1. Menjawab telepon yang masuk yang berhubungan dengan pemesanan kamar sesuai dengan standar telephone manner yang berlaku.
2. Menindak lanjuti dan menyelesaikan pemesanan kamar yang masuk, baik yang melalui telepon, faximile, surat, telegram dan secara langsung datang ke hotel
untuk pemesanan. 3. Memproses pemesanan kamar secara langsung, tanpa ditunda-tunda.
4. Melakukan persetujuan terhadap pemesanan kamar ataupun melakukan penolakan dikarenakan sudah fully booked.
5. Memproses dan menyelesaikan masalah pembatalan pemesanan maupun yang no- show tamu tidak jadi check-in tanpa pemberitahuan sebelumnya.
6. Melakukan penawaran terhadap kamar yang harganya lebih tinggi pada saat menerima pemesanan kamar melalui telepon.
7. Menjelaskan kepada si pemesan tentang fasilitas-fasilitas yang dimiliki oleh hotel. 8. Melakukan tindakan antisipasi yang baik pada saat situasi hotel sedang over
booked. 9. Mengarsipkan dengan baik serta menyimpan semua berkas pemesanan kamar.
10. Selalu waspada dan memperhatikan perkiraan kemampuan kamar yang ada. 11. Mengirim suatu persetujuan pemesanan kamar.
2.3 Bentuk-Bentuk Reservasi Type of Reservation
Bentuk pemesanan kamar adalah merupakan kekuatan atau bobot suatu pemesanan kamar yang berguna sebagai acuanpegangan bagi tamu maupun pihak
hotel pada saat check-in. Bentuk pemesanan kamar dapat dibagi ke dalam lima kelompok, yaitu :
Universitas Sumatera Utara
2.3.1 Confirmed reservation adalah pemesanan kamar yang sudah disetujui oleh
pihak hotel dengan bukti confirmation letter yang dikirimkan kepada tamu yang bersangkutan. Confirmation letter ini harus dibawa oleh tamu pada saat
check-in sebagai bukti untuk memperoleh kamar, pembatalan berlaku sampai dengan EA expacted arrival yang sudah diberitahukan oleh tamu yang
bersangkutan. 2.3.2
Guaranted reservation adalah pemesanan kamar yang sudah dijamin oleh tamu yang bersangkutan, pembatalan berlaku hingga check-in time, apabila
tamu tidak datang dan tidak memberitahu, maka kepada yang bersangkutan dikenakan no-show charge selama satu malam. Yang termasuk ke dalam
bentuk guaranted reservation adalah : • Prepayment guaranted reservation
Pemesanan kamar hotel yang bisa terealisasi karena pemesan telah melakukan pembayaran penuh sebelum kedatangan.
• Credit card guaranted reservation Pemesanan kamar melalui pembayaran kartu kredit. Hal ini dilakukan
untuk memastikan bahwa tamu tidak mengalami kesulitan pada waktu check-in.
• Advance deposit guaranted reservation Pembayaran dengan uang muka menggunakan uang tunai. Umumnya
jumlah uang minimal seharga kamar permalam termasuk tax dan service. • Travel agent guaranted reservation
Pemesanan kamar yang dijamin oleh sebuah biro perjalanan dengan mengirimkan Travel Agent Voucher.
Universitas Sumatera Utara
• Corporate guaranted reservation Pemesanan kamar yang dijamin dari suatu perusahaan yang telah membuat
contractual agreement perjanjian dalam bentuk kontrak dengan pihak hotel
2.3.3 Advanced payment reservation adalah pemesanan kamar yang dilakukan
beberapa waktu sebelumnya, yang mana tamu sudah membayar uang muka advance deposit, pembatalan berlaku hingga pukul 18.00 wib dengan syarat
minimal tamu membayar satu malam menginap. 2.3.4
Waiting list reservation adalah pemesanan kamar yang mana hotel tidak menjamin tamu memperoleh kamar pada saat check-in. Bobot pemesanan
kamar ini paling lemah di antara bentuk pemesanan kamar yang lain, sehingga tidak ada tuntutan mendapatkan kamar walaupun tamu sudah berada di meja.
2.4 Sumber-Sumber Reservasi
