orang sekretaris. Sekretaris pertama mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan public relation. Sedangkan
sekretaris kedua mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran dan administrasi.
C. Macam - Macam Sekretaris
Pembagian sekretaris telah berkembang sangat pesat. Hal ini tentu sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan sebuah kantor atau organisasi perusahaan,
sehingga untuk mengetahui macam-macam sekretaris perlu pemahaman yang memadai. Menurut Ratnawati dan Sunarto 2006 : 4-6 macam-macam sekretaris
dapat dibedakan berdasarkan tiga segi, yaitu : 1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab
Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, sekretaris dapat dibedakan menjadi 3, yaitu :
a. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah orang yang memimpin suatu sekretariat atau suatu perusahaan. Sekretaris organisasi membantu melakukan fungsi
manajemen: merencanakan, mengorganisasikan, mengurus, mengatur tenaga, memimpin dan mengawasi. Dalam tugasnya, seorang sekretaris
juga membantu pimpinan menjalankan tugasnya sebagai manajer, karena dia juga memiliki wewenang dalam fungsi manajemen demi tercapainya
tujuan organisasi secara keseluruhan. Sekretaris organisasi ikut menyusun rencana organisasi, membuat organisasi dan tata kerjanya, dan
melakukan hal-hal yang perlu demi kemajuan organisasi. Contoh : Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris Perusahaan
dan Sekretaris Lembaga. b.
Sekretaris Pribadi Sekretaris pribadi adalah seseorang yang dipekerjakan dan digaji untuk
membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya. Tempat kerjanya dapat dikantor dapat juga disalah
Universitas Sumatera Utara
satu ruang dirumah tinggal orang yang mempekerjakannya. Contoh: Sekretaris seorang pengarang novel, seorang bintang film, seorang tokoh
masyarakat. c.
Sekretaris Pimpinan Sekretaris pimpinan adalah orang yang dipekerjakan dan digaji oleh
perusahaan, organisasi atau yayasan untuk membantu seorang pimpinan dalam melaksanakan tugasnya yang bersifat kedinasan. Sekretaris
pimpinan membantu pimpinan dalam penghimpunan, penyimpanan, pemeliharaan, dan pengurusan informasi. Contoh: Sekretaris Presiden
Direktur.
2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan
menjadi 2, yaitu : a.
Sekretaris Junior Sekretaris Junior adalah sekretaris yang secara relative belum lama
diterima kerja dalam perusahaan, organisasi atau yayasan, maka belum mempunyai banyak pengalaman. Sekretaris junior juga dapat berarti
sekretaris yang kemampuannya terbatas karena keterbatasan masa, pengalaman, dan kemampuan kerja itu, sekretaris junior dalam
melaksanakan tugasnya masih diberi bimbingan dan diserahi tugas yang terbatas, misalnya menerima tamu, mencatat pesan, mengagenda
surat masuk dan keluar b.
Sekretaris Senior Sekretaris Senior adalah sekretaris yang sudah mempunyai
kemampuan bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri tanpa harus selalu dibimbing dan mempunyai cukup pengalaman kerja. Dengan
pengalaman yang dimilikinya, sekretaris senior diharapkan dapat lebih mampu memecahkan masalah yang dihadapi dalam rangka
menyelesaikan tugasnya. Sedarmayanti, 1997 : 15
Universitas Sumatera Utara
3. Berdasarkan Spesialisasi Bidang Kerja Khususnya
Sekretaris bidang adalah sekretaris yang membantu pimpinan dan mendapat bidang tugas tertentu, misalnya, bidang hokum, medis, teknik, dan lain-lain.
Untuk menangani, mengurus, mengelola bidang yang diserahkan, seorang sekretaris bidang perlu memiliki pengetahuan dan kecakapan kerja sebagai
sekretaris pada umumnya. Apabila ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya,
maka sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dapat digolongkan kedalam sekretaris pimpinan. Karena sekretaris bekerja sebagai staf untuk membantu pelaksanaan
tugas-tugas Dekan dalam pengelolaan informasi yang berguna bagi kelancaran aktivitas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas
Ekonomi USU. Yang ada hanyalah pembagian tugas sekretaris menjadi sekretaris 1 dan sekretaris 2. Sekretaris 1 diduduki oleh Ibu Esa Setiana, SE, MSi sedangkan
sekretaris 2 diduduki oleh Ibu Yunita, SE. Namun kedua sekretaris ini telah mampu mengerjakan tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus
menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan. Kedua sekretaris Dekan
ini mampu membangun kerjasama yang baik dalam bekerja. Keduanya dapat saling membantu meringankan pekerjaan satu sama lain.
D. Peranan Sekretaris
