3.3.2.8 pengendalian Merupakan suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang
diinginkan sesuai strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangankekosongan obat di unit-unit pelayanan.
3.3.2.9 penghapusan
Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi syarat dengan cara
membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. Tujuan adalah menjamin perbekalan farmasi yang
tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang berlaku.
3.3.2 .10 administrasi
Administrasi yang teratur sangat dibutuhkan untuk menjamin terselenggaranya sistem pembukuan yang baik. Oleh karena itu, tugas
administrasi di Instalasi Farmasi dikoordinir oleh koordinator yang bertanggung jawab langsung kepada kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit.
Sub instalasi perbekalan farmasi dibagi atas dua bagian, yaitu: i.
unit perencanaan dan pengadaan Unit perencanaan dan pengadaan mempunyai tugas sebagai berikut:
a. merencanakan seluruh kebutuhan perbekalan farmasi dan alat
kesehatan di dalam rumah sakit. Perencanaan ini dilakukan berdasarkan data pemakaian periode yang lalu, sisa stok, dan pola
penyakit, kemudian di tambahkan sebesar 10; dan b.
memesan dan menyediakan perbekalan farmasi sesuai permintaan untuk kebutuhan rumah sakit.
Universitas Sumatera Utara
Bagian perencanaan dan pengadaan melakukan pemesanan bahan-bahan obat dan alat kesehatan untuk kebutuhan selama satu bulan berdasarkan
permintaan dari gudang kecuali ada permintaan kebutuhan khusus yang mendesak. Prinsip pengadaan perbekalan farmasi yaitu tersedianya seluruh
kebutuhan perbekalan farmasi dengan jenis dan jumlah yang memadai sesuai dengan formularium yang berlaku di rumah sakit tersebut. Proses pengadaan
perbekalan farmasi dapat dijelaskan melalui tahap berikut: a.
Sub instalasi distribusi meminta barang ke gudang dengan menyerahkan formulir B2 Daftar permintaan dan pengeluaran
farmasi. Jika barang yang diminta hampir habis dilihat dari kartu stok gudang, maka gudang akan membuat permohonan pembelian barang
dengan menggunakan formulir P1Permohonan pembelian barang medis dan menyerahkannya pada unit pengadaan.
b. Unit pengadaan memesan perbekalan farmasi dengan menggunakan
surat pesananorder pembelian kepada Pedagang Besar Farmasi PBF setelah disetujui dan ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi.
Untuk pemesanan obat-obat Askes harus sesuai dengan DPHO Daftar Plafon Harga Obat dan disetujui oleh petugas Askes.
c. Untuk pengadaan obat golongan narkotika seperti: kodein, pethidin,
fentanyl, dan morfin sulfat dilakukan oleh unit pengadaan dengan menggunakan surat pesanan form N-9 kepada PT. Kimia Farma yang
ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi atau apoteker yang ada di tempat. Sedangkan obat psikotropika seperti diazepam dan luminal
dapat dipesan dari PBF lainnya selain PT. Kimia Farma.
Universitas Sumatera Utara
d. Barang pesanan kemudian diantar oleh PBF ke gudang dengan
membawa faktur penjualan dan diperiksa oleh petugas gudang. Sebelum jatuh tempo pihak PBF akan datang untuk penagihan. Pada
saat penagihan PBF membawa faktur asli beserta kuitansi, surat pesanan, SSP PPh, dan SSP PPN. Pembayaran dilakukan apabila berkas
penagihan telah disetujui oleh direktur. ii.
unit gudang Unit gudang bertugas menerima, menyimpan dan menyalurkan perbekalan
farmasi ke seluruh unit pelayanan yang ada di rumah sakit. Apabila ada perbekalan farmasi yang persediaannya hampir habis, pihak gudang akan
mencatat dan memintanya ke unit pengadaan sebulan sekali yang ditulis dalam lembar Permohonan Pembelian Barang Medis Formulir P1. Permintaan
perbekalan farmasi ke pengadaan dapat dilakukan lebih dari satu kali dalam sebulan jika kebutuhan rumah sakit meningkat dibandingkan biasanya. Setelah
Permohonan Pembelian Barang Medis dikirim ke pengadaan, maka pengadaan akan membuat order pembelian dan memesannya ke Pedagang Besar Farmasi
PBF. Perbekalan farmasi yang telah dipesan diantar oleh PBF ke bagian gudang.
Petugas unit gudang memeriksa kesesuaian barang dengan faktur dan surat pesanan yang meliputi: jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa, nomor batch, dan
kondisi barang. Apabila telah sesuai maka barang yang diantar dicatat di buku barang masuk disertai potongan harganya, lalu dicatat di kartu stok gudang.
Kemudian faktur ditandatangani oleh penerima barang di unit gudang. Harga di buku barang masuk gudang sudah disesuaikan dengan Harga Pokok Penjualan
Universitas Sumatera Utara
HPP yaitu harga modal ditambah PPN 10. Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan faktur dan surat pesanan maka barang akan dikembalikan.
Perbekalan farmasi yang masuk ke gudang harus dicatat dalam buku barang masuk dan barang yang keluar dicatat dalam kartu stok gudang. Gudang
mengeluarkan barang berdasarkan permintaan dari sub instalasi distribusi dengan menggunakan formulir B2 daftar permintaan dan pengeluaran farmasi.
Penyimpanan dan pengeluaran perbekalan farmasi dilakukan berdasarkan prinsip FIFO First In First Out dan FEFO First Expired First Out. Obat-obat
narkotika dan psikotropika disimpan di dalam lemari khusus yang terkunci. Obat- obat yang penyimpanannya pada suhu tertentu seperti serum, vaksin dan
supositoria disimpan dalam lemari pendingin. Setiap akhir bulan petugas gudang membuat laporan sisa stok dan menghitung jumlah dan kondisi perbekalan
farmasi dan alat kesehatan di gudang. Unit gudang dibagi menjadi dua bagian, yaitu:
1.
Gudang obat-obatan
Bertugas membuat permohonan pembelian obat, menerima, menyimpan, dan menyalurkan perbekalan farmasi berupa obat-obatan. Gudang obat terbagi
dua yaitu gudang obat Askes dan gudang obat swakelola. Gudang obat Askes khusus mengelola obat-obatan yang termasuk dalam DPHO Daftar Plafon dan
Harga Obat Askes, sedangkan gudang swakelola mengelola obat-obatan selain obat yang termasuk dalam DPHO Askes dan obat-obat yang sesuai dengan
formularium rumah sakit. 2.
Gudang alat kesehatan
Universitas Sumatera Utara
Bertugas membuat permohonan pembelian alat kesehatan, menerima, menyimpan, dan menyalurkan alat kesehatan habis pakai seperti kapas, infus
set, adult diapers, plester, dan lain-lain. Bahan-bahan cairan seperti alkohol, formalin, dan hidrogen peroksida juga disimpan dan didistribusikan oleh
gudang alat kesehatan habis pakai. Setiap akhir bulan petugas melakukan stock opname yaitu menghitung
jumlah dan kondisi kadaluarsa perbekalan farmasi dan alat kesehatan di gudang dan membuat laporan sisa stok.
3.3.3 Sub instalasi distribusi