5.2.7. Pegging Information
Pegging information adalah sumber informasi yang digunakan untuk melihat jumlah permintaan masing
– masing DC pada periode tertentu. Pegging information dapat dilihat pada Tabel 5.34.
Tabel 5.34. Pegging Information
Minggu ke-
Pegging Informatian Tiap DC Ton Total
Ton
Medan I Medan II
Padang Pekanbaru
Palembang
1 80
81 108
86 118
473 2
80 81
108 161
3 86
118 204
4 80
81 269
5 80
108 86
118 284
6 81
189 7
80 108
80 8
81 86
118 285
9 80
188 10
81 108
86 167
11 80
118 198
12 81
189 13
80 108
86 166
14 81
118 199
Sumber : Pengolahan Data
5.2.8. Optimasi Pengiriman Produk Usulan
Output dari metode distribusi Distribution Resource Planning DRP adalah berupa DRP Worksheet dan Pegging Information. Hasil dari output
tersebut merupakan perencanaan dari kondisi ideal perusahaan, namun dalam realisasinya terdapat suatu kendala, yaitu jumlah kapasitas maksimum alat angkut
truk perusahaan yang dapat digunakan tiap minggunya. Maka perlu dibuat rancangan optimasi pengiriman produk usulan dengan memperhatikan hasil DRP
Universitas Sumatera Utara
Worksheet, Pegging Information, dan kapasitas maksimum alat angkut truk. Pegging Information tiap minggu dapat dilihat pada Tabel 5.42 dan rancangan optimasi pengiriman produk usulan dapat dilihat pada Tabel 5.35.
Tabel 5.35. Pegging Information Tiap Minggu
DC Permintaan Tiap Minggu Ton
1 2
3 4
5 6
7 8
9 10
11 12
13 14
I 80
80 80
80 80
80 80
80 II
81 81
81 81
81 81
81 81
III 108
108 108
108 108
108 IV
86 86
86 86
86 86
V 118
118 118
118 118
118 Total
473 269
204 161
392 81
188 285
80 275
198 81
274 199
Kapasitas Angkut Maks.
234 234
234 234
234 234
234 234
234 234
234 234
234 234
Universitas Sumatera Utara
Tabel 5.36. Optimasi Pengiriman Produk Usulan
DC Lead Time Minggu 1
Minggu 2 Truk berangkat
awal Truk kembali dan
digunakan lagi Truk berangkat
awal Truk kembali dan
digunakan lagi T Unit JA Ton
T Unit JA
Ton T
Unit JA
Ton T
Unit JA Ton
Medan I 3 hari
5 80
5 80
Medan II 3 hari
5 81
5 81
Padang 4 hari
4 72
6 108
Pekanbaru 4 hari
3 54
2 32
Palembang 5 hari
6 108
1 18
Tabel 5.36. Optimasi Pengiriman Produk Usulan Lanjutan
DC Lead Time Minggu 3
Minggu 4 Truk berangkat awal
Truk kembali dan digunakan lagi
Truk berangkat awal Truk kembali dan
digunakan lagi T Unit
JA Ton T Unit
JA Ton T Unit
JA Ton T
Unit JA Ton
Medan I 3 hari 5
80 Medan II 3 hari
5 81
Padang 4 hari 2
36 Pekanbaru 4 hari
5 86
Palembang 5 hari 6
108 1
12
Keterangan : T = Truk
JA = Jumlah yang diangkut
Universitas Sumatera Utara
Tabel 5.36. Optimasi Pengiriman Produk Usulan Lanjutan
DC Lead Time Minggu 5
Minggu 6 Truk berangkat awal
Truk kembali dan digunakan lagi
Truk berangkat awal Truk kembali dan
digunakan lagi T Unit
JA Ton T Unit
JA Ton T Unit
JA Ton T
Unit JA Ton
Medan I 3 hari 5
80 Medan II 3 hari
5 81
Padang 4 hari 2
36 4
72 Pekanbaru 4 hari
5 86
Palembang 5 hari 6
108
Tabel 5.36. Optimasi Pengiriman Produk Usulan Lanjutan
DC Lead Time Minggu 7
Minggu 8 Truk berangkat awal
Truk kembali dan digunakan lagi
Truk berangkat awal Truk kembali dan
digunakan lagi T Unit
JA Ton T Unit
JA Ton T Unit
JA Ton T
Unit JA Ton
Medan I 3 hari 5
80 Medan II 3 hari
5 81
Padang 4 hari 6
108 Pekanbaru 4 hari
5 86
Palembang 5 hari 6
108
Universitas Sumatera Utara
Tabel 5.36. Optimasi Pengiriman Produk Usulan Lanjutan
DC Lead Time Minggu 9
Minggu 10 Truk berangkat awal
Truk kembali dan digunakan lagi
Truk berangkat awal Truk kembali dan
digunakan lagi T Unit
JA Ton T Unit
JA Ton T Unit
JA Ton T
Unit JA Ton
Medan I 3 hari 5
80 Medan II 3 hari
5 81
Padang 4 hari 6
108 Pekanbaru 4 hari
5 86
Palembang 5 hari 1
18
Tabel 5.36. Optimasi Pengiriman Produk Usulan Lanjutan
DC Lead Time Minggu 11
Minggu 12 Truk berangkat awal
Truk kembali dan digunakan lagi
Truk berangkat awal Truk kembali dan
digunakan lagi T Unit
JA Ton T Unit
JA Ton T Unit
JA Ton T
Unit JA Ton
Medan I 3 hari
5 80
Medan II 3 hari
5 81
Padang 4 hari Pekanbaru 4 hari
Palembang 5 hari
6 108
Universitas Sumatera Utara
Tabel 5.36. Optimasi Pengiriman Produk Usulan Lanjutan
DC Lead Time Minggu 13
Minggu 14 Truk berangkat awal
Truk kembali dan digunakan lagi
Truk berangkat awal Truk kembali dan
digunakan lagi T Unit
JA Ton T Unit
JA Ton T Unit
JA Ton T
Unit JA Ton
Medan I 3 hari
5 80
Medan II 3 hari
5 81
Padang 4 hari
6 108
Pekanbaru 4 hari
5 86
Palembang 5 hari
1 12
6 108
Universitas Sumatera Utara
5.2.8.1. Mekanisme Optimasi Pengiriman Produk
Optimasi pengiriman produk dilakukan untuk mengoptimalkan produk tepung yang dikirim dari CSF ke seluruh DC berdasarkan jumlah kapasitas
maksimum alat angkut truk perusahaan yang dapat digunakan tiap minggunya. Optimasi pengiriman dan penjadwalan dilakukan secara manual namun dapat
memberikan efisiensi distribusi produk dalam hal alat angkut produk truk dan biaya pengiriman. Mekanisme yang dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Pengiriman produk didahulukan kepada DC yang memiliki jarak terjauh hingga paling dekat.
b. Pengiriman produk memperhatikan kapasitas maksimal alat angkut truk yaitu sebesar 18 ton per satu unit truk.
c. Pada minggu pertama terdapat 13 truk yang berangkat mengirim produk, di mana 6 truk mengirim produk ke DC Palembang sebanyak 108 ton yang
memiliki sisa harus dikirim pada minggu berikutnya sebanyak 10 ton, 3 truk mengirim produk ke DC Pekanbaru sebanyak 54 ton yang memiliki sisa harus
dikirim sebanyak 32 ton, 4 truk mengirim produk ke DC Padang sebanyak 72 ton yang memiliki sisa harus dikirim sebanyak 36 ton. Kemudian truk yang
telah mengirim produk tersebut kembali ke CSF dan digunakan lagi untuk pengiriman ke DC yang terdekat. Truk dialokasikan ke DC Medan I sebanyak
5 unit untuk mengirim 80 ton dan ke DC Medan II sebanyak 5 unit untuk mengirim 81 ton.
d. Pada minggu ke 2 terdapat 2 truk yang mengirim sisa produk sebelumnya ke DC Pekanbaru sebanyak 32 ton, hal ini dilakukan dengan memperhatikan
Universitas Sumatera Utara
DRP Worksheet dan Pegging Information dan kenyataanya tidak mengganggu untuk permintaan atau pengiriman pada minggu berikutnya.
e. Pada minggu ke 3 terdapat 2 truk yang mengirim sisa produk sebelumnya ke DC Padang sebanyak 36 ton, hal ini dilakukan dengan memperhatikan DRP
Worksheet dan Pegging Information dan kenyataanya tidak mengganggu untuk permintaan atau pengiriman pada minggu berikutnya.
f. Pada minggu ke 2, ke 4, ke 10, dan ke 13 adalah bentuk efisiensi jumlah
kapasitas produk yang dikirim, dimana seharusnya jumlah pesanan dalam sekali kirim adalah sebanyak 7 truk dengan jumlah 118 ton, namun
mengingat terdapat sejumlah 8 ton yang masih dapat digunakan dalam masing-masing tersebut kapasitas maks. 7 truk = 126 ton, maka dilakukan
pengurangan menjadi 6 truk yang dikirim dengan jumlah 108 ton dengan tambahan 1 truk sebanyak 18 ton pada minggu ke 2, 1 truk sebanyak 12 ton
pada minggu ke 4, 1 truk sebanyak 18 ton pada minggu ke 10, dan 1 truk sebanyak 12 ton pada minggu ke 13. Sehingga terjadi pengurangan
pengiriman ke DC Palembang yang awalnya sebanyak 42 truk berkurang menjadi 40 truk. Hal ini dilakukan dengan memperhatikan DRP Worksheet
dan Pegging Information dan kenyataanya tidak mengganggu untuk permintaan atau pengiriman pada minggu berikutnya.
Universitas Sumatera Utara
5.2.9. Perhitungan Biaya Distribusi
5.2.9.1.Biaya Distribusi Hasil DRP
a. Biaya transportasi Besarnya biaya transportasi untuk DC Medan I dapat dilihat pada Tabel 5.43.
Tabel 5.43. Perhitungan Biaya Transportasi pada DC Medan I Minggu
ke- Berat Produk
Ton Jumlah
Truk yang dibutuhkan
Biaya Transportasi
Truk Rp Biaya
Transportasi Rp
1 80
5 3.000.000
15.000.000 2
80 5
3.000.000 15.000.000
3 3.000.000
4 80
5 3.000.000
15.000.000 5
80 5
3.000.000 15.000.000
6 3.000.000
7 80
5 3.000.000
15.000.000 8
3.000.000 9
80 5
3.000.000 15.000.000
10 3.000.000
11 80
5 3.000.000
15.000.000 12
3.000.000 13
80 5
3.000.000 15.000.000
14 3.000.000
120.000.000
Sumber : Pengolahan Data
b. biaya pemesanan Biaya pemesanan pada masing
– masing DC dapat dilihat pada Tabel 5.48.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 5.48. Biaya Pemesanan pada Setiap DC DC
Frekuensi Pengiriman
Biaya Pemesanan OrderRp
Biaya Pemesanan Rp
Medan I 8
155.000
1.240.000
Medan II
8 170.000
1.360.000
Padang
6 290.000
1.740.000
Pekanbaru
6 230.000
1.380.000
Palembang
6 350.000
2.100.000
Jumlah 34
7.820.000
Sumber : Pengolahan Data
Setelah dilakukan perhitungan biaya transportasi dan biaya pemesanan maka dapat dilakukan perhitungan biaya distribusi. Biaya distribusi masing
– masing DC setelah DRP dapat dilihat pada Tabel 5.49.
Tabel 5.49. Biaya Distribusi pada Setiap DC Setelah DRP DC
Biaya Transportasi Rp
Biaya Pemesanan Rp
Biaya Distribusi Rp
Medan I
120.000.000 1.550.000
121.240.000
Medan II
120.000.000 1.530.000
121.360.000
Padang
138.600.000 2.030.000
140.340.000
Pekanbaru
105.000.000 1.610.000
106.380.000
Palembang
191.100.000 2.100.000
193.200.000
Total 682.520.000
Universitas Sumatera Utara
5.2.9.2. Biaya Distribusi Hasil Optimasi Pengiriman Produk
a. Biaya transportasi Besarnya biaya transportasi untuk DC Medan I dapat dilihat pada Tabel 5.50.
Tabel 5.50. Perhitungan Biaya Transportasi pada DC Medan I Minggu
ke- Berat Produk
Ton Jumlah
Truk yang dibutuhkan
Biaya Transportasi
Truk Rp Biaya
Transportasi Rp
1 80
5 3.000.000
15.000.000 2
80 5
3.000.000 15.000.000
3 3.000.000
4 80
5 3.000.000
15.000.000 5
80 5
3.000.000 15.000.000
6 3.000.000
7 80
5 3.000.000
15.000.000 8
3.000.000 9
80 5
3.000.000 15.000.000
10 3.000.000
11 80
5 3.000.000
15.000.000 12
3.000.000 13
80 5
3.000.000 15.000.000
14 3.000.000
120.000.000
Sumber : Pengolahan Data
c. biaya pemesanan Biaya pemesanan pada masing
– masing DC dapat dilihat pada Tabel 5.55.
Tabel 5.55. Biaya Pemesanan pada Setiap DC DC
Frekuensi Pengiriman
Biaya Pemesanan OrderRp
Biaya Pemesanan Rp
Medan I
8 155.000
1.240.000
Medan II
8 170.000
1.360.000
Padang
8 290.000
2.320.000
Pekanbaru
7 230.000
1.610.000
Palembang
7 350.000
2.450.000
Jumlah 38
8.980.000
Sumber : Pengolahan Data
Universitas Sumatera Utara
Setelah dilakukan perhitungan biaya transportasi dan biaya pemesanan maka dapat dilakukan perhitungan biaya distribusi. Biaya distribusi masing
– masing DC setelah rancangan optimasi pengiriman produk usulan dapat dilihat pada
Tabel 5.56.
Tabel 5.56. Biaya Distribusi pada Setiap DC setelah Optimasi Pengiriman Produk Usulan
DC Biaya Transportasi
Rp Biaya Pemesanan
Rp Biaya Distribusi
Rp Medan I
120.000.000 1.240.000
121.240.000
Medan II
120.000.000 1.360.000
121.360.000
Padang
138.600.000 2.320.000
140.920.000
Pekanbaru
105.000.000 1.610.000
106.610.000
Palembang
172.900.000 2.450.000
175.350.000
Total 665.480.000
5.2.10. Rancangan Prosedur Pemesanan Perusahaan
Sistem pemesanan digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Pemesanan barang oleh masing-masing
Distribution Center kepada PT XYZ sebaiknya memiliki prosedur sebagi acuan dalam melaksanakan aktivitas distribusi perusahaan. Berikut ini adalah rancangan
prosedur yang dibuat berdasarkan kondisi aktivitas distribusi perusahan tersebut. 1. Fungsi gudang pihak Distribution Center mengajukan permintaan pembelian
produk ke fungsi pembelian dengan mencatat data berapa jumlah produk yang dibutuhkan.
2. Fungsi pembelian Distribution Center melakukan komunikasi dan persetujuan harga produk dari PT XYZ.
Universitas Sumatera Utara
3. Fungsi pembelian Distribution Center menerima penawaran harga dari PT XYZ.
4. Fungsi pembelian Distribution Center membuat order pembelian kepada PT XYZ, dengan poin-poin sebagai berikut:
a. Menyertakan jumlah produk tepung yang dibutuhkan b. Menentukan tanggal pemesanan sampai penerimaan barang yang berkisar
selama 1 minggu. c. Melampirkan faktur pemesanan barang.
5. PT XYZ melakukan distribusi produk ke masing-masing Distribution Center dengan poin-poin sebagai berikut:
a. Menerima faktur pemesanan dari Distribution Center dalam jangka waktu minimal 1 minggu sekali.
b. Melakukan distribusi produk kepada Distribution Center yang memiliki jarak tempuh paling jauh terlebih dahulu.
c. Melakukan distribusi produk mulai dari waktu 1 hari pesanan tiba sampai dengan hari ketujuh pemesanan.
d. Melampirkan faktur pengiriman barang dan faktur tagihan. 6. Fungsi penerimaan Distribution Center memeriksa dan menerima produk
yang dikirim oleh pemasok. 7. Fungsi penerimaan Distribution Center menyerahkan produk yang diterima
kepada fungsi gudang untuk disimpan. 8. Fungsi penerimaan Distribution Center melaporkan penerimaan barang
kepada fungsi akuntansi.
Universitas Sumatera Utara
9. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari PT XYZ dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari
transaksi pembelian.
Universitas Sumatera Utara
BAB VI ANALISIS PEMECAHAN MASALAH
6.1. Analisis
Order Quantity
Perhitungan order quantity dilakukan untuk mengetahui besarnya ukuran lot pemesanan q
atau jumlah optimum yang akan dikirimkan untuk setiap kali pemesanan serta dapat menentukan titik pemesanan ulang reorder point ketika
akan dilakukan pemesanan. Perhitungan order quantity dilakukan agar dapat memenuhi permintaan DC dan meminimalkan biaya distribusi. Jumlah optimum
dan titik pemesanan ulang yang diperoleh setelah dilakukan perhitungan dapat dilihat pada Tabel 6.1.
Tabel 6.1. Order Quantity dan Reorder Point Setiap DC Hasil
Perhitungan Menggunakan Model Deterministik No
Distribution Center
Order Quantity Ton
Reorder Point Ton
1 Medan I
80 23
2 Medan II
81 22
3 Padang
108 30
4 Pekanbaru
86 23
5 Palembang
118 35
Sumber : Pengolahan Data
PT XYZ dalam menentukan order quantity menggunakan metode lot for lot yaitu besar pengiriman produk disesuaikan dengan jumlah permintaan
sehingga menyebabkan besarnya biaya pendistribusian produk. Tetapi setelah dilakukan perhitungan order quantity menggunakan model deterministik pada
masing – masing DC sehingga biaya distribusi produk dapat diminimalkan.
Universitas Sumatera Utara