PERANAN PENGENDALIAN INTERN DALAM KAITANNYA DENGAN PENJUALAN CANVASS PADA P.T. JAMU IBOE JAYA DI SURABAYA Repository - UNAIR REPOSITORY

  PER AN AN PENGENDALIAN INTERN DALAM KAITANNYA DENGAN ₍ PENJUALAN CANVASS PADA P.T. JAMU IBOE JAYA DI SURABAYA SKRIPSI Diajukan untuk Memperlengkapi Syarat-Syarat dalam Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi oleh : ST/ANI ERNAWATI. S. No. Pokok : 0U781050U/FE FAKULTAS EKONOMI UKIVERSITAS AIRLANGGA 1983 ^{ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA}

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  Surabaya, .■??: Disetujui dan diterima baik oleh : Dosen Pembimbing: Ketua Jurusan: Parv/oto V/ignjohartojo, Ak)

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  KATA PENGANTAR Dengan mengucap syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Ku- asa, yang telah melimpahkan rahmat-Nya ataa diri kami se- hingga skripsi ini berhasil kami selesaikan, sebagai salah satu ayarat untuk raencapai gelar kesarjanaan pada Pakultas Ekonomi Jnrusan Akuntansi Universitas Airlangga. Skripsi ini kami susun berdasarkan kenyataan yang kg mi peroleh dari wawancara dengan para pimpinan yang berwe- nang dari P.T. Jamu Iboe Jaya di Surabaya. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kami yang sebesar-besarnya kepada Bapak Drs.Ec.U.Arisgraha, Akuntan, selaku dosen pembimbing yang telah bersedia untuk meluangkan waktunya untuk membimbing kami sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Tak lupa pula kami sampaikan rasa terima kasih kami kepada Bapak-bapak dan Ibu-ibu dosen Pakultas Ekonomi Uni­ versitas Airlangga yang telah memberi bantuan serta bimbing an pada penulis selama kuliahj serta kepada Bapak Perry Wi- narko beserta seluruh Staf dan karyawan P.T. Jamu Iboe Jaya yang telah meluangkan waktunya yang berharga, serta memberi kesempatan bagi penulis untuk melakukan penelitian di P.T. Jamu Iboe Jaya, sehingga penulis dapat memperoleh informasi informasi yang sangat diperlukan bagi penyusunan skripsi ini. Demikian juga kepada semua teman-teman yang telah mem- i

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  berikan bantuan sehingga skripsi ini dapat penulis 3elesai. kant Akhir kata penulis menyadari bahv/a skripsi ini ma- sih jauh dari sempurna, walaupun penulis telah berusaha un tuk menyusun dan menyelesaikan dengan sebaik-baiknya. Oleh karena itu segala saran akan penulis terima dengan senang hati, namun penulis berharap semoga skripsi ini dapat ber- manfaat bagi setiap pembaca. Surabaya, Oktober 1983 Penulis , ii

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  DAFTAR ISI Halaman Kata P e n g a n t a r .......................... ......... i Daftar Isi ....................................... iii Daftar Gambar .................................... v Daftar L a m p i r a n .................................. vi B A B : I . P e n d a h u l u a n ............ ..................

  1 1. Pandangan U m u m .........................

  1

  2 2. Penjelasan Judul .......................

  3 h . Alasan Pemilihan Judul .................

  i+. Tujuan P e n y u s u n a n ......................

  5 5* Sistimatika Skripsi ........... ........

  6

6 . Metodologi ............................ .

  3 6.1. Permas a l a h a n......................

  8 6 . 2 . Hipotesa Ker;ja ....................

  9 6.3* Scope Analisa .......... ..........

  10

  6 .U. Prosedur Pengumpulan dan Pengolahan D a t a ..............................

  11 •II. Pembahasan Secara Teoritis Mengenai Sistim Akuntansi Penjualan Canvass ..............

  13 1. Pengertian dan Tujuan Sistim Akuntansi..

  13 1.1. Pengertian Bistim akuntansi ......

  13 1 .

  2 . Tujuan sistim akuntansi ..........

  16

  2. Pokok-Pokok Pikiran Tentang Pengendalian I n t e r n .................................

  19 iii

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  B A B : Halaman 2.1. Pengertian pengendalian intern....

  20 2.2. Pembagian pengendalian intern.....

  23 2 .

  3 . Unsur-unsur pengendalian intern.... 2k III. Sistim Akuntansi Penjualan Canvass pada P.T.

  Jamu Iboe Jaya di S u r a b a y a ...............

  59 1. Sejarah Singkat Perusahaan ............

  59 2. ftuang Linglcup Usaha P e r u s a h a a n ........

  6 l

3 . Struktur Organisasi .......... .........

  62 U. Daerah Penjualan .......................

  66 5. Saluran Distribusi .....................

  67

  6 69 . Prosedur Penjualan Canvass ............

  7. Prosedur Penerimaan Uang dari Fenjualan Canvass ................................ 7k IV. Penecahan Masalah dan Pengujian Hipotesa...

  78 1. Penecahan Masalah ......................

  78 1.1. Prosedur penjualan canvass .......

  78

  1.2. Prosedur penerimaan uang dari pen- jualan canvass ............... .

  81

2 . Pengujian Hipotesa .....................

  83 V. Kesirapulan dan S a r a n ......................

  85

1 . K e s i m p u l a n .............................

  85 2. S a r a n .......... .............. .........

  90 Daftar Buku. Daftar Lampiran.

  

iv

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  DAFTAR GAMBAR Noner Halaraan

  1 . Formulir O r d e r .............................. 3k 2. Formulir O r d e r ..............................

  35 3* Buku Kontrole P e s a n a n .......................

  36 Flow Chart Prosedur Penjualan Tunai ........ Ill

  4.5 5. Bon Permintaan Barang Canvass ..............

I 6 . Bon Pengambi lan Barang ...................... 7» Laporan Penerimaan Barang ................... ^7

  8 . Nota P e n j u a l a n ...... ........................ 1+9 9 . ilota R e g i s t e r ...............................

  I

  4.9 10. Flow Chart Prosedur Penjualan Canvass ......

  53

  5

  4 11. Laporan Hasil P e n j u a l a n .....................

  I .

  12. Laporan Penerimaan Kas ......................

  55 13» Flow Chart Prosedur Penerimaan Uang dari Pen- jualan Canvass ..............................

  58 llj.« Struktur Organisasi P.T. Jamu Iboe Jaya di Surabaya .......... ..........................

  63 15. Flow Chart Prosedur Penjualan Canvass P.T.

  Jamu Iboe Jaya S u r a b a y a .....................

  75

  16. Flow Chart Prosedur Penerimaan Uang dari Pen- jualan Canvass ................... ...........

  77

  v

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  DAFTAR LAMPIRAN Nomer : 1. Slip.

  2. Nota.

  3 . Kartu Utang/Piutang.

  1+. Nota Penjualan. 5* Bulcu Nota.

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  BAB I PERDAHULUAN

  1. Pandangan Umum Dengan bertambah besar dan berkembangnya suatu per­ usahaan maka semakin banyak masalah yang dihadapi, sehing­ ga seraakin sulit bagi pimpinan perusahaan untuk mengetahui aeraua aktivitas yang terjadi dalam perusahaannya, dengan _J mengingat keterbatasan kemampuan pimpinan untuk mengawasi serta men;j al-ankan aktivitas yang ada maka diperlukan ada­ nya pendelegasian sebagian dari tugas dan wewenang pimpin­ an pada bav/ahannya. Selain daripada itu dibutuhkan juga adanya informasi yang dapat membantu pimpinan untuk meng­ awasi segala aktivitas yang dijalankan oleh bawahannya. Ke butuhan informasi tersebut dapat terpenuhi dengan adanya sistim akuntansi yang direncanakan dengan baik, untuk men- jamin kebenaran informasi terBebut maka perlu diterapkan suatu pengendalian intern yang memadai. Aktivitaa penjualan dalam suatu perusahaan merupa - kan sumber pendapatan yang utama dan yang menentukan dapat berlangsung atau tidaknya suatu perusahaan, oleh aebab itu diperlukan adanya suatu sistim pengendalian intern yang memadai agar penjualan yang terjadi benar-benar dapat ter- realisir dan merupakan pendapatan perusahaan. Dalam perusahaan dimana penulis mengadakan peneliti,

  

1

  2

  an yaitu pada .P.T. Jamu Iboe Jaya dimana hasil utamanya adalah jamu yang bermacam-macam jenisnya. Pada perusahaan ini terdapat cara penjualan yang bermacam-macam, yaitu i dengan melalui agen baik dalaa pulau maupun agen luar pu­ lau yang penjualannya secara Credit, penjualan canvass ba ik untuk dalam kota maupun luar kota yang dilakukan seca­ ra tunai, penjualan langsung pada konsumen yang dilakukan secara tunai. Berdasarkan penelitian yang penulis lakukan, ter- utama pada penjualan canvassnya maka penulis lihat bahwa masih terdapat beberapa kelemahan yang dapat merugikan perusahaan. Oleh karena itu penulis mencoba mencari jalan keluarnya agar resiko kesalahan dan kecurangan dapat di- perkecil, dan dengan lebih disempurnakannya sistim dan proaedur penjualannya maka akan dapat menunjang keberha - silan perusahaan dalam usahanya, baik dimasa sekarang mau pun dimasa mendatang.

  2. Pen.lelasan Judul Dengan judul skripsi " EERANAN FENGENDALIAN INTERN DALAM KAITANNYA DENGAN PEIUUALAN CANVASS PADA P.T. JAMU

  IBOE JAYA DI SURABAYA ", maka berikut ini akan penulis uraikan arti dari judul tersebut diatas, agar para pemba- ca tidak salah dalam mengintrepretasikannya. Yang dimaksud dengan Peranan, yaitu sesuatu yang ^{ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA}

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  3 menjadi bagian atau yang merupakan aktivitas yang menentu kan. Pengendalian Intern atau Internal Control, yaitu meliputi struktur organisasi dan semua cara serta alat- alat yang dikoordinasikan, digunakan didalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahg an, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, me ningkatkan effisiensi didalam operasi dan mendorong di- taatinya kebiJaksanaan-kebiJaksanaan management yang di- tetapkan terlebih dahulu didalam perusahaan. Kaitannya, disini menunjukkan adanya hubungan an­ tara satu hal dengan hal yang lain. Penjualan Canvass dalam skripsi ini berarti suatu kegiatan yang dilaksanakan oleh petugas tertentu dari su­ atu perusahaan dimana petugas tersebut membawa barang-ba- rang hasil produk perusahaan yang akan dijual kepada to- ko-toko atau para langganannya, dengan cara mendatangi langsung toko-toko atau para langganannya tersebut dan m§ n any akan barang-barang apa yang diperlukan. P.T. Jamu Iboe Jaya di Surabaya menunjukkan per­ usahaan dan tempat/lokasi dimana penulis mengadakan pene- litian. Jadi secara menyeluruh yang dimaksud dengan Judul skripsi ini yaitu menunjukkan pentingnya formulir, prose- dur dan semua alat-alat yang dipakai dalam perusahaan

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

k

  yang ada hubungannya dengan penjualan canvass, sehingga keamanan harta milik perusahaan dapat terjaga dan effisi­ ensi operasi perusahaan dapat ditingkatkan.

  3

  . Alaaan Pemilihan Judul Dalam kenyataannya aktivitas penjualan dalam seti­ ap perusahaan merupakan pusat perhatian karena dari hasil penjualan tersebut dapat dipakai untuk membiayai aktivi - tas lain yang terdapat dalam perusahaan, sehingga perusa­ haan dapat berjalan lancar dan kontinuitas perusahaan da­ pat dipertahankan. Pada perusahaan dimana penulis mengadakan peneliti, an terdapat beraneka ragam produk yang dijual serta ber- macam cara penjualan, tetapi dalam skripsi ini penulis me milih penjualan canvassnya. Hal ini disebabkan menurut p£ nulis masalah mengenai penjualan canvass Jarang dibahas, Juga karena masalahnya agak berbeda dengan penjualan tu­ ned pada umumnya. Alaaan lain ialah karena penjualan can­ vass tersebut mempunyai prosentase yang cukup besar ter­ hadap penjualan perusahaan secara keseluruhan. Karena hal-hal tersebut diatas maka perlu adanya pengendalian intern yang baik agar pimpinan perusahaan d& pat mengetahui dan lebih memusatkan aktivitas penjualan- nya pada produk-produk, langganan-langganan serta daerah- daerah penjualan yang lebih menguntungkan dan menghilang-

  5 kan aktivitas penjualan yang tidak menguntungkan.

  4. Tu.iuan Penyusunan Pada akhir-akhir ini dimana persaingan antar per­ usahaan semakin aenunjukkan tendensi yang meningkat, maka penting bagi pimpinan perusahaan untuk nemperoleh informg si yang tepat, cepat dan yang dapat dipercaya. Terutama yang ada hubungannya dengan aktivitas penjualan, sehingga perusahaan dapat lebih berhasil dalam melaksanakan penju­ alannya dan akhirnya dapat memperoleh laba seperti yang dlharapkan. Oleh karena itu penyusunan skripsi ini bertujuan untuk memberi gambaran mengenai peranan dari pengendalian intern pada P.T. Jamu Iboe Jaya dalam kaitannya dengan penjualan canvassnya. Berdasarkan gambaran yang ada pada perusahaan ter­ sebut maka penulis dapat lebil'. mengetahui pelaksanaan yang sebenarnya dari penjualan canvass tersebut, sehingga dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan apa yang ter- jadi dibandingkan dengan teori yang telah penulis dapat - kan dari kuliah dan dari penyimpangan-penyimpangan yang ada penulis mencoba untuk memecahkannya dan memberi saran saran yang mungkin dapat dipakai oleh pimpinan perusahaan untuk memperbaiki sistim akuntansi penjualan canvass yang ada dalam perusahaan tersebut. ^{ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA}

  6 5* Sistlmatika skripsi Sistlmatika skripsi ini terbagi dalam lima bab , yang tersusun sebagai berikut : Bab I. PENDAHULUAN. Dalam Bab ini dikemukakan mengenai :

  1 . Pandangan Umum

  Disini diterangkan mengenai ide yang mendasari penulisan skripsi ini.

  2. Penjelasan Judul Menjelaskan kata demi kata, dengan tujuan agar tidak terjadi interpretasi yang keliru mengenai apa yang dimaksud dengan penyusun- an skripsi ini.

  3. Alasan Pemilihan Judul - Dalam bagian ini penulis mengemukakan alasan yang menyebabkan dipilihnya judul tersebut.

  k* Tujuan Penyusunan

  Menerangkan mengenai maksud dan manfaat dari penyusunan skripsi ini baik bagi penulis mau- pun bagi pembaca. 5* Sistimatika skripsi Disini diuraikan mengenai urutan pembahasan yang ada dalam skripsi ini.

  6 . Metodologi, dalam bagian ini mencakup :

^{ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA}

  7 6 .

  1 . Permasalahan

  6 .

  2

  . Hipotesa kerja 6 .

  3 * Scope analisa 6 . 4 . Prosedur pengurnpulan dan pengolahan da­ ta.

  Bab II. PEMBAHASAN SECARA TEORITIS MENGENAI SISTIK AKUN TAI'JSI PENJUALAN CANVASS. Dalam bab ini dibahas mengenai dasar-dasar teo- ritis yang digunakan sebagai dasar untuk meme- cahkan masalah-masalah yang timbul dalam perusa haan dimana penulis melakukan penelitian. Bab ini meliputi : 1. Pengertian dan Tujuan Sistim Akuntansi.

  2. Pokok-pokok Pikiran Tentang Pengendalian In­ tern.

  3 . Prosedur Penjualan Secara Tunai.

  4. Prosedur Penjualan Canvass. Prosedur Penerimaan Uang dari Penjualan Can­ vass*

  Bab III. SISTIM AKUNTANSI PENJUALAN CANVASS PADA P.T. JA MU IBOE JAYA DI SURABAYA. _« Pada bab ini dijelaskan mengenai keadaan umum P.T. Jamu Iboe Jaya yaitu yang meliputi Sejarah Singkat Perusahaan, Ruang Lingkup Usaha Perusa­ haan, Daerah Peniualan, Saluran Distribuai dan ^{ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA}

  8 Prosedur Penjualan Canvass serta flow-chart yang dilaksanakan pada perusahaan tersebut.

  Bab IV. EEMECAEAN MASALAH DAN FENGUJIAN HIPOTESA. Bagian ini membahas mengenai masalah yang ada d§ lam perusahaan, kemudian dari masalah yang ada tersebut dibahas bagaimana pemecahannya dan di- adakan pengujian hipotesa. Bab V. KESIMPULAN DAN SARAN. Ini merupakan bagian yang terakhir dari skripsi ini, yang mellputi :

  1 . Kesimpulan

  Menjelaskan mengenai hasil dari pengujiah hi­ potesa dan merupakan kesimpulan dari seluruh bagian skripsi.

  2. Saran Mengutarakan tentang saran dari penulis yang diharapkan dapat berguna bagi setiap pembaca.

  6 . Metodologi 6.1. Permasalahan.

  Permasalahan utama yang terdapat pada perusahaan dimana penulis mengadakan penelitian yaitu berhubungan djg ngan lemahnya pengendalian intern atas penjualan canvass, dimana perusahaan ternyata hanya melakukan stock opname aatu kali dalam satu bulan atas sisa barang yang tidak ^{ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA}

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  9 terjual oleh canvasser, masalah yang lain yaitu tidak di buatnya laporan hasil penjualan oleh canvasser, juga ma­ salah mengenai tidak adanya araip dibagian marketing atas order atau daftar barang-barang yang diminta oleh canvas­ ser, sehingga bagian marketing tidak dapat mengetahui ke benaran dari barang-barang yang dibawa oleh canvasser ter sebut apakah sesuai dengan yang diminta oleh canvasser pada waktu pertama kali. Karena lemahnya siatim pengenda- lian intern atas penjualan canvass maka hal tersebut akan menyebabkan pimpinan perusahaan tidak dapat mengetahui kemungkinan terjadi penyelewengan dalam penjualannya.

  6 . 2 . Hipotesa kerja.

  Berdasarkan permasalahan tersebut diatas maka apa- bila perusahaan mempunyai suatu sistim pengendalian in­ tern yang memadai atas penjualan canvass, maka kemungkin- an terjadinya penyelewengan dapat diketahui sedini mung- kin. Dengan perkataan lain apabila terjadi selisih sisa barang yang berada pada canvasser maupun selisih uang h a ­ sil penjualan canvass akan dengan cepat dan tepat diloka- lisir dan diketemukan. Selain daripada itu apabila pengendalian intern yang telah disempurnakan tersebut dapat dijalankan seba- gaimana mestinya, maka keamanan daripada harta milik per­ usahaan baik berupa persediaan barang maupun uang hasil

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  10 penjualan canvass dapat terjaga dan dapat terjamin keteli tian serta kebenaran dari data akuntansi yang ada dalam perusahaan. Sistim pengendalian intern yang telah disempurna - kan tidak menjamin dapat meniadakan sama sekali kemungkin an terjadinya penyelewengan dan pemborosan, tetapi dirnak- sudkan untuk dapat memperkecil terjadinya penyelev/engan dan pemborosan tersebut.

  6 . 3 . Scope analisa.

  Pada P.T. Jamu Iboe Jaya dimana penulis melakukan penelitian terdapat bermacam-macam saluran distribusi yang dipakai, baik melalui penjualan tunai, melalui pen­ jualan canvass untuk dalam kota dan luar kota, penjualan dengan agen untuk Pulau Jawa dan penjualan dengan agen un tuk daerah DKI Jaya dan Jawa Barat serta untuk luar Pulau. Demixian juga dengan produk yang dijual terdapat bermacam macam jamu. Oleh karena banyaknya saluran distribusi yang dipakai oleh perusahaan maka dalam hal ini penulis mem- batasi ruang lingkup pembahasannya yaitu hanya mengenai penjualan canvass* baik untuk dalam kota yang dilakukan setiap hari maupun untuk luar kota yang dilakukan satu kali dalam satu minggu.

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  11

  6

  4 . * Prosedur pengumpulan dan pengolahan data.

  Prosedur pengumpulan dan pengolahan data yang di- pergunakan dalam penyusunan skripsi ini meliputi : 6 .4-1* Penelitian Pendahuluan. Merupakan penelitian yang pertama-tama. dilakukan untuk me/nperoleh gambaran mengenai keadaan perusa­ haan, sehingga dapat dipergunakan untuk menetapkan permasalahan yang akan dibahas. 6.4*2. Penelitian Lapangan. . M engadakan penelitian didalam perusahaan sehingga dapat diperoleh data tentang keadaan perusahaan yang berhubungan dengan permasalahan yang akan di­ bahas. Dimana data tersebut dikumpulkan dengan ja- lan mengadakan wawancara dengan pimpinan perusaha­ an dan beberapa petugas yang ditunjuk oleh pimpin­ an, yaitu petugas yang ada hubungannya dengan per­ masalahan dalam skripsi ini. 6.4«3» Penelitian Kepustakaan. Mempelajari literatur yang ada hubungannya dengan penulisan skripsi ini, untuk mendapatkan dasar te- oritis dalam perabahasan skripsi ini. 6.4»4« Analisa Data. Data yang telah dikumpulkan kemudian dioiah berda- sarkan teori yang telah dikemukakan, dan akhirnya

  12 ditarik suatu kesimpulan dan kemudian diberikan sa ran yang diperlukan. ^{ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA}

  FEMBAHASAN SECARA TEORITIS MENGENAI SISTIM AKUNTANSI PENJUALAI': CANVASS ,

  1 . Pengertian dan Tu.iuan Sistim Akuntansi

  Sistim Akuntansi yang ada dalam suatu perusahaan akan berbeda dengan Sistim Akuntansi yang ada pada per­ usahaan yang lain, ini tergantung dari sifat masing - ma- sing perusahaan. Terlepas dari perbedaan mengenai sistim- akuntansi yang dipakai dalam masing-masing perusahaan, s£ cara umum sistim Akuntansi adalah merupakan alat untuk membantu pimpinan dalam mencapai tujuan perusahaan. Oleh karena itu sangat diperlukan adanya sistim akuntansi yang baik terhadap aktivitas-aktivitaa yang terjadi dalam per­ usahaan. Berdasarkan hal tersebut maka penulis mencoba un­ tuk menguraikan mengenai pengertian dan tujuan dari Sis­ tim Akuntansi secara umum.

  1.1. Pengertian sistim akuntansi. Banyak para ahli yang memberikan pengertian ten- tang Sistim Akuntansi, walaupun pengertian-pengertian te£ i sebut tidak bertentangan namun terdapat sedikit perbedaan yaitu berbeda dalam penekanannya. Kadang-kadang ditekan' - kan pada aspek managerial dan pemecahan masalah, sementa-

  BAB II

  13 ^{ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA}

  14 ra yang lain lebih menekankan pada struktur dokumen dan aliran informasi. Sistim Akuntansi sering juga disebut Organisasi Administrasi, dimana di Indonesia pengertian daripada Or ganisasi Administrasi pada tunumnya didasarkan pada karya karya para sarjana Belanda, Hal tersebut dapat dimenger­ ti karena dulu hanya Akuntansi cara Belanda saja yang memegang peranan. Menurut J.Van Nimwegen, pengertian da­ ri Organisasi Administrasi adalah : "Pemilihan cara pe­ laksanaan tugas-tugas administrasi yang dibutuhkan untuk meraenuhi fungsinya11. Agar dapat memperoleh pengertian yang lebih baik tentang Organisasi Administrasi, maka definisi atau pe­ ngertian diatas perlu diuraikan sebagai berikut j a. Penetapan tugas-tugas yang harus dipenuhi.

  b. Inventarisasi dari pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan untuk memenuhi tugas-tugas tersebut di­ atas.

  c. Pengkelompokan dan kwalifikasi dari pekerjaan-pe- kerjaan ini.

  d. Pemilihan suatu cara pelaksanaan yang rasionil, termasuk : 1. Pemilihan orang-orang yang tepat.

  2. Pembagian pekerjaan - pekerjaan kepada orang - orang ini dan pada waktu yang sama penetapan tanggung jawab dan wewenang mereka.

  3 « Menyuruh orang-orang ini bekerja sama.

  4» Pemilihan alat-alat pembantu tehnis yang tepat, termasuk pemilihan prosedur-prosedur pelaksan§ an dan tehnik-tehnik yang effisien, kesemuanya ini dengan i ^{ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA}

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  15 5.

• - Jaminan "keamanan1' yang maksimal. Selain dari pengertian diatas dikenal pula pengertian ten tang Organisasi Administrasi yang dalam literatur Amerika disebut Accounting System. Pengertian Accounting System oleh beberapa penulis dipisahkan, yang mana pemisahan tersebut masih merupakan suatu keaatuan. Salah satu definisi Sistim dan Prosedur yang dikemukakan oleh F.Neuschel adalah sebagai berikut : "A system is a network of related procedures developed according to one integrated scheme for performing a major activity of the business" . Sedangkan definisi prosedur adalah sebagai berikut : "A procedure ... is a sequence of clerical operations usually involving several people in one or more department, established to ensure uniform handling of a recurring transactions of the business".^ Berdasarkan pengertian sistim dan prosedur diatas maka dibawah ini penulis kemukakan pendapat Neuner .renge- nai definisi Sistim Akuntansi sebagai berikut : J.Van Nimwegen, Dasar-Dasar Organisasi Administra si, Cetakan kedua, Saduran R.Soemita Adikoesoemah, Tarsi- to, Bandung, 1973, hal. 15. O Richard F. Neuschel, Management by S.v

  3 tem. Second

  19 Edition. McGraw - Hill, New York, ^ , halaman 10, diku-

  tip dari Cecil Gillespie, Accounting System Procedures and Methods. Third Edition.

  3Ibid. hal.

  16 Sistim alcuntansi adalah suatu organisasi daripada for mulir-formulir, catatan-catatan dan laporan - laporan yang dikoordinir sangat erat untuk memungkinkan ter- laksananya management perusahaan, melalui suatu pe- nentuan landasan kebijaksanaan tertentu dan keterang- an-keterangan yang dibutuhkannya .k

  Sedangkan Hadori Yunus sendiri berpendapat bahwa Sistim Akuntansi sering juga disebut sebagai "Organisasi Adminis trasi", berikut ini adalah pendapat yang dikemukakannya mengenai pengertian sistim akuntansi yaitu : Suatu alat yang dipakai untuk mengorganisir atau me- nyusun, mengumpulkan dan mengikhtisarkan keterangan- keterangan yang menyangkut seluruh transaksi-transak- si perusahaan, dimana para pegawai, kegiatan - kegiat an, bahan-bahan dan mesin-mesin dapat disatupadukan sedemikian rupa sehingga pengawasan (dalam arti lu - as) dapat dijalankan sebaik-baiknya.5 Dari beberapa pengertian mengenai sistim akuntansi diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa tidak terdapat perbe- daan antara penulis yang satu dengan yang lain, serta da­ pat dikatakan bahwa sistim akuntansi adalah suatu bentuk sistim informasi yang ada dalam suatu perusahaan, dimana informasi tersebut dapat dipakai oleh menejemen untuk pengambilan keputusan.

  1.2. Tujuan sistim akuntansi. Tujuan sistim akuntansi dalam suatu perusahaan ber ^Hadori Yunus.Sistim Akuntansi.Bagian Penerbitan Fa kultas Ekonomi Universitas Gajah Mata,Yogyakarta,hal.1. c; Hadori Yunus, loc cit. ^{ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA}

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  17 beda dengan perusahaan yang lain, hal tersebut disebabkan karena sifat dari masing-masing perusahaan tersebut. Pada perusahaan industri misalnya, disini dibutuhkan suatu sis tim akuntansi yang dapat memberikan informasi mengenai harga pokok dari barang yang dijual. Terlepas dari macam-macam perusahaan, tujuan umum dari sistim akuntansi seperti yang dikemukakan oleh Cecil Gillespie adalah sebagai berikut :

  1. To improve the information provided by the system, in quality, timeliness, or structure of the infor­ mation.

  2. To improve the accounting control and internal check, that is, to improve the dependability of accounting information and to provide complete re­ cords of accountability for the protection of the assets of the business.

  8 .

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  18 Pada diagram tersebut, tidak berarti bahwa yang diatas lebih penting dari yang dibawah, tetapi ketiganya menun- jukkan adanya hubungan yang erat, misalnya dengan memper baiki internal control perusahaan sehingga dapat memberi. kan informasi yang dibutuhkan tepat pada waktunya dengan biaya yang relatip tidak mahal. Oleh karena itu dalam menyusun sistim akuntansi dalam suatu perusahaan perlu mempertimbangkan ketiga tu- juan tersebut diatas, agar tujuan pendirian perusahaan dapat tercapai. Selanjutnya Prof. Soemardjo Tjitrosidojo dalam bu ku "Diktat Accounting System ’1 mengemukakan mengenai lima fungsi utama yang dapat diadakan dalam perusahaan yaitu: 1. Accounting System Proper.

  2. Sales and Cash Collecting System. 3* Purchase and Payment System. 1+. Timekeeping and Payroll System. 5» Production and Cost System.7 Kelima fungsi utama tersebut semuanya tidak selalu harus ada dalam perusahaan, hal tersebut tergantung dari jenis masing-masing perusahaan; ada perusahaan yang hanya me- merlukan sebagian saja dan ada pula yang memerlukan se­ muanya, misalnya pada perusahaan industri. Tetapi dalam perusahaan perdagangan baik eceran maupun yang besar,per

  7 Soemardjo Tjitrosidojo, Diktat Accounting Svs tem I , Penerbit Akademi Akuntansi Indonesia dan Mahasis- wa Ak V, 1975/1976, hal. 2.

  19 lu adanya : 1. Accounting System Proper. 2* Purchase and Payment System.

  3 . Sales and Cash Collecting System. k . Timekeeping and Payroll System

  . 8

  Dari fungsi utama tersebut masih dapat dibagi lagi dalam beberapa sub-fungsi, misalnya untuk fungsi Sales and Cash Collecting System, disini terdapat beberapa sub-fungsi,djL mana untuk tiap-tiap sub-fungsi diperlukan prosedur-prose dur yaitu : - Prosedur pesanan penjualan, dimana petugas penjual- an menulis pesanan penjualan, mengirimkannya kepada bagian pesanan. - Prosedur pembuatan faktur (Billing Procedure). - Prosedur perintah pengiriman barang (Shipping order procedure). - Prosedur distribusi penjualan (Sales distribution procedure). - Prosedur piutang (Accounting receivable procedure). - Prosedur penerimaan uang ( Cash receipts proce - dure ) . 9

  2. Pokok-Pokok Pikiran Tentang Pengendalian Intern Dalam suatu perusahaan yang besar dimana aktivitas nya sangat komplex, maka dibutuhkan adanya informasi yang tepat dan cepat agar pimpinan dapat segera raengetahui me­ ngenai keadaan perusahaan dan dapat menganbil keputusan dengan tepat.

  

^{ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA}

  20 Agar informasi mengenai aktivitas perusahaan dapat terjamin kebenarannya maka diperlukan adanya suatu pengen dalian intern yang memadai dan akhirnya dengan adanya pe­ ngendalian intern yang baik maka dapat mengamankan aktiva perusahaan dan dapat diawasinya pelaksanaan kebijaksanaan menejemen.

  2.1. Pengertian pengendalian intern. Pengendalian intern dalam suatu perusahaan merupa- kan hal yang penting. Jika suatu perusahaan mengabaikan adanya pengendalian intern, maka akan menyebabkan kegagal an perusahaan untuk mencapai tujuan semula dan akhirnya akan menyebabkan jatuhnya perusahaan tersebut. Mengingat pentingnya pengendalian intern bagi suatu perusahaan, maka berikut ini akan penulis kemukakan pe­ ngertian dari pengendalian intern. Mula-mula pengendalian in^srn dikenal dengan isti- lah Internal Check, yang oleh American Institute of Acco­ untants didifinisikan sebagai berikut i " . . . an accoun­ ting device whereby a proof of the accuracy of figures can be obtained through the expedient of having different persons arrive independently at the same result."10 Accounting Terminology (American Institute Pu­ blishing Co,

  19 31

  ), hal.37» dikutip dari Cecil Gillespie, Accounting System.Procedures and Methods. Third Edition, hal. 187. ^{ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA}

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  21 Dari difinisi diatas terlihat bahwa Internal Check hanya meliputi tindakan aaling uji dari beberapa petugas terhadap suatu sumber aktivitas yang sama, yang dibukukan dengan cara yang berbeda, dan yang terutama difinisi ter­ sebut hanya meliputi bidang pembukuan saja. Tetapi pada akhir-akhir ini pengertian dari pengen dalian intern telah berkembang, yaitu meliputi seluruh or ganisasi perusahaan. Committee of Auditing Procedure mem- berikan difinisi pengendalian intern sebagai berikut : Internal control comprises the plan of organization and all of the coordinate methods and measures adop­ ted within a business to safeguard its assets, check the accuracy and reliability of its accounting data, promote operational efficiency, and eccourage adheren ce to prescribed managerial policies ....

  11 Dari difinisi diatas terlihat bahwa dengan adanya suatu

  pengendalian intern yang baik akan berguna untuk : a* Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi.

  b. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.

  c. Inemajukan efisiensi dalam operasi perusahaan.

  d. Mendorong ditaatinya kebijaksanaan menejemen yang telah ditetapkan terlebih dulu. Berdasarkan keempat manfaat tersebut, maka pengendalian intern merupakan suatu hal yang penting yang harus ada Committee on Auditing Procedure, Internal Con­ trol. American Institute Publishing Co, 19U9 hal. 6>, dl- kutip dari Cecil Gillespie, Accounting Systlms.Procedures and Methods. Third Edition, hal. 168.

  22 dalam suatu perusahaan. Karena pengendalian intern tidak hanya meliputi pengolahan data akuntansi tetapi juga me­ liputi analisa statistik, program latihan pegawai, bud­ getary control (pengendalian dengan melalui anggaran) , dan mungkin meliputi juga pengawasan mutu yang termasuk dalam fungsi produksi. Dibav/ah ini penulis kemukakan pula pendapat dari J.Van Nimwegen mengenai tujuan dari pengendalian intern, yang memberikan keyakinan mengenai :

  1. Kejujuran dan bertujuan, jadi kebenaran dari se­ mua tindakan-tindakan perusahaan.

  2. Kebenaran dan lengkapnya tiap tindakan masing - masing . 12 Kedua hal tersebut berbeda sifatnya, dimana yang pertama mempunyai kedudukan yang lebih tinggi dan sering disebut pengendalian intern primer, sedangkan yang kedua disebut pengendalian intern sekunder. Pengendalian intern yang pertama merupakan "mata" dari pimpinan perusahaan imtuk dapat melihat semua keja- dian yang ada dalam tiap bagian perusahaan, dan kontrol ini ada dalam setiap tindakan atau aktivitas yang ter- jadi dalam perusahaan, artinya setiap aktivitas yang ter jadi dapat melakukan pengawasan baik secara langsung mavj pun tidak terhadap aktivitas yang lainnya, atau dapat ju I p R. Soemita Adikoesoemah, op cit, hal. 20. ^{ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA}

  23 ga dikatakan bahwa tiap aktivitas harus ada unsur peng- awasannya. Sedangkan pengendalian iiitern yang kedua dilaksana kan untuk memperoleh keyakinan bahwa setiap aktivitas atau tindakan selain harus benar juga harus dilaksanakan sepenuhnya dan secara teliti, agar dapat diperoleh data- data tentang aktivitas penjualan secara lengkap dan dapat dijamin kebenarannya.

  2 . 2 . Fembagian pengendalian intern.

  Dari pengertian pengendalian intern dalam arti yang luas maka Ikatan Akuntan Indonesia menyatakan bahwa sistim pengendalian intern tersebut meliputi pengawasan yang bersifat accounting dan bersifat administratip; hal tersebut dapat dilihat dalam buku Norma Pemeriksaan Akun­ tan yang disebutkan seperti dibav/ah ini : "a. Pengawasan recounting,

  b. Pengawasan adminis tratip ad.a. Pengawasan accounting. Pengawasan accounting (accounting control); meli­ puti rencana organisasi dan semua cara dan prosedur yang terutama menyangkut dan berhubungan langsung dengan peng- ^ I k a t a n Akuntan Indonesia, Norma Pemeriksaan Akun tan, Ichtiear Baru Van Hoeve, Jakarta, 197U, hal. 23* ^{ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA}

  2k

  amanan harta milik dan dapat dipercayainya catatan keuan£ an. Pada umumnya pengawasan accounting meliputi sistim pemberian wewenang (authorization) dan sistim persetujuan (approval), pemisahan antara tugas operasionil atau tugaa yang berhubungan penyimpanan harta kekayaan dan tugas pen catatan, pengawasan phisik atas kekayaan dan pengawasan intern. ad.b. Pengawasan administratip. Pengawasan administratip (administrative control) meliputi rencana organisasi dan semua cara dan prosedur yang terutama menyangkut effisiensi usaha dan ketaatan terhadap kebijaksanaan pimpinan perusahaan dan pada umum- nya tidak langsung berhubungan dengan catatan-catatan ke­ uangan. Yang termasuk dalam pengawasan ini pada umumnya ialah analisa statistik, time and motion study, laporan - laporan kegiatan, program latihan pegawai dan pengawasan muti'i ^. 2.3* Unsur-unsur pengendalian intern. Unsur-unsur pengendalian intern yang baik seperti yang dikemukakan oleh Ikatan Akuntan Indonesia meliputi hal-hal sebagai berikut : a* Satu bagan organisasi dimana terdapat pemisahan fungsi secara tepat.

  b. Sl

  3 tim pemberian wewenang serta prosedur pencatat-

  an yang layak agar tercapai pengawasan accounting yang cukup atas aktiva, utang-utang, pendapatan ^{ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA}

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  25 dan biaya.

  c. Praktek-praktek yang sehat harus diikuti dalam me- laksanakan tugas dan fungsi setiap bagian organisa si, dan

  d. Pegawai-pegawai yang kwalitasnya seimbang dengan tanggung jawabnya.

  Rencana organisasi antara perusahaan yang satu de­ ngan yang lain dapat saja berbeda, tetapi pada umumnya rencana organisasi yang memuaskan haruslah sederhana dan flexible dan dapat menunjukkan secara tegas mengenai ga- ris wewenang dan tanggung jawab diantara bagian-bagian di dalam organisasi perusahaan. Sesuatu hal penting yang per lu diperhatikan agar pengendalian intern yang baik dapat tercapai yaitu perlu adanya pemisahan fungsi operasi, pe- nyimpanan, accounting dan pengawasan intern. Oleh karena itu tidak dibenarkan apabila seseorang dalam suatu per­ usahaan merangkap dua atau tiga fungsi dari keempat fung­ si diatas, karena jika perangkapan fungsi terjadi maka hal tersebut akan menimbulkan terjadinya kecurangan atau manipulasi dalam perusahaan. Selain dari pemisahan fungsi maka dalam suatu or­ ganisasi yang baik perlu adanya suatu garis pertanggurigan jawab yang jelas, dan adanya pelimpahan wewenang yang se­ imbang dengan tanggung jawab yang diberikan; jangan sam- -^Ibid, hal. 2k.

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  26