TATACARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT PT. PLN PERSERO APJ SURAKARTA.
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
TATACARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT PT. PLN
PERSERO APJ SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokation Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
NIKA DWI RISMAWATI
NIM : D1510053
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit
to user
2013
i
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSETUJUAN
TATACARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT PT. PLN
PERSERO APJ SURAKARTA
Disusun Oleh :
NIKA DWI RISMAWATI
NIM : D1510053
Disetujui Untuk Dipertahankan di Hadapan Tim Penguji Pada
Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Pembimbing,
Dra. Sudaryanti, M.Si.
NIP. 19570426198601 2 002
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGESAHAN
TATACARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT PT. PLN
PERSERO APJ SURAKARTA
Disusun Oleh :
NIKA DWI RISMAWATI
NIM : D1510053
Disetujui Untuk Dipertahankan di Hadapan Tim Penguji Pada
Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Pada Hari
Tanggal
: ……………………
: ……………………
Tim Penguji
Nama
Tanda Tangan
1. Penguji 1
Drs. Agung Priyono, M.Si
………………………
2. Penguji 2
Drs. Sudaryanti, M.Si
………………………
Mengetahui
Dekan,
Ketua Program,
Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D
Drs. Sudarto, M.Si
NIP. 19540805198503 1 002
NIP. 195502020198503 1 006
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN
Nama
: Nika Dwi Rismawati
NIM
: D1500053
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “TATACARA
PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN
SEKRETARIAT PT. PLN PERSERO APJ SURAKARTA” adalah betul – betul
karya sendiri, hal – hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi
tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 16 Mei 2013
Yang Membuat Pernyataan,
Nika Dwi Rismawati
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
Yang paling sulit adalah bukan mendapatkan sesuatu, tetapi yang paling
sulit adalah mempertahankannya.
(Hitam Putih)
Tak ada rahasia untuk manggapai sukses Sukses itu dapat terjadi karena
persiapan, kerja keras dan mau belajar dari kegagalan.
( Mario Teguh)
Kita harus belajar menerima dan belajar bersyukur,agar apa yang ada di
sekitar kita dan apa yang ada pada diri kita bisa kita nikmati.
(Yusuf Mansur)
Segala sesuatu tidak datang dengan sendirinya semua membutuhkan usaha
dan doa.
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Laporan ini penulis persembahkan kepada :
1. Tuhan Yang Maha Esa.
2. Papah , Mamah dan Kakak tercinta yang
telah memberikanku semangat dan doa
sehingga dapat menyelesaikan kuliah ini.
3. Seseorang yang tak pernah berhenti
mengingatkanku akan usaha dan doa.
4. Keluarga Manajemen Administrasi 2010.
5. Almamaterku.
commit to user
vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji dan syukur senantiasa penulis panjatkan
kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan hidayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan pengamatan yang
berjudul “TATACARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT
PT. PLN
PERSERO APJ
SURAKARTA”. Laporan pengamatan ini disusun untuk tugas dan memenuhi
syarat-syarat dalam memperoleh sebutan Vokation Ahli Madya (A.Md) Dalam
Bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Terselesaikannya penyusunan Laporan pengamatan ini tidak terlepas dari
bantuan berbagai pihak. Dalam kesempatan ini perkenankanlah penulis dengan
segala kerendahan hati mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Drs. Sudarto, M.Si., selaku Ketua Program Studi DIII Manajemen
Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
3. Drs. Is Hadri Utomo, M.Si., selaku Dosen Pembimbing Akademik yang telan
memberikan arahan-arahan yang baik.
4. Drs. Agung Priyono, M.Si., selaku penguji yang telah memberikan arahan
agar pengamatan ini menjadi lebih baik.
5. Dra. Sudaryanti, M.Si., selaku Pembimbing yang telah membimbing dengan
baik dan memberikan masukan-masukan sebagai tambahan perbaikan.
6. Bapak dan Ibu Dosen DIII Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, yang telah membagi
ilmunya sebagai bekal penulis.
commit to user
vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
7. Bapak Suyatno dan Ibu Martini, pada bagian Administrasi Umum PT. PLN
Persero APJ Surakarta, yang telah memberikan ijin dan tempat untuk
mengadakan pengamatan.
8. Papah dan mamah, kakak tercinta yang selalu memberikan doa, perhatian,
menyayangi dan memberi semangat pada penulis untuk meraih cita-cita.
9. Danang Aji terimakasih untuk semuanya ,terimakasih selalu memberikan
perhatian, semangat,
yang selalu bersedia menerima keluh kesah penulis
setiap saat, baik masalah kampus atau tidak.
10. Teman – teman seperjuangan yang selalu mensupport penulis hingga
terselesainya Tugas Akhir ini
11. Yesy Selviana dan Retno Dewi yang selalu menemani dan memberi semangat
penulis.
12. Para penghuni kost Bougenville, Pepy , Kakak Tyas, Mb Ovy, Litaa, Mb Ium,
Adek kiki, Mb Esti, Mb Pingkan. Terimakasih atas perhatiaan dan
semangatnya.
13. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih atas
bantuan yang diberikan.
Penulis menyadari bahwa laporan pengamatan ini masih jauh dari kata
sempurna, dan masih banyak kekurangan baik dalam isi maupun penyusunannya.
Untuk itu kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan demi
perbaikan penyusunan laporan selanjutnya.
Akhir kata, penulis berharap semoga laporan pengamatan ini dapat
memberikan manfaat bagi diri penulis khususnya dan para pembaca pada
umumnya.
Surakarta,16 Mei 2013
Penulis
Nika Dwi Rismawati
commit to user
viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ..................................................................................
i
PERSETUJUAN ........................................................................................
ii
PENGESAHAN .........................................................................................
iii
PERNYATAAN .........................................................................................
iv
MOTTO .....................................................................................................
v
PERSEMBAHAN ......................................................................................
vi
KATA PENGANTAR ...............................................................................
vii
DAFTAR ISI ..............................................................................................
ix
DAFTAR GAMBAR .................................................................................
xii
DAFTAR TABEL ......................................................................................
xiii
ABSTRAK .................................................................................................
xiv
BAB I
BAB II.
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ..................................................
1
B. Perumusan Masalah ........................................................
4
C. Tujuan Pengamatan .........................................................
5
D. Metode Pengamatan ........................................................
5
TINJAUAN PUSTAKA
A. Konsep Administrasi........................................................
6
B. Sekretariat dan Kesekretariatan .......................................
6
1. Pengertian kesekretariatan .........................................
6
2. Fungsi Kesekretariatan ..............................................
7
C. Surat ................................................................................
10
1. Pengertian surat..........................................................
10
2. Fungsi Surat ...............................................................
11
3. Syarat Surat................................................................
12
4. Jenis-jenis Surat .........................................................
13
5. Bagian-bagian Surat...................................................
15
D. Tatacara Pengelolaan Surat .............................................
commit to user
18
ix
perpustakaan.uns.ac.id
BAB III.
BAB IV.
digilib.uns.ac.id
1. Pengelolaan Surat Masuk...........................................
18
2. Pengurusan Surat Keluar ...........................................
21
3. Pemusnahan Arsip .....................................................
24
METODE PENGAMATAN
A. Lokasi Pengamatan ..........................................................
25
B. Jenis Pengamatan ............................................................
26
C. Penentuan Sampel dan Sumber Data ...............................
27
1. Penentuan sampel ......................................................
27
2. Sumber Data .............................................................
27
D. Teknik Pengumpulan Data...............................................
27
1. Data Primer ...............................................................
27
2. Data Sekunder ...........................................................
28
E. Teknik Analisis Data .......................................................
28
1. Reduksi Data .............................................................
28
2. Penyajian Data ..........................................................
28
3. Penarikan Simpulan dan Verifikasi ...........................
29
DESKRIPSI LEMBAGA DAN HASIL PENGAMATAN
A. Deskripsi Lembaga ..........................................................
32
B. Hasil Pengamatan ...........................................................
42
1. Tatacara pengelolaan surat masuk dan surat keluar
pada Bagian Sekretariat Umum PT. PLN Persero
APJ Surakarta ............................................................
42
2. Kendala dalam tatacara pengelolaan surat masuk dan
surat keluar pada Bagian Sekretariat Umum PT.
PLN Persero APJ Surakarta ......................................
50
3. Upaya yang dilakukan dalam mengatasi kendala
yang muncul dalam tatacara pengelolaan surat
masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretariat
Umum PT. PLN Persero APJ Surakarta ....................
commit to user
x
52
perpustakaan.uns.ac.id
BAB V
digilib.uns.ac.id
PENUTUP
A. Kesimpulan .....................................................................
53
B. Saran ...............................................................................
54
DAFTAR PUSTAKA
commit to user
xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1
Bagan Proses Analisa Data Interaktif ....................................
commit to user
xii
29
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1
Perbedaan Surat Informatif dengan Persuasif........................
commit to user
xiii
14
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Nika Dwi Rismawati, D1510053, TATACARA PENGELOLAAN SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT PT. PLN.
Laporan Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program
Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
Penulisan tugas akhir ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan
Administrasi Surat Menyurat Pada Bagian Sekretariat PT. PLN (Persero) APJ
Surakarta.
Dalam melakukan pengamatan penulis menggunakan jenis penelitian
diskriptif kualitatif dimana dilakukan untuk memecahkan suatu masalah yang
dihadapi dengan menggambarkan keadaan objek penelitian pada saat sekarang
berdasarkan fakta-fakta sebagaimana adanya. Sumber data diperoleh melalui
wawancara dan dokumentasi.
Kenyataannya dalam penyelenggaraan administrasi kantor atau tata usaha
khususnya mengenai kegiatan surat-menyurat, masalah manajemen kearsipan
belum mendapatkan perhatian yang serius. Akibatnya membawa dampak terhadap
tingkat efektivitas dan efisien kerja yang tidak optimal. Fungsi arsip sebagai
sumber data, informai dan sumber ingatan bagi penyelenggaraan surat menyurat
sangat besar pengaruhnya terhadap keberhasilan dalam mencapai tujuan. Tetapi
jika penyimpanan arsip baik surat masuk maupun keluar belum dilakukan sesuai
dengan ketentuan yang berlaku, maka dalam proses penemuan kembali arsip
masih membutuhkan waktu yang cukup lama sehingga akan berpengaruh terhadap
efektifitas dan efisien kerja.
Mengatasi berbagai kendala yang muncul terkait pengelolaan suratmenyurat tersebut di atas, upaya yang telah dilakukan oleh Bagian Sekretariat PT.
PLN Persero APJ Surakarta, yaitu : pelaksanaan pembinaan dilakukan sebagai
upaya untuk meningkatkan kemampuan pegawai khususnya terkait dengan
pengetahuan tentang materi tentang seluk beluk kearsipan dan surat menyurat
serta pemanfaatannya. Upaya peningkatan kemampuan pegawai difokuskan pada
pengelolaan kearsipan surat menyurat berupa penataan, penyimpanan dan
pemanfaatan arsip secara baik dan benar. Pentingnya dilakukan sosialisasi dan
presentasi atau paparan materi tentang seluk beluk kearsipan surat menyurat dan
pemanfaatannya, termasuk di dalamnya peran penting arsip serta diadakannya
diskusi terbuka mengenai pengelolaan arsip secara baik dan benar sesuai dengan
karakter dan fasilitas yang ada di PT. PLN Persero APJ Surakarta.
Kata kunci : pengelolaan surat, kesekretariatan
commit to user
xiv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRACT
Nika Dwi Rismawati, D1510053, MANAGEMENT PROCEDURES INP
UT MAIL AND OUTPUT MAIL IN THE SECRETARIAT SECTION OF
PT. PLN. Final Project Report, Program Study Administration
Management, Program Diploma III, Social and Political Sciences Faculty,
Sebelas Maret University.
The purpose of writing this final project is to know the implementation
administration the mail in secretariat section of PT. PLN (Persero) APJ Surakarta.
In conducting observation the writer used the kind of observation was
descriptive qualitative where was conducted to solve a problem that was faced
with description the object observation in this time, based on the as they are.
Sources of data were got through interview and documentation.
In fact in applying administration of the office or the administration
especially about the activity of mailing, the problem of management archival have
not been gotten serious consideration. Consequently have an impact on the
effectiveness and efficient work that is not optimal. Archive functions as a source
of data, information and source memory for holding correspondence huge
influence on the success in achieving its objectives. But if both the incoming mail
archive storage and has not been carried out in accordance with applicable
regulations, then in the process of rediscovery archive still takes a long time so it
will affect the effectiveness and efficient work.
To overcome the obstacles that arise related to the management of the
correspondence mentioned above, the efforts made by the Secretariat Section PT.
PLN Persero APJ Surakarta, namely: the implementation of the development is
done in an effort to improve employee skills specifically related to the knowledge
about the ins and outs of archival materials and correspondence as well as
utilization. Efforts to increase the ability of employees focused on the
management of archival correspondence in the form of structuring, storage and
use of archives is good and right. The importance of socialization and
presentations done or exposure archival material about the ins and outs of the
correspondence and utilization, including the important role of archives as well as
the holding of open discussion of records management is good and right in
accordance with the character and existing facilities at PT. PLN Persero APJ
Surakarta.
Keywords: mail handling, secretarial
commit to user
xv
digilib.uns.ac.id
TATACARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT PT. PLN
PERSERO APJ SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokation Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
NIKA DWI RISMAWATI
NIM : D1510053
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit
to user
2013
i
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSETUJUAN
TATACARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT PT. PLN
PERSERO APJ SURAKARTA
Disusun Oleh :
NIKA DWI RISMAWATI
NIM : D1510053
Disetujui Untuk Dipertahankan di Hadapan Tim Penguji Pada
Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Pembimbing,
Dra. Sudaryanti, M.Si.
NIP. 19570426198601 2 002
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGESAHAN
TATACARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT PT. PLN
PERSERO APJ SURAKARTA
Disusun Oleh :
NIKA DWI RISMAWATI
NIM : D1510053
Disetujui Untuk Dipertahankan di Hadapan Tim Penguji Pada
Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Pada Hari
Tanggal
: ……………………
: ……………………
Tim Penguji
Nama
Tanda Tangan
1. Penguji 1
Drs. Agung Priyono, M.Si
………………………
2. Penguji 2
Drs. Sudaryanti, M.Si
………………………
Mengetahui
Dekan,
Ketua Program,
Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D
Drs. Sudarto, M.Si
NIP. 19540805198503 1 002
NIP. 195502020198503 1 006
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN
Nama
: Nika Dwi Rismawati
NIM
: D1500053
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “TATACARA
PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN
SEKRETARIAT PT. PLN PERSERO APJ SURAKARTA” adalah betul – betul
karya sendiri, hal – hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi
tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 16 Mei 2013
Yang Membuat Pernyataan,
Nika Dwi Rismawati
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
Yang paling sulit adalah bukan mendapatkan sesuatu, tetapi yang paling
sulit adalah mempertahankannya.
(Hitam Putih)
Tak ada rahasia untuk manggapai sukses Sukses itu dapat terjadi karena
persiapan, kerja keras dan mau belajar dari kegagalan.
( Mario Teguh)
Kita harus belajar menerima dan belajar bersyukur,agar apa yang ada di
sekitar kita dan apa yang ada pada diri kita bisa kita nikmati.
(Yusuf Mansur)
Segala sesuatu tidak datang dengan sendirinya semua membutuhkan usaha
dan doa.
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Laporan ini penulis persembahkan kepada :
1. Tuhan Yang Maha Esa.
2. Papah , Mamah dan Kakak tercinta yang
telah memberikanku semangat dan doa
sehingga dapat menyelesaikan kuliah ini.
3. Seseorang yang tak pernah berhenti
mengingatkanku akan usaha dan doa.
4. Keluarga Manajemen Administrasi 2010.
5. Almamaterku.
commit to user
vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji dan syukur senantiasa penulis panjatkan
kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan hidayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan pengamatan yang
berjudul “TATACARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT
PT. PLN
PERSERO APJ
SURAKARTA”. Laporan pengamatan ini disusun untuk tugas dan memenuhi
syarat-syarat dalam memperoleh sebutan Vokation Ahli Madya (A.Md) Dalam
Bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Terselesaikannya penyusunan Laporan pengamatan ini tidak terlepas dari
bantuan berbagai pihak. Dalam kesempatan ini perkenankanlah penulis dengan
segala kerendahan hati mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Drs. Sudarto, M.Si., selaku Ketua Program Studi DIII Manajemen
Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
3. Drs. Is Hadri Utomo, M.Si., selaku Dosen Pembimbing Akademik yang telan
memberikan arahan-arahan yang baik.
4. Drs. Agung Priyono, M.Si., selaku penguji yang telah memberikan arahan
agar pengamatan ini menjadi lebih baik.
5. Dra. Sudaryanti, M.Si., selaku Pembimbing yang telah membimbing dengan
baik dan memberikan masukan-masukan sebagai tambahan perbaikan.
6. Bapak dan Ibu Dosen DIII Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, yang telah membagi
ilmunya sebagai bekal penulis.
commit to user
vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
7. Bapak Suyatno dan Ibu Martini, pada bagian Administrasi Umum PT. PLN
Persero APJ Surakarta, yang telah memberikan ijin dan tempat untuk
mengadakan pengamatan.
8. Papah dan mamah, kakak tercinta yang selalu memberikan doa, perhatian,
menyayangi dan memberi semangat pada penulis untuk meraih cita-cita.
9. Danang Aji terimakasih untuk semuanya ,terimakasih selalu memberikan
perhatian, semangat,
yang selalu bersedia menerima keluh kesah penulis
setiap saat, baik masalah kampus atau tidak.
10. Teman – teman seperjuangan yang selalu mensupport penulis hingga
terselesainya Tugas Akhir ini
11. Yesy Selviana dan Retno Dewi yang selalu menemani dan memberi semangat
penulis.
12. Para penghuni kost Bougenville, Pepy , Kakak Tyas, Mb Ovy, Litaa, Mb Ium,
Adek kiki, Mb Esti, Mb Pingkan. Terimakasih atas perhatiaan dan
semangatnya.
13. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih atas
bantuan yang diberikan.
Penulis menyadari bahwa laporan pengamatan ini masih jauh dari kata
sempurna, dan masih banyak kekurangan baik dalam isi maupun penyusunannya.
Untuk itu kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan demi
perbaikan penyusunan laporan selanjutnya.
Akhir kata, penulis berharap semoga laporan pengamatan ini dapat
memberikan manfaat bagi diri penulis khususnya dan para pembaca pada
umumnya.
Surakarta,16 Mei 2013
Penulis
Nika Dwi Rismawati
commit to user
viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ..................................................................................
i
PERSETUJUAN ........................................................................................
ii
PENGESAHAN .........................................................................................
iii
PERNYATAAN .........................................................................................
iv
MOTTO .....................................................................................................
v
PERSEMBAHAN ......................................................................................
vi
KATA PENGANTAR ...............................................................................
vii
DAFTAR ISI ..............................................................................................
ix
DAFTAR GAMBAR .................................................................................
xii
DAFTAR TABEL ......................................................................................
xiii
ABSTRAK .................................................................................................
xiv
BAB I
BAB II.
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ..................................................
1
B. Perumusan Masalah ........................................................
4
C. Tujuan Pengamatan .........................................................
5
D. Metode Pengamatan ........................................................
5
TINJAUAN PUSTAKA
A. Konsep Administrasi........................................................
6
B. Sekretariat dan Kesekretariatan .......................................
6
1. Pengertian kesekretariatan .........................................
6
2. Fungsi Kesekretariatan ..............................................
7
C. Surat ................................................................................
10
1. Pengertian surat..........................................................
10
2. Fungsi Surat ...............................................................
11
3. Syarat Surat................................................................
12
4. Jenis-jenis Surat .........................................................
13
5. Bagian-bagian Surat...................................................
15
D. Tatacara Pengelolaan Surat .............................................
commit to user
18
ix
perpustakaan.uns.ac.id
BAB III.
BAB IV.
digilib.uns.ac.id
1. Pengelolaan Surat Masuk...........................................
18
2. Pengurusan Surat Keluar ...........................................
21
3. Pemusnahan Arsip .....................................................
24
METODE PENGAMATAN
A. Lokasi Pengamatan ..........................................................
25
B. Jenis Pengamatan ............................................................
26
C. Penentuan Sampel dan Sumber Data ...............................
27
1. Penentuan sampel ......................................................
27
2. Sumber Data .............................................................
27
D. Teknik Pengumpulan Data...............................................
27
1. Data Primer ...............................................................
27
2. Data Sekunder ...........................................................
28
E. Teknik Analisis Data .......................................................
28
1. Reduksi Data .............................................................
28
2. Penyajian Data ..........................................................
28
3. Penarikan Simpulan dan Verifikasi ...........................
29
DESKRIPSI LEMBAGA DAN HASIL PENGAMATAN
A. Deskripsi Lembaga ..........................................................
32
B. Hasil Pengamatan ...........................................................
42
1. Tatacara pengelolaan surat masuk dan surat keluar
pada Bagian Sekretariat Umum PT. PLN Persero
APJ Surakarta ............................................................
42
2. Kendala dalam tatacara pengelolaan surat masuk dan
surat keluar pada Bagian Sekretariat Umum PT.
PLN Persero APJ Surakarta ......................................
50
3. Upaya yang dilakukan dalam mengatasi kendala
yang muncul dalam tatacara pengelolaan surat
masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretariat
Umum PT. PLN Persero APJ Surakarta ....................
commit to user
x
52
perpustakaan.uns.ac.id
BAB V
digilib.uns.ac.id
PENUTUP
A. Kesimpulan .....................................................................
53
B. Saran ...............................................................................
54
DAFTAR PUSTAKA
commit to user
xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1
Bagan Proses Analisa Data Interaktif ....................................
commit to user
xii
29
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1
Perbedaan Surat Informatif dengan Persuasif........................
commit to user
xiii
14
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Nika Dwi Rismawati, D1510053, TATACARA PENGELOLAAN SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT PT. PLN.
Laporan Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program
Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
Penulisan tugas akhir ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan
Administrasi Surat Menyurat Pada Bagian Sekretariat PT. PLN (Persero) APJ
Surakarta.
Dalam melakukan pengamatan penulis menggunakan jenis penelitian
diskriptif kualitatif dimana dilakukan untuk memecahkan suatu masalah yang
dihadapi dengan menggambarkan keadaan objek penelitian pada saat sekarang
berdasarkan fakta-fakta sebagaimana adanya. Sumber data diperoleh melalui
wawancara dan dokumentasi.
Kenyataannya dalam penyelenggaraan administrasi kantor atau tata usaha
khususnya mengenai kegiatan surat-menyurat, masalah manajemen kearsipan
belum mendapatkan perhatian yang serius. Akibatnya membawa dampak terhadap
tingkat efektivitas dan efisien kerja yang tidak optimal. Fungsi arsip sebagai
sumber data, informai dan sumber ingatan bagi penyelenggaraan surat menyurat
sangat besar pengaruhnya terhadap keberhasilan dalam mencapai tujuan. Tetapi
jika penyimpanan arsip baik surat masuk maupun keluar belum dilakukan sesuai
dengan ketentuan yang berlaku, maka dalam proses penemuan kembali arsip
masih membutuhkan waktu yang cukup lama sehingga akan berpengaruh terhadap
efektifitas dan efisien kerja.
Mengatasi berbagai kendala yang muncul terkait pengelolaan suratmenyurat tersebut di atas, upaya yang telah dilakukan oleh Bagian Sekretariat PT.
PLN Persero APJ Surakarta, yaitu : pelaksanaan pembinaan dilakukan sebagai
upaya untuk meningkatkan kemampuan pegawai khususnya terkait dengan
pengetahuan tentang materi tentang seluk beluk kearsipan dan surat menyurat
serta pemanfaatannya. Upaya peningkatan kemampuan pegawai difokuskan pada
pengelolaan kearsipan surat menyurat berupa penataan, penyimpanan dan
pemanfaatan arsip secara baik dan benar. Pentingnya dilakukan sosialisasi dan
presentasi atau paparan materi tentang seluk beluk kearsipan surat menyurat dan
pemanfaatannya, termasuk di dalamnya peran penting arsip serta diadakannya
diskusi terbuka mengenai pengelolaan arsip secara baik dan benar sesuai dengan
karakter dan fasilitas yang ada di PT. PLN Persero APJ Surakarta.
Kata kunci : pengelolaan surat, kesekretariatan
commit to user
xiv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRACT
Nika Dwi Rismawati, D1510053, MANAGEMENT PROCEDURES INP
UT MAIL AND OUTPUT MAIL IN THE SECRETARIAT SECTION OF
PT. PLN. Final Project Report, Program Study Administration
Management, Program Diploma III, Social and Political Sciences Faculty,
Sebelas Maret University.
The purpose of writing this final project is to know the implementation
administration the mail in secretariat section of PT. PLN (Persero) APJ Surakarta.
In conducting observation the writer used the kind of observation was
descriptive qualitative where was conducted to solve a problem that was faced
with description the object observation in this time, based on the as they are.
Sources of data were got through interview and documentation.
In fact in applying administration of the office or the administration
especially about the activity of mailing, the problem of management archival have
not been gotten serious consideration. Consequently have an impact on the
effectiveness and efficient work that is not optimal. Archive functions as a source
of data, information and source memory for holding correspondence huge
influence on the success in achieving its objectives. But if both the incoming mail
archive storage and has not been carried out in accordance with applicable
regulations, then in the process of rediscovery archive still takes a long time so it
will affect the effectiveness and efficient work.
To overcome the obstacles that arise related to the management of the
correspondence mentioned above, the efforts made by the Secretariat Section PT.
PLN Persero APJ Surakarta, namely: the implementation of the development is
done in an effort to improve employee skills specifically related to the knowledge
about the ins and outs of archival materials and correspondence as well as
utilization. Efforts to increase the ability of employees focused on the
management of archival correspondence in the form of structuring, storage and
use of archives is good and right. The importance of socialization and
presentations done or exposure archival material about the ins and outs of the
correspondence and utilization, including the important role of archives as well as
the holding of open discussion of records management is good and right in
accordance with the character and existing facilities at PT. PLN Persero APJ
Surakarta.
Keywords: mail handling, secretarial
commit to user
xv