Sistem informasi persediaan barang alat tulis kantor pada Dinas Olahraga dan Pemuda Jawa Barat : laporan kerja praktek
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Kerja Praktek
Dewasa ini, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) semakin pesat dan maju. Apalagi dalam dunia teknologi informasi yang semakin hari semakin menampakan kecanggihannya. Perkembangan IPTEK dapat menghasilkan suatu sistem informasi yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna diberbagai instansi, perusahaan, atau lembaga baik swasta maupun pemerintah. Hampir seluruh perusahaan bahkan lembaga pendidikan di Indonesia yang sedang berkembang ataupun yang sudah maju menggunakan teknologi komputer dan sistem informasi sebagai sarana untuk mempermudah proses dalam sistem kerjanya.
Dinas Olahraga dan Pemuda dalam pengolahan data peralatan kantor masih memerlukan waktu yang cukup lama, terutama dalam melakukan rekapitulasi peralatan-peralatan kantor baik yang habis digunakan maupun yang tersisa. Khususnya pada bagian Gudang atau Tata Usaha, menggunakan sistem pengolahan data yang kurang efisien dalam proses penginputan barang masuk,penginputan barang keluar, serta pembuatan laporan peralatan yang jumlahnya sangat banyak. Oleh karena itu, salah satu cara untuk menyelesaikan masalah tersebut adalah dengan cara membangun program aplikasi pengolahan data yang baru sebagai pembanding dan pelengkap sistem yang lama.
(2)
Berdasarkan pemikiran di atas sekaligus sebagai bukti penyesuaian terhadap perkembangan teknologi informasi, maka dalam pembuatan laporan ini diambil judul “ Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Alat Tulis Kantor ( ATK ) pada Bagian Tata Usaha di Dinas Olahraga dan Pemuda
Bandung ”.
1.2. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, dapat diidentifikasikan masalah yang timbul yaitu sebagai berikut :
1. Bagaimana cara membuat sistem informasi pengolahan data peralatan kantor secara terkomputerasi.
2. Bagaimana membuat laporan data peralatan kantor dengan cepat, tepat, dan akurat.
1.3. Maksud dan Tujuan Kerja Praktek 1.3.1. Maksud
Maksud dari kerja praktek ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk melatih dan membiasakan dalam pembuatan perangkat lunak sesuai dengan kebutuhan, dengan mencari alternatif dalam pemecahan masalah yang terungkap dari laporan yang disusun.
(3)
3. Untuk memenuhi syarat lulus salah satu mata kuliah kerja praktek dan memberikan peluang untuk dapat menyesuaikan diri dan berinteraksi pada dunia kerja yang sesungguhnya.
1.3.2. Tujuan
Adapuntujuan dari praktek kerja ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk menambah, memperluas, serta meningkatkan ilmu pengetahuan dan kemampuan mahasiswa sebagai bekal untuk memasuki dunia kerja. Juga untuk menumbuhkan sikap tanggung jawab, professional, disiplin, dan mandiri.
2. Hasil rancangan akan menjadi acuan untuk tahapan implementasi.
1.4. Batasan Masalah
Dalam pembuatan laporan kerja prakrek ini permasalahan yang terjadi dibatasi, mengingat ruang lingkup di Dinas Olahraga dan Pemuda Bandung cukup luas.
1. Perancangan sistem informasi mencakup perancangan input, output, dan struktur menu.
2. Pengolahan Data
(4)
b. Dapat menginputkan NIP, Nama, dan Password kedalam database register.
c. Dapat menginputkan NIP, Nama, Password, Jenis Kelamin, Jabatan, dan Golongan kedalam database data user.
d. Dapat mengolah data peralatan kantor yaitu menambah, mengedit, menghapus, serta pencarian data peralatan kantor.
3. Sofware yang digunakan untuk membangun perangkat lunak adalah NetBeans IDE 7.0, dan pengelola database menggunakan XAMP, serta sistem operasi yang digunakan adalah Windows XP.
1.5. Sistem Pelaksanaan Kerja Praktek 1.5.1. Metoda Kerja Praktek
Dalam kerja praktek ini, metode yang dilakukan yaitu dengan langsung ikut serta dalam kegiatan pekerjaan (menjadi partisipan) yang ada di bagian Tata Usaha Dinas Olahraga dan Pemuda Bandung. Kemudian melakukan perancangan sistem dari analisis yang telah dilakukan. Adapun metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut :
1. Teknik wawancara atau interview
Yaitu dengan cara melakukan tanya jawab kepada bagian yang terkait yang berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi.
2. Teknik Observasi
Yaitu dengan cara melakukan pengamatan langsung di lapangan terhadap pokok permasalahan yang dihadapi.
(5)
3. Studi pustaka
Yaitu merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara membaca dan mempelajari buku-buku panduan, arsip perusahaan serta literatur dalam bentuk lainnya yang berkaitan dengan permasalahan yang dihadapi.
1.5.2 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek
Tempat pelaksanaan kerja praktek adalah di Dinas Olahraga dan Pemuda Jl. Dr. Rajiman No. 6A Bandung, yang dilaksanakan kurang lebih 1 bulan mulai tanggal.
1.6. Sistematika Penulisan Laporan
Sistematika penulisan memberikan informasi secara umum tentang pembahasan yang terdapat dalam setiap bab. Sehingga dalam pembahasannya akan lebih mudah dipahami. Sistematika penulisan laporan kerja praktek ini adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang latar belakang kerja praktek, identifikasi masalah, maksud dan tujuan kerja praktek, batasan masalah, sistem pelaksanaan kerja praktek (berisi tentang metoda kerja praktek, serta lokasi dan waktu kerja praktek), dan sistematika penulisan laporan.
(6)
BAB II RUANG LINGKUP PERUSAHAAN
Bab ini berisi tentang visi dan misi perusahaan, tempat dan kedudukan perusahaan, bentuk dan badan hukum perusahaan, struktur organisasi perusahaan dengan rincian tugas pokok tiap unit, dan bidang pekerjaan perusahaan.
BAB III KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK
Bab ini berisi jadwal kerja praktek, cara/teknik kerja praktek, data kerja praktek, landasan teori, perancangan.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan penutup yang mengemukakan kesimpulan terhadap hasil program aplikasi yang telah di buat serta saran-saran yang berguna untuk mendukung rancangan yang telah dibuat agar dikembangkan lebih baik lagi.
(7)
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
2.1.1 Pengertian Sistem
Penulis mengutip pendapat Jogianto. HM. (1989:1) Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut:
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut:
Sistem merupakan himpunan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan dan beroperasi bersama untuk mencapai suatu tujuan, sasaran atau maksud yang sama. Berarti sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat saling melengkapi karena satu maksud, tujuan atau sasaran.
(8)
2.1.2 Karakteristik Dasar Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau ciri-ciri tertentu. Adapun karateristik dari suatu sistem yaitu mempunyai komponen-komponen (component), mempunyai batasan (boundary), mempunyai lingkungan sistem (environment), penghubung (interface), mempunyai masukan
(input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objective ).
Suatu sistem mempunyai karateristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :
a. Komponen sistem (Components), terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan bekerjasama membentuk satu kesatuan berupa subsistem atau sub bagian yang mempunyai sifat-sifat dan mempengaruhi sistem secara keseluruhan.
b. Batasan sistem (Boundary), merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lainnya.
c. Lingkungan luar sistem (Environtment), yaitu suatu bentuk yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem. d. Penghubung sistem (Interface), yaitu media penghubung antara subsistem yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lainnya.
e. Masukkan sistem (Input), yaitu energi yang dimasukkan ke dalam sistem yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).
f. Keluaran sistem (Output), yaitu hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
(9)
g. Pengolah sistem (Process), yaitu suatu proses yang mengubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran Sistem (Objective), yaitu suatu tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang karena suatu sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Klasifikasi sistem tersebut yaitu :
a. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, contohnya sistem teologia. Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik, contohnya sistem komputer, sistem produksi, dan sebagainya.
b. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, contohnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin
(human machine system), contohnya sistem informasi berbasis komputer. c. Sistem deterministik dan probabilistik
Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, contohnya sistem komputer. Sistem probabilistik
(10)
adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilitas.
d. Sistem terbuka dan sistem tertutup
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.
2.1.4 Daur Hidup Sistem
Siklus hidup sistem (system life cycle) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam penerapan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. Siklus hidup sistem sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pembangunan dan pengembangan sistem karena langkah-langkah dalam pendekatan sistem mengikuti pola yang teratur secara top down. Tahapan dari daur hidup sistem yaitu :
a. Mengenali adanya kebutuhan b. Pembangunan sistem
c. Pemasangan sistem d. Pengoperasian sistem e. Sistem menjadi usang
Suatu sistem informasi akan melakukan daur hidupnya. Sistem dibangun untuk memenuhi kebutuhan. Sistem beradaptasi terhadap aneka
(11)
perubahan lingkungannya yang dinamis hingga kemudian samapi kondisi dimana sistem tidak dapat lagi beradaptasi. Sistem baru kemudian dibangun untuk menggantikannya.
Gambar 3.2. Daur hidup sistem
( sumber : Sistem Informasi Manajemen - Raymond McLeod, Jr., George Schell 2001: 10 )
Gambar 2.1 Komponen Dari Suatu Sistem Yang Dapat Mengendalikan Operasinya
Secara teoritis, elemen – elemen yang menyusun sebuah sistem tersebut terdiri dari :
1. Tujuan
Merupakan tujuan dari sistem tersebut berupa tujuan usaha, kebutuhan, masalah, prosedur pencapaian tujuan.
INPUT PROSES OUTPUT
Mengenali adanya kebutuhan
Pengoperasian sistem Pemasangan sistem
(12)
2. Batasan
Merupakan batasan – batasan yang ada dalam mencapai tujuan dari sistem, dimana batasan ini dapat berupa peraturan – peraturan, biaya – biaya, personil, peralatan, dll.
3. Pengawasan
Merupakan pengawas dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem yang dapat berupa control pemasukan data (input), control keluaran data (output), control pengoperasian, dll.
4. Masukan
Merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan dimana data dapat berupa asal masukan, frekwensi pemasukan data, jenis pemasukan data, dll.
5. Proses
Merupakan bagian yang memproses masukan data menjadi informasi sesuai dengan keinginan penerima, proses dapat berupa : klarifikasi, peringkasan, pencarian, dll.
6. Keluaran
Merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem, keluaran dapat berupa laporan, grafik, dll.
(13)
7. Umpan Balik
Merupakan elemen – elemen sistem yang tugasnya apakah system berjalan sesuai keinginan, umpan balik dapat berupa perbaikan, pemeliharaan, dll.
2.2 Konsep Dasar Informasi
2.2.1 Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya serta bermanfaat dalam mengambil keputusan pada saat ini dan mendatang.
Menurut Gordon B. Davis (1974:32) “Informasi adalah data yang
telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam bentuk-bentuk yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan mendatang”.
2.2.2 Siklus Informasi
Data yang diolah melalui suatu model akan menjadi suatu informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut dan membuat suatu keputusan yang disertai dengan suatu tindakan. Langkah awal dari suatu tindakan adalah mengumpulkan data, dimana data ini sebagai input, kemudian diproses melalui suatu model yang menghasilkan suatu output, dan seterusnya akan membentuk suatu siklus pengolahan data (Data Processing Cycle) , dan juga disebut siklus informasi (Information Cycle).
(14)
2.3 Konsep Dasar Persediaan Barang
2.3.1 Pengertian Persediaan
Menurut Baroto (2002, p52), persediaan adalah bahan mentah, barang dalam proses (work in process), barang jadi, bahan pembantu, bahan pelengkap, komponen yang disimpan untuk antisipasiterhadap pemenuhan permintaan. Juga termasuk barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada periode mendatang. Persediaan tersebut dapat berbentuk bahan baku yang disimpan untuk diproses, komponen yang diproses, barang dalam proses manufaktur, dan barang jadi untuk dijual.
2.3.2 Sistem Informasi Persediaan
Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan dan beroperasi bersama untuk mencapai suatu tujuan, sasaran atau maksud.
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya serta bermanfaat dalam mengambil keputusan pada saat ini dan mendatang.
Persediaan adalah bahan mentah, barang dalam proses (work in process), barang jadi, bahan pembantu, bahan pelengkap, komponen yang disimpan untuk antisipasiterhadap pemenuhan permintaan.
Sistem informasi persediaan dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen-komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk
(15)
mengumpulkan data persediaan, menyimpan data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai.
2.4 Komponen sistem informasi
Terdiri dari enam blok yang saling berinteraksi dan merupakan satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Keenam blok tersebut adalah:
1. Blok masukan 2. Blok model 3. Blok keluaran 4. Blok teknologi 5. Blok basis data 6. Blok kendali
2.5 Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sebuah sistem informasi disebut sebagai siklus hidup pengembangan sistem informasi yang garis besarnya terdiri dari enam langkah. Tahapan-tahapan pekerjaan dalam pelaksanaan tidak kaku namun dapat disesuaikan dengan kebutuhan seperti cara iterasi. Tahapan utama dalam proses pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut :
a. Investigasi Sistem
Tahap ini bertujuan untuk menentukan problem-problem atau kebutuhan yang timbul.
(16)
b. Analisis Sistem
Tahap analisis sistem bertujuan untuk mendefinisikan sistem berjalan. Sistem tersebut dipelajari lebih mendalam, konsepsi dan usulan dibuat untuk menjadi landasan bagi sistem yang akan dibangun.
c. Desain Sistem
Pada tahap ini diberikan suatu gambaran umum yang jelas kepada pengguna dan rancangan bangun yang lengkap tentang sistem yang akan dikembangkan kepada pihak-pihak yang terlibat dalam pengembangan sistem. Tahap desain sistem ini dilakukan sebagai persiapan untuk tahap implementasi.
d. Implementasi Sistem
Tahap ini adalah prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain sistem yang disetujui. Pada tahap ini dilakukan pembuatan komponen-komponen yang terlibat dalam sistem. e. Pengujian Sistem
Tahap pengujian ini dilakukan untuk memastikan bahwa sistem baru yang dibuat dapat berjalan dengan baik.
f. Pemeliharaan Sistem
Tujuan dari proses pemeliharaan sistem ini adalah untuk melakukan evaluasi terhadap sistem yang baru dan mengetahui apakah sistem yang telah dibuat memenuhi tujuan yang ingin dicapai. Dari hasil evaluasi ini
(17)
dimungkinkan untuk melakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan terhadap sistem.
Beberapa cara dapat ditempuh dalam penerapan tahapan pengembangan sistem informasi diantaranya :
1. Waterfall
Setiap tahap harus diselesaikan terlebih dahulu secara penuh sebelum diteruskan ke tahap berikutnya untuk menghindari terjadinya pengulangan tahapan.
2. Iterasi / Spiral
Tahapan-tahapan tersebut dilaksanakan dengan pemakai teknik itersai atau dimana suatu proses dilaksanakan secara berulang-ulang sampai didapatkan hasil yang diinginkan.
2.6 Tool Yang Digunakan Analisi
2.6.1 Diagram Alir Dokumen ( flow map )
Diagram alir dokumen menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area pertanggungjawaban di dalam sebuah organisasi. Diagram alir ini bermanfaat untuk menganalisis kecukupan prosedur pengawasan dalam sebuah sistem. Diagram alir ini menelusur sebuah dokumen dari asalnya sampai dengan tujuannya. Secara rinci, diagram alir ini menunjukkan dari mana dokumen tersebut berasal dan tujuan dokumen tersebut. Kapan tidak dipakai lagi dan hal-hal lain yang terjadi ketika dokumen tersebut menngalir melalui sebuah sistem.
(18)
2.7 Konsep Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Sistem basis data adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya.
Beberapa istilah dalam database, yaitu :
a. Entity b. Atribut c. Data Value d. Record e. File
2.7.1 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks. Dengan ERD kita dapat menguji model dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan.
(19)
ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data, pada dasarnya ada 3 macam simbol yang digunakan yaitu :
a. Entiti
Entiti yaitu suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat. Entiti digambarkan dalam bentuk persegi empat.
b. Atribut
Entiti mempunyai elemen yang disebut atribut, dan berfungsi mendeskripsikan karakter entiti. Entiti digambarkan dalam bentuk ellips. c. Hubungan
Relationship; sebagaimana halnya entiti maka dalam hubungan pun harus dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antar entiti dengan isi dari hubungan itu sendiri. Relationship digambarkan dalam bentuk intan /
diamonds.
2.7.2 Teknik Entity Relationship
Relasi antara 2 file dapat dikategorikan menjadi 3 macam, yaitu :
a. One to one relationship 2 file yaitu hubungan antara dua entity dengan perbandingan satu berbanding satu.
b. One to many relationship 2 file yaitu hubungan antara dua entitas dengan perbandingan satu ke banyak.
(20)
c. Many to many relationship 2 file yaitu hubungan antara entity yang satu dengan entity yang lainnya memiliki perbandingan banyak ke banyak.
(21)
PROFIL PERUSAHAAN
3.1
Tinjauan Umum Perusahaan
Seiring dengan isu kritis terhadap penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan berwibawa ( good governance dan clean government ), Pemerintah Provinsi Jawa Baratbersama-sama dengan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah ( DPRD )telah berhasil menetapkan Peraturan Daerah Nomor 21 tentang Struktur Organisasi dan Perangkat Daerah ( SOPD ) tahun 2008. Wujud SOPD pada Pemerintahan Provinsi Jawa Barat mengarah pada perubahan mendasar sebagai jawaban terhadap komitmen besar untuk memperbarui sikap dan kinerja aparatur dalam melakukan pelayanan terhadap masyarakat. Oleh karena itu, pembaruan SOPD dimaksud berkisar menyangkut penajaman tugas pokok dan fungsi sehingga ada SOPD lama yang dipertahankan, diperbaharui dan sama sekaqli baru disesuaikan dengan tuntutan dan kebutuhan masyarakat. Salah satu diantara beberapa struktur organisasi baru yang telah menjadi bagian Peraturan Daerah ini adalah Dinas Olahraga dan Pemuda ( Disorda ). Dalam tataran pemikiran dan perbincangan, Dinas ini telah lama menjadi perhatian masyarakat, namun demikian secara defacto Dinas ini baru lahir pada tanggal 24 Oktober 2008 dan pengisian jabatannya dimulai pada
(22)
tanggal 31 Desember 2008 dengan dilantiknya kepala Dinas oleh Gubernur Jawa Barat. Akan tetapi untuk kelas Jawa Barat tidak salah apabila Disorda diposisikan sebagai SOPD baru yang memiliki kapasitas untuk berkembang cepat, tanpa melalui suatu prakondisi penyesuaian yang membutuhkan waktu lama karena kultur masyarakat Jawa Barat dalam pembangunan bidang olahraga dan pemuda relative benih-benuhnya sudah tersemai cukup lama.
Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 9 Tahun 2008 tentang Rencana pembangunan Jangka Panjang ( RPJP ) Daerah Tahun 2005-2025, Visi Pembangunan Daerah yang diemban oleh Pemerintah Provinsi Jawa Barat Tahun 2005-2025 adalah : Dengan Iman
dan Takwa Provinsi Jawa Barat Termaju di Indonesia. Iman dan
takwa merupakan landasan dalam melakukan aktivitas guna pencapaianvisi dan misi yang ditetapkan melalui pengalaman agama dan termaju dimaksudkan bahwa provinsi Jawa Barat di Indonesia memiliki berbagai keunggulan dibandingkan dengan provinsi lain di Indonesia. Indikator visi Pembangunan Jawa Barat termaju meliputi berbagai aspek kehidupan, yaitu (1) aspek sumber daya manusia yang ditunjukkan oleh keadaan masyarakat yang berakhlak mulia, sehat, cerdas dan produktif; (2) aspek ekonomiyang ditunjukkan oleh terwujudnya struktur ekonomi yang tangguh, tumbuh relative tinggi, hasil-hasil pembangunan merata, serta mampu bersaing dalam tataran global; (3) aspek pemerintahan yang
(23)
ditunjukkan oleh kondisi demokrasi yang berkualitas dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, tertib social, hokum yang tegak dan konsisten, peratutan daerah mendorong kinerja pemerintahan yang professional, akuntabel, dan transfaran sehingga tata kelola pemerintahan tertuju pada good governance dan clean government; (4) aspek social dan budaya ditunjukkan oleh keadaan politik yang stabil, derajat kehidupan social masyarakat yang meningkat, keamanan dan ketertiban yang terjamin, pengalaman agama terlaksana konsisten, kerukunan hidup antar umat beragama mewujud dan tgerjaga, serta nilai-nilai luhur budaya daerah lestari dan teramalkan.
Pemerintah Provinsi Jawa Barat bersama DPRD telah pula menetapkan Peraturan Daerah Nomor 2 tahun 2009 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) 2008 – 2013. Visi pembangunan daerah tersebut adalah Tercapainya Masyarakat Jawa Barat yang Mandiri, Dinamis, dan Sejahtera. Visi pembangunan tersebut mengandung tiga kata kunci, yaitu : Mandiri, Dinamis, dan Sejahtera. Mandiri dimaksudkan sebagai gambaran sikap dan kondisi masyarakat Jawa Barat yang mampu mengandalkan potensi yang dimiliki untuk memenuhi kebutuhan, terutama pendidikan, kesehatan, daya beli, energi dan sumber daya air, serta mengambil keputusan dan tindakan dalam penanganan masalah secara otonom; Dinamis dimaksudkan sebagai gambaran kondisi masyarakat yang Jawa Barat yang secara aktif mampu merespon dan berkontribusi
(24)
terhadap upaya pembangunan dan tantangan zaman; dan Sejahtera dimaksudkan sebagai gambaran kondisi masyarakat Jawa Barat yang secara lahir dan batin merasa aman, sentosa, makmur dan tentram (gemah, ripah, repeh rapih).dari rumusan visi tersebut dituangkan pula misi yang diemban pemerintah Jawa Barat 2008 – 2013, diaman salah satu misi yang diemban pemerintah yang sangat erat kaitannya dengan bidang tugas Dinas Olahraga dan Pemuda adalah misi pertama, yaitu : Mewujudkan
SDM Jawa Barat yang Produktif dan Berdaya Saing. Sedangkan yang
ingin diwujudkan pada tahun 2013 adalah Manusia Jawa Barat yang Agamis, Berahklak mulia, sehat, cerdas, bermoral, memilki spirit juara dan siap berkompetisi.
Atas dasar rumusan visi, misi, harapan pembangunan pada tahun 2008 – 2013 tersebut di atas maka, visi Pembangunan Olahraga dan Pemuda Jawa Barat tentu harus seiring dengan rumusan visi sebagai mana tertuan dalam RPJM Daerah Jawa Barat tersebut. Oleh karena itu, pembangunan olahraga dan pemuda di Jawa Barat terarah dalam upaya meningkatkan kualitas hidup masyarakat agar mandiri, dinamis dan sejahtera. Masyarakat yang sehat, cerdas, produktif, berdaya saing, dan berbudaya serta memilki spirit juara dan siap berkompetisi dapat ditempuh dengan pendekatan pembangunan olah raga yang lenih berpihak kepada masyarakat luas sehingga ketahanan jangka panjang masyarakat dalam mengarungi kehidupan dapat terwujud, Secara spesifik, arah dan udagan
(25)
dalam pembangunan keolahragaan di Jawa Barat ini, tentu dengan memanfaatkan potensi olah raga sebagai instrumen pembangunan yang diharapkan dapat berpengaruh secara langsung terhadap perubahan mendasar kehidupan masyarakat secara luas sehingga lebih sejahtera dan berkualitas. Sedangkan kepemudaan arah dan undangan pembangunannya tentu dengan memanfaatkan potensi pemuda sebagai kelompok masyarakat khusus yang merupakan pengisi masa depan kehidupan bangsa, oleh karena itu dirasa perlu pemerintah untuk kembali mengingatkan rasa nasionalisme dan identitas diri pemuda dalam hal kebangsaan termasuk kejawabaratan yang diharapkan pemuda memliki idealisme tinggi, berahklak mulia dan hadir ditengah – tengah masyarakat sebagai sosok yang mampu memberikan solusi dalam mengatasi persoalan
– persoalan kehidupan masyarakat sehari – hari yang jauh dari penyakit sosial, serta tampil sebagai kelompok masyarakat yang meberikan inspirasi dalam membangun kepeloporan/kejuangan, kewirausahaan dan kepemimpinan.
3.2
Visi dan Misi
3.2.1 Visi
Sebagaimana tertuang dalm dokumen Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Provinsi Jawa Barat Tahun 2008-2013, telah
(26)
ditetapkan Visi Pemerintah Jawa Barat adalah “ Tercapainya Masyarakat Jawa Barat Mandiri, Dinamis dan Sejagtera tahun 2013 “.
Penjabaran makna dari visi tersebut adalah sebagai berikut :
MANDIRI : Masyarakat JABAR yang mampu memenuhi
kebutuhan untuk lebih maju dengan mengandalkan kemampuan dan kekuatan sendiri, terutama dalam bidang pendidikan dan kesehatan, ketenegara kerjaan, pelayanan publik berbasis goverment, energi, infrastruktur, lingkungan, dan sumber air.
DINAMIS : Masyarakat JABAR yang secara aktif
mampu merespon peluang dan tantangan zaman serta berkontribusi dakam proses pembangunan.
SEJAHTERA : Adalah kondisi masyarakat JABAR
yang secara lahir dan batin merasa aman,dan makmur dalam menjalani hidupnya. Agar Visi tersebut dapat diwujudkan dan dapat mendorong efektifitas dan efisiensi pemanfaatan sumber daya yang dimiliki, maka perlu dirumuskan Misi Prov JABAR, yang didalamnya mengandung gambaran tujuan serta sasaran yang ingin dicapai.
(27)
3.2.2 MISI
Untuk mencapai masyarakat JABAR yang mandiri, dinamis dan sejahtera, sebagaimana dituangkan dalam visi JABAR atahun 2013 maka telah ditetapkan dalam 5 misi, sebagai berikut :
1. Mewujudkan sunber daya manusia JABAR yang produktif
dan berdaya saing;
2. Meningkatkan pembangunan ekonomi regional yang berbasis
potesi lokal;
3. Meningkatkan ketersediaan dan kualitas infrastruktur.
4. Meningkatkan daya dukung dan daya tampung lingkungan
untuk mendukung pembangunan yang berkelanjutan.
5. Meningkatkan daya dukung dan daya tampung lingkungan
untuk mendukung pembangunan yang berkelanjutan.
6. Meningkatkan efektifitas Pemerintah Daerah dan Kualitas
Demokrasi.
3.3
Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan rangkaian kerjasama untuk mencapai tujuan organisasi yang bersangkutan, untuk menentukan pembagian tugas, tanggung jawab dan pelimpahan wewenang secara jelas. Suatu Organisasi dapat menggambarkan bagian dan fungsi yang ada dalam perusahaan. Koordinasi struktural dapat dilaksanakan dengan baik guna menunjang aktivitas perusahaan
(28)
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Olah Raga dan Pemuda Jawa Barat Sumber : Dinas Olahraga dan Pemuda Jawa Barat
(29)
Berdasarkan struktur organisasi di atas, maka dapat diuraikan mengenai fungsi dan tugas masing bagian. Berikut adalah fungsi dan tugas dari masing-masing bagian yang terlibat pada
1. Kepala Dinas mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Membantu Kepala Daerah dalam merumuskan kebijakan umum dan teknis di bidang kepemudaan, olahraga, kebudayaan dan kepariwisataan;
b. Memimpin, mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan semuakegiatan Dinas;
c. Membuat Rencana Strategis, Rencana Kerja dan Laporan Akuntabilitas Kinerja dalam rangka pelaksanaan tugas Dinas;
d. Mengadakan kerja sama dengan Dinas/Instansi/Lembaga terkait lainnya untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
e. Membina dan memotivasi kepada seluruh pegawai di lingkungan Dinas dalam upaya meningkatkan produktivitas kerja;
f. Menyelenggarakan pembinaan teknis bidang kepemudaan, olahraga, kebudayaan dan pariwisata dalam upaya meningkatkan produktivitas kerja;
g. Mengkaji dan menyiapkan bahan penetapan kebijaksanaan Kepala Daerah di bidang kepemudaan, olahraga, kebudayaan dan kepariwisataan;
(30)
h. Mengkaji dan mengoreksi perizinan/rekomendasi di bidang kepemudaan, olahraga, kebudayaan dan kepariwisataan;
i. Memberi saran dan pertimbangan kepada Kepala Daerah di bidang kepemudaan, olahraga, kebudayaan dan kepariwisataan;
j. Mempertanggungjawabkan tugas dinas secara operasional kepada Kepala Daerah melalui Wakil Kepala Daerah;
k. Mempertanggungjawabkan tugas dinas secara administratif kepada KepalaDaerah melalui Sekretaris Daerah
l. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah.
Dalam pelaksanaan tugas tersebut dalam ayat (1) pasal ini, Kepala Dinas dibantu oleh :
a. Sekretariat;
b. Bidang Kepemudaan dan Olahraga; c. Bidang Kebudayaan dan Pariwisata; d. UPTD; dan
e. Kelompok Jabatan Fungsional.
2.
Sekretaris
Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris, mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas dalam hal :
a. Pemberian pelayanan administrasi umum, perlengkapan, kepegawaian,perencanaan, dan keuangan di lingkungan Dinas;
(31)
b. Penyusunan rencana kerja sekretariat;
c. Penyediaan dan pengolahan data untuk penyusunan Rencana Strategis, Rencana Kerja dan Laporan Akuntabilitas Kinerja Dinas;
d. Pengkoordinasian penyusunan rencana kerja dan penyelenggaraan tugas secara terpadu;
e. Penyusunan anggaran dan penatausahaan keuangan Dinas; Pengumpulan dan penyusunan peraturan-peraturan di bidang kepemudaan, olahraga, kebudayaan dan kepariwisataan;
f. Pengadaan, pemeliharaan dan pengelolaan perlengkapan barang inventaris dinas
g. Pembuatan pedoman dan petunjuk tata laksana administrasi umum;
h. Pembinaan dan pengendalian di bidang administrasi umum, perlengkapan, kepegawaian, perencanaan dan keuangan;
i. Penyelenggaraan dan pengelolaan sistem informasi keuangan; j. Penyelenggara dan pengelolaan sistem informasi;
k. Pengelolaan kebersihan, keamanan dan ketertiban Dinas; l. Pemonitoran, evalusi dan pelaporan tugas Sekretariat;
m. Pengkoordinasian dan konsultasi dengan dinas/instansi/lembaga terkait untuk kelancaran tugas;
(32)
n. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan; Sekretaris dibantu oleh:
a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian; b Sub Bagian Keuangan;
c. Sub Bagian Perencanaan Program.
1. Sub. Bagian Umum dan Kepegawaian dipimpin oleh seorang Kepala Sub. Bagian, mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab kepada Sekretaris dalam hal :
a. Pelaksanaan urusan administrasi umum dan kepegawaian yang diperlukan Dinas;
b. Penyiapan bahan dan keperluan rumah tangga Dinas;
c. Penerimaan, pencatatan, penyimpanan, dan pendistribusian perlengkapan Dinas;
d. Pemeliharaan dan pengendalian barang-barang inventaris Dinas;
e. Penyiapan bahan usulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, mutasi pegawai, pensiun, dan penghargaan;
f. Penyiapan bahan usulan program diklat dan pengembangan pegawai; g. Pelaksanaan administrasi surat menyurat yang diperlukan oleh Dinas; h. Pengelolaan ketertiban dan keamanan di lingkungan Dinas;
i. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dibantu oleh:
(33)
a. Pengelola Administrasi Umum; b. Pengelola Administrasi Kepegawaian; c. Pengelola Rumah Tangga dan Perlengkapan; d. Operator Komputer.
2. Sub Bagian Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian, mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab kepada Sekretaris dalam hal :
a. Penyiapan bahan rencana anggaran keuangan Dinas; b. Pelaksanaan pengelolaan keuangan Dinas;
c. Penyusunan laporan administrasi keuangan Dinas;
d. Pengamanan uang kas, tanda bukti brankas, dan surat-surat berharga; e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Sub Keuangan dibantu oleh:
a. Pengelola Keuangan; b. Operator Komputer.
3. Sub Bagian Perencanaan Program dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian, mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab kepada Sekretaris dalam hal :
a. Penyiapan bahan rencana program kegiatan di lingkungan Dinas; b. Pengkoordinasian kegiatan-kegiatan di lingkungan Dinas dalam rangka peningkatan kinerja;
c. Penyusunan Renstra, Renja dan Lakip Dinas;
(34)
3 Bidang Kepemudaan dan Olahraga
Bidang Kepemudaan dan Olahraga dipimpin oleh seorang Kepala Bidang,
mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas dalam hal :
a. Pelaksanaan penyusunan petunjuk teknis manajemen pengelolaan Bidang Kepemudaan dan Olahraga;
b. Perencanaan dan pelaksanaan dalam penanganan pengelolaan Kepemudaan dan Olahraga;
c. Penyelenggaraan perumusan bahan kebijakan bidang kepemudaan dan olahraga;
d. Memimpin, mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan semua kegiatan dibidang Pemuda dan Olahraga;
e. Membuat Program Kerja dalam pelaksanaan tugas Kepala Bidang Pemuda dan Olahraga;
f. Membina dan memberikan motivasi kepada Kepala Seksi Bina Organisasi, Kepala Seksi Bina dan Pengembangan Olahraga dan Seksi Peningkatan Sarana dan Prasarana Pemuda dan Olahraga dan Staf dalam upaya meningkatkan efektivitas dan produktivitas kerja;
g. Melaksanakan pembinaan teknis dibidang Pemuda dan Olahraga dalam memberikan pelayanan terhadap masyarakat
h. Memberikan saran dan pertimbangan kepada Kepala Dinas dibidang Pemuda dan Olahraga;
(35)
i. Mempertanggungjawabkan tugas dibidang Pemuda dan Olahraga secara taktis operasional dan teknis administrasi kepada Kepala Dinas Pemuda, Olahraga; j. Pelaksanaan koordinasi dan kerja sama dengan unit kerja di lingkungan dinas/instansi terkait lainnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas; k. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Kepemudaan dan Olahraga dibantu oleh :
a. Seksi Bina Organisasi Kepemudaan;
b. Seksi Bina dan Pengembangan Olahraga; dan
c. Seksi Peningkatan Sarana dan Prasarana Pemuda dan Olahraga.
1. Seksi Bina Organisasi Kepemudaan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi, mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang dalam hal :
a. Pengumpulan dan pengolahan data sebagai bahan penyusunan program kerja bidang pembinaan organisasi kepemudaan;
b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang pembinaan organisasi kepemudaan;
c. Pembinaan, pengawasan dan pengendalian kegiatan organisasi kepemudaan; d. Penyelenggaraan fasilitasi peningkatan peran serta masyarakat dalam
Organisasi Kepemudaan;
e. Penyelenggaraan koordinasi dengan instansi terkait; f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
(36)
Kepemudaan dibantu oleh :
a. Pengolah Data Organisasi Kepemudaan. b. Pelaksana operator komputer.
2. Seksi Bina dan Pengembangan Olahraga dipimpin oleh seorang Kepala Seksi, mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang dalam hal :
a. Penyusunan rencana program kerja di bidang bina dan pengembangan olahraga;
b. Pengumpulan, pengolahan dan penyusunan data sebagai bahan kebijakan teknis di bidang pembinaan dan pengembangan olahraga;
c. Pembinaan dan pengendalian dalam pengembangan prestasi di bidang olahraga secara optimal;
d. Pembinaan terhadap organisasi-organisasi dan pengurus-pengurus Cabang Olahraga;
e. Peningkatan kesegaran jasmani dan pembinaan olahraga masyarakat;
f. Perencanaan, pengaturan dan pemberian bantuan pelaksanaan kegiatankegiatan pertandingan olahraga dan pembangunan sarana serta prasarana
olahraga;
g. Pelaksanaan koordinasi dan konsultasi dengan dinas/instansi /lembaga lainnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas;
h. Evaluasi dan pelaporan hasil pelaksanaan tugas; i. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
(37)
ini, Seksi Bina dan Pengembangan Olahraga dibantu oleh a. Pembina Cabang Olahraga;
b. Pengolah Data Prestasi Olahraga;
3. Seksi Peningkatan Sarana dan Prasarana Pemuda dan Olahraga dipimpin oleh seorang Kepala Seksi, mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang dalam hal:
a. Pengumpulan dan pengolahan data sebagai bahan penyusunan program kegiatan peningkatan sarana dan prasarana pemuda dan olahraga;
b. Penyediaan data kebutuhan sarana dan prasarana untuk kegiatan kepemudaan dan olahraga;
c. Pendataan dan penyediaan sarana dan prasarana kegiatan kepemudaan dan olahraga;
d. Pengasawan dan pengendalian sarana dan prasarana kepemudaan dan olahraga;
e. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitas dengan dinas/instansi terkait untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
f. Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan tugas Seksi Peningkatan Sarana dan Prasarana Pemuda dan Olahraga;
g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Seksi Peningkatan Sarana dan Prasarana Pemuda dan Olahraga dibantu oleh :
a. Pengolah data sarana prasarana kepemudaan; b. Pengolah data sarana prasarana olahraga;
(38)
c. Pelaksana Operator Komputer.
5 Kepegawaian
a. Kepala Dinas diangkat dan diberhentikan oleh Kepala Daerah;
b. Kepala Dinas bertanggung jawab dalam hal perencanaan, pengolahan, dan pembinaan kepegawaian;
c. Kepala Dinas wajib membuat Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) dan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) pegawai di lingkungannya setiap
tahun sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
d. Kepala Dinas menyiapkan penyusunan daftar pegawai yang akan dididik baik di dalam maupun di luar negeri untuk disampaikan kepada Kepala Daerah;
e. Ketentuan-ketentuan lain mengenai kepegawaian diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
(39)
BAB IV
KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK
4.1 Jadwal Kerja Praktek
Kegiatan kerja praktek ini dilaksanakan selama kurang lebih satu bulan. Secara resmi kerja praktek dimulai tanggal 24 Agustus 2011 sampai dengan 24 September 2011. Adapun waktu pelaksanaan kerja praktek disesuaikan dengan jadwal masuk pembimbing kerja praktek.
4.2 Cara/Teknik Kerja Praktek
Deskripsi dari ruang lingkup pekerjaan di atas adalah sebagai berikut : 1. Analisis
Analisis sistem dilakukan pada minggu pertama, melalui wawancara dengan pembimbing kerja praktek, dan pengambilan data yang dibutuhkan. Dari tahap pertama ini diperoleh gambaran aplikasi yang akan dibangun.
2. Perancangan
Tahapan ini merupakan tahap penterjemah dari data yang telah dianalisis kedalam bentuk yang mudah dimengerti oleh pemakai
(40)
(user). Perancangan yang dibuat terdiri dari perancangan prosedur, diagram konteks, DFD, dan perancangan basis data.
3. Implementasi Dan Pengujian Sistem
4.3 Data Kerja Praktek
4.3.1 Penjelasan Sistem Persediaan Alat Tulis Kantor Pada Dinas Olah
Raga Dan Pemuda Jawa Barat
Sistem Pengolahan Persediaan Alat Tulis Kantor Dinas Olahraga dan Pemuda Jawa Barat merupakan sistem yang berfungsi mengolah data persediaan barang. Data – data persediaan barang diperoleh dari faktur pembelian yang di susun berdasarkan waktu pembelian. Data yang telah tersusun kemudian masuk pada kartu barang masuk dan kartu persedian. Setiap tiga bulan sekali dilakukan pelaporan dan setiap akhir tahun dilakukan tutup buku serta laporannya.
Dilihat dari sudut pandang di atas, maka dibutuhkan suatu perancangan sistem terkomputerisasi yang bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai sistem yang diusulkan sebagai penyempurnaan dari sistem yang ada.
4.3.2 Dokumen Yang Digunakan
Adapun dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi Persediaan Alat Tulis Kantor adalah sebagai berikut:
(41)
A. Bukti Penerimaan B. Kartu Barang C. Kartu Persediaan D. Bukti Pengeluaran
4.3.3 Catatan Yang Digunakan
Adapun catatan yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Persediaan adalah sebagai berikut:
A. Buku Penerimaan Barang B. Buku Pengeluaran Barang
C. Laporan Rekapitulasi Per Tiga Bulan D. Laporan Rekapitulasi Akhir Tahun
4.3.4 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Pengadaan Alat Tulis Kantor baru pada Dinas Olahraga dan Pemuda Jawa Barat merupakan kegiatan yang dilakukan oleh Kepegawaian dan Umum khususnya oleh staff Gudang. Akan tetapi pengadaan Alat Tulis Kantor baru dilakukan apabila stok barang di gudang hanya dapat memenuhi kebutuhan selama 1 bulan saja.
Prosedur kerja yang terlibat dalam sistem pengelolaan persediaan barang ATK adalah sebagai berikut :
(42)
1. Kepala Bidang Afiliasi mengecek usulan ATK dan menandatangani surat Usulan pengadaan ATK yang sudah di ACC diserahkan ke P2K(Pejabat Pembuat Komitmen)
2. P2K membuat surat perintah pembelian barang ATK, selanjutnya diserahkan kepada bagian panitian pengadaan
3. Panitia pengadaan melakukan pembelanjaan barang ATK dan membuat faktur belanja serta membuat surat tanda terima barang, kemudian diserkan kepada Sub. Bagian Keuangan dan Anggaran Rumah Tangga(ART)
4. Sub. Bagian Keuangan dan Anggaran Rumah Tangga(ART) mengecek barang dan menerima barang ATK
5. Sub. Bagian Keuangan dan Anggaran Rumah Tangga(ART) mendistribusikan ke bidang pengelolaan persedian barang dan membuat bon pengeluaran barang dan menyerahkan ke petugas pengelolaan ATK Bidang Afiliasi
6. Petugas Pengelolaan barang ATK Bidang Afiliasi menginput data barang masuk sebanyak 2 rangkap dan melakukan distribusi ke End User
7. Petugas Pengelolaan barang ATK Bidang Ariliasi membuat Bon Pengeluaran barang ATK bidang Afiliasi.
(43)
4.3.5 Flow Map
Model flow map dari sistem pengelolaan persedian barang ATK yang berjalan dapat digambarkan dalam bentuk Flow Map seperti dibawah ini:
Flow Map yang sedang berjalan
P2K
P2K Panitia PengadaanPanitia Pengadaan Sub.Bag Keuangan & ART Sub.Bag Keuangan
& ART Petugas Pengelola ATK Bidang Afliasi Petugas Pengelola ATK Bidang Afliasi Kepala Bidang Afliasi Kepala Bidang Afliasi Surat Usulan Pengadaan ATK Mengecek Usulan ATK dan Menandatangani Surat Usulan Pemgdaan ATK
yang Sudah Di ACC Surat Perintah Pembelian barang Surat Perintah Pembelian barang Melakukan pembelanjaan Barang Faktur Belanja Surat Tanda Terima Barang Surat Tanda Terima Barang Mendistribusikan Ke Bidang pengelola ATK Bon Pengeluaran Input Data Barang Masuk Distribusi ke End User A Bon Pengeluaran ATK Bidang Afiliasi Surat Usulan Pengadaan ATK yang Sudah Di
ACC
Cek dan Terima barang Bon Pengeluaran Bon Pengeluaran ATK Bidang Afiliasi Membuat Surat Perintah Pembelian Barang ATK Melakukan Tanda Penerimaan Barang
(44)
Keterangan :
P2K : Pejabar Pembuat Komitmen
A : Arsip data barang ATK Bidang Afiliasi
4.3.6 Diagram Konteks
Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan secara keseluruhan, termasuk menggambarkan aliran-aliran data yang masuk dan keluar pada sistem tersebut. Diagram konteks digunakan juga untuk mempresentasikan keseluruhan dari sistem. Adapun diagram konteks sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
Sistem informasi Pengelolaan Persedian barang ATK Bidang Afiliasi
Kepala Bidang
Afiliasi P2K
Panitia Pengadaan Sub. Bagian Keuangan dan ART Petugas Pengelolaan ATK Bidang Afiliasi Surat usulan ATK
Surat usulan pengelolaan ATK yg sudah di ACC
Membuat Surat perintah Pembelian barang ATK
Surat perintah Pembelian barang
Surat tanda terima kasih Faktur Belanja
Surat tanda terima barang
Bon Pengeluaran barang
Bon Pengeluaran ATK
(45)
4.3.7 Data Flow Diagram
DFD berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau system baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhatikan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD yang sedang berjalan digambarkan sebagai berikut :
Kepala Bidang Afiliasi
1.1 Membuat Surat Perintah Pembelian Barang Panitia Pengadaan Surat Usulan Pengadaan ATK Surat Perintah Pembeliaan Barang P2K Surat Perintah Pembeliaan Barang 1.2 Input Barang Masuk Sub.Bag Keuangan dan ART
Cek dan terima barang
Bon Pengeluaran Barang
Petugas Pengelola ATK Bidang Afiliasi
Bon Pengeluaran Barang
Distribusi ke end User
4.3.8 Evaluasi Sistem yang Berjalan
Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian dari system informasi pengelolaan persedian barang ATK Bidang Afliasi yang sedang berjalan di Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Keluatan Bandung, maka penulis mengevaluasi system sebagai berikut :
(46)
No Permasalahan Rencana Perancangan / Solusi
1 Untuk proses pengelolaan persedian barang ATK masih bersifat manual, sehingga pemasukan, pengeluaran serta pengecekan membutuhkan waktu yang cukup lama.
Dengan adanya system informasi yang baru dapat mempermudah proses pengolahaan persedian barang ATK menjadi lebih cepat.
2 Proses penyampaian informasi dari petugas pengelola bidang afiliasi ATK Kepada kepala bidang Afiliasi masih bersifat manual yaitu berupa bon pengeluaran barang ATK, dan surat usulan pengadaan ATK
Dengan adanya penyampaian informasi dengan system komputerisai dapat mempercepat cara kerja dan informasi yang disampaikan kepada kepala bidang afiliasi lebih cepat diketahui.
4.4 Usulan Perancangan Sistem
Perancangan system adalah proses pengembangan spesifikasi system baru berdasarkan hasil rekomendasi analisis system. Dalam tahap perancangan, tim kerja desain harus merancang spesifikasi yang dibutuhkan dalam berbagai kertas kerja. Kertas kerja itu harus memuat berbagai uraian mengenai input, proses, dan output dari system yang diusulkan.
(47)
4.4.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan sistem adalah sebagai berikut : 1. Untuk memenuhi kebutuhan pada pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
Untuk mencapai tujuan ini, analisis sistem harus dapat mencapai sasaran- sasaran sebagai berikut :
1. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah dipergunakan oleh pemakai sistem.
2. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancangan bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpan data, metode-metode dan lain sebagainya.
4.4.2 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Perancangan proses ini akan memberikan gambaran mengenai dokumen-dokumen, proses-proses dan aliran data apa saja yang akan terlibat dalam sistem yang akan diusulkan.
4.4.2.1 Flow Map (Bagan Alir Dokumen) yang Disulkan
Bagan alir dokumen atau disebut juga bagan alir formulir merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan- tembusannya.
(48)
Flow Map Pengelolaan Persedian Barang ATK Bidang Afiliasi yang diusulkan
Petugas Pengelolaa ATK Bidang Afliasi Petugas Pengelolaa ATK Bidang Afliasi Sub.Bag Keuangan & ART Sub.Bag Keuangan & ART Panitia Pengadaan Panitia Pengadaan P2K P2K Kepala Bidang Afliasi Kepala Bidang Afliasi Melakukan pembelanjaan Barang Mendistribusukan Ke Bidang Surat Perintah Pembelian barang Bon Pengeluaran ATK Bidang Afiliasi Surat Tanda Terima Barang Surat Usulan Pengadaan ATK Surat Tanda Terima Barang
Cek dan terima barang Surat Perintah Pembelian barang Melakukan Tanda Penerimaan Barang Membuat Surat Perintah Pembelian Barang ATK A Bon Pengeluaran Distribusi ke End User Mengecek Usulan ATK dan Menandatangani Faktur Belanja Surat Usulan Pemgdaan ATK yang Sudah Di
ACC Da ta Ba se Ba ra n g A TK Bi d a n g Af ili a si Lap. Persediaan Barang ATK Bidang Afiliasi Lap. Persediaan Barang ATK Bidang AfiliasiLap. Persediaan
Barang ATK Bidang Afiliasi Lap. Persediaan Barang ATK Bidang Afiliasi Lap. Persedian Barang ATK Bidang Afiliasi B Surat Usulan Pemgdaan ATK yang Sudah Di
ACC Input Data Barang Masuk Input Data Barang ATK Bidang Afiliasi
(49)
Keterangan :
P2K : Pejabar Pembuat Komitmen
A : Arsip data barang ATK Bidang Afiliasi B : Arsip data barang ATK Bidang Afiliasi
4.4.2.2 Diagram Konteks
Diagram kontek merupakan alat untuk struktur analisis, pendekatan struktur ini untuk menggambarkan sistem secara keseluruhan. Pada diagram kontek ini sistem informasi yang dibutuhkan dan tujuan yang akan dihasilkan.
Sistem informasi Pengelolaan Persedian barang ATK Bidang Afiliasi
Kepala Bidang
Afiliasi P2K
Panitia Pengadaan Sub. Bagian Keuangan dan ART Petugas Pengelolaan ATK Bidang Afiliasi Surat usulan ATK
Surat usulan pengelolaan ATK yg sudah di ACC
Membuat Surat perintah Pembelian barang ATK
Surat perintah Pembelian barang
Surat tanda terima kasih Faktur Belanja
Surat tanda terima barang
Bon Pengeluaran barang
Bon Pengeluaran ATK
(50)
4.4.2.3 Data Flow Diagram
Data flow diagram adalah gambaran sistem secara logical. Diagram biasanya digunakan sebuah model sistem informasi dalam bentuk jaringan proses- proses yang saling terhubung satu sama lainnya oleh aliran data. Keuntungan menggunakan Data Flow Diagram adalah supaya lebih memudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai bidang komputer, untuk lebih mengerti sistem yang akan dikembangkan atau dikerjakan. Proses data pada Flow Diagram merupakan sekumpulan program dapat juga merupakan transformasi secara manual.
Kepala Bidang Afiliasi
1.1 Membuat Surat Perintah Pembelian Barang Panitia Pengadaan Surat Usulan Pengadaan ATK Surat Perintah Pembeliaan Barang P2K Surat Perintah Pembeliaan Barang 1.2 Input Barang Masuk Sub.Bag Keuangan dan ART
Cek dan terima barang
Bon Pengeluaran Barang
Petugas Pengelola ATK Bidang Afiliasi
Bon Pengeluaran Barang
Input Data Barang Bidang Afiliasi
Lap. Persediaan Barang ATK Bidang Afiliasi Lap. Persediaan
Barang ATK Bidang Afiliasi Kepala Bidang Afiliasi
Lap. Persediaan Barang ATK Bidang Afiliasi
(51)
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian maupun pembahasan serta penjelasan yang telah dikemukakan sebelumnya, maka dalam Bab ini akan mencoba untuk menarik kesimpulan. Adapun kesimpulannya adalah dari hasil analisis yang telah dilakukan, pada proses alur Prosedur Pengolahan Persediaan Barang Alat Tulis Kantor pada Dinas Olahraga dan Pemuda Jawa Barat kegiatan yang dilakukan oleh manajemen perusahaan khususnya oleh staff Gudang.
Pada alur Prosedur pengolahan persediaan barang alat tulis kantor kegiatan yang dilakukan secara rutin yang sebagai penunjang dalam keakuratan dan keaktualitasan informasi. Prosedur pengolahan data melibatkan bagian umum, bagian keuangan dan karyawan itu sendiri.
(52)
5.2 Saran
Berdasarkan data primer yang didapat dari hasil penelitian di lapangan yang dilakukan oleh penyusun dan data sekunder yang diperolah dari pengalaman dalam perusahaan yang berupa data histories yang akurat, instansi mengalami kesulitan dalam mengelola sistem informasi yang pada saat itu dilakukan dengan cara manual.
Kami selaku penyusun yang telah melakukan penelitian di lapangan dan dengan bermodalkan pengetahuan akademik yang kami dapatkan dari civitas akademika, kami menyarankan kepada perusahaan untuk menggunakan software yang mempunyai kemampuan lebih terperinci, user-friendly, spesifik, dan modern.
Selain itu penulis menyarankan agar dalam diadakannya seleksi pegawai yang benar-benar sesuai dengan tujuan baik dari segi latar belakang, pendidikan maupun segi kualitas pegawainya serta memperhatikan persyaratan jabatan yang dipenuhi maka perlu diperhatikan pelaksanaan penarikan dan seleksi yang tepat dan objektif.
(53)
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Diajukan untuk memenuhi syarat Mata Kuliah Praktek Kerja Lapangan Program Diploma III Jurusan Manajemen Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia
Oleh :
Achmad Ramdhan S
10909091
Marudut Martinus S
10909105
Yusuf Maulana
10909102
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
(54)
iii
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR SIMBOL ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1.Latar Belakang Kuliah Kerja Praktek ... 1
1.2.Identifikasi Masalah ... 2
1.3.Maksud dan Tujuan Kuliah Kerja Praktek ... 2
1.4.Batasan ... 3
1.5.Metode Penelitian... 4
1.6.Lokasi dan Waktu Kuliah Kerja Praktek ... 5
1.7.Sistematika Penulisan ... 5
BAB II LANDASAN TEORI ... 7
2.1.Konsep Dasar ... 7
2.1.1. Pengertian Sistem ... 7
2.1.2. Karakteristik Sistem ... 8
2.1.3. Klasifikasi Sistem ... 9
2.1.4. Daur Hidup Sistem ... 10
2.2.Konsep Dasar Informasi ... 13
(55)
iv
2.3.1. Pengertian Persediaan ... 14
2.3.2. Sistem Informasi Persediaan ... 14
2.4.Komponen Sistem Informasi ... 15
2.5.Pengembangan Sistem Informasi ... 15
2.6.Tool Yang Digunakan ... 17
2.6.1. Diagram Alir Dokumen (flowmap) ... 17
2.7.Konsep Basis Data ... 18
2.7.1 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 18
2.7.2. Teknik Entity Relationship ... 19
BAB III RUANG LINGKUP PERUSAHAAN ... 21
3.1.Tujuan Umum Perusahaan ... 21
3.2.Visi dan Misi ... 25
3.2.1.Visi Dinas Olahraga dan Pemuda ... 25
3.2.2. Misi Dinas Olahraga dan Pemuda ... 27
3.3.Struktur Organisasi ... 27
BAB IV KEGIATAN SELAMA KERJA ... 40
4.1.Jadwal Praktek Kerja Lapangan ... 40
4.2.Cara/ Teknik Kerja Praktek ... 40
4.3.Data Kerja Praktek ... 41
4.3.1.Penjelasan Sistem Persediaan Alat Tulis Kantor Pada Dinas Olahraga dan Pemuda Jawa Barat ... 41
(56)
v
4.3.4.Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ... 42
4.3.5.Flowmap ... 44
4.3.6.Diagram Konteks ... 45
4.3.7.Data Flow Diagram ... 46
4.3.8.Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan ... 46
4.4. Usulan Perancangan Sistem ... 47
4.4.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 48
4.4.2.Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 48
4.4.2.1.Flowmap (Bagan Alir) Yang Diusulkan ... 48
4.4.2.2.Diagram Konteks ... 50
4.4.2.3.Data Flow Diagram ... 51
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 52
5.1.Kesimpulan ... 52
5.2.Saran ... 53
DAFTAR PUSTAKA ... 54 LAMPIRAN
(57)
54
1. Pressman, Roger.S. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi (Buku Satu), Andi, Yogyakarta.
2. Teguh, Wahyono. (2003), Sistem Informasi, Graha Ilmu, Bandung. 3. Teguh Wahyono, Sistem Informasi, Graha Ilmu, 2003.
4. Witarto, Memahami Sistem Informasi, Informatika, 2004. 5. Witarto. (2004), Memahami Sistem Informasi, Informatika.
(1)
53
5.2 Saran
Berdasarkan data primer yang didapat dari hasil penelitian di lapangan yang dilakukan oleh penyusun dan data sekunder yang diperolah dari pengalaman dalam perusahaan yang berupa data histories yang akurat, instansi mengalami kesulitan dalam mengelola sistem informasi yang pada saat itu dilakukan dengan cara manual.
Kami selaku penyusun yang telah melakukan penelitian di lapangan dan dengan bermodalkan pengetahuan akademik yang kami dapatkan dari civitas akademika, kami menyarankan kepada perusahaan untuk menggunakan software yang mempunyai kemampuan lebih terperinci, user-friendly, spesifik, dan modern.
Selain itu penulis menyarankan agar dalam diadakannya seleksi pegawai yang benar-benar sesuai dengan tujuan baik dari segi latar belakang, pendidikan maupun segi kualitas pegawainya serta memperhatikan persyaratan jabatan yang dipenuhi maka perlu diperhatikan pelaksanaan penarikan dan seleksi yang tepat dan objektif.
(2)
SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG ALAT TULIS KANTOR PADA DINAS OLAH RAGA DAN PEMUDA JAWA BARAT
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Diajukan untuk memenuhi syarat Mata Kuliah Praktek Kerja Lapangan Program Diploma III Jurusan Manajemen Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia
Oleh :
Achmad Ramdhan S
10909091
Marudut Martinus S
10909105
Yusuf Maulana
10909102
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
(3)
iii DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR SIMBOL ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1.Latar Belakang Kuliah Kerja Praktek ... 1
1.2.Identifikasi Masalah ... 2
1.3.Maksud dan Tujuan Kuliah Kerja Praktek ... 2
1.4.Batasan ... 3
1.5.Metode Penelitian... 4
1.6.Lokasi dan Waktu Kuliah Kerja Praktek ... 5
1.7.Sistematika Penulisan ... 5
BAB II LANDASAN TEORI ... 7
2.1.Konsep Dasar ... 7
2.1.1. Pengertian Sistem ... 7
2.1.2. Karakteristik Sistem ... 8
2.1.3. Klasifikasi Sistem ... 9
2.1.4. Daur Hidup Sistem ... 10
2.2.Konsep Dasar Informasi ... 13
(4)
iv
2.2.2. Siklus Informasi... 13
2.3.Konsep Dasar Persediaan Barang ... 14
2.3.1. Pengertian Persediaan ... 14
2.3.2. Sistem Informasi Persediaan ... 14
2.4.Komponen Sistem Informasi ... 15
2.5.Pengembangan Sistem Informasi ... 15
2.6.Tool Yang Digunakan ... 17
2.6.1. Diagram Alir Dokumen (flowmap) ... 17
2.7.Konsep Basis Data ... 18
2.7.1 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 18
2.7.2. Teknik Entity Relationship ... 19
BAB III RUANG LINGKUP PERUSAHAAN ... 21
3.1.Tujuan Umum Perusahaan ... 21
3.2.Visi dan Misi ... 25
3.2.1.Visi Dinas Olahraga dan Pemuda ... 25
3.2.2. Misi Dinas Olahraga dan Pemuda ... 27
3.3.Struktur Organisasi ... 27
BAB IV KEGIATAN SELAMA KERJA ... 40
4.1.Jadwal Praktek Kerja Lapangan ... 40
4.2.Cara/ Teknik Kerja Praktek ... 40
4.3.Data Kerja Praktek ... 41
4.3.1.Penjelasan Sistem Persediaan Alat Tulis Kantor Pada Dinas Olahraga dan Pemuda Jawa Barat ... 41
(5)
v
4.3.2.Dokumen Yang Digunakan ... 41
4.3.3.Catatan Yang Digunakan ... 42
4.3.4.Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ... 42
4.3.5.Flowmap ... 44
4.3.6.Diagram Konteks ... 45
4.3.7.Data Flow Diagram ... 46
4.3.8.Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan ... 46
4.4. Usulan Perancangan Sistem ... 47
4.4.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 48
4.4.2.Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 48
4.4.2.1.Flowmap (Bagan Alir) Yang Diusulkan ... 48
4.4.2.2.Diagram Konteks ... 50
4.4.2.3.Data Flow Diagram ... 51
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 52
5.1.Kesimpulan ... 52
5.2.Saran ... 53
DAFTAR PUSTAKA ... 54 LAMPIRAN
(6)
54
DAFTAR PUSTAKA
1. Pressman, Roger.S. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi (Buku Satu), Andi, Yogyakarta.
2. Teguh, Wahyono. (2003), Sistem Informasi, Graha Ilmu, Bandung. 3. Teguh Wahyono, Sistem Informasi, Graha Ilmu, 2003.
4. Witarto, Memahami Sistem Informasi, Informatika, 2004. 5. Witarto. (2004), Memahami Sistem Informasi, Informatika.