6. Perencanaan - Repository UNIKOM

  Pertemuan VI PERENCANAAN PERENCANAAN

  Program Studi Sistem Informasi Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia Universitas Komputer Indonesia Bandung Bandung

  

Pengertian Perencanaan

Pengertian Perencanaan

• • perencanaan sebagai awal kita melakukan

  proses manajemen sebelum kita melakukan pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan.
• Menurut George R. Terry perencanaan adalah: “planning is the selecting and

  

relating of fact and the making and using

of assumption regarding the future in the

visualization and formulating of proposed

activities believed necessary to achieve desired result”.

• Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret.
• Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang.
• Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.

• Rasional (dibuat dengan pemikiran yang

  rasional; tidak secara khayalan/angan-angan; harus dapat dilaksanakan);

• Estimasi (dibuat berdasarkan analisa fakta dan

  perkiraan yang mendekati/estimate; untuk pelaksanaan yang akan segera dikerjakan);

• Preparasi (dibuat sebagai persiapan/pre-parasi;

  pedoman/patokan tindakan yang akan dilakukan/ bukan untuk yang telah lalu);

• Operasional (dibuat untuk dilaksanakan; untuk

  keperluan tindakan-tindakan kemudian dan

  Fungsi Perencanaan

Fungsi Perencanaan

  Menurut Robbins dan Coulter:

Perencanaan sebagai Pengarah

• Perencanaan sebagai Minimalisasi  Ketidakpastian Perencanaan sebagai Minimalisasi  Pemborosan Sumber Daya Perencanaan sebagai Penetapan  Standar dalam Pengawasan Kualitas.

  Persyaratan Perencanaan

Persyaratan Perencanaan 1. Faktual atau realistis

  2. Logis dan rasional.

  3. Fleksibel.

  4. Komitmen.

  5. Komprehensif.

  

Jenis Perencanaan

Jenis Perencanaan

  1. Misi atau Maksud (Mission atau Purpose)

  menggambarkan peranan atau maksud keberadaan suatu organisasi pada masyarakat tertentu.

  2. Tujuan

  merupakan titik akhir dimana aktivitas organisasi diarahkan. Strategi merupakan rencana umum/ pokok untuk mencapai tujuan organisasi.

  3. Kebijakan

  merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan (khususnya cara berpikirnya).

  4. Prosedur

  merupakan serangkaian aktivitas atau tindakan, yang lebih mengarahkan tindakan (bukan cara berpikir).

  5. Aturan

  merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif, untuk dilakukan atau tidak dilakukan.

  6. Program

  merupakan jaringan kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya, dan elemen lainnya, berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih.

  7. Anggaran

Proses Perencanaan

  

Proses Perencanaan

  

Lingkungan Eksternal Organisasi

Misi Organisasi

Tujuan Strategis

  Tujuan Operasional Tujuan Taktis Rencana Operasional Rencana Taktis

  Rencana Strategis

  

Berdasarkan tujuan organisasi, perencanaan

Berdasarkan tujuan organisasi, perencanaan

dikelompokkan dalam 3 jenis perencanaan dikelompokkan dalam 3 jenis perencanaan

  1. Perencanaan Strategis

  2. Perencanaan Taktis

  3. Perencanaan Operasional

  1) Rencana Tunggal (sekali pakai) 2) Rencana Standing

• Proses Perencanaan
• – Perencanaan Strategis • Dari misi organisasi diturunkan tujuan strategis.

  Rencana strategis ditujukan untuk mencapai tujuan strategis. Biasanya rencana strategis ditetapkan oleh manajemen puncak.

• – Perencanaan Taktis
• Rencana taktis diturunkan dari misi dan rencana strategis. Rencana taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis yang merupakan bagian tertentu dari rencana strategis. Fokus pada hubungan manusia dan aksi, dan biasanya ditetapkan oleh menajemen menengah.
• – Rencana Operasional

• Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis. Rencana operasional lebih sempit dengan jangka waktu yang lebih pendek dan banyak melibatkan manajemen tingkat bawah.
• – Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang, contoh: program, proyek, dan anggaran.
• – Rencana Standing untuk aktivitas yang berulang, contoh: kebijakan, prosedur standar, dan aturan.
MACAM PERENCANAAN MACAM PERENCANAAN

  1. Penggunaan

   single use plans (sekali pakai)  repeats plan/standing plan (berulang/tetap).

  2. Proses

  

  policy planning

   program planning 

  operasional planning

  3. Jangka Waktu

  

  long range planning (5 - 25 th),

  

  intermediate planning (1 – 5 th),

  4. Wilayah/tempat Pelaksanaan 

  Rural planning  city planning

   regional planning

   national planning

  5. Materi/objek  personnel planning,

   financial planning,

   industrial planning,

   educational planning,

   sosio economic planning,

  6. Segi umum dan khusus  general plans (rencana umum)

   special plans (rencana khusus)

   over all planning (perencanaan pola kerja umum)

  

Perencanaan Situasional

Perencanaan Situasional

• • Perencanaan situasional merupakan

  perencanaan yang memasukkan alternatif perencanaan yang berbeda. Dapat dikatakan perencanaan situasional adalah perencanaan cadangan, apabila rencana A tidak berhasil karena adanya sebab-sebab tertentu maka rencana B dapat dilaksanakan.

  Beberapa Alat Bantu Bagi Beberapa Alat Bantu Bagi

  

Perencanaan

Perencanaan

  1. Perencanaan dengan Flow Chart

  2. Penjadwalan Melalui Gantt Chart

  3. Perencanaan dengan PERT

  

Perencanaan dengan Flow

Perencanaan dengan Flow

Chart Mulai

  Chart

  Perlu buku _bacaan

_{Tidak Berhenti} Ya Beli buku _bacaan? Ya

^{Tidak Pinjam} Penjadwalan Melalui Gantt Chart

Penjadwalan Melalui Gantt Chart

  Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 Pekerjaan

  I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

  1. Pembelian bahan baku

  2. Proses produksi

  3. Pergudangan

  4. Pengiriman

Perencanaan dengan PERT

  

Perencanaan dengan PERT

  1

  6

  7

  5

  4

  3

  2 (A) Desain Produk

  (B) Riset Pasar (C) Produksi

  Terbatas (D) Penyusunan Lay-Out

  Produksi (E) (F)

  Estimasi Biaya (G) Promosi

  (H) Produksi Massal Selesai Hambatan dalam perencanaan

Hambatan dalam perencanaan

  1. Kurang pengetahuan tentang organisasi;

  2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan;

  3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif;

  4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang;

  5. Biaya;

  6. Takut gagal;

  7. Kurang percaya diri;

  8. Ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuan- tujuan alternatif. Cara mengatasi hambatan

Cara mengatasi hambatan

  2. Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya perubahan, manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang efektif.

  3. Mengembangkan suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif, suatu “track record” yang

berhasil mendorong kepercayaan kepada para

pembuat rencana serta menyebabkan rencana baru tersebut diterima.

  4. Menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu.

• MBO (Management By Objectives)
• – Merupakan metode penetapan tujuan secara partisipatif yang dipopulerkan oleh Peter Drucker. MBO berangkat dari asumsi karakteristik manusia Y. Partisipasi dan komunikasi merupakan kunci MBO.
• – Efektivitas MBO
• Komitmen manajemen puncak, penetapan tujuan dari manajemen puncak, penetapan tujuan dan

  tanggungjawab individu yang jelas, partisipasi,

  komunikasi, otonomi dan review (evaluasi) prestasi.
• – Kelemahan MBO dan Cara

Mengatasi

• Inheren pada MBO, menyerap tenaga dan waktu yang banyak, pekerjaan administratif yang banyak, proses yang rumit yang membutuhkan kemauan belajar.
• Di luar MBO yang secara teoritis dapat dihilangkan, contoh adalah komitmen manajemen puncak yang kurang, gaya manajemen yang otoriter, keterampilan hubungan manusiawi yang kurang.

• – Langkah Memecahkan Kelemahan

MBO;

• Komitmen Manajemen Puncak diperkuat
• Mendorong partisipasi
• Memberi pelatihan komunikasi pada manajer yang mempunyai keterampilan hubungan manusiawi yang kurang
• Umpan balik yang efektif
• Menetapkan tujuan yang jelas
• Memberi pelatihan dalam penggunaan MBO

Perencanaan Strategis Perencanaan Strategis

• Pengertian dan Komponen Strategi
• – Strategi didefinisikan sebagai “penetapan tujuan jangka panjang yang mendasar dari suatu organisasi, dan pemilihan alternatif tindakan dan alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut”.
• Proses Perencanaan Strategis
• – Formulasi Misi dan Tujuan
>Fokus pada pasar
• Dapat dicapai
• Dapat memotivasi
• Spesifik

• – Analisis Tujuan dan Strategi Saat Ini
• Tujuan dan strategi saat ini dievaluasi untuk menentukan apakah sudah sesuai dengan tujuan dan strategi seharusnya.
• – Analisis Lingkungan

• • Perubahan di lingkungan dianalisis untuk melihat

  apakah ada kesempatan strategis yang bisa dimanfaatkan.
• – Analisis Sumberdaya

• • Mencoba melihat kekuatan sumberdaya organisasi

  relatif terhadap pesaingnya, dalam mencapai tujuan organisasi dan memanfaatkan kesempatan strategis.
• – Identifikasi Kesempatan Strategis

• Kesempatan strategis muncul apabila ada gap (perbedaan) antara hasil yang diperoleh dengan strategi saat ini dengan hasil yang diperoleh apabila strategi lain (strategi yang seharusnya) digunakan.
• – Pengambilan Keputusan Strategis
• Setelah kesempatan strategis diidentifikasi, alternatif keputusan strategis bisa dikembangkan. Kemudian alternatif terbaik dipilih.
• – Pelaksanaan Strategi
• Setelah alternatif terbaik dipilih, alternatif tersebut perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
• – Evaluasi dan Pengendalian Strategis
• Kemajuan pelaksanaan strategi perlu dievaluasi, untuk memastikan apakah perencanaan sesuai dengan rencana, dan apakah pelaksanaan
• Tingkatan Strategi

• – Tingkat Korporasi (corporate level)
• Merupakan keputusan pasar mana yang akan dimasuki.
• – Tingkat Unit Bisnis (business unit)
• Merupakan keputusan bagaimana bersaing pada setiap pasar.
• – Tingkat Fungsional (functional

  level)

• Merupakan keputusan bagaimana menjalankan setiap fungsi dalam organisasi.
• – Strategi Tingkat Korporasi

• Pendekatan Nilai • Pendekatan Unit Bisnis

  

Strategi Umum merupakan kerangka strategi

  keseluruhan yang dirumuskan oleh manajemen puncak. Contoh: integrasi vertikal, horizontal, strategi penarikan, strategi stabilitas, strategi pertumbuhan.

  Strategi Portofolio Bisnis berawal dar unit

  bisnis, yaitu unit yang independen. Contoh: Matrix BCG.

• – Strategi Tingkat Unit Bisnis
• Strategi yang dikembangkan oleh Porter dapat digunakan untuk menganalisis strategi unit bisnis. Menurut Porter, daya tarik industri ditentukan oleh lima faktor:
• – Halangan untuk Masuk – Kekuatan Pelanggan – Ancaman Produk Substitusi – Persaingan dalm Industri
• Sedangkan Strategi Generik Porter ada tiga:
• – Differensial – Kepemimpinan Biaya Rendah – Fokus
• – Strategi Fungsional

• Ditujukan untuk fungsi organisasi seperti pemasaran, keuangan, produksi, sumberdaya manusia, serta riset dan penemban
• Implementasi Strategi
• – Strategi dan Struktur
• Menurut Chandler, struktur mengikuti strategi. Organisasi biasanya melewati tiga tahap yaitu struktur unit, fungsional, kemudian multi divisi.

• – Peranan Manajer Puncak (CEO atau

  Chief Executive Officers)

• Manajer puncak mempunyai peranan penting dalam perencanaan dan pelaksanaan strategi. Manajer puncak melembagakan strategi. Organisasi dapat mendatangkan manajer puncak dari luar atau dari dalam.

• – Memahami Hambatan Pelaksanaan

  Strategi

• Manajer perlu memahami perencanaan dan pelaksanaan strategi.

  

Tindakan / Langkah-langkah

Tindakan / Langkah-langkah

  Pokok Perencanaan

Pokok Perencanaan

• Menentukan masalah, tugas, tujuan dan kebutuhan secara jelas;
• Mencari informasi secara lengkap

  yang berhubungan dengan berbagai

  kegiatan;
• Mengorbservasi, meneliti, menganalisis dan mengklasifikasi informasi yang sudah terkumpul;

• Melaksanakan metode perencanaan yang telah dibuat dengan menetapkan pelaksanaan rencana (memilih rencana yang diajukan/ memantapkan perencanaan dan mempertimbangkan hambatan- hambatan dengan berbagai kegiatan;
• Menetapkan planning alternatif;
• Memilih dan memeriksa rencana yang diajukan;

• • Membuat sintesis (metode/alternatif

  penyelesaian);

• • Mengatur urutan dan waktu rencana

  secara terperinci; • Mengadakan evaluasi (penilaian).

  

PERENCANAAN YANG BAIK

PERENCANAAN YANG BAIK

  

1. Mengetahui sifat/ciri/prinsip rencana

yang baik, sebagai berikut :

• Mempermudah tercapainya tujuan,
• Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi,
• Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan,
• Disertai perincian yang teliti,
• Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan,
• Bersifat sederhana,
• Luwes,
• Dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko,
• Bersifat praktis/pragmatis, • Merupakan forcasting.

  

2. Memandang proses perencanaan

sebagai suatu rangkaian pertanyaan

yang harus dijawab, sbb:

• What (apa) = tujuan (tindakan apa yang perlu dilakukan)
• When (kapan) = waktu (kapan hal tersebut perlu dilakukan)
• How (bagaimana) = cara mengerjakannya

  (bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut)

• Who (siapa) = tenaga kerja (siapa yang melakukan pekerjaan tersebut)
• Where (dimana) = tempat (dimana pekerjaan itu harus dilakukan)
• Why (mengapa) = keperluannya (mengapa

  3. Memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yang harus

dipecahkan dengan mempergunakan

teknik-teknik ilmiah (scientific techniques

of problem solving), melalui langkah: