Pegging Information Rancangan Prosedur Pemesanan Perusahaan

5.2.7. Pegging Information

Pegging information adalah sumber informasi yang digunakan untuk melihat jumlah permintaan masing – masing DC pada periode tertentu. Pegging information dapat dilihat pada Tabel 5.34. Tabel 5.34. Pegging Information Minggu ke- Pegging Informatian Tiap DC Ton Total Ton Medan I Medan II Padang Pekanbaru Palembang 1 80 81 108 86 118 473 2 80 81 108 161 3 86 118 204 4 80 81 269 5 80 108 86 118 284 6 81 189 7 80 108 80 8 81 86 118 285 9 80 188 10 81 108 86 167 11 80 118 198 12 81 189 13 80 108 86 166 14 81 118 199 Sumber : Pengolahan Data

5.2.8. Optimasi Pengiriman Produk Usulan

Output dari metode distribusi Distribution Resource Planning DRP adalah berupa DRP Worksheet dan Pegging Information. Hasil dari output tersebut merupakan perencanaan dari kondisi ideal perusahaan, namun dalam realisasinya terdapat suatu kendala, yaitu jumlah kapasitas maksimum alat angkut truk perusahaan yang dapat digunakan tiap minggunya. Maka perlu dibuat rancangan optimasi pengiriman produk usulan dengan memperhatikan hasil DRP Universitas Sumatera Utara Worksheet, Pegging Information, dan kapasitas maksimum alat angkut truk. Pegging Information tiap minggu dapat dilihat pada Tabel 5.42 dan rancangan optimasi pengiriman produk usulan dapat dilihat pada Tabel 5.35. Tabel 5.35. Pegging Information Tiap Minggu DC Permintaan Tiap Minggu Ton 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 I 80 80 80 80 80 80 80 80 II 81 81 81 81 81 81 81 81 III 108 108 108 108 108 108 IV 86 86 86 86 86 86 V 118 118 118 118 118 118 Total 473 269 204 161 392 81 188 285 80 275 198 81 274 199 Kapasitas Angkut Maks. 234 234 234 234 234 234 234 234 234 234 234 234 234 234 Universitas Sumatera Utara Tabel 5.36. Optimasi Pengiriman Produk Usulan DC Lead Time Minggu 1 Minggu 2 Truk berangkat awal Truk kembali dan digunakan lagi Truk berangkat awal Truk kembali dan digunakan lagi T Unit JA Ton T Unit JA Ton T Unit JA Ton T Unit JA Ton Medan I 3 hari 5 80 5 80 Medan II 3 hari 5 81 5 81 Padang 4 hari 4 72 6 108 Pekanbaru 4 hari 3 54 2 32 Palembang 5 hari 6 108 1 18 Tabel 5.36. Optimasi Pengiriman Produk Usulan Lanjutan DC Lead Time Minggu 3 Minggu 4 Truk berangkat awal Truk kembali dan digunakan lagi Truk berangkat awal Truk kembali dan digunakan lagi T Unit JA Ton T Unit JA Ton T Unit JA Ton T Unit JA Ton Medan I 3 hari 5 80 Medan II 3 hari 5 81 Padang 4 hari 2 36 Pekanbaru 4 hari 5 86 Palembang 5 hari 6 108 1 12 Keterangan : T = Truk JA = Jumlah yang diangkut Universitas Sumatera Utara Tabel 5.36. Optimasi Pengiriman Produk Usulan Lanjutan DC Lead Time Minggu 5 Minggu 6 Truk berangkat awal Truk kembali dan digunakan lagi Truk berangkat awal Truk kembali dan digunakan lagi T Unit JA Ton T Unit JA Ton T Unit JA Ton T Unit JA Ton Medan I 3 hari 5 80 Medan II 3 hari 5 81 Padang 4 hari 2 36 4 72 Pekanbaru 4 hari 5 86 Palembang 5 hari 6 108 Tabel 5.36. Optimasi Pengiriman Produk Usulan Lanjutan DC Lead Time Minggu 7 Minggu 8 Truk berangkat awal Truk kembali dan digunakan lagi Truk berangkat awal Truk kembali dan digunakan lagi T Unit JA Ton T Unit JA Ton T Unit JA Ton T Unit JA Ton Medan I 3 hari 5 80 Medan II 3 hari 5 81 Padang 4 hari 6 108 Pekanbaru 4 hari 5 86 Palembang 5 hari 6 108 Universitas Sumatera Utara Tabel 5.36. Optimasi Pengiriman Produk Usulan Lanjutan DC Lead Time Minggu 9 Minggu 10 Truk berangkat awal Truk kembali dan digunakan lagi Truk berangkat awal Truk kembali dan digunakan lagi T Unit JA Ton T Unit JA Ton T Unit JA Ton T Unit JA Ton Medan I 3 hari 5 80 Medan II 3 hari 5 81 Padang 4 hari 6 108 Pekanbaru 4 hari 5 86 Palembang 5 hari 1 18 Tabel 5.36. Optimasi Pengiriman Produk Usulan Lanjutan DC Lead Time Minggu 11 Minggu 12 Truk berangkat awal Truk kembali dan digunakan lagi Truk berangkat awal Truk kembali dan digunakan lagi T Unit JA Ton T Unit JA Ton T Unit JA Ton T Unit JA Ton Medan I 3 hari 5 80 Medan II 3 hari 5 81 Padang 4 hari Pekanbaru 4 hari Palembang 5 hari 6 108 Universitas Sumatera Utara Tabel 5.36. Optimasi Pengiriman Produk Usulan Lanjutan DC Lead Time Minggu 13 Minggu 14 Truk berangkat awal Truk kembali dan digunakan lagi Truk berangkat awal Truk kembali dan digunakan lagi T Unit JA Ton T Unit JA Ton T Unit JA Ton T Unit JA Ton Medan I 3 hari 5 80 Medan II 3 hari 5 81 Padang 4 hari 6 108 Pekanbaru 4 hari 5 86 Palembang 5 hari 1 12 6 108 Universitas Sumatera Utara

5.2.8.1. Mekanisme Optimasi Pengiriman Produk

Optimasi pengiriman produk dilakukan untuk mengoptimalkan produk tepung yang dikirim dari CSF ke seluruh DC berdasarkan jumlah kapasitas maksimum alat angkut truk perusahaan yang dapat digunakan tiap minggunya. Optimasi pengiriman dan penjadwalan dilakukan secara manual namun dapat memberikan efisiensi distribusi produk dalam hal alat angkut produk truk dan biaya pengiriman. Mekanisme yang dilakukan adalah sebagai berikut: a. Pengiriman produk didahulukan kepada DC yang memiliki jarak terjauh hingga paling dekat. b. Pengiriman produk memperhatikan kapasitas maksimal alat angkut truk yaitu sebesar 18 ton per satu unit truk. c. Pada minggu pertama terdapat 13 truk yang berangkat mengirim produk, di mana 6 truk mengirim produk ke DC Palembang sebanyak 108 ton yang memiliki sisa harus dikirim pada minggu berikutnya sebanyak 10 ton, 3 truk mengirim produk ke DC Pekanbaru sebanyak 54 ton yang memiliki sisa harus dikirim sebanyak 32 ton, 4 truk mengirim produk ke DC Padang sebanyak 72 ton yang memiliki sisa harus dikirim sebanyak 36 ton. Kemudian truk yang telah mengirim produk tersebut kembali ke CSF dan digunakan lagi untuk pengiriman ke DC yang terdekat. Truk dialokasikan ke DC Medan I sebanyak 5 unit untuk mengirim 80 ton dan ke DC Medan II sebanyak 5 unit untuk mengirim 81 ton. d. Pada minggu ke 2 terdapat 2 truk yang mengirim sisa produk sebelumnya ke DC Pekanbaru sebanyak 32 ton, hal ini dilakukan dengan memperhatikan Universitas Sumatera Utara DRP Worksheet dan Pegging Information dan kenyataanya tidak mengganggu untuk permintaan atau pengiriman pada minggu berikutnya. e. Pada minggu ke 3 terdapat 2 truk yang mengirim sisa produk sebelumnya ke DC Padang sebanyak 36 ton, hal ini dilakukan dengan memperhatikan DRP Worksheet dan Pegging Information dan kenyataanya tidak mengganggu untuk permintaan atau pengiriman pada minggu berikutnya. f. Pada minggu ke 2, ke 4, ke 10, dan ke 13 adalah bentuk efisiensi jumlah kapasitas produk yang dikirim, dimana seharusnya jumlah pesanan dalam sekali kirim adalah sebanyak 7 truk dengan jumlah 118 ton, namun mengingat terdapat sejumlah 8 ton yang masih dapat digunakan dalam masing-masing tersebut kapasitas maks. 7 truk = 126 ton, maka dilakukan pengurangan menjadi 6 truk yang dikirim dengan jumlah 108 ton dengan tambahan 1 truk sebanyak 18 ton pada minggu ke 2, 1 truk sebanyak 12 ton pada minggu ke 4, 1 truk sebanyak 18 ton pada minggu ke 10, dan 1 truk sebanyak 12 ton pada minggu ke 13. Sehingga terjadi pengurangan pengiriman ke DC Palembang yang awalnya sebanyak 42 truk berkurang menjadi 40 truk. Hal ini dilakukan dengan memperhatikan DRP Worksheet dan Pegging Information dan kenyataanya tidak mengganggu untuk permintaan atau pengiriman pada minggu berikutnya. Universitas Sumatera Utara

5.2.9. Perhitungan Biaya Distribusi

5.2.9.1.Biaya Distribusi Hasil DRP a. Biaya transportasi Besarnya biaya transportasi untuk DC Medan I dapat dilihat pada Tabel 5.43. Tabel 5.43. Perhitungan Biaya Transportasi pada DC Medan I Minggu ke- Berat Produk Ton Jumlah Truk yang dibutuhkan Biaya Transportasi Truk Rp Biaya Transportasi Rp 1 80 5 3.000.000 15.000.000 2 80 5 3.000.000 15.000.000 3 3.000.000 4 80 5 3.000.000 15.000.000 5 80 5 3.000.000 15.000.000 6 3.000.000 7 80 5 3.000.000 15.000.000 8 3.000.000 9 80 5 3.000.000 15.000.000 10 3.000.000 11 80 5 3.000.000 15.000.000 12 3.000.000 13 80 5 3.000.000 15.000.000 14 3.000.000 120.000.000 Sumber : Pengolahan Data b. biaya pemesanan Biaya pemesanan pada masing – masing DC dapat dilihat pada Tabel 5.48. Universitas Sumatera Utara Tabel 5.48. Biaya Pemesanan pada Setiap DC DC Frekuensi Pengiriman Biaya Pemesanan OrderRp Biaya Pemesanan Rp Medan I 8 155.000 1.240.000 Medan II 8 170.000 1.360.000 Padang 6 290.000 1.740.000 Pekanbaru 6 230.000 1.380.000 Palembang 6 350.000 2.100.000 Jumlah 34 7.820.000 Sumber : Pengolahan Data Setelah dilakukan perhitungan biaya transportasi dan biaya pemesanan maka dapat dilakukan perhitungan biaya distribusi. Biaya distribusi masing – masing DC setelah DRP dapat dilihat pada Tabel 5.49. Tabel 5.49. Biaya Distribusi pada Setiap DC Setelah DRP DC Biaya Transportasi Rp Biaya Pemesanan Rp Biaya Distribusi Rp Medan I 120.000.000 1.550.000 121.240.000 Medan II 120.000.000 1.530.000 121.360.000 Padang 138.600.000 2.030.000 140.340.000 Pekanbaru 105.000.000 1.610.000 106.380.000 Palembang 191.100.000 2.100.000 193.200.000 Total 682.520.000 Universitas Sumatera Utara

5.2.9.2. Biaya Distribusi Hasil Optimasi Pengiriman Produk

a. Biaya transportasi Besarnya biaya transportasi untuk DC Medan I dapat dilihat pada Tabel 5.50. Tabel 5.50. Perhitungan Biaya Transportasi pada DC Medan I Minggu ke- Berat Produk Ton Jumlah Truk yang dibutuhkan Biaya Transportasi Truk Rp Biaya Transportasi Rp 1 80 5 3.000.000 15.000.000 2 80 5 3.000.000 15.000.000 3 3.000.000 4 80 5 3.000.000 15.000.000 5 80 5 3.000.000 15.000.000 6 3.000.000 7 80 5 3.000.000 15.000.000 8 3.000.000 9 80 5 3.000.000 15.000.000 10 3.000.000 11 80 5 3.000.000 15.000.000 12 3.000.000 13 80 5 3.000.000 15.000.000 14 3.000.000 120.000.000 Sumber : Pengolahan Data c. biaya pemesanan Biaya pemesanan pada masing – masing DC dapat dilihat pada Tabel 5.55. Tabel 5.55. Biaya Pemesanan pada Setiap DC DC Frekuensi Pengiriman Biaya Pemesanan OrderRp Biaya Pemesanan Rp Medan I 8 155.000 1.240.000 Medan II 8 170.000 1.360.000 Padang 8 290.000 2.320.000 Pekanbaru 7 230.000 1.610.000 Palembang 7 350.000 2.450.000 Jumlah 38 8.980.000 Sumber : Pengolahan Data Universitas Sumatera Utara Setelah dilakukan perhitungan biaya transportasi dan biaya pemesanan maka dapat dilakukan perhitungan biaya distribusi. Biaya distribusi masing – masing DC setelah rancangan optimasi pengiriman produk usulan dapat dilihat pada Tabel 5.56. Tabel 5.56. Biaya Distribusi pada Setiap DC setelah Optimasi Pengiriman Produk Usulan DC Biaya Transportasi Rp Biaya Pemesanan Rp Biaya Distribusi Rp Medan I 120.000.000 1.240.000 121.240.000 Medan II 120.000.000 1.360.000 121.360.000 Padang 138.600.000 2.320.000 140.920.000 Pekanbaru 105.000.000 1.610.000 106.610.000 Palembang 172.900.000 2.450.000 175.350.000 Total 665.480.000

5.2.10. Rancangan Prosedur Pemesanan Perusahaan

Sistem pemesanan digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Pemesanan barang oleh masing-masing Distribution Center kepada PT XYZ sebaiknya memiliki prosedur sebagi acuan dalam melaksanakan aktivitas distribusi perusahaan. Berikut ini adalah rancangan prosedur yang dibuat berdasarkan kondisi aktivitas distribusi perusahan tersebut. 1. Fungsi gudang pihak Distribution Center mengajukan permintaan pembelian produk ke fungsi pembelian dengan mencatat data berapa jumlah produk yang dibutuhkan. 2. Fungsi pembelian Distribution Center melakukan komunikasi dan persetujuan harga produk dari PT XYZ. Universitas Sumatera Utara 3. Fungsi pembelian Distribution Center menerima penawaran harga dari PT XYZ. 4. Fungsi pembelian Distribution Center membuat order pembelian kepada PT XYZ, dengan poin-poin sebagai berikut: a. Menyertakan jumlah produk tepung yang dibutuhkan b. Menentukan tanggal pemesanan sampai penerimaan barang yang berkisar selama 1 minggu. c. Melampirkan faktur pemesanan barang. 5. PT XYZ melakukan distribusi produk ke masing-masing Distribution Center dengan poin-poin sebagai berikut: a. Menerima faktur pemesanan dari Distribution Center dalam jangka waktu minimal 1 minggu sekali. b. Melakukan distribusi produk kepada Distribution Center yang memiliki jarak tempuh paling jauh terlebih dahulu. c. Melakukan distribusi produk mulai dari waktu 1 hari pesanan tiba sampai dengan hari ketujuh pemesanan. d. Melampirkan faktur pengiriman barang dan faktur tagihan. 6. Fungsi penerimaan Distribution Center memeriksa dan menerima produk yang dikirim oleh pemasok. 7. Fungsi penerimaan Distribution Center menyerahkan produk yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan. 8. Fungsi penerimaan Distribution Center melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi. Universitas Sumatera Utara 9. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari PT XYZ dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. Universitas Sumatera Utara

BAB VI ANALISIS PEMECAHAN MASALAH

6.1. Analisis

Order Quantity Perhitungan order quantity dilakukan untuk mengetahui besarnya ukuran lot pemesanan q atau jumlah optimum yang akan dikirimkan untuk setiap kali pemesanan serta dapat menentukan titik pemesanan ulang reorder point ketika akan dilakukan pemesanan. Perhitungan order quantity dilakukan agar dapat memenuhi permintaan DC dan meminimalkan biaya distribusi. Jumlah optimum dan titik pemesanan ulang yang diperoleh setelah dilakukan perhitungan dapat dilihat pada Tabel 6.1. Tabel 6.1. Order Quantity dan Reorder Point Setiap DC Hasil Perhitungan Menggunakan Model Deterministik No Distribution Center Order Quantity Ton Reorder Point Ton 1 Medan I 80 23 2 Medan II 81 22 3 Padang 108 30 4 Pekanbaru 86 23 5 Palembang 118 35 Sumber : Pengolahan Data PT XYZ dalam menentukan order quantity menggunakan metode lot for lot yaitu besar pengiriman produk disesuaikan dengan jumlah permintaan sehingga menyebabkan besarnya biaya pendistribusian produk. Tetapi setelah dilakukan perhitungan order quantity menggunakan model deterministik pada masing – masing DC sehingga biaya distribusi produk dapat diminimalkan. Universitas Sumatera Utara