B. Visi dan Misi Hotel Garuda Plaza Medan 1. Visi Hotel Garuda Plaza Medan
Semua orang mengenal Hotel Garuda Plaza Medan.
2. Misi Hotel Garuda Plaza Medan
a. Meningkatkan market sharing dengan menarik konsumen baru
b. Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan reward
c. Meningkatkan pelanggan yang loyal
d. Meningkatkan laba dengan brand Hotel Garuda Plaza
e. Menambah koneksi untuk meningkatkan pelanggan.
C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu bentuk yang menunjukkan aspek-aspek pokok dan hubungan antar bagian serta saluran pengawasan
yang menduduki masing-masing jabatan. Struktur organisasi menggambarkan pembagian yang penting serta garis otoritas formal,
kesemuanya ini adalah tanggung jawab pemimpin perusahaan untuk mengkoordinir perusahaan dan bekerjasama secara efektif dan efisien.
Struktur organisasi Hotel Garuda Plaza Medan dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi Hotel Garuda Plaza Medan Sumber : Hotel Garuda Plaza Medan, 2010
Manager Director MP Secretary
Consultant Staff Director
Internal Control Purchasing
Laundry Duty Of Sales
General Manager Finance
Accounting
EAM
Front Office
Food and
Beverage House
Keeper HRD
DutyNight Manager
Security Enginering
and Maintenance
Universitas Sumatera Utara
D. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
Adapun struktur organisasi Hotel Garuda Plaza Medan seperti pada struktur organisasinya, dipimpin oleh seorang Presiden Direktur yang
merupakan Pimpinan Tertinggi. Jabatan ini dipegang oleh H.Muhammad Arbie dan bawahannya adalah Managing Director, dan jabatan ini
dipegang oleh Rosihan Arbie, sebagai pimpinan harian adalah General Manager yang dibawahi oleh dua orang Eksekutif Assistant Manager,
yaitu : Executive Assistant Manager Operation dan Executive Assistant Manager Administration.
Dari Struktur Organisasi yang ada, dapat dijelaskan tanggung jawab dan tugas-tugas setiap bagian sebagai berikut :
1. General Manager GM
Tugas, Wewenang dan tanggung jawabnya adalah : a.
Mengelola kegiatan-kegiatan hotel, mengkoordinasi seluruh kegiatan hotel dalam suatu kegiatan yang terpadu untuk mencapai tujuan
perusahaan. b.
Menetapan tujuan, kebijaksanaan dan prosedur internal Hotel. c.
Menilai masa depan hotel, termasuk kecenderungan pasar konsumen, perkembangan persaingan, kebutuhan untuk berkembang termasuk
kesempatan untuk berinvestasi. d.
Memberikan laporan berkala kepada dewan direksi. e.
Melaksanakan konsultasi dengan direktorat jenderal pariwisata, dalam rangka pelaksanaan tugas pokok perhotelan dan mengikuti
Universitas Sumatera Utara
perkembangan-perkembangan di bidang kepariwisataan pada umumnya dan perhotelan pada khususnya.
f. Mempertanggungjawabkan penggunaan modal perusahaan dan
memastikan bahwa semua kegiatan hukum yang berhubungan dengan operasi hotel telah terpenuhi.
2. Executive Assistant Manager EAM
EAM membantu GM, tugasnya meliputi : a.
Memimpin dan mengawasi seluruh tugas-tugas yang dilaksanakan oleh departemen di wilayah koordinasinya.
b. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya kepada presiden
manager. c.
Memecahkan masalah-masalah yang timbul pada tugas-tugas operasional yang dilaksanakan dengan tuntas sesuai dengan batas-
batas yang diberikan. d.
Membina hubungan kerja yang baik dengan koordinasi yang optimum dan berkelanjutan baik keatas maupun ke bawah.
e. Memimpin dan mengawasi seluruh tugas-tugas operasional yang
dilaksanakan oleh departemen-departemen
3. Internal Control
Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah : a.
Melaksanakan pemeriksaan secara menyeluruh terhadap pemborosan dan efisiensi biaya obyek dari efektivitas.
Universitas Sumatera Utara
b. Mengawasi dan memperbaiki sistem akuntansi yang ada di perusahaan
agar dapat diterapkan secara efektif dan efisien. c.
Menangani laporan keuangan.
4. Departemen Front Office Manager Front Office
Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah : a.
Mengembangkan dan memberikan arahan kepada petugas-petugas front office mengenai program-program organisasi, rencana kerja,
keharusan melaksanakan tugas performansi dan mengadakan peningkatan hotel dengan departemen-departemen lainnya.
b. Bertanggung jawab tentang kelancaran-kelancaran dalam bidang tugas
operasional dan bidang administrasi front office. c.
Menerima dan berusaha mengatasi keluhan-keluhan para tamu dan menentukan rencana kerja front office.
d. Menerima pembayaran rekening kamar, cucian, dan juga termasuk bar
yang tidak dibayarkan kontan. e.
Melaporkan seluruh kas yang diterima kepada general cashier. f.
Memberikan keterangan dan informasi kepada tamu serta mengawasi segala keluhan para tamu tersebut.
g. Membukukan penerimaan tamu dalam buku tamu yang mencakup
nama, alamat, dan kebangsaan. h.
Membuat laporan penjualan kamar setiap hari.
5. Departemen Food and Beverage
Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah :
Universitas Sumatera Utara
a. Mengambil kebijaksanaan dalam setiap kesulitan yang ditemui oleh
petugas-petugas departemen food and beverage dalam menjalankan tugas sehari-hari.
b. Mengatasi keluhan para tamu atas ketidakbagusan pelayanan yang
dilakukan setiap anggota food and beverage. c.
Membuat persetujuan tentang jumlah dan jenis fasilitas yang akan digunakan oleh pemesan kamar seperti menu dan lain-lain serta
penentuan dan penetapan biaya untuk itu. d.
Bertanggung jawab penuh atas kelancaran operasi administrasi departemen food and beverage.
6. Departemen Security
Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah : a.
Memberi pengarahan serta pembinaan disiplin kepada semua anggota security dalam menjalankan tugas.
b. Mengawasi ketertiban umum dan intern dalam lingkungan perusahaan
terhadap harta benda yang bergerak maupun yang tidak bergerak dengan bekerjasama dengan departemen lainnya.
c. Menerima dan mengawasi setiap masalah yang timbul dalam
lingkungan hotel yang datangnya dari dalam maupun dari luar hotel. d.
Melaksanakan semua tugas administrasi dan interogasi kepada karyawan yang melanggar ketentuan-ketentuan perusahaan.
7. Departemen Sales and Marketing
Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah :
Universitas Sumatera Utara
a. Membantu manajemen dalam melaksanakan operasi perusahaan
terutama dalam bidang pemasaran, mengembangkan perencanaan kerja.
b. Mempersiapkan training untuk meningkatkan mutu karyawan secara
menyeluruh, bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas dalam bidang operasi dan administrasi marketing.
c. Menjaga dan menjalin kerjasama yang baik antar departemen,
terutama departemen yang erat hubungannya dengan perusahaan. d.
Memasarkan produk-produk hotel serta jasa lainnya kepada pihak luar, agar penjualan meningkat.
e. Membuat laporan setiap akhir bulan kepada EAM Operation mengenai
hasil pekerjaan dan jumlah biaya yang terpakai sebagai biaya pemasaran dan promosi.
8. Departemen Engineeringengineering manager
Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah : a.
Mengawasi seluruh peralatan dan perlengkapan yang ada pada hotel Garuda Plaza Medan
b. Memperbaiki semua peralatan yang digunakan dalam hotel, misalnya
machine, electric, telephone, air conditioning, gas, furniture dan lain- lain agar tetap terpelihara dan berjalan dengan sebaik-baiknya.
c. Mengatasi dan menghindari pemborosan dan pemakaian alat-alat
bahan untuk perbaikan atau perawatan.
Universitas Sumatera Utara
d. Merencanakan schedule service operasi dan melaporkan rencana biaya
kepada manajer
9. Departemen House Keeping
Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah : a.
Mengembangkan serta memberikan pengarahan kepada petugas- petugas house keeping tentang program-program kerja organisasi,
keharusan pelaksanaan tugas performansi dan mengadakan
peningkatan hubungan dengan departemen lainnya. b.
Bertanggung jawab tentang kelancaran tugas dalam bidang operasi administrasi dan house keeping.
c. Bertanggung jawab atas segala inventaris yang berada dibawah
pengawasan departemen house Keeping. d.
Menyiapkan segala fasilitas yang diperlukan setiap kamar dengan standarnya.
10. Departemen DutyNight manager
Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah : a.
Mengawasi kelancaran jalannya operasi hotel semaksimal mungkin dan menampung serta mengawasi persoalan yang timbul. Bertanggung
jawab atas pelaksanaan tugas kepada executive manager. b.
Memutuskan dengan segera segala permasalahan yang bersifat tidak prinsipil.
c. Menangguhkan setiap masalah yang bersifat prinsipil
Universitas Sumatera Utara
d. Memberikan bantuan serta pelayanan terhadap tamu-tamu yang masuk
dan keluar. e.
Memberikan informasi kepada departemen lainnya atas adanya suatu keluhan dari para tamu yang menggunakan jasa-jasa hotel.
11. Departemen Personalia Human Resources Department
Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah : a.
Menyelenggarakan administrasi karyawan serta membuat pertauran yang berhubungan dengan departemen tenaga kerja sesuai dengan
kondisi perusahaan. b.
Mengawasi dan memeriksa hasil kerja petugas di masing-masing bagian, memberikan saran serta menerima bahan program kerja dari
manajer. c.
Menyelenggarakan up-grading interen dan eksteren, meningkatkan kesejahteraan masyarakat, menampung kegiatan sosial dan mengawasi
ketertiban dan disiplin kerja karyawan serta membuat daftar hadir karyawan.
d. Membuat daftar gaji karyawan perusahaan, menangani penerimaan,
pemberhentian dan penggantian karyawan perusahaan.
12. Departemen Accounting
Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah : a.
Melaksanakan suatu sistem administrasi yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
b. Melaporkan dengan segera kepada direksi jika menemukan hal-hal
yang disajikan demi kelancaran perkembangan perusahaan. c.
Mengerjakan tugas sehari-hari sesuai dengan wewenang yang telah dilimpahkan direksi.
d. Menyusun dan menyampaikan laporan administrasi keuangan sesuai
dengan transaksi yang sebenarnya sebagai laporan rutin kepada direksi, menyusun dan menyimpan serta menertibkan dokumen
perusahaan yang ada sesuai dengan kepentingannya.
13. Departemen Purchasing
Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah : a.
Membeli setiap kebutuhan yang dibutuhkan dari setiap departemen apabila persediaan digudang telah habis dengan terlebih dahulu
meminta persetujuan dari internal control departement. b.
Membuat laporan setiap bulan kepada accounting manager mengenai jenis barang, jumlah barang, dan harga barang yang dibeli tersebut.
E. Jenis-Jenis Kamar pada Hotel Garuda Plaza Medan
Secara umum suatu hotel menyediakan kamar yang jenisnya berbeda- beda. Perbedaan tersebut ditentukan berdasarkan kelengkapan kamar, luas
kamar, klasifikasi hotel, dan tata ruang hotel. Jenis-jenis kamar yang ada di Hotel Garuda Plaza Medan, yaitu:
Universitas Sumatera Utara
1. Superior Rooms
Superior rooms terdiri dari 84 kamar yang merupakan kamar dengan tarif termurah. Tarif kamar dikenakan sebesar Rp.500.000,-malam.
Untuk penambahan ekstra bed dikenakan biaya Rp.200.000,-. Fasilitas yang ada di kamar ini adalah satu buah ranjang, 1 set AC ¾ pk, televisi
14’’, telepon, kaca rias, meja tulis, kursi, lemari pakaian dua pintu, handuk, dua pasang sandal dan brekfast.
2. Deluxe Rooms
Deluxe rooms terdiri dari 42 kamar. Tarif kamar dikenakan sebesar Rp.635.000,-malam. Untuk penambahan ekstra bed dikenakan biaya
Rp.200.000,-. Fasilitas yang ada di kamar ini adalah dua buah ranjang double bed ukuran 100x200 cm, 1 set AC ¾ pk, televisi 14’’, telepon,
kaca rias, meja tulis, kursi, sofa, lemari pakaian dua pintu, handuk, dua pasang sandal dan brekfast.
3. Executive Deluxe
Executive deluxe terdiri dari 6 kamar. Tarif kamar dikenakan sebesar Rp.700.000,-malam. Untuk penambahan ekstra bed dikenakan biaya
Rp.200.000,-. Fasilitas yang ada di kamar ini adalah satu buah ranjang, televisi 20’’ dengan digital sistem, 1 set AC 1 pk, bath room, hot
water shower, surat kabar, telepon, kaca rias, meja tulis, kursi, sofa, lemari pakaian dua pintu, handuk, dua pasang sandal dan brekfast.
Universitas Sumatera Utara
4. Garuda Deluxe
Garuda deluxe terdiri dari 8 kamar. Tarif kamar dikenakan sebesar Rp.1.200.000,-malam. Untuk penambahan ekstra bed dikenakan biaya
Rp.200.000,-. Fasilitas yang ada di kamar ini adalah satu buah ranjang, televisi 20’’ dengan digital sistem, 1 set AC 1 pk, bath room, hot water
shower, surat kabar, telepon, kaca rias, meja tulis, kursi, sofa, lemari pakaian dua pintu, handuk, dua pasang sandal dan brekfast.
5. Junior Suite
Junior suite terdiri dari 4 kamar. Tarif kamar dikenakan sebesar Rp.1.325.000,-malam. Untuk penambahan ekstra bed dikenakan biaya
Rp.200.000,-. Fasilitas yang ada di kamar ini adalah satu buah ranjang, televisi 20’’ dengan digital sistem, 1 set AC 1 pk, bath room, hot
water shower, surat kabar, telepon, kaca rias, meja tulis, kursi, sofa, terdapat living room berupa 1 set sofa, 1 set meja makan, lemari
pakaian dua pintu, handuk, dua pasang sandal dan brekfast. 6.
Executive Suite Executive suite terdiri dari 2 kamar. Tarif kamar dikenakan sebesar
Rp.2.500.000,-malam. Untuk penambahan ekstra bed dikenakan biaya Rp.200.000,-. Fasilitas yang ada di kamar ini adalah satu buah ranjang,
1 unit LCD TV 20’’ dengan digital sistem, 1 set AC 1 pk, bath room, hot water shower, surat kabar, telepon, kaca rias, hair dryer, meja
tulis, kursi, sofa, terdapat living room berupa 1 set sofa, 1 set meja
Universitas Sumatera Utara
makan, home theatre, ipod dock, lemari pakaian dua pintu, handuk, dua pasang sandal dan brekfast.
7. Garuda Suite
Garuda suite terdiri dari 1 kamar. Tarif kamar dikenakan sebesar Rp.4.000.000,-malam. Untuk penambahan ekstra bed dikenakan biaya
Rp.200.000,-. Fasilitas yang ada di kamar ini adalah satu buah ranjang, 1 unit LCD TV 20’’ dengan digital sistem,1 set AC 1 pk bath room,
hot water shower, surat kabar, telepon, kaca rias, hair dryer, meja tulis, kursi, sofa, terdapat living room berupa 1 set sofa, 1 set meja
makan, mini bar, home theatre, ipod dock, lemari pakaian dua pintu, handuk, dua pasang sandal dan brekfast.
F. Fasilitas Tambahan pada Hotel Garuda Plaza Medan