Aplikasi Pengolahan Arsip pada Gereja Katolik Santa Perawan Maria yang terkandung Tak Bernoda Garut

TAK BERNODA GARUT

SKRIPSI

Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

SUWANDONO

10105253

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

iii

Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas berkat dan rahmat karunia yang telah dilimpahkan-Nya kepada penyusun, sehingga dapat menyelesaikan penyusunan skripsi yang berjudul “Aplikasi Pengolahan Arsip pada Gereja Katolik Santa Perawan Maria Yang Terkandung Tak Bernoda Garut”.

Penyusun menyadari bahwa hasil penelitian ini masih banyak kekurangan dan masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu saran dan kritik yang sifatnya membangun akan penyusun terima dengan senang hati.

Dalam kesempatan ini, dengan segala kerendahan hati penyusun ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Ayah dan Ibunda tercinta yang selalu memberikan dukungan, baik moril maupun materil, terima kasih atas doa dan kasih sayang kalian selama ini. 2. Untuk kakak-kakakku tercinta Ca’Bowo, Ca’Olok, Abang, Mas Dian beserta

keluarganya, terima kasih atas support yang telah diberikan selama ini.

3. Kepada Engkong dan Engkong kecil (Rio) beserta keluarga di garut, terima kasih atas bantuannya selama ini sehingga semua berjalan lancar dan terima kasih atas penjagaannya.

4. Untuk Bunda dan Filipus Neri, terima kasih atas penjagaan dan bimbingan serta bantuannya ya.

5. Kepada belahan jiwaku Cha_Ndut (Ocha) yang telah memberikan semangat, selalu menemani (saat sidang) dan membantu dalam mempersiapkan dari mulai seminar sampai sidang. Terima kasih ya Nduk.

6. Bapak Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc, Selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).

7. Bapak Prof. Dr. Ir. Ukun Sastraprawira, M.Sc, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).

8. Ibu Mira Kania Sabariah, S.T.,M.T. Selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).

9. Ibu Dian Dharmayanti S.T.,M.T. selaku Dosen Wali dan Dosen Pembimbing yang telah membimbing penyusun selama kurang lebih empat tahun.

10. Bapak dan Ibu dosen Jurusan Teknik Informatika yang telah mendidik dan mengajar saya selama kuliah, Terima kasih banyak.

11. Seluruh staff dan karyawan, sekretariat Jurusan Teknik Informatika, terima kasih juga atas bantuannya.

12. Bapak Yohanes Sutarno selaku Sekretaris di Gereja St.Maria Garut.

13. Untuk keluarga di Surabaya (khususnya Mama dan Papa), terima kasih ya atas semangat dan semua doanya.

14. Buat teman-teman seperjuanganku K’angga, Rika, Rentina, Mansyur, Firman, Mul, Dian, Ridwan, Gugun, Riko, dan teman lainnya, terima kasih sudah memberikan semangatnya.

15. Untuk teman-teman, Abet, Ikmal, Ifey, Umar, Entik, Irma, Dimas, Barudak Futsal (MixMatch) dan teman-teman IF-5 angkatan 2005 lainnya yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih banyak atas dukungan dan doanya ya. You all are great!.

17. Untuk Gatot, Krisna, Bison, K’Rey, K’Dims dan K’Paskal, terima kasih ya atas semangat dan doanya.

18. Buat Chiko tersayang, terima kasih atas penjagaan dan penghiburannya. 19. Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu oleh penyusun,

terima kasih atas segalanya.

Semoga amal baik semua pihak dibalas oleh Tuhan Yang Maha Kuasa dan semoga skripsi ini memberikan manfaat bagi para pembaca / penyusun sebagai bahan masukan dan perbandingan.

Bandung, Agustus 2009

vi LEMBAR PENGESAHAN

LEMBAR PERNYATAAN

ABSTRAK ... i

ABSTRACT... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI... vi

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR TABEL... xiii

DAFTAR SIMBOL... xvi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Identifikasi Masalah... 2

1.3 Maksud dan Tujuan ... 3

1.4 Batasan Masalah ... 3

1.5 Metodologi Penelitian... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Tinjauan Instansi... 8

2.1.1 Sejarah Instansi ... 8

2.1.3 Struktur Organisasi... 12

2.2 Landasan Teori ... 13

2.2.1 Pengertian system ... 13

2.2.1.1 Pengertian Informasi ... 13

2.2.1.2 Sistem Informasi ... 14

2.2.1.3 Pemakai Sistem Informasi ... 15

2.2.1.4 Komponen Sistem Informasi ... 16

2.2.1.5 Kegiatan Sistem Informasi... 17

2.2.2 Basis Data ... 17

2.2.2.1 Tahap Pemodelan Basis Data... 18

2.2.3 Pemodelan Sistem... 20

2.2.3.1 Data Flow Diagram... 20

2.2.3.2 Diagram Konteks ... 22

2.2.3.3 Entity Relationship Diagram ... 22

2.2.3.4 Kamus Data... 23

2.2.4 PHP dan MySQL ... 18

2.2.5 Metode dengan Sistem Pengarsipan ... 26

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Analisis Sistem ... 32

3.1.1 Analisis masalah ... 32

3.1.2 Analisis prosedur yang sedang berjalan ... 33

3.1.3.1 Flowchat proses sorting berdasarkan alphabet dan kronologis 45

3.1.4 Analisis metode yang dipakai... 46

3.1.4.1 Studi Kasus ... 46

3.1.5 Analisis Kebutuhan Non Fungsional dan Kebutuhan Fungsional 49 3.1.5.1 Analisis Kebutuhan Non Fungsional ... 49

1. Analisis Perangkat Keras ... 50

2. Analisis Perangkat Lunak... 50

3. Analisis Pengguna ... 52

4. Analisis Jaringan ... 54

5. Analisis Basis Data... 54

3.1.5.2 Analisis Kebutuhan Fungsional ... 57

1. Diagram Konteks... 57

2. Data Flow Diagram ... 57

3. Spesifikasi Proses ... 68

4. Kamus Data ... 93

5. Skema Relasi ... 121

6. Struktur Tabel... 122

3.1.6 Perancangan Pengkodean... 127

3.1.7 Perancangan Arsitektur ... 130

3.1.7.1 Perancangan Struktur Menu... 130

3.1.8 Perancangan Antarmuka ... 132

3.1.9 Perancangan Prosedural ... 145

3.1.10 Jaringan Semantik... 148

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN 4.1 Implementasi ... 150

4.1.1 Implementasi Perangkat Lunak... 150

4.1.2 Implementasi Perangkat Keras... 150

4.1.3 Implementasi Basis Data... 151

4.1.4 Implementasi Antarmuka ... 156

4.2 Pengujian Perangkat Lunak... 156

4.2.1 Pengujian alpha ... 157

4.2.2 Lingkungan pengujian... 157

4.2.3 Skenario Pengujian... 157

4.2.4 Kasus dan Hasil Pengujian Alpha ... 160

4.2.5 Kesimpulan Hasil Pengujian Alpha ... 178

4.2.6 Pengujian Beta ... 178

4.2.7 Kesimpulan Hasil Pengujian Beta... 183

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ... 185

5.2 Saran... 185 DAFTAR PUSTAKA

1 1.1 Latar Belakang Masalah

Gereja Katolik Santa Perawan Maria Yang Terkandung Tak Bernoda Garut merupakan Gereja yang juga masih dalam tahap pengembangan untuk menjadi Gereja yang mengikuti perkembangan zaman khususnya dalam bidang teknologi informasi. Berdasarkan wawancara dengan pihak Gereja, mulai dari berdirinya tahun 1914 hingga sekarang ini pihak Gereja masih menggunakan kertas dan tinta dalam melakukan setiap aktivitasnya. Gereja mencatat semua kegiatan, baik itu kegiatan perkawinan, kematian, pembaptisan, Sakramen Krisma maupun katekumen dengan menuliskan ke selembar kertas formulir lalu menyimpannya ke dalam rak besar dalam posisi tertumpuk rapi.

Namun ketika mereka dihadapkan pada suatu masalah seperti pencarian arsip-arsip lama dan kecepatan waktu dalam menemukan data yang ada, mereka merasa cara yang dilakukan mereka itu kurang begitu efektif dan menyita banyak waktu. Keluhan pun datang dari pihak yang menangani masalah pencatatan data tersebut, seperti dalam pembuatan laporan dan pendataan aktivitas gereja yang memakan waktu lama dan melelahkan, arsip-arsip lama yang menumpuk sehingga membuat media penyimpanan penuh dan menyebabkan proses berjalan lambat terutama ketika memerlukan data arsip lama yang sewaktu-waktu diperlukan. Walaupun data arsip tertumpuk rapi namun karena tidak diberinya label menyebabkan mereka harus mencarinya satu-persatu arsip di tiap rak dalam

lemari penyimpanan, misalnya tidak adanya label tahun pembuatan data arsip tersebut.

Tuntutan teknologi pada segala pekerjaan dan permasalahan yang tengah dihadapi pihak Gereja membuat mereka ingin memiliki sistem baru yang dapat membantu pekerjaan mereka tersebut dengan cepat dan sistematis sehingga dapat menyelesikan permasalahan yang mereka hadapi tersebut. Mereka merasa perlu membuat suatu aplikasi yang dapat melakukan semua pekerjaan diatas sehingga mereka tidak perlu bersusah payah melakukannya secara tertulis dan menyimpan data arsip tersebut dalam sebuah lemari besar yang bertumpuk-tumpuk. Berdasarkan permasalahan yang dihadapi Gereja Katolik Garut di atas, di sini penulis tertarik untuk membangun suatu aplikasi pengarsipan yang nantinya diharapkan dapat mengatasi masalah-masalah yang dihadapi oleh pihak Gereja tersebut khususnya untuk masalah pengelolaan data arsip. Untuk itu maka skripsi ini diberi judul “APLIKASI PENGOLAHAN ARSIP PADA GEREJA KATOLIK SANTA PERAWAN MARIA YANG TERKANDUNG TAK BERNODA GARUT”.

1.2 Identifikasi Masalah

Sesuai dengan latar belakang masalah diatas, maka dapat diidentifikasikan masalah yang akan dibahas yaitu bagaimana membuat aplikasi pengarsipan pada Gereja Katolik Santa Perawan Maria Yang Terkandung Tak Bernoda Garut dengan metode pengarsipan yang dipilih.

1.3 Maksud dan Tujuan

Berdasarkan permasalahan yang diteliti, maka maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk membuat aplikasi pengarsipan pada Gereja Katolik Santa Perawan Maria Yang Terkandung Tak Bernoda Garut dengan menggunakan metode pengarsipan. Sedangkan tujuan yang akan dicapai dalam penelitian ini adalah :

1. Dapat membantu dalam pengolahan data arsip pada Gereja Katolik Santa Perawan Maria Yang Terkandung Tak Bernoda Garut

2. Untuk memudahkan dalam proses pencarian data arsip dengan cepat khususnya untuk data arsip lama sesuai permintaanuser

3. Untuk mempercepat dalam memberikan laporan

1.4 Batasan Masalah

Agar pembahasan dapat dilakukan sesuai kebutuhan pengguna, maka dalam penelitian ini penulis membatasi masalah yang akan dibahas sebagai berikut :

1. Aplikasi yang dibuat menggunakan metode pengarsipan Alphabetical Filling System (Sistem Abjad) dan Chronologis (Sistem Tanggal).

2. Aplikasi hanya menangani pengarsipan untuk data-data pendaftaran yang masuk pada Gereja Garut.

3. Data yang akan diambil sebagai input didasarkan pada penelitian, data-data tersebut didasarkan pada kegiatan pendaftaran yang dicatat oleh Gereja, seperti data perkawinan, pembaptisan, kematian, sakramen krisma dan katekumen.

4. Output yang ditampilkan adalah informasi yang dihasilkan dalam bentuk laporan yang berasal dari data perkawinan, pembaptisan, kematian, sakramen krisma dan katekumen. Berupa laporan jumlah pendaftar yang melakukan kegiatan tersebut diatas.

5. Aplikasi berbasis web dan pengguna aplikasi ini adalah Sekretaris dan Pimpinan Gereja Katolik Santa Perawan Maria Yang Terkandung Tak Bernoda Garut

6. Tools yang digunakan adalah Macromedia Dreamweaver MX, PHP

sebagai aplikasi dalam perancangan interface dan MySQL sebagai

database

7. Sistem operasi yang mendukung sistem informasi ini adalahWindows XP

8. Metode analisis yang digunakan dalam pembuatan aplikasi pengarsipan ini adalah berdasarkan aliran data terstuktur, dimana alat yang digunakan untuk menggambarkan model fungsional yaitu : Diagram Konteks, dan

Data Flow Diagram(DFD), sedangkan untuk menggambarkan model data

yaitu :Entity Relationship Diagram(ERD)

1.5 Metodologi Penelitian

Metodologi penelitian yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Tahap pengumpulan data

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Studi Literatur.

Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan literatur, dan jurnal yang ada kaitannya dengan judul penelitian.

b. Observasi.

Teknik pengumpulan data dengan mengadakan penelitian dan peninjauan langsung terhadap permasalahan yang diambil.

c. Interview.

Teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung (wawancara) yang ada kaitannya dengan topik yang diambil. 2. Tahap pembuatan perangkat lunak.

Metode analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan paradigma perangkat lunak secara waterfall, yang meliputi beberapa proses diantaranya:

a. System / Information Engineering

Merupakan bagian dari sistem yang terbesar dalam pengerjaan suatu proyek, dimulai dengan menetapkan berbagai kebutuhan dari semua elemen yang diperlukan sistem dan mengalokasikannya kedalam pembentukan perangkat lunak.

b. Analisis

Merupakan tahap menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek pembuatan perangkat lunak.

c. Design

Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang mudah dimengerti oleh user.

d. Coding

Tahap penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah dirancang keadalam bahasa pemrograman tertentu.

e. Pengujian(Test)

Merupakan tahap pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun.

f. Maintenance

Tahap akhir dimana suatu perangkat lunak yang sudah selesai dapat mengalami perubahan–perubahan atau penambahan sesuai dengan permintaanuser.

Gambar 1.1 ModelSekuensial Linier Waterfall (Roger S Presman,“Rekayasa Perangkat Lunak”)

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun untuk memberikan gambaran umum mengenai penelitian yang dilakukan. Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

Analisis

Coding Desain

Test

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini, dijelaskan mengenai gambaran umum tentang laporan penelitian yaitu latar belakang masalah, identifikasi masalah, maksud dan tujuan penelitian, batasan masalah, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan laporan penelitian

BAB II. LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang tinjauan objek instansi, struktur organisasi instansi dan teori-teori yang berhubungan dengan masalah yang dibahas yaitu keterkaitan dengan sistem informasi, basis data dan menjelaskan tentang tahapan pembuatan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan pengguna (user).

BAB III. ANALISIS DAN PERANCANGAN

Berisi deskripsi analisa, analisis sistem berjalan, analisis basis data, analisa fungsional, analisa non fungsional, dan dalam perancangan menjelaskan tentang deskripsi sistem yang diusulkan, yaitu perancangan data, perancangan interface, perancangan prosedural, dan perancangan sistem

BAB IV. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Bab ini menjelaskan tentang implementasi hasil dari analisis dan perancangan sistem ke dalam bentuk bahasa pemrograman. Serta kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan dalam mengembangkan sistem. Selain itu akan dibahas tentang pengujian perangkat lunak yang dibuat.

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN

Berisi kesimpulan dan saran yang sudah diperoleh dari hasil penulisan tugas akhir.

8

2.1 Tinjauan Instansi

Pada tinjauan perusahaan ini akan dibahas mengenai sejarah berdirinya perusahaan, struktur organisasi serta uraian tugas dari masing-masing bagian yang terlibat.

2.1.1 Sejarah Berdirinya Gereja Katolik Santa Perawan Maria Yang Terkandung Tak Bernoda Garut

Kota Garut walaupun kecil, sudah memiliki gedung gereja yang cukup tua. Berdasarkan catatan yang ada, karya gereja St.Maria Garut (Gereja Katolik Santa Perawan Maria Yang Terkandung Tak Berdosa) telah dimulai sejak tahun 1914, ordo jesuit dalam sejarah gereja adalah yang pertama berkarya di Garut bersama dengan pastor projo. Menurut sesepuh, pada zaman kolonial dulu kota Garut merupakan tempat istirahat bagi orang-orang Belanda, karena kota Garut pada zaman itu keadaan alamnya indah dan nyaman. Sehingga banyak orang Belanda yang tinggal di daerah itu dan sebagian ada yang beragama Katolik. Untuk memenuhi keperluan tempat beribadah, dibangunlah gedung gereja kecil yang berkapasitas maksimal 200 orang, dan gedung gereja ini diberkati pada tanggal 22 juni 1917.

Periode tahun 1917 – 1927 tidak ada catatan sejarah di paroki. Tahun 1927, mulailah pastor – pastor Ordo Salib Suci berkarya di daerah parahyangan ini, termasuk kota Garut, maka sejak tanggal 9 Februari 1927 karya gereja diserahkan kepada Ordo Salib Suci. Sebenarnya Suster Carolus Borromeus (CB)

juga pernah berkarya di Garut. Mereka memiliki kesusteran, mengelola Taman Kanak-Kanak dan HIS. Ketika tentara Jepang masuk ke Indonesia, terjadilah perang tahun 1942 mengakibatkan mereka meninggalkan kota Garut. Pada periode tahun 1943 – 1949 paroki Santa Maria Garut mengalami masa suram. Tidak ada imam dan tidak ada permandian (pembaptisan). Hanya kadang-kadang saja pastor H. Riechert, OSC (yang tidak diinternir oleh Jepang) dapat mengunjungi Garut. Kalau kebetulan ada Misa Kudus, umat yang hadir hanya sekitar 18 orang saja.

Tahun 1947 tentara Belanda menduduki kota Garut lagi, pastor LK. Soemodiwirjo, OSC menetap tinggal di Garut, sehingga pelajaran gama, pembaptisan dan Misa Kudus mulai dapat dilakasanakan lagi kendati keadaaan masih belum menentu. Periode tahun 1950 – 1964, setelah masa tak menentu berlalu, mulailah gereja berkembang lebih baik. Belanda mulai meninggalkan Garut, pelajaran agama dan baptisan dari orang-orang Garut semakin bertambah. Untuk memberikan pelayanan bidang pendidikan didirikan SMA Katolik Santa Maria pada tanggal 3 Agustus 1953 yang diprakarsai oleh pastor J. Scharff, OSC dan pengelolaannya diserahkan kepada yayasan Salib Suci, namun karena sesuatu hal pada tahun 1967 sekolah ini dipindahkan ke Bandung yang sekarang menjadi SMA St.Maria (Jl. Bengawan 6 Bandung).

Kemudian pada periode tahun 1965 – 1984 tercatat 382 orang yang menerima sakramen permandian (baptis). Pastor A Geni, Pr yang saat itu bertugas di Garut sangat sibuk. Ini disebabkan karena saudara-saudara kita dari tatar Sunda Asli (ADS) pada tahun tersebut berbondong-bondong mengikuti pelajaran agama kemudian menerima sakramen permandian (baptis). Mereka sebagian tinggal di

Kampung Pasir Kecamatan Samarang, sembilan kilometer dari kota Garut. Dengan demikian Kampung Pasir menjadi stasi dari paroki Garut yang dikunjungi setiap hari minggu sore untuk Misa kudus. Sejak saat itu perkembangan umat Katolik Garut semakin baik. Hambatan mulai terasa pada tahun 1974, bahwa tidak ada pastor yang menetap di paroki Garut. Sejak saat itu paroki Garut dilayani oleh pastor dari Bandung atau Tasikmalaya. Pada bulan September 1981 peristiwa yang memperihatinkan terjadi, hampir semua umat Katolik stasi Kampung Pasir menyatakan keluar dari gereja Katolik dan tempat ibadah dirobohkan.

Mulai pertengahan tahun 1982 kembali mendapat pastor yang menetap di Garut, kehidupan paroki mulai ditata, organisasi kegerejaan dihidupkan. Dewan paroki mengatur, merencanakan segala sesuatu demi kemajuan paroki St.Maria Garut. Pada tahun 1982 ini paroki Garut yang sebelumnya dilayani oleh pastor-pastor dari Ordo Salib Suci diserahkan kepada pastor-pastor Projo. Berkenaan dengan perkembangan jumlah umat dan kapasitas gedung gereja kurang memadai, maka pada tahun 1990 diadakan renovasi kecil dengan menambah ruang kapasits gereja. Pada tahun 2005 gedung gereja di paroki Garut telah berusia 88 tahun dan selama itu pula belum pernah diadakan perombakan gedung yang berarti. Melihat situasi ini, maka untuk menjaga kelestarian dan kenyamanan beribadah, mulai bulan Maret 2005 dilaksanakan renovasi dengan mengganti struktur bangunan menggunkan baja dan menambah kapasitas ruangan lagi.

Menurut catatan statistik di paroki gereja Garut, jumlah umat paroki Garut sampai dengan tahun 2007 sekitar 981 jiwa dan pastor yang telah melayani paroki sampai tahun 2008 sudah 43 pastor (menurut buku pembaptisan paroki Garut).

2.1.2 Sejarah Terbentuknya Dewan Pastoral Paroki

Pada masa pengembalaan pastor Souw,OSC terlebih ketika pastor Souw,OSC tugas belajar ke Philipina, keadaan paroki St.Maria tidak memiliki pastor tetap. Penggantian pastor terjadi dalam melayani umat pada hari sabtu dan minggu, sehingga timbul kekosongan dalam pelayanan pastoral. Hal ini sangat merugikan dalam pembinaan iman umat di Garut khususnya. Juga dalam hubungan dengan instansi-instansi lain yang ada di Garut menjadi terputus, karena tak ada yang bertanggung jawab sebagai wakil dari gereja Katolik Garut.

Kemudian Bapak Buntaran Halim (alm) mempunyai ide untuk membentuk suatu badan perwakilan yang dapat menyelesaikan hal-hal ke dalam maupun ke luar. Setelah melontarkan usulan tersebut kepada rekan-rekan beliau pada waktu itu, maka sepakatlah untuk membentuk suatu Dewan Paroki. Ide pembentukan Dewan Paroki ini kemudian disampaikan kepada Bapak Uskup Mgr.Arntz,OSC dan disetujui.

Adapun susunan Pengurus Dewan Pastoral sebagai berikut : 1. Ketua Umum

2. Ketua I 3. Ketua II 4. Sekretaris 5. Bendahara

6. Koordinator Bidang; yang terbagi lagi menjadi : 6.1 Bidang Liturgi

6.2 Bidang Pewartaan

6.4 Bidang Pengembangan Sosial Ekonomi (PSE) 6.5 Bidang Kemasyarakatan & HAK

6.6 Bidang Keluarga

6.7 Bidang OMK (Orang Muda Katolik)

2.1.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi menggambarkan perangkat-perangkat yang tergabung dalam badan organisasi. Seperti halnya organisasi yang lain, Gereja St.Maria Garut juga memiliki struktur organisasi. Struktur organisasi Gereja St.Maria Garut dapat dilihat pada gambar 2.1

2.2 Landasan Teori

Pada landasan teori ini diuraikan sejumlah teori untuk membantu dan memecahkan permasalahan yang ada. Beberapa landasan teori tersebut meliputi konsep dasar dan definisi-definisi yang berkaitan dengan perangkat lunak yang digunakan serta faktor-faktor pendukung dalam pelaksanaan perancangannya.

2.2.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem. Subsistem-subsistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa subsistem yang lebih kecil.

2.2.1.1 Pengertian Informasi

Sumber informasi adalah data, sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan masa kini maupun yang akan datang.

Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Informasi digunakan tidak hanya oleh satu orang pihak di dalam organisasi. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir dengan efektifitasnya.

Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu dijelaskan siklus yang dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Siklus informasi atau siklus pengolahan data dapat dilihat pada gambar 2.2 dibawah ini :

Gambar 2.2 Siklus Informasi

2.2.1.2 Sistem Informasi

Dari pengertian sistem serta informasi diatas, dapat kita definisikan sistem informasi sebagai berikut :

1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.

3. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan meyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.2.1.3 Pemakai Sistem Informasi

Sebagian besar sistem informasi berlandaskan komputer terdapat di dalam suatu organisasi dalam berbagai jenis. Anggota organisasi adalah pemakai informasi yang dihasilkan sistem tersebut termasuk manajer yang bertanggung jawab atas pengalokasian sumber daya untuk pengembangan dan pengoperasian perusahaan.

2.2.1.4 Komponen Sistem Informasi

Dapat kita ilustrasikan 5 komponen sistem informasi seperti terlihat pada gambar 2.3 dibawah ini. Kelima komponen tersebut dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

Gambar 2.3 Lima Komponen Sistem Informasi

1. Hardware, merupakan perangkat keras yang digunakan dalam proses

pengolahan data. Perangkat keras ini meliputi :

PeralatanInput : Keyboard, Pointing Device, Scaner, Sensor,dan

Voice Recognizer.

2. Software, merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu..

3. Data, merupakan komponen dasar dari sistem informasi yang akan diproses untuk menghasilkan informasi. Himpunan data akan memiliki sifat yang unik sifat yang unik antara lain :

a. Saling berkaitan (Interrelated);data-data tersebut akan saling berkaitan atau terintegrasi dan tersimpan secara terorganisir didalam suatu media penyimpanan.

b. Kebersamaan (Shared);data yang terintegrasi dapat diakses oleh berbagai macam pengguna/orang.

c. Terkendali (Controlled);data yang terintegrasi hanya dapat diubah oleh seorangDatabase Administrator(DBA).

4. Procedures, merupakan prosedur menghubungkan berbagai perintah

dan aturan yang akan menentukan rancangan dan penggunaan sistem informasi. User(pengguna/pemakai) dari sistem dan staff yang akan mengatur dan merancang sistem informasi berdasarkan prosedur-prosedur yang didokumentasikan. Dokumen tersebut berisi tentang bagaimana cara menggunakan dan menjalankan suatu sistem.

5. People, merupakan mereka yang terlibat dalam kegiatan sistem

2.2.1.5 Kegiatan Sistem Informasi

Kegiatan dalam sistem informasi meliputi : 1. Input

Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.

2. Proses

Menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.

3. Output

Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas tersebut. 4. Peyimpanan

Suatu kegiatan untuk memelihara dan meyimpan data. 5. Kontrol

Suatu aktifitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

2.2.2 Basis Data

Istilah basis data banyak menimbulkan interpretasi yang berbeda. Anthoni J. Fabbri dan A. Robert Schwab, mendefinisikan basis data sebagai berikut

“Basis data adalah sistem berkas terpadu yang dirancang terutama untuk meminimalkan pengulangan data”

Menurut George Tsu-der Chou, basis data dapat didefinisikan sebagai berikut ini

“Basis data sebagai kumpulan informasi bermanfaat yang diorganisasikan ke dalam tatacara yang khusus”.[3]

Basis data dimaksudkan untuk mengatasi problem pada sistem yang memakai pendekatan berbasis berkas. Sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data opersional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.

Untuk mengelola basis data diperlukan perangkat lunak yang disebut DBMS. DBMS adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat, memelihara, mengontrol, dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efisien.

2.2.2.1 Tahap Pemodelan Basis Data

Pemodelan basis data merupakan langkah untuk menentukan basis data yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna. Pemodelan basis data terdiri atas pemodelan basis data secara konseptual, pemodelan basis data secara logis, dan pemodelan basis data secara fisis.[3]

Beberapa komponen yanng terdapat pada pemodelan basis data secara konseptual antara lain:

1. Entitas

Entitas terkadang disebut tipe entitas atau kelas entitas. Entitas adalah objek yang dapat dibedakan dari objek-objek lainnya.

2. Atribut

Atribut adalah item data yang menjadi bagian dari suatu entitas. Istilah lain dari attribut adalah properti.

3. Hubungan

Hubungan adalah asosiasi atau kaitan antara dua entitas. 4. Kekangan

Kekangan digunakan untuk melindungi integritas data (misalnya, melindungi kesalahan sewaktu pengisian data.

5. Domain

Domain adalah himpunan yang berlaku bagi suatu atribut. Kekangan domain mendefinisikan nama, tipe, format, panjang, dan nilai masing-masing item data.

6. Integritas Referensial

Integritas referensial adalah aturan-aturan yang mengatur hubungan antara kunci primer dengan kunci tamu milik tabel-tabel yang berbeda dalam suatu basis data relasional untuk menjaga konsistensi data.

7. Entitas

Entitas terkadang disebut tipe entitas atau kelas entitas. Entitas adalah objek yang dapat dibedakan dari objek-objek lainnya.

8. Atribut

Atribut adalah item data yang menjadi bagian dari suatu entitas. Istilah lain dari attribut adalah properti.

9. Hubungan

Hubungan adalah asosiasi atau kaitan antara dua entitas. 10. Kekangan

Kekangan digunakan untuk melindungi integritas data (misalnya, melindungi kesalahan sewaktu pengisian data.

11. Domain

Domain adalah himpunan yang berlaku bagi suatu atribut. Kekangan domain mendefinisikan nama, tipe, format, panjang, dan nilai masing-masing item data.

12. Integritas Referensial

Integritas referensial adalah aturan-aturan yang mengatur hubungan antara kunci primer dengan kunci tamu milik tabel-tabel yang berbeda dalam suatu basis data relasional untuk menjaga konsistensi data.

2.2.3 Pemodelan Sistem

Dalam tahap pemodelan suatu sistem diperlukan adanya teknik-teknik penyusunan sistem untuk menganalisa dan mendokumentasikan data yang mengalir didalam sistem tersebut.

2.2.3.1 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD–DAD/Diagram Alir Data) memperlihatkan

hubungan fungsional dari nilai yang dihitung oleh sistem, termasuk nilai masukan, nilai keluaran, serta tempat penyimpanan internal. DAD adalah gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam objek kemudian melewati proses yang mentransformasinya ke tujuan yang lain, yang ada pada objek lain. DAD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (structured

analysis and design). DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur jelas.

Beberapa simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram (DFD) antara lain:

1. External Entity(kesatuan luar) atauboundary(batas sistem)

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external

entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat

berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikaninputatau menerimaoutputdari sistem.

2. Data Flow(arus data)

Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data strore) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

3. Process(proses)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang , mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Untuk physical

data flow diagram(PDFD), proses dapat dilakukan oleh orang, mesin atua

komputer, sedangkan untuk logical data flow diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari komputer. Setiap proses harus

diberi penjelasan yang lengkap meliputu identifikasi proses, nama proses dan pemroses.

4. Data Store(simpanan luar)

Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa, yaitu suatu file ataudatabase di sistem komputer, suatu arsip atau catatan manual, suatu kotak tempat data di meja seseorang, suatu tabel acuan manual, dan suatu agenda atau buku.

2.2.3.2 Diagram Konteks

Diagram konteks menggambarkan hubungan antara sistem dengan entitas luarnya. Diagram konteks berfungsi sebagai transformasi dari satu proses yang melakukan transformasi data input menjadi data output. Entitas yang dimaksud adalah entitas yang mempunyai hubungan langsung dengan sistem.

Suatu diagram konteks selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja. Proses ini mewakili proses dari seluruh sistem. Diagram konteks ini menggambarkan hubungan input atau output antara sistem dengan dunia luarnya (kesatuan luar).

2.2.3.3 Entity Relationship Diagram

ERD hanya berfokus pada data, dengan menunjukkan “jaringan data” yang ada untuk suatu sistem yang diberikan. ERD sangat berguna bagi aplikasi di mana data dan hubungan yang mengatur data sangatlah kompleks. ERD pada mulanya diusulkan oleh Peter Chen untuk desain sistem database relasional dan telah dikembangkan oleh yang lainnya. Serangkaian komponen utama diidentifikasikan

untuk ERD : objek data, atribut, hubungan dan berbagai tipe indikator. Tujuan utama dari ERD adalah untuk mewakili objek data dan hubungan mereka.

Kardinalitas model data harus dapat merepresentasikan jumlah peristiwa dari objek di dalam hubungan yang diberikan. Tillmann mendefinisikan kardinalitas dariobject-relationship pairdengan cara sebagai berikut: kardinalitas merupakan spesifikasi dari sejumlah peristiwa dari satu [objek] yang dapat dihubungkan ke sejumlah peristiwa dari [objek] yang lain. Dengan mempertimbangkan semua kombinasi dari ‘satu’ dan ‘banyak’, dua [objek] dapat dihubungkan sebagai :

1. Satu-ke-satu (1:1) 2. Satu-ke-banyak (1:N) 3. Banyak-ke-satu (N:1) 4. Banyak-ke-banyak (M:N)

2.2.3.4 Kamus Data

Kamus data merupakan sebuah daftar yang terorganisasi dari elemen data yang berhubungan dengan sistem, dengan definisi yang tegar dan teliti sehingga pemakai dan analis sistem akan memiliki pemahaman yang umum mengenai input, output, komponen penyimpanan, dan bahkan kalkulasi inter-mediate.

Saat ini kamus data hampir selalu diimplementasikan sebagai bagian dari sebuah “peranti desain dan analisis terstruktur” CASE. Meskipun format kamus bervariasi dari peranti satu ke peranti yang lain, sebagian besar berisi informasi berikut ini :

1. name – nama sebenarnya dari data atau item kontrol, penyimpanan data, atau entitas eksternal.

2. alias – nama lain yang digunakan untuk entri pertama.

3. where-used/how-used – suatu daftar yang menggunakan data atau item

kontrol dan bagaimana dia digunakan (misalnya, input ke proses, output

dari proses, sebagai suatu penyimpanan, sebagai suatu entitas eksternal)

4. content description– suatu notasi untuk merepresentasikan isi.

5. supplementary information – informasi lain mengenai tipe data, harga

preset (bila diketahui), batasan, dan lain-lain.

Sekali objek data atau kontrol item name dan aliasnya dimasukkan ke dalam kamus data, konsistensi dalam penamaan dapat ditingkatkan. Dimana, bila anggota tim analisis memutuskan untuk menamaiitemdata yang baru saja ditarik sebagai xyz, tetapi xyz ternyata sudah ada di dalam kamus, peranti CASE yang mendukung kamus tersebut akan mengeluarkan peringatan dan menunjukkan bahwa nama itu telah ada. Hal ini meningkatkan konsistensi dari model analisis dan membantu kita untuk mengurangi kesalahan.

Informasi “Where-used/how-used” direkam secara otomatis dari model aliran. Pada entri kamus dibuat, peranti men-scan DFD dan SFD untuk menentukan proses yang mana menggunakan data dan informasi kontrol dan bagaimana menggunakannya. Meskipun hal ini kelihatannya tidak penting, tetapi sebenarnya ini merupakan salah satu keuntungan penting dari kamus. Selama analisis selalu ada aliran perubahan yang terus menerus. Banyak perekayasa perangkat lunak bertanya, “Dimana objek data ini digunakan? Apa lagi yang harus berubah bila kita akan melakukan modifikasi terhadapnya? Pengaruh keseluruhan apakah yang akan terjadi sebagai akibat dari perubahan? Karena kamus data

diperlakukan sebagai sebuah database, analis dapat bertanya

“where-used/how-used”, dan memperoleh jawaban kequeryyang ditulis di atas.

Notasi yang digunakan untuk mengembangkan diskripsi isi, yang diilustrasikan di dalam tabel 2.1, memungkinkan analis untuk mempresentasikan

data komposit (misalnya, objek data) di dalam salah satu dari tiga cara

fundamental yang dapat dikonstruksi olehnya: 1. sebagai sebuah urutanitemdata,

2. sebagai suatu pilihan dari antara serangkaian item data, atau 3. sebagai sebuah kelompok pengulanganitemdata

Tabel 2.1Notasi deskripsi isi untuk kamus data(Roger S Presman, “Rekayasa Perangkat Lunak”)

Konstruk Data Notasi Arti

Berurutan Pilihan Pengulangan

= + [ | ] { }n

( ) . .

disusun atas dan baik ini - atau pengulangan ke-ndan

data opsional komentar tidak dibatasi

Masing-masing entriitemdata dapat direpresentasikan sebagai bagian dari urutan, seleksi, dan pengulangan dapat menjadi objek data lain yang memerlukan penyaringan lebih jauh lagi di dalam kamus.

Untuk sistem berbasis komputer yang besar, kamus data berkembang dengan pesat dalam ukuran dan kompleksitasnya. Kenyataannya, sangat sulituntuk menjaga kamus secara manual. Karena alasan inilah mengapa peranti

CASEharus digunakan.

2.2.4 PHP dan MySQL

PHP merupakan bahasa pemrograman untuk script web server-side. Bahasa pemrograman PHP diciptakan pertama kali oleh Rasmus Lerdorf, seorang pemrogram C yang sangat handal. Semula PHP hanya digunakan untuk mencatat seberapa jumlah pengunjung pada hompage-nya. Rasmus adalah salah seorang pendukung open source. Karen itulah ia mengeluarkan Personal Home Page

Toolsversi 1.0 secara gratis atau freeware pada tahun 1995. Setelah mempelajari

YACC dan GNU Bison, Rasmus menambah kemampuan pada PHP 1.0 dan menertbitkan PHP 2.0 sebagai pengembangan dari PHP 1.0 yang telah ada sebelumnya.

PHP 2.0 mampu berhubungan dengan database dan dapat diintegrasikan dengan HTML. Pada tahun 1996, PHP telah digunkana oleh banyak website di dunia. Sebuah kelompok pengembang software yang terdiri dari Rasmus, Zeew Suraski, Andi Gutman, Stig Bakken, Shane Carveo dan Jim Winstead bekerja selama tujuh bulan untuk melakukan penyempurnan terhadap PHP 2.0, akhirnya pada tanggal 6 juni 1998, PHP 3.0 resmi dikeluarkan ke dunia pemrograman. Pada pertengahan tahun 1999, Zend merilis interpreter PHP baru dan rilis tersebut dikenal dengan PHP 4.0. PHP 4.0 adalah versi PHP yang paling banyak dipakai. Versi ini banyak dipakai sebab versi ini mampu dipakai untuk membangun aplikasiweb kompleks tetapi tetap memiliki kecepatan proses dan stabilitas yang

tinggi. PHP versi 4.2 telah diterbitkan pada tanggal 22 April 2002 dengan log kelompok fungsi, sampai dengan versi 4.3.7 tercatat 125 kelompok fungsi yang dimiliki oleh PHP. Pada juni 2004, Zend merilis PHP 5.0. Versi ini adalah versi yang paling mutakhir dari PHP.

PHP memiliki beberapa kelebihan yang tidak dimiliki oleh bahasa-bahasa sejenisnya, yaitu:

1. Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa script yang tidak melakukan sebuah kompilasi dalam penggunaanya.

2. Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana - mana dari

mulai IIS sampai dengan apache, dengan configurasi yang relatif mudah. 3. Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis - milis dan

developeryang siap membantu dalam pengembangan.

4. Dalam sisi pemahamanan, PHP adalah bahasa scripting yang paling mudah karena referensi yang banyak.

5. PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan di berbagai mesin

(linux, unix, windows) dan dapat dijalankan secararuntime melaluiconsole

serta juga dapat menjalankan perintah-perintah sistem.

MySQL (My Structure Query Language) adalah sebuah program pembuat

database yang bersifat open source. MySQL sebenarnya produk yang berjalan

padaplatform Linux. Karen sifatnyaopen source, maka MySQL dapat dijalankan

pada semua platform baik Windows maupun Linux. Selain itu, MySQL juga merupakan program pengakses database yang bersifat jaringan sehingga dapat digunakan untuk aplikasi Multi User (Banyak Pengguna). Saat ini database

MySQL telah digunakan hampir oleh semua programer database, apalagi dalm pemrogramanweb.

Kelebihan lain dari MySQL adalah menggunakan bahasa Query standar yang dimiliki SQL (Structure Query Language). SQL adalah suatu bahasa permintaan yang terstruktur yang telah distandarkan untuk semua program pengaksesdatabaseseperti Oracle, Posgres SQL, SQL Server, dan lain-lain.

Sebagai sebuah program penghasildatabase, MySQL tidak dapat berjalan sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi lain (interface). MySQL dapat didukung oleh hampir semua program aplikasi baik yangopen source seperti PHP maupun yang tidak, yang ada pada platform Windows seperti Visual Basic, Delphi, dan lainnya.[6]

2.2.5 Metode dalam Sistem Pengarsipan

Metode sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik/nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Antara lain sebagai berikut :

A. Metode Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan /organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Adapun kata tangkap dapat berupa :

1. Nama orang

3. Nama tempat / daerah 4. Nama benda / barang

Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi dokumen tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat. Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul/caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit. Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip. Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.

Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai. Ada dua macam petunjuk silang.

a. Petunjuk silang langsung adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah. b. Petunjuk silang tak langsung adalah petunjuk silang yang dipakai

untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.

1. Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama

2. Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.

3. Menetapkan caption atau judul surat

4. Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan 5. Membuat petunjuk silang

6. Memberi kode surat

7. Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.

8. Menyusun menurut susunan abjad.

9. Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah

1. Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan

guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.

2. Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau

menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.

3. Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar

folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.

B. Metode Sistem Tanggal (Chronologis)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan pada tanggal surat yang dibuat. Yang diperlukan untuk sistem ini adalah :

1. Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”

2. Pembagian sistem tanggal

a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci) b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide) c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder) 3. Susunan guide dan folder dalamfilling cabinet

a. Laci menggambarkan tahun

b. Guidemenggambarkan bulan

c. Foldermenggambarkan tanggal

4. Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan

32 3.1 Analisis Sistem

3.1.1 Analisis Masalah

Sekretariat Gereja merupakan bagian yang berperan sebagai administrasi di Gereja Garut yang mengolah arsip-arsip yang ada di Gereja, baik dokumen kegiatan Gereja, ataupun laporan. Selama ini pengolahan data arsip di Sekretariat Gereja Garut masih dilakukan dengan cara data yang masuk dicatat pada lembaran kertas dan diarsipkan saja dalam sebuah buku besar lalu ditaruh dalam sebuah rak penyimpanan. Sehingga dirasakan pengolahan data arsip pada sistem yang sedang berjalan kurang optimal.

Dari apa yang dihadapi pihak Gereja itu, mereka mengeluhkan beberapa masalah yang timbul, antar lain :

1. Pembuatan laporan dan pendataan aktivitas Gereja yang memakan waktu lama dan melelahkan

2. Arsip-arsip lama yang menumpuk sehingga membuat media penyimpanan penuh dan kurang tertata rapi

3. Lambatnya proses pencarian data-data lama yang sewaktu-waktu diperlukan.

Hal ini disebabkan karena banyaknya arsip yang harus diolah dengan cara yang masih belum terstruktur dan terkadang didukung dengan sistem penyimpanan arsip fisik yang kurang tertata rapi. Penyimpanan arsip yang kurang tertata dan tidak adanya label tahun serta pengurutan berdasarkan abjad yang

memisahkan setiap arsip inilah yang juga menjadi hambatan bagi Sekeretariat Gereja yang akan menerapkan pengarsipan secara terpusat.

3.1.2 Analisis prosedur yang sedang berjalan

Setelah dilakukan pengamatan terhadap sistem yang berjalan, diperoleh beberapa prosedur, diantaranya yaitu :

1. Prosedur pengarsipan dokumen perkawinan

Dokumen perkawinan merupakan dokumen yang berisi data-data calon pasangan yang melakukan perkawinan di Gereja Garut. Prosedurya adalah sebagai berikut :

a. Calon pasutri meminta formulir pendaftaran perkawinan pada Sekretaris b. Sekretaris memberikan formulir pendaftaran perkawinan & lembaran

syarat-syarat administrasi perkawinan kepada calon pasutri

c. Calon pasutri menerima formulir pendaftaran dan lembaran syarat-syarat yang harus dipenuhi

d. Calon pasutri mengisi formulir pendaftaran dan memberikan syarat-syaratnya berupa surat baptis asli, fotokopi KTP dan sertifikat kursus persiapan perkawinan, pas photo, dan surat keterangan ketua lingkungan e. Sekretaris menerima formulir dan syarat-syarat yang telah dipenuhi

calon pasutri

f. Sekretaris memeriksa formulir pendaftaran dan kelengkapan syarat-syarat, jika lengkap sekretaris akan menyimpan berkas yang masuk ke dalam buku besar perkawinan untuk diarsipkan, jika tidak lengkap maka sekretaris mengembalikan formulir dan syarat-syarat tadi untuk dilengkapi lagi oleh calon pasutri

Prosedur pengarsipan perkawinan diatas digambarkan pada flowmap

berikut :

Keterangan :

A1 : Arsip formulir perkawinan yang telah diisi A2 : Arsip syarat-syarat perkawinan

2. Prosedur pengarsipan dokumen pembaptisan

Pembaptisan merupakan pemberian nama orang-orang kudus (Santo dan Santa) dengan cara dipermandikan atau pembasuhan kepala. Pembaptisan ini biasanya dilakukan ketika anak sudah berumur delapan tahun. Dokumen pembaptisan merupakan dokumen yang berisi data-data calon baptis (permandian) yang melakukan pembaptisan di Gereja Garut. Prosedurya adalah sebagai berikut :

a. Calon baptis meminta formulir pendaftaran pembaptisan dari sekretaris b. Sekretaris memberikan formulir pendaftaran pembaptisan dan lembaran

persyaratan kepada calon baptis

c. Calon baptis menerima formulir pendaftaran pembaptisan dan lembaran persyaratan

d. Calon baptis mengisi formulir pendaftaran pembaptisan

e. Calon baptis memberikan kembali formulir pendaftaran yang telah diisi dan syarat-syarat baptis kepada sekretaris

f. Sekretaris menerima formulir pendaftaran yang telah diisi dan syarat-syarat baptis oleh calon baptis

g. Sekretaris memeriksa formulir pendaftaran, jika telah diisi lengkap sekretaris menyimpannya dalam buku besar pembaptisan untuk diarsipkan dan memberikan lembar pengesahan untuk calon baptis, jika isi formulir tidak lengkap maka formulir dikembalikan untuk dilengkapi kembali

Prosedur pengarsipan pembaptisan diatas digambarkan pada flowmap

Keterangan :

A3 : Arsip formulir pembaptisan yang telah diisi A11 : Arsip syarat-syarat pembaptisan

3. Prosedur pengarsipan dokumen kematian

Dokumen kematian merupakan dokumen yang berisi data-data umat yang telah meninggal dan diberkati di Gereja Garut. Prosedurya adalah sebagai berikut :

a. Keluarga meminta formulir pendaftaran kematian kepada sekretaris b. Sekretaris memberikan formulir pendaftaran kematian

c. Keluarga menerima formulir pendaftaran kematian d. Keluarga mengisi formulir pendaftaran

e. Keluarga memberikan formulir pendftaran yang telah diisi kepada sekretaris

f. Sekretaris menerima formulir pendaftaran yang telah diisi

g. Sekretaris memerikasa isi formulir pendaftaran, jika lengkap maka disimpan dalam buku besar kematian untuk diarsipkan dan memberikan lembar pengesahan untuk keluarga, jika isi tidak lengkap maka formulir pendaftaran dikembalikan untuk dilengkapi kembali

Keterangan :

A5 : Arsip formulir kematian yang telah diisi A12 : Arsip buku besar kematian

4. Prosedur pengarsipan dokumen katekumen

Dokumen katekumen merupakan dokumen yang berisi data-data calon umat yang telah menjadi katolik (umat kristiani), yang telah belajar menjadi katolik di Gereja Garut.

a. Calon katekumen meminta formulir pendaftaran katekumen kepada sekretaris

b. Sekretaris memberikan fromulir pendaftaran katekumen dan lembaran persyaratan

c. Calon katekumen menerima formulir pendaftaran katekumen d. Calon katekumen mengisi formulir pendaftaran katekumen

e. Calon katekumen mengembalikan formulir pendaftaran yang telah diisi beserta syarat-syarat kepada sekretaris

f. Sekretaris menerima formulir pendaftaran yang telah diisi beserta syarat-syarat oleh calon katekumen

g. Seketaris memeriksa formulir pendaftaran, jika isi formulir telah lengkap maka dimasukan dalam buku besar katekumen untuk diarsipkan dan memberikan lembar pengesahan untuk calon katekumen, jika isi formulir tidak lengkap maka formulir pendaftaran dikembalikan lagi untuk dilengkapi oleh calon katekumen

Formulir Pendaftaran Pemeriksaan Lengkap ? Formulir telah diisi Pengesahan Surat keterangaan A6 Surat keterangan Ya Tidak

Calon katekumen Sekretaris

Formulir Pendaftaran

Pengisian

Formulir tidak

lengkap _{telah diisi}Formulir

Formulir telah disahkan Fotokopi akte kelahiran calon katekumen Formulir telah diisi Fotokopi akte kelahiran calon katekumen Formulir tidak lengkap Fotokopi akte kelahiran calon katekumen Formulir telah diisi Pembuatan surat keterangan Formulir telah disahkan Pencatatan A7 Fotokopi akte kelahiran calon katekumen A7 Perbaikan A13 Buku besar katekumen Keterangan :

A6 : Arsip formulir katekumen yang telah diisi A7 : Arsip syarat katekumen

5. Prosedur pengarsipan dokumen sakramen krisma

Dokumen krisma (sakramen krisma) merupakan dokumen yang berisi data-data calon umat yang telah diperbaharui/dikuatkan kembali iman katoliknya (pembaharuan rohani) di Gereja Garut.

a. Calon krisma meminta formulir pendaftaran krisma kepada sekretaris b. Sekretaris memberikan fromulir pendaftaran krisma dan lembaran

persyaratan

c. Calon krisma menerima formulir pendaftaran krisma d. Calon krisma mengisi formulir pendaftaran krisma

e. Calon krisma mengembalikan formulir pendaftaran yang telah diisi beserta syarat-syarat kepada sekretaris

f. Sekretaris menerima formulir pendaftaran yang telah diisi beserta syarat-syarat oleh calon krisma

g. Seketaris memeriksa formulir pendaftaran, jika isi formulir telah lengkap maka dimasukan dalam buku besar krisma untuk diarsipkan dan memberikan lembar pengesahan untuk calon krisma, jika isi formulir tidak lengkap maka formulir pendaftaran dikembalikan lagi untuk dilengkapi oleh calon krisma

Keterangan :

A9 : Arsip syarat-syarat krisma

A8 : Arsip formulir krisma yang telah diisi A14 : Arsip buku besar krisma

Dokumen yang masuk akan dicatat dalam suatu buku besar untuk pembukuan dan selanjutnya dokumen akan diarsipkan. Oleh sekretaris dokumen tersebut juga dijadikan laporan yang nantinya akan diberikan kepada pimpinan

Gereja selaku Ketua Umum. Sistem ini dinilai masih terdapat banyak kekurangan misalnya terjadi kesulitan dalam pencarian arsip dan lamanya pembuatan laporan bagi pimpinan Gereja. Untuk itu Sekretariat Gereja membutuhkan sistem aplikasi kearsipan agar kendala ini dapat diatasi.

3.1.3 AnalisissortingberdasarkanAlphabeticaldanChronologis

Proses sorting yang dilakukan dalam aplikasi ini berdasarkan alphabet dan kronologis, dimana nantinya proses sorting tersebut akan membantu dalam memilah inputan yang masuk dan menempatkannya pada laci/kabinet yang telah disediakan. Sorting memakai Mergesort, dimana aray yang belum terurut dibagi menjadi dua bagian sampai memiliki sebuah data dan proses diulang hingga data terurut ketika ditampilkan. Proses sorting yang terjadi dalam sistem dapat dilihat seperti algoritma proses dibawah ini :

1. Masukan data

2. Sistem memeriksa data nama resmi/lengkap

3. Sistem mengambil abjad awal dari nama resmi/lengkap 4. Sistem mengecek folder abjad

5. Sistem mengecek folder tahun (jika folder abjad yang dicek ada) 6. Sistem mengecek folder bulan (jika folder tahun yang dicek ada)

7. Sistem membuat folder abjad, folder tahun, folder bulan (jika folder abjad yang dicek belum ada)

8. Sistem membuat folder tahun, folder bulan (jika folder tahun yang dicek belum ada)

9. Sistem membuat folder bulan (jika folder bulan yang dicek belum ada) 10. Data disimpan dan keluar\

Gambaran dari algoritma diatas dapat digambarkan seperti gambar 3.1 dibawah ini :

Gambar 3.1 Gambaran umum inputan data dalam sistem

Jadi proses sorting berdasarkan alphabet dan kronologis ini dipakai pada proses penginputan data yaitu untuk memisahkan data yang masuk menurut abjad awal nama resmi/lengkap dan kronologis (tahun dan bulan) untuk dimasukkan dalam laci/cabinet dan proses sorting juga dipakai untuk menampilkan data yang telah diinputkan khususnya dalam proses pencarian yang mengacu pada abjad awal nama yang dicari dan waktu kejadian (tahun dan bulan).

3.1.3.1 Flowchart proses sorting berdasarkanalphabetdanchronologis

Pengambilan abjad awal dari nama

resmi/lengkap

Cek abjad awal nama resmi & folder alphabet

Bikin folder alphabet

Masuk folder alphabet

Cek folder kronologis (Tahun & Bulan)

Bikin folder tahun & bulan

Masuk folder tahun & bulan

Simpan data input berdasarkan tahun

dan bulan Data nama

resmi/ lengkap

Mulai

Selesai

Tidak ada

Ada

Tidak ada

Ada

3.1.4 Analisis metode pengarsipan yang dipakai

Dalam proses pengarsipan pada Sekretariat Gereja Garut belum terlihat bahwa mereka menggunakan suatu metode yang dipakai untuk kegiatan pengarsipan. Untuk itu ditawarkan suatu metode pengarsipan yang dapat dipakai untuk proses pengarsipan yang berlangsung di Sekretariat Gereja Garut. Salah satu metode pengarsipan yang ingin diterapkan disini adalah penggabungan dua buah metode yaitu metode Alphabetical Filling System dengan metode

Chronologis.Adapun penjelasan tentang metode ini yaitu :

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan/organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.

2. Sistem Tanggal (Chronologis) adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal dokumen yang dibuat.

Kedua sistem ini merupakan sistem pengarsipan yang sederhana dan mudah, sehingga cocok dipakai untuk perusahaan kecil yang kegiatannya masih sedikit. Penyimpanan arsip secara alfabetis dan kronologis dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya, karena semua berkas ditata berdasarkan nama dan tanggal atau tahun serta orang lebih mudah menemukan berkas berdasarkan nama [4].

3.1.4.1 Studi Kasus

Bila suatu waktu misalkan pada tanggal 20 Januari 2008 ada peristiwa perkawinan yang terjadi di Gereja Garut dengan jumlah pendaftar 3 orang.

Nama-nama pendaftar antara lain Gerry P., Gerry R., Herry S. Maka proses yang akan dilakukan dengan metode Alphabetical Filling System dan Chronologis hingga sampai ke pengarsipan dan pencarian adalah sebagai berikut :

a. Penampungan

Hasil dari data formulir yang masuk dikumpulkan/ditampung terlebih dahulu oleh Sekretaris

b. Pemeriksaan

Data arsip yang telah terkumpul itu diperiksa sehingga dapat dipastikan bahwa arsip siap disimpan.

c. Penyortiran

Setelah diperiksa, arsip kemudian disortir sesuai dengan kode penyimpanan. Penyortiran itu dapat diartikan sebagai tindakan menyusun berkas secara nama dan tahun.

1. Penyortiran dilakukan dengan mengelompokkan terlebih dahulu nama-nama yang telah masuk (Gerry P, Gerry R, Herry S),

2. kemudian mengelompokkan bulan dan tahun masuk arsip. Sebagai contoh penyortiran adalah pengelompokan abjad nama dari arsip yang masuk yaitu G dan H. Karena pada contoh hanya terjadi di satu bulan saja, maka nama yang masuk dikelompokkan menjadi satu folder penyimpanan dengan label tahun 2008. Oleh sebab itu arsip segera disortir secara garis besar (rough

sorting) menjadi yang dikelompokkan secara alfabetis. Arsip itu dipisahkan

berdasarkan kelompok alfabetisnya itu masing-masing untuk penyimpanan sementara [4].

3. Setelah dikelompokkan ke bagian masing-masing, berkas siap disimpan dan dipindahkan ke tempat penyimpanan.

d. Penyimpanan

Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting di dalam kegiatan pengarsipan, yaitu kegiatan menempatkan berkas di dalam tempat penyimpanannya. Kesalahan penyimpanan, berarti kehilangan arsip waktu, uang, dan ketenangan sewaktu pencarian arsip [4]. Setelah semua berkas siap untuk disimpan, maka yang selanjutnya dilakukan oleh Sekretaris adalah : 1. Memberi Guide(pemandu) atau pembatas yang ditempelkan diatas arsip

dengan label bulan dan tahun. Setelah itu tempatkan setiap arsip pada folder dengan diberi label tahun di bagian atasnya.

2. Lalu hal terakhir yang dilakukan Sekretaris adalah menyimpan arsip yang telah siap itu pada filling cabinet (laci) yang telah di beri label abjad nama pendaftar tadi, yaitu laci dengan label G – H.

A - C

D-F

G-I

J-L

M-O

P-R Fiiling

Cabinet CabinetFiiling

2007 2008 2009 2010

01/08 02/08

Biodata Gerry, P.

Biodata Gerry, R.

Biodata Harry, S.

Laci Perkawinan

e. Pencarian

Untuk melakukan proses pencarian, hal yang dilakukan Sekretaris adalah sebagai berikut :

1. Melihat abjad awal nama orang dari berkas yang ingin dicari.

2. Membuka filling cabinet (laci) sesuai abjad lalu membuka folder sesuai tahun terjadinya pendaftaran dan mengambil folder yang dipisahkan denganGuideyang berlabel bulan dan tahun. Misalnya, untuk mencari data pendaftar dengan nama Gerry P. yang mendaftar pada bulan januari tahun 2008, maka Sekretaris harus membuka laci dengan label abjad G-H lalu membuka folder berlabel tahun 2008. Setelah itu mengambil folder yang berlabel 01/08, yang berarti bulan Januari tahun 2008.

3. Terakhir Sekretaris tinggal mencari file yang telah diberi label nama orangnya yaitu Gerry P.

3.1.5 Analisis Kebutuhan Non Fungsional dan Kebutuhan Fungsional 3.1.5.1 Kebutuhan Non Fungsional

Analisis non fungsional dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan non fungsional. Spesifikasi kebutuhan non fungsional adalah spesifikasi tentang hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan keluaran yang akan dihasilkan sistem, masukan yang diperlukan sistem, lingkup proses yang digunakan untuk mengolah masukan menjadi keluaran, jumlah pemakai dan kategori pemakai, serta kontrol terhadap sistem.

1. Analisis Perangkat Keras

Adapun spesifikasi perangkat keras dan sistem operasi yang digunakan untuk menghasilkan kerja fungsi di bagian Sekretariat Paroki Gereja Garut saat ini adalah sebagai berikut:

Tabel 3.1 Spesifikasi Perangkat Keras pada Gereja Garut Nama pengguna Spesifikasi

a. Processor2.26 Ghz

b. RAM 1 GB

c. Hard Disk160 GB

d. VGA 128 MB

e. Monitor dengan resolusi 1024 x 768

f. Keyboardstandar

g. Mousestandar

h. CD-ROM 52X

i. Scanner

Sekretariat

j. Printer

a. Processor dengan kecepatan 2.0 Ghz b. RAM 128 MB

c. Hard Disk80 GB

d. VGA 64 MB

e. Monitor dengan resolusi 1024 x 768

f. Keyboardstandar

Pimpinan

g. Mousestandar

h. CD-ROM 52X

Spesifikasi minimum perangkat keras yang dibutuhkan untuk aplikasi ini adalah sebagai berikut :

Table 3.2 Spesifikasi Minimal Perangkat Keras Nama pengguna Spesifikasi

a. Processordengan kecepatan minimal 1.3 Ghz

b. RAM minimal 256 GB

c. Hard Diskminimal 80 GB

d. VGA minimal 64 MB

e. Monitor dengan resolusi 1024 x 768

f. Keyboardstandar

Server

g. Mousestandar

a. Processor dengan kecepatan minimal 500 Mhz b. RAM minimal 128 MB

c. Hard Diskminimal 40 GB

d. VGA minimal 64 MB

e. Monitor dengan resolusi 1024 x 768

f. Keyboardstandar

Client

g. Mousestandar

Setelah melihat spesifikasi perangkat keras yang ada maka spesifikasi perangkat keras yang ada di Sekretariat Gereja sudah memenuhi syarat untuk menjalankan aplikasi sistem informasi kearsipan ini.

2. Analisis Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang ada di Gereja Garut saat ini pada setiap komputer antara lain :

a. Browser internet explorer b. Microsoft Office

Sedangkan perangkat lunak yang akan digunakan dalam pembangunan sistem adalah sebagai berikut :

a. PHPsebagai bahasa pemrograman

b. Apachesebagai web server

c. MySQL yang digunakan sebagai Database Management System

(DBMS)

d. Macromedia Dreamweaver MXsebagaitools editor

e. Browser Internet ExploreratauMozilla Firefox

Melihat dari spesifikasi perangkat lunak yang ada di Gereja Garut, maka dapat dikatakan bahwa perangkat lunak yang ada belum memenuhi kriteria untuk mejalankan aplikasi kearsipan ini. Untuk itu perlu diadakan penginstalan aplikasi yang diperlukan untuk memenuhi kriteria perangkat lunak aplikasi kearsipan ini.

3. Analisis Pengguna

Dalam proses kegiatannya Gereja Garut memiliki beberapa petugas yang berperan, yaitu :

Tabel 3.3 Karakteristik Pengguna Gereja Garut

Pengguna Tanggung jawab Tingkat

pendidikan

Tingkat keterampilan

Pimpinan

Melakukan pengecekan dan pengesahan terhadap laporan dari semua kegiatan yang dirangkum oleh Sekretaris

lulus SMA

Kurang begitu bisa mengikuti petunjuk dalam penggunaan aplikasi baru

Sekretaris

Mencatat dan membuat laporan semua data kegiatan yang ditangani Gereja, Mengatur semua berkas yang diterima Gereja

diploma

Kurang begitu bisa mengikuti petunjuk dalam penggunaan aplikasi baru

Sedangkan untuk petugas yang menggunakan aplikasi yang akan dibangun nantinya terdiri dari tiga level pengguna. Pengguna yang ada memiliki karakteristik sebagai berikut :

Tabel 3.4 Karakteristik Pengguna Aplikasi

Pengguna Tanggung jawab

Hak akses Tingkat pendidikan Tingkat keterampilan Jenis pelatihan User biasa Melakukan kegiatan pencarian informasi Melakukan pencarian data laporan Minimal lulus SMA Bisa mengikuti petunjuk Cara pengoperasi an aplikasi Operator Mengelola kegiatan operasional Pengelolaan data formulir dan laporan Minimal lulus SMA

dan diploma

-Cara pengoperasi an aplikasi Administrator Melakukan kegiatan teknis Akses penuh terhadap sistem dan pengelolaan data user Minimal diploma Mengerti tentang perawatan aplikasi Cara mengatasi troubleshoot ing sederhana

Dari hasil wawancara bahwa nantinya juga mereka (pihak Gereja) akan merekrut satu pegawai yang akan membantu dalam penanganan aktivitas Gereja, maka dengan kondisi yang terdapat di Gereja Garut saat ini tidak memerlukan tambahan pengguna atau staf yang nantinya dapat membantu memaksimalkan jalannya aplikasi ini. Staf atau pengguna yang baru tersebut akan diposisikan sebagai administrator nantinya. Sekretaris sebagai Operator dan Pimpinan sebagai User Biasa nantinya. Kemudian juga perlu dilakukan pelatihan yang berkenaan dengan aplikasi pengarsipan ini.

4. Analisis Jaringan

Sekretariat Gereja memiliki komputer-komputer yang sudah terkoneksi ke

internetdengan media kabel. Komputer-komputer yang ada diruangan Sekretariat

Gereja ini terhubung dengan jaringan yang ada di ruangan pimpinan Gereja. Jaringan yang ada di Sekretariat Gereja dapat dilihat seperti gambar berikut :

Gambar 3.4 Jaringan komputer pada Gereja Garut

Melihat dari jaringan yang telah dimiliki oleh Gereja Garut, maka dapat dikatakan Gereja Garut dapat menjalankan aplikasi kearsipan berbasiswebini dan jumlah komputer yang dimiliki telah memenuhi syarat pemakaian aplikasi kearsipan tersebut.

5. Analisis Basis Data

Database merupakan kumpulan data yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya yang direalisasikan dengan relation key yang digambarkan dalam

entity relationship diagram.

Entitas - entitas yang terlibat, yaitu: Profil User, Riwayat pendidikan, Riwayat perkawinan, Perkawinan, Pembaptisan, Kematian, Katekumen, Krisma,

User, dan data wali. Adapun hubungan antar entitas dapat dilihat pada gambar Diagram E-R dari basis data yang dibuat berikut ini:

Gambar 3.5 ERD Sistem Kearsipan Gereja Garut

Keterangan Kamus Data ERD

Kamus data ERD ini dibuat untuk memperjelas komponen atribut pada entitas-entitas yang terlibat, antara lain :

Tabel 3.5 kamus data ERD

Entitas Atribut

Pembaptisan

Id_baptis + nama + nama_panggilan + tmp_lahir + tgl_lahir + ayah + agama1 + ibu + agama2 + alamat + telp1 + telp2 + tgl_baptis + pembptis + date + date_modified + author Id_baptis + wali1_nama + wali1_usia + wali1_hub +

Data wali wali1_almat + wali1_tlp + wali2_nama + wali2_usia + wali2_hub + wali2_almat + wali2_tlp

Perkawinan

Id_perkawinan+ p_nama + p_tempat_lhr + p_tanggal_lhr + p_alamat + p_perkerjan + p_agama + p_tempt_baptis + p_tanggal_baptis + p_ayah + p_ibu + p_almt_ortu + l_nama + l_tempat_lhr + l_tanggal_lhr + l_alamat + l_perkerjan + l_agama + l_tempt_baptis + l_tanggal_baptis + l_ayah + l_ibu + l_almt_ortu + hari + tanggal + jam + gereja + pastor + date + date_modified + penginput

Krisma

Id_krisma + nama_pemandian + nama_resmi + jk + tempat_lhr + tanggal_lhr + pem_greja + kota + tanggal + gereja + wali_baptis + istri_suami + ayah + ibu +

lingkungan + alamat + alamat2 + kode_pos + telp + date + date_modified + author

Kematian

Id_kematian + nama_lengkap + nama_pemandian + usia + nama_suamistri + ayah + ibu + alamt + men_tgl + men_jam + men_di + sak_tgl + sak_oleh + pem_tgl + pem_di + pemimpin + date + date_modified + penginput

Katekumen

Id_katekumen + nama + alamat + tmp_lahir + tgl_lahir + pek_sek + b_greja + b_greja_date + agama + tlp + saudara_katolik + kegiatan + ayah + ayah_agama + ibu + ibu_agama + date + date_modified + penginput

Referensi pendidikan

Id_katekumen + Sd + sd_t + sltp + sltp_t + slta + slta_t + paroki + paroki_t

Referensi pernikahan

Id_katekumen + tunangan + tunangan_agama + menikah + menikah_agama + menikah_islam + menikah_islam_date + menikah_sipil + menikah_sipil_date + menikah_katolik + menikah_katolik_date + menikah_adat +

menikah_adat_date + dulu_menikah + dulu_menikah_date + dulu_menikah_secara + du lu_menikah_date2 +

pasangan_menikah + pasangan_menikah_date + pasangan_menikah_secara + pasangan_menikah_date2

Profil User Id_lev + level + deskripsi

User Nama + username + password + level

3.1.4.2 Analisis Kebutuhan Fungsional 1. Diagram Konteks

Diagram konteks dari Aplikasi Pengarsipan pada Gereja Garut yang akan dibangun sebagai berikut :

Gambar 3.6 Diagram Konteks

2. Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke model yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan DFD

mengerti sistem yang akan dikerjakan. Berikut adalah gambar DFDdari aplikasi pengolahan arsip Gereja Garut yang akan dibangun :

Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses 1.0

Gambar 3.10 DFD Level 1 Proses 3.0

Gambar 3.12 DFD Level 2 Proses 3.1

Gambar 3.14 DFD Level 2 Proses 3.3

Gambar 3.16 DFD Level 2 Proses 3.5

4.1.1 Lihat dokumen

perkawinan

4.1.2 Download dokumen

perkawinan Pimpinan

dat_kawin Permintaan lihat dokumen

Info download dokumen

Permintaan download dokumen Permintaan lihat dokumen

info lihat dokumen

Permintaan download dokumen Info download dokumen info lihat dokumen

4.1.3 Cari dokumen

perkawinan Cari dokumen

Info cari dokumen

Cari dokumen Info cari dokumen

Gambar 3.18 DFD Level 2 Proses 4.2

4.3.1 Lihat dokumen

kematian

4.3.2 Download dokumen

kematian Pimpinan

dat_kematian Permintaan lihat dokumen

Info download dokumen

Permintaan download dokumen Permintaan lihat dokumen

info lihat dokumen

Permintaan download dokumen Info download dokumen

info lihat dokumen

4.3.3 Cari dokumen

kematian Cari dokumen

Info cari dokumen

Cari dokumen

Info cari dokumen

4.4.1 Lihat dokumen katekumen 4.4.2 Download dokumen katekumen Pimpinan dat_katekumen Permintaan lihat dokumen

Info download dokumen

Permintaan download dokumen Permintaan lihat dokumen

info lihat dokumen

Permintaan download dokumen Info download dokumen

info lihat dokumen

4.4.3 Cari dokumen

katekumen Cari dokumen

Info cari dokumen

Cari dokumen Info cari dokumen

Gambar 3.20 DFD Level 2 Proses 4.4

4.5.1 Lihat dokumen krisma 4.5.2 Download dokumen krisma Pimpinan dat_krisma Permintaan lihat dokumen

Info download dokumen

Permintaan download dokumen Permintaan lihat dokumen

info lihat dokumen

Permintaan download dokumen Info download dokumen

info lihat dokumen

4.5.3 Cari dokumen

krisma Cari dokumen

Info cari dokumen

Cari dokumen Info cari dokumen

Gambar 3.22 DFD Level 3 Proses 3.1.1

Gambar 3.24 DFD Level 3 Proses 3.3.1

Gambar 3.26 DFD Level 3 Proses 3.5.1

3. Spesifikasi Proses

Spesifikasi proses merupakan alat bantu (tools) sistem yang akan menjelaskan perilaku-perilaku proses yang ada dalam DFD. Berikut adalah spesifikasi proses dari aplikasi pengarsipan Gereja Garut, terlihat pada tabel 3.5 :

Tabel 3.6 Spesifikasi Proses

No. Proses Keterangan

No. Proses 1.1

Nama Proses Verifikasi Username

Source Admin, Sekretaris, Pimpinan

Input Data Login

Output Info Login Invalid 1.

Logika Proses Begin

{Admin, Sekretaris dan Pimpinan memasukkan username ke dalamdatabase}

if username ada then username valid else

tampil informasi login invalid end

No. Proses 1.2

Nama Proses Verifikasi Password

Source Admin, Sekretaris, Pimpinan

Input Data Login

Output Info Login Invalid, Login Valid Destination Admin, Sekretaris, Pimpinan 2.

Logika Proses Begin

{ Admin, Sekretaris, Pimpinan memasukkan password ke dalamdatabase}

if password ada then tampil login valid else

tampil info login invalid end

No. Proses 2.1

Nama Proses Tambah user

Source Admin

3.

Output Info user yang telah ditambah Destination Admin

Logika Proses Begin

{Admin menambah data user pada menu Registrasi User}

if data user diisi and tidak ada data kosong then simpan data yang ditambah

else

data tidak jadi ditambahkan end

No. Proses 2.2 Nama Proses Ubah user

Source Admin

Input Data user yang akan diubah Output Info user yang telah diubah Destination Admin

4.

Logika Proses Begin

{Admin mengubah data user pada menu Setting Account}

if data user benar and tidak ada data kosong then simpan data perubahan

else

data tidak diubah end

No. Proses 2.3 5.

Source Admin

Input Data user yang akan dihapus Output Info user yang telah dihapus Destination Admin

Logika Proses Begin

{Admin melihat data user yg akan dihapus pada menu Manajemen User}

if data user ada and tidak sedang online then hapus data user

else

data user tidak jadi dihapus end

No. Proses 3.1.1

Nama Proses Tambah Krisma Source Sekretaris

Input Data krisma yang akan ditambah Output Info krisma yang telah ditambah Destination Sekretaris

6.

Logika Proses Begin

{Sekretaris menambah data krisma pada menu Pengolahan data Sakramen Krisma}

if data data krisma benar and tidak ada data kosong then

simpan hasil penambahan data krisma else

end No. Proses 3.1.2

Nama Proses Ubah Krisma Source Sekretaris

Input Data krisma yang akan diubah Output Info krisma yang telah diubah Destination Sekretaris

7.

Logika Proses Begin

{ Sekretaris mengubah data krisma pada menu Pengolahan data Sakramen Krisma }

if data krisma ada and tidak ada data kosong then simpan data krisma yang diubah

else

data krisma tidak diubah end

No. Proses 3.1.3

Nama Proses Cari Krisma Source Sekretaris

Input Data krisma yang akan dicari Output Info krisma yang telah dicari Destination Sekretaris

8.

Logika Proses Begin

{ Sekretaris mencari data krisma pada menu Pengolahan data Sakramen Krisma }

if data krisma ada then Cari data krisma

else

data krisma tidak ditemukan end

No. Proses 3.2.1

Nama Proses Tambah Perkawinan Source Sekretaris

Input Data perkawinan yang akan dihapus Output Info perkawinan yang telah ditambah Destination Sekretaris

9.

Logika Proses Begin

{ Sekretaris menambah data perkawinan pada menu Pengolahan data Perkawinan}

if data perkawinan diisi and tidak ada data kosong then

simpan data perkawinan yang ditambah else

data perkawinan tidak jadi ditambahkan end

No. Proses 3.2.2

Nama Proses Ubah Perkawinan Source Sekretaris

Input Data perkawinan yang akan diubah Output Info perkawinan yang telah diubah Destination Sekretaris

10.

Logika Proses Begin

Pengolahan data Perkawinan }

if data perkawinan benar and tidak ada data kosong then

simpan hasil perubahan else

perubahan data perkawinan batal end

No. Proses 3.2.3

Nama Proses Cari perkawinan Source Sekretaris

Input Data perkawinan yang akan dicari Output Info perkawinan yang telah dicari Destination Sekretaris

11.

Logika Proses Begin

{ Sekretaris mencari data perkawinan pada menu Pengolahan data Perkawinan }

If data perkawinan ada then Cari data perkawinan else

data perkawinan tidak ditemukan end

No. Proses 3.3.1

Nama Proses Tambah pembaptisan Source Sekretaris

Input Data pembaptisan yang akan ditambah 12.

Destination Sekretaris Logika Proses Begin

{ Sekretaris menambah data pembaptisan pada menu Pengolahan data Pembaptisan}

if data pembaptisan diisi and tidak ada data kosong then

simpan data pembaptisan yang ditambah else

data tidak jadi ditambahkan end

No. Proses 3.3.2

Nama Proses Ubah Pembaptisan Source Sekretaris

Input Data pembaptisan yang akan diubah Output Info pembaptisan yang telah diubah Destination Sekretaris

13.

Logika Proses Begin

{ Sekretaris mengubah data pembaptisan pada menu Pengolahan data Pembaptisan }

if data pembaptisan benar and tidak ada data kosong then

simpan data hasil perubahan else

perubahan data tidak jadi end

No. Proses 3.3.3 14.

Source Sekretaris

Input Data pembaptisan yang akan dicari Output Info pembaptisan yang telah dicari Destination Sekretaris

Logika Proses Begin

{ Sekretaris mencari data pembaptisan pada menu Pengolahan data Pembaptisan }

if data pembaptisan ada then Cari data pembaptisan else

data pembaptisan tidak ditemukan end

No. Proses 3.4.1

Nama Proses Tambah Kematian Source Sekretaris

Input Data kematian yang akan ditambah Output Info kematian yang telah ditambah Destination Sekretaris

15.

Logika Proses Begin

{ Sekretaris menambah data kematian pada menu Pengolahan data Kematian}

if data kematian diisi and tidak ada data kosong then simpan data kematian yang ditambah

else

data tidak jadi ditambahkan end

No. Proses 3.4.2

Nama Proses Ubah Kematian Source Sekretaris

Input Data kematian yang akan diubah Output Info kematian yang telah diubah Destination Sekretaris

16.

Logika Proses Begin

{ Sekretaris mengubah data kematian pada menu Pengolahan data Kematian }

if data kematian benar and tidak ada data kosong then

simpan hasil perubahan else

perubahan data batal end

No. Proses 3.4.3

Nama Proses Cari Kematian Source Sekretaris

Input Data kematian yang akan dicari Output Info kematian yang telah dicari Destination Sekretaris

17.

Logika Proses Begin

{ Sekretaris mencari data kematian pada menu Pengolahan data Kematian }

if data kematian ada then Cari data kematian

else

data kematian tidak ditemukan end

No. Proses 3.5.1

Nama Proses Tambah Katekumen Source Sekretaris

Input Data katekumen yang akan ditambah Output Info katekumen yang telah ditambah Destination Sekretaris

18.

Logika Proses Begin

{ Sekretaris menambah data katekumen pada menu Pengolahan data Katekumen}

if data ketekumen diisi and tidak ada data kosong then

simpan data katekumen yang ditambah else

data tidak jadi ditambahkan end

No. Proses 3.5.2

Nama Proses Ubah Katekumen Source Sekretaris

Input Data katekumen yang akan diubah Output Info katekumen yang telah diubah Destination Sekretaris

19.

Logika Proses Begin

Pengolahan data Katekumen }

if data katekumen benar and tidak ada data kosong then simpan hasil perubahan

else

perubahan data batal end

No. Proses 3.5.3

Nama Proses Cari Katekumen Source Sekretaris

Input Data katekumen yang akan dicari Output Info katekumen yang telah dicari Destination Sekretaris

20.

Logika Proses Begin

{ Sekretaris mencari data katekumen pada menu Pengolahan data Katekumen }

if data katekumen ada then Cari data katekumen else

data katekumen tidak ditemukan end

21. No. Proses 4.1.1

Nama Proses Lihat dokumen perkawinan Source Admin, Pimpinan

Input Permintaan lihat dokumen Output Info lihat dokumen

185 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh penyusun mengenai pembangunan perangkat lunak aplikasi pengarsipan ini, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Aplikasi pengolahan arsip dengan metode Alphabetal Filling System dan

Chronologis dapat membantu dalam pengolahan data arsip pada Gereja Katolik Santa Perawan Maria Yang Terkandung Tak Bernoda Garut. 2. Aplikasi pengolahan arsip dengan metode Alphabetal Filling System dan

Chronologismemudahkan dalam proses pencarian data arsip dengan cepat khususnya untuk data arsip lama sesuai permintaanuser.

3. Aplikasi pengolahan arsip dengan metode Alphabetal Filling System dan

Chronologisdapat mempercepat dalam memberikan laporan.

5.2 Saran

Untuk lebih meningkatkan kinerja dari aplikasi pengolahan arsip ini ada beberapa saran yang dapat dijadikan sebagai pertimbangan, yaitu:

1. Untuk pengembangannya aplikasi ini dapat ditambah dengan fasilitas dan proses-proses lain yang lebih bermanfaat untuk membantu penyelesaian masalah di lingkungan Gereja, melihat seiring perkembangannya teknologi dan kebutuhan akan informasi.

186

2. Untukinterfacebisa lebih ditambah atau dibuat lebih menarik lagi

3. Untuk pengembangan lebih lanjut aplikasi pengolahan arsip ini tidak hanya menggunakan metode Alphabetical Filling System dan Chronologis saja, tapi diberikan pilihan beberapa metode lain selain metode tersebut dalam pengarsipan.

187

DAFTAR PUSTAKA

[1] Abdul Kadir, (2000), Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data, Andi, Yogyakarta.

[2] Bunafit Nugroho, (2004),Aplikasi Pemograman Web Dinamis dengan PHP dan MYSQL ,Gava Media.

[3] Bunafit Nugroho, (2004), PHP dan MYSQL Dengan Editor Dreamweaver MX,Andi, Yogyakarta.

[4] Colin McCormack, Jones David, Building A Web Based Education System,

John Wiley dan Sons, New York, USA.

[5] D_vid.martin, (February 8th, 2009), Sistem - sistem Pengarsipan, http://one.indoskripsi.com/node/8209

[6] Dian Andriana, (20 Juni 2008), Sistem manajemen basis data relasional, http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem manajemen basis data relasional/.

[7] Fathansyah, (2007),Basis Data, Informatika, Bandung.

[8] Irawan, Budhi, (2005),Jaringan Komputer, Graha Ilmu, Yogyakarta.

[9] Kadir, Abdul, (2002), Dasar Pemrograman WEB Dinamis Menggunakan PHP, Andi, Yogyakarta.

[10] Prasetyo, Didik Dwi, (2005), Solusi Menjadi Web Master Melalui Manajemen Web Dengan Php,PT Elex Media Komputindo, Jakarta.

[11] Siswoutomo, Wiwit, (2005),PHP Undercover Mengungkap Rahasia Pemrograman PHP, PT. Elex Media Komputindo. Jakarta.

RIWAYAT HIDUP

NIM : 10105253

Kelas : IF-5

Nama Lengkap : Suwandono

Tempat / Tanggal Lahir : Depok, 26 Mei 1985

Agama : Katolik

Jenis Kelamin : Laki - laki

Alamat : Jl. Lobak 68 Depok

40373

No. Telp : ( 021 ) 316057

PENDIDIKAN

1992 – 1998 : SDK Don Bosko II Kupang 1998 – 2001 : SMP Frater Makassar 2001 – 2004 : SMA Negeri 1 Bandung

2005 – 2009 : Program S1, Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia – Bandung

Bandung, 2009

Suwandono NIM : 10105253

LEMBAR PENGESAHAN

APLIKASI PENGOLAHAN ARSIP PADA GEREJA KATOLIK

SANTA PERAWAN MARIA YANG TERKANDUNG

TAK BERNODA GARUT

SUWANDONO

10105253

Menyetujui, Pembimbing

Dian Dharmayanti, S.T. NIP. 41277006005

Ketua Jurusan Teknik Informatika

Mira Kania Sabariah, S.T., M.T. NIP. 41277006008

LEMBAR PENGESAHAN

APLIKASI PENGOLAHAN ARSIP PADA GEREJA KATOLIK

SANTA PERAWAN MARIA YANG TERKANDUNG

TAK BERNODA GARUT

SUWANDONO

10105253

Penguji II

Dian Dharmayanti, S.T. NIP. 41277006005 Penguji I

Muhammad Nasrun, S.Si., M.T. NIP. 41277006011

Penguji III

Tati Harihayati M., S.T, M.T. NIP. 41277006006