Data Flow Diagram DFD Entity Relationship Diagram ERD

2.3 Jurnal Khusus

Untuk menyederhanakan proses pencatatan dalam jumlah besar dari transaksi yang berulang-ulang dapat digunakan Jurnal Khusus. Macam-macam jurnal khusus seperti: [2] 1. Jurnal penjualan SalesJournal adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat segala transaksi penjualan barang dagangan secara kredit. 2. Jurnal penerimaan tunai CashReceiptsJournal adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat segala transaksi penjualan barang secara tunai. 3. Jurnal pembelian Purchases Journal adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat segala transaksi pembelian barang secara kredit. 4. Jurnal pembayaran tunai Cash Payment Journal adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat segala pembayaran secara tunai

2.4 Metode

Average Sesuai dengan namanya, metode ini digunakan untuk menilai persediaan berdasarkan harga atau nilai rata-rata dari semua barang sejenis yang tersedia dalam suatu kurun waktu tertentu. Dengan pencatatan perpetual, perusahaan membuat karu stok dengan mencantumkan saldo awal barang jika ada, nilai pembelian dan penjualan, serta saldo akhir barang[2].

3. ANALISIS SISTEM

3.1 Analisis Proses Bisnis

Dalam kegiatan yang berlangsung dalam perusahaan PT.X ada 2 proses besar yaitu proses pembelian dan penjualan berikut analisis dari proses-proses tersebut. 3.1.1 Proses Bisnis Pembelian Owner melakukan pemesanan barang pada supplier lalu melakukan nego harga sampai kedua pihak sepakat. Setelah itu, pihak supplier mengirimkan sales contract melalui email yang ditujukan kepada email perusahaan untuk ditandatangani oleh owner. Selanjutnya, data tersebut dikirimkan kembali untuk ditandatangani oleh supplier yang disertai dengan bukti pembayaran DP sebesar 30 sesuai dengan perjanjian yang tercantum pada sales contract . Jika semua itu sudah dikirim dan telah diterima oleh perusahaan, maka pihak supplier akan segera memproduksi barang yang dipesan. Setelah semua barang diproduksi, pihak supplier akan melakukan konfirmasi terlebih dahulu, bersamaan dengan itu pihak owner harus melakukan pelunasan. Sesampainya barang perusahaan harus terlebih dahulu mengurus segala macam proses importir untuk mengambil barang. setelah semuanya itu selesai, barang dibawa menuju gudang untuk dicek kembali, apakah barang yang datang dalam kondisi baik atau tidak dan apakah barang tersebut sesuai dengan orderan ataupun terdapat kecatatan dalam barang tersebut. Setelah proses pengecekan selesai, maka gudang akan melakukan pencatatan stok 3.1.2 Proses Bisnis Penjualan Pemesanan dapat dilakukan secara langsung antara customer dengan owner atau dapat melalui sales . Setelah mendapatkan pemesanan, sales akan membuatkan sales order untuk diberikan kepada sales counter. Setelah itu, sales counter akan membuatkan DO. DO tersebut yang akan digunakan untuk mengambil barang-barang yang ada di dalam gudang. Pihak gudang pun akan mengeluarkan barang yang sesuai dengan DO, lalu memasukkan barang tersebut kedalam truk yang nantinya akan dilakukan pencatatan serta barang tersebut akan diantar oleh pak supir ke tempat tujuan. Sebelum mengantarkan barang, supir akan diberikan DO yang sudah ditandatangani oleh pihak gudang yang menyatakan jika supir telah mengetahui bahwa barang yang ada di dalam truk telah sesuai dengan DO. Dengan menggunakan DO inilah pihak sales counter akan menyerahkan tanda surat jalan. Setelah mendapatkan surat jalan, maka barang pun akan dikirim. Setelah sampai di tempat tujuan, maka customer akan menerima surat jalan sebagai tanda terima barang yang akan ditandatangani lalu customer melakukan pembayaran.

3.2 Analisis Kebutuhan

Setelah melakukan analisis sistem lama serta permasalahannya, maka didapatkan bagian-bagian sistem yang perlu diperbaiki, yaitu :  Setiap terjadi proses pembelian, penjualan, dan retur barang, maka data-data stok barang akan di- update sehingga tidak perlu lagi dilakukan perhitungan stok barang secara manual.  Semua data transaksi keuangan akan dicatat secara terstruktur menggunakan sistem komputerisasi sehingga memudahkan untuk memantau arus kas.  Sistem akuntansi memerlukan proses sistematis dan terkomputerisasi sehingga proses pembuatan jurnal pembelian dan jurnal penjualan bisa dilakukan dengan baik. PT. X juga dapat melakukan posting ke buku besar serta dapat membuat laporan keuangan secara otomatis, sehingga owner dapat melihat seluruh aktivitas akuntasi dalam perusahaannya secara jelas dan tepat. Selain itu, pemilik akan langsung mengetahui apakah perusahaannya mendapat laba atau rugi.

4. DESAIN SISTEM

4.1 Data Flow Diagram DFD

Data Flow Diagram adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan desain informasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output . Data FlowDiagram dapat digunakan untuk menyajikan sebuah sistem atau perangka lunak pada setiap tingkat abstraksi. Data Flow Diagram memberikan suau mekanisme bagi pemodelan fungsional dan pemodelan aliran informasi[3]. 4.1.1 DFD Context Diagram Context diagram dapat menggambarkan rancangan sistem secara keseluruhan. Entity yang terlibat dalam Sistem Informasi Akuntansi pada PT.X yaitu supplier, customer , dan owner .  Supplier merupakan pihak yang menjual barang kepada perusahaan.  customer merupakan pihak yang membeli barang dari perusahaan.  o wner merupakan pihak yang mendapatkan laporan atas seluruh proses yang dilakukan oleh sistem. 4.1.2 DFD Level 0 Ada 4 proses besar yang dimilik oleh Sistem Informasi Akuntansi pada PT.X yang dapat dilihat pada Gambar 1, yaitu: a. Proses Pembelian Merupakan proses pembelian barang kepada supplier dan mengirimkan data tersebut ke purchase order, lalu terjadi pengurangan stok ke tabel barang mengimputan history pada tabel kartu stok dan juga pengimputan ke tabel jurnal. b. Proses Penjualan Didalam proses penjualan ini ada beberapa kegiatan yang dilakukan meliputi retur jual, pembayaran piutang, dan pengimputan data ke jurnal. c. Proses Manajemen Master Data Merupakan proses pembuatan master database dari informasi yang didapatkan dari owner, supplier , dan customer . d. Proses Pembuatan Laporan Proses menghasilkan laporan-laporan yang akan berguna untuk membantu owner dalam melihat seluruh informasi dari transaksi yang ada dalam perusahaan.

4.2 Entity Relationship Diagram ERD

Diagram Relasi Entitas ERD adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi antara entitas. Entitas entity adalah sumber daya fisik mobil, kas, atau persediaan, kegiatan memesan persediaan, menerima kas, atau mengirim barang, pelaku staf penjualan, pelanggan atau pemasok yang akan digunakan oleh organisasi untuk mendapatkan data[4]. Salah satu penggunaan umum dari diagram ER adalah untuk memodelkan basis data organisasi [5]. Gambar ERD dapat dilihat pada Gambar 2. Nilai Balanc e Tutup Periode Data Jurnal Penerimaan Kas Tunai Dana Penerimaan Kas Piutang Belum Lunas hutang belum lunas Nilai Pelunasan Hutang Nilai DP T utup Periode data Do Data Barang Bekas Data Jurnal Bekas Retur Yang DIjual Data SO dikirim data DO dan Nilai Piutang data peng eluaran kas Data Pembelian data Pengeluaran Kas Data Persediaan Data Hutang Data Piutang Stock Barang Retur Jual Data Jurnal Penjualan Nilai Cicilan Piutang nilai Bayar Piutang Barang PO Datang Nomor COA Data Penjualan kredit Nomor COA data kartu s tok stoc k brg terjual stoc k brg terbeli Data Retur Jual Data Penjualan Data Retur Jual Data Penjualan Data COA dan Saldo Awal Perubahan Data COA Stock Terjual Dat aBarang dicari stoc k T erbeli Data barang dicari Hutang Jatuh Tempo Piutang J atuh T empo Data Cus tomer Diperlukan Data Retur Jual Pembayaran Piutang Laporan Piutang Penjualan Laporan Pembelian Perubahan Data Barang Data Barang Data Retur Peng g anti Perubahan Data Customer Data PO Bukti Pembayaran Hutang Laporan Laba Rug i Laporan Retur Data Supplier Diperlukan Perubahan Data Supplier Data Cus tomer Data Supplier Laporan Penjualan Laporan Nerac a Sales Order Laporan Kartu Stock Sales Invoice Data PO dan Nilai Hutang Sales Contract Owner Cus tomer Owner Supplier Cus tomer 1 Pembelian + 2 Penjualan + 4 Laporan Cus tomer Cus tomer Supplier Cus tomer Supplier Barang COA : 1 Owner Purchase Order Cus tomer Cus tomer Owner Owner Owner Owner Owner Cus tomer Supplier Supplier 3 Manajemen Master Data + Owner Cus tomer Owner so Retur Jual kartu stok Jurnal : 1 COA : 2 Pembayaran Piutang : 1 Pembayaran Hutang : 1 Pembayaran Piutang : 2 Pembayaran Hutang : 2 Jurnal : 2 5 T utup Periode DO : 1 DO : 2 History Ac counting Gambar 1. DFD level Merk catat detail purchase order Catat Barang yang Dipesan Purchase Order Customer catat order jual catat jurnal jual catat detail order jual catat retur jual catat detail retur jual catat kartu stock DaftarRekSup bank cust kota supplier kota customer PunyaJenis punya tipe kembang Order dipenuhi Untuk buat Jenis Mobil catat jual barang catat detail pengiriman bahan Ban Barang Keterangant Biaya Detail Pembayaran Hutang retur jual detail pembayaran piutang SO T erkirim adjust Stock catat history acc catat id pegawai supplier id_supp nama_pt_supp nama_cp_supp alamat_supp zip_code_supp email_supp negara_sup telp_supp fax_supp status_supp pi Variable characters 10 Variable characters 30 Variable characters 50 Variable characters 50 Variable characters 12 Variable characters 50 Variable characters 30 Variable characters 30 Variable characters 30 Integer M M M M M M M pk_supp pi customer id_cust nama_pt_cust nama_cp_cust alamat_cust negara_cust zip_code_cust email_cust telp_cust fax_cust status_cust pi Variable characters 5 Variable characters 30 Variable characters 50 Variable characters 50 Variable characters 20 Variable characters 12 Variable characters 100 Variable characters 30 Variable characters 30 Integer M M M M M M pk_cust ... pi barang id_barang jenis_barang nama_barang rim ring hold tebal_disc foto stok harga_beli harga_jual status_barang stok_bekas ply_rate pi Variable characters 10 Variable characters 20 Variable characters 20 Variable characters 5 Variable characters 5 Variable characters 5 Variable characters 5 T ext 20 Integer Float Float Integer Integer Variable characters 5 M M M M M pk_barang ... pi po id_po sales_contract_no tgl_po biaya_lain total_harga uang_muka_po tgl_estimasi tgl_actual status_po total_bayar pi Variable characters 10 Variable characters 20 Date Float Float Float Date T ime Date T ime Integer Float M M M M M M M pk_po ... pi detail_po jml_po hrg_po status_det_po Integer Float Integer M M so id_so tgl_so pi Variable characters 10 Date T ime M M pk_salesorder pi detail_so qty_so harga_jual potongan_so Integer Float Float M M pembayaran_piutang id_bayar_piutang tgl_bayar_piutang cara_bayar_piutang ket_bayar_piutang nilai_bayar_piutang pi Variable characters 10 Date T ime Variable characters 15 Variable characters 20 Float M M M M pk_pembayaran_piutang ... pi pegawai id_pegawai email_pegawai password level_pegawai pi Variable characters 10 Variable characters 30 Variable characters 16 Variable characters 10 M M M M pk_pegawai ... pi merkbarang id_merk nama_merk pi Variable characters 10 Variable characters 30 M M pk_merk ... pi master_coa id_coa nama_coa debet_coa kredit_coa jenis_coa status_coa pi Variable characters 10 Variable characters 30 Float Float Variable characters 50 Integer M M M M M pk_coa ... pi kartu_stok id_kstock tgl_kstock id_transaksi_ks stokawal stokmasuk stokkeluar stokAkhir hrgPrev hrgT ransaksi hrgAverage hrgT otal StatusBarang pi Integer Date Variable characters 10 Integer Integer Integer Integer Float Float Float Float Variable characters 5 M M M M M M M M M pk_kartu_stock ... pi jurnal id_jurnal tgl_jurnal jenis_jurnal id_transaksi pemilik_jurnal ket_jurnal nilai_debet nilai_kredit pi Integer Date T ime Variable characters 15 Variable characters 10 Variable characters 10 Variable characters 50 Float Float M M M M M M M M pk_jurnal_jual ... pi retur_jual id_retur_jual tgl_retur_jual ket_retur_jual total_harga_retur_jual pi Variable characters 10 Date T ime Variable characters 30 Float M M M pk_returjual ... pi detail_retur_jual qty_retur_jual hrg_jual potongan_retur_jual status_ganti tgl_pengganti Integer Float Integer Integer Date T ime M M M M Pembayaran Hutang id_bayar_hutang tgl_bayar_hutang cara_Bayar_hutang ket_bayar_hutang nilai_bayar_hutang pi Variable characters 10 Date T ime Variable characters 15 Variable characters 20 Float M M M M pk_pembayaran_hutang ... pi bank_supp no_rek_bank_supp nama_bank_supp nama_rek_supp pi Variable characters 10 Variable characters 30 Variable characters 30 M M M pk_banksup ... pi kota id_kota nama_kota pi Variable characters 8 Variable characters 30 M M pk_kota ... pi bank_cust no_rek_bank_cust nama_bank_cust nama_rek_cust pi Variable characters 10 Variable characters 30 Variable characters 30 M M M pk_bankcust ... pi tipe_arsiran tipe_arsiran nama_arsiran pi Variable characters 10 Variable characters 20 M tipe_arsiran ... pi jenis_barang id_jenis nama_jenis_barang pi Variable characters 10 Variable characters 10 M M pk_jenis ... pi dOrder id_do tgl_do jns_byr_do tgl_jatuhtempo total_harga_do total_potongan total_bayar pi Variable characters 8 Date T ime Variable characters 6 Date T ime Float Float Float M M M M pk_penjualan ... pi detail_dorder qty_do hrg_do potongan_do Integer Float Float M M jenis mobil id_jenismobil nama_jenismobil pi Variable characters 10 Variable characters 30 M M pk_jenismobil ... pi Bahan_Ban id_bahan nama_bahan pi Variable characters 10 Variable characters 20 M pk_bahan ... pi BiayaBulanan id_biaya bulan tahun tgl_input nilai_biaya jenis_biaya pi Variable characters 10 Integer Integer Date T ime Float Variable characters 15 M M M M M M pk_biaya_bulanan ... pi Penyesuaian Stok id_penyesuaian tgl_nota stok1 stok2 hargaAvg keterangan pi Variable characters 10 Date T ime Integer Integer Float Variable characters 50 M M M M M pk_penyesuaian_stok ... pi historyacc periodebulan periodetahun debit_coa kredit_coa pi pi Integer Integer Float Float M M M M pk_historyacc ... pi Gambar 2. Entity Relationship Diagram Conceptual Model 5. IMPLEMENTASI 5.1 Pemesanan Pembelian Proses Pemesanan pembelian adalah proses pemesanan yang dilakukan oleh PT.X kepada supplier . Sebagai contoh pada tanggal 1 Februari 2013 - PT X melakukan pemesanan pembelian kepada Greenever sebanyak 250 buah ban “CST” 10.00 20 16PR C846L dengan total Rp. 662.500.000,00. Proses pemesanan pembelian barang dilakukan seperti pada Gambar 3. Gambar 3. Form Pemesanan Pembelian Pada form pemesanan pembelian, adalah form yang hanya menyimpan pepemesanan pembelian yang dilakukan oleh owner. Data yang diinputkan akan disimpan pada database PO dan untuk barang yang dipesan akan disimpan pada database detail PO. Dapat dilihat pada Gambar 4. Gambar 4. Database PO

5.2 Penerimaan Pembelian