BIDANG TUGAS JAWATANKUASA (3)
BIDANG TUGAS JAWATANKUASA PROGRAM PEMBANGUNAN MASYARAKAT
Pengarah
- Mempengerusikan semua mesyuarat jawatankuasa
- Menyelaras kerja-kerja jawatankuasa supaya sentiasa menuju matlamat yang ditetapkan
- Bertanggungjawab mengawalselia kerja-kerja Jawatankuasa Publisiti dan Penajaan bagi mencapai
sasaran hebahan dan kerjasama yang ditetapkan
- menyemak kertas kerja dan laporan akhir penjalanan program
Timbalan Pengarah
- Mempengerusikan mesyuarat semasa ketiadaan Pengarah
- Menyelaras tugas dan peranan semua jawatankuasa Program bagi memastikan objektif dan
matlamat program berjaya dicapai
- Menyemak rekod dan laporan kewangan Bendahari
- Membantu pengarah program menyemak kertas kerja dan laporan akhir penjalanan program
Setiausaha 1 dan Setiausaha 2
- Bertanggungjawab kepada Pengarah dan Timbalan Pengarah dalam bidang pengurusan
dan pentadbiran
- Membantu Pengarah dan Timbalan Pengarah menentukan tempat, masa, tarikh dan
agenda mesyuarat
- Mengeluarkan surat/memo kehadiran mesyuarat jawatankuasa apabila diminta oleh Pengarah
kepada semua ahli jawatankuasa program
- Bertanggungjawab mencatit minit mesyuarat berkaitan penjalanan program
- Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program
- Bertanggungjawab untuk menyediakan surat rasmi dan kad jemputan program
- Menyediakan kertas kerja perancangan projek dan laporan akhir projek
- Merekod, menyimpan dan memfailkam semua surat dan dokumen yang berkaitan dengan program
bagi tujukan rujukan dan penyediaan laporan akhir program
Bendahari
- Merekod urusan kewangan (terimaan dan bayaran) dan dokumen sokongan yang berkenaan
- Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan pentadbiran kewangan
- Menyimpan semua resit-resit, baucar-baucar, buku rekod wang keluar masuk dan lain-lain yang
berkaitan dengan pengurusan kewangan
- Menyediakan laporan wang masuk dan keluar
- Memberi pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi perlaksanaan
program
Jawatakuasa Protokol & Sambutan Dif Jemputan (VIP)
- Membuat pelan susun atur dan menentukan kedudukan kerusi/meja untuk Dif Jemputan (VIP) dan
penduduk
- Menyenaraikan keutamaan Dif Jemputan (VIP) yang hadir.
- Melaksanakan dan menetapkan acara/protokol sambutan yang bersesuaian kepada Dif Jemputan
(VIP)
- Menyediakan teks ucapan alu-aluan/penghargaan Pengarah Program
- Bekerjasama dengan jawatankuasa cenderamata dalam menyediakan roset untuk jemputan yang
bersesuaian
Jawatankuasa Peralatan & Logistik
- Menyediakan peralatan keperluan program termasuk peralatan audio dan visual sepanjang
program terutama ketika perasmian dan penutup
- Memeriksa peralatan berfungsi dan selamat digunakan khususnya peralatan audio dan visual
sepanjang tempoh pelaksanaan program
- Menyediakan segala keperluan teknikal bagi melicinkan perlaksanaan program
- Mengemaskini peralatan dan bertanggungjawab terhadap pergerakan peralatan khususnya yang
dipinjam/sewa
- Bekerjasama dengan jawatan kuasa protokol bagi menyediakan atur cara pembukaan dengan
menentukan: protokol, masa, tempat duduk, cara masuk para tetamu, muzik atau persembahan
- Menyelaras urusan pengangkutan jika perlu
Jawatankuasa Cenderamata & Pengacaraan Majlis
- Menyediakan skrip untuk pengacaraan majlis dan bertindak sebagai Pengacara majlis
- Menyediakan cenderamata untuk Dif Jemputan (VIP) dan tetamu
- Menyediakan roset untuk Dif Jemputan (VIP)
- Berkerjama dan membantu Jawatankuasa Sambutan & Protokol bagi memastikan para peserta
telah bersedia lebih awal ketika acara perasmian atau penutup
- Mengalu-alukan kehadiran para tetamu sepanjang majlis
- Menyediakan hiasan pentas yang sesuai dengan majlis
- Mengacarakan majlis sepanjang majlis berlangsung
Jawatankuasa Publisiti dan Penajaan
- Mengendalikan publisiti seperti;
1. menyediakan kain rentang
2. Mengendalikan sidang akhbar
3. membuat hebahan di media cetak (Sabah Times & Borneo Post) dan elektronik (Facebook
dsb) atau gimik-gimik yang kreatif bagi menarik perhatian dan minat orang ramai
4. membuat hebahan melalui siaran radio
- Mengambil gambar dan video sepanjang program berlangsung
Jawatankuasa Jamuan & Sambutan Peserta
- Memilih menu jamuan yang bersesuaian dan membuat anggaran kos perbelanjaan jamuan
- Menentukan katerer jamuan
- Menentukan meja-meja utama
- Menyediakan dan menguruskan jamuan untuk para VIP dan tetamu
- Menyediakan tempat pembuangan sampah
- Memastikan tempat jamuan dalam keadaan kemas, bersih dan selamat
- Mengalu-alukan para hadirin dan peserta serta mengarahkan mereka ke tempat duduk yang
sepatutnya
Jawatankuasa Kawalan & Keselamatan
- Berhubung dan bekerjasama dengan pihak keselamatan untuk menjaga keselamatan lokasi
program
- Memastikan keselamatan tetamu dan semua ahli jawatankuasa terjaga sepanjang program
dijalankan
- Mendapatkan nasihat dari pihak berkuasa tempatan, pihak polis atau pihak bomba (jika perlu)
status keselamatan lokasi program bagi menjamin keselamatan semua pihak yang terlibat dengan
program
- Memastikan struktur bangunan yang digunakan tidak berisiko mendatangkan/menyebabkan
kecederaan/bahaya kepada semua pihak yang terlibat
- Memberi nasihat kepada Pengarah atau Timbalan Pengarah sekiranya keadaan keselamatan
lokasi program atau struktur bangunan diragui tahap keselamatannya.
Pengarah
- Mempengerusikan semua mesyuarat jawatankuasa
- Menyelaras kerja-kerja jawatankuasa supaya sentiasa menuju matlamat yang ditetapkan
- Bertanggungjawab mengawalselia kerja-kerja Jawatankuasa Publisiti dan Penajaan bagi mencapai
sasaran hebahan dan kerjasama yang ditetapkan
- menyemak kertas kerja dan laporan akhir penjalanan program
Timbalan Pengarah
- Mempengerusikan mesyuarat semasa ketiadaan Pengarah
- Menyelaras tugas dan peranan semua jawatankuasa Program bagi memastikan objektif dan
matlamat program berjaya dicapai
- Menyemak rekod dan laporan kewangan Bendahari
- Membantu pengarah program menyemak kertas kerja dan laporan akhir penjalanan program
Setiausaha 1 dan Setiausaha 2
- Bertanggungjawab kepada Pengarah dan Timbalan Pengarah dalam bidang pengurusan
dan pentadbiran
- Membantu Pengarah dan Timbalan Pengarah menentukan tempat, masa, tarikh dan
agenda mesyuarat
- Mengeluarkan surat/memo kehadiran mesyuarat jawatankuasa apabila diminta oleh Pengarah
kepada semua ahli jawatankuasa program
- Bertanggungjawab mencatit minit mesyuarat berkaitan penjalanan program
- Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program
- Bertanggungjawab untuk menyediakan surat rasmi dan kad jemputan program
- Menyediakan kertas kerja perancangan projek dan laporan akhir projek
- Merekod, menyimpan dan memfailkam semua surat dan dokumen yang berkaitan dengan program
bagi tujukan rujukan dan penyediaan laporan akhir program
Bendahari
- Merekod urusan kewangan (terimaan dan bayaran) dan dokumen sokongan yang berkenaan
- Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan pentadbiran kewangan
- Menyimpan semua resit-resit, baucar-baucar, buku rekod wang keluar masuk dan lain-lain yang
berkaitan dengan pengurusan kewangan
- Menyediakan laporan wang masuk dan keluar
- Memberi pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi perlaksanaan
program
Jawatakuasa Protokol & Sambutan Dif Jemputan (VIP)
- Membuat pelan susun atur dan menentukan kedudukan kerusi/meja untuk Dif Jemputan (VIP) dan
penduduk
- Menyenaraikan keutamaan Dif Jemputan (VIP) yang hadir.
- Melaksanakan dan menetapkan acara/protokol sambutan yang bersesuaian kepada Dif Jemputan
(VIP)
- Menyediakan teks ucapan alu-aluan/penghargaan Pengarah Program
- Bekerjasama dengan jawatankuasa cenderamata dalam menyediakan roset untuk jemputan yang
bersesuaian
Jawatankuasa Peralatan & Logistik
- Menyediakan peralatan keperluan program termasuk peralatan audio dan visual sepanjang
program terutama ketika perasmian dan penutup
- Memeriksa peralatan berfungsi dan selamat digunakan khususnya peralatan audio dan visual
sepanjang tempoh pelaksanaan program
- Menyediakan segala keperluan teknikal bagi melicinkan perlaksanaan program
- Mengemaskini peralatan dan bertanggungjawab terhadap pergerakan peralatan khususnya yang
dipinjam/sewa
- Bekerjasama dengan jawatan kuasa protokol bagi menyediakan atur cara pembukaan dengan
menentukan: protokol, masa, tempat duduk, cara masuk para tetamu, muzik atau persembahan
- Menyelaras urusan pengangkutan jika perlu
Jawatankuasa Cenderamata & Pengacaraan Majlis
- Menyediakan skrip untuk pengacaraan majlis dan bertindak sebagai Pengacara majlis
- Menyediakan cenderamata untuk Dif Jemputan (VIP) dan tetamu
- Menyediakan roset untuk Dif Jemputan (VIP)
- Berkerjama dan membantu Jawatankuasa Sambutan & Protokol bagi memastikan para peserta
telah bersedia lebih awal ketika acara perasmian atau penutup
- Mengalu-alukan kehadiran para tetamu sepanjang majlis
- Menyediakan hiasan pentas yang sesuai dengan majlis
- Mengacarakan majlis sepanjang majlis berlangsung
Jawatankuasa Publisiti dan Penajaan
- Mengendalikan publisiti seperti;
1. menyediakan kain rentang
2. Mengendalikan sidang akhbar
3. membuat hebahan di media cetak (Sabah Times & Borneo Post) dan elektronik (Facebook
dsb) atau gimik-gimik yang kreatif bagi menarik perhatian dan minat orang ramai
4. membuat hebahan melalui siaran radio
- Mengambil gambar dan video sepanjang program berlangsung
Jawatankuasa Jamuan & Sambutan Peserta
- Memilih menu jamuan yang bersesuaian dan membuat anggaran kos perbelanjaan jamuan
- Menentukan katerer jamuan
- Menentukan meja-meja utama
- Menyediakan dan menguruskan jamuan untuk para VIP dan tetamu
- Menyediakan tempat pembuangan sampah
- Memastikan tempat jamuan dalam keadaan kemas, bersih dan selamat
- Mengalu-alukan para hadirin dan peserta serta mengarahkan mereka ke tempat duduk yang
sepatutnya
Jawatankuasa Kawalan & Keselamatan
- Berhubung dan bekerjasama dengan pihak keselamatan untuk menjaga keselamatan lokasi
program
- Memastikan keselamatan tetamu dan semua ahli jawatankuasa terjaga sepanjang program
dijalankan
- Mendapatkan nasihat dari pihak berkuasa tempatan, pihak polis atau pihak bomba (jika perlu)
status keselamatan lokasi program bagi menjamin keselamatan semua pihak yang terlibat dengan
program
- Memastikan struktur bangunan yang digunakan tidak berisiko mendatangkan/menyebabkan
kecederaan/bahaya kepada semua pihak yang terlibat
- Memberi nasihat kepada Pengarah atau Timbalan Pengarah sekiranya keadaan keselamatan
lokasi program atau struktur bangunan diragui tahap keselamatannya.