Penerimaan Siswa Baru (PSB)
OpenThink SAS
( OpenThink School Automation System)
Penerimaan Siswa Baru (PSB)
PDF ini dipersembahkan oleh :
DRAFT
1. Pendahuluan
Penerimaan Siswa baru sudah dapat ditangani oleh OpenThink SAS. Tetapi untuk saat ini proses seleksi siswa baru yang diterima masih dilakukan secara manual, dalam artian tidak ada rumus atau parameter yang digunakan (semisal nilai ijazah, tes psikotes, dan semacamnya), jadi guru yang menjadi
panitia penerimaan siswa baru ataupun TU/SBA hanya memilih siswa mana saja yang lulus seleksi/diterima.
Masih banyak hal yang belum dibuat berkaitan dengan sistem penerimaan siswa baru, tetapi seiring waktu dan masukan dari rekan-rekan pengguna OpenThink SAS semua hal yang berkaitan dengan penerimaan siswa baru yang dapat mempermudah proses penerimaan baru akan diimplementasikan.
2. Penentuan Panitia Penerimaan Siswa Baru (PSB)
Gambar 1. Menu Penerimaan Siswa Baru
Pada OpenThink SAS, role yang berperan dalam modul Penerimaan Siswa Baru adalah : SBA/TU, Panitia PSB, dan Kepala Sekolah. SBA memiliki akses ke seluruh fungsionalitas modul Penerimaan Siswa Baru, dan hanya SBA pulalah yang memiliki hak untuk menambahkan data Panitia PSB.
Pegawai yang tercatat sebagai Panitia PSB, akan memiliki akses ke seluruh fungsionalitas modul Penerimaan Siswa Baru, kecuali ke Menu Setup → Panitia PSB. Ok .., sekarang Kita langsung praktek saja tentang bagaimana proses PSB ditangani (ketika artikel ini ditulis). Buka menu Penerimaan Siswa Baru → Setup → Panitia PSB, seperti terlihat pada Gambar 1. Berikutlah tampilan halaman Panitia Penerimaan Siswa Baru (PSB).
Gambar 2. Halaman Panitia Penerimaan Siswa Baru (PSB)
Dari Gambar 2 sudah jelas ... kan ? apa yang Anda harus lakukan untuk menambahkan Penitia PSB baru ? @_@
Gambar 3. Window Lookup Pegawai
Ok .., karena Kita ingin melakukan PSB untuk angkatan tahun 2009 ubahlah field Tahun Ajaran, menjadi 2009, kemudian klik tombol Pilih Pegawai, untuk menentukan siapa yang akan menjadi
Panitia PSB.
Jika Anda mengklik tombol Pilih Pegawai, maka akan muncul window untuk mencari data pegawai yang dimaksud dan memilihnya dengan cara meng-klik tombol Pilih. Jika ingin melakukan pencarian pegawai terlebih dahulu, isi field pada bagian atas, kemudian klik Cari. Seperti terlihat pada Gambar 3.
Gambar 4. Halaman Panitia PSB setelah seorang pegawai terpilih
Ok .., klik tombol Simpan untuk menambahkan data terpilih ini.
Gambar 5. Halaman Panitia PSB setelah beberapa data pegawai ditambahkan
Para pegawai yang menjadi Panitia PSB, ketika login maka Privieleges nya akan ditambah dengan
Privileges Panitia PSB. Dengan ketentuan pegawai/guru/user tersebut login di tahun ajaran dimana ia
menjadi Panitia PSB.Ok, untuk kelengkapan dokumentasi , berikut akan Saya berikan contoh. Kita coba login user Abbas
Musthafa dengan mengisi Tahun Ajaran 2009, lihat Gambar 6 :
Gambar 6. User Abbas Musthafa - C10793005, Login
Sebagai catatan sekaligus pengingat, karena di OpenThink SAS terdapat fasilitas ESS (Employee Self
Services), maka ketika account OpenThink SAS seorang pegawai pertama kali dibuat, username
Gambar 7. User Abbas Musthafa, dengan Privileges tambahan sebagai Panitia PSB
defaultnya adalah NIP, yang nantinya si pegawai yang bersangkutan dapat menambahkan username alternatif untuk kemudahan login (kalau malas menghapal NIP Anda sendiri ... @_@). Seperti telah dijelaskan tadi, Para User/Pegawai yang telah masuk kedalam data Panitia PSB di
OpenThink SAS, mereka akan mendapat akses keseluruh fungsionalitas modul Penerimaan Siswa Baru (PSB), kecuali bagian manajemen/pengaturan Panitia PSB. Jika mereka coba mengakses halaman ini, akan muncul pesan seperti pada Gambar 8.
Gambar 8. User Abbas mencoba mengakses halaman Panitia PSB
Seperti biasanya, PSB dibagi menjadi beberapa gelombang, untuk menentukan gelombang pendaftaran yang dibuka beserta range tanggal nya, silahkan buka menu Penerimaan Siswa Baru → Gelombang
Pendaftaran
Gambar 9. Gelombang Pendaftaran
Gambar 10. Pengisian Gelombang Pendaftaran Penerimaan Siswa Baru
Jika sudah mengisi semua informasi klik Simpan.
Gambar 11. Gelombang Pendaftaran Penerimaan Siswa Baru (PSB) Setelah Di Entri
Ok .., kalau gelombang sudah kita setup .., saatnya sekarang Kita mengentri data calon siswa yang telahmengembalikan berkas pendaftaran.
Kawan, OpenThink SAS telah mendukung registrasi online via web, jadi jika sekolah atau institusi pendidikan ingin membuka dua metode registrasi, online serta offline, maka disini Anda hanya perlu meng-entri data calon siswa yang mendaftar secara off-line, jadi meringankan beban kerja sekolah kan ? Selain itu ..., orang tua pun jadi lebih gak ribet ....@_@. Yah .., memang gak aneh .. :) Ok, langsung, saja, untuk mengentri data Calon Siswa buka Menu Penerimaan Siswa Baru → Data Calon Siswa (Lihat Gambar 1).
Gambar 12. Halaman Daftar Data Calon Siswa
Ok Kawan, pada Gambar 12 Anda lihat ada beberapa icon, yaitu icon PDF, Excel dan Myob. Seperti namanya, dengan meng-klik ini Anda akan mendapatkan data dalam format PDF, Excel lengkap, ataupun versi yang siap di import ke Myob (jika Institusi Anda menggunakan aplikasi Myob), tetapi Kami Sarankan, Anda menggunakan OpenThink ERPang telah diintegrasikan dengan Think SAS @_@, hemat biaya dan Ndak bikin Repot !, Oh ya.., OpenThink ERP ini sudah mendukung Multi Currency loh ... Sip, sekarang, tinggal klik Tambah, untuk mulai mengentri siswa baru, setelah mengklik tombol ini Anda akan dibawa ke halaman yang berisi beberapa form yang dikelompokkan dengan Tab menu, berikut ini adalah contoh Gambar-nya, sekalian Kita mengisi datanya ... :
Gambar 13. Halaman Data Calon Siswa – Tab Entri Data Keterangan Pribadi
Gambar 14. Halaman Data Calon Siswa – Tab Entri Data Tempat Tinggal
Gambar 15. Halaman Data Calon Siswa – Tab Entri Data Jasmani dan Kesehatan
Gambar 16. Halaman Data Calon Siswa – Tab Entri Data Pendidikan Sebelumnya
Pada tab Pendidikan sebelumya ini, Anda tidak dapat menulis nama Asal Sekolah, yang dapat Anda lakukan adalah, meng-klik tombol Pencarian, kemudian memilih nama Sekolah asal, jika nama sekolah asal calon siswa belum ada maka Anda bisa menambah sendiri, berikut tampikan lookup window Data sekolah serta Entri data Sekolah Baru.
Gambar 17. Halaman Lookup Daftar Nama Sekolah
Gambar 18. Halaman Penambahan Daftar Nama Sekolah
Gambar 19. Halaman Data Calon Siswa – Tab Entri Data Orang Tua Kandung Pada form Gambar 19, terdapat catatan :
“Apakah Calon Siswa ini memiliki Anak yang sebelumnya bersekolah di Unit Lain ? Jika, IYA, silahkan isi field [1] dengan memilih data orang tua/ayah dari database dan form [2] dan [3] tidak perlu diisi. ”
Untuk memastikan data orang tua siswa yang bersankutan, Anda klik saja tombol pencarian, maka akan muncul tabel lookup orang tua seperti berikut :
Gambar 20. Halaman Lookup Orang Tua Siswa
Isi text box pada bagian kanan atas, kemudian klik cari :
Gambar 21. Hasil Pencarian Halaman Lookup Orang Tua Siswa
Ok, jika ada, tinggal klik tombol Pilih ,
Gambar 22. Halaman Data Calon Siswa – Tab Entri Data Orang Tua Kandung, setelah memilih Data
Orang yang Telah Ada di Database Jika sudah, maka form Nama Ayah, dan Nama Ibu akan secara otomatis menghilang, benar-benar mempermudah kan ? @_@ , dengan cara demikian maka nanti pihak sekolah akan mengetahui anak Pak Joko Prayitno yang bersekolah di Yayasan Pendidikan atau Sekolah Kita ada berapa ? Data ini tentu bisa dimanfaatkan untuk hal lainnnya, semisal potongan biaya sekolah dan lain sebagainya.
Gambar 23. Halaman Data Calon Siswa – Tab Entri Data Kelengkapan
Gambar 24. Halaman Data Calon Siswa – Tab Entri Data Lain-Lain
Ok, jika sudah lengkap .., tinggal klik Simpan saja, jika tidak ada yang kesalahan dalam pengisian, maka Anda akan dibawa ke halaman detail calon siswa seperti terlihat pada Gambar 25.
Gambar 25. Halaman Data Lengkap Calon Siswa
Gambar 26. Halaman Daftar Calon Siswa
Halaman Seleksi Calon Siswa datanya (ketika artikel ini ditulis) diurutkan berdasarkan besarnya NEM (Nilai Evaluasi Murni). Berikut ini adalah contoh halaman Seleksi Calon Siswa dengan data dummy.
Gambar 27. Halaman Seleksi Calon Siswa
Halaman Seleksi Calon Siswa ini cukup sederhana seperti dapat Anda lihat pada Gambar 27. Untuk menentukan mana Calon Siswa yang diterima dan tidak cukup memilih Siswa yang dimaksud dengan meng-klik checkbox yang berada di bagian kanan nomor kemudian meng-klik tombol Diterima atau
Tidak Diterima pada bagian atas tabel. Jika sudah, maka nanti status calon siswa akan terlihat pada bagian kolom Status.
Secara default, proses Seleksi Calon Siswa ini melalui dua tahap, pertama dilakukan oleh Staff TU/SBA, kemudian melalui proses approval atau konfirmasi oleh kepala sekolah. Misal, sebagai contoh, pada data dummy ini, kita putuskan Calon Siswa bernama Eka Apriani diterima dan Tommy tidak diterima.
Gambar 28. Proses Seleksi Calon Siswa
Klik checkbox di baris data Eka Apriani, kemudian Klik Diterima, begitu juga dengan Tommy, tetapi kali ini kita meng-klik Tidak Diterima. Hasilnya akan terlihat pada gambar 28.
Gambar 29. Proses Seleksi Calon Siswa : Menunggu Persetujuan Kepala Sekolah
Pada kolom Status di Gambar 29, dapat Anda lihat status Eka Apriani dan Tommy, secara berurutan,
Diterima dan Tidak Diterima, kedua-duanya sedang menunggu konfirmasi atau approval dari Kepala Sekolah. Oh ya .., sebagai informasi, jika Nama Calon Siswa pada halaman Seleksi Calon Siswa kita klik, maka akan muncul popup windows yang memperlihatkan informasi detail tentang Calon Siswa yang bersangkutan, seperti terlihat pada Gambar 30.
Gambar 30. Informasi Detail Calon Siswa Sekarang Kita mengalihkan pembicaraan kita ke proses persetujuan penerimaan calon siswa oleh Kepala Sekolah.
User yang memiliki privilege sebagai kepala sekolah (catatan : privelege ini secara otomatis kepada pegawai yang memiliki jabatan struktural kepala sekolah di Data Pegawai), dapat mengakses halaman Seleksi Calon Siswa melalui menu Kepala Sekolah → Penerimaan Siswa Baru → Seleksi Calon Siswa.
Gambar 31. Menu Penerimaan Siswa Baru untuk Kepala Sekolah
Gambar 32 memperlihatkan halaman Seleksi Siswa Baru untuk Kepala Sekolah.
Gambar 32. Seleksi Penerimaan Calon Siswa Baru untuk Kepala Sekolah
Sama seperti sebelumnya, bedanya disini pada bagian atas ada dua buah tombol, yaitu : Setujui dan Tinjau dan Proses Kembali. Untuk menyetujui status yang masih pending, Anda tinggal memilih Calon Siswa yang dimaksud, kemudian meng-klik tombol Setujui.
Gambar 33. Proses Persetujuan Status Calon Siswa Oleh Kepala Sekolah Jika sudah, hasilnya akan terlihat seperti pada Gambar 34.
Gambar 34. Status Calon Siswa Setelah Disetujui Oleh Kepala Sekolah
Bersambung ....