Pengembangan Repositori Institusi: Pengalaman USU
PENGEMBANGAN REPOSITORI INSTITUSI: PENGALAMAN USU
Oleh: A. Ridwan Siregar
Departemen Ilmu Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Makalah disampaikan pada SEMINAR NASIONAL PEMBERDAYAAN REPOSITORI PERPUSTAKAAN UNTUK
MENINGKATKAN MUTU DAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN Forum Komunikasi Perpustakaan APTIK dan Universitas Nommensen
Medan, 1 Desember 2011
Universitas Sumatera Utara
PENGEMBANGAN REPOSITORI INSTITUSI: PENGALAMAN USU
A. Ridwan Siregar Departemen Ilmu Perpustakaan, Universitas Sumatera Utara
ridwan@usu.ac.id
Pendahuluan Institutional Repository (IR) adalah suatu locus untuk mengumpulkan, memelihara, dan
mendiseminasikan dalam bentuk digital keluaran suatu institusi terutama insitusi penelitian. Pada perguruan tinggi, IR mencakup antara lain bahan seperti artikel jurnal/laporan penelitian, skripsi, tesis, dan disertasi; dan asset digital lainnya yang dihasilkan dalam kehidupan akademik seperti dokumen administratif, bahan perkuliahan atau objek pembelajaran.
Pengembangan IR bertujuan antara lain untuk: (1) menyediakan akses terbuka terhadap keluaran institusi untuk memaksimalkan penggunaannya, (2) menciptakan visibility global terhadap karya insititusi, (3) mengumpulkan konten pada lokasi tunggal; dan (4) menyimpan dan memelihara aset digital institusi, termasuk literatur kelabu atau yang tidak diterbitkan yang mudah hilang.
Pengembangan IR perguruan tinggi dalam bentuk digital juga didorong oleh tingginya pertumbuhan literatur kelabu dalam bentuk tercetak yang dihasilkan setiap tahunnya. Hal ini menimbulkan berbagai masalah seperti kebutuhan terhadap ruang penyimpanan yang lebih luas, pemeliharaan dan penanganannya yang lebih kompleks, dan biaya yang lebih besar. Selain itu, publikasi elektronik dengan akses terbuka dipandang dapat mengurangi plagiarisme dan duplikasi yang berdampak pada peningkatan kualitas karya akademik yang dihasilkan.
USU Repository terdiri dari karya oleh dan/atau tentang Universitas dalam bentuk elektronik termasuk laporan penelitian, disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir, dan/atau kertas karya mahasiswa, pidato rektor, pidato pengukuhan guru besar, prosiding, buku panduan departemen, jurnal internal, dan lainnya. Koleksi ini sangat diperlukan karena pengembangan penelitian biasanya dilakukan berdasarkan penelitian sebelumnya. Manajemen yang baik tentang koleksi ini memberi kontribusi penting bagi dunia penelitian dan pembelajaran.
Selain itu, USU Repository dimaksudkan untuk perluasan pemanfaatan dan kemudahan akses. Pemanfaatan dan akses terhadap sumberdaya informasi elektronik jauh lebih luas jika dibandingkan dengan bahan tercetak. Sumberdaya informasi elektronik dapat digunakan oleh banyak pengguna dalam waktu yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan melalui akses jauh tanpa
A. Ridwan Siregar: Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman USU - 2
Universitas Sumatera Utara
harus datang ke perpustakaan. Penggunaan sumberdaya ini tidak hanya terbatas bagi kalangan internal, tetapi dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas secara glogal.
Perpustakaan sebagai penyedia layanan informasi, dalam hal ini telah memainkan peran penting untuk meningkatkan kualitas pelayanan dengan mengembangkan koleksi digital. Oleh karena itu, kuantitas sumberdaya informasi yang dimiliki harus selalu diperbaharui untuk mendukung kegiatan pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Sejarah Ringkas USU Repository Pengembangan USU Repository dimulai sejak tahun 2001, dengan mendigitalisasi karya
ilmiah dosen berupa makalah dan laporan penelitian yang jumlahnya masih sedikit yaitu 298 judul, yang kemudian dipublikasikan pada Web mulai Februari 2002. Program aplikasi yang digunakan masih sederhana yaitu memanfaatkan modul Download yang ada pada CMS PostNuke. Pada kurun waktu 2002-2006, proses digitalisasi dilanjutkan sehingga kotennya bertambah menjadi 1.981 judul. Kegiatan ini didorong dengan adanya program TPSDP dimana salah satu indikator keberhasilannya adalah banyaknya karya yang dipublikasikan melalui Internet.
Pada tahun 2007 melalui Program Hibah Kompetisi INHERENT, Perpustakaan mengembangkan perangkat lunak untuk penanganan IR yang diberi nama DELI. Aplikasi ini dibuat dan dikembangan dalam bentuk sebuah modul (ekstensi) yang diintegrasikan pada CMS Joomla sebagai situs webnya. Melalui program ini konten USU IR bertambah sebanyak 6.000 judul.
Untuk mendukung peningkatan jumlah konten yang dapat diperoleh dalam bentuk file elektronik, maka pada tahun yang sama diterbitkan Keputusan Rektor No. 1240/H5/SK/PK/2007 tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa kepada Perpustakaan yang mewajibkan semua mahasiswa untuk menyerahkan karya tulis mereka dalam bentuk softcopy untuk dimuat dalam USU IR. Hal ini berdampak pada peningkatan jumlah karya yang dimuat terutama yang berupa disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir dan/atau kertas karya mahasiswa yang akan menyelesaikan masa studinya.
USU Repository yang dipublikasikan dan dapat diakses melalui internet dengan alamat library.usu.ac.id, dirasakan kian hari performa aplikasinya menurun. Hasil analisis menunjukkan bahwa faktor penyebabnya adalah peningkatan jumlah akses (dilihat dari statistik kunjungan), dan jumlah anggota terdaftar. Penurunan performa DELI juga berdampak terhadap kinerja lain seperti entri data dan proses penelusuran menjadi terkendala karena prosesnya lambat dan kadang-
A. Ridwan Siregar: Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman USU - 3
Universitas Sumatera Utara
kadang terjadi system error sehingga secara otomatis menyebabkan situs web Perpustakaan tidak dapat diakses.
Untuk mengoptimalkan pengelolaan dan kemudahan akses diperlukan suatu program aplikasi yang handal. Pilihan penggunaan suatu program aplikasi merupakan salah satu syarat penting agar penggunaan konten dapat meningkat sehingga dapat pula meningkatkan kinerja institusi.
Migrasi dari DELI ke DSpace DSpace (DuraSpace) adalah paket perangkat lunak berbasis open source yang
dikembangkan melalui kolaborasi antara Massachusetts Institute of Technology (MIT) Libraries dan Hawlett-Packard (HP) sejak tahun 2002. DSpace dapat digunakan untuk pengelolaan konten digital termasuk mengumpulkan, mengelola, mengindeks, dan mendistribusikannya. DSpace dapat diperoleh secara gratis melalui dspace.org. Program ini mudah diinstal dan digunakan serta dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan pengguna.
DSpace memiliki banyak keunggulan dan fitur seperti: statistik, standar metadata Dublin Core, mendukung OAI-PMH (Open Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting) yang dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis, selain itu pengguna DSpace juga tersebar hampir di seluruh dunia (lihat wiki.dspace.org) dengan komunitas pengguna yang cukup besar sehingga memungkinkan dilakukannya berbagi-pakai (sharing) informasi sesama komunitas terutama dalam hal penggunaan maupun update sistem.
Berdasarkan alasan dan pertimbangan di atas, maka DSpace dipilih untuk digunakan sebagai digital repository software (DRS) dalam pengelolaan USU Repository menggantikan DELI. Migrasi ke DSpace, juga diikuti dengan penamaan domain baru yang sebelumnya berada di bawah library.usu.ac.id, sekarang sudah memiliki URL sendiri dan dapat diakses melalui alamat repository.usu.ac.id terhitung sejak 10 April 2010.
Penggunaan USU Repository USU Repository dibangun dengan prinsip open content sehingga dapat dimanfaatkan atau
diakses secara terbuka dan gratis, baik abstrak maupun artikel penuhnya (abstract dan fulltext) dengan syarat harus menjadi member terlebih dahulu di situs web USU Repsository. Untuk menjadi member pendaftaran dapat dilakukan sendiri secara online melalui alamat repository.usu.ac.id/register.
A. Ridwan Siregar: Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman USU - 4
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1. Pertumbuhan Konten USU Repository
Tahun 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011
Jumlah Artikel 298 898
1,498 1.715 1.981 5.664 9.308 13.611 18.916 28.090
Tabel 2. Jumlah Koleksi Berdasarkan Jenis Dokumen (November 2011)
No. Urut 1 2 3 4 5 6 7
Kategori Dokumen PhD Dissertations Master Theses Lecture Papers Student Papers USU e-Archives USU e-Journals Guide-Books
Total
Jumlah 101
4.875 2.054 19.271
150 1.561
78 28.090
A. Ridwan Siregar: Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman USU - 5
Universitas Sumatera Utara
Tabel 3. Statistik Situs Web USU Repository (Januari s.d. November 2011)
No. Bulan
1 Januari 2 Februari 3 Maret 4 April 5 Mei 6 Juni 7 Juli 8 Agustus 9 September 10 Oktober 11 November* 12 Desember
Jumlah
Visits 86.265 97.264
110.955 124.620 151.409 157.812 126.067 120.223 148.369 261.980
92.678 -
1.477.642
Jumlah
Page View
Files
2.122.341
5.246.910
2.100.112
5.232.791
1.724.019
5.322.672
1.766.186
5.876.363
1.902.744
6.696.896
2.673.221
7.110.000
2.450.676
6.020.531
2.328.251
5.243.118
2.466.924
6.235.935
3.052.045
9.602.861
1.098.928
3.039.423
--
23.685.447
65.627.500
Hits 5.705.629 5.754.798 5.807.712 6.336.983 7.247.718 7.583.819 6.478.189 5.735.277 6.638.313 10.252.910 3.668.120
71.209.468
Keterangan:
Visits
: Kunjungan dalam waku tertentu (standarnya 30 menit = 1 x kunjungan)
Page View : Halaman yang dibuka (seperti ekstensi HTML, PHP, CGI, tetapi tidak termasuk
grafis dan klip audio)
Files : Jumlah permintaan file yang mewakili jumlah hits (kunjungan) yang benar-benar
menghasilkan sesuatu yang dikirim kembali ke pengguna.
Hits : Jumlah permintaan yang dibuat ke server selama jangka waktu tertentu (bulanan,
harian, jam, dll.)
Upaya yang Telah Dilakukan Beberapa upaya yang telah dilakukan oleh Perpustakaan dalam rangka pengembangan IR
baik dalam bentuk kebijakan administratif maupun teknis adalah seperti berikut. Kebijakan Administratif meliputi:
A. Ridwan Siregar: Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman USU - 6
Universitas Sumatera Utara
(1) Pembentukan tim yang secara khusus menangani secara rutin pekerjaan digitalisasi dan publikasi koleksi USU Repository di Perpustakaan
(2) Penerbitan Keputusan Rektor tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa kepada Perpustakaan, dan
(3) Penyertaan dalam beberapa hibah kompetisi institusi yang ditawarkan oleh DIKTI seperti TPSDP dan PHKI INHERENT. Kebijakan Teknis meliputi:
(1) Pembuatan domain baru repository.usu.ac.id sesuai dengan yang direkomendasikan dalam Ranking Web of World Repositories (RWWR) - repositories.webometrics.info
(2) Pemilihan DRS berbasis open source yang memiliki fitur standar metadata internasional seperti Dublin Core dan mendukung OAI-PMH (Open Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting) yang dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis
(3) Pendaftaran USU Repository ke beberapa direktori repositories terkenal, seperti ROAR (Registry of Open Access Repositories) - roar.eprints.org/2372/, OpenDOAR (Directory of Open Access Repositories) - www.opendoar.org/find.php?rID=1717, DOAJ (Directory of Open Access Journals) - www.doaj.org, IESR (information about electronic resources and research) - iesr.ac.uk, DRIVER (Digital Repository Infrastructure Vision for European Research) search.driver.research-infrastructures.eu, Direktori Ranking Web of World Repositories - repositories.webometrics.info, dan sebagai pengguna DSpace www.dspace.org/, dan
(4) Penyertaaan dalam jaringan Referensi Ilmiah Indonesia Garuda (Garba Rujukan Digital) jurnal.dikti.go.id.
Kontribusi Terhadap Institusi Induk Salah satu lembaga pemeringkatan du ia ya g e ga bil faktor kehidupa u iversitas di
du ia I ter et sebagai ukuran kemajuan universitas adalah Webometrics. Penilaiannya memasukkan unsur aksesibilitas dan visibilitas situs web universitas, publikasi elektronik, keterbukaan akses terhadap hasil-hasil penelitian, konektifitas dengan dunia industri dan aktifitas internasional. USU Repository telah memberikan kontribusi yang signifikan terhadap peringkat Universitas Sumatera Utara dalam Webometrics. Hal ini dapat dilihat dari sejumlah fakta yang akan diuraikan berikut ini.
A. Ridwan Siregar: Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman USU - 7
Universitas Sumatera Utara
Alexa Rank Alexa Rank adalah ukuran kepopuleran suatu situs web dengan membandingkan suatu
situs dengan semua situs yang berada di jaringan Internet. Perhitungan Alexa Rank dilakukan dengan cara mengkombinasikan rata-rata visitor suatu situs per hari dan jumlah halaman suatu situs web yang dibuka oleh visitor. Suatu situs web yang berada di tingkat tertinggi memperoleh Alexa Rank 1, yang berarti semakin kecil semakin bagus peringkatnya.
Data Alexa untuk main domain: www.usu.ac.id yang diambil sebelum dan sesudah penggunaan aplikasi DSpace menunjukkan terjadinya peningkatan yang signifikan. Hal ini dapat dilihat pada Gambar-1.
Sebelum menggunakan DSpace (10/12/2009)
Sesudah menggunakan DSpace (3/12/2010)
Sekarang (29/11/2011) Alexa Traffic Rank
Reputation
30,292 Global Rank
297 Rank in ID
1,424 Sites Linking In
Gambar 1. Peringkat USU pada Alexa
2 Reviews
Peringkat USU dalam Alexa naik ke posisi 28.241 dari posisi 39.773 setelah migrasi ke DSpace dan peringkat Indonesia berada pada posisi 350 dari sebelumnya 456. Pada saat ini turun ke posisi 30.292 dunia, tetapi peringkat Indonesia naik menjadi 297 dan jumlah link meningkat signifikan menjadi 1.424.
Apabila dilihat dari sisi visitor, kunjungan ke situs web yang dikelola oleh Perpustakaan yaitu USU Repository (repository.usu.ac.id) dan situs web Perpustakaan sendiri memberikan total
A. Ridwan Siregar: Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman USU - 8
Universitas Sumatera Utara
kontribusi 85,88% dari semua kunjungan ke situs web di bawah domain www.usu.ac.id (lebih dari 100 situs web), lihat Tabel 4.
Tabel 4. Kontribusi Terhadap Situs Web USU
Subdomain repository.usu.ac.id usu.ac.id library.usu.ac.id weblogin.usu.ac.id akuntansi.usu.ac.id Lainnya
Percent of Visitors 74.90% 8.27% 10.98% 4.30% 1.50% 5.00%
Google Scholar Google Scholar (Sc) yang menyediakan indeks sejumlah besar karya ilmiah (scientific
paper) dan data kutipan (citation) dalam dunia akademik, merupakan salah satu indikator penilai yang digunakan dalam teknik pemeringkatan universitas versi Webometrics dengan bobot Sc 15%. Dengan cara melihat seberapa banyak dokumen ilmiah yang ada pada situs web tersebut yang dapat diakses melalui Google Scholar, maka akan diketahui di posisi berapa universitas tersebut pada peringkat Webometrics.
Data di Google Scholar yang diperoleh dari domain di bawah www.usu.ac.id pada tanggal 29 November 2011 menunjukkan bahwa terdapat 25.200 judul artikel, dengan rincian sebagai berikut: repository.usu.ac.id (24.200), ocw.usu.ac.id (11), dan selebihnya tersebar di beberapa domain lainnya. Ini menunjukkan bahwa repository.usu.ac.id sangat dominan kontribusinya dibandingkan dengan lainnya dalam memberikan informasi tentang dokumen ilmiah yang dapat diakses melalui Google Scholar.
A. Ridwan Siregar: Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman USU - 9
Universitas Sumatera Utara
Tabel 3. Peringkat USU dalam Webometrics (2008 - 2011)
Periode Jul. 2008 Jan. 2009 Jul. 2009 Jan. 2010 Jul. 2010 Jan. 2011 Jul. 2011
World Rank 3.777 3.254 4.884 3.304 2.356 1.056 1.671
Ind. Rank 15 17 31 25 19 13 19
Size 4.067 3.311 2.784 2.659 2.138 1.633 1.290
Visibility 3.610 2.798 7.656 4.111 4.318 3.049 2.969
Rich Files 6.515 5.897 4.381 4.224 2.814 2.546 1.584
Scholar 4.332 5.078 3.928 3.031 734
28 1.614
Kesimpulan Untuk mengembangkan IR diperlukan kebijakan administratif dan teknis yang dapat
mendorong baik peningkatan konten maupun kinerja sistem. IR sebaiknya dikembangkan dengan prinsip open content yang dapat dimanfaatkan atau diakses secara terbuka dan gratis (termasuk teks penuhnya) oleh masyarakat luas. Pemilihan DRS yang tepat sangat menentukan kinerja dan performa IR. DRS berbasis open sources dan yang paling banyak digunakan di seluruh dunia adalah DSpace dan Eprints. Selain memiliki fitur standar metadata internasional Dublin Core, aplikasi ini juga mendukung OAI-PMH yang memungkinkan pertukaran metadata dapat dilakukan secara otomatis. Pendaftaran IR pada sejumlah direktori repositories terkenal seperti ROAR dapat meningkatkan popularitas IR.
Rujukan
Perpustakaan USU. 2010. Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) Perpustakaan Universitas Sumatera Utara 2010.
Rasiman (2010). Sejarah Ringkas Perkembangan USU Repository, Upaya Yang Telah Dilakukan, dan Kontribusinya Bagi USU.
A. Ridwan Siregar: Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman USU - 10
Universitas Sumatera Utara
Oleh: A. Ridwan Siregar
Departemen Ilmu Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Makalah disampaikan pada SEMINAR NASIONAL PEMBERDAYAAN REPOSITORI PERPUSTAKAAN UNTUK
MENINGKATKAN MUTU DAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN Forum Komunikasi Perpustakaan APTIK dan Universitas Nommensen
Medan, 1 Desember 2011
Universitas Sumatera Utara
PENGEMBANGAN REPOSITORI INSTITUSI: PENGALAMAN USU
A. Ridwan Siregar Departemen Ilmu Perpustakaan, Universitas Sumatera Utara
ridwan@usu.ac.id
Pendahuluan Institutional Repository (IR) adalah suatu locus untuk mengumpulkan, memelihara, dan
mendiseminasikan dalam bentuk digital keluaran suatu institusi terutama insitusi penelitian. Pada perguruan tinggi, IR mencakup antara lain bahan seperti artikel jurnal/laporan penelitian, skripsi, tesis, dan disertasi; dan asset digital lainnya yang dihasilkan dalam kehidupan akademik seperti dokumen administratif, bahan perkuliahan atau objek pembelajaran.
Pengembangan IR bertujuan antara lain untuk: (1) menyediakan akses terbuka terhadap keluaran institusi untuk memaksimalkan penggunaannya, (2) menciptakan visibility global terhadap karya insititusi, (3) mengumpulkan konten pada lokasi tunggal; dan (4) menyimpan dan memelihara aset digital institusi, termasuk literatur kelabu atau yang tidak diterbitkan yang mudah hilang.
Pengembangan IR perguruan tinggi dalam bentuk digital juga didorong oleh tingginya pertumbuhan literatur kelabu dalam bentuk tercetak yang dihasilkan setiap tahunnya. Hal ini menimbulkan berbagai masalah seperti kebutuhan terhadap ruang penyimpanan yang lebih luas, pemeliharaan dan penanganannya yang lebih kompleks, dan biaya yang lebih besar. Selain itu, publikasi elektronik dengan akses terbuka dipandang dapat mengurangi plagiarisme dan duplikasi yang berdampak pada peningkatan kualitas karya akademik yang dihasilkan.
USU Repository terdiri dari karya oleh dan/atau tentang Universitas dalam bentuk elektronik termasuk laporan penelitian, disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir, dan/atau kertas karya mahasiswa, pidato rektor, pidato pengukuhan guru besar, prosiding, buku panduan departemen, jurnal internal, dan lainnya. Koleksi ini sangat diperlukan karena pengembangan penelitian biasanya dilakukan berdasarkan penelitian sebelumnya. Manajemen yang baik tentang koleksi ini memberi kontribusi penting bagi dunia penelitian dan pembelajaran.
Selain itu, USU Repository dimaksudkan untuk perluasan pemanfaatan dan kemudahan akses. Pemanfaatan dan akses terhadap sumberdaya informasi elektronik jauh lebih luas jika dibandingkan dengan bahan tercetak. Sumberdaya informasi elektronik dapat digunakan oleh banyak pengguna dalam waktu yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan melalui akses jauh tanpa
A. Ridwan Siregar: Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman USU - 2
Universitas Sumatera Utara
harus datang ke perpustakaan. Penggunaan sumberdaya ini tidak hanya terbatas bagi kalangan internal, tetapi dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas secara glogal.
Perpustakaan sebagai penyedia layanan informasi, dalam hal ini telah memainkan peran penting untuk meningkatkan kualitas pelayanan dengan mengembangkan koleksi digital. Oleh karena itu, kuantitas sumberdaya informasi yang dimiliki harus selalu diperbaharui untuk mendukung kegiatan pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Sejarah Ringkas USU Repository Pengembangan USU Repository dimulai sejak tahun 2001, dengan mendigitalisasi karya
ilmiah dosen berupa makalah dan laporan penelitian yang jumlahnya masih sedikit yaitu 298 judul, yang kemudian dipublikasikan pada Web mulai Februari 2002. Program aplikasi yang digunakan masih sederhana yaitu memanfaatkan modul Download yang ada pada CMS PostNuke. Pada kurun waktu 2002-2006, proses digitalisasi dilanjutkan sehingga kotennya bertambah menjadi 1.981 judul. Kegiatan ini didorong dengan adanya program TPSDP dimana salah satu indikator keberhasilannya adalah banyaknya karya yang dipublikasikan melalui Internet.
Pada tahun 2007 melalui Program Hibah Kompetisi INHERENT, Perpustakaan mengembangkan perangkat lunak untuk penanganan IR yang diberi nama DELI. Aplikasi ini dibuat dan dikembangan dalam bentuk sebuah modul (ekstensi) yang diintegrasikan pada CMS Joomla sebagai situs webnya. Melalui program ini konten USU IR bertambah sebanyak 6.000 judul.
Untuk mendukung peningkatan jumlah konten yang dapat diperoleh dalam bentuk file elektronik, maka pada tahun yang sama diterbitkan Keputusan Rektor No. 1240/H5/SK/PK/2007 tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa kepada Perpustakaan yang mewajibkan semua mahasiswa untuk menyerahkan karya tulis mereka dalam bentuk softcopy untuk dimuat dalam USU IR. Hal ini berdampak pada peningkatan jumlah karya yang dimuat terutama yang berupa disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir dan/atau kertas karya mahasiswa yang akan menyelesaikan masa studinya.
USU Repository yang dipublikasikan dan dapat diakses melalui internet dengan alamat library.usu.ac.id, dirasakan kian hari performa aplikasinya menurun. Hasil analisis menunjukkan bahwa faktor penyebabnya adalah peningkatan jumlah akses (dilihat dari statistik kunjungan), dan jumlah anggota terdaftar. Penurunan performa DELI juga berdampak terhadap kinerja lain seperti entri data dan proses penelusuran menjadi terkendala karena prosesnya lambat dan kadang-
A. Ridwan Siregar: Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman USU - 3
Universitas Sumatera Utara
kadang terjadi system error sehingga secara otomatis menyebabkan situs web Perpustakaan tidak dapat diakses.
Untuk mengoptimalkan pengelolaan dan kemudahan akses diperlukan suatu program aplikasi yang handal. Pilihan penggunaan suatu program aplikasi merupakan salah satu syarat penting agar penggunaan konten dapat meningkat sehingga dapat pula meningkatkan kinerja institusi.
Migrasi dari DELI ke DSpace DSpace (DuraSpace) adalah paket perangkat lunak berbasis open source yang
dikembangkan melalui kolaborasi antara Massachusetts Institute of Technology (MIT) Libraries dan Hawlett-Packard (HP) sejak tahun 2002. DSpace dapat digunakan untuk pengelolaan konten digital termasuk mengumpulkan, mengelola, mengindeks, dan mendistribusikannya. DSpace dapat diperoleh secara gratis melalui dspace.org. Program ini mudah diinstal dan digunakan serta dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan pengguna.
DSpace memiliki banyak keunggulan dan fitur seperti: statistik, standar metadata Dublin Core, mendukung OAI-PMH (Open Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting) yang dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis, selain itu pengguna DSpace juga tersebar hampir di seluruh dunia (lihat wiki.dspace.org) dengan komunitas pengguna yang cukup besar sehingga memungkinkan dilakukannya berbagi-pakai (sharing) informasi sesama komunitas terutama dalam hal penggunaan maupun update sistem.
Berdasarkan alasan dan pertimbangan di atas, maka DSpace dipilih untuk digunakan sebagai digital repository software (DRS) dalam pengelolaan USU Repository menggantikan DELI. Migrasi ke DSpace, juga diikuti dengan penamaan domain baru yang sebelumnya berada di bawah library.usu.ac.id, sekarang sudah memiliki URL sendiri dan dapat diakses melalui alamat repository.usu.ac.id terhitung sejak 10 April 2010.
Penggunaan USU Repository USU Repository dibangun dengan prinsip open content sehingga dapat dimanfaatkan atau
diakses secara terbuka dan gratis, baik abstrak maupun artikel penuhnya (abstract dan fulltext) dengan syarat harus menjadi member terlebih dahulu di situs web USU Repsository. Untuk menjadi member pendaftaran dapat dilakukan sendiri secara online melalui alamat repository.usu.ac.id/register.
A. Ridwan Siregar: Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman USU - 4
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1. Pertumbuhan Konten USU Repository
Tahun 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011
Jumlah Artikel 298 898
1,498 1.715 1.981 5.664 9.308 13.611 18.916 28.090
Tabel 2. Jumlah Koleksi Berdasarkan Jenis Dokumen (November 2011)
No. Urut 1 2 3 4 5 6 7
Kategori Dokumen PhD Dissertations Master Theses Lecture Papers Student Papers USU e-Archives USU e-Journals Guide-Books
Total
Jumlah 101
4.875 2.054 19.271
150 1.561
78 28.090
A. Ridwan Siregar: Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman USU - 5
Universitas Sumatera Utara
Tabel 3. Statistik Situs Web USU Repository (Januari s.d. November 2011)
No. Bulan
1 Januari 2 Februari 3 Maret 4 April 5 Mei 6 Juni 7 Juli 8 Agustus 9 September 10 Oktober 11 November* 12 Desember
Jumlah
Visits 86.265 97.264
110.955 124.620 151.409 157.812 126.067 120.223 148.369 261.980
92.678 -
1.477.642
Jumlah
Page View
Files
2.122.341
5.246.910
2.100.112
5.232.791
1.724.019
5.322.672
1.766.186
5.876.363
1.902.744
6.696.896
2.673.221
7.110.000
2.450.676
6.020.531
2.328.251
5.243.118
2.466.924
6.235.935
3.052.045
9.602.861
1.098.928
3.039.423
--
23.685.447
65.627.500
Hits 5.705.629 5.754.798 5.807.712 6.336.983 7.247.718 7.583.819 6.478.189 5.735.277 6.638.313 10.252.910 3.668.120
71.209.468
Keterangan:
Visits
: Kunjungan dalam waku tertentu (standarnya 30 menit = 1 x kunjungan)
Page View : Halaman yang dibuka (seperti ekstensi HTML, PHP, CGI, tetapi tidak termasuk
grafis dan klip audio)
Files : Jumlah permintaan file yang mewakili jumlah hits (kunjungan) yang benar-benar
menghasilkan sesuatu yang dikirim kembali ke pengguna.
Hits : Jumlah permintaan yang dibuat ke server selama jangka waktu tertentu (bulanan,
harian, jam, dll.)
Upaya yang Telah Dilakukan Beberapa upaya yang telah dilakukan oleh Perpustakaan dalam rangka pengembangan IR
baik dalam bentuk kebijakan administratif maupun teknis adalah seperti berikut. Kebijakan Administratif meliputi:
A. Ridwan Siregar: Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman USU - 6
Universitas Sumatera Utara
(1) Pembentukan tim yang secara khusus menangani secara rutin pekerjaan digitalisasi dan publikasi koleksi USU Repository di Perpustakaan
(2) Penerbitan Keputusan Rektor tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa kepada Perpustakaan, dan
(3) Penyertaan dalam beberapa hibah kompetisi institusi yang ditawarkan oleh DIKTI seperti TPSDP dan PHKI INHERENT. Kebijakan Teknis meliputi:
(1) Pembuatan domain baru repository.usu.ac.id sesuai dengan yang direkomendasikan dalam Ranking Web of World Repositories (RWWR) - repositories.webometrics.info
(2) Pemilihan DRS berbasis open source yang memiliki fitur standar metadata internasional seperti Dublin Core dan mendukung OAI-PMH (Open Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting) yang dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis
(3) Pendaftaran USU Repository ke beberapa direktori repositories terkenal, seperti ROAR (Registry of Open Access Repositories) - roar.eprints.org/2372/, OpenDOAR (Directory of Open Access Repositories) - www.opendoar.org/find.php?rID=1717, DOAJ (Directory of Open Access Journals) - www.doaj.org, IESR (information about electronic resources and research) - iesr.ac.uk, DRIVER (Digital Repository Infrastructure Vision for European Research) search.driver.research-infrastructures.eu, Direktori Ranking Web of World Repositories - repositories.webometrics.info, dan sebagai pengguna DSpace www.dspace.org/, dan
(4) Penyertaaan dalam jaringan Referensi Ilmiah Indonesia Garuda (Garba Rujukan Digital) jurnal.dikti.go.id.
Kontribusi Terhadap Institusi Induk Salah satu lembaga pemeringkatan du ia ya g e ga bil faktor kehidupa u iversitas di
du ia I ter et sebagai ukuran kemajuan universitas adalah Webometrics. Penilaiannya memasukkan unsur aksesibilitas dan visibilitas situs web universitas, publikasi elektronik, keterbukaan akses terhadap hasil-hasil penelitian, konektifitas dengan dunia industri dan aktifitas internasional. USU Repository telah memberikan kontribusi yang signifikan terhadap peringkat Universitas Sumatera Utara dalam Webometrics. Hal ini dapat dilihat dari sejumlah fakta yang akan diuraikan berikut ini.
A. Ridwan Siregar: Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman USU - 7
Universitas Sumatera Utara
Alexa Rank Alexa Rank adalah ukuran kepopuleran suatu situs web dengan membandingkan suatu
situs dengan semua situs yang berada di jaringan Internet. Perhitungan Alexa Rank dilakukan dengan cara mengkombinasikan rata-rata visitor suatu situs per hari dan jumlah halaman suatu situs web yang dibuka oleh visitor. Suatu situs web yang berada di tingkat tertinggi memperoleh Alexa Rank 1, yang berarti semakin kecil semakin bagus peringkatnya.
Data Alexa untuk main domain: www.usu.ac.id yang diambil sebelum dan sesudah penggunaan aplikasi DSpace menunjukkan terjadinya peningkatan yang signifikan. Hal ini dapat dilihat pada Gambar-1.
Sebelum menggunakan DSpace (10/12/2009)
Sesudah menggunakan DSpace (3/12/2010)
Sekarang (29/11/2011) Alexa Traffic Rank
Reputation
30,292 Global Rank
297 Rank in ID
1,424 Sites Linking In
Gambar 1. Peringkat USU pada Alexa
2 Reviews
Peringkat USU dalam Alexa naik ke posisi 28.241 dari posisi 39.773 setelah migrasi ke DSpace dan peringkat Indonesia berada pada posisi 350 dari sebelumnya 456. Pada saat ini turun ke posisi 30.292 dunia, tetapi peringkat Indonesia naik menjadi 297 dan jumlah link meningkat signifikan menjadi 1.424.
Apabila dilihat dari sisi visitor, kunjungan ke situs web yang dikelola oleh Perpustakaan yaitu USU Repository (repository.usu.ac.id) dan situs web Perpustakaan sendiri memberikan total
A. Ridwan Siregar: Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman USU - 8
Universitas Sumatera Utara
kontribusi 85,88% dari semua kunjungan ke situs web di bawah domain www.usu.ac.id (lebih dari 100 situs web), lihat Tabel 4.
Tabel 4. Kontribusi Terhadap Situs Web USU
Subdomain repository.usu.ac.id usu.ac.id library.usu.ac.id weblogin.usu.ac.id akuntansi.usu.ac.id Lainnya
Percent of Visitors 74.90% 8.27% 10.98% 4.30% 1.50% 5.00%
Google Scholar Google Scholar (Sc) yang menyediakan indeks sejumlah besar karya ilmiah (scientific
paper) dan data kutipan (citation) dalam dunia akademik, merupakan salah satu indikator penilai yang digunakan dalam teknik pemeringkatan universitas versi Webometrics dengan bobot Sc 15%. Dengan cara melihat seberapa banyak dokumen ilmiah yang ada pada situs web tersebut yang dapat diakses melalui Google Scholar, maka akan diketahui di posisi berapa universitas tersebut pada peringkat Webometrics.
Data di Google Scholar yang diperoleh dari domain di bawah www.usu.ac.id pada tanggal 29 November 2011 menunjukkan bahwa terdapat 25.200 judul artikel, dengan rincian sebagai berikut: repository.usu.ac.id (24.200), ocw.usu.ac.id (11), dan selebihnya tersebar di beberapa domain lainnya. Ini menunjukkan bahwa repository.usu.ac.id sangat dominan kontribusinya dibandingkan dengan lainnya dalam memberikan informasi tentang dokumen ilmiah yang dapat diakses melalui Google Scholar.
A. Ridwan Siregar: Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman USU - 9
Universitas Sumatera Utara
Tabel 3. Peringkat USU dalam Webometrics (2008 - 2011)
Periode Jul. 2008 Jan. 2009 Jul. 2009 Jan. 2010 Jul. 2010 Jan. 2011 Jul. 2011
World Rank 3.777 3.254 4.884 3.304 2.356 1.056 1.671
Ind. Rank 15 17 31 25 19 13 19
Size 4.067 3.311 2.784 2.659 2.138 1.633 1.290
Visibility 3.610 2.798 7.656 4.111 4.318 3.049 2.969
Rich Files 6.515 5.897 4.381 4.224 2.814 2.546 1.584
Scholar 4.332 5.078 3.928 3.031 734
28 1.614
Kesimpulan Untuk mengembangkan IR diperlukan kebijakan administratif dan teknis yang dapat
mendorong baik peningkatan konten maupun kinerja sistem. IR sebaiknya dikembangkan dengan prinsip open content yang dapat dimanfaatkan atau diakses secara terbuka dan gratis (termasuk teks penuhnya) oleh masyarakat luas. Pemilihan DRS yang tepat sangat menentukan kinerja dan performa IR. DRS berbasis open sources dan yang paling banyak digunakan di seluruh dunia adalah DSpace dan Eprints. Selain memiliki fitur standar metadata internasional Dublin Core, aplikasi ini juga mendukung OAI-PMH yang memungkinkan pertukaran metadata dapat dilakukan secara otomatis. Pendaftaran IR pada sejumlah direktori repositories terkenal seperti ROAR dapat meningkatkan popularitas IR.
Rujukan
Perpustakaan USU. 2010. Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) Perpustakaan Universitas Sumatera Utara 2010.
Rasiman (2010). Sejarah Ringkas Perkembangan USU Repository, Upaya Yang Telah Dilakukan, dan Kontribusinya Bagi USU.
A. Ridwan Siregar: Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman USU - 10
Universitas Sumatera Utara