SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG / JASA BERBASIS WEB DI UPN ”VETERAN” JATIM.

SKRIPSI

Oleh :

STEINDIA MARTIPASA

NPM. 0534010168

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL ” VETERAN ” JATIM

SURABAYA

SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG / JASA

BERBASIS WEB DI UPN “VETERAN” JATIM

Disusun Oleh :

STEINDIA MARTIPASA 0 5 3 4 0 1 0 1 6 8

Telah disetujui untuk mengikuti Ujian Negara Lisan Gelombang IV Tahun Akademik 2009/2010

Pembimbing Utama Pembimbing Pendamping

Basuki Rahmat, S.Si, MT Mohamad Irwan Afandi , ST, MSC

NPT. 369 070 602 13 NPT. 376 070 702 20

Mengetahui,

Ketua Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri

Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur

Basuki Rahmat, S.Si, MT NPT. 369 070 602 13

SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG / JASA

BERBASIS WEB DI UPN “VETERAN” JATIM

Disusun Oleh :

STEINDIA MARTIPASA 0 5 3 4 0 1 0 1 6 8

Telah dipertahankan di hadapan dan diterima oleh Tim Penguji Skripsi Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri

Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur Pada Tanggal 30 April 2010

Pembimbing : Tim Penguji :

1. 1.

Basuki Rahmat, S.Si, MT Prof. Dr. Ir. Akhmad Fauzi, MMT

NPT. 369 070 602 13 NIP. 030 212 918

2. 2.

Mohamad Irwan Afandi , ST, MSC Mohamad Irwan Afandi , ST, MSC

NPT. 376 070 702 20 NPT. 376 070 702 20

3.

Achmad Junaedi, S.Kom NPT. 378 110 401 99 Memgetahui,

Dekan Fakultas Teknologi Industri

Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur

Ir.Sutiyono,MT NIP. 030 191 025

KETERANGAN REVISI

Kami yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa mahasiswa berikut :

Nama : STEINDIA MARTIPASA

NPM : 0534010168

Jurusan : TEKNIK INFORMATIKA

Telah mengerjakan revisi/ tidak ada revisi pra rencana (design)/ skripsi ujian lisan Gelombang IV Tahun Akademik 2009/2010 dengan judul :

”SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG / JASA BERBASIS WEB DI UPN

“VETERAN” JATIM”

Oleh karenanya mahasiswa tersebut diatas dinyatakan bebas revisi skripsi ujian lisan Dan diizinkan untuk membukukan laporan SKRIPSI dengan judul tersebut.

Surabaya, 15 Juni 2010 Dosen yang memerintahkan revisi :

1) Prof. Dr. Ir. Akhmad Fauzi, MMT

NIP. 030 212 918

2) Mohamad Irwan Afandi , ST, MSC

NPT. 376 070 702 20

3) Achmad Junaedi, S.Kom

NPT. 378 110 401 99

Mengetahui,

Pembimbing Utama Pembimbing pendamping

S

SIISSTTEEMMIINNFFOORRMMAASSIIPPEENNGGAADDAAAANNBBAARRAANNGG//JJAASSAABBEERRBBAASSIISSWWEEBB D

DIIUUPPNN””VVEETTEERRAANN””JJAATTIIMM

Penyusun : Steindia Martipasa

Pembimbing I : Basuki Rahmat, S.Si, MT

Pembimbing II : Mohamad Irwan Afandi, ST, MSC

ABSTRAK

Hubungan teknologi dan informasi saat ini berkaitan erat sekali. Salah satu teknologi yang banyak digunakan dan sangat populer oleh pengguna internet

adalah website. Website merupakan salah satu sarana yang baik untuk

mendapatkan informasi sebanyak-banyaknya dari dunia maya dengan berita yang selalu terupdate

Pada tugas akhir ini, penulis menggunakan studi kasus di Biro Umum UPN “Veteran” Jawa Timur. Biro Umum merupakan Satker yang bertugas menangani pengadaan barang/jasa. Ada satu permasalahan yang terjadi di dalam proses pengadaan barang/jasa yang ada di UPN “Veteran” Jawa Timur yaitu dengan proses pengajuan yang masih manual, biasanya membutuhkan waktu yang lama dan status persetujuan dari setiap pihak yang memiliki otoritas pembuat keputusan tidak bisa diketahui secara langsung.

Sehingga untuk permasalahan tersebut, penulis mengusulkan untuk

membuat aplikasi web agar proses pengajuan dan pengadaan barang/jasa dapat

berlangsung lebih cepat dan terkontrol. Dengan demikian setiap satker dapat

mengajukan surat pengajuan barang dengan mengakses web pengadaan

barang/jasa secara online. Dalam hal ini penulis menggunakan PHP dan MySQL

untuk pembuatan Sistem Informasi.

Alhamdulillahi Rabbal ‘Alamin. Segala puji syukur kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta'ala, karena hanya dengan kehendak dan kuasa-Nya, penulis

dapat menyelesaikan pembuatan tugas akhir yang berjudul ” SISTEM

INFORMASI PENGADAAN BARANG / JASA BERBASIS WEB DI UPN ”VETERAN” JATIM”

Tugas akhir dengan beban 4 SKS ini disusun dan diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program Strata Satu (S1) pada jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur Surabaya.

Di dalam Tugas Akhir ini mungkin masih terdapat kekurangan – kekurangan yang belum bisa penulis sempurnakan. Untuk itu saran dan masukan sangatlah penulis harapkan untuk perbaikan ke depan.

Surabaya, Juni 2010

Dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini, penyusun banyak mendapat bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penyusun mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :

1. Allah SWT karena atas segala rahmat dan karunia-Nya sehingga kami dapat

melaksanakan dan menyelesaikan Tugas Akhir sehingga berjalan dengan baik.

2. Bapak Prof. Dr. Ir. Teguh Soedarto, MP selaku Rektor dari Universitas

Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur.

3. Bapak Ir. Sutiyono, MT selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri Universitas

Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur.

4. Bapak Basuki Rahmat, S.Si, MT selaku Ketua Program Studi Teknik

Informatika Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur dan selaku pembimbing I yang telah mengarahkan dan membimbing dalam menyusun Laporan Tugas Akhir ini.

5. Bapak Mohamad Irwan Afandi, ST, M.Sc selaku Sekretaris Program Studi

Sistem Informasi Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur dan selaku pembimbing II yang telah mengarahkan dan membimbing dalam melaksanakan Tugas Akhir ini.

6. Kedua orang tua tersayang yang senantiasa mengingatkan dan mendoakan

serta memberikan dukungannya supaya Tugas Akhir ini segera penulis selesaikan.

7. Kedua adikku tersayang (Dion dan Anik) serta keluargaku baik yang di Jawa

8. Teman teman ku (Halimatus, Sisca dan May) yang selalu memberikan dukungan moril.

9. Kakak senior ku (Mas Jufri, mas Aswin, mas Aan Beoco, mas Yoyo dan mbak

Irma) yang telah membantuku dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

10.Bapak dan Ibu Dosen Program Studi Teknik Informatika dan Sistem Informasi

yang dengan tulus ikhlas memberikan arahan serta ilmunya

11. Semua pihak yang tidak mungkin untuk disebutkan satu – persatu yang

telah memberikan bantuan pikiran dan motivasi di dalam membuat laporan dan kelancaran kegiatan Tugas Akhir ini.

Surabaya, Juni 2010

 

ABSTRAK ………... i

KATA PENGANTAR ………... ii

UCAPAN TERIMA KASIH ………. iii

DAFTAR ISI..……….. v

DAFTAR GAMBAR.……….. ix

DAFTAR TABEL……… xi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ….………. 1

1.2 Perumusan Masalah ………...……… 3

1.3 Batasan Masalah ……… 4

1.4 Tujuan Penelitian……… 5

1.5 Manfaat Penelitian……….. 5

1.6 Dasar Hukum ………... 6

1.7 Metodologi Penelitian ……… 6

1.7 Sistematika Penulisan ……… 8

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengadaan Barang/jasa……….. 10

2.2 Pengadaan Barang/jasa melalui internet (E-Procurement)…... 10

2.3 Konsep Sistem Informasi ………. 11

2.4 Workflow Berbasis Web ……….. 12

2.5 Hipertext Markup Languagq HTML...……….. 12

2.6 HTTP ……….………... 12

2.7 PHP..……….. ………... 13

2.8 Script PHP………. ……… 13

2.9 Konsep Kerja PHP……… 14

2.12 Pemodelan Data……… 18

2.12.1 Entitas dan Atribut ………... 18

2.12.2 Relasi……….. 18

2.13 Power Designer……… ……… 19

2.14 Proses Pengajuan Manual…...………. 21

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisa Sistem ………. 22

3.2 Perancangan Sistem ………. 22

3.2.1 Deskripsi Umum Sistem ……… 22

3.2.2 Klasifikasi Pemakai Sistem ………... 23

3.3 Flowchart ………. 24

3.3.1 Flowchart Pengajuan Pengadaan Barang/Jasa …...……… 24

3.3.2 Flowchart Proses Pengadaan ………. 25

3.4 Perancangan Proses ………. 27

3.4.1 Diagram Berjenjang ………... 27

3.4.2 Data Flow Diagram (DFD) ……… 28

3.4.2.1 DFD Level Konteks ………... 28

3.4.2.2 DFD Level 0 ……….. 29

3.4.2.3 DFD Level 1 ……….. 31

3.5 Perancangan Data dan Tabel ……… 32

3.5.1 Perancangan Data ………... 32

3.5.2 Perancangan Tabel ………. 35

3.6 Perancangan Antar Muka (interface)……… 39

3.6.1 Perancangan Antar Muka Untuk Satker………. 40

3.6.2 Perancangan Antar Muka Untuk Otoritas pembuat keputusan……… 44

 

4.2 Implementasi Antar Muka ……… 50

4.3.Implementasi Halaman yang Ditujukan Untuk Satker...………… 52

4.3.1 Halaman Selamat Datang ………... 52

4.3.2 Halaman Kajur (Ketua Jurusan) ……… 52

4.3.3 Halaman Pengajuan ...……… 53

4.3.4 Halaman Pengadaan Barang ………. 54

4.3.5 Halaman History Pengajuan Pengadaan Barang ……….. 54

4.3.6 Implementasi Halaman Dekan ………. 55

4.3.7 Implementasi Halaman Wakil Rektor ………... 56

4.3.8 Halaman Kepala Sub Bagian Pengadaan Barang ……… 57

4.3.9 Implementasi Halaman Pemilihan Vendor ………... 57

4.3.10 Halaman Pemilihan Vendor……….. 58

4.3.11 Halaman Daftar Vendor ……….………..………. 59

4.3.12 Halaman Penilaian Vendor ……..………...……….. 59

4.3.13 Halaman Pemilihan Vendor ..………... 60

4.3.14 Halaman Pengadaan Kepala Sub Bagian ……... 60

4.3.15 Halaman Pengadaan Kajur ………... 61

4.3.16 Halaman Penghapusan Data dari Pengajuan Pengadaan Barang .….……….. 62

BAB V UJI COBA DAN ANALISA APLIKASI 5.1 Lingkungan Uji Coba ………... 63

5.1.1 Pelaksanaan Uji Coba ………. 63

5.1.2 Uji Coba Sistem ………. 63

5.1.2.1 Uji Coba Login ……….. 64

5.1.2.2 Uji Coba Pengajuan Baru ……….. 65

5.1.2.3 Tampilan untuk kajurTF ……… 65

5.1.2.4 Tampilan untuk Dekan ………..……….… 67

5.1.2.5 Tampilan untuk Wakil Rektor ……..……….. 68

5.1.2.9 Uji Coba Penilaian Pengadaan terhadap Vendor… 71 5.1.2.10 Uji Coba untuk Tampilan History Pengajuan…… 73

BAB VI PENUTUP

6.1 Kesimpulan ………... 74 6.2 Saran ………. 75

 

Hal

No Teks

2.1 Flowchart Pengajuan Manual ... 21

3.1 Arsitektur Web Server ………... 23

3.2 Flowchart Pengajuan Barang/Jasa ... 25

3.3 Flowchart Proses Pengadaan …... 26

3.4 Diagram Berjenjang …………... 27

3.5 DFD Level Konteks ………... 28

3.6 DFD Level 0 …………... 30

3.7 DFD Level 1 ………...………... 32

3.8 Model Data Konseptual ………... 33

3.9 Model Data Phisik ……….…….... 34

3.10 Tampilan Awal Login ………... 40

3.11 Tampilan Awal Setelah Login ………... 41

3.12 Detail dari Pengajuan…………... 42

3.13 Form untuk Status Riwayat Pengajuan... 43

3.14 Form Pengajuan Baru... 43

3.15 Form Inbox untuk Otoritas Pembuat Keputusan ……... 44

3.16 Form Detail Riwayat Otoritas Pembuat Keputusan …..…... 45

3.17 Form Riwayat Pengajuan Otoritas Pembuat Keputusan... 46

3.18 Report Pengajuan... 47

3.19 Inbox Kasubbag... 47

3.20 Detail Proses Pengadaan Barang... 48

3.21 Form Report Pengajuan Kasubbag... 49

3.22 Form Daftar Vendor…... 49

4.1 Tampilan Halaman Awal…………... 52

4.2 Tampilan Menu Kajur... 53

4.3 Tampilan Pengajuan Barang... 54

4.4 Tampilan Daftar Pengajuan Kajur... 54

4.5 Halaman History Pengajuan Dekan... 55

4.9 Halaman Keterangan Tolak Wakil Rektor... 57

4.10 Tampilan Menu Kepala Sub Bagian... 57

4.11 Halaman Input Vendor... 58

4.12 Halaman Pengajuan Vendor... 58

4.13 Halaman Daftar Vendor... 59

4.14 Penilaian Vendor... 60

4.15 Halaman Pemilihan Vendor... 60

4.16 Tampilan Pengadaan Kepala Sub Bagian... 61

4.17 Halaman Pengadaan Kajur... 61

4.18 Tampilan Delete File... 62

5.1 Tampilan Login Kajur TF... 64

5.2 Tampilan Login gagal... 64

5.3 Menu Kajur TF………... 65

5.4 Tampilan Insert Pengajuan Baru…………... 66

5.5 Tampilan Daftar Pengajuan Kajur... 66

5.6 Tampilan Menu Pengajuan Dekan... 67

5.7 Tampilan Hasil Dari ACC Dekan... 67

5.8 Menu Keterangan Tolak... 68

5.9 Menu Pengajuan Wakil Rektor…..……… 68

5.10 Daftar Pengajuan Kepala Biro Umum………...……… 69

5.11 Daftar Pengajuan Kepala Bagian Sarpras... 69

5.12 Daftar Pengajuan Kepala Sub Bagian…... 70

5.13 Pemilihan Vendor……... 70

5.14 Inputan Proposal dari Vendor... 71

5.15 Daftar Vendor... 71

5.16 Menu Penilaian Vendor... 72

5.17 Daftar Nilai Tiap Vendor... 72

5.18 Kasubbag Mengirim Info Ke Kajur TF…... 73

5.19 Menu TerimaInfo dari Kasubbag…... 73

 

Hal

No Teks

3.1 Tabel Barang ... 35

3.2 Tabel Fakultas ... 35

3.3 Tabel History ... 36

3.4 Tabel Jurusan... 36

3.5 Tabel Kode Unit ... 36

3.6 Tabel Level ... 37

3.7 Tabel Pengadaan... 37

3.8 Tabel Pengajuan………. 38

3.9 Tabel Permintaan... 38

3.10 Tabel User... 39

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pengadaan barang/jasa di suatu universitas dengan banyak satuan kerja mempunyai kendala tersendiri, dimana proses permintaan barang/jasa yang banyak, dengan jumlah yang besar membuat tim yang mengatur pengadaan memerlukan suatu alat untuk mengontrol dan mengawasi keseluruhan proses.

Proses pengadaan barang/jasa melewati alur pengajuan yang panjang. Mulai dari Satuan Kerja (Satker) membuat surat pengajuan atas persetujuan Kepala Satuan Kerja (Kasatker) ke Rektor yang kemudian diserahkan ke Wakil Rektor II (Warek II) dan diteruskan ke Kepala Biro Umum (Karoum) lalu diberikan ke Kepala Bagian Sarana Prasarana (kabag sarpras) akhirnya dilanjutkan ke Kepala Sub Bagian (Kasubbag) Administrasi Pengadaan (Adminada) dan Bekharkap. Kasubbag tersebut memberikan konfirmasi balik ke pihak fakultas mengenai barang–barang yang ingin diadakan, kemudian Kasubbag tersebut cek ke lapangan misalnya : tentang harga, spek, volume, dan lain-lain. Setelah itu proses pengadaan berlangsung, baik melalui penunjukan langsung, pembelian langsung ataupun lelang.

Proses pengadaan yang terjadi di UPN “Veteran” Jatim menggunakan proses pascakualifikasi yang meliputi : pemasukan dokumen kualifikasi, pemasukan dokumen penawaran dan terhadap

 

paserta yang diusulkan untuk menjadi pemenang serta cadangan pemenang dievaluasi dokumen kualifikasinya. Untuk pengadaan barang menggunakan metode evaluasi penawaran dengan sistem gugur, sedangkan untuk jasa menggunakan sistem nilai.

Dewasa ini hampir sebagian besar universitas di pusat maupun di daerah mengaplikasikan teknologi informasi dengan membangun berbagai

portal (web) dengan tampilan beragam dan menyediakan berbagai

informasi yang berkaitan dengan tugas dan fungsi dari universitas yang bersangkutan. Hal yang demikian diharapkan dapat diterapkan dalam proses pengadaan barang/jasa.

Jika sebelumnya proses pengajuan pengadaan barang/jasa dilakukan secara manual, maka pada kedepannya, diharapkan bisa

dilakukan melalui media elektronik (eProcurement) secara menyeluruh.

Artinya, mulai tahapan mengajukan surat pengajuan sampai dengan proses

pengadaan dilakukan melalui internet (secara online) melalui portal

eProcurement.

Pada pelaksanaannya, pengadaan barang/jasa secara eProcurement

telah mengcover tahapan-tahapan sesuai aturan yang ada. Mulai

pengumuman lelang, pemilihan paket pekerjaan, aanwijzing, pembukaan sampul penawaran sampai dengan penetapan pemenang telah berdasar

pada range-range waktu yang ada pada peraturan perundang-undangan

yang menjadi dasar pelaksanaan sistem eProcurement. Dengan keberadaan

sistem ini diharapkan dapat membantu mempercepat mengkoordinasi data dan informasi dalam proses pengadaan barang/jasa.

Pada tugas akhir ini, penulis menggunakan studi kasus di Biro Umum UPN “Veteran” Jawa Timur. Biro Umum merupakan Satker yang bertugas menangani pengadaan barang/jasa. Ada satu permasalahan yang terjadi didalam proses pengadaan barang/jasa yang ada di UPN “Veteran” Jawa Timur yaitu dengan proses pengajuan yang masih manual, biasanya membutuhkan waktu yang lama dan status persetujuan dari setiap pihak yang memiliki otoritas pembuat keputusan tidak bisa diketahui secara langsung.

Sehingga untuk permasalahan tersebut, penulis mengusulkan untuk

membuat aplikasi web agar proses pengajuan dan pengadaan barang/jasa

dapat berlangsung lebih cepat dan terkontrol. Dengan demikian setiap

satker dapat mengajukan surat pengajuan barang dengan mengakses web

pengadaan barang/jasa secara online. Dalam hal ini penulis menggunakan

PHP dan MySQL untuk pembuatan Sistem Informasi.

1.2 Perumusan Masalah

Permasalahan yang timbul dari latar belakang tersebut adalah :

a. Bagaimana merancang dan membuat sistem informasi pengadaan

barang/jasa dengan menggunakan teknologi berbasis web?

b. Bagaimana mengintegerasikan pengadaan barang/jasa secara manual

ke sistem informasi, dengan harapan agar waktunya dapat lebih cepat?

c. Bagaimana workflow berbasis web dapat memudahkan pengontrolan

 

d. Bagaimana mendesain sistem informasi untuk digunakan oleh Satker

(satuan kerja) sebagai pelayanan dalam mengajukan pengadaan barang/jasa?

1.3 Batasan Masalah

Batasan pembuatan Sistem Informasi ini adalah :

a. Proses pengadaan yang dibahas dalam sistem ini, hanya mengenai

proses pengajuan, pengadaan langsung dan penunjukan langsung.

b. Yang dapat mengajukan kepada pihak Rektor melalui sistem ini adalah

Satker (satuan kerja) yang mempunyai user account.

c. Sistem ini berpedoman pada Peraturan Materiil Badan Pelaksana

Pendidikan nomor: KEP/12/YKPP/III/2008 Tanggal 5 Maret 2008 dan Keppres Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang telah diubah ke-empat kalinya dengan Perpres Nomor 8 Tahun 2006

d. Data/proposal yang masuk dirapatkan terlebih dahulu dengan PPK

yaitu Rektor, kemudian hasilnya diumumkan oleh Admin melalui web.

e. Sistem ini dibuat dengan menggunakan WEB Server Appache PHP,

MySQL

f. Sistem ini berjalan di Sistem Operasi Windows.

1.4 Tujuan Penelitian

a. Merancang dan membuat sistem informasi pengadaan barang/jasa

dengan menggunakan teknologi berbasis web

b. Untuk mengintegerasikan pengadaan barang/jasa secara manual ke

sistem informasi, sehingga waktunya diharapkan dapat lebih cepat

c. Untuk memudahkan pengontrolan pengadaan barang/jasa

d. Untuk memudahkan pelayanan dalam mengajukan pengadaan

barang/jasa

1.5 Manfaat Penelitian

Dengan penerapan eProcurement ini diperoleh hasil – hasil antara lain :

a. Penghematan :

Paperless : Setidaknya diharapkan dapat mengurangi biaya pengadaan

kertas kerja dan pemenuhan persyaratan serta penggandaan dokumen lelang dapat dihemat dengan sistem ini.

b. Percepatan Pelayanan :

1) Pemenuhan target kinerja pelayanan : Diharapkan dengan

adanya sistem ini dapat membantu mempercepat kinerja pelayanan karena instansi yang terkait bisa langsung mengakses proses pengadaannya melalui internet tanpa datang langsung ke pihak Rektorat, sehingga target pelayanan dapat dipercepat dan diperbanyak.

 

c. Terhindar dari tuduhan KKN (Kolusi Korupsi dan Nepotisme):

Panitia pengadaan dan jajaran pengguna anggaran akan terhindar dari tuduhan KKN karena seluruh proses dilaksanakan secara transparan.

1.6 Dasar Hukum

Langkah mengembangkan program ini tentu didasari landasan hukum yang kuat. Hal ini dilakukan agar gagasan menuju ke arah yang lebih baik dan dapat dipertanggungjawabkan secara yuridis. Secara hukum, landasan yang dipakai sebagai pedoman oleh pihak UPN ”Veteran” Jatim adalah:

a. Keppres Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah yang telah diubah ke-empat kalinya dengan Perpres Nomor 8 Tahun 2006.

b. Keputusan Ketua Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan

mengenai Peraturan Materiil Badan Pelaksana Pendidikan Nomor : KEP/12/YKPP/III/2008 Tanggal 5 Maret 2008.

1.7 Metodologi Penelitian

Metode penelitian yang dilakukan menggunakan langkah–langkah sebagai berikut:

1.7.1 Tahap Perencanaan

Perencanaan sistem merupakan tahapan awal proses perancangan sistem, dimana pada tahapan ini perencana proyek

diperlukan selama pelaksanaan proyek.

Langkah pertama yang harus dilaksanakan adalah

melakukan survey awal. Survey ini bertujuan untuk melakukan

pengenalan terhadap lingkungan dalam proyek yang akan dilakukan. Langkah selanjutnya adalah identifikasi masalah. Identifikasi permasalahan yang terjadi pada UPN “Veteran” Jatim antara lain adalah :

a) Identifikasi masalah yang terjadi dalam hubungannya dengan

proses penyediaan barang.

b) Identifikasi keunggulan sistem dalam mengatasi masalah pada

proses penyediaan barang.

c) Identifikasi kebutuhan–kebutuhan dalam penerapan sistem.

1.7.2 Tahapan Pengumpulan Data

Pengumpulan data mempergunakan metode survey. Survey

dilakukan untuk memperoleh data yang akurat bagi sistem.

Survey dilakukan dengan 3 cara yaitu :

a) Observasi dengan melakukan pengamatan langsung di

lapangan pada proses penyediaan barang. Melalui observasi akan diketahui kebutuhan pengguna terhadap sistem, kemampuan teknologi yang mampu disediakan oleh pihak manajemen

b) Wawancara (interview), melakukan wawancara dengan

beberapa pelaku kunci yaitu pelaksana penyediaan barang.

 

terkait dengan administrasi penyediaan barang. Melalui analisis dokumen dapat diperoleh bukti-bukti otentik mengenai pelaksanaan penyediaan barang yang selama ini dilakukan.

1.7.3 Tahapan Desain Sistem

a) Flowchart

b) Data Flow Diagram (DFD)

c) CDM dan PDM

d) Rancangan antarmuka (Interface)

1.7.4 Tahapan Evaluasi

Melakukan uji coba sistem secara keseluruhan, apakah terjadi kesalahan proses dan melakukan modifikasi bila terjadi kesalahan proses.

1.7.5 Penulisan Tugas Akhir

Pada tahap terakhir ini disusun buku sebagai dokumentasi dari pelaksanaan tugas akhir.

1.8 Sistematika

Sistematika pembahasan penulisan tugas akhir ini tersusun atas:

BAB I : PENDAHULUAN

Berisi tentang latar balakang penulisan tugas akhir, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dasar hukum, metodologi penulisan dan sistematika penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Berisi tentang teori-teori penunjang pembuatan sistem yang membahas tentang Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa.

BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Analisa dan perancangan sistem antara lain berisi tentang konsep dan kondisi tentang tool-tool atau alat-alat bantu yang

diperlukan untuk instalasi Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa.

BAB IV : IMPLEMENTASI SISTEM

Pada bab ini akan membahas tentang implementasi dari hasil perancangan beserta penjelasan dan tentang pengujian yang dilakukan terhadap sistem atau alat yang telah dibuat.

BAB V : UJI COBA DAN EVALUASI SISTEM

Pada bab ini membahas tentang uji coba dari program yang telah berjalan dan melakukan evaluasi pada program tersebut.

BAB VI : PENUTUP

Berisi tentang kesimpulan dan saran-saran mengenai Tugas Akhir yang disusun.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengadaan Barang/Jasa

Pengadaan sendiri adalah perolehan materiil yang biayanya didukung dari anggaran BP Dik, UPN “Veteran” dan LPTTN. Pengadaan barang/jasa pada dasarnya adalah perolehan atau penambahan barang/jasa berupa peralatan, perlengkapan, jasa konsultasi dan lain-lain.

2.2 Pengadaan Barang/Jasa melalui Internet ( E-Procurement )

eProcurement (kadangkala dikenal sebagai supplier exchange)

adalah aktifitas pembelian dan penjualan barang dan jasa dalam bentuk

business-to-business atau business-to-consumer atau

business-to-goverment melalui internet atau sistem informasi dan networking lainnya,

seperti Electronic Data Interchange dan Enterprise Resource Planning.

Dengan menggunakan sistem eProcurement, panitia pengadaan

menyiapkan data dan dokumen pelengkap (OE, RKS, gambar, dsb)

kemudian diupload ke portal eProcurement, yang nantinya dokumen

pelengkap tersebut akan dapat didownload (diambil) oleh penyedia

barang/jasa melalui portal eProcurement juga, tanpa harus datang ke

panitia pengadaan untuk meminta dokumen pelengkap paket pekerjaan yang dilelang. Setelah lelang diumumkan, maka panitia pengadaan melaksanakan aanwijzing, pembukaan sampul penawaran, proses evaluasi (administrasi, teknis, kewajaran harga dan kualifikasi) serta usulan calon

pemenang ke PPK melalui portal eProcurement pada menu aplikasi

panitia pengadaan. Kemudian pemenang ditetapkan oleh PPK berdasarkan hasil evaluasi panitia pengadaan, pada menu aplikasi PPK.

Setelah lelang berjalan, penyedia barang/jasa melakukan proses penawaran, kemudian panitia pengadaan melakukan evaluasi sampai dengan mendapatkan calon pemenang yang dilaporkan kepada PPK untuk

selanjutnya PPK menetapkan pemenang melalui portal eProcurement juga.

Dalam mewujudkan kelancaran proses pengadaan barang/jasa

secara elektronik (eProcurement) perlu dibentuk sekretariat layanan

eProcurement yang berfungsi sebagai admin sistem informasi dan

fasilitator para user/stakeholder (PPK-panitia pengadaan-penyedia

barang/jasa) eProcurement.

2.3 Konsep Sistem Informasi

Sistem dapat didefenisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu (Yogianto,2003). Pendekatan komponen merupakan pendekatan yang relative baik digunakan untuk menjelaskan suatu sistem informasi.

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Sistem informasi adalah suatu sistem yang

 

menghasilkan informasi. Sistem informasi sendiri memiliki sejumlah komponen tertentu yang terdiri dari beberapa komponen yang berbeda.

2.4 Workflow Berbasis Web

Web adalah sebuah sistem terdistribusi client–server dimana

browser berfungsi sebagai client yang berkomunikasi dengan web server

menggunakan protokol HTTP. Ada 3 konsep pada world wide web (www):

standar penamaan di web yang dapat diakses menggunakan Uniform

Resource Locator (URL), penyampaian informasi dengan standar bahasa

Hipertext Markup Language (HTML) dan protokol yang digunakan HTTP

2.5 Hipertext Markup Language HTML

HTML format memungkinkan integrasi tipe media yang berbeda

menjadi 1 dokumen dengan menggunakan hyper–links sehingga

memungkinkan untuk menggabungkan dan menghubungkan ke tipe media

atau dokumen yang berbeda. Keuntungan menggunakan workflow berbasis

web adalah dimungkinkannya user untuk mengisikan form dalam format

HTML yang membolehkan interaksi berbasis form antara user dan

program.

2.6 HTTP

HTTP adalah protokol yang digunakan untuk mengirimkan data ke

internet. Client menggunakan browser meminta data server dengan

server. Server akan mengirimkan kembali dokumen beserta status

hubungan. Jika URL yang dituju untuk menjalankan program yang

dimintanya dan mengirimkan kembali ke client. HTTP server menjalankan

program ini menggunakan PHP. Dan HTTP server mempunyai

mekanisme otorisasi yang dapat melarang sebuah grup user atau host

untuk mengakses dirinya.

2.7 PHP

PHP merupakan bahasa berbentuk script yang ditempatkan dalam

server dan diproses di server. Hasilnya yang dikirimkan ke client, tempat

pemakai menggunakan web browser. Bermacam-macam database yang

dapat dikoneksikan dengan PHP, seperti halnya database SQL server,

MySQL, ORACLE dsb.

2.8 Script PHP

Script PHP berkedudukan sebagai tag dalam bahasa HTML.

Sebagaimana diketahui, HTML (Hypertext Markup Language) adalah

bahasa standar untuk membuat halaman-halaman Web. Kode PHP diawali

dengan <?PHP dan diakhiri dengan ?>. Pasangan kedua kode inilah yang

berfungsi sebagai tag kode PHP. Berdasarkan tag inilah, pihak server

dapat memahami kode PHP dan kemudian memprosesnya. Hasilnya akan dikirim ke browser.

 

2.9 Konsep Kerja PHP

Model kerja HTML, diawali dengan permintaan suatu halaman

web oleh browser. Berdasarkan URL atau dikenal dengan alamat internet,

browser mendapatkan alamat dari web server, mengidentifikasi halaman

yang dikehendaki, dan menyampaikan segala informasi yang dibutuhkan

oleh web server. Selanjutnya, web server akan mencarikan berkas yang

diminta dan memberikan isinya ke browser. Browser yang mendapatkan

isinya segera melakukan penerjemahan kode HTML dan menampilkan isinya ke layar pemakai.

2.10 Apache

Apache merupakan web server open-source dan tersedia di

berbagai platform, termasuk linux dan windows. Web server ini terkenal

cukup handal dan banyak digunakan oleh sebagaian besar website yang

ada di internet. Selain kuat dan tangguh, apache juga dapat diperoleh dengan gratis. Namun kekurangan di bagian tampilan grafis mengharuskan untuk memahami dasar-dasar konfigurasi dan instalasi secara teks. Apache biasanya telah disertakan dalam setiap instalasi operasi berbasis Linux.

Source program terbaru untuk apache webserver dapat diperolah di:

http://httpd.apache.org.

2.11 Database MySQL

MySQL merupakan Relational Database Management Sistem

(General Public License). Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan

MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat closed

source atau komersial.

MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama

dalam database sejak lama, yaitu SQL (Structure Query Language). SQL

adalah sebuah konsep pengoperasian database, terutama untuk pemilihan /

seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.

Keandalan suatu sistem database ( DBMS ) dapat diketahui dari

cara kerja optimizer-nya dalam melakukan proses perintah-perintah SQL,

yang dibuat oleh user maupun program-program aplikasinya. Sebagai

database server, MySQL dapat dikatakan lebih unggul dibandingkan

dengan databaseserver yang lainnya dalam query data.

2.11.1 Keistimewaan MySQL

Sebagai database yang memiliki konsep database modern, MySQL memiliki banyak sekali keistimewaan. Berikut ini beberapa keistimewaan yang dimiliki oleh MySQL yaitu:

1. Portability

MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi di antaranya adalah seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac OS X server, Solaris, Amiga, HP-UX dan masih banyak lagi.

2. Open Source

MySQL didistribusikan secara open source (gratis), di bawah lisensi

 

3. Multiuser

MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik. Hal ini memungkinkan sebuah database server MySQL dapat diakses client secara bersamaan.

4. Performance Tuning

MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL per satuan waktu.

5. Column Types

MySQL memiliki tipe kolom yang sangat kompleks, seperti signed/unsigned integer, float, double, char, varchar, text, blob, date, time, datetime, year, set serta enum.

6. Command dan Function

MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah SELECT dan WHERE dalam query.

7. Security

MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level subnetmask, nama host, dan user dengan system perizinan yang mendetail serta password terencripsi.

8. Stability dan Limits

MySQL mampu menangani database dalam skala besar, dengan jumlah records lebih dari 50 juta dan 60 ribu table serta 5 miliar baris.

Selain itu, batas indeks yang dapat di tampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.

9. Connectivity

MySQL dapat melakukan koneksi dengan client menggunakan protocol TCP/IP, Unix soket (Unix), atau Named Pipes (NT).

10.Localisation

MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan (error code) pada clent dengan menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Meski demikian, bahasa Indonesia belum termasuk di dalamnya.

11.Interface

MySQL memiliki interface (antar muka) terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API (Application Programming Interface).

12.Client dan Tools

MySQL dilengkapi dengan berbagai tool yang dapat digunakan untuk administrasi database, dan pada setiap tool yang ada disertai petunjuk online.

13.Struktur Tabel

MySQL memiliki struktur table yang lebih fleksibel dalam menangani ALTER TABLE, dibandingkan databse lainnya semacam PostgreSQL ataupun Oracle.

 

2.12 Pemodelan Data

Model Data adalah kumpulan perangkat konseptual untuk menggambarkan data, hubungan data, semantik (makna) data dan batasan data.

2.12.1 Entitas dan Attribut

Entitas (entity), merupakan obyek yang mewakili sesuatu dalam dunia nyata, baik secara fisik (mobil, rumah, manusia, pegawai dsb) ataupun secara konsep (department, pekerjaan, mata kuliah dsb) dan dapat dibedakan antara satu dengan lainnya (unique).

Setiap entitas pasti memiliki attribut yang mendeskripsikan karakteristik (property) dari entitas tersebut. Penetapan attribut dari sebuah

entitas berdasarkan fakta yang ada atau berdasarkan kebutuhan. Attribut identik dengan kolom data atau field dalam sebuah tabel.

2.12.2 Relasi

Relasi menayatakan hubungan antar entitas termasuk terhadap entitas itu sendiri (rekursif).

Derajat Kardinalitas relasi (Cardinality Ratio)

Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum data entitas yang dapat berelasi dengan entitas lain.

1. Satu ke satu (one to one)

Setiap data pada entitas A berhubungan dengan maksimal satu data pada entitas B, begitu pula sebaliknya.

2. Satu ke Banyak (one to many)

Setiap data pada entitas A bisa berhubungan dengan banyak data pada entitas B, tetapi data pada entitas B berhubungan maksimal hanya dengan sebuah data di A.

3. Banyak ke Satu (many to one)

Merupakan kebalikan dari relasi satu-ke-banyak.

4. Banyak ke Banyak (many ke many)

Setiap data pada entitas A bisa berhubungan dengan banyak data pada entitas B, demikian pula sebaliknya.

2.13 Power Designer

Struktur dari sebuah database tergantung pada model datanya.

Banyak terdapat model data, tetapi yang sering digunakan adalah model

Entity Relationship Diagram (ERD), dimana dengan ERD akan

diterjemahkan konsep database tentang sistem yang ada. Dengan power

designer terdapat notasi tersendiri untuk memperjelas hubungan antar

tabel.

Terdapat beberapa notasi dasar pada power designer yaitu:

Tabel 2.1 Bentuk notasi dalam Power Designer

No Nama Notasi Bentuk Notasi Keterangan

1 Entitas Enti ty_1

2 Relasi Relationship_1

Relationship_1

One-to-Many One-to-One

 

Relationship_1

Relationship_1

Many-to-One Many-to-Many

3 Atribut Entity_1

Attribute_1 Attribute_2 Attribute_3 <pi> <UNDEF> <UNDEF> <UNDEF> <M> Identifier_1 <pi>

Tag <pi> menunjukkan primeri key dan tag <M> menunjukkan mandatory

Dalam Power designer terdapat empat macam pemodelan yaitu :

1. Conceptual Data Model (CDM)

CDM memodelkan struktur logis dari aplikasi data, tanpa tergantung pada

software DBMS atau model struktur data.

2. Physical Data Model (PDM)

PDM merupakan representasi fisik dari database yang akan dibuat dengan

mempertimbangkan DBMS yang akan digunakan, PDM dapat dihasilkan

dengan men-generate dari CDM yang valid.

3. Object Oriented Model (OOM)

OOM memodelkan sistem dari software dengan menggunakan pendekatan

berorientasi objek untuk sebuah bahasa pemrograman.

4. Business Process Model (BPM)

BPM memodelkan sarana untuk penyelesaian satu atau beberapa proses dalam konsep praktek bisnis.

2.14 Proses Pengajuan secara Manual

Di bawah ini dijelaskan bagaimana alur pengajuan yang selama ini terjadi di UPN “Veteran” Jawa Timur secara manual. Alur tersebut

digambarkan dengan bentuk flowchart seperti pada gambar 2.3 berikut ini.

 

3.1 Analisa Sistem

Dalam sub-bab ini membahas mengenai analisa dari Sistem Informasi pengadaan barang/jasa. Sistem ini diharapkan dapat memberikan informasi mengenai proses pengadaan barang/jasa di UPN “Veteran” Jatim

kepada user melalui web. User yang dimaksudkan dalam sistem ini adalah

pihak-pihak yang ada di dalam lingkungan UPN “Veteran” Jatim yang berhubungan dengan proses pengadaan barang/jasa. Selain untuk

memperoleh informasi, user nantinya juga dapat ikut serta dalam

pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan ketentuan-ketentuan yang sudah ditetapkan, tetapi sebelumnya user harus mempunyai login terlebih dahulu.

3.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem disini membahas mengenai konsep dari sistem yang akan di buat.

3.2.1Deskripsi Umum Sistem

Dalam sub-bab ini menjelaskan tentang proses perancangan sistem yang nantinya akan dibuat. Mulai dari deskripsi umum sistem, konsep

perancangan dalam bentuk flowchart diagram, perancangan proses,

perancangan data, perancangan tabel dan perancangan antarmuka (interface).

Deskripsi umum dalam sistem ini dapat dilihat dalam bentuk Gambar 3.1 sebagai berikut:

Gambar 3.1 Arsitektur Web server

User mengakses situs pengadaan barang/jasa di UPN “Veteran”

Jatim melalui internet. Yang dapat mengakses situs tersebut hanyalah user

yang mempunyai login.

User dibedakan menjadi 3, yaitu Satker, orang yang mempunyai

otoritas pengambil keputusan (dalam hal ini yang dimaksud adalah: Kasatker, Rektor, dan Wadek II) dan Kasubbag.

3.2.2 Klasifikasi Pemakai Sistem

Dalam sistem ini untuk klasifikasi pemakai sistem adalah : 1. Satker

Satker disini mempunyai hak akses untuk mengajukan surat pengajuan

untuk pengadaan barang/jasa, melihat alur surat yang diajukan yang telah

disetujui oleh siapa saja dan mengetahui history pengajuan dan pengadaan.

2. Orang yang mempunyai otoritas pembuat keputusan

Orang tersebut disini mempunyai hak untuk memberikan keputusan apakah surat pengajuan yang masuk disetujui atau tidak dan mengetahui semua kejadian yang terjadi dalam proses pengadaan barang/jasa.

3. Kasubbag

Kasubbag disini berinteraksi langsung dengan proses pengadaan barang/jasa.

3.3 Flowchart

Dalam sub-bab ini akan dijelaskan alur kerja sistem dalam bentuk

flowchart diagram. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada penjelasan

berikut ini:

3.3.1 Flowchart pengajuan pengadaan barang/jasa

Sebelum Satker dapat mengikuti proses pengadaan barang/jasa, terlebih dahulu user harus mempunyai user account.

Setelah login, Satker dapat mengirimkan surat pengajuan melalui

situs yang ada. Selain itu, Satker juga dapat melihat alur surat yang diajukan

sudah disetujui oleh siapa saja dan dapat melihat report history pengajuan

dan pengadaan yang sudah terjadi. Untuk flowchartnya dapat dilihat pada

Gambar 3.2 Flowchat Pengajuan Barang/Jasa

3.3.2 Flowchart proses pengadaan

Sistem ini ditujukan untuk Kasubbag yang menerima surat perintah

dari Rektor untuk melakukan proses pengadaan mulai dari memilih proses pengadaan yang akan digunakan dan memilih Vendor yang boleh ikut serta dalam kegiatan pengadaan barang/jasa serta menentukan Vendor yang memenangkan sesuai dengan hasil rapat sampai mengelola data-data yang

hanya penunjukan langsung dan pengadaan langsung. Untuk flowchartnya

dapat dilihat pada Gambar 3.3.

 

3.4 Perancangan Proses

Dalam sub-bab ini menjelaskan mengenai perancangan proses dari sistem yang akan dibuat nantinya. Dalam perancangan proses ini akan

dijelaskan dalam bentuk Hierarki Proses (Diagram berjenjang) dan

perancangan proses menggunakan Data Flow Diagram (DFD).

3.4.1 Diagram Berjenjang

Gambar 3.4 Diagram Berjenjang

Dari Gambar 3.4 dapat dijelaskan bahwa untuk proses pengadaan

barang/jasa dilakukan melalui suatu aplikasi web. Yang mempunyai

account untuk login adalah Satker, Subsatker dan orang yang mempunyai

otoritas pembuat keputusan. Dalam pengajuan dan pengadaan barang bisa diajukan oleh semua Satker dan Subsatker. Untuk pengaturan sistem digunakan untuk mengelola data Vendor.

3.4.2 Data Flow Diagram (DFD)

Selain diagram berjenjang, perancangan proses juga di jelaskan dalam bentuk DFD (Data Flow Diagram). Dimana pada DFD untuk tugas akhir ini terdapat 3 level yaitu level konteks, level 0 dan level 1.

3.4.2.1DFD Level Konteks

Dalam DFD level konteks ini merupakan gambaran umum dari sistem yang akan dibuat. Terdapat 3 entitas utama dalam sistem ini, yaitu: Subsatker, otoritas pembuat keputusan dan Kasubbag. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.5 berikut ini:

informasi vendor vendor report pengadaan barang id vendor yang menang info pengadaan nomor pengadaan

info login username dan password

report persetujuan setuju atau tdk setuju

konfirmasi atau coment setuju atau tdk setuju username dan password

info login

info pengajuan nama pengajuan

info konfirmasi file yang diajukan info login

username dan password 1

SI Pengadaan Barang dan Jasa

+

Subsatker Otoritas

Pembuat Keputusan

kasubbag

Pada DFD level konteks tersebut, Subsatker memasukkan data

pengajuan dan akan menerima message alert jika pengajuannya sudah

dikonfirmasi oleh orang yang mempunyai otoritas pembuat keputusan. Untuk Orang yang mempunyai otoritas pembuat keputusan akan menerima

message alert bahwa ada pengajuan yang masuk kemudian memberikan

konfirmasi apakah pengajuan tersebut, disetujui atau ditolak. Kasubbag bertugas untuk memasukkan data-data pengadaan dan menentukan Vendor yang menang sesuai dengan hasil rapat.

3.4.2.2DFD Level 0

Untuk DFD level 0 menjelaskan masing-masing proses yang terjadi dalam sistem. Mengenai info pengajuan, persetujuan, riwayat pengadaan dan proses sms.

Pada level 0 ini terdapat beberapa proses yaitu proses login, proses

pengajuan, proses persetujuan, proses pengadaan, proses pengaturan sistem dan proses sms. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.6 dibawah ini:

info login

informasi vendor vendor

username dan password setuju atau tdk setuju

konfirmasi atau coment

setuju atau tdk setuju

file yang diajukan info konfirmasi

nama pengajuan info pengajuan

report pengadaan barang id vendor yang menang

info pengadaan nomor pengadaan info login report persetujuan konfirmasi vendor data vendor data history data pengajuan data pengadaan login valid login valid login valid data login username dan password

username dan password

info login Subsatker Otoritas Pembuat Keputusan kasubbag 1 login 2 pengajuan 3 persetujuan user pengajuan 4 pengadaan pengadaan history 5 Pengaturan Sistem + vendor

Gambar 3.6 DFD Level 0

1) Proses Login

Sebelum menjalankan sistem, petugas diharuskan melakukan login

terlebih dahulu dengan menginputkan Username dan password. Yang

nantinya akan dilakukan pengecekan pada user, apakah data sudah ada

atau belum, jika data belum ada maka pihak yang bersangkutan diharuskan melakukan pendaftaran terlebih dulu.

2) Proses Pengajuan

Proses ketika Subsatker mengajukan proposal, Subsatker menginputkan barang yang diajukan untuk mendapatkan konfirmasi. Dalam proses ini dapat diketahui sampai dimana surat pengajuan tersebut disetujui.

3) Proses Persetujuan

Proses ini dijalankan oleh orang yang mempunyai otoritas pengambil keputusan. Jika pengajuan setuju, orang tersebut akan memberi konfirmasi, jika tidak setuju maka orang tersebut bisa memberikan

komentarnya. Untuk mengetahui report persetujuan, dapat dilihat pada

history pengajuan.

4) Proses Pengadaan

Proses dimana Kasubbag mengisi form untuk pengadaan, mengisi data

Vendor serta mengupload surat penawaran dari Vendor dan menentukan

Vendor yang menang sesuai dengan hasil rapat.

5) Proses Pengaturan Sistem

Proses ini dijalankan oleh Kasubbag. Kasubbag melakukan pengisian nilai untuk vendor-vendor yang mengikuti pengadaan yang kemudian disimpan pada tabel Vendor.

3.4.2.3DFD Level 1

Untuk DFD level 1 merupakan pecahan dari proses DFD level 1. Untuk proses yang diturunkan adalah proses pengaturan sistem.

1) Proses Pengaturan Sistem

Pada proses ini Kasubbag dapat melakukan insert data Vendor. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.11 dibawah ini:

informasi vendor

vendor ok

vendor data vendor

kasubbag

vendor 3

simpan 2

isi vendor

Gambar 3.7 DFD Level 1 Pengaturan Sistem

3.5 Perancangan Data dan Tabel

Perancangan ini akan membahas mengenai perancangan data dan tabel yang akan digunakan pada sistem. Dalam perancangan data, menjelaskan tentang dua model data yaitu: model data konseptual dan model data fisik. Untuk lebih jelasnya dapat dijelaskan di bawah ini:

3.5.1 Perancangan Data

a) Model Data Konseptual (Conceptual Data Model)

Model data konseptual adalah rancangan dalam bentuk diagram

sebelum pembuatan database secara detail. Model data konseptual ini

dibuat tanpa harus mempertimbangkan DBMS apa yang nantinya dipakai, karena bentuk ini hanya sebuah konsep rancangan yang nantinya bisa digunakan oleh semua DBMS. Model data konseptual pada aplikasi sistem ini merepresentasikan rancangan basis data konseptual yang nantinya akan digunakan oleh sistem ini.

Pada konsep rancangan ini dibuat dengan menggunakan Power Designer

9. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.8 berikut:

m em i l i ki

m em bawahi

m engi kuti

l aporan di l anj utkan

termasuk dal am

terl i bat dal am

yang di adakan

di aj ukan terdi ri dari

user ni p username password namaUser tl p

<pi > VA10 VA20 VA10 VA50 VA20

<M >

Identi fi er_1 <pi >

j urusan i dJurusan namaJurusan

<pi > I VA20

<M > Identi fi er_1 <pi >

fakul tas i dFakul tas nam aFakul tas

<pi > I VA20

<M > Identi fi er_1 <pi >

pengaj uan noPengaj uan namaPengaj uan al amatFi l e statusPengaj uan subj ect tgl Pengaj uan accKaj ur accDekan accWaki l Rektor accKabi roUmum accKabagUmum accKasubBagi an pengaj uan keteranganT ol ak

<pi > I VA100 VA200 I VA100 D VA10 VA10 VA10 VA10 VA10 VA10 VA10 VA255 <M >

Identi fi er_1 <pi >

pengadaan i dPengadaan tgl Pengadaan statusPengadaan

<pi > I D VA2

<M >

Identi fi er_1 <pi > vendor

i dVendor namaVendor al amatVendor kual i tas kuanti tas waktu

<pi > I VA100 VA100 VA10 VA10 VA10 <M >

Identi fi er_1 <pi >

hi story i dHi story dari tuj uan statusHi story tgl Hi story

<pi > I VA10 VA10 VA2 D

<M >

Identi fi er_1 <pi > l evel

i dLevel namaLevel

<pi > I VA20

<M> Identi fi er_1 <pi >

barang i dBarang namaBarang j um l ahBarang hargaKi saran total Harga kuanti tas kual i tas waktu total Ni l ai statusT erpi l i h spesi fi kasi keterangan

<pi > I VA100 VA3 VA20 VA20 VA10 VA10 VA10 VA10 VA2 VA25 VA255 <M >

Identi fi er_1 <pi > kode uni t i dKodeM ateri l kodeM ateri l nam aM ateri l

<pi > I VA10 VA100

<M>

Identi fi er_1 <pi >

perm i ntaan i dPermi ntaan

kodeM ateri l j uml ahPerm i ntaan spesi fi kasi Perm i ntaan keteranganPerm i ntaan tgl Permi ntaan statusPerm i ntaan sumberM ateri l

<pi > I VA10 I VA200 VA200 D I VA100 <M >

Identi fi er_1 <pi >

Gambar 3.8 Model Data Konseptual

b) Model Data Phisik

Model data phisik dibuat dengan cara merubah model data konseptual yang telah dijelaskan di atas. Model data ini mempresentasikan rancangan fisik basis data yang disimpan di server. Model data ini menghasilkan tabel-tabel yang nantinya akan dipakai

dalam implementasi sistem yang dibuat. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.9 dibawah ini:

FK_USER_TERMASUK__FAKULTAS FK_PENGAJUA_TERLIBAT__USER FK_BARANG_YANG_DIAD_PENGADAA FK_PERMINTA_DIAJUKAN_PENGAJUA FK_KODE_UNI_TERDIRI_D_PERMINT A FK_USER_MEMILIKI_LEVEL FK_JURUSAN_MEMBAWAHI_FAKULTAS FK_PENGADAA_MENGIKUTI_VENDOR FK_HISTORY_LAPORAN_PENGAJUA FK_FAKULTAS_T ERMASUK__USER FK_PENGAJUA_DILANJUTK_PENGADAA FK_PENGADAA_DILANJUT K_PENGAJUA user nip idFakultas idLevel username password namaUser tlp varchar(10) int int varchar(20) varchar(10) varchar(50) varchar(20) <pk> <fk2> <fk1> jurusan idJurusan idFakultas namaJurusan int int varchar(20) <pk> <fk> fakultas idFakultas nip namaFakultas int varchar(10) varchar(20) <pk> <fk> pengajuan noPengajuan nip idPengadaan namaPengajuan alamatFile statusPengajuan subject tglPengajuan accKajur accDekan accWakilRektor accKabiroUmum accKabagUmum accKasubBagian pengajuan keteranganT olak int varchar(10) int varchar(100) varchar(200) int varchar(100) datetime varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(255) <pk> <fk1> <fk2> pengadaan idPengadaan idVendor noPengajuan tglPengadaan statusPengadaan int int int datetime varchar(2) <pk> <fk1> <fk2> vendor idVendor namaVendor alamatVendor kualitas kuantitas waktu int varchar(100) varchar(100) varchar(10) varchar(10) varchar(10) <pk> history idHistory noPengajuan dari tujuan statusHistory tglHistory int int varchar(10) varchar(10) varchar(2) datetime <pk> <fk> level idLevel namaLevel int varchar(20) <pk> barang idBarang idPengadaan namaBarang jumlahBarang hargaKisaran totalHarga kuantitas kualitas waktu totalNilai statusT erpilih spesifikasi keterangan int int varchar(100) varchar(3) varchar(20) varchar(20) varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(2) varchar(25) varchar(255) <pk> <fk> kode unit idKodeMateril idPermintaan kodeMateril namaMateril int int varchar(10) varchar(100) <pk> <fk> permintaan idPermintaan noPengajuan kodeMateril jumlahPermintaan spesifikasiPermintaan keteranganPermintaan tglPermintaan statusPermintaan sumberMateril int int varchar(10) int varchar(200) varchar(200) datetime int varchar(100) <pk> <fk>

3.5.2 Perancangan Tabel

Tabel yang dibutuhkan dalam pembutaan sistem ini adalah:

1) Tabel Barang

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data barang yang diperlukan dalam pengadaan. Field tabel ini antara lain:

Tabel 3.1 Tabel Barang

2) Tabel Fakultas

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data dari fakultasyang yang ada di

UPN “Veteran” Jawa Timur. Field tabel ini antara lain:

3) Tabel History

Tabel ini digunakan untuk menyimpan history persetujuan. Field tabel ini

antara lain:

Tabel 3.3 Tabel History

4) Tabel Jurusan

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data jurusan yang ada di UPN

”Veteran” Jawa Timur. Field tabel ini antara lain:

Tabel 3.4 Tabel Jurusan

5) Tabel Kode Unit

Tabel ini digunakan untuk menampung data kode unit materiil. Field tabel

ini antara lain adalah:

6) Tabel Level

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data level untuk membedakan hak akses. Field tabel ini antara lain:

Tabel 3.6 Tabel Level

7) Tabel Pengadaan

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data pengadaan yang ada di UPN ”Veteran” Jawa Timur. Field tabel ini antara lain adalah:

Tabel 3.7 Tabel Pengadaan

8) Tabel Pengajuan

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data pengajuan. Field tabel ini

Tabel 3.8 Tabel Pengajuan

9) Tabel Permintaan

Tabel ini digunakan untuk menampung data permintaan. Field tabel ini

antara lain adalah:

Tabel 3.9 Tabel Permintaan

10)Tabel User

Tabel ini digunakan untuk menampung data user. Field tabel ini antara

Tabel 3.11 Tabel User

11)Tabel Vendor

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data Vendor yang mengikuti

pengadaan di UPN ”Veteran” Jawa Timur. Field tabel ini antara lain

adalah:

Tabel 3.12 Tabel Vendor

3.6 Perancangan Antar Muka (Interface)

Perancangan antarmuka (interface) merupakan perancangan

tentang gambaran halaman aplikasi yang berinteraksi langsung antara sistem dengan pengguna. Dalam aplikasi akan menampilkan rancangan

antarmuka untuk semua User, baik untuk Subsatker, Satker, orang yang

mempunyai otoritas pembuat keputusan maupun Kasubbag. Karena dalam

aplikasi ini, semua User berinteraksi langsung dengan sistem, karena User

3.6.1 Perancangan antar muka untuk Satker

Perancangan antar muka yang ditujukan untuk Satker terdapat

beberapa form, yang dimulai dari form login. Perancangan form login

untuk Satker seperti yang tampak pada Gambar 3.10 di bawah. Dimana

pada form login tersebut, terdapat dua textbox yang digunakan untuk

mengisikan Username dan password dari Subsatker.

Header

Login

Username

Password :

:

Footer

Home Riwayat Pengajuan Pengajuan Baru Logout

Login

Gambar 3.10 Tampilan Awal Login

Setelah Satker berhasil login, maka Satker akan masuk ke dalam

halaman Satker dimana pada halaman tersebut terdapat beberapa menu,

yaitu riwayat pengajuan dan pengajuan baru serta logout untuk keluar dari

halaman web. Perancangan halaman tersebut dapat dilihat pada gambar

Gambar 3.11 Tampilan Awal Setelah Login

Untuk form riwayat pengajuan terdapat tabel yang berisi surat

pengajuan yang telah masuk sehingga mengetahui pengajuan yang telah disetujui atau yang ditolak oleh otoritas pengambil keputusan. Apabila

detail pengajuan diklik maka akan ditampilkan lebih detail lagi yaitu lebih

fokus pada komentar dari status, baik yang disetujui maupun ditolak serta

Gambar 3.12 detail dari pengajuan

Masih membahas tentang halaman web riwayat pengajuan pada

Satker. Form riwayat pengajuan ini juga terdapat tabel untuk status riwayat

pengajuan. Pada tabel status ini apabila di klik maka statusnya akan ditampilkan secara detail mulai dari hari, tanggal maupun riwayat statusnya

dari orang yang memiliki otoritas pembuat keputusan. Seperti pada gambar 3.13 berikut ini:

Gambar 3.13 form untuk status riwayat pengajuan

Dalam menu pengajuan baru berisikan form untuk Satker yang

ingin mengajukan surat pengajuan untuk dilakukan pengadaan. Dalam form

ini disertakan nomor pengajuan, tanggal pengajuan serta subject dan untuk

surat atau proposal bisa di upload pada form pengajuan baru seperti pada

gambar 3.14 berikut ini:

3.6.2 Perancangan antar muka untuk otoritas pembuat keputusan

Form untuk otoritas pembuat keputusan ini merupakan form untuk

pihak-pihak yang berhak dalam mengambil keputusan apakah pengajuan yang masuk disetujui atau tidak. Jika ada pengajuan yang masuk, maka

pada menu inbox akan ada pemberitahuan. Sehingga memudahkan otoritas

pembuat keputusan dalam melihat dan menyetujui proposal yang masuk dalam inbox.

Gambar 3.15 forminbox untuk Otoritas Pembuat Keputusan

Dalam detail setiap pengajuan yang masuk dalam inbox ini

ditujukan pada otoritas pembuat keputusan untuk memberikan status persetujuan dan komentar apabila pengajuan ditolak atau diterima dan harus diisikan alasan kenapa tidak disetujui sehingga ada perbaikan atau revisi dalam mengajukan proposal

Gambar 3.16 formdetail riwayat otoritas pengambil keputusan

Untuk form riwayat pengajuan terdapat tabel yang mengurutkan

nomor pengajuan yang telah masuk sehingga mengetahui pengajuan yang telah disetujui atau yang ditolak oleh otoritas pengambil keputusan. Apabila klik detail pengajuan maka akan ditampilkan lebih detail lagi yaitu

lebih fokus pada komentar dari status, baik yang disetujui maupun tidak disetujui oleh setiap otoritas pengambil keputusan, sehingga pihak-pihak yang terlibat dapat mengetahui siapa saja yang yang menyetujui atau yang

tidak setuju. Untuk form detail dan status pada menu riwayat persetujuan

ini sama dengan form riwayat persetujuan pada gambar di atasnya. Seperti

Gambar 3.17 form riwayat pengajuan otoritas pengambil keputusan

Dalam report pengajuan ini bisa menampilkan hasil pengajuan

yang pernah diajukan oleh Satker kepada otoritas pengambil keputusan dan bisa di cari menurut tanggal, bulan, dan tahun sehingga memudahkan

Gambar 3.18 Report pengajuan

3.6.3 Perancangan antar muka untuk Kasubbag

Form di bawah ini bertujuan untuk memberikan informasi bahwa

ada pengajuan yang masuk untuk diproses dalam pengadaan yang telah disetujui oleh otoritas pengambil keputusan sehingga akan diproses lebih lanjut oleh Kasubbag, seperti form berikut ini:

Dalam menu pengadaan ini bertujuan untuk mengisikan data-data yang berhubungan dengan proses pengadaan, misalnya nama pengadaan,

Vendor yang menangani proyek tersebut serta detail barang yang ingin

diadakan. Seperti pada gambar berikut ini:

Gambar 3.20 detail proses pengadaan barang

Dalam report pengajuan ini bisa menampilkan hasil pengajuan

yang pernah diajukan oleh Satker kepada otoritas pembuat keputusan dan

bisa dicari menurut tanggal, bulan, dan tahun sehingga memudahkan user

Gambar 3.21 Form report pengajuan Kasubbag

Menu Vendor ini berisikan tentang data-data Vendor yang termasuk dalam rekanan UPN “Veteran” Jawa Timur dalam proses pengadaan. Data-data tersebut diisikan oleh Kepala Sub Bagian yang berada di Biro Umum. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 3.22 berikut ini.

 

Pada bab IV ini akan dibahas mengenai implementasi dari perancangan sistem yang telah dibuat pada bab III. Bagian implementasi sistem kali ini meliputi: lingkungan implementasi, implementasi proses, dan implementasi antarmuka.

4.1 Lingkungan Implementasi

Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan pada implementasi sistem ini.

Perangkat keras:

a. Komputer dengan processor Intel Celeron 2.0 Ghz

b. Memori 1 GB.

Perangkat Lunak:

a. Sistem Operasi Windows XP.

b. PHP sebagai bahasa pemrograman yang digunakan untuk pembuatan

aplikasi.

c. phpMyAdmin

d. Mysql 5.0.24 untuk menyimpan dan mengolah data di aplikasi ini.

e. Adobe Photoshop 7.0 untuk mengolah gambar

4.2 Implementasi Antarmuka

Pada tahapan ini akan dijabarkan tentang implementasi antarmuka dari aplikasi yang dibuat berdasarkan perancangan sistem yang telah

dibahas pada bab III. Sistem ini berfungsi untuk memberikan layanan untuk satker mulai pengajuan sampai proses pengadaan selesai serta

menggunakan media SMS untuk mengirimkan message alert.

Pada sistem ini terdapat beberapa form utama yaitu :

a) Halaman yang ditujukan untuk satker:

1) Halaman selamat datang

2) Halaman pengajuan

3) Halaman pengadaan

4) Halaman history pengajuan

b) Halaman yang ditujukan untuk otoritas pembuat keputusan (Dekan,

Wakil Rektor, Kepala Biro Umum, Kepala Bagian Sarpras):

1) Halaman selamat datang

2) Halaman pengajuan

3) Halaman pengadaan

4) Halaman history pengajuan

c) Halaman yang ditujukan untuk Kasubbag:

1) Halaman selamat datang

2) Halaman pengajuan

3) Halaman pengadaan

4) Halaman daftar vendor

4.3. Implementasi Halaman yang Ditujukan Untuk Satker

Halaman ini merupakan halaman yang ditujukan untuk satker agar satker mengetahui bagaimana langkah-langkah untuk mengajukan surat pengajuan untuk pengadaan sampai proses pengadaan berakhir.

4.3.1 Halaman selamat datang

Halaman ini merupakan tampilan awal apabila satker mengakses

web tersebut. Pada halaman ini berisikan informasi dan index yang dapat

dibaca oleh satker dengan memilih salah satunya. Tampilan halaman selamat datang dapat dilihat pada Gambar 4.1 berikut ini:

Gambar 4.1 Tampilan Halaman Awal

4.3.2 Halaman Kajur ( Ketua Jurusan )

Pada halaman ini untuk login Kajur ( Ketua Jurusan ) memasukkan

username dan password yang telah ada. Setelah login maka akan di

tunjukkan adanya pengajuan baru, pengadaan, history dan logout. Untuk

pengajuan baru user dapat memilih pengadaan baru untuk mengajukannya,

mengirimkan pengajuan. Untuk pengadaan, user dapat melihat pengadaan

yang telah masuk atau telah di setujui oleh pihak-pihak Penyelenggara Pengadaan Barang.

Gambar 4.2 Tampilan Menu Kajur

4.3.3 Halaman Pengajuan

Pada halaman ini akan ditunjukkan untuk mengisi pengajuan yang akan diajukan oleh Ketua Jurusan. Yang pertama dimasukkan adalah nama

pengajuan yang akan diajukan, setelah itu subject yang akan diajukan dan

proposal berupa file yang akan diajukan oleh Ketua Jurusan. Setelah

mengisi form untuk pengajuan telah selesai, klik kirim untuk mengirim

data yang telah diajukan. Di dalam tabel pengajuan terdapat opsi dan nama

subject yang telah diajukan, apabila mengalami kesalahan dalam

penginputan data bisa langsung dihapus untuk mengulangi pengajuan

kembali. Untuk tampilan form pengajuan dapat dilihat pada Gambar 4.3

Gambar 4.3 Halaman Pengajuan Barang

4.3.4 Halaman Pengadaan Barang

Halaman ini merupakan halaman yang berisi pengadaan yang yang telah di inputkan oleh user. User dapat melihat file yang telah diajuakn

oleh user beserta status telah di terima atau di pending oleh Kepala

Bagian atau dari pihak Wakil Rektor. Tampilan form Pengadaan Barang

dapat dilihat pada Gambar 4.4 sebagai berikut ini :

Gambar 4.4 Halaman Daftar Pengajuan Kajur

4.3.5 Halaman History Pengajuan Pengadaan barang

Pada halaman ini hanya berisikan tentang pengajaun dan pengadaan barang yang telah di terima ataupun dipending karena tidak di setujui oleh pihak penyelenggara pengadaan Barang serta tujuan yang

sampai mana pengajuan masih di proses. Tampilan halaman Pengajuan

Pengadaan barangcontact dapat dilihat pada Gambar 4.5 berikut ini:

Gambar 4.5 Halaman History Pengajuan Kajur

4.3.6 Implementasi Halaman Dekan

Halaman ini merupakan halaman yang ditujukan untuk Dekan dalam melakukan acc proposal dari Kajur ditolak karena tidak sesuai dengan harapan. untuk Dekan berhak melakukan pengajuan dan memasukkan prosposal yang diajukan kepada Wakil Rektor. Dekan juga

bisa melihat pengadaan dan history yang ada pada menu untuk melihat

pengajuan dan pengadaan barang yang ada. Tampilan halaman index untuk Dekan dapat dilihat pada Gambar 4.6 berikut ini:

Gambar 4.7 Halaman History Pengajuan Dekan

4.3.7 Implementasi Wakil Rektor

Halaman ini adalah tampilan awal untuk menu Wakil Rektor,

setelah login Wakil Rektor berhasil login maka akan tampil menu

pengajuan yang telah mendapatkan message atau sms dari operator bahwa

adanya pengajuan dari Dekan yang masuk atau dari Kajur yang telah di acc oleh Dekan. Untuk tampilannya dapat dilihat pada Gambar 4.8 berikut ini:

Gambar 4.8 Halaman Daftar Pengajuan Dekan

Jika Wakil Rektor menolak pengajuan maka akan keluar nama

pengajuan dan subject serta komentar alasan mengapa proposal ditolak.

Gambar 4.9 Halaman Keterangan Tolak Wakil Rektor.

4.3.8 Halaman Kepala Sub Bagian Pengadaan Barang

Halaman ini adalah halaman yang digunakan untuk melakukan pengadaan barang oleh Kepala Sub Bagian yang akan menentukan vendor yang akan melakukan pengadaan barang. Untuk tampilannya dapat dilihat Gambar 4.10 berikut ini:

Gambar 4.10 Tampilan Menu Kepala Sub Bagian

4.3.9 Implementasi Halaman Pengisian Vendor

Halaman ini digunakan untuk memasukkan nama vendor yang ditunjuk untuk memasukkan surat penawaran barang yang sudah masuk dari Kepala Sub Bagian dengan menentukan kriteria-kriteria yang sudah di buat oleh Kepala Sub Bagian. Untuk setiap vendor bisa memilih dan

menentukan nama pengajuan yang masuk pada Kepala Sub Bagian. Vendor memasukkan nama perusahaan dan alamat vendor agar Kepala Sub Bagian bisa mengetahui letak vendor dan bisa menghubungi dengan cepat. Untuk tampilannya dapat dilihat Gambar 4.11 berikut ini:

Gambar 4.11 Halaman Input Vendor

4.3.10 Halaman Pemilihan Vendor

Halaman ini digunakan Kasubbag untuk melakukan pemilihan vendor yang akan melakukan pengadaan terhadap pengajuan yang telah disetujui oleh pihak-pihak yang memiliki otoritas pengambil keputusan.. Untuk tampilannya dapat dilihat Gambar 4.12 berikut ini:

4.3.11 Halaman Daftar Vendor

Halaman penilaian vendor ini merupakan penilaian untuk Kepala Sub Bagian dalam menentukan hasil penilaian barang yang diajukan oleh vendor yang sudah masuk pada Kepala Sub Bagian yang akan dihitung sesuai dengan kriteria penilaian yang ada pada pengambilan keputusan yang telah dibuat oleh Kepala Sub Bagian. Untuk tampilannya dapat dilihat Gambar 4.13 berikut ini:

Gambar 4.13 Halaman Daftar Vendor

4.3.12 Halaman Penilaian Vendor

Halaman penilaian vendor ini sudah ditentukan sesuai dengan kriteria yang ditentukan sesuai dengan jenis barang yang sudah ditawarkan oleh vendor. Untuk menentukanya yaitu mulai dari kualitas barang, kuantitas dam nilai waktu yang ditentukan oleh vendor itu sendiri. Untuk tampilannya dapat dilihat Gambar 4.14 berikut ini:

Gambar 4.14 penilaian vendor

4.3.13 Halaman Pemilihan Vendor

Halaman pemilihan vendor ini merupakan pemilihan dari nilai yang terbaik yang telah ditentukan oleh Kepala Sub Bagian. Dari nilai yang terbaik ini akan langsung dihubungi oleh Kepala Sub Bagian yang telah di pilih untuk menunjukkan barang yang telah diajukan oleh vendor. Untuk tampilannya dapat dilihat Gambar 4.15 berikut ini:

Gambar 4.15 Halaman Pemilihan Vendor

4.3.14 Halaman Pengadaan Kepala Sub Bagian

Halaman ini merupakan halaman pengiriman info dari Kepala Sub

Bagian yang akan dikirimkan kepada pihak user yang telah mengajukan

menerima barang yang sesuai dengan pengajuan. Untuk tampilannya dapat dilihat Gambar 4.16 berikut ini:

Gambar 4.16 Tampilan Pengadaan Kepala Sub Bagian

4.3.15 Halaman Pengadaan Kajur

Halaman ini merupakan hasil dari pengadaan yang diajukan oleh

user yang mengajukan dan apabila menerima akan barang yang sesuai

dengan pengajuan barang. Untuk tampilannya dapat dilihat Gambar 4.17 berikut ini:

4.3.16 Halaman Penghapusan Data Pengajuan

Halaman ini adalah halaman yang digunakan untuk melakukan hapus data dalam melakukan pengajuan barang yang telah diajukan oleh

user. Penghapusan ini apabila user melakukan kesalahan dalam inputan

data ataupun salah ketik dalam mengajukan sebuah proposal. Untuk tampilannya dapat dilihat pada Gambar 4.18 berikut ini:

Pada bab ini akan dibahas mengenai uji coba terhadap aplikasi yang telah dibuat dan selanjutnya akan dibuat evaluasi dari hasil uji coba tersebut. Uji coba dilaksanakan untuk mengetahui apakah aplikasi dapat berjalan dengan baik sesuai perancangan yang dibuat. Evaluasi dilakukan untuk menentukan tingkat keberhasilan dari aplikasi yang dibuat.

5.1Lingkungan Uji Coba

Pada uji coba kali ini digunakan sebuah komputer sebagai server Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa dengan spesifikasi sebagai berikut:

- Sistem Operasi: Windows XP

- Server Database: Mysql 5.0.24

- Web Server: Apache 5.2.3

- Processor Celeron 2.0 GHz

- Ram 1 GB

5.1.1 Pelaksanaan Uji Coba

Pelaksanaan uji coba ini akan melakukan implementasi sistem yang telah dibuat. Uji coba ini terdapat dua percobaan yaitu uji coba sistem dan uji coba pengajuan baru dari KajurTF.

5.1.2 Uji Coba Sistem

5.1.2.1Uji coba login

Uji coba login ini dilakukan untuk dapat mengakses halaman Kajur,

dalam hal ini user (Kajur) dapat melakukan pengajuan yang akan ditampilkan

pada user. Kajur harus mengisikan username dan password terlebih dahulu,

seperti yang ditunjukkan pada Gambar 5.1 berikut ini:

Gambar 5.1 Tampilan Login Kajur TF

Apabila petugas salah memasukkan username atau password, maka

akan muncul pesan dan petugas tidak dapat mengakses halaman petugas

seperti yang ditunjukkan Gambar 5.2 berikut ini :

5.1.2.2Uji coba pengajuan baru

Pada uji coba selanjutnya dilakukan uji coba untuk pengajuan baru oleh user Kajur TF.

5.1.2.3Tampilan untuk KajurTF

Tampilan menu awal Kajur TF yang telah disediakan adalah seperti pada gambar 5.3 berikut ini:

Gambar 5.3 menu KajurTF

Apabila ingin mengajukan pengadaan baru maka pilih menu pegajuan untuk memasukkan proposal yang telah dibuat dari pihak Kajur untuk dikirimkan ke Dekan FTI. Seperti yang ditunjukkan pada gambar 5.4 berikut ini:

Gambar 5.4 Tampilan Insert Pengajuan Baru

Gambar 5.5 Tampilan Daftar Pengajuan Kajur

Apabila sudah masuk dalam database dan file yang di inputkan salah

memasukkan proposal atau pengajuanya salah input maka bisa di hapus oleh

user atau Kajur dengan klik icon del ( delete ) untuk menghapus data yang

sudah masuk dalam database dan menginputkan lagi untuk mengajukan proposal baru.

5.1.2.4Tampilan untuk Dekan

Setelah itu, Dekan akan membuka webnya dan tampilannya adalah seperti

pada gambar 5.8 sebagai berikut.

Gambar 5.6 Tampilan Menu Pengajuan Dekan

Apabila Dekan acc atau telah menyetujui pengadaan barang dari Kajur maka akan terpending di Wakil Rektor karena Wakil Rektor belum menyetujui pengajuan tersebut. Seperti pada gambar 5.7 berikut ini:

Gambar 5.7 Tampilan Hasil dari ACC Dekan

Apabila pegajuan ditolak oleh Dekan maka akan adanya komentar dari Dekan dengan alasan mengapa pengajuan ditolak seperti gambar 5.8 berikut ini:

Gambar 5.8 Menu Keterangan Tolak oleh Dekan

5.1.2.5Tampilan untuk Wakil Rektor

Wakil Rektor disini juga memberikan keputusan yang diajukan oleh Dekan dan prosesnya sama seperti pengambilan keputusan oleh Dekan yaitu acc pengajuan dan penolakan pengajuan. Seperti pada gambar 5.9 berikut ini:

Gambar 5.9 Menu Pengajuan Wakil Rektor

5.1.2.6Uji Coba Kepala Biro Umum

Kepala Biro Umum disini berfungsi hanya menerima hasil dari pengajuan yang telah di acc oleh Wakil Rektor. Seperti pada gambar 5.10 berikut ini:

Gambar 5.10 Daftar Pengajuan Kepala Biro Umum

5.1.2.7Tampilan untuk Kepala Bagian Sarpras

Kepala Bagian Sarpras ini merupakan satker yang menerima proposal dari Kepala Biro Umum untuk diteruskan ke Kepala Sub Bagian. Seperti pada gambar 5.11 berikut ini:

5.1.2.8Tampilan untuk Kepala Sub Bagian

Kepala Sub Bagian menerima pengajuan dari Kepala Bagian Sarpras. Seperti gambar 5.12 berikut ini:

Gambar 5.12 Daftar Pengajuan Kepala Sub Bagian

Setelah pengajuan yang masuk telah disetujui oleh semua pihak, maka Kepala Sub Bagian bertugas untuk mencari Vendor yang akan mengikuti proses pengadaan untuk pengajuan tersebut. Seperti pada gambar 5.13 di bawah ini.

Setelah itu Kepala Sub Bagian klik vendor untuk memasukkan nama

dan alamat vendor yang mengikuti pengadaan serta mengupload file surat

penawaran dari Vendor tersebut. Seperti pada gambar 5.14 berikut.

Gambar 5.14 Inputan Proposal dari Vendor

 

Gambar 5.15 Daftar Vendor

5.1.2.9Uji coba penilaian pengadaan terhadap vendor

Setelah didapatkan nama-nama vendor dan juga file surat penawarannya, Kasubbag memberi penilaian terhadap setiap vendor yang terdaftar. Seperti pada gambar 5.16 di bawah ini.

 

Gambar 5.16 Menu Penilaian Vendor

Setelah semua vendor yang terdaftar telah diberi nilai, maka Kasubbag akan memilih vendor yang memiliki nilai terbaik untuk melaksanakan proyek pengadaan.

Gambar 5.17 Daftar nilai Tiap Vendor

Kemudian Kasubbag akan mengirimkan informasi kepada pihak yang mengajukan proposal (dalam hal ini adalah Kajur TF), sehingga Kajur TF mengetahui Vendor mana yang melaksanakan proyek tersebut.

Gambar 5.18 Kasubbag Mengirim Info ke Kajur TF

Setelah itu pada halaman Kajur akan muncul tampilan seperti pada gambar 5.19 berikut ini.

Gambar 5.19 menu Terima Info dari Kasubbag

5.1.2.10 Uji coba untuk Tampilan History Pengajuan

Pada menu history pengajuan, tampilannya adalah seperti pada gambar 5.20 di bawah ini

6.1 Kesimpulan

Setelah melakukan uji coba dan evaluasi sistem, maka kesimpulan yang dapat diambil yaitu:

1. Sistem informasi pengadaan barang/jasa ini dibangun dengan

menggunakan teknologi berbasis web, sehingga dapat memudahkan

user dalam melakukan pengajuan dan pengadaan barang dari yang

sebelumnya dilaksanakan secara manual menjadi sebuah aplikasi web,

prosesnya menjadi lebih cepat dan mudah karena dapat diakses dari intranet.

2. Sistem ini dapat memudahkan pengontrolan pengadaan barang/jasa

karena user dapat mengetahui alur surat pengajuan dan pengadaan.

Proses dimana user (baik Subsatker maupun orang yang mempunyai

otoritas pembuat keputusan).

3. Dengan menggunakan sistem pengadaan berbasis web maka Subsatker

akan mengupload proposal ke dalam web yang nantinya dokumen

yang sudah diupload oleh Subsatker tersebut akan dapat didownload

(diambil) oleh penyedia barang/jasa melalui web tanpa harus datang ke

6.2 Saran

Ada beberapa saran yang dapat diberikan untuk pengembangan lebih lanjut. Saran-saran itu adalah:

1. Untuk implementasi aplikasi berbasis web, diharapkan tidak hanya

untuk jenis pengadaan penunjukan langsung dan pengadaan langsung saja tetapi untuk lelang dan swakelola juga. Sehingga semua jenis pengadaan dapat diketahui oleh semua pihak yang terlibat didalamnya.

2. Diharapkan untuk proses pengadaan di tahun kedepannya dapat

terhubung melalui internet sehingga proses lelang dapat diketahui oleh masyarakat luas dan vendor yang ingin berpartisipasi dapat mengetahui pengadaan apa saja yang dapat diikuti melalui internet, tanpa harus datang ke UPN ”Veteran” Jawa Timur.

1. Aisonhaji. 2008 : Inovasi Sistem Pengadaan untuk Transparansi dan Efisiensi

(online), (

http://aisonhaji.wordpress.com/2008/07/12/inovasi-sistem-pengadaan-untuk-transparansi-dan-efisiensi/, diakses 24 April 2009)

2. Jogiyanto, HM,MBA,Akt., Ph.D. “Sistem Teknologi Informasi”, Penerbit

ANDI, Yogyakarta, 2003

3. Junaidi Achmad,S.Kom, Intan Yuniar P,S.Kom,dkk. “Buku Panduan

Praktikum Basis Data Jurusan Teknik Informatika”, Penerbit UPN

”Veteran” Jatim press, Surabaya 2007

4. Peraturan Materiil Badan Pelaksana Pendidikan nomor:

71   

Setelah itu Kepala Sub Bagian klik vendor untuk memasukkan nama dan alamat vendor yang mengikuti pengadaan serta mengupload file surat penawaran dari Vendor tersebut. Seperti pada gambar 5.14 berikut.

Gambar 5.14 Inputan Proposal dari Vendor

  Gambar 5.15 Daftar Vendor

5.1.2.9Uji coba penilaian pengadaan terhadap vendor

Setelah didapatkan nama-nama vendor dan juga file surat penawarannya, Kasubbag memberi penilaian terhadap setiap vendor yang terdaftar. Seperti pada gambar 5.16 di bawah ini.

 

  Gambar 5.16 Menu Penilaian Vendor

Setelah semua vendor yang terdaftar telah diberi nilai, maka Kasubbag akan memilih vendor yang memiliki nilai terbaik untuk melaksanakan proyek pengadaan.

Gambar 5.17 Daftar nilai Tiap Vendor

Kemudian Kasubbag akan mengirimkan informasi kepada pihak yang mengajukan proposal (dalam hal ini adalah Kajur TF), sehingga Kajur TF mengetahui Vendor mana yang melaksanakan proyek tersebut.

73   

Gambar 5.18 Kasubbag Mengirim Info ke Kajur TF

Setelah itu pada halaman Kajur akan muncul tampilan seperti pada gambar 5.19 berikut ini.

Gambar 5.19 menu Terima Info dari Kasubbag 5.1.2.10 Uji coba untuk Tampilan History Pengajuan

Pada menu history pengajuan, tampilannya adalah seperti pada gambar 5.20 di bawah ini

74  6.1 Kesimpulan

Setelah melakukan uji coba dan evaluasi sistem, maka kesimpulan yang dapat diambil yaitu:

1. Sistem informasi pengadaan barang/jasa ini dibangun dengan menggunakan teknologi berbasis web, sehingga dapat memudahkan user dalam melakukan pengajuan dan pengadaan barang dari yang sebelumnya dilaksanakan secara manual menjadi sebuah aplikasi web, prosesnya menjadi lebih cepat dan mudah karena dapat diakses dari intranet.

2. Sistem ini dapat memudahkan pengontrolan pengadaan barang/jasa karena user dapat mengetahui alur surat pengajuan dan pengadaan. Proses dimana user (baik Subsatker maupun orang yang mempunyai otoritas pembuat keputusan).

3. Dengan menggunakan sistem pengadaan berbasis web maka Subsatker akan mengupload proposal ke dalam web yang nantinya dokumen yang sudah diupload oleh Subsatker tersebut akan dapat didownload (diambil) oleh penyedia barang/jasa melalui web tanpa harus datang ke panitia pengadaan untuk meminta dokumen.

75   

6.2 Saran

Ada beberapa saran yang dapat diberikan untuk pengembangan lebih lanjut. Saran-saran itu adalah:

1. Untuk implementasi aplikasi berbasis web, diharapkan tidak hanya untuk jenis pengadaan penunjukan langsung dan pengadaan langsung saja tetapi untuk lelang dan swakelola juga. Sehingga semua jenis pengadaan dapat diketahui oleh semua pihak yang terlibat didalamnya. 2. Diharapkan untuk proses pengadaan di tahun kedepannya dapat

terhubung melalui internet sehingga proses lelang dapat diketahui oleh masyarakat luas dan vendor yang ingin berpartisipasi dapat mengetahui pengadaan apa saja yang dapat diikuti melalui internet, tanpa harus datang ke UPN ”Veteran” Jawa Timur.

76 

1. Aisonhaji. 2008 : Inovasi Sistem Pengadaan untuk Transparansi dan Efisiensi (online), ( http://aisonhaji.wordpress.com/2008/07/12/inovasi-sistem-pengadaan-untuk-transparansi-dan-efisiensi/, diakses 24 April 2009)

2. Jogiyanto, HM,MBA,Akt., Ph.D. “Sistem Teknologi Informasi”, Penerbit ANDI, Yogyakarta, 2003

3. Junaidi Achmad,S.Kom, Intan Yuniar P,S.Kom,dkk. “Buku Panduan

Praktikum Basis Data Jurusan Teknik Informatika”, Penerbit UPN

”Veteran” Jatim press, Surabaya 2007

4. Peraturan Materiil Badan Pelaksana Pendidikan nomor: KEP/12/YKPP/III/2008 Tanggal 5 Maret 2008