Aplikasi Web 1.0. : E-mail - Surat Elektronik (membuat dan berkomunikasi menggunakan e-mail)
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
Aplikasi Web 1.0.: E-mail – Surat Elektronik 1
“Membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail”
Arif Surachman 2
Pendahuluan
Sejak berabad lalu, manusia sudah mengenal bagaimana berkomunikasi dengan
manusia lainnya di belahan bumi yang lain. Mereka menggunakan surat sebagai alat
untuk berkomunikasi satu dengan lainnya. Bahkan untuk mengirimkannya pun sudah
banyak cara yang digunakan, seperti menggunakan media binatang seperti merpati pos
atau elang untuk ‘mengantar surat’, kemudian juga menggunakan orang yang dikirim
baik menggunakan hewan seperti kuda, hingga menggunakan perahu dan pesawat.
Sampai saat inipun masih banyak orang yang berkirim surat menggunakan jasa pos
(melalui manusia), dan tentunya dikelola dengan lebih baik.
Namun dalam beberapa dasawarsa ini, seiring dengan perkembangan teknologi
komunikasi dan informasi jarak jauh, muncullah apa yang dinamakan dengan elektronik
mail atau e-mail. Saat ini orang sudah sangat terbiasa berbicara dan menggunakan e-mail,
bahkan mungkin e-mail sudah merupakan bagian dari hidupnya. Untuk itu tidaklah
berlebihan apabila para pustakawan orang yang bekerja sebagai agen perubahan dan agen
informasi harus menjadikan e-mail sebagai bagian dari hidupnya dan bagian dari
ketrampilan yang harus dimiliki dalam mendukung kinerjanya.
Sebelum menjadikan e-mail sebagai bagian dari hidupnya, tentunya pustakawan
dituntut untuk memahami apa dan bagaimana sebenarnya e-mail atau surat elektronik itu.
Berikut ini adalah beberapa pemahaman atau definisi e-mail yang diambilkan dari
berbagai sumber.
Definisi E-mail adalah:
“Electronic mail, e-mail, email: (computer science) a system of world-wide electronic
communication in which a computer user can compose a message at one terminal that
can be regenerated at the recipient's terminal when the recipient logs in)
1
Disampaikan dalam Diklat Teknis Petugas Perpustakaan, PPTIK Universitas Gadjah Mada 13 Mei 2009
Pustakawan Fakultas Ekonomika dan Bisnis, Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta. E-mail:
arifs@ugm.ac.id ; arif@gadjahmada.edu ; http://arifs.staff.ugm.ac.id
2
1
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
"you cannot send packages by electronic mail" (sumber:
http://wordnetweb.princeton.edu/perl/webwn?s=e-mail)”
Dari definisi di atas dapat dijelaskan bahwa e-mail atau surat elektronik dalam
bahasa Indonesia merupakan sebuah sistem komunikasi elektronik dimana pengguna
komputer di manapun berada dapat menulis dan mengirimkan sebuah pesan pada satu
terminal dengan pengguna lain pada satu terminal dalam sebuah jaringan global. Hanya
memang syarat untuk dapat membaca e-mail, maka penerima harus login dulu ke dalam
sebuah server e-mail.
Definisi lain yang lebih singkat dari Wikipedia mengatakan bahwa:
“Surat elektronik (disingkat ratel atau surel atau surat-e) atau pos elektronik (disingkat
pos-el) atau nama umumnya dalam bahasa Inggris "e-mail atau email" (ejaan
Indonesia: imel) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur Internet” (Sumber:
http://id.wikipedia.org/wiki/Surat_elektronik)
Atau dalam kamus istilah internet menyebutkan:
“E-mail atau electronic mail atau surat menyurat elektronik adalah sistem korespondensi
secara elektronis antara satu komputer dengan komputer lain dengan memanfaatkan
sistem jaringan komputer.”
Jadi secara sederhana surat elektronik merupakan pengganti surat biasa, hanya
prasarana pengirimannya secara elektronik melalui internet.
Apabila dibicarakan dalam konteks web atau world wide web (www), e-mail merupakan
bagian dari teknologi aplikasi berbasis web 1.0. Nah, pertanyaan selanjutnya adalah apa
sih web 1.0. itu. Dalam berbagai literature, web 1.0 adalah merupakan teknologi web
yang pertama kali digunakan dalam aplikasi world wide web, atau ada yang menyebut
web 1.0. sebagai www itu sendiri yang banyak digunakan dalam situs web yang bersifat
personal. Beberapa ciri atau karakteristik web 1.0. adalah:
1. Merupakan halaman web yang statis atau hanya berfungsi untuk menampilkan
2. Halaman masih didesain sebagai html murni, yang ‘hanya’ memungkinkan orang
untuk melihat tanpa ada interaksi
2
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
3. Biasanya hanya menyediakan semacam buku tamu online tapi tidak ada interaksi
yang intens
4. Masih menggunakan form-form yang dikirim melalui e-mail, sehingga komunikasi
biasanya baru satu arah.
Untuk saat ini perkembangan web yang banyak digunakan adalah teknologi aplikasi web
2.0. yang memungkinkan interaksi sosial dan pertukaran data. Seperti Youtube, Flickr,
Situs-situs jejaring sosial (facebook, friendster) dan web-blog adalah beberapa contoh
implementasi web 2.0 yang saat ini dapat ditemui.
E-mail sendiri dianggap sebagai bagian dari web 1.0 dikarenakan konsep
aplikasinya yang masih satu arah, walopun saat ini banyak webmail yang sudah
memanfaatkan teknologi web 2.0. sebagai bagian dari sistem layanannya, yakni dengan
memberikan berbagai fasilitas yang memungkinkan menulis e-mail layaknya chating atau
ngobrol.
Berbeda dengan penulisan sebuah alamat situs web, alamat sebuah e-mail biasanya
ditulis dalam susunan sebagai berikut:
Nama_account@namadomain.kategori_domain
sebagai
contoh
elnadaboy@yahoo.com atau arifs@ugm.ac.id atau arif@gadjahmada.edu yang dapat
dijabarkan sebagai berikut:
•
elnadaboy, arifs, arif: nama account email atau nama pengguna e-mail
•
@ : simbol [at] dalam e-mail
•
Yahoo, ugm, gadjahmada: domain name
•
.com, .ac, .edu: level domain yang menunjukkan kategori domain (com
untuk commercial, ac untuk academic, dan edu untuk education)
•
.id: menunjukkan top level domain yang menunjukkan bahwa id
merupakan domain name yang berada di Indonesia.
Penggunaan nama e-mail ini sangat tergantung pada tersedianya account pada
server e-mail atau domain yang menyediakan layanan e-mail, atau dengan kata lain
bahwa dalam satu domain tidak mungkin ada nama e-mail yang sama persis. Apabila
3
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
ternyata nama account e-mail sudah ada atau dimiliki oleh orang lain dalam sebuah
domain, maka pengguna baru harus memilih nama lain yang tidak sama atau masih
tersedia. Jadi tidak mungkin ada alamat e-mail misal arif@gadjahmada.edu yang dimiliki
juga oleh orang lain yang mendaftar kemudian.
Mengenal Jenis Aplikasi E-mail
Berdasarkan cara untuk mengakses e-mail, pada saat ini setidaknya ada 3 jenis
aplikasi yang banyak digunakan oleh pengguna dalam mendapatkan pesan e-mailnya,
yakni:
1. E-mail Client
E-mail client merupakan satu metode penggunaan e-mail dengan menggunakan
sebuah perangkat lunak khusus yang digunakan untuk mendownload dan mengirim
pesan e-mail. PEsan dikirimkan dan diterima melalui sebuah software yang
memungkinkan terhubung ke dalam satu buah server, sehingga computer kita akan
berfungsi sebagai sebuah client dari server e-mail tersebut. Pada metode ini maka kita
akan memerlukan sebuah software dan juga settingan POP/IMAP dan SMTP Server.
Beberapa software yang digunakan untuk akses ini diantaranya adalah Outlook
Express, MS Outlook, Eudora dan Thunderbird. Berikut adalah salah satu contoh
gambaran penggunaan e-mail client. Biasanya pengguna e-mail client ini adalah para
pengguna yang menggunakan jasa layanan e-mail berlangganan (melalui ISP) dan
berbayar, walopun saat inipun sudah ada yang gratisan.
4
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
2. Webmail
Webmail berasal dari kata Web dan E-mail. Artinya adalah E-mail yang berbasiskan
Web. Teknologi World Wide Web (Web) telah memungkinkan kita semua
menggunakan web sebagai alat untuk melakukan komunikasi dengan e-mail. Jadi
disini nanti, kita akan membuka e-mail melalui sebuah alamat web melalui sebuah
browser (internet explorer atau firefox). Artinya kita tidak memerlukan sebuah
program khusus untuk mendownload sebuah e-mail. Saat ini kecenderungan pemakai
e-mail lebih banyak yang menggunakan aplikasi webmail ini. Alasannya disamping
kemudahan biasanya adalah karena gratisnya. Namun demikian ada sisi
kelemahannya yakni status e-mail ada di server sehingga untuk dapat membacanya
kita harus selalu online. Berbeda dengan e-mail client yang memungkinkan kita
membaca dan menuliskan e-mail pada saat kita offline atau belum terhubung ke
internet (server e-mail), karena posisi pesan e-mail kita ada pada komputer kita bukan
pada server.
5
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
3. Push Mail
Push Mail adalah merupakan teknologi ‘terbaru’ dari teknologi e-mail seiring dengan
perkembangan mobile technology saat ini. Sudah tidak asing lagi bahwa saat ini banyak
pengguna yang sudah menggunakan perangkat gadget atau mobile seperti handphone
atau PDA untuk mengakses internet, termasuk didalamnya e-mail. Push Mail
memungkinkan pengguna menerima e-mail secara realtime atau terus menerus melalui
Handphone atau PDA. Jadi setiap server e-mail menerima sebuah pesan e-mail, server
tersebut akan langsung meneruskan (mem-push) pesan tersebut ke perangkat mobile kita,
sehingga pengguna tidak akan pernah ketinggalan informasi baru yang berasal dari email.
Penyedia Layanan E-mail Gratisan
Saat ini untuk mendapatkan layanan e-mail baik yang berbasis Webmail maupun
Client E-mail dan tentunya gratis sangat lah mudah. Ada banyak sekali penyedia layanan
e-mail gratis yang dapat dimanfaatkan bagi kita yang membutuhkan e-mail untuk
berkomunikasi. Berikut ini beberapa situs web yang merupakan penyedia layanan e-mail
gratis yang berbasis web (webmail) dan juga mungkin menawarkan akses melalui client
e-mail:
6
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
1. Gmail – www.gmail.com
2. Yahoo – mail.yahoo.com
3. GMX – www.gmx.com
4. Lycos – mail.lycos.com
7
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
5. Hotmail – www.hotmail.com
6. Mail – www.mail.com
Membuat Account E-mail
Proses pembuatan account e-mail sebenarnya sangatlah mudah, kita tinggal
mengakses situs penyedia layanan dan melakukan pendaftaran dengan mengikuti
langkah-langkah pendaftaran yang tersedia. Pada kesempatan kali ini, kita akan mencoba
melakukan pendaftaran atau pembuatan account e-mail melalui Gmail.com dan e-mail
internal UGM.
8
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
1. Membuat Account E-mail di Gmail.com
Berikut ini adalah langkah-langkah pembuatan e-mail di Gmail.com:
1. Buka Browser kita (Internet Explorer atau Firefox), ketik http://www.gmail.com
2. Selanjutnya akan tampil halaman web Gmail.com seperti tampak pada gambar.
3. Selanjutnya, klik pada bagian Create Account atau Buat Akun, sehingga akan
tampil halaman seperti pada gambar.
9
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
4. Isikan Nama Depan, Nama Belakang, Account untuk login, dan kata sandi
(password), Pilih Pertanyaan untuk pengingat kata sandi, isi jawaban, isi e-mail
sekunder (apabila tidak ada kosongkan saja), lokasi pilih Indonesia, Verifikasi
Kata isikan sesuai yang tertera di atas misal gouti, lalu klik saya terima atau I
accept. Sehingga akan tampil halaman sebagai berikut:
10
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
5. Klik tunjukkan akun saya atau show my account untuk memasuki akun yang
sudah dibuat. Akan tampil halaman sebagai berikut:
6. Proses pendaftaran selasai, anda siap menggunakan e-mail anda dan anda telah
memiliki account e-mail sekarang. Perhatikan bahwa nama e-mail anda adalah
nama_account_anda@gmail.com (misal: elnadaboy@gmail.com)
2. Melakukan Pendaftaran E-mail UGM
Saat ini Universitas Gadjah Mada melalui Pusat Pelayanan Teknologi Informasi dan
Komunikasi (PPTIK) juga menyediakan e-mail untuk para sivitas akademika UGM
(Dosen, Karyawan, dan Mahasiswa). Untuk melakukan pendaftaran account UGM,
lakukan langkah-langkah berikut ini:
1. Buka alamat situs pendaftaran http://mail.ugm.ac.id/wmail/ sehingga akan tampil
halaman sebagai berikut:
11
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
2. Klik pada menu sebelah kiri E-mail – Formulir sehingga akan tampil halaman
sebagai berikut, selanjutnya isikan sesuai data yang anda inginkan.
3. Apabila sudah selesai, klik daftar untuk mengajukan pendaftaran. Selanjutnya
nama anda akan masuk ke dalam daftar antrian.
4. Untuk mendapatkan e-mail dan menggunakannya, setelah melakukan pendaftaran
kita harus melakukan verifikasi dengan dating ke kantor PPTIK UGM dan
menyerahkan FC bukti identitas kepegawaian atau kemahasiswaan kita (Kartu
12
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
Pegawai, Kartu Mahasiswa, dan bukti lain yang mendukung) dan menunjukkan
aslinya.
Gb. Tampilan Daftar Antrian
Menulis E-mail
Setelah memiliki account e-mail, tentunya kita ingin memulai melakukan
komunikasi atau surat menyurat dengan kawan lain yang memiliki e-mail. Berikut
langkah-langkah dalam memulai menulis e-mail (menggunakan gmail.com)
1. Masuk ke alamat situs penyedia layanan e-mail misal www.gmail.com
13
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
2. Masukan account e-mail kita pada nama pengguna misal elnadaboy (ini apabila
alamat e-mail kita adalah elnadaboy@gmail.com) dan masukkan kata sandi yang kita
punyai (ingat bahwa kata sandi yang digunakan adalah kata sandi yang kita gunakan
ketika kita melakukan pendaftaran). Selanjutnya klik login atau masuk, dan kita akan
masuk ke halaman daftar e-mail kita seperti di bawah ini:
3. Untuk membaca e-mail yang masuk klik pada judul atau nama pengirim e-mail dalam
daftar kotak masuk (inbox), contoh klik Memulai dengan Gmail, selanjutnya akan
tampil halaman yang berisi informasi (pesan) dari pengirim.
14
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
4. Untuk menulis e-mail, klik pada bagian sebelah kiri atas membuat pesan (compose
mail), sehingga akan tampil halaman sebagai berikut:
5. Isikan e-mail tujuan pada bagian kepada (to), isikan judul atau subyek dari e-mail
kita, dan tulisan pesan e-mail pada bagian yang tersedia. (lihat contoh).
6. Isikan CC dan BCC apabila kita menginginkan e-mail yang sama juga dikirimkan
alamat lain, apabila tidak tidak perlu diisi. Apabila ingin menambahkan atau
15
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
menyertakan sebuah file gunakan lampirkan file atau attach file. Apabila sudah
selesai klik kirim (send), sampai akhirnya akan tampil halaman sebagai berikut:
7. Apabila pesan di atas terlihat maka bisa dipastikan bahwa e-mail anda telah terkirim.
Selamat anda sudah dapat melakukan pengiriman pesan menggunakan e-mail.
Mengenal Fungsi dan Istilah dalam E-mail
Berbagai macam istilah biasanya digunakan dalam proses operasional e-mail.
Berikut ini adalah beberapa fungsi dan istilah dalam e-mail yang dapat anda pelajari
sekaligus anda gunakan untuk melakukan komunikasi menggunakan e-mail.
Perintah/Istilah Fungsi/Kegunaan
Istilah lainnya
Inbox
Masuk,
Sebagai tempat dimana setiap e-mail atau pesan Kotak
yang masuk atau ditujukan ke account kita. Berisi Incoming Mail
daftar pesan/e-mail masuk.
Outbox
Sebagai tempat menampung e-mail atau pesan yang Kotak
Keluar,
akan dikirimkan
Outgoing Mail
Sent Items
Sebagai tempat menampung e-mail atau pesan yang Pesan Terkirim, Sent
sudah terkirim (pernah kita kirimkan)
Mail
16
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
Trash
Sebagai tempat menampung e-mail yang sudah kita Sampah, Deleted
hapus sebelum benar-benar terhapus. Kita masih
dapat mengembalikan e-mail dalam folder ini ke
folder inbox apabila diperlukan.
Drafts
Sebagai tempat menampung e-mail yang belum Konsep
terkirim dan masih dalam tahap konsep atau draft
sebelum dikirimkan. Masih akan dilakukan
pengeditan
Spam
Sebagai tempat menampung e-mail atau pesan yang Junks Mail
tidak berguna dan hasil dari iklan-iklan yang tidak
kita harapkan.
CC
Copy)
(Carbon Merupakan fasilitas yang memungkinkan kita
mengirimkan duplikat pesan ke orang lain selain ke
penerima utama. Bisa digunakan sebagai tembusan.
Penerima utama akan mengetahui bahwa e-mail
yang diterimanya juga dikirimkan ke orang lain.
(Blind Mempunyai fungsi sama dengan CC yakni sebagai
tembusan, hanya si penerima utama tidak
Carbon Copy)
mengetahui bahwa e-mail yang diterimanya juga
dikirimkan ke orang lain.
BCC
Attachments
Fungsi yang digunakan untuk menyertakan sebuah Attach
File,
file dalam pengiriman e-mail atau pesan kita, bisa Lampirkan File
berekstensi PDF, DOC, XLS, JPG, dll
Reply
Fungsi yang digunakan apabila kita ingin menulis Balas
balasan e-mail ke pengirim e-mail saja
Reply All
Fungsi yang digunakan apabila kita ingin menulis Balas Semua
balasan e-mail baik ke pengirim maupun alamat
yang diberi tembusan (dalam CC dan BCC)
Forward
Fungsi yang dapat digunakan apabila kita ingin Teruskan
meneruskan pesan kepada orang lain atau account email lainnya
Label
Fungsi yang digunakan untuk memberikan tanda
label pada e-mail atau pesan yang kita terima. Ini
digunakan dalam rangka manajemen e-mail atau
pengelompokkan e-mail/pesan.
Starred
Fungsi yang digunakan untuk memberikan tanda Flag,
Bersinar
bahwa e-mail atau pesan tersebut penting dan Bintangnya
sewaktu-waktu kita dapat menemukan dengan cepat
Signature
Fungsi ini digunakan apabila anda ingin Tanda Tangan
menampilkan secara otomatis keterangan identitas
anda pada setiap pesan yang dikirimkan melalui
account e-mail. Akan secara otomatis ditambahkan
di akhir pesan.
17
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
POP (Post Office Protokol yang digunakan dalam client e-mail yang
memungkinkan kita menerima e-mail dengan
Protocol)
menggunakan outlook express, ms outlook, Eudora,
Thunderbird, dan perangkat lunak e-mail client
lainnya, misalnya pop.gmail.com
(Simple Protokol yang digunakan dalam client e-mail yang
memungkinkan kita mengirimkan e-mail dengan
Mail
Transfer
menggunakan outlook express, ms outlook, Eudora,
Thunderbird, dan perangkat lunak e-mail client
Protocol)
lainnya. Misal smtp.gmail.com
SMTP
Compose
Sebuah fungsi untuk memulai menulis sebuah pesan Write, Tulis
e-mail
Check E-mail
Sebuah proses atau perintah pengecekan e-mail atau
untuk melihat apakah ada pesan e-mail baru atau
tidak
Beberapa pertimbangan memilih account E-mail Gratisan
Setiap kita ingin membuat sebuah account e-mail melalui penyedia layanan e-mail
gratisan, paling tidak ada beberapa pertimbangan yang perlu kita lakukan, yakni:
1. Besarnya kapasitas Inbox yang disediakan.
Saat ini para penyedia sudah banyak yang berlomba untuk memberikan kapasitas
penyimpanan inbox kita hingga lebih dari 1 GB. Semakin besar kapasitas yang
disediakan akan semakin banyak daya tampung e-mail atau pesan yang dapat kita
simpan
2. Kemudahan untuk diingat
Kemudahan untuk mengingat nama domain yang disediakan akan mempermudah kita
dalam berkomunikasi. Paling tidak orang akan dengan cepat dapat memperkirakan
domain yang dipakai apabila kita melakukan kesalahan pengetikan dalam media cetak
seperti kartu nama. Gmail.com, yahoo.com dan lycos.com adalah nama-nama yang
mudah diingat.
3. Keberlanjutan atau kesinambungan layanan
Tak jarang kita menemukan layanan e-mail gratis yang pada awalnya memberikan
layanan menggiurkan, namun ketika kita sudah mulai tergantung pada account
18
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
tersebut penyedia akan mengenakan charge atau biaya pembayaran untuk
melanjutkan pemakaian. Ini dulu banyak terjadi. Sehingga factor kesinambungan ini
hendaknya juga dipertimbangkan, agar ke depan kita tidak menyesal.
4. Keamanan data
Sesungguhnya ketika kita mendaftar dan membuat e-mail dalam sebuah penyedia
layanan, kita telah ‘sepakat’ untuk menyerahkan data kita dan segala kerahasiaannya
kepada penyedia. Jadi pastikan bahwa kita menggunakan penyedia yang sudah
banyak dikenal dan mempunyai pemakai cukup banyak semacam yahoo.com,
gmail.com sehingga keamanan data kita lebih terjamin.
5. Kemudahan dalam menggunakan
Faktor lain yang cukup penting adalah kemudahan dalam penggunaan. Usahakan kita
menggunakan penyedia layanan yang menyediakan fitur-fitur atau perintah yang
mudah dipahami. Sehingga kita akan dengan cepat memaksimalkan pemakaian e-mail
kita tanpa ada kendala dalam masalah pemahaman fitur. Yahoo.com dan Gmail salah
satu penyedia yang menawarkan pemakaian cukup mudah, apalagi dengan tawaran
pilihan bahasa yang akan lebih memudahkan kita.
6. Kelengkapan Fitur
Kelengkapan fitur seperti ada tidaknya kemungkinan menggunakan software e-mail
client, fasilitas POP dan SMTP Server, fasilitas pengaturan folder, fasilitas label,
fasilitas manajemen data, dan fitur2 lain yang akan menambah fungsi dan kemudahan
penggunaan e-mail.
Manfaat E-mail bagi Pekerjaan Pustakawan
Secara umum e-mail mempunyai manfaat sebagai alat komunikasi yang efektif, cepat dan
jangkauannya luas. Namun secara khusus, berdasarkan pengalaman ada beberapa
manfaat e-mail bagi pekerjaan pustakawan, yakni:
1. Media komunikasi dan koordinasi pekerjaan dalam lingkungan perpustakaan, baik
antar pustakawan maupun pustakawan dengan pimpinan lembaga.
2. Media komunikasi dan interaksi antara pustakawan dan pengguna perpustakaan
19
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
3. Alat komunikasi dengan berbagai pihak di luar perpustakaan, missal dengan penerbit,
penulis, pustakawan atau lembaga informasi dan perpustakaan lainnya. Sehingga
dapat dikatakan bahwa e-mail dapat dimanfaatkan sebagai alat membangun jaringan
kerja.
4. Alat untuk menjangkau informasi dan komunikasi yang lebih luas dan tanpa batas.
5. Media tukar menukar data dan atau dokumen elektronis atau digital baik berupa teks,
gambar, audio, video dan bentuk lainnya.
6. Media untuk berdiskusi ataupun berlanggaran sebuah informasi digital atau online
7. Sebagai bagian dari identitas pribadi di lnternet.
Namun demikian, kebermanfaatan e-mail sangatlah tergantung dari individu
masing-masing. Pustakawan harus dapat menyiasati bagaimana agar e-mail secara efektif
membantu pekerjaannya dan tugasnya sebagai agen informasi dan agen perubahan.
Netiket menggunakan E-mail
Seperti halnya dalam kehidupan nyata, dalam berinternet dan menggunakan emailpun kita mempunya etika atau sopan santun yang perlu diperhatikan. Berikut
beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika kita berkomunikasi menggunakan e-mail:
1. Hindari penggunaan huruf KAPITAL dalam menulis kalimat dalam pesan e-mail.
Huruf KAPITAL merupakan ekspresi dari ‘kesombongan’, ‘kemarahan’ dan
‘kekurang ramahan’ si pengirim pesan kepada penerima pesan. Atau anda terkesan
berteriak-teriak.
2. Selalu isi Subjek agar penerima tahu apa yang hendak disampaikan oleh pengirim
pesan. Hal ini juga untuk menghindari e-mail yang dianggap spam atau junk mail.
3. Selalu gunakan alamat reply yang benar, dan apabila perlu gunakan nama lengkap
(asli) anda untuk menyakinkan penerima bahwa e-mail tersebut memang berasal dari
anda
4. Gunakan Signature untuk memberikan informasi identitas pengirim
5. Pastikan apabila mengirim file attachment atau lampiran file tidak terlalu besar, dan
memungkinkan penerima dapat menerima e-mail dengan baik. Jangan sampai file
20
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
yang kita kirim akan menghalangi akses penerima karena terlalu berat. Usahakan agar
besar file tidak lebih dari 1 MB. Atau konfirmasikan dulu ke penerima, tentang
besarnya file yang akan dilampirkan.
6. Biasakan mengedit pesan-pesan yang tidak perlu apabila anda membalas e-mail. Hal
ini untuk memudahkan penerima dalam memahami pesan anda.
7. Jangan sembarangan memforward atau meneruskan e-mail yang belum tentu orang
lain ‘senang’ dengan e-mail yang anda forwardkan. Bisa-bisa anda dianggap
melakukan spam dan e-mail anda terkena blokir.
8. Hati-hatilah dalam mengirimkan dan menerima e-mail, karena bisa jadi anda dapat
mengalami kerugian. Misal jangan mengirimkan data e-mail anda pada pesan-pesan
yang tidak jelas, karena bisa jadi itu tipuan yang akan mengambil alih account e-mail
anda. Jangan sembarang membuka pesan e-mail yang menawarkan sesuatu yang
terlalu menggiurkan, apalagi disertai attachment yang tidak jelas. Bisa jadi itu adalah
virus atau worm.
9. Pilihlah kata-kata yang santun, walaupun mungkin isi e-mail anda adalah sebuah
kritikan. Hindari kata-kata yang provokatif dan mengandung SARA.
10. Bijaksanalah menggunakan account e-mail anda, karena bisa jadi e-mail anda dapat
menjerumuskan anda ke dalam penjara (dalam UU-ITE e-mail bisa menjadi barang
bukti kejahatan).
Penutup
Secara prinsip sebenarnya fasilitas dan cara penggunaan e-mail atau surat elektronik
dari satu penyedia layanan dan penyedia layanan lainnya sama. Misalkan anatara
Gmail.com dan Yahoo.com. Hanya kadang ada perbedaan-perbedaan pada istilah yang
secara substansial sebenarnya mempunyai maksud yang sama. Sehingga ketika kita
‘menguasai’ satu teknik dalam penggunaan e-mail dari satu layanan, mestinya dapat pula
diterapkan apabila kita menggunakan layanan yang lain.
Hal lain yang penting adalah sudah semestinya e-mail menjadi bagian penting yang harus
dikuasai oleh para pustakawan. Hal ini mengingat bahwa e-mail merupakan satu sarana
yang dapat digunakan oleh pustakawan dalam menjalin sebuah jaringan informasi dan
21
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
komunikasi secara luas, terutama dalam rangka memberikan yang terbaik untuk para
pengguna perpustakaan. Dengan e-mail semestinya interaksi antar pustakawan dan juga
antara pustakawan dengan pengguna dapat dilakukan dengan lebih mudah, murah, cepat
dan intensif. Sehingga harapannya, dengan para pustakawan yang menguasai teknologi
informasi termasuk e-mail ini maka layanan perpustakaan akan meningkat.
Bahan Bacaan
Email: Wordnetweb, Princeton. http://wordnetweb.princeton.edu/perl/webwn?s=e-mail
diakses tanggal 1 Mei 2009
Jasmadi. 2004. Panduan Praktis Menggunakan fasilitas Internet. Yogyakarta: Penerbit
Andi.
Surat Elektronik: Wikipedia. http://id.wikipedia.org/wiki/surat_elektronik/ diakses
tanggal 1 Mei 2009.
Tim Penelitian dan Pengembangan Wahana Komputer. 1997. Kamus Istilah Internet.
Yogyakarta: Penerbit Andi.
Web 1.0.: Wikipedia. http://en.wikipedia.org/wiki/Web_1.0 diakses tanggal 1 Mei 2009
Web 2.0.: Wikipedia. http://en.wikipedia.org/wiki/Web_2.0 diakses tanggal 1 Mei 2009
22
Aplikasi Web 1.0.: E-mail – Surat Elektronik 1
“Membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail”
Arif Surachman 2
Pendahuluan
Sejak berabad lalu, manusia sudah mengenal bagaimana berkomunikasi dengan
manusia lainnya di belahan bumi yang lain. Mereka menggunakan surat sebagai alat
untuk berkomunikasi satu dengan lainnya. Bahkan untuk mengirimkannya pun sudah
banyak cara yang digunakan, seperti menggunakan media binatang seperti merpati pos
atau elang untuk ‘mengantar surat’, kemudian juga menggunakan orang yang dikirim
baik menggunakan hewan seperti kuda, hingga menggunakan perahu dan pesawat.
Sampai saat inipun masih banyak orang yang berkirim surat menggunakan jasa pos
(melalui manusia), dan tentunya dikelola dengan lebih baik.
Namun dalam beberapa dasawarsa ini, seiring dengan perkembangan teknologi
komunikasi dan informasi jarak jauh, muncullah apa yang dinamakan dengan elektronik
mail atau e-mail. Saat ini orang sudah sangat terbiasa berbicara dan menggunakan e-mail,
bahkan mungkin e-mail sudah merupakan bagian dari hidupnya. Untuk itu tidaklah
berlebihan apabila para pustakawan orang yang bekerja sebagai agen perubahan dan agen
informasi harus menjadikan e-mail sebagai bagian dari hidupnya dan bagian dari
ketrampilan yang harus dimiliki dalam mendukung kinerjanya.
Sebelum menjadikan e-mail sebagai bagian dari hidupnya, tentunya pustakawan
dituntut untuk memahami apa dan bagaimana sebenarnya e-mail atau surat elektronik itu.
Berikut ini adalah beberapa pemahaman atau definisi e-mail yang diambilkan dari
berbagai sumber.
Definisi E-mail adalah:
“Electronic mail, e-mail, email: (computer science) a system of world-wide electronic
communication in which a computer user can compose a message at one terminal that
can be regenerated at the recipient's terminal when the recipient logs in)
1
Disampaikan dalam Diklat Teknis Petugas Perpustakaan, PPTIK Universitas Gadjah Mada 13 Mei 2009
Pustakawan Fakultas Ekonomika dan Bisnis, Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta. E-mail:
arifs@ugm.ac.id ; arif@gadjahmada.edu ; http://arifs.staff.ugm.ac.id
2
1
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
"you cannot send packages by electronic mail" (sumber:
http://wordnetweb.princeton.edu/perl/webwn?s=e-mail)”
Dari definisi di atas dapat dijelaskan bahwa e-mail atau surat elektronik dalam
bahasa Indonesia merupakan sebuah sistem komunikasi elektronik dimana pengguna
komputer di manapun berada dapat menulis dan mengirimkan sebuah pesan pada satu
terminal dengan pengguna lain pada satu terminal dalam sebuah jaringan global. Hanya
memang syarat untuk dapat membaca e-mail, maka penerima harus login dulu ke dalam
sebuah server e-mail.
Definisi lain yang lebih singkat dari Wikipedia mengatakan bahwa:
“Surat elektronik (disingkat ratel atau surel atau surat-e) atau pos elektronik (disingkat
pos-el) atau nama umumnya dalam bahasa Inggris "e-mail atau email" (ejaan
Indonesia: imel) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur Internet” (Sumber:
http://id.wikipedia.org/wiki/Surat_elektronik)
Atau dalam kamus istilah internet menyebutkan:
“E-mail atau electronic mail atau surat menyurat elektronik adalah sistem korespondensi
secara elektronis antara satu komputer dengan komputer lain dengan memanfaatkan
sistem jaringan komputer.”
Jadi secara sederhana surat elektronik merupakan pengganti surat biasa, hanya
prasarana pengirimannya secara elektronik melalui internet.
Apabila dibicarakan dalam konteks web atau world wide web (www), e-mail merupakan
bagian dari teknologi aplikasi berbasis web 1.0. Nah, pertanyaan selanjutnya adalah apa
sih web 1.0. itu. Dalam berbagai literature, web 1.0 adalah merupakan teknologi web
yang pertama kali digunakan dalam aplikasi world wide web, atau ada yang menyebut
web 1.0. sebagai www itu sendiri yang banyak digunakan dalam situs web yang bersifat
personal. Beberapa ciri atau karakteristik web 1.0. adalah:
1. Merupakan halaman web yang statis atau hanya berfungsi untuk menampilkan
2. Halaman masih didesain sebagai html murni, yang ‘hanya’ memungkinkan orang
untuk melihat tanpa ada interaksi
2
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
3. Biasanya hanya menyediakan semacam buku tamu online tapi tidak ada interaksi
yang intens
4. Masih menggunakan form-form yang dikirim melalui e-mail, sehingga komunikasi
biasanya baru satu arah.
Untuk saat ini perkembangan web yang banyak digunakan adalah teknologi aplikasi web
2.0. yang memungkinkan interaksi sosial dan pertukaran data. Seperti Youtube, Flickr,
Situs-situs jejaring sosial (facebook, friendster) dan web-blog adalah beberapa contoh
implementasi web 2.0 yang saat ini dapat ditemui.
E-mail sendiri dianggap sebagai bagian dari web 1.0 dikarenakan konsep
aplikasinya yang masih satu arah, walopun saat ini banyak webmail yang sudah
memanfaatkan teknologi web 2.0. sebagai bagian dari sistem layanannya, yakni dengan
memberikan berbagai fasilitas yang memungkinkan menulis e-mail layaknya chating atau
ngobrol.
Berbeda dengan penulisan sebuah alamat situs web, alamat sebuah e-mail biasanya
ditulis dalam susunan sebagai berikut:
Nama_account@namadomain.kategori_domain
sebagai
contoh
elnadaboy@yahoo.com atau arifs@ugm.ac.id atau arif@gadjahmada.edu yang dapat
dijabarkan sebagai berikut:
•
elnadaboy, arifs, arif: nama account email atau nama pengguna e-mail
•
@ : simbol [at] dalam e-mail
•
Yahoo, ugm, gadjahmada: domain name
•
.com, .ac, .edu: level domain yang menunjukkan kategori domain (com
untuk commercial, ac untuk academic, dan edu untuk education)
•
.id: menunjukkan top level domain yang menunjukkan bahwa id
merupakan domain name yang berada di Indonesia.
Penggunaan nama e-mail ini sangat tergantung pada tersedianya account pada
server e-mail atau domain yang menyediakan layanan e-mail, atau dengan kata lain
bahwa dalam satu domain tidak mungkin ada nama e-mail yang sama persis. Apabila
3
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
ternyata nama account e-mail sudah ada atau dimiliki oleh orang lain dalam sebuah
domain, maka pengguna baru harus memilih nama lain yang tidak sama atau masih
tersedia. Jadi tidak mungkin ada alamat e-mail misal arif@gadjahmada.edu yang dimiliki
juga oleh orang lain yang mendaftar kemudian.
Mengenal Jenis Aplikasi E-mail
Berdasarkan cara untuk mengakses e-mail, pada saat ini setidaknya ada 3 jenis
aplikasi yang banyak digunakan oleh pengguna dalam mendapatkan pesan e-mailnya,
yakni:
1. E-mail Client
E-mail client merupakan satu metode penggunaan e-mail dengan menggunakan
sebuah perangkat lunak khusus yang digunakan untuk mendownload dan mengirim
pesan e-mail. PEsan dikirimkan dan diterima melalui sebuah software yang
memungkinkan terhubung ke dalam satu buah server, sehingga computer kita akan
berfungsi sebagai sebuah client dari server e-mail tersebut. Pada metode ini maka kita
akan memerlukan sebuah software dan juga settingan POP/IMAP dan SMTP Server.
Beberapa software yang digunakan untuk akses ini diantaranya adalah Outlook
Express, MS Outlook, Eudora dan Thunderbird. Berikut adalah salah satu contoh
gambaran penggunaan e-mail client. Biasanya pengguna e-mail client ini adalah para
pengguna yang menggunakan jasa layanan e-mail berlangganan (melalui ISP) dan
berbayar, walopun saat inipun sudah ada yang gratisan.
4
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
2. Webmail
Webmail berasal dari kata Web dan E-mail. Artinya adalah E-mail yang berbasiskan
Web. Teknologi World Wide Web (Web) telah memungkinkan kita semua
menggunakan web sebagai alat untuk melakukan komunikasi dengan e-mail. Jadi
disini nanti, kita akan membuka e-mail melalui sebuah alamat web melalui sebuah
browser (internet explorer atau firefox). Artinya kita tidak memerlukan sebuah
program khusus untuk mendownload sebuah e-mail. Saat ini kecenderungan pemakai
e-mail lebih banyak yang menggunakan aplikasi webmail ini. Alasannya disamping
kemudahan biasanya adalah karena gratisnya. Namun demikian ada sisi
kelemahannya yakni status e-mail ada di server sehingga untuk dapat membacanya
kita harus selalu online. Berbeda dengan e-mail client yang memungkinkan kita
membaca dan menuliskan e-mail pada saat kita offline atau belum terhubung ke
internet (server e-mail), karena posisi pesan e-mail kita ada pada komputer kita bukan
pada server.
5
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
3. Push Mail
Push Mail adalah merupakan teknologi ‘terbaru’ dari teknologi e-mail seiring dengan
perkembangan mobile technology saat ini. Sudah tidak asing lagi bahwa saat ini banyak
pengguna yang sudah menggunakan perangkat gadget atau mobile seperti handphone
atau PDA untuk mengakses internet, termasuk didalamnya e-mail. Push Mail
memungkinkan pengguna menerima e-mail secara realtime atau terus menerus melalui
Handphone atau PDA. Jadi setiap server e-mail menerima sebuah pesan e-mail, server
tersebut akan langsung meneruskan (mem-push) pesan tersebut ke perangkat mobile kita,
sehingga pengguna tidak akan pernah ketinggalan informasi baru yang berasal dari email.
Penyedia Layanan E-mail Gratisan
Saat ini untuk mendapatkan layanan e-mail baik yang berbasis Webmail maupun
Client E-mail dan tentunya gratis sangat lah mudah. Ada banyak sekali penyedia layanan
e-mail gratis yang dapat dimanfaatkan bagi kita yang membutuhkan e-mail untuk
berkomunikasi. Berikut ini beberapa situs web yang merupakan penyedia layanan e-mail
gratis yang berbasis web (webmail) dan juga mungkin menawarkan akses melalui client
e-mail:
6
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
1. Gmail – www.gmail.com
2. Yahoo – mail.yahoo.com
3. GMX – www.gmx.com
4. Lycos – mail.lycos.com
7
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
5. Hotmail – www.hotmail.com
6. Mail – www.mail.com
Membuat Account E-mail
Proses pembuatan account e-mail sebenarnya sangatlah mudah, kita tinggal
mengakses situs penyedia layanan dan melakukan pendaftaran dengan mengikuti
langkah-langkah pendaftaran yang tersedia. Pada kesempatan kali ini, kita akan mencoba
melakukan pendaftaran atau pembuatan account e-mail melalui Gmail.com dan e-mail
internal UGM.
8
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
1. Membuat Account E-mail di Gmail.com
Berikut ini adalah langkah-langkah pembuatan e-mail di Gmail.com:
1. Buka Browser kita (Internet Explorer atau Firefox), ketik http://www.gmail.com
2. Selanjutnya akan tampil halaman web Gmail.com seperti tampak pada gambar.
3. Selanjutnya, klik pada bagian Create Account atau Buat Akun, sehingga akan
tampil halaman seperti pada gambar.
9
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
4. Isikan Nama Depan, Nama Belakang, Account untuk login, dan kata sandi
(password), Pilih Pertanyaan untuk pengingat kata sandi, isi jawaban, isi e-mail
sekunder (apabila tidak ada kosongkan saja), lokasi pilih Indonesia, Verifikasi
Kata isikan sesuai yang tertera di atas misal gouti, lalu klik saya terima atau I
accept. Sehingga akan tampil halaman sebagai berikut:
10
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
5. Klik tunjukkan akun saya atau show my account untuk memasuki akun yang
sudah dibuat. Akan tampil halaman sebagai berikut:
6. Proses pendaftaran selasai, anda siap menggunakan e-mail anda dan anda telah
memiliki account e-mail sekarang. Perhatikan bahwa nama e-mail anda adalah
nama_account_anda@gmail.com (misal: elnadaboy@gmail.com)
2. Melakukan Pendaftaran E-mail UGM
Saat ini Universitas Gadjah Mada melalui Pusat Pelayanan Teknologi Informasi dan
Komunikasi (PPTIK) juga menyediakan e-mail untuk para sivitas akademika UGM
(Dosen, Karyawan, dan Mahasiswa). Untuk melakukan pendaftaran account UGM,
lakukan langkah-langkah berikut ini:
1. Buka alamat situs pendaftaran http://mail.ugm.ac.id/wmail/ sehingga akan tampil
halaman sebagai berikut:
11
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
2. Klik pada menu sebelah kiri E-mail – Formulir sehingga akan tampil halaman
sebagai berikut, selanjutnya isikan sesuai data yang anda inginkan.
3. Apabila sudah selesai, klik daftar untuk mengajukan pendaftaran. Selanjutnya
nama anda akan masuk ke dalam daftar antrian.
4. Untuk mendapatkan e-mail dan menggunakannya, setelah melakukan pendaftaran
kita harus melakukan verifikasi dengan dating ke kantor PPTIK UGM dan
menyerahkan FC bukti identitas kepegawaian atau kemahasiswaan kita (Kartu
12
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
Pegawai, Kartu Mahasiswa, dan bukti lain yang mendukung) dan menunjukkan
aslinya.
Gb. Tampilan Daftar Antrian
Menulis E-mail
Setelah memiliki account e-mail, tentunya kita ingin memulai melakukan
komunikasi atau surat menyurat dengan kawan lain yang memiliki e-mail. Berikut
langkah-langkah dalam memulai menulis e-mail (menggunakan gmail.com)
1. Masuk ke alamat situs penyedia layanan e-mail misal www.gmail.com
13
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
2. Masukan account e-mail kita pada nama pengguna misal elnadaboy (ini apabila
alamat e-mail kita adalah elnadaboy@gmail.com) dan masukkan kata sandi yang kita
punyai (ingat bahwa kata sandi yang digunakan adalah kata sandi yang kita gunakan
ketika kita melakukan pendaftaran). Selanjutnya klik login atau masuk, dan kita akan
masuk ke halaman daftar e-mail kita seperti di bawah ini:
3. Untuk membaca e-mail yang masuk klik pada judul atau nama pengirim e-mail dalam
daftar kotak masuk (inbox), contoh klik Memulai dengan Gmail, selanjutnya akan
tampil halaman yang berisi informasi (pesan) dari pengirim.
14
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
4. Untuk menulis e-mail, klik pada bagian sebelah kiri atas membuat pesan (compose
mail), sehingga akan tampil halaman sebagai berikut:
5. Isikan e-mail tujuan pada bagian kepada (to), isikan judul atau subyek dari e-mail
kita, dan tulisan pesan e-mail pada bagian yang tersedia. (lihat contoh).
6. Isikan CC dan BCC apabila kita menginginkan e-mail yang sama juga dikirimkan
alamat lain, apabila tidak tidak perlu diisi. Apabila ingin menambahkan atau
15
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
menyertakan sebuah file gunakan lampirkan file atau attach file. Apabila sudah
selesai klik kirim (send), sampai akhirnya akan tampil halaman sebagai berikut:
7. Apabila pesan di atas terlihat maka bisa dipastikan bahwa e-mail anda telah terkirim.
Selamat anda sudah dapat melakukan pengiriman pesan menggunakan e-mail.
Mengenal Fungsi dan Istilah dalam E-mail
Berbagai macam istilah biasanya digunakan dalam proses operasional e-mail.
Berikut ini adalah beberapa fungsi dan istilah dalam e-mail yang dapat anda pelajari
sekaligus anda gunakan untuk melakukan komunikasi menggunakan e-mail.
Perintah/Istilah Fungsi/Kegunaan
Istilah lainnya
Inbox
Masuk,
Sebagai tempat dimana setiap e-mail atau pesan Kotak
yang masuk atau ditujukan ke account kita. Berisi Incoming Mail
daftar pesan/e-mail masuk.
Outbox
Sebagai tempat menampung e-mail atau pesan yang Kotak
Keluar,
akan dikirimkan
Outgoing Mail
Sent Items
Sebagai tempat menampung e-mail atau pesan yang Pesan Terkirim, Sent
sudah terkirim (pernah kita kirimkan)
16
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
Trash
Sebagai tempat menampung e-mail yang sudah kita Sampah, Deleted
hapus sebelum benar-benar terhapus. Kita masih
dapat mengembalikan e-mail dalam folder ini ke
folder inbox apabila diperlukan.
Drafts
Sebagai tempat menampung e-mail yang belum Konsep
terkirim dan masih dalam tahap konsep atau draft
sebelum dikirimkan. Masih akan dilakukan
pengeditan
Spam
Sebagai tempat menampung e-mail atau pesan yang Junks Mail
tidak berguna dan hasil dari iklan-iklan yang tidak
kita harapkan.
CC
Copy)
(Carbon Merupakan fasilitas yang memungkinkan kita
mengirimkan duplikat pesan ke orang lain selain ke
penerima utama. Bisa digunakan sebagai tembusan.
Penerima utama akan mengetahui bahwa e-mail
yang diterimanya juga dikirimkan ke orang lain.
(Blind Mempunyai fungsi sama dengan CC yakni sebagai
tembusan, hanya si penerima utama tidak
Carbon Copy)
mengetahui bahwa e-mail yang diterimanya juga
dikirimkan ke orang lain.
BCC
Attachments
Fungsi yang digunakan untuk menyertakan sebuah Attach
File,
file dalam pengiriman e-mail atau pesan kita, bisa Lampirkan File
berekstensi PDF, DOC, XLS, JPG, dll
Reply
Fungsi yang digunakan apabila kita ingin menulis Balas
balasan e-mail ke pengirim e-mail saja
Reply All
Fungsi yang digunakan apabila kita ingin menulis Balas Semua
balasan e-mail baik ke pengirim maupun alamat
yang diberi tembusan (dalam CC dan BCC)
Forward
Fungsi yang dapat digunakan apabila kita ingin Teruskan
meneruskan pesan kepada orang lain atau account email lainnya
Label
Fungsi yang digunakan untuk memberikan tanda
label pada e-mail atau pesan yang kita terima. Ini
digunakan dalam rangka manajemen e-mail atau
pengelompokkan e-mail/pesan.
Starred
Fungsi yang digunakan untuk memberikan tanda Flag,
Bersinar
bahwa e-mail atau pesan tersebut penting dan Bintangnya
sewaktu-waktu kita dapat menemukan dengan cepat
Signature
Fungsi ini digunakan apabila anda ingin Tanda Tangan
menampilkan secara otomatis keterangan identitas
anda pada setiap pesan yang dikirimkan melalui
account e-mail. Akan secara otomatis ditambahkan
di akhir pesan.
17
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
POP (Post Office Protokol yang digunakan dalam client e-mail yang
memungkinkan kita menerima e-mail dengan
Protocol)
menggunakan outlook express, ms outlook, Eudora,
Thunderbird, dan perangkat lunak e-mail client
lainnya, misalnya pop.gmail.com
(Simple Protokol yang digunakan dalam client e-mail yang
memungkinkan kita mengirimkan e-mail dengan
Transfer
menggunakan outlook express, ms outlook, Eudora,
Thunderbird, dan perangkat lunak e-mail client
Protocol)
lainnya. Misal smtp.gmail.com
SMTP
Compose
Sebuah fungsi untuk memulai menulis sebuah pesan Write, Tulis
Check E-mail
Sebuah proses atau perintah pengecekan e-mail atau
untuk melihat apakah ada pesan e-mail baru atau
tidak
Beberapa pertimbangan memilih account E-mail Gratisan
Setiap kita ingin membuat sebuah account e-mail melalui penyedia layanan e-mail
gratisan, paling tidak ada beberapa pertimbangan yang perlu kita lakukan, yakni:
1. Besarnya kapasitas Inbox yang disediakan.
Saat ini para penyedia sudah banyak yang berlomba untuk memberikan kapasitas
penyimpanan inbox kita hingga lebih dari 1 GB. Semakin besar kapasitas yang
disediakan akan semakin banyak daya tampung e-mail atau pesan yang dapat kita
simpan
2. Kemudahan untuk diingat
Kemudahan untuk mengingat nama domain yang disediakan akan mempermudah kita
dalam berkomunikasi. Paling tidak orang akan dengan cepat dapat memperkirakan
domain yang dipakai apabila kita melakukan kesalahan pengetikan dalam media cetak
seperti kartu nama. Gmail.com, yahoo.com dan lycos.com adalah nama-nama yang
mudah diingat.
3. Keberlanjutan atau kesinambungan layanan
Tak jarang kita menemukan layanan e-mail gratis yang pada awalnya memberikan
layanan menggiurkan, namun ketika kita sudah mulai tergantung pada account
18
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
tersebut penyedia akan mengenakan charge atau biaya pembayaran untuk
melanjutkan pemakaian. Ini dulu banyak terjadi. Sehingga factor kesinambungan ini
hendaknya juga dipertimbangkan, agar ke depan kita tidak menyesal.
4. Keamanan data
Sesungguhnya ketika kita mendaftar dan membuat e-mail dalam sebuah penyedia
layanan, kita telah ‘sepakat’ untuk menyerahkan data kita dan segala kerahasiaannya
kepada penyedia. Jadi pastikan bahwa kita menggunakan penyedia yang sudah
banyak dikenal dan mempunyai pemakai cukup banyak semacam yahoo.com,
gmail.com sehingga keamanan data kita lebih terjamin.
5. Kemudahan dalam menggunakan
Faktor lain yang cukup penting adalah kemudahan dalam penggunaan. Usahakan kita
menggunakan penyedia layanan yang menyediakan fitur-fitur atau perintah yang
mudah dipahami. Sehingga kita akan dengan cepat memaksimalkan pemakaian e-mail
kita tanpa ada kendala dalam masalah pemahaman fitur. Yahoo.com dan Gmail salah
satu penyedia yang menawarkan pemakaian cukup mudah, apalagi dengan tawaran
pilihan bahasa yang akan lebih memudahkan kita.
6. Kelengkapan Fitur
Kelengkapan fitur seperti ada tidaknya kemungkinan menggunakan software e-mail
client, fasilitas POP dan SMTP Server, fasilitas pengaturan folder, fasilitas label,
fasilitas manajemen data, dan fitur2 lain yang akan menambah fungsi dan kemudahan
penggunaan e-mail.
Manfaat E-mail bagi Pekerjaan Pustakawan
Secara umum e-mail mempunyai manfaat sebagai alat komunikasi yang efektif, cepat dan
jangkauannya luas. Namun secara khusus, berdasarkan pengalaman ada beberapa
manfaat e-mail bagi pekerjaan pustakawan, yakni:
1. Media komunikasi dan koordinasi pekerjaan dalam lingkungan perpustakaan, baik
antar pustakawan maupun pustakawan dengan pimpinan lembaga.
2. Media komunikasi dan interaksi antara pustakawan dan pengguna perpustakaan
19
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
3. Alat komunikasi dengan berbagai pihak di luar perpustakaan, missal dengan penerbit,
penulis, pustakawan atau lembaga informasi dan perpustakaan lainnya. Sehingga
dapat dikatakan bahwa e-mail dapat dimanfaatkan sebagai alat membangun jaringan
kerja.
4. Alat untuk menjangkau informasi dan komunikasi yang lebih luas dan tanpa batas.
5. Media tukar menukar data dan atau dokumen elektronis atau digital baik berupa teks,
gambar, audio, video dan bentuk lainnya.
6. Media untuk berdiskusi ataupun berlanggaran sebuah informasi digital atau online
7. Sebagai bagian dari identitas pribadi di lnternet.
Namun demikian, kebermanfaatan e-mail sangatlah tergantung dari individu
masing-masing. Pustakawan harus dapat menyiasati bagaimana agar e-mail secara efektif
membantu pekerjaannya dan tugasnya sebagai agen informasi dan agen perubahan.
Netiket menggunakan E-mail
Seperti halnya dalam kehidupan nyata, dalam berinternet dan menggunakan emailpun kita mempunya etika atau sopan santun yang perlu diperhatikan. Berikut
beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika kita berkomunikasi menggunakan e-mail:
1. Hindari penggunaan huruf KAPITAL dalam menulis kalimat dalam pesan e-mail.
Huruf KAPITAL merupakan ekspresi dari ‘kesombongan’, ‘kemarahan’ dan
‘kekurang ramahan’ si pengirim pesan kepada penerima pesan. Atau anda terkesan
berteriak-teriak.
2. Selalu isi Subjek agar penerima tahu apa yang hendak disampaikan oleh pengirim
pesan. Hal ini juga untuk menghindari e-mail yang dianggap spam atau junk mail.
3. Selalu gunakan alamat reply yang benar, dan apabila perlu gunakan nama lengkap
(asli) anda untuk menyakinkan penerima bahwa e-mail tersebut memang berasal dari
anda
4. Gunakan Signature untuk memberikan informasi identitas pengirim
5. Pastikan apabila mengirim file attachment atau lampiran file tidak terlalu besar, dan
memungkinkan penerima dapat menerima e-mail dengan baik. Jangan sampai file
20
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
yang kita kirim akan menghalangi akses penerima karena terlalu berat. Usahakan agar
besar file tidak lebih dari 1 MB. Atau konfirmasikan dulu ke penerima, tentang
besarnya file yang akan dilampirkan.
6. Biasakan mengedit pesan-pesan yang tidak perlu apabila anda membalas e-mail. Hal
ini untuk memudahkan penerima dalam memahami pesan anda.
7. Jangan sembarangan memforward atau meneruskan e-mail yang belum tentu orang
lain ‘senang’ dengan e-mail yang anda forwardkan. Bisa-bisa anda dianggap
melakukan spam dan e-mail anda terkena blokir.
8. Hati-hatilah dalam mengirimkan dan menerima e-mail, karena bisa jadi anda dapat
mengalami kerugian. Misal jangan mengirimkan data e-mail anda pada pesan-pesan
yang tidak jelas, karena bisa jadi itu tipuan yang akan mengambil alih account e-mail
anda. Jangan sembarang membuka pesan e-mail yang menawarkan sesuatu yang
terlalu menggiurkan, apalagi disertai attachment yang tidak jelas. Bisa jadi itu adalah
virus atau worm.
9. Pilihlah kata-kata yang santun, walaupun mungkin isi e-mail anda adalah sebuah
kritikan. Hindari kata-kata yang provokatif dan mengandung SARA.
10. Bijaksanalah menggunakan account e-mail anda, karena bisa jadi e-mail anda dapat
menjerumuskan anda ke dalam penjara (dalam UU-ITE e-mail bisa menjadi barang
bukti kejahatan).
Penutup
Secara prinsip sebenarnya fasilitas dan cara penggunaan e-mail atau surat elektronik
dari satu penyedia layanan dan penyedia layanan lainnya sama. Misalkan anatara
Gmail.com dan Yahoo.com. Hanya kadang ada perbedaan-perbedaan pada istilah yang
secara substansial sebenarnya mempunyai maksud yang sama. Sehingga ketika kita
‘menguasai’ satu teknik dalam penggunaan e-mail dari satu layanan, mestinya dapat pula
diterapkan apabila kita menggunakan layanan yang lain.
Hal lain yang penting adalah sudah semestinya e-mail menjadi bagian penting yang harus
dikuasai oleh para pustakawan. Hal ini mengingat bahwa e-mail merupakan satu sarana
yang dapat digunakan oleh pustakawan dalam menjalin sebuah jaringan informasi dan
21
E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]
komunikasi secara luas, terutama dalam rangka memberikan yang terbaik untuk para
pengguna perpustakaan. Dengan e-mail semestinya interaksi antar pustakawan dan juga
antara pustakawan dengan pengguna dapat dilakukan dengan lebih mudah, murah, cepat
dan intensif. Sehingga harapannya, dengan para pustakawan yang menguasai teknologi
informasi termasuk e-mail ini maka layanan perpustakaan akan meningkat.
Bahan Bacaan
Email: Wordnetweb, Princeton. http://wordnetweb.princeton.edu/perl/webwn?s=e-mail
diakses tanggal 1 Mei 2009
Jasmadi. 2004. Panduan Praktis Menggunakan fasilitas Internet. Yogyakarta: Penerbit
Andi.
Surat Elektronik: Wikipedia. http://id.wikipedia.org/wiki/surat_elektronik/ diakses
tanggal 1 Mei 2009.
Tim Penelitian dan Pengembangan Wahana Komputer. 1997. Kamus Istilah Internet.
Yogyakarta: Penerbit Andi.
Web 1.0.: Wikipedia. http://en.wikipedia.org/wiki/Web_1.0 diakses tanggal 1 Mei 2009
Web 2.0.: Wikipedia. http://en.wikipedia.org/wiki/Web_2.0 diakses tanggal 1 Mei 2009
22