Institutional Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta: Modul Disposisi Pimpinan Tertintegrasi Dengan Sistem Informasi Akademik UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

  Panduan Penggunaan Fitur Disposisi Surat (Pada Aplikasi AIS) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

  14

  

Daftar Isi

  

1. Pendahuluan .............................................................................................................................. 3

  

2. Admin ......................................................................................................................................... 3

  

1.1 Pendataan Surat ......................................................................................................................... 4

  

1.2 Proses Surat .............................................................................................................................. 31

  

3. Pengguna .................................................................................................................................. 38

  

2.1 Surat Masuk ............................................................................................................................. 38

  

2.2 Disposisi Masuk ........................................................................................................................ 42

  

2.3 Disposisi Keluar ........................................................................................................................ 46

  1. Pendahuluan

Memo Pimpinan yang didisposisikan kepada unit terkait pada suatu instansi biasanya dilakukan

secara manual (hardcopy) termasuk di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Hal tersebut cukup

menyulitkan terutama dalam hal pelacakan (tracking) status memo/ disposisi Pimpinan tersebut.

Atas inisiatif Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (Prof. Dr. Dede Rosyada, M.A.), dikembangkanlah

Sistem Informasi Modul Disposisi Pimpinan pada tahun 2016. Database modul ini terintegrasi

dengan sistem ECampus (Academic Information System/ AIS) antara lain tabel User, Role, Struktur

Organisasi/ Jabatan.

  

Matriks Role utama pengguna yang berhubungan dengan sistem ini yaitu Admin dan Pengguna

biasa. Pada menu Admin terdapat dua menu utama yaitu Pendataan Surat dan Proses Surat. Dimana

dalam menu Pendataan Surat ada beberapa sub menu yaitu: Pendataan Jenis Surat, Jenis Disposisi,

Tujuan Surat, Sifat Surat, Klasifikasi Surat, Unit Kerja, dan Ruang Rapat. Pada menu Proses Surat

terdapat sub menu yaitu: Pesan Ruang Rapat, Proses Surat Keluar dan Surat Masuk. Sedangkan pada

menu akun pengguna yaitu pengecekan Surat Masuk, Disposisi Masuk, dan Disposisi Keluar.

  

Diharapkan modul sistem informasi ini bisa diterapkan sesuai dengan tujuan utamanya yaitu

digitalisasi memo/ disposisi pimpinan yang memudahkan pelacakan (trace) statusnya serta lebih

cepat sampai kepada yang dituju (efektif). Selain itu, dalam rangka mendukung kampus ramah

lingkungan dengan berkurangnya penggunaan kertas (efisien).

  2. Admin Pada halaman admin, ada dua buah menu yaitu: Pendataan Surat, dan Proses Surat.

1.1 Pendataan Surat

  Menu ini digunakan untuk melakukan pendataan terhadap data – data yang dibutuhkan dalam proses aktivitas disposisi surat. Ada beberapa menu pendataan yang terdapat pada modul ini diantaranya: Jenis Surat, Jenis Desposisi, Tujuan Surat, Sifat Surat, Klasifikasi Surat, Unit Kerja, dan Ruang Rapat.

a. Jenis Surat

  Menu ini digunakan untuk melakukan pendataan data jenis surat beserta data – data pendukung lainnya seperti: Nama Jenis Surat, dan Keterangan. Berikut tampilannya: Klik tombol tambah data untuk menambah data Jenis Surat. Akan muncul tampilan seperti ini:

  Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pendataan, dan kembali ke menu utama. Untuk melakukan perubahan data (edit), klik tombol edit yang berada pada sebelah kanan data yang akan diedit. Akan muncul tampilan seperti berikut:

  Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pengeditan, dan kembali ke menu utama. Untuk menghapus data, klik tombol delete ( ) yang berada pada sebelah kanan data yang akan dihapus. Akan muncul kotak dialog: Klik OK untuk manghapus data, atau klik Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data.

b. Jenis Desposisi

  Menu ini digunakan untuk melakukan pendataan data Jenis Desposisi beserta data – data pendukung lainnya seperti: Nama Jenis Desposisi, dan Keterangan. Berikut tampilannya:

  Klik tombol tambah data untuk menambah data Jenis Surat. Akan muncul tampilan seperti ini:

  Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pendataan, dan kembali ke menu utama. Untuk melakukan perubahan data (edit), klik tombol edit yang berada pada sebelah kanan data yang akan diedit. Akan muncul tampilan seperti berikut: Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pengeditan, dan kembali ke menu utama. Untuk menghapus data, klik tombol delete ( ) yang berada pada sebelah kanan data yang akan dihapus. Akan muncul kotak dialog:

  Klik OK untuk manghapus data, atau klik Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data.

c. Tujuan Surat

  Menu ini digunakan untuk melakukan pendataan data Tujuan Surat beserta data – data pendukung lainnya seperti: Nama Tujuan Surat, dan Keterangan. Berikut tampilannya: Klik tombol tambah data untuk menambah data Jenis Surat. Akan muncul tampilan seperti ini:

  Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pendataan, dan kembali ke menu utama. Untuk melakukan perubahan data (edit), klik tombol edit yang berada pada sebelah kanan data yang akan diedit. Akan muncul tampilan seperti berikut:

  Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pengeditan, dan kembali ke menu utama. Untuk menghapus data, klik tombol delete ( ) yang berada pada sebelah kanan data yang akan dihapus. Akan muncul kotak dialog: Klik OK untuk manghapus data, atau klik Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data.

d. Sifat Surat

  Menu ini digunakan untuk melakukan pendataan data Sifat Surat beserta data – data pendukung lainnya seperti: Nama Sifat Surat, dan Keterangan. Berikut tampilannya:

  Klik tombol tambah data untuk menambah data. Akan muncul tampilan seperti ini:

  Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pendataan, dan kembali ke menu utama. Untuk melakukan perubahan data (edit), klik tombol edit yang berada pada sebelah kanan data yang akan diedit. Akan muncul tampilan seperti berikut: Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pengeditan, dan kembali ke menu utama. Untuk menghapus data, klik tombol delete ( ) yang berada pada sebelah kanan data yang akan dihapus. Akan muncul kotak dialog:

  Klik OK untuk manghapus data, atau klik Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data.

e. Klasifikasi Surat

  Menu ini digunakan untuk melakukan pendataan data Klasifikasi Surat. Tampilan pada Menu ini berbentuk Tree. Ada dua buah Tab pada menu ini yaitu Klasifikasi Surat Tree, dan Klasifikasi Surat List. Berikut tampilannya: Pada Tab Klasifikasi Surat Tree, Klik tombol tambah data untuk menambah data. Akan muncul tampilan seperti ini:

  Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pendataan, dan kembali ke menu utama. Ada beberapa tombol yang digunakan untuk melakukan pendataan pada data yang sudah ada. Berikut diantaranya:

• Tombol Ceklis Aktif/Tidak Aktif Tombol Ceklis Aktif/Tidak Aktif ini ( ) digunakan untuk men-set status dari data klasifikasi surat apakah data klasifikasi surat tersebut aktif atau tidak aktif (ceklis untuk aktif, dan unceklis untuk tidak aktif).
• Tombol Tambah Data Tombol ini digunakan untuk menambah data child dari data yang dipilih. Jika di klik, akan muncul tampilan seperti ini:

  Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pendataan, dan kembali ke menu utama.

• Tombol Refresh Tombol ini digunakan untuk me-reload data yang dipilih agar dapat ditampilkan secara real-time.
• Tombol Copy Data Tombol ini digunakan untuk melakukan copy terhadap data yang sudah ada menjadi data baru sehingga tidak perlu melakukan input data ulang apabila data yang akan dibuat sama dengan data sebelumnya.
• Tombol Rubah Data Tombol ini digunakan untuk melakukan edit data.

  Untuk melakukan perubahan data (edit), klik tombol edit yang berada pada sebelah kanan data yang akan diedit. Akan muncul tampilan seperti berikut: Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pendataan, dan kembali ke menu utama.

• Tombol Hapus Data Digunakan untuk menghapus data yang dipilih. Untuk menghapus data, klik tombol delete ( ) yang berada pada sebelah kanan data yang akan dihapus. Akan muncul kotak dialog:

  Klik OK untuk manghapus data, atau klik Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data. Pada Tab kedua, yaitu tab Klasifikasi Surat List, tab ini menampilkan sebuah menu yang digunakan untuk melakukan pendataan data Klasifikasi Surat beserta data – data pendukung lainnya seperti: Kode, Nama, Klasifikasi Surat Parent, Status Aktif, dan Keterangan. Berikut tampilannya: Klik tombol tambah data untuk menambah data. Akan muncul tampilan seperti ini:

  Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pendataan, dan kembali ke menu utama. Untuk melakukan perubahan data (edit), klik tombol edit yang berada pada sebelah kanan data yang akan diedit. Akan muncul tampilan seperti berikut:

  Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pengeditan, dan kembali ke menu utama. Untuk menghapus data, klik tombol delete ( ) yang berada pada sebelah kanan data yang akan dihapus. Akan muncul kotak dialog:

  Klik OK untuk manghapus data, atau klik Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data.

f. Unit Kerja Menu ini digunakan untuk melakukan pendataan data Unit Kerja.

  Tampilan pada Menu ini berbentuk Tree. Ada dua buah Tab pada menu ini yaitu Unit Kerja Tree, dan Unit Kerja List. Berikut tampilannya: Pada Tab Klasifikasi Surat Tree, Klik tombol tambah data untuk menambah data. Akan muncul tampilan seperti ini:

  Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pendataan, dan kembali ke menu utama. Ada beberapa tombol yang digunakan untuk melakukan pendataan pada data yang sudah ada. Berikut diantaranya:

• Tombol Ceklis Aktif/Tidak Aktif Tombol Ceklis Aktif/Tidak Aktif ini ( ) digunakan untuk men-set status dari data klasifikasi surat apakah data klasifikasi surat tersebut aktif atau tidak aktif (ceklis untuk aktif, dan unceklis untuk tidak aktif).
• Tombol Tambah Data Tombol ini digunakan untuk menambah data child dari data yang dipilih. Jika di klik, akan muncul tampilan seperti ini:

  Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pendataan, dan kembali ke menu utama.

• Tombol Refresh Tombol ini digunakan untuk me-reload data yang dipilih agar dapat ditampilkan secara real-time.
• Tombol Copy Data Tombol ini digunakan untuk melakukan copy terhadap data yang sudah ada menjadi data baru sehingga tidak perlu melakukan input data ulang apabila data yang akan dibuat sama dengan data sebelumnya.
• Tombol Rubah Data Tombol ini digunakan untuk melakukan edit data.

  Untuk melakukan perubahan data (edit), klik tombol edit yang berada pada sebelah kanan data yang akan diedit. Akan muncul tampilan seperti berikut: Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pendataan, dan kembali ke menu utama.

• Tombol Hapus Data Digunakan untuk menghapus data yang dipilih. Untuk menghapus data, klik tombol delete ( ) yang berada pada sebelah kanan data yang akan dihapus. Akan muncul kotak dialog:

  Klik OK untuk manghapus data, atau klik Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data. Pada Tab kedua, yaitu tab Unit Kerja List, tab ini menampilkan sebuah menu yang digunakan untuk melakukan pendataan data Klasifikasi Surat beserta data – data pendukung lainnya seperti: Kode, Nama, UnitKerja Parent, Status Aktif, dan Keterangan. Berikut tampilannya: Klik tombol tambah data untuk menambah data. Akan muncul tampilan seperti ini:

  Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pendataan, dan kembali ke menu utama. Untuk melakukan perubahan data (edit), klik tombol edit yang berada pada sebelah kanan data yang akan diedit. Akan muncul tampilan seperti berikut:

  Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pengeditan, dan kembali ke menu utama. Untuk menghapus data, klik tombol delete ( ) yang berada pada sebelah kanan data yang akan dihapus. Akan muncul kotak dialog:

  Klik OK untuk manghapus data, atau klik Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data.

g. Ruang Rapat

  Menu ini digunakan untuk melakukan pendataan data Ruang Rapat beserta data – data pendukung lainnya seperti: Nama Ruangan, Kode Ruang, Gedung, dan Keterangan. Berikut tampilannya: Klik tombol tambah data untuk menambah data. Akan muncul tampilan seperti ini:

  Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pendataan, dan kembali ke menu utama. Untuk melakukan perubahan data (edit), klik tombol edit yang berada pada sebelah kanan data yang akan diedit. Akan muncul tampilan seperti berikut:

  Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pengeditan, dan kembali ke menu utama. Untuk menghapus data, klik tombol delete ( ) yang berada pada sebelah kanan data yang akan dihapus. Akan muncul kotak dialog: Klik OK untuk manghapus data, atau klik Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data.

  Proses Surat

1.2 Menu ini digunakan untuk melakukan pemrosesan terhadap surat. Ada

  beberapa menu pada modul ini yaitu: Pesan Ruang Rapat, Surat, Surat Keluar, dan Surat Masuk.

a. Pesan Ruang Rapat

  Menu ini digunakan untuk men-input data yang akan digunakan untuk proses pemesanan ruangan. Khususnya ruangan rapat. Berikut tampilannya: Klik tombol Pesan Ruangan untuk memesan ruangan. Akan muncul tampilan seperti ini: Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pendataan, dan kembali ke menu utama. Untuk melakukan perubahan data (edit), klik tombol edit yang berada pada sebelah kanan data yang akan diedit. Akan muncul tampilan seperti berikut:

  Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pengeditan, dan kembali ke menu utama. Untuk menghapus data, klik tombol delete ( ) yang berada pada sebelah kanan data yang akan dihapus. Akan muncul kotak dialog: Klik OK untuk manghapus data, atau klik Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data.

b. Surat

  Menu ini digunakan untuk mendata surat yang akan dikirimkan. Berikut tampilannya:

  Klik tombol Tambah Data untuk membuat data baru. Ada 3 buat tab pada menu ini: Isi Surat, Tanda Tangan, dan Tembusan. Tampilannya seperti ini:

  Jika data – data diatas sudah dilengkapi semua, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pendataan, dan kembali ke menu utama. Untuk melakukan perubahan data (edit), klik tombol edit yang berada pada sebelah kanan data yang akan diedit.

  Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pengeditan, dan kembali ke menu utama. Untuk menghapus data, klik tombol delete ( ) yang berada pada sebelah kanan data yang akan dihapus. Akan muncul kotak dialog:

  Klik OK untuk manghapus data, atau klik Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data.

  c. Surat Keluar

  d. Surat Masuk

3. Pengguna Menu ini terdapat pada sub menu: Surat. Surat Masuk

2.1 Pada menu ini, pengguna bisa melihat surat masuk. Berikut

  tampilannya:

  Klik tombol tambah data untuk menambah data. Akan muncul tampilan seperti ini:

  Jika data – data diatas sudah dilengkapi semua, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pendataan, dan kembali ke menu utama. Untuk melihat surat, klik tombol lihat surat yang berada pada sebelah kanan data yang akan diedit. Akan muncul tampilan seperti berikut:

  Untuk mendesposisikan surat, klik tombol Disposisi Surat yang berada pada sebelah kanan data yang akan diedit. Akan muncul tampilan seperti berikut: Pilih data pegawai yang ingin di desposisikan, isikan data Disposisi kepada, dan Isi Disposisi. Klik simpan jika sudah selesai.

  Disposisi Masuk

2.2 Menu ini digunakan untuk melihat disposisi surat yang ditujukan

  kepada kita sebagai pengguna. Berikut tampilannya: Untuk melihat isi surat, klik tombol lihat surat akan muncul tampilan seperti berikut:

  Kemudian untuk membalas disposisi, klik tombol balas disposisi . Berikut tampilannya:

  Untuk melihat disposisi surat, klik tombol disposisi surat tampilannya akan seperti berikut:

  Dan untuk mencetak disposisi, klik tombol cetak lembar disposisi . File askan dicetak dalam format PDF.

  Disposisi Keluar

2.3 Menu ini digunakan untuk melihat disposisi surat keluar yang

  ditujukan kepada orang lain sebagai pengguna. Berikut tampilannya:

  Dari informasi diatas bisa dilihat, surat tersebut didisposisikan kepada 5 orang pegawai. Data – data pegawai yang didisposisikan bisa dilihat detailnya dengan men-klik tombol expand . Berikut tampilannya:

  Untuk mencetak disposisi, klik tombol cetak lembar disposisi . File askan dicetak dalam format PDF.