Bahan Mata Kuliah Dasar-dasar Manajemen
Bahan Mata Kuliah Dasar-dasar Manajemen
MANAJEMEN
PENDAHULUAN
Manusia adalah makluk sosial, sehingga ada kecenderungan dalam dirinya untuk berinteraksi
dan bekerjasama. Sejarah manusia dapat ditelusuri melalui perkembangan organisasi sosial.
Pertama-tama adalah keluarga dan suku nomadik, lalu muncul kampung yang permanen dan
masyarakat berdasarkan suku dengan sistem feodal, dan kemudian terbentuk negara sebagai
perkembangan lebih lanjut.
Dalam kehidupannya, manusia adalah anggota suatu organisasi, misalnya anggota organisasi
kemasyarakatan, olah raga, bisnis dan sebagainya. Organisasi-organisasi tersebut mempunyai
rencana dan cara pencapaian tujuan, termasuk di dalamnya adalah tugas mencari dan
mengalokasikan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi, dan mempunyai pemimpin yang
juga disebut manajer yang bertanggung jawab atas keberhasilan organisasi dalam mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
A. MANAJEMEN
Manajemen berasal dari kata management yang berasal dari kata to manage yang secara umum
berarti mengelola. Dalam arti khusus manajemen dipakai bagi pimpinan dan kepemimpinan,
yaitu orang-orang yang memimpin dalam suatu organisasi. Dengan demikian manajer ialah
orang yang memimpin atau mengelola.
Organisasi adalah suatu sistem yang bersifat sosio-teknis. Sistem adalah suatu keseluruhan
dinamis yang terdiri dari bagian-bagian yang berhubungan. Dinamis berarti bergerak di dalam,
berkembangke arah suatu tujuan. Sosio (sosial) berarti yang bergerak di dalam dan yang
menggerakkan sistem itu adalah manusia. Ekonomis berarti kegiatan dalam sistem bertujuan
untuk memenuhi kebutuhan manusia.
ORGANISASI
ORGANISASI SOSIAL
Merujuk pada pola-pola interaksi sosial (frekuensi dan lamanya kontak antara orang-orang); arah
pengaruh antara orang-orang; derajat kerja sama
Contoh: Keaggotaan dalam satu komunitas etnis, klub pendukung sepak bola
Organisasi yang didirikan untuk tujuan-tujuan ttt:
Bisnis: dibentuk untuk menghasilkan barang yang dijual
Serikat pekerja (union) diorganisasikan untuk memperkuat tawar menawar buruh/karyawan pada
majikan
PANDANGAN SISTEM
Dalam pendekatan sistem, organisasi dipandang sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari bagianbagian yang saling berhubungan. Jadi dalam pendekatan ini manajer seharusnya memandang
organisasi sebagai suatu kesatuan, yang merupakan bagian dari lingkungan eksternal yang lebih
luas. Dalam teori sistem dijelaskan bahwa kegiatan setiap bagian dalam organisasi akan
mempengaruhi kegiatan bagian lain
Istilah-istilah penting yang digunakan dalam pendekatan sistem
1. Subsistem, yaitu bagian-bagian yang membentuk keseluruhan sistem. Setiap sistem menjadi
subsistem dari kesatuan yang lebih besar
2. Sinergi, yaitu apabila keseluruhan lebih besar daripada penjumlahan bagian-bagian. Sinergi
berarti bagian-bagian terpisah dalam sebuah organisasi yang saling bekerja sama dan
berhubungan, serta menghasilkan kerja yang lebih besar dibandingkan bila bagian-bagian
tersebut bekerja sendiri.
3. Sistem terbuka dan tertutup. Suatu sistem dikatakan terbuka
apabila sistem itu berhubungan dengan lingkungan luar organisasi.
Suatu sistem dikatakan tertutup apabila ia tidak berhubungan
dengan lingkungan luar organisasi
4. Umpan balik: umpan balik merupakan kunci pengawasan terhadap
sistem. Dengan adanya umpan balik terhadap sistem maka dapat
dilakukan perbaikan apabila terjadi kesalahan dalam pelaksanaan
tersebut. Teori sistem meramalkan bahwa aktivitas setiap segmen organisasi mempengaruhi
aktivitas segmen lainnya, dengan tingkat pengaruh yang berbeda. Bagi manajer, mereka harus
menghubungkan
departemen mereka dengan perusahaan secara keseluruhan.
2. PENDEKATAN KONTINGENSI
Pemikiran ini berusaha menyesuaikan antara tanggapan manajerial dengan peluang dan
permasalahan yang ada dalam berbagai macam
situasi.
Struktur yang terbaik : Tergantung pada banyak faktor
Pemikiran Kontingensi: Struktur yang tepat suatu organisasi mungkin tidak tepat bagi yang lain.
Pendekatan ini dikembangkan dikembangkan karena sering dijumpai metode-metode yang
efektif untuk situasi tertentu yang ternyata tidak dapat diterapkan pada situasi lain. Menurut
pendekatan ini, tugas seorang manajer adalah mengidentifikasi teknik mana yang akan
digunakari dalam situasi dan waktu mana yang akan digunakan daiam stuasi dan waktu tertentu
dalam membantu pencapaian tujuan. Dalam pendekatan kontingensi, satu jawaban yang
dianggap paling tepat untuk mengatasi masalah manajemen adalah bergantung pada situasi yang
dihadapi oleh manajemen.
MANAJER
Adalah orang yang bertanggung jawab atas kerja satu atau lebih dalam organisasi
Peran manajer pada organisasi modern:
* Mengelola proses transisi dari era industri sederhana ke aera informasi yang jauh lebih
kompleks.
* Membangun keuletan SDM dan kemampuan organisasi
* Melakukan destabilisasi sistem: menjg adanya suasana stress namun tetap dlm batas
kemampuan individu.
* Menjaga keseimbangan antara dua kondisi yang saling berlawanan tetapi sama-sama
dibutuhkan
APA YANG DILAKUKAN SEORANG MANAJER
Manajer yang efektjf akan memanfaatkan sumber daya organisasi
sehingga membuahkan hasil kerja yang baik dan memberikan
kepuasan bagi mereka yang terlibat dalam pelaksanaan kerja.
MANAJEMEN
Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian terhadap penggunaan sumber daya
untuk mencapai tujuan.
Alat-alat atau sarana yang dibutuhkan oleh manajemen (Tools of Management)
1. Men/Tenaga Kerja
2. Materials (bahan-bahan)
3. Machines (mesin-mesin)
4. Methods (cara-cara/sistem)
5. Money (uang)
6. Markets (pasar)
PROSES MANAJEMEN
Empat Fungsi Manajemen:
1. Perencanaan / planning
Proses untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta langkah -langkah yang harus diambil
untuk mencapainya. Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan
memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang
dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para
manajer mungkin membuat rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana untuk mampu
beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana untuk
situasi yang berbeda (plan for contingency)
1. BATASAN PERENCANAAN
NEWMAN : Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan
LOUIS A ALLEN : Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil
yang diinginkan.
CHARLES BETREHEIM : Rencana mengandung 2 tindakan : Tujuan dan alat untuk mencapai
tujuan itu.
2. PROSES PERENCANAAN
1. Menentukan tujuan perencanaan
2. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
3. Mengembangkan dasar pemikiran kondisi mendatang
4. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
5. Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya
2. Pengorganisasian / organizing/staffing
Proses pemberian tugas, pengalokasikan SD serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir
3. Pengarahan / directing/motivating
Prosesuntuk menumbuhkan semangat pada karyawan supaya bekerja dengan giat serta
membimbing mereka melaksanakan rencana dalam mencapai tujuan
4. Pengendalian / controlling
Proses pengukuran kinerja membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana serta
melakukan evaluasi.
ORGANISASI
Organisasi adalah suatu sistem yang terdiri dari unsur yang berkaitan. Bagian produksi dalam
operasinya berkaitan langsung dengan bagian pemasaran dan bagian keuangan dan tergantung
dari sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan dan sebaliknya.
Organisasi tidak berada dalam lingkungan hampa. Keberadaannya
sebagai sebuah sistem dilingkupi sebuah medan yang dinamakan
dengan lingkungan organisasi. Lingkungan organisasi terdiri atas
lingkungan umum: lingkungan ekonomi, sosiaibudaya, teknologi, alam
dan legal, sedangkan lingkungan khusus terdiri atas pemasok,
konsumen, pesaing dan pembuat aturan.
Lingkungan Umum
1. Lingkungan Ekonomi. misalnya:
* perubahan nilai mata uang
* perubahan perdagangan internasional
* perubahan kebijaksanaan ekonomi
* meningkatnya hutang luar negeri
Akibat: biaya produksi dan perusahaan meningkat
2. Lingkungan Hukum
* undang-undang
* undang-undang perburuhan
* undang-undang perindustrian
* undang-undang no 22, 1999 ttg otonomi daerah
* undang-undang no 25, 1999 perimbangan keuangan pusat daerah
3. Lingkungan Politik: Dalam dan Luar Negeri
* situasi politik yang tidak menentu
* disintegrasi bangsa
* euphoria reformasi (anomali/tanpa hukum)
* dampak: biaya pengelolaan perusahaan meningkatI
4. Lingkungan kependudukan
* pertambahan jumlah penduduk
* pertambahan jumlah rumah tangga
* berubahnya struktur umur penduduk
* meningkatnya perpindahan penduduk
* meningkatnya mobilitas penduduk
* dampak:
* lahan eksplorasi diduduki penduduk
5. Perubahan sosial
* masyarakat berubah dari sifat kolektif ke individualistik
* meniru gaya hidup masyarakat global
* masyarakat yang serba diburu-buru waktu
* ingin melakukan banyak ha1 sekaligus
* tingkat stress meningkat
* kriminalitas semakin merringkat karena melemahnya norma sosial
* dan agama
* kekerasan dalam masyarakat meningkat
* emosi mudah tersulut
* dampak:
* biaya kesehatan memingkat
* biaya sekuriti meningkat
6. Lingkungan Teknologi
* perubahan bisnis menuntut kecepatan pengambilan keputusan
* efektivitas organisasi menuntut komunikasi yang cepat
* kompleksitas data yang harus diolah
* banyaknya informasi luar yang harus diserap dan diolah
* biaya pendidikan karyawan meningkat
* adanya kemungkinan PHK bagi yang tidak bisa mengikuti teknologi
7. Lingkungan hidup/ alam
* undang-undang lingkungan hidup semakin ketat
* dunia internasional memboikot produk yang merusak lingkungan
* hidup
* kecaman masyarakat setempat pada masyarakat yang merusak
* lingkungan
* sertifikasi lingkungan yang harus dipenuh (ISO)
* akibat:
* biaya lingkungan hidup meningkai:
* biaya pendidikan lingkungan hidup
* teknologi dan bahan kimia yang ramah lingkungan memerlukan
* biaya tinggi
8. Lingkungan Birokrasi
* budaya birokrasi akan menyulitkan pengelolaan bisnis, bila birokrasi
* memiliki karakteristik sbb:
* bersifat feodalistik
* peraturan yang berbelit-belit
* kesetiaan pada pimpinan (budaya petunjuk pengarahan)
* lebih banyak minta dilayani
* bekerja lamban
* teknologi yang dipakai dalarn bekerja
* terlalu banyak karyawan
* bekerja berdasarkan juklak dan juknis
B. LINGKUNGAN KHUSUS
Pelanggan: Konsumen atau klien khusus, individu dan organisasi
yang memberi barang /menggunakan jasa perusahaan
Pemasok: Pihak yang memberikan SDM, informasi keuangan &
bahan baku
Pesaing : Organisasi Khusus yang menawarkan barang & jasa yang
mirip Pada konsumen dan kelompok klien yang sama
Pembuat Aturan : Pihak-pihak pemerintah , baik tingkat lokal,
propinsi & Nasional
PERENCANAAN SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN
PENDAHULUAN
Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana
hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang
diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat
rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana untuk mampu beradaptasi (plan for
adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana untuk situasi yang berbeda (plan
for contingency)
1. BATASAN PERENCANAAN
NEWMAN : Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan
LOUIS A ALLEN : Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil
yang diinginkan.
CHARLES BETREHEIM : Rencana mengandung 2 tindakan : Tujuan dan alat untuk mencapai
tujuan itu.
2. PROSES PERENCANAAN
6. Menentukan tujuan perencanaan
7. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
8. Mengembangkn dasar pemikiran kondisi mendatang
9. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
10. Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya
3. TIPE PERENCANAAN YANG DIGUNAKAN PARA MANAJER
Meliputi :
1. Perencanaan Jangka pendek (Short Range Plans)
2. Perencanaan Jangka panjang (Long Range Plans)
3. Perencanaan Strategi
4. Perencanaan Operasional
5. Perencanaan Tetap
6. Perencanaan Sekali Pakai
1.Perencanaan Jangka Panjang & Jangka Pendek
Jangka Pendek : Perencanaan untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang
Menengah : 1 s/d 2 tahun
Panjang : Jangka waktu 5 tahun atau lebih
2. Perencanaan strategi dan operasional
A. Perencanaan Strategi : Kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah
diarahkan.
Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa yang hendak diambil sumber-sumber apa yang
diperlukan untuk mencapainya.
Tahap perencanaan strategi:
1. identifikasi tujuan dan sasaran
2. penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan
3. penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran
4. implementasi perencanaan strategi
5. evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategi
Tujuan perencanaan strategi: mendapatkan keuntungan kompetitiff (competitive advantage).
Manajemen Strategi
Manajemen strategi: proses pengarahan usaha perencanaan strategi dan menjamin strategi
tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka
panjang.
Tahap manajemen strategi:
1. perumusan strategi (strategy formulation)
2. pengimplementasian strategi (strategy implementation)
Strategi yang digunakan organisasi
Tiga tingkatan strategi yang digunakan organisasi:
1. strategi korporasi (corporate strategy)
Tujuan: pengalokasian sumber daya iuntuk perusahaan secara total.
Srtategi ini digunakan pada tingkat korporasi.
2. strategi bisnis (business strategy)
strategi untuk bisnis satu produk lini.
Strategi ini digunakan pada tingkat divisi.
3. strategi fungsional (functional strategy)
mengarah ke bidang fungsional khusus untuk beroperasi.
Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian dan pengembangan, sumber
daya, manufaktur, pemasaran, dll.
B. Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk
mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup
perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Perencanaan operasional yang khas :
1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode
dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang
dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas &
layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan
distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen,
penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.
3. Perencanaan tetap (standing plans)
Digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali (terus menerus)
Tertuang dalam : Kebijaksanaan Organisasional , Prosedur dan Peraturan
Kebijaksanaan
Perencanaan tetap yang mengkomunikasikan pengarahan yang luas untuk membuat berbagai
keputusan dan melaksanakan tindakan.
Misalnya : Penyewaan karyawan, Pemberhentian sementara
Prosedur dan aturan
Perencanaan tetap yang menggambarkan tindakan yang diambil pada situasi tertentu sering
disebut : Standard Operating Prosedurs (SOPs)
4. Perencanaan sekali pakai (single-use plans)
Digunakan hanya sekali untuk situasi yang unik
Anggaran
Menggunakan sumber-sumber untuk mengerjakan aktivitas proyek atau program
Merupakan alat Manajemen yang ampuh untuk mengalokasikan berbagai macam sumber yang
terbatas untuk memenuhi kebutuhan yang beranekaragam.
Jadwal Proyek
Menetapkan rangkaian kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan khusus dan yang
menghubung-hubungkan dengan kerangka waktu yang khusus, target kinerja dan Sumber Daya
KEUNTUNGAN PERENCANAAN
1. Fokus dan fleksiblitas
FOKUS : Mengetahui apa yang terbaik , mengetahui apa yang dibutuhkan dan bagaimana
melayani pelanggan
FLEKSIBILITAS: Beroperasi dan punya pandangan kedepan
Perencanaan membantu Manajer karena:
2.. Perencanaan berorientasi pada hasil- Menciptakan pengertian arah orientasi kinerja
4. Perencanaan Orientasi pada prioritas -Memastikan hal yang paling penting dan mendapatkan
perhatian utama
5. Perencanaan orientasi pada keuntungan -Membantu sumber -sumber untuk mendayagunakan
kekuatan terbaik
6. Perencanaan orientasi pada perubahan -membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan
sehingga dapat dicapai kesesuaian yang terbaik
2. Perencanaan mengembangkan koordinasi
Tujuan-tujuan dari masing-masing subsistem ditata sehingga saling mendukung satu sama lain.
Tingkatan tujuan yang lebih tinggi berhubungan dengan tingkatan tujuan yang lebih rendah.
3. Perencanaan mengembangkan pengendalian
Pengendalian meliputi Pengukuran dan evaluasi
Perencanaan membantu kemungkinan tersebut dalam menentukan tujuan, keinginan hasil kinerja
dan menentukan tindakan khusus.
PENDEKATAN-PENDEKATAN PERENCANAAN
1. Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in
Perencanaan inside-out: terfokus pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk
melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas organisasi.
Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk
mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi.
Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.
2. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up
Perencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer dibawah manajer puncak membuat
perencanaan berdasarkan tujuan yang telah ditentukan manajer puncak.
Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah
tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak.
Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah.
Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang
terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan.
3. Perencanaan contingency
-> perencanaan yang terfokus pada pemikiran ke depan. Perencanaan ini meliputi penentuan
alternatif-alternatif tindakan yang dapat diimplementasikan seandainya perencanaan orisinil tidak
sesuai karena adanya perubahan keadaan. Kunci: prediksi perubahan yang akan datang yang
dapat berakibat pada perencanaan yang sedang dijalankan.
DASAR-DASAR PERENCANAAN YANG BAIK
1. forecasting
è proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.
a. forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para ahli
b. forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis
dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)
2. Penggunaan skenario
è meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan dtaang atau keadaan peristiwa
yang mungkin terjadi.
Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya akan membantu organisasi
beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang dinamis.
3. benchmarking
è perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan
menentukan kemungkinana tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan:
untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan
bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.
4. partisipasi dan keterlibatan
è perencanaan partisipatif yang aktif: perencanaan di mana semua orang yang mungkin akan
memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan
perencanaan-perencanaan tersebut.
5. penggunaan staf perencana
è fungsi staf perencana: bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem
perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan
yang utama.
MANAJEMEN
PENDAHULUAN
Manusia adalah makluk sosial, sehingga ada kecenderungan dalam dirinya untuk berinteraksi
dan bekerjasama. Sejarah manusia dapat ditelusuri melalui perkembangan organisasi sosial.
Pertama-tama adalah keluarga dan suku nomadik, lalu muncul kampung yang permanen dan
masyarakat berdasarkan suku dengan sistem feodal, dan kemudian terbentuk negara sebagai
perkembangan lebih lanjut.
Dalam kehidupannya, manusia adalah anggota suatu organisasi, misalnya anggota organisasi
kemasyarakatan, olah raga, bisnis dan sebagainya. Organisasi-organisasi tersebut mempunyai
rencana dan cara pencapaian tujuan, termasuk di dalamnya adalah tugas mencari dan
mengalokasikan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi, dan mempunyai pemimpin yang
juga disebut manajer yang bertanggung jawab atas keberhasilan organisasi dalam mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
A. MANAJEMEN
Manajemen berasal dari kata management yang berasal dari kata to manage yang secara umum
berarti mengelola. Dalam arti khusus manajemen dipakai bagi pimpinan dan kepemimpinan,
yaitu orang-orang yang memimpin dalam suatu organisasi. Dengan demikian manajer ialah
orang yang memimpin atau mengelola.
Organisasi adalah suatu sistem yang bersifat sosio-teknis. Sistem adalah suatu keseluruhan
dinamis yang terdiri dari bagian-bagian yang berhubungan. Dinamis berarti bergerak di dalam,
berkembangke arah suatu tujuan. Sosio (sosial) berarti yang bergerak di dalam dan yang
menggerakkan sistem itu adalah manusia. Ekonomis berarti kegiatan dalam sistem bertujuan
untuk memenuhi kebutuhan manusia.
ORGANISASI
ORGANISASI SOSIAL
Merujuk pada pola-pola interaksi sosial (frekuensi dan lamanya kontak antara orang-orang); arah
pengaruh antara orang-orang; derajat kerja sama
Contoh: Keaggotaan dalam satu komunitas etnis, klub pendukung sepak bola
Organisasi yang didirikan untuk tujuan-tujuan ttt:
Bisnis: dibentuk untuk menghasilkan barang yang dijual
Serikat pekerja (union) diorganisasikan untuk memperkuat tawar menawar buruh/karyawan pada
majikan
PANDANGAN SISTEM
Dalam pendekatan sistem, organisasi dipandang sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari bagianbagian yang saling berhubungan. Jadi dalam pendekatan ini manajer seharusnya memandang
organisasi sebagai suatu kesatuan, yang merupakan bagian dari lingkungan eksternal yang lebih
luas. Dalam teori sistem dijelaskan bahwa kegiatan setiap bagian dalam organisasi akan
mempengaruhi kegiatan bagian lain
Istilah-istilah penting yang digunakan dalam pendekatan sistem
1. Subsistem, yaitu bagian-bagian yang membentuk keseluruhan sistem. Setiap sistem menjadi
subsistem dari kesatuan yang lebih besar
2. Sinergi, yaitu apabila keseluruhan lebih besar daripada penjumlahan bagian-bagian. Sinergi
berarti bagian-bagian terpisah dalam sebuah organisasi yang saling bekerja sama dan
berhubungan, serta menghasilkan kerja yang lebih besar dibandingkan bila bagian-bagian
tersebut bekerja sendiri.
3. Sistem terbuka dan tertutup. Suatu sistem dikatakan terbuka
apabila sistem itu berhubungan dengan lingkungan luar organisasi.
Suatu sistem dikatakan tertutup apabila ia tidak berhubungan
dengan lingkungan luar organisasi
4. Umpan balik: umpan balik merupakan kunci pengawasan terhadap
sistem. Dengan adanya umpan balik terhadap sistem maka dapat
dilakukan perbaikan apabila terjadi kesalahan dalam pelaksanaan
tersebut. Teori sistem meramalkan bahwa aktivitas setiap segmen organisasi mempengaruhi
aktivitas segmen lainnya, dengan tingkat pengaruh yang berbeda. Bagi manajer, mereka harus
menghubungkan
departemen mereka dengan perusahaan secara keseluruhan.
2. PENDEKATAN KONTINGENSI
Pemikiran ini berusaha menyesuaikan antara tanggapan manajerial dengan peluang dan
permasalahan yang ada dalam berbagai macam
situasi.
Struktur yang terbaik : Tergantung pada banyak faktor
Pemikiran Kontingensi: Struktur yang tepat suatu organisasi mungkin tidak tepat bagi yang lain.
Pendekatan ini dikembangkan dikembangkan karena sering dijumpai metode-metode yang
efektif untuk situasi tertentu yang ternyata tidak dapat diterapkan pada situasi lain. Menurut
pendekatan ini, tugas seorang manajer adalah mengidentifikasi teknik mana yang akan
digunakari dalam situasi dan waktu mana yang akan digunakan daiam stuasi dan waktu tertentu
dalam membantu pencapaian tujuan. Dalam pendekatan kontingensi, satu jawaban yang
dianggap paling tepat untuk mengatasi masalah manajemen adalah bergantung pada situasi yang
dihadapi oleh manajemen.
MANAJER
Adalah orang yang bertanggung jawab atas kerja satu atau lebih dalam organisasi
Peran manajer pada organisasi modern:
* Mengelola proses transisi dari era industri sederhana ke aera informasi yang jauh lebih
kompleks.
* Membangun keuletan SDM dan kemampuan organisasi
* Melakukan destabilisasi sistem: menjg adanya suasana stress namun tetap dlm batas
kemampuan individu.
* Menjaga keseimbangan antara dua kondisi yang saling berlawanan tetapi sama-sama
dibutuhkan
APA YANG DILAKUKAN SEORANG MANAJER
Manajer yang efektjf akan memanfaatkan sumber daya organisasi
sehingga membuahkan hasil kerja yang baik dan memberikan
kepuasan bagi mereka yang terlibat dalam pelaksanaan kerja.
MANAJEMEN
Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian terhadap penggunaan sumber daya
untuk mencapai tujuan.
Alat-alat atau sarana yang dibutuhkan oleh manajemen (Tools of Management)
1. Men/Tenaga Kerja
2. Materials (bahan-bahan)
3. Machines (mesin-mesin)
4. Methods (cara-cara/sistem)
5. Money (uang)
6. Markets (pasar)
PROSES MANAJEMEN
Empat Fungsi Manajemen:
1. Perencanaan / planning
Proses untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta langkah -langkah yang harus diambil
untuk mencapainya. Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan
memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang
dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para
manajer mungkin membuat rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana untuk mampu
beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana untuk
situasi yang berbeda (plan for contingency)
1. BATASAN PERENCANAAN
NEWMAN : Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan
LOUIS A ALLEN : Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil
yang diinginkan.
CHARLES BETREHEIM : Rencana mengandung 2 tindakan : Tujuan dan alat untuk mencapai
tujuan itu.
2. PROSES PERENCANAAN
1. Menentukan tujuan perencanaan
2. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
3. Mengembangkan dasar pemikiran kondisi mendatang
4. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
5. Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya
2. Pengorganisasian / organizing/staffing
Proses pemberian tugas, pengalokasikan SD serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir
3. Pengarahan / directing/motivating
Prosesuntuk menumbuhkan semangat pada karyawan supaya bekerja dengan giat serta
membimbing mereka melaksanakan rencana dalam mencapai tujuan
4. Pengendalian / controlling
Proses pengukuran kinerja membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana serta
melakukan evaluasi.
ORGANISASI
Organisasi adalah suatu sistem yang terdiri dari unsur yang berkaitan. Bagian produksi dalam
operasinya berkaitan langsung dengan bagian pemasaran dan bagian keuangan dan tergantung
dari sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan dan sebaliknya.
Organisasi tidak berada dalam lingkungan hampa. Keberadaannya
sebagai sebuah sistem dilingkupi sebuah medan yang dinamakan
dengan lingkungan organisasi. Lingkungan organisasi terdiri atas
lingkungan umum: lingkungan ekonomi, sosiaibudaya, teknologi, alam
dan legal, sedangkan lingkungan khusus terdiri atas pemasok,
konsumen, pesaing dan pembuat aturan.
Lingkungan Umum
1. Lingkungan Ekonomi. misalnya:
* perubahan nilai mata uang
* perubahan perdagangan internasional
* perubahan kebijaksanaan ekonomi
* meningkatnya hutang luar negeri
Akibat: biaya produksi dan perusahaan meningkat
2. Lingkungan Hukum
* undang-undang
* undang-undang perburuhan
* undang-undang perindustrian
* undang-undang no 22, 1999 ttg otonomi daerah
* undang-undang no 25, 1999 perimbangan keuangan pusat daerah
3. Lingkungan Politik: Dalam dan Luar Negeri
* situasi politik yang tidak menentu
* disintegrasi bangsa
* euphoria reformasi (anomali/tanpa hukum)
* dampak: biaya pengelolaan perusahaan meningkatI
4. Lingkungan kependudukan
* pertambahan jumlah penduduk
* pertambahan jumlah rumah tangga
* berubahnya struktur umur penduduk
* meningkatnya perpindahan penduduk
* meningkatnya mobilitas penduduk
* dampak:
* lahan eksplorasi diduduki penduduk
5. Perubahan sosial
* masyarakat berubah dari sifat kolektif ke individualistik
* meniru gaya hidup masyarakat global
* masyarakat yang serba diburu-buru waktu
* ingin melakukan banyak ha1 sekaligus
* tingkat stress meningkat
* kriminalitas semakin merringkat karena melemahnya norma sosial
* dan agama
* kekerasan dalam masyarakat meningkat
* emosi mudah tersulut
* dampak:
* biaya kesehatan memingkat
* biaya sekuriti meningkat
6. Lingkungan Teknologi
* perubahan bisnis menuntut kecepatan pengambilan keputusan
* efektivitas organisasi menuntut komunikasi yang cepat
* kompleksitas data yang harus diolah
* banyaknya informasi luar yang harus diserap dan diolah
* biaya pendidikan karyawan meningkat
* adanya kemungkinan PHK bagi yang tidak bisa mengikuti teknologi
7. Lingkungan hidup/ alam
* undang-undang lingkungan hidup semakin ketat
* dunia internasional memboikot produk yang merusak lingkungan
* hidup
* kecaman masyarakat setempat pada masyarakat yang merusak
* lingkungan
* sertifikasi lingkungan yang harus dipenuh (ISO)
* akibat:
* biaya lingkungan hidup meningkai:
* biaya pendidikan lingkungan hidup
* teknologi dan bahan kimia yang ramah lingkungan memerlukan
* biaya tinggi
8. Lingkungan Birokrasi
* budaya birokrasi akan menyulitkan pengelolaan bisnis, bila birokrasi
* memiliki karakteristik sbb:
* bersifat feodalistik
* peraturan yang berbelit-belit
* kesetiaan pada pimpinan (budaya petunjuk pengarahan)
* lebih banyak minta dilayani
* bekerja lamban
* teknologi yang dipakai dalarn bekerja
* terlalu banyak karyawan
* bekerja berdasarkan juklak dan juknis
B. LINGKUNGAN KHUSUS
Pelanggan: Konsumen atau klien khusus, individu dan organisasi
yang memberi barang /menggunakan jasa perusahaan
Pemasok: Pihak yang memberikan SDM, informasi keuangan &
bahan baku
Pesaing : Organisasi Khusus yang menawarkan barang & jasa yang
mirip Pada konsumen dan kelompok klien yang sama
Pembuat Aturan : Pihak-pihak pemerintah , baik tingkat lokal,
propinsi & Nasional
PERENCANAAN SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN
PENDAHULUAN
Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana
hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang
diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat
rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana untuk mampu beradaptasi (plan for
adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana untuk situasi yang berbeda (plan
for contingency)
1. BATASAN PERENCANAAN
NEWMAN : Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan
LOUIS A ALLEN : Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil
yang diinginkan.
CHARLES BETREHEIM : Rencana mengandung 2 tindakan : Tujuan dan alat untuk mencapai
tujuan itu.
2. PROSES PERENCANAAN
6. Menentukan tujuan perencanaan
7. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
8. Mengembangkn dasar pemikiran kondisi mendatang
9. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
10. Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya
3. TIPE PERENCANAAN YANG DIGUNAKAN PARA MANAJER
Meliputi :
1. Perencanaan Jangka pendek (Short Range Plans)
2. Perencanaan Jangka panjang (Long Range Plans)
3. Perencanaan Strategi
4. Perencanaan Operasional
5. Perencanaan Tetap
6. Perencanaan Sekali Pakai
1.Perencanaan Jangka Panjang & Jangka Pendek
Jangka Pendek : Perencanaan untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang
Menengah : 1 s/d 2 tahun
Panjang : Jangka waktu 5 tahun atau lebih
2. Perencanaan strategi dan operasional
A. Perencanaan Strategi : Kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah
diarahkan.
Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa yang hendak diambil sumber-sumber apa yang
diperlukan untuk mencapainya.
Tahap perencanaan strategi:
1. identifikasi tujuan dan sasaran
2. penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan
3. penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran
4. implementasi perencanaan strategi
5. evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategi
Tujuan perencanaan strategi: mendapatkan keuntungan kompetitiff (competitive advantage).
Manajemen Strategi
Manajemen strategi: proses pengarahan usaha perencanaan strategi dan menjamin strategi
tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka
panjang.
Tahap manajemen strategi:
1. perumusan strategi (strategy formulation)
2. pengimplementasian strategi (strategy implementation)
Strategi yang digunakan organisasi
Tiga tingkatan strategi yang digunakan organisasi:
1. strategi korporasi (corporate strategy)
Tujuan: pengalokasian sumber daya iuntuk perusahaan secara total.
Srtategi ini digunakan pada tingkat korporasi.
2. strategi bisnis (business strategy)
strategi untuk bisnis satu produk lini.
Strategi ini digunakan pada tingkat divisi.
3. strategi fungsional (functional strategy)
mengarah ke bidang fungsional khusus untuk beroperasi.
Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian dan pengembangan, sumber
daya, manufaktur, pemasaran, dll.
B. Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk
mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup
perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Perencanaan operasional yang khas :
1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode
dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang
dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas &
layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan
distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen,
penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.
3. Perencanaan tetap (standing plans)
Digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali (terus menerus)
Tertuang dalam : Kebijaksanaan Organisasional , Prosedur dan Peraturan
Kebijaksanaan
Perencanaan tetap yang mengkomunikasikan pengarahan yang luas untuk membuat berbagai
keputusan dan melaksanakan tindakan.
Misalnya : Penyewaan karyawan, Pemberhentian sementara
Prosedur dan aturan
Perencanaan tetap yang menggambarkan tindakan yang diambil pada situasi tertentu sering
disebut : Standard Operating Prosedurs (SOPs)
4. Perencanaan sekali pakai (single-use plans)
Digunakan hanya sekali untuk situasi yang unik
Anggaran
Menggunakan sumber-sumber untuk mengerjakan aktivitas proyek atau program
Merupakan alat Manajemen yang ampuh untuk mengalokasikan berbagai macam sumber yang
terbatas untuk memenuhi kebutuhan yang beranekaragam.
Jadwal Proyek
Menetapkan rangkaian kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan khusus dan yang
menghubung-hubungkan dengan kerangka waktu yang khusus, target kinerja dan Sumber Daya
KEUNTUNGAN PERENCANAAN
1. Fokus dan fleksiblitas
FOKUS : Mengetahui apa yang terbaik , mengetahui apa yang dibutuhkan dan bagaimana
melayani pelanggan
FLEKSIBILITAS: Beroperasi dan punya pandangan kedepan
Perencanaan membantu Manajer karena:
2.. Perencanaan berorientasi pada hasil- Menciptakan pengertian arah orientasi kinerja
4. Perencanaan Orientasi pada prioritas -Memastikan hal yang paling penting dan mendapatkan
perhatian utama
5. Perencanaan orientasi pada keuntungan -Membantu sumber -sumber untuk mendayagunakan
kekuatan terbaik
6. Perencanaan orientasi pada perubahan -membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan
sehingga dapat dicapai kesesuaian yang terbaik
2. Perencanaan mengembangkan koordinasi
Tujuan-tujuan dari masing-masing subsistem ditata sehingga saling mendukung satu sama lain.
Tingkatan tujuan yang lebih tinggi berhubungan dengan tingkatan tujuan yang lebih rendah.
3. Perencanaan mengembangkan pengendalian
Pengendalian meliputi Pengukuran dan evaluasi
Perencanaan membantu kemungkinan tersebut dalam menentukan tujuan, keinginan hasil kinerja
dan menentukan tindakan khusus.
PENDEKATAN-PENDEKATAN PERENCANAAN
1. Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in
Perencanaan inside-out: terfokus pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk
melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas organisasi.
Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk
mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi.
Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.
2. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up
Perencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer dibawah manajer puncak membuat
perencanaan berdasarkan tujuan yang telah ditentukan manajer puncak.
Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah
tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak.
Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah.
Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang
terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan.
3. Perencanaan contingency
-> perencanaan yang terfokus pada pemikiran ke depan. Perencanaan ini meliputi penentuan
alternatif-alternatif tindakan yang dapat diimplementasikan seandainya perencanaan orisinil tidak
sesuai karena adanya perubahan keadaan. Kunci: prediksi perubahan yang akan datang yang
dapat berakibat pada perencanaan yang sedang dijalankan.
DASAR-DASAR PERENCANAAN YANG BAIK
1. forecasting
è proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.
a. forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para ahli
b. forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis
dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)
2. Penggunaan skenario
è meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan dtaang atau keadaan peristiwa
yang mungkin terjadi.
Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya akan membantu organisasi
beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang dinamis.
3. benchmarking
è perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan
menentukan kemungkinana tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan:
untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan
bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.
4. partisipasi dan keterlibatan
è perencanaan partisipatif yang aktif: perencanaan di mana semua orang yang mungkin akan
memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan
perencanaan-perencanaan tersebut.
5. penggunaan staf perencana
è fungsi staf perencana: bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem
perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan
yang utama.