Struktur Organisasi Jenis-Jenis Kamar pada Hotel Garuda Plaza Medan

B. Visi dan Misi Hotel Garuda Plaza Medan 1. Visi Hotel Garuda Plaza Medan

Semua orang mengenal Hotel Garuda Plaza Medan.

2. Misi Hotel Garuda Plaza Medan

a. Meningkatkan market sharing dengan menarik konsumen baru b. Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan reward c. Meningkatkan pelanggan yang loyal d. Meningkatkan laba dengan brand Hotel Garuda Plaza e. Menambah koneksi untuk meningkatkan pelanggan.

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan suatu bentuk yang menunjukkan aspek-aspek pokok dan hubungan antar bagian serta saluran pengawasan yang menduduki masing-masing jabatan. Struktur organisasi menggambarkan pembagian yang penting serta garis otoritas formal, kesemuanya ini adalah tanggung jawab pemimpin perusahaan untuk mengkoordinir perusahaan dan bekerjasama secara efektif dan efisien. Struktur organisasi Hotel Garuda Plaza Medan dapat dilihat pada Gambar 3.1. Universitas Sumatera Utara Gambar 3.1 : Struktur Organisasi Hotel Garuda Plaza Medan Sumber : Hotel Garuda Plaza Medan, 2010 Manager Director MP Secretary Consultant Staff Director Internal Control Purchasing Laundry Duty Of Sales General Manager Finance Accounting EAM Front Office Food and Beverage House Keeper HRD DutyNight Manager Security Enginering and Maintenance Universitas Sumatera Utara

D. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

Adapun struktur organisasi Hotel Garuda Plaza Medan seperti pada struktur organisasinya, dipimpin oleh seorang Presiden Direktur yang merupakan Pimpinan Tertinggi. Jabatan ini dipegang oleh H.Muhammad Arbie dan bawahannya adalah Managing Director, dan jabatan ini dipegang oleh Rosihan Arbie, sebagai pimpinan harian adalah General Manager yang dibawahi oleh dua orang Eksekutif Assistant Manager, yaitu : Executive Assistant Manager Operation dan Executive Assistant Manager Administration. Dari Struktur Organisasi yang ada, dapat dijelaskan tanggung jawab dan tugas-tugas setiap bagian sebagai berikut :

1. General Manager GM

Tugas, Wewenang dan tanggung jawabnya adalah : a. Mengelola kegiatan-kegiatan hotel, mengkoordinasi seluruh kegiatan hotel dalam suatu kegiatan yang terpadu untuk mencapai tujuan perusahaan. b. Menetapan tujuan, kebijaksanaan dan prosedur internal Hotel. c. Menilai masa depan hotel, termasuk kecenderungan pasar konsumen, perkembangan persaingan, kebutuhan untuk berkembang termasuk kesempatan untuk berinvestasi. d. Memberikan laporan berkala kepada dewan direksi. e. Melaksanakan konsultasi dengan direktorat jenderal pariwisata, dalam rangka pelaksanaan tugas pokok perhotelan dan mengikuti Universitas Sumatera Utara perkembangan-perkembangan di bidang kepariwisataan pada umumnya dan perhotelan pada khususnya. f. Mempertanggungjawabkan penggunaan modal perusahaan dan memastikan bahwa semua kegiatan hukum yang berhubungan dengan operasi hotel telah terpenuhi.

2. Executive Assistant Manager EAM

EAM membantu GM, tugasnya meliputi : a. Memimpin dan mengawasi seluruh tugas-tugas yang dilaksanakan oleh departemen di wilayah koordinasinya. b. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya kepada presiden manager. c. Memecahkan masalah-masalah yang timbul pada tugas-tugas operasional yang dilaksanakan dengan tuntas sesuai dengan batas- batas yang diberikan. d. Membina hubungan kerja yang baik dengan koordinasi yang optimum dan berkelanjutan baik keatas maupun ke bawah. e. Memimpin dan mengawasi seluruh tugas-tugas operasional yang dilaksanakan oleh departemen-departemen

3. Internal Control

Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah : a. Melaksanakan pemeriksaan secara menyeluruh terhadap pemborosan dan efisiensi biaya obyek dari efektivitas. Universitas Sumatera Utara b. Mengawasi dan memperbaiki sistem akuntansi yang ada di perusahaan agar dapat diterapkan secara efektif dan efisien. c. Menangani laporan keuangan.

4. Departemen Front Office Manager Front Office

Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah : a. Mengembangkan dan memberikan arahan kepada petugas-petugas front office mengenai program-program organisasi, rencana kerja, keharusan melaksanakan tugas performansi dan mengadakan peningkatan hotel dengan departemen-departemen lainnya. b. Bertanggung jawab tentang kelancaran-kelancaran dalam bidang tugas operasional dan bidang administrasi front office. c. Menerima dan berusaha mengatasi keluhan-keluhan para tamu dan menentukan rencana kerja front office. d. Menerima pembayaran rekening kamar, cucian, dan juga termasuk bar yang tidak dibayarkan kontan. e. Melaporkan seluruh kas yang diterima kepada general cashier. f. Memberikan keterangan dan informasi kepada tamu serta mengawasi segala keluhan para tamu tersebut. g. Membukukan penerimaan tamu dalam buku tamu yang mencakup nama, alamat, dan kebangsaan. h. Membuat laporan penjualan kamar setiap hari.

5. Departemen Food and Beverage

Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah : Universitas Sumatera Utara a. Mengambil kebijaksanaan dalam setiap kesulitan yang ditemui oleh petugas-petugas departemen food and beverage dalam menjalankan tugas sehari-hari. b. Mengatasi keluhan para tamu atas ketidakbagusan pelayanan yang dilakukan setiap anggota food and beverage. c. Membuat persetujuan tentang jumlah dan jenis fasilitas yang akan digunakan oleh pemesan kamar seperti menu dan lain-lain serta penentuan dan penetapan biaya untuk itu. d. Bertanggung jawab penuh atas kelancaran operasi administrasi departemen food and beverage.

6. Departemen Security

Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah : a. Memberi pengarahan serta pembinaan disiplin kepada semua anggota security dalam menjalankan tugas. b. Mengawasi ketertiban umum dan intern dalam lingkungan perusahaan terhadap harta benda yang bergerak maupun yang tidak bergerak dengan bekerjasama dengan departemen lainnya. c. Menerima dan mengawasi setiap masalah yang timbul dalam lingkungan hotel yang datangnya dari dalam maupun dari luar hotel. d. Melaksanakan semua tugas administrasi dan interogasi kepada karyawan yang melanggar ketentuan-ketentuan perusahaan.

7. Departemen Sales and Marketing

Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah : Universitas Sumatera Utara a. Membantu manajemen dalam melaksanakan operasi perusahaan terutama dalam bidang pemasaran, mengembangkan perencanaan kerja. b. Mempersiapkan training untuk meningkatkan mutu karyawan secara menyeluruh, bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas dalam bidang operasi dan administrasi marketing. c. Menjaga dan menjalin kerjasama yang baik antar departemen, terutama departemen yang erat hubungannya dengan perusahaan. d. Memasarkan produk-produk hotel serta jasa lainnya kepada pihak luar, agar penjualan meningkat. e. Membuat laporan setiap akhir bulan kepada EAM Operation mengenai hasil pekerjaan dan jumlah biaya yang terpakai sebagai biaya pemasaran dan promosi.

8. Departemen Engineeringengineering manager

Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah : a. Mengawasi seluruh peralatan dan perlengkapan yang ada pada hotel Garuda Plaza Medan b. Memperbaiki semua peralatan yang digunakan dalam hotel, misalnya machine, electric, telephone, air conditioning, gas, furniture dan lain- lain agar tetap terpelihara dan berjalan dengan sebaik-baiknya. c. Mengatasi dan menghindari pemborosan dan pemakaian alat-alat bahan untuk perbaikan atau perawatan. Universitas Sumatera Utara d. Merencanakan schedule service operasi dan melaporkan rencana biaya kepada manajer

9. Departemen House Keeping

Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah : a. Mengembangkan serta memberikan pengarahan kepada petugas- petugas house keeping tentang program-program kerja organisasi, keharusan pelaksanaan tugas performansi dan mengadakan peningkatan hubungan dengan departemen lainnya. b. Bertanggung jawab tentang kelancaran tugas dalam bidang operasi administrasi dan house keeping. c. Bertanggung jawab atas segala inventaris yang berada dibawah pengawasan departemen house Keeping. d. Menyiapkan segala fasilitas yang diperlukan setiap kamar dengan standarnya.

10. Departemen DutyNight manager

Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah : a. Mengawasi kelancaran jalannya operasi hotel semaksimal mungkin dan menampung serta mengawasi persoalan yang timbul. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas kepada executive manager. b. Memutuskan dengan segera segala permasalahan yang bersifat tidak prinsipil. c. Menangguhkan setiap masalah yang bersifat prinsipil Universitas Sumatera Utara d. Memberikan bantuan serta pelayanan terhadap tamu-tamu yang masuk dan keluar. e. Memberikan informasi kepada departemen lainnya atas adanya suatu keluhan dari para tamu yang menggunakan jasa-jasa hotel.

11. Departemen Personalia Human Resources Department

Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah : a. Menyelenggarakan administrasi karyawan serta membuat pertauran yang berhubungan dengan departemen tenaga kerja sesuai dengan kondisi perusahaan. b. Mengawasi dan memeriksa hasil kerja petugas di masing-masing bagian, memberikan saran serta menerima bahan program kerja dari manajer. c. Menyelenggarakan up-grading interen dan eksteren, meningkatkan kesejahteraan masyarakat, menampung kegiatan sosial dan mengawasi ketertiban dan disiplin kerja karyawan serta membuat daftar hadir karyawan. d. Membuat daftar gaji karyawan perusahaan, menangani penerimaan, pemberhentian dan penggantian karyawan perusahaan.

12. Departemen Accounting

Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah : a. Melaksanakan suatu sistem administrasi yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Universitas Sumatera Utara b. Melaporkan dengan segera kepada direksi jika menemukan hal-hal yang disajikan demi kelancaran perkembangan perusahaan. c. Mengerjakan tugas sehari-hari sesuai dengan wewenang yang telah dilimpahkan direksi. d. Menyusun dan menyampaikan laporan administrasi keuangan sesuai dengan transaksi yang sebenarnya sebagai laporan rutin kepada direksi, menyusun dan menyimpan serta menertibkan dokumen perusahaan yang ada sesuai dengan kepentingannya.

13. Departemen Purchasing

Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah : a. Membeli setiap kebutuhan yang dibutuhkan dari setiap departemen apabila persediaan digudang telah habis dengan terlebih dahulu meminta persetujuan dari internal control departement. b. Membuat laporan setiap bulan kepada accounting manager mengenai jenis barang, jumlah barang, dan harga barang yang dibeli tersebut.

E. Jenis-Jenis Kamar pada Hotel Garuda Plaza Medan

Secara umum suatu hotel menyediakan kamar yang jenisnya berbeda- beda. Perbedaan tersebut ditentukan berdasarkan kelengkapan kamar, luas kamar, klasifikasi hotel, dan tata ruang hotel. Jenis-jenis kamar yang ada di Hotel Garuda Plaza Medan, yaitu: Universitas Sumatera Utara 1. Superior Rooms Superior rooms terdiri dari 84 kamar yang merupakan kamar dengan tarif termurah. Tarif kamar dikenakan sebesar Rp.500.000,-malam. Untuk penambahan ekstra bed dikenakan biaya Rp.200.000,-. Fasilitas yang ada di kamar ini adalah satu buah ranjang, 1 set AC ¾ pk, televisi 14’’, telepon, kaca rias, meja tulis, kursi, lemari pakaian dua pintu, handuk, dua pasang sandal dan brekfast. 2. Deluxe Rooms Deluxe rooms terdiri dari 42 kamar. Tarif kamar dikenakan sebesar Rp.635.000,-malam. Untuk penambahan ekstra bed dikenakan biaya Rp.200.000,-. Fasilitas yang ada di kamar ini adalah dua buah ranjang double bed ukuran 100x200 cm, 1 set AC ¾ pk, televisi 14’’, telepon, kaca rias, meja tulis, kursi, sofa, lemari pakaian dua pintu, handuk, dua pasang sandal dan brekfast. 3. Executive Deluxe Executive deluxe terdiri dari 6 kamar. Tarif kamar dikenakan sebesar Rp.700.000,-malam. Untuk penambahan ekstra bed dikenakan biaya Rp.200.000,-. Fasilitas yang ada di kamar ini adalah satu buah ranjang, televisi 20’’ dengan digital sistem, 1 set AC 1 pk, bath room, hot water shower, surat kabar, telepon, kaca rias, meja tulis, kursi, sofa, lemari pakaian dua pintu, handuk, dua pasang sandal dan brekfast. Universitas Sumatera Utara 4. Garuda Deluxe Garuda deluxe terdiri dari 8 kamar. Tarif kamar dikenakan sebesar Rp.1.200.000,-malam. Untuk penambahan ekstra bed dikenakan biaya Rp.200.000,-. Fasilitas yang ada di kamar ini adalah satu buah ranjang, televisi 20’’ dengan digital sistem, 1 set AC 1 pk, bath room, hot water shower, surat kabar, telepon, kaca rias, meja tulis, kursi, sofa, lemari pakaian dua pintu, handuk, dua pasang sandal dan brekfast. 5. Junior Suite Junior suite terdiri dari 4 kamar. Tarif kamar dikenakan sebesar Rp.1.325.000,-malam. Untuk penambahan ekstra bed dikenakan biaya Rp.200.000,-. Fasilitas yang ada di kamar ini adalah satu buah ranjang, televisi 20’’ dengan digital sistem, 1 set AC 1 pk, bath room, hot water shower, surat kabar, telepon, kaca rias, meja tulis, kursi, sofa, terdapat living room berupa 1 set sofa, 1 set meja makan, lemari pakaian dua pintu, handuk, dua pasang sandal dan brekfast. 6. Executive Suite Executive suite terdiri dari 2 kamar. Tarif kamar dikenakan sebesar Rp.2.500.000,-malam. Untuk penambahan ekstra bed dikenakan biaya Rp.200.000,-. Fasilitas yang ada di kamar ini adalah satu buah ranjang, 1 unit LCD TV 20’’ dengan digital sistem, 1 set AC 1 pk, bath room, hot water shower, surat kabar, telepon, kaca rias, hair dryer, meja tulis, kursi, sofa, terdapat living room berupa 1 set sofa, 1 set meja Universitas Sumatera Utara makan, home theatre, ipod dock, lemari pakaian dua pintu, handuk, dua pasang sandal dan brekfast. 7. Garuda Suite Garuda suite terdiri dari 1 kamar. Tarif kamar dikenakan sebesar Rp.4.000.000,-malam. Untuk penambahan ekstra bed dikenakan biaya Rp.200.000,-. Fasilitas yang ada di kamar ini adalah satu buah ranjang, 1 unit LCD TV 20’’ dengan digital sistem,1 set AC 1 pk bath room, hot water shower, surat kabar, telepon, kaca rias, hair dryer, meja tulis, kursi, sofa, terdapat living room berupa 1 set sofa, 1 set meja makan, mini bar, home theatre, ipod dock, lemari pakaian dua pintu, handuk, dua pasang sandal dan brekfast.

F. Fasilitas Tambahan pada Hotel Garuda Plaza Medan