Perancangan Sistem Informasi Surat Dinas Berbasis Website Di Dinas Komunikasi Dan Informatika Provinsi Jawa Barat Bandung

1

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Saat ini kebutuhan informasi sama pentingnya dengan pekerjaan, selain untuk menambah wawasan, informasi juga dapat digunakan sebagai tolak ukur untuk pengambilan suatu keputusan. Sedemikian pentingnya informasi untuk pengambilan sebuah keputusan, sehingga orang-orang akan mencari sebuah informasi dengan berbagai cara. Dengan menonton acara berita di Televisi, membaca Majalah, Koran, dan sebagainya.

Informasi sendiri berarti sebuah kata istilah dengan banyak arti bergantung pada konteks, tetapi sebagai aturan berhubungan erat dengan konsep seperti arti, pengetahuan, komunikasi, kebenaran, representasi, dan rangsangan mental.

Seperti instansi pemerintahan yang sedang berkembang maupun yang sudah maju agar dapat bersaing dengan sehat dalam mempertahankan kelangsungan dan tujuan kegiatannya terhadap negara. Instansi pemerintahan sebaiknya lebih memperhatikan tata cara surat Dinas agar surat dinas dapat terdata dengan baik.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah a. Identifikasi Masalah

Sesuai dengan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, maka penulis dapat mengidentifikasi permasalahan yang ada yaitu:

1. Belum efektifnya sistem Surat Dinas pada Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO).

2

b. Rumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah di atas, penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem Surat Dinas pada Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO).

2. Bagaimana sistem Surat Dinas yang diusulkan pada Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO).

1.3 Maksud dan Tujuan

Maksud dilaksanakan praktek kerja lapangan adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan, sedangkan tujuan dilaksanakannya kerja praktek adalah untuk :

1. Untuk mengetahui sistem Surat Dinas yang sedang berjalan pada Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO).

2. Untuk membuat perancangan sistem surat dinas pada Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO).

1.4 Batasan Masalah

Untuk lebih memfokuskan permasalahan, maka ruang lingkup penelitian ini dibatasi hanya pada sistem Surat Dinas pada Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO).

1.5 Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan

Kerja praktek ini dilaksanakan pada Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat yang bertempat di Jalan Tamansari No.55 Bandung Indonesia dengan jadwal kegiatan kerja praktek pada tabel 1.1 dibawah ini :

3

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Kerja Praktek

No Kegiatan Agustus 2010 – September 2010

1 2 3 4 1 2 3

1 Membuat Proposal pengajuan

KP

2 Membuat Flowmap, diagram

konteks & dfd SI pengolahan data surat dinas berbasis website pada diskominfo

3 Membuat tahapan proses SI

surat dinas (surat masuk, keluar dan nota dinas)

4 Membuat tahapan proses

pembuatan sistem informasi manajemen

5 Membuat SOP (Standar

operating procedure)

pembuatan surat dinas

6 Membuat standar kompertisi

admin untuk menjalankan

aplikasi website pembuatan surat dinas pada diskominfo. Membuat makalah mengenai

DHCP (Dynamic Host

Protocol)

7 Membuat TOR (Term of

referens/ Kerangka acuan Kerja)

8 Membuat proposal projek

pembuatan surat dinas

4

BAB II

LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruhuntuk melaksanakan kegiatan atau fungsii utama dari perusahaan. Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.

Menurut Jogiyanto (2001:11) Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.

Sedangkan definisi sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya yaitu Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.2 Pengertian informasi

Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, informasi merupakan sesuatu yang memiliki arti yang sangat penting didalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang menerimanya, Informasi merupakan kebutuhan yang sangat penting bagi para pengguna informasi, terutama dalam mengambil sebuah keputusan.

Menurut (Jogiyanto, 2001: 11) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.”

5

Informasi mempunyai nilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Dan informasi yang dihasilkan harus berkualitas, artinya informasi tersebut harus :

1. Akurat, artinya informasi tersebut harus bebas dari kesalahan dan tidak biasa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi tersebut harus jelas mencerminkan maksudnya.

2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Karena hal tersebut berpengaruh pada proses pengambilan keputusan.

3. Relevan, berarti informasi tersebut bermanfaat bagi pemakainya. Relevan juga berarti menyajikan informasi yang benar-benar berguna bagi pemakainya untuk kegiatan selanjutnya.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Suatu sistem terdiri dari elemen-elemen yang berhubungan melalui berbagai bentuk interaksi dan kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Elemen-elemen tersebut mempunyai sifat bahwa dalam menjalankan fungsinya tidak dapat dipisahkankan antara yang satu dengan yang lainnya, saling berhubungan dan saling mempengaruhi proses secara keseluruhan. Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi tersebut dapat diperoleh dari suatu sistem informasi.

Menurut Robert A. Leitch and K. Roscoe Davis Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan srategi dari suatu organisasi dan menyediakan bagi pihak luar tertentu berupa laporan-laporan yang diperlukan.

Dalam perkembangannya, sistem informasi sangat erat hubungannya dengan teknologi komputer. Penggunaan teknologi komputer sangat diperlukan untuk membantu pengolahan data yang bersifat rutin dan membutuhkan ketelitian yang tinggi.

6

2.4. Metode Pendekatan Sistem 2.4.1. Metode Pendekatan Sistem

Penyusunan dan penulisan Laporan Tugas Akhir ini menggunakan metode :

a. Studi Literatur, yaitu penelitian dan penelaahan buku acuan dan informasi-informasi yang berhubungan dengan perancangan aplikasi web dan mengunjungi situs-situs informasi dan data yang ada kaitannya dengan pembuatan aplikasi web ini.

b. Diskusi dan konsultasi, yaitu metode yang dilakukan dengan cara berdiskusi dengan pihak lain yang dapat memberikan saran tentang aplikasi web.

2.4.2. Alat Bantu Analisis 1) Flow Map

Flowmap adalah peta yang memberikan gambaran urutan-urutan pelaksanaan tugas kegiatan dari mulai input, proses serta output yang dihasilkan.

2) Diagram Konteks

Diagram Konteks adalah diagram tingkat tinggi dari diagram alir data yang merupakan gambaran global dari sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam maupun keluar sistem dan merupakan alat yang digunakan untuk melihat batasan antara sistem dengan entitas eksternal.

3) Data Flow Diagram

Diagram Alir Data adalah gambaran sistem secara logika yang merupakan representasi grafik dari sebuah sistem. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi file. Diagram Alir Data merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terserktur sebagai pengembangan dari Diagram Konteks. Dalam pembuatan Diagram Alir Data harus mengacu pada aturan sebagai berikut :

7

1. Setiap penurunan level yang lebih rendah harus mempresentasikan proses tersebut dalam spesifikasi proses yang jelas,

2. Penurunan dilakukan apabila memang diperlukan,

3. Tidak semua bagian dari sistem harus diturunkan dengan jumlah level yang sama.

4) Kamus Data

Kamus data atau Data dictionary adalah suatu penjelasan tertulis mengenai data yang berada di dalam database. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Untuk dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya, maka kamus data harus memuat hal-hal seperti arus data, alias, bentuk data, penjelasan, periode, volume, struktur data.

Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir pada sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada diagram alir data. Kamus data ikut berperan dalam dalam perancangan dan pembangunan sistem informasi karena peralatan ini berfungsi untuk :

1. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam penggambaran dalam DFD,

2. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran, misalnya data alamat diurai menjadi nama jalan, nomor, kota, negara dan kode pos.

8

3. Menjelasakan spesifikasi nilai dan satuan yang relevan terhadap data yang mengalir dalam sistem tersebut.

2.5. Internet

Internet berasal dari kata Interconnection Networking yang mempunyai arti hubungan berbagai komputer dengan berbagai tipe yang membentuk sistem jaringan yang mencakup seluruh dunia (jaringan komputer global) dengan melalui jalur komunikasi seperti telepon. Internet dapat diartikan sebagai sebuah jaringan global dari jaringan komputer yang menghubungkan sumberdaya-sumberdaya bisnis, pemerintah dan instusi pendidikan menggunakan protocol TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol).

Popularitas Internet mulai berkembang pesat setelah standar baru diperkenalkan kepada masyarakat yaitu HTTP ( Hypertext Transfer Protocol ) dan HTML (Hypertext Markup Language ) sehingga pengaksesan internet menjadi lebih mudah dari sebelumnya. Dengan standar baru tesebut maka informasi di internet dapat disajikan secara visual dan lebih menarik. Pemunculan HTTP dan HTML membuat orang mengenal istilah baru dalam dunia internet yang sangat popular yang diidentikkan dengan internet itu sendiri yaitu World Wide Web ( WWW ) atau WEB. Ada beberapa istilah yang sering digunakan dalam dunia Internet dan harus diketahui, diantaranya yaitu :

a. Web, adalah fasilitas hypertext untuk menampilkan data berupa teks, gambar, bunyi, animasi dan data multimedia lainnya yang diantara data tersebut saling berhubungan satu sama lain. Untuk memudahkan kita membaca data dan informasi pada web browser seperti Internet Explorer atau Netscape.

b. World Wide Web (WWW), adalah kumpulan web server dari seluruh dunia yang berfungsi menyediakan data dan informasi untuk dapat digunakan bersama.

c. Homepage, adalah halaman utama dari sebuah situs web yang berisi menu yang dapat diakses.

9

d. Web Browser, adalah program aplikasi yang menyediakan fasilitas untuk membaca halaman web di suatu komputer. Web browser yang populer saat ini adalah Microsoft Internet Explorer dan Netscape Navigator.

e. Web Chat, adalah percakapan interaktif real time berbasis web berupa teks, grafis, animasi dan lainnya agar terlihat lebih visual.

f. Web Hosting, adalah suatu web yang menyediakan fasilitas bagi pihak-pihak yang mempublikasikan web nya dengan meletakkan web tersebut dalam sebuah komputer server sehingga dapat dipanggil dan diakses oleh komputer klien melalui alamat yang disebut domain.

g. Domain Name System (DNS), merupakan service di internet dengan mengidentifikasi sebuah alamat web berdasarkan nama web dan bukan berdasarkan alamat IP web tersebut.

2.6. Pengertian Dynamic Host Configuration Protocol

Dynamic Host Configuration Protocol (DCHP) adalah protokol yang berbasis arsitektur client/server yang dipakai untuk memudahkan pengalokasian alamat IP dalam satu jaringan. Sebuah jaringan lokal yang tidak menggunakan DHCP harus memberikan alamat IP kepada semua komputer secara manual. Jika DHCP dipasang di jaringan lokal, maka semua komputer yang tersambung di jaringan akan mendapatkan alamat IP secara otomatis dari server DHCP. Selain alamat IP, banyak parameter jaringan yang dapat diberikan oleh DHCP, seperti default gateway dan DNS server. DHCP didefinisikan dalam RFC 2131 dan RFC 2132 yang dipublikasikan oleh Internet Engineering Task Force. DHCP merupakan ekstensi dari protokol Bootstrap Protocol (BOOTP).

2.7. Kenapa Menggunakan DHCP

DHCP sangat berguna untuk mengirimkan secara cepat configurasi jaringan pada client. Ketika sedang mengkonfigurasi system dari client, administraror dan memilih DHCP dan tidak perlu memasukkan IP Address, netmask, gateway ataupun DNS server-nya. Client menerima informasi-informasi

10

ini dari DHCP server. DHCP server juga berguna jika administrator ingin mengubah IP Address suatu system dalam jumlah skala yang besar, bahkan dapat juga mengubah semua sistem yang ada. Administrator hanya perl mengedit atau mengkonfigurasikan satu file yang ada di DHCP server untuk IP Adress yang terbaru, jadi administrator tidak perlu mengubah DHCP pada client. Untuk mendapatkan effek dari DHCP maka jaringan perlu direstart dengan cara me-reboot computer dari client.

2.8 Cara Kerja Dynamic Host Configuration Protocol (DCHP)

Karena DHCP merupakan sebuah protokol yang menggunakan arsitektur client/server, maka dalam DHCP terdapat dua pihak yang terlibat, yakni DHCP Server dan DHCP Client.Berikut penjelasan dari DHCP Server dan DHCP Client :

a. DHCP server merupakan sebuah mesin yang menjalankan layanan yang dapat "menyewakan" alamat IP dan informasi TCP/IP lainnya kepada semua klien yang memintanya. Beberapa sistem operasi jaringan seperti Windows NT Server, Windows 2000 Server, Windows Server 2003, atau GNU/Linux memiliki layanan seperti ini.

b. DHCP client merupakan mesin klien yang menjalankan perangkat lunak klien DHCP yang memungkinkan mereka untuk dapat berkomunikasi dengan DHCP Server. Sebagian besar sistem operasi klien jaringan (Windows NT Workstation, Windows 2000 Professional, Windows XP, Windows Vista, atau GNU/Linux) memiliki perangkat lunak seperti ini.

DHCP server umumnya memiliki sekumpulan alamat yang diizinkan untuk didistribusikan kepada klien, yang disebut sebagai DHCP Pool. Setiap klien kemudian akan menyewa alamat IP dari DHCP Pool ini untuk waktu yang ditentukan oleh DHCP, biasanya hingga beberapa hari. Manakala waktu penyewaan alamat IP tersebut habis masanya, klien akan meminta kepada server untuk memberikan alamat IP yang baru atau memperpanjangnya. DHCP Client

11

akan mencoba untuk mendapatkan "penyewaan" alamat IP dari sebuah DHCP server dalam proses empat langkah berikut :

1. DHCPDISCOVER: DHCP client akan menyebarkan request secara broadcast untuk mencari DHCP Server yang aktif.

2. DHCPOFFER: Setelah DHCP Server mendengar broadcast dari DHCP Client, DHCP server kemudian menawarkan sebuah alamat kepada DHCP client. 3. DHCPREQUEST: Client meminta DCHP server untuk menyewakan alamat IP

dari salah satu alamat yang tersedia dalam DHCP Pool pada DHCP Server yang bersangkutan.

4. DHCPACK: DHCP server akan merespons permintaan dari klien dengan mengirimkan paket acknowledgment. Kemudian, DHCP Server akan menetapkan sebuah alamat (dan konfigurasi TCP/IP lainnya) kepada klien, dan memperbarui basis data database miliknya. Klien selanjutnya akan memulai proses binding dengan tumpukan protokol TCP/IP dan karena telah memiliki alamat IP, klien pun dapat memulai komunikasi jaringan.

Empat tahap di atas hanya berlaku bagi klien yang belum memiliki alamat. Untuk klien yang sebelumnya pernah meminta alamat kepada DHCP server yang sama, hanya tahap 3 dan tahap 4 yang dilakukan, yakni tahap pembaruan alamat (address renewal), yang jelas lebih cepat prosesnya.

Berbeda dengan sistem DNS yang terdistribusi, DHCP bersifat stand-alone, sehingga jika dalam sebuah jaringan terdapat beberapa DHCP server, basis data alamat IP dalam sebuah DHCP Server tidak akan direplikasi ke DHCP server lainnya. Hal ini dapat menjadi masalah jika konfigurasi antara dua DHCP server tersebut berbenturan, karena protokol IP tidak mengizinkan dua host memiliki alamat yang sama. Selain dapat menyediakan alamat dinamis kepada klien, DHCP Server juga dapat menetapkan sebuah alamat statik kepada klien, sehingga alamat klien akan tetap dari waktu ke waktu.

12

2.9. DHCP Scope

DHCP Scope adalah alamat-alamat IP yang dapat disewakan kepada DHCP client. Ini juga dapat dikonfigurasikan oleh seorang administrator dengan menggunakan peralatan konfigurasi DHCP server. Biasanya, sebuah alamat IP disewakan dalam jangka waktu tertentu, yang disebut sebagai DHCP Lease, yang umumnya bernilai tiga hari. Informasi mengenai DHCP Scope dan alamat IP yang telah disewakan kemudian disimpan di dalam basis data DHCP dalam DHCP server. Nilai alamat-alamat IP yang dapat disewakan harus diambil dari DHCP Pool yang tersedia yang dialokasikan dalam jaringan. Kesalahan yang sering terjadi dalam konfigurasi DHCP Server adalah kesalahan dalam konfigurasi DHCP Scope.

2.10. DHCP Lease

DHCP Lease adalah batas waktu penyewaan alamat IP yang diberikan kepada DHCP client oleh DHCP Server. Umumnya, hal ini dapat dikonfigurasikan sedemikian rupa oleh seorang administrator dengan menggunakan beberapa peralatan konfigurasi (dalam Windows NT Server dapat menggunakan DHCP Manager atau dalam Windows 2000 ke atas dapat menggunakan Microsoft Management Console [MMC]). DHCP Lease juga sering disebut sebagai Reservation.

2.11.DHCP Options

DHCP Options adalah tambahan pengaturan alamat IP yang diberikan oleh DHCP ke DHCP client. Ketika sebuah klien meminta alamat IP kepada server, server akan memberikan paling tidak sebuah alamat IP dan alamat subnet jaringan. DHCP server juga dapat dikonfigurasikan sedemikian rupa agar memberikan tambahan informasi kepada klien, yang tentunya dapat dilakukan oleh seorang administrator. DHCP Options ini dapat diaplikasikan kepada semua klien, DHCP Scope tertentu, atau kepada sebuah host tertentu dalam jaringan.

13

Dalam jaringan berbasis Windows NT, terdapat beberapa DHCP Option yang sering digunakan, yang dapat disusun dalam tabel berikut.

Tabel 2.1

DHCP Option yang sering digunakan.

Nomor DHCP Option

Nama DHCP

Option

Apa yang dikonfigurasikannya

003 Router Mengonfigurasikan gateway baku dalam

konfigurasi alamat IP. Default gateway merujuk kepada alamat router.

Nomor DHCP Option

Nama DHCP

Option

Apa yang dikonfigurasikannya

006 DNS Servers Mengonfigurasikan alamat IP untuk DNS

server

015 DNS Domain

Name

Mengonfigurasikan alamat IP untuk DNS server yang menjadi "induk" dari DNS Server yang bersangkutan.

044 NetBIOS over

TCP/IP Name Server

Mengonfigurasikan alamat IP dari WINS Server

046 NetBIOS over

TCP/IP Node Type

Mengonfigurasikan cara yang digunakan oleh klien untuk melakukan resolusi nama NetBIOS.

047 NetBIOS over

TCP/IP Scope

Membatasi klien-klien NetBIOS agar hanya dapat berkomunikasi dengan klien lainnya yang memiliki alamat DHCP Scope yang sama.

14

2.12. Membangun Jaringan Dengan DHCP

Server DHCP (Dynamic Host Configuration Protocol) merupakan program aplikasi yang berjalan di server, yamg memungkinkan untuk PC client yang terhubung ke server tidak perlu melakukan pengaturan nomor IP karena nomor IP sudah ditentukan oleh server.

2.13. HTML

HTML (Hypertext Markup Languange) merupakan bahasa standar untuk membuat halaman-halaman web. HTML adalah suatu format data yang digunakan untuk membuat dokumen hypertext yang dapat dibaca dari satu platform komputer ke platform komputer lainnya tanpa perlu melakukan suatu perubahan apapun

Dokumen HTML disebut sebagai Markup Languange karena mengandung tanda-tanda tertentu yang digunakan untuk menentukan tampilan suatu teks dan tingkat kepentingan dari teks tersebut dalam dokumen. Dokumen HTML bersifat sangat terbuka artinya tidak terkait oleh perangkat keras atau perangkat lunak tertentu untuk dapat membuat dan menempilkannya. Dokumen HTML harus disimpan ke dalam file berekstensi htm ataupun html karena format ekstensi inilah yang akan dan dapat dibaca oleh program browser nantinya.

2.13.1. Struktur Dasar HTML

Untuk menyampaikan ide pada web browser, HTML menggunakan tag. Tag selalu ditulis di antara tanda lebih kecil dan lebih besar (<tag>). Struktur HTML diapit oleh tag awal <HTML> dan tag akhir </HTML>. Standar penulisan HTML adalah :

<HTML>

<HEAD>

<TITLE> New Document </TITLE>

15

</HEAD>

<BODY>

Isi Dokumen

</BODY>

</HTML>

Keterangan tag HTML diatas akan di jelaskan pada tabel 2.2 dibawah ini :

Tabel 2.2

Keterangan tag HTML

Tag HTML Fungsi

<html> … </html> Untuk mengawali dan mengakhiri scipt HTML. <head> … </head> Untuk mengawali dan mengakhiri header (bagian

kepala dokumen HTML) untuk halaman web. <title> … </title> Untuk menempilkan judul halaman web. Teks ini

nantinya akan tampil pada title bar dalam sebuah browser.

<body> … </body> Untuk mengawali dan mengakhiri isi halaman web.

2.14. World Wide Web (WWW)

Merupakan suatu kumpulan informasi pada beberapa server yang terhubung satu sama lain dalam jaringan internet. Dimana informasi itu sendiri adalah hasil kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kejadian. Informasi-informasi dalam web mempunyai hyperlink yang menghubungkan informasi tersebut ke informasi lain didalam jaringan internet

Pada prinsipnya World Wide Web (disingkat “web”) bekerja dengan cara menampilkan file-file HTML yang berasal dari server web pada program client khusus, yaitu browser web. Program browser pada client mengirimkan

16

permintaan (request) kepada server web, yang kemudian akan dikirimkan oleh server dalam bentuk HTML. File HTML berisi intruksi-intruksi yang diperlukan untuk membentuk tampilan. Perintah-perintah HTML ini kemudian diterjemahkan oleh browser web sehingga isi informasinya dapat ditampilkan secara visual kepada pengguna di layar komputer.

Konsep dasar browser dan server web di gambarkan pada gambar 2.1 dibawah ini:

Gambar 2.1

Konsep dasar browser dan server web. 2.15. Cara Kerja World Wide Web

Web adalah media yang didesain untuk menghubungkan manusia, dan web telah berhasil karena mampu mengisi tujuan yang diinginkan, yaitu bisa membawa pesan dalam media interaktif sehingga penerima pesan bisa seolah-olah berhubungan langsung.

Di dalam merancang web terlebih dahulu harus mengetahui cara kerja web. Bekerja pada web mencakup dua hal penting yaitu: software web browser dan software web server. Kedua software ini bekerja seperti client-server. Web browser yang bertindak sebagai client memungkinkan untuk menginterpretasikan dan melihat informasi pada web, sedang web server yang bertindak sebagai server memungkinkan anda untuk menerima informasi yang diminta oleh browser. Jika suatu permintaan akan informasi datang, web server mencari file yang diminta tersebut dan kemudian mengirimkan ke browser yang memintanya.

17

Tentu saja cara kerja web tidak sesederhana ini, ada banyak hal yang perlu diketahui untuk untuk mengenal cara kerja web. Tetapi karena kebanyakan di antaranya bersifat teknis, maka berikut ini hanya akan di bahas beberapa di antaranya secara singkat.

2.16. Hypertext transfer Protocol (HTTP)

HTTP atau Hypertext Transport Protocol adalah suatu protokol komunikasi utama yang digunakan untuk memindahkan grafik dan teks lewat internet juga merupakan aturan yang perlu diikuti oleh web browser dalam meminta atau mengambil suatu dokumen, dan oleh web server dalam menyediakan dokumen yang diminta web browser. Protokol ini merupakan protokol standar yang digunakan untuk mengakses dokumen HTML. Sebagai contoh jika kita sedang menjelajahi Web dan melihat tulisan seperti “http://www.d3fmipa.unpad.ac.id”, ini merupakan salah satu penggunaan protokol HTTP dalam web. Dan dapat dipastikan bahwa kita akan berhubungan banyak dengan protokol ini jika sedang mengakses web.

2.17. Homepage dan Situs Web

Home page adalah istilah untuk menyebut halaman pertama yang akan muncul jika sebuah situs web diakses, dimana setiap halaman dan situs dalam www memiliki alamat yang unik dan khas yang disebut sebagai URL (Uniform Resource Locator), sedangkan Situs web merupakan informasi yang terdapat di www dikemas dalam bentuk halaman-halaman web (web page), dimana sekumpulan halaman web milik seseorang atau suatu perusahaan dikumpulkan dan diletakkan dalam sebuah situs web (website).

2.18. Tinjauan Perangkat Lunak

Dalam pembuatan program aplikasi untuk tugas akhir ini, penulis menggunakan beberapa perangkat lunak yang menunjang dalam pembuatan program aplikasi berbasis web.

18

2.19. PHP

PHP singkatan dari PHP Hypertext Preprocessor yang merupaka bahasa berbentuk skrip yang ditempatkan dalam server dan di proses di server. Hasilnya akan dikirimkan ke client, tempat pemakai menggunakan browser.

Secara khusus PHP dirancang untuk membentuk web dinamis artinya dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini. Misalnya user dapat menampilkan isi database ke halaman web.

Vertigo_114 adalah salah satu software yang mencakup skrip berbasis server, web server serta database server yang merupakan komponen-komponen yang diperlukan dalam membuat sebuah web yang dinamis. Tiga komponen yang digunakan adalah:

a. Apache web server, digunakan sebagai server untuk bisa menjalankan skrip dalam membangun web,

b. PHP, script bahasa yang dapat ditempatkan dalam server guna website agar dinamis,

c. MYSQL, database berbasis server yang bisa digunakan untuk menyimpan data dalam jumlah besar.

Dengan menggunakan PHP maka maintenance suatu situs web menjadi lebih mudah. Proses update data dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi yang dibuat dengan script PHP. Berikut ini beberapa keunggulan menggunakan PHP dalam pembuatan web yaitu :

a. Dukungan koneksinya hampir ke semua program database misalnya MySQL, ODBC, Oracle, MS Acses, dBase, DBM, FilePro, Sybase dan masih banyak lagi,

b. Dapat dipasang di beberapa web server seperti PWS, HS, Apache dan masih banyak lainnya,

c. Dapat berjalan diberbagai sistem operasi seperti Windows, dan UNIX, d. Merupakan software open source yang gratis,

19

2.20. Apache Web Server

Apache merupakan web server yang paling banyak digunakan di Internet. Ini disebabkan oleh beberapa faktor seperti kecepatan, performansi dan tentu saja harganya yang gratis. Apache merupakan turunan dari web server yang dikeluarkan oleh NCSA yaitu NCSA HTTPd pada sekitar tahun 1995an. Pada dasarnya Apache adalah “APAtCHy” (patch) dan pengganti dari NCSA HTTPd. Web server Apache digunakan sebagai server yang bisa untuk menjalankan skrip dalam membangun web.

2.21. MySQL

Database berfungsi untuk menyimpan data-data yang merupakan inti dari informasi yang akan dipublikasikan baik itu dalam internet ataupun dalam intranet. Dalam pembuatan situs web ini penulis menggunakan MySQL sebagai lingkungan databasenya.

MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal disebabkan MySQL menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses databasenya. Selain itu, MySQL bersifat free pada berbagai platform (kecuali pada windows, yang bersifat shareware).

MySQL termasuk jenis RDBMS (Relational Database Management System). Itulah sebabnya istilah seperti tabel, baris, dan kolom digunakan pada MySQL. Pada MySQL, sebuah database mengandung satu atau sejumlah tabel. Tabel terdiri atas sejumlah baris dan setiap baris mengandung satu atau beberapa kolom. Alasan digunakannya MySQL sebagai database server adalah :

a. Mendukung standar yang telah ada,

b. Dukungan terhadap berbagai bahasa pemograman, c. Mampu membuat tabel berukuran besar,

d. Kecepatan, kehandalan, dan kemudahan dalam penggunaannya, e. Lebih murah.

Statement-stetament SQL yang digunakan oleh MySQL diantaranya :

20

Create database database name;

2. INSERT, menembahkan record baru.

insert into table name (field1, field2) values (valuefield1, valuefield2);

3. DROP, untuk menghapus database. drop database database name;

untuk menghapus tabel :

drop table table name;

4. DELETE, menghapus record atau data,

delete from table name where field=valuefield;

5. SELECT, menempilkan record atau data. select*from table name;

2.22. Konektivitas PHP dan MySQL

PHP mempunyai kemampuan untuk mengakses dari suatu database ke halaman web. Database yang dapat diakses lewat PHP adalah database ODBS, database server seperti SQL dan Oracle. PHP menyediakan sejumlah fungsi yang digunakan untuk mengakses basis data MySQL antara lain:

1. mysql_connect()

Digunakan untuk membuka hubungan ke database MySQL yang terdapat pada suatu host. Bentuk pemanggilannya :

Mysql_connect(host, nama_pemakai, password)

Contoh :

$query = mysql_connect (“localhost”, “php”, “1234”);

2. mysql_select_db()

Digunakan untuk memilih database. Bentuk pemanggilannya :

21

Contoh :

Mysql_select_db (“hasil”, “$query);

3. mysql_query()

Digunakan untuk mengeksekusi permintaan terhadap sebuah tabel atau sejumlah tabel. Bentuk pemanggilannya :

Mysql_query(permintaan, pengenal hubungan)

Contoh :

Mysql_query (“select*from industri”, $query);

b. mysql_fetch_array()

Untuk menghasilkan suatu array yang berisi seluruh kolom dari sebuah baris pada suatu himpunan hasil dimana setiap kolom akan disimpan dua kali pada array hasil. Bentuk pemanggilannya :

Mysql_fetch_array (pengenal_hasil);

2.23. Macromedia Dreamweaver MX

Adalah sebuah software web design yang menawarkan cara mendesain web site dengan dua langkah sekaligus dalam satu waktu, yaitu mendesain dan memprogram. Dreamweaver memiliki satu jendela mini yang disebut HTML Source, tempat kode-kode HTML tertulis. Setiap kali kita mendesain web seperti menulis kata-kata, meletakkan gambar, membuat tabel dan proses lainnya, tag-tag HTML akan tertulis secara langsung mengiringi proses pengaturan website. Artinya kita memiliki kesempatan untuk mendesain website itu. Di lain kesempatan, kita juga dapat mendesain web site hanya dengan menulis tag-tag dan teks lain di jendela HTML Source yang hasilnya dapat dilihat langsung dilayar.

Macromedia Dreamweaver MX cenderung lebih mudah penggunaannya, lengkap dan mewah fasilitasnya, terutama di bagian server-side scripting-nya. Boleh dikatakan bahwa Macromedia Dreamweaver MX merupakan gabungan

22

antara Macromedia Dreamweaver 4 dan Macromedia Dreamweaver Ultra Dev yang dulu memang dirancang untuk pengembangan web site berbasis server-site scripting.

Macromedia Dreamweaver MX mampu mengolah beberapa script server-side unggulan, seperti Active Server Pages, ASP.NET, Cold Fusion MX, PHP, serta JSP. Antar muka Dreamweaver MX di gambarkan pada gambar 2.2 dibawah ini :

Gambar 2.2

Antarmuka Dreamweaver MX

Komponen-komponen utama pada area kerja Dreamweaver adalah sebagai berikut :

1. Insert Bar. Bagian ini berisi beberapa toolbar sesuai dengan fungsi masing-masing. Klik pada tombol ini, maka akan ditampilkan beberapa

Insert Bar Document Toolbar Document Window Panel Group

Property Inspector

23

jenis toolbar. Pilih satah satu toolbar untuk mengaktifkannya. Jenis Toolbar yang telah diaktifkan, tombol-tombolnya akan ditampilkan di sebelah kanan tombol Insert Bar. Toolbar-toolbar tersebut adalah Common, Layout, Form, Text, HTML, Application, Flash element.

2. Dokumen Tollbar. Bagian iniberisi tab atau tombol-tombol dari dokumen atau halaman web.

3. Document Window. Tempat untuk membuat desain web.

4. Panel Group. Berisi panel-panel yang digunakan untuk editing halaman web. Panel-panel tersebut seperti : panel Design, Code, Application, Tag Inspector, File dan Frames.

5. File Panel. Berisi file-file halaman web yang sedang di edit.

6. Tag Selector, digunakan untuk memilih kode-kode html (tag) tertentu. Anda dapat memilih dan mengedit tag html melalui tombol-tombol yang ada disini.

7. Property Inspector. Bagian ini digunakan untuk mengatur properties suatu objek yang dipilih. Miaslnya : mengubah format teks, gambar, tabel dan lain-lain.

27

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN 3.1 Tinjauan Umum Perusahaan

Kantor Pengolahan Data Elektronik (KPDE) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat adalah kelanjutan dari organisasi sejenis yang semula sudah ada di lingkungan Pemerintah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dengan nama Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.

Keberadaan PUSLAHTA di Jawa Barat dimulai pada tahun 1977, yaitu dengan adanya Proyek Pembangunan Komputer Pemerintah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat. Proyek tersebut dimaksudkan untuk mempersiapkan sarana prasarana dalam rangka memasuki era komputer. Dalam perkembangan selanjutnya, pada tanggal 8 April 1978 dengan Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 294/Ok.200-Oka/SK/78 diresmikan pembentukan/pendirian Kantor Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat yang berkedudukan di jalan Tamansari No. 57 Bandung.

Sebagai tindak lanjut dari Surat Keputusan Gubernur Nomor : 294/Ok.200-Oka/SK/78, maka pada tanggal 29 Juni 1981 pendirian Kantor PUSLAHTA dikukuhkan dengan Peraturan Daerah Nomor : 2 Tahun 1981 tentang Pembentukan Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dan Peraturan Daerah Nomor : 3 Tahun 1981 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Pusat Pengolahan Data Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat. Dengan kedua Peraturan Daerah tersebut keberadaan PUSLAHTA di lingkungan Pemerintah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat semakin berperan, khususnya dalam melaksanakan kebijaksanaan Gubernur Kepala Daerah di bidang komputerisasi. Akan tetapi keberadaan kedua Peraturan Daerah tersebut tidak mendapat pengesahan dari pejabat yang berwenang dalam hal ini Menteri Dalam Negeri, sehingga keberadaan PUSLAHTA di lingkungan

28

Pemerintah Daerah Tingkat I Jawa Barat kedudukan organisasi menjadi non structural. Akan tetapi dengan keberadaan Puslahta Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat pada masa itu telah banyak dirasakan manfaatnya selain oleh lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Barat juga oleh instansi lain dalam bentuk kerja sama penggunaan mesin komputer IBM S-370/125 seperti : IPTN, PJKA, ITB, dan pihak Swasta lainnya.

Dalam perjalanan waktu yang cukup panjang, yaitu lebih kurang 14 tahun sejak PUSLAHTA didirikan, pada tanggal 27 Juni 1992 dengan Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 21 Tahun 1992 Organisasi PUSLAHTA Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dibubarkan. Di dalam salah satu pasal Surat Keputusan Gubernur No. 21 tahun 1992 dinyatakan bahwa tugas dan wewenang PUSLAHTA dialihkan ke Kantor Bappeda Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.

Pada tanggal yang sama dengan terbitnya Surat Keputusan Gubernur No. 21 tahun 1992 tentang Pembubaran PUSLAHTA Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat, keluar Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 22 Tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik (KPDE) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat sebagai pelaksana dari Instruksi Menteri Dalam negeri Nomor : 5 tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik Pemerintah Daerah di seluruh Indonesia.

Sebagai tindak lanjut dari Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor : 5 Tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik, pada tanggal 30 Juni 1993 keluar persetujuan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (Menpan) dengan Nomor : B-606/I/93 perihal Persetujuan Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik untuk Provinsi Daerah Tingkat I Kalimantan Selatan, Jawa Barat, Sumatera Barat dan Daerah Istimewa Yogyakarta.

29

Dengan keluarnya Surat Persetujuan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Menpan) tersebut, maka untuk mengukuhkan Keputusan Gubernur Nomor 22 Tahun 1992 diajukan Rancangan Peraturan Daerahnya, dan akhirnya pada tanggal 21 Juni 1994 berhasil ditetapkan Peraturan Daerah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 4 tahun 1994 tentang Pengukuhan Dasar Hukum Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dan Nomor 5 tahun 1994 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Pengolahan Data Elektronik Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.

Selanjutnya kedua Peraturan Daerah tersebut diajukan ke Menteri Dalam Negeri untuk mendapat pengesahan, dan pada tanggal 10 Juli 1995 keluar Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor : 59 Tahun 1995 tentang Pengesahan Peraturan Daerah Nomor : 4 dan Nomor : 5 Tahun 1994, dengan demikian KPDE Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat secara resmi menjadi salah satu Unit Pelaksana Daerah yang struktural.

Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor : 16 Tahun 2000 tanggal 12 Desember 2000 tentang Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Barat telah ditetapkan Badan Pengembangan Sistem Informasi dan Telematika

Daerah disingkat BAPESITELDA sebagai pengembangan dari Kantor

Pengolahan Data Elektronik yang dibentuk berdasarkan Keputusan Gubernur Nomor : 22 Tahun 1992 dan dikukuhkan dengan Peraturan Daerah Nomor : 5 Tahun 1994. Sedangkan Kantor Pengolahan Data Elektronik itu sendiri merupakan pengembangan dari Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Provinsi Jawa Barat yang berdiri pada tanggal 8 April 1978 melalui Surat Gubernur KDH Tingkat I Jawa Barat No. 294/OK.200-Oka/SK/78, dan keberadaannya dikukuhkan dengan Peraturan Daerah No. 2 Tahun 1981 tanggal 29 Juni 1981.

30

Dasar Hukum :

1. Keputusan Presiden RI Nomor 50 Tahun 2000 tentang Tim Koordinasi Telematika Indonesia ;

2. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat No. 16 Tahun 2000 tentang Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Barat.

Nomenklatur :

BAPESITELDA adalah singkatan dari Badan Pengembangan Sistem Informasi

dan Telematika Daerah. Telematika singkatan dari Telekomunikasi, Multimedia dan Informatika .

Selanjutnya, berdasarkan Perda Nomor 21 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Provinsi Jawa Barat, maka Bapesitelda Prov. Jabar diganti menjadi Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat disingkat DISKOMINFO, yang berlokasi di Jalan Tamansari no. 55 Bandung.

Perubahan ini merupakan kenaikan tingkat dan memiliki ruang lingkup serta cakupan kerja lebih luas. Sasarannya tidak hanya persoalan teknis, tapi juga kebijakan, baik hubungannya kedalam maupun menyentuh kepentingan publik khususnya dibidang teknologi informasi. Dengan platform dinas, maka Diskominfo dapat mengeluarkan regulasi mengenai teknologi informasi dalam kepentingan Provinsi Jawa Barat, terutama pencapaian Jabar Cyber Province Tahun 2012.

VISI & MISI

Visi Diskominfo adalah :

"Terwujudnya masyarakat informasiJawa Barat melalui penyelenggaran komunikasidan Informatika yang efektif dan efisien.

Misi Diskominfo_adalah_:

1. Meningkatkan sarana dan prasana dan profesionalismesumber daya aparatur bidang Komunikasi dan Informatika;

3. Mengoptimalkan p dan masyarakat, se 4. Mewujudkan laya Teknologi Informa 5. Mewujudkanpenge

barat.

3.2 STRUKTUR OR

Berdasarkan Perda N Dinas Daerah Provins Dinas Komunikasi

DISKOMINFO, yan

Komunikasi dan Info yang digambarkan pa

Sumber : Dinas Kom

pemanfaatan saranaKomunikasi dan Inform serta melaksanakandiseminasi informasi;

yanan online dalampenyelenggaraan pemer asi dan Komunikasi;

gelolaan data menuju satu data pembangun

RGANISASI

a Nomor 21 Tahun 2008 tentang Organisasi insi Jawa Barat, maka Bapesitelda Prov. Jabar

asi dan Informatika Provinsi Jawa B

ang berlokasi di Jalan Tamansari no. 55 B nformatika berada diperingkat 20 dengan sru pad gambar 3.1 di bawah ini.

omunikasi dan Informatika. Gambar 3.1

Struktur Organisasi DISKOMINFO

31

rmasi pemerintah

erintah berbasis

unan untuk Jawa

si dan Tata Kerja ar diganti menjadi Barat disingkat Bandung., Dinas sruktur organisasi

32

3.3 DESKRIPSI KERJA 1. Kepala Dinas

2.Sekretariat , membawahkan :

a. Sub.Bagian Perencanaan dan Program, adapun tugas pokok dari Sub.Bagian Perencanaan dan Program adalah :

1. Subbagian Perencanaan dan Program mempunyai tugas pokok mengkoordinasikan perencanaan dan penyusunan program.

2. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada Ayat (1) pasal ini, Subbagian Perencanaan danProgram mempunyai fungsi:

a.pelaksanaan penyusunan bahanperencanaan dan program Sekretariat; b. pelaksanaan penyusunan bahanpenyelenggaraan koordinasi perencana dan program Dinas yang meliputi bidangpos dan telekomunikasi, sarana komunikasi dan diseminasi dan informasi,telematika, serta pengolahan data_elektronik;

c.penyusunan bahan hasilkoordinasi perencanaan dan program dinas yang meliputi bidang pos dan telekomunikasi, sarana komunikasi dan diseminasi dan informasi, telematika, serta pengolahan data elektronik; d.pelaksanaan koorndinasi perencanaandan program UPTD.

3. Rincian Tugas Subbagian Perencanaan dan Program : a.melaksanakan penyusunan programkerja Sekretariatan dan Subbagian Perencanaan_dan_Program;

b. melaksanakan koordinasipenyusunan perencanaan dan program dinas yang meliputi bidang pos dantelekomunikasi, sarana komunikasi dan diseminasi dan informasi, telematika,serta pengolahan data elektronik; c.melaksanakan penyusunan bahan RencanaStrategis, Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), LKPJ danLPPD Dinas;

33

d. melaksanakan penyusunan bahantelaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakaan;

e. melaksanakan pelaporan danevaluasi kegiatan Subbagian Perencanaan dan_Program_serta_Dinas;

f. melaksanakan pengelolaan sisteminformasi bidang komunikasi dan informatika.

g. melaksanakan koordinasi denganunit kerja terkait.

h. melaksanakan pelaksanaan tugaslain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya

b. Subbagian Keuangan

Subbagian Keuangan mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan.Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pasal ini, Subbagian Keuangan mempunyai fungsi : a. Penyiapan rencana kerja Subbagian Keuangan berdasarkan rencana kerja

Sekretariat;

b. Pengelolaan administrasi keuangan;

c. Penyiapan evaluasi dan pelaporan Subbagian Keuangan;

Rincian Tugas Subbagian Keuangan :

a. Melaksanakan penyusunan DUKDA/DIKDA untuk penyiapan bahan rencana anggaran belanja rutin;

b. Melaksanakan kordinasi dalam penyusunan DUPDA/DIPDA untuk penyiapan bahan rencana anggaran belanja pembangunan;

c. Melaksanakan penyiapan daftar gaji, tunjangan, honorarium serta pembayaran lainnya;

d. Melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan anggaran belanja rutin;

e. Melaksanakan penyiapan bahan pertanggungjawaban anggaran belanja rutin;

34

f. Melaksanakan penyiapan bahan pengawasan dan pembinaan terhadap Bendaharawan Pembangunan;

g. Melaksanakan kordinasi dengan unit kerja terkait.

c. Subbagian Kepegawaian & Umum

Subbagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan administrasi rumah tangga dan perlengkapan.Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pasal ini, Subbagian Umum_mempunyai_fungsi:

a. Penyiapan rencana kerja Subbagian Umum berdasarkan rencana kerja Sekretariat;

b.Pengelolaan administrasi Subbagian Umum;

c. Penyiapan evaluasi dan pelaporan Subbagian Umum.

Rincian Tugas Subbagian Umum :

a. Melaksanakan pengelolaan naskah dinas dan kearsipan;

b. Melaksanakan penyiapan bahan Rencana Kebutuhan Barang Unit dan Rencana_Tahunan_Barang_Unit;

c. Melaksanakan pengelolaan keprotokolan meliputi rapat dinas, upacara, pengaturan kunjungan tamu dinas dan rumah tangga Badan; d. Melaksanakan pengelolaan administrasi, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, inventaris barang dan usulan penghapusan barang inventaris_kantor;

e.Melaksanakan pengelolaan barang kantor dan jasa;

f. Melaksanakan pemeliharaan dan pengamanan gedunga kantor dan barang inventaris_kantor;

g. Melaksanakan penyiapan bahan pengawasan dan pembinaan terhadap tugas_Bendaharawan_Barang;

35

i. Melaksanakan kordinasi penyusunan perencanaan strategis dan Laporan Akuntabilitas_Kinerja_Aparatur_(LAKIP);

j. Melaksanakan kordinasi dengan unit kerja terkait.

3. Bidang Pos Dan Telekomunikasi, membawahkan : a. Seksi Pos Dan Telekomunikasi

(1) Bidang Pos dan Telekomunikasi mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pos dan telekomunikasi.

(2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud ayat (1) pasal ini, Bidang Pos dan Telekomunikasi mempunyai fungsi : a.Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis pos dan telekomunikasi;

b. Penyelenggaraan pengkajian bahan fasilitasi pos dan telekomunikasi; c. penyelenggaraan fasilitasi pos dan telekomunikasi.

(3) Rincian Tugas Bidang Pos dan Telekomunikasi:

a. menyelenggarakan pengkajian program kerja Bidang Pos dan Telekomunikasi;

b.menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi penyusunan pedoman

dan supervisi Bidang Pos dan Telekomunikasi;

c. menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi pos dan telekomunikasi;

d. menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi monitoring dan penertiban_spektrum_frekuensi;

e. menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi standardisasi pos dan telekomunikasi;

f. menyelenggarakan fasilitasi pos dan telekomunikasi; g. menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi pos dan telekomunikasi;

36

h. menyelenggarakan telaahan sraf sebagai bahan pertimbangan pengambilan_kebijakan;

i. menyelenggarakn koordinasi dengan Badan Koordinasi Pemerintahan dan Pembangunan Wilayah dalam pelaksanaan tugas di Kabupaten/Kota;

j. menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan bidang Pos dan Telekomunikasi;

k. menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait; l. menyelenggarakn tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. (4) Bidang Pos dan Telekomunikasi membawahkan:

a.Seksi_Pos_dan_Telekomunikasi;

b.Seksi Monitoring dan Penertiban Spektrum Frekuensi; c. Seksi Standardisasi Pos dan Telekomunikasi.

b. Seksi Monitoring dan Penetiban Spektrum Frekuensi;

(1) Seksi Monitoring dan Penertiban Spektrum Frekuensi mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi monitoring dan penertiban spektrum frekuensi.

(2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada Ayat (1) pasal ini, Seksi Monitoring dan Penertiban Spektrum Frekuensi mempunyai fungsi :

a. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitas monitoring dan penertiban spektrum frekuensi;

b. Pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data kegiatan monitoring dan penertiban spektrum frekuensi.

(3) Rincian Tugas Seksi Monitoring dan Penertiban Spektrum Frekuensi: a. melaksanakan penyusunan program kerja seksi monitoring dan

37

b. melaksanakan penyusunan bahan kebijakan monitoring dan penertiban spektrum frekuensi;

c. melaksanakan pengelolaan data pengguna spekrum frekuensi radio; d. melaksanakan pengawasan terhadap penerapan standar teknis dan

standar pelayanan alat/perangkat standar pos;

e. melaksanakan pengawasan terhadap penerapan standar teknis dan standar pelayanan alat/perangkat standar telekomunikasi;

f. melaksanakan koordinasi penertiban dan penegakan hukum sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan terhadap pelanggaran ijin jasa titipan, standarisasi perangkat postel, instalasi kabel rumah/gedung, telekomunikasi khusus dan penggunaan spectrum frekuensi radio;

g. melaksanakan clearance frekuensi radio di Daerah;

h. melaksanakan pengendalian terhadap penyelenggaraan telekomunikasi di Daerah;

i. melaksanakan monitoring dan evaluasi layanan jasa telekomunikasi dan frekuensi radio;

j. melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pengembalian kebijakan;

k. Melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan seksi monitoring dan penertiban spektrum frekuensi;

l. melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;

m. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya

c. Seksi Standarisasi Pos Dan Telekomunikasi

(1) Seksi Standardisasi Pos dan Telekomunikasi mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusun bahan kebijakan teknis dan fasilitasi standardisasi pos dan telekomunikasi.

38

(2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada Ayat (1) pasal ini, Seksi Standardisasi Pos dan Telekomunikasi mempunyai fungsi :

a. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi standardisasi pos dan telekomunikasi;

b. Pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data kegiatan standardisasi pos dan telekomunikasi.

(3) Rincian Tugas Seksi Standardisasi Pos dan Telekomunikasi:

a. Melaksanakan penyusunan bahan program kerja seksi standarisasi pos dan telekomunikasi;

b. melaksanakan pengelolaan bahan kebijakan teknis standardisasi pos dan telekomunikasi;

c.melaksanakan bimbingan teknis standardisasi pos dan telekomunikasi;

d. Melaksanakan penyusunan bahan saran pertimbangan teknis perijinan kantor cabang an loket pelayanan operator;

e. Melaksanakan penyusunan bahan saran pertimbangan teknis perijinan galian untuk keperluan penggelaran kabel telekomunikasi lintas Kabupaten/Kota atau jalan Provinsi;

f. Melaksanakan penyusunan bahan saran pertimbangan teknis perijinan penyelenggaraan operator;

g.Melaksanakan penyusunan bahan saran pertimbangan teknis sertifikasi peralatan (perangkat) pos dan telekomunikasi;

h. melaksanakan pembinaan teknis standardisasi usaha pos dan telekomunikasi;

39

i. Melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pengambilan kebijakan;

j. Melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan seksi standarisasi pos dan telekomunikasi;

k. melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait.

l. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya

4. Bidang sarana Komunikasi Dan Diseminasi Informasi, membawahkan : a. Seksi Komunikasi Sosial

(1) Seksi Komunikasi Sosial mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusun bahan kebijakan teknis dan fasilitasi komunikasi sosial. (2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada

Ayat (1), Seksi Komunikasi Sosial mempunyai fungsi:

a. pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi komunikasi sosial ;

b. pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data kegiatan komunikasi sosial ;

(3) Rincian Tugas Seksi Komunikasi Sosial:

a. melaksanakan penyusunan program kerja Seksi Komunikasi Sosial; b. melaksanakan penyusunan bahan kebijakan standardisasi dan

bimbingan teknis, evaluasi serta pelaksanaan kelembagaan komunikasi sosial;

c. melaksanakan pengelolaan data Seksi Komunikasi Sosial ;

d. melaksanakan koordinasi dan kerjasama pemberdayaan lembaga komunikasi sosial ;

40

f. melaksanakan diseminasi Informasi melalui lembaga media tradisional, pedesaan dan profesi;

g. melaksanakan penyusunan bahan sosialisasi komunikasi sosial melalui media;

h. melaksanakan koordinasi dan kerjasama sosialisasi komunikasi sosial dengan Kabupaten/Kota;

i. melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan ;

j. melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Seksi Komunikasi Sosial ;

k. melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait ;

l. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya ;

b. Seksi Komunikasi Pemerintah Dan Pemerintah dareah

(1) Seksi Komunikasi Pemerintah dan Pemerintah Daerah mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi komunikasi pemerintah dan pemerintah daerah.

(2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada Ayat (1), Seksi Komunikasi Pemerintah dan Pemerintah Daerah mempunyai fungsi :

a. pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi komunikasi pemerintah dan pemerintah daerah.

b. pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data kegiatan komunikasi pemerintah dan pemerintah daerah ;

(3) Rincian Tugas Seksi Komunikasi Pemerintah dan Pemerintah Daerah: a. melaksanakan Penyusunan program Kerja Seksi Komunikasi

41

b. melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis standardisasi dan bimbingan teknis, evaluasi serta pelaksanaan kelembagaan komunikasi Pemerintah dan Pemerintah Daerah ;

c. melaksanakan pengelolaan data Komunikasi Pemerintah dan Pemerintah Daerah;

d. melaksanakan koordinasi dan kerjasama dalam pemberdayaan lembaga komunikasi Pemerintah dan Pemerintah Daerah;

e. melaksanakan fasilitasi komunikasi Pemerintah dan Pemerintah Daerah;

f. melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan ;

g. melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Seksi Komunikasi Pemerintah Dan Pemerintah Daerah;

h. melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;

i. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;

c. Seksi Penyiaran Dan Kemitraan Media

(1) Seksi Penyiaran dan Kemitraan Media mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis serta fasilitasi penyiaran dan kemitraan media.

(2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada Ayat (1), Seksi Penyiaran dan Kemitraan Media mempunyai fungsi : a. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi

penyiaran dan kemitraan media;

b. Pelaksanaan dan pengolahan data kegiatan penyiaran dan kemitraan media;

42

(3) Rincian Tugas Seksi Penyiaran dan Kemitraan Media:

a. Melaksanakan menyusunan program kerja Seksi Penyiaran dan Kemitraan Media;

b. melaksanakan evaluasi persyaratan administrasi terhadap perijinan penyelenggaraan penyiaran;

c. melaksanakan penyusunan bahan saran pertimbangan teknis persyaratan administrasi terhadap perijinan penyelenggaraan televisi; d. melaksanakan diseminasi informasi program pembangunan daerah

melalui media tatap muka, elektronik, cetak dan kesenian tradisional; e. melaksanakan penyusunan koordinasi dan kerjasama dengan media

cetak, elektronik dan media lainnya;

f. melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan;

g. melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Seksi Komunikasi Pemerintah Dan Pemerintah Daerah;

h. melaksanakan koordinasi dengan Instansi terkait.

Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;

5. Bidang Telematika, membawahkan a. Seksi Pengembangan Telematika

(1) Seksi Pengembangan Telematika mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pengembangan telematika.

(2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada Ayat (1), Seksi Pengembangan Telematika mempunyai fungsi :

43

a. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pengembangan telematika;

b. Pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data kegiatan pengembangan telematika.

(3) Rincian Tugas Seksi Pengembangan Telematika :

a. melaksanakan penyusunan program kerja

Seksi Pengembangan Telematika;

b. melaksanakan penyusunan bahan dan melaksanakan kebijakan teknis dan strategi pengembangan infrastruktur aplikasi, aplikasi dasar, aplikasi layanan kepemerintahan, aplikasi layanan publik, dan tata laksana dalam bidang e-Government di lintas Kabupaten/Kota sesuai dengan kebijakan nasional;

c. melaksanakan penyusunan bahan pengembangan e-Government, Sistem Informasi, perangkat lunak dan konten serta e-Business. d. melaksanakan pengembangan sistem keamanan informasi, aplikasi

dan infrastruktur jaringan;

e. melaksanakan pengendalian terhadap infrastruktur jaringan, perangkat lunak dan sistem informasi yang telah terbangun;

f. melaksanakan kebijakan strategi pengembangan aplikasi berbagai fungsi yang terkait dengan bidang e-business di Daerah;

g. melaksanakan bimbingan teknis, monitoring, evaluasi dan analisis sistem aplikasi berbagai fungsi yang terkait dengan bidang e-business di Daerah;

h. melaksanakan koordinasi pengelolaan dan pengembangan akses informasi di bidang e-Business;

i. menyusun bahan dan melaksanakan kebijakan dan strategi pengembangan serta koordinasi interoperabilitas sistem informasi,

44

sistem keamanan informasi dan transaksi elektronik, perangkat lunak, konten multimedia antar perangkat daerah;

j. melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan

k. melaksanakan bimbingan teknis dan analisis interoperabilitas sistem informasi, sistem keamanan informasi dan transaksi elektronik, perangkat lunak, konten multimedia antar perangkat daerah;

l. melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan seksi pengembangan telematika;

m. melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait.

n. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;

b. Seksi Penerapan telematika;

(1) Seksi Pengembangan Telematika mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pengembangan telematika.

(2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada Ayat (1), Seksi Pengembangan Telematika mempunyai fungsi : a. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi

pengembangan telematika;

b. Pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data kegiatan pengembangan telematika.

(3) Rincian Tugas Seksi Pengembangan Telematika :

a. melaksanakan penyusunan program kerja Seksi Pengembangan Telematika;

45

b. melaksanakan penyusunan bahan dan melaksanakan kebijakan teknis dan strategi pengembangan infrastruktur aplikasi, aplikasi dasar, aplikasi layanan kepemerintahan, aplikasi layanan publik, dan tata laksana dalam bidang e-Government di lintas Kabupaten/Kota sesuai dengan kebijakan nasional;

c. melaksanakan penyusunan bahan pengembangan e-Government, Sistem Informasi, perangkat lunak dan konten serta e-Business. d. melaksanakan pengembangan sistem keamanan informasi,

aplikasi dan infrastruktur jaringan;

e. melaksanakan pengendalian terhadap infrastruktur jaringan, perangkat lunak dan sistem informasi yang telah terbangun; f. melaksanakan kebijakan strategi pengembangan aplikasi berbagai

fungsi yang terkait dengan bidang e-business di Daerah;

g. melaksanakan bimbingan teknis, monitoring, evaluasi dan analisis sistem aplikasi berbagai fungsi yang terkait dengan bidang e-business di Daerah;

h. melaksanakan koordinasi pengelolaan dan pengembangan akses informasi di bidang e-Business;

i. menyusun bahan dan melaksanakan kebijakan dan strategi pengembangan serta koordinasi interoperabilitas sistem informasi, sistem keamanan informasi dan transaksi elektronik, perangkat lunak, konten multimedia antar perangkat daerah;

j. melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan

46

k. melaksanakan bimbingan teknis dan analisis interoperabilitas sistem informasi, sistem keamanan informasi dan transaksi elektronik, perangkat lunak, konten multimedia antar perangkat daerah;

l. melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan seksi pengembangan telematika;

m. melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait.

n. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;

c. Seksi Standarisasi dan Monitoring Evaluasi Telematika

(1) Seksi Standardisasi dan Monitoring Evaluasi Telematika mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi standardisasi dan monitoring evaluasi telematika. (2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada

Ayat (1), Seksi Standardisasi dan Monitoring Evaluasi Telematika mempunyai fungsi :

a. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi standardisasi dan monitoring evaluasi telematika;

b. Pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data kegiatan standardisasi dan monitoring evaluasi telematika

(3) Rincian Tugas Standardisasi dan Monitoring Evaluasi Telematika: a. melaksanakan penyusunan program kerja Seksi Standardisasi dan

Monitoring Evaluasi Telematika;

b. melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis standardisasi dan monitoring Evaluasi Telematika

47

c. melaksanakan pelayanan informasi standardisasi sistem informasi dan telematika bagi perangkat daerah dan publik;

d. melaksanakan koordinasi penerapan standar nasional Indonesia lingkup aplikasi telematika;

e. melaksanakan koordinasi pelaksanaan sertifikasi, akreditasi, registrasi produk dan jasa aplikasi telematika;

f. melaksanakan cross sertifikasi, kerjasama standardisasi dan audit aplikasi telematika;

g. melaksanakan pengembangan dan pemanfaatan sarana dan prasarana standardisasi, sertifikasi dan audit aplikasi telematika; h. melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan

pertimbangan pengambilan kebijakan

i. Melaksanakan pelaporan evaluasi kegiatan seksi standarisasi dan monitoring evaluasi telematika

j. melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait.

k. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

6. Bidang Pengolahan Data Elektronik, membawahkan: a. Seksi Kompilasi Data

(1) Seksi Kompilasi Data mempunyai tugas pokok mempunyai tugas pokok menyusun bahan kebijakan teknis dan fasilitasi kompilasi data.

(2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada Ayat (1) pasal ini, Seksi Kompilasi Data mempunyai fungsi :

48

a. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi kompilasi data;

b. Pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data kegiatan kompilasi data

(3) Rincian Tugas Seksi Kompilasi Data:

a. melaksanakan penyusunan program kerja Seksi Kompilasi Data; b. melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis kompilasi data; c. melaksanakan pengolaan data melalui aplikasi perangkat lunak dan

sistim informasi kompilasi

d. melaksanakan koordinasi dan konsultansi pengolahan data / informasi elektronik;

e. melaksanakan kerjasama dan kemitraan pengelolaan data / informasi elektronik;

f. melaksanakan pemeliharaan, pengamanan dan pengendalian data dan informasi dengan perangkat daerah;

g. melaksanakan fasilitasi kompilasi data;

h. melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan;

i. melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan seksi kompilasi data j. melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait.

k. Menyelenggarakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;

b. Seksi Integrasi Data

(1) Seksi Integrasi Data mempunyai tugas pokok melaksanakan menyusun bahan kebijakan teknis dan fasilitasi integrasi data.

49

(2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada Ayat (1), Seksi Integrasi Data mempunyai fungsi :

a. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi integrasi data;

b. Pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data kegiatan integrasi data;

(3) Rincian Tugas Seksi Integrasi Data:

a. melaksanakan penyusunan program kerja Seksi Integrasi Data; b. melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis Integrasi

Data;

c. melaksanakan koordinasi implementasi interoperabilitas e-Government skala provinsi;

d. melaksanakan pengelolaan data melalui aplikasi perangkat lunak dan sistem informasi;

e. melaksanakan menyusun bahan dan pengelolaan basis data terintegrasi;

f. melaksanakan pengelolaan interoperabilitas Website;

g. melaksanakan pengelolaan data dengan media aplikasi strategis; h. melaksanakan pengelolaan Web Hosting dan Colocation Server; i. melaksanakan pengolahan nama Sub Domain go.id;

j. melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan

k. melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan seksi integrasi data

50

m. melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;

c. Seksi Penyajian Data dan Informasi.

(1) Seksi Penyajian Data dan Informasi mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi data dan informasi.

(2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada Ayat (1), Seksi Penyajian Data dan Informasi mempunyai fungsi :

a. pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi data dan informasi;

b. pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data kegiatan data dan informasi

(3) Rincian Tugas Seksi Penyajian Data dan Informasi:

a. melaksanakan penyusunan program kerja Seksi Penyajian Data dan Informasi;

b. melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis pengkajian dan informasi data;

c. melaksanakan penyajian layanan data dan informasi; d. melaksanakan koordinasi pengelolaan internet publik;

e. melaksanakan penyajian layanan data dan informasi melalui help desk;

f. melaksanakan pengelolaan website www.jabarprov.go.id; g. melaksanakan fasilitasi penyajian data dan informasi;

h. melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan

51

i. melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan seksi penyajian data j. melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait.

k. melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

49

BAB IV

ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Saat ini proses Surat Dinas pada Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) masih menggunakan sistem pencatatan secara manual, sehingga sering kali tejadi kesalahan dalam pengarsipan dan rekap data. Karena pengolahan data Surat Dinas masih secara manual dapat menyulitkan pencarian data surat sehingga membutuhkan waktu yang lama.

Sistem Surat Dinas yang penulis diusulkan berbasis website dimana website tersebut dapat memberikan kemudahan dalam pengiriman dan penerimaaan data surat. Dengan sistem ini penyimpanan data surat dinas dapat tersusun rapi di dalam satu folder berdasarkan nomor dan tanggal surat. Rancangan website ini menggunakan bahasa pemrograman php & Mysql.

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan kegiatan pengumpulan informasi mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuan dari analisis dokumen adalah mengetahui dan memahami dokumen-dokumen apa saja yang terlibat dan mengalir dalam suatu sistem yang sedang berjalan. Dokumen yang digunakan pada sistem informasi Surat Dinas pada Dinas Komunikasi dan Informatika adalah sebagai berikut :

Dalam menjalankan kegiatan Surat Dinas, dokumen yang diolah terdiri dari :

1. Nama Dokumen : Surat Keluar

Fungsi : Memberikan informasi kepada instansi lain. Sumber : Dari Dinas Komunikasi dan Informatika Jumlah : Dua lembar

Item_Data : Nomor_Surat, Sifat, Lampiran, perihal, tanggal, tujuan, isi surat.

50

2. Nama Dokumen : Surat Masuk

Fungsi : Menerima informasi dari instansi lain.

Sumber : Dari Instansi lain.

Jumlah : Dua lembar

Item_Data : Nomor_Surat, Sifat, Lampiran, Perihal,Tanggal, tujuan

3. Nama Dokumen :Surat Nota Dinas

Fungsi :Memberikan informasi untuk pegawai internal Dinas Komunikasi dan Infomatika

Sumber : Bagian Kepala Seksi

Jumlah : Satu Lembar

Item_Data : Tujuan, Asal_Surat, nomor_surat, tanggal, perihal. 4. Nama Dokumen : Konsep Surat

Fungsi : Sebagai Konsep awal pembuatan surat keluar

Sumber : Kepala seksi

Jumlah : Dua Lembar

Item_Data : No_Surat, Perihal, isi_surat, tujuan.

4.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Analisis prosedur merupakan penjelasan dari semua proses atau prosedur yang terjadi di dalam sistem informasi yang berjalan.

Sebelum melakukan perancangan sistem, kita perlu melakukan analisis prosedur yang berjalan sehingga dapat mempermudah dalam melakukan suatu perancangan.

51

Prosedur Pembuatan Suat Dinas yang Berjalan

a. Kepala seksi membuat konsep surat, konsep surat yang sudah jadi diserahkan kepada kepala bidang.

b. Kepala bidang memeriksa konsep surat, jika konsep surat tidak sesuai maka konsep surat akan diserahkan kembali ke kepala seksi untuk di perbaiki, jika konsep surat sesuai maka konsep surat diterima.

c. Setelah kepala bidang menerima konsep surat, kepala bidang memeriksa kembali jenis surat, jika surat tersebut surat nota dinas maka surat tersebut diserahkan kepala dinas untuk diberikan kepada bagian sekretariat, jika surat tersebut surat keluar maka surat akan di tandatangani kepalan bidang dan kepala dinas.

d. Surat keluar yang telah di tanda tangani oleh kepala bidang dan kepala dinas diserahkan ke bagian tata usaha yang akan diperiksa menjadi surat masuk atau surat keluar.

e. Jika surat keluar maka bagian tata usaha akan mencatat nomor dan tanggal surat ke dalam buku arsip, setelah menuliskan nomor dan tanggal surat, surat dikirimkan kepada perusahaan lain. Jika surat masuk maka bagian tata usaha memberikannya kepada sekretaris untuk diberikan kepada bidang yang dituju.

f. Sekretaris memeriksa tujuan surat, jika tujuan surat ditujukan kepada kepala bidang maka sekretaris bisa langsung memberikan surat kepada kepala bidang, jika tujuan surat tidak tertera di dalam surat maka sekretaris meminta arahan kepada kepala dinas untuk memberikan disposisi.

52

4.1.2.2. Diagram Konteks

Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan secara keseluruhan, awal dan akhir dari data yang masuk serta keluar pada sistem tersebut. Gambaran umum dari sistem Surat Dinas pada Dinas Komunikasi dan Informatika dapat dilihat pada gambar 4.2

Surat Masuk Surat Nota Dinas Surat Keluar Surat Masuk

Surat Nota Dinas Surat Keluar Konsep Surat Konsep Surat

Konsep Surat Konsep Surat Surat Keluar Surat Keluar Surat Masuk Surat Masuk Surat Nota Dinas

Surat Nota Dinas

Gambar 4.2 Diagram Konteks

Pada diagram konteks Surat Dinas ini, sistem mendapatkan masukkan dari kepala seksi berupa konsep surat. Konsep surat digunakan untuk merancang surat keluar yang akan dikirimkan ke instansi lain. Jika konsep surat sudah di buat maka konsep surat diserahkan kepada kepala bidang.Kepala Bidang disini berperan sebagai pengolah surat dinas. Dinama sistem memberikan keluaran kepada kepala bidang berupa konsep surat, surat keluar,surat masuk dan surat nota dinas.

Kepala

Bidang Kepala seksi

Sisten

Informasi

Surat Dinas

53

4.1.2.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram Pembuatan Surat Dinas yang Berjalan.

Data Flow Diagram level 0

Konsep surat konsep surat

Konsep surat tidak valid

F.Konsep surat

Surat masuk

Surat masuk valid

F.Surat Masuk

Surat keluar

F.Surat Keluar

Surat nota dinas F.Surat nota dinas

Gambar 4.3

Data Flow Diagram Pembuatan Surat Dinas yang Berjalan.

Kepala

Bidang Proses 1 Kepala Seksi

pengolahan Surat dinas

Proses 2 pengolahan Surat dinas

Proses 3 pengolahan Surat dinas

Proses 4 pengolahan Surat dinas

54

Pada gambar DFD yang sedang berjalan di Dinas Komunikasi dan Informatika ini, kepala Seksi membuat konsep surat dan menginputkannya ke sistem, konsep surat yang dibuat jiak sudah disetujui oleh kepala bidang maka akan menjadi konsep surat, surat masuk,surat keluar dan surat nota dinas.

4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Berjalan

Dari permasalahan ini penulis berinisiatif untuk mengubah cara pembuatan, penerimaan dan pemberitahuan surat Dinas ini menjadi berbasis komputer yang didukung dengan software yang dirasakan lebih dapat membantu operasional pembuatan surat Dinas, Selain lebih efektif dan efisien juga dapat memudahkan dalam pencarian data serta penyimpanannya telah terjamin, dan surat Dinas pun dapat dibuat ,diterima dan diberitahukan kepada bagian tertentu dengan cepat dan akurat.

4.2. Usulan Perancangan Sistem

Dalam perancangan sistem informasi pengolahan data surat dinas berbasis website di Diskominfo ini penulis mengusulkan untuk perancangan sistem menggunakan bahasa pemrograman PHP menggunakan Macromedia Dreamweaver MX dan databese menggunakan Mysql dan PhpMyadmin untuk menunjang pembuatan program aplikasi berbasis website surat Dinas ini.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dari pembangunan/ perancangan sistem yang baru adalah untuk memperbaiki dari sistem yang ada dalam rangka mengatasi kendala dan permasalahan-permasalahan yang ada serta penumpukan lembaran surat-surat dinas baik itu Surat Keluar, Surat Masuk ataupun surat Nota Dinas .

55

4.2.2. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

Untuk perancangan prosedur, disini penulis mengusulkan mengunakan Flow Map, Diagram Kontek, Data Flow Diagram dan Kamus Data yang akan penulis gambarkan dan jelaskan di bawah ini.

4.2.2.1 Flow Map Prosedur Pembuatan Suat Dinas yang Diusulkan Prosedur Pembuatan Suat Dinas yang Diusulkan

a. Kepala seksi membuat konsep surat, konsep surat yang sudah jadi diserahkan kepada kepala bidang.

b. Kepala bidang memeriksa konsep surat, jika konsep surat tidak sesuai maka konsep surat akan diserahkan kemnali ke kepala seksi untuk di perbaiki, jika konsep surat sesuai maka konsep surat diterima.

c. Setelah kepala bidang menerima konsep surat, kepala bidang memeriksa kembali jenis surat, jika surat tersebut surat nota dinas maka surat tersebut diserahkan kepala dinas untuk diberikan kepada bagian sekretariat, jika surat tersebut surat keluar maka surat akan di tandatangani kepalan bidang dan kepala dinas.

d. Surat keluar yang telah di tanda tangani oleh kepala bidang dan kepala dinas diserahkan ke bagian tata usaha yang akan diperiksa menjadi surat masuk atau surat keluar.

e. Jika surat keluar maka bagian tata usaha akan menginputkan nomor dan tanggal surat ke dalam database, setelah menginputkan nomor dan tanggal surat, surat dikirimkan kepada perusahaan lain. Jika surat masuk maka bagian tata usaha menginputkan nomor dan tanggal surat ke dalam database juga dan memberikan surat masuk kepada sekretaris untuk diberikan kepada bidang yang dituju.

56

4.2.2.2. Diagram Kontek

Diagram Konteks Pembuatan Surat Dinas yang di Usulkan. Surat Masuk Surat Nota Dinas

Surat Keluar Surat Masuk Surat Nota Dinas Surat Keluar Konsep Surat Konsep Surat

Konsep Surat Konsep Surat Surat Keluar Surat Keluar Surat Masuk Surat Masuk Surat Nota Dinas

Surat Nota Dinas

Gambar 4.5

Diagram Konteks Pembuatan Surat Dinas yang di Usulkan.

Kepala

Bidang Kepala seksi

Sisten

Informasi

Surat Dinas

57

4.2.2.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram Pembuatan Surat Dinas yang Diusulkan.

Data Flow Diagram level 0

Konsep surat konsep surat

Konsep surat tidak valid

F.Konsep surat

Surat masuk

Surat masuk valid

F.Surat Masuk

Surat keluar

F.Surat Keluar

Surat nota dinas F.Surat nota dinas

Gambar 4.6

Data Flow Diagram Level 0 Pembuatan Surat Dinas yang Diusulkan.

Kepala

Bidang Proses 1 Kepala Seksi

pengolahan Surat dinas

Proses 2 pengolahan Surat dinas

Proses 3 pengolahan Surat dinas

Proses 4 pengolahan Surat dinas

58

Data Flow Diagram level 1

Konsep surat

F.konsep surat

Konsep surat

Konsep surat tidak valid

Konsep surat

Konsep surat valid

F.konsep surat valid Gambar 4.7

Data Flow Diagram level 1Pembuatan Surat Dinas yang Diusulkan.

Kepala Bidang

Kepala seksi Proses 1

membuat konsep surat

Proses 2 memeriksa konsep surat

Proses 3 menenda tangani surat

• Laporan rekap pajak

• Laporan uang pengobatan karyawan

• Laporan rekap total gaji karyawan perperiode • Laporan rekap total lembur karyawan perperiode • Laporan gaji yang ditransfer

• Laporan jurnal gaji

• Laporan rekapitulasi transport pegawai • Laporan gaji perdepartemen

Jika Arsip di Klik maka akan ngeLink ke Arsip , tampilannya sebagai berikut : PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT

DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA Jalan Tamansari No.55 Telepon (022) 2502898 Fax. (022) 2511505

Email :info@jabarprov.go.id BANDUNG - 40132 Sistem Informasi Pusat Arsip

Sistem Informasi Pusat Arsip (SIPA) merupakan suatu sistim aplikasi program yang digunakan untuk membantu pengelolaan dokumen-dokumen arsip inaktif dengan prosedur kearsipan.

Main Menu Home

HRD &PayRoll Sistem Penomoran & Pemberian Tgl Surat Arsip

News GuestBook

Scroll Roll LOGO

Dengan menggunakan sistem ini user akan dipermudah dalam menyusun laporan– laporan data pengelola dokumen-dokumen kearsipan inaktif.

Format Laporan

• Daftar pertelaan arsip simpan (DPA)

• Daftar pertelaan arsip usul musnah (DPUM) • Daftar pertelaan arsip musnah (DPAM) • Daftar arsip serah

• Cetak berita acara (BA) Pemusnahan • Cetak berita acara BA penyerahan Arsip • Peminjaman arsip

• Pengembalian arsip • Biaya penyimpanan • Kapasitas lokasi

Jika News di Klik maka akan ngeLink ke News tampilannya sebagai berikut : PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA Jalan Tamansari No.55 Telepon (022) 2502898 Fax. (022) 2511505

Email :info@jabarprov.go.id BANDUNG - 40132

Berisi Berita-Berita Terbaru Tentang Teknologi Informasi Main Menu

Home

HRD &PayRoll Sistem Penomoran & Pemberian Tgl Surat Arsip

News GuestBook

Scroll Roll LOGO

Jika News di Klik maka akan ngeLink ke News tampilannya sebagai berikut : PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA Jalan Tamansari No.55 Telepon (022) 2502898 Fax. (022) 2511505

Email :info@jabarprov.go.id BANDUNG - 40132

Berisi Berita-Berita Terbaru Tentang Teknologi Informasi Main Menu

Home

HRD &PayRoll Sistem Penomoran & Pemberian Tgl Surat Arsip

News GuestBook

Scroll Roll LOGO

Jika GuestBook di Klik maka akan ngeLink ke GuestBook tampilannya sebagai berikut :

PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA Jalan Tamansari No.55 Telepon (022) 2502898 Fax. (022) 2511505

Email :info@jabarprov.go.id BANDUNG - 40132 GuestBook

Title : Name : E-Mail :

Content :

Image : Verification : Main Menu

Home

HRD &PayRoll Sistem Penomoran & Pemberian Tgl Surat Arsip

News GuestBook

Scroll Roll LOGO

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan

Berdasarkan kajian-kajian dan penelitian yang dilakukan penyusun pada

saat kerja praktek mengenai Sistem Informasi Surat Dinas ,maka penyusun dapat

mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem Surat Dinas yang berjalan sudah bagus namun dalam proses

penyimpanan Surat masih menggunakan cara manual.

2. Belum adanya perangkat lunak (software) untuk mendukung pengolahan data

surat dinas.

5.2.Saran

Berdasarkan data-data yang telah diperoleh selama melaksanakan kerja

praktek, Penyusun dapat memberikan beberapa saran yang sifatnya membangun

sebagai berikut :

1. Untuk mempermudah proses Surat Dinas yang terdapat di Dinas Komunikasi

dan Informatika alangkah lebih baiknya menggunakan suatu sistem aplikasi

yang lebih baik dan mudah supaya bagian tata usaha dapat menyimpanan data

surat dinas ke dalam database.