54
Lampiran 4. Contoh Jadwal Retensi Arsip Departemen Agama RI
Jadwal Retensi Arsip Keuangan yang dikeluarkan oleh Departemen Agama sebagaimana Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia nomor 111 tahun 1999:
Bidang Keuangan No.
Jenis Arsip Retensi
Penetapan Aktif
Inaktif
1 2
3 4
5
I
Penyusunan Anggaran A.
Anggaran Rutin
1. Program Kerja
2. Pra Daftar Usulan Kegiatan DUK Daftar
Usulan Kegiatan Suplemen DUKS 3.
Petunjuk persiapan penyusunan anggaran belanja rutin
4. DUKS
5. Rancangan Materi Pembahasan DUKS
6. Penyusunan Rancangan Anggaran Belanja
Rutin dan data-data pendukungnya 7.
Rancangan Materi Pembahasan Pra Daftar Isian Kegiatan DIK Daftar usulan
Kegiatan DUK 8.
Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara meliputi Satuan 2A, Satuan
2B, Satuan 2C, Satuan 3 dan Satuan 3A 9.
Hasil pembahasanpenelitian konsep DIKS 10.
Konsep DIKS 11.
DIKS 12.
Panduan Pelaksanaan DIKS 2 tahun
Selama tahun
anggaran bersangkutan berjalan
Idem Idem
Idem Idem
Idem Satu tahun setelah tahun
anggaran
bersangkutan berakhir
Selama tahun
anggaran bersangkutan berjalan
Selama tahun
anggaran bersangkutan berjalan
2 tahun stlh tahun anggaran bersangkutan berakhir
Selama ketentuanperaturan masih berlaku
2 tahun 2 tahun
2 tahun 2 tahun
2 tahun 2 tahun
2 tahun 3 tahun
2 tahun 2 tahun
3 tahun 2 tahun
Permanen Musnah
Musnah Musnah
Musnah Musnah
Musnah Musnah
Musnah Musnah
Dinilai kembali Dinilai kembali
B. Anggaran Pembangunan
1. Pra Daftar Usulan Proyek DUP
2. Petunjuk persiapan penyusunan Anggaran
Belanja Pembangunan 3.
Daftar Usulan Proyek 4.
Materi Rancangan Pembahasan DUP 5.
Penyusunan Rancangan Anggaran Belanja Pembangunan dan data pendukungnya
6. Rancangan Materi Pembahasan Konsep
Daftar Isian Proyek DIP 7.
Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara meliputi Satuan 2, Satuan 3, dan
Satuan 3A 8.
Hasil PembahasanPenilaian Konsep DIP 9.
Konsep Daftar Isian Proyek 10.
Daftar Isian Proyek 11.
Petunjuk operasionallembar kerja Selama
tahun anggaran
bersangkutan berjalan Idem
Idem Idem
Idem Idem
Selama tahun setelah tahun anggaran
bersangkutan berakhir
Selama tahun
anggaran bersangkutan berjalan
Idem 1
thn stlh tahun anggaran bersangkutan berakhir
selama ketentunperaturan berlaku
1 tahun 1 tahun
2 tahun 1 tahun
1 tahun 1 tahun
2 tahun 1 tahun
2 tahun 3 tahun
1 tahun Musnah
Musnah Musnah
Musnah Musnah
Musnah Musnah
Musnah Musnah
Musnah Musnah
II Pelaksanaan Anggaran
A.
Anggaran Rutin
1. Pancaran
anggaran meliputi
Surat Permintaan Pembayaran SPP
a. SPP-DUUYHD Surat Permintaan
Pembayaran Dana b.
SPP-G U Penggantian UYHD c.
SPP-TU Tambahan UYHD 1
tahun setelah
PAN diundangkan
Idem Idem
2 tahun 2 tahun
2 tahun Musnah
Musnah Musnah
55
No. Jenis Arsip
Retensi Penetapan
Aktif Inaktif
1 2
3 4
5
d. SPP-LS Pembayaran Langsung
e. Surat Kuasa SPM Surat Perintah
Membayar f.
SP2-SPM Surat Permintaan Pengesahan SPM
2. SPM meliputi Belanja Pegawai, Belanja
Pemeliharaan, Belanja Perjalanan dan Idem
Idem Idem
Idem 2 tahun
2 tahun 2 tahun
2 tahun Musnah
Musnah Musnah
Musnah
Subsidibantuan beserta lampirannya. 3.
SPM Belanja Barang beserta lampirannya: a.
Untuk asset barang tidak bergerak b.
Untuk barang bergerak c.
Untuk barang terpakai habis 4.
Pembakuan Anggaran a.
Buku Kas Umum b.
Buku Pembantu c.
Register Penutupan Kas 5.
Dokumen uang muka kerja dan data pendukung
6. Kartu Pengawas Kredit
7. Surat
keterangan untuk
mendapat pembayaran tunjangan kemahalan
8. Daftar Gaji
9. Persetujuan penggunaan pencairan dana
rutin 10.
Penyediaan Dana Pemerintah RI untuk kontribusiiuran
dan lain-lain
pada BadanOrganisasi Internasional
11. Revisi DIK Subsidibantuan beserta
lampirannya. 12.
SPM Belanja Barang beserta lampirannya: a.
Untuk asset barang tidak bergerak b.
Untuk barang bergerak c.
Untuk barang terpakai habis 13.
Pembakuan Anggaran i.
Buku Kas Umum ii.
Buku Pembantu iii.
Register Penutupan Kas 14.
Dokumen uang muka kerja dan data pendukung
15. Kartu Pengawas Kredit
16. Surat
keterangan untuk
mendapat pembayaran tunjangan kemahalan
17. Daftar Gaji
18. Persetujuan penggunaan pencairan dana
rutin 19.
Penyediaan Dana Pemerintah RI untuk kontribusiiuran
dan lain-lain
pada BadanOrganisasi Internasional
20. Revisi DIK
1 tahun
setelah PAN
diundang-undangkan Idem
Idem Idem
Idem Idem
Idem Idem
Idem Idem
Idem Idem
Idem 1
tahun setelah
PAN diundang-undangkan
Idem Idem
Idem Idem
Idem Idem
Idem Idem
Idem Idem
Idem Idem
5 tahun 5 tahun
5 tahun 5 tahun
5 tahun 5 tahun
2 tahun 2 tahun
2 tahun 2 tahun
2 tahun 2 tahun
5 tahun 5 tahun
5 tahun 5 tahun
5 tahun 5 tahun
2 tahun 2 tahun
2 tahun 2 tahun
2 tahun 2 tahun
Dinilai kembali Dinilai kembali
Dinilai kembali Dinilai kembali
Dinilai kembali Dinilai kembali
Musnah Musnah
Musnah Musnah
Musnah Musnah
Dinilai kembali Dinilai kembali
Dinilai kembali Dinilai kembali
Dinilai kembali Dinilai kembali
Musnah Musnah
Musnah Musnah
Musnah Musnah
B. Anggaran Pembangunan