Komponen Laporan keuangan yang dikirim

II. ADMINISTRASI UMUM DALAM PENGELOLAAN KEUANGAN Administrasi umum dalam manajemen keuangan proyek merupakan hal yang sangat penting karena dengan administrasi yang baik maka transaksi yang dilakukan dapat akuntable dan transparan. Administrasi umum dalam manajemen keuangan proyek ini meliputi aturan detail tentang aturan administrasi umum, administrasi Voucher. dokumen pendukung yang diperlukan dan pedoman mendasar tentang dasar pembayaran suatu biaya.

II.1 ADMINISTRASI UMUM 1. Batas waktu pengiriman laporan keuangan

Laporan keuangan disusun dan dikirim ke PR secara bulanan dengan ketentuan sebagai berikut : a. Laporan dari SR ke PR Laporan keuangan SR ke PR dikirim paling lambat tanggal 10 untuk soft copy dan tanggal 15 untuk hard copy setiap bulan berikutnya. Laporan keuangan dikirim ke email IC masing- masing dan di CC tim keuangan PR team.financepr-tbaisyiyah.or.id dan CC ke email laporanpr-tbaisyiyah.or.id b. Laporan dari SSR ke SR Laporan keuangan SSR ke SR dikirim paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya untuk soft copy dan tanggal 10 untuk hard copy setiap bulan berikutnya. Laporan keuangan dikirim ke email staf keuangan SRbaik seniorjunior staf dan di CC tim SR c. Pengiriman laporan keuangan dalam kondisi khusus  Jika terjadi masalah serius di SR sehingga dapat mengakibatkan keterlambatan pengiriman laporan keuangan ke PR baik hard copy maupun soft copy maka SR harus memberi tahu ke PR secara tertulis 5 hari sebelum berakhirnya periode tutup buku bulan yang bersangkutan.  Jika terjadi masalah serius di SSR sehingga dapat mengakibatkan keterlambatan pengiriman laporan keuangan ke SR baik hard copy maupun soft copy maka SSR harus memberi tahu ke SR secara tertulis 7 hari sebelum berakhirnya periode tutup buku bulan yang bersangkutan.  Jika terjadi masalah yang sangat serius di SR dan SSR sehingga dapat mengakibatkan keterlambatan pengiriman laporan keuangan ke PR baik hard copy maupun soft copy seperti kebakaran, kebanjiran dll maka SR dan SSR harus memberi tahu ke PR secara tertulis atau telpon atau SMS dalam waktu 2x duapuluh empat jam.

2. Komponen Laporan keuangan yang dikirim

a. Laporan Soft Copy Laporan soft copy yang dikirim meliputi: 1. Scan rekening Koran bulan yang bersangkutan 2. Scan atas rekonsiliasi rekening Koran yang sudah ditanda tangani lengkap 3. Scan cash opname atas dana kas kecil pada akhir bulan yang bersangkutan dan sudah ditanda tangani lengkap 4. Detail outstanding advanceAdvance Register per akhir bulan yang bersangkutan yang sudah ditanda tangani lengkap 3 5. File GL yang telah terisi lengkap, dengan saldo di neraca sudah sama dengan dokumen hard copy rekening Koran, buku bank, rekonsiliasi bank; cash opname, buku kas dan advance register 6. Data soft copy komponen laporan keuangan harus sudah ada nama filenya dan bisa dibaca jelas, dengan Format: SR-SSR-dok-bulan tahun, mis s al: SR jateng-SSR kbm- rek koran-jan16 b. Laporan Hard copy 1. Laporan hard copy yang dikirim ke PR adalah laporan hard copy asli baik untuk SR maupun SSR. Adapun susunan Laporan Hard Copy untuk setiap entitas SR dan SSR tersebut adalah sebagai berikut urut dari A paling atas ke J paling bawah: a. Buku Bank sesuai dengan rekening Koran dan sudah ditanda tangani lengkap b. Rekening Koran periode awal bulan sd akhir bulan yang bersangkutan c. Rekonsiliasi Bank sesuai dengan rekening Koran dan sudah ditanda tangani lengkap d. Advance register yaitu Outstanding Advance advance yang belum diselesaikan sampai dengan akhir bulantutup buku, other payable register other payable yang belum diselesaikan sampai dengan akhir bulantutup buku dan sudah ditanda tangani lengkap serta disusun urut sesuai dengan urutan di buku kas e. Voucher-voucher transaksi bank beserta seluruh dokumen pendukungnya seperti kwitansi PRq dll yang sudah ditanda tangani lengkap dan disusun urut sesuai dengan urutan di buku Bank f. Buku Kas bulan ybs dengan saldo akhir yang sesuai dengan cash opname akhir bulan ybs dan sudah ditanda tangani lengkap g. Cash opname perhitungan fisik uang cash pada akhir bulan yang bersangkutan dan sudah ditanda tangani lengkap h. Voucher-voucher transaksi kas beserta seluruh dokumen pendukungnya sepert kwitansi PRq dll yang sudah ditanda tangani lengkap dan disusun urut sesuai dengan urutan di buku kas 2. Laporan hard copy yang dikirim ke PR harus sudah dilubangi dalam satu ukuran yang sama, caranya : a. Jika memiliki pembolong yang ada penggarisnya maka lubangilah kertas tersebut di angka “12”tepat berada di tengah diukuran penggarisnya b. Untuk mendapatkan lubang kertas dengan cara yang sama dapat juga dilakukan dengan cara: lipatlah kertas menjadi dua 2 kemudian, garis lipatan yang tepat ditengah-tengah kertas digunakan sebagai ukurannya. 3. Pastikan laporan keuangan hard copy tersebut SR dan SSR sudah difotocopy terlebih dahulu sebelum dikirim ke PR dan SSR juga memfoto copy belum dikirim ke SR Pilihlah tempat foto copy yang bagus sehingga hasilnya jelas sehingga akan memudahkan mencari jika ada hal-hal yang ditanyakan oleh PR pada saat proses review

3. Penyusunan hard copy voucher dan bukti pendukung voucher