Selain aplikasi ACRS, kegiatan operasional bengkel dibantu dengan dua aplikasi khusus dari Yamaha. Aplikasi yang pertama
adalah diagnose tools yang digunakan mekanik untuk melakukan diagnosa pada sepeda motor Yamaha. Dan, aplikasi administrasi
yang digunakan untuk melakukan pencatatan atau melihat riwayat service sepeda motor.
3.2 Proses Penjualan Sepeda Motor
Proses penjualan sepeda motor di CV. RPM dilakukan secara offline. Konsumen yang ingin melakukan pembelian harus datang
langsung ke dealer sepeda motor CV. RPM. Konsumen selanjutnya akan memilih produk yang diinginkan dan CV. RPM
akan mengecek stok barang apakah unit sepeda motor tersebut tersedia. Apabila unit belum tersedia, konsumen dapat melakukan
proses inden sepeda motor dan CV. RPM akan melakukan pemesanan ke main dealer.
Terdapat dua metode pembayaran yang dapat dipilih konsumen untuk melakukan transaksi dengan CV. RPM, yaitu cash, apabila
konsumen ingin langsung membayar lunas unit sepeda motor yang dibeli, atau cicilan yang dibantu oleh pihak leasing. Untuk
metode cicilan, konsumen akan memilih leasing yang diinginkan, dan selanjutnya membayar uang muka kepada CV. RPM. Leasing
akan membayar sisa biaya yang belum dibayar oleh konsumen kepada CV. RPM, dan seluruh proses penagihan cicilan akan
dikelola oleh leasing.
Untuk setiap unit yang terjual akan dilakukan Pre Delivery Inspection PDI, yaitu mempersiapkan semua kelengkapan
sepeda motor seperti, helm, jaket, kaca spion, accu, dan penggesekan nomor rangka dan nomor mesin kendaraan. Setelah
itu, PDI man pegawai yang bertugas untuk melakukan PDI akan mengecek apakah seluruh komponen sepeda motor dapat
berfungsi dengan seharusnya. PDI man akan melakukan starter mesin, mengecek lampu depan dan lampu belakang, lampu sign,
sistem pengereman, klakson, dan lain lain. Setelah proses PDI selesai dilakukan, unit dapat dikirimkan ke alamat yang
diinginkan oleh konsumen atau langsung dikendarai oleh konsumen.
Dokumen kepemilikan sepeda motor akan diurus oleh CV. RPM di samsat kota Luwuk. Seluruh bukti kepemilikan dapat diambil di
dealer CV. RPM ketika pihak samsat telah selesai membuat seluruh bukti kepemilikan sepeda motor. Apabila konsumen
memilih metode pembayaran cicilan, maka BPKB sepeda motor akan diberikan kepada pihak leasing. Data Flow Proses Penjualan
dapat dilihat pada gambar 1.
3.3 Proses Service Sepeda Motor
Service dapat dilakukan oleh konsumen dengan cara langsung membawa sepeda motor yang ingin diservice ke bengkel CV.
RPM atau konsumen dapat melakukan reservasi terlebih dahulu untuk menghindar antrian.
Ketika konsumen datang ke bengkel CV. RPM, service counter akan mencatat keluhan dan service yang akan dilakukan.
Konsumen akan diberikan keterangan mengenai estimasi total harga dan durasi pengerjaan service. Konsumen yang masih
memiliki kupon service gratis akan dibebaskan dari biaya jasa service. Kupon service gratis akan diberikan untuk setiap motor
yang dibeli oleh konsumen. Selanjutnya, service counter akan membuat SPK Surat Perintah Kerja dan mekanik akan memulai
service sepeda motor. Apabila terdapat suku cadang sepeda motor konsumen yang dalam kondisi buruk, maka konsumen akan
dikonfirmasi terlebih dahulu sebelum suku cadang tersebut diganti.
Setelah proses service selesai, mekanik akan memberikan detail pengerjaan service kepada service counter. Service counter akan
mencatat suku cadang yang digunakan dalam proses service dan yang menjadi tanggungan konsumen. Selanjutya, service counter
akan membuat sales order dan menginformasikan total pembayaran kepada konsumen. Data flow service sepeda motor
dapat dilihat pada gambar 2.
Proses Penjualan Sepeda Motor
Leas ing CV. RPM
Konsumen
Ph as
e
Sta rt Konsumen datang
ke dea ler CV. RPM Mengecek s tok unit
sepeda motor Konsumen memilih
produk yang diinginkan
Ya Memilih metode
pembayaran Cici lan atau
Cash? Memil ih l easi ng
yang diinginkan Melakukan
pencatatan dokume n pengajuan
cicilan Data konsumen
Cicilan Melakukan
pencatatan data transaksi dan da ta
konsume n Memilih unit sepeda
motor yang diinginkan
Membuat Sal es Orde r
Cash
Mempersiapkan unit Sepeda Motor
Konsumen menge ce k semua
kelengkapan unit sepeda motor.
Unit te rs edia?
End Konsumen
melakukan pembayaran
Tidak
Menerima pembayaran
konsume n Unit dikirimkan
CV. RPM? Mengirimkan unit ke
rumah konsume n Ya
Konsumen mene rima unit
sepeda motor Tidak
Melakukan penagihan kepada
pihak leasing Tagihan sepeda
motor leas ing Meneri ma tagi han
Membaya r Tagihan Menerima
pembayaran
Gambar 1. Data Flow Proses Penjualan
3.4 Proses Penerimaan Barang
CV. RPM hanya memiliki satu supplier dalam melakukan pembelian barang, yaitu Main Dealer. Main dealer akan
melakukan alokasi produk sepeda motor untuk setiap dealernya, selanjutnya dealer akan membuat Purchase Order berdasarkan
alokasi yang ada. Barang akan dikirimkan melalui jalur darat dan biaya pengiriman ditanggung oleh dealer.
Ketika sepeda motor diterima di CV. RPM, maka akan dilakukan pengecekan nomor rangka dan nomor mesin apakah telah sesuai
dengan nomor rangka dan nomor mesin yang tertera di surat jalan. Apabila terjadi ketidaksesuaian produk, maka akan dilakukan
konfirmasi kepada pihak main dealer dan mengkoreksi nomor rangka dan nomor mesin yang tertera pada surat jalan. Data Flow
penerimaan barang dapat dilihat pada gambar 3.
3.5 Analisis Permasalahan
Saat ini data-data yang dimiliki oleh CV. RPM sangat susah untuk diakses oleh sales. Ini dikarenakan salesman tidak memiliki hak
akses terhadap data konsumen dan tidak tersedianya komputer untuk mengakses data yang ada. Selain itu, salesman juga
kesusahan dalam mengecek ketersediaan sepeda motor dan warna yang diinginkan konsumen.
Pengelolaan complaint saat ini masih dilakukan secara manual dan tidak dilakukan pencatatan. Akibatnya, perusahaan tidak
dapat memantau proses penyelesaian masalah yang dilakukan oleh pegawai CV. RPM terhadap complaint yang disampaikan
oleh konsumen, melihat riwayat complaint yang telah disampaikan oleh konsumen, dan memungkinkan pegawai untuk
membiarkan dan tidak merespon complaint.
Proses penagihan merupakan proses yang dilakukan oleh pegawai keuangan CV. RPM untuk menagih sisa pembayaran yang
ditanggung oleh lembaga pembiayaan yang telah bekerja sama dengan CV. RPM. Pembayaran yang dilakukan oleh lembaga
pembiayaan bisa terlambat karena kelalaian pegawai keuangan yang terlambat melakukan penagihan atau pihak lembaga
pembiayaan yang terlambat melakukan pencairan dana.
3.6 Analisa Kebutuhan
