Badan Penjaminan Mutu UAD Continuous Quality Improvement toward Excellence Performance - Repository Universitas Ahmad Dahlan
UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN
BADAN PENJAMINANMUTU
BUKAN KANTOR BIASA
Continuous Quality
Improvement
toward
Excellence Performance
PIMPINAN DAN STAF BPM UAD
1 Kepala : Drs. Widodo, M.Si.
2 Sekretaris : Dra. Listiatie B Utami, M.Sc.
3 Kepala Unit Monev : Dra. Listiatie B Utami, M.Sc.
4 Kepala Unit UKHP : Utik Bidayati,S.E.M.Si.
5 Kepala UPPM : Dewi Soyusiawati, S.T., M.T.
6 Staf Admnistrasi : Siti Khayauti, Ros, dan Dian.
7 Auditor : 10 orang
8 PSM : 20 orang
PIMPINAN DAN STAF BPM-UAD
Listie Ka UMonevin
Widodo Ka BPM Utik Ka UPPH Dewi Ka UPPM Uti Ros Dian
PENGELOLA MUTU UAD
bersama
INSTRUKTUR IWA2:2007
PENDAHULUAN
1. Universitas Ahmad Dahlan senantiasa berupaya memperbaiki
kinerja semua komponen. Sebagai lembaga yang memberikan pelayanan jasa pendidikan sudah seharusnya memberikan yang terbaik untuk semua pihak yang berkepentingan.
2. Kualitas menjadi kunci untuk meningkatkan daya saing lembaga.
UAD telah menerapkan Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi agar tumbuh budaya mutu mulai dari bagaimana menetapkan standar, memenuhi standar, dan mengendalikan standar.
3. Sistem Penjaminan Mutu Universitas Ahmad Dahlan adalah
sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan UAD dalam penetapan kebijakan, sasaran, rencana dan proses/ prosedur mutu serta pencapaiannya secara berkelanjutan. (continuous improvement).DASAR HUKUM (1) DASAR HUKUM (1)
UU.No.20 Tahun 2003 tentang Sisdiknas
UU.No.20 Tahun 2003 tentang Sisdiknas
Pasal 50 ayat(2): Pemerintah menentukan kebijakan nasional dan standar
nasional pendidikan untuk menjamin mutu pendidikan
nasional;Pasal 60: (1) Akreditasi dilakukan untuk menentukan kelayakan program dan satuan pendidikan pada jalur pendidikan formal dan nonformal pada setiap jenjang dan jenis pendidikan.
(2) Akreditasi terhadap program dan satuan pendidikan dilakukan oleh Pemerintah dan/atau lembaga mandiri
yang berwenang sebagai bentuk akuntabilitas publik.
DASAR HUKUM (2) DASAR HUKUM (2)
PP.No.19 Tahun 2005 Tentang SNP
PP.No.19 Tahun 2005 Tentang SNP
Pasal 1 butir 1: SNP adalah kriteria minimal tentang sistem pendidikan di
seluruh wilayah hukum Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Pasal 4: SNP bertujuan menjamin mutu pendidikan nasional dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa dan membentuk watak serta peradaban bangsa yang bermartabat.DASAR HUKUM (3) DASAR HUKUM (3)
PP.No.19 Tahun 2005 Tentang SNP
PP.No.19 Tahun 2005 Tentang SNP
Pasal 91:
(1) Setiap satuan pendidikan pada jalur formal dan non- formal
wajib melakukan penjaminan mutu pendidikan.(2) Penjaminan mutu pendidikan sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) bertujuan untuk memenuhi atau melampaui SNP.
Pasal 1 butir 27: Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi yang selanjutnya disebut BAN-PT adalah badan evaluasi mandiri yang menetap kan kelayakan program dan/atau satuan pendidikan pada jenjang pendidikan tinggi dengan mengacu pada Standar Nasional Pendidikan
DASAR HUKUM (4) DASAR HUKUM (4)
PP.No.19 Tahun 2005 Tentang SNP
PP.No.19 Tahun 2005 Tentang SNP
(1) Lingkup SNP meliputi:
a. Standar isi;
b. Standar proses;
c. Standar kompetensi lulusan;
d. Standar pendidik dan tenaga kependidikan;
e. Standar sarana dan prasarana;
f. Standar pengelolaan;
g. Standar pembiayaan; h. Standar penilaian pendidikan.
(2) Untuk penjaminan dan pengendalian mutu pendidikan
sesuai dengan SNP dilakukan evaluasi, akreditasi , danDASAR HUKUM (5) DASAR HUKUM (5)
PP.No.19 Tahun 2005 Tentang SNP
PP.No.19 Tahun 2005 Tentang SNP
Pasal 92 ayat (1): Menteri mensupervisi dan membantu satuan perguruan tinggi melakukan penjaminan mutu
Pasal 92 ayat (8): Menteri menerbitkan pedoman program penjaminan
mutu satuan pendidikan pada semua jenis, jenjang dan
jalur pendidikan.DASAR HUKUM (6) DASAR HUKUM (6)
HELTS 2003 - 2010 HELTS 2003 - 2010
Butir E Isu stretagis: Dalam organisasi yang sehat peningkatan mutu berkelanjutan menjadi perhatian utamanya. Penjaminan Mutu harus dilakukan secara internal, dilembagakan dalam masing-masing prosedur standar organisasi, dan juga harus melibatkan pihak-
pihak eksternal. Namun, karena mutu/kualitas juga menjadi
perhatian para pelanggan, maka pengembangan kualitas harus ditujukan pada menghasilkan outputs dan outcomes yang berkualitas sebagai bagian dari akuntabilitas publik.PENGEMBANGAN SPMI PENGEMBANGAN SPMI UAD UAD 2004 2005 Juli 2008 April 2009 Juni 2010 Nov 2010 Des 2010 Serifikasi Initial Audit
ISO 9001:2008 BAPSI
ISO 9001:2008 AMAI dan dan IWA2:2007 SPMI Penetapan
IWA2:2007 BPM
Dan IWA2:2007 ISO 9001:2008 Main Audit Versi DIKTI 2009
58 SPMI Terbaik
VISI, MISI, DAN TUJUAN Visi
Menjadi Badan Penjaminan Mutu yang terdepan dalam
implementasi mutu Pendidikan Tinggi didasari
intelektual, nilai-nilai moral, dan nilai-nilai islami dalam
rangka mewujudkan UAD menjadi universitas bertaraf
internasional MisiMendorong seluruh bagian/unit yang ada di UAD untuk
membangun sistem dan proses yang berorientasi pada
mutu serta sikap bersaing dalam konteks kerjasama
sehingga dapat mencapai prestasi tertinggi dengan
mengacu pada visi dan misi UAD Tujuan Membantu tercapainya visi dan misi UADPERAN BPM UAD (1)
1. Merencanakan dan merancang model SPM-PT UAD
2. Menyiapkan dan menyusun perangkat/dokumen sistem mutu
3. Menjamin dan mengawal implimentasi SPM-PT UAD
4. Melakukan monitoring implimentasi Sistem Penjaminan Mutu dan pengukuran Sasaran Mutu dan Rencana Mutu serta Evaluasi Diri oleh unit.
5. Melakukan training, workshop, konsultasi, tutorial, pendampingan dan kerjasama dalam bidang Sistem Penjaminan Mutu 6. Melakukan pengukuran kepuasan stakeholders.
PERAN BPM UAD (2)
7. Melakukan Audit Mutu Internal (AMI) implimentasi
Sistem Penjaminan Mutu (SPMI) dan pencapaian
Sasaran Mutu dan Rencana Mutu.8. Melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) sebagai forum evaluasi dan tindak lanjut hasil AMI dan implementasi Sistem Penjaminan Mutu.
9. Melaporkan secara periodik kepada Rektor kepada
Rektor hal-hal yang berkaitan dengan implimentasi SPMI –UAD.10.Menjalin hubungan dengan pihak luar dalam hal Sistem Penjaminan Mutu
11.Mengkoordinasikan program dan hibah
STRUKTUR ORGANINASI BPM REKTOR
WAKIL REKTOR KPM KOORDINASI MONEV PSM SEKRETARIAT DEKAN PSM FAKULTAS BPM PSM
KEIKUT SERTAAN DALAM PELATIHAN MUTU 1.
6. Pelatihan IWA2:2007 (PT SGS ,2010) Pelatihan IWA2:2007 (PT SGS ,2010)
9. Workshop of Baldrige Criteria for Higher Education
Workshop of Baldrige Criteria for Higher Education
on the May 2011, JW Marriott Kuala Lumpur on the May 2011, JW Marriott Kuala LumpurDIKTI (2010) 9.
8. Intensive Technical Assistance by Intensive Technical Assistance by DIKTI (2010)
PTS oleh Kopertis Wilayah V DIY (2010) 8.
7. Nara Sumber Lokakarya Praktek Baik SPMIPT bagi
Nara Sumber Lokakarya Praktek Baik SPMIPT bagi
PTS oleh Kopertis Wilayah V DIY (2010)7.
1. Pelatihan SPMI UGM (2005) Pelatihan SPMI UGM (2005)
2.
5. Pelatihan Lead Auditor ISO 9001: 2008 (2010) Pelatihan Lead Auditor ISO 9001: 2008 (2010)
5.
4. Pelatihan Audit Internal dari DIKTI (2008) Pelatihan Audit Internal dari DIKTI (2008)
4.
3. Worshop Borang Baru oleh BAN PT (2007) Worshop Borang Baru oleh BAN PT (2007)
3.
2. Pelatihan Manajemen PT oleh Dikti (2004,2005) Pelatihan Manajemen PT oleh Dikti (2004,2005)
6.
KEIKUT SERTAAN DALAM FORUM MUTU 1.
1. Forum Penjaminan Mutu DIY Forum Penjaminan Mutu DIY (2006)
(2006) 2.
2. Sosialisasi SPMI dari DIKTI (2008) Sosialisasi SPMI dari DIKTI (2008)
3.
3. Sosialisasi Borang Baru BAN PT Sosialisasi Borang Baru BAN PT (2010)
(2010) 4.
4. Pertemuan AQAN (2010) Pertemuan AQAN (2010)
FORUM AQAN
FOCUS Find: Determine a process problem that needs to be improved Organize:
Create a team that is knowledgeable about the process problem
and willing to work together Clarify: Study the process to identify all areas of the problem. Understand: Collect and analyze data to gain comprehensive information about the current process and possible improvement plans Select:PDCA Plan: Determine the goals to be achieved and develop a strategy to reach those goals Do: Implement the plan Check :
The plan by comparing the resulting outcomes with the
original goals Act: Revise the plan to meet more of the goals and test it with implement the successful plan throughout the organization
PLAN
Continuous Quality
Improvement
toward
Excellence Performance
WORKSHOP
BORANG BARU BAN PT
PELATIHAN IWA2:2007
MODEL SPMI UAD 1.
KEBIJAKAN MUTU UAD
Universitas Ahmad Dahlan adalah Perguruan
Universitas Ahmad Dahlan adalah Perguruan
Tinggi Muhammadiyah yang Unggul dan
Tinggi Muhammadiyah yang Unggul dan
mampu beradaptasi dalam perubahan global.
mampu beradaptasi dalam perubahan global.
Secara berkelanjutan menghasilkan lulusan
Secara berkelanjutan menghasilkan lulusan
yang berdaya saing tinggi dan
yang berdaya saing tinggi dan
mampu
mampu
mengimplementasikan nilai nilai keislaman
mengimplementasikan nilai nilai keislaman
dan kemuhammadiyahan dan kemuhammadiyahanSASARAN MUTU UAD
1. Peningkatan Kerjasama internasional minimal 3 per tahun
2. Semua layanan pembelajaran berbasis IT
3. Minimal 10 mahasiswa per tahun memiliki reputasi nasional
4. Jumlah jurnal terakreditasi minimal 5 buah
5. Lulusan berkarya sesuai bidang keilmuan dalam kurun waktu 6 bulan minimal 80%
6. Mahasiswa menyelesaikan studi tepat waktu
7. Minimal 80% lulusan memahami Kemuhammadiyahan
8. Lulusan mampu membaca Al-Qur’an dengan fasih
9. Lulusan mampu berkomunikasi global
10.Publikasi dosen dlm jurnal internasional minimal 10/tahun
11.Dosen memiliki Indeks Kinerja Dosen ≥3.00 (skala 4)
12.Indeks kepuasan stakeholders ≥3.00 (skala 4) minimal
DOCUMENTS
Continuous Quality
Improvement toward Excellence PerformanceMATRIK (1) SNP versus STANDAR UAD
NO SNP NO UAD
1 STANDAR KOMPETENSI LULUSAN
1
2 SASARAN MUTU RENCANA MUTU
2 STANDAR PROSES
1
2
3
4
5
6 SOP PMB SOP REGRISTRISTRASI SOP PERKULIAHAN SOP KEGIATAN PRAKTIKUM SOP SKRIPSI SOP WISUDA MATRIK (2) SNP versus STANDAR UAD
N SNP N UAD O
O
3 STANDAR
4 STANDAR PENGELOLAAN 1 SOP RTM
2 SOP PENYUSUNAN KALENDER AKADEMIK DAN PEDOMAN
3 AKADEMIK SOP AMI
5 STANDAR PEMBIAYAAN
1 SOP PENYUSUNAN ANGGARAN
6 STANDAR SARANA
1 SOP PENGADAAN BARANG PRASARANA
2 SOP PERAWATAN FASILITAS
7 STANDAR PENDIDIK DAN
1 SOP PENGENDALIAN MUTU TENAGA KEPENDIDIKAN
2 DOSEN SOP PELATIHAN SDM MATRIK (3) SNP versus STANDAR UAD
N SNP N UAD O O
9 STANDAR KERJASAMA
1 SOP PENGELOLAAN KERJASAMA
10 STANDAR LAIN
1 SOP PENGEMBANGAN PRODI
2 SOP PENELITIAN
3 SOP PENGABDIAN MASYARAKAT
4 SOP LAYANAN KARIR SOP PENGENDALIAN PRODUK SOP APR SOP AL ISLAM DAN KEMUHAMMADIYAHAN
11 STANDAR SISTEM
1 LAYANAN INFORMASI
6 KELOMPOK SOP 1.
1. SOP SISTEM MUTU SOP SISTEM MUTU 2.
2. SOP PEMBELAJARAN SOP PEMBELAJARAN 3.
3. SOP SUMBER DAYA SOP SUMBER DAYA 4.
4. SOP PENGEMBANGN INSTITUSI SOP PENGEMBANGN INSTITUSI 5.
5. SOP PENELITIAN SOP PENELITIAN 6.
6. SOP PENGABDIAN MASYARAKAT SOP PENGABDIAN MASYARAKAT
SOP SISTEM MUTU 1.
1. Sistem Dokumentasi Sistem Dokumentasi 2.
2. Pengendalian dokumen Pengendalian dokumen 3.
3. Catatan Mutu Catatan Mutu 4.
4. Academic Peer review Academic Peer review 5.
5. Audit Mutu Internal Audit Mutu Internal 6.
6. Pengukuran & analisis Pengukuran & analisis 7.
7. Tinjauan Manajemen Tinjauan Manajemen
SOP PEMBELAJARAN 1.
7. Kurikulum Kurikulum
11. Pengembangan karir Pengembangan karir
11.
10. Praktikum Praktikum
10.
9. Sarana Prasarana Sarana Prasarana
9.
8. Pedoman akademik Pedoman akademik
8.
1. Penerimaan Mhs Baru Penerimaan Mhs Baru
2.
6. Wisuda Wisuda
6.
5. Skripsi Skripsi
5.
4. Ujian Ujian
4.
3. Perkuliahan Perkuliahan
3.
2. Registrasi Registrasi
7.
PROSEDUR (SOP) PROSEDUR (SOP) PEMBELAJARAN PEMBELAJARAN Registrasi Tugas Akhir Kurikulum/ Bahan ajar Dosen Sarana & prasarana
Pengemba ngan Jurusan PMB
01 Perkuliahan
03
02 Wisuda Carrier
07
06
05
10
09
08
Akademik Praktikum Ujian
04
13
12
11 Buku Panduan
SOP SUMBER DAYA 1.
1. Staf non edukatif Staf non edukatif 2.
2. Mutu dosen Mutu dosen 3.
3. Pelatihan SDM Pelatihan SDM 4.
4. Penyusunan anggaran Penyusunan anggaran 5.
5. Pengadaan barang Pengadaan barang 6.
6. Perawatan fasilitas Perawatan fasilitas 7.
7. Pembinaan ke-Mhs-an Pembinaan ke-Mhs-an
SOP PENGEMBANGAN
INSTITUSI 1.
1. Kerjasama Kerjasama 2.
2. Pengembangan Prodi Pengembangan Prodi 3.
3. Layanan Sistem Informasi Layanan Sistem Informasi 4.
4. Nilai Kemuhamadiyahan Nilai Kemuhamadiyahan 5.
5. Nilai Keislaman Nilai Keislaman 6.
6. Layanan kemahasiswaan Layanan kemahasiswaan
DISTRIBUSI SOP KE: 1.
1. Rektor dan Para Wakil Rektor Rektor dan Para Wakil Rektor 2.
2. Dekan, Wakil Dekan, Kaprodi, Ka Dekan, Wakil Dekan, Kaprodi, Ka
Laboratorium, dan Kepala TU Laboratorium, dan Kepala TU 3.
3. Biro, Badan, Lembaga, Pusat, Bidang Biro, Badan, Lembaga, Pusat, Bidang
KEBERHASILAN PLAN 1.
1. Keterlibatan semua pihak Keterlibatan semua pihak 2.
2. Komitmen pimpinan bagus Komitmen pimpinan bagus 3.
3. Proses bisnis terdokumentasi Proses bisnis terdokumentasi
DO
Continuous Quality
Improvement
toward
Excellence Performance
SOSIALISASI RENCANA MUTU
KOTAK KOMPLAIN
PELAKSANAAN SPMI 1.
1. Setelah penetapan SPMI dengan penyusunan
Setelah penetapan SPMI dengan penyusunan
dokumen2, selanjutnya pemegang controlled
dokumen2, selanjutnya pemegang controlled
copy (melaksanakan SPMI selama 3 bulan copy (melaksanakan SPMI selama 3 bulan sesuai dengan dokumen mutu yang telah sesuai dengan dokumen mutu yang telah ditetapkan) ditetapkan) 2.2. Jumlah pemegang controlled copy 101 Jumlah pemegang controlled copy 101
3.
3. Para PIC melaksanakan SPMI sesuai dengan Para PIC melaksanakan SPMI sesuai dengan tanggung jawabnya. tanggung jawabnya.
4.
4. PSMF mendampingi pimpinan faklutas dan prodi PSMF mendampingi pimpinan faklutas dan prodi
KEBERHASILAN PELAKSANAAN SPMI 1.
1. Proses bisnis di setiap unit lebih efektif Proses bisnis di setiap unit lebih efektif dan efisien dan efisien 2.
2. Ketersediaan SAP meningkat Ketersediaan SAP meningkat
3.
3. Kehadiran dosen meningkat Kehadiran dosen meningkat
4.
4. Sarana prasarana terawat baik Sarana prasarana terawat baik
5.
5. Anggaran lebih efisien Anggaran lebih efisien
6.
6. Peningkatan peringkat akreditasi prodi Peningkatan peringkat akreditasi prodi
7. UAD masuk 58 SPMI terbaik (2009).
7.
UAD masuk 58 SPMI terbaik (2009).
CHECK
Continuous Quality
Improvement
toward
Excellence Performance
SOSIALISASI AMI
PRE AUDIT
PRE AUDIT
INITIAL AUDIT
Main Audit Pelaksanaan Main Audit
BPH, Pimpinan UAD Bersama
Auditor sesaat setelah pengumuman hasil audit yang merekomendasikan UAD mendapat Sertifikasi ISO9001:2008 dan IWA-2:2007
BPM UAD Bersama Auditor
sesaat setelah pengumuman hasil audit yang
merekomendasikan UAD mendapat Sertifikasi ISO
9001:2008 dan IWA-2:2007
MONEV HIBAH DI BPM
MONEV HIBAH DI BPM
AUDIT MUTU 1.
1. Oktober 2009: AMI Oktober 2009: AMI
2.
2. Januari 2010: AMI Januari 2010: AMI
3.
3. April 2010: AMI April 2010: AMI
4.
4. Juni 2010: Initial Audit Eksternal Juni 2010: Initial Audit Eksternal
5.
5. Juli 2010: AMI Juli 2010: AMI
6.
6. Oktober 2010: Pre Audit Internal Oktober 2010: Pre Audit Internal
7.
7. November 2010: Main Audit Eksternal November 2010: Main Audit Eksternal (Sertifikasi
ISO 9001:2008 dan (Sertifikasi
ISO 9001:2008 dan
KEBERHASILAN CHECK 1.
1. Diketahui tingkat capaian sasaran mutu
Diketahui tingkat capaian sasaran mutu
2.
2. Sebagian besar pejabat senang diaudit
Sebagian besar pejabat senang diaudit
karena bisa mengetahui kekuarangannya karena bisa mengetahui kekuarangannya 3.3. Audit berjalan sesuai jadwal Audit berjalan sesuai jadwal
4.
4. Semua unit menerima auditor dengan
Semua unit menerima auditor dengan
baik, baik, 5.5. Sebagian besar temuan telah diperbaiki Sebagian besar temuan telah diperbaiki pada saat verifikasi. pada saat verifikasi.
ACTION
Continuous Quality
Improvement
toward
Excellence Performance
RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN
26 Agustus 2010 M YOGYAKARTA, --------------------------------
16 Ramadhan 1431 H
RTM 1.
1.
2 November 2009
2 November 2009 2.
2.
1 Maret 2010
1 Maret 2010 3.
3.
29 Mei 2010
29 Mei 2010 4.
4.
26 Agustus 2010
26 Agustus 2010
RTM
RTM
KEBERHASILAN ACTION 1.
1. Hampir semua masalah penerapan SPMI bisa Hampir semua masalah penerapan SPMI bisa dtindaklanjuti dtindaklanjuti 2.
2. Meningkatkan rasa tanggung jawab pihak Meningkatkan rasa tanggung jawab pihak manajemen terhadap kemajuan lembaga manajemen terhadap kemajuan lembaga 3.
3. Ada peningkatan mutu berkelanjutan Ada peningkatan mutu berkelanjutan
4.
4. Teratasinya masalah di level yang lebih Teratasinya masalah di level yang lebih rendah rendah 5.
5. Meningkatnya tingkat kepedulian pimpinan
Meningkatnya tingkat kepedulian pimpinan
terhadap penyelesaian permaslahan terhadap penyelesaian permaslahanSPMI UAD KE DEPAN 1.
1. Menyatukan Malcolm Baldridge, BAN-PT, Menyatukan Malcolm Baldridge, BAN-PT,
ISO 9001: 2008 dan IWA2:2007 dalam
ISO 9001: 2008 dan IWA2:2007 dalam bentuk ADIQAS (Ahmad Dahlan bentuk ADIQAS (Ahmad Dahlan Integrated Quality Assurance System). Integrated Quality Assurance System).
2.
2. Penerapan BSC.
Penerapan BSC.
3.
3. Melengkapi dokumen2 di tingkat fakultas Melengkapi dokumen2 di tingkat fakultas dan prodi. dan prodi.
SOSIALISASI ADIQAS
Quality Assurance Support System
HARAPAN
Dukungan dari Dirjen Dikti dan Kopertis Dukungan dari Dirjen Dikti dan Kopertis baik dalam bentuk pendampingan, baik dalam bentuk pendampingan, pelatihan, studi banding, dan dana pelatihan, studi banding, dan dana sangat diharapkan. sangat diharapkan.
UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN
BADAN PENJAMINAN
MUTU BUKAN KANTOR BIASA THE END