proses pembuatan
nota ketika
check-out
, proses
penjadwalan
housekeeping
dan juga proses pembayaran pada
restoran yang
akan di
buat secara
terkomputerisasi.Sistem yang dilakukan selama ini dirasa sangat merepotkan dan kurang aman karena membuang
waktu dan sangat beresiko terjadi kehilangan data karena seismuanya masih berupa
hard copy
seperti nota - nota transaksi.
Selain itu,
sistem
manual
ini sangat
memungkinkan terjadinya kecurangan yang disebabkan oleh
staff
yang berbuat kecurangan sehingga akan menimbulkan kerugian. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah
program aplikasi yang dapat mempermudah proses transaksi sehingga dapat mengurangi kesalahan yang tidak
diperlukan.
2. DASAR TEORI
2.1. Pengertian Hotel
Hotel merupakan suatu bentuk bangunan, lambang, perusahaan yang menyediakan pelayanan jasa penginapan,
penyedia makanan dan minuman. Pelayanan tersebut terbuka untuk masyarakat umum, baik yang bermalam di
hotel ataupun hanya menggunakan fasilitas yang tersedia di hotel tersebut.
Berdasarkan banyaknya kamar yang disediakan, hotel dapat dibedakan menjadi
small hotel
dimana memiliki kamar maksimal 28 kamar,
Medium hotel
dimana memiliki kamar kisaran 28-299 kamar, dan
large hotel
dimana jumlah kamar lebih dari 300 kamar. [5]
2.2. Sistem Informasi Perhotelan
Sistem Informasi adalah kumpulan komponen IT yang digunakan untuk membuat, menyimpan, membagi, dan
mendistribusikan informasi untuk digunakan oleh orang- orang dalam organisasi. Sistem Informasi yang digunakan
untuk mengatur fungsi-fungsi yang ada pada hotel disebut sistem informasi perhotelan. [4]
2.3. Metode Average
Metode
average
merupakan metode yang mengasumsikan persediaan yang tersedia untuk dijual memiliki harga rata-
rata per unit sama meskipun berbeda harga ketika membelinya. Biaya rata-rata per unit untuk masing-masing
barang dihitung setiap kali pembelian dilakukan. Biaya per unit kemudian digunakan untuk menentukan harga pokok
penjualan. Setiap penjualan sampai pembelian berikutnya dilakukan dan rata-rata baru dihitung.
3. ANALISA SISTEM
3.1. Analisis Proses Bisnis
Sistem pada hotel ini terbagi atas sistem untuk reservasi, administrasi,
check-in, check-out, minibar, housekeeping
. Sampai saat ini hanya sistem administrasi yang sudah
menggunakan program dan untuk sistem yang lain masih menggunakan pencatatan manual.
3.2. Analisis Permasalahan
Dari sistem yang sudah ada saat ini, permasalahan yang dapat terlihat adalah sebagai berikut:
Aplikasi yang dimiliki masih banyak memiliki eror sehingga memiliki resiko kehilangan data yang ada
Laporan keuangan masih ditulis secara manual jadi masih terdapat beberapa kekeliruan ketika diserahkan
kepada pemilik hotel Laporan kamar masih belum terkomputerisasi
sehingga pemilik tidak dapat mengecek kamar2 yang ditempati selama periode tertentu
Beberapa pencatatan yang masih manual dapat menyebabkan kekeliruan data yang ada dan terkadang
data yang telah dicatat karena ada kehilangan buku.
3.3. Analisis Kebutuhan
Dari permasalahan yang terjadi pada hotel, maka dibutuhkan
suatu sistem
informasi yang
dapat menyelesaikan permasalahan yang ada. Sistem yang
diharapkan adalah sebagai berikut: Suatu sistem yang dapat membantu proses reservasi dan
check-in
sehingga dapat mempermudah petugas hotel untuk memproses nya
Suatu sistem yang terintegrasi antara
front office
,
housekeeping
,
laundry
, dan
restoran sehingga
mempermudah dalam menghitung nota pembayaran sewaktu
check-out
Suatu sistem yang dapat membagi hak akses untuk mengakses sistem tersebut. Ada pembedaan antara
karyawan dan pemilik hotel Suatu sistem yang dapat menghasilkan berbagai macam
laporan seperti laporan kamar, laporan keuangan, laporan
housekeeping
, laporan
minibar
sehingga pemilik mengerti kondisi keuangan hotel.
4. DESAIN SISTEM
4.1. Data Flow DiagramDFD
Context diagram
menggambarkan proses
yang menggambarkan sistem informasi perhotelan dan aliran
data yang terjadi pada Hotel Istana secara garis besar. DFD Context diagram dapat dilihat pada Gambar 1
Gambar 1.
Context Diagram
DFD level 0 menggambarkan lebih jelas dari proses yang ada. Terdapat beberapa proses utama yang akan dijelaskan
di DFD level 0 seperti proses transaksi ke customer, report yang akan diberikan owner, stok barang hotel minibar,
housekeeping.
4.2. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram ERD adalah suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data
berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur
data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Dengan adanya
ERD ini maka dapat dilihat dengan jelas tabel-tabel yang dibutuhkan dan relasi yang terbentuk antar tabel tersebut
dalam aplikasi yang dibuat. Desain ERD dapat dilihat pada Gambar 2 dan kelanjutan dari DFD level 0 dapat dilihat
pada Gambar 3.
Data laundry Data laundry
Data transaksi Data transaksi
Data Reservasi Data Checkin
Data Checkout Data Member
Data Reservasi Data Checkin
Data Checkout Data Customer lama
Data Customer baru Data Minibar
Data pembelian minibar Data housekeeping
Laporan Kamar Laporan Customer
Laporan pembelian minibar Laporan pendapatan kamar
Laporan pendapatan restoran Kunci kamar
Penggunaan Fasilitas Laundry Penggunaan Fasilitas Restoran
Pembuatan Member Card Konfirmasi Reservasi
Data Check In + Uang Deposit Data Reservasi + Uang Muka
Bukti Pembayaran Nota Kunci Kamar + Voucher
Informasi Tagihan Laundry Informasi Tagihan Restoran
Bukti Reservasi + Bukti Pembayaran Uang Muka Member Card
1 Sistem Informasi Perhotelan
Pimpinan Customer
Bagian Housekeeping
Front Office Pegawai Restoran
Bagian Laundry
Gambar 2. Entity Relationship Diagram
memiliki reservasi
detail dipesan
checkin atas D
detail dipakai
checkout dari melakukan checkout
detail
detail stok detail isi
dipakai
detail dibeli
melakuakan transaksi
dipesan detail
melakukan laundry
detail termasuk jenis
pengecekan
detail
penggantian melakukan
mencatat mencatat
mencatat mencatat
mencatat memiliki
memiliki memiliki
Relationship_34
memiliki Customer
idcustomer namacustomer
alamat telp
company member
keterangan pi Variable characters 20
Variable characters 50 Variable characters 100
Variable characters 50 Variable characters 50
Variable characters 5 Text
M Identifier_1 pi
JenisKamar idjeniskamar
namajeniskamar singlebed
doublebed harga
equipment breakfast
keterangan pi Variable characters 10
Variable characters 50 Integer
Integer Integer
Text Integer
Text M
Identifier_1 pi
Kamar idkamar pi Variable characters 5 M
Identifier_1 pi Booking
idbooking tanggalbooking
keterangan total
statusbooking dp
pi Variable characters 30 Date Time
Text Integer
Variable characters 30 Integer
M Identifier_1 pi
BookingDetail idbookingdetail
tanggalcheckin tanggalcheckout
lama extrabed
keterangan harga
subtotal pi Integer
Date Time Date
Integer Integer
Text Integer
Integer M
Identifier_1 pi CheckIn
idcheckin tanggalcheckin
deposit pi Variable characters 30
Date Time Integer
M Identifier_1 pi
CheckInDetail idcheckindetail
tanggalmasuk tanggalkeluar
harga extrabed
pi Integer Date
Date Integer
Integer M
Identifier_1 pi CheckOut
idcheckout tanggalcheckout
total jenispembayaran
nokartu keterangan
pi Variable characters 30 Date
Integer Variable characters 30
Variable characters 30 Text
M Identifier_1 pi
CheckOutDetail idcheckoutdetail
biayakamar biayarestoran
biayalaundry biayaminibar
biayahilang subtotal
pi Integer Integer
Integer Integer
Integer Integer
Integer M
Identifier_1 pi Minibar
idminibar namabarang
hargajual satuan
hargaaverage stok
pi Variable characters 30 Variable characters 50
Integer Variable characters 20
Float Integer
M Identifier_1 pi
KartuStokMinibar idkartustok
tanggalkartustok jumlahmasuk
hargamasuk jumlahkeluar
hargakeluar hargaaverage
stokakhir jenisstok
keterangan pi Integer
Date Integer
Integer Integer
Float Float
Integer Variable characters 10
Text M
Identifier_1 pi DetailMinibar
iddetailminibar jumlahawal
jumlahakhir jumlahpakai
harga subtotal
pi Integer Integer
Integer Integer
Integer Integer
M Identifier_1 pi
PembelianDetail idpembeliandetail
jumlah harga
subtotal pi Integer
Integer Integer
Integer M
Identifier_1 pi
Pembelian idpembelian
tanggalpembelian total
pi Variable characters 30 Date
Integer M
Identifier_1 pi Menu
idmenu namamenu
hargajual hargapokok
pi Variable characters 30 Variable characters 50
Integer Float
M Identifier_1 pi
TransaksiRestoran idtransaksi
tanggaltransaksi total
pi Variable characters 30 Date
Integer M
Identifier_1 pi
TransaksiRestoranDetail idtransaksirestorandetail
jumlah harga
subtotal pi Integer
Integer Integer
Integer M
Identifier_1 pi JenisLaundry
idjenislaundry namajenislaundry
harga pi Variable characters 30
Variable characters 50 Integer
M Identifier_1 pi
Laundry idlaundry
tanggallaundry total
pi Variable characters 30 Date
Integer M
Identifier_1 pi
LaundryDetail idlaundrydetail
jumlah harga
subtotal pi Integer
Integer Integer
Integer M
Identifier_1 pi BarangHK
idbaranghk namabaranghk
jenis hargaganti
stok pi Variable characters 30
Variable characters 50 Variable characters 30
Integer Integer
M Identifier_1 pi
Housekeeping idhousekeeping
tanggalhousekeeping total
keterangan pi Variable characters 30
Date Integer
Text M
Identifier_1 pi HousekeepingDetail
idhousekeepingdetail statushk
hargaganti pi Integer
Variable characters 10 Integer
M Identifier_1 pi
Pegawai idpegawai
namapegawai password
jabatan pi Variable characters 30
Variable characters 50 Variable characters 50
Variable characters 30 M
Identifier_1 pi
JenisKamarMinibar idjeniskamarminibar
jumlah pi Integer
Integer M
Identifier_1 pi JenisKamarHosekeeping
idjeniskamarhousekeeping jumlah
pi Integer Integer
M Identifier_1 pi
Gambar 3. Data Flow Diagram level 0
Data Laundry
Data Transaksi Data Check In
Data customer lama Data customer baru
Data reservasi Data reservasi
Data checkin Data minibar
Data checkin Data checkout
Data checkout
Data Check In
Data Transaksi Restoran
Data housekeeping Data Laundry
Data Check In Data minibar kamar
Data minibar kamar
Data pembelian
Data pembelian minibar
Data minibar Data Transaksi
Restoran Data housekeeping
Data housekeeping Data Kamar
Data Customer Data Kamar
Data Kamar
Data Check In Data Reservasi
Data Check Out Data Customer
Data member
Pembuatan Member Card Member Card
Data Customer lama Data Customer baru
Data Reservasi + Uang Muka Bukti Reservasi + Bukti Pembayaran Uang Muka
Data Member
Data Check In Konfirmasi Reservasi
Data Check In + Uang Deposit Kunci Kamar + Voucher
Penggunaan Fasilitas Laundry Informasi Tagihan Laundry
Penggunaan Fasilitas Restoran Informasi Tagihan Restoran
Data Laundry
Data Transaksi
Laporan Kamar Laporan Customer
Laporan pembelian minibar Laporan pendapatan kamar
Laporan pendapatan restoran
Data Check Out Bukti Pembayaran Nota
Kunci kamar Customer
Pimpinan 1.1
MemberCard 1.2
Reservasi 1.3
CheckIn 1.4
Laundry 1.5
Restoran
1.7 CheckOut
1 Data Customer
2 Data Reservasi
4 Data Tagihan Laundry
5 Data Check Out
3 Data Check In
1.9 Laporan
6 Data Kamar
7 Data Penjualan
Restoran 1.6
House Keeping Bagian
Housekeeping 8
Data Housekeeping 9
Data minibar
1.8 Pembelian Minibar
Front Office
Pegawai Restoran Bagian Laundry
5. IMPLEMENTASI