16
diantaranya adalah komputeryang digunakan untuk membantu pencarian dokumen.
12
D. Subsistem Rekam Medis
1. Sistem Penamaan Nama merupakan identitas pribadi yang di berikan oleh orang
tuanya pada saat lahir dan akan ia miliki sampai setelah meninggal dunia. Sistem pemberian nama seseorang di suatu suku bangsa atau
marga mempunyai cara dan ciri masing – masing. Sehingga nama itu
dapat di panggil dan dapat membedakan antara satu dengan lainnya. Oleh sebab itu penulisan nama pasien di setiap formulir rekam medis
sangat penting artinya agar tidak terjadi kesalahan dalam pelayanan karena dokumen rekam medis yang telah terisi data rekam medis
pasien yang bersangkutan keliru dengan dokumen rekam medis pasien lain. Prinsip utama yang di taati oleh petugas pencatat adalah nama
pasien harus lengkap, minimal terdiri dari dua suku kata, dengan demikian nama pasien yang akan tercantum dalam rekam medis akan
menjadi satu diantara kemungkinan ini : a. Nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari dua suku kata
atau lebih. b. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, apabila
pasien seorang yang bersuami. c. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua biasanya
nama ayah.
17
d. Bagi pasien yang mempunyai keluarga, marga, maka keluarga atau marga di dahulukan dan kemudian diikuti nama sendiri.
Dalam sistem penamaan rekam medis, diharapkan : a. Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan
yang disempurnakan. b. Sebagai pelengkap, bagi pasien perempuan diakhiri nama lengkap
ditambah Ny atau Nn dengan statusnya. c. Penentuan title selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien.
d. Perkataan tuan, saudara, bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan nama pasien.
2. Sistem Penomoran Sistem penomoran atau dikenai dengan istilah numbering system
penting artinya untuk kesinambungan informasi, tujuan memberikan nomor pada dokumen rekam medis adalah mempermudah pencarian
kembali dokumen rekam medis yang telah terisi sebagai informasi medis tentang pasien saat pasien datang kembali berobat di sarana
pelayanan kesehatan yang sama. Ada 3 sistem pemberian nomor yaitu:
a. Pemberian nomor cara seri Serial Numbering SystemSNS Sistem penomoran dimana setiap penderita yang
berkunjung di rumah sakit selalu mendapat nomor baru. 1 Kelebihannya adalah petugas mudah mengerjakan.
2 Kekurangannya adalah sulit dan membutuhkan waktu yang lama dalam mencari DRM, informasi pelayanan klinis
18
menjadi tidak berkesinambungan sehingga dapat merugikan pasien.
b. Pemberian nomor cara unit Unit Numbering SystemUNS Sistem penomoran ini memberikan satu nomor rekam
medis pada pasien berobat jalan maupun rawat inap dan gawat darurat. Setiap pasien yang datang berkunjung mendapatkan
satu nomor pada pasien pertama kali datang ke rumah sakit, dan digunakan selamanya untuk kunjungan berikutnya, sehingga DRM
pasien hanya tersimpan di dalam satu berkas folder di bawah satu nomor.
1 Kelebihannya adalah informasi klinis dapat berkesinambungan.
2 Kekurangannya adalah pendaftaran pasien yang pernah
berobat atau pasien lama akan lebih lama di banding cara SNS. c. Pemberian nomor cara seri unit Serial Unit Numbering
SystemSUNS Suatu sistem pemberian nomor dengan menggabungkan
sistem seri dan unit. Dimana setiap pasien datang berkunjung di rumah sakit diberikan nomor baru, tetapi dokumen rekam medis
terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu dibawah nomor yang lama nomor yang pertama kali diberikan kepada
pasien.Sedangkan nomor baru pasien dikembalikan lagi ke unit pendaftaran untuk selanjutnya dapat digunakan kembali.
1 Kelebihannya adalah pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak memilah pasien baru atau lama karena semua pasien
yang datang seolah – olah dianggap sebagai pasien baru.
19
2 Kekurangannya adalah petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan, dan informasi klinis pada saat pelayanan
dilakukan tidak berkesinambungan. 3. Sistem Penyimpanan
Penyimpanan dokumen rekam medis mempunyai arti penting sehubungan dengan riwayat penyakit seseorang dan kerahasiaan
yang terkandung di dalamnya. Oleh sebab itu cara penyimpanannya harus diatur sedemikian rupa sehingga terjaga kerahasiaannya dan
memperoleh atau mencari kembali untuk disediakan guna pelayanan pasien yang pernah berobat di sarana pelayanan
kesehatan yang bersangkutan akan lebih mudah. Dengan cara menata DRM berdasarkan nomor rekam medis dan ditempatkan
pada blok-blok
nomor tertentu
untuk mempermudah
pengambilannya menggunakan kartu petunjuk tracer yaitu secarik kertas tebal yang ditulisi nomor RM yang akan diambil, tanggal
pengambilan, Unit yang meminjam dan orang yang menggunakan. Ada 2 sistem penyimpanan dalam penyelenggaraan RM yaitu :
a. Sentralisasi Sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulir-
formulir rekam medis milik pasien ke dalam satu kesatuan folder. DRM rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap milik
seorang pasien menjadi satu dalam satu folder map. 1 Kelebihan :
a Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis.
20
b Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.
c Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah di standarisasi
d Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.
e Mudah menerapkan system unit record. 2 Kekurangan :
a Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani URJ dan URI.
b Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.
b. Desentralisasi Suatu sistem penyimpanan DRM dengan cara memisahkan
milik seorang pasien antara DRM rawat jalan, DRM gawat darurat dan DRM rawat inap pada folder tersendiri atau ruang dan
tempat tersendiri. Biasanya DRM pasien rawat jalan disimpan di satu tempat penyimpanan atau poliklinik masing
– masing, sedangkan RM pasien gawat darurat dan rawat inap disimpan di
unit rekam medis. 1 Kelebihan :
a Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapatkan pelayanan lebih cepat.
b Beban kerja yang dilaksanakan lebih ringan.
21
2 Kekurangan : a Terjadinya duplikasi dalam pembuatan rekam medis.
b Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.
c Cara sentralisasi lebih baik daripada desentralisasi. 4. Sistem Penjajaran
a. Sistem nomor langsung Straight Numerical FillingSNF Yaitu sistem penyimpanan DRM dengan menjajarkan folder
DRMberdasarkan urutan langsung rekam medisnya pada rak penyimpanan. Misal : setelah nomor 46-50-23, 46-50-24, 46-50-
25 dengan demikian sangatlah mudah untuk mengambil 50 buah berkas.
1 Kelebihan : Mudah melatih petugas yang harus melaksanakan pekerjaan
penyimpanan tersebut. 2 Kekurangan :
a Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor sehingga mudah terjadi kekeliruan menyimpan.
b Beberapa orang petugas penyimpanan yang bekerja bersamaan disitu memungkinkan saling menghalangi
berhimpitan satu sama lainnya secara tidak sengaja. c Terjadinya konsentrasi DRM pada rak penyimpanan untuk
nomor besar.
22
b. Sistem angka akhir Terminal Digit FilingTDF Yaitu sistem penyimpanan DRM dengan mensejajarkan folder
DRM berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok terakhir. Disini digunakan 6 angka yang dikelompokkan
menjadi 3 yaitu 2 angka pertama adalah tertiary digit terdekat paling kanan, 2 angka kedua secondary digit terletak di tengah, 2 angka
ketiga adalah primary digit letak paling kiri. Contoh : 50-93-26
50 = tertiary digit 93 = secondary digit
26 = primary digit 1 Kelebihan :
a Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok di rak penyimpanan.
b Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak
– rak kosong. c Membantu
memudahkan perencanaan
peralatan penyimpanan jumlah rak.
d Kekeliruan dalam penyimpanan misfile dapat dicegah. 2 Kekurangan :
Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu.
c. Sistem angka tengah Midde Digit FillingMDF Yaitu suatu sistem penyimpanan DRM dengan mensejajarkan
folder DRM berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka
23
kelompok tengah. Dalam hal ini angka yang terletak ditengah - tengah menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak
paling kiri menjadi angka kedua dan pasangan angka paling kanan menjadi angka ketiga.
3
Contoh : 58-78-96 ; 58-78-97 ; 58-78-98 99-78-97
99-78-98
E. Kebijakan
