Perancangan Aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T) Kementrian Perindustrian Republik Indonesia

KERJA PRAKTEK Diajukan untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

M Asep Indrayana 10109086

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

M Asep I ndrayana

Con t a ct

Alam at Rum ah : Kp. Sidangr aya Ds. Pur war aj a RT/ RW 01

Pandeglang, Bant en 42262

Alam at Kos : Jl. Sur apat i Sukam ant ri 1 No 144d – 145 Bandung, Jawa

Bar at

Hp : 085722073427

Em ail : m asepindr ayana@gm ail.com

D a t a D ir i

Tanggal Lahir : 05 Novem ber 1991

Kewar ganegaraan : I ndonesia

No. KTP : 3601130511910001

Agam a : I slam

D e sk r ipsi

Pe n didik a n

Un ive r sit a s | 2009 – Sekar ang

- Universit as Kom put er I ndoneisa - Teknik I nform at ika, Bandung, Jawa Bar at ,

I ndonesia

Se k ola h M e ne n ga h At a s | 2006 – 2009

- SMA Neger i 4 Pandeglang, Pandeglang, Bant en, I ndonesia

Se k ola h M e ne n ga h Pe r t a m a | 2003 – 2006

- MTs. Mat hla’ul Anwar Pusat Menes, Pandeglang, Bant en, I ndonesia

Se k ola h D a sar | 1996 – 2006

- SD Negeri Purwar aj a 2, Pandeglang, Bant en, I ndonesia

Pe n ga la m a n Ke r j a & Or ga n isa si

- Fr eelance Web Developer | Bandung, 2010 - Sekar ang

- Pem bangunan dan Pengem bangan Aplikasi Pengarsipan Dokum en di Balai

Besar Bahan dan Bar ang Teknik ( B4T) – Kem ent erian Perindust rian |

Bandung, Juli 2012 – Sept em ber 2012

- Koor dinat or Lit bang – Him punan Mahasiswa Teknik I nform at ika ( HMI F) | 2010

– 2011

- Ket ua Pelaksana Cakr awala I nfor m at ika – HMI F | 2011

- Wakil Ket ua Dewan Penegak ( Juru Adat ) – SMA Neger i 4 Pandeglang | 2008 –

2009

Ke m a m pu a n

Ja r in ga n Kom pu t er

- Mikr oTik Rout ers | I nt ernat ional Cert ificat ion – MikroTik Cer t ificat ion Net work Associat e ( 2013)

M Asep I ndrayana

Pe m r ogr a m a n

- Micr osoft Visual St udio C# | m oder at e - PHP ( Hypert ext Prerpocessor ) | ex ecelet

- Dat abase MySQL | m oder at e

- Dat abase ORACLE | m oder at e

- C and C+ + | m oder at e - Delphi 7 | m oder at e

Ke m a m pu a n La in

- Phot oshop | m oder at e - Cor elDraw | m oder at e

- Video Edit ing Sony Vegas | m oder at e

- Advance knowledge of Micr osoft Windows & Microsoft Office | ex elen t

- I nt erm ediat e knowledge of Linux Oper at ing Syst em ( Ubunt u, Fedor a,

SlackWar e) | m oder at e

Ke m a m pu a n Ber ba h a sa - Bahasa I ndonesia | ex elent

- Bahasa I nggris | m oder at e

Bandung,

Kata Pengantar ... i

Daftar Isi ... ii

Daftar Gambar ... iv

Daftar Tabel ... vi

Daftar Lampiran ... vii

BAB 1 PENDAHULUAN... 1

1.1. Latar Belakang Masalah ... 1

1.2. Perumusan Masalah ... 2

1.3. Maksud dan Tujuan ... 2

1.3.1 Maksud ... 2

1.3.2. Tujuan ... 2

1.4. Batasan Masalah ... 2

1.5. Metodologi Penelitian ... 3

1.5.1. Metode Pengumpulan Data ... 3

1.5.2 Pengembangan Perangkat Lunak... 3

1.6. Sistem Penulisan ... 6

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 7

2.1. Tinjauan Perusahaan ... 7

2.1.1. Profil Tempat Kerja ... 7

2.1.2. Sejarah Instansi ... 7

2.1.3. Logo Instansi ... 8

2.1.4. Badan Hukum Instansi ... 8

2.1.5. Struktur Organisasi ... 9

2.2. Landasan Teori ... 10

2.2.1. Sistem Berkas atau Pengarsipan ... 10

2.2.7. Pengertian WampServer... 20

2.2.8. NetBeans ... 20

2.2.9. MySQL ... 20

BAB 3 PEMBAHASAN ... 21

3.1. Analisi Sistem ... 21

3.1.1. Analisis Masalah ... 21

3.1.2. Analisis Sistem yang Berjalan ... 23

3.1.3. Analisis Kebutuhan NonFungsional ... 24

3.1.4. Analisis Kebutuhan Fungsional ... 27

3.2. Perancangan Sistem ... 39

3.2.1. Perancangan Dara ... 39

3.2.2. Struktur Menu ... 41

3.2.3. Perancangan Antar Muka ... 42

3.2.4. Jaringan Semantik ... 54

3.2.5. Perancangan Prosedural ... 56

3.3. Implementasi ... 61

3.3.1. Kebutuhan Perangkat Keran Pembangunan ... 61

3.3.2. Kebutuhan Perangkat Lunak Pembangunan ... 63

3.3.3. Implementasi Kelas ... 62

3.3.4. Implementasi Data ... 64

3.3.5 Tampilan Aplikasi ... 65

3.4 Kesimpulan Hasil Implementasi ... 75

BAB 4 KESIMPULAN DAN SARAN ... 76

4.1. Kesimpulan ... 76

4.2. Saran ... 76

pembimbing, Ibu Dian Dharmayanti, S.T., M.Kom., sehingga dapat menyelesaikan penulisan laporan tugas akhir yang berjudul “PEMBANGUNAN APLIKASI PENGARSIPAN SURAT DI BALAI BESAR BAHAN DAN BARANG TEKNIK (B4T)”.

Selama proses penyelesaian laporan ini, penulis tidak akan dapat menyelesaikannya tanpa bantuan dan dorongan berbagai pihak. Besar harapan saya, terhadap aplikasi yang saya buat ditempat kerja praktek dapat menjadi aplikasi yang membantu bagian sekretariat dalam pengolahan dokumen.

Penulis menyadari bahwa penulisan laporan ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan – kekurangan uang memerlukan kesempurnaan. Untuk meningkatkan mutu penulisan yang akan datang, penulis mengharapkan kritik dan sarannya yang bersifat membangun dari pembaca.

Akhirnya, semoga apa yang disampaikan dapat bermanfaat bagi penulis khususnya dan semua yang berkepentingan pada umummnya

Bandung, Januari 2013

[2] : Presman, Roger S., Rekayasa Perangkat Lunak, Penerbit Andi., 2012 [3] : Wahyuni, Ir., Sistem Berkas, Penerbit Andi., 2005

[4] : Dharman Kasman, Akhmad., TRIK dan Ide Brilian Master PHP, Penerbit Lokomedia., 2010

[5] : Wagito, Pemrograman Berorientasi Object Dengan C++ Windows / Linux, Gava Media., 2003

[6] : Shalahudin, M., Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Object), Penerbit Module, 2011

1.1. Latar Belakang Masalah

Berkas dokumen merupakan salah satu media untuk menggambarkan aktfitas kerja yang di muat dalam sebuah dokumen dengan format tertentu sehingga dapat dipergunakan dengan baik. Dokumen ada 2 macam yaitu dokumen yang berupa softcopy (yang dikemas dalam extensi sesuai dengan software yang di pakai) dan hardcopy (dokumen yang sudah dicetak). Semakin berkembangnya teknologi, bentuk dokumen menjadi lebih beragam dan memudahkan pengguna untuk merubah dan memperbanyak dokumen tersebut tanpa terbatas oleh ruang dan waktu. Sebelum penggunaan komputer belum populer, dokumen di buat dalam bentuk hardcopy yang di buat oleh mesik tik. Sehingga perlu kehati – hatian dan ketelitian ketika membuat sebuah dokumen agar tidak terjadi kesalahan.

Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T) merupakan salah satu instansi pemerintahan yang melaksanakan kegiatan penelitian dan pengembangan, standarisasi, dan inspeksi teknik dalam rangka pengembangan industri bahan dan barang teknik. Pembuatan laporan, surat menyurat, dan lain – lain yang berhubungan dengan pekerjaan di B4T di muat dalam sebuah dokumen. Semua dokumen yang di buat di catat dan di simpan dengan cara yang konvensional yang di tulis di dalam buku agenda surat, sehingga dalam proses pencarian dibutuhkan waktu yang lama dan di simpan di bagian – bagian yang berbeda. Sehingga menyulitkan bagawai ketika membutuhkan dokumen dari bagian lain.

Dari kasus di atas, solusi yang tepat untuk mengatasi masalah yang ada saat ini adalah membangun “Aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T)” yang diperlukan untuk mempermudah penyimpanan, dan pencarian dokumen yang di butuhkan oleh pegawai B4T.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang di atas maka rumusan masalah dalam tugas ini adalah bagaimana membangun Aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T).

1.3. Maksud dan Tujuan 1.3.1. Maksud

Berdasarkan pemaparan masalah di atas, maka maksud dari penulisan laporan ini adalah membangun Aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T).

1.3.2. Tujuan

Adapun tujuan yang diharapkan dari penulisan tugas ini diantaranya yaitu : 1. Membuat fasilitas Intranet yang tidak ada di Balai Besar Bahan dan

Barang Teknik

2. Mempermudah penyampaian informasi ke seluruh pegawai B4T.

3. Mempermudah pegawai kantor di semua divisi untuk berbagi dokumen tanpa harus menggunakan e-mail untuk mengirim sebuah berkas.

1.4. Batasan Masalah

Dalam pembuatan laporan ini dibuat beberap batasan masalah agar pembahasan lebih terfokus sesuai dengan tujuan yang akan dicapai. Adapun batasan masalahnya adalah sebagai berikut :

1. Proses yang ada di aplikasi ini adalah : a. Pengolahan data Pengguna

b. Pengolahan data Dokumen c. Pengolahan data Pencarian 2. Informasi yang dihasilkan :

a. Data dokumen yang di unggah b. Hasil pencarian dokumen 3. Software yang digunakan :

b. WampServer 2.2 c. DBMS MySQL

4. Permodelan dan perancangan sistem dalam pembuatan tugas ini menggunakan pemodelan berbasis objek dengan tools UML.

1.5. Metodologi Penelitian

1.5.1. Metode Pengumpulan Data

Metodologi penelitian yang digunakan dalam mengerjakan laporan tugas akhir ini adalah metode deskriptif, yaitu metode penelitian yang menggambarkan secara sistematika dan akurat mengenai keadaan – keadaan nyata yang berjalan pada saat penelitian. Gambaran tersebut diperoleh dengan cara mengumpulkan, mengklasifikasikan, menyajikan, serta menganalisis data sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan. [1]

1. Metode Observasi

Metode observasi adalah suatu cara pengumpulan data dengan cara mengadakan pengamatan langsung dan mengindra terhadap objek atau proses yang dijadikan objek permasalahan.

2. Metode Wawancara

Wawancara merupakan metode pengumpulan data atau fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan aplikasi. Wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan pegawai.

3. Metode Studi Pustaka

Studi pustaka yang dilakukan ialah dengan mempelajari berbagai literatur. Seperti buku – buku, artikel – artikel dan sumber – sumber yang berkaitan dengan materi yang akan dibahas.

1.5.2 Pengembangan Perangkat Lunak

Model rakayasa perangkat lunak yang di gunakan adalah Waterfall model. Model ini memebrikan pendekatan – pendekatan sistematis dan berurutan bagi

pengembang perangkat lunak. Berikut adalah gambar pengembangan sistem perangkat lunak dengan proses SDLC (System Development Life Cycle): [2]

Gambar 1.1 Waterfall Model [2]

a) System Engneering

Karena sistem merupakan bagian dari sebuah sistem yang lebih besar, kerja dimulai dengan membangun syarat dari semua elemen sistem dan mengalokasikan beberapa subset dari kebutuhan software tersebut. Pandangan sistem ini penting ketika software harus berhubungan dengan elemen – elemen yang lain seperti software, manusia, dan database. Rekayasa dan analisis sistem menyangkut pengumpulan kebutuhan pada tingkat sistem dengan sejumlah kecil analisis serta disain tingkat puncak. Rekayasa informasi mengcakup juga pengumpulan kebutuhan pada tingkat bisnis strategis dan tingkat area bisnis.

b) Analyst

Proses pengumpulan kebutuhan diintensifkan dan difokuskan, khususnya pada software. Untuk memahami sifat program yang dibangun, analis harus memahami domain informasi, tingkah laku, unjuk kerja, dan interface yang diperlukan. Kebutuhan baik untuk sistem maupun software didokumentasikan dan dilihat lagi dengan pelanggan.

c) Design

Desain software sebenarnya adalah proses multi langkah yang berfokus pada empat atribut sebuah program yang berbeda. Struktur data, arsitektur software, representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural. Proses desain menterjemahkan syarat/kebutuhan ke dalam sebuah representasi software yang dapat diperkirakan demi kualitas sebelum dimulai pemunculan kode. Sebagaimana persyaratan, desain didokumentasikan dan menjadi bagian dari konfigurasi software.

d) Coding

Desain harus diterjemahkan kedalah bentuk mesin yang bisa dibaca. Langkah pembuatan kode melakukan tugas ini. Jika desain dilakukan dengan cara yang lengkap, pembuatan kode dapat diselesaikan secara mekanis.

e) Testing

Sekali program dibuat, pengujian program dimulai. Proses pengujian berfokus pada logika internal software, memastikan bahwa semua pernyataan sudah diuji, dan pada eksternal fungsional, yaitu mengarahkan pengujian untuk menemukan kesalahan – kesalahan dan memastikan bahwa input yang dibatasi akan memberikan hasil aktual yang sesuai dengan hasil yang dibutuhkan.

f) Maintenance

Software akan mengalami perubahan setelah disampaikan kepada pelanggan (perkecualiaan yang mungkin adalah software yang diletakan). Perubahan akan terjadi karena kesalahan – kesalahan ditentukan, karena software harus disesuaikan untuk mengakomodasi perubahan – perubahan di dalam lingkungan eksternalnya (contohnya perubahan yang dibutuhkan sebagai akibat dari perangkat peripheral atau sistem operasi yang baru), atau karena pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional atau unjuk kerja. pemeliharaan software mengaplikasikan lagi setiap fase program sebelumnya dan tidak membuat yang baru lagi.

1.6. Sistem Penulisan

Untuk mengetahui gambaran mengenai penulisan laporan kerja praktek ini, maka berikut ini akan dijelaskan sedikit mengenai sistematika penulisan laporan ini :

BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini merupakan bab yang membahas latar belakang, perumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian yang digunakan dan sistematika penulisan. Dimaksudkan dapat memberikan gambaran dan arahan bagi pembaca tentang urutan pemahaman dalam penyajian laporan kerja praktek.

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini membahas tentang tinjauan perusahaan, diantaranya profil tempat kerja, sejarah instansi, logo instansi, badan hukum instansi serta struktur organisasi dan job description dari instansi tersebut. Pada bab ini juga membahas tentang teori – teori yang digunakan untuk membangun sistem serta teori – teori dasar yang berhubungan dengan pembuatan program aplikasi.

BAB 3 PEMBAHASAN

Bab ini berisi tentang analisis yang merupakan tahapan awal dari pembangunan aplikasi. Dilanjutkan pada perancangan aplikasi, implementasi sistem yang berisi source code dan print screen tampilan dari program aplikasi yang dibangun serta pengujian aplikasi yang dibangun.

BAB 4 KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menyimpulkan dari seluruh laporan dan aplikasi yang dibangun, dan saran untuk pengajuan serta evaluasi pengembangan sistem yang diambil selama penyusunan laporan kerja praktek.

BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Tinjauan Perusahaan 2.1.1. Profil Tempat Kerja

Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T) beralamat di Jalan Sangkuriang No 14 Bandung 40135 Telp (022) – 2504088, 2504828, 2510682. Fax (022) – 2502027. Website www.b4t.go.id dan e-mail : info@b4t.go.id.

2.1.2. Sejarah Instansi

B4T didirikan pada tahun 1909 di Batavia (Jakarta sekarang) oleh pemerintah Hindia Belanda dengan nama Laboratorium Voor Metal Onderzoek dan berada dibawah naungan Burgelizke Openbake Warken (Departemen Pekerjaan Umum sekarang). Pada tahun 1912 diperluas menjadi Laboratorium Voor Material Onderzoek. Yang semula balai ini hanya mengurus benda-benda metal diperluas dengan benada material lainnya. Pada tahun 1921 lokasi balai dipindahkan ke Bandung. Tepatnya ke lokasi Technische Hogeschool (Institut Teknologi Bandung sekarang). Tahun 1934 kedudukan balai berpindah ke naungan Van Ekonomische (Departemen Perekonomian dan Perdagangan).

Pada tahun 1942 dibawah kekuasaan pemerintah Jepang, balai berubah nama menjadi Laboratorium Zeiro Sikendya dan kemudia berubah lagi menjadi Laboratorium Kagio Sikendya. Tahun 1945 Indoneisia merdeka dan balai ini kembali berubah menjadi Balai Penyidikan Bahan-bagan yang berkedudukan dibawah Kementrian Kemakmuran. Pada periode tahun 1952 – 1961 balai ini dua kali beralih naungan, yaitu dari Kementrian Perekonomian kek Kementrian Perindustrian. Pada tahun 1961 balai ini menempati Jalan Sangkurian Bandung dengan nama Balai Penelitian Bahan-bahan. Pada tahun 1963 keudukan balai berada dibawah Perindustrian Rakyat.

Tahun 1971 kedudukan balai berada dibawah naungan Lembaga Penelitian dan Pendidikan Industri. Pada tahun 1974 kedudukan balai berada dibawah Puslitbang Industri Logam dan Mesin Departemen Perindustrian.

Tahun 1980 kedudukan balai dbawah Badan Litbang Industri Departemen Perindustrian dan berubah nama menjadi Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Industri Bahan dan Barang Teknik. Dan pada akhir tahun 2002 balai ini berubah nama mejadi Balai Besar Bahan dan Barang Teknik yang di singkat B4T dan dipakai hingga sekarang.

2.1.3. Logo Instransi

Berikut gambar logo instansi B4T :

Gambar 2.1 Logo Instansi B4T Keterangan:

Lambang B4T merupakan singkatan dari Balai Besar Bahan dan Barang Teknik.

2.1.4. Badan Hukum Instansi

Balai Besar Bahan dan Barang Teknik merupakan balai resmi pemerintahan yang berada dibawah naungan Badan Penelitian dan Pengembangan Industri, Departemen Perindustrian. Badan Hukum oleh Mentri Perindustrian Republik Indonesia Nomor : 13/ M – IMD / PER / 6 / 2006

2.1.5. Struktur Organisasi dan Job Description Berikut gambar Struktur Organisasi B4T:

2.2. Landasan Teori

Landasan teori menjelaskan beberapa teori yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas sebagai dasar pemahaman dalam sebuah sistem serta metode yang dipakai untuk kegiatan pengembanan terhadap sistem sendiri.

2.2.1. Sistem Berkas atau Pengarsipan

Suatu sistem untuk mengetahui bagaimana cara menyimpan data dari file tertentu dan organisasi file yang di gunakan. Pentingnya mengorganisasi dan mengolah berkas secara efektif dan efisien. [3]

2.2.2. Website

Website atau situs merupakan sekumpulan halam yang saling berhubungan menampilkan informasi data berupa teks, gambar, animasi, video, atau suara. Baik yang berupa statis maupun dinamis membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing – masing dihubungkan dengan jaringan – jaringan halaman (hyperlink). Web sendiri terdiri dari dua macam yaitu web statis dan web dinamis.

Web Statis merupakan situs yang memiliki isi tidak dimaksudkan untuk diperbaharui secara berkala sehingga pengaturan ataupun pemutakhiran isi atas situs web tersebut dilakukan secara manual.

Web Dinamis merupakan situs yang secara spesifik didisain agar isi yang terdapat dalam situs tersebut dapat di perbaharui secara berkala dengan mudah. Sesuai dengan namany, isi yang terkandung dalam situs web ini umumnya akan berubah setelah melewati satu periode tertentu. Situs berita adalah salah satu contoh jenis situs yang umumnya pengimplementasikan situs web dinamis. Tidak seperti halnya situs web statis, pengimplementasian situs web dinamis umumnya membutuhkan keberadaan insfratuktur yang lebih kompleks di bandingkan situs web statis. Hal ini disebakan karena pada situs web dinamis halaman web umumnya baru akan dibuat saat ada pengguna yang mengaksesnya. Berbeda dengan situs web statis yang umumnya telah membentuk sejumlah halaman web saat digunakan di server web sehingga saat pengguna mengaksesnya, umumnya pada server dilengkapi dengan mesin penterjemah bahasa skrip (PHP, ASP, ColdFusion, atau lainnya), serta perangkat lunak sistem manajemen basisdata

relational seperti MySQL. Struktur berkas sebuah situs web dinamis umumnya berbeda dengan situs web statis, berkas – berkas pada situs web statis umumnya merupakan sekumpulan berkas yang membentuk sebuah situs web. Berbeda halnya dengan situs web dinamis, berkas – berkas pada situs web dinamis umumnya merupakan sekumpulan berkas yang membentuk perangkat lunak aplikasi web yang akan dijalankan oleh mesin penerjemah server web, berfungsi memanajemen pembuatan halaman web saat halaman tersebut diminta oleh pengguna. [4]

Sebuah situs web biasa nya ditempatkan setidaknya pada sebuah server web yang dapat diakses melalui jaringan seperti internet, ataupun jaringan wilayah lokal (LAN) melalui alamat internet yang dikenali sebagai URL. Gabungan atas semua situs yang dapat diakses publik di internet tersebut pula sebagai Waring Wera Wanua atau lebih dikenal dengan singkatan WWW. Meskipun setidaknya halaman berada di situs internet umumnya dapat diakses publik secara bebas, pada prakteknya tidak semua situs memberikan kebebasan bagi publik untuk mengaksesnya, beberapa situs web mewajibkan pengunjung untuk melakukan melakukan pendaftaran sebagai anggota, atau bahkan meminta pembayaran untuk dapat menjadi anggota untuk dapat mengakses ini yang terdapat dalam situs web tersebut.

2.2.3. Object Oriented Programming

Object Oriented Programming atau Pemrograman Berorientasi Objek

adalah pemrograman yang memiliki orientasi kebendaan, jika dibuat program tentang hewan, programmer harus berfikir apa nama hewan, bagaimana hewan berkembang, bagaimana hewan bergerak dan seterusnya. Jika dibuat program tentang sebuah benda, maka programmer harus berfikir tentang data yang berhubungan dengan benda tersebut dan apa yang dapat dikerjakan oleh maupun terhadap benda tersebut. OOP mempunyai tiga pilar pendukung, yakni : [5]

1. Encapsulation (enkapsulasi) 2. Inheritance (pewarisan)

Prinsip enkapsulasi merupakan dasar pertama bagi OOP. Menurut Siswoutomo (2005b, h. 6-8), enkapsulasi berarti menyembunyikan (membungkus) detail class dari object yang mengirimkan pesam kepadanya. Class adalah sebuah tipe data yang user-defined, berisi karakteristik abstrak dari sebuah object (benda), seperti atribut, properti, serta aksi yang bisa dilakukan oleh benda tersebut, atau sering dikenal dengan istilah method. Object adalah instance dari class, atau dengan kata lain object adalah implementasi dari class dengan atau parameter yang lebih konkrit.

Inheritance atau pewarisan adalah sebuah usaha untuk menurunkan class turunan (sub class) dari class induk yang memiliki sifat – sifat khusu, namun memiliki pula sifat – sifat yang dimiliki oleh class induk. Sub class ini biasanya memiliki karakter yang lebih khusus bila dibandingkan dengan class induk. Selain single inheritance, dikenal pula multiple inheritance. Multiple inheritance adalah sebuah usaha inheritance dengan class induk lebih dari satu, antara class induk yang satu dengan yang lain tidak terdapat hubungan inheritance.

Polimorfisme memungkinkan object memiliki karakter yang berbeda – beda saat program dijalankan, tergantung dari class induk yang dirujuk oleh

object. Dengan polimorfisme ini, object mampu mengeksekusi method yang

berbeda – beda dan menghasilkan keluaran yang berbeda – beda pula meskipun menggunakan nama Object yang sama. [5]

2.2.4. Basis Data

2.2.4.1. Pengertian Basis Data

Secara umum, basis data dapat diartikan sebagai kumpulan daya yang tersimpan dalam suatu tabel yang saling berelasi.

Adapun kegunaan basis data adalah :

1. Basis data merupakan komponen penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi.

2. Menentukan kualitas informasi yang akurat, tepat pada waktunya, dan relevan, dimana informasi dikatakan bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya.

3. Mengurangi duplikasi data (data redudancy). 4. Meningkatkan relasi antar data (data relatability). 5. Mengurangi pemborosan external storage.

Di dalam basis data terdapat beberapa istilah berikut yang juga dikenal sebagai aturan jenjang data :

1. Characters

Merupakan bagian data yang terkecil yaitu karakter numerik, hutuf, maupun karakter spesial (simbol) yang membentuk item data/field.

2. Field

Merepresentasikan suatu atribut dari record yang menunjukan suatu item dari data, misalnya nama.

3. Record

Merupakan kumpulan dari field, menggambarkan suatu unit data individu tertentu. Kumpulan record membentuk suatu file. Misalnya, file personalian, tiap – tiap record mewakili data tiap – tiap karyawan.

4. File

File terdiri dari record – record yang menggambarkan satu kesatuan dan yang sejenis. Misalnya, file mata kuliah berisi data tentang semua mata kuliah yang ada.

5. Database

Merupakan kumpulan dari file/tabel. [6] 2.2.4.2. Sistem Manajemen Basis Data

Sistem Manajemen Basis Data adalah perangkat lunak yang didesain untuk membantu dalam hal pemeliharaan dan utilitas kumpulan data dalam jumlah besar, serta menjadi alternatif penggunaan secara khusus untuk aplikasi, seperti penyimpanan data dalam file dan menulis kode aplikasi yang spesifik untuk pengaturannya. Adapun keuntungan dari DBMS ( Database Management System ) adalah :

2. Efficient data access, DBMS dapat menimpa data dan meretrive data dengan efisien. Apabila suatu saat data tersebut dibutuhkan, maka efektif dalam pemanggilannya.

3. Data integrity and security, saat data diakses menggunkan DBMS, DBMS

mengintergrasi constraints dari tiap data tersebut.

4. Data administration, Administrasi data digunakan untuk mengatur hal-hal

yang berhubungan dengan distribusi data, hak akses user yang mendistribusikan atau menggunakan data tersebut, mengorganisasikan data untuk mengurangi redudansi data dan fine-tuning penyimpanan data sehingga retrive data berjalan dengan efisien.

5. Concurrent access and crash recovery, DBMS dapat menjadwalkan

concurrent access (pengaksesan secara bersamaan) terhadap suatu data sehingga menghindari dari crash.

6. Reduced application development time, DBMS mendukung banyak fungsi

penting yang diakses oleh banyak aplikasi yang tersimpan dalam media penyimpanan. [6]

2.2.4.3. Sistem Manajemen Basis Data Relational

RDBMS (Relational Database Management System) merupakan sekumpulan data yang saling beruhubungan yang disimpan sedemikian rupa sehingga mudah diambil informasinya bagi pengguna. Ada tiga prinsip dalam RDBMS :

1. Data Definition

Mendefinisikan data yang akan dibuat, seperti nama tabel dan field serta keterangan mengenai field tersebut.

2. Data Manipulation

Memanipulasi data yang sudah dibuat, seperti mengubah nama field dan keterangannya, menghapus record.

3. Data Control

Bagian ini berkenaan pada mengendalikan data kepada siapa saja yang bisa melihat isi data .[6]

2.2.5. UML

UML (Unified Modeling Language) adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik/gambar untuk memvisualisasi, menspesifikasikan, membangun, dan pendokumentasian dari sebua sistem pengembangan software berbasis OO (Object-Oriented). UML sendiri juga memberikan standar penulisan sebuah sistem blue print, yang meliputi konsep bisnis proses, penulisan kelas – kelas dalam bahasa pemrograman yang spesifik, skema database, dan komponen – komponen yang diperlukan dalam sistem software. [7]

2.2.4.1. Artifact UML

UML menyediakan beberapa notasi dan artifact standar yang bisa digunakan sebagai alat komunikasi bagi para pelaku dalam proses analisis dan desain Artifact didalam UML didefinisikan sebagai informasi dalam bentuk yang digunakan atau dihasilkan dalam proses pengembangan perangkat. Contohnya adalah source code yang dihasilkan oleh proses pemrograman.

Yang harus diperhatikan untuk menjaga konsistensi antar artifact selama proses analisis dan desain adalah bahwa setiap perubahan yang terjadi pada satu artifact harus juga dilakukan pada artifact sebelumnya.

Untuk membuat suatu model, UML memiliki diagram grafis sebagai berikut :

1. Use Case Diagaram

2. Class Diagram

3. Statechart Diagram

4. Activity Diagram

5. Sequence Diagram

6. Collaboration Diagram

7. Component Diagram

8. Deployment Diagram

Dibuatnya berbagai jenis diagram diatas karena :

a. Setiap sistem yang kompleks selalu paling baik jika didekati melalui himpunan berbagai sudut pandang yang kecil yang satu

sama lain hampir saling bebas (independent). Sudut pandang tunggal senantiasa tidak mencukupi untuk melihat sistem yang besar dan kompleks.

b. Diagram yang berbeda – beda tersebut dapat menyatakan tingkat yang berbeda – beda dalam proses rekayasa.

c. Diagram – diagram tersebut dibuat agar model yang dibuat semakin mendekati realitas.

2.2.4.2. Tujuan UML

Tujuan UML diantaranya untuk :

1. Memberikan model yang siap pakai, bahasa permodelan visual yang ekspresif untuk mengembangkan dan saling menukar model dengan mudah dan dimengerti secara umum.

2. Memberikan bahsas permodelan yang bebas dari berbagai bahasa pemrograman dan proses rekayasa.

3. Menyatukan praktek – praktek terbaik yang terdapat dalam bahasa permodelan.

2.2.4.3. Notasi Dalam UML

1. Actor

Actor menggambarkan segala pengguna software aplikasi (user). Actor memberikan suatu gambaran jelas tentang apa yang harus dikerjakan software aplikasi. Sebagai contoh sebuah actor dapat memberikan input kedalam dan menerima informasi dan software aplikasi, perlu dicatat bahwa sebuah actor berinteraksi dengan use case, tetapi tidak memiliki kontrol atas use case. Sebuah actor mungkin seorang manusia, satu device, hardware atau sistem informasi lainnya.

2. Use Case

Use case menjelaskan urutan kegiatan yang dilakukan actor dan sistem untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Walaupun menjelaskan kegiatan, namum

use case hanya menjelaskan apa yang dilakukan oleh actor dan sistem bukan

a. Use-case Konkret adalah use case yang dibuat langsung karena keperluan actor. Actor dapat melihat dan berinisiatif terhadapnya. b. Use-case Abstrak adalah use case yang tidak pernah berdiri sendiri.

Use case abstrak senantiasa termasuk didalam (include), diperluas dari (extend) atau memperumum (generalize) use case lainnya.

Untuk menggambarkannya dalam use case model biasanya digunakan

association relationship yang memiliki stereotype include, extend atau

generalization relationship. Hubungan dari use case lainnya. Hubungan extend antar use case yang lain jika kondisi atau syarat tertentu terpenuhi.

3. Class

Class merupakan pembentuk utama dari sistem berorientasi obyek, karena class menunjukkan kumpulan objek yang memiliki atribut dan operasi yang sama. Class digunakan untuk mengimplementasikan interface.

Class digunakan untuk mengabstraksikan elemen – elemen dari sistem

yang sedang dibangun. Class bisa merepresentasikan baik perangkat lunak maupun perangkat keras, baik konsep maupun benda nyata.

Notasi class berbentuk persegi panjang berisi 3 bagian persegi panjang paling atas untuk nama class, persegi panjang paling bawah untuk operasi, dan persegi panjang ditengah untuk atribut.

Atribut digunakan untuk menyimpan informasi. Nama atribut menggunakan kata benda yang bisa dengan jelas merepresentasikan informasi yang tersimpan didalamnya. Operasi menunjukan sesuatu yang bisa dilakukan oleb obyek dan menggunakan kata kerja.

4. Inteface

Inteface merupakan kumpulan operasi tanpa implementasi dari suatu class. Implementasi operasi dalam interface dijabarkan oleh operasi didalam class. Oleh karena itu keberadaan interface selalu disertai oleh class yang mengimplementasikan operasinya. Interface ini merupakan salah satu cara mewujudkan prinsip enkapsulasi dalam obyek.

Interaction digunakan untuk menunjukkan baik aliran pesan atau informasi antar obyek maupun huungan antar obyek. Biasanya interaction ini dilengkapin juga dengan teks bernama operation singature yang tersusun dari mana operasi, parameter yang dikirim dan tipe parameter yang dikembalikan.

6. Note

Note digunakan untuk memberikan keterangan atau komentar tambahan

dari suatu elemet sehingga bisa langusng terlampir dalam model. Note ini bisa disertakan ke semua elemen notasi yang lain.

7. Dependency

Dependency merupakan relasi yang menunjukan bahwa perubahan pada

salah satu elemen memberi pengaruh pada elemen lain. Elemen yang ada di bagian tanda panah adalah yang tergantung pada elemen yang ada dibagian tanpa tanda panah.

Terdapat 2 stereotype dar dependency, yaitu include dan extend. Include menunjukkan bahwa suatu bagian dari elemen (yang ada digaris tanpa panah) memicu eksekusi bagain dari elemen lain (yang ada di garis dengan panah). Extend menunjukkan bahwa suatu bagian dari elemen di garis tanpa panah bisa disiapkan kedalam elemen yang ada di garis dengan panah.

8. Association

Association menggambarkan navigasi antar class (navigation), berapa

banyak obyek lain yang bisa berhubungan dengan satu obyek (multiplicity antar class) dan apakan suatu class menjadi bagian dari class lainnya (aggregation).

Navigation dilambangkan dengan penambahan tanda panah di akhir garis. Bidirectional navigiation menunjukkan bahwa dengan mengetahui salah satu class bisa didapatkan informasi dari class lainnya. Sementara Uni Directional navigation hanya dengan mengetahui class diujung garis association tanpa panah kita bisa mendapakan informasi dari class di ujung dengan panah, tetapi tidak sebaliknya.

Aggregation mengacu pada hubungan “has-a”, yaitu bahwa suatu class

9. Generalization

Generalization menunjukkan hubungan antara elemen yang lebih umum

ke elemen yang lebih spesifik. Dengan generalization, class yang lebih spesifik (subclass) akan menurunkan atribut dan operasi dari class yang lebih umum (superclass) atau “subclass is superclass”. Dengan menggunakan notasi generalization ini, konsep inheritance dari prinsip hirarki dapat dimodelkan. 10.Realization

Realization menunjukan hubungan bahwa elemen yang ada dibagian tanpa pernah akan merealisasikan apa yang dinyatakan oleh elemen yang ada di bagian dengan panah. Misalnya class merealisasikan package, component merealisasikan class atau interface. [7]

2.2.6. PHP

PHP adalah bahasa skrip yang dapat dotanamkan atau disisiplan ke dalam HTML. PHP banyak dipakai untuk pemrograman situs web dinamis. PHP dapat digunakan untuk membangun sebuah CMS. [4]

2.2.5.1. Kelebihan PHP

Kelebihan PHP adalah sebagai berikut :

1. Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa script yang tidak melakukan sebuah kompilasi dalam penggunaanya.

2. Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis – milis dan developer yang siap membantu dalam pengembangan.

3. Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana – mana dari mulai apache, IIS, Lighttpd, hingga Xitami dengan konfigurasi yang relatif mudah.

4. Dalam sisi pemahaman, PHP adalah bahasa scripting yang paling mudah karena memiliki referensi yang banyak.

5. PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan diberbagai mesin (Linux, Unix, Macintosh, Windows) dan dapat dijalankan secara runtime melalui console serta juga dapat menjalankan perintah – perintah system.

2.2.5.2. Kekurangan PHP

1. Tidak ideal untuk pengembangan skala besar

2. Tidak memiliki sistem pemrograman berorientasi objek yang sesungguhnya. 3. Tidak bisa memisahkan antara tampilan dengan logik dengan baik (walau

penggunaan template dapat memberbaikinya)

4. PHP memiliki kelemahan security tertentu apabila programmer tidak jeli dalam melakukan pemrograman dan kurang memperhatikan isu dan konfigurasi PHP.

5. Kode PHP dapat dibaca semua orang, dan kompilasi hanya dapat dilakukan dengan tool yang mahal dari Zend dengan harga $2000. [4]

2.2.7. Pengertian WampServer

Wamp adalah sebuah aplikasi yang dapat menjadikan komputer menjadi sebuah web server. Kegunaan wam pserver ini untuk membuat jaringan local sendiri dalam artian kita dapat membuat website secara offline untuk masa coba – coba di komputer.

2.2.8. NetBeans

NetBeans mengacu pada dua hal, yakni platform untuk pengembangan aplikasi desktop Java, dan sebuah Integrated Development Environment (IDE) yang dibangun menggunakan platform NetBeans. Selain itu juga Netbeans dapat digunakan dalam membuat projek sebuah web aplikasi PHP yang menggunakan bahasa pemrograman berorientasi objek.

2.2.9. MySQL

2.2.7.1. Sistem Basis Data Relational

MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basisdata relational (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public Lisense). Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk terutama yang sifatnya komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya, SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian

basisdata, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.

Kehandalan suatu basisdata (DBMS) dapat diketahui dari cara kerja pengoptimasinya dalam melakukan proses perintah – perintah SQL yang dibuat oleh pengguna maupun program – program aplikasi yang memanfaatkannya. Sebagai peladen basisdata, MySQL mendukung operasi basisdata transaksional maupun operasi basisdata nontransaksional. Pada modus operasi nontransaksional, MySQL dapat dikatakan unggul dalam hal unjuk kerja dibandingkan perangkat lunak peladen basisdata kompetitor lainnya. Namum demikian pada modus nontransaksional tidak ada jaminan atas reliabilitas terhadap data yang tersimpan, karenanya modus nontransaksional hanya cocok untuk jenis aplikasi yang tidak membutuhkan reliabilitas data seperti aplikasi blogging berbasis web (wordpress), CMS dan sejenisnya. Untuk kebutuhan sistem yang ditunjukan untuk bisnis sangat disarankan untuk menggunakan modus basisdata transaksional, hanya saja sebagai konsekuensunya unjuk kerja MySQL pada modus transaksional tidak secepat unjuk kerja pada modus nontransaksional. [4]

2.2.7.2. Keistimewaan MySQL

MySQL memiliki beberapa keistimewaan, antara lain :

1. Portabilitas, MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, FreeBSD, MacOS X Server, Solaris, Amiga dan masih banyak lagi.

2. Perangkat lunak sumber terbuka, MySQL didistribusikan sebagai perangkat lunak sumber terbuka, dibawah lisensi GPL sehingga dapat digunakan secara gratis.

3. Multiuser, MySQL dapat digunakan oleh beberapa pengguna dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik.

4. Performance tuning, MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL per satuan waktu.

5. Ragam tiper data, MySQL memiliki ragam tipe data yang sangat kaya, seperti signed / unsigned integer, float, double, char, text, date, timestamp dan lain – lain.

6. Perintah dan Funsi, MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah Select dan Where dalam perintah (query).

7. Keamanan, MySQl memiliki beberapa lapisan kemanan seperti lever subnetmask, nama host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta sandi terenkripsi.

8. Skalabilitas dan Pembatasan, MySQL mampu menangani basis data dalam skala besar, dengan jumlah rekaman (record) lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung mencapat 32 indeks pada tiap tabelnya.

9. Konektivitas, MySQL dapat melakukan koneksi dengan client menggunakan protokol TCP/IP, Unix soket (UNIX), atau Named Pipes (NT).

10.Lokalisasi, MySQL dapat mendeteksi pesan kesalah pada clients dengan menggunakan lebih dari 2 puluh bahasa. Meski pun demikian, bahasa Indoneisa belum termasuk kedalamnya.

11.Antar Muka, MySQL memiliki antar muka (interface) terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API (Application Programming Interface).

12.Clients dan Peralatan, MySQL dilengkapi dengan berbagai peralatan (tool) yang dapat digunakan untuk administrasi basisdata, dan pada setiap peralatan yang ada disertakan petunjuk online.

13.Struktur tabel, MySQL memiliki struktur tabel yang lebih fleksibel dalam menangani ALTER TABLE, dibandingkan basisdata lainnya semacam PostageSQL ataupun Oracle.

3.1.Analisis Sistem

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagian – bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi masalah, sehingga diperoleh solusi. Analisis merupakan tahapan paling penting karena kesalahan pada tahap ini menyebabkan kesalahan ditahap selanjutnya.

3.1.1. Analisis Masalah

1. Pada saat ini pengarsipan surat di B4T masih menggunakan cara konvensional. Pada saat pegawai membutuhkan data surat masuk dan keluar, bagian Sekretariat mencari data surat masuk atau keluar, sehingga dibutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan data tersebut.

2. Melihat permasalahan tersebut bagian Sekretariat Balai Besar Bahan dan Barang Teknik membutuhkan aplikasi yang dapat menyimpan data surat masuk dan keluar yang dapat di akses secara cepat, mudah, efisien, dan bisa digunakan oleh siapa saja yang ada di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik.

3. Dapat membantu bagian sekretariat dalam mengelola surat masuk dan keluar di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik

3.1.2. Analisis Sistem yang Berjalan

Analisis sistem yang sedang berjalan berisi tentang pemaparan pengolahan data surat masuk dan keluar yang dilakukan oleh bagian Sekretariat B4. Analisis ini dimaksudkan agar perangkat lunak yang dibangun tidak keluar dari cakupan sistem yang ada. Adapun prosesdur pengolahan data surat masuk dan keluar yang ada di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik adalah :

1. Bagian Sekretariat mendokumentasikan surat masuk dan keluar kedalam buku berkas surat.

2. Pegawai akan akan mendatangi ruang Sekretariat Balai Besar Bahan dan Barang Teknik ketika membutuhkan data surat masuk dan keluar.

Prosedur pengolahan data pengarsipan tersebut digambarkan pada activity diagram untuk surat masuk yang telihat pada Gambar 3.1

Prosedur pengolahan data surat keluar di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik bisa dilihat pada Gambar 3.2

Prosedur pencarian data surat masuk atau keluar di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik bisa dilihat pada Gambar 3.3

Gambar 3.3 Pencarian data Surat Masuk atau Keluar di B4T

3.1.3. Analisis Kebutuhan NonFungsional

Analisis kebutuhan nonfungsional menggambarkan kebutuhan luar sistem yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi yang dibangun. Adapun kebutuhan nonfungsional untuk menjalankan aplikasi pengolahan surat-menyurat meliputi kebutuhan perangkat keras, kebutuhan perangkat keras, kebutuhan perangkat lunak, dan pengguna yang akan memakai aplikas. Analisis kebutuhan

nonfungsional bertujuan agar aplikasi yang dibangun dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan.

3.1.3.1. Analisis Perangkat Keras

Untuk menjalankan suatu aplikasi maka diperlukan perangkat keras yang dapat mendukung proses kerja dari sistem itu sendiri. Spesifikasi perangkat keras yang digunakan oleh aplikasi untuk menjalankan sistem yang akan di jalankan tertera dalam Tabel 3.1, dan Tabel 3.2

Tabel 3.1 Spesifikasi Perangkat Keras yang sedang berjalan

No Perangkat Keras Spesifikasi

1 Processor Dual Core

2 Memori 2 GB

3 Hardisk 120 GB

4 Monitor LCD 17 inc

5 Mouse Standar

6 Keyboard Standar

Tabel 3.2 Spesifikasi Perangkat Keras yang dibutuhkan

No Perangkat Keras Spesifikasi

1 Processor Pentium 4

2 Memori 1 GB

3 Hardisk 10 GB

4 Monitor CRT 15 inch

5 Mouse Standar

6 Keyboard Standar

Dapat diambil kesimpulan, bahwa perangkat keras yang ada pada saat ini sudah memenuhi kriteria minimal untuk menjalankan aplikasi Pengarsipan Surat.

3.1.3.2. Analisis Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan di gunakan untuk menjalankan aplikasi yang dibuat adalah sebagai berikut :

Perangkat Lunak yang diperlukan

Sistem Operasi : Microsoft Windows XP Software Pendukung : Mozilla Firefox

Perangkat Lunak yang sedang berjalan Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 Software Pendukung : Mozila Firefox, Chrome OS

Melihat dari perangkat lunak yang sedang berjalan, dapat disimpulkan bahwa tidak perlu pergantian perangkat lunak pendukung, karena perangkat lunak yang sedang berjalan pun sudah memenuhi kriteria yang minimal.

3.1.3.3. Analisis Pengguna

Suatu aplikasi akan berjalan optimal apabila ditunjukan oleh perangkat pikir yang memiliki kemampuan dalam menjalankan aplikasi yang bersangkutan. Pengguna sistem, yaitu Sekretariat, Kepala Balai, Kepala Bidang, Anggota Bidang, dan Operator yang dijelaskan sebagai berikut :

Table 3.3 Karakteristik Pengguna

Pengguna Tanggung Jawab Tingkat Keterangpilan Sekretariat Mengelola data surat

masuk dan keluar di B4T.

Mampu memahami instruksi yang di berikan oleh aplikasi

Kepala Balai Menyetujui dan

mendisposisi surat masuk dari Luar B4T atau surat keluar dari B4T

Mampu memahami instruksi yang di berikan oleh aplikasi

Kepala Bidang

Menerima surat masuk dari bagian Sekretariat dan menyetujui surat keluar yang berasal dari Bidang

Mampu memahami instruksi yang di berikan oleh aplikasi

Kerja B4T Pegawai

Bidang

Membuat surat dari bidang kerja untuk di berikan kepada pelanggan atau relasi

Mampu memahami instruksi yang di berikan oleh aplikasi

3.1.4. Analisis Kebutuhan Fungsional

Analisis sistem yang dilakukan menggunakan tools UML, adapun tahapan analisis sistem menggunakan UML adalah use case diagram, use case scenario, activity diagram, squence diagram, dan class diagram.

3.1.4.1. Use Case Diagram

Use case diagram merupakan konstruksi untuk mengdeskripsikan hubungan – hubungan yang terjadi antar dengan aktivitas yang terdapat pada sistem. Sasaran pemodelan use case diantaranya adalah mendefinisikan kebutuhan fungsional dan operasional sistem dengan mendefinisikan skenario penggunaan yang disepakati antara pemakai dan pengembang. Dari analisis pengguna aplikasi yang ada maka use case diagram untuk Aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik dapat dilihat dalam Gambar 3.4

3.1.4.2. Use Case Scenario

Use Case Scenario mendeskripsikan urutan langkah – langkah dalam proses bisnis baik yang dilakukan aktor terhadap sistem maupun yang dilakukan oleh sistem terhadap aktor. Berdasarkan use case diagram pada gambar 3.4 maka use case scenario untuk aplikasi yang di bangun akan dijelaskan sebagai berikut : 3.1.4.2.1. Use Case Scenario Data Pengguna

Tabel 3.4 Use Case Scenario Data Pengguna Identifikasi

Nomer 1

Nama Data Pengguna

Tujuan Mengelola data akun pengguna aplikasi

Deksripsi Proses ini mengolala seluruh data pegawai

yang menggunakan aplikasi pengarsipan surat.

Aktor Sekretariat

Use Case yang berkaitan Login Skenario Utama

Kondisi Awal Semua data pengguna ditampilkan

Aksi Aktor Reaksi Sistem

Skenario Normal

1. Memilih menu Data Pengguna

2. Menampilkan semua data pengguna 3. Menampilkan sub menu yang pada

menu Data Pengguna Skenario Alternatif (Tambah Data Pengguna)

1. Memilih Menu data Pengguna

2. Menampilkan pesan “Data tidak ada” jika belum ada anggota yang terdaftar 3. Menampilkan data semua data

pengguna jika sudah ada yang terdaftar 4. Memilih sub menu Tambah Data

5. Menampilkan form pengisian Tambah Data

6. Mengisi form Tambah Data

7. Mengecek valid tidaknya data masukan 8. Jika data masukan benar maka

pengguna baru di tambahkan, jika data masukan salah maka pengguna baru tidak ditambahkan

9. Menyimpan data pengguna baru

10. Menampilkan pesan data berhasil ditambahkan

1. Memasukan nip pegawai

2. Mencari data pegawai yang akan diubah

3. Menampilkan pesan data pengguna tidak ada jika nip belum terdaftar

4. Menampilkan data sesuai dengan nip yang dimasukan

5. Memilih data pengguna yang akan diubah

6. Menampilkan data pengguna dalam form

7. Memilih isian form yang akan diubah

8. Mengecek valid tidaknya isian form 9. Jika data masukan benar maka data

pengguna akan diubah. Jika data masukan salah, maka data pengguna gagal diubah

10. Jika tidak valid, Menampilkan pesan data isian kosong

11. Menyimpan data ubahan

12. Menampilkan pesan data berhasil di rubah.

Skenario Alternatif (Hapus Data) 1. Memasukan nip pegawai

2. Mencari data pegawai yang akan diubah

3. Menampilkan pesan data pengguna tidak ada jika nip belum terdaftar

4. Menampilkan data sesuai dengan nip yang dimasukan

5. Memilih menu hapus data

6. Ya untuk proses penghapusan data, Tidak untuk membatalkan

penghapusan data

7. Jika Ya, maka data akan terhapus dan menampilkan pesan “Data berhasil di hapus”

8. Jika Tidak, maka akan kembali ke halaman data pengguna.

Skenario Alternatif (Mencari Data) 1. Memasukan nip pegawai

2. Mencari data pegawi

3. Menampilkan pesan data pengguna tidak ada jika belum terdaftar

4. Menampilkan data sesuai dengan nip yang dimasukan

3.1.4.2.2. Use Case Scenario Menegelola Data Surat

Tabel 3.5 Use Case Mengelola Data Surat Identifikasi

Nomer 2

Nama Mengelola Data Surat

Tujuan Mengelola surat-surat yang disimpan di

aplikasi

Deksripsi Proses ini berfungsi untuk mengelola

semua data surat yang tersimpan diaplikasi pemberkasan surat.

Aktor Sekretariat, Pegawai

Use Case yang berkaitan Login Skenario Utama

Kondisi Awal Semua data surat ditampilkan

Aksi Aktor Reaksi Sistem

Skenario Normal

1. Memilih menu Data Surat

2. Menampilkan semua dokumen yang di upload oleh Sekretariat dan Pegawai

Skenario Alternatif (Tambah Data Surat) 1. Memilih Tambah Data Surat

2. Form tambah surat ditampilkan

3. Mengisi form tambah surat

4. Mengecek valid tidaknya data masukan

5. Jika data masukan benar, maka data surat baru ditambahkan. Jika data masukan tidak benar, maka data surat baru tidak ditambahkan

6. Menyimpan data surat

7. Menampilkan pesan data surat berhasil ditambahkan

Skenario Alternatif (Ubah data Surat) 1. Memasukan detail pencarian.

(Seperti Nama Surat, Nomer Surat, Asal surat, tanggal masuk atau tanggal keluar surat)

2. Mengecek keyword yang dimasukan 3. Menampilkan pesan tidak ada data

jika data.

4. Menampilkan data berdasarkan keyword yang dimasukan.

5. Memilih data surat yang akan diubah

6. Menampilkan data surat dalam form 7. Merubah isian form data surat

8. Mengecek valid tidaknya data masukan

9. Jika data masukan benar, maka data surat akan diubah. Jika data masukan salah, maka data surat tidak diubah

10.Jika tidak valid, makan penampilkan pesan kesalahan data masukan

11.Menampilkan pesan data surat berhasil diubah

3.1.4.2.3. Use Case Scenario Mencari Data Surat

Gambar 3.6 User case scenario Mencari Data Surat Identifikasi

Nomer 3

Nama Mengelola Pencarian Data Surat

Tujuan Untuk mencari data – data surat yang

dibutuhkan secara cepat.

Deksripsi Proses ini bertujuan untuk mencari surat

berdsarkan nama, nomer surat, asal surat, surat masuk atau surat keluar

Aktor Sekretariat, Pegawai

Use Case yang berkaitan Login Skenario Utama

Kondisi Awal Form pencarian surat di tampilkan

Aksi Aktor Reaksi Sistem

Skenario Normal

1. Memilih form pencarian

2. Memasukan keyword sesuai dengan data masukan yang ada di form pencarian

3. Menampilkan semua dokumen yang

di upload oleh Sekretariat dan

Pegawai sesuai keyword pada data masukan

Skenario Alternatif

1. Memilih form pencarian

2. Memasukan keyword sesuai dengan data masukan yang ada di form pencarian

3. Mengecek valid tidaknya data masukan

4. Memproses pencarian surat sesuai dengan isian form

5. Jika keywrod sesuai dengan data yang yang ada, maka data akan ditampilkan. Jika keyword tidak sesuai maka data tidak ditampilkan

6. Keyword tidak sesuai, menampilkan

pesan data tidak ada

7. Menampilkan data surat sesuai dengan keyword data masukan.

3.1.4.2.4. Use Case ScenarioLogin

Tabel 3.7 Use Case Scenariologin

Identifikasi

Nomer 4

Nama Login

Tujuan Mengakses halaman utama pada aplikasi

Deksripsi Proses ini memberikan akses penuh

terhadap aplikasi sesuai dengan hak akses akun pengguna

Aktor Sekretariat, Pegawai

Use Case yang berkaitan Data Pengguna, Mengelola data surat, Pencarian

Skenario Utama

Kondisi Awal Form pencarian surat di tampilkan

Aksi Aktor Rekasi Sistem

Skenario Normal

1. Memasukan nip dan password

2. Mengecek valid tidaknya data masukan

3. Masuk ke aplikasi pengarsipan surat Skenario Alternatif

1. Memasukan nip dan password

2. Mengecek valid tidaknya data masukan

3. Jika data masukan benar, maka pengguna akan masuk ke aplikasi utama. Jika data masukan tidak benar maka pengguna tidak masuk aplikasi utama.

4. Masuk ke aplikasi pengarispan dokumen

3.1.4.3. Sequence Diagram

Sequence Diagram menggambarkan interaksi antar masing – masing objek pada setiap use case dalam urutan waktu. Interaksi ini berupa pengiriman serangkaian data antar objek – objek yang saling berinteraksi. Sequence Diagram pada aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T) terdiri dari sequence diagram Data Pengguna, sequence diagram Mengelola data surat, dan sequence diagram Login. Berikut penjelasan dari masing – masing sequence diagram.

3.1.4.3.1. Sequence Diagram Data Pengguna

Sequence Diagram Data Pengguna menunjukkan rangkaian pesan yang dikirim antara objek Sekretariat dengan objek lainnya dalam proses pengolahan data pengguna. Sequence Diagram dengan pengolahan data pengguna terlihat pada Sequence Diagram Data Pengguna (Gambar 3.5).

3.1.4.3.2. Sequence Diagram Mengelola data surat

Sequence Diagram Mengelola data surat menunjukkan rangkaian pesan

yang dikirim antara objek Sekretariat dengan objek lainnya dalam proses pengolahan data pengguna. Sequence Diagram dengan pengolahan Dokumen terlihat pada Sequence Diagram Mengelola data surat (Gambar 3.6).

3.1.4.3.3. Sequence Diagram Pencarian Data Surat

Sequence Diagram Pencarian Data Surat menunjukkan rangkaian pesan

yang dikirim antara objek Sekretarian atau pegawai dengan objek lainnya dalam proses pencarian. Sequence Diagram Pencaraian Data Surat bisa terlihat pada (Gambar 3.7).

Gambar 3.7 Sequence Diagram Pencarian Data Surat

3.1.4.3.4. Sequence Diagram Login

Sequence Diagram Login menunjukkan rangkaian pesan yang dikirim

antara objek Sekretariat atau pegawai dengan objek lainnya dalam proses login. Sequence Diagram Login bisa terlihat pada (Gambar 3.8).

3.1.4.4. Class Diagram

Class Diagram menggambarkan struktur dan hubungan antar objek – objek yang ada pada sistem. Struktur ini meliputi atribut dan method yang ada pada masing – masing class. Hubungannya dari masing – masing class yang ada tersebut digambarkan dengan menggunakan pewarisan dan generalisasi seperti terlihat pada Gambar 3.9

3.2. Perancangan Sistem

Perancangan merupakan penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau mengaturan dari beberapa elemen yang terpisan ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

3.2.1. Perancangan Data

Perancangan data merupakan tahapan untuk memetakan model konseptual ke model basis data yang akan dipakai. Perancangan basis data terbagai menjadi dua yaitu skema relasi dan perancangan struktur tabel.

3.2.1.1. Skema Relasi

Skema relasi merupakan rangakaian hubungan antara dua tabel atau lebih pada sistem basis data. Gambar 3.10 merupakan penjelasan rangkaian basis data pada Aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik.

Gambar 3.10 Skema Relasi Aplikasi Pengarsipan Dokumen 3.2.1.2. Struktur Tabel

Struktur tabel menggambarkan detail tabel yang berisi field, tipe data, panjang data, dan keterangan lainnya. Tabel yang terdapat pada basis data aplikasi Pengarsipan Dokumen di B4T adalah tabel users, dan tabel dokumen. Berikut deskripsi dari masing – masing tabel tersebut.

1. Tabel user

Tabel 3.8 Struktur Tabel users

Nama Field Tipe Data Panjang Null Kunci

Nip integer - no Pormary key

Uid integer - no -

username varchar 50 no -

nassword varchar 35 no -

n_depan varchar 35 no -

n_belakang varchar 50 no -

email integer 11 no -

Hp varchar 50 no -

type varchar 14 no -

2. Tabel dokumen

Tabel 3.9 Struktur Tabel dokumen

Nama Field Tipe Data Panjang Null Kunci

id_doc integer - no Primary key

Nip int - no Foreigen key

dari tabel user terhadap

field nip

no_dok varchar 25 no -

nm_dok varchar 25 no -

asal_dok varchar 100 no -

tgl_masuk varchar 25 Null -

tgl_keluar varchar 25 Null -

desk text - no -

file_path varchar 100 no -

3.2.2. Struktur Menu

Perancangan struktur menu merupakan gambaran jalur pemakaian aplikasi sehingga aplikasi yang dibangun mudah dipahami dan mudah digunakan. Perancangan struktur menu dari aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik dapat dilihat pada Gambar 3.11 sampai Gambar 3.13

Gambar 3.11 Struktur Menu Umum di Aplikasi Pengarsipan Dokumen

Gambar 3.13 Struktur Menu Pegawai di Aplikasi Pengarsipan Dokumen 3.2.3. Perancangan Antar Muka

Perancangan antarmuka mendeskripsikan rencana tampilan dari setiap tampilan yang akan digunakan pada aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik terdiri dari perancangan form dan pesan.

3.2.3.1 Perancangan Form

Perancangan antarmuka form aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Beasar Bahan dan Barang Teknik dapat dilihat pada Gambar 3.14 sampa dengan Gambar 3.21.

1. Form Halaman Utama (Beranda)

Gambar 3.14 Form Halaman Utama (Menu Beranda) Warna background : Putih

Jenis Font : Arial

Size : 11

Logo Nama Instansi Alamat Instansi

Beranda Pengguna Dokumen Pencarian Dokumen Logout

*klik beranda untuk menuju ke T01

*klik Pengguna untuk menuju ke T02

*klik Dokumen untuk menuju ke T05

*klik Berbagi Dokumen untuk menuju ke T09

*klik Group untuk menuju ke T12

Warna background : Putih Jenis Font : Arial

Size : 11

2. Form Pengolahan data Pengguna (Pengguna)

Gambar 3.15 Form Data Pengguna Warna background : Putih

Jenis Font : Arial

Size : 11

Logo Nama Instansi Alamat Instansi

Beranda Pengguna Dokumen Pencarian Dokumen Logout

*klik Data Pengguna untuk menuju ke T02

*klik Tambah Pengguna untuk menuju ke T03

*klik tombol Cari dan akan akan menuju ke T02

Warna background : Putih Jenis Font : Arial

Size : 11

Data Pengguna Tambah Pengguna

::Semua Data Pengguna

No NIP Nama E-Mail No. Hp Group Tipe Aksi No : T02

3. Form Tambah data Pengguna

Gambar 3.16 Form Tambah Pengguna Warna background : Putih

Jenis Font : Arial

Size : 11

Logo Nama Instansi Alamat Instansi

Beranda Pengguna Dokumen Pencarian Dokumen Logout

*klik tombol Tambah untuk mmenambhakan dan akan menuju ke T02

Warna background : Putih Jenis Font : Arial

Size : 11

Data Pengguna Tambah Pengguna

::Tambah Pengguna

Username Password NIP Nama Depan Nama Belakang E-Mail No. Hp Group

Tambah No : T03

4. Form Edit data Pengguna

Gambar 3.17 Form Edit data Pengguna Warna background : Putih

Jenis Font : Arial

Size : 11

Logo Nama Instansi Alamat Instansi

Beranda Pengguna Dokumen Pencarian Dokumen Logout

*klik Edit untuk menyimpan dan akan menuju ke T02

Warna background : Putih Jenis Font : Arial

Size : 11

Data Pengguna Tambah Pengguna

::Edit data Pengguna

Username Password NIP Nama Depan Nama Belakang E-Mail No. Hp Group

Edit No : T04

5. Form Data Dokumen

Gambar 3.17 Form Data Dokumen Gambar 3.18 Form Data Dokumen Warna background : Putih

Jenis Font : Arial

Size : 11

Logo Nama Instansi Alamat Instansi

Beranda Pengguna Dokumen Pencarian Dokumen Group Logout

*klik Data Dokumen untuk menuju ke T05

*klik Tambah Dokumen untuk menuju ke T06

Warna background : Putih Jenis Font : Arial

Size : 11

Data Dokumen Tambah Dokumen

::Semua Data Dokumen Down Nip No

Dok Nama Dok Asal Dok Tgl Masuk Tgl Keluar

Desk Aksi No : T05

6. Form Tambah Dokumen

Gambar 3.19 Form Tambah Dokumen Warna background : Putih

Jenis Font : Arial

Size : 11

Logo Nama Instansi Alamat Instansi

Beranda Pengguna Dokumen Pencarian Dokumen Logout

*klik Tambah Dokumen untuk menambakan dan menyinmpan data lalu akan menuju ke T05

Warna background : Putih Jenis Font : Arial

Size : 11

Data Dokumen Tambah Dokumen

::Tambah Dokumen Nomer Dokumen Nama Dokumen Asal Dokumen Tgl Masuk Dokumen Tgl Keluar Dokumen Deskripsi

Upload Dokumen No : T06

7. Form Edit data Dokumen

Gambar 3.20 Form Edit data Dokumen Warna background : Putih

Jenis Font : Arial

Size : 11

Logo Nama Instansi Alamat Instansi

Beranda Pengguna Dokumen Pencarian Dokumen Logout

*klik tombol Edit Dokumen untuk merubah data dan menyimpan data lalu akan menuju ke T05

Warna background : Putih Jenis Font : Arial

Size : 11

Data Dokumen Tambah Dokumen

::Edit data Dokumen Nomer Dokumen Nama Dokumen Asal Dokumen Tgl Masuk Dokumen Tgl Keluar Dokumen Deskripsi No : T07

8. Form Pencarian Dokumen

Gambar 3.21 Form Pencarian Dokumen

Warna background : Putih Jenis Font : Arial

Size : 11

Logo Nama Instansi Alamat Instansi

Beranda Pengguna Dokumen Pencarian Dokumen Logout

*masukan keyword pada data isian form pencarian dan klik cari untuk mendapatkan data

Warna background : Putih Jenis Font : Arial

Size : 11

::Semua Data Dokumen

Cari Nomer Dok Cari Nama Dok Asal Dok

Down Nip No Dok

Nama Dok

Asal Dok

Tgl Masuk

Tgl Keluar

Desk Aksi Cari Cari Cari

3.2.3.2 Perancangan Pesan

Perancangan antarmuka pesan pada aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik dapat di lihat pada nomer 1 sampai 5 dan Gambar 3.22

1. Perancangan Pesan P01

Tabel 3.10 Deskripsi Pesan P01

No Pesan Jenis Keterangan

1. Tidak ada data Teks Pesan muncul saat tidak

ada di menu Pengguna, Dokumen dan Pencarian

2. Perancangan Pesan P02

Tabel 3.11 Deskripsi Pesan P02

No Pesan Jenis Keterangan

1. The username field is required. _{Teks Pesan muncul saat tidak}

ada di menu Pengguna, di form tambah data dan ubah data. Di data masukan username saat data masukan kosong.

2. The password field is required. _{Teks Pesan muncul saat tidak}

ada di menu Pengguna, di form tambah data dan ubah data di data

masukan password saat data masukan kosong.

3. The nip field is required. _{Teks Pesan muncul saat tidak}

ada di menu Pengguna, di form tambah data dan ubah data di data

masukan nip saat data masukan kosong.

4. The Nama Depan field is

required. Teks Pesan muncul saat tidak _{ada di menu Pengguna,}

di form tambah data dan ubah data di data

masukan nama depan saat data masukan kosong.

5. The Nama Belakang field is

required. Teks Pesan muncul saat tidak _{ada di menu Pengguna,}

di form tambah data dan ubah data di data

masukan nama belakang saat data masukan kosong.

6 The email field is required. _{Teks Pesan muncul saat tidak}

ada di menu Pengguna, di form tambah data dan ubah data di data

masukan email saat data masukan kosong.

7 The hp field is required. _{Teks Pesan muncul saat tidak}

ada di menu Pengguna, di form tambah data dan ubah data di data

masukan hp saat data masukan kosong.

3. Perancangan Pesan P03

Tabel 3.12 Deskripsi Pesan P03

No Pesan Jenis Keterangan

1. The Nomer Dokumen field is

required. Teks Pesan muncul saat tidak _{ada di menu Dokumen,}

di form tambah data dan ubah data di data

masukan Nomer Dokumen saat data masukan kosong.

2. The Nama Dokumen field is

required. Teks Pesan muncul saat tidak _{ada di menu Dokumen,}

di form tambah data dan ubah data di data

masukan Nama Dokumen saat data masukan kosong.

3. The Asal Dokumen field is

required. Teks Pesan muncul saat tidak _{ada di menu Dokumen,}

di form tambah data dan ubah data di data

masukan Asal Dokumen saat data masukan kosong.

4. The Deskripsi field is required. _{Teks Pesan muncul saat tidak}

ada di menu Dokumen, di form tambah data dan ubah data di data

masukan Deksripsi saat data masukan kosong.

4. Perancangan Pesan P04

Tabel 3.13 Deskripsi Pesan P04

No Pesan Jenis Keterangan

1. (Data Telah diubah) Teks Pesan muncul saat data

berhasil diubah, berada di form edit data

pengguna dan dokumen.

5. Perancangan Pesan P05

Tabel 3.14 Deskripsi Pesan P05

No Pesan Jenis Keterangan

1. (Pengguna berhasil dihapus) _{Teks Pesan muncul saat data}

berhasil dihapus, berada di tampil data

pengguna.

6. Perancangan Pesan P06

Tabel 3.15 Deskripsi Pesan P06

No Pesan Jenis Keterangan

1. Upload Successful _{Teks Pesan muncul saat data}

file berhasil ditambahkan

7. Perancangan Pesan P07

Gambar 3.22 Perancangan Pesan P07 Yakin akan menghapus data ini?

P07

No Yes

3.2.4. Jaringan Semantik

Jaringan semantik merupakan gambaran pengetahuan grafis yang menunjukan hubungan antar berbagai objek. Jaringan semantik terdiri dari lingkaran – lingkaran yang menunjukan objek dan informasi tentang objek – objek terntentu. Jaringan semantik untuk aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik dapat dilihat pada gambar 3.23 dan 2.24

3.2.5. Perancangan Prosedural

Perancangan prosedural merupakan representasi algoritma dari perangkat lunak yang dibangun. Perancangan prosedural pada aplikasi Pengarsipan Dokumen Balai Besar Bahan dan Barang Teknik digambarkan dengan menggunakan flowchart. Flowchart perancangan prosedural aplikasi Pengarsipan Dokumen terdiri dari flowchart penambahan data, flowchart perubahan data, flowchart penghapusan data, dan flowchart pencarian data. Adapun penjelasan berserta gambaran dari masing – masing flowchart yang ada adalah sebagai berikut :

1. Prosedural Penambahan Data

Prosedural penambahan data menggunakan langkah – langkah yang dilakukan oleh aktor User untuk melakukan penambahan data pada aplikasi yang dibangun. Adapun gambaran prosedural dari proses penambahan data dapat dilihat pada gambar 3.25

2. Prosedural ubah data

Prosedural ubah data menggunakan langkah – langkah yang dilakukan oleh aktor User untuk melakukan ubah data pada aplikasi yang dibangun. Adapun gambaran prosedural dari proses ubah data dapat dilihat pada gambar 3.26

3. Prosedural hapus data

Prosedural hapus data menggunakan langkah – langkah yang dilakukan oleh aktor User untuk melakukan hapus data pada aplikasi yang dibangun. Adapun gambaran prosedural dari proses hapus data dapat dilihat pada gambar 3.27

4. Prosedural Cari data

Prosedural cari data menggunakan langkah – langkah yang dilakukan oleh aktor User untuk melakukan cari data pada aplikasi yang dibangun. Adapun gambaran prosedural dari proses cari data dapat dilihat pada gambar 3.28

3.3.Implementasi

Setelah sistem dianalisa dan didesain secara rinci maka selanjutnya akan menuju tahap implementasi. Tujuan implementasi adalah untuk menjelaskan tentang manual modul kepada semua user yang akan menggunakan sistem. Sehingga user tersebut dapat merespon apa yang ditampilkan di sistem dan memberikan masukan kepada pembuat sistem untuk dilakukan perbaikan agat sistem lebih baik.

3.3.1. Kebutuhan Perangkat Keras Pembangun

Spesifikasi perangkat keras yang untuk digunakan membangun aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik :

1. Monitor CRT 16 inc 2. Hardisk 160 GB 3. Memory 2 GB

4. Processor Dual Core 2,2 GHz 5. Mouse

6. Keyboard

3.3.2. Kebutuhan Perangkat Keras Lunak Pembangun

Beberapa perangkat lunak pengdukung yang dapat mengoptimalkan program yang akan dibangun, diantaranya adalah sebagai berikut.

1. NetBeans IDE 7.2 2. JDK 7

3. MySQL Versi 5.5 4. PHP 5.3

3.3.3. Implementasi Kelas 3.3.3.1. Kelas template

Kelas template merupakan kelas yang digunakan untuk menghubungkan

form login dan memproses user ketika melakukan login agar bisa mengakses

halaman utama aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik

Tabel 3.16 Implemetasi Kelas template

Class Create class

class template extends CI_Controller{ function page(){

} }

3.3.3.2. Kelas dokumen

Tabel 3.17 Implemetasi Kelas dokumen

Class Create class

class dokumen extends CI_Controller{

var $nama_dok;

function __construct(){ }

function index(){ }

function tambah(){ }

function edit(){ }

3.3.3.3. Kelas Pengguna

Tabel 3.18 Implemetasi Kelas pengguna

Class Create class

Class pengguna extends CI_Controller {

var $nip; function __construct(){ } function index(){ } function tambah(){ } function edit(){ } function cari(){ } function delete(){ } }

3.3.3.4. Kelas Pencarian

Tabel 3.19 Implemetasi Kelas pencarian

Class Create class

Class pencarian extends CI_Controller {

var $nama_dok; var $no_dok; var $asal_dok; function __construct(){ } function index(){ } function cari_nomer(){ } function cari_nama(){ } function cari_asal(){ } }

3.3.3.5. Kelas users

Tabel 3.20 Implemetasi Kelas users

Class Create class

Class users extends CI_Controller {

var $nip; var $password; var $type;

function __construct(){ }

function index(){ }

function login(){ }

function logout(){ }

function cek_user_login(){ }

}

3.3.4. Implementasi Data

Database Management System (DBMS) yang digunakan untuk mengimplementasikan data aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik ini adalah MySQL 5.5.24. Implementasi database dalam aplikasi yang telah dirancang sebagai berikut :

1. Tabel users

Berikut systax hasil generate tabel users ke dalam database MySQL : Tabel 3.21 Tabel users

Tabel Syntax MySQL

CREATE TABLE IF NOT EXISTS `users` ( `uid` int(11) NOT NULL AUTO_INCREMENT, `username` varchar(35) NOT NULL,

`password` varchar(35) NOT NULL, `n_depan` varchar(35) NOT NULL, `n_belakang` varchar(35) NOT NULL, `nip` int(11) NOT NULL,

`email` varchar(50) NOT NULL, `hp` varchar(14) NOT NULL, `type` varchar(10) NOT NULL, PRIMARY KEY (`nip`)

) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1 AUTO_INCREMENT=18 ;

2. Tabel dokumen

Berikut systax hasil generate tabel dokumen ke dalam database MySQL : Tabel 3.22 Tabel dokumen

Tabel Syntax MySQL

CREATE TABLE IF NOT EXISTS `dokumen` ( `id_doc` int(11) NOT NULL AUTO_INCREMENT, `nip` int(11) NOT NULL,

`no_dok` varchar(25) NOT NULL, `nm_dok` varchar(25) NOT NULL, `asal_dok` varchar(100) NOT NULL, `tgl_masuk` varchar(25) DEFAULT NULL, `tgl_keluar` varchar(25) DEFAULT NULL, `desk` text NOT NULL,

`file_path` varchar(100) NOT NULL, PRIMARY KEY (`id_doc`),

) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1 AUTO_INCREMENT=10 ;

ALTER TABLE `dokumen` ADD FOREIGN KEY (`nip`) REFERENCES `db_arsip`.`users`(`nip`) ON DELETE NO ACTION ON UPDATE CASCADE;

3.3.5. Tampilan Aplikasi

Setelah melakukan implementasi data, dilakukan implemetasi antar muka yang berguna sebagai tampilan untuk pengguna sistem Implementasi antar muka dilakukan pada setiap hasil perancangan antar muka yang telah dibuat kedalam

aplikasi yang dibangun. Implementasi antarmuka pada aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik dapat dilihat pada Gambar 3.29 sampai dengan 3.47

1. Implementasi Antarmuka Tampilan Login

Gambar 3.29 Implementasi Antarmuka Tampilan Login

Pada antarmuka ini, sekretariat dan pegawai dapat melakukan login dengan mengisikan data masukan username dan password.

2. Implementasi Antarmuka Halaman Utama

Gambar 3.30 Implementasi Halaman Utama

Antarmuka ini merupakan halaman utama aplikasi pengarsipan dokumen, muncul saat berhasil melakukan login

3. Implementasi Antarmuka Halaman Pengguna

Gambar 3.31 Implementasi Halaman Pengguna

Antarmuka ini merupakan halaman yang menampilkan semua data pengguna ketika memilih menu pengguna dan sub menu Data Pengguna.

Gambar 3.32 Implementasi Halaman Tambah Pengguna

Antarmuka ini muncul ketika pengguna memlihih sub menu Tambah Pengguna pada menu Pengguna, merupakan form tambah data pengguna

Antarmuka ini muncul ketika pengguna akan mengubah data pengguna pada menu pengguna

4. Implementasi Antarmuka Halaman Data Dokumen

Gambar 3.34 Implementasi Antarmuka Halaman Data Dokumen Antarmuka ini muncul ketika pengguna memilih menu Dokumen dan sub menu Data Dokumen. Berguna untuk menampilkan data surat masuk dan keluar.

Gambar 3.35 Implemetasi Antarmuka Halaman Tambah Dokumen Antarmuka ini mucnul ketika memilih menu Tambah Data merupakan fom tambah data

Gambar 3.36 Implementasi Antarmuka Halaman Edit data Dakumen Antarmuka ini muncul ketika memilih ubah data pada menu Dokumen dan sub menu data Dokumen, merpakan form ubah data dokumen.

5. Implementasi Antarmuka halaman form pencarian

Gambar 3.37 Implementasi Antarmuka Halaman pencarian

Antarmuka ini muncul ketika memilih menu Pencarian, berguna untuk melakukan pencarian data dokumen dengan tiga pilihan form pencarian yaitu Cari Nomer Dokumen, Cari Nama Dolumen, Cari Asal Dokumen.

6. Implemetasi Antarmuka Pesan di menu Pengguna

Gambar 3.38 Implementasi Antarmuka Pesan Form Kosong

Antarmuka ini menampilkan pesan yang berisi pemberitahuan data masukan kosong berdasarkan nama form data masukan.

Antarmuka ini menampilkan pesan Pengguna Telah ditambahkan ketika pengguna baru telah ditambahkan.

Gambar 3.40 Implementasi Antarmuka Pesan Berhasil Menghapus Data Antarmuka ini menampilkan pesan Pengguna berhasil dihapus ketikan sekretariat memilih Yes pada dialog hapus data.

Gambar 3.41 Implemetasi Antarmuka Pesan Data tidak ditemukan Antarmuka ini menampilkan pesan Tidak ada data ketika pencarian tidak berhasil ditemukan

Gambar 3.42 Implemetasi Antarmuka Pesan Data berhasil diubah Antarmuka ini menampilkan pesan Data telah diubah ketika berhasil mengubah data pengguna

Gambar 3.43 Implemetasi Antarmuka Pesan Dialog

Antarmuka ini merupakan dialog persetujuan ketika akan menghapus data pengguna.

7. Implemetasi Antarmuka Pesan di menu Dokumen

Gambar 3.44 Implemetasi Antarmuka Pesan Data masukan kosong Antarmuka ini menampilkan pesan yang berisi pemberitahuan data masukan kosong berdasarkan nama form data masukan.

Gambar 3.45 Implementasi Antarmuka pesan data File Berhasil diubah Antarmuka ini menampilkan pesan File berhasil diubah ketika selesai mengubah data file.

Gambar 3.46 Implemetasi pesan Upload Successful

Antarmuka ini menampilkan pesan Upload Successful ketika dokumen baru berhasil ditambahkan.

8. Implemetasi Antarmuka Pesan di menu Pencarian

Gambar 3.47 Implementasi pesan Tidak ada data

Antarmuka ini menampilkan pesan Tidak ada data ketika hasil pencarian tidah ditemukan.

3.4. Kesimpulan Hasil Implementasi

Aplikasi berjalan secara pararel dengan proses yang sedang berjalan, karena data – data yang lama belum tersimpan sepenuhnya di aplikasi Pengarsipan Dokumen ini.

Kesimpulan dari laporan kerja praktek yang berjudul Aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik adalah sebagai berikut :

1. Aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik ini dibangun untuk mempermudah dalam proses pembagian surat kepada peagawai yang dibutuhkan

2. Aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik ini dibangun untuk mempermudah bagian sekertariat dalam pencarian data surat masuk atau keluar

4.2. Saran

Aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik yang telah dibangun hanya dapat melakukan simpan, dan mengakses dokumen saja. Seharusnya ada tambahan fitur laporan dan manajemen dokumen agan penataan dokumen dalam aplikasi dapat terlihat rapih, dan pencarian data pun akan semakin cepat.

71

Antarmuka ini menampilkan pesan Pengguna Telah ditambahkan ketika pengguna baru telah ditambahkan.

Gambar 3.40 Implementasi Antarmuka Pesan Berhasil Menghapus Data Antarmuka ini menampilkan pesan Pengguna berhasil dihapus ketikan sekretariat memilih Yes pada dialog hapus data.

Gambar 3.41 Implemetasi Antarmuka Pesan Data tidak ditemukan Antarmuka ini menampilkan pesan Tidak ada data ketika pencarian tidak berhasil ditemukan

Gambar 3.42 Implemetasi Antarmuka Pesan Data berhasil diubah Antarmuka ini menampilkan pesan Data telah diubah ketika berhasil mengubah data pengguna

Gambar 3.43 Implemetasi Antarmuka Pesan Dialog

Antarmuka ini merupakan dialog persetujuan ketika akan menghapus data pengguna.

73

7. Implemetasi Antarmuka Pesan di menu Dokumen

Gambar 3.44 Implemetasi Antarmuka Pesan Data masukan kosong Antarmuka ini menampilkan pesan yang berisi pemberitahuan data masukan kosong berdasarkan nama form data masukan.

Gambar 3.45 Implementasi Antarmuka pesan data File Berhasil diubah Antarmuka ini menampilkan pesan File berhasil diubah ketika selesai mengubah data file.

Gambar 3.46 Implemetasi pesan Upload Successful

Antarmuka ini menampilkan pesan Upload Successful ketika dokumen baru berhasil ditambahkan.

8. Implemetasi Antarmuka Pesan di menu Pencarian

Gambar 3.47 Implementasi pesan Tidak ada data

Antarmuka ini menampilkan pesan Tidak ada data ketika hasil pencarian tidah ditemukan.

75

3.4. Kesimpulan Hasil Implementasi

Aplikasi berjalan secara pararel dengan proses yang sedang berjalan, karena data – data yang lama belum tersimpan sepenuhnya di aplikasi Pengarsipan Dokumen ini.

76

Kesimpulan dari laporan kerja praktek yang berjudul Aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik adalah sebagai berikut :

1. Aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik ini dibangun untuk mempermudah dalam proses pembagian surat kepada peagawai yang dibutuhkan

2. Aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik ini dibangun untuk mempermudah bagian sekertariat dalam pencarian data surat masuk atau keluar

4.2.Saran

Aplikasi Pengarsipan Dokumen di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik yang telah dibangun hanya dapat melakukan simpan, dan mengakses dokumen saja. Seharusnya ada tambahan fitur laporan dan manajemen dokumen agan penataan dokumen dalam aplikasi dapat terlihat rapih, dan pencarian data pun akan semakin cepat.