Sistem informasi persediaan barang pada PT.Imperia Cipta Kreasi Byzantines : laporan kerja praktek

  DAFTAR RIWAYAT HIDUP I. DATA PRIBADI :

  Nama : Ayu Wandira Susanti Nim : 10508125 Tempat,Tgl/Lahir : Bandung, 2 Februari 1990 Alamat : Jl. Cijeungjing Utara No.44 RT 01/ RW 16 Padalarang.

  Kab. Bandung Barat Telepon : 081312110632 / 081802190571 Agama : Islam Jenis Kelamin : Perempuan

II. DATA PENDIDIKAN :

  TINGKATAN NAMA SEKOLAH TAHUN KOTA SD SDN Babakan Bandung 1995-2001 Bandung SLTP SMP Negeri 1 Cipatat 2001-2004 Bandung SMA SMA Pasundan 2 2005-2008 Bandung

  Bandung S1 UNIKOM 2008-Sekarang Bandung

  DAFTAR RIWAYAT HIDUP I. DATA PRIBADI :

  Nama : Nisa Nurul Dwi Pratama Nim : 10508092 Tempat,Tgl/Lahir : Bandung, 14 Maret 1990 Alamat : Jl. Angandara No.3 RT.02 / RW 01 Telepon : 083821951777 Agama : Islam Jenis Kelamin : Perempuan

II. DATA PENDIDIKAN :

  TINGKATAN NAMA SEKOLAH TAHUN KOTA SD SDN Angkasa 1 1996-2002 Bandung SLTP SMP Negeri 1 Bandung 2002-2005 Bandung SMA SMA Pasundan 2 2005-2008 Bandung

  Bandung S1 UNIKOM 2008-Sekarang Bandung

  

SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG

PADA

PT. IMPERIA CIPTA KRESI BYZANTINES

Laporan Praktek Kerja Lapangan

  

Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah Praktek Kerja Lapangan

Program Studi Sistem Informasi

  Oleh : Ayu Wandira Susanti 10508125 Nisa Nurul Dwi Pratama 10508122

  

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

2011

KATA PENGANTAR

  Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Illahi Robbi,karena Taufik dan Hidayah-Nyalah laporan ini dapat diselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Kerja Praktek ini dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat mata kuliah kerja praktek

  ,penulis melakukan kerja praktek pada PT.Imperia Cipta Kreasi Byzantines dengan judul “ Sistem Informasi Persediaan Barang Pada PT. Imperia Cipta Kreasi Byzantines”.

  Sebagai manusia biasa, penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih terdapat kekurangan,baik dalam materi penyusun dan tata bahasa yang digunakan,namun berkat kesabaran dan kerja keras serta kerja sama dari pihak perusahaan maka penyusunan laporan ini dapat diselesaikan. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kapada:

  1. Bapak Dadang Munandar,selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika

  2. Bapak Pandu ,selaku Owner yang telah mengijinkan perusahaannya untuk melakukan Kerja Praktek

  3. Ibu Novrini Hasti, selaku Ketua PKL

  4. Ibu Wahyuni, selaku Dosen Wali dan Dosen Pembimbing

  5. Orang Tua saya yang telah memberikan semangat yang begitu besar

  6. Rekan-rekan MI_3 yang telh bekerja sama dengan baik

  7. Teman-teman dekat yang memberikan semangat dan motivasi

  8. Para Staf dan Karyawan di perusahaan

  9. Serta pihak-pihak yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu,terima kasih atas bantuan yang diberikan.

  Akhirnya penyusun mengucapkan terima kasih,semoga Allah SWT memberikan pahala dan karunianya, Dengan terelesaikannya laporan ini semoga bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi pembaca umumnya.Sebagai bahan peningkatan kualitas penyusunan laporan ini,saya menerima segala bentuk saran yang sifatnya membangun.

  Bandung, Oktober 2011 Penyusun

  DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL ................................................................................... i

LEMBAR PENGESAHAN .................................................................... ii

KATA PENGANTAR ..............................................................................iii

DAFTAR ISI ..............................................................................................v

DAFTAR TABEL .....................................................................................ix

DAFTAR GAMBAR ................................................................................ix

DAFTAR SIMBOL .................................................................................xi

DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................

  BAB I PENDAHULUAN

  1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan .......................... 1

  1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ................................... 2

  1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan ................... 3

  1.4.Batasan masalah ................................................................. 3

  1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan ..................... 4

  BAB II LANDASAN TEORI

  2.1.Pengertian Sistem ........................................................... 5

  2.1.1. Elemen Sistem ..................................................... 5

  2.1.2. Karakterisitik Sistem ........................................... 7

  2.1.3. Klasifikasi Sistem ............................................... 9

  2.2.Pengertian Informasi .................................................... 10

  2.3.Pengertian Sistem Informasi ......................................... 10

  2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ....... . 11

  2.4.1. Metode Pendekatan Sistem ............................. 11

  2.4.2. Alat Bantu Analisis ......................................... 11 1) Flow Map .................................................. 11 2) Diagram Kontek ....................................... 12 3) Data Flow Diagram .................................. 12 4) Kamus Data .............................................. 13 5) Perancangan Basis Data ........................... 13

  a) Normalisas ........................................... 13

  b) Tabel Relasi ......................................... 13

  2.5. Pengertian Persediaan............................................... 14

  2.6. Kergunaan Persediaan............................................... 14

  2.7. Jenis-jenis Persediaan................................................ 15

  2.8. Persediaan dapat pula dibedakan atau dikelompokan menurut jenis dan posisi barang ............................................ 16

  2.9. Pengertian Sistem Informasi Persediaan ................ 16

  Bab III PROFIL PERUSAHAAN

  3.1.Tinjauan Umum Perusahaan .................................... 17

  3.2.Struktur Organisasi Perusahaan ............................... 20

  3.3.Deskripsi Kerja ........................................................ 21

  BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

  4.1.Analisis Sistem Yang Berjalan ............................. 23

  4.1.1. Analisis Dokumen ........................................ 23

  4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan …. 24

  4.1.2.1. Flow Map ...................................... 25

  4.1.2.2. Diagram Kontek ........................... 27

  4.1.2.3. Data Flow Diagram ..................... 28

  4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan ................... 29

  4.2.Usulan Perancangan Sistem ............................. 30

  4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem .................... 30

  4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan .. 31

  4.2.2.1. Flow Map ............................... 31

  4.2.2.2. Diagram Kontek ..................... 33

  4.2.2.3. Data Flow Diagram ............... 34

  4.2.2.4. Kamus Data ........................... 35

  BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

  5.1.Kesimpulan ................................................... 38

  5.2.Saran .............................................................. 38 Daftar Pustaka ..................................................... 39

  DAFTAR TABEL

No. Judul Tabel Halaman

  Tabel 1 Waktu / Jadwal Penelitian………… 4

  DAFTAR GAMBAR

No. Judul Gambar Halaman

  Gambar 1 Struktur Organisasi………………….. 20

  Gambar 2 Flow Map yang Berjalan……............ 26

  Gambar 3 Diagram Konteks yang berjalan…… 28

  Gambar 4 DFD yang berjalan…………........... 29

  Gambar 5 Flow Map yang Diusulkan………… 32

  Gambar 6 Diagram Konteks yang diusulkan........ 33 Gambar 7 DFD yang diusulkan............................ 34

DAFTAR SIMBOL

  Daftar Simbol Diagram Konteks

  Symbol Keterangan

  Menyatakan entitas luar xxx xxx : Menyatakan nama entitas luar Menggambarkan system xxx xxx : Menyatakan nama system Menyatakan aliran data atau informasi xxx : Menyatakan nama aliran data atau xxx informasi Daftar Simbol DFD ( Data Flow Diagram )

  Symbol Keterangan

  Menggambarkan entitas luar xxx xxx : Menyatakan nama entitas luar Menyatakan tempat pnyimpanan data atau xxx data store pada system xxx : Menyatakan nama data store Menyatakan aliran data atau informasi xxx : Menyatakan nama aliran data atau xxx informasi

  Menyatakan proses yang ada pada system N N : Menyatakan Nomor xxx xxx : Menyatakan nama proses

  Daftar Simbol Flowmap

  Symbol Keterangan

  I/O yang menggunakan penyimpanan akses langsung Operasi manual I/O dalam format yang dicetak

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Kerja Praktek Kerja Praktek merupakan salah satu persyaratan akademik yang

  harus dipenuhi oleh setiap mahasiswa Fakultas Teknik Jurusan Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung. Selama menjalani masa studinya mahasiswa di tuntut untuk melaksanakan kerja praktek lapangan langsung, yang merupakan tugas wajib akademik setiap mahasiswa, Kerja praktek dilakukan dengan cara melakukan magang kerja di suatu perusahaan dalam kurun waktu yang telah ditentukan.

  Seiring dengan meningkatnya penggunaan produk-produk yang diperlukan oleh masyarakat,dengan meningkatnya masyarakat sebagai konsumen akan suatu kebutuhan yang mendasar yaitu kebutuhan akan suatu produk yang mungkin mereka perlukan.

  Sistem informasi sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangan suatu perusahaan,sehingga terdapat suatu alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi suatu perusahaan.PT Imperia cipta kreasi byzantines merupakan salah satu perusahaan yang memang sudah memiliki program persediaan barang.Dan dalam kerja praktek kegiatan yang dilakukan dibagian Persediaan barang berkaitan dengan program persediaan barang.

  Melihat pentingnya peranan persediaan barang bagi para karyawan untuk pengecekan apakah barang masih ada atau tidak,kemudian karena adanya keterkaitan dengan kegiatan yang akan dilakukan usulan suatu perusahaan dan juga dapat mengefisiensikan waktu yang dibutuhkan untuk proses penerimaan dan pengeluaran barang dari gudang,maka penulis tertarik untuk memilih judul

  “SISTEM

  INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA PERUSAHAAN IMPERIA CIPTA KREASI BYZANTINES”.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah a. Identifikasi

  Masalah yang dapat diidentifikasi dari sistem informasi persediaan barang diantaranya:

  1. Sering terjadi kesalahan saat proses memasukan data barang dari manual ke database

  2. Pengolahan data persediaan barang masih dilakukan secara konvensional sehingga sering terjadi kehilangan data dan keterlambatan perhitungan barang.

  3. Sistem pengolahan data persediaan yang selama ini digunakan tidak biisa memproses pencarian barang secara cepat dikarenakan sistem informasi yang tersedia belum terintegrasi dengan benar dan kemungkinan hilangnya data barang masih besar,dimana proses penyimpanan data yang selama ini menyebabkan sulitnya mendapatkan informasi yang diperlukan oleh user secara tepat dan cepat.

b. Rumusan Masalah

  Berdasarkan latar belakang dan identifikasi masalah yang ada,maka dapat ditarik suatu rumusan masalah sebagai berikut: a. Bagaimana untuk mengurangi bahkan menghilangkan kesalahan suatu proses memasukan data barang dari manual ke database b. Bagaimana untuk mengurangi kesalahan pengolahan barang dan c. Bagaimana agar proses pembuatan laporan persediaan barang dapat selesai dengan cepat dan kemungkinan terjadinya kesalahan sedikit.

1.3. Maksud dan Tujuan a. Maksud

  Maksud dilakasanakan Praktek Kerja Lapangan adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan,dan untuk mengetahui persediaan barang di PT Imperia cipta kreasi byzantines serta untuk bahan latihan untuk mengenal dunia kerja yang sebenarnya.

b. Tujuan

  Mempermudah sistem informasi persediaan barang secara

• komputerisasi dalam pengolahan data yang sering tidak akurat.
• arsip tidak hilang atau mengalami kerusakan,maka dibuatkan database dalam komputer.

  Agar penyimpanan data yang masih berupa laporan atau arsip-

  Untuk mempermudah pencarian data persediaan barang.

• Tujuan akhir dari Praktek lapangan adalah agar mahasiswa dapat merasakan,mempelajari dan menerapkan serta menambah pengalaman dunia kerja yang kelak akan di hadapinya.

1.4. Batasan Masalah

  Pada laporan ini penulis memberikan batasan dikarenakan terbatasnya waktu,fasilitas dan kemampuan.Batasan tersebut adalah, Sistem Informasi mengenai persediaan barang di PT.Imperia cipta kreasi byzantines.

1.5. Lokasi dan Waktu Kerja Praktek Lapangan

  No Aktivitas Waktu

  1 Perkenalan

  2 Mengecek barang dan mencatat data barang ke database

  3 Mencatat data barang ke database

  4 Mengecek barang Tabel 1. Jadwal Kegiatan kerja praktek

BAB II LANDASAN TEORI

2.1.Pengertian Sistem

  Menurut Jogiyanto (2002 : 15) yang dimaksud dengan sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

  Menurut jog[4] bahwa “ Sistem merupakan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelaesaikan suatu sasaran”.

  Suatu sistem dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasisari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberisinyal kepad manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan ekternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan

  .

  keputusan 2.1.1.

   Elemen Sistem Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.

  a. Orang

  Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem b. Prosedur

  Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.

  c. Perangkat Keras

  Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.

  d. Perangkat Lunak

  Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :

  a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.

  b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.

  c. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.

  e. Basis Data

  File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya.

  f. Jaringan Komputer

  Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.

  g. Komunikasi Data

  Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputerkomputer dan piranti-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.

2.1.2. Karakterisitik Sistem

  Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai :

  a. (components) Komponen Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,dan bekerjasama membentuk satu kesatuan.

  Komponen-komponen dapat terdiri daribeberapa subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

  b. Batas sistem (boundary) Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya, atau dengan lingkungan luarnya.

  Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

  c. Lingkungan luar sistem (environments) Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem, Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.

  d. Penghubung (interface) Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbar-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.

  e. Masukan (input) Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

  f. Keluaran (output) Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

  g. Pengolah (process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan - laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)

  Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

  Sistem mempunyai beberapa klasifikasi yang perlu kita ketahui

agar dapat mendifinisikan sebuah sistem tersebut. Diantaranya :

Menurut Jog [1], sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut : a. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Abstrak (Abstract System ) dan Sistem Fisik (Physical System). Sistem Abstrak adalah bentuk sistem yang tidak wujud,hanya ada dalam kontek pemikiran secara logic. Sedangkan Sistem fisik adalah bentuk implementasi dari sistem abstak secara nyata.

  b. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan ( Human Made System ). Sistem Alamiah adalah suatu sistem yang terbentuk dengan sendirinya secara alami tumbuh dan berkembang tanpa adanya kontrol dari manusia (masyarakat). Sedangkan Sistem Buatan merupakan sistem yang secara sengaja diciptakan dan dibangun oleh manusia untuk mempermudah pekerjaan yang diinginkan.

  c. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertentu ( Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu ( Probabilistic System). Sistem menangani permasalah manusia yang terstruktur atau tertentu. Sedangkan sistem tak tentu dibuat untuk menangani kejadian- kejadian yang menentu.

  d. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertutup ( Closed System) dan Sistem Tebuka ( Open System). Sistem tertutup adalah suatu bentuk sistem yang hanya dapat diakses melalui keikutsertaan dalam keanggotaan (Membership) tertentu. Sistem terbuka hak akses bersifat umum dalam arti setiap orang dapat menjadi anggota dan dapat berhubungan secara langsung dengan sistem.

  2.2.Pengertian Informasi

  Menurut Jog [4] bahwa “ Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

  Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang menerimanya.

  Suatu informasi berawal dari data, dimana data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata.

  2.3.Pengertian Sistem Informasi

  Dalam sebuah perusahaan baik yang berskala besar atau kecil sistem informasi sangat di perlukan untuk memaksimalkan kinerja karyawan sehingga hasil yang diperoleh akan maksimal juga.

  Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting bagi manajemen didalam mengambil keputusan informasi tersebut diperoleh dari sistem informasi.

  Menurut Jog [3] bahwa, “ Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi hatian,mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan Keluaran suatu sistem informasi dapat dikelompokan kedalam lima jenis utama yaitu: a. Dokumen transaksi

  b. Laporan yang direncanakan sebelumnya

  c. Jawaban atas pertanyaan yang direncanakan sebelumnya

  d. Laporan jawaban atas pertanyaan yang sifatnya sementara e. Dialog manusia dan mesin.

2.4.Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

  Analisis dan pengembangan dalam membangun sistem informasi yang kompleks membutuhkan metoda-metoda atau paradigma pengembangan yang mampu membantu menganalisis dan mendesain secara lebih detail sehingga informasi yang dihasilkan lebih akurat.

  2.4.1. Metode Pendekatan Sistem

  Metode pendekatan sistem yang digunakan penulis adalh metode deskriptif, dimana penulis melakukan pendekatan secara langsung kepada sumber yang bersangkutan.

  2.4.2. Alat Bantu Analisis 1) Flow Map

  Flow Map adalah aliran data berbentuk dokumen atau formulir didalam suatu sistem informasi yang merupakan suatu aktivitas yang saling terkait dalam hubungannyadengan kebutuhan data dan informasi.

  Diagram alir dokumen merupakan bagan-bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Kegunaan dari Flow Map ini adalah : c. Menjelaskan hubugan-hubungan data dan informasi dengan bagian-bagian dalam aktivitas tersebut.

  2) Diagram Konteks

  Diagram arus data yang berfungsi untuk menggambarkan yang dirancang suatu objek,diagram konteks ini menggambarkan secara global atau menyeluruh dari suatu sistem informasi keterkaitan aliran-aliran data antara sistem dengan bagian- bagian luar”.

  Digunakan untuk mempresentasikan keseluruhan sistem melalui sebuah lingkaran (proses), sedangkan aliran memodelkan hubungan antara sistem dengan terminator diluar sistem. Diagram konteks terdiri dari : a. Entitas : Manusia, organisasi atau sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang ada.

  b. Aliran Data : Informasi yang masuk kedalam sistem dan keluar dari sistem.

  3) Data Flow Diagram

  “Suatu gambaran secara logika,Data Flow Diagram biasa digunakan untuk membuat sebuah model sistem informasi dalam bentuk proses-proses yang saling berhubungan yang disebut dengan aliran data”.

  Suatu alat yang menggambarkan sistem sebagai sebuah jaringan dari proses-proses yang dihubungkan oleh aliran data, baik antara sistem dengan lingkungannya maupun antara proses-proses yang ada didalam sistem tersebut. a. Aliran informasi yang dilambangkan dengan anak panah,menunjukan informasi yang masuk kedalam sistem maupun yang keluar sistem.

  b. External Entity yang dilambangkan dengan empat persegi panjang, menunjukan bagian atau fungsi yang berada diluar sistem.

  c. File atau penyimpanan data dilambangkan dengan sepasang garis horizontal paralel tertutup pada salah satu ujungnya.

  d. Prosese dilambangkan dengan lingkaran, menunjukan kegiatan yang dilakukan oleh manusia,mesin,komputer dari hasil suatu proses data.

  4) Kamus Data

  Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.

  5) Perancangan Basis Data

a) Normalisasi

  Adalah proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan group elemen yang berulang-ulang dan merubah bentuk database dari struktur pohon atau struktur jaringan menjadi struktur hubungan.

  b) Tabel Relasi

  Suatu file yang terdiri dari beberapa group yang berulang-ulang perlu diorganisasikankembali. Proses pengorganisasian file untuk menghilangkan group elemen yang berulang-ulang disebut Relasi antar Tabel, sehingga tabel-tabel dapat terelasi dengan baik dan terorganisasi.

  2.5.Pengertian Persediaan

  Menurut MT [6] “Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal atau barang-barang yang masih dalam proses produksi atau pun persediaan bahan baku yang masih menunggu untuk digunakan dalam suatu proses produksi”.

  Han [2] menyatakan bahwa “ Persediaan adalah suatu istilah umum yang menunjukan segala sesuatu atau sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan”.

  Sedangkan Ass [1] mengemukakan bahwa “ Persediaan merupakan sejumlah bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi,serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan di konsumen atau pelanggan disetiap waktu” .

  Berdasarkan pengertian diatas dapat diambil kesimpulan yaitu persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi bahan baku,bahan-bahan dalam proses dan barang jadi serta sumber daya organisasi yang disimpan untuk memenuhi permintaan pelanggan setiap waktu.

  2.6.Kegunaan persediaan

  Menurut Rh dalam Ariyoto [10] menyatakan kegunaan persediaan yaitu:

  1. Untuk memenuhi suatu stock barang agar memenuhi permintan yang diantisipasi akan timbul dari konsumen.

  2. Untuk menghindari dari kekurangan stock yang dapat terjadi karena faktor cuaca,kekurangan pasokan,masalah mutu,atau

2.7.Jenis-jenis Persediaan

  Menurut ass [1] persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menjadi beberpa cara.dilihat dari fungsinya ,persediaan dapat dibedakan atas :

  a. Batch Stock atau lot size inventory yaitu persediaan yang adakan karena kita membeli atau membuat barang-barang dalam jumlah yang lebih besar dari pada jumlah yang dibutuhkan pada saat itu.Persediaan ini timbul dimana bahan atau barang yang dibeli,dikerjakan,dibuat atau diangkat dalam jumlah yang besar (baik) sehingga barang-barang diperoleh lebih banyak dan cepat dari pada penggunaan atau pengeluarannya,sementara tercipta suatu persediaan keuntungan yang akan diperoleh dengan adanya Batch Stock atau size inventory,adalah ; 1. Memperoleh potongan harga pada bagian pembelian.

  2. Memperoleh efisiensi produksi (manufacturing economic0 karena adanya operasi atau “Production Run” yang lebih lama.

  3. Adanya penghematan didalam biaya angkutan

  b. Fluctuation Stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.

  c. Anticipation stock adalah persediaan yang diadakn untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapt diramalkan.Disamping itu Anticipation stock dimaksudkan pula untuk menjaga kemungkina sukarnya diperoleh bahan-bahan sehingga tidak mengganggu jalannya produk atau menghindari kemacetan produksi.

  

2.8.Persediaan dapat pula dibedakan atau dikelompokan menurut jenis

dan posisi barang tersebut dalam urutan pengerjaan produk,yaitu:

  a. Persediaan bagian produk/parts yang dibeli ( Purchased part atau Components Stock) adalah persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perisahaan lain,yang dapat secara langsung dirakit dengan parts lain dan tanpa melalui proses produksi sebelumnya.

  b. Persediaan barang jadi ( Finished goods stock) adalah persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau dolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain,

2.9.Pengertian Sistem Informasi Persediaan

  Sistem Informasi persediaan adalah sistem informasi yang mentediakan informasi yang dipakai oleh divisi logistic atau gudang.Misalnya informasi atau jumlah stock barang yang ada digudang, penentuan kembali pemesanan barang, pengiriman barang ke pelanggan atau konsumen dan informasi pengembalian barang rusak (retur) dari pelanggan atau konsumen maupun dari perusahaan ke supplier.

BAB III PROFIL PERUSAHAAN

3.1.Tinjauan Umum Perusahaan

  P&G yang didirikan william procter james gamble memulai bisnisnya di Cincinati,ohio 166 tahun yang lalu. Awalnya perusahaan ini memproduksi sabun dan lilin. Tonggak sejarah P&G adalah produk sabun yang diberi nama Ivory. Dan Tidak dapat di ingkari,P&G merupakan salah satu pemimpin pasar produk fast m oving consomuer goods(FMCG). Tahun ke tahun perusahaan P&G mengganti produk- produk mereka dengan Pampers,Shampo Pantene,Gillate,Baygon,dan Olay menjadi satu brands.Sebagai salah satu raksasa dunia yang berhasil, P&G telah melewati sejumlah proses pembentukan merek sehingga mereka dapat bertahan hingga saat ini, fide,crest,pampers dan pringles merupakan merek

• – merek yang sangat kokoh dan disegani di bisnis produk FMCG. Produk-produk tersebut antara lain: a.

   pampers

  Procter & Gamble (P&G) didirikan pada tahun 1837 oleh seorang Inggris, William Procter dan Yakobus Gamble, seorang Irlandia. Keduanya warga negara AS. Dimulai sebagai perusahaan kecil milik keluarga, P&G bergerak sebagai perusahaan sabun dan lilin di Cincinnati, Ohio, AS. Bersamaan dengan itu di Inggris pada tahun 1837 itu juga didirikan perusahaan Thomas Hedley & Co di Newcastle-Tyne yang juga memproduksi sabun dan lilin.

  Perusahaan P&G kemudian membe li hak paten penggunaan kata “Fairy” dengan merk “Fairy”. Fairy menjadi salah satu produk rumah tangga yang terkenal hingga masa sekarang.

  Dalam 1930, P&G mendirikan anak perusahaan di luar negeri yang pertama dengan mengakuisisi Thomas Hedley &Co. Ltd. Selanjutnya P&G mengakuisisi beberapa perusahaan lain, seperti : Tahun 1982 Norwich Eaton Pharmaceuticals Tahun 1985 Richardson Vicks Inc. (Obat-obatan dan kesehatan) Tahun 1989 Noxell dijadikan P&G sebagai produsen Cosmetics dan Fragrances Tahun 1991 Max Factor dan Ellen Betrix Beauty Care Tahun 1997 Tambrands Inc. (Tampons) Tahun 1999 Iams (Makanan dan Kesehatan Hewan) ahun 2000 Dr. Yohanes Products Ltd. (Sikat gigi listrik) Tahun 2001 Clairol (Kesehatan dan Pewarna Rambut) Tahun 2003 Wella AG Tahun 2005 P&G dan Gillette bergabung dalam satu perusahaan.

  Sekarang P&G sudah mempunyai 22 katagori produk dengan 93 macam produk yang sebagian sudah dijual di Indonesia. Salah satu yang menarik adalah produk diapers (lampin) untuk bayi yang bermerk Pampers. Di tahun 80-an sampai 90-an, walaupun tidak banyak ibu-ibu di mahal

• – ternyata nama Pampers lebih dikenal daripada istilah sebenarnya untuk produk itu, yakni diapers. Sehingga sampai saat ini, sebagian ibu- ibu masih menggunakan kata “pampers” untuk membeli diapers walaupun dengan merk lain.

  b. Baygon Baygon adalah merek pestisida produksi S. C. Johnson & Son.

  Kegunaannya sebagai insektisida yang dipakai membasmi dan mengendalikan hama rumah tangga. Saking populernya merek ini di Indonesia, sehingga sudah menjadi nama generik. Baygon efektif membunuh nyamuk, kecoa, lipan, dan semut. Pada 1975, Baygon Australia memperkenalkan semprotan antikecoa dengan efek knock down yakni bekas semprotan efektif mematikan kecoa yang lewat di atasnya.

  Dulu Baygon diproduksi Bayer pabrik kimia Jerman dari tahun 1975. Pada 2003, merk Baygon dibeli oleh S. C. Johnson & Son. Sebagai bagian dari persetujuan, Bayer masih membuat bahan aktif yang dikandung Baygon kemudian dipasok buat Johnson.

  Ada yang unik dari produk dengan merk Baygon ini, disebabkan telah terjadinya beberapa kasus bunuh diri maupun percobaan bunuh diri dengan meminum racun pestisida ini. Sehingga ada idiom olok-olokan untuk orang yang sedang dilanda kesedihan karena putus cinta : “Sebelum tidur, jangan lupa minum Baygon dulu, Sayang”. Kalimat ini sebetulnya adalah bagian dari kalimat iklannya yang sudah diubah, seharusnya berbunyi: “Sebelum tidur, jangan lupa semprotkan Baygon dulu, Sayang”.

  3.2.Struktur Organisasi Perusahaan Direktur Chief accounting

  Sales manager supervisor accounting sales

Administrasi penjualan Stock kontrol Pajak

  Gambar 1. Struktur organisasi

  3.3.Deskripsi Kerja

  a. Tugas dan wewenang direktur Mengawasi jalannya operasional perisahaan

• Menetapkan dan memberikan persetujuan masalah umum dan
• keuangan,mengembangkan dan menetapkam rencana-rencana
• Membuat neraca laba rugi perusahaan

• Mengecek semua laporan dari staf
• Menyetujui surat pemesanan pembelian barang ke supplier

  c. Tugas dan wewenang Sales Manager

• Mengatur strategi penjualan
• Membuat laporan penjualan untuk diserahkan kepada direktur
• Mengajukan program diskon
• Mengatur cara kerja supervisor

  d. Tugas dan wewenang Accounting

• Mengecek surat pengiriman
• Mengurus pembayaran surat pengiriman barang
• Membuat klaim diskon
• Mengecek laporan kas dan giro

  e. Tugas dan wewenang Administrasi

• Menerima dan mengecek faktur serta retur dari penjualan barang
• Membuat laporan data piutang tagihan per bulan
• Menerima hasil pembayaran tunai maupun giro dari toko
• Mengecek pengkliringan giro
• Menyiapkan biaya operasional sehari-hari
• Membuat laporan kas, penerimaan dan pencairan giro per bulan
• Stock opname uang dan giro gantung setiap akhir bulan

  f. Tugas dan wewenang Penjualan

• Membuat faktur dan retur penjualan
• Membuat laporan penjualan harian dan bulanan
• Mengarsipkan PO toko
• Mengumpulkan data untuk di klaim

  g. Tugas dan wewenang stock control

• Stock opname barang setiap akhir bulan
• Mengecek laporan stok harian dari staf gudang.

  h. Tugas dan wewenang Pajak

• Membuat faktur pajak perusahaan
• Membuat laporan pajak per bulan dan per tahun
• Mengarsip data-data untuk pajak.

  i. Tugas dan wewenang Supervisor

• Mengontrol pkerjaan salesman
• Membuat rute wilayah penjualan
• Mengatasi masalah-masalah yang berhubungan dengan stock
• Mengecek laporan salesman.

  j. Tugas dan wewenang Salesman Menjual barang dengan target yang telah ditentukan.

  23 BAB IV ANALISI PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1.Analisis Sistem Yang Berjalan

  Analisis sistem adalah penguraian dari suatu informasi yang utuh kedalam bagian-bagian dan komponen-komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan permasalahan,hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan,sehingga dapat diusulkan suatu perbaikan.

  Tahap analisis ini sangat penting karena dalam tahap ini apabila terdapat kesalahan,maka akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.Paada tahap ini diperlukan tingkat ketelitian dan kecermatan yang tinggi untuk mendapatkan kualitas kerja yang baik.

  Analisis sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem.

4.1.1. Analisis Dokumen

  Kegiatan pengumpulan informasi mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuan dari analisis dokumen adalh mengetahui dan memahami dokumen-dokumen apa saja yang terlibat dan mengalir dalam suatu istem yang sedang berjalan. Diantaranya :

  1. Dokumen serah terima barang Yaitu dokumen yang dibuat oleh bagian gudang sebagai bukti penyerahan barang yang telah diterima oleh bagian produksi.

  2. Dokumen surat permintaan pembelian Yaitu dokumen yang dibuat oleh bagian gudang sebagai permintaan pembelian bahan baku yang kosong di stock

  24

  3. Dokumen daftar kebutuhan barang Adalah dokumen yang dibuat oleh bagian produksi sebagai rincian kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan kepada bagian gudang.

  4. Berita acar penerimaan barang Adalah dokumen yang dibuat oleh administrasi untuk acara serah terima barang yang telah dikirim dari supplier.

  5. Surat pesanan Adalah dokumen yang dibuat oleh administrasi gudang sebagai pemesana barang kepada supplier.

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

  a. Bagian produksi menyerahkan DKBB ke bagian gudang

  b. Bagian gudang melakukan pengecekan daftar kebutuhan yang tertera d DKBB

  c. Apabila dafta DKBB telah terpenuhi,sebelum terealisasikan maka dibuatkanlah surat serah teriam barang sebanyak dua lembar bersama DKBB dan diarsipkan satu-satu.

  d. Surat serah terima barang plus DKBB diserahkan kebagian produksi.

  e. Apabila DKBB tidak ada maka bagian gudang merealisasikan kembali dan membuat SPBB f. Setelah SPBB dibuat menjadi sebanyak dua lembar maka pihak gudang menyerahkan ke bagian pemasaran.

  g. Bagian pemasaran membuat perkiraan harga berdasarkan dokumen SPBB dan menurunkannya kembali menjadi SPBB dan NJO.

  h. Setelah itu bagian pemasaran membuat SP yang akan diberikan supplier.

  25

  i. Dari supplier menyerahkan dokumen SP.OK berikut dokumen SJ ke bagian pemasara. j. Bagian pemasarn membuat BAPB berdasarkan SP.OK dan SJ untuk diserahkan ke bagian gudang sebagai bukti bahwa pembelian telah dilakukan. k. Setelah bagian gudang menerima dokumen BAPB beserta dokumen penyerahan SP.OK dan SJ berikut barangnya yang sesuai dengan SPPB bagian gudang membuat STB untuk diserahkan ke bagian produksi beserta barangnya sebagai bukti bahwa barang yang dibutuhkan telah ada dan siap untuk dikirim.

4.1.2.1. Flow Map

  Diagram alir dokumen merupakan hasil dari analisis dokumen dan analisis prosedur,untuk mengetahui lebih jelas mengenai sistem yang sedang berjalan sebagai berikut:

  26 Bagian Produksi Gudang Umun Pemesanan Supplier

  2

1 DKBB

  2 dkbb Dkbb tolak spbb

  Cek dta brg Dkbb ok Pem.srt trma brg s.srh trm brg

  2

  2 1dkbb ok Dkb b ok st

sp

sp

Ba pb

  Sp ok sp dkbb Buat spbb Spbb 1

  2 Perkra an hrg njo

  2 Sppb 1 Sp njo

  2 Spbb 1 Buat sp

  Sppb ttd njo Sp 1

  2

  1

  2 2 s.sejrah dkbb sppb

  27 Sp ok 2 sj Sp ok sj Pembuat an bapb bapb

  \

  

3

Sp ok sj

  Gambar 2. Flowmap yang sedang berjalan 4.1.2.2.

   Diagram Kontek

  Merupakan Level yang paling penting dalam suatu diagram aliran data seluruh sistem,sedangkan aliran memodelkan hubungan antara sistem dengan terminator di luar sistem,untuk mengetahui diagram konteks yang sedang berjalan maka gambarnya sebagai berikut:

  28 _{produksi dkbb} supplier _{Sppb dan njo persediaan Sp dan njo} Dkbb tolak

_barang

_Sistem

_{Sj,njo, dan spok} Sppb,ttd dan njo

  Gambar 3. Diagram konteks yang sedang berjalan 4.1.2.3.

   Data Flow Diagram

  Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu metodologi yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan atau yang telah ada yang akan dikembangkan secara logika. Diagram Arus Data (DAD) atau Data Flow Diagram level 1,maka gambarnya sebagai berikut:

  29 _{produksi dkbb Cek data Pembuatan barang SPBB}

1.1 DKBB tolak

  ^1.2 Sttb _{Buat STB 1.6} DKBB.ok _sppb BAPB _{Buat sp 1.4 NJO Perkiraan harga 1.3 Pembuatan BAP}

  1.5 _{Sp.ok+sj supplier}

  Gambar 3. Data flow diagram yang sedang berjalan 4.1.3.

   Evaluasi Sistem yang berjalan

  Dilihat dari sistem yang sedang berjalan dimana pembuatan laporan kerja praktek membutuhkan ketelitian dan kecermatan dalam pengerjaannya,menyebabkan pihak yang terkait dalam proses persediaan barang sangat hati-hati dan ekstra teliti.Sistem pengolahan persediaan barang perusahaan masih menggunakan sistem yang lama,berdasarkan

  30

  hasil analisis yang berjalan selama ini ternyata memiliki beberapa kelemahan,yaitu: a. Sistem persediaan barang dalam pengolahan datanya tidak akurat

  b. Perhitungan persediaan barang tidak jelas