Sistem Informasi Manajemen Dokumen Elektronik.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
DOKUMEN ELEKTRONIK

ISHAK ANWAR

DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2015

PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN SUMBER
INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Sistem Informasi
Manajemen Dokumen Elektronik atau disingkat dengan nama aplikasi IEDMS
(Indonesia Electronic Document Management System) adalah benar karya saya
dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun
kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip
dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah
disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir
skripsi ini.

Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut
Pertanian Bogor.
Bogor, Juni 2015
Ishak Anwar
NIM G64124039

ABSTRAK
ISHAK ANWAR. Sistem Informasi Manajemen Dokumen Elektronik. Dibimbing
oleh IRMAN HERMADI.
Saat ini banyak perusahaan atau organisasi termasuk PT MNC Life
Assurance menyimpan dokumen hardcopy dan softcopy untuk periode waktu
yang cukup lama untuk memenuhi keperluan di masa yang akan datang.
Mengingat pentingnya sebuah dokumen dalam proses bisnis perusahaan maka
sangat diperlukan sebuah aplikasi yang dapat mengelola dokumen-dokumen
tersebut. Penelitian ini telah berhasil mengembangkan Sistem Manajemen
Dokumen Elektronik Indonesia (IEDMS - Indonesia Electronic Document
Management System). IEDMS dikembangkan menggunakan pendekatan Waterfall
dan memiliki fitur-fitur utama berikut scan, upload, view, indexing, alokasi dan
peminjaman dokumen. IEDMS telah diuji di perusahaan PT MNC Life Assurance
dan hasilnya telah memenuhi kebutuhan pemakai. Sistem ini bermanfaat untuk

meningkatkan efektifitas dan efisensi dalam proses bisnis perusahaan.
Kata kunci: Dokumen Hardcopy, Dokumen Softcopy, Indexing, Peminjaman
Dokumen, Sistem Manajemen Dokumen, Waterfall
ABSTRACT
ISHAK ANWAR. Electronic Document Management Information System.
Supervised by IRMAN HERMADI.
Currently, many companies or organizations including PT MNC Life
Assurance keep hardcopy and softcopy documents for future purpose. Because
the documents are very important in company business process, an application is
needed to manage the documents. This research has successfully developed an
Indonesia Electronic Document Information System Manajamen (IEDMS).
IEDMS was developed using Waterfall approach and has following main features:
scan, upload, view, indexing, allocation and lending. IEDMS has been tested at
PT MNC Life Assurance, and the results have met the needs of the user. This
system is beneficial to improve effectiveness and efficiency in company business
processes.
Keywords: Document Management System, Hardcopy Document, Indexing,
Lending Document, Softcopy Document, Waterfall

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DOKUMEN ELEKTRONIK

ISHAK ANWAR

Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Sarjana Ilmu Komputer
pada
Departemen Ilmu Komputer

DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2015

Penguji:
1 Ir Meuthia Rachmaniah, MSc
2 Firman Ardiansyah, SKom MSi

Judul Skripsi : Sistem Informasi Manajemen Dokumen Elektronik
Nama
: Ishak Anwar
NIM
: G64124039

Disetujui oleh

Irman Hermadi, Skom MS PhD
Pembimbing

Diketahui oleh

Dr Ir Agus Buono, MSi MKom
Ketua Departemen

Tanggal Lulus:

PRAKATA
Alhamdulillah Rabbil’Alamiin, berkat doa dan segenap asa nan suci teruntuk

mereka yang telah membantu tugas akhir ini sehingga berhasil diselesaikan, maka
tugas akhir ini penulis persembahkan sebagai ungkapan syukur kepada Allah
subhanahu wa ta’ala dan tali kasih kepada hambanya. Tema yang dipilih dalam
penelitian yang dilaksanakan sejak bulan Juli 2014 adalah Sistem Informasi
Manajemen Dokumen Elektronik.
Terima kasih penulis ucapkan kepada istri penulis, Siti Hanianah yang tak
pernah lelah memberikan motivasi wejangan, do’a, cinta dan kasih. Dosen
pemimbing Bapak Irman Hermadi, SKom MS PhD atas waktu, ilmu, kesabaran,
nasihat, dan masukan yang selalu diberikan selama pengerjaan tugas akhir ini.
Terima kasih juga kepada Ibu Ir Meuthia Rachmaniah, MSc dan Bapak Firman
Ardiansyah, SKom MSi selaku penguji atas waktu, masukan, dan koreksinya.
Serta teman-teman Ilmu Komputer alih jenis angkatan 7 atas pengalaman berbagi
ilmu serta atas kebersamaan dan dukungannya selama penulis menjalani waktu di
Departemen Ilmu Komputer IPB, dan Bapak/Ibu dosen dan staf administrasi yang
telah begitu banyak membantu baik selama pelaksanaan penelitian maupun pada
masa perkuliahan.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.

Bogor, Juni 2015
Ishak Anwar

DAFTAR ISI
DAFTAR GAMBAR

viii

DAFTAR LAMPIRAN

viii

DAFTAR TABEL

viii

PENDAHULUAN

1

Latar Belakang

1

Tujuan Penelitian

1

Manfaat Penelitian

1

Ruang Lingkup Penelitian

2

TINJAUAN PUSTAKA

2

Data Flow Diagram (DFD)

3

Context Diagram

4

Entity Relationship Diagram (ERD)

4

METODE PENELITIAN

5

Communication

5

Planning

6

Modeling

6

Construction

6

Deployment

6

HASIL DAN PEMBAHASAN

6

Communication

7

Planning

7

Modeling

7

A.

Alur Bisnis Proses (Process Business Flow)

7

B.

Tahapan masuknya dokumen ke dalam sistem

13

C.

Context Diagram

14

D.

Data Flow Diagram (DFD)

15

E.

Entity Relationship Diagram (ERD)

24

F.

Rancangan Menu

24

G.

Rancangan Tampilan User Interface

24

H.

Rancangan Tampilan System Interface

26

Construction

28

Deployment

28

SIMPULAN DAN SARAN

29

Simpulan

29

Saran

29

DAFTAR PUSTAKA

29

LAMPIRAN

31

RIWAYAT HIDUP

43

DAFTAR GAMBAR

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21

Pendekatan pengembangan sistem traditional dan object-oriented
(Satzinger 2010)
Komponen menurut Yourdan dan DeMarco
Metode pengembangan Waterfall (Pressman 2010)
Flowchart proses manual pengiriman dokumen di MNC Life
Flowchart proses manual peminjaman dokumen dari vendor
Penyimpanan dokumen di internal dan eksternal
Model lemari dan rak penyimpanan dokumen
Tahapan proses masuknya dokumen hardcopy ke dalam sistem
Tahapan proses masuknya dokumen softcopy ke dalam sistem
Context diagram
DFD Level 1
DFD Level 2 Proses 1
DFD Level 2 Proses 2
DFD Level 2 Proses 3
DFD Level 2 Proses 4
DFD Level 2 Proses 5
DFD Level 2 Proses 6
Entity Relation Diagram (ERD)
Model rancangan struktur menu
Model rancangan tampilan user interface
Model rancangan tampilan system interface

3
3
5
8
10
11
12
13
14
15
16
18
19
20
21
22
23
25
26
26
27

DAFTAR LAMPIRAN
1
2
3
4
5

Daftar keterangan tabel-tabel dalam database dan fungsinya.
Daftar keterangan atribut tabel-tabel dalam database
Struktur menu pull-down
Screenshoot aplikasi
Hasil Testing

31
33
37
38
40

1

PENDAHULUAN
Latar Belakang
Dokumen merupakan hal penting dalam tiap kegiatan sehari-hari dalam
suatu institusi atau perusahaan. Kegiatan sehari-hari banyak berkaitan dengan
dokumen baik hardcopy (dokumen dalam bentuk kertas) maupun softcopy
(dokumen dalam bentuk file komputer).
Dokumen kadang kala disimpan dalam jangka waktu lama sebagai acuan
jika diperlukan untuk dilihat sewaktu-waktu. Dokumen hardcopy menjadi
masalah kompleks karena berkaitan dengan ketahanan bahan dari kertasnya
bagaimana agar terhindar dari kerusakan yang akan menghilangkan atau
mengurangi nilai yang tertulis dalam dokumen tersebut. Dokumen softcopy juga
mempunyai permasalahan bagaimana menjaga agar dokumen tersebut tidak rusak
(misalnya terkena virus) atau hilang karena dihapus.
Untuk mengatasi masalah diatas diperlukan suatu sistem untuk mengatur
dokumen tersebut yaitu dengan mengembangkan dan membuat Sistem Informasi
Dokumen Elektronik yang dinamakan dengan istilah Indonesia Electronic
Document Management System (IEDMS). Melalui sistem IEDMS ini, user hanya
perlu melihat isi dokumen melalui aplikasi komputer. Artinya semua dokumen
baik hardcopy maupun softcopy dimasukkan ke dalam sistem berdasarkan
index/key tertentu dan tersusun berdasarkan kategori tertentu.
Untuk dokumen hardcopy terlebih dahulu di lakukan proses scan untuk
menjadi file komputer agar masuk ke sistem yang kemudian disimpan ke dalam
lokasi tertentu yang aman dari gangguan kerusakan kertas (misalnya lemari/rak di
internal perusahaan atau disimpan ke vendor). Untuk perusahaan besar, saat ini
ada yang menyewa perusahaan pihak ketiga untuk penyimpan dokumen hardcopy.
Sistem ini juga mengontrol posisi dan lokasi hardcopy jika user sewaktu-waktu
akan meminjam dan mengembalikan berkas hardcopy tersebut. Sedangkan
dokumen softcopy dilakukan upload ke sistem untuk bisa dilihat (view) oleh user.
Semua penyimpanan dan lokasi file di dalam komputer dikontrol oleh aplikasi.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah mengembangkan sistem pengaturan
dokumen menggunakan program komputer. Sistem ini digunakan untuk mengatur
semua dokumen baik yang berasal dari hardcopy maupun softcopy sehingga user
dapat melihat isi dokumen yang diperlukan dan dapat mengontrol penggunaan
dokumen melalui sistem.
Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah meningkatkan efektivitas dalam proses
bisnis perusahaan karena user hanya perlu melihat isi dokumen yang diperlukan
melalui sistem IEDMS (paperless). Hal ini dapat dilihat dari berkurangnya proses

2

pemindahan dokumen dalam bentuk hardcopy antar bagian yang memerlukan
dokumen tersebut.
Manfaat lainnya adalah meningkatkan efisiensi suatu instansi karena melalui
sistem ini akan mengurangi penggunaan hardcopy dalam proses bisnis
(paperless). Hal ini dapat dilihat dari berkurangnya penggunaan kertas (paper
less) jika beberapa bagian memerlukan copy dokumen yang sama. Aplikasi ini
juga dapat mengurangi biaya pembelian hardware seperti mesin fotokopi dan
printer yang harganya mahal. Kedua manfaat ini menjadi nilai (Value Added
Services) dalam mendukung kebijakan strategis perusahaan atau lembaga.
Ruang Lingkup Penelitian
1

2
3

Ruang lingkup dari penelitian ini adalah:
Mengontrol proses masuknya dokumen ke dalam sistem IEDMS. Untuk
hardcopy melalui scanning dan indexing sedangkan softcopy melalui proses
upload file ke dalam sistem.
Penyediaan fasilitas view dokumen dengan pencarian berdasarkan key tertentu.
File yang diterima sistem adalah file format gambar (image format),
PDF/TIFF dan audio (disarankan berformat WAV).

TINJAUAN PUSTAKA
Dalam pengembangan sistem terdapat dua pendekatan yang umum
digunakan yaitu pendekatan pengembangan secara tradisional (Traditional
Approach) dan pendekatan pengembangan berbasis obyek (Object-Oriented
Approach) (Satzinger 2010). Perbedaan pendekatan pengembangan sistem
Tradisional dan Object-Oriented terletak pada bagaimana sistem memodelkan
proses dan melakukan implementasi (Gambar 1).
Pendekatan tradisional untuk pengembangan sistem melibatkan kumpulan
proses yang dilakukan oleh orang atau komputer, data yang tersimpan, input, dan
output. Sebaliknya, pendekatan pengembangan Object-Oriented memandang
sistem sebagai kumpulan obyek yang saling berinteraksi, model-model yang
menunjukkan benda, perilaku, dan interaksi antar obyek tersebut.
Dalam pengembangan sistem ini menggunakan pendekatan pengembangan
tradisional (Traditional Approach) yaitu dengan menunjukkan model Context
Diagram, Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD).

3

Gambar 1 Pendekatan pengembangan sistem traditional dan object-oriented
(Satzinger 2010)
Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang
memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu
jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data,
baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan
nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau
model fungsi (Satzinger 2010).
Komponen DFD terdiri dari Terimator, Proses, Data Store dan Alur Data.
Komponen DFD mempunyai dua macam acuan yaitu komponen menurut
Yourdan dan Demarco dan komponen menurut Gene dan Serson. Dalam
pengembangan sistem ini menggunakan komponen DFD menurut Yourdon dan
Demarco (Yourdon 2006) seperti ditunjukkan pada Gambar 2 berikut ini.

Gambar 2 Komponen menurut Yourdan dan DeMarco (Yourdon 2006)

4

1

2
3

4

Berikut adalah keterangan komponen-komponen DFD:
Komponen Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan
sistem yang dikembangkan. Biasanya terminator dikenal dengan nama entitas
luar (external entity). Terdapat dua jenis terminator yaitu Terminator Sumber
(source) yang merupakan terminator yang menjadi sumber dan Terminator
Tujuan (sink) yang merupakan terminator yang menjadi tujuan data /
informasi sistem.
Komponen
Proses
menggambarkan
bagian
dari
sistem
yang
mentransformasikan input menjadi output.
Komponen Data Store digunakan untuk membuat model sekumpulan paket
data dan diberi nama dengan kata benda jamak. Data store ini biasanya
berkaitan dengan penyimpanan data seperti file atau database yang berkaitan
dengan penyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, file harddisk
atau file pita magnetik. Data store juga berkaitan dengan penyimpanan secara
manual seperti buku alamat, file, folder, dan agenda.
Komponen Data Flow/Alur Data digambarkan dengan anak panah, yang
menunjukkan arah tujuan atau keluar dari suatu proses. Alur data ini
digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paket data/informasi
dari satu bagian sistem ke bagian lainnya.
Context Diagram

Context Diagram adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan
menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Context Diagram merupakan level
tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari
sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruan sistem. Sistem dibatasi
oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam Context Diagram
hanya ada satu proses. Tidak boleh ada data store dalam Context Diagram
(Satzinger 2010).
Entity Relationship Diagram (ERD)
Komponen

Keterangan

Entitas

Obyek dalam dunia nyata yang dapat dibedakan dengan obyek
lain

Atribut

Atribut berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari
entitas. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat
mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain.

Relasi

Relasi adalah hubungan antara beberapa entitas yang terdiri dari
3 macam yaitu one-to-one, one-to-many dan many-to-many

Garis yang menghubungkan kumpulan entitas atau entitas
dengan relasi.

Tabel 1 Komponen penyusun ERD

5

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model untuk
menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar
data
yang
mempunyai
hubungan/relasi
(Satzinger
2010).
Untuk
menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol seperti ditunjukkan
pada tabel 1 yang terdiri dari 4 komponen yaitu Entitas, Atibut, Relasi dan Garis.
Dalam penggambaran ERD mengacu kepada tabel-tabel yang digunakan dalam
database. Tabel-tabel database menggunakan konsep Relational Database
Management System (RDBMS).
Berikut adalah keterangan tiap komponen ERD:
Entitas adalah objek dalam dunia nyata yang dapat dibedakan dengan objek
lain.
• Atribut berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas. Isi dari
atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu
dengan yang lain.
• Relasi adalah hubungan antara beberapa entitas yang terdiri dari 3 macam
yaitu one-to-one, one-to-many dan many-to-many.
•

METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan untuk mengembangkan perangkat lunak
ini adalah menggunakan metode pengembangan klasik yaitu Waterfall. Semua
proses dalam waterfall dilakukan secara berurutan seperti ditunjukkan pada
Gambar 3.
Communcation
Project Initiation
Requirement gathering

Planning

Modelling

Estimating
Scheduling Tracking

Analysys
Design

Construction
Code
Test

Deployment
Delivery
Support
Feedback

Gambar 3 Metode pengembangan Waterfall (Pressman 2010)

Communication
Pada tahapan ini dilakukan komunikasi dengan user untuk mengumpulkan
kebutuhan dalam pengembangan sistem. Pada saat komunikasi dengan user harus
memperhatikan dengan fokus atau menggambarkan kebutuhan user jika ada
kesulitan dalam pandangan seperti apa sistem yang diinginkan.

6

Planning
Pada tahapan perencanaan menentukan perencanaan waktu, estimasi biaya,
orang-orang yang terlibat dalam sistem, analisa resiko dan batasan-batasan sistem.
Modeling
Pada tahapan ini dilakukan pemodelan rancangan sistem dalam bentuk
notasi-notasi seperti Process Business Flow, Context Diagram, Data Flow
Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), user interface, system
interface dan ilustrasi menu.
Construction
Pada tahapan ini mulai dilakukan pembuatan program sesuai rancangan
yang sudah didefinikasi pada tahapan modeling. Setelah pembuatan program
maka tahap berikutnya adalah melakukan pengujian dengan black-box testing.
Selanjutnya, pengujian dan evaluasi sistem akan dilakukan oleh client yang
nantinya akan menjadi acuan pada tahapan pengembangan berikutnya.
Deployment
Pada tahapan ini dilakukan implementasi program pada user, melakukan
maintenance sistem dan menerima feedback dari user setelah penggunaan secara
real.

HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam pembahasan penelitian dipaparkan hasil penelitan sesuai dengan
metode yang digunakan yaitu metode waterfall. Sebagai acuan pembahasan,
penulis mengambil contoh penggunaan dokumen di perusahaan asuransi PT MNC
Life Assurance. Namun aplikasi ini bisa diset dinamis karena istilah yang
digunakan berlaku umum sehingga bisa digunakan oleh instansi, organisasi atau
perusahaan lainnya.
PT MNC Life Assurance adalah salah satu perusahaan asuransi yang
bergerak dibidang asuransi jiwa di indonesia. Perusahaan ini bernaung dibawah
grup bisnis MNC (Media Nusantara Citra) yang berlokasi di MNC Tower, Jakarta
Pusat (Company Profile - http://www.mnclife.com).
Dalam pengelolaan dokumen hardcopy dan softcopy nasabahnya,
perusahaan ini bekerjasama dengan vendor penyedia jasa penyimpanan dokumen
yang mempunyai standar tinggi dalam hal keamanan dokumen di Indonesia yaitu
PT. Multifilling Mitra Indonesia Tbk (PT MMI). Vendor PT MMI dipilih dengan
penunjukan langsung karena sudah berpengalaman dalam bekerja sama dengan
perusahaan-perusahaan besar dan memenuhi kriteria keamanan dokumen yang
diinginkan oleh PT MNC Life.

7

PT MMI merupakan perusahaan yang berbasis di Lippo Cikarang dan
bergerak dalam bidang manajemen data dan pengarsipan modern seperti
pengelolaan dan penyimpanan Surat Berharga, Data Komputer, Jasa Alih Media
dan Manajemen Fasilitas (Company Profile – http://www.mmi.co.id).
Communication
Pada tahapan ini dilakukan pengumpulan data dan komunikasi dengan user
untuk menganalisa kebutuhan sistem yang dibutuhkan . Dalam tahapan ini penulis
melakukan wawancara dengan user yang banyak terkait dengan pengolahan
dokumen di perusahaan asuransi MNC Life. User yang diwawancara adalah
bagian New Business dan Underwriting, bagian Klaim Asuransi, bagian
Administrasi dan Bagian Customer Service. User-user ini mengeluhkan tidak
teraturnya pengaturan dan penyimpanan dokumen kertas dalam perusahaan. Hal
ini juga menyulitkan jika sewaktu-waktu dibutuhkan pengambilan kembali
dokumen yang sudah tersimpan dimana harus mengingat tempat penyimpanannya
yang ditulis dalam bentuk excel. Demikian untuk dokumen softcopy hasil scan,
saat ini disimpan dalam folder saja tanpa ada aturan penamaan file yang spesifik
dan aturan folder yang tidak seragam padahal ukuran file sudah sangat besar. Hal
ini akan menjadi kendala tersendiri jika bisnis sudah semakin membesar yang
pasti akan memakan alokasi penyimpanan data khusus.
Untuk itu user menginginkan adanya satu sistem yang dapat menampilkan
dokumen-dokumen hardcopy dan softcopy dalam satu aplikasi tersendiri. Ini
mereka perlukan mengingat banyaknya dokumen yang harus diperiksa dalam
bentuk kertas dan beberapa dokumen yang sama juga dibutuhkan oleh beberapa
departemen. Dengan adanya sistem maka akan meningkat efisiensi mereka dalam
bekerja dan memeriksa dokumen sebelum pengambilan keputusan.
Planning
Setelah dilakukan wawancara dengan user dan pengumpulan data dan file
softcopy dari maka mulai dilakukan perencanaan waktu perancangan dan
pengembangan perangkat lunaknya yang dalam hal ini membutuhkan waktu 2
bulan. Batasan sistem ini hanya menerima file berupa Image, PDF dan Audio
berformat WAV.
Modeling
A. Alur Bisnis Proses (Process Business Flow)
Setelah dilakukan konsultasi dengan user didapatkan bahwa manajemen
dokumen-dokumen yang saat ini berjalan di MNC Life dan penyimpanan
dokumen di vendor ( PT MMI ) masih manual dan cukup memakan waktu dan
biaya.
Berikut adalah alur proses yang berjalan saat ini:
1 Proses manual pengiriman data ke vendor dokumen PT. MMI

8

Proses pengiriman dokumen dari MNC Life ke Vendor PT MMI masih
dikontrol secara manual dan tanpa pencatatan dengan baik. Dokumen
hardcopy yang ingin disimpan di vendor terlebih dahulu dimasukkan kedalam
kotak dokumen standar vendor sebelum proses pengiriman. Pencatatan sistem
justru dilakukan oleh vendor karena basis usaha mereka ada jasa pengarsipan
dan keamanan dokumen yang didalamnya termasuk menentukan lokasi rak
dan posisi dokumen klien dan proses pencegahan kerusakan dokumen.
Gambar 4 menunjukkan flowchart proses manual pengiriman dokumen di
MNC Life.

MNC Life

Vendor (PT MMI)

Print Polis

Mulai

Dokumen Polis

Register data dokumen
masuk
Memasukkan
dokumen ke
dalam Kotak
Dokumen

Kirim Kotak
Dokumen Ke
Vendor

Scan Semua Dokumen
dalam Kotak Dokumen

Alokasi dokumen
pada tempat aman

Copy Softcopy ke folder
sharing
Kirim Softcopy hasil scan
ke MNCLife melalui FTP
(File Transfer Protocol)
User Viewer mengecek softcopy
dari folder sharing

Selesai

Gambar 4 Flowchart proses manual pengiriman dokumen di MNC Life
Berikut adalah tahapan pokok yang dilakukan pada tahapan ini yaitu:
a. User melakukan printing polis yang sudah diaktifasi untuk menghasilkan
dokumen hardcopy yang menjadi bukti polis nasabah.
b. Semua dokumen satu nasabah digabung dan dimasukkan dalam satu map
dan diberikan catatan nomor polis. Dokumen yang dikumpulkan terdiri

9

c.
d.
e.

f.

2

dari Bukti Polis, Surat Perjanjian Asuransi Jiwa (SPAJ) yang sudah
ditanda tangan nasabah, Riwayat Kesehatan, data fotokopi identitas dan
bukti pembayaran premi pertama serta dokumen pendukung lainnya.
Sejumlah tertentu dokumen nasabah kemudian dimasukkan dalam kotak
penyimpanan dokumen standar dari vendor.
Kotak-kotak dokumen kemudian dikirimkan ke vendor untuk disimpan
dan dilakukan pendataan internal di vendor.
Vendor melakukan scaning dokumen untuk menjadi softcopy untuk
kemudian dikirimkan file softcopy tersebut ke MNC Life melalui FTP
(File Transfer Protocol).
User MNC Life khususnya bagian New Business kemudian melakukan
copy file diatas ke dalam satu folder sharing yang bisa diakses oleh useruser bagian lainnya.

Bisnis Proses manual peminjaman dokumen dari vendor
Pada proses peminjaman dokumen dari vendor di PT MNC Life masih
dilakukan secara manual tanpa pencatatan di sistem. Pihak user yang
menginginkan dokumen hardcopy untuk dipinjam dari vendor terlebih dahulu
dibuatkan form request yang kemudian dikirimkan ke vendor melalui kurir
dan setelah vendor mendapatkan dokumen yang diinginkan kemudian
dokumen hardcopy tersebut dikirim kembali ke PT MNC Life. Gambar 5
menunjukkan flowchart proses peminjaman dokumen dari vendor.
Berikut adalah tahapan pokok yang dilakukan pada tahapan ini yaitu:
a. User yang memerlukan dokumen tertentu harus mengisi form request
peminjaman dokumen yang didalamnya menyebutkan dokumen hardcopy
apa saja yang akan dipinjam.
b. Form dikirimkan ke vendor.
c. Vendor mencari dokumen yang diinginkan.
d. Kotak dokumen utuh yang didalamnya ada salah salah satu dokumen yang
diminta kemudian dikeluarkan, diregistrasi dan dikirimkan ke pemohon
peminjaman.
e. User yang meminta dokumen tadi kemudian membuka kotak dan
mengambil dokumen yang diperlukan.
f. User membungkus kembali kotak dokumen.
g. Kotak dokumen dikirimkan kembali ke Vendor

10

MNC Life

Vendor (PT MMI)

Membuat form
pinjaman dokumen

Mulai

Form Pinajaman

Register data pinjaman
dokumen
Kirim Form
Pinjaman
Pencarian Kotak
Dokumen hardcopy

Ambil Dokumen
yang diperlukan

Kirim Kotak
Dokumen ke MNC
Life

Register data
pengembalian dokumen
Kirim kembali Kotak
Dokumen ke vendor
Alokasi dokumen
pada tempat aman

Selesai

Gambar 5 Flowchart proses manual peminjaman dokumen dari vendor
3

Bisnis Proses penyimpanan dokumen menggunakan sistem
Penyediaan aplikasi ini akan mengubah proses manual tersebut agar lebih
efektif, efisien dan terkontrol dengan baik (Compulink Management Center
2007). User juga mengetahui lebih detail tentang posisi persis dokumen yang
diinginkan melalui aplikasi apakah disimpan di internal atau eksternal
(vendor), sehingga dengan mudah user mengambilnya jika diperlukan
sewaktu-waktu. Gambar 6 menunjukkan flowchart baru yang diusulkan
dengan adanya aplikasi ini untuk penyimpanan dokumen di internal dan
eksternal (vendor).

11

Mulai

User Viewer

Operator Scanner

(MNC Life)

(MNC Life)

Print Polis

Vendor (PT
MMI)

Upload softcopy ke
sistem
Softcopy

Dokumen
Polis
Hardcopy /
Softcopy ?

Kumpulkan semua
dokumen Polis
Hardcopy dan softcopy

Hardcopy
Scan Semua Dokumen
polis

Upload hasil scan ke
dalam sistem

Simpan di
Internal/Vendor
?

Internal
Vendor
Kirim Kotak
Dokumen Ke
Vendor

Register data
dokumen masuk

Alokasi
dokumen pada
tempat aman

Upload hasil scan ke
dalam sistem

Alokasi
dokumen internal

Selesai

Gambar 6 Penyimpanan dokumen di internal dan eksternal
Berikut adalah tahapan pokok yang dilakukan pada tahapan ini yaitu:
a. User melakukan printing polis yang sudah diaktifasi untuk menghasilkan
dokumen hardcopy yang menjadi bukti polis nasabah.
b. Semua dokumen hardcopy satu nasabah digabung dan dimasukkan dalam
satu map dan diberikan catatan nomor polis. Dokumen yang dikumpulkan
terdiri dari Bukti Polis, Surat Perjanjian Asuransi Jiwa (SPAJ) yang sudah

12

c.
d.
e.
f.

g.

ditanda tangan nasabah, Riwayat Kesehatan, data fotokopi identitas dan
bukti pembayaran premi pertama serta dokumen pendukung lainnya.
Dokumen discan di internal untuk dokumen berjenis hardcopy.
File hasil scan kemudian diupload ke dalam sistem IEDMS.
User memutuskan apakah dokumen akan disimpan di vendor atau di
internal.
Jika penyimpanan di internal maka akan dicatat di dalam sistem lokasi
penyimpanannya seperti nomor lemari, nomor rak dan nomor posisi
dokumen.
Jika penyimpanan di vendor, maka sejumlah tertentu dokumen nasabah
kemudian dimasukkan dalam kotak penyimpanan dokumen standar dari
vendor.
Kotak-kotak dokumen kemudian dikirimkan ke vendor untuk disimpan
dan dilakukan pendataan internal di vendor.

Dengan menggunakan sistem IEDMS ini, perusahaan/instansi memerlukan
tambahan aktivitas di internal MNC Life untuk melakukan proses scan dokumen
di internal dan aktivitas yang mengatur penempatan dokumen internal dalam
lemari yang sudah diinventarisir dengan nomor lemari, nomor rak, dan nomor
posisi dokumen. Gambar 7 menunjukkan ilustrasi model ideal lemari yang
diusulkan untuk penyimpanan dokumen di internal dan model lemari yang ada
saat ini di PT MNC Life.

Model Ideal Lemari Penyimpanan Hardcopy di
Internal Perusahaan yang dilengkapi dengan Nomor
Lemari dan Nomor Rak

Model Lemari dan Rak yang tersedia di
PT MNC Life Assurance

Gambar 7 Model lemari dan rak penyimpanan dokumen

13

B. Tahapan masuknya dokumen ke dalam sistem
Berikut ini adalah tahapan proses masuknya dokumen ke dalam sistem:
-

Dokumen Hardcopy
Pada pemrosesan dokumen hardcopy diperlukan konversi dokumen menjadi
softcopy terlebih dahulu sebelum masuk ke sistem. Untuk menjadikan
softcopy, dokumen terlebih dahulu dilakukan proses Scan menggunkan mesin
scanner. Proses scan ini dikendalikan aplikasi menggunakan program pihak
ketiga (third party) yaitu Dynamic Web Twain. Proses masuknya data
hardcopy ke sistem ditunjukkan oleh alur proses pada Gambar 8.
SCAN
Local folder
D:\Scan\

UPLOAD
DMS\scantemp\

INDEXING
DMS\scan\

QUALITY CONTROL
DMS\release\BATCH1\

Gambar 8 Tahapan proses masuknya dokumen hardcopy ke dalam sistem
Berikut ini adalah keterangan tentang masing-masing alur proses dokumen
hardcopy masuk ke sistem:
• Scan
Dokumen discan menggunakan mesin scanner yang dikontrol melalui
aplikasi. Proses scanning akan dilakukan di lokal komputer klien yang
secara default file disimpan di folder D:\scan\.
• Upload
Setelah proses scan dilakukan, dalam screen yang sama disediakan proses
upload yang akan memindahkan file hasil scan ke folder web server
DMS\scantemp\ untuk diolah dalam proses berikutnya.
• Indexing
Dalam proses ini dilakukan pemetaan file dokumen dengan data nomor
obyek yang diinginkan untuk disimpan dalam database dan juga akan
dilakukan copy file dari folder DMS\scantemp\ ke folder DMS\scan\.
• Quality Control (QC)
Setelah proses indexing, maka dilakukan pengecekan dokumen sebelum
direlease menjadi dokumen yang siap di view. Dalam proses ini, file akan
dipindahkan dari folder temporary scan (DMS\scan) ke folder file yang
sudah release (DMS\release). Sub folder “BATCH” akan dibuat untuk
menampung file yang direlase. Setiap folder “BATCH” akan menampung
500 file baik berasal dari hasil scan maupun hasil upload. Pembuatan sub
folder ini mempertimbangkan struktur folder di sistem operasi yang akan
banyak sekali jika ditampung sesuai objek data seiring perkembangan
bisnis.

14

-

Dokumen Softcopy
Pada pemrosesan dokumen softcopy hanya diperlukan proses upload dari lokal
komputer klien ke server melalui aplikasi. setelah itu kemudian dilakukan
pemetaan data softcopy tersebut agar dikenal dalam sistem sebagai dokumen
dengan indeks tertentu. Proses upload dikontrol melalui aplikasi melalui 2
cara yaitu menggunakan menggunakan program upload biasa (aplikasi form
web HTML dan PHP pengelola program file) atau melalui aplikasi third party
Dynamic Web Twain. Dengan menggunakan aplikasi upload biasa ini tidak
menjalankan program dari third party dan tidak diperlukan instalasi program
third party Dynamic Web Twain di setiap komputer klien. Sedangkan
penggunaan program upload melalui aplikasi Dynamic Web Twain diperlukan
instalasi aplikasi tersebut di setiap komputer klien. Proses masuknya data
hardcopy ke sistem ditunjukkan oleh alur proses pada Gambar 9.

UPLOAD
Open Local File

INDEXING
DMS\upload

QUALITY CONTROL
DMS\release\BATCH1

Gambar 9 Tahapan proses masuknya dokumen softcopy ke dalam sistem

Berikut ini adalah keterangan tentang masing-masing alur proses dokumen
hardcopy masuk ke sistem:
• Upload
Pada tahapan ini, user melakukan upload file yang menjadi dokumen
otentik suatu objek data dari folder lokal ke web server DMS\upload.
• Indexing
Dalam proses ini dilakukan pemetaan (mapping) file dokumen yang
diupload dengan data nomor obyek yang diinginkan untuk disimpan dalam
database. Data pemetaan ini yang menjadi key pencarian data dan
dokumen dalam sistem.
• Quality Control (QC)
Pada tahapan ini, user mengecek apakah dokumen yang diupload layak
untuk di release sebagai dokumen yang benar untuk digunakan dalam
sistem. Jika sudah sesuai maka sistem akan memindahkan file dari folder
DMS\upload\ ke folder DMS\release\ dengan sub folder BATCH tertentu.

C. Context Diagram

1

Context Diagram pada sistem ini terdiri dari 4 entitas luar yaitu:
Admin
Admin adalah user yang mempunyai akses untuk mengatur hak akses user
dan melakukan setup pada tabel kontrol sistem. Pengaturan hak akses user
dikhususkan pada menu-menu yang tampil untuk user tertentu berdasarkan
grup akses. Sebagai contoh adalah hak akses grup Administrator diberikan

15

2

3

4

akses penuh pada semua menu yang ada di dalam sistem sedangkan hak
akses untuk grup akses Operator Scanner hanya akan diberikan hak akses
pada menu menampilkan dokumen, proses scan, proses upload, alokasi
dokumen dan proses peminjaman. Namun grup Operator Scanner ini tidak
diberikan akses untuk mengatur hak akses user dan setup tabel kontrol
sistem. Untuk grup VIEWER hanya diberikan akses untuk melihat
dokumen, alokasi dan peminjaman dokumen.
Operator Scanner
Operator Scanner adalah orang yang ditugaskan untuk memasukkan
dokumen kedalam sistem, mengalokasikan dokumen dan mengontrol
proses peminjaman dokumen.
Viewer
Viewer adalah user yang menggunakan sistem untuk melihat isi dokumen
dan melakukan peminjaman dokumen hardcopy jika diperlukan. User-user
pada aplikasi ini contohnya adalah bagian New Business, Administrasi,
Klaim, Customer Service yang memerlukan untuk melihat dokumen dalam
sistem.
Vendor
Vendor adalah perusahaan yang melayani jasa penyimpanan
dokumen/arsip dan menjaga keamanan dokumen.
Gambar 10 menunjukkan model Context Diagram sistem IEDMS
ini.

Gambar 10 Context diagram

D. Data Flow Diagram (DFD)
-

DFD Level 1
Pada DFD Level 1 ini, proses dibagi menjadi 6 proses seperti ditunjukkan
pada Gambar 11. Berikut adalah penjelasan masing-masing proses:

16

Gambar 11 DFD Level 1

1

2

Proses Scan
Proses Scan adalah proses memasukkan dokumen hardcopy ke dalam
sistem menggunakan mesin scanner yang dikontrol dalam aplikasi IEDMS
ini menggunakan program Dynamic Web Twain.
Proses Upload
Proses Upload adalah proses memasukkan dokumen softcopy ke dalam
sistem. Dokumen-dokumen yang sudah menjadi softcopy seperti format
image, MS Word, Excel, PDF atau voice (WAV format) dapat dilakukan
upload supaya dapat dikontrol oleh sistem penggunaan dan
pengalokasiannya.

17

3

4

5

6

-

Proses Alokasi Dokumen
Proses Alokasi Dokumen adalah proses penyimpanan dokumen hardcopy
di lokasi yang sudah disediakan. Lokasi penyimpanan bisa dilakukan di
dalam perusahaan yang disebut Lokasi Penyimpanan Internal atau di luar
perusahaan yang disebut Lokasi Penyimpanan Eksternal.
Proses View Dokumen
Proses View Dokumen adalah proses yang disediakan untuk melihat isi
dokumen. Pada proses ini dilakukan filter dokumen berdasarkan kodekode pencarian tertentu dan melakukan seleksi pada saat menampilkan
dokumen sesuai format yang ada di sistem. Seleksi diperlukan karena
format dokumen yang berbeda dan perlu penyesuaian aplikasi yang
digunakan untuk menampilkan dokumen tersebut. Seperti contoh format
Image dan PDF ditampilkan menggunakan viewer image dan PDF
sedangkan Voice meggunakan player voice yang dalam hal ini baru
terbatas pada format WAV.
Proses Peminjaman dan Pengembalian Dokumen
Proses Peminjaman dan Pengembalian Dokumen adalah proses yang
disediakan untuk mengontrol proses peminjaman dokumen dan juga
proses pada saat peminjam tersebut melakukan pengembalian dokumen.
Proses Maintenance Data Security dan Setup Parameter
Proses Maintenance Data Security dan Setup Parameter adalah proses
untuk mengatur hak akses user (security access) dan setup parameter
dokumen seperti setup master data Grup Bisnis, master data Kategori
Dokumen, data master Tujuan Pinjaman dan data master Vendor. Proses
ini diperlukan karena aplikasi IEDMS ini bisa digunakan di semua jenis
perusahaan, organisasi, lembaga, instansi pemerintah atau swasta yang
masing-masing mempunyai penamaan sendiri untuk master-master data di
atas.

DFD Level 2 Proses 1 (Proses Scan)
Proses Scan dibagi kedalam 4 proses seperti ditunjukkan pada Gambar 12.
Berikut adalah penjelasan masing-masing proses:
1 Scan Dokumen
Proses Scan Dokumen adalah aktivitas scan hardcopy menggunakan
hardware scanner yang dikontrol melalui aplikasi Dynamic Web Twain
dan menghasilkan file softcopy yang disimpan di folder komputer lokal.
2

Upload File Hasil Scan
Proses Upload File Hasil Scan adalah proses memindahkan file hasil scan
dari folder komputer lokal ke folder komputer server. Hasil upload
disimpan sementara di folder server yaitu [DMS\scantemp\].

3

Indexing
Proses Indexing adalah proses pemetaan dokumen hasil scan ke dalam
Grup Bisnis, Kode Objek Data dan Kategori Dokumen yang akan
diupload. Proses ini juga melakukan seleksi dokumen hasil upload apakah
layak untuk dijadikan dokumen yang akan digunakan dalam aplikasi

18

nantinya. Di dalam proses ini file yang di dalam folder [DMS\scantemp\]
yang merupakan file-file hasil upload akan ditampilkan semua dan dipilih
menggunakan objek checkbox. Jika dokumen layak untuk dilanjutkan ke
proses berikutnya maka user diminta untuk menekan tombol RELEASE
dan data dokumen yang sudah dipetakan dengan kode-kode diatas akan
disimpan dalam tabel T_SCAN_MASTER dengan kode status ‘1’ yang
berarti data dokumen dalam proses indexing sedangkan data detail lokasi
file softcopy dokumen disimpan dalam tabel T_SCAN_DETAIL. Dalam
proses ini juga dilakukan pemindahkan file dari folder [DMS\scantemp\]
ke folder [DMS\scan\] supaya bisa digunakan oleh proses selanjutnya
yaitu Quality Control, sedangkan file yang tidak layak untuk dilanjutkan
ke proses berikutnya akan dihapus secara dari folder [DMS\scantemp\]
dengan menekan tombol DELETE.

Gambar 12 DFD Level 2 Proses 1
4

Quality Control (QC)
Proses Quality Control adalah proses seleksi dokumen hasil indexing dan
upload apakah layak untuk dijadikan dokumen yang akan digunakan
dalam aplikasi atau tidak. Jika layak maka file akan dipindahkan dari
folder [DMS\scan\] ke folder [DMS\release\] yang dibagi dalam beberapa
sub folder BATCH yang menampung 500 file dalam satu sub folder batch.
Data dalam tabel T_SCAN_MASTER diubah statusnya menjadi ‘2’ yang
berarti data sudah dipindahkan ke tabel dokumen layak release yaitu
T_DOKUMEN dan data dalam tabel T_SCAN_DETAIL yang berisi
lokasi file hasil indexing juga akan dipindahkan ke tabel
T_DOKUMEN_DETAIL dengan diikuti perubahan lokasi file sesuai
lokasi terbaru.

-

DFD Level 2 Proses 2 (Proses Upload)
Proses Upload terdiri dari 3 proses seperti ditunjukkan pada Gambar 13.
Berikut adalah penjelasan masing-masing proses:
1

Upload

19

2

3

Proses Upload digunakan untuk memindahkan file softcopy dari folder
lokal komputer klien ke folder di server [DMS\upload\]
Indexing
Proses Indexing digunakan untuk memetakan kode softcopy file yang
diupload dan disimpan dalam tabel T_UPLOAD_MASTER dan detail
lokasi file upload disimpan di tabel T_UPLOAD_DETAIL.
Quality Control
Proses Quality Control adalah proses seleksi dokumen hasil indexing dan
upload apakah layak untuk dijadikan dokumen yang akan digunakan
seterusnya dalam aplikasi atau tidak. Jika layak maka file akan
dipindahkan dari folder [DMS\upload\] ke folder [DMS\release\] yang
dibagi dalam beberapa sub folder BATCH yang menampung 500 file
dalam satu sub folder batch. Data dalam tabel T_UPLOAD_MASTER
diubah statusnya menjadi ‘2’ yang berarti data sudah dipindahkan ke tabel
dokumen layak release yaitu T_DOKUMEN dan data dalam tabel
T_UPLOAD_DETAIL yang berisi lokasi file hasil indexing juga akan
dipindahkan ke tabel T_DOKUMEN_DETAIL dengan diikuti perubahan
lokasi file sesuai lokasi terbaru.

Gambar 13 DFD Level 2 Proses 2
-

DFD Level 2 Proses 3 (Alokasi Dokumen)
Proses Alokasi dokumen terdiri dari 4 proses seperti ditunjukkan pada Gambar
14. Berikut adalah penjelasan masing-masing proses:
1

2

Susun Dokumen Hardcopy
Proses Susun Dokumen Hardcopy adalah proses menyusun dokumen
hardcopy yang akan disimpan di tempat yang ditentukan baik Internal
maupun Eksternal (vendor). Untuk penyimpanan internal biasanya
dimasukkan ke dalam map atau binder terlebih dahulu sedangkan untuk
penyimpanan eksternal biasanya dokumen yang sudah disusun dan
dimasukkan ke dalam map/binder, kemudian dimasukkan lagi ke dalam
kotak dokumen standar vendor.
Catat Tempat Penyimpanan

20

3

4

Proses Catat Tempat Penyimpanan adalah proses pencatatan lokasi
dokumen di sistem. Untuk penyimpanan internal, dokumen harus mencatat
3 item data yaitu Nomor Lemari, Nomor Rak dan Nomor Urutan dokumen
dalam Rak (Nomor Posisi). Sedangkan penyimpanan eksternal cukup
dicatat kode vendor tempat penyimpanan dokumen tersebut.
Simpan Hardcopy Internal
Proses Simpan Hardcopy Internal adalah proses penyimpanan dokumen
hardcopy di internal sesuai lokasi yang sudah dicatat sistem.
Kirim Dokumen ke vendor
Proses Kirim Dokumen ke vendor adalah proses pengiriman dokumen ke
vendor jasa penyimpanan arsip dan keamanan dokumen.

Gambar 14 DFD Level 2 Proses 3
-

DFD Level 2 Proses 4 (View Dokumen)
Proses View Dokumen dibagi dalam 3 proses seperti ditunjukkan pada
Gambar 15. Berikut adalah penjelasan masing-masing proses:
1

2

3

Pencarian Data
Proses Pencarian Data adalah proses pencarian data oleh sistem sesuai
input parameter atau key data yang dimasukkan oleh user. Parameter input
ada 3 yaitu Grup Bisnis, Kategori Dokumen dan ID Objek Data. Query
database akan melakukan searching data dengan menggunakan statement
LIKE untuk ID Objek Data karena bisa diinput karakternya sebagian atau
lengkap.
Seleksi Kategori Data
Proses Seleksi Kategori Data adalah proses seleksi (filter) informasi
format file yang didapat dari hasil pencarian data (Query database). Ada
beberapa format data yang dikeluarkan dari hasil pencarian yaitu JPG,
TIFF, PDF dan audio berformat WAV.
Tampilkan Objek Viewer Sesuai Kategori
Proses Tampilkan Objek Viewer Sesuai Kategori adalah proses
menampilkan hasil pencarian data sesuai format file menggunakan cara

21

tampilan yang disediakan oleh program web HTML. Untuk image JPG
ditampilkan langsung di dalam page HTML dengan tag , PDF dan
TIFF ditampilkan dengan membuka langsung link file PDF di browser
internet untuk ditampilkan. Sedangkan untuk file berformat audio (WAV)
dipilih video player yang cocok seperti format WAV ditampilkan dengan
tag HTML . Jika ada file selain format JPG, PDF, TIFF
dan WAV, maka program hanya menggunakan link saja untuk
menampilkan dokumen tersebut dan jika browser internet yang digunakan
tidak mendukung, maka otomatis browser akan menampilkan layar
download file.

Gambar 15 DFD Level 2 Proses 4

-

DFD Level 2 Proses 5 (Peminjaman/Pengembalian Dokumen)
Proses Peminjaman/Pengembalian Dokumen terdiri dari 7 proses seperti
ditunjukkan pada Gambar 16. Berikut adalah penjelasan masing-masing
proses:
1

2

3

4

Proses Pencarian Dokumen
Proses Pencarian Dokumen adalah proses pencarian dokumen yang akan
diinginkan untuk dipinjam. Data yang ditampilkan adalah dokumen status
fisiknya berupa hardcopy (kode status dokumen = ‘ADA’ dan untuk status
pinjaman dokumen bukan dalam proses pinjaman atau sudah dipinjam.
Proses Input Form Pinjaman
Proses Input Form Pinjaman adalah proses input data pinjaman yang akan
disimpan dalam tabel T_PINJAMAN_DOKUMEN yang berisi informasi
dokumen hardcopy yang dipinjam, informasi peminjam, jumlah hari
peminjaman dan user yang input data.
Proses Pengambilan Dokumen Internal
Proses Pengambilan Dokumen Internal adalah proses pengambilan
dokumen jika dokumen yang dipinjam tersimpan di lokasi internal
perusahaan.
Proses Pengiriman Form Pinjaman ke Vendor
Proses Pengiriman Form Pinjaman ke Vendor adalah proses pengambilan
dokumen jika dokumen yang dipinjam tersimpan di lokasi eksternal
perusahaan (vendor).

22

5

Proses Pengiriman Hardcopy ke Partner
Proses Pengiriman Hardcopy ke Partner adalah proses pengiriman
hardcopy dokumen oleh vendor ke partner perusahaan yang melakukan
permohonan peminjaman dokumen.

Gambar 16 DFD Level 2 Proses 5
6

7

8

-

Proses Input Form Pengembalian
Proses Input Form Pengembalian adalah proses input data pada form
pengembalian dokumen yang disediakan oleh sistem yang mencatat user
yang mengembalikan, kondisi dokumen pada saat pengembalian dan
tanggal pengembalian.
Proses Pengembalian Internal
Proses Pengembalian Internal adalah proses pengembalian dokumen yang
disimpan di internal sesuai data item lokasi dokumen asal (Nomor Lemari,
Nomor Rak dan Nomor Posisi dokumen).
Proses Pengembalian Eksternal
Proses Pengembalian Eksternal adalah proses pengembalian dokumen
hardcopy ke vendor setelah selesai digunakan.

DFD Level 2 Proses 6 (Maintenance data security dan parameter)
Proses data security dan parameter terdiri dari 4 proses seperti ditunjukkan
pada Gambar 17. Berikut adalah penjelasan masing-masing proses.

23

Gambar 17 DFD Level 2 Proses 6
1

2

3

4

Input User
Proses Input User adalah proses yang digunakan untuk melakukan
pendaftaran user atau perbahan data user yang berupa User id, Nama User,
Password User.
Input Grup
Proses Input Grup adalah proses yang digunakan untuk input keterangan
grup user.
Contoh:
Grup Administrator
Grup Operator Scanner
Grup Viewer
Input Menu
Proses Input Menu adalah proses untuk input menu-menu yang ada di
dalam sistem dalam struktur hirarki model tree. Menu ini berisi nama
menu yang tampil, urutan, posisi dan link dari menu tersebut ke program
PHP tertentu.
Contoh:
Search
• General Search
Source
• Scan
• Upload
Setup
• Setup User
• Setup Menu
Input Grup Menu
Proses Input Grup Menu adalah proses untuk mengelompokkan menumenu berdasarkan grup user tertentu.
Contoh:
Administrator
Diberikan akses ke semua menu yang ada pada sistem.
Operator Scanner

24

5

Diberikan akses ke menu searching dokumen, proses scan, upload dan
alokasi dokumen.
Viewer
Diberikan akses hanya pada searching dan view dokumen.
Input Grup User
Input Grup User adalah proses yang digunakan untuk mengelompokkan
user berdasarkan fungsinya masing-masing.
Contoh:
Grup Administrator untuk user yang akan mengatur kontrol aplikasi
seperti security, setup parameter dan quality control.
Grup Operator Scanner untuk user yang akan melakukan scan dan
upload dokumen ke dalam sistem.
Grup Viewer untuk user yang hanya diberikan akses untuk melihat isi
dokumen.

E. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 18 menunjukkan model Entity Relationship Diagram (ERD) yang
sudah dituangkan dalam bentuk tabel database. Keterangan Tabel dan semua
Atribut Tabel dapat dilihat di Lampiran 1 dan 2.
F. Rancangan Menu
Rancangan tampilan menu dibuat model pull down seperti ditujukkan pada
Gambar 19. Rancangan menu ini bisa dibuat dinamis yang dapat ditambahkan
melalui aplikasi. Fasilitas ini diperlukan untuk pengembangan aplikasi jika ada
fasilitas baru yang dibuatkan oleh seorang programmer lain dengan membuat link
menu ke program dalam aplikasi. Daftar lengkap struktur menu ditunjukkan pada
Lampiran 3.
G. Rancangan Tampilan User Interface
Rancangan tampilan user interface seperti ditunjukkan pada Gambar 20
terdiri dari 4 bagian dibawah ini dan tampilan user interface dari aplikasi dapat
dilihat pada Lampiran 4. Pengaturan obyek-obyek tampilan dalam user interface
mengikuti petunjuk-petunjuk yang diterangkan di dalam buku Galitz 2007 seperti
aturan penempatan obyek, pemilihan obyek (combobox, textbox, option button,
button, checkbox), pengelompokan obyek berdasarkan kategori dan lain-lain.
- Bagian Header
Bagian Header berisi gambar logo dan keterangan pengguna aplikasi seperti
nama perusahaan, nama aplikasi dan versi aplikasi.
- Bagian Menu Pull-down
Bagian Menu Pull-down menampilkan daftar menu utama yang pada saat di
klik maka akan menampilkan pull-down menu ke bawah dalam struktur tree
seperti ditunjukkan pada Gambar 20.
- Bagian Body

25

-

Bagian Body berisi bagian screen utama yang menampilkan informasi sesuai
program dan fungsinya masing-masing yang dibuka dari pilihan menu pulldown.
Bagian Footer
Bagian Footer berisi informasi alamat perusahaan atau informasi lain yang
penting. Bagian ini selalu tampil di aplikasi seperti halnya Header dan Menu.

Gambar 18 Entity Relation Diagram (ERD)

26

Gambar 19 Model rancangan struktur menu

Gambar 20 Model rancangan tampilan user interface
H. Rancangan Tampilan System Interface
Rancangan tampilan system interface seperti ditunjukkan pada Gambar 21
mengacu pada tampilan standar dari program pihak ketiga (third party) yaitu
Dynamic Web Twain. Pada tampilan ini terdiri dari 4 bagian utama yaitu:
- Bagian Scan

27

-

-

-

Bagian Scan berfungsi untuk menjalankan mesin scanner sesuai merk yang
ada di dalam obyek combobox dalam aplikasi twain. Obyek combobox ini
akan diisi oleh program twain jika ditemukan twain scanner yang diinstall di
komputer lokal.
Bagian Load a Local Image
Bagian Load a Local Image berfungsi untuk membuka file-file yang ada di
komputer lokal seperti JPG, TIF atau PDF.
Bagian Tampilan Gambar
Bagian Tampilan Gambar berfungsi untuk menampilkan gambar hasil scan
atau file-file gambar yang dibuka dari komputer lokal melalui menu Load a
Local Image. Dalam tampilan ini bisa diatur ukuran tampilan gambar dalam
kotak dengan dimensi 1x1, 2x2, 3x3, 4x4 dan 5x5.
Bagian Edit
Bagian Edit berfungsi untuk melakukan editing pada gambar yang ditunjuk,
seperti memutar gambar dengan sudut 90 derajat atau 180 derajat,
menambahkan kata-kata pada gambar atau mengatur ukuran pixel gambar.

Gambar 21 Model rancangan tampilan system interface

28

-

Bagian Upload
Bagian ini berfungsi untuk memindahkan file-file gambar yang sudah
ditampilkan di bagian tampilan gambar ke folder server. Semua gambar yang
tampil bisa disatukan menjadi satu file jika dipilih option TIFF/PDF dengan
mode Multiple Page-TIFF atau Multiple Page-PDF. Namun jika tidak dipilih,
maka yang akan diupload hanya gambar yang ditunjuk dalam editor tampilan
saja. Bagian Upload ini menjadi penting karena menjadi awal proses
masuknya dokumen ke server yang akan disimpan di folder penampung
sementara hasil scan [DMS\scan\].

Construction
Pada tahapan construction dilakukan pembuatan program berdasarkan
analisis model yang digambarkan pada tahapan ke 3.Berikut adalah tools yang
digunakan dalam pengembangan sistem IEDMS ini:
- Server side script: PHP Native Version 5
Petunjuk pemrograman mengacu pad cara-cara yang diterangkan dalam buku
pemrograman PHP yaitu dari buku Nixon 2014, Luric 2008 dan Gutmans
2005)
- Client side script: Javascipt, html, jquery, css
- Web Server : Apache
- Database : MS SQL 2008
- Design Model: www.draw.io
- Aplikasi Twain Scanner : Free trial version from dynamsoft web twain
scanner (PHP Version) – www.dynamsoft.com
- Operating Sistem Windows 7
Pada tahapan ini juga dilakukan testing menggunakan black-box testing yang
hasilnya ditunjukkan pada Lampiran 5.

Deployment
Pada tahapan deployment dilakukan implementasi program di web server
dengan memindahkan file source program PHP dari komputer lokal pro