Analisis Sistem Yang Berjalan

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem yang berjalan pada perpustakaan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem untuk dijadikan landasan usulan perancangan analisis sistem yang sedang berjalan yang dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada pada perpustakaan.

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan kegiatan pengumpulan informasi mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuan dari analisis dokumen adalah mengetahui dan memahami dokumen-dokumen apa saja yang terlibat dan mengalir dalam suatu sistem yang sedang berjalan. Dokumen yang digunakan pada sistem informasi Perpustakaan Pusdiklat TMB Bandung adalah sebagai berikut : 1. Nama Dokumen : Data Anggota Sumber : Anggota Rangkap : 1 Fungsi : Sebagai penyimpan data anggota Item Data : No_Anggota,Nama,Tempat_Lahir,Tgl_Lahir, Jenis_Kelamin,Alamat,Telepon 2. Nama Dokumen : Kartu Peminjaman Sumber : Pustakawan 45 Rangkap : 1 Fungsi : Sebagai Identitas atau tanda pengenal Item Data :No_Anggota,Nama_Anggota,Tempat_Lahir, Tgl_Lahir,Alamat,Telepon 3. Nama Dokumen : Buku Sumber : Pustakawan Rangkap :1 Fungsi : Sebagai data buku yang akan dipinjam Item Data : Kode_Buku,Jenis_Buku,Judul_Buku, Pengarang,Penerbit,Tahun_Terbit,Kota_Terbit, Tgl_Terima 4. Nama Dokumen : Buku Peminjaman Sumber : Pustakawan Rangkap : 1 Fungsi : Sebagai data peminjaman Item Data : No_Peminjaman,No_Anggota,Nama_Peminjaman, Tgl_Peminjaman,Kode_Buku,Judul_Buku,Penulis 5. Nama Dokumen : Laporan Peminjaman Sumber : Pustakawan Rangkap : 2 Fungsi : Sebagai pelaporan peminjaman buku Item Data :No_Peminjaman,Tgl_Peminjaman, No_Anggota, Nama_Anggota,Kode_Buku,Judul_Buku 6. Nama Dokumen : Buku Pengembalian Sumber : Pustakawan Rangkap : 1 Fungsi : Sebagai data pengembalian Item Data : No_Peminjaman,Tgl_Peminjaman,Tgl_Pengembalian, No_Anggota,Nama_Anggota,Kode_Buku,Judul_Buku 7. Nama Dokumen : Laporan Pengembalian Sumber : Pustakawan Rangkap : 1 Fungsi : Sebagai pelaporan pengembalian buku Item Data : No_Peminjaman,Tgl_Peminjaman,Tgl_Pengembalian, No_Anggota,Nama_Anggota,Kode_Buku,Judul_Buku

4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Prosedur kerja yang terlibat dalam sistem peminjaman dan pengembalian buku di Perpustakaan Pusdiklat TMB adalah sebagai berikut : Anggota yang sudah terdaftar sebagai anggota perpustakaan pusdiklat TMB di perbolehkan meminjam buku yang dibutuhkan. Bahan pustaka yang dapat dipinjamkan adalah bahan pustaka yang telah selesai diproses dibagian teknis terutama pada bagian pengolahan bahan pustaka. Bahan pustaka yang sudah diproses antara lain : 1. Bahan pustaka yang sudah diberi nomor induk dan dicatat di buku induk. 2. Bahan pustaka yang sudah diberi nomor klasifikasi dan sudah dibuatkan kartu katalog. 3. Bahan pustaka yang sudah diberi perlengkapan buku, serta sudah diberi cap perpustakaan. Peminjaman buku di perpustakaan memiliki ketentuan tersendiri, baik jumlah maksimal buku yang dapat dipinjam, lama waktu peminjaman, dan sebagainya. Berikut adalah ketentuan-ketentuan yang harus di patuhi oleh anggota : 1. Buku yang dipinjam maksimal 2 eksemplar 2. Waktu peminjaman buku selama 2 minggu Perpustakaan Pusdiklat TMB Bandung menerapkan sistem peminjaman menggunakan kartu pinjaman. Setiap anggota yang telah terdaftar sebagai anggota perpustakaan diberi waktu pinjaman yang berisi data anggota dan data peminjaman untuk digunakan ketika anggota akan meminjam bahan pustaka. Ada beberapa tahap atau prosedur yang harus dilakukan oleh anggota agar dapat meminjam buku adalah sebagai berikut : 1. Anggota datang ke perpustakaan dengan membawa kartu pinjaman 2. Anggota mengisi daftar buku tamu yang di letakkan tepat dimeja samping pintu masuk. 3. Anggota membawa buku yang akan dipinjam ke bagian pustakawan untuk dicatat dan menyerahkan kartu pinjaman. 4. Petugas pustakawan mencatat data semua buku yang akan dipinjam ke buku peminjaman. 5. Pustakawan menulis tanggal pengembalian buku di slip tanggal yang ditempel di cover buku bagian belakang. 6. Pustakawan mencatat no klasifikasi buku dan tanggal pengembalian buku satu persatu dari kartu pinjaman. 7. Pustakawan menyimpan kartu pinjaman milik anggota di kotak tempat penyimpanan kartu pinjaman yang tersedia. 8. Pustakawan menggunakan data peminjaman dari buku peminjaman untuk membuat 2 rangkap laporan peminjaman setiap akhir tahun. Setelah meminjam buku , anggota harus mengembalikan buku tersebut ke perpustakaan. Selain ketentuan yang berlaku dalam prosedur peminjaman buku, ada beberapa ketentuan lain yang harus di perhatikan terutama pada proses pengembalian buku. Berikut ketentuan-ketentuan pengembalian buku yang harus di patuhi oleh anggota. 1. Keterlambatan pengembalian buku pinjaman tidak dikenakan denda, tapi hanya diberikan teguran. 2. Kerusakan atau kehilangan buku yang dipinjam merupakan tanggung jawab penuh peminjam dengan cara memperbaiki atau mangganti dengan buku yang sama atau diganti dengan uang seharga buku tersebut.

4.1.2.1 Flow map yang Berjalan

Model dari sistem pelayanan Peminjaman dan Pengembalian Buku Perpustakaan Pusdiklat TMB Bandung yang berjalan dapat digambarkan dalam bentuk Flow Map seperti gambar 4.1 dibawah ini: 49 Formulir Pendaftaran Fotokopi KTP Formulir Pendaftaran Fotokopi KTP Kartu Anggota Kartu Anggota 2 Laporan Anggota Anggota Pustakawan Kep Perpus Catat Data Anggota Buku Anggota Membuat Kartu Anggota Membuat Laporan Data Anggota Laporan 1 Anggota Arsip Anggota Gambar 4.1 Pendaftaran Anggota Perpustakaan Berjalan Gambar 4.2 Flow Map Yang Berjalan D a ta A n g g o ta D a ta A n g g o ta Y a n g T e ris i K a rtu P e m in ja m a n B u k u K a rtu P e m in ja m a n B u k u 2 A n g g o ta P u s ta k a w a n K e p . P e rp u s L a p o ra n P e m in ja m a n C a ta t D a ta P e m in ja m a n B u k u P e m in ja m a n M e m b u a t L a p o ra n P e m in ja m a n L a p o ra n 1 P e m in ja m a n M e n g is i D a ta A n g g o ta D a ta A n g g o ta Y a n g T e ris i K a rtu P e m in ja m a n B u k u K a rtu P e m in ja m a n K a rtu P e m in ja m a n C a ta t D a ta P e n g e m b a lia n B u k u P e n g e m b a lia n 2 L a p o ra n P e n g e m b a lia n M e m b u a t L a p o ra n P e n g e m b a lia n L a p o ra n 1 P e n g e m b a lia n K a rtu P e m in ja m a n B u k u B u k u B u k u A rs ip L a p P e m in ja m a n A rs ip L a p P e n g e m b a lia n Ar s ip Bu ku Pemi nja man B u k u P e m in ja m a n Buk u Pengem bal ian

4.1.2.2. Diagram Konteks

Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan secara keseluruhan, termasuk menggambarkan aliran-aliran data yang masuk dan keluar pada sistem tersebut. Diagram konteks digunakan juga untuk mempresentasikan keseluruhan dari sistem. Adapun diagram konteks sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : Gambar 4.3 Diagram Kontek Yang Berjalan

4.1.2.3. Data Flow Diagram DFD

DFD berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhatikan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD yang sedang berjalan digambarkan sebagai berikut : Sistem Perpus Anggota Kep Perpus Data Terisi Laporan Pengembalian Laporan Peminjaman Kartu Peminjaman, Buku Kartu Anggota,Buku Kartu Peminjaman Gambar 4.4 DFD Yang Berjalan 53 Anggota Kep. Perpus .4 Catat Data Peminjaman 5 Membuat Laporan Peminjaman Data Peminjaman Laporan Peminjaman Data Peminjaman Data Peminjaman Buku Data Buku 1 Catat Data Anggota Kartu Anggota Data Anggota Data Anggota 6 Catat Data Pengembalian 7 Membuat Laporan Pengembalian Data Pengembalian Buku, Kartu Laporan Pengembalian Data Pengembalian Data Pengembalian Data Anggota Kartu Anggota 2 Membuat Kartu Anggota Data Anggota Kartu Anggota 3 Membuat Laporan Anggota Data Anggota Laporan Anggota Data Pengembalian

4.1.3. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian dari sistem informasi peminjaman dan pengembalian buku di Perpustakaan Pusdiklat TMB Bandung yang sedang berjalan maka penulis mengevaluasi sistem sebagai berikut : Tabel 4.1 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan Permasalahan Rencana Perancangan Solusi 1.Proses pengolahan data transaksi dan penyimpanan data masih menggunakan media pencatatan buku proses transaksi untuk pengembalian akan sulit melakukan proses pengolahan dan Kesulitan dalam melakukan proses pencarian data buku. 1.Dibangunnya sistem yang akan dapat melakukan proses pengolahan dan pencatatan transaksi yang secara otomatis untuk dapat disimpan dalam database dan mempermudah proses pencarian data buku. 2.Proses pembuatan laporan yang masih manual yaitu harus merekap ulang data transaksi dari buku-buku transaksi. 2.Dalam proses pembuatan laporannya akan secara otomatis dapat dilakukan oleh sistem tanpa harus merekap ulang data. Sehingga berdasarkan hasil evaluasi sistem diatas maka penulis mengusulkan sebuah perancangan Sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian Buku Perpustakaan Pusdiklat TMB Bandung. 54

4.2 Perancangan Sistem