1. Pendahuluan
Meningkatnya kualitas kehidupan masyarakat didunia tidak terlepas dari semakin membaiknya kinerja dari sektor swasta dalam melakukan kegiatan
ekonominya. Hubungan antara masyarakat sebagai pelanggan telah membentuk sebuah standar pelayanan yang semakin membaik dari waktu ke waktu.
Percepatan di dunia swasta ini tidak diikuti dengan percepatan yang sama di sektor pelayanan publik pemerintah, sehingga masyarakat dalam melihat adanya
kepincangan dalam standar kualitas pemberian pelayanan.
Kemajuan teknologi yang sangat cepat mengharuskan instansi mengikuti perkembangan teknologi, untuk itu suatu instansi membutuhkan suatu sistem
informasi yang mendukung kebutuhan instansi pemerintah dalam menciptakan efisiensi dan efektifitas kerja maupun dalam meningkatkan pelayanan kepada
masyarakat. Dengan suatu sistem informasi administrasi kependudukan maka pengolahan data akan lebih mudah dan efisien. Pemerintah dapat mengolah data-
data yang bersangkutan dengan pengurusan kependudukan di suatu daerah
.
Pencatatan biodata penduduk diarahkan pada pemenuhan data dari setiap penduduk dan keluarga yang merupakan tanggung jawab pemerintah
kabupatenkota. Data tersebut merupakan sumber basis data kependudukan secara nasional yang menjadi tanggung jawab pusat dalam hal ini Direktorat Jenderal
Administrasi Kependudukan. Namun hingga saat ini di Indonesia hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil yang berupa datalaporan belum dapat
secara maksimal digunakan untuk kepentingan pelayanan publik. Banyak sekali peristiwa, seperti kelahiran, perkawinan dan sebagainya yang belum ditata secara
benar. Begitu juga masalah kependudukan, seperti pindah datang belum ditata secara baik, bahkan penduduk masih banyak yang belum memiliki dokumen
penduduk.
Berdasarkan permasalahan
diatas, maka
dapat diidentifikasikan
permasalahan yang terjadi, yaitu kurangnya sarana pelayanan publik untuk menyebarkan informasi tentang pelayanan pembuatan dokumen kependudukan
seperti KTP Kartu Tanda Penduduk, KK Kartu Keluarga ,akta kelahiran, akta kematian dan lainnya mengakibatkan lambatnya pembuatan surat-surat
pengurusan biodata penduduk. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem informasi administrasi kependudukan berbasis komputer yang memanfaatkan teknologi
komputer yang dapat menyajikan informasi secara cepat , murah , mudah dan akurat.
2. Tinjauan Pustaka
Penelitian terdahulu ya ng berjudul “ Implementasi E-Goverment Pada
Sistem Pencatata n Sipil “ yaitu membahas sistem pencatatan sipil tentang Kartu
Tanda Penduduk KTP , Kartu Keluarga KK dan akta lainnya. Meskipun telah menerapkan electronic-government dalam pelayanan KTP, KK dan akta namun
belum banyak memberikan perbaikan. Pelayanan KTP on-line misalnya. Program ini dimaksudkan untuk mewujudkan pelayanan real time, namun praktiknya justru
memakan waktu yang lebih lama, ada yang sampai 3 tiga bulan. Sementara itu waktu yang dijanjikan paling lama 3 tiga hari. Selain itu, juga permasalahan
persyaratan pelayanan yang menjadi lebih rumit, biaya yang tidak pasti serta prosedur yang tidak jelas [1].
Dalam Penelitian ini, dirancang sistem informasi data kependudukan pada Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Salatiga dengan sistem yang
terkoneksi dengan jaringan dikarenakan melihat keadaan lingkup yang ada yaitu koneksi data antara kelurahan dan kecamatan serta Dinas Kependudukan dan
Pencatatan sipil dalam pendaftaran pencatatan kelahiran, pencatatan kematian, pernikahan, perceraian serta pendaftaran kartu keluarga yang dilakukan oleh
masyarakat. Sehingga proses akta - akta yang dijanjikan dapat selesai dan sesuai dengan waktu yang ditentukan.
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Empat operasi dasar dari sistem informasi yaitu: mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi. informasi mungkin
dikumpulkan dari lingkungan dalam atau luar dan memungkinkan didistribusikan ke dalam atau ke luar organisasi. Hasil dari proses tersebut digunakan pihak
manajemen sebagai suatu dasar dalam pembuatan keputusan organisasi. Selain itu, sistem informasi yang baik juga dapat membantu dalam hal penganalisaan dan
visualisasi masalah dalam penciptaan produk baru. Sistem informasi yang baik harus bisa dimengerti oleh penerima, sesuai dengan kebutuhan, mempunyai nilai
surprise, dan dapat menuntun pengguna dalam membuat keputusan[2].
SIAK Sistem Informasi Administrasi Kependudukan merupakan suatu sistim informasi yang disusun berdasarkan prosedur
– prosedur, dan memakai standarisasi khusus yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan
sehingga tercapai tertib dokumen dan administrasi dibidang kependudukan. Administrasi kependudukan meliputi pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil
dalam rangka mewujudkan database kependudukan nasional. Pada dasarnya SIAK merupakan sub sistem dari sistem administrasi negara yang mempunyai peranan
penting dalam pemerintahan dan pembangunan penyelenggaraan administrasi kependudukan. Dalam Undang
– Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang administrasi kependudukan disebutkan bahwa administrasi kependudukan adalah
rangkaian kegiatan penataan dan penertiban, dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan
informasi administrasi kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain. Peristiwa kependudukan adalah
kejadian yang dialami penduduk yang harus dilaporkan karena membawa akibat terhadap penerbitan atau perubahan Kartu Keluarga KK, Kartu Tanda Penduduk
KTP dan surat keterangan kependudukan lainnya meliputi pindah datang, perubahan alamat, serta status tinggal terbatas menjadi tinggal tetap. Pencatatan
peristiwa penting yang berkaitan dengan kehidupan seseorang sering disebut dengan catatan sipil, yaitu kegiatan pelayanan pencatatan oleh pemerintah yang
merupakan catatan kependudukan kewarganegaraan serta menyangkut
kedudukan hukum seseorang dengan tujuan untuk menyediakan bukti hukum peristiwa penting peristiwa vital dalam kehidupan seseorang meliputi kelahiran,
kematian, pembatalan perkawinan, pembatalan perceraian, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, pengangkatan anak, perubahan
nama dan perubahan status kewarganegaraan.
3.
Metodologi Penelitian
Tahapan yang digunakan dalam penelitian ini dapat dilihat pada Gambar.1. Tahapan penelitian yang digunakan ini dapat dijelaskan sebagai
berikut : a. Tahap studi pustaka, yaitu dimulai dengan cara mengumpulkan data-data
untuk memenuhi landasan teori yang didapat dari hasil studi literatur atau kepustakaan.
b. Tahap pengumpulan data, yaitu melalui teknik wawancara atau tanya jawab langsung dengan pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
c. Tahap analisis masalah, yaitu menemukan sebuah masalah berdasarkan hasil wawancara. Masalah yang ditemukan yaitu proses pembuatan KTP Kartu
Tanda Penduduk, KK Kartu Keluarga serta akta kelahiran , akta kematian,akta pernikahan dan akta perceraian yang dijanjikan tidak sesuai
dengan waktu yang telah ditentukan. Dengan sistem ini diharapkan masyarakat juga dapat mengetahui proses pembuatan KTP , KK , akta data
kelahiran, akta data kematian, akta data perkawinan dan akta data perceraian baru yang sudah didaftarkan.
d. Tahap perancangan sistem, yaitu merancang sebuah aplikasi sistem infomasi data kependudukan sesuai dengan kebutuhan.
e. Tahap pengujian sistem, yaitu melakukan pengujian sistem kepada staf Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
Tahap implementasi sistem, yaitu tahap terakhir yang dilakukan dalam penelitian ini. Setelah melakukan pengujian terhadap sistem yang dibangun, maka sistem
dapat langsung diimplementasikan.
Mulai
Pengembangan Sistem
Pengujian Sistem Wawancara
Analisis Masalah Pengumpulan
Data Studi Pustaka
Implementasi Sistem
Selesai
Gambar 1 Tahapan Penelitian
Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah prototype model. Prototype model melibatkan user secara langsung dengan
analisis dan perancangan yang efektif untuk pengoreksian sistem. Melalui prototype model, pengembang dan pengguna dapat berinteraksi selama proses
pembuatan sistem [3] Bagan prototype model dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2 Prototype Model
Tahapan-tahapan yang harus dilalui dalam prototype model adalah mengumpulkan informasi tentang kebutuhan aplikasi. Selanjutnya, dari kebutuhan
tersebut akan dibuat prototype. Pada pembuatan prototype, yang diutamakan adalah proses masukan dan keluaran dari aplikasi, sedangkan kualitas aplikasi
yang dibangun belum diperhatikan. Setelah pembuatan prototype, tahapan selanjutnya adalah memperlihatkan prototype yang telah dibuat kepada pengguna.
Pada tahap inilah evaluasi prototype dilakukan. Tiga tahapan tersebut terus diulang selama prototype yang dibangun belum sesuai dengan kebutuhan
pengguna. Pada penelitian ini, tahap listen to customer dimulai dengan melakukan wawancara tahap pertama untuk mengumpulkan informasi kebutuhan system
yang akan dibangun. Kebutuhan sistemdari hasil waawancara tahappertama adalah membangun sistem informasi data kependudukan.Setelah melakukan
wawancara pertama, tahap selanjutnya adalah buildrevise mock-up. Tahapan ini memfokuskan pada input dan output aplikasi sesuai dengan kebutuhan yang
dijelaskan pada wawancara pertama. Tahap ini menghasilkan sistem informasi data kependudukan prototype pertama.
Setelah prototype pertama selesai dibuat, maka tahap selanjutnya adalah customer test-drives mock-up. Pada tahap ini, prototype pertama sistem
informasi data kependudukan diserahkan kepada pengguna dan didiskusikan bersama untuk membahas kendala-kendala yang ada serta solusi pada pembuatan
prototype pertama. Tahapan-tahapan dalam metode prototype pun mulai berulang.
Pada tahap penyerahan prototype pertama didapatkan informasi baru tentang kebutuhan aplikasi yang akan dibangun. Kebutuhan aplikasi dari hasil
wawancara kedua adalah memberikan hak akses kepada tiga orang user yaitu admin dan petugas operator kelurahan serta operator kecamatan. Admin
mempunyai hak akses penuh dalam menggunakan sistem dari maintenance data sampai mencetak akta-akta, sedangkan petugas kelurahan memasukkan data
pendaftar kartu keluarga, kelahiran, kematian, perkawinan serta data perceraian.
Untuk operator kecamatan bertugas untuk memproses data kartu keluarga untuk dicetak.
Prototype kedua dibangun setelah mendapat informasi baru tentang kebutuhan aplikasi yang akan dikembangkan. Selanjutnya, prototype kedua
diserahkan kepada pengguna untuk dievaluasi. Pada saat evaluasi prototype kedua, perlu ditambahkan user baru yaitu masyarakat. Diharapkan masyarakat
sebagai user bisa memantau sampai dimana pendaftaran data akta atau kartu penduduk telah di proses Berdasarkan informasi tersebut, maka dibuatlah
prototype ketiga. Saat evaluasi prototype ketiga, tahapan dalam metode prototype telah selesai karena pengguna menyatakan bahwa prototype ketiga sudah
memenuhi kebutuhan instansi
Setelah mengetahui kebutuhan aplikasi sesuai dengan prototype kedua yang telah dibuat, maka hal selanjutnya yang dilakukan adalah pengembangan
sistem informasi data kependudukan tersebut. Sistem informasi data kependudukan ini dirancang menggunakan Unified
Modelling Language UML. UML terdiri dari berbagai jenis diagram yang dapat digunakan untuk memodelkan sebuah sistem. Aplikasi yang akan dibangun
dimodelkan dengan dua diagram, yaitu use case diagram, dan activity diagram.
Use case diagram menggambarkan hubungan antara masing-masing aktor dengan setiap proses yang digambarkan melalui sebuah use case. Use case
diagram sistem yang akan dibangun dapat dilihat pada Gambar 3.
tambah data user edit data user
hapus data user
tambah data instansi edit data instansi
hapus data instansi melihat data user
extend extend
extend
melihat data instansi extend
extend extend
restore database
backup database admin capil
melihat data kelahiran cetak akta kelahiran
melihat data perkawinan cetak akta perkawinan
melihat data kematian
cetak akta kematian melihat data perceraian
cetak akta perceraian extend
extend
extend extend
Gambar 3 Use Case Diagram Sistem untuk Admin
tambah data KK edit data KK
hapus data KK proses data KK
operator kecamatan
tambah data penduduk edit data penduduk
hapus data penduduk
tambah data kematian hapus data kematian
edit data kematian tambah data perceraian
hapus data perceraian main tenance data perceraian
edit data kelahiran hapus data kelahiran
simpan data klahiran
hapus data perkawinan edit data perkawinan
tambah data perkawinan
maintenance data perkawinan extend
extend extend
maintenance data kematian extend
extend extend
maintenance data perceraian extend
extend extend maintenance kartu keluarga
extend extend
extend maintenance data penduduk
extend extend
extend
operator kelurahan maintenance data kelahiran
masyarakat cari data pendaftaran
Gambar 4
Use Case Diagram Sistem untuk Operator
Gambar 3 menjelaskan tentang use case diagram sistem. Dalam use case diagram tersebut, terdapat 1 aktor yaitu admin. Admin mempunyai wewenang
untuk mengelola data user, mengelola data instansi, mengelola data penduduk, mengelola database, memproses data kelahiran yang ada serta mencetak akta,
memproses data pernikahan dan mencetak akta, memproses data perceraian serta mencetak akta perceraian dan memproses data kematian.
Berbeda dengan admin, pada Gambar 4, operator kelurahan diberi wewenang untuk mencatat data penduduk, mencatat data pernikahan, mencatat
data kematian, mencatat data perceraian dan mencatat data kartu keluarga. Kemudian operator kecamatan mempunyai wewenang untuk memproses
pendaftaran kartu keluarga. Sedangkan untuk masyarakat dapat melihat status pendaftaran akta atau kartu keluarga sudah selesai diproses atau belum.
Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing aktivitas berawal, decision
yang mungkin terjadi serta bagaimana mereka berakhir [4]. Activity diagram yang digunakan dalam membangun aplikasi ini adalah sebagai berikut.
Activity diagram untuk melakukan maintenance kartu keluarga dapat dilihat pada Gambar 5. Gambar 5 menjelaskan tentang aktivitas-aktivas yang
terjadi pada saat admin dan operator kelurahan akan melakukan maintenance kartu keluarga. Admin dan operator kelurahan harus melakukan login terlebih
dahulu, dan sistem akan melakukan validasi terhadap proses login yang dilakukan
oleh admin dan operator kelurahan. Jika proses login berhasil, admin akan memilih menu kartu keluarga dan sistem akan menampilkandata kartu keluarga.
Selanjutnya, admin dan operator kelurahan akan memilih untuk melakukan tambah, ubah, atau hapus kartu keluarga. Setelah itu, sistem akan menyimpan
perubahan data kartu keluarga yang telah dilakukan.
mulai login
mem ilih menu kartu keluarga
sim pan data keluarga
edita data keluarga
hapus data keluarga
selesai validasi
valid? tidak
menampilkan halaman utama
ya menampilkan data
kartu kelluarga
sim pan data perubahan keluarga
sistem operator kelurahan
Gambar 5 Activity Diagram Maintenance Kartu Keluarga
Activity diagram untuk melakukan maintenance data pernikahan dapat dilihat pada Gambar 6 yang menjelaskan tentang aktivitas-aktivas yang terjadi
pada saat admin dan operator kelurahan akan melakukan maintenance data pernikahan. Admin dan operator kelurahan harus melakukan login terlebih dahulu,
dan sistem akan melakukan validasi terhadap proses login yang dilakukan oleh admin dan operator kelurahan. Jika proses login berhasil, admin akan memilih
menu data pernikahan dan sistem akan menampilkan data pernikahan. Selanjutnya, admin dan operator kelurahan akan memilih untuk melakukan
tambah, ubah, atau hapus data pernikahan. Setelah itu, sistem akan menyimpan perubahan data pernikahan yang telah dilakukan.
mulai login
mem ilih m enu pernikahan
hapus data pernikahan
sim pan data pernikahan
edit data pernikahan
selesai validasi
valid? tidak
menam pilkan halam an utama
ya menam pilkan data
pernikahan
sim pan data perubahan pernikahan
sistem admin
Gambar 6 Activity Diagram Maintenance Data Pernikahan
Activity diagram untuk melakukan maintenance data perceraian dapat dilihat pada Gambar 7 yang menjelaskan tentang aktivitas-aktivas yang terjadi
pada saat operator kelurahan akan melakukan maintenance data perceraian. operator kelurahan harus melakukan login terlebih dahulu, dan sistem akan
melakukan validasi terhadap proses login yang dilakukan oleh operator kelurahan. Jika proses login berhasil, operator kelurahan akan memilih menu data
perceraian dan sistem akan menampilkan data perceraian. Selanjutnya, operator kelurahan akan memilih untuk melakukan tambah, ubah, atau hapus data
perceraian. Setelah itu, sistem akan menyimpan perubahan data perceraian yang telah dilakukan.
mulai login
mem ilih m enu perceraian
hapus data perceraian
s im pan data perceraian
edit data perceraian
s eles ai validas i
menampilkan halaman utama
valid? ya
tidak
menampilkan menu perceraian
s im pan data perubahan
sistem admin
Gambar 7 Activity Diagram Maintenance Data Perceraian
Activity diagram untuk proses data kelahiran dapat dilihat pada Gambar 8 yang menjelaskan tentang aktivitas-aktivas yang terjadi pada saat operator
kelurahan akan melakukan maintenance data kelahiran. Operator kelurahan harus melakukan login terlebih dahulu, dan sistem akan melakukan validasi terhadap
proses login yang dilakukan oleh operator kelurahan. Jika proses login berhasil, operator kelurahan akan memilih menu data kelahiran dan sistem akan
menampilkan data kelahiran. Selanjutnya, operator kelurahan akan memilih untuk melakukan tambah, ubah, atau hapus data kelahiran. Setelah itu, sistem akan
menyimpan perubahan data kelahiran yang telah dilakukan.
mulai login
memilih menu kelahiran
selesai tambah data
kelahiran hapus data
kelahiran edit data
kelahiran validasi
valid? tidak
menampilkan halaman utama
ya
simpan data perubahan kelahiran
menampilkan menu kelahiran
sistem admin
Gambar 8 Activity Diagram Data Kelahiran
Activity diagram untuk melakukan maintenance data kematian dapat dilihat pada Gambar 9 yang menjelaskan tentang aktivitas-aktivas yang terjadi
pada saat operator kelurahan akan melakukan maintenance data kematian. operator kelurahan harus melakukan login terlebih dahulu, dan sistem akan
melakukan validasi terhadap proses login yang dilakukan oleh operator kelurahan. Jika proses login berhasil, operator kelurahan akan memilih menu data
kematian dan sistem akan menampilkan data kematian. Selanjutnya, operator kelurahan akan memilih untuk melakukan tambah, ubah, atau hapus data
kematian. Setelah itu, sistem akan menyimpan perubahan data kematian yang telah dilakukan.
mulai login
mem ilih m enu kematian
tam bah data kematian
edit data kematian
hapus data kematian
selesai validasi
valid? tidak
menam pilkan halam an utama
ya menam pilkan
data kem atian
sim pan perubahan data kem atian
sistem admin
Gambar 9 Activity Diagram Maintenance Data kematian
4. Hasil dan Pembahasan
Kategori