LKP : Sistem Perekaman Data Aset di Bagian Pengelolaan dan Pengadaan Pemerintah Kabupaten Probolinggo.

Disusun Oleh :

Nama : NUR RAHMAD TAUFIK HIDAYAT

Nim : 10.41020.0025

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Komputer

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

x

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xiv

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah... 2

1.4 Tujuan... 2

1.5 Kontribusi ... 2

1.6 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II GAMBARAN UMUM BAGIAN PENGELOLAAN DAN PENGADAAN PEMERINTAH KABUPATEN PROBOLINGGO 2.1 Uraian Tentang Instansi ... 5

2.1.1 Visi dan Misi... 5

2.1.2 Organisasi dan Tata Kerja ... 6

2.1.3 Penduduk dan Mata Pencaharian ... 8

2.2 Bagian Pengelolaan dan Pengadaan... 9

xi

3.1 Sistem Informasi ... 14

3.1.1 Pengertian Sistem... 14

3.1.2 Karakteristik Sistem ... 15

3.1.3 Pengertian Informasi ... 16

3.1.4 Pengertian Sistem Informasi... 18

3.2 Data ... 19

3.2.1 Pengertian Data ... 19

3.2.2 Pengertian Pengolahan Data ... 20

3.2.3 Tahapan-Tahapan Pengolahan Data... 21

3.3 Basis Data (Database)... 22

3.3.1 Komponen Utama Sistem Basis Data ... 23

3.3.2 Tujuan dan Manfaat Basis Data ... 25

3.3.3 Struktur Basis Data... 28

3.3.4 Operasi Dasar Basis Data... 28

3.3.5 Penerapan Basis Data... 29

3.3.6 Kelemahan Basis Data ... 30

BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Identifikasi Masalah... 32

4.1.1 Arsip Pemerintah Kabupaten Probolinggo... 34

xii

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan ... 43

5.2 Saran ... 43

DAFTAR PUSTAKA ... 44

xiv

Gambar 3.1 Siklus Informasi ... 17

Gambar 3.2 Komponen Sistem Informasi... 18

Gambar 3.3 Sistem Basis Data... 28

Gambar 4.1 Flowchart Pembahasan... 33

Gambar 4.2 Arsip Pemerintah kabupaten Probolinggo ... 34

Gambar 4.3 Nomor SPM ... 35

Gambar 4.4 Data Yang Cocok Dengan Arsip ... 36

Gambar 4.5 Buka Aplikasi SIMDA BMD... 36

Gambar 4.6 Halaman Awal SIMDA BMD ... 37

Gambar 4.7 Login Autentikasi Sistem... 37

Gambar 4.8 Data Entry ... 37

Gambar 4.9 Tab 1... 38

Gambar 4.10 Tab 2... 38

Gambar 4.11 Tab 3... 38

Gambar 4.12 Unit Organisasi... 38

Gambar 4.13 Peralatan & Mesin (KIB B) ... 39

Gambar 4.14 Uraian Golongan Barang... 39

Gambar 4.15 Uraian Bidang Barang... 40

Gambar 4.16 Uraian Kelompok Barang... 40

Gambar 4.17 Uraian Sub Kelompok Barang ... 40

xv

1 1.1 Latar Belakang

Teknologi informasi di saat ini berkembang sangat pesat. Hal tersebut ditunjukkan dengan tidak hanya sistem komunikasi saja yang berkembang pesat melainkan juga sistem penyimpanan dan sistem pengelolaan data. Perkembangan sistem informasi diharapkan dapat mengefektifkan dan mengefisiensikan kinerja sumber daya manusia, sehingga waktu yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan bisa dipangkas daripada menggunakan sistem manual.

Seperti halnya pada saat teknologi informasi belum berkembang seperti sekarang ini, sumber daya manusia masih banyak disibukkan dengan kegiatan penyimpanan atau pengarsipan data secara manual. Contohnya, ketika suatu pekerja harus melakukan pencarian tentang inventaris apa saja yang dimiliki oleh institusinya, ia harus melakukan pencarian data secara manual yang biasanya terletak pada map-map penyimpanan berkas. Hal itu tentu membutuhkan waktu yang cukup lama sehingga tidak adanya keefisienan dan keefektifan dalam melakukan sebuah perkerjaan. Namun, hal tersebut sekarang berbanding terbalik dengan adanya teknologi yang semakin berkembang dengan pesat. Sekarang pekerja akan dimudahkan dengan adanya sebuah sistem penyimpanan baru, yaitu menggunakan sebuah sistem yang dinamakan Database atau Basis data.

Database merupakan kumpulan data yang disimpan secara otomatis dalam komputer yang dapat diolah menggunakan sebuah perangkat lunak untuk menghasilkan sebuah informasi. Dengan menggunakan sistem Database tersebut,

misalnya ketika seorang pekerja akan melakukan pencarian sebuah informasi, maka pekerja tersebut hanya tinggal mengetikkan apa yang diinginkan, maka sebuah informasi akan tampil. Sehingga keefisiensian dan keefektifan sebuah pekerjaan akan tercapai. Oleh karena itu pada bagian Pengelolaan dan Pengadaan Pemerintah Kabupaten Probolinggo telah menerapkan sistem ini sebagai media untuk pengarsipan barang-barang inventaris Pemerintah Kabupaten Probolinggo. 1.2 Perumusan Masalah

berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan perumusan masalah yaitu :

- Bagaimana sistem Database dapat diterapkan? 1.3 Batasan Masalah

Penelitian ini memiliki batasan masalah, yaitu :

Studi ini difokuskan untuk membahas kajian penerapan sistem Database di Pemerintah Kabupaten Probolinggo guna mengefisiensikan dan mengefektifkan kinerja pegawai.

1.4 Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai yaitu terwujudnya sebuah penerapan mengenai Database dalam proses pengarsipan inventaris dalam Pemerintah Kabupaten Probolinggo.

1.5 Kontribusi

Beberapa hal yang dapat diperoleh dari kegiatan kerja praktek di Pemerintah Kabupaten Probolinggo antara lain :

2. Memperdalam pengetahuan diri tentang Database dan penerapannya. 1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan kerja praktek digunakan untuk menjelaskan penulisan laporan per bab. Sistematika penulisan kerja praktek dapat dijelaskan pada alinea di bawah ini.

BAB I PENDAHULUAN

Menjelaskan latar belakang masalah, inti dari permasalahan yang disebutkan pada perumusan masalah. Pembatasan masalah yang menjelaskan tentang batasan-batasan dari sistem yang dibuat agar tidak menyimpang dari ketentuan yang ditetapkan. Tujuan dari kerja praktek adalah penerapan sistem Database, kemudian dilanjutkan dengan membuat sistematika penulisan laporan kerja praktek.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Menjelaskan tentang gambaran umum Pemerintah Kabupaten Probolinggo serta bagian Pengelolaan dan Pengadaan Pemerintah Kabupaten Probolinggo. Gambaran umum ini digunakan untuk menjelaskan kepada pembaca tentang sejarah dan struktur organisasi Pemerintah Kabupaten Probolinggo serta bagian Pengelolaan dan Pengadaan Pemerintah Kabupaten Probolinggo.

BAB III LANDASAN TEORI

Berisikan tentang landasan teori menjelaskan tentang teori-teori penunjang ini berisi tentang penjabaran yang akan di jadikan sebagai acuan analisa dan pemecahan permasalahan yang dibahas, sehingga memudahkan penulis dalam menyelesaikan masalah.

BAB IV PEMBAHASAN

Bagian ini memuat uraian tentang pembahasan laporan selama kerja praktek mengenai analisa sistem yang akan dibuat dan bagaimana merancangnya sehingga menjadi sebuah sistem.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Berisi kesimpulan serta saran sehubungan dengan adanya kemungkinan pengembangan sistem pada masa yang akan datang.

5 2.1 Uraian Tentang Instansi

Kabupaten Probolinggo merupakan salah satu Kabupaten di wilayah Jawa Timur yang memiliki luas wilayah 169.616,65 Ha atau + 1.696,17 Km2 dengan jumlah penduduk 1.092.036 jiwa (sensus penduduk 2008). Kabupaten Probolinggo ini berpusat di Kraksaan, yang membawahi 24 kecamatan, 5 kelurahan, serta 325 desa.

Dilihat dari geografisnya Kabupaten Probolinggo terletak di lereng pegunungan yang membujur dari barat ke timur, yaitu Gunung Semeru, Argopuro, Lamongan, dan Tengger. Selain itu terdapat gunung lainnya, yaitu Gunung Bromo, Widodaren, Gilap, Gambir, Jombang, Cemoro lawang, Malang, dan Batujajar. Dilihat dari ketinggian berada pada 0-2.500 m di atas permukaan air laut dengan temperatur rata-rata 27oC-30oC.

2.1.1 Visi dan Misi Visi :

Terwujudnya Kabupaten Probolinggo yang sejahtera, berkeadilan, mandiri, berwawasan lingkungan dan berakhlak mulia.

Misi :

1. Mewujudkan kesejahteraan masyarakat melalui peningkatan daya saing daerah, pertumbuhan ekonomi berbasis kerakyatan dan optimalisasi pengelolaan sumber daya yang berkelanjutan.

2. Mewujudkan masyarakat yang berakhlak mulia melalui peningkatan kualitas pelaksanaan otonomi daerah dalam penyelenggaraan kepemerintahan yang baik dan bersih.

2.1.2 Organisasi dan Tata Kerja

Untuk membantu kelancaran tugas-tugas kepala daerah telah ditetapkan organisasi dan tata kerja serta uraian kerja dan fungsinya berdasarkan peraturan daerah Kabupaten Probolinggo sebagai berikut :

A. Peraturan Daerah Kabupaten Probolinggo No.07 tahun 2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Staf Ahli Kabupaten Probolinggo serta uraian tugas dan fungsinya, yang terdiri dari :

- Sekretariat Daerah - Staf Ahli

- Asisten Tata Praja, meliputi : Bagian Pemerintahan, Bagian Hukum, serta Bagian Organisasi

- Asisten Ekonomi dan Pembangunan, meliputi : Bagian Penyusunan Program, Bagian Komunikasi dan Informatika, serta Bagian Kesejahteraan Rakyat

B. Peraturan Daerah Kabupaten Probolinggo No.08 tahun 2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Probolinggo serta uraian tugas dan fungsinya

C. Peraturan Daerah Kabupaten Probolinggo No.09 tahun 2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas-Dinas Kabupaten Probolinggo serta uraian tugas dan fungsinya, yang terdiri dari :

- Dinas Pendidikan - Dinas Kesehatan - Dinas Sosial

- Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi - Dinas Perhubungan

- Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil - Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga - Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya - Dinas Pekerjaan Umum Pengairan

- Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah - Dinas Perindustrian dan Perdagangan - Dinas Pertanian

- Dinas Perkebunan dan Kehutanan - Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan - Dinas Perikanan dan Kelautan

- Dinas Kebudayaan dan Pariwisata - Dinas Pengelolaan Keuangan Daerah

- Dinas Pendapatan Daerah

D. Peraturan Daerah Kabupaten Probolinggo No.10 tahun 2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Probolinggo serta uraian tugas dan fungsinya, yang terdiri dari :

- Badan Perencanaan Pembangunan Daerah

- Badan Kesatuan, Politik, dan Perlindungan Masyarakat - Badan Lingkungan Hidup

- Badan Ketahanan Pangan dan Pelaksana Penyuluhan Pertanian - Badan Pemberdayaan Masyarakat

- Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana - Kantor Arsip Daerah

- Kantor Perpustakaan Umum Daerah - Kantor Pemuda dan Olah Raga

- Kantor Penanaman Modal dan Perijinan

2.1.3 Penduduk dan Mata Pencaharian

Jumlah penduduk Kabupaten Probolinggo berdasarkan penghitungan BPS pada tahun 2008 sebanyak 1.092.036 jiwa terdiri dari laki-laki 523.652 jiwa dan perempuan 568.384 jiwa, dengan tingkat pertumbuhan penduduk sebesar 1,01%. Mayoritas masyarakatnya beragama Islam dengan prosentase sebesar 95,40%; Kristen atau Protestan sebanyak 1,46%; Katolik sebanyak 1.45%; Budha 0,08% sedangkan masyarakat yang beragama Hindu 1,5% yang tersebar di Kecamatan Sumber dan Sukapura. Dan berikut adalah prosentase mata pencaharian penduduk Kabupaten Probolinggo.

Gambar 2.1 Prosentase Mata Pencaharian Penduduk. (probolinggokab.go.id)

2.2 Bagian Pengelolaan dan Pengadaan 2.2.1 Kantor Sekretariat

Kantor Bagian Pengelolaan dan Pengadaan Sekretariat Daerah Kabupaten Probolinggo bertempat di Jl. Panglima Sudirman 131 Kraksaan – Probolinggo. Telp. (0335) 846666, 846667 ; Fax (0335) 846668.

Prosentase Mata Pencaharian Penduduk Petani

Buruh Tani

Nelayan

Petani Tambak

Pedagang / Pengusaha

Buruh Industri / Bangunan / Pertambangan

PNS / ABRI

Pengrajin

2.2.2 Struktur Organisasi

Tabel 2.1 Struktur Organisasi (probolinggokab.go.id)

2.2.3 Tugas Pokok dan Fungsi

Bagian pengelolaan dan pengadaan mempunyai tugas melaksanakan koordinasi dan menyiapkan bahan pembinaan dibidang perencanaan kebutuhan, pengadan dan distribusi serta inventarisasi aset.

Untuk melaksanakan tugas bagian pengelolaan dan pengadaan mempunyai fungsi :

a) Penyusunan program pengadaan barang daerah

b) Pelaksanaan program pengadaan barang daerah dan pengadaaan kendaraan bermotor serta tanah untuk dinas

c) Penyiapan pendistribusian barang daerah

d) Pelaksaan inventarisasi barang daerah, pemeliharaan serta penghapusan barang bergerak dan tidak bergerak

e) Pelaksaan perubahan status hukum barang daerah Ketua Bagian Dra. Lulu’atul Fuadah, M.M

Kasubag Perencanaan Kebutuhan Badrus Zubaidi, S.Pd.,M.Pd Kasubag Pengadaan Agus Sulistiyono, S.Sos Inventarisasi dan Penghapusan Sugeng Ari Wicaksono, S.T

f) Pelaksaan tugas lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi sesuai dengan tugas dan fungsinya

Bagian Pengelolaan dan Pengadaan membawahi beberapa sub bagian. Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang kepala sub bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Pengelolaan dan Pengadaan.

Berikut ini adalah masing-masing sub bagian beserta tugas dan fungsinya : a) Sub Bagian Perencanaan Kebutuhan

Sub Bagian Perencanaan Kebutuhan mempunyai tugas menganalisis informasi pasar, menyusun standard harga barang dan jasa serta membuat rencana kebutuhan barang berdasarkan evaluasi dan realisasi tahun lalu. Untuk melaksanakan tugas, Sub Bagian Perencanaan Kebutuhan mempunyai fungsi :

- Penganalisaan informasi pasar termasuk harga barang dan jasa sebagai bahan penetapan standard harga di lingkungan pemerintah daerah. - Penyusunan konsep standard harga barang dan jasa sebagai pedoman

dalam pelaksanaan pembelian barang dan jasa.

- Penganalisaan kebutuhan barang unit berdasarkan evaluasi dan realisasi tahun lalu dalam rangka penyusunan rencana kebutuhan barang daerah tahun yang akan datang.

- Pengevaluasian rencana kebutuhan barang dalam rangka penetapan plafond angaran kebutuhan barang daerah pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah.

- Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Pengelolaan dan Pengadaan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

b) Sub Bagian Pengadaan

Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas melaksanakan pengadaan barang dan jasa yang ditetapkan dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, membuat konsep, menilai mutu serta melakukan penyelengaraan tender barang dan jasa.

Untuk melaksanakan tugas Sub Bagian Pengadaan mempunyai fungsi : - Pelaksanaan pengadaan barang, tanah, kendaraan bermotor dan jasa

yang telah ditetapkan dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah. - Pengajuan konsep petunjuk teknis pengadaan barang dan jasa.

- Pembuatan rencana anggaran pengadaan barang dan jasa pada tahun anggaran yang akan datang.

- Pelaksanaan lelang barang dan jasa serta seleksi lelang dalam proses administrasi untuk penerbitan Surat Perintah Kerja (SPK) dan Berita Acara.

- Pengevaluasian terhadap penawaran harga dalam rangka penyelenggaraan tender.

- Pengawasan terhadap penerimaan dan pengeluaran barang.

- Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Pengelolaan dan Pengadaan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

c) Sub Bagian Inventarisasi dan Penghapusan

Sub Bagian Inventarisasi dan Penghapusan mempunyai tugas melaksanakan administrasi penerimaan dan pengeluaran barang serta mengatur penyimpanan dan menyiapkan penghapusan serta melakukan perawatan dan pemeliharaan.

Untuk melaksanakan tugas, Sub Bagian Inventarisasi dan Penghapusan mempunyai fungsi :

- Pengumpulan data dan bahan dalam rangka inventarisasi aset pemerintah daerah.

- Pelaksanaan sensus barang setiap lima tahun sekali.

- Pelaksanaan stok opname barang untuk mengetahui jumlah sisa barang persediaan dan pembukuannya.

- Pelaksaan evaluasi barang milik daerah dan masa berlakunya dalam rangka persiapan penghapusan.

- Pelaksanaan kode lokasi dan nomorisasi terhadap barang milik daerah. - Penyusunan laporan pelaksanaan, penyimpanan, pendistribusian,

pemeliharan serta perawatan barang.

- Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Pengelolaan dan Pengadaan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

14 3.1 Sistem Informasi

3.1.1 Pengertian Sistem

Menurut Fat pengertian sistem adalah sebagai berikut :“Sistem adalah suatu himpunan suatu “benda” nyata atau abstrak (a set of thing) yang terdiri dari bagian–bagian atau komponen-komponen yang saling berkaitan, berhubungan, berketergantungan, saling mendukung, yang secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan (Unity)untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif”.

Pengertian Sistem Menurut Indrajit (2001), mengemukakan bahwa sistem mengandung arti kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang dimiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya. Lalu menurut Jogianto (2005), mengemukakan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata adalah suatu objek nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.

Dengan demikian sistem merupakan kumpulan dari beberapa bagian yang memiliki keterkaitan dan saling bekerja sama serta membentuk suatu kesatuan untuk mencapai suatu tujuan dari sistem tersebut. Maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan dan sasaran dalam ruang lingkup yang sempit.

3.1.2 Karekteristik Sistem

Jogianto (2005), mengemukakan sistem mempunyai karekteristik atau sifat-sifat tertentu, yakni :

1. Komponen

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batasan sistem.

Batasan sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem.

Lingkungan luar (evinronment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat menguntungkan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan berupa energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung Sistem

Penghubung (interfance) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainya membentuk satu kesatuan.

3.1.3 Pengertian Informasi

Pengertian Informasi menurut Jogiyanto (1999), “Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan

keputusan”. Sedangkan menurut Kadir (2002), McFadden, dkk (1999)

mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Davis, 1991).

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Di dalam dunia

bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi.

Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf, angka, bentuk suara, sinyal, gambar, dsb.

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sabagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.

3.1.4 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan (Arbie, 2000).

Menurut O’Brien (2005), sistem informasi adalah suatu kombinasi teratur apapun dari people (orang), hardware (perangkat keras), software (piranti lunak), computer networks and data communications (jaringan komunikasi), dan Database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi.

Gambar 3.2 Komponen Sistem Informasi

Leitch Rosses (dalam Jugiyanto, 2005) mengemukakan sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolah transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem informasi dapat diartikan sebagai sebuah sistem yang terintegrasi secara optimal dan berbasis komputer yang dapat menghimpun dan menyajikan berbagai jenis data yang akurat untuk berbagai macam kebutuhan.

3.2 Data

3.2.1 Pengertian Data

Menurut Sutarman (2012), “Data adalah fakta dari sesuatu pernyataan yang berasal dari kenyataan, di mana pernyataan tersebut merupakan hasil pengukuran atau pengamatan. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf, simbol-simbol khusus, atau gabungan darinya”. Sedangkan menurut Kristanto (2004), data adalah sesuatu yang nyata, fakta mengenai objek yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian.

Dari pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa data adalah fakta dari sesuatu, kejadian, aktifitas dan transaksi yang dicatat, diklasifikasikan dan disimpan berupa angka, tulisan, gambar, suara ataupun tokoh namun belum diorganisasikan dalam bentuk yang dapat dimengerti.

Menurut Situmorang (2010), data bisa juga didefenisikan sekumpulan informasi atau nilai yang diperoleh dari pengamatan (observasi) suatu objek, data dapat berupa angka dan dapat pula merupakan lambing atau sifat, beberapa macam data antara lain:

- Data populasi dan data sampel. - Data observasi.

Pada dasarnya kegunaan data (setelah diolah dan dianalisis) ialah sebagai dasar yang objektif di dalam proses pembuatan keputusan-keputusan/kebijaksanaan-kebijaksanaan dalam rangka untuk memecahkan persoalan oleh pengambilan keputusan. Keputusan yang baik hanya bisa diperoleh dari pengambilan keputusan yang objektif, dan didasarkan atas data yang baik.

Data yang baik adalah data yang bisa dipercaya kebenarannya (reliable), tepat waktu mencakup ruang lingkup yang luas atau bisa memberikan gambaran tentang suatu masalah secara menyeluruh merupakan data relevan.

3.2.2 Pengertian Pengolahan Data

Menurut Kristanto (2004), pengolahan data adalah waktu yang digunakan untuk menggambarkan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan.

Dari pengertian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa pengolahan data adalah manipulasi dari data kedalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti berupa suatu informasi. Semakin banyaknya data dan kompleknya aktivitas pengolahan data dalam suatu organisasi baik itu organisasi besar maupun organisasi kecil maka metode pengolahan data yang tepat sangat dibutuhkan.

Salah satu metode untuk pengolahan data adalah dengan media pengolahan data yang menggunakan komputer. Metode pengolahan data seperti ini sangat di butuhkan oleh Pemerintah Kabupaten Probolinggo khususnya pada Bagian Pengelolaan dan Pengadaan.

3.2.3 Tahapan-Tahapan Pengolahan Data

Adapun tahapan-tahapan proses yang dilakukan dalam pengolahan data menurut Kristanto (2004), adalah :

a. Input Data

Input data meliputi : mencatat atau mengentrikan transaksi ke sebuah pengolahan data medium, melakukan pengkodean transaksi data ke dalam bentuk lain dan menyimpan data atau informasi untuk pengambilan keputusan.

b. Transformasi data yang terdiri dari: 1) Calculating

Merupakan operasi aritmatika terhadap data field yang dimasukkan. 2) Classifying data

Classifying data dikelompokkan ke dalam grup-grup tertentu seperti mengkategorikan data ke dalam suatu group berdasarkan karakteristik, kriteria dan keinginan.

3) Summarizing

Merupakan menjumlahkan atau mengakumulasikan data. c. Output

Merupakan proses menghasilkan output dari hasil pengolahan data kealat output seperti monitor dan printer sebagai informasi. Output data terdiri dari:

- Display Result

Display Result digunakan untuk menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai melalui monitor atau cetakan.

- Reproducing

Reproducing merupakan penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang membutuhkan.

- Telecummunicaitng

Telecommunicating merupakan penyimpanan data secara elektronik melalui saluran komunikasi.

3.3 Basis Data (Database)

Stephens dan Plew (2000), berpendapat bahwa Database adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Informasi adalah sesuatu yang kita gunakan sehari-hari untuk berbagai alasan. Dengan basis data, pengguna dapat menyimpan data secara terorganisasi. Setelah data disimpan, informasi harus mudah diambil. Kriteria dapat digunakan untuk mengambil informasi. Cara data disimpan dalam basis data menentukan seberapa mudah mencari informasi berdasarkan banyak kriteria. Data pun harus mudah ditambahkan ke dalam basis data, dimodifikasi, dan dihapus.

Ramakrishnan dan Gehrke (2003), menyatakan basis data sebagai kumpulan data, umumnya mendeskripsikan aktivitas satu organisasi atau lebih yang berhubungan. Sedangkan menurut Connolly dan Begg (2010), Database adalah sekumpulan data tersebar yang berhubungan secara logis, dan penjelasan

dari data ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi.

Istilah basis data banyak menimbulkan interpretasi yang berbeda menurut Chou dalam Kadir (1999), mendefinisikan basis data sebagai kumpulan informasi bermanfaat yang diorganisasikan ke dalam tata cara yang khusus. Menurut Date, sistem basis data pada dasarnya adalah sistem terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara dan membuat informasi tersebut tersedia saat dibutuhkan (Kadir, 1999).

Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa basis data adalah sistem berkas terpadu yang dirancang untuk memelihara informasi, meminimalkan pengulangan data dan dapat membuat informasi tersebut tersedia setiap saat dibutuhkan. Dimana terdapat sekumpulan data yang saling berhubungan dan terorganisir yang disimpan berdasarkan skema dengan memusatkan data dan mengontrol data redundant untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi.

3.3.1 Komponen Utama Sistem Basis Data (Database)

Berikut ini adalah 6 komponen penyusun Sistem Basis Data : 1. Perangkat Keras

Biasanya berupa perangkat computer standar, media penyimpan sekunder on-line (Harddisk) dan off-line (Backup data) serta perangkat komunikasi untuk sistem jaringan. Komponen inilah yang melakukan pemrosesan dan juga untuk menyimpan basis data.

2. Sistem Operasi

Merupakan program yang mengaktifkan atau memfungsikan sistem komputer, mengendalikan seluruh sumber daya dalam computer dan melakukan operasi – operasi dasar dalam komputer. Contoh sistem operasi:

Ms- Dos (3.0, ...6.x), Ms-Windows (3.x, 9.x, Me, NT, 2000, Xp), Unix, Linux.

3. Basis Data

Setiap basis data berisi sejumlah objek basis data (file, tabel, dll) dan juga mengandung atau menyimpan definisi struktur.

4. Sistem Pengelola Basis Data (DBMS)

Pengelolaan basis data secara fisik ditangani oleh sebuah perangkat lunak (sistem) yang khusus (DBMS) yang akan menentukan bagaimana data diorganisasi, disimpan, diubah dan diambil kembali disamping itu juga menerapkan mekanisme pengamanan data, pemakaian data secara bersama, keakuratan dan konsistensi data, dsb. Contoh DBMS :

Foxbase, dBase III+, dBase IV, Ms Access, Borland Paradox, Oracle, sybase, dsb.

5. Pemakai (Programmer, User Mahir, User Umum, User Khusus)

Pemakai dalam basis data dibedakan berdasarkan cara mereka berinteraksi terhadap sistem.

a. Programmer

Pemakai berinteraksi dengan basis data melalui Data Manipulation Language (DML) yang disertakan dalam program yang ditulis dengan dalam bahasa pemrograman Induk. Contoh : C, pascal, cobol, dll b. Pemakai Mahir (Casual User)

Berinteraksi dengan sistem tanpa menulis modul program dan hanya menggunakan query dengan query yang telah disediakan.

c. User Umum (End User / Naive User)

Berinteraksi dengan sistem basis data melalui pemanggilan suatu aplikasi permanen yang telah diprogram atau ditulis sebelumnya. d. User Khusus (Specialized User)

Berinteraksi dengan menulis program basis data non konvensional untuk keperluan khusus. Contoh : Sisem Pakar, pengolahan citra, dll. 6. Aplikasi Lain

Ini bersifat opsional artinya sangat relatif tergantung pada kebutuhan kita.

3.3.2 Tujuan dan Manfaat Basis Data (Database)

Tujuan utama dalam pengolahan data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat memperoleh data yang kita cari dengan mudah dan cepat (Fathansyah,1999). Pemanfaatan basis data dilakukan dengan tujuan yaitu:

1. Kecepatan dan kemudahan (Speed)

Pemanfaatan Database memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan perubahan (manipulasi) dan menampilkan kembali data

tersebut dengan cepat dan mudah, dari pada kita menyimpan data secara manual.

2. Efisien ruang penyimpanan (Space)

Dengan Database penggunaan ruang penyimpanan data dapat dilakukan karena kita dapat melakukan penekanan jumlah pengulangan data dengan menerapkan sejumlah pengkodean.

3. Keakuratan (Acuracy)

Pemanfatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data dengan penerapan aturan atau batasan tipe data dapat diterapkan dalam Database yang berguna untuk menentukan ketidak akuratan pemasukan atau penyimpanan.

4. Keamanan (Security)

Dalam sejumlah sistem (apilkasi) pengelolah Database tidak menerapkan aspek keamanan dalam penggunaan Database. Tetapi untuk sistem yang besar dan serius, aspek keamanan juga dapat diterapkan. Dengan begitu kita dapat menentukan siapa yang boleh menggunakan Database dan menentukan jenis operasi-operasi apa saja yang boleh dilakukan.

5. Terpeliharanya keselarasan data (Consitant)

Apabila ada perubahan data pada aplikasi yang berbeda maka secara otomatis perubahan itu berlaku untuk keseluruhan

6. Data dapat dipakai secara bersama (Shared)

Data dapat dipakai secara bersama-sama oleh beberapa program aplikasi (secara batch maupun on-line) pada saat bersamaan.

7. Dapat diterapkan standarisasi (standardization)

Dengan adanya pengontrolan yang terpusat maka DBA dapat menerapkan standarisasi data yang disimpan sehingga memudahkan pemakaian, pengiriman maupun pertukaran data.

8. Pemusatan kontrol data

karena cukup dengan satu basis data untuk banyak keperluan, pengontrolan terhadap data juga cukup dilakuan di satu tempat saja. Jika ada perubahan data alamat mahasiswa misalnya, maka tidak perlu kita meng-update semua data dimasing-masing bagian tetapi cukup hanya disatu basis data.

9. Kebebasan data (Data Independence)

Jika sebuah program telah selesai dibuat, dan ternyata ada perubahan isi/struktur data. Maka dengan basis data, perubahan ini hanya perlu dilakukan pada level DBMS tanpa harus membongkar kembali program aplikasinya.

10. User view

Basis data penyediaan pandangan yang berbeda-beda untuk tiap-tiap pengguna. Misalnya kita memiliki data-data dari perusahaan yang bergerak dibidang retail. Data yang ada berupa data barang, penjualan, dan pembelian. Ada beberapa jenis pengguna yang memerlukan informasi terkait dengan data perusahaan tresebut. Mereka adalah pelanggan, kasir, bagian gudang, bagian akutansi dan manajer. Tidak semua data boleh diakses oleh semua pengguna. Misalnya kasir dia hanya boleh berhak

melihat informasi nama barang dan harga jualnya. Sementara itu dia berhak untuk memasukan data penjualan. Berbeda dengan pelanggan yang hanya melihat data keberadaan barang dan harga jual tetapi tidak berhak memasukan atau merubah data. Sementara itu bagian akutansi berhak melihat keuntungan dari tiap-tiap barang untuk menganalisa data akutansinya. Basis data mampu memberikan layanan organisasi seperti ini.

3.3.3 Struktur Basis Data (Database)

Telah diketahui bahwa secara fisik data dalam bentuk kumpulan bit dan direkam dengan basis track didalam media penyimpan eksternal. Dalam prakteknya, untuk kemudahan dalam mengakses data, data disusun dalam suatu struktur logis yang menjelaskan bahwa :

a) Kumpulan tabel menyusun basis data, b) Tabel tersusun atas sejumlah record,

c) Sebuah record mengandung sejumlah field, dan d) Sebuah field disimpan dalam bentuk kumpulan bit.

3.3.4 Operasi Dasar Basis Data (Database)

Sebelum mengenal beberapa operasi dasar yang sering digunakan dalam pengolahan Database, ada baiknya diketahui terlebih dahulu komponen dasar yang harus ada dalam pengolahan Database. Salah satu komponen dasar yang harus ada dalam pengolahan Database adalah table. Table merupakan tempat untuk menyimpan data. Apabila Database itu diasumsikan sebagai lemari arsip yang didalamnya terdapat map-map arsip, maka map-map arsip tersebut dapat diasumsikan sebagai tablenya. Berikut adalah operasi dasar yang sering digunakan dalam pengolahan Database.

1) Create database digunakan untuk membuat Database, diasumsikan sebagai pembuatan lemari arsip baru.

2) Delete database digunakan untuk menghapus Database, diasumsikan sebagai penghancuran lemari arsip.

3) Create table digunakan untuk membuat tabel baru dalam Database, diasumsikan sebagai penambahan map arsip ke dalam lemari arsip.

4) Drop table digunakan untuk menghapus table dalam Database, diasumsikan sebagai pengrusakan salah satu map arsip yang ada di dalam lemari arsip.

5) Insert table digunakan untuk menyisipkan tabel ke dalam Database, diasumsikan sebagai penambahan lembar arsip ke dalam map arsip.

3.3.5 Penerapan Basis Data (Database)

Hampir semua perusahaan, organisasi, dan instansi menerapkan database dalam pekerjaannya. Adapun contoh dari penerapan database adalah sebagai berikut.

- Inventory (pergudangan), digunakan untuk proses penerimaan barang, penyimpanan barang, dan pengeluaran barang.

- Pendidikan, digunakan untuk mengelola data siswa, penjadwalan kegiatan belajar mengajar, mengelola data guru dan lain sebagainya.

- Rumah sakit, digunakan untuk mengelola data sejarah pengobatan pasien, pembayaran perawatan rawat inap, dan lain lain.

- Perbankan, digunakan untuk pengelolaan data nasabah/data tabungan/pinjaman, pembuatan laporan-laporan akuntansi-akuntansi, pelayanan informasi pada nasabah/calon nasabah.

- Asuransi, digunakan untuk pengelolaan data nasabah/data pembayaran premi dan pemrosesan pengajuan klaim asuransi.

- Industri manufaktur, digunakan untuk membantu pengelolaan pesanan barang, mengelola data karyawan.

- Telekomunikasi, digunakan untuk melakukan pengelolaan data administrasi kabel/data pelanggan, menangani gangguan dan lain-lain.

3.3.6 Kelemahan Basis Data (Database)

Kelemahan dari Sistem Basis Data antara lain : 1. Lebih Mahal

Sistem basis data membutuhkan sumber daya yang tinggi, terlebih untuk melakukan perawatan secara berkala.

2. Proses back up cukup memakan waktu.

basis data mencakup banyak file, sehingga jika dilakukan back up akan menghabiskan waktu.

3. Bila ada akses yang tidak benar, kerusakan dapat terjadi

Kesalahan dalam mengakses bisa menyebabkan berbagai masalah, terutama oleh sembarang pengguna.

4. Sistem lebih rumit, sehingga memerlukan tenaga ahli

Sistem basis data sangat kompleks, tidak sembarang orang bisa menanganinya. Terutama dengan berbagai macam resiko, sehingga hanya orang ahli yang hanya bisa menanganinya.

32 4.1 Identifikasi Masalah

Seiring dengan bertambahnya zaman, sistem penyimpanan data-pun juga ikut berkembang. Sistem penyimpanan data yang saat ini banyak digunakan oleh suatu organisasi atau instansi adalah Basis data (Database). Hal tersebut disebabkan karena dengan menggunakan sistem tersebut, kita dapat meminimalkan adanya pengulangan data dan data tersebut dapat tersedia setiap saat ketika dibutuhkan.

Salah satu instansi yang telah menerapkan sistem tersebut (Basis data) yaitu pada Bagian Pengelolaan dan Pengadaan Pemerintah Kabupaten Probolinggo. Dengan sistem yang telah diterapkan tersebut, kinerja para pekerja-pun terbilang semakin efisien. Dimana waktu yang digunakan semakin cepat, juga pekerjaan semakin mudah dikarenakan pekerja tidak direpotkan dalam pencarian data pada berkas-berkas asli seperti sebelum adanya sitem Basis Data (Database).

Dalam tahap pembahasan ini adalah menunjukkan hasil kerja dari studi yang dilakukan di Pemerintah Kabupaten Probolinggo yaitu pada Bagian Pengelolaan dan Pengadaan. Dalam kasus ini hal yang dilakukan adalah mengumpulkan berkas-berkas yang dimiliki oleh Bagian Pengelolaan dan Pengadaan kemudian mencocokkan data tersebut ke dalam data yang telah ada pada Microsoft Excel, jika data tersebut sudah benar maka langkah selanjuntnya adalah memasukkan data tersebut ke dalam sistem Database.

Gambar 4.1 Flowchart Pembahasan.

Gambar 4.1 adalah gambaran keseluruhan pembahasan pada Bab IV. Dimana dalam bab ini membahas mengenai salah satu pekerjaan yang dilakukan di Pemerintah Kabupaten Probolinggo yaitu pada bagian Pengelolaan dan Pengadaan. Berikut adalah penjelasannya :

1. Identifikasi masalah, membahas masalah yang terjadi sehingga dari masalah tersebut diperoleh sebuah solusi untuk diselesaikan. Pada studi literatur ini masalah yang timbul adalah jumlah berkas atau arsip yang sangat banyak untuk dicari. Untuk lebih jelasnya akan dibahas pada sub bab 4.1.

START

Identifikasi Masalah Berdasarkan data

pada arsip

Pembahasan Bentuk Aplikasi SIMDA BMD

Hasil

2. Pembahasan, membahas mengenai solusi untuk menyelesaikan masalah. Yaitu dengan mengkaji teknologi dari sistem Basis Data (Database) beserta penerapannya. Untuk lebih jelasnya akan dibahas pada sub bab 4.2.

3. Metode yang digunakan, adalah langkah yang akan digunakan untuk melakukan kajian sehingga Basis data (Database) dapat diterapkan. Untuk lebih jelasnya akan dibahas pada sub bab 4.3.

4. Hasil, yaitu berupa pekerjaan yang telah dilakukan selaku Mahasiswa yang melakukan kerja praktek selama 1 (satu) bulan, berupa hasil dari penggunaan teknologi dari sistem Basis data (Database) berupa print screen data. Untuk lebih jelasnya akan dibahas pada sub bab 4.3.1.

4.1.1 Arsip Pemerintah Kabupaten Probolinggo

Gambar 4.2 Arsip Pemerintah Kabupaten Probolinggo. (http://ardakabprobolinggo.blogspot.com)

Gambar 4.2 menggambarkan arsip Pemerintah Kabupaten Probolinggo yang sangat banyak tersimpan dalam rak-rak. Banyaknya berkas yang tersimpan begitu saja sangatlah mengganggu efisiensi kerja ketika dilakukan pencarian sebuah data. Tentu saja sangat membutuhkan waktu yang cukup lama. Sehingga akhirnya Pemerintah Kabupaten Probolinggo khususnya pada bagian Pengelolaan dan Pengadaan mempunyai trobosan untuk memanfaatkan teknologi Basis data

(Database) yang telah banyak diterapkan dalam instansi-instansi pemerintahan ataupun perusahaan-perusahaan besar.

4.2 Pembahasan

4.2.1 Pencocokan Data Ms.Excel Dengan Data Arsip

Dalam tahap ini, langkah pertama yang harus dilakukan adalah mencetak data pada Ms.Excel guna mengetahui nomor SPM. Yang kemudian akan digunakan oleh petugas untuk mencari pada rak berkas.

Gambar 4.3 Nomor SPM

Setelah berkas-berkas menurut nomor SPM tersebut diterima, maka langkah selanjutnya adalah mencocokkan uraian-uraian yang terdapat dalam Ms.Excel dengan uraian pada berkas. Langkah-langkah tersebut diulangi hingga kebutuhan pada data yang terakhir.

Kemudian akan muncul halaman awal SIMDA BMD, seperti di bawah ini:

Gambar 4.6 halaman awal SIMDA BMD

2. Masukkan user ID dan password serta tahun anggaran sesuai dengan kebutuhan, dan setelah selesai kemudian klik login,

Gambar 4.7 Login Autentikasi Sistem

3. Sebagai sampel data yang diinputkan adalah pembelian kendaraan bermotor roda dua merk suzuki smash, warna biru hitam tahun pembuatan 2006, dengan nomor SPM-3555 / B T/2006. Kemudian langkah yang harus dikerjakan setelah berhasil login adalah klik data entry, lalu sorot penatausahaan dan pilih peralatan dan mesin.

4. Setelah langkah ketiga dilakukan, maka akan muncul sebagai berikut, lalu double click setiap tab yang muncul, hingga muncul seperti gambar 4.11.

Gambar 4.9 Tab 1

Gambar 4.10 Tab 2

Gambar 4.11 Tab 3

5. Langkah selanjutnya yaitu klik Peralatan & Mesin (KIB B) pada Unit Organisasi, dan akan muncul tampilan berikut,

Gambar 4.13 Peralatan & Mesin (KIB B)

Untuk menambah data pada Database, klik tambah. Lalu sorot dan klik Kode Pemilik dan pilih Pemerintah Kabupaten/Kota. Dan untuk Kode Aset klik gambar lingkaran warna hijau yang terdapat disebelah kanan kolom tersebut.

6. Setelah di klik gambar lingkaran warna hijau maka akan muncul tab seperti berikut. Untuk mengisinya ikuti langkah-langkah sebagai berikut,

Gambar 4.14 Uraian Golongan Barang

Double click Peralatan dan Mesin, lalu akan terdapat tampilan sebagai berikut,

Gambar 4.15 Uraian Bidang Barang

Karena sebagai sampel menggunakan pembelian kendaraan roda dua, maka pada tab ini dipilih Alat-Alat Angkutan, dan akan tampil tab berikut,

Gambar 4.16 Uraian Kelompok Barang

Setelah itu dipilih Alat Angkutan Darat Bermotor, dan akan tampil tab berikut,

Gambar 4.17 Uraian Sub Kelompok Barang

Lalu pilih Kendaraan Bermotor Beroda Dua, dan akan muncul tampilan sebagai berikut,

Gambar 4.18 Uraian Jenis Barang

Dan terakhir pilih Sepeda Motor. Dan Kode Aset akan muncul seperti gambar di bawah ini.

Gambar 4.19 Hasil Kode Aset

7. Setelah Kode Aset terisi seperti terlihat pada gambar 4.19 maka lanjutkan dengan mengisi kolom lainnya sesuai dengan data sampel. Seperti terlihat pada gambar di bawah ini.

Kemudian, untuk memasukkan data tersebut ke Database maka klik simpan. Langkah ini merupakan langkah terakhir dalam proses penginputan data. Sekarang data sampel telah tersimpan pada Database. 4.3 Hasil

Untuk melakukan pencarian data sampel yang telah dimasukkan, ketikkan kata kunci pada bagian Cari Aset yang terdapat di bagian bawah halaman. Seperti terlihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 4.21 Pencarian data

Kemudian akan keluar data sesuai yang dicari sebagaimana terlihat pada gambar 4.22

43 5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diperoleh selama kerja praktek di Pemerintah Kabupaten Probolinggo Bagian Pengelolaan dan Pengadaan, adalah :

1. Dengan menggunakan teknologi dari aplikasi SIMDA BMD yang mana berbasis Database sangat bermanfaat karena sangat mudah dalam pencarian data hanya dengan menuliskan kata kunci data yang akan dicari dalam aplikasi tersebut.

2. Para pegawai/pekerja semakin dimudahkan dalam pencarian data, sehingga pekerjaan semakin efisien dan tidak membutuhkan waktu yang lama.

5.2 Saran

Diharapkan implementasi Database, tidak hanya diterapkan di Pemerintah Kabupaten Probolinggo, namun bisa merambah ke semua Instansi-instansi Pemerintahan yang lain baik Kota maupun Kabupaten.

44

Indrajit, 2001, Analisis dan Perancangan Sistem Berorientasi Object, Bandung, Informatika

Jogianto HM, 2005, Sistem Teknologi Informasi, Andi, Yogyakarta

Robert G Murdick, dkk, Sistem Informasi Untuk Manajemen Modern, Jakarta : Erlangga, 1991

http://basisdata121v.blogspot.com/2008/12/definisi-sistem-basis-data_19.html , (diakses pada 08 Juni 2014)

http://ekasugianti.blogspot.com/2011/04/data-base-basis-data-dalam-psikologi.html (diunduh pada 10 Juni 2014)

http://id.shvoong.com/social-sciences/communication-media-studies/2068236-pengertian-database-menurut-para-ahli/#ixzz1InhJU4hg (diunduh pada 08 Juni 2014)

http://mhs.stiki.ac.id (diunduh pada 08 Juni 2014)

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/19777/3/Chapter%20II.pdf (diunduh pada 10 Juni 2014)

http://www.scribd.com/doc/30914906/Pengertian-Database (diunduh pada 10 Juni 2014)

5. Langkah selanjutnya yaitu klik Peralatan & Mesin (KIB B) pada Unit Organisasi, dan akan muncul tampilan berikut,

Gambar 4.13 Peralatan & Mesin (KIB B)

Untuk menambah data pada Database, klik tambah. Lalu sorot dan klik Kode Pemilik dan pilih Pemerintah Kabupaten/Kota. Dan untuk Kode Aset klik gambar lingkaran warna hijau yang terdapat disebelah kanan kolom tersebut.

6. Setelah di klik gambar lingkaran warna hijau maka akan muncul tab seperti berikut. Untuk mengisinya ikuti langkah-langkah sebagai berikut,

Gambar 4.14 Uraian Golongan Barang

Double click Peralatan dan Mesin, lalu akan terdapat tampilan sebagai berikut,

40

Gambar 4.15 Uraian Bidang Barang

Karena sebagai sampel menggunakan pembelian kendaraan roda dua, maka pada tab ini dipilih Alat-Alat Angkutan, dan akan tampil tab berikut,

Gambar 4.16 Uraian Kelompok Barang

Setelah itu dipilih Alat Angkutan Darat Bermotor, dan akan tampil tab berikut,

Gambar 4.17 Uraian Sub Kelompok Barang

Lalu pilih Kendaraan Bermotor Beroda Dua, dan akan muncul tampilan sebagai berikut,

Gambar 4.18 Uraian Jenis Barang

Dan terakhir pilih Sepeda Motor. Dan Kode Aset akan muncul seperti gambar di bawah ini.

Gambar 4.19 Hasil Kode Aset

7. Setelah Kode Aset terisi seperti terlihat pada gambar 4.19 maka lanjutkan dengan mengisi kolom lainnya sesuai dengan data sampel. Seperti terlihat pada gambar di bawah ini.

42

Kemudian, untuk memasukkan data tersebut ke Database maka klik simpan. Langkah ini merupakan langkah terakhir dalam proses penginputan data. Sekarang data sampel telah tersimpan pada Database.

4.3 Hasil

Untuk melakukan pencarian data sampel yang telah dimasukkan, ketikkan kata kunci pada bagian Cari Aset yang terdapat di bagian bawah halaman. Seperti terlihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 4.21 Pencarian data

Kemudian akan keluar data sesuai yang dicari sebagaimana terlihat pada gambar 4.22

43

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diperoleh selama kerja praktek di Pemerintah Kabupaten Probolinggo Bagian Pengelolaan dan Pengadaan, adalah :

1. Dengan menggunakan teknologi dari aplikasi SIMDA BMD yang mana berbasis Database sangat bermanfaat karena sangat mudah dalam pencarian data hanya dengan menuliskan kata kunci data yang akan dicari dalam aplikasi tersebut.

2. Para pegawai/pekerja semakin dimudahkan dalam pencarian data, sehingga pekerjaan semakin efisien dan tidak membutuhkan waktu yang lama.

5.2 Saran

Diharapkan implementasi Database, tidak hanya diterapkan di Pemerintah Kabupaten Probolinggo, namun bisa merambah ke semua Instansi-instansi Pemerintahan yang lain baik Kota maupun Kabupaten.

44

DAFTAR PUSTAKA

Fathansyah, Ir, 2002, Basis Data, Informatika, Bandung

Indrajit, 2001, Analisis dan Perancangan Sistem Berorientasi Object, Bandung, Informatika

Jogianto HM, 2005, Sistem Teknologi Informasi, Andi, Yogyakarta

Robert G Murdick, dkk, Sistem Informasi Untuk Manajemen Modern, Jakarta : Erlangga, 1991

http://basisdata121v.blogspot.com/2008/12/definisi-sistem-basis-data_19.html , (diakses pada 08 Juni 2014)

http://ekasugianti.blogspot.com/2011/04/data-base-basis-data-dalam-psikologi.html (diunduh pada 10 Juni 2014)

http://id.shvoong.com/social-sciences/communication-media-studies/2068236-pengertian-database-menurut-para-ahli/#ixzz1InhJU4hg (diunduh pada 08 Juni 2014)

http://mhs.stiki.ac.id (diunduh pada 08 Juni 2014)

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/19777/3/Chapter%20II.pdf (diunduh pada 10 Juni 2014)

http://www.scribd.com/doc/30914906/Pengertian-Database (diunduh pada 10 Juni 2014)