Bagian Bina Program - Pemerintah Kota Surabaya

(1)

GAJAH ANNUAL REPORT 2015 | 1

PERSIAPAN PENERAPAN

E–SIMBADA

SURABAYA

Pemerintah Kota Surabaya – Jawa April 2016

(2)

KONTENT -

PEMBAHASAN

_{BAGIAN 1 :}_{5 TAHAPAN PERSIAPAN & PENERAPAN E-SIMBADA} ₃

BAGIAN 2 : TAHAPAN PERSIAPAN AWAL 4 BAGIAN 3 : PERSIAPAN METODE KERJA 5 BAGIAN 4 : TAHAPAN PERSIAPAN SDM 6 BAGAIN 5 : PERSIAPAN SARANA PRASARANA 7 BAGIAN 6 : TAHAP PELAKSANAAN APLIKASI 8 BAGIAN 7 : TAHAP FLOWCHART E-DELIVERY 9 BAGIAN 8 : ALUR FLOWCHART SISTEM 10

(3)

PERSIAPAN PENERAPAN GRSM 2016 | 3

5 TAHAPAN

PERSIAPAN

&

PENERAPAN

E-SIMBADA

SURABAYA

Berikut ini adalah 5 tahapan – tahapan penting dalam persiapan penerapan E-Simbada di kota Surabaya !

Tahap #1

PERSIAPAN AWAL

Tahap #2

PERSIAPAN METODE

KERJA

Tahap #3

PERSIAPAN SDM

Tahap #4

PERSIAPAN SARANA

PRASARANA

Tahap #5

(4)

GAJAH ANNUAL REPORT 2015 | 4

TAHAPAN

PERSIAPAN

AWAL

Persamaan pemahaman dan komitmen terhadap penggunaan aplikasi disesuaikan dengan regulasi/aturan yang berlaku. Identifikasi Kebutuhan Sarana dan Prasarana untuk menunjang penerapan aplikasi.

Pengalokasian anggaran kebutuhan sistem untuk sarana prasarana penunjang sistem dan peningkatan kapasitas SDM pengguna aplikasi.

(5)

GAJAH ANNUAL REPORT 2015 | 5

04

03 PERSIAPAN

METODE KERJA

02

01 Elemen

#1

Pembuatan Regulasi yang mengatur terkait Sistem dan digunakan sebagai payung hukum dalam pelaksanaan kegiatan.

Elemen

#2

Pembuatan SOP

Elemen

#3

Pembuatan Alur/Proses Bisnins

Elemen

#4

Sosialisasi serta pelatihan aplikasi.

(6)

GAJAH ANNUAL REPORT 2015 | 6

TAHAPAN

PERSIAPAN

SDM

�

W

�

Elemen #2

Pelatihan dan soisalisasi penggunaan aplikasi untuk SDM Tim Pendamping SKPD (Pemangku), Tim Entry SKPD (Pengurus barang), sebagai pengelola dan pengguna Sistem

x

W

�

Elemen #1

Pembentukan Tim Pengelola Sistem (Analis, Programmer, Tim IT, Helpdesk), Tim Pendamping SKPD (Pemangku), Tim Entry SKPD (Pengurus barang )

t

W

�

Elemen #3

Pelatihan dilaksanakan secara berkelanjutan dan

terus menerus.

f

(7)

GAJAH ANNUAL REPORT 2015 | 7

PERSIAPAN

SARANA DAN

PRASARANA

E - SIMBADA

Kota Surabaya

E - SIMBADA

Sistem ini dibangun untuk mempermudah,

mempercepat proses-proses pengelolaan barang dan aset, memperkecil kesalahan data dan pemrosesan dengan cara mengurangi hal-hal yang bersifat manual, diganti dengan berbasis mesin elektronik.

Aplikasi yang akan dibuat disesuaikan dengan alur/prosedur sesuai dengan regulasi/aturan.

Server

Aplikasi

, Server

Storage

, Server

Back-up

• 1 Unit

server Aplikasi

• 1 Unit

server Database /Storage

• 1 Unit

server Co-Location

Ruang

Server

yang

memadai

• Ruangan khusus server yang tertutup dengan suhu

ruangan terjaga

• Daya dan tegangan listrik memenuhidengan

backup listrik (UPS) dan Genset

(8)

GAJAH ANNUAL REPORT 2015 | 8

TAHAP

PELAKSANAA

N APLIKASI

#1

Setelah tahap persiapan dipenuhi dan telah dilakukan uji coba maka dapat dilaksanakan secara menyeluruh.

#2

Kendala pada aplikasi dapat dievaluasi dan ditindaklanjuti segera oleh Tim Teknis

Awal

Selesai

#3

Evaluasi sistem secara menyeluruh, mulai dari aspek regulasi, penyempurnaan aplikasi, SDM sampai dengan sarana prasarana dilaksanakan secara berkelanjutan untuk memastikan aplikasi dapat berjalan

lebih efektif dan efisien

5 @

(9)

GAJAH ANNUAL REPORT 2015 | 9

Penyedia

melakukan

proses kerja

TAHAP

FLOWCHART

E-DEIVERY

Verifikasi

PPK & PPHP

Tidak

diterima

Diterima

E-SIMBADA

• Tarik Data dari E-Delivery

• Registrasi ke pencatatan

aset

E-PAYMENT

• Tarik Data dari E-Delivery

• Pembayaran secara

elektronik

(10)

GAJAH ANNUAL REPORT 2015 | 10

Start

Koreksi

Mutasi

kurang

Mutasi

kurang

_Tambah

Mutasi

Tambah

1 ₂

2

3 Jurnal Saldo

Awal

Jurnal Saldo

Awal

Saldo Awal

Jurnal

Mutasi

Kurang

Jurnal

Mutasi

Kurang

Jurnal

Mutasi

Tambah

Jurnal

Mutasi

Tambah

Rekap

Mutasi

Rekap

Mutasi

End

ALUR

FLOWCHA

RT

SISTEM

(11)

Terimakasih atas perhatiannya, Waktunya diskusi & pertanyaan.

PERSIAPAN PENERAPAN E-SIMBADA SURABAYA

TERIMA

KASIH

(1)

TAHAPAN

PERSIAPAN

SDM

�

W

�

Elemen #2

Pelatihan dan soisalisasi penggunaan aplikasi untuk SDM Tim Pendamping SKPD (Pemangku), Tim Entry SKPD (Pengurus barang), sebagai pengelola dan pengguna Sistem

x

W

�

Elemen #1 Pembentukan Tim Pengelola Sistem (Analis, Programmer, Tim IT, Helpdesk), Tim Pendamping SKPD

(Pemangku), Tim Entry SKPD

t

W

�

Elemen #3

Pelatihan dilaksanakan secara berkelanjutan dan

terus menerus.

f

(2)

PERSIAPAN

SARANA DAN

PRASARANA

E - SIMBADA

Kota Surabaya

E - SIMBADA

Sistem ini dibangun untuk mempermudah,

mempercepat proses-proses pengelolaan barang dan aset, memperkecil kesalahan data dan pemrosesan dengan cara mengurangi hal-hal yang bersifat manual, diganti dengan berbasis mesin elektronik.

Aplikasi yang akan dibuat disesuaikan dengan alur/prosedur sesuai dengan regulasi/aturan.

Server

Aplikasi

, Server

Storage

, Server

Back-up

• 1 Unit

server Aplikasi

• 1 Unit

server Database /Storage

• 1 Unit

server Co-Location

Ruang

Server

yang

memadai

• Ruangan khusus server yang tertutup dengan suhu

ruangan terjaga

• Daya dan tegangan listrik memenuhidengan

backup listrik (UPS) dan Genset

(3)

TAHAP

PELAKSANAA

N APLIKASI

#1

Setelah tahap persiapan dipenuhi dan telah dilakukan uji coba maka dapat dilaksanakan secara menyeluruh.

#2

Kendala pada aplikasi dapat dievaluasi dan ditindaklanjuti segera oleh Tim Teknis

Awal

#3

Evaluasi sistem secara menyeluruh, mulai dari aspek regulasi, penyempurnaan aplikasi, SDM sampai dengan sarana prasarana dilaksanakan secara berkelanjutan untuk memastikan aplikasi dapat berjalan