Data Flow DiagramDFD Entity Relationship Diagram

proses pembuatan nota ketika check-out , proses penjadwalan housekeeping dan juga proses pembayaran pada restoran yang akan di buat secara terkomputerisasi.Sistem yang dilakukan selama ini dirasa sangat merepotkan dan kurang aman karena membuang waktu dan sangat beresiko terjadi kehilangan data karena seismuanya masih berupa hard copy seperti nota - nota transaksi. Selain itu, sistem manual ini sangat memungkinkan terjadinya kecurangan yang disebabkan oleh staff yang berbuat kecurangan sehingga akan menimbulkan kerugian. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah program aplikasi yang dapat mempermudah proses transaksi sehingga dapat mengurangi kesalahan yang tidak diperlukan.

2. DASAR TEORI

2.1. Pengertian Hotel

Hotel merupakan suatu bentuk bangunan, lambang, perusahaan yang menyediakan pelayanan jasa penginapan, penyedia makanan dan minuman. Pelayanan tersebut terbuka untuk masyarakat umum, baik yang bermalam di hotel ataupun hanya menggunakan fasilitas yang tersedia di hotel tersebut. Berdasarkan banyaknya kamar yang disediakan, hotel dapat dibedakan menjadi small hotel dimana memiliki kamar maksimal 28 kamar, Medium hotel dimana memiliki kamar kisaran 28-299 kamar, dan large hotel dimana jumlah kamar lebih dari 300 kamar. [5]

2.2. Sistem Informasi Perhotelan

Sistem Informasi adalah kumpulan komponen IT yang digunakan untuk membuat, menyimpan, membagi, dan mendistribusikan informasi untuk digunakan oleh orang- orang dalam organisasi. Sistem Informasi yang digunakan untuk mengatur fungsi-fungsi yang ada pada hotel disebut sistem informasi perhotelan. [4]

2.3. Metode Average

Metode average merupakan metode yang mengasumsikan persediaan yang tersedia untuk dijual memiliki harga rata- rata per unit sama meskipun berbeda harga ketika membelinya. Biaya rata-rata per unit untuk masing-masing barang dihitung setiap kali pembelian dilakukan. Biaya per unit kemudian digunakan untuk menentukan harga pokok penjualan. Setiap penjualan sampai pembelian berikutnya dilakukan dan rata-rata baru dihitung.

3. ANALISA SISTEM

3.1. Analisis Proses Bisnis

Sistem pada hotel ini terbagi atas sistem untuk reservasi, administrasi, check-in, check-out, minibar, housekeeping . Sampai saat ini hanya sistem administrasi yang sudah menggunakan program dan untuk sistem yang lain masih menggunakan pencatatan manual.

3.2. Analisis Permasalahan

Dari sistem yang sudah ada saat ini, permasalahan yang dapat terlihat adalah sebagai berikut:  Aplikasi yang dimiliki masih banyak memiliki eror sehingga memiliki resiko kehilangan data yang ada  Laporan keuangan masih ditulis secara manual jadi masih terdapat beberapa kekeliruan ketika diserahkan kepada pemilik hotel  Laporan kamar masih belum terkomputerisasi sehingga pemilik tidak dapat mengecek kamar2 yang ditempati selama periode tertentu  Beberapa pencatatan yang masih manual dapat menyebabkan kekeliruan data yang ada dan terkadang data yang telah dicatat karena ada kehilangan buku.

3.3. Analisis Kebutuhan

Dari permasalahan yang terjadi pada hotel, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat menyelesaikan permasalahan yang ada. Sistem yang diharapkan adalah sebagai berikut:  Suatu sistem yang dapat membantu proses reservasi dan check-in sehingga dapat mempermudah petugas hotel untuk memproses nya  Suatu sistem yang terintegrasi antara front office , housekeeping , laundry , dan restoran sehingga mempermudah dalam menghitung nota pembayaran sewaktu check-out  Suatu sistem yang dapat membagi hak akses untuk mengakses sistem tersebut. Ada pembedaan antara karyawan dan pemilik hotel  Suatu sistem yang dapat menghasilkan berbagai macam laporan seperti laporan kamar, laporan keuangan, laporan housekeeping , laporan minibar sehingga pemilik mengerti kondisi keuangan hotel.

4. DESAIN SISTEM

4.1. Data Flow DiagramDFD

Context diagram menggambarkan proses yang menggambarkan sistem informasi perhotelan dan aliran data yang terjadi pada Hotel Istana secara garis besar. DFD Context diagram dapat dilihat pada Gambar 1 Gambar 1. Context Diagram DFD level 0 menggambarkan lebih jelas dari proses yang ada. Terdapat beberapa proses utama yang akan dijelaskan di DFD level 0 seperti proses transaksi ke customer, report yang akan diberikan owner, stok barang hotel minibar, housekeeping.

4.2. Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram ERD adalah suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Dengan adanya ERD ini maka dapat dilihat dengan jelas tabel-tabel yang dibutuhkan dan relasi yang terbentuk antar tabel tersebut dalam aplikasi yang dibuat. Desain ERD dapat dilihat pada Gambar 2 dan kelanjutan dari DFD level 0 dapat dilihat pada Gambar 3. Data laundry Data laundry Data transaksi Data transaksi Data Reservasi Data Checkin Data Checkout Data Member Data Reservasi Data Checkin Data Checkout Data Customer lama Data Customer baru Data Minibar Data pembelian minibar Data housekeeping Laporan Kamar Laporan Customer Laporan pembelian minibar Laporan pendapatan kamar Laporan pendapatan restoran Kunci kamar Penggunaan Fasilitas Laundry Penggunaan Fasilitas Restoran Pembuatan Member Card Konfirmasi Reservasi Data Check In + Uang Deposit Data Reservasi + Uang Muka Bukti Pembayaran Nota Kunci Kamar + Voucher Informasi Tagihan Laundry Informasi Tagihan Restoran Bukti Reservasi + Bukti Pembayaran Uang Muka Member Card 1 Sistem Informasi Perhotelan Pimpinan Customer Bagian Housekeeping Front Office Pegawai Restoran Bagian Laundry Gambar 2. Entity Relationship Diagram memiliki reservasi detail dipesan checkin atas D detail dipakai checkout dari melakukan checkout detail detail stok detail isi dipakai detail dibeli melakuakan transaksi dipesan detail melakukan laundry detail termasuk jenis pengecekan detail penggantian melakukan mencatat mencatat mencatat mencatat mencatat memiliki memiliki memiliki Relationship_34 memiliki Customer idcustomer namacustomer alamat telp company member keterangan pi Variable characters 20 Variable characters 50 Variable characters 100 Variable characters 50 Variable characters 50 Variable characters 5 Text M Identifier_1 pi JenisKamar idjeniskamar namajeniskamar singlebed doublebed harga equipment breakfast keterangan pi Variable characters 10 Variable characters 50 Integer Integer Integer Text Integer Text M Identifier_1 pi Kamar idkamar pi Variable characters 5 M Identifier_1 pi Booking idbooking tanggalbooking keterangan total statusbooking dp pi Variable characters 30 Date Time Text Integer Variable characters 30 Integer M Identifier_1 pi BookingDetail idbookingdetail tanggalcheckin tanggalcheckout lama extrabed keterangan harga subtotal pi Integer Date Time Date Integer Integer Text Integer Integer M Identifier_1 pi CheckIn idcheckin tanggalcheckin deposit pi Variable characters 30 Date Time Integer M Identifier_1 pi CheckInDetail idcheckindetail tanggalmasuk tanggalkeluar harga extrabed pi Integer Date Date Integer Integer M Identifier_1 pi CheckOut idcheckout tanggalcheckout total jenispembayaran nokartu keterangan pi Variable characters 30 Date Integer Variable characters 30 Variable characters 30 Text M Identifier_1 pi CheckOutDetail idcheckoutdetail biayakamar biayarestoran biayalaundry biayaminibar biayahilang subtotal pi Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer M Identifier_1 pi Minibar idminibar namabarang hargajual satuan hargaaverage stok pi Variable characters 30 Variable characters 50 Integer Variable characters 20 Float Integer M Identifier_1 pi KartuStokMinibar idkartustok tanggalkartustok jumlahmasuk hargamasuk jumlahkeluar hargakeluar hargaaverage stokakhir jenisstok keterangan pi Integer Date Integer Integer Integer Float Float Integer Variable characters 10 Text M Identifier_1 pi DetailMinibar iddetailminibar jumlahawal jumlahakhir jumlahpakai harga subtotal pi Integer Integer Integer Integer Integer Integer M Identifier_1 pi PembelianDetail idpembeliandetail jumlah harga subtotal pi Integer Integer Integer Integer M Identifier_1 pi Pembelian idpembelian tanggalpembelian total pi Variable characters 30 Date Integer M Identifier_1 pi Menu idmenu namamenu hargajual hargapokok pi Variable characters 30 Variable characters 50 Integer Float M Identifier_1 pi TransaksiRestoran idtransaksi tanggaltransaksi total pi Variable characters 30 Date Integer M Identifier_1 pi TransaksiRestoranDetail idtransaksirestorandetail jumlah harga subtotal pi Integer Integer Integer Integer M Identifier_1 pi JenisLaundry idjenislaundry namajenislaundry harga pi Variable characters 30 Variable characters 50 Integer M Identifier_1 pi Laundry idlaundry tanggallaundry total pi Variable characters 30 Date Integer M Identifier_1 pi LaundryDetail idlaundrydetail jumlah harga subtotal pi Integer Integer Integer Integer M Identifier_1 pi BarangHK idbaranghk namabaranghk jenis hargaganti stok pi Variable characters 30 Variable characters 50 Variable characters 30 Integer Integer M Identifier_1 pi Housekeeping idhousekeeping tanggalhousekeeping total keterangan pi Variable characters 30 Date Integer Text M Identifier_1 pi HousekeepingDetail idhousekeepingdetail statushk hargaganti pi Integer Variable characters 10 Integer M Identifier_1 pi Pegawai idpegawai namapegawai password jabatan pi Variable characters 30 Variable characters 50 Variable characters 50 Variable characters 30 M Identifier_1 pi JenisKamarMinibar idjeniskamarminibar jumlah pi Integer Integer M Identifier_1 pi JenisKamarHosekeeping idjeniskamarhousekeeping jumlah pi Integer Integer M Identifier_1 pi Gambar 3. Data Flow Diagram level 0 Data Laundry Data Transaksi Data Check In Data customer lama Data customer baru Data reservasi Data reservasi Data checkin Data minibar Data checkin Data checkout Data checkout Data Check In Data Transaksi Restoran Data housekeeping Data Laundry Data Check In Data minibar kamar Data minibar kamar Data pembelian Data pembelian minibar Data minibar Data Transaksi Restoran Data housekeeping Data housekeeping Data Kamar Data Customer Data Kamar Data Kamar Data Check In Data Reservasi Data Check Out Data Customer Data member Pembuatan Member Card Member Card Data Customer lama Data Customer baru Data Reservasi + Uang Muka Bukti Reservasi + Bukti Pembayaran Uang Muka Data Member Data Check In Konfirmasi Reservasi Data Check In + Uang Deposit Kunci Kamar + Voucher Penggunaan Fasilitas Laundry Informasi Tagihan Laundry Penggunaan Fasilitas Restoran Informasi Tagihan Restoran Data Laundry Data Transaksi Laporan Kamar Laporan Customer Laporan pembelian minibar Laporan pendapatan kamar Laporan pendapatan restoran Data Check Out Bukti Pembayaran Nota Kunci kamar Customer Pimpinan 1.1 MemberCard 1.2 Reservasi 1.3 CheckIn 1.4 Laundry 1.5 Restoran 1.7 CheckOut 1 Data Customer 2 Data Reservasi 4 Data Tagihan Laundry 5 Data Check Out 3 Data Check In 1.9 Laporan 6 Data Kamar 7 Data Penjualan Restoran 1.6 House Keeping Bagian Housekeeping 8 Data Housekeeping 9 Data minibar 1.8 Pembelian Minibar Front Office Pegawai Restoran Bagian Laundry

5. IMPLEMENTASI