BAB I - Hasil Analisis Diskusi Membedah Jurnal Efektifitas Komunikasi - Repository UNIKOM
BAB I Pendahuluan Scott G. McNealy, adalah CEO dari Sun Microsystem, Inc. Dikenal karena keunikan Visi-nya tentang hagih-tech, yang berdasarkan jaringan komputer. Memahami bahwa informasi dan komunikasi adalah kunci untuk melanjutkan pengembangan organisasi . Memanfaatkan kekuatan komputer untuk mendorong sebuah program
komunikasi organisasi yang komprehensif. termasuk polling atau penyebaran kuesioner melalui e-mail untuk mengumpulkan informasi tentang persepsi karyawan mengenai hal-hal seperti “performance inhibitors” yang membuatnya sulit melakukan pekerjaan dengan baik.
Organisasi besar dibangun atas keinginan yang luar biasa dari para manajer untuk berkomunikasi dan untuk membangun budaya organisasi yang kaya komunikasi.
Budaya yang membangun kepercayaan dan mendorong
semangat serta memudahkan mengalirnya ide-ide dan saran-
saran baik ke atas maupun ke bawah dalam hirarki, serta
diantara para pimpinan dan kolega.
Sayangnya, tipe budaya yang kaya komunikasi hampir tidak
ada di semua lingkungan kerja.
American Management Association, sebagai
contoh, hanya menempatkan para manajernya
dalam peringkat 63% dalam merespek
“communicating information and direction”.
Responden pada survei yang lain menempatkan
skill para manajernya dalam “listening and asking
questions” pada tingkat rata-rata 3,6 dari skala 5
poin. Jelas bahwa masih banyak yang akan
disempurnakan yang berkaitan dengan aspek
manajerial dan komunikasi lingkungan tempat
kerja.Dalam kaitannya dengan kreativitas: Organisasi sekarang ini menghadapi serangkaian
tekanan persaingan.
Mereka harus tetap berubah dan berinovasi.
Mereka reinventing pada kecepatan internet agar tetap tidak ketinggalan dalam perubahan teknologi, pesaing-pesaing baru dari berbagai penjuru dunia, dan perubahan permintaan kostumer dan tenaga kerja potensial secara terus menerus.
Organisasi bisnis perlu menguasai komunikasi dan informasi agar supaya kreativitasnya memiliki keunggulan bersaing.
Kreativitas sangat penting untuk kemajuan organisasi:
Sebagai sumber penciptaan nilai bagi stakeholder baik yang ada dalam organisasi maupun yang berada diluar oragnisasi.
Fokus kreativitas adalah innovasi, penemuan produk dan jasa, pengembangan proses baru, cara baru dalam berkomunikasi dengan para pelanggan, cara baru mempengaruhi dan mempertahankan karyawan yang berbakat.
Kreativitas sebagai core competence akan membantu perusahaan menciptakan produk, jasa,
proses, atau ide yang lebih baik atau lebih baru.
Sekarang ini masih banyak manajer perusahaan
mencoba menerapkan satu model sebagai satu-
satunya model kreativitas sehingga hasilnya
sering mengecewakan. Kegagalan penerapan
model tersebut disebabkan karena usaha barumemerlukan pendekatan baru terhadap
kreativitas. Pelaksanaan terbaik (best parctices)
dan kompetensi mungkin berbeda, tergantung
pada yang apa diperlukan untuk mencapai situasi
tertentu.Identifikasi Masalah:
Berdasarkan uraian pendahuluan, diidentifikasi permasalahan bahwa
hampir tidak ada organisasi yang berbasis komunikasi dan informasi. Hal
ini menghambat terciptanya kreativitas dalam sebuah organisasi.
Berdasarkan hasil survei menunjukkan para manajer hanya 63% yang
memberikan respek terhadap komunikasi dan informasi. Pada survei yang
lain menempatkan skill para manajernya dalam “listening and asking
questions” hanya rata-rata 3,6 dari skala 5 poin. Memperhatikan
identifikasi masalah tersebut, maka dapat dikemukakan beberapa rumusan
masalah sebagai berikut:1. Bagaimanakah peran komunikasi dalam perilaku organisasi ?
2. Bagaimanakah peran kreativitas dalam perilaku organisasi ?
3. Apakah organisasi yang berbasis komunikasi dan informasi akan
mendorong kreativitas ?Tujuan Pengkajian:
Adapun yang menjadi tujuan pengkajian adalah sebagai berikut:
untuk mendeskripsikan pentingnya komunikasi dan informasi, hal ini akan mendorong munculnya kreativitas pada semua anggota/karyawan dalam sebuah organsisi.
Menjelaskan pentingnya komunikasi dan informasi dalam organisasi.
Menjelaskan pentingnya kreativitas dalam organisasi khusunya dalam era persaingan yang semakin ketat dewasa ini.
Untuk mengetahui kaitan antara komunikasi dan informasi serta kreativitas dalam organisasi.
Metode Pengkajian
Pengkajian ini lebih bersifat teoritis, sehingga metode yang dipakai
lebih bersifat analisis deskriptif.
Analisis deskriptif ini diharapkan mampu memberikan gambaran secara
jelas tentang permasalahan yang berkaitan dengan peran penting
komunikasi dan informasi serta kreativitas dalam sebuah organisasi.
Oleh karena itu, dalam kajian ini lebih banyak mempergunakan data
sekunder yang dikumpulkan melalui studi kepustakaan. Sumber-sumber
yang dijadikan dasar dalam pengkajian ini berasal dari textbooks dan
sumber bacaan lain seperti jurnal.BAB II KAJIAN PUSTAKA Communication: It is the process of sending and receiving symbols with attached meaning. Terdapat tiga dimensi penting yang mendasari definisi-definisi komunikasi: Dimensi pertama, tingkat observasi atau derajat keabstrakannya. Dimensi Kedua, kesengajaan (intentionality). Dimensi Ketiga, penilaian normatif. Tiga Konseptualisasi Komunikasi
Komunikasi sebagai tindakan satu-arah Komunikasi sebagai interaksl Komunikasi sebagai transaksi
Sifat dan Proses Komunikasi
Dapat dipahami dengan memperhatikan figure di bawah ini
Source Receiver Intended Encodes Channel Decodes Perceived Meaning message message meaning
Feedback Noise
Physical distraction Semantic errors Mixed messages Cultural differences
Absence of feedback Status effect
Figure 1. The Communication process and possible sources of
“noise”.Arah dan Aliran Komunikasi
Dewasa ini organisasi memerlukan secara
customer-sensitive
tepat dan akurat feedback dan informasi produk. Untuk melayani kebutuhan konsumen, mereka harus memperoleh informasi yang benar, dan memperolehnya secara cepat dari para pekerja. Selanjutnya, setiap bagian dalam organisasi, harus berkeinginan dan dapat berkomunikasi keseluruh bidang atau batas-batas fungsional, dan mendengar kebutuhan satu sama lain sebagai “internal customers”.
Desain organisasi baru (new organization) menekankan dalam bentuk
lateral communication cross-departmental committess, tim, task force dan matriks organisasi. Diantara
pengembangan tersebut adalah mengembangkan perhatian terhadap ekologi organisasi. Study tentang bagaimana membangun desain mungkin mempengaruhi komunikasi dan produktivitas melalui peningkatan lateral communication.
Arah dan Aliran Komunikasi Komunikasi diantara anggota organisasi, serta antara mereka dan kostumer eksternal, suplier, distributor, alliance partner, dan diluar rumah, menyediakan informasi vital bagi perusahaan.
Komunikasi organisasional adalah proses spesifik yang melalui gerakan informasi dan dipertukarkan dalam organisasi keseluruhan. Informasi mengalir baik melalui saluran formal maupun informal sebagaimana yang dibuat, dan saluran saluran tersebut mengalir ke bawah, ke atas dan ke samping.
Downward Communication Seperior To influance: To inform: Strategies Peer Manager Peer Problems Objectives Results Instructions Suggestions Publics Questions Policies Needs Feedback Subordinates Upward Communication Lateral Communication To coordinate: Problems Needs Advice Feedback
Figura 2. Direction for information flow in and around organizations
Dasar- dasar Komunikasi Interpersonal
Organisasi dewasa ini, penekanannya pada struktur horisontal dan integrasi fungsional. Orang yang berkeinginan dan mampu bekerja sama, dan komitmen bakatnya yang saling mendukung, serta semangat kerja, merupakan dasar dari suatu organisasi berkinerja tinggi. Untuk menciptakan dasar ini, orang harus unggul dalam proses komunikasi interpersonal.
Komunikasi yang Efisien dan Efektif
Ketika orang berkomunikasi dengan orang lainnya, sekurang- kurangnya ada dua hal penting yakni, pertama adalah keakuratan komunikasi sebagai suatu hasil yang efektif, kedua adalah biayanya sebagai suatu hasil yang efisien.
Komunikasi yang efektif terjadi ketika sumber makna yang dimaksud dan makna yang dipahami oleh receiver adalah benar- benar sama.
Komunikasi yang efisien terjadi pada biaya yang rendah dikaitkan dengan pengeluaran sumber daya.
Aktif Mendengarkan
Kemampuan mendengar dengan baik adalah suatu aset yang nyata seseorang. Terdapat dua sisi dalam proses komunikasi: 1) pengiriman suatu pesan, atau “telling”, dan 2) menerima suatu pesan atau “listening”. Sayangnya, terlalu banyak orang menekankan telling dan mengabaikan listening.
Setiap orang didalam lingkungan kerja yang baru, seharusnya mengembangkan skill dalam bentuk aktif mendengar – kemampuan membantu suatu sumber pesan katakanlah, apa yang benar-benar dia maksudkan.
Pengertian kreativitas
Apa yang dimaksud dengan kreativitas?
Menurut Jeff DeGraff and Katherine A. Lawrence (2002) menetapkan kreativitas “as a purposeful activity (or set of activities) that produces valuable products, services, processes, or ideas that are better or new.
Tindakan kreativitas dapat dilakukan oleh individu, suatu kelompok, atau sebuah organisasi, ataupun orang-orang bekerja bersama-sama untuk menghasilkan sesuatu, apakah inovasi, profit, kualitas, pengetahuan atau beberapa hasil lainnya yang diinginkan. Figure 4. Factors affecting organisational creativity Organisational Climate
Leadership Style Participation
- Participative Freedom of expression
- Leader’s vision
Interaction with small
- Develop effective group barriers
Large number of stimuli Freedom to experiment Building on earlier ideas
Resource & System
Organisatio
Sufficient resourcing
nal
- Effective system of communication
creativity
- Challenging work
Structure & System Organisational Climate
- Long-terism
- Open flow of communica>Flat structure
- Risk ta
- Fair, supportive evaluation of
- Self-inisiative activity
employees
- Participative safety
- Rewarding creative perform
- Trust and respect for the
Pemetaan Kreativitas: Empat Profile Profil Imagine
Berupaya menciptakan sesuatu yang baru, yang sebelumnya
dipikirkan tidak mungkin. Tujuannya bercirikan inovasi atau
pertumbuhan.Profil Investasi Berfokus pada kinerja dan tujuan.
Bersaing dan mencintai tantangan
Budaya yang menekankan pencapaian hasil dan disiplin
Memotivasi kearah percepatan dan outcome yang menguntungkan, sebelum pesaing melakukannya. Secara khusus berfokus pada profit melalui marketshare, . revenu, dan pemilikan brand, atau melalui kecepatan respon
Profil Improve (perbaikan/peningkatan)
Berupaya menciptakan sesuatu lebih baik bergantung pada keadaan
sekarang. Tujuan khususnya adalah kualitas dan optimisasi, kadang-
kadang dinyatakan sebagai prediktabilitas atau produktifitas.Profile Incubate
Berkomitmen terhadap komunitasnya, berfokus kepada sharing
value dan komunikasi. Budaya mereka selalu berusaha belajar setiap
saat, dan bila kompetensi tersebut sudah tercipta, jumlah waktu
yang diperlukan untuk memahami situasi dan tindakan benar-benar
dapat diperpendekDeterminan Kreativitas Organisasi
Berdasarkan literatur menyoroti lima faktor utama yang meningkatkan kreativitas dalam suatu lingkungan kerja:
Iklim organisasi
Gaya kepemimpinan
Budaya organisasi
Sumber daya dan ketrampilan
Struktur dan sistem suatu organisasi
Iklim Organisasi
Feurer et al (dalam Constantine A, 1996) mengemukakan dalam penelitiannya pada Hewlett Packard bahwa kreativitas paling baik dicapai dalam iklim terbuka dimana beberapa tahap dilalui untuk mencapai hal tersebut yakni:
Berinteraksi dengan rintangan-rintangan kecil
Sejumlah besar stimulus
Kebebasan untuk bereksperiment
Peluang bergantung pada ide-ide awal.
Gaya Kepemimpinan
Terdapat konsensus bahwa demokrasi, gaya kepemimpinan partisipatif kondusif terhadap kreativitas. Bowven dan Fry, menyarankan bahwa dalam mengelola sesuatu yang baru tidak cukup hanya sekedar menghindari prosedur dan penerapan yang biasa dilakukan; perlu secara aktif menyertakan management idea.
Cook (dalam Constantine A, 2001) mengusulkan bahwa pemimpin harus mengkomunikasikan secara efektif sebuah visi yang kondusif kreativitas melalui saluran formal dan informal serta tetap mendorong para karyawan berfikir dan bertindak melebihi kebijakan yang ada sekarang. Visi tersebut harus dikomunikasikan mulai dari level yang paling tinggi sampai yang palilng rendah.
Budaya Organisasi
Ketika mengelola kreativitas dalam organisasi, tantangan utamanya adalah menciptakan suatu budaya organisasi, yang mengembangkan cara inovatif yang menekankan pada permasalahan dan menemukan solusi.
Untuk mendorong kreativitas dalam lingkungan kerja organisasi perlu mengembangkan apa yang Brand (dalam Constantine A, 2001) defenisikan sebagai suatu “innovative” (divergent and learning) “supportive” (empowering and caring) budaya. “Contolling” (convergent and efficiency conscious) dan “Directive” budaya (profit before people) yang menghalangi kreativitas dalam lingkungan kerja.
Robinson dan Stern (dalam Constantine, 2001) mengusulkan bahwa budaya kreativitas seharusnya mendorong self- initiated activity, dimana permasalahan individu dan tim memiliki solusinya, dengan demikian motivasi intrinsik meningkat. Kreativitas berkembang ketika individu dan tim memiliki otonomi dalam pekerjaannya dan rasa memiliki serta mengendalikan kegiatan dan ide-idenya.
Sumber daya dan Ketrampilan
Kreativitas organisasi mensyaratkan perusahaan untuk membuat pilihan strategis yang berkaitan dengan sumber daya manusianya. Organisasi yang kreatif harus berupaya
attraction,
secara eksplisit terhadap organisasi seharusnya mempekerjakan orang yang berpengetahuan, rajin, kreatif dalam proses berpikirnya serta mau bekerja keras untuk mencapai tujuan. Secara umum, organisasi kreatif seharusnya fokus kepada mempekerjakan orang yang memiliki minat yang luas. Yakni, orang yang mudah belajar dan siap menghadapi beberapa resiko.
Bagaimana organisasi kreatif mengembangkan dan mempertahankan karyawannya? Manajemen senior harus menyediakan sumber daya yang cukup dan training, memberi semangat untuk pengembangan ide-ide baru. Beberapa ahli teori organisasi mengemukakan bahwa kreativitas dapat
reward
ditingkatkan dengan memberi harapan yang dipandang sebagai bonus, konfirmasi tentang kompetensi
financial reward
yang dapat mengambil bentuk atau penghargaan verbal.
Struktur dan Sistem
Amabile (dalam Constantine A, 2001) :
Mengemukakan bahwa kreativitas benar-benar meningkat bila didukung organisasi secara keseluruhan. Oleh karenanya pemimpin harus menerapkan sistem yang tepat dan prosedural, yang menekankan bahwa upaya kreatif adalah prioritas dalam organisasi.
Organisasi yang bertujuan mendukung nilai kreativitas seharusnya konsisten menghargai kreativitas, tetapi pada saat yang sama mereka seharusnya menghindari penggunaan uang untuk menyogok orang untuk tampil dengan ide-ide inovatif. Para pemimpin dapat mendukung kreativitas dengan mendorong pertukaran informasi dan kerja sama serta meminimalkan politik dalam perusahaan. Menurut Amabile; pertentangan, politicking, dan gossip akan merusak kreativitas, karena hal tersebut dapat mengacaukan fokus karyawan dalam bekerja.
Hasil penelitian yang dilakukan oleh Mohamed Mostafa, menunjukkan semakin tinggi tingkat pendidikan manajer, semakin tinggi kemungkinannya mengadopsi kegiatan- kegiatan kreatif dan inovatif. Dengan menggunakan
t-test
prosedur , diketahui pula bahwa tidak terdapat kesenjangan generasi sikap para manajer terhadap kreativitas organisasi. Dari sampel yang digunakan sebanyak 170 manajer di Egypt, ternyata sikap manajer pria secara signifikan lebih menguntungkan terhadap kreativitas dibandingkan dengan sikap para manajer wanita.
Dalam konteks negara Timur Tengah, penilitian ini memberikan sumbangan tentang faktor-faktor yang berkaitan dengan organisasi kreativitas dan hambatan-hambatannya.
Semakin diketahui bagaimana para manajer merasakan kreativitas, semakin cepat dan efisien, kreativitas tersebut dapat diberi stimulus.
BAB III PEMBAHASAN
Peran Komunikasi dalam Organisasi
Implementasi sistem komunikasi yang efisien dan efektif dalam sebuah organisasi sangatlah penting. Robbins (2003) dalam bukunya, mengatakan
Organizational Behavior, bahwa komunikasi harus mencakup perpindahan dan pemahaman makna. Hal ini berarti bahwa komunikasi haruslah dipahami oleh para individu yang melakukannya.
Komunikasi akan meningkatkan pemahaman antara karyawan dan pihak manajemen dalam hubungan kerja yang lebih baik untuk mencapai tujuan bersama. Hal ini akan membuka diri satu sama lain untuk hal-hal yang belum jelas, saluran komunikasi selanjutnya meningkatkan aliran informasi antar dua kelompok yang seringkali memiliki kepentingan yang berbeda.
Paul James Davis (2004), mengamati peralatan komunikasi perusahaan yang diterapkan oleh satu organisasi bisnis yang berbentuk franchisor, menilai efektifitasnya dan beberapa maksud inisiatifnya untuk membantu komunikasi yang lebih baik dalam struktur organisasi.
Komunikasi utama yang diterapkan Bakers Delight Bakeries adalah menginformasikan merek, image perusahaan, konsistensi produk, dan inilah merupakan kunci sukses bagi perusahaan tersebut
Multi Channel Corporate Communication
Untuk menjadi lebih fleksibel dan efektif, sebuah organisasi atau perusahaan haruslah merubah tipe komunikasinya. Tidak hanya komunikasi vertikal, tetapi lebih cenderung kepada multi channel corporate communication. Tipe komunikasi ini selain melakukan vertikal komunikasi (downward dan upward communication) juga memungkinkan untuk melakukan komunikasi horisontal - diantara kelompok kerja yang sama - atau bahkan lintas fungsional.
Tipe komunikasi ini dapat memberdayakan pengawas lini pertama dan pekerja non manajemen.
Panduan Komunikasi Lintas Budaya
Panduan ini ditujukan untuk mengurangi salah persepsi, salah penafsiran, dan salah evaluasi bila berkomunikasi dengan orang lain dari budaya yang berlainan pula (Robbins, 2003).
Pelajari tentang perbedaan budaya. Pahami perbedaan komunikasi budaya non verbal. Kembangkan kemampuan dalam komunikasi international. Fungsi-Fungsi Komunikasi Fungsi Pertamaadalah, sebagai komunikasi sosial;
Pembentukan konsep diri
Pernyataan eksistensi diri
Untuk kelangsungan hidup, memupuk hubungan, dan memperoleh kebahagiaan
Fungsi kedua adalah; Komunikasi ekspressif Fungsi Ketlga adalah; Komunikasi Ritual Fungsi Keempat adalah; Komunikasi Instrumental
Komunikasi intrapersonal
Komunikasi interpersonal
Komunikasi kelompok
Komunikasi Publik
Komunikasi organisasi
Komunikasi massa Komunikasi yang efektif
Menghasilkan pengertian
Menghasilkan kesenangan
Mempengaruhi sikap
Menghasilkan hubungan sosial yang lebih baik
Menghasilkan tindakan nyata Komunikasi harus didukung sikap saling percaya; menerima, empati dan kejujuran.
adalah kemampuan berhubungan dengan orang
Menerima lain tanpa menilai dan tanpa berusaha mengendalikan.
Menerima adalah sikap yang melihat orang lain sebagai manusia, sebagai individu yang patut dihargai . artinya membayangkan diri kita pada kejadian yang
Empati menimpa orang lain.
menumbuhkan sikap percaya. Menerima dan
Kejujuran empati mungkin saja dipersepsi salah oleh orang lain
Sikap menerima kita dapat ditanggapi sebagai sikap acuh tak acuh, dingin dan tidak bersahabat; empati dapat ditanggapi sebagai pura-pura. Supaya ditanggapi sebenarnya, kita harus jujur mengungkapkan diri kita kepada orang lain. Peran Kreativitas dalam Organisasi Organisation Post-Industrial.
Post-industrial organisation dewasa ini adalah organisasi berbasis pengetahuan (knowledge-based organisations) dan keberhasilan serta survivalnya tergantung pada kreativitas, inovasi, penemuan atau invention. Suatu reaksi yang efektif terhadap tuntutan tersebut bukan hanya mengarah kepada perubahan dalam individu dan perilakunya, tetapi juga perubahan inovatif dalam organisasi untuk menjamin keberadaannya (Read, dalam Mohamed M, 2005).
Kreativitas menjadi alat yang paling penting bagi para manajer. Kreativitas selanjutnya menuntun para manajer mencari solusi baru terhadap masalah produk yang dihasilkan, mengarahkan ke solusi yang lebih baik terhadap masalah bisnis dan konsumen. Kreativitas merupakan kunci keberhasilan pemasaran dan peningkatan efisiensi operasi. Dalam lingkungan organisasi yang turbulensi, nampaknya keunggulan bersaing ditopang oleh kemampuan perusahaan berinovasi untuk melepaskan diri dari tekanan pasar yang kurang menguntungkan.
Konsep kreativitas dan inovasi sering digunakan secara bergantian dalam literatur. Walaupun demikian, beberapa penulis dapat membedakan dua konsep tesebut. Beberapa penulis mempertimbangkan kreativitas sebagai sesuatu yang internal, dan proses intelektual yang menyebabkan terjadinya ide-ide baru, sedangkan inovasi berkaitan dengan aplikasi praktis terhadap ide tersebut.
Organisasi berbasis komunikasi dan informasi mendorong kreativitas.
Penerapan sistem komunikasi yang efisien dan efektif akan mendorong tumbuhnya kreativitas dalam sebuah organisasi. Hal ini telah ditunjukkan oleh Paul James Davis (2004) dalam tulisannya tentang “Effective communication strategies in a
franchise organization” . Merekomendasikan pentingnya komunikasi yang lebih
efektif antara franchisor dan franchisee termasuk perusahaan yang lebih besar yang berinisiasi melakukan konsultasi dan promosi secara lebih jelas tentang ide-ide inti, yang menjastifikasi dan menjelaskan dari pada bersifat nasehat dan tuntutan.
Pentingnya konsistensi produk dan diversitas dalam kegiatan lokal didukung oleh beberapa communication tools. Buku resep perusahaan, alat penilaian, dan kursus pelatihan digunakan untuk mengkomunikasikan pentingnya konsistensi metode produksi.
Literatur dan forum telah dirancang untuk mendorong komunikasi dua arah antara staf perusahaan dan franchisee. Keseimbangan antara informassi yang diperlukan franchisee tentang kebijakan apa yang akan diterapkan dan isu-isu yang terbuka untuk diperdebatkan akan tetap diupayakan. Surat menyurat terbuka bagi franchisee untuk berkontribusi, feedback ditawarkan melalui extranet dan keberhasilan franchisee akan disebarluaskan dalam majalah nasional. Forum selalu menyediakan sesi tanya jawab dan pertandingan membuat roti, yang mana franchisee mendemonstrasikan skill-nya dan mengiklankan rotinya terhadap kelompok tersebut. Demikianlah, komunikasi dan informasi mendorong kreativitas dalam organisasi, oleh karenanya perlu memahami tentang komunikasi
yang efisien dan efektif.
Komunikasi yang Efisien dan Efektif
Dalam berkomunikasi sekurang-kurangnya ada dua hal penting yakni, Pertama adalah keakuratan komunikasi sebagai suatu hasil yang efektif. Kedua adalah biayanya sebagai suatu hasil yang efisien.