Gambaran Umum Pada Perpustakaan Universitas Al-Wasliyah (UNIVA) Medan Chapter III IV
BAB III
GAMBARAN UMUM PADA PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS AL-WASLIYAH MEDAN
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan
Sejarah perpustakaan Universitas Al-Wasliyah Medan tidak terlepas dari sejarah
Universitas Al-Wasliyah itu sendiri. Universitas Al-Wasliyah Medan memiliki 7 fakultas,
yaitu: Fakultas Agama Islam, Fakultas Hukum, Fakultas Teknik, Fakultas Ekonomi, Fakultas
Pertanian, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, dan Fakultas Syariah.
Perpustakaan Universitas Al-Wasliyah berdiri pada sekitar tahun 1959 setelah
berdirinya Fakultas Syariah pada tahun 1958. Perpustakaan juga berkembang dengan koleksi
yang memadai untuk dapat mendukung kurikulum yang dilaksanakan oleh universitas.
3.2 Visi dan Misi Perpustakaan UNIVA
a) Visi
Untuk meningkatkan pengetahuan yang luas dan dalan, serta bahan referensi
dibidang ilmu pengetahuan.
b) Misi
1. Melayanai mahasiswa/I, dosen dan seluruh civitas akademik UNIVA
Medan secara efektif dan efesien.
2. Membantu secara prima seluruh civitas akademik UNIVA Medan dalam
mendalami ilmu pengetahuan.
3. Menjadikan Perpustakaan UNIVA Medan pusat ilmu pengetahuan.
3.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu usaha kerjasama dari sekelompok orang untuk
mencapai tujuan bersama. Struktur organisasi perpustakaan adalah himpunan orang-orang
yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Dengan adanya struktur organisasi yang jelas, maka akan diketahui jenjang jabatan
dan bertanggung jawab serta jenis kegiatan serta hubungan kerja dan masing-masing bagian
atau unit kerja yang ada.
Universitas Sumatera Utara
KEPALA PERPUSTAKAAN
STAF
PELAYANAN
STAF
ADMINISTRASI
Gambar 2.1 : Struktur Organisasi pada Perpustakaan UNIVA Medan
Sumber: Perpustakaan UNIVA Medan, 2015
Dari struktur di atas dapat dilihat bahwa jumlah pegawai yang dimiliki oleh
perpustakaan UNIVA bahwa perpustakaan tersebut harus memiliki lebih banyak lagi pegawai
untuk menunjang kinerja perpustakaan tersebut.
a) Kepala perpustakaan memiliki tugas sebagai berikut :
a. Menetapkan kebijakan pokok perpustakaan
b. Membuat perencanaan pengembangan perpustakaan
c. Merencanakan pembinaan koleksi
d. Menyusun anggaran belanja dan melaksanakannya
b) Sub Bagian Staf Administrasi memiliki tugas sebagai berikut :
a. Pencatatan Anggota
b. Mencatat surat masuk dan surat keluar
c. Mencatat keperluan yang dibutuhkan oleh perpustakaan dan staf
pegawai perpustakaan
c) Sub Bagian Staf Pelayanan memiliki tugas sebagai berikut :
a. Melayani pengguna dalam proses peminjaman dan pengembalian buku
b. Menyusun koleksi di rak
c. Memantau seluruh pengunjung yang beraktivitas di dalam ruangan
perpustakaan
Sumber: Perpustakaan UNIVA, 2015
3.4 Personalia
Personalia/tenaga kerja merupakan orang yang berperan secara dinamis untuk
melaksanakan seluruh kegiatan kerja yang ada di perpustakaan. Sedangkan tenaga kerja
perpustakaan professional merupakan tenaga kerja perpustakaan yang ahli pada bidangnya.
45
Universitas Sumatera Utara
Perpustakaan UNIVA Medan memiliki 3 orang pegawai yang bertugas mengelola
perpustakaan tersebut. Di bawah ini dapat dilihat jumlah karyawan menurut jenjang
pendidikan yang dimiliki.
Tamatan Magister
: 2 orang
Tamatan Sarjana
: 1 orang
Dari data di atas dapat diketahui bahwa personalia/tenaga kerja pada perpustakaan
UNIVA Medan belum memadai untuk sebuah perpustakaan perguruan tinggi, karena hanya
dikelola 3 (tiga) orang pegawai. Jika dibandingkan dengan pengelompokkan pekerjaan yang
digambarkan dalam struktur organisasi perpustakaan pada uraian sebelumnya, dapat dilihat
bahwa untuk mengisi jabatan yang ada dalam struktur tersebut tidak cukup untuk mengisi
jabatan yang ada.Tingkat pendidikan yang dimiliki pengelola perpustakaan masih kurang dan
tidak sesuai dengan pekerjaan/kegiatan yang dilaksanakan perpustakaan.
3.5 Keanggotaan
Setiap perpustakaan menentukan siapa saja yang berhak menjadi anggota
perpustakaan. Demikian juga halnya dengan Perpustakaan UNIVA menerapkan bahwa yang
berhak menjadi anggota perpustakaan adalah mahasiswa/i, staf pengajar, dan pegawai yang
telah memilki Kartu Tanda Anggota (KTA).
Syarat-syarat menjadi anggota Perpustakaan UNIVA Medan, ialah:
1. Untuk Mahasiswa/I
Mendaftarkan diri pada bagian administrasi perpustakaan dengan ketentuan:
a) Membawa uang pendaftaran Rp 10.000,b) Menyerahkan pas foto ukuran 2 x 3 ( 1 lembar ), pas foto ukuran ½ x 2 ( 1 lembar
)
c) Mengisi formulir pendaftaran, yaitu : Nama, Status, Fakultas, dan Alamat.
2. Untuk Pegawai/ Staf Pengajar
Mendaftarkan diri pada bagian administrasi perpustakaan dengan ketentuan:
a) Membawa uang pendaftaran Rp 10.000,b) Menyerahkan pas foto ukuran 2 x 3 ( 1 lembar ), pas foto ukuran ½ x 2 (1 lembar)
c) Mengisi formulir pendaftaran, yaitu : Nama, Status, Fakultas, dan Alamat
Universitas Sumatera Utara
KARTU ANGGOTA
Pas Foto
Uk.3 x 4
No.Anggota
:
Nama
:
Status
:
Fakultas
:
Alamat
:
Gambar 2.2 : Contoh Kartu Anggota pada Perpustakaan UNIVA Medan
Sumber : Perpustakaan UNIVA Medan, 2015
3.6 Ruang dan Perlengkapan
Perpustakaan UNIVA Medan memiliki ruangan dengan luas 10 x 10, perpustakaan
UNIVA Medan juga memilki meja baca untuk pengguna yang ingin membaca sebanyak 2
buah serta memilki rak untuk bahan pustaka sebanyak 8 buah.
3.7 Koleksi Perpustakaan
Jenis dan bentuk koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan UNIVA Medan, ialah:
a) Buku teks
Buku yang dianjurkan untuk mahasiswa/I maupun dosen untuk mata kuliah dalam
proses belajar mengajar.
b) Buku referensi
Buku yang dikelola secara sistematika yang berfungsi sebagai alat konsultasi atau
penunjuk mengenai informasi tertentu sehingga dapat digunakan untuk mencari data
atau informasi khusus.
c) Terbitan berseri
Yaitu koleksi perpustakaan yang memuat informasi terbaru yang bersifat harian,
bulanan dan tahunan.
d) Koleksi deposit
1. Skripsi yang dibuat oleh mahasiswa/I UNIVA Medan
Perpustakaan UNIVA Medan memiliki jumlah koleksi bahan pustaka sebanyak ±
3128 judul dan ± 8250 eksemplar.
47
Universitas Sumatera Utara
No
Jenis Koleksi
1.
Buku Teks
2.
Referensi, Terbitan Berseri, dan Deposit
Jumlah
Judul
Eksemplar
2.550
7.000
578
1250
3128
8250
Gambar 2.3 : Jumlah Koleksi pada Perpustakaan UNIVA Medan
Sumber: Perpustakaan UNIVA Medan, 2015
3.8 Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan koleksi perpustakaan merupakan salah satu kegiatan kerja perpustakaan
yang harus dilaksanakan perpustakaan perguruan tinggi dalam usahanya untuk memenuhi
kebutuhan informasi kepada pengguna.
3.8.1 Pemilihan Buku
Pengadaan bahan pustaka atau koleksi perpustakaan adalah kegiatan pemilihan bahan
pustaka atau seleksi bahan pustaka. Untuk dapat menyesuaikan buku dengan kebutuhan
pengguna perpustakaan harus menyeleksi buku yang akan dijadikan koleksi perpustakaan.
Pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan UNIVA Medan
dilakukan dengan cara hadiah/sumbangan.
1. Hadiah
Penerimaan hadiah oleh Perpustakaan UNIVA Medan yaitu hadiah atas
permintaan.
Hadiah atas permintaan
Perpustakaan melakukan pemintaan kepada mahasiswa/i UNIVA Medan sebagai
salah satu syarat untuk mengajukan wisuda. Pihak perpustakaan meminta masing-masing
mahasiswa/I menyumbangkan 2 buku/orang.
3.8.2 Penginventarisasian
Setiap bahan pustaka yang diterima diberi cap tanda milik Perpustakaan UNIVA
Medan pada tempat/halaman yang telah ditentukan oleh perpustakaan. Informasi yang dicatat
dalam buku induk adalah:
a. Tanggal penerimaan buku. Tanggal ini juga dicantumkan pada bukunya.
b. Nomor urut/induk setiap eksemplar buku diberi nomor tersendiri.
c. Judul buku.
d. Pengarang .
e. Tempat terbit.
Universitas Sumatera Utara
f. Penerbit.
g. Tahun terbit.
h. Cetakan/edisi.
i. Nomor klassifikasi
j. Bahasa ( Indonesia, English, dll). Kolom ini dicatat sesuai bahasa yang terdapat di
dalam buku tersebut.
k. Keterangan. Dalam kolom ini dicantumkan hal-hal lain yang dianggap perlu.
Setelah buku dicatat dalam buku inventaris, buku induk dan setiap buku diberi nomor
inventaris induk. Kolom yang terdapat dalam buku induk Perpustakaan UNIVA Medan,
adalah:
T No.I
Judul
Pengara
Tempa
g nduk
Buku
ng
l
Penerbit
Tahu
Cetakan
No.Klassifi
t
n
/Edisi
kasi
Terbit
Terbit
Bahasa
Ket
.
Ind Eng
dll
Gambar 2.4 : Buku Induk pada Perpustakaan UNIVA Medan
Sumber: Perpustakaan UNIVA Medan, 2015
3.9 Pemeliharaan dan Perawatan Bahan Pustaka
Untuk menjaga bahan pustaka dari kerusakan, perpustakaan harus melakukan
perawatan agar bahan pustaka dapat bertahan lama dan kandungan informasi yang ada di
dalamnya dapat dilestarikan.
Pemeliharaan dan perawatan bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan
UNIVA Medan adalah dengan melakukan kegiatan-kegiatan pencegahan dengan menjaga
kebersihan ruangan serta rak-rak koleksi bahan pustaka. Perpustakaan UNIVA Medan
melakukan pembersihan dengan cara penyemprotan yang dilakukan oleh pegawai
perpustakaan.
3.10 Layanan Pengguna
Layanan pengguna adalah bagian terdepan dari perpustakaan karena langsung
berhubungan dengan pengguna perpustakaan. Citra suatu perpustakaan ditentukan oleh baik
tidaknya layanan pengguna yang dilakukan oleh pihak perpustakaan.
3.10.1 Sistem Layanan
49
Universitas Sumatera Utara
Layanan pengguna pada Perpustakaan UNIVA Medan menggunakan sistem layanan
terbuka, dalam arti pengguna diperbolehkan untuk mencari dan mengambil sendiri buku yang
dibutuhkan.
Perpustakaan UNIVA Medan hanya melaksanakan tiga sistem layanan yaitu sistem
layanan sirkulasi, layanan referensi dan layanan terbitan berseri, sedangkan layanan audio
visual belum dapat dilaksanakan karena koleksi untuk itu serta layanan pendukung untuk
dilaksanakannya layanan audio visual belum tercapai.
3.10.1.1Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi mengelola peredaran bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan,
baik yang digunakan di dalam perpustakaan maupun yang digunakan di luar perpustakaan.
Perpustakaan UNIVA Medan melakukan sistem sirkulasi secara manual baik untuk
peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan serta menyusun nya kembali ke dalam rak.
Jumlah buku yang dapat dipinjam oleh pengguna yaitu sebanyak 2 (dua) eksemplar
dengan jangka waktu 1 minggu. Keterlambatan dalam pengembalian buku dikenakan denda
Rp. 500,-. Jika buku yang dipinjam hilang, maka pengguna harus mengganti buku tersebut
sesuai dengan buku yang dipinjamnya.
Pengguna yang telah menghilangkan buku yang dipinjamnya maka pihak/pegawai
perpustakaan akan mencatat identitas diri nya dengan kolom nomor, nama, nim, alamat,
no.handphone, status,dan fakultas/jurusan/semester.
No.
Nama
Nim
Alamat
No.Handphone
Status
Fak/Jur/Smt
Gambar 2.5 : Kolom Catatan Buku Hilang pada Perpustakaan UNIVA Medan
Sumber: Perpustakaan UNIVA Medan, 2015
3.10.1.2 Layanan Referensi
Layanan referensi ialah suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pemakai
perpustakaan menemukan informasi dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan
koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menggunakan koleksi referensi.
Layanan referensi yang dilaksanakan oleh pihak UNIVA Medan ialah dengan cara
pengguna dapat mengambil sendiri koleksi yang ada di rak tetapi tidak dapat dipinjamkan ke
pengguna untuk dibawa pulang, hanya dapat dibaca dan difotocopy setelah mendapat izin
dari petugas perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
3.10.1.3 Layanan Terbitan Berseri
Layanan terbitan berseri ialah layanan yang diterbitkan secara berurutan, yang
dinyatakan dengan volume, nomor atau bulanan, serta tahun. Layanan terbitan berseri
bertujuan untuk melayani dan berusaha memberikan informasi mutakhir kepada pengguna
perpustakaan.
Perpustakaan UNIVA Medan dilaksanakan dengan sistem layanan terbuka, dimana
pengguna bebas memilih dan mengambil langsung koleksi dari dalam rak. Pengguna hanya
dapat membaca serta memfotocopy nya setelah mendapat izin dari petugas perpustakaan.
3.10.2 Waktu Layanan
Waktu layanan pada perpustakaan UNIVA Medan adalah sebagai berikut :
Senin – Sabtu : Pagi 08.30-12.00 WIB
Sore 13.30-17.00 WIB
Waktu layanan perpustakaan UNIVA Medan tercantum di depan pintu, jadi
jika pengguna atau pengunjung yang ingin berkunjung ke perpustakaan, mereka akan
mengetahui waktu layanan yang telah ditentukan oleh pihak perpustakaan.
3.10.3 Peraturan/Tata Tertib
Peraturan/tata tertib yang diselenggarakan oleh pihak perpustakaan UNIVA Medan
meliputi:
1. Jumlah buku yang dipinjam dan jangka waktunya:
Untuk civitas akademik ( Mahasiswa/I, Dosen, dan Pegawai) dapat meminjam
buku sebanyak 2 eksemplar dengan jangka waktu 1 minggu.
2. Buku yang hilang :
Jika buku yang dipinjam hilang, maka sipeminjam harus segera mengganti buku
dengan buku yang sama.
3. Apabila pengguna terlambat dalam mengembalikan buku, maka:
Pengguna harus mengembalikan buku sesuai tanggal yang telah ditetapkan oleh
pegawai perpustakaan, jika tanggal tersebut telah lewat maka pengguna harus
membayar denda sebanyak Rp.500,- . Pegawai perpustakaan tidak akan
menghitung denda, jika tanggal denda jatuh pada hari minggu atau hari libur.
4. Kartu Tanda Anggota hilang:
51
Universitas Sumatera Utara
Apabila kartu tanda anggota pengguna hilang, maka pengguna tersebut harus
melakukan administrasi ulang kepada pegawai perpustakaan dengan membayar
uang adminstrasi kembali sebesar Rp.10.000,-
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan langsung ataupun wawancara langsung yang dilakukan
oleh penulis pada Perpustakaan Universitas Al- Wasliyah ( UNIVA ) Medan, maka penulis
mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Perpustakaan UNIVA Medan adalah perpustakaan yang berfungsi sebagai pendukung
proses kegiatan pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat
(Tridharma Perguruan Tinggi).
2. Pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan UNIVA Medan bersumber dari hadiah
yang didapat dari mahasiswa.
3. Pelayanan pengguna yang ada pada perpustakaan UNIVA Medan adalah pelayanan
sirkulasi, pelayanan referensi, dan pelayanan terbitan berseri.
4. Dalam pemeliharaan dan perawatan bahan pustaka, perpustakaan UNIVA Medan telah
mengupayakan pencegahan kerusakan pada bahan pustaka.
4.2 Saran
Berdasarkan pembahasan di atas, maka penulis mengemukakan beberapa saran yang
mungkin dapat dijadikan sebagai bahan masukan untuk meningkatkan pelayanan di
Perpustakaan UNIVA Medan :
1. Untuk dapat menampung jumlah pengguna perpustakaan, maka harus diperluasnya
gedung perpustakaan agar pengguna/pengunjung lebih nyaman untuk menggunakan
koleksi yang ada.
2. Pada sistem pelayanan seharusnya sudah tidak secara manual lagi, harus
diterapkannya sistem automasi karena dilihat dari zaman sekarang yang sudah
berkembang.
3. Diperbanyaknya jumlah rak koleksi perpustakaan agar koleksi-koleksi yang tersedia
pada perpustakaan tersebut dapat terlihat lebih rapi, serta pemeliharaan dan perawatan
yang dilakukan oleh pihak perpustakaan dapat terlaksana dengan optimal.
53
Universitas Sumatera Utara
GAMBARAN UMUM PADA PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS AL-WASLIYAH MEDAN
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan
Sejarah perpustakaan Universitas Al-Wasliyah Medan tidak terlepas dari sejarah
Universitas Al-Wasliyah itu sendiri. Universitas Al-Wasliyah Medan memiliki 7 fakultas,
yaitu: Fakultas Agama Islam, Fakultas Hukum, Fakultas Teknik, Fakultas Ekonomi, Fakultas
Pertanian, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, dan Fakultas Syariah.
Perpustakaan Universitas Al-Wasliyah berdiri pada sekitar tahun 1959 setelah
berdirinya Fakultas Syariah pada tahun 1958. Perpustakaan juga berkembang dengan koleksi
yang memadai untuk dapat mendukung kurikulum yang dilaksanakan oleh universitas.
3.2 Visi dan Misi Perpustakaan UNIVA
a) Visi
Untuk meningkatkan pengetahuan yang luas dan dalan, serta bahan referensi
dibidang ilmu pengetahuan.
b) Misi
1. Melayanai mahasiswa/I, dosen dan seluruh civitas akademik UNIVA
Medan secara efektif dan efesien.
2. Membantu secara prima seluruh civitas akademik UNIVA Medan dalam
mendalami ilmu pengetahuan.
3. Menjadikan Perpustakaan UNIVA Medan pusat ilmu pengetahuan.
3.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu usaha kerjasama dari sekelompok orang untuk
mencapai tujuan bersama. Struktur organisasi perpustakaan adalah himpunan orang-orang
yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Dengan adanya struktur organisasi yang jelas, maka akan diketahui jenjang jabatan
dan bertanggung jawab serta jenis kegiatan serta hubungan kerja dan masing-masing bagian
atau unit kerja yang ada.
Universitas Sumatera Utara
KEPALA PERPUSTAKAAN
STAF
PELAYANAN
STAF
ADMINISTRASI
Gambar 2.1 : Struktur Organisasi pada Perpustakaan UNIVA Medan
Sumber: Perpustakaan UNIVA Medan, 2015
Dari struktur di atas dapat dilihat bahwa jumlah pegawai yang dimiliki oleh
perpustakaan UNIVA bahwa perpustakaan tersebut harus memiliki lebih banyak lagi pegawai
untuk menunjang kinerja perpustakaan tersebut.
a) Kepala perpustakaan memiliki tugas sebagai berikut :
a. Menetapkan kebijakan pokok perpustakaan
b. Membuat perencanaan pengembangan perpustakaan
c. Merencanakan pembinaan koleksi
d. Menyusun anggaran belanja dan melaksanakannya
b) Sub Bagian Staf Administrasi memiliki tugas sebagai berikut :
a. Pencatatan Anggota
b. Mencatat surat masuk dan surat keluar
c. Mencatat keperluan yang dibutuhkan oleh perpustakaan dan staf
pegawai perpustakaan
c) Sub Bagian Staf Pelayanan memiliki tugas sebagai berikut :
a. Melayani pengguna dalam proses peminjaman dan pengembalian buku
b. Menyusun koleksi di rak
c. Memantau seluruh pengunjung yang beraktivitas di dalam ruangan
perpustakaan
Sumber: Perpustakaan UNIVA, 2015
3.4 Personalia
Personalia/tenaga kerja merupakan orang yang berperan secara dinamis untuk
melaksanakan seluruh kegiatan kerja yang ada di perpustakaan. Sedangkan tenaga kerja
perpustakaan professional merupakan tenaga kerja perpustakaan yang ahli pada bidangnya.
45
Universitas Sumatera Utara
Perpustakaan UNIVA Medan memiliki 3 orang pegawai yang bertugas mengelola
perpustakaan tersebut. Di bawah ini dapat dilihat jumlah karyawan menurut jenjang
pendidikan yang dimiliki.
Tamatan Magister
: 2 orang
Tamatan Sarjana
: 1 orang
Dari data di atas dapat diketahui bahwa personalia/tenaga kerja pada perpustakaan
UNIVA Medan belum memadai untuk sebuah perpustakaan perguruan tinggi, karena hanya
dikelola 3 (tiga) orang pegawai. Jika dibandingkan dengan pengelompokkan pekerjaan yang
digambarkan dalam struktur organisasi perpustakaan pada uraian sebelumnya, dapat dilihat
bahwa untuk mengisi jabatan yang ada dalam struktur tersebut tidak cukup untuk mengisi
jabatan yang ada.Tingkat pendidikan yang dimiliki pengelola perpustakaan masih kurang dan
tidak sesuai dengan pekerjaan/kegiatan yang dilaksanakan perpustakaan.
3.5 Keanggotaan
Setiap perpustakaan menentukan siapa saja yang berhak menjadi anggota
perpustakaan. Demikian juga halnya dengan Perpustakaan UNIVA menerapkan bahwa yang
berhak menjadi anggota perpustakaan adalah mahasiswa/i, staf pengajar, dan pegawai yang
telah memilki Kartu Tanda Anggota (KTA).
Syarat-syarat menjadi anggota Perpustakaan UNIVA Medan, ialah:
1. Untuk Mahasiswa/I
Mendaftarkan diri pada bagian administrasi perpustakaan dengan ketentuan:
a) Membawa uang pendaftaran Rp 10.000,b) Menyerahkan pas foto ukuran 2 x 3 ( 1 lembar ), pas foto ukuran ½ x 2 ( 1 lembar
)
c) Mengisi formulir pendaftaran, yaitu : Nama, Status, Fakultas, dan Alamat.
2. Untuk Pegawai/ Staf Pengajar
Mendaftarkan diri pada bagian administrasi perpustakaan dengan ketentuan:
a) Membawa uang pendaftaran Rp 10.000,b) Menyerahkan pas foto ukuran 2 x 3 ( 1 lembar ), pas foto ukuran ½ x 2 (1 lembar)
c) Mengisi formulir pendaftaran, yaitu : Nama, Status, Fakultas, dan Alamat
Universitas Sumatera Utara
KARTU ANGGOTA
Pas Foto
Uk.3 x 4
No.Anggota
:
Nama
:
Status
:
Fakultas
:
Alamat
:
Gambar 2.2 : Contoh Kartu Anggota pada Perpustakaan UNIVA Medan
Sumber : Perpustakaan UNIVA Medan, 2015
3.6 Ruang dan Perlengkapan
Perpustakaan UNIVA Medan memiliki ruangan dengan luas 10 x 10, perpustakaan
UNIVA Medan juga memilki meja baca untuk pengguna yang ingin membaca sebanyak 2
buah serta memilki rak untuk bahan pustaka sebanyak 8 buah.
3.7 Koleksi Perpustakaan
Jenis dan bentuk koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan UNIVA Medan, ialah:
a) Buku teks
Buku yang dianjurkan untuk mahasiswa/I maupun dosen untuk mata kuliah dalam
proses belajar mengajar.
b) Buku referensi
Buku yang dikelola secara sistematika yang berfungsi sebagai alat konsultasi atau
penunjuk mengenai informasi tertentu sehingga dapat digunakan untuk mencari data
atau informasi khusus.
c) Terbitan berseri
Yaitu koleksi perpustakaan yang memuat informasi terbaru yang bersifat harian,
bulanan dan tahunan.
d) Koleksi deposit
1. Skripsi yang dibuat oleh mahasiswa/I UNIVA Medan
Perpustakaan UNIVA Medan memiliki jumlah koleksi bahan pustaka sebanyak ±
3128 judul dan ± 8250 eksemplar.
47
Universitas Sumatera Utara
No
Jenis Koleksi
1.
Buku Teks
2.
Referensi, Terbitan Berseri, dan Deposit
Jumlah
Judul
Eksemplar
2.550
7.000
578
1250
3128
8250
Gambar 2.3 : Jumlah Koleksi pada Perpustakaan UNIVA Medan
Sumber: Perpustakaan UNIVA Medan, 2015
3.8 Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan koleksi perpustakaan merupakan salah satu kegiatan kerja perpustakaan
yang harus dilaksanakan perpustakaan perguruan tinggi dalam usahanya untuk memenuhi
kebutuhan informasi kepada pengguna.
3.8.1 Pemilihan Buku
Pengadaan bahan pustaka atau koleksi perpustakaan adalah kegiatan pemilihan bahan
pustaka atau seleksi bahan pustaka. Untuk dapat menyesuaikan buku dengan kebutuhan
pengguna perpustakaan harus menyeleksi buku yang akan dijadikan koleksi perpustakaan.
Pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan UNIVA Medan
dilakukan dengan cara hadiah/sumbangan.
1. Hadiah
Penerimaan hadiah oleh Perpustakaan UNIVA Medan yaitu hadiah atas
permintaan.
Hadiah atas permintaan
Perpustakaan melakukan pemintaan kepada mahasiswa/i UNIVA Medan sebagai
salah satu syarat untuk mengajukan wisuda. Pihak perpustakaan meminta masing-masing
mahasiswa/I menyumbangkan 2 buku/orang.
3.8.2 Penginventarisasian
Setiap bahan pustaka yang diterima diberi cap tanda milik Perpustakaan UNIVA
Medan pada tempat/halaman yang telah ditentukan oleh perpustakaan. Informasi yang dicatat
dalam buku induk adalah:
a. Tanggal penerimaan buku. Tanggal ini juga dicantumkan pada bukunya.
b. Nomor urut/induk setiap eksemplar buku diberi nomor tersendiri.
c. Judul buku.
d. Pengarang .
e. Tempat terbit.
Universitas Sumatera Utara
f. Penerbit.
g. Tahun terbit.
h. Cetakan/edisi.
i. Nomor klassifikasi
j. Bahasa ( Indonesia, English, dll). Kolom ini dicatat sesuai bahasa yang terdapat di
dalam buku tersebut.
k. Keterangan. Dalam kolom ini dicantumkan hal-hal lain yang dianggap perlu.
Setelah buku dicatat dalam buku inventaris, buku induk dan setiap buku diberi nomor
inventaris induk. Kolom yang terdapat dalam buku induk Perpustakaan UNIVA Medan,
adalah:
T No.I
Judul
Pengara
Tempa
g nduk
Buku
ng
l
Penerbit
Tahu
Cetakan
No.Klassifi
t
n
/Edisi
kasi
Terbit
Terbit
Bahasa
Ket
.
Ind Eng
dll
Gambar 2.4 : Buku Induk pada Perpustakaan UNIVA Medan
Sumber: Perpustakaan UNIVA Medan, 2015
3.9 Pemeliharaan dan Perawatan Bahan Pustaka
Untuk menjaga bahan pustaka dari kerusakan, perpustakaan harus melakukan
perawatan agar bahan pustaka dapat bertahan lama dan kandungan informasi yang ada di
dalamnya dapat dilestarikan.
Pemeliharaan dan perawatan bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan
UNIVA Medan adalah dengan melakukan kegiatan-kegiatan pencegahan dengan menjaga
kebersihan ruangan serta rak-rak koleksi bahan pustaka. Perpustakaan UNIVA Medan
melakukan pembersihan dengan cara penyemprotan yang dilakukan oleh pegawai
perpustakaan.
3.10 Layanan Pengguna
Layanan pengguna adalah bagian terdepan dari perpustakaan karena langsung
berhubungan dengan pengguna perpustakaan. Citra suatu perpustakaan ditentukan oleh baik
tidaknya layanan pengguna yang dilakukan oleh pihak perpustakaan.
3.10.1 Sistem Layanan
49
Universitas Sumatera Utara
Layanan pengguna pada Perpustakaan UNIVA Medan menggunakan sistem layanan
terbuka, dalam arti pengguna diperbolehkan untuk mencari dan mengambil sendiri buku yang
dibutuhkan.
Perpustakaan UNIVA Medan hanya melaksanakan tiga sistem layanan yaitu sistem
layanan sirkulasi, layanan referensi dan layanan terbitan berseri, sedangkan layanan audio
visual belum dapat dilaksanakan karena koleksi untuk itu serta layanan pendukung untuk
dilaksanakannya layanan audio visual belum tercapai.
3.10.1.1Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi mengelola peredaran bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan,
baik yang digunakan di dalam perpustakaan maupun yang digunakan di luar perpustakaan.
Perpustakaan UNIVA Medan melakukan sistem sirkulasi secara manual baik untuk
peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan serta menyusun nya kembali ke dalam rak.
Jumlah buku yang dapat dipinjam oleh pengguna yaitu sebanyak 2 (dua) eksemplar
dengan jangka waktu 1 minggu. Keterlambatan dalam pengembalian buku dikenakan denda
Rp. 500,-. Jika buku yang dipinjam hilang, maka pengguna harus mengganti buku tersebut
sesuai dengan buku yang dipinjamnya.
Pengguna yang telah menghilangkan buku yang dipinjamnya maka pihak/pegawai
perpustakaan akan mencatat identitas diri nya dengan kolom nomor, nama, nim, alamat,
no.handphone, status,dan fakultas/jurusan/semester.
No.
Nama
Nim
Alamat
No.Handphone
Status
Fak/Jur/Smt
Gambar 2.5 : Kolom Catatan Buku Hilang pada Perpustakaan UNIVA Medan
Sumber: Perpustakaan UNIVA Medan, 2015
3.10.1.2 Layanan Referensi
Layanan referensi ialah suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pemakai
perpustakaan menemukan informasi dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan
koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menggunakan koleksi referensi.
Layanan referensi yang dilaksanakan oleh pihak UNIVA Medan ialah dengan cara
pengguna dapat mengambil sendiri koleksi yang ada di rak tetapi tidak dapat dipinjamkan ke
pengguna untuk dibawa pulang, hanya dapat dibaca dan difotocopy setelah mendapat izin
dari petugas perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
3.10.1.3 Layanan Terbitan Berseri
Layanan terbitan berseri ialah layanan yang diterbitkan secara berurutan, yang
dinyatakan dengan volume, nomor atau bulanan, serta tahun. Layanan terbitan berseri
bertujuan untuk melayani dan berusaha memberikan informasi mutakhir kepada pengguna
perpustakaan.
Perpustakaan UNIVA Medan dilaksanakan dengan sistem layanan terbuka, dimana
pengguna bebas memilih dan mengambil langsung koleksi dari dalam rak. Pengguna hanya
dapat membaca serta memfotocopy nya setelah mendapat izin dari petugas perpustakaan.
3.10.2 Waktu Layanan
Waktu layanan pada perpustakaan UNIVA Medan adalah sebagai berikut :
Senin – Sabtu : Pagi 08.30-12.00 WIB
Sore 13.30-17.00 WIB
Waktu layanan perpustakaan UNIVA Medan tercantum di depan pintu, jadi
jika pengguna atau pengunjung yang ingin berkunjung ke perpustakaan, mereka akan
mengetahui waktu layanan yang telah ditentukan oleh pihak perpustakaan.
3.10.3 Peraturan/Tata Tertib
Peraturan/tata tertib yang diselenggarakan oleh pihak perpustakaan UNIVA Medan
meliputi:
1. Jumlah buku yang dipinjam dan jangka waktunya:
Untuk civitas akademik ( Mahasiswa/I, Dosen, dan Pegawai) dapat meminjam
buku sebanyak 2 eksemplar dengan jangka waktu 1 minggu.
2. Buku yang hilang :
Jika buku yang dipinjam hilang, maka sipeminjam harus segera mengganti buku
dengan buku yang sama.
3. Apabila pengguna terlambat dalam mengembalikan buku, maka:
Pengguna harus mengembalikan buku sesuai tanggal yang telah ditetapkan oleh
pegawai perpustakaan, jika tanggal tersebut telah lewat maka pengguna harus
membayar denda sebanyak Rp.500,- . Pegawai perpustakaan tidak akan
menghitung denda, jika tanggal denda jatuh pada hari minggu atau hari libur.
4. Kartu Tanda Anggota hilang:
51
Universitas Sumatera Utara
Apabila kartu tanda anggota pengguna hilang, maka pengguna tersebut harus
melakukan administrasi ulang kepada pegawai perpustakaan dengan membayar
uang adminstrasi kembali sebesar Rp.10.000,-
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan langsung ataupun wawancara langsung yang dilakukan
oleh penulis pada Perpustakaan Universitas Al- Wasliyah ( UNIVA ) Medan, maka penulis
mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Perpustakaan UNIVA Medan adalah perpustakaan yang berfungsi sebagai pendukung
proses kegiatan pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat
(Tridharma Perguruan Tinggi).
2. Pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan UNIVA Medan bersumber dari hadiah
yang didapat dari mahasiswa.
3. Pelayanan pengguna yang ada pada perpustakaan UNIVA Medan adalah pelayanan
sirkulasi, pelayanan referensi, dan pelayanan terbitan berseri.
4. Dalam pemeliharaan dan perawatan bahan pustaka, perpustakaan UNIVA Medan telah
mengupayakan pencegahan kerusakan pada bahan pustaka.
4.2 Saran
Berdasarkan pembahasan di atas, maka penulis mengemukakan beberapa saran yang
mungkin dapat dijadikan sebagai bahan masukan untuk meningkatkan pelayanan di
Perpustakaan UNIVA Medan :
1. Untuk dapat menampung jumlah pengguna perpustakaan, maka harus diperluasnya
gedung perpustakaan agar pengguna/pengunjung lebih nyaman untuk menggunakan
koleksi yang ada.
2. Pada sistem pelayanan seharusnya sudah tidak secara manual lagi, harus
diterapkannya sistem automasi karena dilihat dari zaman sekarang yang sudah
berkembang.
3. Diperbanyaknya jumlah rak koleksi perpustakaan agar koleksi-koleksi yang tersedia
pada perpustakaan tersebut dapat terlihat lebih rapi, serta pemeliharaan dan perawatan
yang dilakukan oleh pihak perpustakaan dapat terlaksana dengan optimal.
53
Universitas Sumatera Utara