Manajemen Perpustakaan
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN Oleh Nurdin Salmi
1. Pendahuluan
Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik, agar arah kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan agar berjalan dengan baik adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan dalam berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh seluruh elemen dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu dalam proses manajemen diperlukan adanya proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership), dan pengendalian (controlling). Di samping itu, manajemen juga dimaksudkan agar elemen yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan pekerjaannya dengan baik dan benar.
Manajemen adalah merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Stoner). Oleh karena itu, apabila proses dan sistem perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan tidaka baik, maka proses manajemen secara keseluruhan tidak lancar, dan proses pencapaian tujuan akan terganggu dan mengalami kegagalan.
Dalam penerapannya di perpustakaan , Bryson (1990) menyatakan bahwa manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, sistem dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian. Dari pengertian ini, ditekankan bahwa untuk mencapai tujuan, diperlukan sumber daya manusia, dan sumber-sumber nanmanusia yang berupa sumber dana, teknik atau sistem, fisik, perlengkapan, informasi, ide atau gagasan, dan teknologi. Elemen-elemen tersebut dikelola melalui proses manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang diharapkan mampu mengahsilkan produk berupa barang atau jasa yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat pengguna.
Universitas Sumatera Utara
2. Struktur Organisasi Perpustakaan
Struktur organisasi merupakan mekanisme formal dalam pengelolaan organisasi, yang didalamnya terdapat pembagian tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang berbeda-beda. Oleh karena itu struktur organisasi yang baik akan mencakup unsure-unsur spesialisasi kerja, strukturisasi, sentralisasi, dan koordinasi.
Perpustakaan sebagai lembaga informasi dalam menyusun struktur organisasinya mencakup beberapa elemen antar lain : unsur pimpinan, unsur administrasi, unsur layanan, yang masing-masing mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda namun mempunyai hubungan yang erat satu sama lain (satu komando).
3. Anggaran
Perpustakaan merupakan lembaga nirlaba yang kegiatannya semata-mata untuk kepentingan social menunjang kegiatan belajar mengajar, bukan untuk mencari keuntungan, sudah barang tentu merupakan unit yang selalu mengeluarkan uang bukannya unit yang menghasikan uang. Hal lain yang perlu diperhatikan, bahwa perpustakaan merupakan lembaga yang berkembang, baik koleksi, jasa dan manusianya, karena itu perpustakaan dari tahun ke tahun selalu memerlukan anggaran yang tidak sedikit. Untuk mencukupi kebutuhan anggaran, perpustakaan dapat meraihnya melalui berbagai sumber :
a. Anggaran dari lembaga induk b. Anggaran DIP (daftar isian proyek) dari pemerintah pusat c. Anggaran dari sponsor atau hibah bersaing d. Uang iuran dari anggota e. Penghasilan dari jasa informasi f. Sumbangan dari pemerintah maupun swasta g. Uang denda keterlambatan h. Dan lain-lain
Universitas Sumatera Utara
4. Pembinaan dan Pengembangan Koleksi
Perpustakaan memiliki fungsi sebagai lembaga pelayanan informasi (information service) bertindak sebagai penghubung antara dua dunia, yaitu masyarakat sebagai pengguna dan sumber-sumber informasi, baik cetak maupun non cetak. Oleh karena itu setiap bahan pustaka atau informasi yang dibutuhkan oleh pengguna sedapat mungkin harus disediakan oleh perpustakaan. Disamping itu perpustakaan harus mampu menjamin bahwa setiap informasi atau koleksi yang berbentuk apapun mudah diakses oleh semua masyarakat yang memerlukan.
Agar informasi atau bahan pustaka di perpustakaan dapat dimanfaatkan atau diketemukan kembali dengan mudah, maka dibutuhkan system pengelolaan dengan baik dan sistematis yang biasa disebut dengan kegiatan pengolahan (processing of library materials) atau pelayanan teknis (technical service). Kegiatan pengolahan bahan pustaka di perpustakaan biasanya mencakup beberapa kegiatan : Pembinaan dan pengembangan koleksi, Inventarisasi, Katalogisasi, Klasifikasi, dan Kelengkapan fisik buku.
4.1 Kebijakan pengembangan Koleksi
Kebijakan pengembangan koleksi yaitu proses memastikan bahwa kebutuhan informasi dari para pengguna jasa perpustakaan akan terpenuhi secara tepat waktu dan tepat guna dengan memanfaatkan sumber-sumber informasi yang dihimpun oleh perpustakaan.
4.2 Seleksi Bahan Pustaka
Seleksi dapat diartikan secara umum sebagai tindakan, cara atau proses memilik. Dalam hubungannya dengan pengembangan koleksi bahan pustaka dimaksudkan bahwa kegiatan mengidentifikasi rekaman informasi yang akan ditambahkan pada koleksi yang sudah ada diperpustakaan.
Dalam seleksi bahan pustaka yang perlu diperhatikan seperti; 1) tujuan, cakupan dan kelempok pembaca; 2) Tingkat koleksi; 3) otoritas dan kredibilitas pengarang; 4) harga; 5) Kemutahiran; 6) penyajian fisik buku; 7) Struktur dan metode penyajian; indek dan abstrak.
Universitas Sumatera Utara
4.3 Sumber-sumber seleksi (alat bantu seleksi)
Sumber-sumber seleksi bahan pustaka atau alat bantu dalam menyelsi bahan pustaka yang akan diadakan oleh perpustakaan antara lain : Katalog penerbit, bibliografi, tokoh buku serta judul-judul buku yang diambil di internet dan sebagainya.
4.4 Pengadaan bahan pustaka Pengadaan bahan pustaka adalah merupakan proses pembelian bahan pustaka yang dibutuhkan oleh perpustakaan yang biasanya berdasarkan kebutuhan para pengguna jasa perpustakaan.
4.5 Invetarisasi
Inventarisasi adalah merupakan pencatatan bahan pustaka baik yang didapat dari pembelian, hadiah, wakaf, tukar menukar kedalam buku induk.
Tujuan infentarisasi adalah : 1) mempermudah pustakawan dalam pengadaan bahan pustaka berikutnya, 2) memudahkan pustakawan untuk mengawasi terhadap koleksi yang dimiliki, 3) memudahkan pustakawan dalam pelaporan tahunan tentang jumlah koleksi yang dimiliki.
4.6 Pemberian Stempel perpustakaan.
Pemberian stempel perpustakaan bertujuan untuk memberikan identitas tentang koleksi bahan pustaka yang dimilki oleh perpustakaan. Dalam pemberian stempel ini terdiri dari stempel hak milik dan stempel inventarisasi yang letaknya sesuai dengan standar perpustakaan.
4.7 Katalogisasi
Proses katalogisasi merupakan pembuatan identitas atau data bibliografi bahan pustaka dengan tujuan mempermudah pengguna jasa perpustakaan untuk temu kembali informasi bahan pustaka. Data bibliografi tersebut biasanya terdiri dari, pengarang, pengarang tambahan, judul, anak judul, judul seragam, penerbit, tempat terbit, edisi, tahun
Universitas Sumatera Utara
terbit,bibliografi, jumlah halam dll. Catalog ini pada umumnya terbagi atas catalog judul, pengarang dan subyek.
Tujuan katalogisasi menurut Carles Ammi Cutter (dalam Qalyubi, 2007) bahwa tujuan catalog perpustakaan adalah :
1. Memberikan kemungkinan seseorang menemukan sebuah buku yanh diketahui berdasarkan pengarang, judul buku dan subyeknya.
2. Menunjukan buku yang dimilki perpustakaan dari pegarang tertentu, berdasarkan subyek tertentu, dan dalam literatur tertentu.
3. Membantu dalam pemilihan buku berdasarkan edisinya atau berdasarkan karakternya.
4.8 Pemasangan kelengkapan bahan pustaka
Pemasangan kelengkapan , bahan pustaka adalah pekerjaan pemasangan beberapa identitas buku seperti : label buku, lembaran tanggal kembali, kartu buku, kantong buku,
4.9 Klasifikasi
Kalsifikasi merupakan pengelompokan disiplin ilmu berdasarkan sistim tertentu. Dalam mengelompokkan ilmu pengetahuan menurut Qalyuby, 2007, h.165 bahwa pengelompokan koleksi perpustakaan terdiri dari:
1. Pengelompokan /klasifikasi artificial yang artinya sistim pengelompokan koleksi berdasarkan ukuran, warna, ataupun data fisik lainnya.
2. Pengelompokan/kalsifikasi fundamental artinya pengelompokan berdasarkan subyek tertentu.
Dengan adanya perkembangan klasifikasi pada dasarnya yang paling banyak digunakan diperpustakaan-perpustakaan di Indonesia sekarang ini adalah adanya pembagian disiplin ilmu berdasarkan subyek tertentu, didukung dengan adanya petunjuk klasifikasi yang dibuat oleh Deway yaitu Deway Desimal Classifikation (DDC) dimana Deway membagi disiplin ilmu pengetahuan menjadi 10 disimpil ilmu antara lain :
Universitas Sumatera Utara
000 Karya Umum 100 Filsafat 200 Agama 300 Ilmu Sosial 400 Bahasa 500 Ilmu Murni 600 Ilmu Tarapan 700 Seni, olahraga 800 Kesusastraan 900 Sejarah dan geografi. 4.10 Penginputan kedalam Data Base Penginputan adalah salah satu proses pemasukan data bibliografi bahan pustaka kedalam computer. Tujuannya adalah untuk membuat suatu pangkalan data bahan pustaka di perpustakaan dalam suatu server sehingga lebih mudah untuk dikoneksikan terhadap suatu jaringan apakah dalam bentuk LAN, WAN, atau ke Internet. 4.11 Scenning Scenning dilakukan dalam rangka mengalihmediakan bahan pustaka kedalam bentuk elektronik baik ke dalam data base maupun kedalam bentuk CD atau bentuk elektronik yang lainnya. Tujuan pengalihan adalah untuk memudahkan pengguna jasa perpustakaan dalam menelusuri bahan pustaka, termasuk untuk mengawetkan bahan pustaka.
Universitas Sumatera Utara
5. Layanan Perpustakaan
Layanan pada dasarnya adalah orang yang memberikan atau mengurus apa yang diperlukan oleh orang lain baik berupa barang atau jasa kepada pengguna jasa perpustakaan yang membutuhkan suatu informasi. Layanan perpustakaan digital adalah pelayanan yang berorientasi pada pelayanan yang menggunakan computer, sehingga semua aktivitas yang berada didalam instansi atau organisasi tersebut diarahkan dengan menggunakan teknologi computer. Seperti yang dikemukakan oleh Gronroos (dalam Ratminto dan Winarsih, 2006:2) mendefenisikan pelayanan adalah suatu aktivitas atau serangkaian aktivitas yang bersifat tidak kasat mata(tidak dapat diraba) yang terjadi akibat adanya interaksi antara konsumen dengan karyawan atau hal-hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi pelayanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan konsumen/pelanggan.
Dalam menyelenggarakan manajemen pelayanan dengan baik harus kita memperhatikan prinsip-prinsip manajemen pelayanan seperti :
1. Identifikasi kebutuhan konsumen yang sesungguhnya. 2. Sediakan pelayanan terpada (one stop shop) 3. Membuat system yang mendukung konsumen 4. Mengusahakan agar semua staf atau karyawan bertanggung jawab atas kualitas pelayanan 5. Melayani keluhan konsumen dengan baik 6. Terus berinovasi 7. Karyawan sama pentingnya dengan konsumen 8. Bersikap tegas tapir amah terhadap konsumen 9. Jalin komunikasi dan interaktif khusu kepada pelanggan 10. Selalu mengontrol kualitas.
Pelayanan diperpustakaan yang sudah mulai berorientasi pada komputerisasi walaupun masih memilki kendalah dan hambatan-hambatan tetapi itulah yang menjadi tantangan bagi pengelolah perpustakaan. Untuk itu diharapakan layanan perpustakaan harus memberikan pelayanan prima, yaitu suatu sikap atau cara pustakawan dalam melayani pengguna jasa perpustakaan dengan prinsip people based service ( layanan yang berbasis
Universitas Sumatera Utara
pengguna ) dan Service excellence (Layanan unggulan). Antara kedua prinsip tersebut diatas pada dasarnya mengandung lima unsur pokok antara lain : 1) kecepatan; 2) ketepatan; 3)kebenaran; 4)keramahan; dan 5) kenyamanan/keamanan. Namun demikian terlaksananya layanan seperti yang diaharapkan diatas tercapai apabila semua unsur mendukungnya mulai dari puncak pimpinan sampai pada staf perpustakaan serta didukung dengan manajemen yang mantap. Selain hal tersebut diatas perlu juga melihat kualitas jasa layanan seperti :reliabilytas, responsiveness, assurance, empaty dan tangibles.
Pelayanan yang dilakukan terdiri dari, pelayanan sirkulsi, referensi, koleksi langkah, layanan koleksi deposit, layanan pemeliharan bahan pustaka dan layanan otomasi perpustakaan. Dari masing-masing layanan tersebut dapat kita uraikan sebagai berikut :
5.1 Layanan sirkulasi
Layanan sirkulasi adalah layanan dimana pengguna jasa perpustakaan akan menerima pelayanan dari pengelolah perpustakaan. Pelayanan sirkulasi memiliki kegiatan-kegiatan antara lai : Mengadakan pendaftaran anggota baru, Peminjaman,Pengembalian, Pemugutan denda,penaglian, Pemugutan denda,penagihan, pembuatan statistic serta hubungan dengan masyarakat.
5.2 Layanan referensi
Layanan referensi adalah merupakan salah satu layanan perpustakaan dimana berhubungan langsung dengan pengguna jasa perpustakaan. Dalam layanan referensi ini kebanyakan petugas menerima pertanyaan-pertanyaan dari pengguna jasa perpustakaan. Koleksi-koleksi referensi seperti : Ensiklopedia,Kamus,Buku Tahunan/almanak, Bukua petunjuk, buku pegangan/buku pedoman, bibliografi, indeks, abstarak, peta, penerbitan pemerintah, sumber biografi dan sumber-sumber ilmu buni lainnya.
Universitas Sumatera Utara
5.3 Layanan Koleksi Langkah Layanan koleksi langka adalah layanan terhadap pengguna jasa perpustakaan terhadap koleksi-koleksi yang ada diperpustakaan termasuk buku-buku tua, yang kadang berbahasa asing. 5.4 Layanan Koleksi Deposit Layanan Koleksi deposit adalah layanan terhadap pengguna jasa perpustakaan terhadap koleksi-koleksi khusus terbitan daerah Sulawesi selatan. 5.5 Layanan Pelsetarian Bahan Pustaka Layanan pelestaraian bahan pustaka diperuntukan bagi pengguan jasa perpustakaan yang membutuhkan informasi mengenai bagaimana cara merawat dan memperbaiki bahan pustaka yang rusak termasuk didalamnya bagaimana menjilid surat kabar dan majalah. 5.6 Layanan Otomasi perpustakaan Layanan otomasi perpustakaan dimana layanan ini memberikan pelayanan kepada pengguna jasa perpustakaan bagaimana menggunakan computer dalam menelusuri koleksi bahan pustaka, pengalih median bahan pustaka serta pelayanan internet. 6. Hambatan Dalam pengelolaan perpustakaan sampai kepada pelayanan terhadap pengguna jasa perpustakaan masih mengalami hambatan-hambatan yang perlu penyelesaian seperti : 6.1 Dana Dana sampai sekarang dana untuk pengembangan perpustakaan masih sangat minim sehingga kebutuhan untuk meningkatkan layanan kepada pengguna jasa perpustakaan masih tidak seimbang.
Universitas Sumatera Utara
6.2 Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia di lingkungan perpustakaan masih kurang hususnya mengenai teknilogi informasi sehingga dengan mengikuti perkembangan selalu ketinggalan selain itu sumber daya manusia diperpustakaan belum berorientasi pada pelayanan public masih bersifat structural. 6.3 Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana untuk mendukung teknologi informasi masih minim sehingga pelaksanaan tugas kadang tidak optimal karena sarananya minim. 6.4 Pejabat atau Pimpinan Perpustakaan Pejabat atau pimpinan perpustakaan kadang juga jadi kendala karena yang diangkat menjadi pimpinan di perpustakaan tidak mengerti perpustakaan. 6.5 Pengguna Perpustakaan Pengguna perpustakaan masih belum memiliki rasa memiliki sehingga di perpustakaan kadang terjadi pengrusakan koleksi bahan pustaka atau sarana informasi yang lainnya.
6. Penutup Demikian makalah yang dapat kami sampaikan, karena keterbatasan pengetahuan kami,
sehingga makalah ini masih sangat kurang dari kesempurnaan, untuk itu kritik dan saran sangat kami harapkan dari berbagai pihak yang membaca makalah ini, untuk perbaikan dimasa-masa mendatang. Walaupun makalah ini masih sangat kurang dari kesempurnaan, harapan kami semoga bermanfaat bagi para pembaca.
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR PUSTAKA Arief, Ikhwan,. 2004. Konsep dan Perancang dalam Otomasi Perpustakaan Fahmi, Ismail. 2004. Inovasi Jaringan Perpustakaan Digital. Makalah Seminar Perpustakaan
dan Informasi Universitas Muhammadiyah Malang 4 Oktober 2004. Hasibuan, Zainal A. 2005. Pengembangan Perpustakaan Digital. Makalah Pelatihan Pengelola
Perpustakaan, Bogor, 17-18 Mei 2005. Herman S, Rachman., 2006. Etiak kepustakawanan : Suatu pendekatan Terhadap Profesi dan
Etika Pustakawan Indonesia, Jakarta : Sagung Seto Kartajaya, Hermawan., 2005. MarkPlus on Strategy : 12 Tahun Perjalanan MarkPlus & Co
Membagun Strategi Perusahaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama. Qalyubi, Syihabuddin, dkk. 2007. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Yogyakarta :
Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab UIN Yogyakarta. Ratminto dkk. 2006. Manajemen Pelayanan : Pengembangan Model Konseptual, Penerapan
Citizen’s Carter dan Standar Pelayanan Minimal, Yogyakarat : Pustaka Pelajar. Sudarsono, Blasius. 2006. Antologi Kepustakawanan Indonesia, Jakarta : Pengurus Pusat Ikatan
Pustakawan Indonesia kerjasama dengan Sugeng Seto.
Universitas Sumatera Utara
1. Pendahuluan
Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik, agar arah kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan agar berjalan dengan baik adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan dalam berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh seluruh elemen dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu dalam proses manajemen diperlukan adanya proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership), dan pengendalian (controlling). Di samping itu, manajemen juga dimaksudkan agar elemen yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan pekerjaannya dengan baik dan benar.
Manajemen adalah merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Stoner). Oleh karena itu, apabila proses dan sistem perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan tidaka baik, maka proses manajemen secara keseluruhan tidak lancar, dan proses pencapaian tujuan akan terganggu dan mengalami kegagalan.
Dalam penerapannya di perpustakaan , Bryson (1990) menyatakan bahwa manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, sistem dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian. Dari pengertian ini, ditekankan bahwa untuk mencapai tujuan, diperlukan sumber daya manusia, dan sumber-sumber nanmanusia yang berupa sumber dana, teknik atau sistem, fisik, perlengkapan, informasi, ide atau gagasan, dan teknologi. Elemen-elemen tersebut dikelola melalui proses manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang diharapkan mampu mengahsilkan produk berupa barang atau jasa yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat pengguna.
Universitas Sumatera Utara
2. Struktur Organisasi Perpustakaan
Struktur organisasi merupakan mekanisme formal dalam pengelolaan organisasi, yang didalamnya terdapat pembagian tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang berbeda-beda. Oleh karena itu struktur organisasi yang baik akan mencakup unsure-unsur spesialisasi kerja, strukturisasi, sentralisasi, dan koordinasi.
Perpustakaan sebagai lembaga informasi dalam menyusun struktur organisasinya mencakup beberapa elemen antar lain : unsur pimpinan, unsur administrasi, unsur layanan, yang masing-masing mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda namun mempunyai hubungan yang erat satu sama lain (satu komando).
3. Anggaran
Perpustakaan merupakan lembaga nirlaba yang kegiatannya semata-mata untuk kepentingan social menunjang kegiatan belajar mengajar, bukan untuk mencari keuntungan, sudah barang tentu merupakan unit yang selalu mengeluarkan uang bukannya unit yang menghasikan uang. Hal lain yang perlu diperhatikan, bahwa perpustakaan merupakan lembaga yang berkembang, baik koleksi, jasa dan manusianya, karena itu perpustakaan dari tahun ke tahun selalu memerlukan anggaran yang tidak sedikit. Untuk mencukupi kebutuhan anggaran, perpustakaan dapat meraihnya melalui berbagai sumber :
a. Anggaran dari lembaga induk b. Anggaran DIP (daftar isian proyek) dari pemerintah pusat c. Anggaran dari sponsor atau hibah bersaing d. Uang iuran dari anggota e. Penghasilan dari jasa informasi f. Sumbangan dari pemerintah maupun swasta g. Uang denda keterlambatan h. Dan lain-lain
Universitas Sumatera Utara
4. Pembinaan dan Pengembangan Koleksi
Perpustakaan memiliki fungsi sebagai lembaga pelayanan informasi (information service) bertindak sebagai penghubung antara dua dunia, yaitu masyarakat sebagai pengguna dan sumber-sumber informasi, baik cetak maupun non cetak. Oleh karena itu setiap bahan pustaka atau informasi yang dibutuhkan oleh pengguna sedapat mungkin harus disediakan oleh perpustakaan. Disamping itu perpustakaan harus mampu menjamin bahwa setiap informasi atau koleksi yang berbentuk apapun mudah diakses oleh semua masyarakat yang memerlukan.
Agar informasi atau bahan pustaka di perpustakaan dapat dimanfaatkan atau diketemukan kembali dengan mudah, maka dibutuhkan system pengelolaan dengan baik dan sistematis yang biasa disebut dengan kegiatan pengolahan (processing of library materials) atau pelayanan teknis (technical service). Kegiatan pengolahan bahan pustaka di perpustakaan biasanya mencakup beberapa kegiatan : Pembinaan dan pengembangan koleksi, Inventarisasi, Katalogisasi, Klasifikasi, dan Kelengkapan fisik buku.
4.1 Kebijakan pengembangan Koleksi
Kebijakan pengembangan koleksi yaitu proses memastikan bahwa kebutuhan informasi dari para pengguna jasa perpustakaan akan terpenuhi secara tepat waktu dan tepat guna dengan memanfaatkan sumber-sumber informasi yang dihimpun oleh perpustakaan.
4.2 Seleksi Bahan Pustaka
Seleksi dapat diartikan secara umum sebagai tindakan, cara atau proses memilik. Dalam hubungannya dengan pengembangan koleksi bahan pustaka dimaksudkan bahwa kegiatan mengidentifikasi rekaman informasi yang akan ditambahkan pada koleksi yang sudah ada diperpustakaan.
Dalam seleksi bahan pustaka yang perlu diperhatikan seperti; 1) tujuan, cakupan dan kelempok pembaca; 2) Tingkat koleksi; 3) otoritas dan kredibilitas pengarang; 4) harga; 5) Kemutahiran; 6) penyajian fisik buku; 7) Struktur dan metode penyajian; indek dan abstrak.
Universitas Sumatera Utara
4.3 Sumber-sumber seleksi (alat bantu seleksi)
Sumber-sumber seleksi bahan pustaka atau alat bantu dalam menyelsi bahan pustaka yang akan diadakan oleh perpustakaan antara lain : Katalog penerbit, bibliografi, tokoh buku serta judul-judul buku yang diambil di internet dan sebagainya.
4.4 Pengadaan bahan pustaka Pengadaan bahan pustaka adalah merupakan proses pembelian bahan pustaka yang dibutuhkan oleh perpustakaan yang biasanya berdasarkan kebutuhan para pengguna jasa perpustakaan.
4.5 Invetarisasi
Inventarisasi adalah merupakan pencatatan bahan pustaka baik yang didapat dari pembelian, hadiah, wakaf, tukar menukar kedalam buku induk.
Tujuan infentarisasi adalah : 1) mempermudah pustakawan dalam pengadaan bahan pustaka berikutnya, 2) memudahkan pustakawan untuk mengawasi terhadap koleksi yang dimiliki, 3) memudahkan pustakawan dalam pelaporan tahunan tentang jumlah koleksi yang dimiliki.
4.6 Pemberian Stempel perpustakaan.
Pemberian stempel perpustakaan bertujuan untuk memberikan identitas tentang koleksi bahan pustaka yang dimilki oleh perpustakaan. Dalam pemberian stempel ini terdiri dari stempel hak milik dan stempel inventarisasi yang letaknya sesuai dengan standar perpustakaan.
4.7 Katalogisasi
Proses katalogisasi merupakan pembuatan identitas atau data bibliografi bahan pustaka dengan tujuan mempermudah pengguna jasa perpustakaan untuk temu kembali informasi bahan pustaka. Data bibliografi tersebut biasanya terdiri dari, pengarang, pengarang tambahan, judul, anak judul, judul seragam, penerbit, tempat terbit, edisi, tahun
Universitas Sumatera Utara
terbit,bibliografi, jumlah halam dll. Catalog ini pada umumnya terbagi atas catalog judul, pengarang dan subyek.
Tujuan katalogisasi menurut Carles Ammi Cutter (dalam Qalyubi, 2007) bahwa tujuan catalog perpustakaan adalah :
1. Memberikan kemungkinan seseorang menemukan sebuah buku yanh diketahui berdasarkan pengarang, judul buku dan subyeknya.
2. Menunjukan buku yang dimilki perpustakaan dari pegarang tertentu, berdasarkan subyek tertentu, dan dalam literatur tertentu.
3. Membantu dalam pemilihan buku berdasarkan edisinya atau berdasarkan karakternya.
4.8 Pemasangan kelengkapan bahan pustaka
Pemasangan kelengkapan , bahan pustaka adalah pekerjaan pemasangan beberapa identitas buku seperti : label buku, lembaran tanggal kembali, kartu buku, kantong buku,
4.9 Klasifikasi
Kalsifikasi merupakan pengelompokan disiplin ilmu berdasarkan sistim tertentu. Dalam mengelompokkan ilmu pengetahuan menurut Qalyuby, 2007, h.165 bahwa pengelompokan koleksi perpustakaan terdiri dari:
1. Pengelompokan /klasifikasi artificial yang artinya sistim pengelompokan koleksi berdasarkan ukuran, warna, ataupun data fisik lainnya.
2. Pengelompokan/kalsifikasi fundamental artinya pengelompokan berdasarkan subyek tertentu.
Dengan adanya perkembangan klasifikasi pada dasarnya yang paling banyak digunakan diperpustakaan-perpustakaan di Indonesia sekarang ini adalah adanya pembagian disiplin ilmu berdasarkan subyek tertentu, didukung dengan adanya petunjuk klasifikasi yang dibuat oleh Deway yaitu Deway Desimal Classifikation (DDC) dimana Deway membagi disiplin ilmu pengetahuan menjadi 10 disimpil ilmu antara lain :
Universitas Sumatera Utara
000 Karya Umum 100 Filsafat 200 Agama 300 Ilmu Sosial 400 Bahasa 500 Ilmu Murni 600 Ilmu Tarapan 700 Seni, olahraga 800 Kesusastraan 900 Sejarah dan geografi. 4.10 Penginputan kedalam Data Base Penginputan adalah salah satu proses pemasukan data bibliografi bahan pustaka kedalam computer. Tujuannya adalah untuk membuat suatu pangkalan data bahan pustaka di perpustakaan dalam suatu server sehingga lebih mudah untuk dikoneksikan terhadap suatu jaringan apakah dalam bentuk LAN, WAN, atau ke Internet. 4.11 Scenning Scenning dilakukan dalam rangka mengalihmediakan bahan pustaka kedalam bentuk elektronik baik ke dalam data base maupun kedalam bentuk CD atau bentuk elektronik yang lainnya. Tujuan pengalihan adalah untuk memudahkan pengguna jasa perpustakaan dalam menelusuri bahan pustaka, termasuk untuk mengawetkan bahan pustaka.
Universitas Sumatera Utara
5. Layanan Perpustakaan
Layanan pada dasarnya adalah orang yang memberikan atau mengurus apa yang diperlukan oleh orang lain baik berupa barang atau jasa kepada pengguna jasa perpustakaan yang membutuhkan suatu informasi. Layanan perpustakaan digital adalah pelayanan yang berorientasi pada pelayanan yang menggunakan computer, sehingga semua aktivitas yang berada didalam instansi atau organisasi tersebut diarahkan dengan menggunakan teknologi computer. Seperti yang dikemukakan oleh Gronroos (dalam Ratminto dan Winarsih, 2006:2) mendefenisikan pelayanan adalah suatu aktivitas atau serangkaian aktivitas yang bersifat tidak kasat mata(tidak dapat diraba) yang terjadi akibat adanya interaksi antara konsumen dengan karyawan atau hal-hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi pelayanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan konsumen/pelanggan.
Dalam menyelenggarakan manajemen pelayanan dengan baik harus kita memperhatikan prinsip-prinsip manajemen pelayanan seperti :
1. Identifikasi kebutuhan konsumen yang sesungguhnya. 2. Sediakan pelayanan terpada (one stop shop) 3. Membuat system yang mendukung konsumen 4. Mengusahakan agar semua staf atau karyawan bertanggung jawab atas kualitas pelayanan 5. Melayani keluhan konsumen dengan baik 6. Terus berinovasi 7. Karyawan sama pentingnya dengan konsumen 8. Bersikap tegas tapir amah terhadap konsumen 9. Jalin komunikasi dan interaktif khusu kepada pelanggan 10. Selalu mengontrol kualitas.
Pelayanan diperpustakaan yang sudah mulai berorientasi pada komputerisasi walaupun masih memilki kendalah dan hambatan-hambatan tetapi itulah yang menjadi tantangan bagi pengelolah perpustakaan. Untuk itu diharapakan layanan perpustakaan harus memberikan pelayanan prima, yaitu suatu sikap atau cara pustakawan dalam melayani pengguna jasa perpustakaan dengan prinsip people based service ( layanan yang berbasis
Universitas Sumatera Utara
pengguna ) dan Service excellence (Layanan unggulan). Antara kedua prinsip tersebut diatas pada dasarnya mengandung lima unsur pokok antara lain : 1) kecepatan; 2) ketepatan; 3)kebenaran; 4)keramahan; dan 5) kenyamanan/keamanan. Namun demikian terlaksananya layanan seperti yang diaharapkan diatas tercapai apabila semua unsur mendukungnya mulai dari puncak pimpinan sampai pada staf perpustakaan serta didukung dengan manajemen yang mantap. Selain hal tersebut diatas perlu juga melihat kualitas jasa layanan seperti :reliabilytas, responsiveness, assurance, empaty dan tangibles.
Pelayanan yang dilakukan terdiri dari, pelayanan sirkulsi, referensi, koleksi langkah, layanan koleksi deposit, layanan pemeliharan bahan pustaka dan layanan otomasi perpustakaan. Dari masing-masing layanan tersebut dapat kita uraikan sebagai berikut :
5.1 Layanan sirkulasi
Layanan sirkulasi adalah layanan dimana pengguna jasa perpustakaan akan menerima pelayanan dari pengelolah perpustakaan. Pelayanan sirkulasi memiliki kegiatan-kegiatan antara lai : Mengadakan pendaftaran anggota baru, Peminjaman,Pengembalian, Pemugutan denda,penaglian, Pemugutan denda,penagihan, pembuatan statistic serta hubungan dengan masyarakat.
5.2 Layanan referensi
Layanan referensi adalah merupakan salah satu layanan perpustakaan dimana berhubungan langsung dengan pengguna jasa perpustakaan. Dalam layanan referensi ini kebanyakan petugas menerima pertanyaan-pertanyaan dari pengguna jasa perpustakaan. Koleksi-koleksi referensi seperti : Ensiklopedia,Kamus,Buku Tahunan/almanak, Bukua petunjuk, buku pegangan/buku pedoman, bibliografi, indeks, abstarak, peta, penerbitan pemerintah, sumber biografi dan sumber-sumber ilmu buni lainnya.
Universitas Sumatera Utara
5.3 Layanan Koleksi Langkah Layanan koleksi langka adalah layanan terhadap pengguna jasa perpustakaan terhadap koleksi-koleksi yang ada diperpustakaan termasuk buku-buku tua, yang kadang berbahasa asing. 5.4 Layanan Koleksi Deposit Layanan Koleksi deposit adalah layanan terhadap pengguna jasa perpustakaan terhadap koleksi-koleksi khusus terbitan daerah Sulawesi selatan. 5.5 Layanan Pelsetarian Bahan Pustaka Layanan pelestaraian bahan pustaka diperuntukan bagi pengguan jasa perpustakaan yang membutuhkan informasi mengenai bagaimana cara merawat dan memperbaiki bahan pustaka yang rusak termasuk didalamnya bagaimana menjilid surat kabar dan majalah. 5.6 Layanan Otomasi perpustakaan Layanan otomasi perpustakaan dimana layanan ini memberikan pelayanan kepada pengguna jasa perpustakaan bagaimana menggunakan computer dalam menelusuri koleksi bahan pustaka, pengalih median bahan pustaka serta pelayanan internet. 6. Hambatan Dalam pengelolaan perpustakaan sampai kepada pelayanan terhadap pengguna jasa perpustakaan masih mengalami hambatan-hambatan yang perlu penyelesaian seperti : 6.1 Dana Dana sampai sekarang dana untuk pengembangan perpustakaan masih sangat minim sehingga kebutuhan untuk meningkatkan layanan kepada pengguna jasa perpustakaan masih tidak seimbang.
Universitas Sumatera Utara
6.2 Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia di lingkungan perpustakaan masih kurang hususnya mengenai teknilogi informasi sehingga dengan mengikuti perkembangan selalu ketinggalan selain itu sumber daya manusia diperpustakaan belum berorientasi pada pelayanan public masih bersifat structural. 6.3 Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana untuk mendukung teknologi informasi masih minim sehingga pelaksanaan tugas kadang tidak optimal karena sarananya minim. 6.4 Pejabat atau Pimpinan Perpustakaan Pejabat atau pimpinan perpustakaan kadang juga jadi kendala karena yang diangkat menjadi pimpinan di perpustakaan tidak mengerti perpustakaan. 6.5 Pengguna Perpustakaan Pengguna perpustakaan masih belum memiliki rasa memiliki sehingga di perpustakaan kadang terjadi pengrusakan koleksi bahan pustaka atau sarana informasi yang lainnya.
6. Penutup Demikian makalah yang dapat kami sampaikan, karena keterbatasan pengetahuan kami,
sehingga makalah ini masih sangat kurang dari kesempurnaan, untuk itu kritik dan saran sangat kami harapkan dari berbagai pihak yang membaca makalah ini, untuk perbaikan dimasa-masa mendatang. Walaupun makalah ini masih sangat kurang dari kesempurnaan, harapan kami semoga bermanfaat bagi para pembaca.
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR PUSTAKA Arief, Ikhwan,. 2004. Konsep dan Perancang dalam Otomasi Perpustakaan Fahmi, Ismail. 2004. Inovasi Jaringan Perpustakaan Digital. Makalah Seminar Perpustakaan
dan Informasi Universitas Muhammadiyah Malang 4 Oktober 2004. Hasibuan, Zainal A. 2005. Pengembangan Perpustakaan Digital. Makalah Pelatihan Pengelola
Perpustakaan, Bogor, 17-18 Mei 2005. Herman S, Rachman., 2006. Etiak kepustakawanan : Suatu pendekatan Terhadap Profesi dan
Etika Pustakawan Indonesia, Jakarta : Sagung Seto Kartajaya, Hermawan., 2005. MarkPlus on Strategy : 12 Tahun Perjalanan MarkPlus & Co
Membagun Strategi Perusahaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama. Qalyubi, Syihabuddin, dkk. 2007. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Yogyakarta :
Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab UIN Yogyakarta. Ratminto dkk. 2006. Manajemen Pelayanan : Pengembangan Model Konseptual, Penerapan
Citizen’s Carter dan Standar Pelayanan Minimal, Yogyakarat : Pustaka Pelajar. Sudarsono, Blasius. 2006. Antologi Kepustakawanan Indonesia, Jakarta : Pengurus Pusat Ikatan
Pustakawan Indonesia kerjasama dengan Sugeng Seto.
Universitas Sumatera Utara