KATA PENGANTAR - RPP MENGKODE DOKUMEN

  MENGKODE DOKUMEN RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN Disusun Oleh: USWATUN HASANAH

  150412603884 PADP/MM

KATA PENGANTAR

  Puji syukur Alhamdulillah kepada Alah SWT yang telah memberikan ridha dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan perangkat pembelajaran ini untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Media Pengajaran Berbasis TIK yang diampu oleh Bapak Drs. H. Muhammad Arief, M.Si.

  Perangkat ini dibuat untuk melakukan peer-teaching, microteaching dan implementasinya dalam pembelajaran nyata sehingga diperoleh hasil belajar kognitif, afektif, dan psikomotorik. Hasil belajar kognitif Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.

  Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan perangkat RPP dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.

  Semoga Allah SWT selalu memberikan jalan terbaik, melapangkan dada dengan limpahan iman kepada-Nya. Penulis berharap perangkat pembelajaran yang telah disusun ini dapat memberikan manfaat bagi banyak pihak, khususnya bagi guru untuk mengembangkan keterampilannya dalam rangka mencapai kompetensi guru yang profesional.

  Malang, 30 April 2017

  Penulis

  

DAFTAR ISI

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

SILABUS MATA PELAJARAN:

  

KEARSIPAN

  Satuan Pendidikan : SMK NEGERI 1 SOOKO Kelas /Semester : XI / I Mata Pelajaran : KEARSIAPAN Kompetensi Inti KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

  KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

  Kompetensi Dasar Materi Pokok Kegiatan Penilaian Alokasi Sumber Belajar

  1

  Pembelajaran Waktu

  1.1 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas alam dan jagaT raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya

  1.2 Penerapan penggunaan panca indera sebagai sarana untuk berkarya secara efektif dan efisien dalam bidang kearsipan berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut

  1.3 Meyakini bahwa bekerja dalam bidang kearsipan adalah salah satu bentuk

  1. Drs. Syamsul

  Anwar, 1999,

  Kearsipan, Bandung: Titian Ilmu

  2. Drs. Basir

  Barthos, 2012,

  Manajemen Kearsipan,

  Jakarta: Bumi Aksara

  3. Drs. Sutarto, 1997, Sekretaris dan Tata warkat, Yogyakarta: Gajah Mada

  4. Sri Endang R, 2012, Modul Menangani Surat/Dokumen , Jakarta:

  2 pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh

  Erlangga

  5. Dra. Gina

  Madiana, Kearsipan SMK: 1994; Bandung : Armico,

  6. Zulkifli

  Amsyah, manajemen, ,1 995, Kearsipan, Jakarta : Gramedia,

  7. Modul Sri

  Endang R, 2009, Mengelola Sistem Kearsipan, Jakarta : Erlangga

  2. 1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran menyiapkan, dalam membuat arsip kanto

  2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah

  2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai

  3 wujud implementasi sikap kerja

  2.4 Memiliki Sikap proaktif dalam melakukan kegiatan kearsipan

  Mengamati Tugas

  o Cara Pengkodean

  3.5 Menjelaskan Cara Mengamati dokumen

  Pengkodean Dokumen Membuat resume beberapa Cara tentang Cara

  Pengkodean Pengkodean Dokumen dokumen yang

  4.5 Mempraktikkan Cara

  Observasi

  dilakukan di sekolah Pengkodean Dokumen atau kantor terdekat

  Ceklist lembar pengamatan pada saat peserta didik

  Menanya

  melakukan diskusi Memberikan kelompok kesempatan peserta didik menanyakan

  Portofolio

  cara Pengkodean Mengumpulkan dan dokumen mendokumentasi Cara Pengkodean Dokumen

  Eksperimen/

  4

  explore

  Menggunakan Tes contoh-contoh Cara Tes praktik daan

  Pengkodean tertulis bentuk uraian dokumen dan/atau pilihan ganda tentang Cara

  Asosiasi

  Pengkodean Dokumen Menjelaskan Cara Pengkodean dokumen

  Komunikasi

  Mempresentasikan cara pengkodean

  5

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP)

  Satuan Pendidikan : SMK Negeri 1 Sooko Mata Pelajaran : Kearsipan Kelas/Semester : Kelas XI/ Semester 1 Materi Pokok : Mengkode dokumen Alokasi Waktu : 2 x 45 menit

  I. KOMPETENSI INTI KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

  KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli,

  santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

  KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual,

  prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.

  KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak

  terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

  II. KOMPETENSI DASAR

3.5 Menjelaskan cara pengkodean dokumen

III. INDIKATOR

  A. Kognitif

  1. Produk

  a. Pengenalan dan pemahaman mengenai cara pengkodean dokumen

  2. Proses Melaksanakan praktik pengodean dokumen secara sistematis yang meliputi kegiatan: a. Mengklasifikasi

  b. Mengindeks

  c. Mengkode B. Psikomotor Mempraktikkan langkah-langkah mengkode dokumen yang meliputi kegiatan mengklasifikasi, mengindeks, dan mengkode.

  C. Afektif

  1. Mengembangkan sikap berkarakter, meliputi:

  a. Bertanggung jawab

  b. Jujur

  c. Teliti, tekun, cekatan

  d. Disiplin

  e. Kreatif-inovatif

  2. Keterampilan sosial, meliputi:

  a. Berkomunikasi

  b. Bekerjasama

  c. Berpendapat

  d. Saling mengingatkan

IV. TUJUAN PEMBELAJARAN

  Selama dan setelah proses pembelajaran kearsipan dengan mendengarkan penjelasan guru, membaca materi, melihat tayangan powerpoint, browsing di internet, melakukan diskusi dan presentasi, peserta didik diharapkan dapat:

  A. Kognitif

  1. Produk

  a. Siswa dapat mendeskripsikan pengenalan dan pemahaman cara megkode dokumen dengan mengerjakan soal terkait pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban

  2. Proses Disediakan seperangkat warkat, sehingga siswa dapat mengkode dokumen dengan langkah-langkah yang benar sesuai dengan rincian tugas kinerja yang ditentukan di LP 2, proses meliputi: mengklasifikasi, mengindeks, dan memberi kode

  B. Psikomotor Disediakan warkat dan alat tulis. Siswa dapat melakukan proses mengkode dokumen sesuai dengan tugas kinerja yang ditentukan pada LP 3 Psikomotor.

  C. Afektif

  1. Karakter Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, dianjurkan siswa dapat bekerja nantinya dengan jujur, teliti, tekun, cekatan, disiplin, kreatif-inovatif atas pekerjaan sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter

  2. Keterampilan sosial Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial berkomunikasi dengan baik, kerja sama yang baik, berpendapat, serta saling mengingatkan sesama siswa sesuai dengan LP 5 : Keterampilan sosial.

  V. MODEL DAN METODE PEMBELAJARAN

  Pendekatan : Scientific Approach Model Pembelajaran : Model Pembelajaran Kooperatif (MPK) Metode Pembelajaran : Ceramah, Tanya Jawab, Pengamatan, Penugasan,

  Diskusi

  VI. BAHAN

  Lembar Kerja 1

  VII. ALAT DAN MEDIA Alat terdiri dari :

   10 (sepuluh) surat, format kartu indeks dan daftar klasifikasi  Alat Tulis Kantor (ATK),  LCD

   Media terdiri dari Slide tentang:

   Cara membuat daftar klasifikasi dokumen  Cara mengindeks dokumen  Cara mengkode dokumen

  VIII. PROSES BELAJAR MENGAJAR

A. Pendahuluan

  Kegiatan Alokasi Waktu

  1. Mengomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses, psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat mengemukakan cara pengkodean dokumen.

  8 menit Guru memberikan pengantar pengetahuan tentang cara pengkodean dokumen

  B. Inti

  Kegiatan Alokasi Waktu

  1. Guru menayangkan materi pengkodean dokumen melalui media powerpoint dan memberikan informasi-informasi penting

  2. Siswa mengamati presentasi dan membaca beberapa literatur untuk mengetahui ruang lingkup pengkodean dokumen

  3. Guru bertanya secara acak kepada peserta didik mengenai materi yang telah disampaikan

  4. Guru meluruskan jawaban siswa yang dirasa kurang tepat

  5. Guru membagi peserta didik menjadi 8 kelompok 30 menit (terdiri dari 5 peserta didik) untuk mengerjakan cara mengkode dokumen bersistem subjek dan tanggal menggunakan warkat yang telah disiapkan

  6. Siswa terlibat aktif pada proses pengerjaan tugas mengkode dokumen di dalam kelompoknya disertai dengan bimbingan guru

  7. Siswa mempresentasikan dan mencatat hasil diskusi kelompok, serta menjawab pertanyaan kelompok lain

  C. Penutup

  Kegiatan Alokasi Waktu Menutup pelajaran dengan membimbing siswa 7 menit membuat rangkuman serta mengenalkan materi yang akan dibahas pada pertemuan selanjutnya dan memberi siswa pekerjaan rumah.

IX. SUMBER PEMBELAJARAN

  Anwar, Syamsul. 1999. Kearsipan. Bandung: Titian Ilmu. - Wulandari, Riska. 2014. Sistem Penyimpanan dan Penemuan Kembali -

  Arsip (Online). (riskawulandari05.blogspot.co.id/?m=1). Diakses 30 April 2017.

X. PENILAIAN

  Afektif, kognitif, dan psikomotor (terlampir) Malang, 30 April 2017

  Mengetahui, Guru Kelas

   Uswatun Hasanah Nama/Kelompok:______________ Kelas:____________ Tanggal:____________

  Lembar Kerja 1: Mengkode Dokumen Bersistem Subjek dan Tanggal Tujuan:

  1. Dapat mengetahui cara mengkode dokumen bersistem subjek dan tanggal

  2. Mampu mendeskripsikan cara mengkode dokumen bersistem subjek dan tanggal

  Alat:

  1. Literatur terkait

  2. Alat tulis

  Rumusan Masalah: Bagaimanakah cara mengkode dokumen bersistem subjek

  dan tanggal?

  Langkah-langkah:

  1. Setelah mendengar dan mengamati penjelasan guru serta membaca beberapa literatur, siswa mendefinisikan dengan bahasa sendiri mengenai cara mengkode dokumen

  2. Siswa menulis jawabannya di lembar yang telah disediakan

  Pengamatan: Gambar 1: Doni bercerita pada Santi

  Perhatikan gambar 1! Sepulang sekolah, Doni bercerita pada Santi jika ayahnya menyimpan banyak jenis surat. Tetapi, kemarin malam ayahnya mengalami kesulitan ketika berniat untuk mencari salah satu surat dari kepala divisinya karena surat-surat tersebut ditumpuk begitu saja. Mendengar hal itu, Santi pun memberi saran agar Ayah Doni mengkode terlebih dahulu surat-surat itu sebelum menyimpannya. Bagaimanakah cara mengkodenya?

  Analisis

  1. Menurut pendapat Anda, apakah yang dimaksud dengan mengkode dokumen bersistem subjek dan tanggal? Jawab: ............................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ............

  2. Buatlah daftar klasifikasi filling system masalah dengan masalah utama kepegawaian minimal terdiri dari dua sub sistem ! Jawab: ............................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ............

  Nama/Kelompok:______________ Kelas:____________ Tanggal:____________

  

Kunci Lembar Kerja 1: Mengkode Dokumen Bersistem Subjek dan Tanggal

  1. Menurut pendapat Anda, apakah yang dimaksud dengan mengkode dokumen bersistem subjek dan tanggal?

  Mengkode adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kode yang yang sama dengan kode yang tertulis pada kartu indeks, biasanya terletak pada kanan atas surat. Dengan kode tersebut petugas dapat menyortir ataupun menempatkan surat bersangkutan sesuai dengan urutan yang benar. Atau berdasarkan kode tersebut petugas dapat menempatkan (menyimpan) surat yang dikembalikan dari peminjaman ke tempat semula, tanpa mengalami kesukaran karena kode penyimpanannya sudah ada. Yang dipergunakan sebagai kode pada filling sistem tanggal adalah tahun, bulan dan tanggal yang ada pada surat. Sementara untuk sistem subjek, maka kode . Jika kode berupa huruf dan angka, disesuaikan dengan daftar klasifikasinya maka yang ditulis adalah huruf dan angka tersebut. Sedangkan jika tidak menggunakan kode, maka Kode yang ditulis adalah subjeknya (nama atau nomor subjek pada daftar klasifikasi yang tingkatannya paling kecil).

  2. Buatlah daftar klasifikasi filling system masalah dengan masalah utama kepegawaian minimal terdiri dari dua sub sistem! Masalah utama Masalah Sub Masalah

  Kp Kepegawaian

  1. Pengadaan

  a. Formasi

  b. Penerimaan

  c. Pengangkatan

  2. Ketatausahaan

  a. Izin/dispensasi

  b. Data/informasi

  Nama : ___________________________________ Kelas : ___________________________________ Tanggal : ___________________________________

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK

  Perhatikan gambar surat di bawah ini!

  

1. Jelaskan kaitan isi surat diatas dengan pengkodean yang sesuai untuk filling

sistem subjek! Jawab: ......................................................................................................................

  2. Tentukanlah kode surat diatas dengan pengkodean filling sitem tanggal ! Jawab: ......................................................................................................................

  Kunci LP 1: Produk

  

1. Jelaskan kaitan isi surat diatas dengan pengkodean yang sesuai untuk filling

sistem subjek! Kode filling system masalah untuk surat diatas Kp.1.c Pada surat diatas berisi tentang pengangkatan Andi Risnawati S.Pd menjadi Guru Tidak Tetap (GTT), hal ini berkaitan dengan urusan kepegawaian dalam suatu instansi khususnya tentang masalah pengadaan (recruitment) yaitu pengangkatan.

2. Tentukanlah kode surat diatas dengan pengkodean filling sitem tanggal !

  Dalam surat tertera tanggal 13 Juli 2016, Kode : 2016.07.13

LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES

  Oleh guru

  Prosedur :

  11. Siapkan peralatan kearsipan yang terdiri atas 10 surat, format kartu indeks dan daftar klasifikasi, serta kertas buffalo

  1. Bagi peserta didik ke dalam 8 kelompok dengan masing-masing kelompok berisi 5 peserta didik.

  2. Masing-masing kelompok diberi tugas untuk dikerjakan oleh anggota- anggota kelompok yang membahas masalah cara mengkode dokumen

  bersistem subjek dan tanggal

  3. Penentuan skor kinerja peserta didik mengacu pada format asesmen kinerja di bawah ini.

  4. Berikan format ini kepada perwakilan anggota kelompok sebelum asesmen dilakukan.

  5. Perwakilan kelompok diizinkan mangakses kinerja kelompok mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

  Format Asesmen Kinerja Proses No Rincian Tugas Kinerja Skor Maksimum Skor Asesmen Oleh siswa sendiri

1. Persiapan:

• Alat tulis
• 10 surat

  5

• Tidak merata
• Kurang merata
• Merata

  5

  10

  3. Ketepatan pengerjaan tugas :

• Tepat
• Kurang tepat

  40

  20

  4. Kesesuaian materi dengan tujuan pembelajaran

  25

  5. Penulisan identitas kelompok

  5 Jumlah 100

  Malang, 30 April 2017 Siswa

  Guru (…………………………) (........................................)

  2. Penyebaran tugas setiap anggota :

  

LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR

Prosedur :

  1. Siapkan peralatan kearsipan yang terdiri atas 10 surat, format kartu indeks dan daftar klasifikasi, serta kertas buffalo

  2. Tugasi siswa melakukan pengkodean dokumen sesuai dengan LP 1.

  3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.

  4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.

  5. Siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

  Skor Skor Asesmen Oleh siswa

  Maksimu No Rincian Tugas Kinerja Oleh guru sendiri m

1 Alat dan bahan disiapkan dengan rapi

  10 dan lengkap

2. Menentukan indeks yang tepat untuk

  15 surat yang akan dikode

  3 Mengkode surat

  25

  4 Ketepatan pembuatan daftar

  15 klasifikasi

  5 Ketelitian dalam kelengkapan proses

  25 mengkode dokumen

  6 Alokasi waktu pengerjaan

  10 J u m l a h 100

  Malang, 30 April 2017 Siswa

  Guru

  (.................................) (.................................)

  LP 4 : Format Pengamatan Perilaku Berkarakter Nama : _________________________________ Kelas : _________________________________ Tanggal : _________________________________ Petunjuk:

  Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter peserta didik menggunakan skala berikut ini:

  D = Memerlukan perbaikan C = Menunjukkan kemajuan B = Memuaskan A = Sangat baik

  Format Pengamatan Perilaku Berkarakter Memerluka Menunjukka

N Rincian Tugas Kinerja Memuaska Sangat

n Perbaikan n Kemajuan o (RTK) n (B) Baik (A) (D) (C)

  1 Bertanggung jawab

  2 Jujur

  3 Teliti

  4 Tekun

  5 Cekatan

  6 Disiplin

  7 Kreatif-inovatif Malang, 30 April 2017

  Pengamat (.................................)

  LP 5 : Format Pengamatan Keterampilan Sosial Nama : _________________________________ Kelas : _________________________________ Tanggal : _________________________________ Petunjuk:

  Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter peserta didik menggunakan skala berikut ini:

  D = Memerlukan perbaikan C = Menunjukkan kemajuan B = Memuaskan A = Sangat baik

  Format Pengamatan Keterampilan Sosial Memerluka Menunjukka

N Rincian Tugas Kinerja Memuaska Sangat

n Perbaikan n Kemajuan o (RTK) n (B) Baik (A) (D) (C)

  1 Berkomunikasi

  2 Bekerjasama

  3 Berpendapat

  4 Saling mengingatkan Malang, 30 April 2017

  Pengamat (.................................)

  

Lampiran Materi

1. Pengkodean sistem subjek

  a. Menyusun Daftar Klasifikasi Untuk melakukan pengkodean filling sistem subjek, diperlukan adanya daftar klasifikasi subjek agar istilah-istilah yang dipergunakan untuk mengelompokkan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam.

  Masalah Utama Masalah Sub-Masalah Ku. Keuangan

  1. Upah & Gaji

  a. Harian

  b. Mingguan

  c. Bulanan

  2. Kredit

  a. Bank

  b. Usaha Kecil

  c. Investasi

  3. Pajak

  a. Kendaraan

  b. Bangunan Pm. Pemasaran

  1. Pesanan

  a. Perkenalan

  b. Permintaan Penawaran

  c. Penawaran barang dan jasa

  2. Pesanan

  a. Pesanan barang & Jasa

  b. Konfirmasi Pesanan

  3. Pengaduan

  a. Kerusakan barang & jasa b. Kesalahan pengiriman

  b. Mengindeks Mengindeks adalah proses menentukan caption dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan . Didalam sistem subyek caption tersebut adalah istilah subyek yang ditentukan berdasarkan isi surat atau dokumen. Didalam pekerjaan pekerjaan diharapkan petugas arsip dapat menentukan subyek surat tidak hanya berdasarkan berdasarkan subyek yang tertulis pada perihal surat, tetapi hendaknya membaca surat secara keseluruhan sehingga dapat menentukan subyek surat.

  Unit I Unit II Unit III Kode

  Keuangan Upah & gaji Harian Ku.1.a

  Keuangan Kredit Usaha Kecil Ku.2.c Pemasaran Pengaduan

  Kerusakan barang & jasa Pm.3.a

  Pemasaran Pesanan Konfirmasi

  Pesanan Pm.3.b

  Setelah itu petugas dapat mengisi kartu indeks seperti contoh sebagai berikut: c. Mengkode

  Mengkode adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kode yang yang sama dengan kode yang tertulis pada kartu indeks, biasanya terletak pada kanan atas surat. Dengan kode tersebut petugas dapat menyortir ataupun menempatkan surat bersangkutan sesuai dengan subyek yang benar. Atau berdasarkan kode tersebut petugas dapat menempatkan (menyimpan) surat yang dikembalikan dari peminjaman ke tempat semula, tanpa mengalami kesukaran karena kode penyimpanannya sudah ada.

  Ya Indeks : Yahya, Tantowi Kode/tanggal simpan : Ku.1.a/ 13 Mei 2017 Masalah/Perihal : permohonan cuti Nomor/Tanggal surat : 098/Sk-III/2017/10 Maret 2017

2. Pengkodean sistem tanggal

  01

  12 2017, Januari, 19 2017, Mei, 12 2017, Juli, 21 2017, Agustus, 12 2017, Desember, 12

  a. Daftar Klasifikasi Dalam menyusun daftar klasifikasi disesuaikan dengan urutan tanggal surat terdahulu.

  14 2018, Januari, 23 2018, April, 14

  23

  04

  01

  2018

  12

  05

  21

  12

  19

  Kode Caption 2017

  08

  07

  12 b. Mengindeks Mengindeks adalah menentukan kata tangkap tanggal yang akan dijadikan dasar mengurutkan arsip.

  

Unit I Unit II Unit III Kode

  2017 Januari 19 2017.01.19 2017 Agustus 12 2017.08.12 2017 Mei 21 2017.05.21 2017 Desember 14 2017.12.14 2017 Juli 13 2017.07.13

  Setelah itu dilakukan pengisisan pada kartu Indeks, sebagai berikut: Ya

  Indeks : Yahya, Tantowi Kode/tanggal simpan : LJ.1.a/ 13 Mei 2017 Masalah/Perihal : permohonan cuti Nomor/Tanggal surat : 098/Sk-III/2017/10

  c. Mengkode Mengkode adalah pekerjaan memberi tanda atau kode terhadap judul yang dipilih, atau menambahkan judul baru yang sebelumnya tidak terdapat pada surat. Yang dipergunakan sebagai kode pada filling system tanggal adalah tahun, bulan dan tanggal yang ada pada surat.