PSI : Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik Pada SMK Prapanca 2 Surabaya Berbasis Web.
PADA SMK PRAPANCA 2 SURABAYA
BERBASIS WEB
PROYEK SISTEM INFORMASI
Nama
: IRIL AKASARI
NIM
: 05.39010.0053
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
(2)
Informasi adalah bagian yang penting dari suatu perusahaan, khususnya internet dan dunia web. Begitu pula pemanfaatannya pada dunia pendidikan, internet dan web mampu menjadi salah satu media yang efektif untuk menyebarkan informasi. Bahkan sebuah sistem informasi akademik pun dapat dituangkan dalam halaman web, dengan tujuan untuk memudahkan civitas akademika suatu lembaga pendidikan yang bersangkutan agar mendapatkan kemudahan dalam mengakses hal-hal yang berhubungan dengan prestasi siswa, agenda, program, serta aktivitas yang lain yang ditetapkan oleh lembaga pendidikan yang bersangkutan.
Hal tersebut juga dibutuhkan oleh SMK Prapanca 2 Surabaya sebagai salah satu instansi pendidikan milik pemerintah, untuk menunjang proses akademik. Saat ini, proses akademik masih dilakukan dengan bantuan Microsoft Excel . Selain itu, seluruh sistem yang ada belum terintegrasi dengan baik sehinga proses akademik yang dilakukan menjadi tidak efektif dan efisien. Misalnya, kesalahan dalam perhitungan nilai, penulisan laporan hasil belajar siswa dan pengambilan keputusan masih sering terjadi dan dapat berakibat fatal bagi instansi sekolah ini.
Sistem Informasi Akademik dalam sebuah halaman website sebagai implementasi dari kegiatan akademika SMK Prapanca 2 Surabaya, dapat menjadi alternatif penerapan secara teknis guna mencapai tujuan tersebut diatas.
Kata kunci : Sistem Informasi Akademik, akademik, SMK
(3)
Halaman
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Pembatasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II HASIL SURVEY ... 7
2.1 Gambaran Umum SMK Prapanca 2 Surabaya ... 7
2.2 Struktur Organisasi SMK Prapanca 2 Surabaya ... 10
2.3 Deskripsi Tugas ... 11
2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 15
2.5 Dokumen Input/Output ... 23
BAB III LANDASAN TEORI ... 30
3.1 Konsep Dasar Sistem ... ... 30
(4)
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 36
3.4 Sistem Aplikasi Komputer Berbasis web ... 38
3.5 Interaksi Manusia dan Komputer ... 39
3.6 Prisip UCD ... 39
3.7 Sistem Pendukung Keputusan ... 41
3.7.1 Pengertian Sistem Pendukung Keputusan ... 41
3.7.2 Tahapan Pengambilan Keputusan ... 42
3.7.3 Konsep DSS ... 42
3.7.4 Tujuan DSS ... 43
3.7.5 Prinsip Dasar DSS ... 43
BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 44
4.1 Analisis Sistem ... 44
4.2 Desain Sistem ... 46
4.2.1Sistem Flow ... 46
4.2.2 Data Flow Diagram ... 55
4.2.3 ERD ... 64
4.2.4 Struktur File ... 68
4.2.5 Desain Input/Output ... 78
BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 84
5.1 Sistem yang Digunakan ... 84
5.2 Cara Setup Program ... 84
5.3 Penjelasan Pemakaian Program ... 88
BAB VI PENUTUP ...125
(5)
6.2 Saran ...125 DAFTAR PUSTAKA ...127 LAMPIRAN ...129
(6)
Halaman
Tabel 3.1 Tabel Persyaratan informasi ... 36
Tabel 4.1 Tabel MuserGroup ... 68
Tabel 4.2 Tabel Pembayaran Heregistrasi ... 69
Tabel 4.3 Tabel Pendaftaran ... 69
Tabel 4.4 Tabel Muser ... 70
Tabel 4.5 Tabel Status pendaftaran ... 71
Tabel 4.6 Tabel Artikel ... 71
Tabel 4.7 Tabel Jadwal ... 72
Tabel 4.8 Tabel Mata pelajaran ... 72
Tabel 4.9 Tabel Absensi ... 73
Tabel 4.10 Tabel Kelas ... 73
Tabel 4.11 Tabel Prodi ... 73
Tabel 4.12 Tabel Semester ... 74
Tabel 4.13 Tabel Prestasi sekolah ... 74
Tabel 4.14 Tabel Wali siswa ... 75
Tabel 4.15 Tabel Kegiatan ... 75
Tabel 4.16 Tabel Nilai tugas ... 76
Tabel 4.17 Tabel Ulangan Harian ... 76
Tabel 4.18 Tabel Nilai UTS ... 77
Tabel 4.19 Tabel Nilai UAS... 77
Tabel 4.20 Tabel Nilai remidi ... 78
(7)
Halaman
Gambar 2.1 Struktur organisasi sekolah ... 11
Gambar 2.2 Dokumen flow Penerimaan Siswa Baru... 16
Gambar 2.3 Dokumen flow heregistrasi ... 17
Gambar 2.4 Dokumen flow absensi kelas ... 18
Gambar 2.5 Dokumen flow Ulangan Harian ... 19
Gambar 2.6 Dokumen flow UTS ... 20
Gambar 2.7 Dokumen flow UAS ... 21
Gambar 2.8 Dokumen flow remidial ... 23
Gambar 2.9 Daftar nama siswa ... 24
Gambar 2.10 Daftar hadir guru ... 25
Gambar 2.11 Daftar rekap absensi siswa ... 26
Gambar 2.12 Form penilaian peserta prakerin ... 27
Gambar 2.13 Daftar pembagian tugas mengajar guru ... 28
Gambar 3.1 Subsistem, sistem, supra sistem ... 32
Gambar 3.2 Siklus informasi ... 35
Gambar 3.3 Struktur interaksi manusia dan komputer ... 39
Gambar 4.1 Sistem flow Penerimaan Siswa Baru ... 47
Gambar 4.2 Sistem flow heregistrasi ... 48
Gambar 4.3 Sistem flow absensi ... 49
Gamba 4.4 Sistem flow Ulangan Harian ... 50
Gambar 4.5 Sistem flow UTS ... 51
(8)
Gambar 4.7 Sistem flow remidi ... 54
Gambar 4.8 Context diagram sistem informasi akademik ... 56
Gambar 4.9 Diagram berjenjang sistem informasi akademik ... 59
Gambar 4.10 DFD level 0 sistem informasi akademik ... 60
Gambar 4.11 DFD level 1 proses akademik ... 61
Gambar 4.12 DFD level 1 proses laporan ... 62
Gambar 4.13 DFD level 1 proses PSB ... 63
Gambar 4.14 DFD level 1 proses maintenance data ... 64
Gambar 4.15 CDM sistem akademik ... 65
Gambar 4.16 PDM sistem akademik ... 66
Gambar 4.17 Desain I/O general Site ... 79
Gambar 4.18 Desain I/O cetak surat pernyataan ... 80
Gambar 4.19 Desain I/O formulir pendaftaran ... 81
Gambar 4.20 Desain I/O informasi PSB ... 82
Gambar 4.21 Desain I/O pengumuman penerimaan ... 83
Gambar 5.1 Installer language ... 85
Gambar 5.2 Setup wizard ... 85
Gambar 5.3 Choosen install location ... 86
Gambar 5.4 Proses penginstalan ... 86
Gambar 5.5 Proses instal selesai ... 87
Gambar 5.6 Control panel application ... 87
Gambar 5.7 Halaman Depan PSB Online ... 88
Gambar 5.8 Halaman Profil sekolah ... 89
(9)
Gambar 5.10 Halaman fasilitas ... 91
Gambar 5.11 Halaman tata tertib siswa ... 92
Gambar 5.12 Halaman bimbingan konseling ... 93
Gambar 5.13 Halaman petunjuk pengisian formulir ... 94
Gambar 5.14 Halaman seting awal PSB ... 95
Gambar 5.15 Formulir pendaftaran online ... 96
Gambar 5.16 Menu cetak ... 97
Gambar 5.17 Surat pernyataan siswa ... 98
Gambar 5.18 Rincian pembayaran siswa ... 99
Gambar 5.19 Verifikasi pendaftaran masuk ... 100
Gambar 5.20 Form detail siswa ... 101
Gambar 5.21 Pembayaran registrasi ... 102
Gambar 5.22 Form transaksi pembayaran ... 103
Gambar 5.23 Pengumuman siswa yang masuk ... 104
Gambar 5.24 Masuk menu laporan ... 105
Gambar 5.25 Laporan PSB ... 106
Gambar 5.26 Halaman saran dan kritik ... 107
Gambar 5.27 Master siswa ... 108
Gambar 5.28 Master wali siswa ... 109
Gambar 5.29 Master guru ... 110
Gambar 5.30 Master Kelas ... 111
Gambar 5.31 Master siswa ... 112
Gambar 5.32 Master wali siswa ... 112
(10)
Gambar 5.34 View jadwal pelajaran perkelas ... 114
Gambar 5.35 Pembagian kelas ... 115
Gambar 5.36 Input absensi siswa perkelas ... 116
Gambar 5.37 Input nilai perkelas ... 117
Gambar 5.38 Laporan data siswa perkelas ... 118
Gambar 5.39 Halaman cetak data siswa perkelas ... 119
Gambar 5.40 Export laporan dari excel ... 119
Gambar 5.41 Kotak dialog hasil unduhan ... 120
Gambar 5.42 Laporan dalam excel ... 121
Gambar 5.43 Laporan absensi siswa perkelas ... 122
Gambar 5.44 Laporan absensi siswa bulanan ... 123
Gambar 5.45 Filter data siswa berdasarkan nama ... 124
(11)
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Informasi adalah bagian yang penting dari suatu perusahaan, khususnya internet dan dunia web. Begitu pula pemanfaatannya pada dunia pendidikan, internet dan web mampu menjadi salah satu media yang efektif untuk menyebarkan informasi. Bahkan sebuah sistem informasi akademik pun dapat dituangkan dalam halaman web, tentu saja dengan tujuan untuk memudahkan civitas akademika suatu lembaga pendidikan yang bersangkutan agar mendapatkan kemudahan dalam mengakses hal-hal yang berhubungan dengan prestasi siswa, agenda, program, serta aktivitas yang lain yang ditetapkan oleh lembaga pendidikan yang bersangkutan.
Hal tersebut juga dibutuhkan oleh SMK Prapanca 2 Surabaya sebagai salah satu instansi pendidikan milik pemerintah, untuk menunjang proses akademik. Saat ini, proses akademik masih dilakukan dengan bantuan Microsoft Excel . Selain itu, seluruh sistem yang ada belum terintegrasi dengan baik sehinga proses akademik yang dilakukan menjadi tidak efektif dan efisien. Misalnya, kesalahan dalam perhitungan nilai, penulisan laporan hasil belajar siswa dan pengambilan keputusan masih sering terjadi dan dapat berakibat fatal bagi instansi sekolah ini.
Sistem Informasi Akademik dalam sebuah halaman website sebagai implementasi dari kegiatan akademika SMK Prapanca 2 Surabaya, dapat menjadi alternatif penerapan secara teknis guna mencapai tujuan tersebut diatas.
(12)
Berdasarkan permasalahan di atas, maka dibuatlah sistem informasi akademik yang berbasis web yang dapat diharapkan mampu mengolah data transaksi dan menjadikan proses akademik dapat berjalan lebih baik sehingga kegiatan belajar mengajar dapat berjalan lancar.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana merancang bangun sistem akademik yakni dalam sebuah website
Sistem Informasi Akademik pada SMK Prapanca 2 Surabaya yang saling terintegrasi antar bagian PSB, guru, TU, siswa, wali siswa dan kepala sekolah.
2. Bagaimana merancang bangun sistem yang dapat memudahkan bagi orang tua
siswa untuk memonitoring perkembangan siswa melalui raport siswa.
3. Bagaimana merancang bangun sistem yang dapat menghasilkan laporan-
laporan yang dapat mendukung keputusan.
1.3 Pembatasan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas maka dapat dirumuskan batasan masalah sebagai berikut :
1. Proses Penerimaan Siswa Baru (PSB) online a. Seting awal pendaftaran
b. Registrasi calon siswa baru c. Verifikasi bagi calon siswa baru
d. Pengumuman penerimaan siswa baru
(13)
a. Her-registrasi
b. Pembagian kelas berdasarkan jurusan dan tingkatan
3. Proses Maintenance
a. Maintenance siswa, guru, mata pelajaran dan nilai b. Pembagian kelas dan wali kelas
4. Proses laporan
a. Laporan absensi siswa per hari dan perbulan b. Laporan nilai
1.4 Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang bangun sistem akademik yakni dalam sebuah website Sistem Informasi Akademik pada SMK Prapanca 2 Surabaya yang saling terintegrasi antar bagian PSB, Guru, TU, siswa, wali siswa dan Kepala Sekolah.
1.5 Manfaat
Berdasarkan tujuan tersebut, maka manfaat yang diharapkan dalam pembuatan sistem ini adalah sebagai berikut :
1. Manfaat bagi manajemen/Kepala sekolah
a. Menghasilkan laporan yang dapat dilaporkan kembali ke pusat.
b. Mengetahui laporan-laporan sehingga dapat digunakan untuk mengambil
keputusan ke depannya.
2. Manfaat bagi karyawan/staf TU
(14)
b. Meminimalisir kesalahan yang terjadi.
c. Memudahkan proses maintenance siswa.
3. Manfaat bagi guru
a. Membantu memperlancar proses belajar mengajar.
b. Memperoleh informasi nilai siswa yang saling terintegrasi. c. Membantu pengolahan nilai.
4. Manfaat siswa
a. Memperoleh informasi jadwal pelajaran yang akurat.
b. Data siswa yang dimiliki terjamin keamanan dan meminimalisir resiko
kehilangan data.
5. Manfaat bagi wali siswa
a. Pembagian raport serta pengolahan nilai dapat lebih dipercaya.
b. Memudahkan memonitoring perkembangan siswa.
6. Manfaaat bagi wali kelas
a. Membantu mengetahui perkembangan anak didiknya dengan cepat.
b. Memudahkan kerja wali kelas dalam mengolah data laporan hasil belajar.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dari pembuatan laporan ini dibagi dalam beberapa bab yaitu :
Bab pertama pendahuluan, merupakan bab yang berisi latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah yang menjelaskan batasan-batasan dari sistem yang dibuat sehingga tidak keluar dari ketentuan yang ditetapkan, tujuan dari penelitian berupa harapan dari hasil yang akan dicapai,
(15)
manfaat perusahaan menjelaskan tentang apa saja yang telah dikembangkan dalam pelaksanaan Sistem Informasi di perusahaan terkait.
Bab kedua hasil survey, bab ini menguraikan tentang gambaran umum dari SMK Prapanca 2 Surabaya beserta struktur organisasi dan visi misi sekolah. Pada bab ini juga dijelaskan mengenai aliran data yang selama ini terjadi pada SMK Prapanca 2 Surabaya untuk mengetahui konsep yang akan digunakan selanjutnya untuk pembuatan sistem informasi akademik ini. Juga disertakan dokumen yang selama ini digunakan oleh SMK Prapanca 2 Surabaya untuk melakukan sistem akademik yang mendukung kegiatan belajar mengajar.
Bab ketiga landasan teori, bab ini menjelaskan tentang teori-teori singkat yang berhubungan dengan Pengembangan Sistem Informasi yang meliputi data dan transaksi, dasar sistem informasi, pendekatan sistem, siklus hidup sistem, serta bahasa pemrograman yang dipakai. Teori ini disesuaikan dengan penggunaan program maupun teori yang digunakan untuk membuat sistem informasi dan tentunya disesuaikan dengan kemampuan pihak SMK Prapanca 2 Surabaya dalm melakukan pengembangan sistem informasi untuk mewujudkan sistem sesuai dengan harapan yang akan terwujud.
Bab keempat analisis dan desain sistem, bab ini menguraikan tentang spesifikasi prosedur dalam menyelesaikan, meliputi, dokumen flow, context diagram, data flow diagram, entity relationship diagram dan desain input output. Bab nini juga menjelaskan tentang user interface program, fungsi-fungsi tombol dalam form dan implementasinya serta penggunaan hak akses yang diperbolehkan untuk melakukan akses terhadap program yang dibuat.
(16)
Bab kelima implementasi dan pembahasan, bab ini membahas mengenai sistem yang digunakan untuk mendukung jalannya aplikasi ini yang meliputi hardware maupun software. Selain itu, dalam bab ini juga membahas tentang cara penggunaan dari aplikasi ini.
Bab keenam penutup, bab ini membahas tentang kesimpulan atau ringkasan/inti dari bab-bab sebelumnya dan memuat sara-saran yang bisa diterapkan untuk perbaikan dan pengembangan sistem selanjutnya.
(17)
BAB II
HASIL SURVEY
2.1 Gambaran Umum SMK Prapanca 2 Surabaya
Sekolah Menengah Kejuruan Prapanca 2 Surabaya adalah salah satu lembaga satuan pendidikan formal yang menyelenggarakan pendidikan kejuruan pada jenjang pendidikan menengah atas serta memiliki jenjang akreditasi negeri. Sekolah ini adalah sebuah sekolah menengah kejuruan yang didirikan pada tahun 1999 oleh Drs. H.Suwandi di bawah kepengurusan Yayasan Pendidikan Wartawan Jawa Timur. Sekolah ini berdiri pada tanah pribadi di jalan Nginden Intan Timur I/20.
Awalnya sekolah ini berafiliasi dengan Sekolah Menengah Kejuruan Pariwisata Prapanca 1 Surabaya. Seiring dengan berjalannya waktu, lambat laun sekolah ini berkembang dan telah memiliki gedung yang layak untuk dijadikan saran dan prasarana. Sekolah ini mempunyai sistem akademik yang bersifat non komputerisasi Laporan-laporan yang dihasilkan juga belum terintegrasi dengan baik, sehingga dibutuhkan waktu yang lama. Rancang bangun sistem yang penulis tawarkan, diharapkan mampu membantu pihak sekolah dalam kegiatan proses belajar mengajar dan akademik.
2.1.1 Visi dan Misi Sekolah
Sekolah Menengah Kejuruan ini memiliki visi dan misi yang akan diraih dan diupayakan pelaksanaannya sebagai berikut :
(18)
Mewujudkan SMK sebagai lembaga pendidikan yang mampu menghasilkan lulusan berstandar Nasional untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja menengah yang profesional pada era persaingan global.
2. Misi
a. Mengupayakan untuk menghasilkan tenaga kerja yang terampil dibidang
akuntansi dan presenter yang memiliki etos kerja sesuai dengan harapan Dunia Usaha dan Dunia Industri.
b. Melaksanakan secara optimal sistem pendidikan menengah kejuruan yang
dipadukan dengan ketentuan dari BU/DI melalui sinkronisasi kurikulum.
c. Mengupayakan kelengkapan sarana prasarana yang dibutuhkan sebagai
wujud pemberian layanan Pendidikan Menengah Kejuruan yang bermutu dan berbasis pada keunggulan lokal.
d. Meningkatkan peran serta semua unsur yang ada pada sekolah (yayasan, staf sekolah, guru, siswa dan orang tua) dalam penyelenggaraan pendidikan.
e. Mempertahankan kebiasaan disiplin yang tinggi terutama pimpinan sekolah,
guru dan siswa sebagai modal dasar yang nantinya akan digunakan dalam dunia kerja.
f. Meningkatkan jalinan kerja sama dengan dunia usaha dan dunia industri
dalam rangka penyaluran tamatan.
Berikut ini kelembagaan Sekolah Menengah Kejuruan Prapanca 2 Surabaya : A. Identitas Sekolah
1. Nomer Statistik Sekolah : 34405601371
2. NDS : 43053011305
(19)
4. Nama Yayasan :Yayasan Pendidikan Wartawan Jawa Timur
5. Tanggal & No.Akte Yayasan : 28 April 2006 & No.15
6. Nama Kepala Sekolah : Drs. H.Suwandi
7. Nama Ketua Komite : H. Prijo Sukotjo, S.H
8. Status : Swasta
9. Pelaksanaan belajar mengajar : Pagi
10.Program Keahlian : Akuntansi – Akreditasi A
: Broadcasting –Belum Terakreditasi 11.Alamat sekolah
a. Jalan : Nginden Intan Timur I/20
b. Kelurahan : Medokan Semampir
c. Kecamatan : Sukolilo
d. Kota : Surabaya
e. Propinsi : Jawa Timur
f. No.telp : 031-5910718
g. Email : smkprapanca2@yahoo.co.id
h. Site : http://smkprapanca2.blogspot.com
B. Surat Keputusan (SK) Pendirian
1. Nomer : 01 Y 98
2. Tanggal : 22 Agustus 1998, YO 17 Juli 2004
3. Lembaga yang mengeluarkan SK: Dinas Pendidikan Jawa timur
C. Akreditasi
(20)
2. Nomer : Mk. 001155
3. Tanggal : 21 Oktober 2009
4. Berlaku sampai : Tahun ajaran 2014/2015
5. Lembaga yang mengeluarkan SK : Badan Akreditasi Nasional Sekolah
Madrasah (BAN-S/M)
6. Kepala Sekolah : Drs. H.Suwandi
7. Nomer SK : 02/YPW-JT/Kep/VII/1999
8. Tanggal : 1 Juli 1999
9. Lembaga yang mengeluarkan SK :Yayasan Pendidikan Wartawan
Jawa Timur
2.2 Struktur Organisasi SMK Prapanca 2 Surabaya
Adapun Struktur organisasi pada SMK Prapanca 2 Surabaya dapat dilihat pada gambar 1.1.
(21)
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Sekolah
2.3 Deskripsi Tugas
Berdasarkan struktur organisasi pada gambar 2.1 dapat dideskripsikan tugas yang dimiliki oleh tiap bagian yang bersangkutan sebagai berikut :
1. Kepala Sekolah
Memimpin seluruh staff dan pegawai. Kepala sekolah bertugas sebagai edukator manajer, administrator, pemimpin, motivator, inovator. Menerima
(22)
berbagai laporan, bertanggung jawab untuk memajukan sekolah yang ditanganinya.
2. Dewan/Komite Sekolah
Mengawasi jalannya proses belajar mengajar dan mengawasi pendistribusian keuangan sekolah. Mendapatkan laporan baik penerimaan maupun pengeluaran keuangan sekolah.
3. Tata Usaha
Tata usaha bertugas membantu proses penyelenggaraan sekolah dari sisi administratif antara lain surat menyurat, yaitu membuat surat yang akan dikeluarkan pihak sekolah dan mengorganisir surat-surat yang masuk sebelum disampaikan kepada yang bersangkutan dan keuangan, yaitu pembayaran SPP dan SP oleh siswa.
4. Wakil Kepala Sekolah Kurikulum
Membantu Kepala Sekolah dalam menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan serta menyusun pembagian tugas guru dan pengaturan jadwal pelajaran.
5. Wakil Kepala Sekolah Kesiswaan
Membantu Kepala Sekolah dalam mengatur bimbingan dan konseling. Selain itu bertugas dalam pembinaan siswa yang meliputi : Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS), Unit Kesehatan Siswa (UKS), Paskibra dan lain-lain.
6. Wakil Kepala Sekolah Sarana Prasarana
Membantu Kepala Sekolah dalam hal merencanakan semua kebutuhan sarana atau prasarana untuk menunjang belajar mengajar serta mengatur penggunaan saran dan prasarana.
(23)
7. Wakil Kepala Sekolah Hubungan Masyarakat (Humas)
Bertugas dalam hal mengatur dan mengembangkan hubungan dengan masyarakat ataupun dengan komite sekolah serta mengatur pengadaan bakti sosial dan karya wisata.
8. Wali Kelas
Wali kelas bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berkaitan dengan anak didik pada kelas yang ditugaskan kepadanya. Wali kelas bertanggung jawab dalam pengisian raport siswa yang akan diberikan kepada wali siswa. Wali kelas juga berfungsi sebagai jembatan penghubung antara pihak sekolah dengan orang tua wali siswa.
9. Guru
Guru bertanggung jawab atas keberhasilan penyampaian materi dan hasil yang dicapai oleh anak didiknya. Guru memberikan laporan secara berkala hal-hal yang telah dicapai selama proses belajar mengajar.
10.Siswa
Siswa bertanggung jawab atas nama baik sekolah dan mentaati seluruh peraturan yang berlaku di sekolah.
11.Masyarakat
A. Kegiatan Ekstrakurikuler
Adapun kegiatan ekstrakurikuler yang ada di sekolah SMK Prapanca 2 Surabaya adalah sebagi berikut :
1. Desain Grafis 2. Presenter
(24)
3. Bola voli 4. Fitness 5. Seni beladiri
6. Pengelolahan majalah dinding 7. Paskibraka
8. Baca tulis Al-Qur’an
B. Fasilitas
Adapun fasilitas yang ada di sekolah SMK Prapanca 2 Surabaya adalah sebagi berikut :
1. Ruang belajar kelas 1 : 8 kelas 2. Ruang belajar kelas 2 : 5 kelas
3. Ruang belajar kelas 3 : 4 kelas (* dalam proses pembangunan ruang kelas baru)
4. Ruang kepala sekolah
5. Ruang wakasek
6. Ruang bimbingan
7. Ruang guru
8. Ruang tata usaha
9. Ruang UKS
10.Ruang studio musik 11.Ruang ganti pakaian
12.Ruang serbaguna/auditorium 13.Ruang fitness
(25)
14.Perpustakaan
15.Laboratorium komputer 16.Laboratorium bahasa
17.Laboratorium radio dan televisi 18.Koperasi siswa (kopsis)
19.Kantin sekolah 20.Masjid
21.Lapangan olah raga (basket,bola voli, senam) di halaman sekolah.
2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
A.Dokumen Flow
Dokumen flow yang akan dijelaskan meliputi, penerimaan siswa baru (Gambar 2.2), heregistrasi (Gambar 2.3), absensi kelas (Gambar 2.4), ulangan harian (Gambar 2.5), Ujian Tengah Semester (Gambar 2.6), Ujian Akhir Semester (Gambar 2.7), remidial (Gambar 2.8),. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada sub bab berikut ini :
A.1 Dokumen Flow Penerimaan Siswa Baru
Daari gambar ini dapat diuraikan bahwa calon siswa baru mendapatkan form pendaftaran dan mengisinya. Kemudian menyerahkannya ke petugas PSB dan mengecek keengkapan data calon siswa baru. Petugas PSB membuat laporan siswa baru rangkap dua. Rangkap kedua diberikan ke kepala sekolah.
(26)
Dokumen Flow Penerimaan Siswa Baru
Petugas PSB Kepala Sekolah Calon Siswa Baru
Mulai Form pendaftaran Mengisi form pendaftaran Data calon siswa baru Data daftar siswa Cek kelengkapan calon siswa baru Data siswa baru Membuat laporan siswa baru Laporan siswa baru Laporan siswa baru N Mulai
Gambar 2.2 Dokumen flow penerimaan siswa baru
A.2 Dokumen Flow Heregistrasi
Dari gambar ini dapat diuraikan bahwa siswa akan melakukan proses heregistrasi atau yang biasa disebut dengan daftar ulang dapat langsung melakukan proses pengisian form heregistrasi yang telah ada. Siswa akan mengisi form heregistrasi yang berisi data siswa lengkap, dimana sebagai acuan untuk melakukan pembagian kelas berdasarkan jurusan dan tingkatan dan diserahkan ke bagian TU. Bagian TU merekap semua data siswa yang telah heregistrasi dan hasil pembagian kelas baru dalam bentuk laporan sebanyak dua rangkap. Kepala sekolah mendapatkan hasil akhir heregistrasi
(27)
dari tata usaha berupa laporan siswa yang telah melakukan daftar ulang sebanyak dua rangkap. Kemdian mengesahkan kedua dokumen laporan, kemudian menyerahkan kembali ke bagian tata usaha satu laporan dan satu laporan lainnya dijadikan sebagai arsip kepala sekolah. TU membuat daftar siswa yang telah heregistrasi dan diumumkan untuk siswa.
Dokumen Flow Heregistrasi
TU Kepala Sekolah
Siswa Mulai Form Her Data siswa Her Isi form Her
Bagi kelas siswa berdasarkan jurusan & tingkatan Data siswa perkelas & jurusan Rekap data siswa Laporan data siswa Laporan data siswa resmi Menuliskan kembali daftar siswa resmi Her-registrasi Daftar hasil pembagian kelas Daftar hasil pembagian kelas Selesai Laporan data siswa Penyetujuan laporan data siswa N Laporan data siswa resmi
(28)
A.3 Dokumen Flow Absensi Kelas
Dari gambar dokumen flow di bawah ini dapat dijelaskan bahwa siswa mendapat absensi kelas dari TU untuk diisi setiap harinya. Kemudian bagian TU merekap absensi setiap bulannya yang kemudian diserahkan ke wali kelas masing-masing.
Dokumen Flow Absensi Kelas
Siswa Wali Kelas
TU
Mulai
Daftar absensi kelas
Isi absensi
kelas
Data absensi kelas siswa Rekap
absensi kelas siswa
Laporan absensi kelas
Laporan absensi kelas
Selesai N
(29)
A.4 Dokumen Flow Ulangan Harian
Dari gambar dokumen flow di atas maka dapat dijelaskan bahwa setelah melalui proses belajar mengajar, berdasarkan modul materi yang diberikan, guru membuat soal ulangan harian sebagai salah satu pendukung nilai siswa. Setelah siswa mengerjakan soal, guru mengoreksi lembar jawaban siswa dan memberi nilai serta membuat daftar nilainya. Siswa akan mendapatkan hasil ulangan harian berupa lembar jawaban yang telah diberi nilai dari guru. Terakhir, guru akan membuat daftar nilai ulangan harian rangka dua. Dokumen satu sebagia arsip guru, yang kedua diserahkan ke bagian TU dan diarsip.
Dokumen Flow Ulangan Harian
Siswa Guru Mulai Modul belajar Membuat soal ulangan harian Mengerjakan soal UH Memeriksa lembar jawaban Membuat daftar nilai UH Selesai Daftar nilai UH
Soal UH Soal UH
Lembar jawaban UH Lembar jawaban UH Lembar jawaban bernilai Lembar jawaban bernilai
(30)
A.5 Dokumen Flow Ulangan Tengah Semester
Berdasarkan gambar di bawah ini dapat dijelaskan bahwa, berdasarkan modul belajar yang telah diberikan kepada siswa untuk pertengahan semester, guru membuat soal Ujian Tengah Semester (UTS) dan menyerahkannya kepada Tata Usaha (TU). Bagian TU memperbanyak soal UTS sebagai isian siswa dalam mengikuti ujian. Siswa mengikuti UTS dengan mengisi soal UTS berdasarkan materi yang telah didapatkan di kelas sampai tengah semester. Guru mengoreksi lembar jawaban siswa dan memberi nilai serta membuat daftar nilainya. Siswa akan mendapatkan hasil ulangan harian berupa lembar jawaban yang telah diberi nilai dari guru. Terakhir, guru akan membuat daftar nilai UTS rangka dua. Dokumen satu sebagia arsip guru, yang kedua diserahkan ke bagian TU dan diarsip.
Dokumen Flow UTS
TU Siswa Guru Mulai Modul belajar tengah semester Selesai Membuat soal UTS
Soal UTS Memperbanyak soal UTS
Soal UTS Mengisi soal UTS Lembar jawaban UTS Mengoreksi lembar jawaban Lembar jawaban bernilai Lembar jawaban bernilai Membuat daftar nilai Daftar nilai UTS Daftar nilai UTS
(31)
A.6 Dokumen Flow Ulangan Akhir Semester
Berdasarkan modul belajar yang telah diberikan kepada siswa untuk pertengahan semester, guru membuat soal Ujian Tengah Semester (UAS) dan menyerahkannya kepada Tata Usaha (TU). Bagian TU memperbanyak soal UAS sebagai isian siswa dalam mengikuti ujian. Siswa mengikuti UAS dengan mengisi soal UAS berdasarkan materi yang telah didapatkan di kelas sampai tengah semester. Guru mengoreksi lembar jawaban siswa dan memberi nilai serta membuat daftar nilainya. Siswa akan mendapatkan hasil ulangan harian berupa lembar jawaban yang telah diberi nilai dari guru. Terakhir, guru akan membuat daftar nilai UAS rangka dua. Dokumen satu sebagia arsip guru, yang kedua diserahkan ke bagian TU dan diarsip.
Dokumen Flow UAS
TU Siswa
Guru
Lembar jawaban UAS Soal UAS Memperbanyak
soal UAS Lembar jawaban bernilai Lembar jawaban bernilai Membuat soal UAS Selesai Daftar nilai UAS Mulai Modul belajar akhir semester Mengoreksi lembar jawaban Membuat daftar nilai Daftar nilai UAS Mengisi soal UAS Soal UAS
(32)
A.7 Dokumen Flow Remidial
Berdasarkan daftar nilai baik nilai UTS atau UAS guru melakukan seleksi terhadap siswa yang memiliki nilai dibawah rata-rata kelas dan mengelompokkannya ke daftar siswa remidi. Siswa akan menerima daftar yang mengikuti remidi. Membuat soal remidi sebagai bahan isian siswa yang harus memperbaiki nilai ujiannya setelah jadwal ditentukan oleh guru. Guru mengoreksi lembar jawaban remidi dan memberi nilai dan diserahkan kembali kepada siswa. Guru mengoreksi lembar jawaban siswa dan memberi nilai serta membuat daftar nilainya. Siswa akan mendapatkan hasil remidial berupa lembar jawaban yang telah diberi nilai dari guru. Terakhir, guru akan membuat daftar nilai remidi rangka dua. Dokumen satu sebagia arsip guru, yang kedua diserahkan ke bagian TU dan diarsip
(33)
Dokumen Flow Remidial Siswa TU Guru Mulai Daftar nilai UTS/UAS Seleksi siswa ikut remidi Menentukan jadwal untuk remidi Jadwal remidi Memperbanyak soal remidi Soal remidi Lembar jawaban Mengoreksi lembar jawaban Lembar jawaban bernilai Membuat daftar nilai Daftar nilai remidi Daftar siswa remidi Daftar siswa remidi Mengikuti remidi Lembar jawaban bernilai Daftar nilai remidi Selesai Jadwal remidi
Gambar 2.8 Dokumen flow remidial
2.5 Dokumen Input/Output
Dokumen I/O merupakan dasar rancangan file untuk membuat program aplikasi yang didasarkan oleh dokumen atau data yang tercetak yang ada dan disesuaikan dengan proses yang telah dimiliki dan dirancang sebelumnya. Berikut
(34)
ini merupakan beberapa contoh dokumen I/O sistem informasi akademik pada SMK Prapanca 2 Surabaya. Adapun beberapa contoh dari dokumen I/O antara lain seperti di bawah ini :
A. Daftar nama siswa kelas satu jurusan akuntansi ( XAK-1 )
(35)
Gambar di atas merupakan daftar siswa kelas satu jurusan akuntansi ( XAK-1 ) yang disertakan nomor absen dan jenis kelamin siswa. Daftar ini digunakan untuk menuliskan nilai oleh masing-masing guru dalam kegiatan belajar mengajar.
B. Daftar kode guru
(36)
Gambar di atas adalah daftar guru yang ditampilkan dalam bentuk absensi yang berguna sebagai absensi guru yang mencatat jika ada guru yang tidak masuk sekolah. Alasan pada absensi dibedakan 3 yaitu sakit, alpa dan ijin, agar dapat mudah mengetahui status guru pada suatu hari maupun suatu periode.
C. Daftar rekap absensi siswa
(37)
Gambar di atas adalah daftar siswa yang ditampilkan dalam bentuk absensi yang berguna sebagai absensi siswa yang mencatat jika ada siswa yang tidak masuk sekolah. Alasan pada absensi dibedakan 3 yaitu sakit, alpa dan ijin, agar dapat mudah mengetahui status siswa pada suatu hari maupun suatu periode.
D. Jadwal Pembelajaran
(38)
Gambar di atas adalah contoh form penilaian dari prakerin di suatu perusahaan yang dilakukan oleh setiap siswa sebagai salah satu dalam menyelesaikan satuan pendidikan selama sekolah di SMK Prapanca 2 Surabaya.
E. Daftar pembagian tugas mengajar guru
(39)
Gambar di atas merupakan daftar pembagian tugas mengajar, disertakan kode yang digunakan untuk melakukan kegiatan belajar mengajar. Tujuan dari pembuatan dokumen tersebut unutk mengetahui posisi guru apabila dilakukan penjadwalan mata pelajaran ataupun untuk pencarian guru tersebut.
(40)
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Konsep Dasar Sistem
3.1.1 Pengertian Sistem
Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam buku Accounting
Information Sistems Concept and Practise For Effective Decision Making (New
York : John Willey & Sons, second edition, 1984, halaman 4) : Suatu sistem
adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi subsistem yang berusaha untuk mencapai tujuan (goal) yang sama.
Mempelajari suatu sistem akan lebih mengena bila mengetahui terlebih dahulu apakah sistem itu. Dan pengertian tentang sistem dapat pertama kali di dapat dari defenisinya. Dengan demikian definisi ini akan memiliki peranan yang penting di dalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem - subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem – sistem bagian. Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Interaksi dari subsistem-subsistem sedemikian rupa, sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau terintegrasi (integrated).
(41)
komponenkomponen. Integrasi dari sistem dicapai dari integrasi antara -komponen-komponennya dan dengan subsistem-subsistem lainnya.
Untuk menganalisis dan merencanakan suatu sistem, analis dan perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponen- komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari sistem tersebut.
3.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu
mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary),
lingkungan luar sistem (environment), penghubung (interface), masukan (input),
keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang arinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung kompone-komponen atau subsistem-subsistem.
Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem mempunyai sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentudan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra sistem.
(42)
2. Batas Sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau denganlingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luarbatas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan bersifat merugikan bagi sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.
5. Masukan Sistem
Supra dari supra sistem Supra sistem
Supra sistem
Sistem
Subsistem
Sistem
Subsistem
Sub dari subsistem
(43)
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input), dan masukan sinyal (signal
input).
6. Keluaran Sistem
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atausistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan mengubah menjadi keluaran.
8. Sasaran sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau
suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya.
3.2 Konsep Dasar Informasi
3.2.1 Pengertian Informasi
Apakah sebenarnya informasi itu, sehingga sangat penting artinya bagi
suatu sistem? Informasi (Information) didefinisikan oleh Jeffery L.Whitten,
Lonnie D.Bentley dan Kevin C.Dittman dalam buku Metode Desain dan Analisis
(44)
telah diproses atau diorganisasi ulang menjadi bentuk yang berarti. Informasi dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan memiliki arti ke penerima.
Menurut Robert J. Varzello / John Reuter III, informasi adalah kumpulan data yang relevan dan mempunyai arti yang menggambarkan kejadian-kejadian atau kegiatan-kegiatan. Menurut Henry C. Lucas, Jr, Informasi adalah kenyataan yang tampak maupun yang tidak tampak yang tersedia untuk mengurangi ketidakpastian tentang beberapa keadaan atau kejadian. Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah :
a. Data yang diolah
b. Menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. c. Menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) dan kesatuan nyata (fact
dan entity).
c. Digunakan untuk pengambilan keputusan.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian
(event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Kesatuan nyata (fact
dan entity) berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda, dan orang yang
betul-betul ada dan terjadi.
3.2.2 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf-huruf
(45)
atau alphabet, angja-angka, bentuk-bentuk suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar, dan sebagainya. Data diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali yang kemudian data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut sebagai siklus informasi (information cycle) atau disebut juga
siklus pengolahan data (data processing cycles).
3.2.3 Persyaratan Informasi
Persyaratan sebuah informasi yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut :
(46)
Tabel 3.1. Persyaratan Informasi
No. Kriteria Keterangan
1. Akurat Derajat informasi dari kesalahan
2. Presisi Ukuran detail yang digunakan di dalam
penyediaan informasi
3. Tepat waktu Penerimaan informasi masih dalam jangkauan
waktu yang dibutuhkan oleh si penerima
4. Jelas Derajat informasi dari keraguan
5. Dibutuhkan Tingkat relevansi yang bersangkutan dengan
kebutuhan pengguna
6. Quantifiable Tingkat atau kemampuan dalam menyatakan
informasi dalam bentuk numerik
7. Veriviable
Tingkat kesepakatan atau kesamaan nilai sebagai hasil pengujian informasi yan gsama oleh berbagai pengguna (laik uji)
8. Accessible Tingkat kemudahan dan kecepatan dalam
memperoleh informasi yang bersangkutan
9. Non-bias
Derajat perubahan yang sengaja dibuat untuk merubah atau memodifikasi informasi dengan tujuan mempengaruhi para penerima
10. Comprehensive Tingkat kelengkapan informasi
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
3.3.1 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah pengaturan orang, data, proses dan information technology (IT)/teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi. (Jeffery L.Whitten, Lonnie
(47)
D.Bentley dan Kevin C.Dittman dalam buku Metode Desain dan Analisis Sistem
edisi 6, 2004, halaman 10). Menurut E. Budiharjo dalam pustaka Eddy Prahasta,
sistem informasi adalah suatu sistem manusia-mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam organisasi.
3.3.2 Komponen Sistem Informasi
Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti: 1. Perangkat keras (hardware): mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer
dan printer.
2. Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang
memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.
3. Prosedur sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data
dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
4. Orang: semua pihak yang bertanggung jawab dalam perkembangan sistem
informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.
5. Basis data (database): sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang
berkaitan dengan penyimpanan data.
6. Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang
memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh
(48)
3.3.3 Sistem Informasi Akademik
Pengertian Akademik dalam kamus besar Bahasa Indonesia antara lain sebagai berikut :
1) Hal yang berhubungan dengan pendidikan umum.
2) Bersifat teori, teoritis; tidak dapat langsung dipraktekkan. 3) Mengenai ( berhubungan dengan ) akademik; soal-soal.
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akademik adalah sistem yang saling berkaitan atau berinteraksi yang melekukan pengumpulan data, memproses data dan merekam hingga menghasilkan informasi yang berhubungan atau yang berkaitan dengan pendidikan umum yang nantinya berfungsi untuk mendukung kegiatan operasional sekolah.
3.4 Sistem Aplikasi Komputer Berbasis Web
Aplikasi dalam bahasa awam sering disebut sebagai sebuah kumpulan program atau script. Aplikasi web yang dibangun dengan menggunakan Struts
framework terdiri dari komponen-komponen individual yang digabungkan
menjadi satu aplikasi. Aplikasi tersebut dapat diinstal dan dieksekusi oleh web
container. Komponen-komponen tersebut dapat digabungkan karena mereka
terletak dalam sebuah konteks web yang sama, yang menjadikan mereka
bergantung satu dengan yang lainnya, baik secara langsung ataupun tidak langsung.
(49)
3.5 Interaksi Manusia dan Komputer
Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) atau Human-Computer
Interaction (HCI) adalah disiplin ilmu yang berhubungan dengan perancangan,
evaluasi, dan implementasi sistem komputer interaktif untuk digunakan oleh manusia, serta studi fenomena-fenomena besar yang berhubungan dengannya. (Definisi oleh ACM SIGCHI). Struktur IMK dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Fokus interaksi manusia dan komputer antara lain yaitu:
1. Fokus adalah perancangan dan evaluasi antarmuka pemakai (user interface).
2. Antarmuka pemakai adalah bagian sistem komputer yang memungkinkan
manusia berinteraksi dengan komputer.
Gambar 3.3 Struktur Interaksi Manusia dan Komputer
3.6 Prinsip UCD
User Centered Design (UCD) atau Perancangan berbasis pengguna
adalah filosofi perancangan yang menempatkan pengguna sebagai pusat dari proses pengembangan sistem.
(50)
a. Perspektif
Pengguna selalu benar, jika terdapat masalah dalam penggunaan sistem maka masalahnya ada pada sistem dan bukan pengguna.
b. Installasi
Pengguna mempunyai hak untuk dapat menginstall atau menguninstall perangkat lunak dan perangkat keras sistem secara mudah tanpa ada konsekuensi negatif.
c. Pemenuhan
Pengguna mempunyai hak untuk mendapatkan sistem dapat bekerja persis seperti yang dijanjikan.
d. Instruksi
Pengguna mempunyai hak untuk dapat menggunakan instruksi secara mudah (buku petunjuk bantuan secara online atau kontekstual pesan kesalahan), untuk
memahami dan menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan secara efisien dan terhindar dari masalah.
e. Control
Pengguna mempunyai hak untuk dapat mengontrol sistem dan mampu membuat sistem menanggapi dengan benar atas permintaan yang diberikan. f. Umpan Balik
Pengguna mempunyai hak terhadap sistem untuk menyediakan informasi yang jelas, dapat dimengerti, dan akurat tentang tugas yang dilakukan dan kemajuan yang dicapai.
(51)
Pengguna mempunyai hak untuk mendapatkan informasi yang jelas tentang semua prasyarat yang dibutuhkan sistem untuk memperoleh hasil terbaik. h. Scope
Pengguna mempunyai hak untuk mengetahui batasan kemampuan sistem. i. Assistance
Pengguna mempunyai hak untuk dapat berkomunikasi dengan penyedia teknologi dan menerima pemikiran dan tanggapan yang membantu jika diperlukan.
j. Usability
Pengguna harus dapat menjadi penguasa perangkat lunak dan perangkat keras dan bukan sebaliknya. Produk harus dapat digunakan secara alami dan intuitif.
3.7 Sistem Pendukung Keputusan
3.7.1 Pengertian Sistem Pendukung Keputusan
Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Dalam usaha memecahkan suatu masalah mungkin membuat banyak keputusan.
Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.
Menurut Herbert A. Simon 1) keputusan berada pada suatu rangkaian
kesatuan, dengan keputusan terprogram pada satu ujungnya dan keputusan tak terprogram pada ujung lainnya.
(52)
a. Keputusan Terprogram, bersifat berulang dan rutin sedemikian sehingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan de novo (sebagai sesuatu yang baru) tiap kali terjadi.
b. Keputusan Tidak Terprogram, bersifat baru, tidak terstruktur, dan jarang
konsekuen. Tidak ada metode yang pasti utk menangani masalah ini belum pernah ada sebelumnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tak terlihat atau rumit, atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus.
3.7.2 Tahapan Pengambil Keputusan
Tahapan Pengambilan Keputusan Menurut Simon. Ada 4 tahapan yang harus dilalui manager saat memecahkan suatu masalah, yaitu:
a. Kegiatan Intelijen
Mengamati lingkungan mencari kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki.
b. Kegiatan Merancang
Menemukan, mengembangkan dan mengalihkan berbagai alternatif tindakan yang mungkin.
c. Kegiatan Memilih
Memilih suatu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia. d. Kegiatan Menelaah
Menilai pilihan-pilihan yang ada.
3.7.3 Konsep DSS
a. Dimulai akhir tahun 1960 dengan timesharing komputer yaitu seseorang dapat
(53)
b. DSS diciptakan pada tahun 1971 oleh G. Anthony Gorry dan Michael S. Scott Morton mengarahkan komputer pada pengambilan keputusan manajemen.
3.7.4 Tujuan DSS
Perintis DSS yang lain, Peter G.W. Keen, bekerja sama dengan Scott Morton mendefinisikan 3 (tiga) tujuan yang harus dicapai DSS, yaitu:
1. Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi
terstruktur.
2. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya. 3. Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer.
3.7.5 Prinsip Dasar DSS
a. Struktur Masalah
Sulit untuk menemukan masalah yang sepenuhnya terstruktur atau tidak terstruktur. Berarti DSS diarahkan pada tempat sebagain besar masalah berada.
b. Dukungan Keputusan
DSS tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer. Komputer dapat diterapkan pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi manajer bertanggung jawab atas bagian yang tidak terstruktur.
c. Efektivitas Keputusan
Waktu manajer tidak boleh terbuang, tetapi manfaat utama menggunakan DSS adalah keputusan yang baik.
(54)
BAB IV
ANALISIS & DESAIN SISTEM
Dalam pengembangan teknologi informasi saat ini, dibutuhkan analisa dan perancangan sistem pengolah data yang baik. Sistem pengolah data tersebut diharapkan mampu meningkatkan kinerja pada Sistem Informasi Akademik pada SMK Prapanca 2 Surabaya yang akan dibuat. Metode iini membutuhkan analisa yang tepat, kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisa untuk menghasilkan perencanaan yang baik. Analisa merupakan cara untuk menganalisa permasalahan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil studi lapangan. Sedangkan desain sistem merupakan langkah yang harus ditempuh untuk menyajikan sebuah sistem informasi terorganisir dengan baik.
4.1 Analisis Sistem
Sistem yang ada pada SMK Prapanca 2 Surabaya saat ini belum terintegrasi dengan baik. Seluruh data siswa, catatan akademik sekolah dan data-data akademik masih disimpan dalam bentuk dokumen. Tingginya jumlah siswa baru yang masuk, membuat sistem yang ada diantaranya proses pendaftaran, pencarian data siswa, penyimpanan data siswa, pengumuman penerimaan siswa dan pembuatan laporan menjadi tidak efisien dan efektif serta sistem yang ada juga membuat kemungkinan terjadinya kehilangan dokumen dan lambatnya manajemen dalam pengambilan keputusan untuk pengembangan sekolah.
(55)
Proyek sistem informasi ini penulis membuat perancangan sistem yang dimaksudkan untuk membantu memecahkan masalah pada sistem yang saat ini sedang berjalan dan merupakan suatu sistem yang baik dan sesuai dengan kebutuhan semua pihak. Dalam merancang sistem yang baik harus melakukan tahap-tahap perancangan sistem. Cara pengumpulan data-data untuk penyelesaian proyek sistem informasi ini baik di dalam memperoleh data, menyelesaikan dan memecahkan permasalahan yang diperlukan dalam menganalisa, merancang dan mengembangkan program adalah melakukan observasi pada sekolah yaitu dengan mengumpulkan dan mengamati secara langsung terhadap data-data yang akan digunakan dalam pengembangan program.
Setelah mendapatkan data-data yang diperlukan penulis mengadakan tanya jawab dan konsultasi untuk memperoleh informasi mengenai sistem yang berlaku ataupun informasi-informasi lain yang sekiranya dapat membantu pengembangan program.
Dalam pengerjaan rancang bangun sisem informasi akademik ini, penulis juga melakukan studi literatur untuk mengetahui lebih jelas apa yang akan dikerjakan dan pokok pembahasan, penulis mempelajari buku-buku yang terkait dengan pemecahan masalah tentang sistem informasi akademik.
Setelah mendapatkan semua data dan informasi, penulis memasuki tahap pengerjaan untuk mendesain tampilan dan struktur data sustu sistem (pembuatan sistem flow, DFD, ERD, desain I/O)
(56)
4.2 Desain Sistem
Setelah menganalisa sistem yang sedang berjalan saat ini, maka terdapat beberapa perbedaan pada sistem yang sudah terkomputerisas. Sistem ini mempunyai keunggulan dalam hal kecepatan memproses data, sehingga informasi yang dihasilkan dapat dijadikan acuan dan solusi untuk menjawab beberapa permasalahan yang terjadi saat ini, sekaligus menjadi pertimbangan dalam hal pengambilan keputusan.
Sebagai penjelasan dari analisis sistem di atas, maka akan digambarkan beberapa desain sistem. Desain sistem tersebut meliputi aliran dokumen baru,
Context Diagram, HIPO, DFD (Data Flow Diagram), ERD (Entity Relational
Diagram), struktur file dan desain I/O.
4.2.1 Sistem Flow Komputerisasi
A.Sistem Flow Penerimaan Siswa Baru
Dari gambar ini dapat diuraikan bahwa calon siswa baru mendapatkan form pendaftaran dan mengisinya. Kemudian menyerahkannya ke petugas PSB. Petugas PSB mengentrykan data siswa baru dalam tabel pendaftaran, kemudian mengecek kelengkapan data calon siswa baru dengan melakukan verifikasi data dan heregistrasi. Petugas PSB membuat laporan siswa baru rangkap dua. Rangkap kedua diberikan ke kepala sekolah.
(57)
Sistem Flow Penerimaan Siswa Baru Kepala Sekolah Petugas PSB Siswa Laporan siswa baru Mulai Mulai Data siswa calon siswa baru Laporan siswa baru N Data siswa baru Cek kelengkapan
calon siswa baru Verifikasi data Heregistrasi Entry data siswa PSB Membuat laporan siswa baru
Gambar 4.1 Sistem Flow PSB
B. Sistem Flow Heregistrasi
Dari gambar di bawah ini dapat diuraikan bahwa siswa akan melakukan proses heregistrasi atau yang biasa disebut dengan daftar ulang dapat langsung melakukan proses pengisian form heregistrasi yang telah ada. Siswa akan mengisi form heregistrasi yang berisi data siswa lengkap, dimana sebagai acuan untuk melakukan pembagian kelas berdasarkan jurusan dan tingkatan dan diserahkan ke bagian TU. Bagian TU merekap semua data siswa yang telah heregistrasi dalam tabel heregistrasi dan hasil pembagian kelas baru dalam bentuk laporan sebanyak dua rangkap yang mengacu pada tabel
(58)
heregistrasi, siswa dan kelas. Kepala sekolah mendapatkan hasil akhir heregistrasi dari tata usaha berupa laporan siswa yang telah melakukan daftar ulang sebanyak dua rangkap. Kemudian mengesahkan kedua dokumen laporan, kemudian menyerahkan kembali ke bagian tata usaha satu laporan dan satu laporan lainnya dijadikan sebagai arsip kepala sekolah. TU membuat daftar siswa yang telah heregistrasi dan diumumkan untuk siswa.
Sistem Flow Heregistrasi
Kepala Sekolah TU Siswa N Selesai Daftar hasil pembagian kelas Laporan data siswa resmi Mulai Data siswa perkelas & jurusan Entry data siswa
yang registrasi Data siswa
Her
Bagi kelas siswa berdasarkan jurusan & tingkatan
Heregistrasi
Siswa Heregistrasi
Kelas
Buat laporan data siswa yang baru
Laporan data siswa resmi Buat daftar hasil
pembagian kelas
Daftar hasil pembagian
kelas
(59)
C.Sistem Flow Absensi
Dari gambar dokumen flow di bawah ini dapat dijelaskan bahwa siswa mendapat absensi kelas dari TU untuk diisi setiap harinya. Kemudian bagian TU merekap absensi setiap bulannya berdasarkan tabel absensi siswa yang kemudian diserahkan ke wali kelas masing-masing.
Sistem Flow Absensi
Wali Kelas Siswa
TU
Daftar absensi kelas
Data absensi kelas yang
telah di isi
Selesai Laporan absensi kelas Laporan
absensi kelas Mulai
Data absensi kelas siswa Rekap absensi
kelas siswa
N
Absensi siswa
Gambar 4.3 Sistem Flow Absensi
D.Sistem Flow Ulangan Harian
Dari gambar dokumen flow di bawah ini maka dapat dijelaskan bahwa setelah melalui proses belajar mengajar, berdasarkan modul materi yang diberikan, guru membuat soal ulangan harian sebagai salah satu pendukung
(60)
nilai siswa. Setelah siswa mengerjakan soal, guru mengoreksi lembar jawaban siswa dan memberi nilai serta membuat daftar nilainya yang mengacu pada tabel nilai ulangan harian (UH). Siswa akan mendapatkan hasil ulangan harian berupa lembar jawaban yang telah diberi nilai dari guru. Terakhir, guru akan membuat daftar nilai ulangan harian rangka dua. Dokumen satu sebagai arsip guru, yang kedua diserahkan ke bagian TU dan diarsip.
Sistem Flow Ulangan Harian
Siswa Guru
Lembar jawaban bernilai Modul belajar
Soal UH
Selesai Daftar nilai UH
Soal UH
Lembar jawaban bernilai Mulai
Membuat soal ulangan harian
Nilai UH
Membuat daftar nilai UH
(61)
E. Sistem Flow Ulangan Tengah Semester
Berdasarkan gambar di bawah ini dapat dijelaskan bahwa, berdasarkan modul belajar yang telah diberikan kepada siswa untuk pertengahan semester, guru membuat soal Ujian Tengah Semester (UTS) dan menyerahkannya kepada Tata Usaha (TU). Bagian TU memperbanyak soal UTS sebagai isian siswa dalam mengikuti ujian. Siswa mengikuti UTS dengan mengisi soal UTS berdasarkan materi yang telah didapatkan di kelas sampai tengah semester. Guru mengoreksi lembar jawaban siswa dan memberi nilai serta membuat daftar nilainya yang mengacu pada tabel nilai UTS. Siswa akan mendapatkan hasil ulangan harian berupa lembar jawaban yang telah diberi nilai dari guru. Terakhir, guru akan membuat daftar nilai UTS rangka dua. Dokumen satu sebagia arsip guru, yang kedua diserahkan ke bagian TU dan diarsip.
Sistem Flow Ulangan Tengah Semester
Siswa Guru
Mulai
Lembar jawaban bernilai Membuat soal
UTS Modul belajar
Lembar jawaban bernilai Soal UTS
Membuat daftar nilai UTS
Daftar nilai UTS
Nilai UTS
Selesai
(62)
F. Dokumen Flow Komputerisasi Ulangan Akhir Semester
Berdasarkan modul belajar yang telah diberikan kepada siswa untuk pertengahan semester, guru membuat soal Ujian Tengah Semester (UAS) dan menyerahkannya kepada Tata Usaha (TU). Bagian TU memperbanyak soal UAS sebagai isian siswa dalam mengikuti ujian. Siswa mengikuti UAS dengan mengisi soal UAS berdasarkan materi yang telah didapatkan di kelas sampai tengah semester. Guru mengoreksi lembar jawaban siswa dan memberi nilai serta membuat daftar nilainya yang mengacu pada tabel nilai UAS. Siswa akan mendapatkan hasil ulangan harian berupa lembar jawaban yang telah diberi nilai dari guru. Terakhir, guru akan membuat daftar nilai UAS rangka dua. Dokumen satu sebagai arsip guru, yang kedua diserahkan ke bagian TU dan diarsip.
(63)
Dokumen Flow Ulangan Akhir Semester
Siswa Guru
Mulai
Soal UAS
Nilai UAS
Selesai Lembar jawaban
bernilai
Membuat daftar nilai UAS
Daftar nilai UAS
Lembar jawaban bernilai Modul belajar
Membuat soal UAS
(64)
G.Dokumen Flow Komputerisasi Remidial
Berdasarkan daftar nilai baik nilai UTS atau UAS guru melakukan seleksi melalui tabel nilai remidi dan siswa terhadap siswa yang memiliki nilai di bawah rata-rata kelas dan mengelompokkannya ke daftar siswa remidi. Siswa akan menerima daftar yang mengikuti remidi. Membuat soal remidi sebagai bahan isian siswa yang harus memperbaiki nilai ujiannya setelah jadwal ditentukan oleh guru. Guru mengoreksi lembar jawaban remidi dan memberi nilai dan diserahkan kembali kepada siswa. Guru mengoreksi lembar jawaban siswa dan memberi nilai serta membuat daftar nilainya. Siswa akan mendapatkan hasil remidial berupa lembar jawaban yang telah diberi nilai dari guru. Terakhir, guru akan membuat daftar nilai remidi rangka dua. Dokumen satu sebagia arsip guru, yang kedua diserahkan ke bagian TU dan diarsip
Sistem Flow Remidial
TU Siswa Guru Daftar nilai remidi Selesai Lembar jawaban Mulai Daftar siswa remidi Membuat daftar nilai setelah remidi Daftar siswa remidi Daftar nilai remidi Nilai remidi Siswa
(65)
4.2.2 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram ini merupakan gambaran secara logika yang menunjukkan aliran data dari Sistem Informasi Akademik Sekolah Menengah Kejuruan Prapanca 2 Surabaya yang memiliki beberapa entitas antara lain, siswa,
guru, kepala sekolah, wali siswa, guest, dan admin. Data Flow Diagram
di-decompose atau dibagi menjadi beberapa level yaitu level 0 dan level 1.
A. Context Diagram
Sub bab ini menjelaskan aliran data dari Sistem Informasi Akademik Sekolah Menengah Kejuruan Prapanca 2 Surabaya . Berikut adalah Data Flow Diagram Top Level (Diagram kontek) dapat dilihat pada gambar 4.8. Pada Level 0 digambarkan secara spesifik bentuk gambaran Sistem Informasi Akademik serta aliran data yang ada, yang apabila decompose maka akan membentuk lima sub
proses yakni proses access page, proses PSB, proses akademik, proses
maintenance data, dan proses laporan. Proses ini dapat dilihat pada gambar 4.9.
Pada level 0 untuk subproses akademik didecompose atau dibagi lagi agar lebih
spesifik menjadi level 1 yakni di dalam subproses akademik ini terdapat subproses login, heregistrasi, penilaian, olah raport, serta olah informasi, untuk lebih jelasnya dapat dilihat melalui gambar 4.10. Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses Laporan, yang terdiri dari proses cek laporan siswa, laporan guru dan laporan PSB. Gambar 4.12 DFD level 1 proses PSB dan gambar 4.13 DFD level 1 proses maintenance data.
(66)
(67)
Penjelasan gambar 4.8 Context Diagram yang merupakan top level dari Data
Flow Diagram, sebagai berikut :
1. Siswa
Siswa dapat melakukan aktivitas akademik, dimana sebelumnya siswa dapat login untuk melakukan akses terhadap data apa saja yang mendapat hak akses atas data tersebut, seperti informasi nilai siswa yaitu nilai tugas, ulangan harian, ujian tengah semester, ujian akhir semester, remedial, praktek kerja industri serta laporan belajar siswa berupa raport. Selain itu, siswa dapat melakukan heregistrasi serta beragam akses lain seperti posting data artikel,download data artikel, lihat jadwal, lihat Program Studi, informasi tugas, praktek kerja industri, absensi, informasi guru serta kegiatan maupun prestasi sekolah.
2. Guru
Sesuai dengan hak aksesnya, guru dapat melakukan upload tugas, artikel guru, silabus ajar, serta mengisi nilai-nilai siswa berupa nilai tugas, ulangan harian, ujian tengah semester, ujian akhir semester, remedial, praktek kerja industri dan raport, dengan login khusus dan berbeda yakni wali kelas yang juga
include sebagai guru dapat mengolah data raport siswa. Guru dapat pula
memperolah informasi sekolah berupa data siswa, jadwal, kegiatan sekolah, prestasi yang diraih, serta membaca beragam artikel.
3. Kepala Sekolah
Kepala sekolah memperoleh laporan data guru, laporan data siswa, silabus ajar oleh guru untuk masing-masing bidang studi, serta dapat mengetahui informasi raport, info kegiatan sekolah, info prestasi, jadwal.
(68)
4. Wali Siswa
Memiliki hak akses pula, guna memantau perkembangan siswa melalui informasi yang diperoleh, diantaranya informasi raport siswa, absensi siswa, info kegiatan sekolah, serta prestasi sekolah yang diraih.
5. Guest (tamu)
Guest (tamu) dapat melakukan akses berupa informasi kegiatan sekolah,
prestasi sekolah, program studi, profil sekolah .
6. Admin
Data yang diolah oleh admin adalah data siswa, guru, validasi data siswa, validasi data guru, kegiatan,, prestasi sekolah, login, mata pelajaran, kelas, program studi, prakerin, absensi, validasi data artikel posting-an guru maupun
siswa, jadwal.
B. Diagram Berjenjang Sistem Informasi Akademik
Pada diagram berjenjang terdiri atas Top level, level 0 dan level 1. Untuk Top level berisi Sistem Informasi Akademik. Pada level 0 berisi 4 proses diantaranya access page, akademik, maintenance data, dan laporan. Adapun level
1 dimana merupakan hasil decompose dari proses akademik yang memunculkan
sub proses yaitu, login, heregistrasi, penilaian, olah raport, dan olah informasi. Begitu juga untuk proses maintenance data setelah decompose, menghasilkan sub proses yaitu, update siswa, update guru, dan update mata pelajaran, untuk lebih
(69)
(70)
(71)
(72)
Gambar 4.12 DFD Level 1 Proses PSB
[Data statuspendaftaran]
[Data pendaftaran]
[Data pembayaranHr]
[Data login]
[Data setingawal psb]
Display pengumuman Data lengkap Kelengkapan dokumen
Kuota PSB
[Verifikasi data siswa]
[Data heregistrasi] [Data siswa]
[Surat pernyataan] [Data calon siswa baru]
[Pengumuman siswa masuk] [pengumuman siswa masuk]
[Data seting awal] [Login admin] Petugas PSB Calon Siswa Baru 4.1 Melakukan Login Admin 4.2 Menseting Data Awal PSB 4.4 Mencetak Surat Pernyataan 4.5 Cek Data Heregistrasi 4.6 Membuat Pengumuman Siswa Masuk 4.3 Melakukan Verifikasi Data 16 Pendaftaran 18 SetingAwalpsb 19 StatusPendaftaran 15 Login 14 PembayaranHr
(73)
Gambar 4.13 DFD Level 1 Proses Maintenance Data
Data guru
Data silabus
Silabus baru Data guru baru
[Data silabus] Data siswa baru
[Data mapel] [Data siswa]
[Data siswa]
[Data guru] [Data mapel]
[Data siswa]
[Data guru]
5.1
Update Data Siswa
Siswa
Guru Admin
5.2
Update Data Mapel
5.3
Update Data Guru
1 Guru
3 Mapel
17 Siswa
22 Silabus ajar 5.4
Update Silabus Ajar
(74)
Gambar 4.14 DFD Level 1 Proses Laporan
4.2.3 ERD
ERD menggambarkan hubungan data dari satu tabel ke tabel yang lainnya. Hal ini befungsi sebagai daftar tabel yang dibuat pada sistem ini dengan mengetahui hubungan atau relasi yang berkaitan.
A. Conceptual Data Model
Conceptual data Model (CDM) kadang juga disebut sebagai E-R Diagram (Entity
Relational Diagram) atau yang menjelaskan tentang rancangan database
bagaimana relasi antar entitas satu dengan entitas lainnya yang merupakan proses pembuatan model dari informasi tanpa tergantung detil implementasi. ERD pada SMK Prapanca 2 Surabaya dapat lihat pada gambar 4.15
[Laporan absensi] [Data mapel] [Data guru] [Data pendaftaran] [Data siswa] [Laporan guru] [Laporan psb] [Laporan siswa] Kepala Sekolah 3.1 Cek Laporan Siswa 3.2 Cek Laporan Guru 3.4 Cek Laporan PSB 3 Mapel 1 Guru 17 Siswa 16 Pendaftaran
(75)
(76)
B. Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) disebut juga sebagai E-R Schema (Entity
Relational Schema) atau juga merupakan gambaran implementasi secara fisik
dari database yang akan diimplementasikan dalam penyimpanan kedua (secondary storage). Physical Data Model (PDM) ini menjelaskan struktur
penyimpanan dan metode akses data yang efektif sesuai dengan namanya. PDM merupakan hasil generate dari CDM, seperti terlihat pada gambar 4.6
(77)
4.2.4 Struktur File A.3.1 Kamus Data
Kamus data dalah penjelasan dari masing-masing tabel yang ada pada sistem basis data. Struktur tabel untuk memperjelas fungsi dan penggunaan tabel beserta field-fieldnya.
Kamus data digunakan untuk memberikan keterangan lebih konkrit dari masing-masing atribut yang digunakan dalam pembentukan database. Penjelasan mencakup nama atribut, jenis atribut (primary key dan foreign key) serta
keteerangan data yang diisikan pada masing-masing atribut.
Database ini menggunakan MySQL sebagai database atau sebagai tempat penyimpanan data yang nantinya dikoneksikan dengan PHP sebagai interface dan yang dijalankan pada web browser yakni Mozilla Firefox.
Dalam kamus data terdapat beberapa keterangan dalam pembuatan file database yaitu :
1. Nama Field
Nama yang diberikan oleh analis dengan tujuan untuk mempermudah cara pengaksesan data pada saat desain aplikasi.
2. Type
Tipe data yang digunakan masing-masing field yang bertujuan agar pembuatan aplikasi bisa lebih mendalami aplikasi database.
3. Length
Ukuran data yang digunakan masing-masing field untuk membatasi data oleh pemakai sistem.
(78)
4. Key
Merupakan suatu keterangan yang mempunyai fungsi untuk menentukan apakah field tersebut suatu primary key atau bukan, disini primary key ditandai
dengan garis bawah pada field yang telah ditentukan.
A.3.2 Struktur Tabel
Pada Sistem Informasi Akademik pada SMK Prapanca 2 Surabaya terdapat tabel-tabel sebagai berikut :
1. Tabel MuserGroup
Nama tabel : MuserGroup
Primary key : Group_userId
Foreign key : User_id
Fungsi : menyimpan data user group
Tabel 4.1 Tabel MuserGroup
No. Nama Field Type Length Key
1. Group_userId Integer Primary Key
2. User_id Integer Foreign Key
3. Group_name Varchar 20
4. Group_level Varchar 20
5. Waktu_ubah Date
2. Tabel Pembayaran Heregistrasi
Nama tabel : PembayaranHr
Primary key : Id_Hr
Foreign key : No_reg
Fungsi : Menyimpan dan mengubah data siswa yang telah
(79)
Tabel 4.2 Tabel Pembayaran Heregistrasi
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_Hr Integer Primary Key
2. No_reg Varchar 20 Foreign Key
3. Harus_bayar Numeric
4. Jumlah_bayar Numeric
5. Sisa Numeric
6. Tgl_bayar Date
3. Tabel Pendaftaran
Nama tabel : Pendaftaran
Primary key : NoReg1
Foreign key : -
Fungsi : Menyimpan data calon siswa baru
Tabel 4.3 Tabel Pendaftaran
No. Nama Field Type Length Key
1. NoReg1 Varchar 20 Primary Key
2. Prodi_pilihan Varchar 15
3. a_nama Varchar 100
4. a_ttl Date 200
5. a_jk Varchar 1
6. a_agama Varchar 10
7. a_wn Varchar 30
8. a_status Varchar 30
9. a_jmlsodara Varchar 4
10. a_anak_ke Varchar 4
11. b_ttinggal Varchar 200
12. b_notelp Varchar 20
13. b_status Varchar 20
14. b_transport Varchar 100
15. c_BB Varchar 4
16. c_TB Varchar 4
17. c_GolDarah Varchar 2
18. c_kelainan Varchar 100
19. c_penyakit Varchar 100
20. d_SD Varchar 50
21. d_SMP Varchar 50
22. d_pindahan Varchar 50
(80)
No. Nama Field Type Length Key
24. E_namaibu Varchar 20
25. E_namawali Varchar 100
26. E_walipr Varchar 100
27. E_walilk Varchar 100
28. E_hubungan Varchar 50
29. E_alamat Varchar 100
30. E_ttl Date
31. E_pekerjaan Varchar 50
32. E_penghasilan Varchar 100
33. E_kesenian Varchar 100
34. E_olahraga Varchar 100
35. E_lain-lain Varchar 100
36. uploadfoto Blob
4. Tabel MUser
Nama tabel : MUser
Primary key : UserId
Foreign key : GroupUserId
Fungsi : Menyimpan dan mengubah data user
Tabel 4.4 Tabel Muser
No. Nama Field Type Length Key
1. UserId Integer Primary Key
2. GroupUserId Integer Foreign Key
3. Id_wali Integer
4. Nis Varchar 6
5. Nip Varchar 10
6. UserName Varchar 15
7. Password Varchar 50
8. Petugas Varchar 30
9. Aktif Varchar 10
10. Waktu_ubah Time
5. Tabel Status Pendaftaran
Nama tabel : Statuspendaftaran
(81)
Foreign key : No_reg
Fungsi : Menyimpan kelengkapan dokumen siswa baru
Tabel 4.5 Tabel Status Pendaftaran
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_status Integer Primary Key
2. No_reg Varchar 20 Foreign Key
3. Tgl_serahdokumen Date
4. Status_kelengkapan Integer
5. Status_verifikasi Integer
6. StatusHr Integer
7. Keterangan Varchar 50
8. Petugas Varchar 30
6. Tabel Artikel
Nama tabel : Artikel
Primary key : Id_artikel
Foreign key : Nip, Nis
Fungsi : Menyimpan artikel website
Tabel 4.6 Tabel Artikel
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_artikel Integer Primary Key
2. Nip Varchar 10 Foreign Key
3. Nis Varchar 6 Foreign Key
4. Judul Varchar 50
5. Isi_artikel Text
6. Status Varchar 7
7. Date_created Date
8. Date_edited Date
7. Tabel Jadwal
Nama tabel : Jadwal
Primary key : Id_jadwal
(82)
Fungsi : Menyimpan dan mengubah jadwal Tabel 4.7 Tabel Jadwal
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_jadwal Integer Primary Key
2. Id_semester Varchar 5 Foreign Key
3. Nip Varchar 10 Foreign Key
4. Hari Varchar 10
5. Tahun_ajaran Date
6. Jam_pelajaran Varchar 7
8. Tabel Mata Pelajaran
Nama tabel : Mata_pelajaran
Primary key : Kode_mapel
Foreign key : Nip
Fungsi : Menyimpan dan mengubah data mata pelajaran
Tabel 4.8 Tabel Mata Pelajaran
No. Nama Field Type Length Key
1. Kode_mapel Integer 6 Primary Key
2. Nip Varchar 10 Foreign Key
3. Id_semester Varchar 6
4. Nama_mapel Varchar 50
5. Jenis_mapel Integer
9. Tabel Absensi
Nama tabel : Absensi
Primary key : Id_absensi
Foreign key : Nis
(83)
Tabel 4.9 Tabel Absensi
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_ absensi Integer Primary Key
2. Nis Varchar 6 Foreign Key
3. Tanggal Date
4. Status Varchar 20
10.Tabel Kelas
Nama tabel : Kelas
Primary key : Id_kelas
Foreign key : Kode_prodi
Fungsi : Menyimpan dan mengubah data kelas
Tabel 4.10 Tabel Kelas
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_ kelas Integer Primary Key
2. Kode_prodi Varchar 5 Foreign Key
3. Nama_kelas Varchar 10
4. Quota_kelas Varchar 10
11.Tabel Prodi
Nama tabel : Prodi
Primary key : Id_prodi
Foreign key : -
Fungsi : Menyimpan dan mengubah data prodi
Tabel 4.11 Tabel Prodi
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_ prodi Varchar 5 Primary Key
2. Nama_prodi Varchar 50
(84)
12.Tabel Semester
Nama tabel : Semester
Primary key : Id_semester
Foreign key : -
Fungsi : Menyimpan dan mengubah data semester
Tabel 4.12 Tabel Semester
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_ semester Integer 5 Primary Key
2. Nama_semester Varchar 10
13.Tabel Prestasi Sekolah
Nama tabel : Prestasi_sekolah
Primary key : Id_prestasi
Foreign key : -
Fungsi : Menyimpan dan mengubah data prestasi sekolah
Tabel 4.13 Tabel Prestasi Sekolah
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_ prestasi Integer Primary Key
2. Nama_prestasi Varchar 50
3. Peraih_prestasi Varchar 50
4. Isi_prestasi Text
5. Tanggal Date 2
6. Foto Blob 30
14.Tabel Wali Siswa
Nama tabel : Wali_siswa
Primary key : Id_wali
Foreign key : -
(85)
Tabel 4.14 Tabel Wali Siswa
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_ wali Integer Primary Key
2. Nama_wali Varchar 50
3. Agama Varchar 15
4. Kewarganegaraan Varchar 20
5. Kota_lahir Varchar 15
6. Tanggal_lahir Date 10
7. Kota_tinggal Varchar 20
8. Alamat Varchar 50
9. No.Telp Varchar 15
10. Pekerjaan Varchar 20
11. User_id Integer
12. Nis Varchar 6
15.Tabel Kegiatan
Nama tabel : Kegiatan
Primary key : Id_kegiatan
Foreign key : -
Fungsi : Menyimpan dan mengubah data kegiatan sekolah
Tabel 4.15 Tabel Kegiatan
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_ kegiatan Integer Primary Key
2. Nama kegiatan Varchar 50
3. Tempat_pelaksana Varchar 50
4. Tgl_pelaksana Date
5. Foto_kegiatan Blob 30
6. Isi_kegiatan Text
16.Tabel Nilai Tugas
Nama tabel : Nilai_tugas
Primary key : Id_nilai_tugas
Foreign key : Nis, Kode_mapel
(86)
Tabel 4.16 Tabel Nilai Tugas
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_ nilai tugas Integer Primary Key
2. Nis Varchar 6 Foreign Key
3. Kode_mapel Varchar 10 Foreign Key
4. Tahun_ajaran Date
5. Tanggal Date
6. Nilai Decimal 10
7. Predikat Varchar 20
8. Remidi Decimal 10
17.Tabel Nilai Ulangan Harian
Nama tabel : Nilai_uh
Primary key : Id_uh
Foreign key : Nis, Kode_mapel, Tahun_ajaran
Fungsi : Menyimpan dan mengubah data nilai ulangan harian
Tabel 4.17 Tabel Ulangan Harian
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_ uh Integer Primary Key
2. Nis Varchar 6 Foreign Key
3. Kode_mapel Varchar 10 Foreign Key
4. Tahun_ajaran Date
5. Tanggal Date
6. Nilai Decimal 10
7. Predikat Varchar 20
18.Tabel Nilai UTS
Nama tabel : Nilai_uts
Primary key : Id_uts
Foreign key : Nis, Kode_mapel
(87)
Tabel 4.18 Tabel Nilai UTS
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_ uts Integer Primary Key
2. Nis Varchar 6 Foreign Key
3. Kode_mapel Varchar 10 Foreign Key
4. Tahun_ajaran Date
5. Tanggal Date
6. Nilai Decimal 10
7. Predikat Varchar 20
8. Remidi Decimal 10
19.Tabel Nilai UAS
Nama tabel : Nilai_uas
Primary key : Id_uas
Foreign key : Nis, Kode_mapel
Fungsi : Menyimpan dan mengubah data nilai UAS
Tabel 4.19 Tabel Nilai UAS
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_ uas Integer Primary Key
2. Nis Varchar 6 Foreign Key
3. Kode_mapel Varchar 10 Foreign Key
4. Tahun_ajaran Date
5. Tanggal Date
6. Nilai Decimal 10
7. Predikat Varchar 20
8. Remidi Decimal 10
20.Tabel Nilai Remidi
Nama tabel : Nilai_remidi
Primary key : Id_remidi
Foreign key : Nis, Kode_mapel
(88)
Tabel 4.20 Tabel Nilai Remidi
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_ remidi Integer Primary Key
2. Nis Varchar 6 Foreign Key
3. Kode_mapel Varchar 10 Foreign Key
4. Tahun_ajaran Date
5. Tanggal Date
6. Nilai Decimal 10
7. Predikat Varchar 20
4.2.5 Desain Input/Output
Adapun desain input output yang ada untuk membuat Sistem Informasi Akademik SMK Prapanca 2 Surabaya, antara lain sebagai berikut :
A. Tampilan General Site
Tampilan utama ini digunakan sebagai tampilan awal pada saat program pertama kali dijalankan. Terdapat menu login, yang digunakan sebagai validasi awal untuk masuk ke dalam site berikutnya. Tampilan ini juga digunakan untuk validasi user ketika masuk, juga dilakukan hak akses terhadap user yang akan melakukan transaksi pada halaman ini.
(89)
Gambar di atas adalah desain i/o untuk general site atau halaman depan web. Halaman ini terdapat sejarah singkat sekolah dan terdiri dari 6 menu utama. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.17
Berita Sekolah
Profil Sekolah
Prodi Informasi Siswa
Footer Header
Login Username: Password :
Login
Gambar 4.17 Desain I/O General Site
PSB Saran
Kritik MENU
(90)
Gambar di atas adalah desain i/o untuk cetak surat pernyataan siswa baru Pertama kali masukkan nomer registrasi siswa kemudian ekan tombol cetak. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.18
Berita Sekolah
Profil Sekolah
Prodi Informasi
Siswa
Footer Header
Login Username: Password :
Login
Gambar 4.18 Desain I/O Cetak surat pernyataan
PSB Saran
Kritik Mengenai PSB Online
Petunjuk Pengisian Isi Formulir
Cetak Surat Pernyataan Pengumuman Penerimaan MENU
Cetak Surat Pernyataan PSB Online PSB Online SMK Prapanca 2 Surabaya
(91)
Gambar di atas adalah desain i/o untuk formulir pendaftaran siswa baru. Formulir tersebut wajib di isi data pribadi calon siswa baru. Setelah melakukan pengisian calon siswa baru dapat menampilkan foto pribadi siswa dengan mengklik tombol browser. Jika semua data telah terisi maka dapat langsung mengklik tombol simpan dan jika ingin membatalkan pengisian maka dapat mengklik tombol batal. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.19
Berita Sekolah
Profil Sekolah
Prodi Informasi Siswa Footer Header Login Username: Password : Login
Gambar 4.19 Desain I/O Formulir pendaftaran
PSB Saran
Kritik Mengenai PSB Online
Petunjuk Pengisian Isi Formulir
Cetak Surat Pernyataan Pengumuman Penerimaan MENU
Formulir Pendaftaran Penerimaan Siswa Baru SMK Prapanca 2 Surabaya No.Registrasi Prodi pilihan Nama Lengkap Tanggal lahir Jenis kelamin Agama Alamat lengkap Nomer Telpon Asal SMP Nama ayah Nama ibu
Foto Telusuri
Batal Simpan
E:\foto\sekolah Mudaiyah Suwadi SMP Dr.Soetomo 085730132193 Islam 20110226052256 Akuntansi Oktavianti. M
31 Oktober 1994
Perempuan
(1)
Gambar 5.43 Laporan absensi perkelas
Gambar 5.43 adalah laporan data absensi siswa perkelas perhari. Tampilan absensi tersebut dapat dilihat pertanggal sesuai dengan tanggal yang diinputkan. Terdapat 2 tombol yang digunakan untuk mencetak lapora absensi. Tombol CETAK digunakan untuk mencetak laporan secara langsung. Jika ingin mencetak laporan absensi dalam bentuk excel dapat diklik tombol EXPORT EXCEL sehingga muncul kotak dialog seperti pada gambar 5.40 dan gambar 5.41. Dalam mencetak laporannya dapat dilakukan dengan perintah yang terdapat di Excel, yaitu dengan mengklik tombol Office Button, pilih Print sehingga muncul kotak dialog Print dan dapat dilakukan pengaturan sesuai dengan kebutuhan.
(2)
123
Gambar 5.44 Laporan absensi bulanan
Gambar 5.44 adalah laporan absensi siswa perbulan. Tampilan laporan absensi tersebut dapat dilihat perbulan sesuai dengan range bulan yang diinginkan. Terdapat 2 tombol yang digunakan untuk mencetak lapora absensi. Tombol CETAK digunakan untuk mencetak laporan secara langsung. Jika ingin mencetak laporan absensi dalam bentuk excel dapat diklik tombol EXPORT EXCEL sehingga muncul kotak dialog seperti pada gambar 5.40 dan gambar 5.41. Dalam mencetak laporannya dapat dilakukan dengan perintah yang terdapat di Excel, yaitu dengan mengklik tombol Office Button, pilih Print sehingga muncul kotak dialog Print dan dapat dilakukan pengaturan sesuai dengan kebutuhan.
(3)
Gambar 5.45 Filter data siswa berdasarkan nama
Gambar 5.45 adalah tampilan dari pencarian data berdasarkan nama siswa. Ketikkan nama siswa yang dimaksud pada kolom nama, kemudian klik tombol CARI SISWA, maka data siswa yang dimaksud akan muncul.
(4)
125
BAB VI PENUTUP
6.1 KESIMPULAN
Setelah melakukan tahap demi tahap pembuatan Sistem Informasi Akademik ini , maka penulis menyimpulkan bahwa :
1. Implementasi yang ada pada sistem web yang dibuat, telah berjalan dengan baik dan terintegrasi antar input proses dan output yang ada, serta mencocoki pada tujuan awal pembentukan sistem.
2. Belum adanya bentuk laporan yang dirasa lebih sederhana daripada yang telah disajikan misalnya dalam bentuk gambar atau grafik karena membutuhkan function khusus yang tidak dimiliki oleh PHP sehingga hal tersebut merupakan tugas selanjutnya untuk membuat sistem ini lebih mudah dipahami oleh user Sistem Informasi Akademik.
6.2 SARAN
Untuk mengembangkan sistem ini menjadi lebih baik lagi, penulis menyarankan agar:
1. Perlu ditambahkan laporan dalam bentuk grafik yang nantinya dapat diakses oleh user. Karena pada umumnya penyajian ringkas dan sederhana dalam bentuk tersebut akan memudahkan investor dalam melihat hasil yang ada tanpa dibingungkan oleh angka-angka atau teks-teks yang butuh pendetilan lebih.
(5)
2. Harus ada perbaikan-perbaikan dimasa akan datang pada kesalahan kecil yang mungkin penulis lalaikan dalam laporan ini. Sehingga hal itu mengurangi resiko kesalahan manusia .
3. Sistem dapat diperlebar agar menjadi lebih lengkap sehingga nantinya dapat terwujud sebuah sistem yang handal untuk sebuah Sistem Informasi Akademik.
(6)
127
DAFTAR PUSTAKA
Andi dan LPKBM MADCOMS, 2004, Aplikasi Program PHP dan MySQL, C.V. ANDI OFFSET, Yogyakarta.
H.M, Jogiyanto, 2006, Analisis dan Desain Sistem Informasi, C.V. ANDI OFFSET, Yogyakarta.
Tittel Ed dan Burmeister Mary, 2005, HTML 4 for Dummies, 5th Edition, Wiley Publishing Inc, Indianapolis.
Whitten Jeffery L, 2004, Metode Desain & Analisis Sistem, Edisi Keenam, Penerbit ANDI-Yogyakarta, Yogyakarta.