Sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian di Perpustakaan Sma Negeri 1 Cilegon
DI PERPUSTAKAAN SMA NEGERI 1 CILEGON
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Studi Sistem Informasi Jenjang S1(Strata Satu)
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Fajrin Setiawan Putra 10510509
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
2014
(2)
vii
LEMBAR PENGESAHAN ……….. i
LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN …………...………... ii
ABSTRAK ... iii
ABSTRACT …………..... iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ……….. vii
DAFTAR GAMBAR ……….. xiii
DAFTAR TABEL ……….………. xvii
DAFTAR SIMBOL ………...………... xviii
BAB I PENDAHULUAN ………..……… 1
1.1.Latar Belakang Penelitian ………... 1
1.2.Identifikasi dan Rumusan Masalah ……... 3
1.3.Maksud dan Tujuan Penelitian …..………...….… 5
1.4.Kegunaan Penelitian ………..………..…..….... 6
1.4.1. Kegunaan Praktis …………...………... 6
1.4.2. Kegunaan Akademis ………..…... 7
1.5.Batasan Masalah ……….. 8
1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian …………..………... 8
(3)
viii
1.6.2. Waktu Penelitian ………..……….….….. 9
1.7.Sistematika Penulisan ………...……… 9
BAB II LANDASAN TEORI……… 12
2.1. Pengertian Sistem …….………...…... 12
2.1.1. Konsep Dasar Sistem ………...…... 12
2.1.2. Karakteristik Sistem ...……….... 13
2.1.3. Klasifikasi Sistem …...……….…...… 15
2.2. Pengertian Informasi ………...……….…. 16
2.2.1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen …...………..…... 16
2.2.2. Pengertian Sistem Informasi ……….…...………..…...…. 17
2.2.3. Elemen Sistem ...………. 17
2.3. Sistem Informasi Perpustakaan …..………...………... 18
2.3.1. Pengertian Sistem Informasi Perpustakaan ……….. 18
2.3.2. Pengertian Perpustakaan ... 18
2.3.3. Jenis-Jenis Perpustakaan …... 19
2.3.4. Fungsi Perpustakaan ……... 20
2.3.5. Sistem Kerjasama Perpustakaan …... 21
2.4. Perangkat Lunak Pendukung ………..………..…... 22
2.4.1. NeatBeans IDE 7.1.2 ……….………...….. 22
2.4.2. Sekilas Tentang MYSQl 5.1.6-win32 ………...………...….... 22
2.4.3. Sekilas Tentang XAMPP ………...………..……..…... 23
(4)
ix
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN……….. 25
3.1. Objek Penelitian ….………..……... 25
3.1.1. Sejarah Singkat ….………... 25
3.1.2. Visi dan Misi ………..………..…... 26
3.1.3. Struktur Organisasi ……...……….…... 27
3.1.3.1. Program Kerja ………... 28
3.1.4. Deskripsi Tugas …………..………...…...….. 29
3.2. Metode Penelitian ……...………... 35
3.2.1. Desain Penelitian ……….…. 35
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data ………...…... 36
3.2.2.1. Sumber Data Primer ……….………. 36
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder (Dokumentasi) …………..……… 37
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ………...…. 37
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem ………... 37
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem …………...………... 38
3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan ……….………...…. 42
1. Flowmap ………..………...….. 42
2. Diagram Konteks …………....………... 43
3. Data Flow Diagram ……...………... 43
4. Kamus Data ……...………....… 44
5. Perancangan Basis Data ………..………..…... 44
3.2.4. Pengujian Software ……….………..….... 45
(5)
x
3.3.1. Analisis Dokumen ………...……….…..…. 47
3.3.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ….……….….... 49
3.3.2.1. FlowMap Yang Sedang Berjalan ……….………..…... 51
3.3.2.2. Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan …….………..……... 55
3.3.2.3. DFD Yang Sedang Berjalan ……….………..…...… 55
3.3.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan …...………....…... 58
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN………... 59
4.1. Perancangan Sistem ………..………..…..… 59
4.1.1. Tujuan Perancangan Sistem ………….………...…... 59
4.1.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan ………... 60
4.1.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan …...………... 60
4.1.3.1. Flowmap Yang Diusulkan ……...………....…... 61
4.1.3.2. Diagram Konteks Yang Diusulkan ………...…. 64
4.1.3.3. Data Flow Diagram Yang Diusulkan ……...………....…... 65
4.1.3.3.1. DFD Level 1 ……….………..…... 66
4.1.3.3.2. DFD Level 2 ……….………... 66
4.1.3.4. Kamus Data ………... 68
4.1.4. Perancangan Basis Data …...………... 72
4.1.4.1. Normalisasi ……...………...….... 72
4.1.4.2. Relasi Tabel ………...… 75
4.1.4.3. Entity Relationship Diagram (ERD) ………...………... 76
4.1.4.4. Struktur File …………..……… 76
(6)
xi
4.2. Perancangan Antar Muka ……….. 79
4.2.1. Struktur Menu ………..….... 80
4.2.2. Perancangan Input ……...………..…. 80
4.2.3. Perancangan Output ………..………..….. 87
4.3. Perancangan Arsitektur Jaringan …………..………... 92
4.4. Implementasi ………... 92
4.4.1. Batasan Implementasi …………...………...… 92
4.4.2. Implementasi Perangkat Lunak ………….………. 93
4.4.3. Implementasi Perangkat Keras …..……… 93
4.4.4. Implementasi Basis Data …….………..….…... 94
4.4.5. Implementasi Antar Muka ……...………...….. 96
4.4.5.1. Antar Muka Menu LogIn …………..………... 97
4.4.5.2. Antar Muka Menu Anggota ……….………... 98
4.4.5.3. Antar Muka Menu Buku ………....………... 99
4.4.5.4. Antar Muka Menu Peminjaman …………...………... 100
4.4.5.5. Antar Muka Menu Pengembalian ……..………... 101
4.4.6. Implementasi Instalasi Program ……….…... 102
4.4.6.1. Instalasi Program ………….………...……….……. 102
4.4.7. Penggunaan Program ………...………..…... 106
4.5. Pengujian ……..………..…….. 113
4.5.1. Rencana Pengujian ……...……….….. 113
4.5.2. Kasus dan Hasil Pengujian ……….……. 114
4.5.2.1. Pengujian LogIn …………... 115
(7)
xii
4.5.2.3. Pengujian Pengisian Data Buku ... 117
4.5.2.4. Pengujian Peminjaman Buku ... 118
4.5.2.5. Pengujian Pengembalian Buku ... 119
4.5.3. Kesimpulan Hasil Pengujian ………..……… 120
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN……… 121
5.1. Kesimpulan …….………. 121
5.2. Saran ……….. 121
DAFTAR PUSTAKA
(8)
Sumber Buku :
Abdul Kadir. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta
Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. GRAHA ILMU. Yogyakarta
Andri Kristanto. 2008. Perancangan Sistem Informasi & Aplikasinya. Gava Media. Yogyakarta Darmono. 2001. Manajemen dan Tata Perpustakaan Sekolah. Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta
Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andy. Yogyakarta
N.R.Tienny Suetienny. 2002. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Badan Perpustakaan Daerah Provinsi. Jawa Barat
Raymond McLeod. 2013. Sistem Informasi Manajemen. Salemba Empat. Jakarta Tata Sutarbi. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Andy. Yogyakarta
Sumber Internet :
http://www.pnri.go.id /docs/perpustakaan.pdf/ Sistem Informasi Peminjaman Dan Pengembalian Di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon/ 10 April 2014
http://neatbeans.org/index_id.html/ Sistem Informasi Peminjaman Dan Pengembalian Di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon/ 10 April 2014
http://www.bimbingan.org/apa-fungsi-xampp.htm/ Sistem Informasi Peminjaman Dan Pengembalian Di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon / 7 Agustus 2014
http://fahmijafar.net/wp-content/uploads/2008/12/membuat-report-dengan-ireport.doc/
SistemInformasiPeminjaman Dan Pengembalian Di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon/ 10 April 2014
(9)
Pengembalian Di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon/ 15 Juli 2014
http://www.etunas.com/web/pengertian-mysql.htm/SistemInformasiPeminjaman Dan Pengembalian Di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon/ 15 Juli 2014
(10)
v Bismillaahirrahmaanirrahiim,
Segala Puji dan Syukur Kehadirat Allah SWT, Tuhan yang Maha Pengasih dan maha penyayang. Semoga Shalawat dan salam senantiasa tercantum kepada Rasulullah Muhammad SAW beserta keluarga, saudara, dan sahabat beliau sampai kepada umatnya.
Dengan izin Allah SWT, serta dorongan dari berbagai pihak, penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN DI PERPUSTAKAAN SMA NEGERI 1 CILEGON” Penulis menyadarai bahwa penulisan skripsi ini bukanlah sesuatu yang mudah dan masih jauh dari sempurna, mengingat keterbatasan pengetahuan, serta pengalaman penulis. Dalam penulisan skripsi ini tidak sedikit hambatan dan kesulitan yang di hadapi oleh penulis. Namun dengan izin Allah SWT dan berkat usaha serta Do’a, Bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak, akhirnya skripsi ini dapat penulis selesaikan untuk itu ucapan penulis sampaikan Kepada :
1. Orang Tua saya tercinta yang selalu ada setiap saat untuk memberikan dorongan moriil dan materiil serta do’a yang tulus kepada penulis “semoga Allah SWT senantiasa memberikan rahmat dan karunianya kepada kita semua”
2. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
3. Prof.Dr.Ir. H.Denny Kurniadie, Ir., M.Sc. selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
4. Ibu Sintya Sukarta, ST., MT selaku Wali dosen dan Dosen Pembimbing selama saya kuliah .
(11)
vi untuk penelitian ini.
6. Teman-Teman Kelas SI-12 yang selalu support.
7. Pihak-Pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.
Akhir kata penulis berdo’a semoga skripsi ini dapat berguna dan bermanfaat bagi perkembangan Sistem informasi, serta pihak-pihak yang membutuhkannya.
(12)
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Di zaman sekarang ini, memang harus diakui bahwa kemajuan dan Perkembangan Teknologi Informasi (IT) mempunyai pengaruh besar dalam berbagai aspek kehidupan masyarakat karena sudah merupakan bagian dari kehidupan masyarakat sekarang. Dalam dunia yang sedang berkembang ini kita membutuhkan sebuah alat yang dapat membantu kita untuk mempermudah dan mempercepat menyelesaikan pekerjaan sehari-hari diantaranya komputer. Komputer adalah sebuah mesin penghitung elektronik yang cepat dan dapat menerima informasi input digital, kemudian memprosesnya sesuai dengan program yang tersimpan di memorinya, dan menghasilkan output yang berupa informasi. Tanpa terkecuali Perpustakaan, Perpustakaan dijadikan sebagai sarana informasi yang diperlukan sebagai sumber belajar, yang memungkinkan para tenaga pendidik dan peserta pendidik dapat meningkatkan kualitas dalam proses belajar dan mengajar.
Perpustakaan sekolah merupakan sarana yang penting dalam setiap program pendidikan dan pengajaran. Namun, pada kenyataannya tidak semua sekolah dapat menjadikan perpustakaan sekolah tersebut berjalan dengan baik. Masih banyak kendala yang harus dihadapi. Salah satunya, yaitu kurangnya pengetahuan para pengurus perpustakaan dalam memanajemen perpustakaan tersebut.
Perpustakaan pada prinsipnya mempunyai tiga kegiatan pokok, yaitu pertama, mengumpulkan (to collect) semua informasi yang sesuai dengan bidang kegiatan dan misi organisasi dan masyarakat yang dilayaninya. Kedua, melestarikan, memelihara, dan merawat
(13)
seluruh koleksi perpustakaan, agar tetap dalam keadaan baik, utuh, layak pakai, dan tidak cepat rusak baik karena pemakaian maupun karena usianya (to preserve). Ketiga, menyediakan dan menyajikan informasi untuk siap dipergunakan dan di berdayakan (to make available) seluruh koleksi yang dihimpun di perpustakaan untuk dipergunakan pemakainya.
SMA Negeri 1 Cilegon salah satu sekolah favorite di Kota Cilegon tepatnya di JL.KH.Tb. Ismail Kavling Blok F Kel.Ciwaduk Kec.Cilegon. Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Cilegon saat itu bernama Drs.H.Sarjo Suryaraharja beliau menjadi kepala sekolah dari tahun 2001-2012. SMA Negeri 1 Cilegon memiliki banyak prestasi dari siswa dan siswi nya salah satunya siswa SMA Negeri 1 Cilegon mengikuti olimpiade dan meraih juara 1 olimpiade kimia kemudian Siswi SMA Negeri 1 Cilegon telah terpilih sebagai Pasukan Paskibra Tingkat Nasional dan mewakili Provinsi Banten.
Setiap sekolah pasti memiliki perpustakaan. Saat ini pengelolaan data perpustakaan pada SMA Negeri 1 Cilegon masih menggunakan sistem peminjaman dan pengembalian secara manual, dimana dalam penerapannya masih terdapat beberapa kendala seperti proses peminjaman dan pengembalian yang belum maksimal, serta bentuk laporan yang masih berupa catatan.
Dalam segi pelayanan proses peminjaman dan pengembalian buku pada perpustakaan masih ditemukan berbagai masalah. Berkas-berkas data peminjaman atau pengembalian yang tidak beraturan, menyulitkan pengurus perpustakaan pada
(14)
saat ingin mencari data atau berkas yang diperlukan dan data tersebut kurang terjaga dalam segi keamanan.
Pengurus perpustakaan ketika ingin menyajikan sebuah laporan anggota dimana proses penyajian laporan tersebut meliputi pembuatan rekapitulasi dari dokumen atau arsip-arsip terlebih dahulu. Sehingga bentuk laporan yang dihasilkan kurang akurat dan tidak adanya efisiensi waktu dalam pembuatan laporan anggota tersebut. Maka dari itu untuk mengantisipasi masalah-masalah yang ada di perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon, sekolah membutuhkan suatu program aplikasi sistem informasi perpustakaan untuk menunjang kinerja pada bagian perpustakaan, dan sebagai inovasi yang lebih baik lagi dibandingkan dengan sekolah lain yang berada di Kota Cilegon. Berdasarkan dengan kondisi tersebut maka penulis membuat skripsi dengan judul. “SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN DI PERPUSTAKAAN SMA NEGERI 1 CILEGON”.
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
Pada umumnya disetiap adanya sebuah perkembangan teknologi informasi tidak akan terlepas dari masalah dalam sebuah aktivitasnya dan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Adapun masalah yang dapat diidentifikasi dan dirumuskan adalah:
(15)
1.2.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan dari latar belakang yang telah diuraikan, maka dapat diidentifikasikan permasalahannya sebagai berikut:
1. Pada proses pendaftaran anggota perpustakaan, data peminjaman dan pengembalian buku, petugas masih melakukan pencatatan ke dalam buku anggota, buku peminjaman, dan buku pengembalian.
2. Laporan data anggota, laporan buku, peminjaman dan pengembalian buku yang harus diserahkan kepada Kepala Perpustakaan setiap 1 bulan sekali petugas perpustakaan harus mengecek semua data pada buku perpustakaan dan formulir yang telah diisi, dengan memeriksa satu persatu yang membutuhkan waktu lebih lama dan dikarenakan data cukup banyak maka dalam proses laporan terkadang data kurang akurat.
1.2.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan dari latar belakang yang telah diuraikan, maka dapat dirumuskan beberapa rumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana sistem informasi perpustakaan yang saat ini sedang berjalan di SMA Negeri 1 Cilegon.
2. Bagaimana merancang dan membangun suatu sistem informasi peminjaman dan pengembalian di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon sehingga dapat berfungsi secara baik dan efektif.
3. Bagaimana pengujian sistem informasi peminjaman dan pengembalian di perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon.
(16)
4. Bagaimana implementasi sistem informasi peminjaman dan pengembalian di perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon.
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
Adapun maksud dan tujuan dalam penelitian ini yang berkaitan dengan uraian dari latar belakang, identifikasi dan rumusan masalah tersebut.
1.3.1 Maksud Penelitian
Maksud dari penelitian ini adalah membuat “Aplikasi Peminjaman dan Pengembalian di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon” agar dapat mempermudah terhadap proses peminjaman dan pengembalian dan lebih meningkatkan kinerja pengelolaan manajemen di perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon dalam segi Teknologi Informasi (IT).
1.3.2 Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui permasalahan sistem yang sedang berjalan saat ini di perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon.
2. Untuk merancang sebuah sistem informasi peminjaman dan pengembalian serta meningkatkan kinerja pengurus maupun pengelola pada bagian perpustakaan juga sebagai inovasi yang lebih baik di SMA Negeri 1 Cilegon.
3. Untuk menguji sistem informasi peminjaman dan pengembalian di perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon dan untuk mengetahui apakah masih ada kekurangan pada sistem tersebut.
(17)
4. Untuk mengimplementasikan sistem informasi peminjaman dan pengembalian yang telah di rancang dan dibuat di perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon.
1.4 Kegunaan Penelitian
Adapun Kegunaan Penelitian ini yaitu Kegunaan Praktis dan Kegunaan Akademik yang berkaitan dengan Sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon.
1.4.1. Kegunaan Praktis 1. Bagi Sekolah
Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat dan dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam upaya perbaikan sistem khususnya di perpustakaan.
2. Bagi Staff Perpustakaan
Penelitian tentang aplikasi peminjaman dan pengembalian ini diharapkan dapat mempermudah pengurus maupun pengelola perpustakaan dalam proses peminjaman maupun pengembalian yang ada di perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon.
3. Bagi Siswa
Penelitian tentang aplikasi peminjaman dan pengembalian ini diharapkan menambah minat siswa untuk berkunjung ke perpustakaan.
(18)
1.4.2. Kegunaan Akademis 1. Bagi Penulis
Kegunaan penelitian yang dilakukan bagi penulis adalah sebagai berikut :
a. Dapat mengetahui kekurangan yang terjadi dalam bidang pendidikan khususnya perpustakaan yang ada di sekolah-sekolah dari segi sistem.
b. Belajar merancang atau membuat suatu sistem informasi berbasis dekstop.
c. Agar lebih memahami beberapa bahasa pemrograman seperti bahasa pemrograman java.
d. Berguna dalam menambah ilmu-ilmu baru yang tidak didapat di perkuliahan baik dalam segi praktek maupun teorinya.
2. Bagi Pengembangan Ilmu
Penelitian ini diharapkan dapat berguna bagi pengembangan ilmu di bidang teknologi informasi dan memberikan suatu karya penelitian baru yang dapat mendukung dalam pengembangan sistem informasi berbasis dekstop dan dapat memajukan teknologi informasi lebih baik lagi.
(19)
1.5 Batasan Masalah
Agar pembahasan topik ini terfokus dan terarah pada tujuan yang di inginkan, batasan permasalahan ini dibuat untuk membatasi ruang lingkup permasalahan yang akan diteliti dan dikembangkan oleh penulis, maka batasan masalah dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Pengembalian buku harus dengan kondisi baik dan ada, jika hilang maka anggota diwajibkan menggantikan dengan buku yang sama dan judul yang sama
2. Di kategori buku,buku dengan judul yang sama tetapi beda edisi. 3. Batas maksimal buku yang dipinjam jumlahnya hanya 3.
4. Waktu peminjaman buku maksimal 7 hari. 5. Denda sebesar Rp.500,-/hari.
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian
Adapun lokasi dan waktu yang dilakukan dalam pembangunan aplikasi tersebut. 1.6.1 Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian yang dilakukan penulis bertempat di SMA Negeri 1 Cilegon Jl.KH.Tb.Ismail Kav Blok F. Cilegon Telp.0254-391188.
(20)
1.6.2 Waktu Penelitian
Jadwal atau waktu selama penelitian meliputi
Tabel 1.1. Jadwal Penelitian
Tahun 2014
No Aktivitas Maret April Mei Juni
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Identifikasi Kebutuhan Sistem
2 Membuat Prototype
3 Menguji Prototype
4 Memperbaiki Prototype
5 Mengembangkan Prototype
1.7 Sistematika Penulisan
Sistematika penyusunan laporan skripsi ini dibagi menjadi beberapa bab, yaitu sebagai berikut:
(21)
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang latar belakang penelitian, identifikasi dan rumusan masalah, maksud dan tujuan penelitian, kegunaan penelitian yang terdiri dari kegunaan praktis dan kegunaan akademi, batasan masalah, lokasi dan waktu penelitian dan sistematika penulisan penelitian.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi tentang konsep sistem informasi, analisa dan perancangan sistem berorientasi terstruktur, dan teori pendukung lainnya.
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN
Bab ini berisi tentang objek penelitian, metode penelitian, dan analisis sistem yang berjalan, identifikasi kebutuhan sistem, membuat prototype.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini menjelaskan tentang perancangan sistem, perancangan antar muka, perancangan arsitektur jaringan, menguji prototype,memperbaiki prototype, implementasi prototype.
(22)
BAB V KESIMPULAN & SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan bab - bab sebelumnya dan juga saran - saran dari penulis.
(23)
12
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem
Sistem adalah seperangkat komponen, yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, yang memiliki batas yang menseleksi macamnya maupun banyaknya input yang masuk dan output yang keluar dari sistem tersebut. Sistem terdiri dari komponen-komponen, yaitu pekerjaan, kegiatan, misi, atau bagian-bagian sistem yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan.
Pengertian sistem menurut beberapa pakar antara lain sebagai berikut: Pengertian sistem menurut Raymond McLeod (2013): “Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”. Dari pengertian beberapa pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa sistem merupakan sekelompok elemen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
Pengertian sistem menurut Andri Kristanto (2008):
“adalah Sistem merupakan jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan yaitu untuk mencapai tujuan dibutuhkan komponen atau elemen yang mendukung sehingga dapat mencapai sasaran dan tujuan yang ingin dicapai”.
2.1.1 Konsep Dasar Sistem
Sistem informasi dibentuk oleh dua unsur yaitu sistem dan informasi. Untuk lebih memahami mengenai Sistem Informasi, maka definisi mengenai sistem informasi akan diuraikan sebagai berikut :
(24)
2.1.2 Karakteristik Sistem
Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2013): mengemukakan sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yakni:
1. Komponen
Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang salingberinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem
2. Batasan Sistem
Batasan sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar (evinronment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dana dapat juga bersifat menguntungkan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan berupa energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem
Penghubung (interfance) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya
(25)
mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. 5. Masukan Sistem
Masukan (input) sistem adalah energi yang masukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input), dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem
Keluaran (output) sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengelolaan Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
8. Sasaran Sistem
Sebuah sistem sudah tentu mempunyai sasaran ataupun tujuan. Dengan adanya sasaran sistem, maka kita dapat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran apa yang akan dihasilkan sistem tersebut dapat dikatakan berhasil apabila mencapai/mengenai sasaran atau pun tujuan.
(26)
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Al-Bahra Bin Ladjamudin (2013): mengemukakan sistem mempunyai klasifikasi sistem, yakni:
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik. Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem operasi, sistem penjualan, dan lain sebagainya.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia.Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam tidak dibuat oleh manusia (ditentukan dan tunduk kepada kehendak sang pencipta alam). Misalnya sistem perputaran bumi, sistem pergantian siang dengan malam, sistem kehidupan umat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut dengan humanmachine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system. Karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroprasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tertentu relatif stabil/ konstan dalam jangka waktu yang lama. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yangtingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program yang dijalankan.
(27)
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya.
2.2. Pengertian Informasi
Pengertian sistem menurut Tata Sutabri (2012):
“Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Pengertian sistem menurut Gordon B. Davis (2013) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berguna dan nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami dalam keputusan sekarang maupun yang akan dating”.
2.2.1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen.
Sistem informasi manajemen (management information system atau sering dikenal dengan MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM (sistem informasu manajemen) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari interaksi dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang beruna untk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada computer (computer-based information processing).
(28)
2.2.2. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe didefinisikan sebagai berikut : “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakn pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”,
Tujuan utama dibuatnya sistem informasi adalah untuk mendukung tercapainya tujuan manajemen suatu organisasi. Dari definisi diatas dapat disimpulakn bahwa kegiatan sistem informasi adalah sebagai berikut :
a. Sistem manajemen dalam organisasi.
b. Menyediakan kebutuhan transaksional (pengolahan data berupa hasil pada level manajerial operasionak dan strategi. Sehingga harus ada pengolahan data dari sebuah transaksi.
c. Mampu melayani kebutuhan bagi siapapun yang membutuhkan. 2.2.3. Elemen sistem
Sistem terdiri dari elemen – elemen yang saling berkaitan, elemen tersebut dapat menyusun sebuah sistem yang terdiri dari :
1. Tujuan, merupakan tujuan dari sistem tersebut.
2. Batasan, ,merupakan sesuatu yang membatasi sistem dalam mencapai tujuan sistem. 3. Kontrol, merupakan pengawasan terhadap pelaksanaan pencapaian tujuan dari sistem
tersebut.
4. Input, merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk menerima seluruh masukan data.
5. Proses, merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk memproses seluruh masukan data menjadi suatu informasi yang lebih berguna.
(29)
6. Output, merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolah dan merupakan tujuan akhir sistem.
7. Umpan balik, merupakan elemen dalam sistem yang bertugas mengevaluasi bagian dari output yang dikeluarkan, dimana elemen ini sangat penting demi kemajuan sebuah sistem.
2.3 Sistem Informasi Perpustakaan
2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Perpustakaan
Sistem Informasi Perpsutakaan menurut Gordon B.davis (2003):
“Sistem Informasi adalah suatu sistem yang di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data harian, penunjang kegiatan dalam penyimpanan data, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
2.3.2 Pengertian Perpustakaan
Perpustakaan adalah institusi/lembaga yang menyediakan koleksi bahan perpustakaan tertulis, tecetak dan terekam sebagai pusat sumber informasi yang diatur menurut sistem dan aturan yang baku dan didayakan untuk keperluan pendidikan, penelitian dan rekreasi ontelektual bagi masyarakat. Perpustakaan secara umum bertujuan untuk melakukan layanan informasi literal kepada masyarakat. Tujuan khusus dibedakan oleh jenis perpustakaanya. Karena tujuannya member layanan informasi literal kepada masyarakat maka tugas pokok adalah:
a. Menghimpun bahan pustaka yang meliputi buku dan nonbuku sebagai sumber informasi.
(30)
c. Memberikan layanan bahan pustaka.
Perpustakaan menurut L.Madiwasiu (2012);
“merupakan bentuk kata dasar dari “pustaka” dalam bahasa sansekerta berarti buku, naskah/tulisan menurut kamus jawa kuno (kawi) Indonesia. Perpustakaan dikatakan juga sebagi gedung taman pustaka, taman bacaan”.
2.3.3. Jenis-jenis Perpustakaan
Berdasarkan keputusan mendikbud no. 0103/0/1981 tanggal 11 maret 1981 tentang pokok-pokok kebijakan pembinaan dan pengembangan perpustaaan di Indonesia ada eberapa jenis perpustakaan antara lain:
1. Perpustakaan nasional 2. Perpustakaan wilayah 3. Perpustakaan umum 4. Perpustakaan sekolah
5. Perpustakaan perguruan tinggi 6. Perpustakaan khusus
7. Perpustakaan keliling
Sejak diterbitkan kepres no.11 tahun 1989 nama jenis perpustakaan mengalami perubahan, yakni menjadi:
Perpustakaan nasional 1. Perpustakaan wilayah 2. Perpustakaan umum 3. Perpustakaan sekolah
(31)
5. Perpustakaan khusus 6. Perpustakaan keliling 8. Perpustakaan tempat ibadah
9. Perbedaan utama dari masing-asing jenis perpustakaan tersebut terutama pada hal tujuan, tugas dan fungsi serta masyarakat yang dilayaninya.
Misal tugas pokok perpustakaan nasional adalah menyelenggarakan pengembangaan, pembinaan dan pendayagunaan semua jenis perpustakaan, Sedangakan perpustakaan umum adalah untuk meningkatkan pengetahuan serta mencerdaskanmasyarakat umum. 2.3.4 Fungsi Perpustakaan
Perpustakaan sebagai salah satu lembaga yang berperan aktif dalampeningkatan sumber informasi dan peningkatan sumberdaya alam, sngatlah penting artinya dalam usaha mencerdaskan kepentingan bangsa. Perpustakaan dilambangkan sebagai tenpat bertanya dalam sumber informasi tentang ilmu pengetahuan yang sifatnya khusus maupun umum.
Jadi secara umum tujun perpustakaan pada waktu sekarang ini ialah agarsetiap orang yang dating ke perpustaakaan mencari informasi dan kebutuhan-kebutuhan ilmu pengetahuan tidaka akan pulang dengan tangan hampa, tetapi pasti akan mendapat segala apa yang dibutuhkan.
(32)
Secara global perpustakaan pada umumnya mempunyai fungsi-fungsi sebagai berikut: 1. Sebagai sumber informasi
2. Sebagai media dan alat pendidikan 3. Sebagai tempat penelitian
4. Sebagai tempat untuk kebutuhan kultur dan spiritual masyarakat 2.3.5 Sistem Kerjasama Perpustakaan
Sebagai pusat informasi dan sumber belajar perpustakaan hendaknya mampu enyediakan informasi cepat dan mutakhir bagi para pemakainya,
Berbagai cara dapat dilakukan misalnya dengan membeli, mengkopi,meminta sumbernya dan sebagainya. Hal tersebut tidak mungkin dapat berjalan dengan baik apabila tiak ada hubungan dengan pihak lain.oleh karna itu jalinan kerjasama dan komunikasi dengan lembaga atau instansi lain mutlak dilakukan, dengan demikian proses tukar menukar informasi dan kegiatan dapat berjalan.
Selain itu kerjasama dapat juga menambah wawasan pengetahuan dan keterampilan pustakawan perguruan tinggi, lebih-ebih diera globalisasi dan informasi dewasa ini, perpustakaan akan tertinggal jauh dan tidak mau membuka atau mengembangkan cakrawala pandangan kedunia luar.
(33)
2.4. Perangkat Lunak Pendukung
Perangkat lunak pendukung adalah perangkat lunak yang digunakan dalam merancang system dari mulai coding sampai implementasinya.
2.4.1 NeatBeans IDE 7.1.2
NetBeans merupakan sebuah proyek kode terbuka yang sukses dengan pengguna yang sangat luas, komunitas yang terus tumbuh, dan memiliki hampir 100 mitra. Sun Microsystems mendirikan proyek kode terbuka NetBeans pada bulan Juni 2000 dan terus menjadi sponsor utama.
The NetBeans IDE adalah sebuah lingkungan pengembangan - sebuah kakas untuk pemrogram menulis, mengompilasi, mencari kesalahan dan menyebarkan program. Netbeans IDE ditulis dalam Java - namun dapat mendukung bahasa pemrograman lain. Terdapat banyak modul untuk memperluas Netbeans IDE. Netbeans IDE adalah sebuah produk bebas dengan tanpa batasan bagaimana digunakan. [Sumber http://neatbeans.org/index_id.html/ 10 April 2014] 2.4.2 Sekilas Tentang MYSQl 5.1.6-win32
Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya; SQL (Structured Query Language).
(34)
SQL adalah sebuah konsep pengoperasian basisdata, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. [Sumber : http://www.eduformatika.com/2013/04/mysql-sekilas-tentang-mysql-bagian-1.html 10 April 2014]
2.4.3 Sekilas Tentang XAMPP
XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. XAMPP merupakan pengembangan dari LAMP (Linux Apache, MySQL, PHP and PERL), XAMPP ini merupakan project non-profit yang di kembangkan oleh Apache Friends yang didirikan Kai 'Oswalad' Seidler dan Kay Vogelgesang pada tahun 2002, project mereka ini bertujuan mempromosikan pengunaan Apache web server.
Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQLdatabase, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis. [Sumber : http://www.bimbingan.org/apa-fungsi-xampp.htm]
2.4.4 Sekilas Tentang I Report & Java
I Report / laporan sangat diperlukan dalam suatu aplikasi sistem informasi. Tools yang cukup dikenal untuk membuat laporan yaitu Crystal Report dan biasanya digabungkan dengan Visual Basic, namun untuk menggunakan Crystal Report harus mengeluarkan sejumlah uang untuk lisensinya. Sebagai alternatif, terdapat tools iReport (dengan library JasperReport) yang dapat pula membantu kita dalam pembuatan laporan. Library JasperReport sendiri merupakan
(35)
Java Library (JAR) yang bersifat open dan dirancang untuk menambahkan kemampuan pelaporan (reportingcapabilities) pada aplikasi java.
JasperReport memiliki sejumlah fitur, antara lain : 1. Layout dan desain laporan yang fleksibel.
2. Dapat menampilkan laporan dalam bentuk teks maupun gambar. 3. Dapat menghasilkan report dalam berbagai format : html, pdf, rtf, xls.
4. Dapat menerima data dari berbagai sumber data : JDBC, Bean Collection, ResultSet, CSV, XML, Hibernate.
[Sumber : http://fahmijafar.net/wp-content/uploads/2008/12/membuat-report-dengan-ireport.doc / 10 April 2014]
(36)
25
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian
Objek penelitian merupakan suatu yang dijadikan fokus dalam melakukan suatu penelitian, yang dijadikan objek atau fokus dalam penelitian ini adalah mengenai sistem informasi peminjaman dan pengembalian di perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon.
3.1.1. Sejarah Singkat
SMA Negeri 1 Cilegon berdiri pada tahun 1988 dan pada tahun 1989 diresmikanlah sekolah SMA Negeri 1 Cilegon di JL.KH.Tb. Ismail Kavling Blok F Kel.Ciwaduk Kec.Cilegon dan hanya ada 3 kelas saja yaitu Kelas 1 , Kelas 2 , Kelas 3 , kurang lebih hanya ada 50 siswa saja. Tahun 2001-2012 Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Cilegon yaitu Drs.H.Sarjo Suryaraharja beliau salah satu Kepala Sekolah yang mengabdi paling lama di masa jabatan nya, selama beliau memimpin SMA Negeri 1 Cilegon selalu ada prestasi yang di raih dalam bidang akademik maupun non-akademik. Saat beliau menjabat sebagai Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Cilegon semakin terkenal bahkan menjadi sekolah favorite di Kota Cilegon. Pada Tahun 2013 Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Cilegon di pimpin oleh H. Lili Halili, M.Pd. sampai saat ini.
(37)
3.1.2. Visi dan Misi SMA NEGERI 1 CILEGON a. Visi Sekolah
“Terwujudnya generasi berakhlak mulia, cerdas, mandiri dan kompetitif yang berbasis agamis, memiliki kearifan budaya lokal dan berwawasan global” b. Misi
1. Mengembangkan proses pendidikan yang mengarah pada peningkatan keimanan dan ketaqwaan serta pembentukan karakter ahlak mulia.
2. Meningkatkan mutu pendidikan melalui proses pembelajaran aktif, inovatif, kreatif,efektif dan menyenangkan dengan optimalisasi TIK.
3. Mengembangkan proses pembelajaran yang berbasis pada penguasaan dan peningkatan kompetensi peserta didik.
4. Pengembangan pendidikan berbasis keunggulan lokal melalui integrasi pada mata pelajaran terkait.
5. Optimalisasi manajemen berbasis sekolah dalam peningkatan layanan dan profesionalisme pengelolaan pendidikan.
6. Optimalisasi layanan bimbingan dan konseling dalam pengembangan potensi pribadi,sosial, belajar, dan karir peserta didik.
7. Menumbuhkan semangat layanan prima dan transparansi dalam pengelolaan sekolah melalui pemanfaatan teknologi informasi.
8. Memfasilitasi pengembangan dan peningkatan profesionalisme tenaga pendidik dan kependidikan dalam mewujudkan pendidikan bermutu melalui pendidikan dan latihan profesi.
(38)
9. Menumbuh kembangkan kesadaran belajar mandiri yang memanfaatkan perpustakaan sebagai sarana mencari ilmu pengetahuan dengan fasilitas electronik library.
10.Mengembangkan budaya kompetisi positif dalam peningkatan profesionalisme tenaga pendidik dan tenaga kependidikan.
11.Mengembangkan perilaku ahlak mulia melalui program pembiasaan dalam interaksi dan komunikasi sesama warga sekolah.
3.1.3. Struktur Organisasi
(39)
Gambar 3.2. Struktur Organisasi Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon
3.1.3.1 Program Kerja A. Program Unggulan
a. Pendidikan Imtaq dan karakter melalui GERAKAN CINTA ALQURAN.
b. Pendidikan Lingkungan Hidup menuju Sekolah Berwawasan Lingkungan Tingkat ASEAN (ASEAN ECO SCHOOL).
c. Pendidikan Kewirausahaan melalui program Membangun Mimpi Menjadi PENGUSAHA.
d. Pendidikan Teknologi Komunikasi dan Informasi serta Bahasa Asing (Inggris, Jepang, Mandarin).
e. Membangun Hubungan Internasional Melalui SISTER SCHOOL dan Partisipasi dalam kegiatan tingkat regional dan internasional.
(40)
B. Program Peningkatan Prestasi AKADEMIK
1. Pengembangan Kurikulum yang berkesinambungan dan mengadaptasi kurikulum negara maju.
2. Kelas Unggulan (Kelas Cerdas Istimewa dan Bakat Istimewa). 3. Pengayaan melalui KBM Plus untuk kelas XI dan XII.
4. Lesson Study dan Penelitian Tindakan Kelas. 5. Bedah SKL.
C. Program Peningkatan Prestasi Non Akademik
1. Pembinaan intensif 15 kegiatan Ekstrakurikuler.
2. Partisipasi dalam kompetisi tingkat kota, propinsi, nasional dan internasional. 3. Partisipasi siswa di forum internasional.
3.1.4. Deskripsi Tugas 1. Tugas Kepala Sekolah
1. Bertanggung jawab atas apapun yang terjadi di SMA Negeri 1 Cilegon 2. Menetapkan aturan-aturan di SMA Negeri 1 Cilegon
3. Mengontrol dan mengevaluasi segala jenis kegiatan yang ada di SMA Negeri 1 Cilegon
2. Tugas Kepala TU
1. Menyusun program kerja tata usaha sekolah
2. Pengelolaan dan pengarsipan surat-surat masuk dan keluar 3. Pengurusan dan pelaksanaan administrasi sekolah
(41)
4. Pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah 3. Tugas Sekretaris
A. Tugas Rutin
a. Menyusun dan membuat surat
b. Menata arsip atau berkas-berkas atau dokumen c. Menerima dan melayani tamu yang datang
d. Melayani dan menerima tamu-tamu yang ditunjukkan untuk kepala sekolah. e. Membukukan hasil rapat
f. Menyiapkan pembuatan laporan
B. Tugas Khusus
a. Menyiapkan rapat
b. Mengatur pertemuan dengan staff ataupun guru-guru
c. Menyiapkan acara-acara yang di instruksikan oleh kepala sekolah d. Mengatur dan melaporkan pengeluaran-pengeluaran kepala sekolah
C. Tugas Kreatif
a. Membuat perencanaan kerja
b. Menyiapkan perlengkapan sekolah yang mendukung kegiatan
4. Tugas Bendahara
1. Bersama bendahara komite sekolah mengkoordinir dan melaksakan pengumpulan sumbangan dari orang tua/wali siswa
(42)
2. Mempersiapkan rapat dengan pengurus komite sekolah dan orangtua/wali siswa dalam upaya dukungan dana
3. Mengkoordinir guru dan karyawan dalam peningkatan kesejahteraan 4. Menyerahkan gaji bulanan pegawai rutin setiap awal bulan
5. Mendayagunakan uang rutin sesuai dengan mata anggaran yang relevan
6. Menyampaikan pertanggungjawaban penggunaan uang rutin ke Dinas Pendidikan terkait
7. Menyampaikan pertanggungjawaban penggunaan dana iuran Komite Sekolah kepada pengurus Komite Sekolah
8. Membuat pertanggungjawaban keuangan sekolah dengan sebaik-baiknya
5. Tugas Staff Kepegawaian
1. Menyusun rencana program dan kegiatan tahunan sub bagian kepegawaian;
2. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan karier pegawai administrasi, pegawai fungsional dan non teknis dijajaran dinas pendidikan;
3. Mempersiapkan perangkat penilaian angka kredit dan mengirimkan usulan penetapan angka kredit tenaga fungsional;
4. Melaksanakan proses administrasi pengajuan sertifikasi guru dan atau tenaga fungsional;
(43)
5. Menyiapkan dan menyusun usulan pengangkatan, kenaikan pangkat, mutasi, pemberhentian dan pensiun pegawai.
6. Membuat daftar Urut Kepangkatan (DUK), penjagaan kenaikan pangkat pegawai, penjagaan kenaikan gaji berkala, penjagaan cuti dan absen pegawai;
7. Membuat usulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, pensiun, serta pemberian tanda penghargaan/tanda jasa kepada pegawai;
8. Memproses cuti pegawai;
9. Melaksanakan proses administrasi mutasi pendidik dan tenaga kependidikan;
10.Melaksanakan proses administrasi pengusulan pemberhentian pendidik dan tenaga kependidikan;
11.Melaksanakan proses administrasi pemberian izin belajar dan tugas belajar;
12.Menganalisa usulan dan merekomendasikan pemberian izin belajar dan tugas belajar pegawai dijajaran dinas pendidikan;
13.Merencanakan pengembangan karier pegawai, peningkatan kualitas SDM, dan membuat/ mengusul ujian dinas pegawai;
14.Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oeh atasan/pimpinan sesuai dengan peraturan yang berlaku;
6. Tugas Staff Kesiswaan
1. Melaksanakan Pembinaan terhadap Seksi-seksi yang ada di OSIS
2. Melaksanakan pengaturan / persiapan dan pelaksanaan upacara bendera di hari senin dan hari-hari besar lainnya.
(44)
3. Melaksanakan piket guna untuk pemantauan dan pengawalan perilaku siswa di lingkungan dan luar sekolah.
4. Menegakkan kedisiplinan siswa yang meliputi ketepatan waktu kehadiran pemakaian seragam sekolah, dan yang lainnya sesuai dengan tata tertib sekolah.
5. Mengadministrasikan semua kegiatan siswa.
7. Tugas WK.SARPRAS (Sarana dan Prasarana Sekolah) a. Menyusun rencana kebutuhan sarana dan pra sarana b. Mengoordinasikan pendayagunaan sarana dan pra sarana c. Menyusun laporan bidang sarana dan pra sarana secara berkala. d. Menyusun program kegiatan sarana prasarana.
e. Melaksanakan analisis dan kebutuhan sarana prasarana. f. Membuat usulan dan pengadaan sarana prasarana.
g. Melakukan penerimaan, pemeriksaan dan pencatatan barang ke dalam buku induk. h. Melaksanakan pendistribusian barang / alat ke unit kerja terkait.
i. Melaksanakan inventaris barang / alat per unit kerja.
j. Merekapitulasi barang/alat yang rusak ringan atau rusak berat.
k. Mengkoordinasikan dan mengawasi pemeliharaan, perbaikan, pengembangan dan penghapusan sarana.
l. Melaksanakan pengelolaan sistem administrasi sarana prasarana. m. Melaksanakan tugas lain yang ditetapkan Kepala Sekolah.
(45)
8. Tugas Staff Pesuruh dan Penjaga
1. Memonitoring Lingkungan Sekolah.
2. Menunjukkan / memandu setiap tamu yang berkunjung ke Sekolah. 3. Melaporkan keadaan Lingkungan Sekolah kepada Kepala Sekolah. 4. Mengamankan proses kegiatan belajar mengajar.
5. Menerima perintah tugas dari Kepala Sekolah.
6. Membersihkan beberpa ruangan dan halaman Sekolah. 9. Tugas Kepala Perpustakaan
a. Mengontrol staff perpustakaan yang sedang bekerja. b. Menerima laporan-laporan.
10.Tugas Staff Perpustakaan
a. Menerima pendaftaran anggota baru
b. Menginputkan data peminjaman dan pengembalian c. Menginputkan data buku baru.
(46)
3.2. Metode Penelitian
Penelitian adalah kegiatan untuk memperoleh fakta-fakta atau prinsip-prinsip (baik kegiatan untuk penemuan, pengujian atau pengembangan) dari suatu pengetahuan dengan cara mengumpulkan, mencatat dan menganalisa data yang dikerjakan secara sistematis berdasarkan ilmu pengetahuan (metode ilmiah).
Metode ialah suatu kerangka kerja untuk melakukan suatu tindakan, atau suatu kerangka berfikir menyusun gagasan, yang beraturan, berarah dan berkonteks, yang patut (relevan) dengan maksud dan tujuan. Secara ringkas, metode ialah suatu sistem berbuat. Karena berupa sistem maka metode merupakan seperangkat unsur-unsur yang membentuk suatu kesatuan.
3.2.1. Desain Penelitian
Untuk melakukan suatu penelitian perlu dilakukan perencanaan penelitian, agar peneltian yang dilakukan dapat berjalan dengan baik dan sistematis. Desain penelitian adalah semua proses yang diperlukan dalam perencanaan dan pelaksaan penelitian, dalam penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif dan penelitian tindakan (action research).
Penelitian deskriptif ialah penelitian yang mempelajari masalah dalam masyarakat, tata cara yang berlaku dalam masyarakat serta situasi-situasi, sikap, pandangan, proses yang sedang berlangsung, pengaruh dari suatu fenomena, pengukuran yang cermat tentang fenomena dalam masyarakat. Peneliti mengembangkan konsep, menghimpun fakta, tapi tidak menguji hipotesis.
Penelitian tindakan (Action Research) ialah penelitian yang bertujuan untuk mengembangkan keterampilan-keterampilan baru, cara pendekatan baru, atau produk pengetahuan yang baru dan untuk memecahkan masalah dengan penerapan langsung di dunia aktual/lapangan (Narimawati, 2010). Peneliti memecahkan permasalahan yang ada dilapangan dengan mencari dan memilih alternatif metode pendekatan yang tepat.
(47)
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini sumber data primer diperoleh dari pengamatan langsung (observasi) dan wawancara, sedangkan data sekunder yakni dokumen-dokumen yang ada di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon yang berhubungan dengan penelitian.
3.2.2.1. Sumber Data Primer
Sumber data atau informasi penelitian ini berdasarkan kepada jenis data yang diperlukan. Data primer yaitu data yang diperoleh dari responden secara langsung yang dikumpulkan melalui survey lapangan dengan menggunakan teknik pengumpulan data tertentu yang dibuat khusus untuk itu. Teknik pengumpulan data dalam rangka pengumpulan informasi mengenai objek penelitian ini, yaitu:
1. Metode Observasi
Peneliti langsung mengunjungi lokasi penelitian ke sekolah yang dijadikan objek penelitian yaitu SMA Negeri 1 Cilegon. Hal ini dilakukan untuk melihat dari dekat masalah-masalah yang berhubungan dengan pokok bahasan yang diperlukan dalam penelitian ini. 2. Wawancara (interview)
Merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan cara bertatap muka antara pengumpul data dan narasumber yang dimaksud. Wawancara dilakukan kepada Kepala Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon sehingga diperoleh sistem yang sedang berjalan tentang sistem pendaftaran dan pengelolaan nilai.
(48)
3. Kuesioner atau angket
Pengertian metode angket, Angket adalah pernyataan tertulis yang digunakan untuk memperoleh informasi dari responden dalam arti laporan tentang pribadi atau hal-hal yang ia ketahui.
Kuesioner atau angket yang digunakan dalam penelitian ini adalah jenis kuesioner atau angket langsung yang terbuka karena responden juga memberikan alasan untuk masukan peneliti.
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder (Dokumentasi)
Jenis data sekunder yaitu data yang didapat dari dokumentasi-dokumentasi yang ada di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon. Dilakukan dengan menelaah data sekunder yang digunakan untuk menunjang, melengkapi dan menyempurnakan data primer, diperoleh dari dokumentasi sekolah, internet, dan data-data dari sekolah, serta hasil penelitian sebelumnya yang berhubungan dengan masalah dalam penelitian ini.
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Dalam subbab ini akan dijelaskan mengenai metode pendekatan, pengembangan sistem, metode analisis dan alat bantu analisis perancangan. Berikut ini adalah uraian dari metode pendekatan dan pengembangan sistem:
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem
Banyak terjadi permasalahan-permasalahan di pendekatan-pendekatan klasik, maka kebutuhan akan pendekatan pengembangan sistem yang lebih baik mulai terasa dibutuhkan. Sayangnya sampai sekarang masih banyak orang yang tidak menyadari bahwa hanya dengan mengikuti tahapan di life cycle saja tidak akan membuat sistem informasi menjadi berhasil. Oleh karena itu diperlukan suatu pendekatan pengembangan sistem yang baru yang dilengkapi
(49)
dengan.beberapa alat dan teknik supaya membutanya berhasil. Pendekatan ini yang dimulai dari awal tahun 1970 disebut dengan pendekatan struktur (structured approach). Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) seperti Flowmap, Diagram Konteks, DFD(Data Flow Diagram) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan di dapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem
Metode yang digunakan untuk proses pengembangan perangkat lunak yang akan dibangun adalah model prototype. Prototype merupakan suatu metode dalam pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk membuat suatu program dengan cepat dan bertahap sehingga dapat dievaluasi oleh pemakai. Selain itu prototype juga membuat proses pengembangan sistem informasi menjadi lebih cepat dan lebih mudah, terutama pada keadaan kebutuhan pemakai sulit untuk diidentifikasi.
Secara garis besar, sasaran prototype adalah sebagai berikut :
1. Mengurangi waktu sebelum pemakai melihat sesuatu yang konkret dari usaha pengembangan sistem
2. Menyediakan umpan balik yang cepat dari pemakai ke pengembangan sistem tersebut. 3. Membantu menggambarkan kebutuhan pemakai dengan kesalahan yang lebih
terminimalisir/ lebih sedikit
4. Meningkatkan pemahaman pengembang dan pemakai terhadap sasaran yang seharusnya dicapai oleh sistem tersebut
(50)
Berikut ini merupakan mekanisme pengembangan sistem dengan menggunakan prototype:
Gambar 3.3. Mekanisme Pengembangan Sistem Dengan Prototype
Tahapan-Tahapan Prototype, yaitu : 1. Identifikasi Kebutuhan Sistem
Pada tahap ini merupakan tahap awal dalam membangun sebuah sistem informasi, dimana antara pemakai sistem (user) dalam pengembangan system bertemu. User menjelaskan tentang kebutuhan sistem yang akan dibangun oleh pengembangan sistem.
2. Membuat Prototype
Setelah menganalisa sistem yang akan dikembangkan serta kebutuhan-kebutuhan sistem yang akan dibangun, pengembangan sistem mulai membuat prototype.
(51)
3. Menguji Prototype
Setelah tahap pembuatan prototype selesai,kemudian pengembangan sistem dan user melakukan pengujian program agar program dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan, dan user memberikan saran atau masukkan bila terdapat kekurangan pada program.
4. Memperbaiki Prototype
Pada tahap ini pengembang sistem melakukan perbaikan dan modifikasi sesuai dengan masukkan atau saran dari user.
5. Mengembangkan Versi Produksi
Pada tahap ini pengembangan sistem menyelesaikan sistem yang telah dibuatnya sesuai dengan masukkan atau saran terakhir dari pemakai sistem.
Kelebihan Prototype
1. Pendefinisian kebutuhan pemakai menjadi lebih baik karena keterlibatan pemakai yang lebih intensif.
2. Meningkatkan Kepuasan pemakai dan mengurangi resiko pemakai tidak menggunakan sistem mengingat keterlibatajn mereka yang sangat tinggi sehingga sistem memenuhi kebutuhan mereka dengan lebih baik.
3. Mempersingkat waktu pengembanngan
4. Memperkecil kesalahan yang disebabkan pada setiap versi prototype, kesalahan segera terditeksi oleh pemakai.
(52)
5. Pemakai memiliki kesempatan yang lebih banyak dalam menerima perubahan-perubahan. 6. Menghemat biaya.
Kelemahan Prototype
1. Prototype hanya bisa berhasil jika pemakai bersungguh-sungguh dalam menyediakan waktu dan pikiran untuk menggarap prototype.
2. Kemungkinan dokumentasi terabaikan karena pengembang lebih berkonsentrasi pada pengujian dan pembuatan prototype.
3. Menginginkan target waktu yang pendek, ada kemungkinan sistem yang di buat tidak lengkap bahkan sistem kurang teruji.
4. Jika terlalu banyak proses perulangan dalam membuat prototype, ada kemungkinan pemakai menjadi jenuh dan memberikan reaksi negatif.
5. Apabila tidak dikelola dengan baik, prototype menjadi tidak pernah berakhir, Hal ini disebabkan permintaan terhadap, perubahan terlalu mudah untuk dipenuhi.
(53)
3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Perancangan merupakan tahap persiapan untuk rancang bangun implementasi suatu sistem, yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi termasuk mengkonfigurasikan komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
Dalam perancangan suatu sistem diperlukan beberapa alat Bantu. Alat Bantu ini merupakan refresentasi grafik yang dapat mempermudah dalam menggambarkan komponen-komponen yang ada, proses yang terjadi dan membuat usulan pemecahan masalah secara logika. Alat Bantu yang digunakan diantaranya Flow Map, Diagram Konteks, Data Flow Diagram, Kamus Data, Tabel Relasi dan Entity Relation Diagram (ERD).
1) Flowmap
Bagan alur dokumen merupakan bagan alur yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Beberapa simbol yang digunakan dalam bagan alir dokumen antara lain:
1. Dokumen
Simbol ini menunjukan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer.
2. Kegiatan Manual
Simbol ini menunjukkan pekerjaan manual yang dilakukan oleh orang. 3. Simpanan Offline
Simbol ini menunjukkan file non-komputer yang diarsipkan. 4. Proses
(54)
Simbol ini menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. 5. Simpanan Data
Simbol ini menunjukan tempat penyimpanan data. 6. Penghubung
Simbol ini menunjukkan penghubung kehalaman yang masih sama atau kehalaman lain. 2) Diagram Konteks
Pendekatan struktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Diagram konteks ialah Diagram kontek adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran dari sistem.
3) Data Flow Diagram
DFD (Data Flow Diagram) digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya harddisk, Diskette, CD, dan sebagainya).
Beberapa simbol yang digunakan di DFD antara lain : a. Kesatuan Luar (External Entity)
Merupakan kesatuan luar (External entity) dilingkungan luar sistem dapat berupa orang, organisasi atau sistem yang lainnya yang menerima input atau memberi input dari sistem kesatuan luar digambarkan dalam bentuk kotak.
(55)
b. Arus Data (Data Flow)
Menuju dari data yang dapat berupa input bagi sistem disimbolkan dalam bentuk panah.
c. Proses (Process)
Kegiatan yang dilakukan oleh sistem dari arus data yang masuk untuk menghasilkan arus data keluaran, proses disimbolkan dengan bentuk lingkaran.
d. Data simpanan (Data source)
Data simpanan merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database pada sistem komputer, simpanan data dapat disimbolkan dengan garis horizontal paralel yang ditutup salah satu ujungnya.
4) Kamus Data
Merupakan sebuah daftar yang terorganisasi dari elemen data yang berhubungan dengan sistem, dengan definisi yang tegar dan teliti sehingga pemakai dan analis sistem akan memiliki pemahaman yang umum mengenai input, output, komponen penyimpanan.
5) Perancangan Basis Data
Perancangan basis data diperlukan, agar kita bisa memiliki basis data yang kompak dan efisien dalam pengguunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam pemanipulasian (tambah, ubah hapus) data. Dalam merancang basis data, kita dapat melakukannya dengan :
(56)
a. Normalisasi
Normalisasi yaitu teknik perancangan yang banyak digunakan sebagai pemandu dalam merancang basis data relasional. Tujuannya untuk membuat kumpulan tabel relational yang bebas dari data berulang dapat di modifikasi secara benar dan konsisten.
b. Tabel Relasi
Relasi tabel secara sederhana dapat dikatakan sebagai suatu database yang didalamnya terdapat tabel- tabel yang saling berelasi satu sama lain. Relasi antar tabel dengan tabel yang lainnya ditentukan berdasarkan aturan-aturan tertentu.
c. Entity Relationship Diagram
Entity relationship Diagram (ERD) adalah alat pemodelan data utama dan akan membantu mengorganisasi data dalam suatu proyek ke dalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antar entitas. Proses memungkinkan analis menghasilkan struktur basis data yang baik sehingga data dapat disimpan dan diambil secara efisien.
3.2.4. Pengujian Software
Faktor pengujian software adalah teknik untuk menguji perangkat lunak, mempunyai mekanisme untuk menentukan data uji yang dapat menguji perangkat lunak secara lengkap dan mempunyai kemungkinan tinggi untuk menemukan kesalahan. Perangkat lunak dapat diuji dengan dua cara, yaitu :
(57)
1. White Box Testing
White Box Testing adalah meramalkan cara kerja perangkat lunak secara rinci, karenanya logikal path (jalur logika) perangkat lunak akan ditest dengan menyediakan test case yang akan mengerjakan kumpulan kondisi dan atau pengulangan secara spesifik. Secara sekilas dapat diambil kesimpulan white box testing merupakan petunjuk untuk mendapatkan program yang benar secara 100%.
2. Black Box Testing
Test case ini bertujuan untuk menunjukkan fungsi PL tentang cara beroperasinya, apakah pemasukan data keluaran telah berjalan sebagaimana yang diharapkan dan apakah informasi yang disimpan secara eksternal selalu dijaga kemutakhirannya.
3.3. Analisis Sistem Yang Berjalan
Sebelum melakukan perancangan sistem informasi peminjaman dan pengembalian yang diusulkan di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon, maka terlebih dahulu melakukan analisis sistem agar memperoleh gambaran yang jelas mengenai kelemahan dan kelebihan sistem yang sedang berjalan.
Tahap analisis ini merupakan tahap yang sangat penting didalam merancang sistem informasi karena apabila pada tahap ini terjadi kesalahan, maka terjadi kesalahan pada tahap yang berikutnya.
(58)
3.3.1. Analisis Dokumen
Analisis dokumen mempunyai tujuan untuk mengetahui dokumen apa saja yang terkait
dalam sistem informasi peminjaman dan pengembalian perpustakaan di SMAN 1 Cilegon serta
hal-hal apa saja yang berkaitan dengan dokumen tersebut, hal ini perlu dilakukan untuk memberikan informasi sebagai masukan pada pengembang sistem yang diusulkan, yaitu :
1. Nama Dokumen : Kartu Pelajar
Fungsi : Untuk penyesuaian data. Sumber : Siswa
Bentuk : Kartu
Distribusi : Dari siswa ke bagian staff perpustakaan Rangkap : 1
Deskripsi : Yang berisi identitas siswa
2. Nama Dokumen : Kartu Anggota
Fungsi : Untuk bukti keanggotaan pada saat melakukan
peminjamn dan pengembalian buku
Sumber : Staff Perpustakaan
Bentuk : Kartu
Distribusi : Dari anggota ke staff perpustakaan
Rangkap : 1
Deskriptif : Kartu yang berisi identitas anggota sebagai bukti
Keanggotaan
3. Nama Dokumen : Data Anggota
Fungsi : Berisi data-data anggota perpustakaan
(59)
Bentuk : Dokumen
Distribusi : Petugas perpustakaan
Rangkap : 1
Deskriptif : Data identitas anggota perpustakaan
4. Nama Dokumen : Buku Anggota
Fungsi : Untuk menyimpan nama anggota yang terdaftar
Sumber : Petugas Perpustakaan
Bentuk : Buku
Distribusi : Petugas perpustakaan
Rangkap : 1
Deskriptif : Buku yang berisi data anggota perpustakaan yang
telah terdaftar.
5. Nama Dokumen : Buku Catatan Peminjaman
Fungsi : Untuk menyimpan nama anggota yang meminjam
Buku.
Sumber : Staff Perpustakaan
Bentuk : Buku
Distribusi : Staff perpustakaan
Rangkap : 1
Deskriptif : Data yang digunakan untuk menyimpan, mencari
(60)
6. Nama Dokumen : Buku Catatan Pengembalian
Fungsi : Untuk menginformasikan mengenai pengembalian
Sumber : Staff Perpustakaan
Bentuk : Buku
Distribusi : Staff perpustakaan
Rangkap : 1
Deskriptif : Berisi nama anggota perpustakaan yang
mengembalikan buku. 3.3.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Analisis terhadap prosedur-prosedur yang sedang berjalan hendaknya perlu dilakukan terlebih dahulu sebelum dilakukannya perancangan terhadap sistem yang akan diusulkan. Dan harus pula dilakukan analisis terhadap hal-hal yang menjadi tujuan pemakai sehingga masalah tersebut dapat didefinisikan secara jelas serta dari urutan kejadian tersebut dapat dibuat Bagan Alir Dokumen (Flow Map).
Identifikasi narasi dari sistem berjalan merupakan analisis tahap pertama yang sangat penting untuk dapat memahami permasalahan yang akan dikaji serta dalam pembuatan Flowmap . Berikut adalah narasi tersebut :
A. Prosedur Pendaftaran Anggota
1. Siswa menyerahkan kartu pelajar kepada staff pendaftaran.
2. Staff pendaftaran memeriksa kartu pelajar, apabila data sesuai maka langsung dicatat ke dalam buku anggota. Apabila kartu pelajar tidak sesuai maka kartu pelajar akan dikembalikan kepada siswa tersebut.
(61)
3. Kemudian staff perpustakaan membuat kartu anggota yang dilihat dari catatan buku anggota.
4. Setelah itu staff perpustakaan mencetak kartu anggota untuk diberikan kepada siswa yang telah terdaftar sesuai dengan ketentuan.
5. Kemudian staff perpustakaan membuat arsip laporan anggota yang akan diserahkan kepada kepala perpustakaan sebagai laporan anggota.
B. Prosedur Peminjaman Buku
1. Anggota menyerahkan kartu anggota dan buku yang akan dipinjam ditunjukkan kepada staff perpustakaan untuk dicatat tanggal peminjaman ke buku peminjaman. 2. Setelah staff perpustakaan mencatat tanggal peminjaman, kartu anggota dan buku
yang akan dipinjam oleh anggota diserahkan kepada anggota. 3. Staff perpustakaan membuat arsip laporan peminjaman.
4. Kemudian laporan peminjaman buku, selanjutnya diserahkan kepada kepala perpustakaan.
C. Prosedur Pengembalian Buku
1. Anggota menyerahkan kartu anggota dan buku yang telah dipinjam kepada staff perpustakaan.
2. Setelah itu staff perpustakaan memeriksa kartu anggota dan data buku yang telah dipinjam, staff perpustakaan mengembalikan kartu anggota kepada anggota jika kartu anggota dan data buku yang telah dipinjam sesuai, apabila kartu anggota dan data buku yang telah dipinjam tidak sesuai maka staff perpustakaan akan mengembalikan kartu anggota dan buku yang telah dipinjam tersebut kepada anggota.
(62)
3. Kemudian staff perpustakaan memeriksa tanggal kembali, apabila anggota terlambat pengembalian buku maka anggota akan dikenakan denda.
4. Staff perpustakaan mencatat kartu anggota, data buku, tanggal kembali, dan denda ke dalam buku pengembalian.
5. Staff perpustakaan membuat laporan pengembalian untuk diserahkan kepada kepala perpustakaan.
3.3.2.1. Flow Map Yang Sedang Berjalan
Flowmap merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan, menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem serta menunjukkan apa yang dikerjakan di dalam sistem.
Bagian alir dokumen disebut juga bagan alir formulir yang merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan. Dari formulir termasuk tembusan-tembusannya. Mengenai sumber dan aliran dokumen dapat digambarkan dalam flowmap yang sedang berjalan sebagai berikut :
(63)
Gambar 3.4. Flowmap Pendaftaran Anggota di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon Yang Sedang Berjalan
Keterangan
(64)
Gambar 3.5. Flowmap Peminjaman Buku di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon yang sedang berjalan
Keterangan
A : Arsip Lap.Peminjaman B : Buku Peminjaman
(65)
Gambar 3.6. Flowmap Pengembalian Buku di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon Yang Sedang Berjalan
Keterangan
A : Arsip Lap.Pengembalian B : Buku Pengembalian
(66)
3.3.2.2. Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan
Pada tahap ini akan dilakukan pembuatan model sistem informasi secara umum atau menyeluruh. Diagram konteks bertujuan untuk memberikan gambaran kepada sistem analisis pembuatan program mengenai input (Masukan) ke dalam proses dan apa yang akan dihasilkan output (Keluaran). Untuk lebih jelas lagi dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 3.7. Diagram Konteks di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon Yang Sedang Berjalan
3.3.2.3. DFD Yang Sedang Berjalan
Pada tahap ini akan dilakukan pembuatan model sistem informasi secara umum atau menyeluruh. Diagram konteks bertujuan untuk memberikan gambaran kepada sistem analisis pembuatan program mengenai input (Masukan) ke dalam proses dan apa yang akan dihasilkan output (Keluaran). Untuk lebih jelas lagi dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Anggota Sistem Informasi Perpustakaan PerpustakaanKepala K.Pelajar
K.Pelajar,Buku
Lap.Buku Yang DiPinjam, DiKembalikan Buku
Lap.Keanggotaan
K.Anggota, Denda
(67)
Gambar 3.8. DFD Level 1 Sistem Informasi di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon Yang Sedang Berjalan
Gambar 3.9. DFD Level 2 proses 1 Sistem Informasi di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon Yang Sedang Berjalan
(68)
Gambar 3.10. DFD Level 2 proses 2 Sistem Informasi di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon Yang Sedang Berjalan
Gambar 3.11. DFD Level 2 proses 3 Sistem Informasi di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon Yang Sedang Berjalan
(69)
3.3.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil analisis sistem yang dilakukan, penulis menemukan kelemahan dan kekurangan dari sistem yang sedang berjalan dalam sistem informasi di perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon, yaitu :
a. Belum tersedianya komputer untuk penyimpanan berupa database yang berfungsi menyimpan semua data, data anggota, data peminjaman dan pengembalian buku, sehingga masih dilakukan pencatatan secara manual ke dalam buku peminjaman dan pengembalian.
b. Masih sulitnya memperoleh informasi mengenai buku yang akan dipinjam sehingga informasi yang dihasilkan kurang akurat dan tepat.
Sedangkan pemecahan atau solusi yang diusulkan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut adalah :
a. Pengolahan data perpustakaan dilakukan dengan cara yang cepat, efektif dan efisien dengan menggunakan suatu database agar memudahkan proses peminjaman dan pengembalian buku.
b. Membuat suatu informasi yang memberitahukan keadaan data buku sehingga dapat membantu dalam proses peminjaman dan pengembalian buku.
(70)
59
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur dan proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan suatu sistem yang baru, atau memperbaharui sistem yang ada untuk meningkatkan efektifitas kerja agar dapat memenuhi hasil yang digunakan dengan tujuan memanfaatkan teknologi dan fasilitas yang tersedia. Pada bab ini penyusun akan memberikan usulan yang merupakan sistem informasi secara komputerisasi yang diharapkan akan membantu dan mempermudah pekerjaan.
4.1.1. Tujuan Perancangan Sistem
Perancangan sistem mempunyai data tujuan utama yaitu :
a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem yang ada di perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon.
b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan bangun yang lengkap kepada pemrograman komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat.
Untuk mencapai tujuan ini, analisis sistem harus dapat mencapai sasaran- sasaran sebagai berikut :
1. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah dipergunakan.
(71)
2. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancangan bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpan data, metode-metode dan lain sebagainya.
4.1.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan
Sistem informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dan perbedaan dari sistem yang sedang berjalan. Sistem yang diusulkan telah terkomputerisasi, lebih mudah digunakan, integritas data terjaga, tidak akan memakan waktu yang lama dalam mengolah data peminjaman dan pengembalian buku. Karena didalamnya telah disediakan pencetakan laporan-laporan dan fasilitas lainnya yang akan memudahkan user untuk menggunakan sistem ini.
4.1.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Perancangan prosedur dari sistem informasi perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian buku di SMA Negeri 1 Cilegon akan dituangkan dalam bentuk Diagram Konteks, Data Flow Diagram dan Kamus Data. Prosedur yang penulis usulkan adalah sebagai berikut :
1. Kepala Perpustakaan mempunyai aktifitas antara lain :
a. Memantau proses peminjaman dan pengembalian buku yang ada di SMA Negeri 1 Cilegon dalam sistem perpustakaan .
b. Menerima laporan peminjaman dan pengembalian buku yang dibuat oleh staff perpustakaan.
(72)
2. Aktifitas Anggota Perpustakaan, antara lain:
a. Melakukan peminjaman dan pengembalian buku.
b. Melihat data buku.
3. Staff Perpustakaan mempunyai aktifitas antara lain :
a. Menginputkan data anggota perpustakaan.
b. Menginputkan data peminjaman dan pengembalian buku.
c. Menginputkan data buku.
d. Mencetak laporan peminjaman dan pengembalian buku.
4.1.3.1. Flowmap Yang Diusulkan
Flowmap adalah diagram yang menunjukkan aliran data berupa dokumen yang mengalir pada suatu sistem. Pada tahap perancangan akan dibuat flowmap yang akan menggambarkan prosedur meliputi pendaftaran, peminjaman dan pengembalian buku pada sistem yang diusulkan. Berdasarkan perancangan 60 prosedur diatas maka dapat digambarkan bagan alir dokumen atau flowmap pada gambar dibawah ini :
(73)
Gambar 4.1. Flowmap Pendaftaran Anggota Yang Diusulkan di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon
(74)
Gambar 4.2. Flowmap Peminjaman Buku Yang Diusulkan di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon
Keterangan
(75)
Gambar 4.3. Flowmap Pengembalian Yang Diusulkan di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon Keterangan :
B : Arsip.Lap.Pengembalian
4.1.3.2. Diagram Konteks Yang Diusulkan
Pada tahap ini akan dilakukan pembuatan model sistem informasi secara umum atau menyeluruh. Diagram konteks bertujuan untuk memberikan gambaran kepada sistem analisis pembuatan program mengenai input (Masukan) ke dalam 62 proses dan apa yang akan dihasilkan output (Keluaran). Untuk lebih jelas lagi dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
(76)
Gambar 4.4. Diagram Konteks Yang Diusulkan di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon
4.1.3.3. Data Flow Diagram Yang Diusulkan
Data Flow Diagram (DFD) yang diusulkan adalah representasi grafik dari sebuah sistem Data Flow Diagram yang diusulkan menggambarkan komponen – komponen sebuah sistem aliran–aliran data diantara komponen–komponen tersebut, asal, tujuan dan penyimpanan dari data tersebut. Data Flow Diagram sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. Data Flow Diagram merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Keuntungan menggunakan Data Flow Diagram adalah supaya lebih memudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai bidang komputer, untuk lebih mengerti sistem yang akan dikembangkan atau dikerjakan.
(77)
Berikut ini merupakan gambar dari DFD Level 1 dan DFD Level 2 yang Diusulkan di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon :
4.1.3.3.1. DFD Level 1
Gambar 4.5. DFD Level 1 Yang Diusulkan di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon
4.1.3.3.2. DFD Level 2
(78)
Gambar 4.7. DFD Level 2 Proses 2 Yang Diusulkan di Perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon
(79)
4.1.3.4 Kamus Data
Kamus Data adalah katalog tentang data dan kebutuhan informasi dalam perancangan dan pembangunan sistem informasi yang berfungsi untuk menjelaskan arti aliran data dalam penggambaran pada DFD. Dengan adanya kamus data arti dari aliran data dan penyimpanan dalam DFD, paket data yang bergerak melalui aliran dapat didefinisikan. Kamus data dari sistem informasi perpustakaan yang diusulkan adalah sebagai berikut :
1. Nama Arus Data : Formulir Pendaftaran
Alias : Data Calon Anggota Perpustakaan Bentuk : Dokumen
Aliran Data : Anggota - Proses 1.1 Periode :
Volume : -
Elemen Data : No_Anggota, nama, jenis kelamin, alamat, no.tlp.
2. Nama Arus Data : Data Anggota
Alias : Data anggota perpustakaan Bentuk : Dokumen
Aliran Data : Proses 1.1 - file anggota , file anggota - proses 1.2 Periode :
Volume : -
(80)
3. Nama Arus Data : Kartu Anggota
Alias : Kartu identitas anggota Bentuk : Dokumen
Aliran Data : Proses 1.2 – anggota , Anggota - Proses 2.1 , Proses 2.1 - anggota , Data Pinjam - Anggota , Anggota - Proses 3.1 , Data Pengembalian – anggota Periode :
Volume : -
Elemen Data : nis, nama, jenis kelamin, alamat, no.tlp
4. Nama Arus Data : Buku
Alias : Buku perpustakaan 68 Bentuk : Dokumen
Aliran Data : Anggota – proses 2.1 , Data Pinjam – anggota, Anggota - proses 3.1 Periode :
Volume : -
Element Data : id_buku, kategori, penerbit, pengarang, tahun_buku
5. Nama Arus Data : Bukti Peminjaman Alias : Data buku yang dipinjam Bentuk : Dokumen
Aliran Data : Proses 2.3 - anggota , Anggota - proses 3.1 Periode :
Volume : -
(1)
118
4.5.2.4. Pengujian Peminjaman Buku
Pengujian ini adalah pengujian dengan memasukan data bahan baku kedalam database. Tabel 4.11. Tabel Pengujian Peminjaman Buku
(2)
4.5.2.5. Pengujian Pengembalian Buku
Pengujian ini adalah pengujian dengan memasukan data buku yang akan dikembalikan kedalam database.
(3)
120
4.5.3. Kesimpulan Hasil Pengujian
Berdasarkan hasil pengujian dengan kasus uji sample diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa perangkat lunak bebas dari kesalahan sintaks dan secara fungsional mengeluarkan fungsi sesuai dengan yang diharapkan.
(4)
121
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan dari hasil penelitian mengenai perancangan Sistem Informasi Perpustakaan yang penulis lakukan di SMA Negeri 1 Cilegon penulis mendapatkan kesimpulan bahwa :
1. Dengan adanya sistem informasi perpustakaan dapat memudahkan staff perpustakaan ntuk melakukan proses penginputan data pendaftaran anggota, peminjaman dan pengembalian buku, sehingga tidak perlu melakukan pencatatan pada sebuah buku yang memerlukan waktu lebih lama.
2. Dengan adanya sistem informasi perpustakaan ini, laporan yang akan diserahkan kepada kepala perpustakaan bisa akurat dikarenakan data sudah tersimpan di database.
5.2 Saran
Beberapa saran yang dipertimbangkan dalam memanfaatkan perangkat lunak yang penulis buat, yaitu:
1. Bagi peneliti lain yang meneliti sistem informasi perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon diharapkan dapat megembangkan sistem ini dengan mendata semua peminjaman buku, berlaku bukan hanya untuk pelajar SMA Negeri 1 Cilegon saja, tetapi guru-guru dan pegawai SMA Negeri 1 Cilegon bisa meminjam buku yang ada di perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon.
(5)
122
2. Bagi peneliti lain diharapkan untuk anggota perpustakaan yang meminjam buku kemudian hilang atau rusak diwajibkan mengganti dengan buku yang sama, proses seperti ini bisa ditambahkan ke dalam sistem informasi perpustakaan SMA Negeri 1 Cilegon.
(6)
Identitas Penyusun
1. Nama Lengkap : Fajrin Setiawan Putra 2. Tempat,Tanggal Lahir : Serang, 21 September 1992 3. Domisili : Serang
4. Jenis Kelamin : Laki-Laki 5. Agama : Islam
6. Alamat : Griya Serdang Indah Blok B6 No.20 , Serang-Banten 7. Telepon : 082225360092
8. Email : fajrinputra46@yahoo.com