BAHAN AJAR KOMPETENSI GUDANG
GUDANG
Pengertian Gudang
Gudang secara sederhana adalah sebuah
bangunan
sebagai
tempat
untuk
menyimpan barang.
Bagi perusahaan dagang gudang adalah
sebagai tempat untuk menyimpan barang
dagangan sebelumdijual ke konsumen.
Bagi perusahaan industri gudang adalah
sebagai tempat untuk menyimpan bahan
baku sebelum diproduksi dan barang jadi
sebelum dipasarkan.
• Pengelolaan gudang nampaknya sederhana
namun dalam pelaksanaannya memerlukan
keahlian karena masing-masing barang
mempunyai sifat yang berbeda-beda, oleh
karena itu cara penangananyapun juga
berbeda, ada beberapa barang yang mudah
penanganannya ada pula yang rumit. Contoh:
“Obat batuk “ penyimpanannyaharus dalam
suhu di bawah 30derajat C dan dihindarkan
dari sinar matahari langsung.
Fungsi Gudang
1. Untuk menstabilkan harga.
Tersedianya gudang berfungsi sebagai tempat
penyimpanan sementara baik di pabrik maupun
di toko, untuk menunggu harga pasaran supaya
tetap stabil. Barang yang jumlahnya berlebihan
di pasar akan menyebabkan turunnya harga,
sebaliknya
jika
barang
sedikit
sedang
permintaan banyak akan menyebabkan naiknya
harga. Untuk mengantisipasi hal tersebut maka
produsen/pedagang menyimpan sementara
barang agar tidak berlebihan di pasar.
2. Untuk mendekatkan waktu di produksi
dengan pemasaran terakhir.
Adanya gudang berfungsi sebagai
penyimpanan stok barang. Oleh karena itu,
apabila pelanggan membutuhkan barang
tidak perlu langsung ke tempat produksi,
melainkanlangsung dapat mengambilnya
di gudang.Tersedianya barang di gudang
dapat mempercepat pelayanan terhadap
pelanggan/konsumen.
3. Tempat menyimpan barang
dagangan.
Pada perusahaan manufacturing,
gudang digunakan sebagai tempat
penyimpanan bahan baku, barang
setengah
jadi,
dan
barang
jadi.Sedang
pada
perusahaan
dagang, gudang digunakan untuk
menyimpan barang dagangan yang
akan dijual kepada konsumen.
Alasan Perlunya Gudang
• Pelanggan merupakan aset bagi perusahaan,
karena
pelanggan
yang
memberikan
keuntungan bagi perusahaan, oleh karena
pelanggan harus dijaga agar tidak berpindah
ke tempat lain.
• Untuk menjaga hubungan baik yang sudah
terjaga dengan konsumen maka kita harus
bisa memenuhi keinginan mereka, al dengan
menjaga persediaan barang agar tidak kosong,
harga
tetap
stabil,
maka
harus
ada
penyimpanan barang/gudang.
Macam-Macam Gudang.
Macam-macam gudang berdasarkan
kepemilikannya:
1. Gudang milik sendiri.
2.Gudang milik orang lain yang
dapat
digunakan dengan cara
menyewa.
Macam-macam gudang berdasarkan
tempat:
1. Gudang pabrik.
2. Gudang toko.
3. Gudang
Macam-Macam Gudang di
Pelabuhan
Barang-barang yang yang berasal
dari negara lain/LN yang akan masuk
ke dalam suatu negara atau barang
yang keluar dari suatu negara
melalui pelabuhan tidak akan bisa
masuk atau keluar secara bebas
begitu saja.Hal ini karena barangbarang tersebut biasanya harus
diadakan pemeriksaan, pengenaan
bea dan lain-lain kagiatan yang
• Sebelum barang dimasukan ke
daerah peredaran bebas semua
barang
harus
dimasukkan
di
pelabuhan. Macam-macam gudang
di pelabuhan adalah:
1. Entreport.
Yaitu gudang di pelabuhan di mana
barang yang masuk/keluar akan
diperiksa dan dikenakan BEA masuk
atau keluar.
Entreport ada dua lini yaitu:
a. Entreport lini pertama yaitu gudang di
pelabuhan yang dilakukan untuk barangbarang yang langsung dibongkar dari
kapal. Penyimpanan barang di gudang
entreport lini pertama jangka waktunya
dibatasiyaitu paling lama dua bulan.
Tetapi ada di pelabuhan-pelabuhan
tertentu dibatasi hanya satu bulan saja.
b. Entreport lini kedua.
Adalah entreport yang berada pada
deretan kedua, yang khusus untuk
penyimpanan barang-barang sbb:
- Yang didatangkan dari luar negeri.
- Yang bea masuknya belum dibayar.
2. Veem yaitu gudang di pelabuhan di
mana barang-barang yang disimpan
dapat dperjual-belikan dengan hanya
menunjukan atau menyerahkan bukti
penyimpanan barang tersebut yang
disebut ceel.
3. Freeport.
Yaitu suatu daerah di pelabuhan yang bebas
untuk keluar dan masuk barang-barang
tanpa adanya pengenaan bea keluar dan bea
masuk yang dibebankan atas barang-barang
yang keluar atau masuk. Jadi Freport
merupakan daerah perdagangan bebas ( free
trade zone), di mana para pemilik barang
tidak perlu membayar bea masuk atau bea
keluar kepada pihak pabean. Contoh: P
Batam.
4. Bonded Warehouse.
Yaitu suatu daerah perdagangan bebas
yang
sekaligus
merupakan
daerah
perdagangan dan industri. Import barangbarang dari luar negeri yang langsung
dimasukkan ke Bonded Warehouse tidak
perlu membayar bea masuk, karena
Bonded Warehouse adalah merupakan
daerah perdagangan bebas yang diperlukan
sebagai daerah di luar daerah pabean.
• Daerah Bonded Warehouse dalam
arti yang luas dapat pula disebut
sebagai Coashing Export Processing
Zone yang merupakan gabungan
dari:
• -Daerah perdagangan bebas (Free
Trade Zone)
• - Bonded Warehouse.
• - Kawasan Industri ( Industrial
Estate).
• Export Processing Zone (EPZ) pengertiannya
sebenarnya
lebih luas dari Bonded
Warehouse,
karena
di
dalam
Export
Processing
Zone
menyediakan
fasilitasfasilitas berupa tanah, gedung, jalan, listrik,
air dll.
• Bahan baku yang diimport dari luar negeri
yang berupa bahan baku diolah/diproses di
Bonded Warehouse/ Export Processing Zone,
kemudian dieksport ke luar negeri (re eksport)
tanpa harus membayar bea keluar.
Prosedur Penyimpanan Barang di
Gudang
Ada beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam rangka memelihara
barang persediaan di gudang, yaitu sbb:
1. Sifat barang.
2. Memberi penerangan yang cukup di
dalam ruangan.
3. Mengatur suhu atau temperatur udara.
4. Menempatkan petugas-petugas khusus
bagi barang- barang yang sensitif.
5. Menjaga kebersihan barang.
6. Menyediakan alat pengawas.
7. Membuat laporan.
Persediaan barang yang disimpan di
gudang harus dicatat atau dibukukan.
Administrasi gudang biasanya dilakukan
oleh petugas gudang. Pencatatan
tersebut meliputi jenis barang, tanggal
masuk, kuantitas, tanggal keluar dll.
Mengapa Perlu Administrasi Gudang
• Administrasi
gudang
digunakan
sebagai pengendali masuk-keluarnya
barang dan keadaan barang. Selain
itu dengan administrasi gudang kita
dapat mengetahui produk mana
yang paling laku dengan melihat
catatan volume produk yang keluar.
Dasar dalam melakukan administrasi
gudang pada perusahaan dagang/ritel
1. Barang dari Receiving atau
Ekspedisi.
2. PO.
3. Faktur.
• Barang yang dikirim Supplier diterima
oleh petugas bagian Receiving kemudian
di cek silang berdasarkan PO yang
dikeluarkan Divisi Buyer.Pengecekan yang
dilakukan yaitu dengan cara memberi
tanda check list pada PO di bagian:
1. Tanggal permintaan barang.
2. Kuantitas atau jumlah barang per unit.
3. Keadaan fisik barang.
• Apabila kondisi tersebut sudah benar sesuai
permintaan, kemudian PO ditandatangani
oleh Supplier, petugas Receiving dan
bagian
pembelian
sebagai
bukti
persetujuan. Dokumen-dokumen tersebut
terdiri dari tiga rangkap, yaitu:
- Satu lembar ke bagian EDP (Entry Data
Processing)
- Satu lembar ke bagian keuangan.
- Satu lembar ke bagian gudang.
• Barang
dari
bagian
Receiving
didistribusikan
sesuai
dengansifat/kondisi barang. Barangbarang dalam jumlah banyak, barang
yang susah didapat, barang-barang
program, barang langsung dikirim ke
bagian gudang, akan tetapi barangbarang
yang
Fast
Moving
didistribusikan langsungke area toko.
• Prosedur Penyimpanan
Barang di Gudang Dengan
Tahapan sbb:
1. Penerimaan Barang
a. Setiap
barang
yang
datang
dimasukkanke
gudang
sementara
( temporary werehouse). Untuk diperiksa
sesuai faktur atau bukti kirim.
b. Barang dikelompokkan sesuai jenisnya.
Maksudnya barang yang baik dikirim ke
gudang tetap dengan surat pengantar
khusus
yang
berisi
nama,
jenis,
spesifikasi, harga dan instruksi cara
menyimpannya.
c. Barang yang tidak memenuhi
syarat diretur
kepadaperusahaanpengirim/supplier
disertai surat Retur.
2. Pemasukan Barang ke
Gudang
a. Barang-barangyang diterima di
gudang disusun dan disimpan sesuai:
1).Jenis/spesifikasi.
2). Instruksi cara menyimpannya.
b. Semua barang yang masuk dicatat
dalam Kartu Gudang (Buku Gudang).
Setiap jenis dicatat pada satu kartu.
Kartu gudang ini berfungsi untuk
mencatat barang masuk dan keluar.
c. Pemeriksaan fisik barang dilakukan
oleh kepala gudang dan jumlahnya
dicatat dalam pembukuan khusus
untuk
memudahkan
pengendalian/pengontrolan.
3.Pengeluaran Barang Dari
Gudang
a. Pengeluaran barang dari gudang dilakukan
sesuai permintaan sebagaimana tercantum
dalam Bon Barang. Bon Barang ini merupakan
bukti pendukung pengeluaran barang. Pada
kartu barang dicatat sejumlah pengeluaran
sesuai bon tersebut.
b. Untuk setiap barang yang dikeluarkan
diberikanbukti pengantar keluar barang, yang
harus ditanda-tanganioleh kepala gudang
sebagai pihak yang mengeluarkan dan satu
lagi
ditanda-tangani oleh penerima
barang.Bukti pengantar keluar asli
diberikan kepada penerima barang
dan salinannya sebagai arsip.
c.
Barang
yang
dikeluarkan,
pengambilannya
dari
gudang
dilakukan dengan metode-metode
FIFO, LIFO, AC.
Pengertian Gudang
Gudang secara sederhana adalah sebuah
bangunan
sebagai
tempat
untuk
menyimpan barang.
Bagi perusahaan dagang gudang adalah
sebagai tempat untuk menyimpan barang
dagangan sebelumdijual ke konsumen.
Bagi perusahaan industri gudang adalah
sebagai tempat untuk menyimpan bahan
baku sebelum diproduksi dan barang jadi
sebelum dipasarkan.
• Pengelolaan gudang nampaknya sederhana
namun dalam pelaksanaannya memerlukan
keahlian karena masing-masing barang
mempunyai sifat yang berbeda-beda, oleh
karena itu cara penangananyapun juga
berbeda, ada beberapa barang yang mudah
penanganannya ada pula yang rumit. Contoh:
“Obat batuk “ penyimpanannyaharus dalam
suhu di bawah 30derajat C dan dihindarkan
dari sinar matahari langsung.
Fungsi Gudang
1. Untuk menstabilkan harga.
Tersedianya gudang berfungsi sebagai tempat
penyimpanan sementara baik di pabrik maupun
di toko, untuk menunggu harga pasaran supaya
tetap stabil. Barang yang jumlahnya berlebihan
di pasar akan menyebabkan turunnya harga,
sebaliknya
jika
barang
sedikit
sedang
permintaan banyak akan menyebabkan naiknya
harga. Untuk mengantisipasi hal tersebut maka
produsen/pedagang menyimpan sementara
barang agar tidak berlebihan di pasar.
2. Untuk mendekatkan waktu di produksi
dengan pemasaran terakhir.
Adanya gudang berfungsi sebagai
penyimpanan stok barang. Oleh karena itu,
apabila pelanggan membutuhkan barang
tidak perlu langsung ke tempat produksi,
melainkanlangsung dapat mengambilnya
di gudang.Tersedianya barang di gudang
dapat mempercepat pelayanan terhadap
pelanggan/konsumen.
3. Tempat menyimpan barang
dagangan.
Pada perusahaan manufacturing,
gudang digunakan sebagai tempat
penyimpanan bahan baku, barang
setengah
jadi,
dan
barang
jadi.Sedang
pada
perusahaan
dagang, gudang digunakan untuk
menyimpan barang dagangan yang
akan dijual kepada konsumen.
Alasan Perlunya Gudang
• Pelanggan merupakan aset bagi perusahaan,
karena
pelanggan
yang
memberikan
keuntungan bagi perusahaan, oleh karena
pelanggan harus dijaga agar tidak berpindah
ke tempat lain.
• Untuk menjaga hubungan baik yang sudah
terjaga dengan konsumen maka kita harus
bisa memenuhi keinginan mereka, al dengan
menjaga persediaan barang agar tidak kosong,
harga
tetap
stabil,
maka
harus
ada
penyimpanan barang/gudang.
Macam-Macam Gudang.
Macam-macam gudang berdasarkan
kepemilikannya:
1. Gudang milik sendiri.
2.Gudang milik orang lain yang
dapat
digunakan dengan cara
menyewa.
Macam-macam gudang berdasarkan
tempat:
1. Gudang pabrik.
2. Gudang toko.
3. Gudang
Macam-Macam Gudang di
Pelabuhan
Barang-barang yang yang berasal
dari negara lain/LN yang akan masuk
ke dalam suatu negara atau barang
yang keluar dari suatu negara
melalui pelabuhan tidak akan bisa
masuk atau keluar secara bebas
begitu saja.Hal ini karena barangbarang tersebut biasanya harus
diadakan pemeriksaan, pengenaan
bea dan lain-lain kagiatan yang
• Sebelum barang dimasukan ke
daerah peredaran bebas semua
barang
harus
dimasukkan
di
pelabuhan. Macam-macam gudang
di pelabuhan adalah:
1. Entreport.
Yaitu gudang di pelabuhan di mana
barang yang masuk/keluar akan
diperiksa dan dikenakan BEA masuk
atau keluar.
Entreport ada dua lini yaitu:
a. Entreport lini pertama yaitu gudang di
pelabuhan yang dilakukan untuk barangbarang yang langsung dibongkar dari
kapal. Penyimpanan barang di gudang
entreport lini pertama jangka waktunya
dibatasiyaitu paling lama dua bulan.
Tetapi ada di pelabuhan-pelabuhan
tertentu dibatasi hanya satu bulan saja.
b. Entreport lini kedua.
Adalah entreport yang berada pada
deretan kedua, yang khusus untuk
penyimpanan barang-barang sbb:
- Yang didatangkan dari luar negeri.
- Yang bea masuknya belum dibayar.
2. Veem yaitu gudang di pelabuhan di
mana barang-barang yang disimpan
dapat dperjual-belikan dengan hanya
menunjukan atau menyerahkan bukti
penyimpanan barang tersebut yang
disebut ceel.
3. Freeport.
Yaitu suatu daerah di pelabuhan yang bebas
untuk keluar dan masuk barang-barang
tanpa adanya pengenaan bea keluar dan bea
masuk yang dibebankan atas barang-barang
yang keluar atau masuk. Jadi Freport
merupakan daerah perdagangan bebas ( free
trade zone), di mana para pemilik barang
tidak perlu membayar bea masuk atau bea
keluar kepada pihak pabean. Contoh: P
Batam.
4. Bonded Warehouse.
Yaitu suatu daerah perdagangan bebas
yang
sekaligus
merupakan
daerah
perdagangan dan industri. Import barangbarang dari luar negeri yang langsung
dimasukkan ke Bonded Warehouse tidak
perlu membayar bea masuk, karena
Bonded Warehouse adalah merupakan
daerah perdagangan bebas yang diperlukan
sebagai daerah di luar daerah pabean.
• Daerah Bonded Warehouse dalam
arti yang luas dapat pula disebut
sebagai Coashing Export Processing
Zone yang merupakan gabungan
dari:
• -Daerah perdagangan bebas (Free
Trade Zone)
• - Bonded Warehouse.
• - Kawasan Industri ( Industrial
Estate).
• Export Processing Zone (EPZ) pengertiannya
sebenarnya
lebih luas dari Bonded
Warehouse,
karena
di
dalam
Export
Processing
Zone
menyediakan
fasilitasfasilitas berupa tanah, gedung, jalan, listrik,
air dll.
• Bahan baku yang diimport dari luar negeri
yang berupa bahan baku diolah/diproses di
Bonded Warehouse/ Export Processing Zone,
kemudian dieksport ke luar negeri (re eksport)
tanpa harus membayar bea keluar.
Prosedur Penyimpanan Barang di
Gudang
Ada beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam rangka memelihara
barang persediaan di gudang, yaitu sbb:
1. Sifat barang.
2. Memberi penerangan yang cukup di
dalam ruangan.
3. Mengatur suhu atau temperatur udara.
4. Menempatkan petugas-petugas khusus
bagi barang- barang yang sensitif.
5. Menjaga kebersihan barang.
6. Menyediakan alat pengawas.
7. Membuat laporan.
Persediaan barang yang disimpan di
gudang harus dicatat atau dibukukan.
Administrasi gudang biasanya dilakukan
oleh petugas gudang. Pencatatan
tersebut meliputi jenis barang, tanggal
masuk, kuantitas, tanggal keluar dll.
Mengapa Perlu Administrasi Gudang
• Administrasi
gudang
digunakan
sebagai pengendali masuk-keluarnya
barang dan keadaan barang. Selain
itu dengan administrasi gudang kita
dapat mengetahui produk mana
yang paling laku dengan melihat
catatan volume produk yang keluar.
Dasar dalam melakukan administrasi
gudang pada perusahaan dagang/ritel
1. Barang dari Receiving atau
Ekspedisi.
2. PO.
3. Faktur.
• Barang yang dikirim Supplier diterima
oleh petugas bagian Receiving kemudian
di cek silang berdasarkan PO yang
dikeluarkan Divisi Buyer.Pengecekan yang
dilakukan yaitu dengan cara memberi
tanda check list pada PO di bagian:
1. Tanggal permintaan barang.
2. Kuantitas atau jumlah barang per unit.
3. Keadaan fisik barang.
• Apabila kondisi tersebut sudah benar sesuai
permintaan, kemudian PO ditandatangani
oleh Supplier, petugas Receiving dan
bagian
pembelian
sebagai
bukti
persetujuan. Dokumen-dokumen tersebut
terdiri dari tiga rangkap, yaitu:
- Satu lembar ke bagian EDP (Entry Data
Processing)
- Satu lembar ke bagian keuangan.
- Satu lembar ke bagian gudang.
• Barang
dari
bagian
Receiving
didistribusikan
sesuai
dengansifat/kondisi barang. Barangbarang dalam jumlah banyak, barang
yang susah didapat, barang-barang
program, barang langsung dikirim ke
bagian gudang, akan tetapi barangbarang
yang
Fast
Moving
didistribusikan langsungke area toko.
• Prosedur Penyimpanan
Barang di Gudang Dengan
Tahapan sbb:
1. Penerimaan Barang
a. Setiap
barang
yang
datang
dimasukkanke
gudang
sementara
( temporary werehouse). Untuk diperiksa
sesuai faktur atau bukti kirim.
b. Barang dikelompokkan sesuai jenisnya.
Maksudnya barang yang baik dikirim ke
gudang tetap dengan surat pengantar
khusus
yang
berisi
nama,
jenis,
spesifikasi, harga dan instruksi cara
menyimpannya.
c. Barang yang tidak memenuhi
syarat diretur
kepadaperusahaanpengirim/supplier
disertai surat Retur.
2. Pemasukan Barang ke
Gudang
a. Barang-barangyang diterima di
gudang disusun dan disimpan sesuai:
1).Jenis/spesifikasi.
2). Instruksi cara menyimpannya.
b. Semua barang yang masuk dicatat
dalam Kartu Gudang (Buku Gudang).
Setiap jenis dicatat pada satu kartu.
Kartu gudang ini berfungsi untuk
mencatat barang masuk dan keluar.
c. Pemeriksaan fisik barang dilakukan
oleh kepala gudang dan jumlahnya
dicatat dalam pembukuan khusus
untuk
memudahkan
pengendalian/pengontrolan.
3.Pengeluaran Barang Dari
Gudang
a. Pengeluaran barang dari gudang dilakukan
sesuai permintaan sebagaimana tercantum
dalam Bon Barang. Bon Barang ini merupakan
bukti pendukung pengeluaran barang. Pada
kartu barang dicatat sejumlah pengeluaran
sesuai bon tersebut.
b. Untuk setiap barang yang dikeluarkan
diberikanbukti pengantar keluar barang, yang
harus ditanda-tanganioleh kepala gudang
sebagai pihak yang mengeluarkan dan satu
lagi
ditanda-tangani oleh penerima
barang.Bukti pengantar keluar asli
diberikan kepada penerima barang
dan salinannya sebagai arsip.
c.
Barang
yang
dikeluarkan,
pengambilannya
dari
gudang
dilakukan dengan metode-metode
FIFO, LIFO, AC.