Membangun Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Keluar di PT. PLN (Persero) Area Majalaya
LAPORAN HASIL KERJA PRAKTEK
SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN
KELUAR DI PT. PLN (PERSERO) AREA MAJALAYA
Diajukan untuk Memenuhi Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Program Strata Satu Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia
Dipersiapkan Oleh :
DONNY NUGRAHA 10110588
GILANG PURNAMA 10110559
SOFYAN NUGRAHA 10110551
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
2014
LAMPIRAN F
LEMBAR PENGESAHAN
LAMPIRAN E
SURAT HAK EKSLUSIF
RIWAYAT HIDUP
Data PribadiNama : Donny Nugraha Tempat/Tanggal Lahir : Purwakarta, 12 Desember 1991 Umur : 22 Tahun Jenis Kelamin : Laki-laki Alamat : Jl Melur VIII No. 24 RT 006 RW 015
Kelurahan Rancaekek Kencana, Kecamatan Rancaekek Kabupaten Bandung-40394
No. Telepon : 083821047050
Riwayat Pendidikan
1998 Lulus TK Darul Hikam Rancaekek 1998
- – 2004 Lulus SDN Kencana Indah 1 Kabupaten Bandung 2004
- – 2007 Lulus SMP Negeri 1 Rancaekek Kabupaten Bandung 2007 – 2010 Lulus SMA Negeri 6 Kota Bandung 2010
- – 2013 Universitas Komputer Indonesia Demikian riwayat hidup ini saya buat dengan sebenar-benarnya.
RIWAYAT HIDUP Data Pribadi
Nama : Gilang Purnama Tempat/Tanggal Lahir : Bandung, 24 Mei 1992 Umur : 21 Tahun Jenis Kelamin : Laki-laki Alamat : Perum Bojong Raya Jl. Triplek No 17 Bandung No. Telepon : 087825120711
Riwayat Pendidikan
1998
- – 2004 Lulus SD YWKA 2004
- – 2007 Lulus SMP Negeri 1 Bandung 2007
- – 2010 Lulus SMK Negeri 11 Bandung 2010 – 2013 Universitas Komputer Indonesia Demikian riwayat hidup ini saya buat dengan sebenar-benarnya.
RIWAYAT HIDUP Data Pribadi
Nama : Sofyan Nugraha Tempat/Tanggal Lahir : Bandung, 31 Januari 1990 Umur : 23 tahun Jenis Kelamin : Laki-laki
Alamat : Jl. Pelindung Hewan Gg. Masjid Darussalam 2 RT
03 RW 08 Kel. Pelindung Hewan Kec.Astanaanyar Bandung 40243
No. Telepon : 081221861485
Riwayat Pendidikan
1996 – 2002 Lulus SDPN Pajagalan 58 Bandung 2002
- – 2005 Lulus SMP Negeri 10 Bandung 2005
- – 2008 Lulus SMK Prakarya Internasional 2010
- – 2013 Universitas Komputer Indonesia Demikian riwayat hidup ini saya buat dengan sebenar-benarnya.
DAFTAR ISI
LEMBAR JUDUL LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR ....................................................................................... i DAFTAR ISI ...................................................................................................... iii DAFTAR TABEL .............................................................................................. ix DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xi DAFTAR SIMBOL ............................................................................................. xiii DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... xv
BAB 1 PENDAHULUAN .............................................................................. 1
1.1 Latar Belakang............................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ....................................................................... 2
1.3 Maksud dan Tujuan ..................................................................... 2
1.3.1 Maksud ............................................................................... 2
1.3.2 Tujuan ................................................................................. 2
1.4 Batasan Masalah .......................................................................... 2
1.5 Metodologi Penelitian ................................................................. 3
1.5.1 Metode Pengumpulan Data ............................................. 3
1.5.2 Metode Pengembangan Perangkat Lunak ....................... 4
1.6 Sistematika Penulisan .............................................................. 6
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ..................................................................... 8
2.1 Sejarah Singkat PT. PLN (Persero) APJ Majalaya ....................... 8
2.2 Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) APJ Majalaya................. 11
2.3 Deskripi Jabatan PT. PLN (Persero) APJ Majalaya ..................... 13
2.4 Aspek Kegiatan PT. PLN (Persero) APJ Majalaya ...................... 22
2.5 Landasan Teori ............................................................................. 23
2.5.1 Pengertian Sistem .......................................................... 23
2.5.1.1 Syarat-syarat Sistem ....................................... 24
2.5.1.2 Karakteristik Sistem ....................................... 24
2.5.1.3 Klasifikasi Sistem ........................................... 26
2.5.2 Pengertian Informasi ..................................................... 27
2.5.2.1 Umur Informasi .............................................. 28
2.5.2.2 Siklus Informasi ............................................. 28
2.5.1.1 Karakteristik Informasi yang Baik ................. 28
2.5.3 Pengertian Sistem Informasi ......................................... 30
2.5.3.1 Kelebihan Sistem Informasi ........................... 30
2.5.3.2 Kekurangan Sistem Infomasi ......................... 31
2.5.4 Pengertian Surat ............................................................ 32
2.5.4.1 Fungsi Surat .................................................... 32
2.5.4.2 Jenis Surat ...................................................... 33
2.5.4.3 Surat Masuk .................................................... 33
2.5.4.4 Surat Keluar .................................................... 33
2.5.4.5 Nota Dinas ...................................................... 34
2.5.4.6 Disposisi ......................................................... 34
2.5.5 Perancangan Database .................................................. 34
2.5.5.1 Pengertian Database ...................................... 35
2.5.5.2 Diagram Konteks ............................................ 36
2.5.5.3 Data Flow Diagram (DFD) ........................... 36
2.5.1.1 Entity Relational Diagram (ERD) .................. 37
BAB 3 PEMBAHASAN ................................................................................. 39
3.1 Analisis Sistem .......................................................................... 39
3.1.1 Analisis Masalah ........................................................... 39
3.1.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan .......................... 40
3.1.2.1 Prosedur Pendataan Surat Masuk ...................... 41
3.1.2.2 Prosedur Pendataan Surat Keluar ...................... 43
3.1.2.3 Prosedur Pendataan Nota Dinas ........................ 45
3.1.3 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan ......................... 46
3.1.4 Aturan Bisnis ................................................................. 47
3.1.5 SKPL ............................................................................. 48
3.1.6 Analisis Non Fungsional ............................................... 48
3.1.6.1 Analisis Perangkat Keras (Hardware) .............. 49
3.1.6.2 Analisis Perangkat Lunak (Software) ................ 50
3.1.6.3 Analisis Pengguna (User) .................................. 51
3.1.6.3.1 Analisis User (Fakta) ....................... 51
3.1.6.3.1 Analisis user (Kebutuhan) ............... 51
3.1.7 Analisis Fungsional ....................................................... 53
3.1.7.1 Basis Data .......................................................... 54
3.1.7.2 Diagram Konteks ............................................... 55
3.1.7.3 Data Flow Diagram (DFD) .............................. 56
3.1.7.3.1 DFD Level 0 .................................... 56
3.1.7.3.2 DFD Level 1 Proses 2 ...................... 57
3.1.7.3.3 DFD Level 2 Proses 2.1 ................... 58
3.1.7.3.4 DFD Level 2 Proses 2.2 ................... 59
3.1.7.3.5 DFD Level 2 Proses 2.3 ................... 60
3.1.7.3.6 DFD Level 2 Proses 2.4 ................... 61
3.1.7.3.7 DFD Level 2 Proses 2.5 ................... 62
3.1.7.4 Spesifikasi Proses .............................................. 63
3.1.7.5 Kamus Data ....................................................... 76
3.2 Perancangan .............................................................................. 83
3.2.1 Perancangan Basis Data ................................................ 83
3.2.1.1 Skema Relasi .................................................. 83
3.2.1.2 Struktur Tabel ................................................. 84
3.2.1.2.1 Tabel Admin .................................... 85
3.2.1.2.2 Tabel User ....................................... 85
3.2.1.2.3 Tabel Bagian .................................... 86
3.2.1.2.4 Tabel Almari .................................... 86
3.2.1.2.5 Tabel Nota Dinas ............................. 87
3.2.1.2.6 Tabel Surat Masuk ........................... 87
3.2.1.2.7 Tabel Surat Keluar ........................... 88
3.2.2 Struktur Menu ............................................................... 90
3.2.3 Perancangan Antarmuka ............................................... 90
3.2.3.1 Perancangan Tampilan Form Login ............... 91
3.2.3.2 Perancangan Tampilan Menu Surat Masuk.... 92
3.2.3.3 Perancangan Tampilan Menu Surat Keluar ... 92
3.2.3.4 Perancangan Tampilan Menu Nota Dinas ...... 93
3.2.3.5 Perancangan Tampilan Tambah Surat Masuk 93
3.2.3.6 Perancangan Tampilan Ubah Surat Masuk .... 94
3.2.3.7 Perancangan Tampilan Detail Surat Masuk ... 94
3.2.3.8 Perancangan Tampilan Tambah Surat Keluar 95
3.2.3.9 Perancangan Tampilan Ubah Surat Keluar .... 95
3.2.3.10 Perancangan Tampilan Detail SuratKeluar .. 96
3.2.3.11 Perancangan Tampilan Tambah Nota Dinas 96
3.2.3.12 Perancangan Tampilan Ubah Nota Dinas .... 97
3.2.3.13 Perancangan Tampilan Detail Nota Dinas ... 97
3.2.4 Perancangan Pesan ........................................................ 98
3.2.5 Jaringan Semantik ......................................................... 99
3.2.6 Perancangan Prosedural ................................................ 100
3.2.6.1 Prosedural Login ............................................ 100
3.2.6.2 Prosedural Tambah ......................................... 101
3.2.6.3 Prosedural Ubah ............................................. 102
3.2.6.4 Prosedural Hapus ............................................ 103
3.3 Implementasi ............................................................................. 104
3.3.1 Implementasi Sistem ..................................................... 104
3.3.1.1 Perangkat Keras yang Digunakan .................. 104
3.3.1.2 Perangkat Lunak yang Digunakan ................. 105
3.3.2 Implementasi Basis Data ............................................... 105
3.3.2.1 Tabel Admin ................................................... 105
3.3.2.2 Tabel User ...................................................... 106
3.3.2.3 Tabel Almari .................................................. 106
3.3.2.4 Tabel Bagian .................................................. 107
3.3.2.5 Tabel Surat Masuk ......................................... 107
3.3.2.6 Tabel Surat Keluar ......................................... 108
3.3.2.7 Tabel Nota Dinas ............................................ 109
3.3.3 Implementasi Antarmuka .............................................. 110
3.3.4 Pengujian Perangkat Lunak .......................................... 112
3.3.4.1 Rencana Pengujian ........................................ 112
3.3.4.2 Equivalence Partioning Testing ................... 113
3.3.4.3 Pengujian Beta .............................................. 118
3.3.4.3.1 Wawancara Pengguna .................... 118
3.3.4.3.2 Kesimpulan Hasil Pengujian Beta . 121
3.3.4.3.3 Saran Hasil Pengujian Beta ........... 121
BAB 4 KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................... 122
4.1 Kesimpulan .................................................................................. 122
4.2 Saran ............................................................................................ 122 DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 124
DAFTAR PUSTAKA
[1] Nugroho, Bunafit. 2004. Aplikasi Pemograman Web Dinamis Dengan PHP dan
MYSQL. Yogyakarta: Gava Media
[2] HM, Jogiyanto, 1999, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, ANDI Yogyakarta, Yogyakarta.
[3] Heryandi, Andri, Web Dinamis Berbasis Database Menggunakan Script PHP dan Database MySQL, Universitas Komputer Indonesia, Bandung.
[4] Dharmayanti, Dian . Modul Pendahuluan Basis Data. Bandung . 2011 [5] Basis Dal 14 Desember 2012 [6] Data Flow Diagram, tanggal
14 Desember 2012
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah yang telah menganugerahkan kenikmatan dan kesehatan lahir batin serta kemampuan kepada penulis, sehingga laporan kerja praktek yang berjudul SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK
DAN KELUAR DI PT. PLN (PERSERO) AREA MAJALAYA dapat
diselesaikan dengan segala kekurangan, kelebihan dan keterbatasannya.Keberhasilan penulis dalam menyelesaikan laporan kerja praktek ini tidak lepas dari peran serta berbagai pihak yang telah memberikan sumbangan pikiran, bimbingan, serta dorongan semangat pada penulis.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam laporan kerja praktek yang penulis buat masih sangat jauh dari kesempurnaan. Hal ini tiada lain disebabkan oleh keterbatasan pengetahuan dan pengalaman yang penulis miliki. Dan penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada yang terhormat dan tercinta :
1. Allah SWT yang telah mencurahkan rahmat dan hidayahnya,
2. Kedua orang tua yang dengan tulus selalu mendoakan, memberikan dorongan moril dan materil, masukan, perhatian, dukungan sepenuhnya, dan kasih sayang yang tidak ternilai,
3. Ibu Kania Evita Dewi, S.Pd., M.Si. selaku Dosen Wali dan sebagai Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktunya dan memberikan bimbingan sehingga dapat menyelesaikan laporan kerja praktek ini dengan sebaik baiknya,
4. Bapak Irawan Afrianto S.T., M.T. selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Komputer Indonesia,
5. Seluruh Dosen dan Sekretariat Program Studi Teknik Informatika.
6. Ibu Lela Rosela , selaku Dosen Pembimbing Kerja Praktek di PT. PLN (Persero) Area Majalaya,
7. Ibu Nurul Larasati,SE. selaku Supervisor Administrasi dan Keuangan di PT. PLN (Persero) Area Majalaya,
8. Bapak Ricky Prabowo, ST. Selaku Supervisor Teknik di PT. PLN (Persero) Area Majalaya,
9. Kepada sahabat - sahabatku, seluruh mahasiswa Teknik Informatika khususnya kelas IF-13 / 2010, terimakasih atas doa dan dukungannya,
10. Kepada pihak - pihak yang tidak sempat disebutkan satu persatu, semua memiliki andil yang sangat besar atas perjuangan saya. Terima kasih yang sebesar-besarnya. Akhir kata, penulis berharap semoga laporan kerja praktek ini bisa sangat berguna dan bermanfaat bagi penulis dan pembaca. semoga segala jenis bantuan yang telah diberikan kepada penulis mendapat balasan dari Allah SWT. Amin.
Bandung, Januari 2014 Penulis
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Badan Kelistrikan saat ini sedang mempersiapkan untuk tahap WCS
(World Class Service) dan terus melakukan perubahan dari segi pelayanan juga
ketenagakerjaan didalamnya. Dalam mendapatkan produk-produk yang disuguhkan oleh PT PLN (Persero) kini masyarakat tidak lagi harus mengeluarkan tenaga menuju kantor PT PLN (Persero) yang bersangkutan melainkan langsung dilayani oleh call center PLN123.
Tenaga kerja PT PLN pun berkurang dari sisi bagian pelayanan pelanggannya yang disebabkan usia yang sudah mencapai batas pensiunnya dan adanya call center 123 tersebut. Tugas yang ditinggalkan oleh bagian pelayanan pelanggan diambil alih oleh call center 123 seperti pasang baru, tambah daya, informasi tagihan dll. Namun ada beberapa bagian yang tidak bisa ditangani oleh
call center 123 yaitu dalam hal surat keluar masuk, hal ini tidak bisa diambil alih
dikarenakan untuk surat keluar masuk berhubungan langsung antara pihak lain langsung dengan pihak perusahaan ini.
Karena pegawai yang berkurang dan jobdesk yang tidak bisa dihilangkan dan diambil alih oleh pihak lain maka jobdesk tersebut dipegang oleh pegawai bagian lainnya. Dengan bertambahnya jobdesk tersebut maka diperlukan suatu sistem yang memungkinkan untuk pegawai yang awam dapat mengolah atau menangani dalam hal mengolah data atau berkas surat keluar masuk menjadi lebih mudah dan cepat dalam pencarian.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apakah bisa teratasi dalam mengolah surat keluar dan surat masuk
2. Bagaimana keefektifan untuk mengolah surat keluar dan surat masuk
1.3 Maksud dan Tujuan
1.3.1 Maksud
Maksud dari penulisan tugas ini, yaitu menciptakan sistem informasi pendataan Surat keluar dan surat masuk di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Area Majalaya.
1.3.2 Tujuan
Tujuan yang akan dicapai dari pengembangan aplikasi adalah :
1. Mempercepat dalam pencarian data atau berkas surat keluar atau surat masuk.
2. Mempermudah dalam mengolah data atau berkas surat keluar atau surat masuk.
1.4 Batasan Masalah
Agar permasalahan yang terjadi di PT PLN (Persero) Area Majalaya lebih jelas dan terurut, maka diperlukan pembatasan, antara lain :
1. Sistem informasi ini di bangun dengan sistem berbasis web agar mudah di akses kapan saja dan dimana saja.
2. Data yang terlibat dalam pembuatan aplikasi ini adalah data surat keluar dan surat masuk.
3. Proses pengolahan data yang terjadi dalam sistem informasi ini terdiri dari proses tambah, ubah, hapus, buat, print, dan logout.
4. Pemodelan data yang dibuat menggunakan pemodelan data terstruktur.
1.5 Metode Penelitian
Metode penulisan yang digunakan dalam penulisan laporan ini adalah metoda deskriptif yaitu menggambarkan semua data yang ada kemudian dianalisa dan dibandingkan berdasarkan kenyataan yang sedang berlangsung dan selanjutnya mencoba untuk memberikan pemecahan masalahnya.
1.5.1 Metode Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Observasi Observasi adalah suatu cara yang dilakukan secara langsung ke objek yang ada hubungannya dengan topik serta judul yang penulis.
2. Wawancara Wawancara adalah suatu cara pengumpulan data melalui tanya jawab kepada narasumber yang bersangkutan mengenai sistem informasi yang digunakan saat ini.
3. Studi Pustaka Teknik pengumpulan data ini dilakukan dengan cara mempelajari, meneliti dan menelaah data - data yang diberikan dari instansi.
1.5.2 Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Model pengembangan perangkat lunak dalam pembuatan aplikasi ini menggunakan model waterfall. Model Waterfall adalah suatu jenis model pengembangan sistem teknologi informasi yang diperkenalkan pada tahun 1970 oleh Winston W. Royce. Tujuan model ini adalah untuk memperkenalkan bagaimana proses desain sistem sebagai kerangka untuk pengembangan sistem dalam upaya membantu secara teratur dan efisien melalui suatu rangkaian tahapan dengan analisa kelayakan sistem termasuk atas release sistem dan pemeliharaannya. Dinamakan waterfall karena model tersebut menggambarkan arah kemajuan sistem dari puncak ke bawah, seperti air yang terjun dari suatu ketinggian dengan berbagai panoramanya. Untuk lebih jelasnya Metode yang digunakan dapat dilihat pada Gambar 1.1 di bawah ini.
Gambar 1.1 Model WaterfallTahapan - tahapan yang terdapat dalam model waterfall adalah sebagai berikut :
1. System Engineering (Rekayasa perangkat lunak) Merupakan tahapan yang pertama kali dilakukan yaitu merumuskan sistem yang akan dibangun. Hal ini bertujuan agar pengembang benar - benar memahami sistem yang akan kita bangun dan langkah - langkah serta kebijakan apa saja yang berkaitan dengan pengembangan sistem tersebut.
2. Requirement Analiysis
Melakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi dan menetapkan kebutuhan perangkat lunak.
3. Design
Menghasilkan rancangan yang memenuhi kebutuhan yang ditentukan selama tahapan requirements analisis. Hasil akhirnya berupa spesifikasi rancangan yang sangat rinci sehingga mudah diwujudkan pada saat pemrograman.
4. Coding (Implementasi)
Pengkodean yang mengimplementasikan hasil desain ke dalam kode atau bahasa yang dimengerti oleh mesin komputer dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu.
5. Testing (Pengujian)
Melakukan pengujian yang menghasilkan kebenaran program. Proses pengujian berfokus pada logika internal perangkat lunak, memastikan bahwa semua pernyataan sudah diuji dan memastikan apakah hasil yang diinginkan sudah tercapai atau belum.
6. Maintenance (Perawatan)
Menangani perangkat lunak yang sudah selesai agar dapat berjalan lancar dan terhindar dari gangguan - gangguan yang dapat menyebabkan kerusakan.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah penyusunan dan memahami isinya, maka penulisan menyusun berdasarkan bab - bab dimana setiap bab menjelaskan isi yang dikandungnya. Susunan masing - masing bab adalah sebagai berikut :
BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini menguraikan permasalahan secara garis besar tentang latar
belakang, rumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini terbagi menjadi dua bagian, yaitu tinjauan perusahaan dan
landasan teori. Tinjauan perusahaan berisi tentang sejarah singkat perusahaan, maksud dan tujuan, sasaran perusahaan, lingkup kerja perusahaan, dan susunan pengurus dan struktur organisasi. Sedangkan landasan teori membahas berbagai konsep dasar dan teori - teori yang berkaitan dengan topik penelitian yang dilakukan dan hal - hal yang berguna dalam proses analisis permasalahan yang melandasi pembangunan aplikasi berbasis web.
BAB 3 PEMBAHASAN Pada bab ini menjelaskan mengenai hasil pembahasan terhadap sistem yang
sedang berjalan untuk mengetahui kekurangan dan kebutuhan sistem yang akan dibangun agar menjadi lebih baik. Dijelaskan pula tentang perancangan sistem secara keseluruhan berdasarkan hasil analisis. Perancangan sistem ini mencakup perancangan basis data, pemodelan sistem yang dibuat seperti diagram konteks, data flow diagram, dan diagram ERD. Selain itu juga terdapat perancangan antarmuka, implementasi dan pengujian dari sistem yang akan dibangun.
BAB 4 KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil penelitian di PT. PLN (persero) Area Majalaya dan pemberian saran yang diperlukan khususnya yang berkaitan dengan pengembangan sistem.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Sejarah Singkat PT. PLN (Persero) AreaMajalaya Kelistrikan di Indonesia di mulai pada abad ke-19. Dan listrik mulai
masuk ke kota Majalaya pada tahun 1927 dengan mendapat pengisian dari Gardu Induk Rancaekek. Sekitar tahun 1960 mulai tumbuh industri tekstile di Majalaya, sehingga pemakaian listrik pun ikut berkembang dengan cepatnya. Maka pada tahun 1964 dibentuklah kantor PLN Ranting Majalaya, yang membawahi Kantor Jaga Ciparay, Rancaekek dan Cicalengka.
PLN yang didirikan dengan PP No. 19 Tahun 1965, lalu PP Tahun 1969 dan PP No. 30 Tahun 1970 maka statusnya ditegaskan menjadi Perusahaan Umum (PERUM), sebagai mana yang dimaksud dalam Pasal 2 ayat 2 UU No. 9 Tahun 1969 dengan nama “Listrik Negara”. Tahun 1972, pemerintah mengeluarkan PP No. 18 Tahun 1972 tentang Perusahaan Umum Listrik Negara, kemudian mengacu pada peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik No.
013/PRT/1975 tanggal 8 september 1975 tentang organisasi dan tata kerja Perusahaan Umum Listrik Negara, maka PLN mengadakan reorganisasi menyangkut nama, tugas, dan wilayah kerja daerah berdasarkan pengumuman PLN Eksploitasi XI No. 05/DIII/SEK/1975 tanggal 1 Juli 1975 PLN Eksploitasi
XI diubah namanya menjadi Perusahaan Umum Listrik Negara Distribusi Jawa Barat. Berdasarkan SK Direksi PLN Pusat No. 016/DIR/1975 tanggal 16 Juli 1975 PLN Ranting Majalaya ditingkatkan statusnya menjadi PLN Cabang kelas C. Daerah pengusahaan PLN Cabang Majalaya ini adalah wilayah eks PLN
Ranting Majalaya ditambah dengan Kantor Jaga Banjaran, Soreang, Ciwidey dan Pangalengan yang tadinya merupakan sebagian dari daerah pengusahaan PLN Cabang Bandung.
Dengan adanya program Listrik Masuk Desa (LMD) yang dimulai 1977, sehingga selama jangka waktu 5 tahun sejak dibentuk PLN Cabang telah terjadi kenaikan jumlah pelanggan hampir 3 kali lipat dan KWH jual 2 kali lipat. Maka berdasarkan SK Direksi PLN Pusat No. 151 / DIR / 1979 tanggal 27 Desember 1979 PLN Cabang Majalaya ditingkatkan dari kelas C menjadi kelas B. Kemudian dengan SK Direksi PLN Pusat No. 074 / DIR / 1982 tanggal 5 desember 1982 telah memutuskan meningkatkan klasifikasi PLN Cabang Majalaya dari Kelas B ke Kelas A dengan batas wilayah geografis sebagai berikut:
Sebelah Utara : Sungai Citarum Sebelah Timur : Kabupaten Garut dan Sumedang Sebelah Barat : Kabupaten Cianjur Sebelah Selatan : Kabupaten Garut
Di Cabang Majalaya terdapat 1 buah PLTD ( perusahaan listrik tenaga diesel ) yaitu PLTD Cipelah yang terletak di perbatasan Kabupaten Cianjur yang jauhnya lebih kurang 60 Km dari Baleendah.
Pada Bulan Mei 1984 kantor PLN Cabang Majalaya pindah dari kota Majalaya ke Baleendah. Hal ini sesuai dengan rencana Pemda Kabupaten bandung untuk memindahkan Ibu Kota Kabupaten Bandung dari wilayah Kota Madya Bandung ke Baleendah. Namun Ibu Kota Kabupaten Bandung tidak jadi di Baleendah dan Soreang menjadi pilihan pemda untuk menjadi Ibu Kota Kabupaten. Karena letaknya yang strategis, maka kantor PLN Cabang Majalaya tetap di Baleendah.
Sesuai dengan PP RI No. 23 tanggal 16 Juni 1994, maka bentuk Perusahaan Umum Listrik Negara Distribusi Cabang Majalaya diubah lagi menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) dengan sebutan PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa barat cabang majalaya sejak tanggal 31 Juli 1994, sesuai dengan akte pendirian. Selanjutnya keputusan direksi PT. PLN (Persero) No. 28.K / 010 / DIR / 2001 tanggal 20 Februari 2001 PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat Cabang Majalaya diubah menjadi PT. PLN (Persero) Unit Bisnis Distribusi Jawa Barat dan Banten area pelayanan dan jaringan Majalaya.
Kemudian melalui SK PT. PLN (Persero) No. 120.K/010/DIR/2002 tanggal 27 Agustus 2002, PT. PLN (Persero) UBD Jawa Barat dan Banten APJ berubah menjadi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Area Majalaya. Hingga saat ini yang beralamat di jalan Jaksa Naranata No. 01 Baleendah Kabupaten Bandung. Dan sampai saat ini PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Area Majalaya membawahi 6 Unit Pelayanan Jaringan (UPJ) sekitarnya yaitu : UPJ Prima, UPJ Baleendah, UPJ Soreang, UPJ Banjaran, UPJ Rancaekek dan UPJ Majalaya sendiri.
Adapun Misi, Visi, Filosofi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Area Majalaya yaitu sebagai berikut:
1. Misi
a. Melakukan bisnis kelistrikan dan bidang usaha terkait yang berorientasi kepada kepuasan pelanggan, karyawan dan pemegang saham. b. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan manusia.
c. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi.
d. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.
2. Visi Diakui menjadi perusahaan kelas dunia yang tumbuh berkembang, unggul dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani “.
3. Filosofi Demi mewujudkan visi dan misi perusahaan maka landasan filosofi PT.PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten adalah “mempunyai komitmen yang tinggi terhadap kepentingan para pelanggan dengan menjadi sumber daya manusia (SDM) sebagai sumber daya penting bagi perusahaan” 2.2.
Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) Area Majalaya
Setiap organisasi mempunyai stuktur yang berbeda disesuaikan dengan karateristik masing-masing organisasi tersebut. Dengan adanya stuktur organisasi setiap anggota organisasi akan mengetahui dimana posisinya sehingga mereka dapat melakukan aktifitas sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggungjawab masing-masing.
Penyusunan stuktur organisasi harus fleksibel dalam arti memungkinkan adanya penyesuaian-penyesuaian tanpa harus mengadakan perubahan secara total.
Stuktur organisasi juga harus dapat menunjukan garis wewenang dan tanggung jawab secara jelas, dan pemisahan fungsi-fungsi operasionalnya, sehingga memungkinkan tidak terjadinya overlapping dari fungsi masing-masing bagian.
Stuktur organisasi yang digunakan PLN adalah bentuk susunan organisasi garis, stasf dan fungsional dimana pimpinan memiliki tanggungjawab yang penuh terhadap keputusan yang dikeluarakan dan bawahan harus mematuhi dan menjalankan sesuai prosedur. Untuk lebih jelasnya mengenai stuktur organisasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan banten Area Majalaya dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1 Struktur OrganisasiSumber : PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan banten Area Majalaya
2.3. Deskripsi Jabatan PT. PLN (Persero) Area Majalaya
Adapun tugas dan wewenang masing-masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Area Majalaya adalah :
1. Manajer
a. Mensinergikan seluruh unit garis depan dan seluruh fungsi di Area Pelayanan Jaringan dalam mengoptimalkan sumberdaya dan kemitraan untuk memaksimalkan Kinerja Unit dan Citra Perusahaan berdasarkan hukum dan ketentuan yang berlaku, termasuk surat kuasa dan kebijakan General Manager, termasuk pengembangan system informasi terintegrasi dan “online” dan pengembangan garis depan baru.
b. Menjalin komunikasi dan hubungan kerja internal dan eksternal yang efektif dan mengembangkan dan memberdayakan seluruh potensi SDM untuk meningkatkan Budaya Perusahaan (Integritas, Saling Percaya, Peduli, dan pembelajar) dan Good Corporate Government (Responsibility, Accountability, Fairness dan Transparancy) disertai apresiasi dan pembinaan SDM.
c. Berkoordinasi dengan Unit Pusat Pengatur dan Penyaluran Beban (P3B) terkait, Area Pelayanan Distribusi (APD) (bila ada), Unit Distribusi lain (bila ada) dan Area Pelayanan dan Jaringan yang berbatasan.
d. Melengkapi pengaturan lebih lanjut (yang belum diatur oleh Kantor Distribusi), melaksanakan monitoring dan evaluasi / audit internal.
2. Ahli Madya atau Ahli Muda
a. Membuat rekomendasi solusi masalah dan konsep realistis untuk memaksimalkan kinerja Area Pelayanan dan Jaringan.
b. Melaksanakan kegiatan tertentu, bekerjasama dengan unit garis depan dan atau fungsi terkait, termasuk operasional lapangan, untuk memaksimalkan kinerja Area Pelayanan dan Jaringan dengan persetujuan manajer atau asisten manajer yang bersangkutan.
c. Bertanggung jawab kepada Manajer Area Pelayanan dan Jaringan.
3. Asisten Manajer Niaga
a. Fungsi Utama Asisten Manajer Niaga adalah memfasilitasi unit garis depan dalam memaksimalkan kinerja melalui fungsi Administrasi Niaga, Sistem Pelayanan dan Sistem Pemasaran. 1) Supervisor Administrasi Niaga
Membuat laporan yang benar (rekonsiliasi dengan fungsi Keuangan dan Akuntansi Area Pelayanan dan Jaringan / unit yang bersangkutan), dan menyampaikannya ke Kantor Distribusi antara lain laporan Penjualan Tenaga Listrik (TULIII-07) , Koreksi, dan Penjualan Tenaga Listrik (TULIII-09), Neraca kWH (12RB), Saldo Piutang (TULIV-04), Saldo Piutang Ragu-ragu (TULIV- 06), Pendapatan lain-lain, mengelola tagihan tertentu yang “terpusat” antara lain rekening TNI, Polri, Pemda, Instansi lainnya.
2) Supervisor Sistem Pelayanan Pelanggan, Mengelola perbaikan penetrasi segmen Tegangan Rendah dengan pendekatan teritorial antara lain perbaikan Arsip Induk Langganan (AIL), Data Induk Langganan (DIL), Baca meter, penagihan (autodebet, PRAQTIS), penertiban (kWh numpuk, tunggakan/ pemutu-san, illegal, Uang Jaminan Langganan, dll), otomatisasi Rute Baca Meter (RBM) dengan Personal Data Entry (PDE), Tingkat Mutu Pelayanan (TMP), Lampu Hemat Listrik (LHL), one stop service, kehumasan antara lain sosialisasi Tarif Dasar Listrik (TDL), kemitraan, outsourching, Unit Garis Depan baru, penyediaan material, dana, sarana dan pelatihan.
3) Supervisor Strategi Pemasaran Memperbaiki sistem pelayanan potensial untuk memaksimalkan kinerja Area Pelayanan dan Jaringan, khususnya segmen konsumen tegangan tinggi dan tegangan menengah antara lain Account Executive, Auto Meter Reading (AMR), Customer Information System (CIS), Data Pokok Penjualan (DPP), Arsip Induk Langganan (AIL), Pasang Baru/Perubahan Daya dan Daftar Tunggu, Captive, Impor, Fleksibilitas dan Sinergi, Tunggakan/Kantor Pusat Piutang dan Lelang Negara (KP2LN), Uang Muka Tenaga Listrik (UMTL), Pembayaran langsung, Updating Perjanjian Jual Beli Tenaga Listrik (PJBTL), dll.
b. Bekerjasama dengan Asisten Manajer Perencanaan, Asisten Manajer Distribusi, Asisten Manajer Keuangan dan Sumber Daya Manusia,
Ahli Madya/Muda, Fungsi terkait di Area Pelayanan dan Jaringan, dan Unit Garis Depan untuk memaksimalkan kinerja Area Pelayanan dan Jaringan, dan Distribusi Jawa Barat dan Banten, khususnya penekanan susut dan tunggakan antara lain upaya Unit Garis Depan untuk program gardu sisipan (sekaligus untuk perbaikan tegangan dan pemasaran), pemutusan sementara dan rampung, program sambungan jenis “comprenssion” untuk mengatasi “assimetris dan lostkontak”, melanjutkan perbaikan data induk pelanggan (DIL) terpadu (sekaligus program analisis susut per penyulang dan per gardu dan program pengurangan tagihan listrik akibat Tingkat Mutu Pelayanan (TMP) tidak terpenuhi, penyediaan material pada setiap saat dibutuhkan, pemanfaatan anggaran, penyediaan likuiditas operasional unit Garis Depan, rekonsiliasi penerimaan pembayaran rekening listrik di rekening Bank PLN, pengembangan “autodebet”, program kehumasan, pengembangan sarana, apresiasi dan promosi pegawai, pengembangan Unit Garis Depan baru dll.
c. Mengkoordinasikan fungsi-fungsi Supervisor, Ahli, Terampil Utama dan Terampil dilingkungan Bagian Niaga dan bertanggung jawab pada Manajer Area.
4. Asisten Manajer Perencanaan
a. Fungsi Utama Asisten Manajer Perencanaan adalah mengelola fungsi perencanaan terpadu dan fungsi pengelolaan sistem distribusi, bekerjasama dengan Ahli dan fungsi terkait di Area Pelayanan dan
Jaringan, untuk memfasilitasi unit garis depan dalam memaksimalkan kinerjanya.
1) Supervisor Perencanaan dan Konstruksi
a) Merencanakan pengembangan jaringan distribusi 1 tahun kedepan, sistem jaringan untuk meningkatkan keandalan penyaluran tenaga listrik, dan biaya pemeliharaan jaringan selama 1 tahun.
b) Memberikan Justifikasi setiap aktivitas investasi yang direncanakan.
c) Memantau realisasi pelaksanaan Investasi dan pemeliharaan di Area Pelayanan dan Jaringan.
d) Dalam melaksanakan tugasnya berkoordinasi dengan Bidang Perencanaan Distribusi.
2) Supervisor Sistem teknologi Informasi
a) Mengelola pengoperasian dan pemeliharaan seluruh sistem informasi terpadu dan andal (komitmen proses bisnis, password & data logger).
b) Pengembangan sistem informasi untuk meminimalkan proses bisnis manual antara lain Rute Baca Meter (RBM) berbasis Geographic Informasi System (GIS) dan gardu.
b. Mengkoordinasi pemanfaatan anggaran bersama Asisten Manajer Niaga, Asisten Manajer Operasi, Asisten Manajer APP, Asisten Manajer Keuangan dan Asisten Manajer SDM, Ahli, serta fungsi terkait di Unit Garis Depan untuk memaksimalkan kinerja Area dan
Distribusi Jawa Barat dan Banten, khususnya penekanan susut dan tunggakan antara lain upaya Unit Garis Depan untuk program gardu sisipan (sekaligus untuk perbaikan tegangan dan pemasaran), pemutusan sementara dan rampung, program sambungan jenis “compression” untuk mengatasi “asimetris dan lostkontak”, melanjutkan perbaikan Data Induk Pelanggan (DIL) terpadu (sekaligus program analisis susut per penyulang dan per gardu dan program pengurangan tagihan listrik akibat Tingkat Mutu Pelayanan (TMP) tidak terpenuhi, pengembangan Unit Garis Depan baru, dll.
5. Asisten Manajer Distribusi
a. Fungsi utama Asisten Manajer Operasi adalah mengelola fungsi pengoperasian sistem jaringan distribusi, bekerjasama dengan Ahli dan fungsi terkait di Area Pelayanan dan Jaringan, untuk memfasilitasi unit garis depan dalam memaksimalkan kinerjanya.
1) Supervisor Operasi Distribusi
a) Memantau dan memutakhiran data jaringan distribusi terpasang di seluruh wilayah Area Pelayanan dan Jaringan.
b) Mengelola dan mengoperasikan jaringan distribusi sesuai dengan kebutuhan lapangan.
c) Melaksanakan pengawasan pembangunan jaringan distribusi baru, pengukuran tegangan ujung secara periodik.
d) Mengevaluasi dan mengoperasikan jaringan distribusi baru.
e) Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan pemeliharaan rutin dan pekerjaan pelayanan gangguan Tegangan Menengah (TM) dan Tegangan Rendah (TR) disemua Unit Pelayanan dan Jaringan (UPJ)
f) Memantau, mengevaluasi dan supervisi Tingkat Mutu Pelayanan (TMP) di UPJ TM/TR.
2) Supervisor Pemeliharaan Jaringan
a) Pelaksanaan pengawasan pemeliharaan sarana pendistribusian tenaga listrik.
b) Pelaksanaan peneraan alat pembatas dan pengukur (APP) rangkaian jaringan sambungan untuk pelanggan.
3) Supervisor Pengendalian Pengukuran a) Perencanaan kegiatan yang berkaitan dengan pengukuran.
b) Penyusunan perkiraan kebutuhan tenaga listrik.
c) Penyusunan dn penerapan program penjualan listrik. 4) Supervisor Logistik
a) Pelaksanaan ketatausahaan perbekalan baik untuk material konstruksi, operasi dan pemeliharaan sarana pendistribusian tenaga listrik.
b) Pelaksanaan pelayanan penerimaan dan pengambilan material.
c) Pelaksanaan penyimpanan material dan pengamanannya.
d) Pengadministrasian persediaan material.
6. Asisten Manajer Keuangan
a. Fungsi Utama Asisten Manajer Keuangan adalah mengelola fungsi pengendalian anggaran dan keuangan, fungsi pengawasan dan pendapatan, fungsi akuntansi bekerjasama dengan ahli dan fungsi terkait untuk memfasilitasi unit garis depan dalam memaksimalkan kinerja keuangan.
1) Supervisor Pengendalian Anggaran dan Keuangan
a) Menghimpun data RKAP dan rencana cash flow
b) Menverifikasi pengajuan anggaran dari user, dokumen pembayaran dan penerimaan dana imprest, dokumen penerimaan dan penyetoran pajak-pajak.
c) Mengendalikan SKKI dan SKKO kepada fungsi terkait, serta mengajukan dan memantau permintaan BAT untuk penyerapan SKK.
d) Memantau droping/penerimaan dana imprest dari Kantor Distribusi, entry data transaksi SIMKEU, dan pembuatan laporan.
e) Mengajukan validasi buku harian kas / bank.
f) Melakukan rekonsiliasi dengan fungsi terkait. 2) Supervisor Pengawasan Pendapatan
a) Memantau realisasi pendapatan di kas/bank receipt serta pelaksanaan transfers otomatis, penyetoran hasil pembayaran rekening listrik oleh payment point, dan entry data transaksi SIMKEU.
b) Membuat laporan LKU, PJU dan laporan berkala sesuai bidangnya.
c) Melalukan rekonsiliasi dengan fungsi terkait.
3) Supervisor Akuntansi
a) Memantau dan mensupervisi ketepatan kode akun, pengumpulan, pengelolan dan penyimpanan dokumen pembukuan dari fungsi terkait.
b) Mengawasi proses data pembukuan sampai dengan posting, pencatatan inventaris kantor.
c) Melakukan rekonsiliasi dengan dengan fungsi terkait.
d) Membuat dan memverifikasi Laporan Keuangan bulanan, triwulanan, semesteran dan tahunan.
b. Mengkoordinasikan pemanfaatan anggaran bersama Asisten Manajer Niaga, Asisten Manajer Operasi, Asisten Manajer Perencanaan, Asisten Manajer APP, Asisten Manajer Sumber Daya Manusia, Ahli, dan fungsi terkait di Unit Garis Depan untuk memaksimalkan kinerja Area.
7. Asisten Manajer Sumber Daya Manusia
a. Fungsi Utama Asisten Manajer Sumber Daya Manusia adalah mengelola fungsi SDM, fungsi sekretariat bekerjasama dengan ahli dan fungsi terkait di Area Pelayanan dan Jaringan, untuk memfasilitasi unit garis depan untuk memaksimalkan kinerja Area.
1) Supervisor SDM a) Mengajukan kebutuhan tenaga kerja.
b) Memeriksa konsep usulan kenaikan pangkat/berkala, pembuatan daftar gaji. c) Membuat rencana pendidikan dan pelatihan pegawai dalam rangka peningkatan kinerja SDM.
d) Mengelola MUK pegawai dan pengendaliannya, arsip/ dokumentasi pegawai serta menjaga kerahasiannya.
e) Menyiapkan dan mengadministrasikan absensi pegawai, menghitung pajak penghasilan pegawai dan pension.
f) Membuat laporan berkala
g) Melakukan rekonsiliasi dengan fungsi terkait 2) Supervisor Sekretariat
a) Perencanaan kebutuhan sarana kerja
b) Pelaksanaan tata usaha kesekretariatan
c) Pelaksanaan pengurusan surat-surat tanah
d) Pelaksanaan kegiatan hubungan masyarakat 2.4.
Aspek Kegiatan PT. PLN (Persero) Area Majalaya