Contoh 2 ... 2. Kombinasi
Format ini digunakan untuk jenis SOP administratif. Format ini berbentuk tabel dengan kolom tabel berisikan nama jabatan pihak yang
terlibat dalam SOP dan waktu penyelesaian kegiatan dalam satuan menit sedangkan baris tabel berisikan kegiatan yang dilakukan. Pertemuan antara
baris dan kolom dapat menunjukkan dengan tepat pelaksana dari suatu kegiatan. Penulisan kolom jabatan diurutkan dari Pengusul jika ada,
kemudian diurutkan berdasarkan jabatan dengan jabatan paling tinggi berada di paling kiri setelah Pengusul jika ada. Kolom paling kanan
merupakan kolom waktu yang menunjukkan lamanya waktu penyelesaian setiap kegiatan dalam satuan menit. Sedangkan penulisan lebih dari satu
kegiatan beruntun yang dilakukan oleh pelaksana yang sama pada baris tabel dapat ditulis dalam bentuk pointer alfabet a,b,c dst. Keseluruhan total
waktu penyelesaian dari setiap kegiatan dituliskan dalam “Waktu penyelesaian” yang berada di bawah seluruh tahapan kegiatan pada poin
Uraian Prosedur. Jika keseluruhan total waktu ini melebihi waktu efektif kerja dalam satu hari kerja sesuai dengan kesepakatan yang digunakan
pada Analisis Beban Kerja perlu disertakan penulisan waktu penyelesaian dalam hari kerja disingkat HK. Contoh format SOP Kombinasi dapat dilihat
pada contoh 2.
Ketentuan penulisan tata naskah SOP lainnya diatur dalam Tata Naskah Dinas Lemsaneg.
C. Penggunaan Simbol SOP
Simbol yang dapat digunakan dalam SOP Administratif adalah sebagai berikut: a. Simbol
untuk mendeskripsikan dimulainya dan berakhirnya suatu kegiatan;
b. Simbol untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi;
c. Simbol untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan;
d. Simbol untuk menghubungkan simbol-simbol yang berada pada halaman
yang sama. Simbol ini menggunakan huruf-huruf yang tertulis di bagian dalam simbol untuk menandakan keterhubungan. Simbol-simbol dengan
huruf yang sama menandakan bahwa kedua simbol tersebut saling terhubung;
e. Simbol untuk menghubungkan simbol-simbol yang berada pada
halaman yang berbeda. Simbol ini menggunakan angka-angka yang tertulis di bagian dalam simbol untuk menandakan keterhubungan. Simbol dengan
angka yang sama menandakan bahwa kedua simbol tersebut saling terhubung;
f. Simbol untuk menandakan rincian operasi berada di tempat lain, misal
pada SOP lain. Simbol ini digunakan dalam SOP link; g. Simbol tanda panah untuk mendeskripsikan arah proses kerja.
Pembatasan penggunaan simbol tersebut dilakukan untuk memudahkan dalam penulisan prosedur kerja. Untuk SOP teknis dapat menggunakan simbol-
simbol selain yang sudah dijelaskan di atas, namun penggunaannya harus dengan persetujuan bagian yang membidangi organisasi dan tata laksana.
Contoh 2. Format Kombinasi
Waktu Penyelesaian : 1500 menit 4 HK, 3 jam, 40 menit dan ditambah waktu pengerjaan salinan dan petikan
Catatan : Waktu tidak mengikutsertakan pengajuan konsep dari Pengusul
BAB II PROSEDUR PEMBUATAN SURAT KEPUTUSAN SK
NO. AKTIVITAS
PENGUSUL KEPALA
LEMSANEG SEKRETARIS
UTAMA KARO
UM KABAG
TU KASA BAGIAN
KEUANGAN KASUBBAG
PK PENELAAH
KONSEP SURAT
KURIR WAKTU
1. Unit kerja pengusul mengajukan konsep SK
melalui nota dinas yang ditandatangani oleh atasan eselon II disertai lembar disposisi
ditujukan kepada Sekretaris Utama 2.
Sekretaris Utama menerima dan meneruskan konsep SK tersebut kepada Karo Um
20 menit
3. Karo Um menerima dan meneruskan konsep
SK dimaksud kepada Kabag TU Kasa 20
menit ....
7 Kepala
Bagian Keuangan
meneliti dan
mengkoreksi konsep SK berdasarkan mata anggaran
dan besaran
biaya, serta
meneruskan kembali kepada Penelaah Konsep Surat
180 menit
8 a. Penelaah konsep surat menerima hasil
perbaikan konsep SK dan melakukan penyempurnaan konsep SK
b. Penelaah konsep
surat melakukan
pengajuan konsep surat kepada Kasubbag PK untuk diberikan persetujuan akhir
180 menit
9 Kasubbag PK melakukan pengecekan konsep
SK, apabila
masih ada
kekurangan dikembalikan kepada Pelaksana Konsep Surat
20 menit
.... 11
Kabag TU
Kasa melakukan
pengecekan konsep SK, apabila masih ada kekurangan
dikembalikan kepada Kasubbag PK 20
menit ....
18 Proses selanjutnya adalah pemberian nomor
SK sesuai dengan SOP penomoran surat dinas 10
menit 19
Setelah diberikan nomor, dilanjutkan dengan pembuatan salinan petikan sesuai dengan
SOP salinan dan petikan 20
Kurir melakukan pendistribusian SK kepada pegawai yang bersangkutan
20 menit
a a
1 1
-7-
6. Pembuatan ...
BAB III PROSEDUR PENYUSUNAN SOP
Prosedur penyusunan SOP merupakan sebuah siklus, yang dimulai dari Analisis Kebutuhan SOP, Pengembangan SOP, Penerapan SOP, hingga Monitoring
