Pembulatan Pembayaran Kas Kecil Surat Tugas atau Undangan Kegiatan

d. Menggunakan kertas dalam ukuran yang sama, misal A4 maka kertas ukuran A4 juga digunakan untuk lembar voucher, lembar kertas yang digunakan untuk menempel kwitansi, dan lembar dokumen pendukung lainya seperti PO dan lain-lain, kecuali untuk dokumen yang diterima dari pihak ke-3.

e. Penyusunan rekap P

ERTUM ertum sesuai bukti transaksi, bukan mengikuti PUM. SR harus punya soft copy rekapan biaya Pertum, hard copy rekapan dikirim ke PR disusun di belakang form Pertum. 4. Periode Pelaporan Keuangan a. Laporan dibuat setiap BULAN baik hard copy soft copy. Untuk pencatatan saldo awal di GL dilakukan setiap awal bulan. Saldo Awal yang di catat adalah: 1. Saldo awal Petty Cash Opening balance Cash in Safe 2. Saldo awal Bank Opening balance Cash in Bank 3. Saldo awal Advance Opening balance Advance 4. Saldo awal Other Payable Opening balance current liabilities

b. Pisah batas cut off Laporan Akhir Round

Pada saat akhir Round yang diperbolehkan hanya saldo Kas Bank saja. Untuk Saldo Advance Other liabilities harus 0 nol artinya semua Advance Other Liabilities harus di selesaikan pada periode tersebut.

5. Pembulatan Pembayaran

Pembulatan biasanya dilakukan untuk transaksi kas dimana jumlah yang dibayarkan memiliki angka pecahan yang sulit untuk didapatkan. Pembulatan hanya dapat dilakukan dengan batas pembayaran 100 seratus rupiah. Jika pembayaran kurang dari 100 rupiah maka pembayaran dapat dilakukan pembulatan ke atas atau ke bawah.

6. Kas Kecil

a. Tujuan Pengelolaan Kas Kecil Kas kecil merupakan pengeloaan dana secara kas yang digunakan untuk segala macam biaya dengan batas maksimal setiap transaksi sampai dengan Rp 1,000,000 satu juta rupiah. Hal ini bermaksud untuk mendukung kelancaran program karena berdasarkan pengalaman ternyata ada beberapa kegiatan program yang memiliki budget kurang dari Rp 1,000,000 dan akan menyulitkan jika pengambilan dana kegiatan tersebut harus ke bank. b. Batas Saldo Kas Kecil Batas maksimal saldo kas kecil yang berlaku di PR adalah Rp 10,000,000,- dan untuk SRSSR adalah Rp 5,000.000,-. Artinya setiap entitas SRSSR dapat menetukan besarya saldo kas kecil disesuaikan dengan pengalaman dan kebutuhan yang bersangkutan asalkan tidak melebihi Rp 5,000,000,-. Namun SRSSR diharapkan konsisten dengan penerapan batas tersebut dan jika terdapat perubahan batasan harus mendapat persetujuan coordinator SRSSR dan kepala SRSSR yang dinyatakan dalam surat keterangan resmi.

7. Surat Tugas atau Undangan Kegiatan

a. Tujuan : Surat tugas diperlukan dalam melakukan kegiatan untuk memastikan bahwa petugas yang melaksanakan kegiatan sesuai dengan kebijakan pimpinan dan sesuai dengan prosedur yang diharapkan. b. Penggunaan : Surat Tugas dapat dibuat untuk digunakan secara individu per orang atau kelompok orang dalam melakukan satu kegiatan yang sama. Surat tugas biasanya digunakan sehubungan dengan pengajuan kegiatan PUM yang berdampak pada pembayaran transport, perdiem, 5 fee, hotel dll. Dikecualikan untuk kegiatan-kegiatan yang bersifat rutin seperti pembelian ATK, ke bank dll tidak diperlukan surat tugas c. Undangan : Undangan dapat dijadikan sebagai pengganti surat tugas sesuai dengan konteks kegiatan . II. 2 2. Jenis dan Kode Voucher Pemisahan jenis voucher dan pemberian kode voucher merupakan hal yang sangat penting karena dengan jenis dan kode voucher akan memudahkan dalam melakukan trackingpelacakanpenelusuran transaksi baik di soft copy laporan maupun hard copy laporan. Penomoran voucher dimulai setiap tahun sekali 1 Jan-31 Desember dan nomor akan kembali ke nomor satu pada satu januari tahun berikutnya. Berikut ini adalah keterangan detail tentang jenis dan kode voucher yang belaku di PR TB Aisyiyah: JENIS DAN KODE VOUCHER 1 JENIS - JENIS VOUCHER 1 Voucher Pengeluaran adalah voucher untuk segala transaksi pembayaran baik kas maupun bank 2 Voucher Pemasukan adalah voucher untuk segala transaksi penerimaan baik kas maupun bank 3 Voucher Pemindah bukuan adalah voucher untuk segala transaksi perpindahan dana dari kas ke bank atau sebaliknya 4 Voucher Memorial Jurnal adalah voucher untuk mencatat transaksi pertanggung jawaban uang muka dimana antara uang muka dengan pertanggung jawabannya bernilai sama atau apabila diperlukan jurnal koreksi atas kesalahan pencatatan 2 KODE VOUCHER 1 Kas Masuk KM adalah kode voucher untuk segala transaksi penerimaan kas, termasuk pengembalian sisa PERTUM yang dimasukan ke kas 2 Kas keluar KK adalah kode voucher untuk segala transaksi pengeluaran kas, termasuk pembayaran kekurangan PERTUM yang dilakukan melalui kas 3 Bank Masuk BM adalah kode voucher untuk segala transaksi penerimaan bank, termasuk pengembalian sisa PERTUM yang dimasukan ke bank 4 Bank Keluar BK adalah kode voucher untuk segala transaksi pengeluaran bank, termasuk pembayaran kekurangan PERTUM yang dilakukan melalui Bank 5 Pemindah bukuan PB adalah kode voucher untuk pengisian kas kecil 6 Memorial Jurnal MJ adalah kode voucher untuk transaksi dimana PUM=PERTUM dan voucher 6 adjusmentpenyesuaian 3 PENOMORAN VOUCHER A Kas Masuk contoh DKI untuk kas masuk maka nomor vuocher sebagai berikut Transaksi di SR KM-DKI-1 Transaksi di SSR Jakbar KM-JKB-1 Transaksi di IU Jaksel KM-IU-JKS-1 B Untuk Kas Keluar contoh DKI untuk kas keluar maka nomor vuocher sebagai berikut Transaksi di SR KK-DKI-1 Transaksi di SSR Jakbar KK-JKB-1 Transaksi di IU Jaksel KK-IU-JKS-1 C Untuk Bank Masuk Contoh DKI untuk bank Masuk maka nomor vuocher sebagai berikut Transaksi di SR BM-DKI-1 Transaksi di SSR Jakbar BM-JKB-1 Transaksi di IU Jaksel BM- IU-JKS-1 D Untuk Bank Keluar untuk bank keluar maka nomor vuocher sebagai berikut Transaksi di SR BK-DKI-1 Transaksi di SSR Jakbar BK-JKB-1 Transaksi di IU Jaksel BK- IU-JKS-1 E Untuk Pemindahbukuan untuk Pemindahbukuan maka nomor vuocher sebagai berikut Transaksi di SR PB-DKI-1 Transaksi di SSR Jakbar PB-JKB-1 III. DOKUMEN PENDUKUNG TRANSAKSI Adalah dokumen yang harus dilampirkan dalam sebuah voucher baik untuk transaksi pembayaranpenerimaan dana. Pada dasarnya TOR untuk semua kegiatan sudah disediakan oleh PR hanya dalam penggunaan TOR harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi ybs. Jika TOR kegiatan sudah disiapkan PR maka dalam setiap akhitfitas pembayaran kegiatan baik melalui PUM atau tidak harus disertakan TOR tsb.A III.I Transaksi pengadaan Barang dan Jasa 1. Purchase request PRq a. PRq adalah dokumen yang disiapkan sebelum pembayaran atas suatu transaksi dilakukan. PRq dibuat agar semua pembelian barang dan jasa yang telah direncanakan di setujui sebelum dilakukan pembayaran. Hal ini untuk meghindari barang dibeli atau pembayaran dilakukan tanpa sepengetahuan pihak yang berwenang. b. Staf keuanganpengadaan bertugas mencari daftar harga atau menentukan perkiraan harga normalwajar yang dituangkan dalam PRq. Namun pihak yang mengajukan pembelian juga 7 dapat membantu memberikan informasi harga barang yang diminta tersebut dan staf keuangan menindaklanjuti informasi tersebut dengan survey atau melihat kewajaran atas perkiraan harga tersebut. Pastikan PRq telah ditandatangani lengkap sebelum uang muka dikeluarkan c. PRq dapat dibuat untuk beberapa item kumpulan jenis barang sehingga jika pembelian lebih dari satu macam barang secara bersamaan maka PRq cukup dibuat satu saja. Dan jika pelaksanaan pembelian dalam 1satu PRq tersebut tidak dapat dilakukan sekaligus maka foto copy atas PRq ybs dapat dilakukan untuk pembelian ke-2 dst. Namun jika PRq berbeda maka PRq yang dilampirkan harus asli. PRq juga hanya digunakan untuk 1 satu kali permintaan dan tidak diperbolehkan menggunakan PRq yang sama untuk permintaan yang berbeda. 2. KwitansiInvoice asli dari penjual atau penyedia jasa a. Periksalah setiap kwitansi sebelum dilakukan pembayaran, jangan sampai ada salah perhitungan atau salah pembayaran. Sehingga jumlah uang yang dibayar harus sama dengan jumlah barang yang diterima serta pastikan tidak ada kesalahan perhitungan atau penulisan di kwitansi. Jika terjadi kesalahan penulisan di kwitansi mintalah perbaikan kwitansi tersebut dengan segera ke penjual atau vendor ybs. b. Pastikan kwitansi telah ditulis dengan informasi yang jelas dan benar. Jangan sampai ada kwitansi yang tulisannya kurang jelas sehingga sulit di baca atau ditulis namun tidak benar seperti pembelian kertas A4 di tulis kertas Folio dsb c. Pastikan kwitansi telah memenuhi standar yang wajar yaitu terdapat: 1. KOP surat yang berisi alamat, telp, nama toko. 2. Tanda tangan dan nama penjual 3. Stempel 4. Atau bentuk lain dari hal diatas namun mencakup seluruh informasi di atas 5. Kwitansi di buat oleh penjual bukan di buat oleh pembeli d. Batasan atau limit harga dan prosedur pembayarannya PPP memiliki prosedur yang diberlakukan dan harus dipenuhi dalam setiap batasan pembayaran yaitu: 1. Pembayaran lebih dari Rp 1,000,000 baik ditingkat PR-SR dan SSR maka dibutuhkan dokumen tambahan berupa Purchase Order PO. Jadi pengeluaran satu juta dan seterusnya sudah harus ada PO. PO ini harus sudah ditandatangani baik oleh pemesan maupun penerima pesanan 2. Pembayaran lebih dari Rp 2,500,000 baik ditingkat PR-SR dan SSR maka membutuhkan dokumen tambahan berupa Penawaran dari 3 toko yang berbeda dan bid analis yaitu analisis pemilihan toko mana yang terpilih. III.2 Transaksi Pembayaran uang muka kegiatanPerjalanan Dinas Dalam melakukan pembayaran uang muka kegiatan atau perjalanan dinas, pastikan telah terdapat bukti pendukung 1. Form pengajuan uang muka PUM yang telah diisi dengan benar sesuai dengan TOR, Jadwal dan budget serta telah ditandatangani lengkap 2. Budget kegiatan, pastikan kegiatanperjalanan dinas tersebut ada dalam budget atau POA dan telah dibuat sesuai dengan POA serta telah dihitung secara benar 3. Unit cost, pastikan uang muka kegiatanperjalanan dinas tersebut telah dibuat sesuai dengan unit cost yang telah ditentukan 4. TOR Proposal, pastikan bahwa budget dibuat sesuai dengan TORnya 5. UndanganSurat tugas 6. Copy CekBukti transfer bank atau tanda terima dari penerima dana III.3 Transaksi Pertanggungjawaban Uang Muka KegiatanPerjalanan Dinas Dalam melakukan penyelesaian atau pertanggung jawaban uang muka, pastikan telah terdapat bukti pendukung: 1. Form PERTUM yang telah diisi dengan benar dan ditandatangai lengkap 8 2. Seluruh kwitansi pembayaran spt ATK, konsumsi, perdiem, nara sumber, transport dll yang relevan dan benar 3. Laporan ringkasan kegiatan ybs 4. Foto copy PUM ybs 5. Lembar voucher yang telah di isi dan di otorisasi lengkap 6. Bukti transfer atau pengembalian pengiriman uang, untuk uang muka PUM ≠ pertanggungjawaban PERTUM 7. Bukti tanda terima dari kasir atau bagian keuangan jika pengembalianpembayaran selisih PUM dan PERTUM dilakukan secara kas 8. CV dari fasilitator dan narasumber 9. Daftar Hadir III.4 Transaksi Pembayaran Listrik, air, telepon, sewa ruang yang dibayarkan ke organisasi a. Besarnya pembayaran Pembayaran ini adalah pembayaran yang dilakukan ke organisasi dalam bentuk “kontribusi” artinya bahwa pembayaran yang dilakukan tidak sejumlah 100 seperti yang tertera di kwitansi asli.Besarnya kontribusi yang diberikan diatur dalam kesepakatan antara SRSSR dan Oganisasi yang bersangkutan yang biasanya telah direview oleh FO PR yang memang mengetahui kondisi lapangan dari setiap SR dan SSR. b. Pencatatan dan dokumen pendukung yang diperlukan Untuk pembayaran Listrik,air dan telp yang dibayarkan ke organisasi dalam bentuk kontribusi sehingga kwitansi yang di dapatkan adalah kwitansi dari organisasi bukan dari pihak ketiga PLN atau Telkom dan usahakan untuk mendapatkan fotocopy atas kwitansi dari pihak ke-3 tersebut. Mohon di keterangan atau di kwitansi diberi keterangandeskripsi “Biaya kontribusi listrik, telepon untuk periode…….” Dan mintalah kwitansi resmi dan distempel dari pihak organisasi c. Batas pembayaran paling lambat untuk keperluan running officebiaya operasional, ATK dll termasuk tunjangan kepala SRSSR dll adalah pada akhir quarter ybs. Misal pembayaran running officeoperasional cost untuk periode Jan-Mar adalah 31 Maret. Jadi ketika biaya tersebut diklaim setelah melewati quarter maka tidak diperbolehkan kecuali untuk tagihan seperti kartu hallo dll yang memang tagihan baru ditagih pada bulan berkutnya III.5 Transaksi Pembentukan dan Pengisian Kas Kecil a. Pembentukan kas Kecil Pada saat pertama kali kas kecil dibetuk maka terlebih dahulu disepakati berapa jumlah yang akan dikelola dalam kas kecil oleh SR-SSR. Adapun dokumen pendukung yang diperlukan adalah: 1. Surat pernyataanketerangan tentang jumlah yang akan dikelola dalam kas kecil 2. Foto copy cheque 3. Lembar Surat Permintaan Pengisian Kas Kecil 4. Lembar voucher pembentukan kas kecil b. Pengisian kas kecil harus dilengkapi dengan: 1. Surat Permintaan Pengisian Kas Kecil Kas kecil dapat diisi setelah memiliki saldo minimum mendekati ± Rp. 500.000,- dan perhatikan pula batas maksimal kas kecil yang berlaku Contoh : Saldo maksimal kas kecil di SRSSR adalah sebesar Rp 5,000,000. Apabila saldo kas kecil sama dengan Rp 500,000 maka pengisian adalah sebesar Rp 4,500,000,-. Sehingga jumlah total kas kecil tetap sebesar Rp 5,000,000,- 2. Foto Copy Cheque 3. Lembar voucher pengisian kas kecil dengan kode voucher Pemindah Bukuan PB III.6 Transaksi Pembayaran Reward Kader Dalam melakukan pembayaran pada Reward Kader harus disertai dengan: a. Form Pengajuan Reward Kader yang telah disetujui tim SR 9 b. Bukti tanda terima atau kwitansi pembayaran dari setiap kader c. Lembar Voucher kasbank yang telah di otorisasi lengkap III.7 Transaksi Pembayaran Transport Untuk Pasien Kurang Mampu Dalam melakukan pembayaran transport untuk pasien kurang mampu harus disertai dengan: a. Bukti persetujuansurat keterangan yang disahkan SR-SSR atas pasien yang disetujui sebagai pasien tidak mampu form yang sudah disiapkan oleh divisi terkait b. Tanda Terima atau kwitansi dari setiap pasien tersebut atau kader yang mewakili. Jika uang diserahkan ke kader yang mewakili maka kader tersebut harus memiliki surat kuasa dari pasien y ang b er s angkutan untuk memastikan bahwa kader ybs memang miliki wewenang untuk hal tersebut. III.8 Transaksi pembayaran perdiem, fee narasumberfasilitator local transport, snack yang berasal dari kegiatan seperti sosialisasi, meeting dll yang dilakukan diluar mekanisme PUM- PERTUM maka HARUS disertai dengan: a. Surat undangansurat tugas b. Daftar hadir c. Agendajadwal kegiatan d. Kwitansi asli dan bukti pendukung asli lainnya termasuk CV untuk pembayaran fee e. Ringkasan kegiatan f. Pembayaran transport lokal untuk kepala SRSSR yang mengikuti kegiatan harus disertai surat undangansurat tugas g. Pembayaran klaim bensin untuk suatu kegiatan harus disertai dengan form transport yang sudah disetujui oleh Koordinator SR atau level diatasnya contoh form terlampir dan listlog book penggunaan kendaraan tsb III.9 Transaksi pembayaran Gaji dan THR SRSSR a. Gaji Bulanan diberikan kepada pegawai yg sudah bekerja satu bulan setiap tanggal 25 bulan yang bersangkutan sebesar nilai yang tertera di dalam kontrak dan untuk pegawai yang pada tanggal 25 belum ada satu bulan kerja di hitung secara prorate dengan dokumen yang perlu dilampirkan: 1. Pengajuan jumlah gaji oleh FA dan sudah di otorisasi lengkap 2. Foto Copy SPK untuk pegawai baru yang asli di arsip di SRSSR ybs 3. Foto copy cek 4. Bukti transfer masing2 penerima gaji b. Tunjangan Hari Raya THR Diberikan kepada pegawai yang telah bekerja lebih dari 3 bulan dengan perhitungan secara prorata dan satu bulan gaji bagi pegawai yg telah bekerja lebih dari 1 tahun dengan dokumen yang perlu dilengkapi : 1. Pengajuan jumlah THR oleh FA dan sudah diotorisasi lengkap. Perhitungan tersebut harus detail menyebutkan periode mulai kerja staf ybs dan besarnya THR yang diterima 2. Foto copy cek 3. Bukti Transfer masing2 penerima THR III.10 Transaksi Pemberian insentif dan Nutrisi bagi Pasien TB MDR a. Insentif Pasien Supporter Pemberian insentif kepada pelaksana Pasien supporter TB MDR di laksanakan sesuai tanggal yang tertera di dalam kontrak yang telah di sepakati dan dokumen yg dilampirkan; 1. Kuitansi tanda terima yang telah diisi dan ditangani lengkap 2. Form pendampingan yang sudah di review dan disetujui oleh SRSSR b. Pemberian Nutrisi Pasien TB MDR Pemberian nutrisi kepada pasien TB MDR berupa makanan tambahan yang diberikan setiap hari sebagai selingan saat pasien minum obat berupa makanan kering dan jus kotak atau bisa 10 di rumuskan bersama agar pasien memperoleh gizi yang seimbang dan dokumen yang dilampirkan: 1. Kuitansi pembelian barang 2. PRq yang sudah diotorisasi 3. Tanda terima package barang ter y s ebutb oleh y ang b er s angkutan III.11 Hierarkhi Persetujuan untuk semua dokumen pembayaran Tingkatan tertinggi persetujuan di SRSSR adalah Koordinator SRSSR dan Kepala SRSSR lihat struktur organisasi. Persetujuan diberikan dengan prinsip tidak ada pihak yang menyetujui untuk pembayaran sendiri sehingga untuk fungsi koord program SRSSR dan kepala SRSSR dapat saling mengganti. Sedangkan untuk staf lainnya harus disetujui oleh pihak yang memiliki otoritas yang lebih tinggi. Maka: 1. Jika yang mengajukan MEACSMstaf lainnya maka pemeriksa bisa dilakukan oleh FA SRSSR dan disetujui oleh Koord Program SRSSR, Diketahui oleh Kepala SRSSR 2. Jika yang mengajukan oleh Koordinator Program SRSSR maka diperiksa olef FA SRSSR namun yang berhak menyetujui adalah Kepala SRSSR demikian sebaliknya. III.12 Voucher untuk pembayaran bunga, biaya admin atau pajak dll yang bersifat pemotongan langsung dari bank maka: Dalam hal ini harus dibuat 3 voucher yang terdiri dari a. Voucher Biaya Admin kode Bank Keluar Berisi seluruh biaya bank dalam satu bulan yang diambil langsung dari rekening, dengan bukti pendukung berupa rekening Koran bulan yang bersangkutan mohon distabilo pada angka yang dimaksud. b. Voucher bunga kode Bank Masuk Voucher ditulis sejumlah bunga yang diterima dalam bulan ybs, dengan bukti pendukung berupa rekening Koran bulan bersangkutan mohon distabilo pada angka yang dimaksud c. Voucher Pajak kode Bank Keluar Voucher ditulis sejumlah pajak yang diterima dalam bulan ybs, dengan bukti pendukung berupa rekening Koran bulan bersangkutan mohon distabilo pada angka yang dimaksud III.13 Pembayaran penghargaan untuk KMP, Kader dan Religious leader dengan kinerja terbaik Dokumen pendukung yang diperlukan adalah: a. Bukti asli pembelian barang yang dijadikan sebagai hadiah b. Surat keterangan dari SRSSR yang menerangkan bahwa kader, KPM atau Religious leader tersebut terpilih sebagai kader, KPM atau Religious leader terbaik berserta alasannya. c. Bukti asli tanda terima award dari kader, KPM atau Religious leader yang terpilih

IV. PEMBAYARAN UNIT COST SBU PEMERINTAH.

IV.1 Definisi Ref:PERMENKEU 2015 1. FULL BOARD :

Satuan biaya yang disediakan untuk paket kegiatan rapat yang diselenggarakan di luar kantor sehari penuh dan bermalammenginap. Komponen paket fullboard mencakup minuman selamat datang, akomodasi 1 malam, Makan 3 kali, Rehat Kopi dan Snack 2 kali, Ruang Pertemuan termasuk OHP, Podium, Flip Chart, white Board, Standard Sound System, Mikropon, AlatTulis, Air Mineral dan Permen.

2. FULL DAY MEETING:

Satuan biaya yang disediakan untuk kegiatan rapat pertemuan yang dilakukan di luar kantor minimal 8 delapan jam tanpa menginap. Komponen paket mencakup minuman selamat datang, malam Siang, Rehat Kopi dan Snack 2 kali, Ruang Pertemuan termasuk OHP, 11