TA : Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa Pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim.

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI
PENGADAAN BARANG JASA PADA BIRO
ADMINISTRASI KEMASYARAKATAN
SETDA PROV. JATIM

TUGAS AKHIR

Program Studi
S1 Sistem Informasi

Oleh:
FERRY HARDI PRAYOGO
06410100022

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA &
TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

DAFTAR ISI

Halaman
ABSTRAK..............................................................................................................vi

KATA PENGANTAR...........................................................................................vii
DAFTAR ISI...........................................................................................................ix
DAFTAR TABEL.................................................................................................xv
DAFTAR GAMBAR..........................................................................................xviii
DAFTAR LAMPIRAN........................................................................................xxii
BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1
1.1

Latar Belakang Masalah....................................................................1

1.2

Perumusan Masalah..........................................................................3

1.3

Batasan Masalah...............................................................................3

1.4

Tujuan...............................................................................................3

1.5

Sistematika Penulisan.......................................................................4

BAB II LANDASAN TEORI.................................................................................6
2.1

Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim....................6

2.2

Administrasi.....................................................................................8

2.3

Pengadaan Barang / Jasa.................................................................10

2.4

Konsep Sistem Informasi................................................................11

2.5

Analisis dan Perancangan Sistem...................................................14

2.6

Konsep Dasar Basis Data................................................................15
2.6.1 Database...............................................................................15
2.6.2 Sistem Basis Data.................................................................16
2.6.3 Database Management System............................................17

ix

BAB III ANALISIS SISTEM................................................................................20
3.1

Identifikasi dan Analisis Permasalahan..........................................20

3.1.1 Organisasi Pelaksana Pengadaan Barang Jasa.....................21
3.1.2 Document Flow Prosedur Pengadaan Barang Jasa..............22

3.2

Analisis Kebutuhan ........................................................................24
3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem..................................................25
3.2.2 Analisis Kebutuhan Fungsional...........................................34
3.2.3 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
untuk Server........................................................................57
3.2.4 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
untuk Client.........................................................................57

BAB IV PERANCANGAN SISTEM....................................................................59
4.1

Desain Arsitektur Sistem................................................................59

4.2

System Flow...................................................................................60
4.2.1 System Flow Mengelola Data Master.................................60
4.2.2 System Flow Pra Pengadaan................................................61
4.2.3 System Flow Pelaksanaan Pengadaan.................................63
4.2.4 System Flow Pencairan Pengadaan......................................64
4.2.5 System Flow Pembukuan Pengadaan...................................65
4.2.6 System Flow Pelaporan Pengadaan.....................................66

4.3

Data Flow Diagram (DFD)............................................................68
4.3.1 Context Diagram..................................................................68
4.3.2 Diagram Berjenjang.............................................................69
4.3.3 DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi Pengadaan
Barang Jasa..........................................................................70
4.3.4 DFD Level 1 Catat Data Pengguna.......................................72
x

4.3.5 DFD Level 1 Catat Data Master PPK....................................72
4.3.6 DFD Level 1 Catat Data Rekanan.........................................73

4.3.7 DFD Level 1 Pra Pengadaan.................................................74
4.3.8 DFD Level 1 Pelaksanaan Pengadaan..................................75
4.3.9 DFD Level 1 Pencairan Pengadaan......................................77
4.3.10 DFD Level 1 Catat Data Penerimaan Barang Jasa..............77
4.3.11 DFD Level 1 Pembukuan Pengadaan...................................79
4.3.12 DFD Level 1 Pelaporan Pengadaan.....................................79
4.4

Entity Relationship Diagram..........................................................81
4.4.1 Conceptual Data Model (CDM)...........................................82
4.4.2 Physical Data Model (PDM)................................................83

4.5

Struktur Database...........................................................................85

4.6

Desain Input/Output (I/O)...............................................................92
4.6.1 Desain Output Laporan Pencairan Pengadaan.....................92

4.6.2 Desain Output Laporan Pertanggung Jawaban....................93
4.6.3 Desain Output Laporan Pelaksanaan Pengadaan..................94
4.6.4 Desain Output Laporan Produktifitas Rekanan....................95
4.6.5 Desain Output Nota Dinas Pelaksanaan Pengadaan.............95
4.6.6 Desain Output Harga Perkiraan Sendiri (HPS).....................96
4.6.7 Desain Output Spesifikasi Teknis.........................................97
4.6.8 Desain Output Jadwal Pengadaan.........................................98
4.6.9 Desain Output Surat Permintaan Penawaran Paket
Pekerjaan (SP4)...................................................................99
4.6.10 Desain Output Dokumen Pengadaan.................................100
4.6.11 Desain Output Kontrak Kerja.............................................107

xi

4.6.12 Desain Output Berita Acara Pemeriksaan dan Serah
Terima...............................................................................109
4.6.13 Desain Output Lampiran Pencairan..................................111
4.6.14 Desain Output Dokumen Pencairan..................................111
4.6.15 Desain Output Buku Kas Umum (BKU)...........................112
4.6.16 Desain Output Buku Besar Pembantu (BBP)....................113

4.7

Desain Interface...........................................................................114
4.7.1 Desain Form Login............................................................114
4.7.2 Desain Form Master Pengguna.........................................115
4.7.3 Desain Form Master Kegiatan..........................................116
4.7.4 Desain Form Master Barang Jasa......................................118
4.7.5 Desain Form Master KAK................................................119
4.7.6 Desain Form Master Spektek............................................120
4.7.7 Desain Form To-do...........................................................121
4.7.8 Desain Form Pembuatan Komitmen.................................122
4.7.9 Desain Form Jadwal Pengadaan dan Buat SP4.................123
4.7.10 Desain Form Master Rekanan............................................124
4.7.11 Desain Form Dokumen Pengadaan....................................126
4.7.12 Desain Form Kontrak Pengadaan......................................128
4.7.13 Desain Form Pemeriksaan Hasil Pekerjaan.......................129
4.7.14 Desain Form Pencairan Pengadaan....................................131
4.7.15 Desain Form Pembukuan Pengadaan.................................133
4.7.16 Desain Form Laporan Pencairan........................................134
4.7.17 Desain Form Laporan Pertanggung Jawaban.....................135

xii

4.7.18 Desain Form Laporan Pelaksanaan Pengadaan..................136
4.7.19 Desain Form Laporan Produktifitas Rekanan...................137
4.8

Evaluasi dan Pengujian Rancangan.............................................138
4.8.1 Evaluasi dan Pengujian Rancangan Context Diagram......138
4.8.2 Evaluasi dan Pengujian Rancangan DFD Level 0............140
4.8.3 Evaluasi dan Pengujian Rancangan Conceptual Data
Model (CDM)....................................................................142
4.8.4 Evaluasi dan Pengujian Rancangan Physical Data
Model (PDM)....................................................................143
4.8.5 Evaluasi dan Pengujian Kuesioner Perancangan Sistem
Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa................146

BAB V PENUTUP...............................................................................................152
5.1

Kesimpulan..................................................................................152

5.2

Saran............................................................................................153

DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................154
BIODATA PENULIS..........................................................................................155
LAMPIRAN.........................................................................................................156

xiii

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah
Biro Administrasi Kemasyarakatan merupakan salah satu Satuan
Perangkat Kerja Daerah (SKPD) di Provinsi Jawa Timur. Dalam fungsi
pemerintahan, melaksanakan kegiatan administrasi, koordinasi dan fasilitasi
penyelenggaraan di bidang agama, pendidikan, kebudayaan, pariwisata, pemuda,

olahraga dan pemberdayaan perempuan serta anak. Untuk melakukan kegiatan
tersebut memerlukan pengadaan barang jasa yang mengacu pada Dokumen
Pelaksanaan Anggaran (DPA). DPA adalah dokumen yang memuat pendapatan
dan belanja setiap SKPD yang digunakan sebagai dasar pelaksanaan oleh
pengguna anggaran. Isi dari DPA antara lain kode rekening belanja, macam
kegiatan, macam barang/jasa dalam kegiatan, volume barang/jasa, harga satuan
barang/jasa, dan total harga barang/jasa. DPA tersebut didukung oleh Kerangka
Acuan Kerja (KAK) masing – masing bagian menjadi daftar permintaan barang
jasa sesuai dengan kebutuhan biro dan diberikan kepada Pejabat Pembuat
Komitmen (PPK) untuk dijadikan dasar melakukan proses pengadaan barang jasa.
Akan tetapi implementasi KAK dalam proses administrasi pengadaan tersebut
belum terlaksana sehingga menyebabkan keterlambatan dalam penyerapan
anggaran.
Idealnya dalam KAK memuat informasi mengenai uraian pekerjaan yang
dilaksanakan, waktu pelaksanaan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan
dengan memperhatikan batas efektif tahun anggaran, spesifikasi teknis barang jasa

1

2

yang akan diadakan dan besarnya total perkiraan biaya pekerjaan. Kendala yang
dihadapi adalah implementasi waktu pelaksanaan pekerjaan dan spesifikasi teknis
dalam administrasi pengadaan dalam pembuatan dokumen pertanggung jawaban
belum terjadwal dan tidak sesuai dengan kondisi real. Kendala lain yaitu pada
pencatatan data pengadaan dan pengolahan data pengadaan kurang praktis karena
disalin berulang – ulang dan pembuatan laporan membutuhkan waktu lama karena
harus merekap dalam buku besar pembantu dan buku kas umum.
Dari permasalahan diatas maka dibutuhkan sistem informasi administrasi
pengadaan barang jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim,
dengan adanya implementasi KAK dalam administrasi pengadaan maka proses
pengadaan dapat terdata dengan baik sehingga informasi dan laporan yang
dihasilkan dapat lebih akurat, praktis dan bermanfaat untuk disajikan kepada
pihak – pihak terkait dalam pengadaan.
Berdasarkan analisis awal dapat dianalisis bahwa bagaimana sistem
informasi administrasi barang jasa dapat menyajikan informasi dan laporan lebih
akurat dan praktis yang dibutuhkan oleh pihak – pihak yang berkepentingan dalam
proses pengadaan serta dapat memantau kesesuaian DPA dengan realisasi
pencairan proses pengadan. Laporan – laporan yang disajikan meliputi laporan
produktifitas rekanan, laporan pertanggung jawaban (LPJ), laporan pemantau
kegiatan pengadaan dan laporan realisasi pengadaan. Dari laporan yang dihasilkan
ini

diharapkan

dapat

membantu

pihak-pihak

biro

untuk

melakukan

pengecekan/pemeriksaan terhadap kegiatan pengadaan, sehingga sistem ini
diharapkan dapat mencegah keterlambatan dalam penyerapan anggaran.

3

1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan

latar

belakang

masalah

diatas,

dapat

dirumuskan

permasalahannya adalah bagaimana merancang sistem informasi administrasi
pengadaan barang atau jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov.
Jatim.
1.3 Batasan Masalah
Agar pembahasan analisis permasalahan tidak melebar, maka bahasan
dibatasi sebagai berikut :
1. Sistem pengadaan ini hanya menggunakan sistem pengadaan langsung
yang dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa.
2. Sistem ini tidak membahas secara proses penyusunan Dokumen
Pelaksanaan Anggaran (DPA).
3. Ruang lingkup pengadaan tidak membahas tentang penyimpanan,
perbaikan, pengiriman barang/jasa, pekerjaan dan jasa konsultasi
konstruksi.
4. Tidak membahas masalah alur kas atau asal perolehan anggaran,
karena hal tersebut sudah menjadi kebijakan organisasi.
5. Data yang diolah adalah data pengadaan pada tahun anggaran yang
sedang berjalan yaitu tahun anggaran 2013.
1.4 Tujuan
Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah menghasilkan rancangan sistem
informasi administrasi pengadaan barang atau jasa pada Biro Administrasi
Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim dapat menyajikan informasi dan laporan lebih
akurat dan praktis yang dibutuhkan oleh pihak – pihak yang berkepentingan dalam

4

proses pengadaan serta dapat memantau kesesuaian DPA dengan realisasi
pencairan proses pengadan.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan ini
dibedakan dengan pembagian bab sebagai berikut:
BAB I

: PENDAHULUAN
Bab ini dijelaskan tentang latar belakang, perumusan masalah,
pembatasan masalah, tujuan, manfaat dan sistematika dari Perancangan
Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada

Biro

Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini dijelaskan tentang teori yang berkaitan dengan permasalahan
dan teori yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan dalam
Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa
pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim, antara
lain: teori dalam peraturan presiden nomor 70 tahun 2012, teori
sistem, teori sistem administrasi, teori sistem informasi, teori analisa
dan perancangan sistem, teori konsep dasar basis data.
BAB III : ANALISIS SISTEM
Bab ini dijelaskan tentang pembahasan sistem yang meliputi
identifikasi dan analisis permasalahan, document flow prosedur
pengadaan barang jasa, organisasi pelaksana barang jasa, analisis

5

kebutuhan sistem, analisis kebutuhan fungsional, analisis kebutuhan
perangkat keras dan perangkat lunak untuk server dan client.
BAB IV : PERANCANGAN SISTEM
Bab ini dijelaskan mengenai system flow, Data Flow Diagram, context
diagram, DFD level 0, DFD level 1, Conceptual Data Model (CDM),
Physical Data Model (PDM), struktur tabel, rancangan input/output,
rancangan antarmuka beserta penjelasan rancangan desain tersebut,
serta evaluasi dan pengujian rancangan sistem.
BAB V : PENUTUP
Bab ini dijelaskan tentang penutup yang berisi kesimpulan setelah
rancangan sistem selesai dibuat dan saran untuk proses pengembangan
selanjutnya.

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim
Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim yang terletak di Jl.
Pahlawan 110, Surabaya 60174 adalah salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah
(SKPD) di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur. Menurut Perda
tahun 2010 nomor 7 pasal 1, adalah perubahan dari Perda tahun 2008 nomor 8
pasal 4 mengenai struktur organisasi dalam Sekretariat Daerah sebagai berikut :
1. Sekretariat Daerah membawahi Asisten Kesejahteraan Masyarakat.
2. Asisten

Kesejahteraan

Masyarakat

membawahi

Biro

Administrasi

Kemasyarakatan.
3. Biro Administrasi Kemasyarakatan, membawahi :
3.1. Bagian Agama, membawahi :
3.1.1. Sub Bagian Sarana Agama;
3.1.2. Sub Bagian Kelembagaan Agama;
3.1.3. Sub Bagian Bina Kehidupan Beragama.
3.2. Bagian Pendidikan, membawahi :
3.2.1. Sub Bagian Pendidikan Sekolah;
3.2.2. Sub Bagian Pendidikan Non Formal dan Pendidikan Khusus;
3.2.3. Sub Bagian Sarana Pendidikan.
3.3. Bagian Pemuda, Olahraga, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan
Anak, membawahi:
3.3.1. Sub Bagian Pemuda dan Olahraga;
3.3.2. Sub Bagian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak;
6

7

3.3.3. Sub Bagian Tata Usaha Biro.
3.4. Bagian Kebudayaan dan Pariwisata, membawahi:
3.4.1. Sub Bagian Nilai-Nilai Budaya dan Sarana Kebudayaan;
3.4.2. Sub Bagian Kesenian dan Perfilman;
3.4.3. Sub Bagian Pariwisata.
Menurut Pergub tahun 2011 nomor 16 pasal 136, Biro Administrasi
Kemasyarakatan

mempunyai

tugas

menyiapkan

mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi,
program

kegiatan

sumber

daya

dan penyelenggaraan

perumusan

pemantauan

pembinaan,

dan

kebijakan,
evaluasi

administrasi

dan

di bidang agama, pendidikan, kebudayaan dan pariwisata,

pemuda, olah raga, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak serta
keluarga berencana.
Menurut Pergub tahun 2011 nomor 16 pasal 137 juga menyebutkan
bahwa dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 136, Biro
Administrasi Kemasyarakatan mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Pelaksanaan

penyiapan

perumusan

kebijakan

di

bidang administrasi

kemasyarakatan.
b. Pelaksanaan koordinasi dan penyusunan program kegiatan serta petunjuk
teknis

pelaksanaan

di

bidang

agama,

pendidikan, kebudayaan dan

pariwisata, pemuda, olah raga, pemberdayaan perempuan dan perlindungan
anak serta keluarga berencana.
c. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan pemerintahan dan
pembangunan di bidang agama, pendidikan, kebudayaan dan pariwisata,

8

pemuda, olah raga, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak serta
keluarga berencana;
d. Pelaksanaan

pembinaan

administrasi

pemerintahan

dan pembangunan

serta sumber daya aparatur di bidang administrasi kemasyarakatan.
e. Pelaksanaan tugas tugas lain yang diberikan oleh Asisten.
Setiap melaksanakan tugas dan fungsi pemerintahan, biro ini melakukan
pengadaan barang jasa, mulai dari perencanaan sampai dengan diperolehnya
barang/jasa sesuai dengan kebutuhan biro.
2.2 Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis (asal kata) bersumber dari bahasa
latin yang terdiri dari ad + ministrate, yang secara operasional berarti melayani,
membantu, dan memenuhi. Dan dalam bahasa asalnya dari perkataan itu dapat
terbentuk kata benda administatio dan kata sifat administrativus. Perkataan itu
masuk kedalam bahasa Inggris menjadi administration yang lebih banyak dikenal
oleh para ilmuwan dan praktisi sekarang ini. Administrasi memiliki beberapa
pengertian, diantaranya :
Menurut Simon dalam Darmanto: 2008, “Administrasi adalah kegiatan
dari kelompok yang mengadakan kerja sama untuk menyelesaikan tujuan
bersama.”
“Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan
pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan
keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan
dalam satu hubungan satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit ini
sebenarnya lebih tepat disebut tata usaha. Sedangkan administrasi dalam arti luas

9

adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan
pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan
sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi, administrasi
memiliki unsur - unsur sekelompok orang, kerja sama, pembagian tugas secara
terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan
pemanfaatan berbagai sumber.” (Haryadi: 2009)
Menurut Haryadi (2009) terdapat 5 (lima) jenis fungsi pendukung
administrasi dalam perkantoran, yaitu sebagai berikut :
1. Fungsi rutin
Yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal
mencakup pengarsipan dan penggandaan. Biasanya fungsi ini dilaksanakan
oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi
sehari-hari.
2. Fungsi teknis
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan
keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa
program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf
administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.
3. Fungsi analis
Yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai
kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis
laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh
manajer yang bertanggung jawab men-support keputusan yang akan dibuat
oleh atasannya.

10

4. Fungsi interpersonal
Yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar
pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan dengan orang
lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh
staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada
suatu organisasi.
5. Fungsi manajerial
Yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan pengorganisasian pengukuran,
dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasian karyawan.
Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung
jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi.
2.3 Pengadaan Barang / Jasa
Menurut Perpres No. 70 Tahun 2012 pasal 1, Pengadaan Barang jasa
Pemerintah yang selanjutnya disebut dengan Pengadaan Barang jasa adalah
kegiatan untuk memperoleh Barang jasa
Kerja

Perangkat

perencanaan

oleh

Kementerian/Lembaga/Satuan

Daerah/Institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari

kebutuhan

sampai

diselesaikannya

seluruh

kegiatan

untuk

memperoleh Barang/Jasa. Dalam modul-modul ini selanjutnya akan disebut
Perpres 70/2012.
Untuk menjalankan kepemerintahan, dibutuhkan barang jasa pemerintah
dengan spesifikasi tertentu. Berdasarkan identifikasi kebutuhan dan riwayat
kebutuhan barang jasa yang telah lalu maka akan didapatkan daftar kebutuhan
Barang jasa Pemerintah. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut maka diperlukan
kegiatan pengadaan barang jasa pemerintah. Pertanyaannya adalah bagaimana

11

cara pengadaan barang jasa tersebut sehingga pelaksanaan pengadaannya sesuai
dengan peraturan perundangan yang berlaku. Untuk mengatur proses pengadaan
ini maka Presiden Republik Indonesia mengeluarkan Perpres 70/2012 yang
dibuat didasarkan peraturan-peraturan yang terkait, yaitu dengan melalui
swakelola atau melalui penyedia barang/jasa.
Prinsip untuk melaksanakan pengadaan melalui penyedia barang / jasa
dimulai dengan penentuan barang jasa yang hendak dikerjakan, perkiraan biaya
pekerjaan, spesifikasi teknis pekerjaan, identifikasi penyedia yang mampu
melaksanakan, proses pemilihan penyedia, penandatanganan kontrak, pelaksanaan
kontrak dan pencairan. Dalam Perpres 70/2012 juga mengatur organisasi atau
pejabat yang bertanggung jawab dalam proses pengadaan, antara lain : Kuasa
Pengguna Anggaran (KPA), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat
Pengadaan (PP), dan Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP). KPA adalah
pejabat yang ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menggunakan Anggaran
Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). PPK adalah pejabat yang bertanggung
jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa, PP adalah personil yang ditunjuk
untuk melaksanakan pengadaan langsung, dan PPHP adalah pejabat yang bertugas
memeriksa dan menerima hasil pekerjaan.
2.4 Konsep Sistem Informasi
Menurut Muktahar dalam Donald Baik (2009:1), sistem adalah suatu
entitas yang terdiri 2 atau lebih komponen yang saling berinteraksi untuk
mencapai tujuan tertentu. Menurut Baridwan dalam Donald Baik (2009:1), sistem
adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan
disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu

12

kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Menurut Gerald (2009:1), sistem
adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan
suatu sasaran tertentu. Maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu
tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran
(objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih sempit.
Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis, maka istilah
goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem yang
lainnya merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah
objectives yang lebih tepat.
Jadi tergantung dari ruang lingkup dari mana memandang sistem
tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian
dan tidak dibedakan (Hartono, 1999:2).
Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki
arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat, jadi ada
suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi dari input, proses, dan
output. Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi,
sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem
yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya
berakhir. Dan informasi dapat didefinisikan sebagai suatu data yang diolah
menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan
suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Data merupakan raw material untuk
suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai

13

gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level
manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level diatasnya, ataupun
sebaliknya (Gerald, 2009:5). Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga
hal, yaitu:
a. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias
atau menyesatkan. Akurat juga berati informasi harus jelas mencerminkan
maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke
penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat
merubah atau merusak informasi tersebut.
b. Tepat pada waktunya, berati informasi yang datang pada penerima tidak boleh
terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.
Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila
pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.
c. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda
(Hartono, 1999:7).
Istilah sistem informasi menyiratkan suatu pengumpulan data yang
terorganisasi beserta tatacara menyiratkan suatu maksud yang ingin dicapai
dengan jalan memilih dan mengatur data serta menyusun tatacara penggunaannya.
Keberhasilan suatu sistem informasi yang diukur berdasarkan maksud
pembuatannya tentu bergantung pada tiga faktor utama, yaitu keserasian dan mutu
data, pengorganisasian data, dan tatacara penggunaannya (Notohadiprawiro,
2009:1). Menurut Leitch dan Davis dalam Jogiyanto (2003:11), sistem informasi
adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan

14

pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.
2.5 Analisis dan Perancangan Sistem
Menurut Kristanto (2003:5), analisis sistem adalah seseorang yang
mempunyai kemampuan untuk menganalisa sebuah sistem yang meliputi
mempelajari masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan pemakai sistem.
Untuk mencapai tujuan dari suatu sistem yang dibuat, dibutuhkan 3 perangkat
atau alat yang dapat meningkatkan kinerja dari sebuah sistem sehingga tujuan dari
sistem tersebut dapat dicapai. Tiga perangkat tersebut meliputi : perangkat keras,
perangkat lunak dan perangkat manusia. Perangkat keras daat berupa komputer,
sedangkan perangkat lunak adalah program. Sedangkan perangkat manusia dapat
berupa manajer, analisis sistem, programer dan sebagainya. Dimana ketiga unsur
tersebut bersama–sama membangun sistem yang efisien untuk mengatasi masalah
yang dihadapi pemakai sistem.
Menurut Jogiyanto (2001:129) “Analisis sistem adalah penguraian dari
suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan
maksud

untuk

mengidentifikasikan

dan

mengevaluasi

permasalahan-

permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikannya”. Berdasarkan penjelasan diatas, analisa sistem adalah sebuah tahap
yang paling penting dalam suatu pemrograman dimana tahap ini untuk
mengevaluasi permasalahan yang ada dan kendala-kendala yang dihadapi. Tahap

15

analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap
desain sistem atau perancangan sistem.
Menurut Kendall (2003:7), analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk
dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan
kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang
utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi
terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah
tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam
membangun aplikasi.
Analisis dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis,
merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis
yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.
2.6 Konsep Dasar Basis Data
2.6.1 Database
Menurut Yuswanto (2005:2), database merupakan sekumpulan data yang
berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara
database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah
database hanya merupakan sebuah file.
Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan
data

operasional

lengkap

dari

suatu

organisasi/perusahaan

yang

diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan

16

metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi
optimal yang diperlukan pemakainya.
Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah
pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan
pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai),
masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data
independence (kebebasan data).
2.6.2 Sistem Basis Data
Menurut

Marlinda

(2004:1),

sistem

basis

data

adalah

suatu

sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer
untuk

menyimpan

atau

merekam

serta

memelihara

dan

operasional

lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi
optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu
Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data
(Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data
(DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat
opsional).
Keuntungan sistem basis data adalah:
1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas
data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.
2. Mencegah ketidak konsistenan.
3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang
tidak berwenang.

17

4. Integritas dapat dipertahankan.
5. Data dapat dipergunakan bersama-sama.
6. Menyediakan recovery.
7. Memudahkan penerapan standarisasi.
8. Data bersifat mandiri (data independence).
9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus
akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan
data dan pemeliharaan keselarasan data.
Kerugian sistem basis data adalah:
1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.
3. Perangkat lunaknya mahal.
Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait.
2.6.3 Database Management System
Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS)
merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya.
Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri
sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data,
menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.
Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:
1. Data Definition Language (DDL)
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang
diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi

18

perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang
disebut data dictionary/directory.
2. Data Manipulation Language (DML)
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data
sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian
DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.
DBMS memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Data Definition
DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data.
2. Data Manipulation
DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk
mengakses data.
3. Data Security dan Integrity
DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh
DBA.
4. Data Recovery dan Concurrency
DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data
yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.
DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila
satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat
yang bersamaan.

19

5. Data Dictionary
DBMS harus menyediakan data dictionary.

BAB III
ANALISIS SISTEM
3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan
Di

dalam

penyelenggaraan

pemerintahan,

Biro

Administrasi

Kemasyrakatan perlu melakukan pengadaan barang jasa guna membantu untuk
melaksanakan kegiatan/program kerja biro. Proses pengadaan dilakukan setiap
bulan sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan. Seringkali pembuatan
dokumen pertanggung jawaban belum terjadwal dan tidak sesuai dengan kondisi
real, yaitu saat kegiatan selesai dilaksanakan, dokumen pertanggung jawaban juga
harus selesai dan siap dicairkan.
Permasalahan lain yang dihadapi dalam proses administrais pengadaan
yaitu berkaitan dengan pencatatan dan pengolahan data pengadaan yang kurang
praktis karena harus disalin berulang – ulang dan pembuatan laporan membutuhkan
waktu lama karena harus merekap dalam buku besar pembantu dan buku kas umum.
Berdasarkan uraian diatas maka diperlukan suatu sistem informasi
administrasi pengadaan barang jasa pada Biro Administrasi Kemasyarkatan Setda
Prov. Jatim dengan adanya implementasi KAK dalam pembuatan dokumen
pertanggung jawaban, pencatatan dan pengolahan data pengadaan maka proses
administrasi pengadaan dapat terdata dengan baik, informasi dan laporan yang
dihasilkan dapat lebih akurat, praktis dan bermanfaat untuk disajikan kepada pihak
– pihak terkait dalam pengadaan. Sistem ini diharapkan dapat mengurangi
permasalahan administrasi pengadaan yang ada pada Biro Administrasi
Kemasyarakatan dapat mencegah keterlambatan dalam penyerapan anggaran

20

21

3.1.1 Organisasi Pelaksana Pengadaan Barang Jasa
Dalam melakukan administrasi pengadaan barang jasa, ada beberapa pihak
yang terlibat, antara lain :
1. Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP)
KPAP adalah pejabat yang ditunjuk oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)
untuk membantu menggunakan APBD terutama dalam mengawasi pencairan
anggaran.
2. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan
barang jasa mulai dari membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS), Nota Dinas
Perintah Penyedia Barang Jasa, kontrak kerja, validasi penyerahan pekerjaan dan
memberikan pengantar untuk pencairan pengadaan.
3. Pejabat Pengadaan (PP)
PP adalah personil yang ditunjuk untuk melaksanakan pengadaan langsung
mulai dari memilih penyedia barang jasa, verifikasi dokumen penawaran, dan
membuat dokumen pengadaan.
4. Rekanan
Rekanan atau penyedia barang jasa adalah personil/badan usaha yang
menyediakan

barang/jasa mulai dari membuat dokumen penawaran,

melaksanakan pekerjaan sesuai kontrak kerja dan membuat berita acara
penyerahan/penyelesaian pekerjaan.
5. Pejabat Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP)
PPHP adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas menerima
dan memeriksa hasil pekerjaan.

22

6. Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP)
BPP adalah personil yang bertanggung jawab dalam mengatur keluar masuknya
dana anggaran biro. BPP bertugas melakukan proses pencairan dana dan
mengumpulkan dokumen Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) dari pengeluaran
dana anggaran.
7. Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen (PPPKD)
PPPKD adalah pejabat yang membantu meneliti kelengkapan dokumen
pencairan dana, mulai dari melakukan pemeriksaan kebenaran dan kelengkapan
dokumen pencairan serta membuat Ringkasan Kontrak, Surat Perintah
Pembayaran (SPP), Surat Perintah Membayar (SPM) dan Lampiran Pencairan
Pengadaan.
8. Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD)
BPKAD adalah badan pemerintah yang bertanggung jawab untuk mengelola
keuangan dan aset daerah. BPKAD bertugas memeriksa kebenaran SPM,
ringkasan kontrak dan lampiran pencairan pengadaan serta menerbitkan Surat
Perintah Pencairan Dana (SP2D).
3.12 Document Flow Prosedur Pengadaan Barang Jasa
Berdasarkan pengamatan yang ada, alur pengadaan barang jasa dimulai
ketika Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
dan Nota Dinas Perintah Penyedia Barang Jasa (NDPPBJ) berdasarkan dari Daftar
Permintaan Barang Jasa dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA). HPS dan
NDPPBJ diberikan kepada Pejabat Pengadaan (PP) dan menjadi dasar untuk
melakukan pemilihan penyedia dengan membuat Surat Perhitungan Penawaran
Paket Pekerjaan (SP4) kepada rekanan.

23

Rekanan membuat Surat Penawaran Paket Pekerjaan sekaligus
melampirkan dokumen kualifikasinya. Setelah itu dokumen penawaran tersebut
diverifikasi dan disimpan sebagai arsip untuk dibuatkan dokumen pengadaan dari
rekanan yang terpilih. Lalu oleh PPK dibuatkan kontrak kerja berupa Surat Perintah
Kerja (SPK) sebagai dasar dari rekanan untuk dapat melaksanakan pekerjaan sesuai
yang diajukan. Rekanan melakukan validasi dan mulai melaksanakan pekerjaan.
Setelah menyelesaikan pekerjaan, barang jasa dari rekanan diperiksa dan dibuatkan
berita acara pemeriksaan dan serah terima. Setelah diperiksa, rekanan membuat dan
menyerahkan berita acara penyerahan pekerjaan kepada PPK. Setelah itu PPK
membuat dokumen pencairan.
Dokumen pencairan tersebut diserahkan kepada Bendahara Pengeluaran
Pembantu (BPP) untuk ditentukan apakah dicairkan secara Ganti Uang (GU) atau
Langsung (LS). Jika dicairkan secara LS, maka dokumen pencairan akan
diserahkan kepada Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen (PPPKD)
untuk dibuatkan Surat Permintaan Pembayaran LS (SPP LS) dan Surat Perintah
Membayar LS (SPM LS) kepada Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah
(BPKAD) Provinsi Jawa Timur. SPP LS dan SPM LS diverifikasi dan dibuatkan
Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D). Setelah itu PPPKD menyerahkan dokumen
pencairan beserta SPP LS, SPM LS dan SP2D kepada BPP untuk divalidasi menjadi
SPJ LS. Jika dicairkan secara GU, maka dokumen pencairan akan langsung
divalidasi menjadi SPJ GU. Untuk gambaran dokumen flow administrasi
pengadaan barang jasa dapat dilihat pada Gambar 3.1.

24

Gambar 3.1 Document Flow Sistem Administrasi Pengadaan Barang

25

3.2 Analisis Kebutuhan
Memperhatikan hasil analisis permasalahan, maka dapat diidentifikasi
kebutuhan pengguna dalam proses pengadaan barang jasa yang diuraikan sebagai
berikut :
3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem
Untuk gambaran fungsi-fungsi yang akan digunakan dapat dilihat pada
Gambar 3.2

Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa
pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim

1.
Pencatatan
Data
Pengguna
(KPAP)

3.
Melayani
Pembuatan
Komitmen
(PPK)

2.
Pencatatan
Data Master
(PPK)

5.
Melayani
Pencatatan
Data Rekanan
dan
Pembuatan
Dokumen
Pengadaan
(PP)

4.
Melayani
Pengadaan
Langsung (PP)

7.
Melayani
Pemeriksaan
dan
Penerimaan
Hasil
Pekerjaan
(PPHP)

6.
Melayani
Pembuatan
Kontrak (PPK)

9.
Melayani
Pencairan
Pengadaan
(PPPKD)

8.
Pencatatan
Data
Penerimaan
Barang Jasa
(PPHP)

11.
Melayani
Pembuatan
Laporan
Pencairan
(BPP)

10.
Membuat
Pembukuan
SPJ (BPP)

13.
Melayani
Pembuatan
Laporan
Pelaksanaan
Pengadaan
(PPK)

12.
Melayani
Pembuatan
Laporan
Pertanggung
Jawaban
(BPP)

14.
Melayani
Pembuatan
Laporan
Produktifitas
Rekanan (PP)

Gambar 3.2 Diagram Fungsi
Dari diagram fungsi pada Gambar 3.2, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Fungsi Pencatatan Data Pengguna (User)
1.1 Tujuan : Mencatat data pengguna/user yang akan menggunakan aplikasi,
menentukan kebijakan user dalam mengoperasikan aplikasi dan
menentukan hak akses pengguna/user.
1.2 Aktor

: Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP).

26

1.3 Input

: Nama user, jabatan fungsional user dan password.

1.4 Proses

:

a. Pengguna memasukkan data user dan password beserta identitas user.
b. Pengguna menentukan hak ases tiap user.
c. Pengguna melakukan penghapusan atau merubah data hak akses user
yang ingin dihapus atau diubah.
d. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.
1.5 Output

: Data pengguna (user) dan data hak akses.

2. Fungsi Pencatatan Data Master
2.1 Tujuan : Mencatat data permintaan kebutuhan yang belum dipenuhi.
2.2 Aktor

: Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).

2.3 Input

: Formulir data kegiatan, Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA).

2.4 Proses :
a. Pengguna memilih data master yang akan dimasukkan.
b. Pengguna memasukkan data kegiatan.
c. Pengguna memasukkan data barang jasa.
d. Pengguna memasukkan data KAK.
e. Pengguna memasukkan data spektek
f. Pengguna menghapus data barang jasa, spektek, kegiatan dan KAK
dengan mengubah status data saja.
g. Pengguna mendapatkan konfirmasi dari sistem bahwa data sudah
tersimpan.
2.5 Output :

27

a. Data kegiatan.
b. Data KAK.
c. Data Barang Jasa
d. Data Spektek
3. Fungsi Melayani Pembuatan Komitmen
3.1 Tujuan : Membuat Nota Dinas pelaksanaan pengadaan.
3.2 Aktor

: Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).

3.3 Input

: Data kegiatan, Data KAK, Data Barang Jasa dan Data Spektek

3.4 Proses :
a. Pengguna memilih data kegiatan sesuai dengan pekerjaan yang akan
dilaksanakan yaitu pembuatan komitmen.
b. Pengguna memilih subjek KAK.
c. Pengguna memasukkan jumlah Harga Perkiraan Sendiri (HPS) sebagai
acuan biaya harga pekerjaan.
d. Pengguna memilih metode pengadaan.
e. Pengguna mencetak nota dinas pelaksanaan pengadaan, HPS, dan
Spesifikasi Teknis.
3.5 Output :
a. Nota Dinas pelaksanaan pengadaan.
b. HPS.
c. Spesifikasi Teknis.
d. Data pengadaan, data barang jasa, data spektek.
4. Fungsi Melayani Pengadaan Langsung
4.1 Tujuan : Membuat Jadwal Pengadaan dan Surat Permintaan Penawaran

28

Pekerjaan (SP4).
4.2 Aktor

: Pejabat Pengadaan (PP).

4.3 Input

: Nota Dinas pelaksanaan pengadaan, HPS, Spesifikasi Teknis

4.4 Proses :
a. Pengguna memilih data kegiatan sesuai dengan pekerjaan yang akan
dilaksanakan yaitu jadwal pengadaan.
b. Pengguna memilih kroscek KAK untuk memasukkan tanggal
pelaksanaan proses pengadaan sesuai KAK atau memasukkan tanggal
secara manual.
c. Pengguna mencetak jadwal pengadaan.
d. Pengguna memilih pembuatan SP4 sesuai dengan jadwal pengadaan.
e. Pengguna mencetak SP4.
f. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.
4.5 Output :
a. Jadwal Pengadaan.
b. SP4.
c. Data Pengadaan.
5. Fungsi Melayani Pencatatan Data Rekanan dan Pembuatan Dokumen
Pengadaan
5.1 Tujuan : Mencatat data rekanan yang terlibat dalam pengadaan,
menampilkan detail rekanan, input, update riwayat dan status
rekanan serta membuat dokumen pengadaan.
5.2 Aktor

: Pejabat Pengadaan (PP).

29

5.3 Input

: dokumen kualifikasi, dokumen penawaran rekanan dan jadwal
pengadaan.

5.4 Proses :
a. Pengguna memasukkan data rekanan sesuai dokumen kualifikasi rekanan.
b. Pengguna memilih data kegiatan sesuai dengan pekerjaan yang akan
dilaksanakan yaitu dokumen pengadaan.
c. Pengguna memasukkan nama pekerjaan yang diminati dan nilai
penawaran dari rekanan.
d. Pengguna mengubah status rekanan bahwa rekanan terpilih sesuai
dengan dokumen penawaran yang terbaik dan terlengkap.
e. Pengguna memasukkan nilai persentase negosiasi dari penawaran
terpilih.
f. Pengguna memilih pembuatan dokumen pengadaan sesuai dengan
dokumen penawaran terpilih.
g. Pengguna mencetak dokumen pengadaan.
h. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.
5.5 Output :
a. Data Rekanan, data rincian penawaran dan data penawaran.
b. Dokumen pengadaan dan data pengadaan.
6. Fungsi Melayani Pembuatan Kontrak
6.1 Tujuan : Membuat kontrak kerja dengan rekanan.
6.2 Aktor

: Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).

6.3 Input

: Dokumen pengadaan dan jadwal pengadaan.

6.4 Proses :

30

a. Pengguna memilih data kegiatan sesuai dengan pekerjaan yang akan
dilaksanakan yaitu pembuatan kontrak
b. Pengguna memilih jenis kontrak kerja dan jenis pencairan anggaran.
c. Pengguna memasukkan lokasi/tempat penyerahan pekerjaan/barang,
syarat dan lingkup pekerjaan/barang sesuai dengan dokumen pengadaan.
d. Pengguna memilih kroscek dokumen pengadaan sesuai rekanan yang
terpilih.
e. Pengguna memasukkan tanggal kontrak jika tanggal tidak sesuai dengan
tanggal acuan.
f. Pengguna mencetak kontrak kerja.
g. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.
6.5 Output :
a. Dokumen pengadaan dan data pengadaan
b. Data Kontrak dan Kontrak Kerja.
7. Fungsi Melayani Pemeriksaan dan Serah Terima Hasil Pekerjaan
7.1 Tujuan : Membuat Berita Acara Pemeriksaan dan Serah Terima Hasil
Pekerjaan.
7.2 Aktor

: Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP).

7.3 Input

: Kontrak kerja dan dokumen pengadaan.

7.4 Proses :
a. Pengguna mencari data pekerjaan/barang yang diperiksa berdasarkan
kontrak kerja.
b. Pengguna memasukkan tanggal pemeriksaan jika tanggal tidak sesuai
dengan tanggal acuan.

31

c. Pengguna mengubah status item pekerjaan/barang yang diperiksa.
d. Pengguna mencetak Berita Acara Pemeriksaan dan Berita Acara Serah
Terima.
e. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.
7.5 Output :
a. Berita Acara Pemeriksaan dan Serah Terima Hasil Pekerjaan.
b. Lampiran Pencairan.
c. Data Pengadaan.
8. Fungsi Pencatatan Data Penerimaan Barang Jasa
8.1 Tujuan : Mencatat data penerimaan barang jasa
8.2 Aktor

: Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP).

8.3 Input

: Data Pengadaan.

8.4 Proses :
a. Pengguna memasukkan data barang/jasa yang telah diterima.
b. Pengguna memasukkan stok barang diterima.
c. Pengguna mencetak rekap stok barang.
d. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.
8.5 Output : Rekap stok barang dan data barang jasa.
9. Fungsi Melayani Pencairan Pengadaan
9.1 Tujuan : Membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan Surat
Perintah Membayar (SPM).
9.2 Aktor

: Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen (PPPKD)

9.3 Input

: Lampiran Pencairan

9.4 Proses :

32

a. Pengguna memilih data kegiatan sesuai dengan pekerjaan yang akan
dilaksanakan yaitu pencairan pengadaan
b. Pengguna memilih kode rekening dan jenis pencairan anggaran.
c. Pengguna memasukkan tanggal dan nomer SPP.
d. Pengguna memasukkan data pencairan, meliputi nilai pekerjaan, syarat
dokumen pencairan, nilai pemotongan pajak pekerjaan/barang/biaya lain
sesuai dengan kontrak.
e. Pengguna mencetak SPP dan pengantar SPP.
f. Pengguna memasukkan tanggal dan nomer SPM.
g. Pengguna mencetak SPM dan pengantar SPM.
h. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.
9.5 Output :
a. Dokumen Pencairan (SPP, Pengantar SPP, SPM dan Pengantar SPM).
b. Data Pencairan.
10. Fungsi Membuat Pembukuan SPJ
10.1 Tujuan : Membuat Pembukuan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ)
10.2 Aktor : Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP)
10.3 Input

: Data Pencairan dan SP2D

10.4 Proses :
a. Pengguna memilih data pencairan yang akan dibukukan.
b. Pengguna memasukkan SP2D
c. Pengguna memasukkan nomer pembukuan
d. Pengguna mencetak Buku Besar Pembantu (BBP) LS dan Buku Kas
Umum (BKU GU).

33

e. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.
10.5 Output :
a. Data Pembukuan.
b. BKU.
c. BBP
11. Fungsi Melayani Pembuatan Laporan Pencairan
11.1 Tujuan : Membuat Laporan Pencairan
11.2 Aktor : Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP)
11.3 Input

: Data Pencairan dan Data Pengadaan

11.4 Proses :
a. Pengguna memilih jenis dan periode pencairan yang akan dicetak.
b. Pengguna mencetak laporan pencairan.
11.5 Output : Laporan Pencairan.
12. Fungsi Melayani Pembuatan Laporan Pertanggung Jawaban
12.1 Tujuan : Membuat Laporan Pertanggung Jawaban.
12.2 Aktor : Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP).
12.3 Input

: Data Pembu