TA : Rancang Bangun Program Administrasi Kesiswaan di SMU Negeri 6 Surabaya.

Kemajuan teknologi pada saat ini telah berkembang dengan cepatnya khususnya pada bidang komunikasi. Bersamaan dengan itu pada saat ini kebutuhan akan informasi semakin meningkat pula. Sebagai wadah pendidikan yang cukup maju, SMUN 6 yang berlokasi di JL. Pemuda 11 Surabaya, memiliki banyak kegiatan-kegiatan dan aktifitas-aktifitas yang kesemuanya memerlukan pengolahan data yang dapat menghasilkan informasi-informasi yang benar-benar tepat, akurat, jelas dan tersaji dengan cepat.

Permasalahan yang ada pada saat ini yaitu masih berlakunya sistem yang masih manual pada pengolahan data akademik siswa. Sehingga seringkali terjadi keterlambatan-keterlambatan dalam penyelesaian pengolahan datanya. Penggunaan komputer sebagai sarana pembantu, sebenarnya suadah mulai digunakan tetapi hanya sebatas dalam hal pembuatan laporan saja. Berkaitan dengan itu tentunya akan sangat bermanfaat apabila ada sistem yang dapat yang dapat mengintegrasikan data-data yang ada sehingga permasalahan di atas dapat terselesaikan.

Tujuan dari pembuatan tugas akhir ini yaitu untuk memberikan kemudahan-kemudahan kepada user dalam membantu menyelesaikan tugas-tugasnya terutama di bidang administrasi, dengan pemanfaatan suatu program aplikasi yaitu DELPHI 3.0.

Halaman

ABSTRAKSI ……….…………...……….…..iii

KATA PENGANTAR …………..……….………...…...iv

DAFTAR ISI ………..….vi

DAFTAR GAMBAR ……….………...……..…ix

DAFTAR LAMPIRAN ………...……xi

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ………..……….……….1

1.2. Identifikasi Masalah ………..……….……2

1.3. Ruang Ringkup Permasalahan ……...………3

1.4. Tujuan ………..……….……….3

1.5. Metodelogi Penelitian ……….………..……….3

BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Sistem ………...…….………….5

2.2. Informasi ………...……….5

2.3. Sistem Informasi ……….………..….………5

2.4. Peranan Sistem Informasi ……….……...……..8

2.5. Sistem Informasi Organisasi Pendidikan ………….………...…...8

2.6. Administrasi Kesiswaan ……….………..……….9

2.7. Sistem Informasi Administrasi ………...………...……9

2.10. Sistem Informasi Bimbingan Konseling …………..…...……….11

2.11. Pengolahan Data Siswa ………11

2.12. Program Pengajaran dan Jadwal Pelajaran ………...……...……12

2.13. Pengolahan Nilai ………..………...….15

2.14. Data Base ……….18

2.15. Peralatan Pendukung dan Teknik Pengembangan Sistem …...…19

2.16. Desain Input/Output ……..………...………20

2.17. Borland Delphi ……….…...……….21

BAB III PERMASALAHAN 3.1. Latar Belakang Masalah ………...………...24

3.2. Identifikasi Masalah ……….27

3.3. Permasalahan Secara Umum ………...………29

BAB IV ANALISA DAN PEMECAHAN MASALAH 4.1. Pendahuluan ……….31

4.2. Pengolahan Data Siswa ………31

4.3. Pengolahan Program Pengajaran dan Jadwal Pelajaran …….….32

4.4. Pengolahan Nilai ………..32

4.5. Bagan Alir Sistem ……….…………...…33

4.6. Data Flow Diagram ………..36

4.7. Proses Kerja DFD……….……43

4.8. Perancangan File-File Database ………...…46

4.11. Tampilan Output ………..…………....56

4.12. Sistem Menu ………..………..65

4.13. Prosedur Penggunaan Program……….68

BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan ………..………76

5.2. Saran ………77

DAFTAR PUSTAKA……….……78

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Di era globalisasi sekarang ini pemanfaatan teknologi komputer bukan merupakan kebutuhan saja, melainkan sudah menjadi darah daging dari sumber informasi yang sangat dibutuhkan untuk membantu tugas-tugas suatu informasi.

Teknologi komputer dapat dikatakan sebagai bagian yang penting dalam pengembangan teknologi itu sendiri. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya pengguna komputer baik itu instansi-instansi maupun pribadi-pribadi yang memanfaatkan fasilitas-fasilitas yang ada didalamnya agar mendapatkan informasi-informasi baru secara tepat dan tepat.

Sumber dari informasi adalah data. Data-data yang ada, belum dapat bermanfaat dalam pengambilan suatu keputusan. Keputusan baru dapat diambil setelah adanya suatu informasi yang tepat. Untuk itu data-data tersebut harus diolah sampai menjadi suatu informasi.

Informasi yang diperlukan haruslah akurat, tepat dan cepat serta relevan. Akurat berarti informasi tersebut benar atau tidak mengandung kesalahan. Tepat berarti harus datang tepat pada saat diperlukan dan cepat berarti informasi tersebut harus cepat didapat, sedang relevan berarti informasi tersebut bermanfaat bagi pemakai.

Demikian juga yang terjadi di SMUN 6 Surabaya yang berlokasi di Jl. Gubernur Suryo 11 Surabaya, dimana memiliki aktifitas yang memerlukan pengolahan data sehingga menghasilkan informasi yang berkualitas. Di lembaga pendidikan ini, pemanfaatan teknologi komputer masih sangat minim sekali, terutama pada bagian administrasinya.

Meskipun sebagian kecil sudah menggunakan komputerisasi, namun pada bagian administrasi kesiswaan masih ada yang dilakukan secara manual. Padahal seperti yang kita ketahui bagian administrasi merupakan bagian yang terpenting dari sebuah organisasi semacam lembaga pendidikan ini.

Dalam pelaksanaan sehari-hari, tugas-tugas administrasi seringkali mengalami kesulitan dengan tidak tersedianya informasi secara cepat dan tepat. Hal inilah yang menyulitkan user dalam mencari informasi dari kurang lebih 1000 siswa yang aktif di lembaga pendidikan ini.

1.2. Identifikasi Masalah

Sesuai dengan uraian diatas, pada saat ini semua kegiatan yang berhubungan dengan administrasi kesiswaan penanganannya masih menggunakan sistem manual. Sehingga diperlukan suatu program aplikasi yang nantinya dapat digunakan untuk membantu menyelesaikan semua kegiatan-kegiatan yang ada.

Dengan pertimbangan hal tersebut diatas timbul suatu permasalahan : Bagaimana membuat rancang bangun program administrasi kesiswaan dari sistem manual menjadi komputerisasi dengan menggunakan suatu program aplikasi.

1.3. Ruang Lingkup Permasalahan

Dalam rancang bangun program ini hanya untuk administrasi kesiswaan dan dibatasi pada data siswa, data kelas, data guru, data mata pelajaran dan data nilai berdasarkan hasil survei yang telah kami lakukan pada lembaga pendidikan ini.

1.4. Tujuan

Dalam tugas akhir ini, akan dibuat rancang bangun program dalam bentuk pengolahan data siswa, pengolahan data pengajaran dan jadwal pelajaran serta pengolahan data nilai yang bertujuan untuk :

1. Mempermudah mendapatkan data siswa.

2. Membuat dan mengatur program pengajaran dan jadwal pelajaran. 3. Mempercepat proses pengolahan nilai.

1.5. Metodelogi Penelitian

Metode yang digunakan dalam perancangan program ini adalah :

1. Survei berguna untuk mendapatkan data yang berhubungan dengan elemen sistem informasi, yaitu masukan, file data base, keluaran, prosedur analisa sistem dan prosedur perancangan program.

2. Study kepustakaan berguna untuk mempelajari teori yang telah ada tentang pembuatan program.

3. Analisa sistem dilakukan untuk mengetahui sistem yang digunakan dan untuk mendapatkan file-file data base apa saja yang diperlukan dalam pembuatan algoritma dan penyusunan program.

4. Algoritma pembuatan program dilakukan untuk mengetahui langkah-langkah yang digunakan dalam pembuatan program.

5. Pembuatan program dilakukan untuk penerapan sistem yang digunakan berupa tampilan-tampilan input data dan menghasilkan output setelah proses program dijalankan.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Sistem

Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem memerlukan sumber daya yang diperlukan untuk mengubah input menjadi output.

Model umum :

2.2. Informasi

Informasi merupakan data yang sudah diolah, sehingga berguna untuk mengambil keputusan. Dengan kata lain, informasi adalah fakta yang mempunyai arti dan berguna untuk mencapai tujuan tertentu. Informasi yang diperlukan dalam hal ini adalah informasi dari pihak lain diluar instansi (Informasi external) dan dari dalam instansi sendiri (Informasi internal).

2.3. Sistem Informasi

Sistem informasi kita definisikan sebagai sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi. Informasi adalah sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidak-pastian tentang suatu keadaan atau kejadian.

Komponen Sistem Informasi :

Sistem Informasi dapat terdiri dari komponen-komponen yang membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran, komponen-komponen tersebut adalah :

Masukan : mewakili data yang masuk kedalam Sistem Informasi, masukan disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan.

Model : terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang memanipulasi data masukan dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

Keluaran : merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

Tehnologi : digunakan untuk menerima data-data masukan, mengelolanya dengan model dan prosedur tertentu, menyimpan data, menghasilkan dan mengirim keluaran serta membantu mengendalikan dari keseluruhan sistem.

Kendali : merupakan komponen Sistem Informasi yang bertugas untuk selalu mengontrol (mengendalikan) sistem, sehingga keluaran sistem sesuai dengan harga yang diinginkan.

Perangkat-perangkat yang dibutuhkan dalam mengolah komponen-komponen Sistem Informasi tersebut adalah :

1. Hardware, terdiri dari komputer, periferal(printer) dan jaringan.

2. Software, merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan

tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu.

3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut

untuk menghasilkan informasi.

4. Manusia, yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin

sistem informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu, perlu suatu rincian tugas yang jelas.

5. Prosedur, seperti dokumentasi prosedur/proses sistem, bukan penuntun

operasional (aplikasi) dan teknis.

Kegiatan Sistem Informasi mencakup :

1. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk di proses.

2. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu

informasai yang bernilai tambah.

3. Output, Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan-laporan dari proses diatas

tersebut.

4. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

5. Control, salah satu aktifitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut

2.4. Peranan Sistem Informasi

Manusia merupakan sumber informasi yang penting. Sepanjang umumnya, segala kegiatan sehari-hari akan berkaitan dengan informasi, mulai dari kelahiran, kesehatan, sekolah, perkawinan, keluarga, kematian, dan sebagainya. Segala peraturan dan kegiatan pemerintahan mengakibatkan perlunya segala macam informasi dan data disimpan dan diolah. Sistem informasi seringkali digunakan untuk tujuan-tujuan sebagai berikut:

1. Membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugas perencanaan operasi serta

pengontrolan. Tugas-tugas ini hanya dapat diselesaikan baik apabila didasarkan atas informasi yang cepat, tepat dan akurat.

2. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat routine, agar sebanyak mungkin dilakukan

mesin atau komputer dan kemungkinan-kemungkinan human error akan dihilangkan dan menghindarkan kebosanan kerja dan para pekerja dapat lebih berkembang kreatifitasnya.

2.5. Sistem Informasi Organisasi Pendidikan

Sistem Informasi organisasi pendidikan adalah semua sistem informasi yang dibutuhkan dalam menunjang segala proses belajar mengajar di sekolah. Adapun bagian-bagian organisasi pendidikan yang membutuhkan sistem informasi adalah :

1. Tata Usaha, suatu bagian dari organisasi pendidikan yang bertugas memberi

pelayanan kepada siswa selama menempuh proses belajar mengajar di sekolah, termasuk didalamnya adalah administrasi kepegawaian, kesekretariatan, sarana dan prasarana (perpustakaan,laboratorium dll)

2. Kesiswaan, suatu bagian dari organisasi pendidikan yang bertugas mengatur

jalannya segala kegiatan proses belajar mengajar, misalnya penetapan kurikulum yang harus ditempuh, menentukan jadwal pelajaran dan pengajaran serta penjurusan.

3. Keuangan, suatu bagian dari organisasi pendidikan yang bertanggung jawab atas

jalannya roda keuangan dari organisasi pendidikan. Bagian keuangan bertugas mengolah pendapatan keuangan dan pengalokasian dana tersebut termasuk didalamnya Pembayaran SPP, Penggajian dan pengalokasian anggaran.

2.6. Administrasi Kesiswaan

Administrasi kesiswaan adalah segala kegiatan yang berkaitan dengan administrasi siswa baik kegiatan kurikuler maupun ekstrakurikuler. Kegiatan kurikuler adalah kegiatan yang terjadual melalui jadwal pelajaran sedang kegiatan ekstrakurikuler adalah yang alokasi waktunya tidak tercantum dalam susunan program dan berfungsi memperluas kemampuan yang diperoleh melalui kegiatan kurikuler.

2.7. Sistem Informasi Administrasi

Administrasi sekolah ialah segala usaha bersama untuk mendayagunakan menunjang tercapainya tujuan pendidikan di sekolah secara optimal yang mempunyai sifat praktis, yang dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi dan situasi nyata di sekolah.

Administrasi sekolah juga berfungsi sebagai sumber informasi bagi perangkat pengelolaan pendidikan dan proses belajar mengajar yang dilaksanakan dengan suatu sistem mekanisme kerja yang menunjang realisasi pelaksanaan kurikulum.

Sistem informasi administrasi diartikan sebagai sebuah sistem yang dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan hal administrasi, dalam hal ini administrasi kesiswaan. Seperti informasi nilai, informasi data pengajaran, informasi data siswa dan lain-lain. Sistem ini biasanya digunakan pada organisasi yang bergerak di bidang pendidikan.

2.8. Sistem Informasi Keuangan

Bagian keuangan merupakan bagian yang sangat penting dalam memajukan roda perkembangan bagi suatu lembaga pendidikan. Sistem pengolahan keuangan yang handal akan mampu mengalokasikan anggaran dana yang masuk secara optimal. Sistem Informasi keuangan diartikan sebagai sebuah sistem yang dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan hal keuangan, dalam hal ini pendapatan dan pengeluaran. Untuk sektor pendapatan kita akan memperoleh informasi mengenai sumber-sumber pendapatan, misalnya SPP. Sedang untuk sektor pengeluaran kita akan mendapatkan informasi mengenai kebutuhan anggaran, misalnya Penggajian karyawan, pengadaan sarana dan prasarana.

2.9. Sistem Informasi Perpustakaan

Untuk peningkatan mutu dan kualitas kemampuan para siswa, keberadaan perpustakaan merupakan hal yang penting sebagai sektor penunjang. Perpustakaan itu sendiri memerlukan suatu sistem informasi untuk mendapatkan informasi kebutuhan pengembangan. Sistem Informasi yang sangat dibutuhkan pada perpustakaan antara lain : Jumlah buku, buku yang disewa, terlambat pengembalian sampai pada kebutuhan akan buku yang baru.

2.10. Sistem Informasi Bimbingan Konseling (BK)

Berdasarkan pasal 27 Peraturan Pemerintah Nomor 29/90, Bimbingan merupakan bantuan yang diberikan kepada siswa dalam rangka upaya menemukan pribadi, mengenal lingkungan dan merencanakan masa depan termasuk program penjurusan yang akan ditempuh pada jenjang sekolah menengah ini. Informasi-informasi yang dibutuhkan dalam BK antara lain : pengembangan siswa, permasalahan yang dihadapi oleh siswa, bakat dan minat siswa. Sedang sistem informasi yang dapat diperoleh dari BK ini antara lain : Pemecahan masalahnya termasuk program penjurusan.

2.11. Pengolahan Data Siswa

Setiap tahun ajaran baru, bagian administrasi menerima data-data siswa yang telah melakukan daftar ulang baik untuk siswa baru maupun siswa yang masih aktif. Pengolahan data siswa ini dibagi dalam 3 bagian utama yaitu :

1. Data diri siswa, data-data mengenai seorang siswa yang diberikan saat pertama

diterima oleh pihak sekolah.

2. Data orang tua siswa, data-data mengenai orang tua siswa baik ayah kandung

maupun ibu kandung.

3. Data wali siswa, data-data mengenai wali dari siswa sebagai wakil dari orang tua

siswa, apabila seorang siswa tidak tinggal bersama orang tua kandung.

2.12. Program Pengajaran dan Jadwal Pelajaran.

Penyusunan program pengajaran dan jadwal pelajaran ini digunakan sebagai pedoman persiapan proses belajar mengajar. Pengaturan program ini dilaksanakan oleh wakil kepala sekolah bagian kurikulum. Program pengajaran dan jadwal pelajaran ini disusun atas dasar sistem tahun pelajaran yang menggunakan sistem cawu, ini berarti kita menyusun program cawu. Faktor-faktor yang berpengaruh dalam penyusunan data pengajaran ini yaitu:

1. Jumlah kelas

Berdasarkan jumlah kelas dapat ditentukan pembagian waktu untuk mengatur program pengajaran dan jadwal pelajaran bagi tiap kelas sehingga tidak ada

yang bertabrakan.

2. Jumlah program (IPA/IPS)

Pembagian program (IPA/IPS) juga merupakan faktor yang penting dalam pembuatan program pengajaran dan jadwal pelajaran ini, hal ini berkaitan dengan faktor jumlah guru pengajar untuk menentukan pembagian alokasi waktu

3. Jumlah guru

Berkaitan dengan jumlah kelas dan jumlah program (IPA/IPS), jumlah guru pengajar ini digunakan untuk menentukan pembagian kerja bagi sesama guru lainnya yang memegang mata pelajaran yang sama.

4. Kesiapan guru

Berkaitan dengan jumlah kelas dan jadwal pelajaran ini salah satu faktornya yaitu kesiapan guru dimana untuk guru yang lebih menguasai bidangnya akan diberi hak mengajar yang lebih banyak atau juga untuk kelas yang lebih tinggi yaitu untuk kelas 3.

5. GBPP

GBPP merupakan kependekan dari Garis-garis Besar Program Pengajaran. GBPP ini menentukan alokasi waktu tiap pelajaran dan untuk tiap kelas. Susunan program GBPP kurikulum untuk setiap mata pelajaran perminggu.

No Mata Pelajaran Jumlah jam pelajaran

Kelas 1 Kelas2 Kelas

3IPA

Kelas 3IPS

1. Pendidikan dan Kewarganegaraan 2 2 2 2

2. Pendidikan Agama 2 2 2 2

3. Bahasa dan Sastra Indonesia 5 5 3 3

4. Sejarah Nasional & Sajarah Umum 2 2 2 2

5. Bahasa Inggris 4 4 5 5

7. Matematika 6 6 8

8. IPA

a. Fisika 5 5 7

b. Biologi 4 4 7

c. Kimia 3 3 6

9. IPS

a. Ekonomi 3 3 10

b. Sosiologi 2 6

c. Geografi 2 2

d. Tata Negara 6

e. Antropologi 6

10. Pendidikan Seni 2

Ketentuan yang berhubungan dengan alokasi waktu mata pelajaran yaitu :

1. Setiap pertemuan minimal makan waktu 2 jam pelajaran

2. Pergantian jam pelajaran bagi setiap guru bila tidak diselingi waktu istirahat

hendaknya diusahakan pada kelas yang berdekatan agar tidak banyak waktu terbuang.

2.13. Pengolahan Nilai

2.13.1. Pengertian

Proses penilaian dari hasil belajar bertujuan untuk menetukan tingkat ketercapaian tujuan pendidikan dan atau tujuan pembelajaran yang telah ditetapakn dalam kurikulum. GBPP atau dalam perangkat perencanaan kegiatan pembelajaran lainnya.

2.13.2. Prinsip penilaian :

1. Menyeluruh, perubahan perilaku yang telah ditetapkan dalam tujuan pembelajaran

perlu secara menyeluruh baik yang menyangkut pengetahuan, sikap, perilaku dan nilai, serta ketrampilan.

2. Berkesinambungan, penilaian dilakukan secara berencana, bertahap dan terus

menerus, untuk memperoleh gambaran tentang perkembangan hasil belajar siswa sebagai hasil kegiatan belajar mengajar.

3. Berorientasi pada tujuan, hasil belajar siswa yang diharapkan dicapai dalam

kegiatan belajar mengajar suatu mata pelajaran yang telah dirumuskan dalam bentuk tujuan pengajaran pada Garis-Garis Besar Program Pengajaran.

4. Objektif, penilaian harus menghindarkan diri dari sifat subjektivitas sehingga

menggambarkan aspek-aspek yang sebenarnya hendak diukur.

5. Terbuka, proses dan hasil penilaian perlu diketahui dan diterima oleh semua pihak

terkait (siswa, orang tua, masyarakat dan sekolah).

6. Kebermaknaan, hasil penilaian harus memiliki kebermaknaan bagi orang yang

7. Kesesuaian, penilaian harus sesuai dengan pendekatan kegiatan belajar mengajar

yang diikuti dalam pelaksanaan kurikulum.

8. Mendidik, penilaian harus dapat digunakan untuk membina dan memberikan

dorongan kepada semua siswa dalam meningkatkan hasil belajar.

2.13.3 Alat penilaian :

1. Tes tertulis, merupakan alat penilaian yang penyajian maupun pengerjaannya

dalam bentuk tertulis yang dilakukan oleh pihak guru maupun sekolah menurut perioe tertentu yang telah ditetapkan.

2. Tes lisan, merupakan alat penilaian yang penyajian maupun pengerjaannya dalam

bentuk lisan.

3. Tes perbuatan, merupakan alat penilaian yang penugasannya dapt disampaikan

secara tertulis maupun lisan dan pengerjaannya dalam bentuk penampilan atau perbuatan.

2.13.4. Cara pembuatan nilai :

Cara Kuantitatif yaitu penyajian hasil penilaian dengan menggunakan angka dengan

berpegang pada rentangan angka 1 sampai 10.

Cara Kualitatif yaitu penyajian hasil penilaian dengan menggunakan bentuk verbal

2.13.5. Jenis penilaian

Ulangan Harian

1. UH dilakukan setelah selesai satu atau beberapa pokok bahasan

2. UH dilakukan minimal 2 kali selama catur wulan

Ulangan Umum

1. Caturwulan ke 1 mencakup bahan pelajaran caturwulan ke 1.

2. Caturwulan ke 2 mencakup bahan pelajaran caturwulan ke 2.

3. Caturwulan ke 3 mencakup bahan pelajaran caturwulan ke 3.

2.13.6. Perhitungan nilai raport

Untuk pengolahan nilai seperti yang disebutkan didepan berfungsi untuk mendapatkan nilai raport.

Untuk mengisi nilai raport memerlukan beberapa variabel, yaitu :

1. Nilai ulangan harian(tiga kali ulangan)

2. Nilai tugas dan nilai praktikum dijadikan satu nilai

3. Nilai ulangan umum(per cawu)

Untuk menghitung nilai raport berlaku rumus :

1. Nilai rata-rata harian NRH=((3*NUH+TP)/4)

2. Nilai Raport NRp=(NRH+2*NUU)/3

Keterangan : NRH = Nilai Rata-rata Harian TP = Nilai Tugas dan Praktikum NUH = Nilai Ulangan Harian NRp = Nilai Raport

2.14. Data Base

Data base merupakan kumpulan berbagai data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi. Data yang sejenis akan disimpan disatu file tersendiri. Semua file yang ada pada file data base akan saling berhubungan sehingga dapat menghasilkan informasi. Data base merupakan inti dari sistem informasi, karena tanpa data base tidak dapat dihasilkan suatu laporan atau informasi.

Data base dapat dibuat dan dipelihara secara manual atau dengan menggunakan mesin/komputer. Data base diperlukan oleh instansi yang melaksanakan sistemnya dengan komputer. Banyaknya file tergantung pada besarnya instansi dan berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen.

Istilah-istilah dalam data base :

Entity : Sesuatu atau obyek yang mempunyai keberdaan bisa abstrak maupun terdefinisi.

Atribut : Merupakan sifat dari suatu entity data yang didefinisikan.

Record : Kumpulan atribut-atribut yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu entity secara lenkap.

Keyfield : Suatu atribut atau lebih yang dapat mewakili record.

Primary Key : Suatu atribut atau lebih yang mengidentifikasikan record secara unik dan dapat mewakili setiap entity.

Data base merupakan kumpulan dari file yang berkaitan. Pada model data relasional hubungan antar file direlasikan dengan kunci relasi, yang merupakan kunci

utama dari masing-masing file. Relasi antara dua file atau dua tabel dapat dikategorikan menjadi tiga macam :

Relasi 1 ke 1, hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding satu.

Contoh : 1 1

Relasi 1 ke N (banyak), hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat pula dibalik banyak lawan satu.

Contoh : 1 N

Relasi N ke N (banyak ke banyak), hubungan antara file pertama dengan file kedua

adalah banyak berbanding banyak.

Contoh : N N

2.15. Peralatan Pendukung dan Teknik Pengembangan Sistem

1. Flow diagram

Digunakan untuk menggambarkan prosedur kerja secara keseluruhan dari sistem.Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir menunjukkan apa yang dikerjakan oleh sistem.

2. ERD (Entity Flow Diagram)

Digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada sebelumnya atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.

Siswa _memiliki Kartu Siswa

Customer _membeli Produk

3. DFD (Data Flow Diagram)

Data Flow Diagram adalah gambaran dari sebuah sistem. DFD sering digunakan tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir, maupun lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Beberapa simbol yang digunakan dalam pembuatan data flow diagram antara lain :

External Entity, merupakan kesatuan dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Eksternal entity diberi simbol kotak.

Arus data, dalam data fow diagram digambarkan dengan arus panah. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

Proses, merupakan kegiatan yang dilakukan orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam suatu proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar proses.

Simpanan Data, merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file, arsip, tabel atau agenda.

2.16. Desain Input/Output (I/O) Desain Input

1. Batch Input

2. Ditampung dahulu baru dilakukan validasi kemudian disimpan dalam data base,

3. Online Input (dengan menggunakan jaringan).

Desain Output

1. Bentuk/layout output

a. Hard copy : cetak ke printer

b. Soft copy : Output hanya ditampilkan ke layar (monitor)

2. Isi dari output

3. Presentasi output

Output tersebut akan ditampilkan dalam sebuah media untuk presentasi.

Untuk membuat rancang bangun program ini digunakan bahasa pemrograman DELPHI, dimana dengan bahasa yang informatif akan menampilkan data kuantitatif (data yang berhubungan dengan angka) serta data-data kualitatif (data yang berhubungan dengan grafik dan kalimat).

2.17. Borland Delphi

Pascal adalah bahasa pemrograman yang paling populer dan paling mudah digunakan oleh para programmer. Karena pascal merupakan bahasa pemrograman yang terstruktur.

Delphi adalah generasi terbaru dari bahasa pemrograman pascal yang mendukung pemrograman yang berorientasi obyek secara penuh. Delphi juga mendukung banyak type database seperti dBase, Paradox, MS-SQL, Oracle dan sebagainya. Sebagai antarmuka antara aplikasi delphi dengan database, delphi mengunakan engine yaitu Borland Database Engine (DBE). Selain itu Delphi dapat juga memanfaatkan fasilitas Open Database Conectivity (ODBC) yaitu suatu paket

driver dimana driver tersebut berfungsi mengenalkan tipe dari database kedalam program aplikasi yang sedang dibangun.

Seperti halnya pascal, Delphi juga mendukung pengaksesan perangkat keras dengan menggunakan fungsi-fungsi bahasa Assembler yang telah disediakan. Disamping itu para programmer mendapatkan kemudahan-kemudahan dalam pembuatan program seperti konsep event driven, visual programming dan sebagainya. Selain kemudahan yang telah disebutkan diatas, masih banyak kemudahan ataupun kelebihan yang dapat kita dapatkan dalam pengunaan borland DELPHI antara lain:

1. Komponen yang dapat dipakai ulang dan dapat dikembangkan Delphi

mempermudah pembuatan program bagi komponen-komponen Window seperti label, button dan bahkan dialog.

2. Dapat mengakses VBX

Delphi dapat mengakses obyek-obyek VBX secara langsung. Dalam Delphi VBX dianggap sebagai kumpulan komponen yang dapat digunaakan langsung untuk membuat aplikasi.

3. Template aplikasi dan Template Form.

Dalam delphi telah didefinisikan template aplikasi dan template form yang dapat dipakai untuk membuat semua aplikasi dengan lebih cepat.

4. Lingkungan pengembangan Delphi.

Fasilitas-fasilitas dalam Delphi dapat diatur sesuai dengan kebutuhan. Fasilitas- fasilitas itu antara lain : Palet komponen, Editor program dan Template Form.

Kebanyakan lingkungan pengembangan visual pada window menyatakan dapat mengkompilasi program. Namun sebenarnya mereka hanya dapat mengkompilasi sebagaian program dan kemudian menggabungkan interpreter dan pcode dalam sebuah file. Didalam Delphi program yang dihasilkan benar-benar program yang terkompilasi tanpa interpreter dan pcode sehingga dapat berjalan lebih cepat.

6. Kemampuan mengakses data dalam berbagai format.

Dalam Delphi terdapat Borland Database Engine (BDE) yang digunakan untuk mengakses format file data yang ada.

BAB III PERMASALAHAN

3.1. Latar Belakang Masalah

Sistem pengolahan data administrasi sekolah SMUN 6 secara umum masih menggunakan sistem manual. Berikut ini akan dijelaskan gambaran sistem kerja yang berjalan saat ini dan analisa pemecahan permasalahan dalam perancangan program yang akan dibuat.

3.1.1. Pengolahan data siswa

Dengan datangnya tahun ajaran baru pihak administrasi sekolah menerima laporan tentang data-data dari siswa, baik siswa baru maupun siswa yang masih berstatus aktif melalui proses daftar ulang. Arsip-arsip data siswa ini akan diberikan kepada bagian TU kesiswaan sebagai dokumen.

Selanjutnya bagian administrasi akan mengentrikan data masing-masing siswa. Setelah proses ini selesai akan dihasilkan laporan-laporan yang ditujukan untuk Kepala Sekolah sebagai bahan periksa antara lain laporan jumlah siswa yang menempuh pendidikan disekolah ini.

3.1.2. Program pengajaran dan jadwal pelajaran

Kepala sekolah yang merupakan pimpinan tertinggi di dalam organisasi pendidikan memberikan wewenang kepada wakil kepala sekolah bagian kurikulum untuk membuat program pengajaran dan jadwal pelajaran. Mekanisme kerjanya yaitu : Pertama kali wakil kepala sekolah bagian kurikulum mengumpulkan data-data

yang diperlukan (telah dijelaskan di bab sebelumya) dalam pembuatan program pengajaran dan jadwal pelajaran yaitu :

1. Jumlah kelas

2. Jumlah program (IPA/IPS)

3. Jumlah guru

4. Kesiapan guru

5. GBPP

Setelah itu dibuatlah program pengajaran dan jadwal pelajaran dengan ketentuan yang ada (telah dijelaskan di bab sebelumnya). Ketentuan adalah bahwa setiap pertemuan minimal 2 jam pelajaran dan pergantian jam pelajaran bagi tiap guru yang tidak diselingi dengan jam istirahat hendaknya pada kelas yang letaknya berdekatan.

Selain itu ada lagi faktor lain dalam pembuatan program pengajaran dan jadwal pelajaran ini yaitu mengenai pembagian jam guru. Dalam pembagian jam guru untuk tiap guru tetap wajib mengajar 5 hari penuh untuk tiap minggunya sedangkan untuk guru tidak tetap menyesuaikan dengan waktu yang diberikan oleh wakil kepala sekolah kurikulum sebagai pihak yang berwenang dalam hal ini.

Dari sistem kerja yang dijelaskan di atas akan dihasilkan informasi-informasi yang nantinya digunakan oleh guru dan siswa sebagai pedoman dalam penyelenggaraan program belajar mengajar.

3.1.3. Pengolahan penilaian

Pengolahan data nilai merupakan salah satu bagian yang paling penting dalam administrasi kesiswaan. Mengatur pelaksanaan penilaian mencakup waktu

kapan penilaian dilakukan, cara mempersiapkan alat penilaian, cara

menyelenggarakan, cara perhitungan menjadi nilai raport, mengoreksi dan mendokumentasikan hasil penilaian.

Kepala sekolah memberikan wewenang kepada wakil kepala sekolah bagian kesiswaan untuk mengatur pelaksanaan penilaian ini. Setelah masa ulangan umum berakhir tiap guru mata pelajaran harus menyerahkan laporan nilai yang telah jadi pada wakil kepala sekolah bagian kesiswaan dan bersama-sama dengan kepala sekolah melakukan pemeriksaan.

Nilai yang telah diperiksa akan dikembalikan lagi ke guru masing-masing dan ke tiap wali kelas sebagai pedoman pengisian nilai raport. Secara administratif pelaksanaan meliputi :

Dokumentasi alat penilaian yang digunakan :

1. Ulangan Harian (UH)

2. Ulangan Umum (S)

3. Tugas-tugas tertentu (UT1)

4. Tugas kurikuler (UT2)

Dokumentasi tentang hasil penilaian mencakup :

1. Hasil penilaian ulangan harian dan ulangan umum untuk diperhitungkan dalam

menentukan nilai raport.

3.2. Identifikasi Masalah

Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisa sistem sebelum perancangan program dibuat. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat tercapai. Apabila sasaran dari sistem tidak dapat tercapai, maka untuk tahap perancangan program akan sulit dilakukan.

Oleh karena itulah pada tahap analisa sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Setelah itu baru dibuat perancangan sistem guna mendapatkan sebuah sistem yang akan digunakan dalam pembuatan program.

3.2.1. Pengolahan data siswa

Pada proses pengolahan data siswa ini, masalah-masalah yang dapat diidentifikasikan yaitu :

1. Waktu

Faktor-faktor yang timbul pada proses ini disebabkan karena banyaknya siswa yang ada, sehingga banyak membutuhkan waktu dalam proses pencarian data siswa.

2. Penyimpanan arsip

Dengan banyaknya siswa yang ada, kemungkinan hilangnya arsip data siswa lebih besar. Hal ini disebabkan dengan tidak adanya fasilitas penyimpanan dan pengolahan data yang mampu menyimpan dan megolah data dengan cepat.

3.2.2. Pengolahan program pengajaran dan jadwal pelajaran

Faktor-faktor masalah yang timbul pada proses penjadwalan baik itu untuk penjadwalan program pengajaran ataupun pembuatan jadwal pelajaran yaitu adanya keinginan untuk mendahulukan kepentingan sendiri-sendiri pada tiap guru. Tiap guru berkeinginan mendapatkan jam yang terlebih dahulu dan tidak mau jika ada jam sela, misalnya guru A mendapatkan jadwal mengajar hari senin dengan komposisi jam mengajar jam 1 dan 2 dengan jam ke 5 dan 6, sehingga ada jam sela antara jam ke 2 dengan jam ke 5.

3.2.3. Pegolahan nilai

Untuk proses pengolahan data nilai masalah-masalah yang dapat diidentifikasikan yaitu :

1. Waktu

Faktor masalah waktu ini timbul karena dari pihak guru pengajar terlambat menyerahkan data-data nilai yang harus diolah. Sehingga dalam pengumpulan nilai raport sering terjadi kelambatan.

2. Perhitungan

Dalam pembuatan nilai raport perhitungan merupakan kendala tersendiri karena kesemuanya dikerjakan secara manual, selain itu data-data yang harus dikerjakan banyak sekali.

3.3. Permasalahan Secara Umum

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasikan, maka dapat dibuat analisa permasalahan berdasarkan dari identifikasi permasalahan yang telah dibahas pada uraian sebelumnya. Melihat dari point-point masalah diatas maka dapat dijelaskan penyebab dari permasalahan-permasalahan tersebut yang antara lain :

1. Lambatnya pengolahan data banyak menyebabkan informasi-informasi yang

diperlukan selalu datang terlambat. Pada saat siswa sudah mulai memasuki tahun ajaran baru masih sering terjadi data-data tentang siswa belum siap sehingga mengganggu proses belajar mengajar. Contohnya untuk data absensi seringkali masih terjadi perubahan-perubahan yang perlu dilakukan padahal dengan masih berlakunya sistem informasi yang manual akan banyak makan waktu untuk membuat data-data yang baru.

2. Tidak adanya ketentuan yang pasti dalam pembagian jam untuk tiap guru

sehingga sering terjadi bentrokan.

3. Untuk perhitungan data nilai seringkali terjadi kesalahan sehingga informasi yang

dihasilkan dapat mempersulit bagi siswa yang bersangkutan.

4. Pada pembuatan laporan, banyak sekali pekerjaan yang dilakukan berulang-ulang

misalnya, untuk pembuatan data absensi siswa bagian administrasi memerlukan data nama-nama siswa, untuk pembuatan laporan nilai juga diperlukan data yang sama untuk laporan yang berbeda. Begitu juga untuk laporan nilai-nilai siswa (nilai raport dan ulangan) karena laporan untuk bagian guru dan laporan untuk Depdikbud harus dilakukan pekerjaan yang berulang karena format (bentuk) dari

kedua laporan tersebut berbeda walaupun data yang diperlukan sama sehingga bagian administrasi siswa harus bekerja dua kali.

BAB IV

ANALISA DAN PEMECAHAN MASALAH

4.1. Pendahuluan

Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan dan dirancang maka diperlukan kebijaksanaan pengembangan agar sistem yang baru direncanakan dapat berjalan dengan baik. Pengembangan program merupakan solusi atau pemecahan masalah yang selama ini timbul dari sistem yang terdahulu.

Pengembangan program dilakukan untuk meraih kemudahan-kemudahan yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama yang mempunyai banyak kekurangan-kekurangan dan kelemahan-kelemahan. Pada saat ini dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi dapat mempermudah pekerjaan-pekerjaan yang kita anggap sulit.

Oleh karena pentingnya fungsi dari komputer maka untuk tugas akhir ini penulis berusaha memasukkan fungsi komputer untuk mengolah data-data ke dalam dunia pendidikan.

4.2. Pengolahan Data Siswa

Pada pembahasan terdahulu telah dijelaskan mengenai faktor-faktor yang berpengaruh pada proses pengolahan data siswa, untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, dilakukan dengan cara pembuatan program entry baik untuk data siswa itu sendiri maupun untuk data guru, mata pelajaran, kelas, jadwal maupun nilai.

4.3. Pengolahan Program Pengajaran dan Jadwal Pelajaran

Untuk mengatasi masalah-masalah yang timbul dalam pembuatan program pengajaran dan jadwal pelajaran perlu diperhatikan denah sekolah , hal ini sangat berpengaruh dalam pembuatan program pengajaran dan jadwal pelajaran.

Untuk program penjadwalan ini, guru yang telah dijadwalkan untuk mengajar dikelas A akan dijadwalkan lagi untuk kelas B yang letaknya bersebelahan. Dengan demikian tidak terlalu banyak waktu yang terbuang pada proses pergantian jam pelajaran.

Untuk penentuan pembagian jam pengajaran dibuatkan form kesediaan yang digunakan dalam pemilihan pembagian jam pengajaran yang sebelumnya telah diberi jadwal dasar. Bagi guru yang bersedia tidak perlu mengubah jadwal yang ada , sedang bagi guru yang tidak bersedia dapat mencocokkan jamnya dengan guru lain untuk menentukan jam yang tepat.

Bagi guru yang senior dan merupakan guru tetap akan diberikan jadwal yang lebih banyak. Sedangkan untuk guru tidak tetap harus menyesuaikan jadwal yang telah dibuat sebelumnya.

4.4. Pengolahan Nilai

Proses pengolahan nilai akan digunakan untuk membuat laporan raport. Faktor yang berpengaruh dalam pembuatan laporan raport ini adalah data siswa, data mata pelajaran (bobot/minggu), nilai ulangan, nilai harian, dan nilai tugas (kalau ada). Dari data-data yang ada akan dirancang suatu program yang dapat memberikan informasi mengenai nilai raport, ranking siswa serta keterangan siswa

tersebut naik atau tidak. Dalam penentuan naik atau tidaknya siswa tersebut berpedoman dari nilai rata-rata harus di atas 6.00 serta memenuhi kriteria sebagai berikut :

1. Nilai mata pelajaran Pendidikan Agama dan Bahasa Indonesia tidak kurang dari 6.00

2. Boleh ada nilai 5 asal bukan nilai Pendidikan Agama, PPKN serta Bahasa Indonesia.

Untuk perancangan program penilaian, tiap guru mata pelajaran tidak memasukkan data sendiri, data nilai yang sudah ada harus segera diserahkan ke pihak administrasi yang kemudian akan diinputkan ke sistem komputer. Untuk perbaikan data nilai harus diketahui oleh kepala sekolah untuk mendapatkan ijin. Dari data-data yang didapat nantinya akan dicetak nilai raport.

4.5. Bagan Alir Sistem

Bagan alir sistem (System Flowchart ) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir menunjukkan apa yang dikerjakan oleh sistem. Gambar bagan alir dapat dilihat pada gambar 4.1. Keterangan untuk bagan alir sistem adalah sebagai berikut :

Administrasi kesiswaan mulai dari pengolahan data siswa sampai pada proses penilaian, semuanya akan ditangani oleh tata usaha bagian kesiswaan (TU Kesiswaan) yang wewenangnya ada di bawah wakil kepala sekolah bagian kesiswaan (Wakasek kesiswaan). Khusus untuk pembuatan program pengajaran dan jadwal

pelajaran ada dibawah wewenang wakil kepala sekolah bagtan kurikulum (Wakasek Kurikulum). Tetapi dalam pembuatannya harus diserahkan pada TU Kesiswaan. 1. Data Siswa

Data-data siswa diserahkan kepada TU Kesiswaan untuk diinputkan ke sistem untuk diolah. Untuk datanya akan disimpan dengan nama Msiswa.DBF.

2. Pembuatan program pengajaran dan jadwal pelajaran

Wakasek kesiswaan yang telah diberi wewenang dalam pembuatan data pengajaran akan mengeluarkan form kesediaan yang akan diberikan kepada tiap guru mata pelajaran untuk menentukanpembagian jam untuk jadwalnya. Form kesediaan yang telah diserahkan kembali ke Wakasek Kesiswaan langsung diserahkan ke TU Kesiswaan untuk diinputkan dan diproses yang kemudian dicetak sebagai laporan pengajaran dan jadwal pelajaran.

3. Penilaian

Untuk proses penilaian ini, tiap guru mata pelajaran terlebih dahulu menyerahkan laporan nilainya yang terdiri dari nilai harian, nilai ulangan umum serta nilai-nilai tugas ke Wakasek Kesiswaan sebagai bahan periksa ke TU Kesiswaan untuk diinputkan data-datanya dan diproses.

Hasil laporan nilai yang berupa nilai lapor akan diserahkan ke tiap guru wali kelas sebagai pedoman pengisian rapor.

4.6. Data Flow Diagram

Pada tahap perancangan sistem, penggunaan notasi sangat membantu sekali dalam komunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data sistem sekarang dikenal dengan nama diagram arus data (Data Flow Diagram).

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Untuk menguji kebenaran data flow diagram dibuat dengan menggunakan software Easy Case. Pembuatan DFD meliputi Context diagram dan DFD untuk mesing-masing Level.

4.6.1. Context Diagram

Suatu Context diagram selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja. Proses ini mewakili proses dari seluruh sistem. Suatu Context diagram ini menggambarkan hubungan input/output antara sistem dengan dunia luarnya. Gambar Context diagram dapat dilihta pada gambar 4.2.

4.6.2. DFD Level 0

Level 0 ini merupakan penjabaran dari sistem setelah top level. Gambar DFD level 0 dapat dilihat pada gambar 4.3.

4.6.3. DFD Level 1

Untuk tiap-tiap proses yang ada pada level 0 akan diperinci kedalam beberapa proses lagi, yaitu:

1. Proses 1 Proses Daftar Ulang (Gambar 4.4)

2. Proses 2 Proses Jadwal Pelajaran dan Pengajaran (Gambar 4.5) 3. Proses 3 Proses Pengolahan Nilai (Gambar 4.6)

4.7. Proses kerja DFD

4.7.1. Context Diagram

Pada Context Diagram terdapat proses Pengolahan Data Administrasi Kesiswaan (P0). Entity yang berperan adalah Siswa, Guru, TU Kesiswaan, Kurikulum (GBPP) dan Wakasek.

1. Hubungan antara Entity Siswa dengan P0

Siswa melakukan daftar ulang yang kemudian mendapat bukti daftar ulang , jadwal pelajaran dan pengajaran serta raport

2. Hubungan antara Entity Guru dengan P0

Guru mengajukan form usulan pengajaran untuk mendapat program pengajaran dan form absensi. Kemudian mengajukan absensi dan nilai UH,UU, TP untuk mendapat raport. Raport diserahkan dari guru ke siswa. Karena antar entity tidak boleh melakukan proses maka raport diberikan lagi kepada P0.

3. Hubungan antara Entity TU Kesiswaan dengan P0

TU Kesiswaan menerima hasil daftar ulang dari P0 sebagai dokumen. 4. Hubungan antara Entity Kurikulum (GBPP) dengan P0

Kurikulum (GBPP) memberikan susunan kurikulum kepada P0 5. Hubungan antara Entity Wakasek dengan P0

Wakasek menerima laporan penjadwalan dan nilai raport. Apabila disetujui maka nilai raport akan menjadi nilai raport valid dan apabila tidak disetujui akan dikembalikan kepada P0.

Break down dari P0 akan memperoleh DFD level 0. Pada DFD level 0 terdapat 4 proses.

4.7.2. DFD Level 0

A. Proses 1 ( Daftar Ulang )

Pada P1 entity yang berperan adalah Siswa dan TU Kesiswaan. 1. Hubungan antara Entity Siswa dengan P1

Siswa melakukan daftar ulang dan menerima bukti daftar ulang 2. Hubungan antara Entity TU Kesiswaan dengan P1

TU Kesiswaan menerima hasil daftar ulang dari P1.

Hasil daftar ulang ini disimpan dalam file Msiswa.DBF dan Mkelas.DBF.

B. Proses 2 ( Jadwal Pelajaran dan Pengajaran )

Pada P2 entity yang berperan adalah Siswa, Guru, Kurikulum (GBPP) dan Wakasek. 1. Hubungan antara Entity Siswa dengan P2

Siswa menerima jadwal pelajaran dan pengajaran 2. Hubungan antara Entity Guru dengan P2

Guru mengajukan form usulan pengajaran untuk mendapatkan program pengajaran dan form absensi.

3. Hubungan antara Entity Kurikulum (GBPP) dengan P2 Kurikulum meberikan susunan kurikulum kepada P2 4. Hubungan antara Entity Wakasek dengan P2

Dalam melakukan proses jadwal pelajaran dan pengajaran ini, P2 membutukan file Mkelas.DBF dan Mguru.DBF. Hasil dari P2 disimpan dalam file MJadwal.DBF dan MMatpel.DBF.

C. Proses 3 ( Pengolahan Nilai )

Pada P3 entity yang berperan adalah Guru dan Wakasek. 1. Hubungan antara Entity Guru dengan P3

Guru memberikan nilai UH, UU, TP dan absensi untuk mendapatkan raport. 2. Hubungan antara Wakasek dengan P3

Wakasek menerima nilai raport untuk disetujui. Apabila disetujui akan menjadi nilai raport valid dan apabila tidak, akan dikembalikan pada P3.

Dalam melakukan proses pengolahan nilai ini, P3 membutukan file Mkelas.DBF dan MMatpel.DBF. Hasil dari P3 disimpan dalam file MNilai.DBF.

D. Proses 4 ( Penerimaan Raport )

Pada P4 entity yang berperan adalah Siswa dan Guru.

Proses penerimaan Raport diberikan dari entity guru ke entity siswa. Karena antar entity tidak boleh melakukan proses, maka harus melalui P4 sehingga apabila P4 di break down tidak akan menghasilkan proses lagi.

Break down dari P1 sampai P3 akan menghasilkan proses sebagai berikut : Break down dari P1 akan mendapatkan DFD Level 1 Proses 1

Break down dari P2 akan mendapatkan DFD Level 1 Proses 2 Break down dari P3 akan mendapatkan DFD Level 1 Proses 3

4.8. Perancangan File-File Database

Perancangan file-file database disini yang dimaksudkan adalah mendefinisikan isi atau struktur dari tiap-tiap file yang telah diidentifikasikan sebelumnya. Elemen-elemen data di suatu file database harus dapat digunakan untuk pembuatan output.

Demikian juga dengan input yang akan direkamkan di database, file-file database harus mempunyai elemen-elemen untuk menampung input yang dimasukkan. File-file database yang digunakan dalam perancangan program administrasi ini, yaitu :

1. Struktur File Database Siswa

Nama File : MSiswa.DBF

Field Kunci : No_Induk

No. Nama Field Type Width Dec Keterangan

1. No_Induk Numeric 5 Nomor Induk

2. No_Pend Numeric 6 Nomor Pendaftaran 3. Nama Character 30 Nama Lengkap Siswa

4. JKel Character 1 Jenis Kelamin

5. Tmp_Lahir Character 10 Tempat Lahir

6. Tgl_Lahir Date 8 Tanggal Lahir

7. AlamatS Character 30 Alamat Siswa

8. Telp Numeric 7 Nomor Telepon

10. Bahasa Character 15 Bahasa sehari-hari

11. BangsaS Character 1 Kewarganegaraan Siswa 12. Asal_skl Character 20 Asal Sekolah

13. TglSTTB Date 8 Tanggal STTB SMP

14. NoSTTB Character 13 Nomor STTB SMP

15. LB Numeric 1 Lama Belajar

16. Ayah Character 30 Nama Orang Tua (ayah) 17. Ibu Character 30 Nama Orang Tua (ibu)

18. Anakke Numeric 1 Anak ke

19. Skandung Numeric 1 Jumlah Saudara Kandung 20. BangsaA Character 3 Kewarganegaraan Ayah 21. BangsaI Character 3 Kewarganegaraan Ibu 22. AlmOrtu Character 30 Alamat Orang Tua 23. Telp_Ortu Numeric 7 Telpon orang tua

2. Struktur File Database Mata Pelajaran

Nama File : MMatPel.DBF

Field Kunci : Kd_MP

No. Nama Field Type Width Dec Keterangan

1. Kd_MP Character 5 Kode Mata Kuliah 2. Mat_Pel Character 25 Mata Pelajaran 3. Kredit Numeric 1 Bobot Mata Pelajaran

3. Struktur File Database Kelas

Nama File : MKelas.DBF

Field Kunci : Kelas

No. Nama Field Type Width Dec Keterangan

1. Kelas Character 5 Kelas

2. Th_Ajaran Numeric 4 Tahun Ajaran 3. Nopeg Numeric 5 Nomor Pegawai 4. No_Induk Numeric 5 Nomor Induk Siswa

4. Struktur File Database Guru

Nama File : Mguru.DBF

Field Kunci : Nopeg

No. Nama Field Type Width Dec Keterangan

1. Nopeg Numeric 5 Nomer Pegawai

2. Nama_G Character 20 Nama Guru

3. Alamat Character 25 Alamat Guru 4. Jenis Character 1 Jenis Kelamin 5. TmpLahir Character 10 Tempat Lahir

6. TglLahir Date 8 Tanggal Lahir

7. Agama Character 1 Agama

8. Status Character 10 Status Wali Kelas 9. Kd_MP Character 5 Kode mata pelajaran

5. Struktur File Database Jadwal dan Program Pengajaran

Nama File : Jadwal.DBF

Field Kunci : Hari, Jam, Kelas

No. Nama Field Type Width Dec Keterangan

1. Hari Character 6 Nama Hari

2. Jam Numeric 1 Jam Pelajaran

3. Kelas Character 5 Kelas

4. Nopeg Numeric 5 Nomor Pegawai

6. Struktur File Database Nilai

Nama File : Mnilai.DBF

Field Kunci : No_Induk, Kd_MP

No. Nama Field Type Width Dec Keterangan

1. No_Induk Numeric 5 Nomor Induk Siswa 2. Kd_MP Numeric 5 Kode Mata Pelajaran

3. Nopeg Numeric 5 Nomer Pegawai

4. Th_Ajaran Numeric 4 Tahun Ajaran

5. Cawu Numeric 1 Cawu

6. Kelas Character 5 Kelas

7. NUH1 Numeric 3 2 Nilai Ulangan Harian 1 8. NUH2 Numeric 3 2 Nilai Ulangan Harian 2 9. NUH3 Numeric 3 2 Nilai Ulangan Harian 3

10. NTP Numeric 3 2 Nilai Tugas dan Praktikum 11. NUU Numeric 3 2 Nilai Ulangan Umum

7. Struktur File Database Nilai Raport

Nama File : MNilRpt.DBF

Field Kunci : No_Induk, Kd_MP

No. Nama Field Type Width Dec Keterangan

1. No_Induk Numeric 5 Nomor Induk Siswa 2. Kd_MP Numeric 5 Kode Mata Pelajaran

3. NRUH Numeric 3 2 Nilai Rata-rata Ul angan Harian 4. Raport Numeric 3 2 Nilai Total Raport

5. RB Numeric 1 Nilai Raport Bulat

4.9. Entity Relasional Diagram (E-R Diagram)

ER-Diagram dari sistem informasi administrasi kesiswaan menggambarkan hubungan antar file-file database yang dipakai dalam sistem. Dimana dalam setiap database terdapat field kunci. Untuk pembuatan ER-Diagram, penulis menggunakan software Microsoft Access 97. Gambar 4.7 merupakan Konseptual Database dari sistem administrasi kesiswaan.

4.10. Tampilan Input

Tampilan input merupakan awal dimulainya proses rancang bangun program. Untuk tahap Tampilan input yang perlu dilakukan yaitu mengidentifikasi terlebih dahulu input yang akan ditampilkan secara terinci. Tampilan input-input yang digunakan dalam rancang bangun program administrasi kesiswaan SMUN 6 ini yaitu :

4.11. Tampilan Output

Tampilan output yang akan dibahas dalam bab ini adalah untuk laporan dilayar dan laporan diatas kertas. Karena laporan dilayar dan diatas kertas sama, maka yang ditampilkan adalah laporan diatas kertas. Tampilan ouput-output yang dihasilkan dalam rancang bangun program administrasi kesiswaan SMUN 6 ini, yaitu :

4.12. Sistem Menu

Menu banyak digunakan dalam dialog, karena merupakan jalur pemakai yang mudah dipahami dan mudah digunakan. Menu berisi beberapa alternatif yang disajikan kepada pemakai. Suatu sistem menu dapat berisi beberapa layar dialog mempunyai urutan-urutan tertentu saja. Dapat juga suatu layar terdiri dari beberapa tampilan yang bertumpuk. Oleh karena itu perlu dikoordinasikan tampilan-tampilan yang terjadi dalam dialog. Tampilan untuk sistem menu dengan submenunya yamg dihasilkan dalam rancang bangun program administrasi kesiswaan SMUN 6 ini, yaitu :

4.13. Prosedur Penggunaan Program

1. Pertama kali memulai program aplikasi ini, akan ditampilkan kotak dialog untuk memasukkan kode password tertentu. Jika kode password salah, maka akan menampilkan suatu peringatan, jika password benar :

Klik untuk menujuk ke proses 2. Klik untuk membatalkan.

2. Pada proses 2 ini akan ditampilkan kotak dialog untuk memasukkan tahun ajaran dan cawu.

Klik untuk membatalkan.

Klik untuk membuka menu utama.

3. Setelah itu akan ditampilkan menu utama. Dalam menu utama ini terdapat beberapa sub-submenu lagi antara lain :

A. Submenu Master yang terdiri dari sub menu : 1. Submenu Siswa

2. Submenu Guru 3. Submenu Kelas

4. Submenu Mata Pelajaran

B. Submenu Transaksi yang terdiri dari : 1. Submenu Jadwal Pengajaran 2. Submenu Nilai

C. Submenu Laporan yang terdiri dari : 1. Submenu Jadwal Pelajaran

2. Submenu Pengajaran Guru

3. Submenu Presensi Siswa 4. Submenu Raport

4.13.1. Master Siswa

1. Pada Submenu Master , pilih Siswa.

2. Akan ditampilkan program untuk memasukkan data-data siswa. Jika dimasukkan nomor induk yang sama akan ditampilkan kotak dialog peringatan “Data Sudah Ada ”.

3. Setelah semua data-data terisi, klik untuk menyimpan. Klik untuk menambah data baru.

Klik untuk menghapus data. Klik untuk mengedit data. Klik untuk membatalkan.

Klik untuk penyesuaian terhadap proses terakhir yang dikerjakan. Klik untuk menunjuk ke awal record.

Klik untuk menunjuk record terakhir.

Klik untuk menunjuk record sebelumnya. Klik untuk menunjuk record sesudahnya.

Klik untuk mencari record dengan memasukkan nomor induk. Klik untuk mencetak record.

Klik untuk keluar.

4.13.2. Master Guru

1. Pada Submenu Master , pilih Guru.

2. Akan ditampilkan program untuk memasukkan data guru. Masukkan data-data yang diperlukan sesuai dengan tampilan input data-data guru. Jika dimasukkan nomor pegawai yang sama akan ditampilkan kotak dialog peringatan “Data Sudah Ada”.

3. Setelah semua data-data terisi, klik untuk menyimpan. Klik untuk menambah data baru.

Klik untuk menghapus data. Klik untuk mengedit data. Klik untuk membatalkan.

Klik untuk penyesuaian terhadap proses terakhir yang dikerjakan. Klik untuk menunjuk ke awal record.

Klik untuk menunjuk record terakhir. Klik untuk menunjuk record sebelumnya. Klik untuk menunjuk record sesudahnya.

Klik untuk mencari record dengan memasukkan kode pegawai.

Klik untuk mencetak record dengan memilih record yang akan dicetak. Klik untuk keluar.

4.13.3. Master Kelas

1. Pada Submenu Master , pilih Kelas.

2. Akan ditampilkan program untuk memasukkan data kelas. Masukkan data-data yang diperlukan sesuai dengan tampilan input data-data kelas. Pertama kali masukkan data Kelas, Tahun Ajaran, dan Nomor pegawai, untuk nama guru akan muncul sesuai dengan nomor pegawai. Pada tabel masukkan Nomor Induk, untuk nama siswa akan muncul sesuai dengan nomor induk.

3. Setelah semua data-data terisi, klik untuk menyimpan Klik untuk menambah data baru.

Klik untuk menghapus data. Klik untuk mengedit data. Klik untuk membatalkan.

Klik untuk penyesuaian terhadap proses terakhir yang dikerjakan. Klik untuk menunjuk ke awal record.

Klik untuk menunjuk record terakhir.

Klik untuk menunjuk record sebelumnya. Klik untuk menunjuk record sesudahnya.

Klik untuk mencari record dengan memasukkan nomor induk. Klik untuk mencari record dengan memasukkan kelas.

Klik untuk mencetak record. Klik untuk keluar.

4.13.4. Master Mata Pelajaran

1. Pada Submenu Master , pilih Mata pelajaran.

2. Akan ditampilkan program untuk memasukkan data-data mata pelajaran. Masukkan data-data yang diperlukan sesuai dengan tampilan input data mata pelajaran. Pertama kali masukkan Kode Pelajaran, Mata Pelajaran, kemudian Kredit.

3. Setelah semua data-data terisi. Klik untuk menyimpan. Klik untuk menambah data baru.

Klik untuk menghapus data. Klik untuk mengedit data. Klik untuk membatalkan.

Klik untuk penyesuaian terhadap proses terakhir yang dikerjakan. Klik untuk menunjuk ke awal record.

Klik untuk menunjuk record terakhir.

Klik untuk menunjuk record sebelumnya. Klik untuk menunjuk record sesudahnya.

Klik untuk mencari record dengan memasukkan kode mata pelajaran. Klik untuk keluar.

4.13.5. Transaksi Jadwal Pengajaran

1. Pada Submenu Transaksi , pilih Jadwal Pengajaran.

2. Akan ditampilkan program untuk memasukkan data-data Jadwal Pengajaran. Masukkan data-data yang diperlukan sesuai dengan tampilan input Jadwal Pengajaran. Pertama kali masukkan Kelas, Hari, Jam, Nomor. Untuk nama pegawai dan kode mata pelajaran akan muncul sesuai dengan nomor pegawai. 3. Setelah semua data-data terisi. Klik untuk menyimpan.

Klik untuk menambah data baru. Klik untuk menghapus data. Klik untuk mengedit data. Klik untuk membatalkan.

Klik untuk penyesuaian terhadap proses terakhir yang dikerjakan. Klik untuk menunjuk ke awal record.

Klik untuk menunjuk record terakhir.

Klik untuk menunjuk record sebelumnya. Klik untuk menunjuk record sesudahnya.

Klik untuk keluar.

4.13.6. Transaksi Nilai.

1. Pada Submenu Transaksi , pilih Nilai.

2. Akan ditampilkan program untuk memasukkan data-data Nilai.

Masukkan data-data yang diperlukan sesuai dengan tampilan input data nilai. Pertama kali masukkan Kelas dan Mata Pelajaran. Untuk nama guru akan muncul sesuai dengan mata pelajaran. Setelah mengklik tombol pada tabel akan muncul Nomor Induk dan Nama siswa sesuai dengan Kelas. Kemudian masukkan nilai-nilai, untuk RNH, Raprt, RB merupakan output.

3. Setelah semua data-data terisi. Klik untuk menyimpan. Klik untuk menambah data baru.

Klik untuk menghapus data. Klik untuk mengedit data. Klik untuk membatalkan.

Klik untuk penyesuaian terhadap proses terakhir yang dikerjakan. Klik untuk menunjuk ke awal record.

Klik untuk menunjuk record terakhir.

Klik untuk menunjuk record sebelumnya. Klik untuk menunjuk record sesudahnya.

Klik untuk keluar.

4.13.7. Submenu Laporan

1. Pada Submenu Laporan pilih Jadwal Pelajaran untuk menampilkan laporan jadwal pelajaran.

2. Pada Submenu Laporan pilih Pengajaran Guru untuk menampilkan laporan jadwal pengajaran.

3. Pada Submenu Laporan pilih Presensi Siswa untuk menampilkan laporan presensi siswa.

4. Pada Submenu Laporan pilih Raport untuk menampilkan laporan nilai raport.

BAB V PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Setelah melakukan analisa sistem dan perancangan program administrasi kesiswaan SMUN 6 ini, dapat diambil beberapa kesimpulan yang antara lain :

1. Dengan dibuatnya program aplikasi ini, sistem informasi pengolahan data yang

berbasis komputer akan mempermudah dalam pengaturan data-data siswa.

2. Setelah database tersusun akan mempermudah dalam pembuatan jadwal pelajaran

bagi siswa dan program pengajaran bagi tiap guru pengajar.

3. Bagi tiap guru pengajar tidak perlu repot dalam pembuatan nilai raport, karena dengan sistem database yang telah diimplementasikan dalam program aplikasi ini dapat langsung mendapatkan nilai raport yang benar.

4. Dengan program aplikasi ini dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pihak sekolah khususnya untuk Tata Usaha bagian kesiswaan.

5.2. Saran

1. Dengan selesainya rancang bangun program administrasi ini diharapkan dapat

digunakan untuk membantu pihal sekolah dalam menyelesaikan masalah dalam hal data khususnya yang berhubungan dengan data administrasi kesiswaan.

2. Dalam pembuatan rancang bangun program ini hanya dibatasi pada masalah data

administrasi kesiswaan, diharapkan pada suatu saat nanti ada yang melanjutkan pada masalah lain yang lebih komplek dan sempurna.

3. Rancang bangun program ini akan lebih sempurna bila didukung dengan adanya

Ir, Harianto Kristanto, 1994, Konsep dan Perancangan Database, Edisi Kedua, Penerbit Andi Offset Yogyakarta.

Jogianto H.M, 1990, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi Pertama, Penerbit Andi Offset Yoyakarta.

Kellen, Vince, Bill Todd, 1995, Delphi Developer’s Guide, M&T Publising.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Pendidikan Menengah Umum, 1994, Petunjuk Pelaksanaan Administrasi Pendidikan dan Sekolah, Penerbit Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jendral Pendidikan dasar dan menengah.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Pendidikan Menengah Umum, 1994, Petunjuk Pelaksanaan Penilaian, Penerbit Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jendral Pendidikan dasar dan menengah.

4.13.6. Transaksi Nilai.

1. Pada Submenu Transaksi , pilih Nilai.

2. Akan ditampilkan program untuk memasukkan data-data Nilai.

Masukkan data-data yang diperlukan sesuai dengan tampilan input data nilai. Pertama kali masukkan Kelas dan Mata Pelajaran. Untuk nama guru akan muncul sesuai dengan mata pelajaran. Setelah mengklik tombol pada tabel akan muncul Nomor Induk dan Nama siswa sesuai dengan Kelas. Kemudian masukkan nilai-nilai, untuk RNH, Raprt, RB merupakan output.

3. Setelah semua data-data terisi. Klik untuk menyimpan. Klik untuk menambah data baru.

Klik untuk menghapus data. Klik untuk mengedit data. Klik untuk membatalkan.

Klik untuk penyesuaian terhadap proses terakhir yang dikerjakan. Klik untuk menunjuk ke awal record.

Klik untuk menunjuk record terakhir.

Klik untuk menunjuk record sebelumnya. Klik untuk menunjuk record sesudahnya.

Klik untuk keluar.

4.13.7. Submenu Laporan

1. Pada Submenu Laporan pilih Jadwal Pelajaran untuk menampilkan laporan jadwal pelajaran.

2. Pada Submenu Laporan pilih Pengajaran Guru untuk menampilkan laporan jadwal pengajaran.

3. Pada Submenu Laporan pilih Presensi Siswa untuk menampilkan laporan presensi siswa.

4. Pada Submenu Laporan pilih Raport untuk menampilkan laporan nilai raport.

BAB V PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Setelah melakukan analisa sistem dan perancangan program administrasi kesiswaan SMUN 6 ini, dapat diambil beberapa kesimpulan yang antara lain :

1. Dengan dibuatnya program aplikasi ini, sistem informasi pengolahan data yang berbasis komputer akan mempermudah dalam pengaturan data-data siswa.

2. Setelah database tersusun akan mempermudah dalam pembuatan jadwal pelajaran bagi siswa dan program pengajaran bagi tiap guru pengajar.

3. Bagi tiap guru pengajar tidak perlu repot dalam pembuatan nilai raport, karena dengan sistem database yang telah diimplementasikan dalam program aplikasi ini dapat langsung mendapatkan nilai raport yang benar.

4. Dengan program aplikasi ini dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pihak sekolah khususnya untuk Tata Usaha bagian kesiswaan.

5.2. Saran

1. Dengan selesainya rancang bangun program administrasi ini diharapkan dapat digunakan untuk membantu pihal sekolah dalam menyelesaikan masalah dalam hal data khususnya yang berhubungan dengan data administrasi kesiswaan.

2. Dalam pembuatan rancang bangun program ini hanya dibatasi pada masalah data administrasi kesiswaan, diharapkan pada suatu saat nanti ada yang melanjutkan pada masalah lain yang lebih komplek dan sempurna.

3. Rancang bangun program ini akan lebih sempurna bila didukung dengan adanya sistem jaringan.

DAFTAR PUSTAKA

Ir, Harianto Kristanto, 1994, Konsep dan Perancangan Database, Edisi Kedua, Penerbit Andi Offset Yogyakarta.

Jogianto H.M, 1990, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi Pertama, Penerbit Andi Offset Yoyakarta.

Kellen, Vince, Bill Todd, 1995, Delphi Developer’s Guide, M&T Publising.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Pendidikan Menengah Umum, 1994, Petunjuk Pelaksanaan Administrasi Pendidikan dan Sekolah, Penerbit Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jendral Pendidikan dasar dan menengah.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Pendidikan Menengah Umum, 1994, Petunjuk Pelaksanaan Penilaian, Penerbit Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jendral Pendidikan dasar dan menengah.