Manajemen dan Manajemen Perpustakaan sekolah
Nama : Featmawat
Kelas : A
NIM : 13040111120003
Subyek : manajemen perpustakaan
Manajemen
Pengertian Manajemen
Secara etimologi Kata manajemen berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti
"mengendalikan," terutama dalam konteks mengendalikan kuda, yang berasal dari bahasa latin manus
yang berarti "tangan" lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang
memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.
Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti "seni
melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara
universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan
pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan
mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.Ricky W. Griffin mendefinisikan
manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa
tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada
dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Sementara itu, ahli manajemen yang menekankan pada fungsi manajemen , anatar lain adalah
George Terry yang menyatakan bahwa management is a distinc process consisting of palnning ,
organizing, actuating and controlling, performed to determine and accomplish stated objectives by the
use of human being ang other resource . Pendapat ini juga didukung oleh Don Hele roegel , James A.I
Stones dan Daniel C. Mosky.
Sedangkan pengertian manajemen itu sendiri dalam penerapanya di perpustakaan , Bryson
(1990; 4) menyatakan bahwa manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan
adanya pemanfaatan sumberdaya manusia , informasi, sistem dan sumber dana dengan tetap
memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian.
Ada 6 macam teori manajamen diantaranya:
1. Aliran klasik: Aliran ini mendefinisikan manajemen sesuai dengan fungsi-fungsi
manajemennya. Perhatian dan kemampuan manajemen dibutuhkan pada penerapan fungsifungsi tersebut.
2. Aliran perilaku: Aliran ini sering disebut juga aliran manajemen hubungan manusia. Aliran ini
memusatkan kajiannya pada aspek manusia dan perlunya manajemen memahami manusia.
3. Aliran manajemen Ilmiah: aliran ini menggunakan matematika dan ilmu statistika untuk
mengembangkan teorinya. Menurut aliran ini, pendekatan kuantitatif merupakan sarana utama
dan sangat berguna untuk menjelaskan masalah manajemen.
4. Aliran analisis sistem: Aliran ini memfokuskan pemikiran pada masalah yang berhubungan
dengan bidang lain untuk mengembangkan teorinya.
5. Aliran manajemen berdasarkan hasil: Aliran manajemen berdasarkan hasil diperkenalkan
pertama kali oleh Peter Drucker pada awal 1950-an. Aliran ini memfokuskan pada pemikiran
hasil-hasil yang dicapai bukannya pada interaksi kegiatan karyawan.
6. Aliran manajemen mutu: Aliran manajemen mutu memfokuskan pemikiran pada usaha-usaha
untuk mencapai kepuasan pelanggan atau konsumen.
Fungsi manajemen
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam
proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk
mencapai tujuan Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis
bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen,
yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini,
kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga, yaitu:
1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang
dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan
cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif
sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan
dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses
terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak
dapat berjalan.
2. (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatankegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan
pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang telah
dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa
yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut
dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, dan pada tingkatan mana
keputusan harus diambil.
3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota
kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.
Sarana manajemen
a) Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen,
faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia
pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses
kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen
timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.
b) Money atau Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan
alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang
yang beredar dalamperusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting
untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini
akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga
kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari
suatu organisasi.
c) Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha
untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus
dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia
tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.
d) Machine atau mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan
yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.
e) Metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah
metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan
memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang
tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun
metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai
pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam
f)
manajemen tetap manusianya sendiri.
Market atau pasar adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan (memasarkan)
produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang
diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak
akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan dalam arti menyebarkan hasil produksi
merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas
dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan)
konsumen.
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
1. Pengertian
Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik,
agar arah kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga
diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan
agar berjalan dengan baik adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan
dalam berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh
seluruh elemen dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu dalam proses manajemen
diperlukan adanya proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),
kepemimpinan (leadership), dan pengendalian (controlling). Di samping itu, manajemen juga
dimaksudkan agar elemen yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan
pekerjaannya dengan baik dan benar.
Manajemen adalah merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan,
usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai
tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Stoner). Oleh karena itu, apabila proses dan sistem
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan tidaka baik, maka proses manajemen
secara keseluruhan tidak lancer, dan proses pencapaian tujuan akan terganggu dan mengalami
kegagalan.
Daniel Wren membagi evolusi pemikiran manajemen dalam empat fase, yaitu pemikiran
awal, era manajemen sains, era manusia sosial, dan era moderen
Pemikiran awal manajemen
Sebelum abad ke-20, terjadi dua peristiwa penting dalam ilmu manajemen. Peristiwa pertama terjadi
pada tahun1776, ketika Adam Smith menerbitkan sebuah doktrin ekonomi klasik, The Wealth of
Nation. Dalam bukunya itu, ia mengemukakan keunggulan ekonomis yang akan diperoleh organisasi
dari pembagian kerja (division of labor), yaitu perincian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang spesifik
dan berulang. Dengan menggunakan industri pabrik peniti sebagai contoh, Smith mengatakan bahwa
dengan sepuluh orang—masing-masing melakukan pekerjaan khusus—perusahaan peniti dapat
menghasilkan kurang lebih 48.000 peniti dalam sehari. Akan tetapi, jika setiap orang bekerja sendiri
menyelesaikan tiap-tiap bagian pekerjaan, sudah sangat hebat bila mereka mampu menghasilkan
sepuluh peniti sehari. Smith menyimpulkan bahwa pembagian kerja dapat meningkatkan produktivitas
dengan (1) meningkatnya keterampilan dan kecekatan tiap-tiap pekerja, (2) menghemat waktu yang
terbuang dalam pergantian tugas, dan (3) menciptakan mesin dan penemuan lain yang dapat
menghemat tenaga kerja.
Peristiwa penting kedua yang memengaruhi perkembangan ilmu manajemen adalah Revolusi Industri
di Inggris. Revolusi Industri menandai dimulainya penggunaan mesin, menggantikan tenaga manusia,
yang berakibat pada pindahnya kegiatan produksi dari rumah-rumah menuju tempat khusus yang
disebut "pabrik." Perpindahan ini mengakibatkan manajer-manajer ketika itu membutuhkan teori yang
dapat membantu mereka meramalkan permintaan, memastikan cukupnya persediaan bahan baku,
memberikan tugas kepada bawahan, mengarahkan kegiatan sehari-hari, dan lain-lain, sehingga ilmu
manajamen mulai dikembangkan oleh para ahli.
Era manajemen ilmiah
Era ini ditandai dengan berkembangan perkembangan ilmu manajemen dari kalangan insinyur—
seperti Henry Towne, Frederick Winslow Taylor, Frederick A. Halsey, dan Harrington Emerson[9]
Manajemen ilmiah dipopulerkan oleh Frederick Winslow Taylor dalam bukunya, Principles of
Scientific Management, pada tahun 1911. Taylor mendeskripsikan manajemen ilmiah sebagai
"penggunaan metode ilmiah untuk menentukan cara terbaik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan."
Beberapa penulis seperti Stephen Robbins menganggap tahun terbitnya buku ini sebagai tahun lahirya
teori manajemen moderen.[2]
Perkembangan manajemen ilmiah juga didorong oleh munculnya pemikiran baru dari Henry Gantt
dan keluarga Gilberth. Henry Gantt. yang pernah bekerja bersama Taylor di Midvale Steel Compan,
menggagas ide bahwa seharusnya seorang mandor mampu memberi pendidikan kepada karyawannya
untuk bersifat rajin (industrious ) dan kooperatif. Ia juga mendesain sebuah grafik untuk membantu
manajemen yang disebut sebagai Gantt chart yang digunakan untuk merancang dan mengontrol
pekerjaan. Sementara itu, pasangan suami-istri Frank dan Lillian Gilbreth berhasil menciptakan
micromotion, sebuah alat yang dapat mencatat setiap gerakan yang dilakukan oleh pekerja dan
lamanya waktu yang dihabiskan untuk melakukan setiap gerakan tersebut. Alat ini digunakan untuk
menciptakan sistem produksi yang lebih efesien.[9]
Era ini juga ditandai dengan hadirnya teori administratif, yaitu teori mengenai apa yang seharusnya
dilakukan oleh para manajer dan bagaimana cara membentuk praktik manajemen yang baik. [9] Pada
awal abad ke-20, seorang industriawan Perancis bernama Henri Fayol mengajukan gagasan lima
fungsi utama manajemen: merancang, mengorganisasi, memerintah, mengoordinasi, dan
mengendalikan.[10] Gagasan Fayol itu kemudian mulai digunakan sebagai kerangka kerja buku ajar
ilmu manajemen pada pertengahan tahun 1950, dan terus berlangsung hingga sekarang.[2] Selain itu,
Henry Fayol juga mengagas 14 prinsip manajemen yang merupakan dasar-dasar dan nilai yang
menjadi inti dari keberhasilan sebuah manajemen.
Sumbangan penting lainnya datang dari ahli sosilogi Jerman Max Weber. Weber menggambarkan
suatu tipe ideal organisasi yang disebut sebagai birokrasi—bentuk organisasi yang dicirikan oleh
pembagian kerja, hierarki yang didefinisikan dengan jelas, peraturan dan ketetapan yang rinci, dan
sejumlah hubungan yang impersonal. Namun, Weber menyadari bahwa bentuk "birokrasi yang ideal"
itu tidak ada dalam realita. Dia menggambarkan tipe organisasi tersebut dengan maksud
menjadikannya sebagai landasan untuk berteori tentang bagaimana pekerjaan dapat dilakukan dalam
kelompok besar. Teorinya tersebut menjadi contoh desain struktural bagi banyak organisasi besar
sekarang ini.[2]
Perkembangan selanjutnya terjadi pada tahun 1940-an ketika Patrick Blackett melahirkan ilmu riset
operasi, yang merupakan kombinasi dari teori statistika dengan teori mikroekonomi. Riset operasi,
sering dikenal dengan "manajemen sains", mencoba pendekatan sains untuk menyelesaikan masalah
dalam manajemen, khususnya di bidang logistik dan operasi. Pada tahun 1946, Peter F. Drucker—
sering disebut sebagai Bapak Ilmu Manajemen—menerbitkan salah satu buku paling awal tentang
manajemen terapan: "Konsep Korporasi" (Concept of the Corporation). Buku ini muncul atas ide
Alfred Sloan (chairman dari General Motors) yang menugaskan penelitian tentang organisasi.[11]
Era manusia sosial
Era manusia sosial ditandai dengan lahirnya mahzab perilaku (behavioral school) dalam pemikiran
manajemen di akhir era manajemen sains. Mahzab perilaku tidak mendapatkan pengakuan luas
sampai tahun 1930-an. Katalis utama dari kelahiran mahzab perilaku adalah serangkaian studi
penelitian yang dikenal sebagai eksperimen Hawthrone.
Eksperimen Hawthrone dilakukan pada tahun 1920-an hingga 1930-an di Pabrik Hawthrone milik
Western Electric Company Works di Cicero, Illenois.[2]. Kajian ini awalnya bertujuan mempelajari
pengaruh berbagai macam tingkat penerangan lampu terhadap produktivitas kerja. Hasil kajian
mengindikasikan bahwa ternyata insentif seperti jabatan, lama jam kerja, periode istirahat, maupun
upah lebih sedikit pengaruhnya terhadap output pekerja dibandingkan dengan tekanan kelompok,
penerimaan kelompok, serta rasa aman yang menyertainya. Peneliti menyimpulkan bahwa normanorma sosial atau standar kelompok merupakan penentu utama perilaku kerja individu. [9]
Kontribusi lainnya datang dari Mary Parker Follet. Follett (1868–1933) yang mendapatkan
pendidikan di bidang filosofi dan ilmu politik menjadi terkenal setelah menerbitkan buku berjudul
Creative Experience pada tahun 1924.[9] Follet mengajukan suatu filosifi bisnis yang mengutamakan
integrasi sebagai cara untuk mengurangi konflik tanpa kompromi atau dominasi. Follet juga percaya
bahwa tugas seorang pemimpin adalah untuk menentukan tujuan organisasi dan mengintegrasikannya
dengan tujuan individu dan tujuan kelompok. Dengan kata lain, ia berpikir bahwa organisasi harus
didasarkan pada etika kelompok daripada individualisme. Dengan demikian, manajer dan karyawan
seharusnya memandang diri mereka sebagai mitra, bukan lawan.
Pada tahun 1938, Chester Barnard (1886–1961) menulis buku berjudul The Functions of the
Executive yang menggambarkan sebuah teori organisasi dalam rangka untuk merangsang orang lain
memeriksa sifat sistem koperasi. Melihat perbedaan antara motif pribadi dan organisasi, Barnard
menjelaskan dikotonomi "efektif-efisien". Menurut Barnard, efektivitas berkaitan dengan pencapaian
tujuan, dan efisiensi adalah sejauh mana motif-motif individu dapat terpuaskan. Dia memandang
organisasi formal sebagai sistem terpadu yang menjadikan kerjasama, tujuan bersama, dan
komunikasi sebagai elemen universal, sementara itu pada organisasi informal, komunikasi,
kekompakan, dan pemeliharaan perasaan harga diri lebih diutamakan. Barnard juga mengembangkan
teori "penerimaan otoritas" yang didasarkan pada gagasan bahwa atasan hanya memiliki kewenangan
jika bawahan menerima otoritasnya.
Era moderen
Era moderen ditandai dengan hadirnya konsep manajemen kualitas total (total quality management—
TQM) di abad ke-20 yang diperkenalkan oleh beberapa guru manajemen, yang paling terkenal di
antaranya W. Edwards Deming (1900–1993) and Joseph Juran (lahir 1904).
Deming, orang Amerika, dianggap sebagai Bapak Kontrol Kualitas di Jepang.[9] Deming berpendapat
bahwa kebanyakan permasalahan dalam kualitas bukan berasal dari kesalahan pekerja, melainkan
sistemnya. Ia menekankan pentingnya meningatkan kualitas dengan mengajukan teori lima langkah
reaksi berantai. Ia berpendapat bila kualitas dapat ditingkatkan, (1) biaya akan berkurang karena
berkurangnya biaya perbaikan, sedikitnya kesalahan, minimnya penundaan, dan pemanfaatan yang
lebih baik atas waktu dan material; (2) produktivitas meningkat; (3) pangsa pasar meningkat karena
peningkatan kualitas dan penurunan harga; (4) profitabilitas perusahaan peningkat sehingga dapat
bertahan dalam bisnis; (5) jumlah pekerjaan meningkat. Deming mengembangkan 14 poin rencana
untuk meringkas pengajarannya tentang peningkatan kualitas.
Kontribusi kedua datang dari Joseph Juran.[9] Ia menyatakan bahwa 80 persen cacat disebabkan karena
faktor-faktor yang sebenarnya dapat dikontrol oleh manajemen. Dari teorinya, ia mengembangkan
trilogi manajemen yang memasukkan perencanaan, kontrol, dan peningkatan kualitas. Juran
mengusulkan manajemen untuk memilih satu area yang mengalami kontrol kualitas yang buruk. Area
tersebut kemudian dianalisis, kemudian dibuat solusi dan diimplementasikan.
Dalam penerapannya di perpustakaan , Bryson (1990) menyatakan bahwa manajemen
perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan memanfaatkan sumber daya manusia,
informasi, sistem dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan
keahlian. Dari pengertian ini, ditekankan bahwa untuk mencapai tujuan, diperlukan sumber daya
manusia, dan sumber-sumber nanmanusia yang berupa sumber dana, teknik atau sistem, fisik,
perlengkapan, informasi, ide atau gagasan, dan teknologi. Elemen-elemen tersebut dikelola melalui
proses manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian,
yang diharapkan mampu mengahsilkan produk berupa barang atau jasa yang dapat dimanfaatkan oleh
masyarakat pengguna.
2. Struktur Organisasi Perpustakaan
Struktur organisasi merupakan mekanisme formal dalam pengelolaan organisasi, yang
didalamnya terdapat pembagian tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang berbeda-beda. Oleh
karena itu struktur organisasi yang baik akan mencakup unsure-unsur spesialisasi kerja, strukturisasi,
sentralisasi, dan koordinasi.
Perpustakaan sebagai lembaga informasi dalam menyusun struktur organisasinya mencakup
beberapa elemen antar lain : unsur pimpinan, unsur administrasi, unsur layanan, yang masing-masing
mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda namun mempunyai hubungan yang erat satu sama lain
(satu komando).
1. Anggaran
Anggaran perpustakaan bersumber dari :
a. Anggaran dari lembaga induk
b. Anggaran DIP (daftar isian proyek) dari pemerintah pusat
c. Anggaran dari sponsor atau hibah bersaing
d. Uang iuran dari anggota
e. Penghasilan dari jasa informasi
f. Sumbangan dari pemerintah maupun swasta
g. Uang denda keterlambatan, dll.
2. Pengolahan bahan pustaka
Pembinaan dan Pengembangan Koleksi
Pengembangan koleksi merupakan kegiatan yang bertujuan mempertemukan kebutuhan
pemakai informasi yang dibutuhkan , dalam lingkungan perpustakaan mencakup kegiatan :
penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, pemilihan koleksi, pengadaan koleksi, penyiangan
koleksi, serta evaluasi pendayagunaan koleksi.
Inventarisasi
Bahan pustaka yang telah dimiliki oleh perpustakaan, baik yang diperoleh dengan cara
pembelian, hadiah, hibah, tukar menukar atau pinjam meminjam, harus dicatat ke dalam buku induk
atau buku inventarisasi perpustakaan, hal ini dimaksudkan untuk memudahkan dalam menyusun
laporan mengenai perkembangan koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Adapun kegiatan
inventarisasi ini mencakup memasukkan ke buku induk, dan memberikan stempel kepemilikan (hak
milik).
Katalogisasi
Perpustakaan sebagai suatu system informasi berfungsi menyimpan pengetahuan dalam
berbagai bentuk serta pengaturannya sedemikian rupa, sehingga informasi yang diperlukan dapat
diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk itu informasi yang ada diperpustakaan perlu
diproses dengan system katalogisasi.
Adapun system katalogisasi yang dikembangkan mengalami berbagai tahapan penyeragaman
peraturan katalogisasi. perkembangan terakhir yang sampai sekarang masing digunakan untuk
pedoman katalogisasi secara internasional adalah : AACR
Klasifikasi
Koleksi perpustakaan akan tampak rapi dan mudah diketemukan apabila dikelompokkan
menurut sistem tertentu, pengelompokan dapat berdasarkan pada jenis, ukuran (tinggi, pendek, besar,
dan kecil), warna, abjad judul, abjad pengarang (klasifikasi artificial) dan bisa juga menggunakan
sistem pengelompokan berdasarkan subyek. Sebagian besar perpustakaan dalam mengelompokkan
bahan pustakanya menggunakan system klasifikasi fundamental, dimana dengan istem ini koleksi
akan mengelompok sesuai dengan disiplin ilmu pengetahuan, dan dengan system ini akan
memudahkan penemuan kembali bahan pustaka yang dibutuhkan.
Adapun system klasifikasi yang digunakan oleh perpustakaan pada umumnya adalah DDC (Dewey
Decimal Classification) dan UDC (Universal Decimal Classification).
Kelengkapan Fisik Buku
Bahan pustaka yang telah melalui proses invertarisasi, katalogisasi dan klasifikasi, langkah
selanjutnya perlu dibuatkan perlengkapan fisik buku, hal ini dimaksudkan agar bahan pustaka yang
disajikan dapat ditata di rak sedemikian rupa, sehingga dapat dimanfaatkan dengan mudah dan baik.
Adapun jenis perlengkapan fisik buku antara lain : 1). Label Buku , ditempel di punggung buku
bagian bawah, dengan ukuran 3 cm x 4 cm ; 2). Lembar Tanggal Kembali (date due slip), ditempel
pada halaman terakhir ; 3). Kartu Buku, diletakkan pada halaman terakhir atau bagian dalam sampul
buku ; 4). Kantong Kartu Buku, ditempel dibagian akhir halaman buku untuk menempatkan kartu
buku.
3. Pelayanan Pemakai
Pelayanan pemakai merupakan kegiatan memberikan layanan informasi kepada pengguna
perpustakaan dengan menggunakan prinsip-prinsip dasar sebagai berikut :
a. Pelayanan bersifat Universal, layanan tidak hanya diberikan kepada individu-individu tertentu,
tetapi diberikan kepada pengguna secara umum.
b. Pelayanan berorientasi pada pengguna, dalam arti untuk kepentingan para pengguna, bukan
kepentingan pengelola.
c. Menggunakan disiplin, untuk menjamin keamanan dan kenyamanan dalam memanfaatkan
perpustakaan.
d. System yang dikembangkan mudah, cepat, dan tepat.
Sedangkan jenis Pelayanan Pemakai meliputi berbagai kegiatan, yang antara lain :
Pelayanan Penelusuran Informasi dan Penyebarluasan Informasi
A. Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan
lansung dengan pengguna perpustakaan. Aktivitas bagian sirkulasi menyangkut masalah citra
perpustakaan , baik tidaknya perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana pelayanan sirkulasi
diberikan kepada pemakai. Kegiatan sirkulasi sering dianggap sebagai ujung tombak atau tolok ukur
keberhasilan perpustakaan, karena bagian ini rutinitas kegiatannya berhubungan dengan pemakai.
Jenis pekerjaan bagian Pelayanan Sirkulasi sebagai berikut :
Pendaftaran anggota,Peminjaman,Pengembalian,Perpanjangan,Penagihan,Pemungutan denda,
Pemberian Sanksi, Statistik, Bebas Perpustakaan
Peraturan Perpustakaan
Sistem penyelenggaraan kegiatan layanan sirkulasi ada dua yaitu :
1. Sistem terbuka (Open Access), memungkinkan pengguna memilih dan mengambil koleksi di rak
secara bebas tanpa melalui petugas.
2. Sistem tertutup (Close Access), pengguna didalam memanfaatkan koleksi di rak harus melalui
petugas.
Jenis Koleksi yang di sirkulasikan: Koleksi umum , Kolekesi Referensi, Koleksi Cadangan, Koleksi
berkala/Majalah/Jurnal/Surak Kabar, Koleksi Penerbitan Pemerintah, Koleksi Audio Visual
B. Pelayanan Referensi
Pelayanan Referensi merupakan kegiatan layanan pemakai dengan cara memberikan informasi secara
langsung maupun tidak langsung kepada pengguna, dengan mengacu atau menunjuk kepada suatu
koleksi atau sumber infomasi yang ada dan dapat menjawab pertanyaan yang disampaikan oleh
pengguna perpustakaan.
Macam-macam Koleksi Referensi : Kamus, Ensiklopedi, Direktori, Indeks dan Abstrak, Sumber
Geogarfi, Biografi, Buku Tahunan (Year book), Buku Pegangan/pedoman ( Handbook), Bibliografi,
Terbitan Pemerintah (UU, PP)
C. Pelayanan Pendidikan Pemakai
Pelayanan Pendidikan Pemakai merupakan kegiatan layanan pemakai dengan cara memberikan
bimbingan kepada pemakai tentang bagaimana cara memanfaatkan fasilitas perpustakaan dengan baik
dan benar. Hal lain yang diharapkan dari pengelola perpustakaan adalah optimalisasi pemanfaatan
fasilitas dan layanan perpustakaan. Adapun bentuk dan cara menyampaikan pendidikan pemakai, ada
beberapa bentuk dan cara :
1. Ceramah Umum
2. Bimbingan kelompok
3. Brosur/leaflet/buku petunjuk
4. CD-interaktif
5. Tour de Library
Kemudian waktu pelaksanaan pendidikan pemakai, ada beberapa pilihan :
1. Periodik (terjadwal), setiap bulan, setiap semester, setiap tahun.
2. Insidental (spontanitas), disesuaikan dengan permintaan
D. Pelayanan Penelusuran Informasi atau Penyebarluasan Informasi
Pelayanan Penelusuran Informasi atau Penyebarluasan Informasi merupakan kegiatan
Pelayanan Pemakai dengan cara memberitahukan kepada khalayak perihal fasilitas atau berbagai
macam informasi yang dimiliki oleh perpustakaan. Dimaksudkan agar informasi atau fasilitas yang
ada si perpustakaan dapat diketahui oleh pengguna dan dimanfaatkan secara oftimal. Adapun media
yang dapat dijadikan alat penyebarluasan informasi antara lain : Daftar Tambahan Buku,Bibliografi,
Indeks dan Abstrak,Brosur/leaflet, Email, Website
Qalyubi,Syihabuddin dkk. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
Yogyakarta : IAIN Sunan
Kalijaga, 2003.
Basuki, Sulistyo. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia, 1991.
Lasa Hs. (dkk). Pengaruh Model Kepemimpinan dan Manajemen terhadap Kinerja Perpustakaan
Perguruan Tinggi. Berkala Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Vol. I, Nomor 2, 2004.
Sumber internet lainya.
Kelas : A
NIM : 13040111120003
Subyek : manajemen perpustakaan
Manajemen
Pengertian Manajemen
Secara etimologi Kata manajemen berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti
"mengendalikan," terutama dalam konteks mengendalikan kuda, yang berasal dari bahasa latin manus
yang berarti "tangan" lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang
memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.
Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti "seni
melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara
universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan
pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan
mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.Ricky W. Griffin mendefinisikan
manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa
tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada
dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Sementara itu, ahli manajemen yang menekankan pada fungsi manajemen , anatar lain adalah
George Terry yang menyatakan bahwa management is a distinc process consisting of palnning ,
organizing, actuating and controlling, performed to determine and accomplish stated objectives by the
use of human being ang other resource . Pendapat ini juga didukung oleh Don Hele roegel , James A.I
Stones dan Daniel C. Mosky.
Sedangkan pengertian manajemen itu sendiri dalam penerapanya di perpustakaan , Bryson
(1990; 4) menyatakan bahwa manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan
adanya pemanfaatan sumberdaya manusia , informasi, sistem dan sumber dana dengan tetap
memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian.
Ada 6 macam teori manajamen diantaranya:
1. Aliran klasik: Aliran ini mendefinisikan manajemen sesuai dengan fungsi-fungsi
manajemennya. Perhatian dan kemampuan manajemen dibutuhkan pada penerapan fungsifungsi tersebut.
2. Aliran perilaku: Aliran ini sering disebut juga aliran manajemen hubungan manusia. Aliran ini
memusatkan kajiannya pada aspek manusia dan perlunya manajemen memahami manusia.
3. Aliran manajemen Ilmiah: aliran ini menggunakan matematika dan ilmu statistika untuk
mengembangkan teorinya. Menurut aliran ini, pendekatan kuantitatif merupakan sarana utama
dan sangat berguna untuk menjelaskan masalah manajemen.
4. Aliran analisis sistem: Aliran ini memfokuskan pemikiran pada masalah yang berhubungan
dengan bidang lain untuk mengembangkan teorinya.
5. Aliran manajemen berdasarkan hasil: Aliran manajemen berdasarkan hasil diperkenalkan
pertama kali oleh Peter Drucker pada awal 1950-an. Aliran ini memfokuskan pada pemikiran
hasil-hasil yang dicapai bukannya pada interaksi kegiatan karyawan.
6. Aliran manajemen mutu: Aliran manajemen mutu memfokuskan pemikiran pada usaha-usaha
untuk mencapai kepuasan pelanggan atau konsumen.
Fungsi manajemen
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam
proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk
mencapai tujuan Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis
bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen,
yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini,
kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga, yaitu:
1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang
dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan
cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif
sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan
dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses
terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak
dapat berjalan.
2. (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatankegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan
pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang telah
dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa
yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut
dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, dan pada tingkatan mana
keputusan harus diambil.
3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota
kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.
Sarana manajemen
a) Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen,
faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia
pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses
kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen
timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.
b) Money atau Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan
alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang
yang beredar dalamperusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting
untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini
akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga
kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari
suatu organisasi.
c) Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha
untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus
dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia
tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.
d) Machine atau mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan
yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.
e) Metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah
metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan
memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang
tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun
metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai
pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam
f)
manajemen tetap manusianya sendiri.
Market atau pasar adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan (memasarkan)
produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang
diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak
akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan dalam arti menyebarkan hasil produksi
merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas
dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan)
konsumen.
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
1. Pengertian
Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik,
agar arah kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga
diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan
agar berjalan dengan baik adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan
dalam berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh
seluruh elemen dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu dalam proses manajemen
diperlukan adanya proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),
kepemimpinan (leadership), dan pengendalian (controlling). Di samping itu, manajemen juga
dimaksudkan agar elemen yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan
pekerjaannya dengan baik dan benar.
Manajemen adalah merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan,
usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai
tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Stoner). Oleh karena itu, apabila proses dan sistem
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan tidaka baik, maka proses manajemen
secara keseluruhan tidak lancer, dan proses pencapaian tujuan akan terganggu dan mengalami
kegagalan.
Daniel Wren membagi evolusi pemikiran manajemen dalam empat fase, yaitu pemikiran
awal, era manajemen sains, era manusia sosial, dan era moderen
Pemikiran awal manajemen
Sebelum abad ke-20, terjadi dua peristiwa penting dalam ilmu manajemen. Peristiwa pertama terjadi
pada tahun1776, ketika Adam Smith menerbitkan sebuah doktrin ekonomi klasik, The Wealth of
Nation. Dalam bukunya itu, ia mengemukakan keunggulan ekonomis yang akan diperoleh organisasi
dari pembagian kerja (division of labor), yaitu perincian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang spesifik
dan berulang. Dengan menggunakan industri pabrik peniti sebagai contoh, Smith mengatakan bahwa
dengan sepuluh orang—masing-masing melakukan pekerjaan khusus—perusahaan peniti dapat
menghasilkan kurang lebih 48.000 peniti dalam sehari. Akan tetapi, jika setiap orang bekerja sendiri
menyelesaikan tiap-tiap bagian pekerjaan, sudah sangat hebat bila mereka mampu menghasilkan
sepuluh peniti sehari. Smith menyimpulkan bahwa pembagian kerja dapat meningkatkan produktivitas
dengan (1) meningkatnya keterampilan dan kecekatan tiap-tiap pekerja, (2) menghemat waktu yang
terbuang dalam pergantian tugas, dan (3) menciptakan mesin dan penemuan lain yang dapat
menghemat tenaga kerja.
Peristiwa penting kedua yang memengaruhi perkembangan ilmu manajemen adalah Revolusi Industri
di Inggris. Revolusi Industri menandai dimulainya penggunaan mesin, menggantikan tenaga manusia,
yang berakibat pada pindahnya kegiatan produksi dari rumah-rumah menuju tempat khusus yang
disebut "pabrik." Perpindahan ini mengakibatkan manajer-manajer ketika itu membutuhkan teori yang
dapat membantu mereka meramalkan permintaan, memastikan cukupnya persediaan bahan baku,
memberikan tugas kepada bawahan, mengarahkan kegiatan sehari-hari, dan lain-lain, sehingga ilmu
manajamen mulai dikembangkan oleh para ahli.
Era manajemen ilmiah
Era ini ditandai dengan berkembangan perkembangan ilmu manajemen dari kalangan insinyur—
seperti Henry Towne, Frederick Winslow Taylor, Frederick A. Halsey, dan Harrington Emerson[9]
Manajemen ilmiah dipopulerkan oleh Frederick Winslow Taylor dalam bukunya, Principles of
Scientific Management, pada tahun 1911. Taylor mendeskripsikan manajemen ilmiah sebagai
"penggunaan metode ilmiah untuk menentukan cara terbaik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan."
Beberapa penulis seperti Stephen Robbins menganggap tahun terbitnya buku ini sebagai tahun lahirya
teori manajemen moderen.[2]
Perkembangan manajemen ilmiah juga didorong oleh munculnya pemikiran baru dari Henry Gantt
dan keluarga Gilberth. Henry Gantt. yang pernah bekerja bersama Taylor di Midvale Steel Compan,
menggagas ide bahwa seharusnya seorang mandor mampu memberi pendidikan kepada karyawannya
untuk bersifat rajin (industrious ) dan kooperatif. Ia juga mendesain sebuah grafik untuk membantu
manajemen yang disebut sebagai Gantt chart yang digunakan untuk merancang dan mengontrol
pekerjaan. Sementara itu, pasangan suami-istri Frank dan Lillian Gilbreth berhasil menciptakan
micromotion, sebuah alat yang dapat mencatat setiap gerakan yang dilakukan oleh pekerja dan
lamanya waktu yang dihabiskan untuk melakukan setiap gerakan tersebut. Alat ini digunakan untuk
menciptakan sistem produksi yang lebih efesien.[9]
Era ini juga ditandai dengan hadirnya teori administratif, yaitu teori mengenai apa yang seharusnya
dilakukan oleh para manajer dan bagaimana cara membentuk praktik manajemen yang baik. [9] Pada
awal abad ke-20, seorang industriawan Perancis bernama Henri Fayol mengajukan gagasan lima
fungsi utama manajemen: merancang, mengorganisasi, memerintah, mengoordinasi, dan
mengendalikan.[10] Gagasan Fayol itu kemudian mulai digunakan sebagai kerangka kerja buku ajar
ilmu manajemen pada pertengahan tahun 1950, dan terus berlangsung hingga sekarang.[2] Selain itu,
Henry Fayol juga mengagas 14 prinsip manajemen yang merupakan dasar-dasar dan nilai yang
menjadi inti dari keberhasilan sebuah manajemen.
Sumbangan penting lainnya datang dari ahli sosilogi Jerman Max Weber. Weber menggambarkan
suatu tipe ideal organisasi yang disebut sebagai birokrasi—bentuk organisasi yang dicirikan oleh
pembagian kerja, hierarki yang didefinisikan dengan jelas, peraturan dan ketetapan yang rinci, dan
sejumlah hubungan yang impersonal. Namun, Weber menyadari bahwa bentuk "birokrasi yang ideal"
itu tidak ada dalam realita. Dia menggambarkan tipe organisasi tersebut dengan maksud
menjadikannya sebagai landasan untuk berteori tentang bagaimana pekerjaan dapat dilakukan dalam
kelompok besar. Teorinya tersebut menjadi contoh desain struktural bagi banyak organisasi besar
sekarang ini.[2]
Perkembangan selanjutnya terjadi pada tahun 1940-an ketika Patrick Blackett melahirkan ilmu riset
operasi, yang merupakan kombinasi dari teori statistika dengan teori mikroekonomi. Riset operasi,
sering dikenal dengan "manajemen sains", mencoba pendekatan sains untuk menyelesaikan masalah
dalam manajemen, khususnya di bidang logistik dan operasi. Pada tahun 1946, Peter F. Drucker—
sering disebut sebagai Bapak Ilmu Manajemen—menerbitkan salah satu buku paling awal tentang
manajemen terapan: "Konsep Korporasi" (Concept of the Corporation). Buku ini muncul atas ide
Alfred Sloan (chairman dari General Motors) yang menugaskan penelitian tentang organisasi.[11]
Era manusia sosial
Era manusia sosial ditandai dengan lahirnya mahzab perilaku (behavioral school) dalam pemikiran
manajemen di akhir era manajemen sains. Mahzab perilaku tidak mendapatkan pengakuan luas
sampai tahun 1930-an. Katalis utama dari kelahiran mahzab perilaku adalah serangkaian studi
penelitian yang dikenal sebagai eksperimen Hawthrone.
Eksperimen Hawthrone dilakukan pada tahun 1920-an hingga 1930-an di Pabrik Hawthrone milik
Western Electric Company Works di Cicero, Illenois.[2]. Kajian ini awalnya bertujuan mempelajari
pengaruh berbagai macam tingkat penerangan lampu terhadap produktivitas kerja. Hasil kajian
mengindikasikan bahwa ternyata insentif seperti jabatan, lama jam kerja, periode istirahat, maupun
upah lebih sedikit pengaruhnya terhadap output pekerja dibandingkan dengan tekanan kelompok,
penerimaan kelompok, serta rasa aman yang menyertainya. Peneliti menyimpulkan bahwa normanorma sosial atau standar kelompok merupakan penentu utama perilaku kerja individu. [9]
Kontribusi lainnya datang dari Mary Parker Follet. Follett (1868–1933) yang mendapatkan
pendidikan di bidang filosofi dan ilmu politik menjadi terkenal setelah menerbitkan buku berjudul
Creative Experience pada tahun 1924.[9] Follet mengajukan suatu filosifi bisnis yang mengutamakan
integrasi sebagai cara untuk mengurangi konflik tanpa kompromi atau dominasi. Follet juga percaya
bahwa tugas seorang pemimpin adalah untuk menentukan tujuan organisasi dan mengintegrasikannya
dengan tujuan individu dan tujuan kelompok. Dengan kata lain, ia berpikir bahwa organisasi harus
didasarkan pada etika kelompok daripada individualisme. Dengan demikian, manajer dan karyawan
seharusnya memandang diri mereka sebagai mitra, bukan lawan.
Pada tahun 1938, Chester Barnard (1886–1961) menulis buku berjudul The Functions of the
Executive yang menggambarkan sebuah teori organisasi dalam rangka untuk merangsang orang lain
memeriksa sifat sistem koperasi. Melihat perbedaan antara motif pribadi dan organisasi, Barnard
menjelaskan dikotonomi "efektif-efisien". Menurut Barnard, efektivitas berkaitan dengan pencapaian
tujuan, dan efisiensi adalah sejauh mana motif-motif individu dapat terpuaskan. Dia memandang
organisasi formal sebagai sistem terpadu yang menjadikan kerjasama, tujuan bersama, dan
komunikasi sebagai elemen universal, sementara itu pada organisasi informal, komunikasi,
kekompakan, dan pemeliharaan perasaan harga diri lebih diutamakan. Barnard juga mengembangkan
teori "penerimaan otoritas" yang didasarkan pada gagasan bahwa atasan hanya memiliki kewenangan
jika bawahan menerima otoritasnya.
Era moderen
Era moderen ditandai dengan hadirnya konsep manajemen kualitas total (total quality management—
TQM) di abad ke-20 yang diperkenalkan oleh beberapa guru manajemen, yang paling terkenal di
antaranya W. Edwards Deming (1900–1993) and Joseph Juran (lahir 1904).
Deming, orang Amerika, dianggap sebagai Bapak Kontrol Kualitas di Jepang.[9] Deming berpendapat
bahwa kebanyakan permasalahan dalam kualitas bukan berasal dari kesalahan pekerja, melainkan
sistemnya. Ia menekankan pentingnya meningatkan kualitas dengan mengajukan teori lima langkah
reaksi berantai. Ia berpendapat bila kualitas dapat ditingkatkan, (1) biaya akan berkurang karena
berkurangnya biaya perbaikan, sedikitnya kesalahan, minimnya penundaan, dan pemanfaatan yang
lebih baik atas waktu dan material; (2) produktivitas meningkat; (3) pangsa pasar meningkat karena
peningkatan kualitas dan penurunan harga; (4) profitabilitas perusahaan peningkat sehingga dapat
bertahan dalam bisnis; (5) jumlah pekerjaan meningkat. Deming mengembangkan 14 poin rencana
untuk meringkas pengajarannya tentang peningkatan kualitas.
Kontribusi kedua datang dari Joseph Juran.[9] Ia menyatakan bahwa 80 persen cacat disebabkan karena
faktor-faktor yang sebenarnya dapat dikontrol oleh manajemen. Dari teorinya, ia mengembangkan
trilogi manajemen yang memasukkan perencanaan, kontrol, dan peningkatan kualitas. Juran
mengusulkan manajemen untuk memilih satu area yang mengalami kontrol kualitas yang buruk. Area
tersebut kemudian dianalisis, kemudian dibuat solusi dan diimplementasikan.
Dalam penerapannya di perpustakaan , Bryson (1990) menyatakan bahwa manajemen
perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan memanfaatkan sumber daya manusia,
informasi, sistem dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan
keahlian. Dari pengertian ini, ditekankan bahwa untuk mencapai tujuan, diperlukan sumber daya
manusia, dan sumber-sumber nanmanusia yang berupa sumber dana, teknik atau sistem, fisik,
perlengkapan, informasi, ide atau gagasan, dan teknologi. Elemen-elemen tersebut dikelola melalui
proses manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian,
yang diharapkan mampu mengahsilkan produk berupa barang atau jasa yang dapat dimanfaatkan oleh
masyarakat pengguna.
2. Struktur Organisasi Perpustakaan
Struktur organisasi merupakan mekanisme formal dalam pengelolaan organisasi, yang
didalamnya terdapat pembagian tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang berbeda-beda. Oleh
karena itu struktur organisasi yang baik akan mencakup unsure-unsur spesialisasi kerja, strukturisasi,
sentralisasi, dan koordinasi.
Perpustakaan sebagai lembaga informasi dalam menyusun struktur organisasinya mencakup
beberapa elemen antar lain : unsur pimpinan, unsur administrasi, unsur layanan, yang masing-masing
mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda namun mempunyai hubungan yang erat satu sama lain
(satu komando).
1. Anggaran
Anggaran perpustakaan bersumber dari :
a. Anggaran dari lembaga induk
b. Anggaran DIP (daftar isian proyek) dari pemerintah pusat
c. Anggaran dari sponsor atau hibah bersaing
d. Uang iuran dari anggota
e. Penghasilan dari jasa informasi
f. Sumbangan dari pemerintah maupun swasta
g. Uang denda keterlambatan, dll.
2. Pengolahan bahan pustaka
Pembinaan dan Pengembangan Koleksi
Pengembangan koleksi merupakan kegiatan yang bertujuan mempertemukan kebutuhan
pemakai informasi yang dibutuhkan , dalam lingkungan perpustakaan mencakup kegiatan :
penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, pemilihan koleksi, pengadaan koleksi, penyiangan
koleksi, serta evaluasi pendayagunaan koleksi.
Inventarisasi
Bahan pustaka yang telah dimiliki oleh perpustakaan, baik yang diperoleh dengan cara
pembelian, hadiah, hibah, tukar menukar atau pinjam meminjam, harus dicatat ke dalam buku induk
atau buku inventarisasi perpustakaan, hal ini dimaksudkan untuk memudahkan dalam menyusun
laporan mengenai perkembangan koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Adapun kegiatan
inventarisasi ini mencakup memasukkan ke buku induk, dan memberikan stempel kepemilikan (hak
milik).
Katalogisasi
Perpustakaan sebagai suatu system informasi berfungsi menyimpan pengetahuan dalam
berbagai bentuk serta pengaturannya sedemikian rupa, sehingga informasi yang diperlukan dapat
diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk itu informasi yang ada diperpustakaan perlu
diproses dengan system katalogisasi.
Adapun system katalogisasi yang dikembangkan mengalami berbagai tahapan penyeragaman
peraturan katalogisasi. perkembangan terakhir yang sampai sekarang masing digunakan untuk
pedoman katalogisasi secara internasional adalah : AACR
Klasifikasi
Koleksi perpustakaan akan tampak rapi dan mudah diketemukan apabila dikelompokkan
menurut sistem tertentu, pengelompokan dapat berdasarkan pada jenis, ukuran (tinggi, pendek, besar,
dan kecil), warna, abjad judul, abjad pengarang (klasifikasi artificial) dan bisa juga menggunakan
sistem pengelompokan berdasarkan subyek. Sebagian besar perpustakaan dalam mengelompokkan
bahan pustakanya menggunakan system klasifikasi fundamental, dimana dengan istem ini koleksi
akan mengelompok sesuai dengan disiplin ilmu pengetahuan, dan dengan system ini akan
memudahkan penemuan kembali bahan pustaka yang dibutuhkan.
Adapun system klasifikasi yang digunakan oleh perpustakaan pada umumnya adalah DDC (Dewey
Decimal Classification) dan UDC (Universal Decimal Classification).
Kelengkapan Fisik Buku
Bahan pustaka yang telah melalui proses invertarisasi, katalogisasi dan klasifikasi, langkah
selanjutnya perlu dibuatkan perlengkapan fisik buku, hal ini dimaksudkan agar bahan pustaka yang
disajikan dapat ditata di rak sedemikian rupa, sehingga dapat dimanfaatkan dengan mudah dan baik.
Adapun jenis perlengkapan fisik buku antara lain : 1). Label Buku , ditempel di punggung buku
bagian bawah, dengan ukuran 3 cm x 4 cm ; 2). Lembar Tanggal Kembali (date due slip), ditempel
pada halaman terakhir ; 3). Kartu Buku, diletakkan pada halaman terakhir atau bagian dalam sampul
buku ; 4). Kantong Kartu Buku, ditempel dibagian akhir halaman buku untuk menempatkan kartu
buku.
3. Pelayanan Pemakai
Pelayanan pemakai merupakan kegiatan memberikan layanan informasi kepada pengguna
perpustakaan dengan menggunakan prinsip-prinsip dasar sebagai berikut :
a. Pelayanan bersifat Universal, layanan tidak hanya diberikan kepada individu-individu tertentu,
tetapi diberikan kepada pengguna secara umum.
b. Pelayanan berorientasi pada pengguna, dalam arti untuk kepentingan para pengguna, bukan
kepentingan pengelola.
c. Menggunakan disiplin, untuk menjamin keamanan dan kenyamanan dalam memanfaatkan
perpustakaan.
d. System yang dikembangkan mudah, cepat, dan tepat.
Sedangkan jenis Pelayanan Pemakai meliputi berbagai kegiatan, yang antara lain :
Pelayanan Penelusuran Informasi dan Penyebarluasan Informasi
A. Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan
lansung dengan pengguna perpustakaan. Aktivitas bagian sirkulasi menyangkut masalah citra
perpustakaan , baik tidaknya perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana pelayanan sirkulasi
diberikan kepada pemakai. Kegiatan sirkulasi sering dianggap sebagai ujung tombak atau tolok ukur
keberhasilan perpustakaan, karena bagian ini rutinitas kegiatannya berhubungan dengan pemakai.
Jenis pekerjaan bagian Pelayanan Sirkulasi sebagai berikut :
Pendaftaran anggota,Peminjaman,Pengembalian,Perpanjangan,Penagihan,Pemungutan denda,
Pemberian Sanksi, Statistik, Bebas Perpustakaan
Peraturan Perpustakaan
Sistem penyelenggaraan kegiatan layanan sirkulasi ada dua yaitu :
1. Sistem terbuka (Open Access), memungkinkan pengguna memilih dan mengambil koleksi di rak
secara bebas tanpa melalui petugas.
2. Sistem tertutup (Close Access), pengguna didalam memanfaatkan koleksi di rak harus melalui
petugas.
Jenis Koleksi yang di sirkulasikan: Koleksi umum , Kolekesi Referensi, Koleksi Cadangan, Koleksi
berkala/Majalah/Jurnal/Surak Kabar, Koleksi Penerbitan Pemerintah, Koleksi Audio Visual
B. Pelayanan Referensi
Pelayanan Referensi merupakan kegiatan layanan pemakai dengan cara memberikan informasi secara
langsung maupun tidak langsung kepada pengguna, dengan mengacu atau menunjuk kepada suatu
koleksi atau sumber infomasi yang ada dan dapat menjawab pertanyaan yang disampaikan oleh
pengguna perpustakaan.
Macam-macam Koleksi Referensi : Kamus, Ensiklopedi, Direktori, Indeks dan Abstrak, Sumber
Geogarfi, Biografi, Buku Tahunan (Year book), Buku Pegangan/pedoman ( Handbook), Bibliografi,
Terbitan Pemerintah (UU, PP)
C. Pelayanan Pendidikan Pemakai
Pelayanan Pendidikan Pemakai merupakan kegiatan layanan pemakai dengan cara memberikan
bimbingan kepada pemakai tentang bagaimana cara memanfaatkan fasilitas perpustakaan dengan baik
dan benar. Hal lain yang diharapkan dari pengelola perpustakaan adalah optimalisasi pemanfaatan
fasilitas dan layanan perpustakaan. Adapun bentuk dan cara menyampaikan pendidikan pemakai, ada
beberapa bentuk dan cara :
1. Ceramah Umum
2. Bimbingan kelompok
3. Brosur/leaflet/buku petunjuk
4. CD-interaktif
5. Tour de Library
Kemudian waktu pelaksanaan pendidikan pemakai, ada beberapa pilihan :
1. Periodik (terjadwal), setiap bulan, setiap semester, setiap tahun.
2. Insidental (spontanitas), disesuaikan dengan permintaan
D. Pelayanan Penelusuran Informasi atau Penyebarluasan Informasi
Pelayanan Penelusuran Informasi atau Penyebarluasan Informasi merupakan kegiatan
Pelayanan Pemakai dengan cara memberitahukan kepada khalayak perihal fasilitas atau berbagai
macam informasi yang dimiliki oleh perpustakaan. Dimaksudkan agar informasi atau fasilitas yang
ada si perpustakaan dapat diketahui oleh pengguna dan dimanfaatkan secara oftimal. Adapun media
yang dapat dijadikan alat penyebarluasan informasi antara lain : Daftar Tambahan Buku,Bibliografi,
Indeks dan Abstrak,Brosur/leaflet, Email, Website
Qalyubi,Syihabuddin dkk. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
Yogyakarta : IAIN Sunan
Kalijaga, 2003.
Basuki, Sulistyo. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia, 1991.
Lasa Hs. (dkk). Pengaruh Model Kepemimpinan dan Manajemen terhadap Kinerja Perpustakaan
Perguruan Tinggi. Berkala Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Vol. I, Nomor 2, 2004.
Sumber internet lainya.