DIGITALISASI DATA PERPUSTAKAAN SEKOLAH DASAR INPRES NANGAMETING MAUMERE SEBAGAI PERWUJUDAN PAPERLESS OFFICE
DIGITALISASI DATA PERPUSTAKAAN SEKOLAH
DASAR INPRES NANGAMETING MAUMERE SEBAGAI
PERWUJUDAN PAPERLESS OFFICE
1 2 1,2Agustinus Lambertus Suban , Imelda Dua Reja
Program Studi Teknik Informatika- –Universitas Nusa Nipa Maumere
Kontak Person :
Agustinus Lambertus Suban
Jl. Kesehatan No. 03Maumere - – Flores - NTTTelp. (0382) 22388
agustinus2304@gmail.com, imeldareja@gmail.com
Abstrak
Perpustakaan ideal yang mampu memenuhi keinginan pengguna adalah perpustakaan yang
menyediakan informasi yang memadai atau menyediakan akses kepada berbagai sumber informasi,
dapat diakses kapan saja, dimana saja dan dipandu oleh pustakawan yang profesional. Hal ini se-
bagai akibat dari perkembangan aplikasi TI dalam kehidupan masyarakat luas. Pengolahan data
Perpustakaan pada SDI Nangemeting Maumere- –Flores masih dilakukan secara manual dan
penyampaian informasinya pun masih dilakukan secara lisan. Hal ini menyebabkan proses pencarian,
peminjaman, dan pengembalian memakan waktu lama karena kurang efektif dan efisien. Selain itu
pengolahan data perpustakaan yang dilakukan secara manual tersebut sering terjadi kesalahan.
Sistem pengolahan data perpustakaan dengan sistem komputerisasi atau terdigitalisasi diharapkan
nantinya dapat mengatasi permasalahan yang telah ada. Metode yang digunakan dalam penelitian ini
adalah observasi, wawancara, kepustakaan, analisis, perencanaan, perancangan atau desain,
pembangunan, uji coba sistem serta implementasi sistem. Dari penelitian ini diharapkan dapat
memberikan kemudahan dalam pengolahan data perpustakaan sehingga pengolahan data
perpustakaan di SDI Nangameting Maumere lebih efektif dan efisien. Dengan adanya proses
peralihan pengolahan data yang manual ke dalam bentuk digital, diharapkan mampu mengarahkan
lembaga ini ke metode kerja yang meminimalkan penggunaan kertas sebagai bahan kerja atau menuju
pada paperless office.
Kata kunci: digitalisasi, perpustakaan, paperless Office, SDI Nangameting, Pendahuluan Latar Belakang
Perkembangan teknologi zaman sekarang ini, telah memberi dampak yang signifikan dalam berbagai aspek kehidupan manusia khusunya pengolahan data di bidang pendidikan. Pengolahan data secara komputerisasi lebih menguntungkan dibandingkan dengan pengolahan data secara manual. Keuntungan tersebut dapat ditinjau dari beberapa segi. Salah satu dalam hal penyajian laporan yang lebih cepat dan efisien dan akurat. Faktor keuntungan inilah yang menjadi alasan mengapa pengolahan data dilakukan secara komputerisasi untuk menggantikan sistem manual.
Pada sebuah lembaga pendidikan tentu perpustakaan sangat dibutuhkan, seperti yang diamati dan dialami penulis pada pada Sekolah Dasar Inpres (SDI) Nangameting Maumere, dari waktu ke waktu terus berupaya membenahi diri dengan meningkatkan fungsi dan manfaat perpustakaan, baik dari segi koleksi maupun pelayanan. Peningkatan fasilitas pendukung lainya telah dilakukan secara bertahap yang diawali dengan pembangunan gedung perpustakaan, pengadaan perangkat komputer, tempat penyimpanan buku, penambahan koleksi buku dan peningkatan sumber daya manusia. Pada proses pengolahan data dan pelayanan perpustakaan yang dilakukan pada SDI Nangameting masih dilakukan secara manual seperti pencarian buku, data anggota, data buku, data peminjaman dan data pengembalian masih menggunakan sistem penuliasan tangan serta sistem pencarian buku yang dilakukan secara manual yaitu setiap anggota mencari sendiri koleksi buku di rak buku sesuai dengan
I-271 kebutuhannya. Dengan demikian membuat anggota perpustakaan yang mencari buku kadang sulit ditemukan karena informasi yang kurang akurat tentang keberadaan buku yang dibutuhkan, dan juga bagi petugas perpustakaan mengalami kesulitan dalam mengolah data karena jumlah data yang harus diolah cukup banyak dan membutuhkan ruang khusus pengarsipan. Bagi pengunjung perpustakaan baik para guru, pegawai maupun siswa masih melakukan pengisian indetitas di buku kunjungan dengan cara manual.
Ditinjau dari biaya yang dikeluarkan, pengolahan data perpustakaan ini membutuhkan biaya operasional yang cukup besar seperti ketersediaan buku pengunjung, pencetakan laporan yang terkadang mengalami redundansi data / pendobelan field-field yang dicetak sebagai laporan yang dibutuhkan pimpinan. Pelayanan yang masih manual dan membutuhkan banyak biaya opeasional ini menurut penulis masih pada area kerja yang fullpaper. Dengan adanya penerapan aplikasi data perpustakaan ini maka, diharapkan pihak sekolah mampu beralih dari pola kerja yang full paper menjadi pola kerja yang paperless atau paperless office.
Menurut Georgesku, dkk dalam Ramdhani 2011[1], Paperless Office ( PLO) adalah sebuah lingkungan kerja yang menekankan pada pengurangan bahkan penghapusan sama sekali penggunaan kertas. "Going Paperless" dapat menghemat uang, meningkatkan produktivitas, menyelamatkan dunia, mendokumentasikan aktivitas bisnis secara elektronik, dan berbagai ilmu pengetahuan secara lebih mudah, dan meminimalkan kerusakan. Terdapat beberapa keuntungan dalam penerapan Paperless
Office ini antara lain:
1. efisiensi biaya karena mengurangi jumlah pemakaian kertas dan juga pengadaan filling cabinet ataupun tempat penyimpanan dokumen lainnya. 2. efisiensi waktu dan tenaga dalam distribusi maupun pencarian dokumen yang diperlukan, 3. berkurangnya tumpukan kertas yang dapat mengganggu kerapian ruangan sebuah kantor dan mengganggu kenyamanan bekerja, 4. menjamin keamanan dokumen, karena sebuah dokumen hanya dapat diakses oleh orang-orang tertentu saja sesuai opsi yang ditentukan oleh distributor data, Ada beberapa manfaat yang di tawarkan oleh penggunan paperless antara lain: Efisien waktu, Manajemen Dokumentasi lebih baik, kenyamanan kerja lebih baik, mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik, manajemen lebih terkendali, dan membaiknya citra organisasi. Paperpless juga dalam banyak aspek mampu mereduksi atau memperkecil pengeluaran yang dilakukan oleh sebuah lembaga. Menurut Ujjal Sandhu (2014)[2], paperless office dapat memberikan kemudahan yang ditinjau dari beberapa aspek yaitu:
1. Bidang Ekonomi (menghemat kertas, ruang kerja, Biaya pengeluaran)
2. Sebagai salah satu solusi dalam pemeliharaan lingkungan
3. Efisiensi dalam pengelolaan berkas 4. Security atau keamanan data.
Tinjauan Pustaka:
Digitalisasi merupakan implementasi yang ditimbulkan dari perpustakaan digital. Dengan kata lain digitalisasi adalah suatu hal yang tercakup dalam sebuah perpustakaan digital dalam peranannya sebagai pengoleksi dan pengelola sumber daya digital untuk disampaikan kepada sebuah komunitas pengguna yang bersangkutan (Pendit, 2008)[3]. Menurut Rasiman (2011)[4], dalam bidang perpustakaan, proses digitalisasi adalah kegiatan mengubah dokumen tercetak menjadi dokumen digital. Proses digitalisasi ini dapat dilakukan terhadap berbagai bentuk koleksi atau bahan pustaka seperti, peta, naskah kuno, foto, karya seni patung, audio visual, lukisan, dan sebagainya. Menurut Ummi Rodliyah (2011)[5] bahwa aplikasi digital tentu harus dapat menjadi bagian dari integrasi ini. Lebih jauh integrasi ini kemudian menghasilkan sebuah sistem pendidikan yang berbasis perpustakaan (Libary-base Education).
Pengertian perpustakaan
Menurut S utarno dalam Arif, 2013 “Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur sedemekian rupa sehingga mudah dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan untuk pembaca”(Arif, 2003)[6]. Hal yang senada juga dikatakan olah Soetimah (2006) bahwa perpustakaan adalah lembaga yang menghimpun pustaka dan menyediakan sarana bagi orang untuk memanfaatkan koleksi pustaka tersebut [7]
I-272 SENTRA
Dari beberapa pengertian di atas dapat ditarik suatu kesimpulan pengertian perpustakaan secara umum adalah suatu unit kerja yang berupa tempat mengumpulkan, menyimpan dan memelihara koleksi pustaka baik bukubuku ataupun bacaan lainnya yang diatur, diorganisasikan dan diadministrasikan dengan cara tertentu untuk memberi kemudahan dan digunakan secara kontinu oleh pemakainya sebagai informasi. Dengan demikian dapatlah disimpulkan bahwa perpustakaan sekolah adalah suatu unit kerja dari sebuah lembaga persekolahan yang berupa tempat menyimpan koleksi bahan pustaka penunjang proses pendidikan yang diatur secara sistematis untuk digunakan secara berkesinambungan sebagai sumber informasi untuk memperkembangkan dan memperdalam pengetahuan, baik oleh pendidik maupun mereka yang di didik di sekolah tersebut.
Adapun penerapan perpustakaan dalam bidang TI menurut Sutarno (2006), kehadiran perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain sebagai Sistem Manajemen Perpustakaan Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem manajemen perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi, keanggotaan, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan. [8]
Penerapan paperless administration dalam kegiatan perkantoran Paperless office (sistem perkantoran tanpa kertas) merupakan suatu kebutuhan dalam
administrasi manajemen modern. Hal ini merupakan suatu sistem yang mendukung efektifitas, efisiensi dan produktivitas organisasi. Sistem paperless office merupakan dampak dari perkembangan teknologi komputer. Paperless office merupakan suatu sistem yang mereduksi penggunaan kertas dalam proses adminitrasi perkantoran. Menurut McIndoo: "Paperless Office in Perspective A
Document Management System for Today", Paperless office is also a metaphor for the touting of new
technology in terms of 'modernity' rather than its actual suitability to purpose” (Todd McIndoo, 2009)[9]. Hal yang sama juga dikemukakan oleh Sandhu dan Rohit (2014)[2], bahwa Paperless Office memiliki manfaat yang sangat beragam diantaranya adalah efisiensi yang diindikasi dapat mengurangi pemakaian kertas, efisiensi waktu dan tenaga dalam distribusi maupun pencarian dokumen, mengurangi sampah kertas, menjamin keamanan dokumen karena dokumen hanya dapat diakses oleh pihak-pihak tertentu dalam suatu instansi.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa betapa pentingnya pengolahan data dalam hal ini data peminjam pada perpustakaan sudah saatnya menerapkan aplikasi berbasis komputer yang dapat menghemat penggunaan kertas yang berlebihan, dengan tujuan jangka panjang adalah mampu menuju era peperless office. Sehingga dari penelitian ini, penulis akan mengembangkan sebuah perangkat lunak untuk mengolah data perpustakaan yang terdigitalisasi perwujudan paperless office yang dapat bermanfaat untuk membantu petugas perpustakan dalam menerapkan sistem baru yang lebih efektif dan efisien untuk dapat meningkatkan kinerja pegawai perpustakaan di SDI Nangameting, lebih meningkatkan keakuratan dalam proses pencarian koleksi buku yang dibutuhkan oleh pengunjung. Siswa sebagai pengguna pun dapat memperoleh kemudahan dan kenyamanan dalam melakukan proses peminjaman dan pengembalian buku.
Metode Penelitian 1. Motode Pengembangan Sistem
Adapun metodologi penelitiaan untuk mengembangkan sistem yang dilakukan oleh penulis diuraikan sebagai berikut:
1.1. Tahap Perencanaan Tahapan ini merupakan tahapan dari awal pengembangan sistem. Pada tahapan ini yang dilakukan adalah mengumpulkan seluruh kebutuhan dari sistem yang akan dibangun pada Perpustakaan SDI Nangameting Maumere.
1.2. Analisis Tahap analisis yaitu tahap dimana mengenali segenap perusahaan yang muncul pada pengguna, mengenali komponen-komponen sistem, objek-objek dan hubungan antar objek. Dalam tahap ini penulis menganalisa mengenai kelemahan dari sistem yang sedang berjalan saat ini, menganalisa aspek ekonomis, dan membuat perbandingan ketika menerapkan sistem terkomputerisasi pada data perpustakaan.
1.3. Perancangan Tahap perancangan yaitu tahap dimana mencoba mencari solusi permasalahan yang diperoleh dari tahap analisis. Dalam tahap ini penulis mulai merancang sistem yang telah dianalisa sebelumnya.
I-273
1.4. Implementasi Tahap implementasi yaitu dimana diimplementasikan perencangan sistem ke situasi yang nyata dengan menggunakan software bantu Microsoft Visual Basic dan merancang database menggunakan MS Aceess.
1.5. Pemeliharaan Tahap pemeliharaan yaitu dimana dimulai untuk melakukan pengoperasian sistem dan jika diperlukan dilakukan perbaikan – perbaikan kecil. Kemudian, jika waktu penggunaan sistem habis maka kita akan masuk lagi pada tahap perencanaan untuk pengembangan.
2. Diagram Konteks yang diusulkan
Dengan menggunakan sistem baru yang dibangun maka data anggota, data buku, data penunjung , data peminjam, dan data pengembalikan akan disimpan dalam Database tersendiri sehingga tidak mudah hilang, dan proses
- – proses tertentu sistem akan melakukan secara otamatisasi sendiri seperti terjadi perubahan – perubahan dalam proses penyimpanan maupun transaksi. Adapun gambaran diagram konteks dapat terlihat pada gambar 1 sebagai berkut: Daftar Pengunjung Daftar Buku Daftar Biodata Anggota User Name, password dan hak akses Perpustakaan Aplikasi Data jumlah Pengunjung Kartu Anggota Admin Valid Login Laporan Anggota SDI Nangameting Laporan Pinjaman Laporan Pengunjung Laporan Buku Anggota Kepala Sekolah Laporan Pengembalian
- – 133 [2] Ujjal, Sandhu., Rohit, Seth. (2014). Paperless Office: A New Name to Technology, IJMBS Vol. 4,
Gambar 1. Diagram Konteks sistem yang akan dikembangkan
Dari diagram konteks tersebut dapat diuraikan lebih detail ke diagram level 0 sebagai berikut: Admin User Name & Password Daftar Biodata Anggota Daftar pengunjung Daftar Buku D2 Anggota Valid Login Manajemen Login Data 1. P Valid User & Password 2. e Valid Anggota Valid Buku D1 Admin Kartu Anggota Anggota Kartu Anggota Pembuatan 3.P Valid pengunjung D3 Buku D4 Pengunjung Buku Anggota Peminjaman Buku D5 Peminjaman
4.P Informasi Buku di Pinjamkan Valid Peminjaman Buku Anggota Anggota Pengunjung Pengembalian Buku 5.P Pembuatan Laporan 6.e Valid Pengembalian Pengembalian D6 Pengembalian Anggota Buku Peminjaman Pengunjung Kepala Sekolah Laporan Peminjaman Laporan Buku Laporan Anggota Laporan Pengunjung Laporan Pengembalian Gambar 2. Diagram Level 0 sistem yang akan dikembangkan Entiti Relation Diagram (ERD)
Adapun ERD yang akan dikembangkan, yang selanjutnya akan terbentuk tabel-tabel dalam database aplikasi ini dapat telihat pada gambar sebagai berikut:
I-274 SENTRA
Kd_Anggota Kd_Anggota Kd_Buku Kd_Buku Kd_User User_Name Password Admin Hak_Akses Anggota Meminjam Buku Pengunjung N0_urut N N N N No_Urut Mengunjungi Mengembalikan Kd_Buku N N Kd_Anggota Kd_Buku Gambar 3. Struktur ERD dari sistem yang akan dikembangkan Hasil Penelitian Dan Pembahasan
Implementasi sistem adalah langkah-langkah atau prosedur-prosedur yang dilakukan dalam menyelesaikan desain sistem yang telah disetujui, untuk menguji, menginstal dan memulai sistem baru atau sistem yang diperbaiki untuk menggantikan sistem yang lama. Adapun gambaran hasil implementasi sistem yang baru dapat diuraikan sebagai berikut:
Menu utama Gambar 4. Tampilan menu utama
Form Menu Utama merupakan tampilan utama yang menampilkan menu-menu yang dapat diakses oleh pengguna sistem yang terdiri dari beberapa menu pilhan yang dibuat dengan fasilitas menu editor, yang terdapat beberapa pilihan yaitu Menu Master, Menu Data Peminjaman, Menu Data Pengembalian, Menu Cetak Laporan, dan masing-masing menu tersebut memiliki beberapa sub menu lainnya. Form berikutnya adalah form data anggota dan Fom Pengunjung. Adapun tampilan dari kedua form ini dapat terlihat pada gambar berikut:
Gambar 5a, 5b. Form anggota dan form pengunjung
Form cetak laporan berfungsi untuk membuat seleksi data yang akan dicetak dan selanjutnya dari form ini akan dicetak data yang sebelunya sudah dirancang menggunakan Crystal Report. Adapun tampilan form cetak dan hasil / output dari laporan yang dicetak dapat terlihat pada gambar berikut:
I-275
Gambar 6a, 6b. Form Cetak data anggota dan Tampilan Laporan sebagai output. Kesimpulan
Dengan menggunakan sistem baru, pengolahan data buku, data anggota, data pengunjung, data peminjaman dan data pengembalian dapat dilakukan dengan efektif dan efisien menggunakan aplikasi ini, sehingga mudah dsimpan dalam database yang memudahkan pihak petugas perpustakaan Sekolah Dasar Inpres Nangameting, karena data tersebut dapat diupdate kembali apa bila sewaktu- waktu diperlukan.
Proses pembuatan kartu anggota, pembuatan laporan, dan perhitungan denda keterlambatan pengembalian akan dilakukan secara otomatis sehingga dapat mengurangi terjadinya kesalahan dalam perhitungan denda keterlambatan pengembalian, pembuatan kartu anggota dan pembuatan laporan. Pada aplikasi ini terdapat system security (pengamanan) yang berguna menjaga keamanan data perpustakaan, sehingga petugas perpustkaan tidak perlu kwatir kehilangan atau kekurangan data perpustakaan. Dengan demikian maka penggunaan kertas dan buku serta arsip-arsip pada pengolahan data sebelumnya akan lebih diminimalisir sehingga terlihat pola hemat kertas atau paperless sudah mulai terasa ketika menerapkan sistem ini.
Referensi
[1] Ramdhani Neila,. (2011). Kajian Psikologis Mengenai Komunikasi Berbasis Paperless Office, JURNAL PSIKOLOGI, VOLUME 38, NO. 2, DESEMBER 2011: 115
Iss ue 2, April - June 2014 ISSN : 2230-9519 (Online). ISSN : 2231-2463 (Print), 34 International Journal of Management & Business Studies www. ijmbs.co.
[3] Pendit, Putu Laxman. (2008). Perpustakaan Digital: A sampai Z. Jakarta. Cita Kami. [4] Rasiman. ( 2011). Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan Dan Akses Layanan
Perpustakaan, Seminar Nasional Forum Komunikasi Perpustakaan. Medan. Universitas Hkbp Nommensen. 1 Desember 2011. [5] Rodliyah, Ummi,. (2012). Perpustakaan Digital, Dan Prospeknya Menuju Resource Sharing.
Jurnal Visi Pustaka Vol. 14, No. 1, April 2012. [6] Arif., Saiful, Nur., dkk. (2013). Aplikasi Administrasi Perpustakaan Berbasis Web SMK Swasta Brigjend Katamso Medan. Jurnal Saintikom vol. 12, No. 1, Januari 2013.
[7] Soetimah. (2006). Perpustakaan, Kepustakawan dan Pustakawan. Yogyakarta: Kanisius. [8] Sutarno, NS. (2006). Perpustakaan dan Masyarakat. Sagung Seto. Jakarta [9] McIndoo, Todd. (2009). Paperless Office in Perspective A Document Management System for
Today. pp. 5-11