Perancangan Model Untuk SistemPendukung Keputusan Pada Pengukuran Kinerja Perawatan Lokomotif (StudiKasus Di PT KAI)

  PERANCANGAN MODEL UNTUK SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN

PADAPENGUKURAN KINERJA PERAWATAN LOKOMOTIF

(STUDI KASUS DI PT.KAI)

  Winnie Septiani, Didien Suhardini, Emelia Sari Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Trisakti winnie_septiani@yahoo.com

  

ABSTRAK

Lokomotif adalah merupakan salah satu sarana penunjang perkeretaapian, sesuai dengan PP no

56/2009 tentang penyelenggaraan perkeretaapian. Dalam rangka meningkatkan availability lokomotif

perlu didukung dengan sistem perawatan lokomotif yang sesuai dengan rencana.

Pada penelitian ini akan dirancang sebuah model yang akan digunakan untuk membangun sistem

pendukung keputusan pada pengukuran kinerja perawatan lokomotif di PT KAI. Penelitian

dikhususkan pada perawatan lokomotif di Dipo Jatinegara. Perancangan model dimulai dengan

mendefiniskan sistem yang akan dirancang selanjutnya kemudian model konseptual dan merancang

model base sistem. Base data yang digunakan adalah Key Performance Indicator (KPI) untuk setiap

perspektif, bobot KPI, data historis perawatan lokomotif dan sebagainya.

  

Penelitian ini menghasilkan model base yang akan digunakan untuk perancangan sistem pendukung

keputusan untuk pengukuran kinerja perawatan lokomotif. Model yang dibangun meliputi model

pengukuran kinerja perawatan lokomotif berdasarkan enam perspektif Maintenance Scorecard, model

penentuan skala KPI, model penentuan target KPI, dan model perhitungan kinerja perawatan

lokomotif. Enam Perspektif Maintenance Scorecard yang digunakan adalah perpektif produktivitas,

efektifitas biaya, pembelajaran, kualitas, keselamatan dan Lingkungan.

Keluaran dari data base dan model base yang dirancang diharapkan dapat digunakan untuk merancang

sebuah sistem pendukung keputusan untuk pengukuran kinerja maintenance lokomotif. Sehingga

pihak PT. KAI dalam meningkatkan kinerja perawatan lokomotif yang lebih baik.

  Pendahuluan

  Lokomotif adalah merupakan salah satu sarana penunjang perkeretaapian, sesuai dengan PP no 56/2009 tentang penyelenggaraan perkeretaapian. Dalam rangka mewujudkan amanat UU no 23/2007 di atas, maka tingkat availability lokomotif kereta api harus maksimal dan life-cycle

  

costing harus optimal. Kedua hal tersebut dapat dicapai jika tingkat kerusakan diminimalkan dan

sistem perawatan lokomotif dijalankan sesuai rencana.

  Pekerjaan maintenance yang benar harus dilakukan pada waktu yang tepat, dengan spare

  

part yang tepat, dan oleh orang yang tepat. Hal ini dilakukan untuk menghindari kerugian produksi

  sebagai akibat dari kerusakan mesin, yang akan menurunkan kualitas, dan menaikkan biaya (untuk perbaikan). Oleh karena itu, fungsi dan peranan bagian pemeliharaan dalam mendukung suatu sistem operasi yang benar sudah menjadi keharusan, terutama perlu disadari bahwa fungsi pemeliharaan adalah merupakan tulang punggung untuk tercapainya target operasi yang terencana sehingga dapat menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.

  Pada penelitian ini akan dirancang sebuah model yang akan digunakan untuk merancang sistem pendukung keputusan yang dapat membantu dan mempermudah aktivitas penilaian dan pengukuran kinerja perawatan Lokomotif di PT. Kereta Api Indonesia (KAI). Model Base yang digunakan adalah model pengukuran kinerja Maintenance Scorecard yang terdiri dari enam perpektif yaitu perpektif produktivitas,efektifitas biaya, pembelajaran, kualitas, keselamatan dan Lingkungan. Base Data yang digunakan adalah Key Performance Indicator (KPI) untuk setiap prespektif, bobot setiap KPI, data historis perawatan lokomotif, dan lain sebagainya.

  Model Maintenance Scrorecard Lokomotif PT.KAI yang akan digunakan dalam membangun sistem ini diperoleh dari hasil penelitian sebelumnya. Model ini diharapkan mampu menjabarkan visi, misi dan strategi perusahaan menjadi kerangka kerja yang jelas dan terukur, sehingga dapat mengukur keberhasilan pencapaian implementasi strategi. Bobot kontribusi masing- masing KPI ditentukan untuk mengidentifikasi KPI yang paling berpengaruh terhadap pencapaian suatu strategi. Bobot KPI inilah yang akan menjadi pertimbangan prioritas implementasi rencana strategis PT KAI. Sehingga pada akhirnya PT KAI dapat menjalankan amanat undang-undang no 23/2007 sebagai penghubung wilayah, baik nasional maupun internasional, untuk menunjang, mendorong, dan menggerakkan pembangunan nasional guna meningkatkan kesejahteraan rakyat.

  Studi Pustaka 1. Sistem Pendukung Keputusan

  Sistem pendukung keputusan (Decision Support System / DSS) dapat didefinisikan sebagai berikut : Sistem pendukung keputusan adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusannya harus dibuat manajer

  (McLeod, 2001). Sistem pendukung keputusan adalah suatu sistem informasi yang membantu mengidentifikasi kesempatan membuat keputusan atau menyediakan informasi untuk membantu pembuatan keputusan (Whitten, 2004).

  Definisi awal sistem pendukung keputusan menunjukkan bahwa sistem ini adalah sebuah sistem yang dimaksudkan untuk mendukung pengambilan keputusan manajerial dalam situasi keputusan semi terstruktur. Sistem dibuat sebagai alat bantu bagi para pengambil keputusan untuk memperluas kapabilitas mereka, namun tidak untuk menggantikan penilaian mereka.

2. Maintenance Scorecard

  Maintenance Scorecard (MSC) diperkenalkan sebagai sebuah pendekatan yang komperhensif untuk membangun dan mengimplementasikan strategi dalam area manajemen asset.

  MSC memberikan informasi kepada pekerja tentang faktor yang mendorong keberhasilan saat ini dan yang akan datang.

  Sebagai sebuah metodologi yang berdasarkan pengukuran kinerja, MSC dibangun dalam penggunaan indikator manajemen yang dikenal sebagai Key Performance Indicator (KPI) untuk menuju ke pengembangan dan implementasi strategi. MSC mengklasifikasikan KPI tersebut ke dalam enam perspektif yaitu perspektif produktivitas, efektivitas biaya, keselamatan, lingkungan, kualitas, dan pembelajaran. Penyusunan MSC bertujuan untuk mendapatkan keseimbangan diantara perspektif - perspektif tersebut. MSC diaplikasikan melalui suatu hirarki tujuan atau pendekatan yang terstruktur. Pendekatan yang terstruktur ini terdiri dari rantai tujuan melalui tiga level yang fundamental, yaitu corporate, strategic, dan functional (Daryl Mather, 2005).

  Metodologi Penelitian

  1. Pengumpulan data Penelitian dilakukan dengan pengamatan langsung, wawancara dengan pegawai perusahaan, pengambilan data historis perusahaan, dan pengambilan data yang terkait dengan rancangan

  Maintenance Scorecard (MSC).

  2. Analisis Sistem Pengukuran Kinerja Perawatan Lokomotif saat ini

  3. Perancangan Data Base

  4. Perancangan Model Base

  Hasil dan Pembahasan 1. Analisis Sistem Pengukuran Kinerja Perawatan Lokomotif Saat ini

  Prosedur pengukuran dan penilaian kinerja saat ini mencakup prosedur perusahaan dalam mengukur dan menilai kinerja perawatan lokomotif. Diagram konteks pada Gambar 3 di bawah ini menunjukkan prosedur pengukuran kinerja perawatan saat ini.

  Transfer Line Manager _{Laporan kinerja perawatan saat ini Laporan kinerja perawatan Laporan kinerja perawatan saat ini KR Los Staff EXML} Dan usulan perbaikan _{Sistem Pengukuran dan Penilaian Kinerja dan machining Laporan perawatan Penilaian sesuai spesifikasi engineering, electrical, Job Order perawatan Laporan kinerja perawatan Dan usulan perbaikan Program perawatan bulanan} Perawatan Lokomotif _{Kelainan pada pemeriksaan awal Laporan perawatan Job Order perawatan KR Luar} Koordinator Perencanaan Perintah kerja perawatan _{Laporan perawatan}

  Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Pengukuran Kinerja Perawatan saat ini Terdapat lima personel yang terlibat dalam pengukuran dan penilaian kinerja tersebut yaitu

  Koordinator Perencanaan, Staff EXML, Kepala Ruas Los (KR Los), Kepala Ruas Luar (KR Luar), dan Transfer Line Manager. Kelima personel tersebut mempunyai tugas masing – masing sesuai bidang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabanya.

  Dalam pengukuran dan penilaian kinerja saat ini, Koordinator Perencanaan bertugas menyusun program perawatan bulanan untuk seluruh lokomotif yang perlu diperbaiki. Di dalam program tersebut terdapat Job Order yang harus dilakukan oleh masing

• – masing personel perawatan. KR Los bertugas mempersiapkan sumber daya dan mengkoordinasikan pekerja untuk melakukan perawatan. Sebelum KR Los melakukan perawatan, KR Luar bertugas memeriksa kerusakan loko diluar perawatan rutin. KR Luar akan mencatat kelainan apa saja yang ada pada sarana tersebut. KR Los bertanggung jawab memastikan sarana yang diservis sesuai dengan spesifikasi engineering, electrical, dan machining (untuk unit mesin diesel). Sarana yang diservis harus memenuhi spesifikasi tersebut untuk dinyatakan layak jalan. Bila tidak memenuhi, maka akan dilakukan evaluasi dan perawatan lanjutan pada sarana tersebut.

  Setelah sarana selesai diperbaiki, KR Luar akan memeriksa apakah kelainan loko sudah diperbaiki dan loko layak jalan. Bila belum layak, KR Luar menginstruksikan KR Los untuk melakukan berbaikan lanjutan. KR Los dan KR Luar selanjutnya memberikan laporan kepada Koordinator Perancanaan. Koordinator Perencanaan mempertimbangkan laporan tersebut dalam penilaian kinerja. Penilaian ini menggunakan juga intuisi dan pengalaman kerja selama ini. Di dalam penilaian tersebut dipertimbangkan apakah perawatan yang dilakukan sesuai dengan perintah kerja awal dan apakah seluruh sarana dapat diperbaiki. Data rekapitulasi kemogokan lokomotif juga dilihat sebagai pertimbangan penilaian.

  Hasil pengukuran dan penilaian kinerja perawatan selanjutnya diteruskan kepada Staff EXML. Bila perawatan dinilai kurang baik maka disertakan usulan perbaikan berupa kebutuhan sumber daya tambahan, prasarana perawatan, dll. Staff EXML selanjutnya meneruskan laporan tersebut kepada Transfer Line Manager.

2. Perancangan Database Management System (DBMS)

  Database mencakup data KPI, nilai actual KPI, bobot KPI, target KPI, skor KPI, bobot perspektif MSC, target KPI. Perancangan DBMS dilakukan melalui Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD).

  _{DATA BULA NA N DATA BULA NA N DATA BULA NA N Pros es input Data Bulanan}

  1 _{2 DATA SARA NA DATA BULA NA N STA FF EXML Pros es pengolahan aktual s etiap KPI Data Mentah menjadi nilai}

  5 _{DATA PEKERJA DATA SARA NA DATA SARA NA DATA SARA NA Pros es input Data Sarana 3 DATA PEKERJA KR LOS NILA I A KTUA L KPI DATA MTBF}

_{DATA PEKERJA Data Pekerja}

DATA PEKERJA _{Pros es input 4 DATA MTBF KR LUA R NILA I A KTUA L KPI DATA MTBF} DATA MTBF _{Pros es input Data MTBF NILA I PERSPEKTIF NILA I PERSPEKTIF NILA I MA KSIMA L PER PERSPEKTIF NILA I A KTUA L KPI SKOR KPI} SKOR KPI _{BOBOT KPI SKOR KPI NILA I MA KSIMA L PER PERSPEKTIF}

_{NILA I KPI}

_{pengukuran Pros es 7 NILA I PERSPEKTIF Pros es penentuan 8 Pros es}

  6 _{BOBOT KPI kinerja MSC usulan perbaikan}

• _{BOBOT PERSPEKTIF s kor setiap KPI penentuan BOBOT PERSPEKTIF HASIL PENGUKURA N KINERJA HASIL PENGUKURA N KINERJA PERSPEKTIF YA NG PERLU DITINGKATKAN KINERJANYA} ^{atau peningkatan} _{kinerja Pros es output hasil pengukuran kinerja dan usulan perbaikan}
₉ HASIL PENGUKURA N KINERJA _{PERSPEKTIF YA NG PERLU DITINGKATKAN KINERJANYA PERSPEKTIF YA NG PERLU DIPERBAIKI LINE HASIL PENGUKURA N KINERJA DITINGKATKAN KINERJANY A TRA NSFER PERSPEKTIF YA NG PERLU} MANAGER

  Gambar 2. Data Flow Diagram (DFD) untuk Sistem Pengukuran Kinerja Perawatan Lokomotif 3.

   Perancangan Model base Management System (MBMS)

  Model Pengukuran Kinerja Perawatan Lokomotif berdasarkan Maintenance Scorecard Pengukuran kinerja perawatan berdasarkan Maintenance Scorecard terbagi dalam enam perspektif seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3.

  _{ketersediaan Loko Peningkatan Jam Siap Pakai (KPI- Orang (KPI-SP1) Peningkatan CP1) Kehadiran (KPI-FP1) (MTTR) (KPI-FP2) Penurunan Mean Time to Repair} Persentase _{Productivity Anggaran Perawatan Cost Effectiveness Lokomotif (KPI- Optimalisasi CCE1) Pembelian Sparepart Sesuai Spesifikasi} Optimalisasi _{(KPI-SCE1) Lembur (KPI-FCE1) Penurunan Waktu Peningkatan Kinerja Lokomotif Minimal (KPI-CS1) Kecelakaan Kerja Standar Kerja (KPI-} Penyusunan dan _{Pengembangan Prosedur dan SS1) minimal (KPI-FS1) Lost Time Injuries Safety Konsumsi BBM (KPI- Optimalisasi SE1)} Pelanggaran Kerja _{Minimal (KPI-FS2 Laporan Masyarakat Penurunan Tingkat Batas Toleransi (KPI- (KPI-CE1) Kadar Limbah pada FE1)} Environment _{Quality Penurunan Ganguan Penurunan Tingkat dalam Perjalanan Lokomotif Rusak (KPI-CQ1) Kembali (KPI-SQ1) Perbaikan (KPI-FQ1) Penjadwalan yang} Penurunan Tingkat _{Penurunan Tingkat Tepat Waktu (KPI- Jadwal Batal (KPI- FQ2) Peningkatan Jenjang Pengembangan Program Perbaikan (KPI-FQ4)} Penurunan Tingkat _{FQ3) Peningkatan Jumlah Bersertifikat (KPI- Tenaga Kerja Learning CL1) Transfer Knowledge} Pelatihan (KPI-SL1) _{Pengetahuan dan Peningkatan (KPI-SL2)}

  Gambar 3. KPI untuk Perspektif Lingkungan, Kualitas, dan Pembelajaran

  Model Skoring dan Pembobotan

  Berikut penjelasan mengenai Nilai Aktual, Range Skoring KPI dan Skor KPI di dalam sistem pendukung keputusan usulan. Nilai Aktual

  Nilai aktual terdiri dari data kualitatif dan kuantitatif yang menggambarkan kondisi setiap KPI. Nilai Aktual tersebut didapat dari hasil pengolahan data mentah yang diinput oleh pengguna sistem.

  Range Skoring KPI Setiap KPI mempunyai batasan yang berbeda – beda untuk setiap range dari Nilai Aktual. Range ini menentukan skor yang akan didapat oleh setiap KPI. Terdapat lima buah range yang merupakan batasan nilai aktual yang akan menghasilkan skor tertentu. Contoh :

• – terdapat 5 range Nilai Aktual KPI-CP1 (Availability) pada perspektif produktivitas

  functional level yaitu : Nilai Aktual <20 %; 20.1 %<Nilai Aktual<40%; 40,1%<Nilai Aktual<60%; 60,1%<Nilai Aktual<80%; dan 80,1%Nilai Aktual <100%.

  Skor KPI Skor KPI didapat berdasarkan klasifikasi range nilai aktual. Proses skoring menggunakan skala 1

• – 5 dengan 5 adalah skor tertinggi dan 1 adalah skor terendah. Contoh : KPI-CP1

  (Availability) pada perspektif produktivitas

• – functional level memiliki nilai aktual = 52% , maka nilai tersebut masuk dalam range ke - 3 dengan skor = 3.

  Model Perhitungan Penilaian dan Penentuan Usulan Perbaikan

  Perhitungan dalam pengukuran dan penilaian kinerja perawatan lokomotif menggunakan data Nilai Aktual yang telah diolah menjadi Skor KPI. Perkalian skor tiap KPI dengan bobotnya menghasilkan Nilai KPI. Nilai KPI di dalam tiap perspektif dijumlahkan untuk menghasilkan nilai total perspektif (Skor Perspektif). Selanjutnya dilakukan perkalian antara nilai total tiap perspektif (Skor Perspektif) dengan bobot tiap perspektif (Bobot Perspektif). Hasil perkalian tersebut menghasilkan Nilai perspektif. Persamaan Nilai Perspektif tersebut adalah :

  Nilai Perspektif Produktivitas = Bobot Perspektif Produktivitas [ (Skor KPI-CP1 x Bobot KPI-CP1) + (Skor KPI-SP1 x Bobot KPI-SP1) + (Skor KPI-FP1 x Bobot KPI-FP1) + (Skor KPI- FP2 x Bobot KPI-FP2)]

  Nilai Perspektif Efektivitas Biaya = Bobot Perspektif Efektivitas Biaya [(Skor KPI-CCE1 x Bobot KPI-CCE1)] + [(Skor KPI-SCE1 x Bobot KPI-SCE1)] + [(Skor KPI-FCE1 x Bobot KPI-FCE1)]

  Nilai Perspektif Keselamatan = Bobot Perspektif Keselamatan [(Skor KPI-CS1 x Bobot KPI-CS1)] + [(Skor KPI-SS1 x Bobot KPI-SS1)] + [(Skor KPI-FS1 x Bobot KPI-FS1)] + [(Skor KPI-FS2 x Bobot KPI-FS2)]

  Nilai Perspektif Lingkungan = Bobot Perspektif Lingkungan [(Skor KPI-CE1 x Bobot KPI-CE1) + (Skor KPI-SE1x Bobot KPI-SE1)] + (Skor KPI-FE1x Bobot KPI -FE1)]

  Nilai Perspektif Kualitas = Bobot Perspektif Kualitas [(Skor KPI-CQ1x Bobot KPI-CQ1)

• (Skor KPI-SQ1 x Bobot KPI-SQ1) + (Skor KPI-FQ1x Bobot KPI-FQ1) + (Skor KPI- FQ2 x Bobot KPI-FQ2) + (Skor KPI-FQ3 x Bobot KPI-FQ3)] + (Skor KPI-FQ4 x Bobot KPI-FQ4)]

  Nilai Perspektif Pembelajaran = Bobot Perspektif Pembelajaran [(Skor KPI-CL1 x Bobot KPI-CL1) + (Skor KPI-SL1 x Bobot KPI-SL1) + (Skor KPI-SL2 x Bobot KPI- SL2)]

  1,00 < Nilai Kinerja ≤ 1,80 = Sangat Tidak Baik (1) 1,80 Nilai Kinerja ≤ 2,60 = Tidak Baik (2) 2,60 < Nilai Kinerja ≤ 3,40 = Cukup Baik (3) 3,40 < Nilai Kinerja ≤ 4,20 = Baik (4) 4,20 < Nilai Kinerja ≤ 5,00 = Sangat Baik (5)

  Kesimpulan

  Penelitian ini menghasilkan model base yang akan digunakan untuk perancangan sistem pendukung keputusan untuk pengukuran kinerja perawatan lokomotif. Model yang dibangun meliputi model pengukuran kinerja perawatan lokomotif berdasarkan enam perspektif Maintenance

  

Scorecard , model penentuan skala KPI, model penentuan target KPI, dan model perhitungan

kinerja perawatan lokomotif.

  Daftar Pustaka Daryl Mather. 2005. The Maintenance Scorecard : Creating Strategic Advantage.Industrial Press.

  New York. Efraim Turban and Jay E. Aronson.2001. Decision Support Systems and IntelligentSystems 6th editionPrentice Hall.Upper Saddle River. NJ.

  McLeod, Jr, Raymond. 1998. Sistem Informasi Manajemen Jilid 1.Jakarta: Penerbit PT. Prenhalindo.

  Whitten, Jeffrey. Lonnie D Bentley. Kevin C Dittman. 2004. Metode Desain & Analisis Sistem. Edisi 6. Yogyakarta: Penerbit Andi.