are created to accomplish problems and needs of the company. Time needs
to do the six processes with the automation program becomes 9.2 minutes. The effort from the
operator who processes the data is also reduced because they just copy data on the template that
has been provided, enter the week to be processed, and click the required button. Anomalous data
on mechanisms that should use historical defaults have also been facilitated with Adjustment
buttons where there is no anomalous data after this process is executed. Dashboard can also
facilitate in analyzing data about the achievement or performance of the existing mechanisms and
see whether there is an enhancement in the percentage of business grow in accordance with the
company objectives.
Keywords: Automation program, dashboard, mechanism
Pendahuluan
Divisi penjualan memegang peranan penting dalam
menjaga dan bahkan meningkatkan penjualan produk di suatu perusahaan. Divisi ini terkadang membuat suatu strategi yang berbeda dengan kompetitor
guna dapat meningkatkan penjualan produk. Divisi
penjualan atau commercial di PT. X, sebuah perusahaan yang berlokasi di Surabaya, memiliki platform
bernama XYZ. XYZ adalah platform tertinggi dari
toko-toko kelontong atau general trade yang bekerjasama dengan PT. X. Toko yang menjadi XYZ telah
diuji dan dinilai pada platform sebelumnya karena
toko tersebut diharapkan dapat menjadi representasi
dari PT. X, memiliki citra yang baik, dan dapat
terjalin hubungan kerjasama jangka panjang. Platform XYZ dibentuk karena pemasaran produk seperti produk PT. X memiliki kecenderungan akan
dibatasi kedepannya dimana hal ini telah berlaku di
Australia. Metode pemasaran yang dapat dilakukan
kedepannya adalah melalui personal approach dan
penawaran secara lisan yang dilakukan oleh penjaga
toko kepada pembeli. Metode tersebut umumnya
dapat dilakukan oleh toko-toko kelontong atau
general trade.
1Fakultas
Teknologi Industri, Program Studi Teknik Industri,
Universitas Kristen Petra. Jl. Siwalankerto 121-131, Surabaya
60236. Email: riok58@gmail.com
untuk membuat tampilan toko menjadi lebih baik
Konsumen cenderung lebih tertarik berbelanja di
toko dengan tampilan yang baik. Salah satu cara
adalah melalui mekanisme-mekanisme yang dikemas dalam sebuah program bernama XYZ Program,
yang dikelola oleh Departemen XYZ. Program ini
berupa pembinaan, pengarahan, serta perlombaan
dimana akan ada reward bagi toko-toko terbaik.
Salesman akan melakukan penilaian ke masingmasing toko setiap minggu.
Permasalahan yang dihadapi oleh PT. X adalah pada
pengolahan data berkaitan dengan XYZ Program
yang membutuhkan usaha yang besar dan waktu
yang lama. Cara untuk melakukan pengolahan data
pada kondisi saat ini pun masih menggunakan cara
semi manual, yaitu menggunakan rumus lookup
data yang dimasukkan satu per satu ke tiap kolom
yang diperlukan. Input data yang dilakukan oleh
salesman memiliki tingkat validasi yang tergolong
rendah. Departemen XYZ membutuhkan suatu program otomatisasi yang mampu melakukan pengolahan data secara otomatis dengan waktu yang lebih
singkat, dan dapat memudahkan proses validasi
data. Departemen XYZ juga membutuhkan suatu
dashboard untuk menampilkan summary report,
baik berupa data numerik maupun berupa grafik.
Dashboard tersebut berfungsi untuk menampilkan
informasi performance tiap toko dari minggu ke
minggu untuk kemudian dianalisa dan dievaluasi.
173
Tanudiharjo / Otomatisasi Pengolahan Data dan Perancangan Dashboard di PT. X / Jurnal Titra Vol 5 No 2 Juli th 2017 pp. 173-180
satu layar dan informasi tersebut dapat ditangkap
dalam satu kali lihat. Dashboard lebih menekankan
pada informasi di grafik dengan tambahan beberapa
teks. Pembuatan dashboard harus memperhatikan
beberapa prinsip diantaranya: Dashboard hanya
menampilkan informasi yang penting dan dibutuhkan. Tampilan dashboard sebaiknya padat dan jelas.
Dashboard menampilkan informasi secara ringkas
maupun perkecualian (Few [4]).
DMAIC
Gambar 1. Tahapan dalam proses data mining
Metode Penelitian
Pada bagian ini akan dibahas metode-metode yang
digunakan dalam menyelesaikan permasalahan
dalam penelitian ini.
Data Mining
Data mining sebagai proses menggunakan data
mentah untuk menarik kesimpulan tentang hubungan bisnis yang penting (Marakas [1]). Data mining
adalah proses mengambil informasi-informasi yang
berguna dari sekumpulan data yang besar. Proses
data mining dibagi kedalam beberapa tahapan.
Tahap pertama adalah data cleaning dan data integration (lihat Gambar 1). Data-data yang tidak sesuai
atau noise dipisahkan. Tahap berikutnya adalah
seleksi. Seleksi adalah proses memilih data sesuai
dengan kriteria yang ditetapkan. Preprocessing
adalah proses mempersiapkan data. Proses ini terdiri
dari proses menghilangkan data-data yang tidak
diperlukan dan penyeragaman format data yang
digunakan. Transformation merupakan transformasi data menjadi bentuk yang dapat digunakan
dengan cara menambahkan informasi maupun field
yang diperlukan. Data mining merupakan proses
ekstraksi data dan mendapatkan pola/tren data.
Interpretation atau Evaluation adalah proses penerjemahan hasil data mining ke dalam bentuk yang
lebih mudah dipahami dalam rangka analisa dan
pengambilan keputusan, contoh: grafik (Han dan
Kamber [2]).
Visualisasi Data
Visualisasi data adalah penyajian data dalam bentuk
gambar atau bentuk grafis. Otak manusia lebih
mampu untuk mengamati pola, tren, dan hubungan
yang ada di dalam data apabila data tersebut disajikan dalam bentuk grafis daripada dalam bentuk
spreadsheet (Stair dan Reynolds [3]). Dashboard
adalah alat untuk menampilkan informasi-informasi
yang penting dan dibutuhkan oleh perusahaan dalam bentuk visual. Prinsip umum dari sebuah dashboard adalah sebuah informasi ditampilkan dalam
174
DMAIC adalah prosedur untuk melakukan penyelesaian masalah secara terstruktur. DMAIC merupakan akronim dari lima proses, yaitu Define, Measure,
Analyze, Improve, dan Control. Proses pertama dari
DMAIC adalah define. Tujuan dari proses ini adalah
untuk menentukan opportunity dari permasalahan
dan kebutuhan suatu perusahaan. Sebuah proyek
yang dikerjakan harus memiliki hasil yang penting
bagi customer dan/atau bagi perusahaan. Proses
kedua adalah measure. Tujuan dari proses ini adalah
memahami kondisi dan situasi saat ini. Penentuan
data-data yang akan diukur juga dilakukan pada
proses ini. Proses ketiga adalah analyze. Tujuan dari
proses ini adalah menganalisa data yang telah dikumpulkan dan mencari tahu akar penyebab terjadinya suatu permasalahan. Proses keempat adalah
improve. Proses untuk melakukan perbaikan-perbaikan pada proses dan mencari solusi potensial
terhadap permasalahan yang ada dilakukan pada
tahap ini. Proses terakhir adalah control. Tujuan utama dari proses ini adalah memastikan hasil yang
didapatkan dapat membantu dan memberikan
dampak pada proses. Standarisasi dan monitor perbaikan proses dilakukan pada tahap ini (Montgomery
[5]).
Hasil dan Pembahasan
Departemen XYZ di PT. X membutuhkan 15 output
berupa performance report mulai dari skala nasional
hingga toko. Performance report yang dibutuhkan
adalah berupa dashboard yang dapat menampilkan
tren/pola data dari minggu ke minggu dalam bentuk
grafik. Lama waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan report tersebut adalah sekitar dua hingga
tiga hari kerja untuk kondisi sebelum dilakukan
improvement. Lama waktu tersebut merupakan
waktu mulai dari mengambil data dari sistem,
mengolah data hingga menjadi report. Cara untuk
melakukan pengolahan data masih menggunakan
cara semi manual, yaitu menggunakan rumus lookup
data. Kondisi ini memerlukan waktu yang lama,
effort yang tinggi, dan error dapat terjadi apabila
salah memasukkan kriteria pada rumus. Data
adjustment juga dibutuhkan untuk melakukan
validasi terhadap input data dari salesman.
Tanudiharjo / Otomatisasi Pengolahan Data dan Perancangan Dashboard di PT. X / Jurnal Titra Vol 5 No 2 Juli th 2017 pp. 173-180
Tabel 1. Pengukuran waktu proses sebelum improvement
Proses DMAIC
Proses-proses DMAIC (Define, Measure, Analyze,
Improve, dan Control) dilakukan pada penelitian ini.
Proses diawali dengan identifikasi permasalahan dan
kebutuhan dari Departemen XYZ di PT. X. Proses
DMAIC yang dijelaskan adalah proses pada program
otomatisasi pengolahan data.
Proses
Lookup Status Toko
Stock Flag dan Visit
Lookup Form
Adjustment
Lookup Compile
Total
Total Waktu dalam menit
Waktu (detik)
162,18
290,44
3049,97
2497,23
3624,92
9624,74
160,41
Define
Permasalahan yang ada saat ini berkaitan dengan
waktu untuk mengolah data, effort yang tinggi, dan
tingkat validasi data yang rendah.
Measure
Pengukuran waktu dengan menggunakan stopwatch
pada enam proses utama yang masih menggunakan
rumus lookup dan memasukkan rumus tersebut
pada tiap kolom yang dibutuhkan. Data pengukuran
waktu sebelum dilakukan improvement dapat dilihat
pada Tabel 1.
Effort tidak dapat diukur secara kuantitatif namun
dapat dilihat secara visual dan membutuhkan
ketelitian dari operator. Tingkat validasi diukur pada
data yang seharusnya menggunakan historical
default, yaitu mekanisme yang sifatnya dilakukan
hanya sekali dalam periode program berjalan.
Tingkat validasi diukur dengan cara melihat jumlah
data anomali yang seharusnya sudah dilakukan
adjustment pada data tersebut. Data yang digunakan
sebagai sampel adalah data murni dari penilaian
salesman pada minggu ke-19. Pengukuran data
anomali dilakukan dengan dua satuan, yaitu dengan
menggunakan satuan jumlah toko dan jumlah data
atau cell. Jumlah toko yang perlu diverifikasi ulang
oleh tim area adalah sekitar 50% dari total toko aktif.
Jumlah data atau cell anomali pada mekanisme yang
seharusnya menggunakan historical default adalah
lebih dari 5000 data atau sekitar 5% dari total data
atau cell. Total data atau cell pada minggu ke-19
adalah jumlah toko dikalikan dengan jumlah
mekanisme yang ada.
Analyze
Waktu proses yang lama antara lain dapat
disebabkan oleh belum adanya program otomatisasi,
kondisi fisik dan psikis operator kurang optimal, dan
spesifikasi komputer kurang memadai.
Tingkat validasi data yang rendah dapat disebabkan
oleh perbedaan cara pandang terhadap suatu
mekanisme penilaian, sistem belum dapat mengakomodasi historical default secara otomatis, kurangnya sosialisasi secara langsung kepada salesman,
dan kondisi fisik dan psikis salesman kurang optimal
saat melakukan penilaian.
175
Gambar 2. Interface program otomatisasi
Improve
Improve dilakukan dengan membuat program
otomatisasi pengolahan data dan dashboard.
Improvement
dilakukan
untuk
menjawab
permasalahan dan kebutuhan Departemen XYZ.
Control
Control dilakukan dengan cara membuat cara
penggunaan program yang telah dibuat sebagai
standarisasi proses perbaikan. Tujuan dibuatkannya
cara penggunaan program adalah agar user dapat
memahami langkah-langkah yang harus dilakukan
saat menjalankan program otomatisasi. Setting
parameter juga telah dibuat agar program
otomatisasi dapat berfungsi kembali pada program
yang baru dimana ada kemungkinan posisi data dan
mekanisme-mekanisme yang digunakan mengalami
perubahan.
Program Otomatisasi Pengolahan Data
Proses pengolahan data yang lebih cepat, akurat, dan
mengurangi proses manual maupun semi manual
dapat diwujudkan dengan cara otomatisasi program.
Tujuh buah tombol telah dibuat untuk menjawab
kebutuhan Departemen XYZ. Interface program
otomatisasi dapat dilihat pada Gambar 2.
Fungsi dari tombol-tombol pada Gambar 2 adalah:
Status Toko
Tombol Status Toko memiliki fungsi untuk lookup
status masing-masing toko secara otomatis. Status
menunjukkan apakah toko tersebut aktif atau
inactive. Status aktif adalah apabila toko tersebut
masih menjadi XYZ sedangkan status inactive
Tanudiharjo / Otomatisasi Pengolahan Data dan Perancangan Dashboard di PT. X / Jurnal Titra Vol 5 No 2 Juli th 2017 pp. 173-180
adalah apabila toko tersebut sudah tidak menjadi
XYZ.
untuk seterusnya nilai pada mekanisme tersebut
adalah tetap 1.
Stock Flag dan Visit
Tombol Stock Flag dan Visit memiliki fungsi untuk
lookup data stock flag, plan visit, dan actual visit dari
masing-masing toko. Data stock flag menunjukkan
apakah suatu toko mengalami out of stock produk PT.
X atau tidak di suatu minggu.
Revise
Tombol Revise memiliki fungsi untuk memberikan
warna yang berbeda pada data-data anomali. Data
anomali adalah data yang dianggap aneh atau tidak
sesuai sehingga data-data tersebut perlu dicek ulang
oleh tim area. Kriteria data anomali ditentukan oleh
perusahaan. Data anomali tersebut dapat disebabkan oleh kesalahan salesman dalam melakukan
input data form pada device yang digunakan. Tim
area akan melakukan revisi apabila data-data
anomali tersebut memang salah atau tidak sesuai
kenyataan, namun apabila data tersebut telah benar,
maka tim area tidak perlu melakukan revisi. Tombol
Revise mampu memberikan warna yang berbeda
pada data-data anomali sehingga tim area mudah
untuk melakukan pengecekan dan verifikasi.
Lookup Form
Tombol ini berfungsi untuk melakukan lookup data
hasil penilaian semua mekanisme untuk semua toko
yang dikunjungi oleh salesman pada minggu tersebut. Tiap salesman memasukkan data penilaian
semua toko yang dikunjungi pada minggu tersebut
ke dalam form yang terdapat pada device yang digunakan. Data penilaian yang dimasukan oleh
semua salesman akan dijadikan satu oleh sistem
menjadi sebuah file. Karyawan Departemen XYZ
akan mengambil file yang dibuat oleh sistem tersebut
untuk dimasukan ke dalam master data atau file
tracking program tiap awal minggu. File tracking
program berisikan data penilaian tiap toko dari
minggu ke minggu. User cukup klik tombol Lookup
Form maka data akan dimasukkan ke file tracking
program secara otomatis. Proses ini memiliki
requirement jika data penilaian suatu toko pada
minggu tersebut tidak ada di data form, maka nilai
pada masing-masing mekanisme akan merujuk pada
nilai-nilai di minggu sebelumnya. Contohnya, apabila
nilai pada mekanisme A untuk Toko X pada minggu
sebelumnya adalah 1, maka nilai mekanisme A pada
minggu ini juga akan terisi nilai 1. Nilai 1 memiliki
arti bahwa suatu toko memenuhi kriteria pada suatu
mekanisme. Nilai 0 memiliki arti bahwa suatu toko
tidak memenuhi kriteria penilaian pada suatu
mekanisme.
Adjustment
Tombol adjustment memiliki fungsi untuk melakukan adjustment terhadap data-data yang telah
dimasukkan pada proses sebelumnya. Adjustment
pertama adalah jika status toko pada minggu
tersebut adalah “0” atau inactive, maka nilai semua
mekanisme toko tersebut pada minggu tersebut
adalah “0”. Adjustment kedua adalah jika nilai mekanisme suatu toko pada data form adalah lebih dari 1
(berlaku pada mekanisme yang memiliki rentang
nilai 0 atau 1), maka nilai tersebut diganti menjadi 1.
Adjustment ketiga adalah pada beberapa mekanisme
yang ditentukan oleh perusahaan, apabila sudah
pernah terisi dengan nilai 1, seterusnya akan memiliki nilai 1 selama status toko tersebut adalah “1” atau
aktif. Mekanisme tersebut seharusnya menggunakan historical default pada sistem sehingga ketika
salesman sudah pernah mengisi nilai 1, seharusnya
176
Lookup Compile
Tombol ini memiliki fungsi untuk memasukkan data
hasil revisi dari masing-masing area yang telah
dimasukkan ke dalam satu file ke dalam file tracking
program. Tombol ini menggantikan fungsi rumus
lookup yang harus dilakukan satu per satu. Template
revisi untuk area dibuat sama dengan template file
tracking program. Requirement khusus pada tombol
ini adalah apabila area melakukan revisi, maka data
nilai yang digunakan adalah data revisi dari area
sedangkan apabila area tidak melakukan revisi,
maka tetap menggunakan data awal.
Update Dashboard
Tombol terakhir adalah Update Dashboard. Fungsi
tombol ini adalah memperbarui source data pada
dashboard sesuai dengan data pada file tracking
program. Update source data dilakukan secara
otomatis dengan satu kali klik tombol.
Dashboard XYZ Program
Dashboard dibuat dengan tujuan menampilkan
summary performance dari skala nasional hingga
toko. Dashboard yang dibuat menampilkan data
dalam dua bentuk, yaitu dalam bentuk tabel dan
grafik. Data pada tabel merujuk pada performance
minggu terakhir data tersebut terisi. Data pada
grafik menunjukkan pergerakan dan pola data
dari minggu ke minggu. Data tersebut akan
digunakan sebagai bahan evaluasi. Combobox
dibuat untuk memasukkan area atau toko yang
akan ditampilkan pada dashboard. Dashboard
XYZ Program dapat dilihat pada Gambar 3.
Uji Verifikasi dan Validasi
Uji verifikasi dan validasi dilakukan pada program
Tanudiharjo / Otomatisasi Pengolahan Data dan Perancangan Dashboard di PT. X / Jurnal Titra Vol 5 No 2 Juli th 2017 pp. 173-180
Gambar 3. Dashboard XYZ program
Tabel 2. Perbandingan lama proses pengolahan data
Sebelum
Sesudah
(detik)
(detik)
Proses
Lookup Status Toko
162,18
99,45
Stock Flag dan Visit
290,44
92,77
Lookup Form
3049,97
101,03
Adjustment
2497,23
27,17
Lookup Compile
3624,92
231,42
Total
9624,74
551,84
Total Waktu (menit)
160,41
9,20
otomatisasi dan dashboard dengan cara yang serupa.
Program otomatisasi dan dashboard terverifikasi jika
tidak mengalami error yang disebabkan oleh
kesalahan coding yang ditandai dengan munculnya
error message box. Uji validasi dilakukan dengan cara
membandingkan secara visual antara data yang
dihasilkan atau ditampilkan pada program dan
dashboard dengan data yang terdapat pada source
data. Program otomatisasi dan dashboard telah
terverifikasi dan tervalidasi karena telah memenuhi
kriteria-kriteria tersebut.
Dampak Penggunaan Program dan Dashboard
Tujuan dibuatkan program otomatisasi adalah untuk
mengurangi waktu pengolahan data, mengurangi
effort dari operator, dan memperbaiki tingkat validasi
data. Kesalahan input rumus seperti salah memasukkan column number juga mungkin terjadi. Tabel 2
menampilkan perbandingan lama proses pengolahan
data sebelum dan sesudah menggunakan program
otomatisasi.
Waktu yang dibutuhkan untuk pengolahan data
enam proses tersebut berkurang sekitar 151,21
menit. Pengukuran waktu diukur dengan kondisi
komputer yang menggunakan RAM 4 GB dan
Windows 64 bit saat sedang tidak terkoneksi dengan
internet. Data tersebut menunjukkan kebutuhan
177
perusahaan agar terjadi pengurangan waktu telah
terpenuhi. Operator juga hanya perlu copy data ke
template dan klik tombol sehingga effort dari operator
berkurang dengan adanya otomatisasi. Kebutuhan
perusahaan akan tools untuk memudahkan validasi
data telah terpenuhi dengan adanya tombol
Adjustment dan Revise. Tombol Adjustment telah
dapat melakukan validasi data pada mekanisme
yang seharusnya menggunakan historical default
secara otomatis sehingga data mekanisme tersebut
telah valid dan masuk akal. Jumlah toko yang perlu
diverifikasi ulang oleh tim area juga berkurang.
Jumlah toko yang perlu diverifikasi ulang oleh tim
area adalah sekitar 50% dari total toko aktif sebelum
dilakukan adjustment. Jumlah toko yang perlu
diverifikasi ulang oleh tim area berkurang menjadi
sekitar 30% dari total toko aktif setelah dilakukan
adjustment. Jumlah data atau cell yang anomali pada
mekanisme yang seharusnya menggunakan historical default juga berkurang dari sekitar 5000 data
atau sekitar 5% dari total data menjadi 0 setelah
dilakukan adjustment. Salah satu mekanisme yang
dilakukan adjustment adalah renovasi toko dimana
apabila suatu toko telah melakukan renovasi, maka
pada minggu-minggu berikutnya tidak perlu melakukan renovasi kembali dan nilai pada mekanisme
tersebut akan tetap 1. Dashboard juga memudahkan
dalam melihat dan menganalisa performance dari
minggu ke minggu dan melakukan evaluasi.
Mekanisme Penilaian XYZ Program
PT. X pernah mengadakan survey bekerjasama
dengan sebuah lembaga penelitian. Hasil survey
menunjukkan bahwa apabila toko ditata dengan
baik, dari segi penataan toko maupun pengelolaan
bisnis, maka jumlah pembeli yang berbelanja di toko
tersebut akan meningkat. Hasil survey tersebut juga
dialami oleh pemilik toko XYZ yang merasakan
adanya peningkatan pendapatan toko setelah
menjadi XYZ. Salah satu pemilik toko mengakui
adanya peningkatan pendapatan toko hingga 10 kali
lipat setelah tokonya menjadi XYZ. Toko tersebut
ditata dengan baik dan rapi. Karakteristik toko yang
diarahkan oleh Departemen XYZ adalah toko yang
rapi dan bersih dengan tingkat pencahayaan yang
cukup. Konsumen cenderung lebih menyukai toko
yang rapi dan bersih sehingga konsumen lebih
leluasa dan nyaman dalam memilih barang yang
akan dibeli. Karakteristik sebuah toko yang bagus
berdasarkan hasil survey meliputi pengaturan dan
penataan barang dagangan, kerapian, identitas,
pencahayaan, renovasi toko, dan pelebaran usaha.
Karakteristik-karakteristik tersebut yang dijadikan
landasan dalam penentuan mekanisme-mekanisme
yang dikemas dalam XYZ Program.
Tanudiharjo / Otomatisasi Pengolahan Data dan Perancangan Dashboard di PT. X / Jurnal Titra Vol 5 No 2 Juli th 2017 pp. 173-180
Tabel 3. Hasil uji independensi
Mekanisme
FS
OCD
LP
DM
Lain-lain
Gambar 4. Grafik performance nasional
Analisa Performance Mekanisme XYZ Program
Data performance mekanisme secara nasional
digunakan sebagai feedback oleh Departemen XYZ
mengenai program yang dibuat. Departemen XYZ
menggunakan data performance nasional untuk
melihat mekanisme mana yang masih rendah secara
pencapaian dan mengukur persentase pertumbuhan
bisnis dari toko-toko XYZ yang merupakan tujuan
akhir dari program ini. Data performance nasional
juga dapat dijadikan sebagai acuan dalam penerapan
program kedepannya.
Performance dari tiga mekanisme utama yang
terdapat pada Gambar 4 cenderung mengalami peningkatan dari minggu ke minggu. Kondisi tersebut
menunjukkan bahwa toko-toko XYZ sudah semakin
paham dan mampu memenuhi persyaratanpersyaratan dari semua mekanisme yang ada pada
XYZ Program. Sosialisasi dari mayoritas salesman
secara nasional dapat dikatakan berhasil apabila
melihat data performance tersebut.
Mekanisme dengan performance terbaik pada mekanisme pokok adalah pemajangan produk. Penyebabnya adalah mekanisme ini telah disosialisasikan
dan dilakukan sejak sebelum suatu toko bergabung
dengan XYZ. Mekanisme dengan performance terendah adalah pengaturan stok. Penyebabnya adalah
untuk memenuhi mekanisme ini, suatu toko harus
memenuhi dua persyaratan, yaitu suatu toko tidak
boleh mengalami out of stock dan stok produk PT. X
minimal sama dengan target stok yang harus ada di
sebuah toko XYZ. Mayoritas penyebab pengaturan
stok belum maksimal adalah stok produk PT. X di
toko-toko XYZ yang masih dibawah target stok yang
ditetapkan. Penyebab suatu toko XYZ tidak dapat
mencapai target stok produk yang ditetapkan dapat
disebabkan oleh faktor keterbatasan finansial atau
modal dari pemilik toko.
Mekanisme dengan performance terbaik pada
pengembangan toko adalah penataan barang dagangan. Performance dari mekanisme ini dapat tinggi karena mekanisme ini memiliki keterkaitan
dengan mekanisme pengelompokan produk. Mekanisme dengan performance terendah adalah renovasi
toko. Penyebabnya adalah mekanisme ini
178
P-value
0,14
0,35
0,04
0,86
0,44
Hasil
Independen
Independen
Dependen
Independen
Independen
membutuhkan modal yang tidak sedikit dan waktu
untuk melakukan renovasi.
Mekanisme dengan performance terbaik pada
pelebaran usaha adalah mekanisme lain-lain karena
terdapat opsi-opsi yang dapat dipilih oleh pemilik
toko dalam rangka diversifikasi bisnis. Mekanisme
dengan performance terendah pada pelebaran usaha
adalah customer loyalty. Toko XYZ harus memiliki
toko-toko kecil yang berbelanja grosir dengan frekuensi belanja yang tetap.
Analisa selanjutnya adalah mengukur dan melihat
apakah ada keterkaitan antara penerapan mekanisme-mekanisme pada pelebaran usaha dengan
pendapatan toko. Mekanisme yang diuji adalah
mekanisme FS, OCD, LP, DM, dan lain-lain. Hipotesa awal (H0) dalam analisa ini adalah tidak ada
keterkaitan antara penerapan mekanisme (FS/OCD/
LP/DM/lain-lain) dengan pendapatan toko. Hipotesa
alternatif (H1) dalam analisa ini adalah ada keterkaitan antara penerapan mekanisme (FS/OCD/LP/
DM/lain-lain) dengan pendapatan toko.
Simpulan
Store profile yang ditata dengan baik dengan
pencahayaan yang cukup memiliki kecenderungan
bahwa omzet toko tersebut akan naik. Salah satu
cara untuk membuat tampilan toko menjadi lebih
baik adalah melalui mekanisme-mekanisme yang
dikemas oleh Departemen XYZ dalam sebuah program bernama XYZ Program. Pemilihan mekanisme-mekanisme pada XYZ Program didasari oleh
beberapa karakteristik, diantaranya pengaturan dan
penataan barang dagangan, kerapian, identitas, pencahayaan, renovasi toko, dan pelebaran usaha.
Program otomatisasi pengolahan data dibuat untuk
menjawab kebutuhan perusahaan untuk mengurangi waktu proses, effort dari operator ketika
mengolah data, dan memperbaiki tingkat validasi
data. Dashboard XYZ Program telah dibuat dan
dapat menampilkan data performance mulai tingkat
nasional hingga ke masing-masing toko. Dashboard
juga memudahkan analis dalam melihat apakah
terjadi peningkatan persentase pertumbuhan bisnis
sesuai dengan tujuan perusahaan.
Tanudiharjo / Otomatisasi Pengolahan Data dan Perancangan Dashboard di PT. X / Jurnal Titra Vol 5 No 2 Juli th 2017 pp. 173-180
Daftar Pustaka
1. Marakas, G. M., Modern Data Warehousing,
Mining, and Visualization: Core Concepts,
Prentice-Hall, New Jersey, 2003.
2. Han, J., and Kamber, M., Data Mining: Concepts
and Techniques, Simon Fraser University, San
Fransisco, 2000.
179
3. Stair, R., and Reynolds, G., Fundamentals of
Information Systems 9th Edition, Cengage
Learning, Boston, 2017.
4. Few, S., Information Dashboard Design: The
Effective Visual Communication of Data, O’Reilly
Media, 2006.
5. Montgomery, D.C., Introduction to Statistical
Quality Control 6th Edition, John Wiley & Sons,
Jefferson City, 2009.
Tanudiharjo / Otomatisasi Pengolahan Data dan Perancangan Dashboard di PT. X / Jurnal Titra Vol 5 No 2 Juli th 2017 pp. 173-180
180