PANDUAN MEMBUAT SURAT SECARA OTOMATIS MENGGUNAKAN MAIL MERGE
PANDUAN MEMBUAT SURAT SECARA OTOMATIS
MENGGUNAKAN MAIL MERGE
Oleh : Eko Kurniawan
Bagi anda yang bertugas dibagian administrasi, salah satu tugas utama adalah membuat surat. Di
dalam surat tersebut tentunya terdapat nama dan juga alamat tujuan. Permasahannya adalah jika
surat tersebut berjumlah ratusan atau bahkan ribuan, maka anda pasti kesusahan kalo harus nulis
manual, apalagi jika harus nulis dengan tulisan tangan.
Nah, solusi yang tepat adalah dengan menggunakan mail merge. Melalui mail merge anda
dengan mudah dan cepatnya membuat surat yang otomatis di dalamnya sudah ada nama dan
alamat surat, ataupun identitas lainnya. Perlu diketahui mail merge ini tidak hanya bisa
digunakan untuk membuat surat otomatis, membuat sertifikat atau amplop otomatispun bisa.
Namun dalam panduan ini khusus akan dijelaskan bagaimana menggunakan mail merge untuk
membuat surat secara otomatis, berikut adalah langkah – langkahnya :
1. Buat template surat terlebih dulu, misalkan kayak gini :
Catatan : nama dan alamatnya dikosongi dulu
2. Buka template surat anda
3. Klik “Maillings”
4. Klik “Start Mail Merge”, lalu pilih sesuai dengan kebutuhan anda. Jika anda ingin buat
amplop, ya pilih amplop, jika anda inginbuat surat pilih leters, dst.
5. Lalu masukkan nama dan alamat tujuan surat, caranya klik “Maillings” klik “Select
Recepienst” klik “Type new list”
6. Klik “customize columns”
7. Hapus semua entri yang ada di dalamnya, dengan cara klik entri yang mau dihapus,
kemudian klik “delete”
8. Klik “add”, masukkan nama dan alamat
9. Isikan nama dan alamat tujuan surat pada kolom yang disediakan
10. Klik oke, lalu simpan direktori surat tersebut terserah anda mau nyimpan dimana
11. Buka template surat anda
12. Letakkan krusor pada bagian yang akan diberikan nama
13. Klik “Maillings” klik “select recepiens” klik “use existing list”
14. Cari direktori surat yang sudah anda simpan tadi
15. Klik “mailings” klik “insert merge field” klik nama
16. Kemudian letakkan krusor di bagian alamat (jangan lupa dikasih spasi atau tab)
17. Klik “mailings” klik “insert merge field” klik alamat
18. Sudah jadi
19. Jika anda ingin mencetak surat tersebut, klik “mailings” klik “Finish Merge” klik
“print document”
20. Jika anda ingin edit surat tersebut, klik “mailings” klik “Finish Merge” klik “edit
individual document”
21. Selesai
Jika kurang jelas, bisa datang langsung ke ruang computer perpustakaan UMY yaaa
MENGGUNAKAN MAIL MERGE
Oleh : Eko Kurniawan
Bagi anda yang bertugas dibagian administrasi, salah satu tugas utama adalah membuat surat. Di
dalam surat tersebut tentunya terdapat nama dan juga alamat tujuan. Permasahannya adalah jika
surat tersebut berjumlah ratusan atau bahkan ribuan, maka anda pasti kesusahan kalo harus nulis
manual, apalagi jika harus nulis dengan tulisan tangan.
Nah, solusi yang tepat adalah dengan menggunakan mail merge. Melalui mail merge anda
dengan mudah dan cepatnya membuat surat yang otomatis di dalamnya sudah ada nama dan
alamat surat, ataupun identitas lainnya. Perlu diketahui mail merge ini tidak hanya bisa
digunakan untuk membuat surat otomatis, membuat sertifikat atau amplop otomatispun bisa.
Namun dalam panduan ini khusus akan dijelaskan bagaimana menggunakan mail merge untuk
membuat surat secara otomatis, berikut adalah langkah – langkahnya :
1. Buat template surat terlebih dulu, misalkan kayak gini :
Catatan : nama dan alamatnya dikosongi dulu
2. Buka template surat anda
3. Klik “Maillings”
4. Klik “Start Mail Merge”, lalu pilih sesuai dengan kebutuhan anda. Jika anda ingin buat
amplop, ya pilih amplop, jika anda inginbuat surat pilih leters, dst.
5. Lalu masukkan nama dan alamat tujuan surat, caranya klik “Maillings” klik “Select
Recepienst” klik “Type new list”
6. Klik “customize columns”
7. Hapus semua entri yang ada di dalamnya, dengan cara klik entri yang mau dihapus,
kemudian klik “delete”
8. Klik “add”, masukkan nama dan alamat
9. Isikan nama dan alamat tujuan surat pada kolom yang disediakan
10. Klik oke, lalu simpan direktori surat tersebut terserah anda mau nyimpan dimana
11. Buka template surat anda
12. Letakkan krusor pada bagian yang akan diberikan nama
13. Klik “Maillings” klik “select recepiens” klik “use existing list”
14. Cari direktori surat yang sudah anda simpan tadi
15. Klik “mailings” klik “insert merge field” klik nama
16. Kemudian letakkan krusor di bagian alamat (jangan lupa dikasih spasi atau tab)
17. Klik “mailings” klik “insert merge field” klik alamat
18. Sudah jadi
19. Jika anda ingin mencetak surat tersebut, klik “mailings” klik “Finish Merge” klik
“print document”
20. Jika anda ingin edit surat tersebut, klik “mailings” klik “Finish Merge” klik “edit
individual document”
21. Selesai
Jika kurang jelas, bisa datang langsung ke ruang computer perpustakaan UMY yaaa