2.3 Jurnal Khusus
Untuk menyederhanakan proses pencatatan dalam jumlah besar dari transaksi yang berulang-ulang dapat digunakan Jurnal
Khusus. Macam-macam jurnal khusus seperti: [2]
1. Jurnal penjualan
SalesJournal
adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat segala transaksi penjualan
barang dagangan secara kredit. 2.
Jurnal penerimaan tunai
CashReceiptsJournal
adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat segala transaksi
penjualan barang secara tunai. 3.
Jurnal pembelian
Purchases Journal
adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat segala transaksi pembelian
barang secara kredit. 4.
Jurnal pembayaran tunai
Cash Payment Journal
adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat segala pembayaran
secara tunai
2.4 Metode
Average
Sesuai dengan namanya, metode ini digunakan untuk menilai persediaan berdasarkan harga atau nilai rata-rata dari
semua barang sejenis yang tersedia dalam suatu kurun waktu tertentu. Dengan pencatatan perpetual, perusahaan membuat
karu stok dengan mencantumkan saldo awal barang jika ada, nilai pembelian dan penjualan, serta saldo akhir barang[2].
3. ANALISIS SISTEM
3.1 Analisis Proses Bisnis
Dalam kegiatan yang berlangsung dalam perusahaan PT.X ada 2 proses besar yaitu proses pembelian dan penjualan berikut
analisis dari proses-proses tersebut.
3.1.1 Proses Bisnis Pembelian
Owner
melakukan pemesanan barang pada
supplier
lalu melakukan nego harga sampai kedua pihak sepakat. Setelah itu,
pihak
supplier
mengirimkan
sales contract
melalui email yang ditujukan kepada email perusahaan untuk ditandatangani oleh
owner.
Selanjutnya, data tersebut dikirimkan kembali untuk ditandatangani oleh
supplier
yang disertai dengan bukti pembayaran DP sebesar 30 sesuai dengan perjanjian yang
tercantum pada
sales contract
. Jika semua itu sudah dikirim dan telah diterima oleh perusahaan, maka pihak
supplier
akan segera memproduksi barang yang dipesan. Setelah semua barang
diproduksi, pihak
supplier
akan melakukan konfirmasi terlebih dahulu, bersamaan dengan itu pihak
owner
harus melakukan pelunasan.
Sesampainya barang perusahaan harus terlebih dahulu mengurus segala macam proses importir untuk mengambil
barang. setelah semuanya itu selesai, barang dibawa menuju gudang untuk dicek kembali, apakah barang yang datang dalam
kondisi baik atau tidak dan apakah barang tersebut sesuai dengan orderan ataupun terdapat kecatatan dalam barang tersebut.
Setelah proses pengecekan selesai, maka gudang akan melakukan pencatatan stok
3.1.2
Proses Bisnis Penjualan
Pemesanan dapat dilakukan secara langsung antara
customer
dengan
owner
atau dapat melalui
sales
. Setelah mendapatkan pemesanan,
sales
akan membuatkan
sales order
untuk diberikan kepada
sales counter.
Setelah itu,
sales counter
akan membuatkan DO. DO tersebut yang akan digunakan untuk mengambil
barang-barang yang ada di dalam gudang. Pihak gudang pun akan mengeluarkan barang yang sesuai dengan DO, lalu
memasukkan barang tersebut kedalam truk yang nantinya akan dilakukan pencatatan serta barang tersebut akan diantar oleh
pak supir ke tempat tujuan. Sebelum mengantarkan barang, supir akan diberikan DO yang sudah ditandatangani oleh pihak gudang
yang menyatakan jika supir telah mengetahui bahwa barang yang ada di dalam truk telah sesuai dengan DO.
Dengan menggunakan DO inilah pihak
sales counter
akan menyerahkan tanda surat jalan. Setelah mendapatkan surat jalan,
maka barang pun akan dikirim. Setelah sampai di tempat tujuan, maka
customer
akan menerima surat jalan sebagai tanda terima barang yang akan ditandatangani lalu
customer
melakukan pembayaran.
3.2 Analisis Kebutuhan
Setelah melakukan
analisis sistem
lama serta
permasalahannya, maka didapatkan bagian-bagian sistem yang perlu diperbaiki, yaitu :
Setiap terjadi proses pembelian, penjualan, dan retur
barang, maka data-data stok barang akan di-
update
sehingga tidak perlu lagi dilakukan perhitungan stok barang secara manual.
Semua data transaksi keuangan akan dicatat secara
terstruktur menggunakan sistem komputerisasi sehingga memudahkan untuk memantau arus kas.
Sistem akuntansi memerlukan proses sistematis dan
terkomputerisasi sehingga proses pembuatan jurnal pembelian dan jurnal penjualan bisa dilakukan dengan
baik. PT. X juga dapat melakukan
posting
ke buku besar serta dapat membuat laporan keuangan secara otomatis,
sehingga
owner
dapat melihat seluruh aktivitas akuntasi dalam perusahaannya secara jelas dan tepat. Selain itu,
pemilik akan langsung mengetahui apakah perusahaannya mendapat laba atau rugi.
4. DESAIN SISTEM
4.1 Data Flow Diagram DFD
Data Flow Diagram
adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan desain informasi yang diaplikasikan pada saat
data bergerak dari
input
menjadi
output
.
Data FlowDiagram
dapat digunakan untuk menyajikan sebuah sistem atau perangka lunak pada setiap tingkat abstraksi.
Data Flow Diagram
memberikan suau mekanisme bagi pemodelan fungsional dan pemodelan aliran informasi[3].
4.1.1 DFD Context Diagram
Context diagram
dapat menggambarkan rancangan sistem secara keseluruhan.
Entity
yang terlibat dalam Sistem Informasi Akuntansi pada PT.X yaitu
supplier, customer
, dan
owner
.
Supplier
merupakan pihak yang menjual barang kepada perusahaan.
customer
merupakan pihak yang membeli barang dari perusahaan.
o
wner
merupakan pihak yang mendapatkan laporan atas seluruh proses yang dilakukan oleh sistem.
4.1.2 DFD Level 0
Ada 4 proses besar yang dimilik oleh Sistem Informasi Akuntansi pada PT.X yang dapat dilihat pada Gambar 1, yaitu:
a. Proses Pembelian
Merupakan proses pembelian barang kepada
supplier
dan mengirimkan data tersebut ke
purchase order,
lalu terjadi pengurangan stok ke tabel barang mengimputan history pada
tabel kartu stok dan juga pengimputan ke tabel jurnal. b.
Proses Penjualan Didalam proses penjualan ini ada beberapa kegiatan yang
dilakukan meliputi retur jual, pembayaran piutang, dan pengimputan data ke jurnal.
c. Proses Manajemen Master Data
Merupakan proses pembuatan
master database
dari informasi yang didapatkan dari
owner, supplier
, dan
customer
. d.
Proses Pembuatan Laporan Proses menghasilkan laporan-laporan yang akan berguna
untuk membantu
owner
dalam melihat seluruh informasi dari transaksi yang ada dalam perusahaan.
4.2 Entity Relationship Diagram ERD
Diagram Relasi Entitas ERD adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi antara entitas. Entitas
entity
adalah sumber daya fisik mobil, kas, atau persediaan, kegiatan memesan persediaan, menerima kas, atau mengirim
barang, pelaku staf penjualan, pelanggan atau pemasok yang akan digunakan oleh organisasi untuk mendapatkan data[4].
Salah satu penggunaan umum dari diagram ER adalah untuk memodelkan basis data organisasi
[5]. Gambar ERD dapat dilihat pada Gambar 2.
Nilai Balanc e Tutup Periode Data Jurnal Penerimaan Kas Tunai
Dana Penerimaan Kas Piutang Belum Lunas
hutang belum lunas Nilai Pelunasan Hutang
Nilai DP
T utup Periode
data Do Data Barang Bekas
Data Jurnal Bekas Retur Yang DIjual
Data SO dikirim data DO dan Nilai Piutang
data peng eluaran kas Data Pembelian
data Pengeluaran Kas Data Persediaan
Data Hutang Data Piutang
Stock Barang Retur Jual Data Jurnal Penjualan
Nilai Cicilan Piutang nilai Bayar Piutang
Barang PO Datang Nomor COA
Data Penjualan kredit Nomor COA
data kartu s tok stoc k brg terjual
stoc k brg terbeli Data Retur Jual
Data Penjualan Data Retur Jual
Data Penjualan Data COA dan Saldo Awal
Perubahan Data COA
Stock Terjual Dat aBarang dicari
stoc k T erbeli Data barang dicari
Hutang Jatuh Tempo Piutang J atuh T empo
Data Cus tomer Diperlukan
Data Retur Jual Pembayaran Piutang
Laporan Piutang Penjualan
Laporan Pembelian Perubahan Data Barang
Data Barang
Data Retur Peng g anti Perubahan Data Customer
Data PO Bukti Pembayaran Hutang
Laporan Laba Rug i Laporan Retur
Data Supplier Diperlukan Perubahan Data Supplier
Data Cus tomer Data Supplier
Laporan Penjualan Laporan Nerac a
Sales Order
Laporan Kartu Stock Sales Invoice
Data PO dan Nilai Hutang Sales Contract
Owner Cus tomer
Owner Supplier
Cus tomer 1
Pembelian
+
2 Penjualan
+
4 Laporan
Cus tomer Cus tomer
Supplier
Cus tomer
Supplier Barang
COA : 1
Owner Purchase Order
Cus tomer Cus tomer
Owner Owner
Owner Owner
Owner Cus tomer
Supplier Supplier
3 Manajemen
Master Data
+
Owner
Cus tomer Owner
so Retur Jual
kartu stok Jurnal : 1
COA : 2 Pembayaran
Piutang : 1 Pembayaran
Hutang : 1
Pembayaran Piutang : 2
Pembayaran Hutang : 2
Jurnal : 2 5
T utup Periode
DO : 1
DO : 2 History Ac counting
Gambar 1. DFD
level
Merk catat detail purchase order
Catat Barang yang Dipesan Purchase Order
Customer catat order jual
catat jurnal jual catat detail order jual
catat retur jual catat detail retur jual
catat kartu stock DaftarRekSup
bank cust kota supplier
kota customer PunyaJenis
punya tipe kembang
Order dipenuhi Untuk
buat Jenis Mobil
catat jual barang catat detail pengiriman
bahan Ban Barang Keterangant Biaya
Detail Pembayaran Hutang
retur jual detail pembayaran piutang
SO T erkirim adjust Stock
catat history acc catat id pegawai
supplier id_supp
nama_pt_supp nama_cp_supp
alamat_supp zip_code_supp
email_supp negara_sup
telp_supp fax_supp
status_supp pi Variable characters 10
Variable characters 30 Variable characters 50
Variable characters 50 Variable characters 12
Variable characters 50 Variable characters 30
Variable characters 30 Variable characters 30
Integer M
M M
M M
M M
pk_supp pi
customer id_cust
nama_pt_cust nama_cp_cust
alamat_cust negara_cust
zip_code_cust email_cust
telp_cust fax_cust
status_cust pi Variable characters 5
Variable characters 30 Variable characters 50
Variable characters 50 Variable characters 20
Variable characters 12 Variable characters 100
Variable characters 30 Variable characters 30
Integer M
M M
M M
M pk_cust
... pi
barang id_barang
jenis_barang nama_barang
rim ring
hold tebal_disc
foto stok
harga_beli harga_jual
status_barang stok_bekas
ply_rate pi Variable characters 10
Variable characters 20 Variable characters 20
Variable characters 5 Variable characters 5
Variable characters 5 Variable characters 5
T ext 20 Integer
Float Float
Integer Integer
Variable characters 5 M
M M
M M
pk_barang ...
pi po
id_po sales_contract_no
tgl_po biaya_lain
total_harga uang_muka_po
tgl_estimasi tgl_actual
status_po total_bayar
pi Variable characters 10 Variable characters 20
Date Float
Float Float
Date T ime Date T ime
Integer Float
M M
M M
M M
M pk_po
... pi
detail_po jml_po
hrg_po status_det_po
Integer Float
Integer M
M
so id_so
tgl_so pi Variable characters 10
Date T ime M
M pk_salesorder pi
detail_so qty_so
harga_jual potongan_so
Integer Float
Float M
M
pembayaran_piutang id_bayar_piutang
tgl_bayar_piutang cara_bayar_piutang
ket_bayar_piutang nilai_bayar_piutang
pi Variable characters 10 Date T ime
Variable characters 15 Variable characters 20
Float M
M M
M pk_pembayaran_piutang
... pi
pegawai id_pegawai
email_pegawai password
level_pegawai pi Variable characters 10
Variable characters 30 Variable characters 16
Variable characters 10 M
M M
M pk_pegawai
... pi
merkbarang id_merk
nama_merk pi Variable characters 10
Variable characters 30 M
M pk_merk
... pi
master_coa id_coa
nama_coa debet_coa
kredit_coa jenis_coa
status_coa pi Variable characters 10
Variable characters 30 Float
Float Variable characters 50
Integer M
M M
M M
pk_coa ...
pi kartu_stok
id_kstock tgl_kstock
id_transaksi_ks stokawal
stokmasuk stokkeluar
stokAkhir hrgPrev
hrgT ransaksi hrgAverage
hrgT otal StatusBarang
pi Integer Date
Variable characters 10 Integer
Integer Integer
Integer Float
Float Float
Float Variable characters 5
M M
M M
M M
M M
M pk_kartu_stock
... pi
jurnal id_jurnal
tgl_jurnal jenis_jurnal
id_transaksi pemilik_jurnal
ket_jurnal nilai_debet
nilai_kredit pi Integer
Date T ime Variable characters 15
Variable characters 10 Variable characters 10
Variable characters 50 Float
Float M
M M
M M
M M
M pk_jurnal_jual
... pi
retur_jual id_retur_jual
tgl_retur_jual ket_retur_jual
total_harga_retur_jual pi Variable characters 10
Date T ime Variable characters 30
Float M
M M
pk_returjual ...
pi detail_retur_jual
qty_retur_jual hrg_jual
potongan_retur_jual status_ganti
tgl_pengganti Integer
Float Integer
Integer Date T ime
M M
M M
Pembayaran Hutang id_bayar_hutang
tgl_bayar_hutang cara_Bayar_hutang
ket_bayar_hutang nilai_bayar_hutang
pi Variable characters 10 Date T ime
Variable characters 15 Variable characters 20
Float M
M M
M pk_pembayaran_hutang
... pi
bank_supp no_rek_bank_supp
nama_bank_supp nama_rek_supp
pi Variable characters 10 Variable characters 30
Variable characters 30 M
M M
pk_banksup ...
pi kota
id_kota nama_kota
pi Variable characters 8 Variable characters 30
M M
pk_kota ...
pi
bank_cust no_rek_bank_cust
nama_bank_cust nama_rek_cust
pi Variable characters 10 Variable characters 30
Variable characters 30 M
M M
pk_bankcust ...
pi tipe_arsiran
tipe_arsiran nama_arsiran
pi Variable characters 10 Variable characters 20
M tipe_arsiran
... pi
jenis_barang id_jenis
nama_jenis_barang pi Variable characters 10
Variable characters 10 M
M pk_jenis
... pi
dOrder id_do
tgl_do jns_byr_do
tgl_jatuhtempo total_harga_do
total_potongan total_bayar
pi Variable characters 8 Date T ime
Variable characters 6 Date T ime
Float Float
Float M
M M
M pk_penjualan
... pi
detail_dorder qty_do
hrg_do potongan_do
Integer Float
Float M
M jenis mobil
id_jenismobil nama_jenismobil
pi Variable characters 10 Variable characters 30
M M
pk_jenismobil ...
pi Bahan_Ban
id_bahan nama_bahan
pi Variable characters 10 Variable characters 20
M pk_bahan
... pi
BiayaBulanan id_biaya
bulan tahun
tgl_input nilai_biaya
jenis_biaya pi Variable characters 10
Integer Integer
Date T ime Float
Variable characters 15 M
M M
M M
M pk_biaya_bulanan
... pi
Penyesuaian Stok id_penyesuaian
tgl_nota stok1
stok2 hargaAvg
keterangan pi Variable characters 10
Date T ime Integer
Integer Float
Variable characters 50 M
M M
M M
pk_penyesuaian_stok ...
pi
historyacc periodebulan
periodetahun debit_coa
kredit_coa pi
pi Integer
Integer Float
Float M
M M
M pk_historyacc
... pi
Gambar 2.
Entity Relationship Diagram Conceptual Model
5. IMPLEMENTASI
5.1 Pemesanan Pembelian
Proses Pemesanan pembelian adalah proses pemesanan yang dilakukan oleh PT.X kepada
supplier
. Sebagai contoh pada tanggal 1 Februari 2013 - PT X melakukan pemesanan
pembelian kepada Greenever sebanyak 250 buah ban “CST”
10.00 20 16PR C846L dengan total Rp. 662.500.000,00. Proses pemesanan pembelian barang dilakukan seperti pada Gambar 3.
Gambar 3.
Form
Pemesanan Pembelian
Pada
form
pemesanan pembelian, adalah form yang hanya menyimpan pepemesanan pembelian yang dilakukan oleh owner.
Data yang diinputkan akan disimpan pada
database
PO dan untuk barang yang dipesan akan disimpan pada
database detail
PO. Dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4.
Database
PO
5.2 Penerimaan Pembelian